TRABALHO CONSULTORIA

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INSTITUTO FEDERAL DE BRASÍLIA – IFB
CAMPUS SÃO SEBASTIÃO
CURSOS SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM SECRETARIADO
CARMEM CHAGAS
FERNANDA SIQUEIRA
LELIANE REIS
LORRANA LIMA
RUBIARA RODRIGUES
SARITA LIMA
CONSULTORIA SECRETARIAL NA EMPRESA ANTT
BRASÍLIA, DF
2017
CARMEM CHAGAS
FERNANDA SIQUEIRA
LELIANE REIS
LORRANA LIMA
RUBIARA RODRIGUES
SARITA LIMA
CONSULTORIA SECRETARIAL NA EMPRESA ANTT
Trabalho apresentado na disciplina de “Gestão Secretarial”, como requisito para a obtenção do título de “Tecnólogo em Secretariado”.
Professor (a) Orientador (a): Lucineide Fontanele
Brasília – DF
2017
RESUMO
Palavras-chave:
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
METODOLOGIA
Do ponto de vista dos objetivos, caracterizamos o trabalho como pesquisa exploratória, tendo em vista que busca "levantar informações sobre um determinado objeto, delimitando um campo de trabalho e mapeando as condições de manifestação desse objeto" (SEVERINO, 2007,p.123).
Os procedimentos técnicos utilizados foram a pesquisa bibliográfica (materiais já publicados, como livros, artigos periódicos e publicações em sites) e o levantamento de campo, realizado através de entrevistas e questionários (GIL, 2008, p.50 e p.55). 
OBJETIVO
	Este trabalho tem por objetivo a realização de um diagnóstico para a área secretarial da empresa ANTT e apresentar um plano de intervenção para a mesma.
	Através dele, pretendemos identificar os pontos que precisam ser trabalhados a fim de alcançar os melhores resultados para a organização e potencializar a atuação do profissional de secretariado. 
CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
	A empresa escolhida para a consultoria é a Agência Nacional de Transportes Terrestres, localizada no Setor de Clubes Esportivos Sul, lote 10, trecho 03, Projeto Orla Polo 8 - Brasília - DF.
	É uma autarquia sob regime especial, criada pela Lei nº 10.233, de 05 de junho de 2001. Sua sede fica localizada em Brasília, mas conta com Unidades Regionais e Postos de Fiscalização em todo território Nacional.
	Atua como orgão de regulação, supervisão e fiscalização das atividades de prestação de serviços e de exploração da infra-estrutura de transportes, visando a promoção da harmonização do setor e a garantia de excelência dos serviços de transportes terrestres. 
CARACTERIZAÇÃO DO PROFISSIONAL
	Para o desenvolvimento do trabalho contamos com a colaboração da Secretária Executiva Grasiane Ribeiro da Costa (RP 5336/DF), que tem 13 anos de formação na área, já atuou em empresas de diversos segmentos como Ministério da Justiça, Polícia Federal, Banco Central do Brasil, Unimed Brasília, entre outras empresas privadas. 
	Atualmente, exerce o cargo de Secretária Executiva na Gerência de Fiscalização, setor subordinado da Superintendência de Fiscalização da ANTT.
 JUSTIFICATIVA
	A necessidade deste estudo é justificada pela importância que o profissional de secretariado executivo desempenha dentro das empresas, considerando que atuam como elo entre clientes internos e externos, no gerenciamento de informaçõpes e administração de processos de trabalho (Neiva e D'Elia, 2009). 
	O profissional de secretariado está cada vez mais envolvido nas tomadas de decisões da organização e isso só foi possível porque, além das habilidades e competências necessárias para o exercício da profissão, ele buscou meios capazes de tornar sua atuação mais ampla e direcionada a atender às expectativas do mercado (Mazulo e Liendo /2010; Neiva e D'Elia /2009).
	Neste sentido, a consultoria pretendida para a área secretarial da empresa ANTT permite a identificação dos meios utilizados por estes profissionais e se estes recursos precisam ser desenvolvidos para que haja um melhor aproveitamento desta área no alcance dos objetivos organizacionais.
REFERENCIAL TEÓRICO
Organização
	Sendo a organização o cenário onde a consultoria será desenvolvida, achamos interessante destacar algumas concepções associadas ao termo.
	A definição de Cury para a expressão é “[...] a organização é um sistema planejado de esforço cooperativo no qual cada participante tem um papel definido a desempenhar e deveres e tarefas a executar”. (CURY, 2000, p. 116). 
	Já os autores Meireles e Paixão (2003) chegaram a um conceito um pouco mais complexo ao afirmarem que [...] a organização é um artefato que pode ser abordado como um conjunto articulado de pessoas, métodos e recursos materiais, projetado para um dado fim e balizado por um conjunto de imperativos determinantes (crenças, valores, culturas etc.). (MEIRELES, 2003, p. 46).
Missão, Visão e Valores
	Para desenvolver um trabalho de forma eficiente em uma organização, é necessário que o consultor tenha conhecimentos de seus propósitos, valores e objetivos . Sendo assim, trazemos alguns termos que podem auxiliar na identificação dessas premissas:
	"Missão é a razão de ser da empresa. Conceituação do horizonte, dentro do qual a empresa atua ou poderá atuar no futuro." (Oliveira, 1999).
	Para Costa (2007), " o conceito de visão é muito amplo, porém pode ser definido como um conceito operacional que tem como objetivo a descrição da auto imagem da organização: como ela se enxerga, ou melhor, a maneira como ela gostaria de ser vista."
	Tamayo (1998) apresentou uma definição bastante interessante ao que se refere aos valores organizacionais. Segundo ele:
 "Valores organizacionais são princípios ou crenças, organizados hierarquicamente, relativos à condutas ou metas organizacionais desejáveis, que orientam a vida da organização e estão a serviço de interesses pessoais, coletivos ou ambos." 
O novo perfil do Secretário Executivo
	Em razão das transformações que se passa, o mundo está cada vez mais globalizado, a cada segundo surgem novas mudanças, e também tecnologias diferenciadas para facilitar e acelerar a vida de todo o mundo, isso faz com que os profissionais da área de secretariado executivo do mesmo modo se renovem diariamente para conseguir permanecer em um padrão diferenciado, avançado e evoluído, sempre à frente superando as expectativas de chefias, produzindo mais e com melhor qualidade, enriquecendo seu conhecimento e seu valor dentro da sociedade, de qualquer organização, ou até mesmo fora dela.
	É perceptível que a profissão de secretariado ainda precisa de muitos avanços, incluindo o avanço dos profissionais. O novo perfil de secretario executivo vai além, como é citado no artigo de Rodrigo Muller, Vanderleia Stece de Oliveira e Edilaine Cegan, “PERFIL DO (A) PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO NA GESTÃO COMTEMPORÂNEA: EVIDÊNCIAS A PARTIR DOS INGRESSANTES NO MERCADO DE TRABALHO NA CIDADE DE CURITIBA, E DAS DEMANDAS EMPRESARIAIS. 
	De acordo com Durante et al. (2011, p. 177). “a evolução da profissão secretarial foi potencializada com o surgimento de cursos de nível superior, o que torna a formação e o preparo para o mundo do trabalho cada vez mais completo”. 
	O mercado de hoje exige um profissional diferenciado, além das técnicas, atributos, formação acadêmica, ele precisa ter ideias, criatividade, flexibilidade, pensar com rapidez, executar com facilidade, tudo que lhe é delegado, um profissional multidisciplinar aquele que trabalha com objetividade fluidez vai direto ao ponto, faz diferentes coisas ao mesmo tempo, assessora, executa, soluciona diversas atividades usando diferentes maneiras. É esse o novo perfil que o mercado de trabalho procura um super secretário (a), e para isso o profissional deve buscar ferramentas que aprimorem e facilite a vida de todos em sua volta.
Consultoria
	De acordo com Schein, consultoria pode ser vista como um processo de ajuda organizacional, onde consultor e cliente estabelecem uma relação, visando a identificação de problemas e o desenvolvimento de alternativas que viabilizem a solução dos mesmos, obtendo assim melhores resultados. (Schein, 1990, p. 87).
	Este processo podeser aplicado em toda a estrutura organizacional ou em apenas algumas áreas da empresa. Como o objetivo deste trabalho é desenvolver a consultoria na área secretarial da empresa ANTT, trazemos aqui uma definição mais específica desta atividade que tem se tornardo cada vez mais atrativa para os profissionais da área.
	Como afirmam D’Elia, B., Amorim, M. & Sita, M. (2013), há uma diferença perceptível entre a consultoria empresarial e a secretarial, uma vez que esta última "está relacionada a uma melhoria, aperfeiçoamento, inovação empreendedora no sistema secretarial." Ainda de acordo com os autores, a área secretarial da empresa merece atenção especial, uma vez que se caracteriza como um subsistema, capaz de causar impactos diretos no alcance dos objetivos. (D’Elia, Amorim & Sita, 2013, pág. 404).
	Algumas maneiras de buscar essas melhorias estão associadas à gestão secretarial, desenvolvimento de lideranças, melhoria contínua da comunicação e das relações interpessoais, como abordaremos nos tópicos a seguir.
Gestão Secretarial
	Como mencionado anteriormente, o mercado de trabalho está em constante evolução, exigindo do profissional uma mudança de perfil e de atitude. Essa mudança foi constatada por Lima (2002), quando o mesmo afirmou que o profissional de secretariado “mudou sua imagem nas organizações ao deixar de ser elemento de apoio do ‘chefe’ e assumir [...] o desafio de introduzir novas metodologias no tratamento da informação” (LIMA, 2002, p. 447).
	Durante (2008, p. 3) aponta e justifica, então, a gestão secretarial como uma forma de atuação do profissional de secretariado a fim de atingir os objetivos organizacionais, tendo em vista que o mesmo planeja ações, determina objetivos, define prioridades e prazos, bem como a metodologia a ser aplicada, planejamento este que se reflete tanto no que diz respeito à realização de suas atividades de rotina, como nas atividades à nível de departamento e organização em geral. Essa gestão a qual nos referimos é notada também no âmbito dos relacionamentos, uma vez que o profissional de secretariado tem importância significativa no processo de comunicação da empresa, na orientação e na motivação dos colaboradores da empresa.
	Além de direcionar a equipe na busca dos objetivos organizacionais, o profissional está apto a gerir documentos, informações, processos, entre outros. 
Relações interpessoais
	O relacionamento sadio dentro da organização é fator principal na atualidade. O colaborador objetiva ambiente de respeito mútuo, com oportunidades de aprendizado e crescimento. 
	Chiavaneto (2003, pág.133) diz que:
"As relações humanas são contatos conscientes estabelecidos entre indivíduos e grupos, entre os empregados e seus colegas, entre os subordinados e seus chefes, entre os elementos de um e outro departamento. Saber lidar com pessoas, individualmente ou em grupos, passou a ser um dos maiores problemas da empresa, a fim de se obter o maior rendimento, dentro do máximo de satisfação e do mínimo de desgaste."
Segundo Medeiros e Hernandes (1999), para desenvolver a flexibilidade de comportamento, é necessário o conhecimento de si mesmo, melhor compreensão dos outros, boa convivência grupal e o desenvolvimento de aptidões para um relacionamento mais ameno com as pessoas. Quando uma pessoa compreende e aceita o seu mundo pessoal, ela se torna mais compreensiva e tolerante com o comportamento dos outros.
Então esse pensamento nos remete a ideia de que a flexibilidade é um fator muito importante no que diz respeito à convivência e trato das pessoas dentro de uma organização ou não. Respeitar as pessoas, conforme elas são, influencia na qualidade de relacionamento no ambiente de trabalho, abordando também aspectos mais subjetivos como a motivação, a liderança, a comunicação, e a participação, onde estão inseridos a administração participativa e o trabalho em equipe.
Liderança e Seus Estilos
	A liderança pode ser vista com o processo de influenciar pessoas, como defendem Bowditc e Buono (2004, p. 118) ao afirmarem que "[...] a liderança pode ser considerada como um processo de influência geralmente de uma pessoa, através do qual um indivíduo ou grupo é orientado para o estabelecimento e atingimento de metas."
	Existem diversos estilos de liderança e o que as destinguem é a forma como o negociador utiliza seu poder e age nas diferentes situações com as quais irá se defrontar. O conhecimento desses estilos permite identificar como agem os outros atores envolvidos no processo de negociação e nos dá subsídios para a adequação dos procedimentos e otimização do retorno almejado.
	De acordo com o vice-presidente do Instituto MVC (2006), L.A. Costacurta Junqueira, existem quatro estilos de liderança, como apresentado a seguir:
Catalisador
	Junqueira (2006), coloca que “este estilo tende a ser extremamente criativo, sempre com novas ideias, novas oportunidades de investimentos, entusiasta dos grandes empreendimentos, empreendedor por natureza.”
Apoiador
	Ainda de acordo com o autor, o apoiador “considera que as pessoas são mais importantes que qualquer trabalho, as pessoas acima de tudo; aprecia atuar sempre em equipe, procura agradar os outros, fazer amigos." 
Controlador - Fernanda, verificar este que está faltando
Analítico
	o negociador analítico busca um conhecimento profundo sobre aquilo que está sendo negociado. Junqueira (2006), destaca que o negociador analítico busca um conhecimento profundo sobre aquilo que está sendo negociado, estabelecendo assim um suporte para as tomadas de decisões.
Comunicação
	 A comunicação é de extrema importância para que as organizações alcancem bons resultados, desta forma, achamos necessário expor neste ponto alguns conceitos acerca do tema.
	 De acordo com Chiavenato (2003, pág. 128 e 129), "comunicação é a troca de informações entre pessoas. Significa tornar comum uma mensagem ou informação". Ainda de acordo com o autor, para que ocorra um processo de comunicação é necessário que exista um código comum, utilizado pelo emissor para transmitir uma mensagem para um receptor, através de um canal de comunicação.
	Vasconcelos (2009) traz uma bordagem mais intimista a cerca do tema, uma vez que define comunicação como a maneira como as pessoas se relacionam, partilhando experiências, informações e sentimentos, de forma a modificar a sociedade em que estão inseridas. 
	Para Rego (1986) a comunicação assume uma concepção mais específica quando tratada à nivel empresarial, uma vez que é utilizada como a ferramenta mais adequada para transmitir os objetivos organizacionais, tanto para os colaboradores internos quanto para a sociedade de modo geral.
Trabalho em equipe
	O trabalho em equipe é elemento essencial nas organizações, pois objetiva o envolvimento de todos e maior agilidade na busca de soluções. Para Chiavaneto (2003, p.389), " O trabalho em equipe elimina as diferenças hierárquicas e os interesses específicos de cada departamento, proporcionando uma predisposição sadia para a criatividade e a inovação."
	Para que o trabalho de equipe tenha sucesso, é imprescindível que a missão e objetivos estejam claramente definidos, assim como a divisão das responsabilidades e o comprometimento de todos os envolvidos.
Motivação
	Silva; Rodrigues (2007, p.9) citam que: A motivação é um fenômeno que depende de numerosos fatores para existir, dentre eles, o cargo em si, ou seja, a tarefa que o indivíduo executa, as características individuais e, por último, os resultados que este trabalho pode oferecer. Portanto, a motivação é uma força que se encontra no interior de cada pessoa, estando geralmente ligada a um desejo. Dessa forma, suas fontes de energia estão dentro de cada ser humano. (SILVA; RODRIGUES, 2007, p.9). 
A CONSULTORIA SECRETARIAL NA EMPRESA ANTT
O diagnóstico
	A empresa conta com uma quantidade significativa de profissionais de secretariado, tanto com formação de nível superior quanto de nível técnico. Para o desenvolvimento desta consultoria, analisamos as informações obtidasapenas em um setor da empresa, a Superintendência de Fiscalização. 
	Tais dados foram fornecidos por 01 (uma) profissional de Secretariado Executivo e 20 (vinte) Técnicas em Secretariado.
	Os instrumentos utilizados para a coleta de informações foram questionários com respostas lineares, aplicados aos profissionais de nível técnico, e entrevista exploratória, realizada com a profissional de nível superior.
	As perguntas constantes nestes instrumentos tinham como objetivo identificar, dentre as atividades, habilidades e competências do profissional de secretariado, quais delas eram mais difíceis de serem desenvolvidas na instituição e o motivo da existência dessas barreiras.
	Através da análise dos dados, pudemos diagnosticar problemas provenientes das seguintes áreas:
Relacionamentos interpessoais
Comunicação
Liderança
Objetivos organizacionais
Motivação
	No que se refere aos problemas de relacionamento, foram apontados aqueles originados das relações com pessoas de níveis hierárquicos equivalentes e superiores. A deficiência na gestão de conflitos e a dificuldade de desenvolver trabalho em equipe também foram destacadas como problemas desta natureza.
	Relacionamos os problemas citados anteriormente à falhas diagnosticadas em outras áreas, como comunicação e liderança, tendo em vista que estes dois processos são essenciais para a construção de relacionamentos saudáveis e proveitosos para a organização.
	Constatamos também que a falta de comunicação pode ser um obstáculo quanto ao desenvolvimento das metas e objetivos. Grande parte dos entrevistados afirmaram que os objetivos organizacionais não estão claramente delineados, fato que, por vezes, pode vir a minimizar a atuação do profissional de secretariado.
	A falta de um plano de carreira adequado e de programas de aperfeiçoamento profissional são citados como fatores que abalam a motivação dos entrevistados. 
As soluções Propostas
	Com base na revisão da literatura propomos aqui algumas medidas que podem ajudar na resolução dos problemas mencionados no tópico anterior.
	Com o objetivo de sanar as questões de interações pessoais, apresentamos uma técnica difundida por Chiavenato (2003, p. 391), a técnica das reuniões de confrontação. Essas reuniões visam promover uma alteração no comportamento de grupos divergentes, através da atuação de um profissional de consultoria, que neste caso, pode ser interno ou exteno. Tem por objetivos discutir os problemas, analisar suas causas e planejar ações corretivas.
	Em se tratando de relações humanas nas organizações, outro ponto a ser trabalhado é a comunicação. Chiavenato apresenta a importância de assegurar o envolvimento de todos na solução de problemas da empresa, bem como de "incentivar a franqueza e a confiança entre indivíduos e grupos nas empresas." (Chiavenato, 2003, p. 128). 
	No que diz respeito à liderança, sugerimos que a empresa ofereça aos profissionais que exercem cargos desta natureza o acompanhamento com profissionais de coaching, a fim de desenvolver suas capacidades e motivar seus subordinados no alcance dos objetivos. Tal sugestão se justifica pelos benefícios que se podem obter com esse tipo de ação, como define Bluckert no fragmento a seguir:
 Coaching’ é a facilitação de aprendizado e desenvolvimento com o propósito de promover melhoria de desempenho e fortalecer a ação eficaz, a realização de objetivos e a satisfação pessoal. Invariavelmente envolve crescimento e mudança, quer seja em perspectivas, atitudes ou comportamentos (BLUCKERT, 2005, p. 173).
	Dando continuidade à explanação acerca das possibilidades de intervenção, destacamos a importância de adotar programas e práticas que auxiliem no processo motivacional do colaborador. Quando falamos em auxiliar, nos baseamos na premissa de que a motivação é naturalmente intríseca do indivíduo, contudo, há a possibildade de sofrer influência de fatores externos ou do trabalho que desenvolve na organização. (Chiavenato,1992). 
	
	
	
CONSIDERAÇÕES FINAIS
REFERÊNCIAS
Site : < https://www.sinonimos.com.br > . Acessado em 04 de outubro de 2017.
Site: < https://www.revistagesec.org.br/secretariado/article/view/453/pdf >  . Acessado em 04 de outubro de 2017.
VASCONCELOS, Ana. O que é comunicação. Intervalo: cidadania, jornalismo e cinema. Publicado em 11/02/2009. Disponível em: http://anaintervalo.blogspot.com/2009/02/o-que-e-comunicacao.html. Acesso em: 16/09/2010
CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. – 7. ed. rev. E ampl. – São Paulo: Atlas, 2000.
MEIRELES, Manuel. Teorias da administração: clássicas e modernas. São Paulo: Futura, 2003.
Referencia:LASTA, ADRIANE, DANIELA GIARETA DURANTE. "A gestão secretarial no cenário organizacional contemporâneo." Secretariado Executivo em Revist@ 4.4 (2011). Disponivel em <http://perguntaserespostas.com.br/seer/index.php/ser/article/view/1768/1176 >.
Referencia:LIMA, Solange F.; CARVALHO Pires de; GRISSON, Diller (orgs). – Manual do Secretariado Executivo. 5ª ed. Ver. e atual. São Paulo: D’livros, 2002.
Referencia:DURANTE, Daniela G. et al. Práticas de Gestão em Empresa Familiar: Desafio da Conciliação entre Competitividade e Humanização. V EnEO - Encontro de Estudos Organizacionais. Belo Horizonte: ANPAD, 2008. 
Laerte Leite Cordeiro, "O significado de Relações
Humanas", in Yolanda Ferreira Balcão e Laerte Leite
Cordeiro, (coords.), op. cit., p. 84.
ANEXOS