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SOBRE GERIR PESSOAS E DESENVOLVER EQUIPES Um compêndio do livro: “GESTÃO DE PESSOAS E DESENVOLVIMENTO DE EQUIPE” de Prof. Me. Carmem L. Cuenca e Prof. Esp. Josiane Gregio Constantinov - UniCesumar 2017 Rafael Z. Francucci - LIQ 05/09/2017 1 INTRODUÇÃO Este documento procura levar a você dados e informações sobre gestão de pessoas e o desenvolvimento de equipes. Este material tem pretensão de tornar você um (a) líder mais eficaz e sua equipe mais satisfeita. Para compreender melhor este processo, na unidade I, você verá que a formação e desenvolvimento de equipes é um processo que requer dedicação, conhecimento e empenho de todos. O processo começa na seleção dos integrantes e segue na preparação destes para trabalhar em equipe. Na unidade II, discutiremos a liderança. O papel do líder na equipe como peça fundamental. Deixaremos claro que não existe um estilo de liderança ou uma teoria que seja superior, mas sim a mais adequada para a equipe e organização, podendo optar pelo estilo de liderança que seja mais adequado à equipe e ao próprio gestor. Quando falarmos de comunicação, na unidade III, perceberemos que não é tão simples como parece e que se não for bem gerida, a comunicação pode impedir o bom desenvolvimento da equipe e trazer conflitos à gestão de pessoas. Na unidade IV, traremos um tema bastante comum, mas pouco compreendido: a motivação. Serão expostas algumas visões sobre motivação, com teorias que se complementam. Para finalizar, na unidade V, abordaremos um tema recente nos meios acadêmicos que é a Qualidade de Vida no Trabalho. Muito conhecido ficou o Programa de Qualidade Total nas organizações, mas seria inviável pensarmos na qualidade dos processos e produtos prescindindo a qualidade de vida dos funcionários. 2 Sumário INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................... 1 DINÂMICA DE GRUPO E EFICÁCIA DE EQUIPE ................................................................................. 5 Formação e desenvolvimento de grupos .................................................................................... 5 Eficácia de grupo ............................................................................................................................ 6 Formação do grupo ........................................................................................................................ 7 O coletivo ...................................................................................................................................... 7 O grupo.......................................................................................................................................... 7 Conceitos básicos de grupos ........................................................................................................ 8 Papéis ............................................................................................................................................ 8 Normas .......................................................................................................................................... 8 Coesão .......................................................................................................................................... 9 COESÃO ..................................................................................................................................... 9 ALTA ............................................................................................................................................ 9 BAIXA ......................................................................................................................................... 9 NÍVEL ELEVADO ......................................................................................................................... 9 Alta produtividade ................................................................................................................... 9 Produtividade moderada ....................................................................................................... 9 NÍVEL FRACO ............................................................................................................................. 9 Baixa produtividade ................................................................................................................ 9 Produtividade de moderada a baixa ................................................................................... 9 Tamanho ...................................................................................................................................... 10 Composição ............................................................................................................................... 11 Comunicação informal: os boatos .......................................................................................... 11 Status ............................................................................................................................................ 12 Conflito ......................................................................................................................................... 12 Estágios de desenvolvimento do grupo ..................................................................................... 13 Iniciação .................................................................................................................................. 13 Diferenciação ......................................................................................................................... 13 Integração ............................................................................................................................... 13 Maturidade .............................................................................................................................. 13 Eficácia de equipe ........................................................................................................................ 14 3 Características distintas das equipes .................................................................................. 14 O que fazer para tornar as equipes de trabalho efetivas? .............................................. 14 Sugestões para formação de equipes efetivas: ................................................................ 15 Comprometendo-se com um Objetivo Comum ............................................................... 16 Estabelecendo Metas Específicas ....................................................................................... 16 Vadiagem e Responsabilidade social ................................................................................ 16 Avaliação de Desempenho e Sistemas de Recompensa Adequados ......................... 16 Transformando indivíduos em membros de equipes ............................................................... 17 O desafio ................................................................................................................................. 17 Participando efetivamente de uma equipe ....................................................................... 17 Considerações finais .............................................................................................................. 18 LIDERANÇA DE GRUPOS E ORGANIZAÇÕES .................................................................................. 19 Liderança de grupos e organizações ........................................................................................ 19 Definindo a liderança e o modelo transacional....................................................................... 20 Abordagens universais da liderança ......................................................................................... 22 Característica do líder segundo a teoria universal .............................................................. 22 Estilos de Decisão dos líderes .................................................................................................. 23 Comportamentos do líder ........................................................................................................ 25 Vínculo da Díade Vertical......................................................................................................... 27 Substitutos da liderança ............................................................................................................ 27 Teorias abrangentes da liderança .............................................................................................. 27 O modelo contingencial de Fiedler ........................................................................................ 27 O modelo da Árvore de Decisão de Vroom-Yetton ............................................................. 28 Teoria Caminho-Objetivo ......................................................................................................... 28 COMUNICAÇÃO INTERNA E A GESTÃO DE PESSOAS ................................................................... 31 Comunicação nos grupos ............................................................................................................ 31 Barreiras culturais ....................................................................................................................... 32 Fatores comunicacionais.......................................................................................................... 33 Comunicação interna e públicos múltiplos ........................................................................... 33 Cuidando melhor da intranet ................................................................................................... 34 O protagonismo da comunicação interna ............................................................................... 35 Fator humano na comunicação .............................................................................................. 35 Fazer e responder perguntas ....................................................................................................... 35 Plano de comunicação ................................................................................................................ 36 4 MOTIVAÇÃO EM EQUIPE................................................................................................................... 40 Teoria da Expectativa ................................................................................................................ 43 Teoria da Equidade .................................................................................................................... 44 Teoria da Atribuição .................................................................................................................. 45 O modelo dos dois fatores ........................................................................................................ 47 Teoria de hierarquia das necessidades de Maslow ............................................................. 48 Teoria ERG (Existence, Relatedness e Growth) ...................................................................... 49 Influências endógenas e exógenas ........................................................................................ 54 QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO EM EQUIPE .......................................................................... 57 Qualidade de vida no trabalho ................................................................................................... 57 Conceitos .................................................................................................................................... 58 Abordagens sobre a qualidade de vida no trabalho .............................................................. 59 A abordagem de Walton .......................................................................................................... 59 Abordagem de Hackman e Oldhan ....................................................................................... 59 Abordagem de Werther e Davis .............................................................................................. 60 Abordagem de Nadler e Lawler .............................................................................................. 60 Visão biopsicossocial ................................................................................................................ 60 Contribuição das ciências ....................................................................................................... 61 Bases conceituais dos indicadores das variáveis .................................................................... 62 Construção dos indicadores .................................................................................................... 62 Importância da qualidade de vida no trabalho ................................................................... 66 Qualidade de vida no trabalho no Brasil ............................................................................... 66 Fenômenos humanos e organizacionais................................................................................ 67 Considerações finais ..................................................................................................................... 71 Mapa mental ................................................................................................................................. 72 REFERÊNCIAS ...................................................................................................................................... 73 5 DINÂMICA DE GRUPO E EFICÁCIA DE EQUIPE Vamos dar início ao estudo sobre a dinâmica do grupo e eficácia da equipe. Após entendermos os conceitos básicos dos termos utilizados no que se refere ao funcionamento de grupos, nos aproximamos de um comportamento que é pertinente e necessário: a coesão e o conjunto de normas que regem a sua produtividade. Com a evolução do grupo para a condição de equipe, é importante entender como torná-la eficaz, ou seja, que ela tenha efetividade no resultado de suas ações. Obter da equipe o máximo de seu rendimento com os melhores índices de qualidade. Lembre-se que o que é natural é a formação do grupo, alcançar os resultados como equipe requer cuidados na seleção do integrante, no sistema de recompensas e no treinamento para atingir a efetividade da equipe. Formação e desenvolvimento de grupos Diversos pesquisadores e autores tentaram definir a noção de grupo. Emile Durkheim (1858-1917) é considerado o pai da sociologia, concebeu grupo como uma entidade real que podia servir como unidade de análise. Mas por que as pessoas têm o desejo de se agrupar? Leclerc (1999 apud MORIN; AUBÉ, 2009, p. 305) aponta três desejos que levam as pessoas a formarem grupos: 1. O desejo de filiação: é aquele que leva as pessoas a buscarem a companhia dos outros; 2. O desejo de aprovação: leva os indivíduos a se associar a pessoas que estimam e lhes dão uma imagem positiva deles mesmos; 3. O desejo de reconhecimento social: é aquele que faz que os indivíduos procurem defender suas posições, em especial entre grupos hostis. 6 Podemos definir grupo como um conjunto de duas ou mais pessoas que interagem entre si de talforma que cada uma influencia e é influenciada pelas outras. Os membros de um grupo definem importantes distinções psicológicas entre si e pessoas que não participam do grupo (WAGNER III; HLLENBECK, 2009, pp. 210-211). Em geral as pessoas: • Definem a si mesmas como membros; • São definidas pelas outras como membros; • Identificam-se umas com as outras; • Envolvem-se em interação frequente; • Participam de um sistema de papéis interdependentes; • Compartilham normas comuns; • Buscam metas comuns, interdependentes; • Sentem que sua filiação ao grupo é compensadora; • Possuem uma percepção coletiva de unidade; • Unem-se em todo confronto com outros grupos ou indivíduos. As distinções psicológicas apresentadas acima delimitam as fronteiras e dão ao grupo o sentido de permanência. A fronteira confere ao grupo uma identidade, uma característica distinta que o separa de outras pessoas e grupos. Contribui também para a consolidação dos objetivos das atividades grupais, que é a eficácia do grupo. Eficácia de grupo Podemos afirmar que um grupo atingiu a eficácia quando atendeu três critérios importantes (WAGNER III; HOLLENBECK, 2009, p.2011): 1. Produção: O produto do trabalho do grupo deve atender ou superar os padrões de qualidade e qualidade definidos pela organização. 2. Satisfação dos membros: A filiação ao grupo deve propiciar às pessoas satisfação em curto prazo e facilitar seu crescimento e desenvolvimento em longo prazo. 3. Capacidade para cooperação contínua: Os processos interpessoais que o grupo utiliza para concluir uma tarefa devem manter ou ampliar a capacidade dos membros de trabalharem juntos. 7 Formação do grupo A capacidade para ser ou não ser eficaz depende da formação e do desenvolvimento do grupo. O coletivo Um conjunto de pessoas reunidos em um mesmo local por relações impessoais é um coletivo. Eles estão na presença um do outro e não se conhecem. Trata-se de um campo social “prático-inerte”, por ser relativamente independente, cada um é estranho ao outro (prático), sem se importar com o outro (inerte). O grupo No grupo, cada indivíduo é ativamente responsável pelo projeto comum e a relação de comprometimento comum se estabelece. Cada um contribui de acordo com sua capacidade e reconhece a contribuição do outro como necessária. Podemos notar algumas características em grupos segundo Morin e Aubé (2009, p.311): • Os grupos de trabalho se inscrevem em uma estrutura organizacional mais ou menos complexa; • Há status e papéis definidos; • Processos de direção, de influência e de decisão pautam as relações; • Os grupos de trabalho têm metas a alcançar, que condizem com as metas das organizações. • Nem todos os membros do grupo aderem necessariamente aos seus objetivos; Os grupos são formados por um processo de agrupamento de acordo com similaridades que os membros fazem ou produzem. • Agrupamento por função: Os trabalhadores são agrupados de modo que os grupos de trabalho resultantes consistam em pessoas com o mesmo conjunto de aptidões, conhecimentos e habilidades. o Vantagens: coordenar funcionários que executam tarefas similares e economia com menos funcionários. o Desvantagens: separação de pessoas que executam trabalhos diferentes na mesma linha de produção, há falta de comunicação que pode acarretar atrasos. 8 • Agrupamento por fluxo de trabalho: Os grupos de trabalho são criados com base no fluxo do trabalho. Agrupam-se trabalhadores necessários a concluir o produto. o Vantagens: Facilita e integração de todas as atividades requeridas para fabricar um produto ou fornecer um serviço. O trabalho tende a fluir, isso permite a interrupção da linha de produção em caso de necessidade, sem afetar outras linhas. o Desvantagens: As pessoas que executam a mesma função não conseguem ajudar-se ou substituir umas às outras. Conceitos básicos de grupos Segundo Robbins (2005, p.189) evidenciou, existe uma estrutura que molda o comportamento de membros de um grupo. Podemos citar entre elas: os papéis, as normas, o status, o tamanho do grupo e seu grau de coesão. Papéis Papéis é a relação do cargo ocupado no grupo e o conjunto de padrões comportamentais exigidos pelo mesmo grupo. A despeito disto, podemos acrescentar o seguinte: • As pessoas desempenham múltiplos papéis • As pessoas aprendem papéis a partir de estímulos ao seu redor • As pessoas trocam de papéis rapidamente de acordo com as demandas e situações • As pessoas experimentam conflito quando um papel é incompatível com outro Normas Padrões aceitáveis de comportamento de grupo que são compartilhados pelos membros do grupo são chamados de normas. Quando aceitas pelo grupo, influenciam o comportamento do grupo com um mínimo de controle externo. 9 Coesão Os grupos diferem por sua coesão: o grau de motivação entre seus membros para continuarem no grupo. Estudos têm mostrado que a relação entre coesão e produtividade depende das normas relativas ao desempenho estabelecido pelo grupo. Quanto mais coeso o grupo, mais os seus membros perseguem suas metas. COESÃO ALTA BAIXA NÍVEL ELEVADO Alta produtividade Produtividade moderada NÍVEL FRACO Baixa produtividade Produtividade de moderada a baixa Relação entre coesão, normas de desempenho e produtividade do grupo. Fonte: Robbins (2005, p.169) Como encorajar a coesão do grupo? Robbins (2002, p.264) nos apresenta algumas sugestões: a. Reduzir o tamanho do grupo. b. Incentivar a concordância quanto aos objetivos do grupo. c. Aumentar o tempo que os membros passam juntos. d. Melhorar o status do grupo e aumentar a dificuldade percebida quanto à filiação ao grupo. e. Estimular a competição com outros grupos. f. Conceder recompensas com outros grupos. g. Isolar fisicamente o grupo. 10 Tamanho O tamanho, como os demais fatores da estrutura de um grupo, influi particularmente naquilo que o grupo procura alcançar. Assim, por exemplo, quanto maior o tamanho de um pequeno grupo de trabalho, mais o exercício da autoridade pode ser inadequado. Como o tamanho do grupo afeta a produtividade. Fonte: adaptada de Wagner e Hollenback (2009, p. 218) Robbins (2002, p.264) traz uma das descobertas mais importantes relacionadas ao tamanho do grupo e a vadiagem social: A uma tendência dos indivíduos dedicarem menos esforço quando trabalham coletivamente do que quando trabalham individualmente. Isso contraria alguns estereótipos: o de que o espírito de equipe desperta o esforço individual e aumenta a produtividade, e o de que a produtividade do grupo deve ser pelo menos igual à soma dos esforços de seus membros. Vadiagem social é a escolha feita por alguns membros do grupo no sentido de tirar proveito dos demais realizando menos trabalho, trabalhando mais devagar, reduzindo sua contribuição à produtividade grupal (WAGNER III; HOLLENBECK, 2009). Menor tamanho do grupo Menos restrições físicas Menos distações sociais Diminuição do bloqueio da produção Menos exigências de cordenação Menos atividades para conservação do grupo Menor mascaramento comportamental Menos vadiagem social Aumento da produtividade do grupo Menos difusão de responsabilidade 11 Composição Grupos heterogêneos normalmente têm desempenho superior ao dos grupos homogêneos. Contudo, no curto prazo, a diversidade cultural ou nacional pode interferir nos processos grupais. Embora a diversidadecultural possa ser uma vantagem em tarefas que exijam uma diversidade de pontos de vista, esses grupos podem encontrar dificuldades para aprender a trabalhar juntos (ROBBINS, 2005). A experiência mostra que grupos homogêneos apresentam maior dificuldade de troca na inter- relação, enquanto os grupos mais heterogêneos, pela própria diversidade, apresentam maior dificuldade em seu funcionamento, porém o processo de crescimento torna-se mais eficaz em função das trocas interpessoais. Comunicação informal: os boatos Os boatos apresentem Três características: 1. Não são controlados pela admiração 2. São percebidos como fonte de informações mais confiável do que canais formais 3. São utilizados para atender interesses pessoais daqueles que os veiculam Que condições auxiliam para florescer os boatos? “Os rumores possuem pelo menos quatro objetivos” (ROBBINS, 2002, p.266): 1. Estruturar e reduzir a ansiedade 2. Dar sentido a informações limitadas ou fragmentadas 3. Organizar coalizões entre membros do grupo 4. Sinalizar o status ou poder do emissor Segundo Robbins (2002, p.266), o boato “ajuda a manter as pessoas unidas, permite aos impotentes desabafarem, transmite preocupação dos funcionários e preenche vazios no sistema de comunicação formal”. O boato compensa falhas existentes na comunicação formal e representa as livres expressões e manifestações dos trabalhadores. Porém, a prática de boato entre funcionários, traz prejuízos para o ambiente de trabalho, para a confiança entre colegas e chefes, para o moral de grupo e para a pessoa vítima da fofoca ou do boato. A perda de tempo para reverter situações críticas, provenientes de um boato criado dentro de uma organização, pode comprometer a produtividade e gerar conflitos. Uma boa saída – ou a única – para evitar esse tipo de problema é investir em comunicação interna. A melhor maneira de parar um boato é identificando as pessoas ou situações que espalharam ou levaram àquela situação. Feito isso, busque ter uma conversa franca com os envolvidos e, 12 esclareça, de vez, sua posição quanto ao assunto. Nada de deixar o boato “correr ao vento” e ganhar proporções maiores. Por mais que no ambiente empresarial encontremos pessoas com diferentes perfis comportamentais, o hábito de disseminar boatos deve ser combatido de forma assertiva e severa. Quanto mais cedo o gestor se posicionar frente à situação, menor também será a repercussão das fofocas propagadas. Status O significado dos termos status e cargo são tão semelhantes que estes termos são muitas vezes usados um como se fosse o outro. As diferenças entre status social e o cargo determinado pela posição hierárquica na organização geram conflitos em torno da reputação e da posição. Pode produzir grandes consequências comportamentais quando os indivíduos percebem uma disparidade entre o status que acreditam ser seu e o que os outros acham que é. Status Formal e Informal. O status pode ser formalmente imposto por um grupo por meio de títulos e vantagens como também pode ser adquirido informalmente por características como idade, educação, sexo, habilidades e experiência. Igualdade de status. Os membros do grupo devem acreditar que a hierarquia de status é justa; caso contrário, a desigualdade visível provocará diversos tipos de comportamento corretivo. As pessoas acreditam que as recompensas devem ser proporcionais aos custos incorridos. Os funcionários esperam que aquilo que um deles tem e recebe seja congruente com seu status. Em grupos constituídos por pessoas heterogêneas ou quando grupos heterogêneos precidam trabalhar em interdependência, as diferenças de status, das posições ocupadas dentro dos grupos, podem gerar conflitos. Conflito É a percepção de diferenças incompatíveis que resulta em interferência ou oposição, o conflito pode assumir diversas formas: desde atos abertos e violentos, até formas sutis de desacordo. O conflito pode ter consequências negativas: desvio de esforços do grupo da realização de seus objetivos, descontentamento, dissolução de laços comuns e colapso final do grupo. Entretanto, níveis baixos e moderados de conflito podem ser benéficos: redução de apatia, da estagnação e da resistência à mudança; melhoria da qualidade das decisões, estímulo da criatividade e da inovação e oportunidade para os problemas serem ventilados (ROBBINS, 2002). 13 Estágios de desenvolvimento do grupo Na maioria das organizações, as escolhas entre agrupamento por função e por fluxo de trabalho são feitas a partir da decisão de qual fator é mais importante: eficiência ou adaptabilidade. Uma vez constituídos em grupo, seus membros passam por quatro estágios de desenvolvimento: iniciação, diferenciação, integração e maturidade. Iniciação Membros novos ou potenciais se concentram nas definições de quais comportamentos devem ser considerados apropriados e que tipo de contribuição se espera que as pessoas forneçam ao grupo. À medida que ganham familiaridade e começam a sentir-se mais à vontade, passam a discutir questões gerais do trabalho. Diferenciação Neste estágio, é provável que surjam conflitos à medida que seus membros tentam alcançar acordo quanto ao propósito, às metas e aos objetivos do grupo. Se bem-sucedida, contudo a diferenciação cria uma estrutura de papéis e normas. Integração Essa etapa está voltada ao restabelecimento do propósito central do grupo à luz da estrutura de papéis desenvolvida durante a diferenciação. Alcançar um consenso sobre o propósito do grupo ajuda a desenvolver um sentido de identidade entre membros e promove a coesão interna do grupo. Maturidade Como podemos saber de que forma os membros do grupo desenvolvem os sentidos para produzir eficazmente nele? Os grupos não funcionam de maneira fixa, à medida que eles se desenvolvem, as tarefas formalmente prescritas são modificadas, os papéis pessoais são esclarecidos e normas e definem. Não pense que um grupo formal é eficaz desde a sua implantação. A eficácia se estabelecerá a partir do momento em que o grupo atinja sua maturidade. INICIAÇÃO DIFERENCIAÇÃO INTEGRAÇÃO MATURIDADE 14 Eficácia de equipe Toda equipe é um grupo e por esse motivo o seu desempenho é influenciado pelos fatores apresentados a seguir. Mas nem todos os grupos são equipes. Características distintas das equipes Equipes são grupos caracterizados por três importantes determinantes distintas: a. Os membros das equipes são altamente interdependentes, via de regra, interligados pela interdependência inclusiva. b. As equipes são formadas mediante o uso de agrupamento por fluxo de trabalho, de modo que seus membros são responsáveis pelo desempenho de diversas funções diferentes. c. Aptidões, conhecimento, experiência e informação geralmente se distribuem de forma desigual entre membros de uma equipe, devido a diferença de antecedentes, treinamento, talentos e acesso a recursos. O que fazer para tornar as equipes de trabalho efetivas? Não existe uma resposta única, a efetividade da equipe de trabalho depende, em grande parte, do cenário em que ela etapa inserida. Porém, Nadler, Hackman e Lawler (1979 apud ALBUQUERQUE; PUENTE-PALÁCIOS et al. 2004, p. 375-376) lançam mão de três critérios fundamentais: os resultados produtivos do trabalho em si, a satisfação dos membros e a sobrevivência da equipe. 1. Em relação á produtividade: apontam que os resultados do trabalho precisam atingir ou exceder os padrões organizacionais, tanto em qualidade como em quantidade. 2. Em relação à satisfação dos membros:eles devem sentir que suas necessidades pessoais estão sendo satisfeitas e não frustradas. 3. Em relação à sobrevivência da equipe: Sabemos que a satisfação e o comprometimento são indicadores legítimos de efetividade das equipes de trabalho. 15 Sugestões para formação de equipes efetivas: • Tamanho das equipes de trabalho Geralmente as melhores equipes de trabalho tendem a ser pequenas porque um número maior de pessoas, via de regra, não consegue desenvolver coesão, o comprometimento e a responsabilidade mútua necessária a um desempenho elevado. • Aptidões dos membros Os membros de equipes eficazes possuem quatro tipos diferentes de habilidades: 1. Conhecimento técnico 2. Aptidões para resolução de problemas 3. Tomada de decisões 4. Habilidades interpessoais • Distribuindo Papéis e Promovendo Diversidade Equipes de alto desempenho são dotadas das pessoas certas ocupando todos os papéis- chave (figura a seguir) e escolhem essas pessoas segundo suas habilidades e preferências. Os gerentes podem promover o trabalho de equipe eficaz mediante a compatibilização das preferências individuais com as demandas de papéis na equipe. EquipeVinculador Criador Promotor Acessor Organizador Produtor Controlador Mantenedor Consultor 16 • Papéis 1. Vinculador Coordena e integra 2. Criador Põe em prática ideias criativas 3. Promotor Defende ideias após terem sido postas em prática 4. Assessor Apresenta análise perspicaz das opções 5. Organizador Estabelece estrutura 6. Produtor Provê direção e acompanhamento 7. Controlador Examina detalhes e aplica regras 8. Mantenedor Trava combates externos 9. Consultor Encoraja a pesquisa por mais informações Comprometendo-se com um Objetivo Comum Equipes eficazes possuem uma missão comum e significativa que dá aos seus membros direção, ímpeto e comprometimento. Membros de equipes bem-sucedidas dedicam bastante esforço e tempo discutindo, definindo e estabelecendo um acordo em torno de uma missão com a qual se identifiquem tanto coletiva como individualmente (ROBBINS, 2002, p. 277). Estabelecendo Metas Específicas Equipes efetivas traduzem sua missão comum em metas de desempenho específicas, mensuráveis e realistas. Vadiagem e Responsabilidade social Equipes de alto desempenho minimizam a vadiagem social mediante a exigência de responsabilidade para com o propósito, metas e abordagem da equipe; tanto ao nível individual como ao nível da equipe. Avaliação de Desempenho e Sistemas de Recompensa Adequados Para promover a responsabilidade individual e coletiva entre membros da equipe, devem ser modificados os sistemas tradicionais de avaliação e recompensa. O sistema de avaliação individual, salário fixo diário, incentivos individuais e ações semelhantes não são compatíveis com equipes eficazes. 17 Transformando indivíduos em membros de equipes Dados sugerem que as equipes geralmente superam os indivíduos quando as tarefas realizadas exigem aptidões múltiplas, discernimento e experiência. O desafio Membros de equipes eficazes se comunicam de maneira franca e honesta, são capazes de dar conta de diferenças e resolver conflitos e de sublimar metas pessoais em favor da equipe. A administração pode transformar os indivíduos em participantes de equipes mediantes a seleção de membros com uma orientação coletivista, com treinamento em equipe e com a reformulação do sistema de premiação. Participando efetivamente de uma equipe Métodos podem ser utilizados para converter indivíduos em participantes efetivos de uma equipe. • Seleção. Certificar-se de que os indivíduos, além de possuírem os requisitos técnicos, possam desempenhar seus papéis na equipe. • Treinamentos. Pode acontecer através de oficinas que auxiliam os funcionários a melhorarem suas aptidões para solução de problemas, comunicação, negociação, controle de conflitos e orientação de outros • Recompensas. O sistema de recompensas deve encorajar mais a cooperação do que a competição. Faz muito sentido refazer planos de remuneração para equipes de trabalho intactas, principalmente onde os membros se treinam reciprocamente e onde os cargos são extremamente interdependentes. 18 Considerações finais Você pode compreender a diferença entre grupo e equipe de trabalho. A equipe tem maior autonomia, compartilhamento de papéis, responsabilidades e decisões. A importância de cada membro é valorizada, reconhecida, respeitada, mas é pela sinergia e cooperação de esforços que a equipe se torna efetiva. A eficácia de uma equipe começa pela seleção dos integrantes, do respeito às aprendizagens necessárias, passado pela interação dos novos integrantes. A ambientação é fundamental para que a confiança seja estabelecida e os pontos em comum sejam identificados. Em um segundo momento insere-se o treinamento. Este não se limita às habilidades técnicas, mas dá ênfase ao comportamento. O sucesso do inter-relacionamento depende, em grande parte, da compreensão do próprio papel e do papel do outro na relação social. 19 LIDERANÇA DE GRUPOS E ORGANIZAÇÕES O que faz uma pessoa um bom líder? Como se determina o quanto uma pessoa é eficiente? A boa liderança é uma questão de caráter ou de realizar coisas importantes? A mesma pessoa seria um bom líder em todas as situações? Procurando responder a essas questões, a liderança será abordada quanto à sua natureza, seus conceitos e sobre como os líderes influenciam os seguidores. Apresentaremos os estilos de liderança, o modelo transacional e, por fim, as Abordagens Universais da Liderança. Liderança de grupos e organizações Liderança é um processo de influência. Nesse sentido, os líderes são indivíduos que, por suas ações, encorajam um grupo de pessoas rumo a uma meta comum ou compartilhada. O líder é o indivíduo; liderança é a função que o indivíduo executa. Outro conceito de líder é encontrado na tradução psicanalítica, que define o líder caracterizando a relação afetiva entre os membros de um grupo e a pessoa central. Essa relação afetiva entre os membros e a pessoa central leva à incorporação de sua personalidade no ego de seus seguidores (o desejo de ser como ele é), como um processo de identificação. A definição de um líder em função das escolas sociométricas (MORENO; BALES, 1950-1953 apud SPECTOT, 2010) mostrou que nem sempre aqueles que, na percepção do grupo, contribuem com as melhores ideias são os mais aceitos, e seus estudos mostram que os membros que mais contribuem com realizações são mais ou menos aceitos pelo grupo. De acordo com outro conceito, Fiedler (1958 apud VECHIO, 2008) defende que líder é aquele que exerce influência sobre outros. A liderança se constituiria na capacidade de tomar iniciativas em situações sociais, de planejar e organizar ações. 20 Definindo a liderança e o modelo transacional No geral, há pouco consenso na definição de liderança ou entre as teorias de liderança. Wagner III e Hollenbeck (2009, p. 243) nos colocam uma indagação: Que traços comuns possuem as pessoas relacionadas no quadro abaixo? Exemplos de grandes líderes Adolf Hitler Martin Luther King Jr. Mahatma Gandhi Napoleão Bonaparte Mao Tsé-tung Moisés Franklin D. Roosevelt Abraham Lincoln Winston Churchill Getílio Vargas John F. Kennedy Mikhail Gorbachev Tomando por base 50 anos de pesquisa em administração, os líderes eficazes compartilham sete traços comuns: 1. Ambição eenergia 2. Desejo de liderar 3. Honestidade e integridade 4. Autoconfiança 5. Inteligência 6. Conhecimento relevante ao cargo 7. Personalidade dotada de auto monitoração Os dados não indicam com certeza a separação entre causa e efeito. Esses traços funcionam melhor na previsão do surgimento da liderança do que na efetiva distinção entre líderes eficazes e ineficazes (ROBBINS, 2002). 21 Nestes termos, a definição que adotaremos é sugerida por Arthur Jago (apud WAGNER III; HOLLENBECK, 2009, p. 244), que definiu “liderança” como o uso da influência do líder para dirigir, coordenar e ajudar na execução das atividades destinadas aos seus seguidores. O uso da liderança se dá no uso não coercivo da influência para coordenar e dirigir atividades dos membros de uma organização na direção de seus objetivos estratégicos. Edward Hollander sugeriu que o processo de liderança é mais bem compreendido como a ocorrência da transação mutuamente gratificante entre líderes e seguidores dentro de um determinado contexto situacional, seu modelo é conhecido como modelo transacional (AGUIAR, 2005, p.256). Este modelo leva em conta a junção de três vetores como princípio de sua proposta: líderes, seguidores e situações. Wagner III e Hollenbeck (2009, p. 244) citam algumas perguntas em forma de teste rápido, que as pessoas podem responder para considerar a influência dos seus seguidores sobre a liderança. 1. A abordagem pacifista de Martin Luther King jr., funcionaria para os muçulmano da Europa Central em sua recene oposição aos sérvios, que pareciam não querer nada além do extermínio dos mulçumanos? 2. Uma pessoa como as características de Hitler poderia ter subido ao poder nos Estados Unidos logo após a Guerra do Vietnã, quando a oposição a praticamente todo ato governamental era quase um passatempo nacional? Liderança Situação Seguidores Líder 22 3. É possível que alguém estabeleça uma posição de liderança num grupo de intelectuais que rejeitam a ideia de que precisam ser liderados? 4. Considerando as características da situação, o programa de desobediência civil de Mahatma Gandhi teria êxito se ele estivesse se opondo aos nazistas e não aos ingleses? Abordagens universais da liderança Nem todas as abordagens teóricas da liderança enfatizam o caráter tridimensional do processo de liderança. De fato, as abordagens universais geralmente se concentram apenas em uma dimensão, as abordagens da interação em duas, e apenas algumas abordagens abrangentes consideram as três dimensões. Característica do líder segundo a teoria universal Segundo Aguiar (2005), as características dos líderes fundamentam-se na identificação de alguns traços individuais, físicos, intelectuais e de personalidade que os caracterizam como líderes. Mas de acordo com algumas teorias, todos os líderes em qualquer situação revelam os mesmo traços psicológicos, independente da cultura. Considerando as aptidões físicas e mentais, as pesquisas descobriram correlações frágeis, porém constantes, entre nível de energia de uma pessoa e sua habilidade para galgar posições de liderança. Ainda segundo os autores, a aptidão cognitiva geral parece ser um dos melhores indicadores globais de habilidade de liderança. Aptidões e ou conhecimentos técnicos específicos sobre a tarefa de um grupo também apresentam relações modestas com o sucesso na liderança. Além disso, a autoestima parece estar relacionada á liderança para uma ampla variedade de situações e seguidores. 23 Teorias Neouniversais de liderança Para aprofundar os conhecimentos, pesquisadores começaram a propor várias teorias neouniversais que, como os modelos universais anteriores, estão centradas em uma característica particular do líder e excluem os seguidores e as situações. Entre essas teorias, encontram-se a liderança carismática. Os líderes carismáticos, também conhecidos como transformacionais, despertam a consciência dos seus seguidores para a importância das metas do grupo, geralmente conseguindo que seus membros transcendam até mesmo seus interesses pessoais. Além da capacidade de influenciar os demais membros do grupo, a liderança envolve a aceitação voluntária dessa influência. O líder não usa de autoridade para influenciar os demais seguidores de um grupo, sua influencia não vem da sua posição de hierarquia. Segundo Motta (2006 apud MORIN; AUBÉ, 2009), o líder carismático possui características pessoais específicas, traços que o fazem representar os ideias e as projeções da equipe que lidera e que se identifica com esse líder. Estilos de Decisão dos líderes Wagner III e Hollenbeck (2009) pesquisaram o modo comportamental com que os líderes tomavam suas decisões, dividiam e programavam seus trabalhos e os de seus subordinados e o efeito que isto produzia nos indicadores de produtividade e satisfação geral dos subordinados. Os autores enfocaram três estilos diferentes de decisão: • Liderança autocrática: na tomada de decisão, apenas o líder decide e fixa as diretrizes, sem qualquer participação do grupo, e sua atuação junto a tal grupo é pessoal, sendo dominador nos elogios e críticas ao trabalho de cada liderado. Este líder determina qual a tarefa que cada um deverá executar e qual a equipe de cada um, determinando providências para a execução das tarefas, na sequência que lhe convier, de modo imprevisível ao grupo. • Liderança democrática: na tomada de decisão, as diretrizes são debatidas e decididas pelo grupo, que é estimulando e assistindo pelo líder, e sua atuação junto ao grupo é participativa, tornando-se um membro normal do grupo, comportando-se de modo objetivo e estimulando o grupo com fatos, elogios e críticas. Esse líder não determina a divisão das tarefas, que ficam a cargo de cada membro do grupo. 24 • Liderança liberal: na tomada de decisão, a participação do líder é mínima, não fazendo nenhuma tentativa de regular o curso das coisas, e a liberdade para decidir é ampla. Tanto a divisão de tarefas como as escolha dos colegas fica por conta do grupo e a participação do líder no debate sobre a programação dos trabalhos é limitada. Antes de qualquer coisa, não se pode falar em melhor estilo de liderança, mas no estilo de liderança mais adequado aos objetivos do líder ou da organização. Reflita “O que líder pretende alcançar irá definir o estilo de liderança a ser adotado. A liderança não é um fim em si mesmo, mas a forma de exercê-la gera certas consequências.” - Maria Ap. Ferreira de Aguiar A utilização de um estilo de liderança quer seja ele autocrático, quer seja ele democrático, irá depender dos objetivos de quem é esta pessoa que vai exercer a liderança e das consequências desejadas por ela. AUTORITÁRIO DEMOCRÁTICO LIBERAL A fixação das diretrizes cabe unicamente ao líder. Todas as diretrizes são objeto de debate e decisão do grupo estimulado e assistido pelo líder. Liberdade completa para as decisões grupais ou individuais, com participação mínima do líder. As técnicas e as providencias para o serviço são determinadas pela autoridade uma vez, de maneira que em grande parte as medidas por vir são sempre imprevisíveis. A atividade ganha novas perspectivas durante o período de debates. Esboçam-se providências gerais para atingir o alvo do grupo, e quando há necessidade de aconselhamento técnico, o líder sugere duas ou mais alternativas para o grupo escolher. A única participação do líder no debate sobre o trabalho é apresentar ao grupo materiais variados edeixar claro que poderá fornecer informações quando solicitadas. Habitualmente o líder determina qual é a tarefa a ser executada por cada membro e o companheiro que lhe cabe. Os membros têm a liberdade de trabalhar com quem quiserem e a divisão das tarefas é deixada ao grupo. Absoluta falta de participação do líder. O líder inclina-se a ser pessoal nos elogios e críticas ao trabalho de cada membro, ele só não fica fora da participação ativa do grupo quando se faz demonstrações. O líder é objetivo e limita-se aos fatos em suas críticas e elogios, procura ser um membro normal do grupo em espírito sem encarregar- se de muito serviço. Comentários espontâneos e irregulares do líder sobre atividades dos membros, a não ser quando perguntado, e nenhuma tentativa de avaliar ou regular o curso dos acontecimentos. Tabela: Estilos de decisões de líderes - Fonte: adaptada de Aguiar (2005, p.391) 25 A situação em que o grupo vive, o contexto em que estão inseridos os objetivos e as características de seus membros são fatores que devem determinar não somente qual dos membros do grupo exercerá a liderança perante os demais, mas também que estilo de liderança ser adotado por ele. Comportamentos do líder Outra escola de pesquisa sobre liderança voltou-se aos comportamentos manifestados pelos líderes. Dois conjuntos de estudos foram realizados (WAGNER III; HOLLENBECK, 2009, p. 249). Resultados do primeiro conjunto: • Comportamento orientado para o funcionário: comportamento que visavam satisfazer necessidades sociais e emocionais dos membros do grupo. Os estudos iniciais sugeriam que as atitudes no trabalho eram melhores e a produtividade mais alta. • Comportamento orientado para a tarefa: esse comportamento da liderança se voltava para a supervisão cuidadosa dos métodos de trabalho e níveis de desempenho dos funcionários. Resultados do segundo conjunto: • Consideração: esse comportamento visava atender às necessidades sociais e emocionais dos trabalhadores, ajudando-os, fazendo-lhes favores, procurando favorecer seus melhores interesses e explicando decisões. • Estrutura iniciadora: o comportamento da liderança se volta ao atendimento de requisitos das tarefas do grupo, fazendo com que os trabalhadores sigam as regras, monitorando padrões de desempenho, esclarecendo papéis e definindo metas. 26 Características dos seguidores Quando se perguntava outrora a uma pessoa o que era preciso para ser um grande líder, ela respondia: “Grandes seguidores!” (ROBBINS, 2002, P. 380). Os seguidores são importantes por que: 1. Diferem nas qualidades e exigem ajustes por parte dos líderes 2. Bons seguidores exibem características comuns que reforçam a liderança 3. Novos modelos têm concedido aos seguidores maior autonomia e responsabilidade Os seguidores eficazes compartilham traços comuns: 1. São bons gerentes de si mesmos. 2. São comprometidos com uma missão. 3. Aprimoram sua competência e se esforçam para causar impacto. 4. São corajosos, honestos e confiáveis. 5. Sustentam padrões altos em temos de ética e competência. Essas teorias passam a considerar que os líderes não funcionam isoladamente e precisam lidar com seguidores, dentro de um contexto cultural, social e físico, desviando a ênfase que até então vinha sendo dada ao líder. As abordagens sobre liderança passam a ser mais abrangentes incluindo uma visão relacional entre três elementos: 1. O perfil de personalidade e o estilo comportamental do líder 2. Os seguidores 3. A situação Formando aquilo que Hollander (1984 apud WAGNER III; HOLLENBECK, 2009) denomina como modelo transacional de liderança. O “pilar-núcleo” é entender que não situação e ao nível de prontidão – habilidade e disposição demonstradas para a realização de uma dada tarefa. 27 Vínculo da Díade Vertical Essa abordagem sugere que os líderes se comportam de modo diferente de acordo com diferentes subordinados e essas diferenças vazam para as reações dos trabalhadores. Cada relação supervisor-subordinado é única. Embora seja adequado dar tratamento diferenciado aos subordinados, as distinções entre subordinados devem basear-se em suas respectivas capacidades de desempenho. Substitutos da liderança As pesquisas sugerem que a liderança é neutralizada em situações nas quais: • As tarefas são intrinsicamente gratificantes e existe um feedback eficiente e objetivo sobre o desempenho. • A organização é altamente formalizada e carece de flexibilidade. “A liderança é neutralizada em situações nas quais as tarefas são intrinsicamente gratificante e existe um retorno objetivo quanto ao desempenho das tarefas” (WAGNER III; HOLENBECK, 2009, p. 254) Teorias abrangentes da liderança As teorias do vínculo da díade vertical e dos substitutos de liderança abordam dois ou três vetores identificados no modelo transacional (o líder, o seguidor e a situação), as teorias abrangentes da liderança vão incorporar os três vetores. Cada uma se concentra em uma característica do líder, seja ele um traço pessoal, uma orientação de comportamento ou um estilo de decisão. O modelo contingencial de Fiedler O modelo de liderança de Fiedler propõe que o desempenho eficaz do grupo depende do ajuste adequado entre o estilo do líder e o grau em que a situação propicia controle e influência ao líder (ROBBINS, 2002, p. 385). Segundo esse modelo, três variáveis controlam a eficácia da liderança: • As relações líder-membro são determinadas pelo grau de intimidade, confiança e respeito dos subordinados para com o líder. É um componente da teoria de Fiedler que descreve o grau de confiança e respeito entre líderes e seguidor. Boas relações são mais favoráveis para a eficácia do líder que relações fracas. 28 • Clareza das metas e das relações meios fins na tarefa de um grupo. Uma alta estrutura de tarefa é mais favorável para o líder do que a estrutura de tarefa baixa. • O poder da posição está baseado na influência exercida pelo líder sobre administrações relacionadas à punições e promoções. Maior poder de posição é mais favorável para o líder. Os líderes orientados para a tarefa são mais eficazes em situações que sejam extremamente favoráveis ou extremamente desfavoráveis. Líderes orientados para a relação são muito bem- sucedidos em situações de favorabilidade moderada. Fidler afirma que é mais fácil mudar quase tudo na situação de trabalho do que mudar a personalidade e o estilo de liderança. Em vez de dizer aos líderes que mudem seus estilos de liderança, o treinamento de compatibilização do líder é a tentativa de traduzir a teoria do comportamento organizacional em prática gerencial. O modelo da Árvore de Decisão de Vroom-Yetton O modelo anterior concentrava-se nos traços de personalidade do líder. O modelo da árvore de decisão criado por Victor Vroom e colegas enfatiza o fato de que os líderes alcançam sucesso por meio de decisões eficazes. O modelo de Vroom identifica quatro estilos gerais de liderança: 1. Autoritário (autocrático) 2. Consultivo 3. Delegador 4. Baseado em grupo (ou participativo) Teoria Caminho-Objetivo Até hoje é a teoria mais abrangente de liderança. O modelo sugere que o desempenho e satisfação do funcionário aumentarão quando o líder compensar coisas que faltam ao funcionário ou ao ambiente de trabalho. O cerne dessa teoria é a noção de que o propósito primordial do líder é motivar os seus seguidores, esclarecendo as metase os melhores caminhos para alcança- las. Essa abordagem está baseada na teoria da expectativa as três variáveis motivacionais: 1. Valências 2. Instrumentalidade 3. Expectativas 29 Podemos entender essa abordagem que enfatiza a maneira com que os líderes podem influenciar seus seguidores por seus comportamentos ou estilos de decisões. Vejamos de forma mais detalhada: 1. Manipulando a motivação O trabalho do líder é manipular as três variáveis de maneiras desejáveis. É recomendado que os líderes cumpram três papéis principais: a. Manipulação das valências dos seguidores: identificar ou despertar necessidades de resultados que o líder possa controlar. b. Manipulação das instrumentalidades dos seguidores: certificar-se de que o desempenho elevado gere resultados satisfatórios para os seguidores. c. Manipulação das expectativas dos seguidores: reduzir as barreiras frustrantes do desempenho. 2. Estilo de comportamento Segundo o modelo de liderança do caminho-objetivo, o líder ajuda seus seguidores a alcançarem objetivos que sejam compatíveis com os objetivos da organização. O modelo do caminho-objetivo propõe duas classes de variáveis situacionais: (1) as que, no ambiente, estão fora do controle dos subordinados e (2) as que não são parte das características pessoais do subordinado. A teoria ainda propõe quatro estilos de comportamento que podem permitir aos líderes a manipulação das quatro variáveis motivacionais da teoria expectativa: a. Liderança diretiva: o líder é autoritário e fornece direções específicas aos subordinados que, por sua vez, não participam da tomada de decisões. Este comportamento produz satisfação e desempenho elevados, mas só entre seguidores que sintam grande necessidade de clareza. b. Liderança encorajadora: o líder é amistoso e demonstra preocupação genuína com os subordinados. O comportamento do líder encorajador resulta em satisfação do seguidor, mas só em situações nas quais a tarefa esteja altamente estruturada. 30 c. Liderança participativa: o líder é demandador de sugestões dos subordinados para tomada de decisão, embora esse líder acaba por tomá-la. O comportamento do líder participativo resulta em satisfação em situações nas quais a tarefa não seja rotineira, mas apenas para seguidores que não sejam autoritários. d. Liderança orientada para realização: o líder fixa metas desafiadores para subordinados e demonstra confiança em que eles atingirão essas metas. O comportamento do líder orientado para a realização resulta em melhoria moderada do desempenho, mas só quando os seguidores forem dedicados as metas. Devido à grande complexidade da teoria do caminho-objetivo, ninguém ainda montou um estudo abrangente, no qual todas as variáveis sejam testadas. Considerações finais e o modelo transacional A compatibilização inicial entre o líder, a situação e os seguidores é crucial ao surgimento do líder. A capacidade do líder de se adaptar a mudanças nas situações e nos seguidores determinará a seu poder de sustentação no curso do tempo. Sobre modelo transacional de liderança, foi apresentado que a eficácia de comportamentos e estilos de decisão executada pelo líder, depende de características dos seus seguidores e das situações em que todos estão envolvidos em determinadas ações. Este pilar contribui para construção dum pensamento sobre liderança, que leve em consideração a necessidade de diferentes estilos de liderança, apontando assim à direção da eficácia de pessoas que como humanos, possuem características e comportamentos tão diferentes. 31 COMUNICAÇÃO INTERNA E A GESTÃO DE PESSOAS O maior foco dessas páginas será a comunicação interna: sua definição, importância, erros e acertos, dificuldades, relação com a gestão de pessoas e desafios na busca de uma valorização desse setor, considerado secundário (ou terciário!) por muitos administradores e empresários. Comunicação nos grupos O papel de comunicação interna nas organizações não deve se resumir a corrigir possíveis falhas existentes entre o empregador e o empregado, ela deve indicar valores mensuráveis para a organização. Dentro de uma perspectiva mais abrangente, Katz e Kahn (1995, p. 256) acreditam que: A comunicação é um intercâmbio de informação e transmissão de significado – é a própria essência de um sistema social ou uma organização. Analisando a citação, entendemos que a comunicação passa a ter funções específicas na organização. Para melhor explicar, trazemos Robbins (2005, p. 233), que nos apresenta quatro funções básicas de comunicação dentro de um grupo ou de uma organização: 1. Controle: para esclarecer as obrigações, implantar normas e estabelecer autoridade e responsabilidade. 2. Informação: para propiciar a base para se tornar decisão e executar instrução. 3. Motivação: para influenciar os outros e obter cooperação e compromisso para com metas e objetivos. 4. Expressão emocional: para expressar sentimentos e emoções para a satisfação das necessidades sociais. 32 Barreiras culturais Os gestores enfrentam o desafio de dificultar o surgimento e superar as barreiras de comunicação criadas pelas diferenças entre hábitos, valores, costumes e linguagem. A sensibilidade a essas diferenças é fundamental para a superação de barreira potenciais de comunicação, dentre elas: • Barreiras semânticas: Quase toda comunicação é simbólica. Os símbolos têm uma variedade de significados e nós temos de escolher um dentre vários. Quando se escolhe o significado errado tem-se um mal-entendido. • Barreiras causadas pelas conotações: Uma conotação é o sentido subentendido, ás vezes de teor subjetivo que uma palavra pode apresentar. • Barreiras causadas pelas diferenças de entonação: Muitas vezes a entonação depende do contexto: utilizar de um tom pessoal e informal em uma situação que requeira um estilo mais formal pode causar embaraço. • Barreiras causadas pelas diferenças de percepção: “pessoas que falam idiomas diferentes, na verdade, veem o mundo de formas diferentes. Os tailandeses percebem o “não” diferentemente dos demais povos já que essa palavra não existe no seu vocabulário (ROBBINS, 2005 p. 250)”. Ao nos comunicarmos com pessoas de diferentes culturas (aqui cabe, a ampliação da ideia de cultura para a ideia de educação e criação), o que podemos fazer para evitar erros de interpretação, de percepção e de avaliação? Robbins (2005, p. 251) nos apresenta quatro regras básicas: 1. Suponha que haja diferença até que a similaridade seja comprovada: pensar que as outras pessoas sejam parecidas conosco do que são na verdade é um hábito perigoso. 2. Procure se ater a aspectos descritivos, em vez de interpretações ou avaliações: o julgamento deve ser adiado até que tenha tempo suficiente para observar e interpretar a situação sob as diferentes perspectivas das culturas envolvidas. 3. Busque a empatia: antes de enviar uma mensagem procure se colocar no lugar do receptor. Tente ver a outra pessoa como ela realmente é (lado positivo e negativo). 33 4. Trate suas interpretações como uma hipótese: quando você achar que conseguiu uma explicação para uma situação nova ou que criou empatia com alguém de outra cultura, trate essa interpretação como uma hipótese que precisa de mais testes para ser comprovada. Fatores comunicacionais Assim como o desenvolvimento tecnológico incentiva a transformação da dinâmica de mercado e da estratégia de marketing nas organizações,ele também estimula a atualização do processo comunicativo. A troca de informações ganhou rapidez acompanhada de uma necessidade de conhecimento acerca de assuntos variados que chegam até nós com muita facilidade. Porém, junto de toda essa comodidade está a impaciência. Deve haver fluidez no repasse de informações e, por isso, minutos de espera por réplica são recebidos com grande descontentamento. E-mail, redes sociais, aplicativos e programas online que viabilizam a comunicação instantânea e/ou em tempo real são ferramentas obrigatórias para efetividade da comunicação empresarial. Comunicar-se hoje é mais do que participar de reuniões e trabalhar em equipe: é estabelecer relações interpessoais com colegas de trabalho de sua área e de outras, promover debates não hierárquicos como estratégia de solução de conflitos, disponibilizar um espaço de convívio profissional e recreativo – por meio de jornais internos, murais, chats próprios da organização, newsletters... – e estimular a identificação pessoal de empregados com a empresa. O desafio está em mesclar conhecimentos, prever tendências de sucesso e resolver conflitos com assertividade já conhecida no século XX, mas com a agilidade quase desumana das máquinas do novo século. Comunicação interna e públicos múltiplos O fluxo de informações internas em uma empresa estimula o sentimento de identificação com os valores da organização e o desejo de desenvolver-se pessoalmente e em equipe para promover a homeostase laboral. Uma mensagem eletrônica pode ser vista como muito mais áspera do que uma mensagem falada. O correio eletrônico é, portanto, mais bem talhado para comunicações de rotina d oque para mensagens complexas ou de sensibilização (DUBRIN, 2003). Dubrin (2003) também defende que a internet e os serviços on-line de computador estão criando barreiras de comunicações, pois contribuem para a sobrecarga de informações, uma vez que são abrangentes e possuem acesso 24 horas por dia. Muitos trabalhadores se preocupam tanto em 34 pesquisar informações e enviar mensagens uns aos outros que a interação com os colegas de trabalho é percebida como uma interferência negativa. Para Robbins (2005), entender o que ocorrer durante o processo de comunicação ajudará a diminuir as confusões que podem surgir entre pessoas, e esclarecer suposições que as mesmas fazem acerca das intenções umas das outras. Algumas mensagens não seguem adiante porque o receptor não está motivado ou não está interessado em ouvi-las. O desafio do emissor é estruturar a mensagem de modo que se atende às necessidades ou interesses do receptor. Cuidando melhor da intranet Como trabalhar com a internet? Em primeiro lugar, não se deve apoiar todo o plano comunicativo de uma organização na intranet. Sim, é barato e, sim, é rápido, mas não é milagroso. Em segundo lugar, é preciso elaborar um suporte que esteja de acordo com os valores da empresa e acompanhe o projeto de gestão tanto financeiro quanto humano. Seja com a instalação de um programa “mais tecnológico” para promover a capacitação de funcionários ou um bate-papo entre todas as áreas a fim de estabelecer relações interpessoais no meio laboral. Produzir uma comunidade em que os funcionários possam anunciar happy hours, aniversários, eventos acadêmicos, feiras econômicas facilita a formação de laços interpessoais. Divulgar resultados de programas de recompensas, balanços mensais e aparecimento da organização em artigos de imprensa também são exemplos facilmente executáveis. Importante salientar dois pontos: Cada material de ser elaborado de acordo com o perfil de cada público e na elaboração da intranet deve haver um trabalho 35 O protagonismo da comunicação interna Peter Drucker, um dos profissionais mais respeitados na área de administração de empresas, disse uma vez que “60% de todos os problemas administrativos resultam de ineficiência na comunicação”. Fator humano na comunicação A comunicação é algo tão presente em nossas vidas, que muitas vezes, nem reparamos que estamos em constante comunicação, mesmo quando não estamos falando nada, “comunicar envolve, pois, compartilhar modo de vida, pensamento, atitude e comportamento (DEL PRETEE; DEL PRETTE, 2002, p. 58)”. Na vida pessoal ou nas organizações, as pessoas utilizam basicamente duas formas de comunicação: 1. Verbal: por meio da fala ou da escrita, “neste caso, o interesse recai mais sobre os aspectos formais de faka (o “como”) do que sobre o seu conteúdo (o que se pretende transmitir)” (DEL PRETTE; DEL PRETTE. 2002. P. 63). 2. Não verbal: pode ser representada pelo gesto ou pela postura, “ocorre quando se utilizam recursos do próprio corpo, excluindo-se a vocalização” (DEL PRETTE; DEL PRETTE, 2002, P. 65). A percepção que uma pessoa tem de outra e de si mesma é um fator que pode interferir prejudicialmente no processo de comunicação. Temos, quase que constantemente, a tendência de valorizar nossa primeira impressão sobre o que escutamos ou vemos, sem considerar a possibilidade de não ser bem como imaginamos. Fazer e responder perguntas Formular perguntas exige flexibilidade e discrição de modo que possam ser utilizadas de diferentes formas, conteúdos e funções. Quanto à forma, destacam-se a entonação, volume de voz, expressão facial e gesticulações. Em relação ao conteúdo, as perguntas podem ser: • Avaliativas: buscam verificar o conhecimento ou compreensão do ouvinte. • Estimuladoras de verdade ou de pensamento crítico do outro: funciona como um tipo de ajuda verbal mínima. • Retóricas: encaminha o próprio discurso e mantém a atenção do ouvinte. • Esclarecedora: amplia ou complementa a própria verbalização. • Confrontadoras: aponta contradições em uma exposição. 36 Wilson Bueno, em seu livro “Comunicação empresarial no Brasil: uma leitura crítica” descreve a atualidade de muitos ambientes laborais brasileiros: Os espaços de convivência nas organizações são cada vez menores e a pressão por resultados aumenta o controle, a censura e o estresse. A produtividade é colocada acima de qualquer outro atributo gerencial e, apesar do discurso vazio de comunicação estratégia, buscam-se, na verdade, a todo custo, resultados imediatos que garantam sobrevida aos chefes. Equipes cada vez mais enxutas acumulam funções e se desdobram para cumprir metas irrealizáveis (chamadas de desafios), com o prejuízo da qualidade de vida, com a redução da autoestima e visitas frequentes ao médico e ao psicanalista (BUENO, 2009, p. 96). Dar um voto de confiança real à Comunicação Empresarial pode significar a motivação e integração do público interno, desenvolvimento de um bom clima organizacional (inclusive em situações de crise), agilidade na tomada de decisões, incentivo da pro atividade nos recursos humanos, descentralização organizacional, vinculação de funcionários e transmissão de uma positiva imagem empresarial baseada na transparência. Não há meios de uma empresa crescer e se expandir de maneira consciente sem considerar seus funcionários como sujeitos da comunicação laboral ao invés de objeto. Desenvolver um produto ou serviço que agrade aos consumidores é o ponto de partida, equilibrar custos de produção com valor de venda é essencial para obter lucro, ter um trabalho de logística eficiente evita gastos extras e auxilia o cumprimento de metas, vender a ideia de consumo e se preocupar com o pós-venda atrai novos clientes e os fideliza. Mas, manter todos os indivíduos responsáveis por exercer dessas funções satisfeitos, integrados e reconhecidos é o que garante o sucesso de todas as etapas. Plano de comunicaçãoEsse modelo é indicado para empresas de todos os tipos de porte que planejam obter alcance de seus objetivos em curto ou médio prazo (TAVARES, 2010). 1. Que empresa é essa? Relembre a missão e visão da empresa. Aqui, o profissional tem a obrigação de investigar o perfil da organização para saber com “quem” está lidando. 2. Por que bolar um plano de comunicação? Nesse ponto, é preciso responder por que é necessário criar uma estratégia comunicativa na empresa. Além disso, deve-se separar duas situações de intervenção: a comunicação de rotina e comunicação de demanda. 37 a. Comunicação de rotina: aquela comunicação cotidiana manifestada naturalmente entre os membros da organização e que requer um plano em curto prazo. b. Comunicação de demanda: comunicação que surge de acordo a necessidade da empresa independente de sua motivação. 3. Para que servirá esse trabalho? Por exemplo, a atitude foi tomada para melhorar o desempenho pessoal de vendas do setor de telemarketing da empresa. Esse é o primeiro porquê. O segundo definirá se i enfoque para solução desse problema será a motivação ou a informação empresarial (informações de mercado, produto, concorrentes). 4. Como será feito isso? Momento de definir quais “armas” serão utilizadas para atingir a meta. E justifica-las. a. Qual será a técnica? Publicidade, evento, reunião, informe, merchandising, curso, tec. b. Quais serão os meios de comunicação? Intranet, jornal da organização, mural, sistema de som interno, tv interna, etc. c. Quais serão as formas de utilização? Newsletter, revistas, boletim, anúncios em áudio, etc. d. Quanto tempo durará? Duração de um mês, tr~es meses, um ano; aliado a uma frequência de atualização semanal, mensal, etc. e. Quanto material se utilizará? 5. Como tudo será controlado? Pôr no lápis quem serão os responsáveis por regular o desenvolvimento do plano de ação e como farão isso. Especificar a forma de controle a ser utilizada e os indicadores criados para avaliar a campanha de comunicação. 6. Qual será o investimento? Descrever os gastos necessários para realização do projeto: criação, produção, mídia e extras. Compare com os gastos anteriores ou a média de gastos da área de Comunicação. 7. Mais alguma coisa? Ao final, acrescente todas as informações necessárias para realização ou justificação do projeto. 38 Em resumo, há seis perguntas básicas nas quais você deve se basear: o que fazer? Como fazer? Onde fazer? Por que fazer? Quem fará? Quando fazer? TÓPICOS DO PLANO OBJETIVOS Informações sobre negócio de forma resumida Inclui missão, visão, princípios e valores. Objetivos gerais para a comunicação interna Definir o porquê da comunicação interna. A comunicação de rotina e a comunicação demandada Objetivos específicos da comunicação Informação empresarial, incentivo, motivação, etc. Determinar as formas de comunicação interna Técnica? Meios/veículos? Formas? Período? Justificativas? No caso de murais, especificar a quantidade e a localização. Plano de ação O quê? Como? Quando? Onde? Por quê? Quem fará? Formas de controle e avaliação Formas de controle? Indicadores? Pessoas responsáveis? Tempo? Investimento de comunicação Tipo de investimento? Produção? Criação? Mídia? Extras? Orçamento comprometido? Anexos Dados e informações que embasem o plano 39 Plano de comunicação Comunicação interna é aquela estabelecida entre departamento, órgãos e unidades de uma empresa, assim como a comunicação entre os funcionários de cada setor, entre colaboradores e chefes e somente entre a chefia. Uma mudança no comportamento empresarial influi no comportamento pessoal de cada indivíduo tanto em seu trabalho quanto na vida íntima. Respeitar o conceito de que não há somente um público interno em uma organização é essencial para o sucesso de uma proposta. Além disso, há seis perguntas básicas nas quais você deve se basear antes de redigir uma estratégia comunicativa. A partir destes questionamentos básicos é possível desenvolver, de maneira ordenada e justificada, um plano específico, seja para a criação de uma intranet adequada para a empresa ou um curso que vise à identificação do funcionário com seu local de trabalho. 40 MOTIVAÇÃO EM EQUIPE Você lerá sobre conceitos que definem a motivação, seu funcionamento e teorias criadas desde o início do século XX que tentam mapear métodos de desenvolvimento da mesma. Compreenderá também como manejar o sistema de recompensas a fim de auxiliar a motivação em equipe e individual. Por fim, há uma discussão acerca da satisfação humana, tema que caminha ao lado da motivação a impulsionando e a desmontando. Há relatos de que antes de Primeira Revolução Industrial, a motivação era desenvolvida a partir de punições. Pode não fazer muito sentido, mas para os homens da época, funcionários envoltos em um clima organizacional de medo trabalhariam de forma condizente. No final do século XVIII, graças ao início da Revolução Industrial, algumas mudanças começaram a surgir. Dentre elas, a necessidade de treinar e capacitar novos funcionários para uso de ferramentas específicas e processos que agilizassem a manufatura. Mas como estimular os empregados, sem fazer uso de qualquer tipo de agressão, a realizarem o mesmo trabalho em menor espaço de tempo? Atingindo um dos interesses mais comuns aos trabalhadores: o salário! Mas esse método de trabalho não durou muito tempo. Os trabalhadores perceberam que estavam trocando sua segurança no local de trabalho – que poderia lhes custar partes do corpo ou da própria vida – por uma bonificação que, no final das contas não valia o risco. O ganho financeiro já não estava sendo visto como um fator de motivação. Percebe-se, assim, a necessidade e a importância de considerar o empregado na sua totalidade: um ser humano com demandas fisiológicas, psicológicas e financeiras. Entende-se que a melhor maneira de incentivar/motivar os trabalhadores é através do comportamento social. O papel do administrador ganha mais um dever: o de deixar clara sua preocupação com os problemas e necessidades dos trabalhadores. No final do século XX, vê-se que a “nova” maneira de compreender o ser humano no trabalho passou a valorizar mais os canais de comunicação. Surgia um novo modo de incentivar os trabalhadores: através de incentivos grupais. São estudadas diversas técnicas de administrar pessoas e chega-se à conclusão de que somos motivados por fatores diferentes. Bergamini (2006, p. 23), “descobre-se, finalmente, que o ser humano não se submete passivamente ao desempenho de atividades que lhe sejam impostas e que, por consequente, não tenham para ele nenhum significado”. 41 A suposição de que o trabalho é desagradável por natureza é equivocada. Na verdade, o exercício laboral ganha sentido de existência a partir do envolvimento que os indivíduos estabelecem com ele. A motivação, então, dependerá do significado atribuído ao trabalho. Derivada do latim motivos; que significa “mover”, a palavra motivação ganhou como uma de suas definições “tudo aquilo que causa ou termina alguma coisa” e “o fim ou razão de uma ação” (GONDIM; SILVA, 2004). Se a motivação é a responsável por lhe tirar do sofá e atuar de uma determinada maneira, nada mais simples do que compreender a busca de psicólogos e administradores por regras e métodos desse fenômeno a fim de utilizá-lo nas corporações para incrementar o processo produtivo. O problema é que estabelecer fórmulas e padrões para isso não é tão fácil. A ação humana é multicausal. Segundo
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