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UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS, ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS LUCIANA EGGERS AUDITORIA OPERACIONAL NOS CONTRATOS DE EMPRÉSTIMOS RURAIS DE UMA INSTITUIÇÃO FINANCEIRA (Trabalho de Conclusão de Curso) IJUI (RS) 2013 LUCIANA EGGERS AUDITORIA OPERACIONAL NOS CONTRATOS DE EMPRÉSTIMOS RURAIS DE UMA INSTITUIÇÃO FINANCEIRA Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no Curso de Ciências Contábeis da UNIJUI, como requisito para obtenção do titulo de Bacharel em Ciências Contábeis. Professora Orientadora: MSc. Eusélia Paveglio Vieira Ijuí – RS, Julho/2013 "Só sabemos com exatidão quando sabemos pouco; à medida que vamos adquirindo conhecimentos, instala-se a dúvida." Goethe AGRADECIMENTOS Se este momento chegou, é porque mais uma etapa foi vencida... Sem dúvida nenhum caminho foi percorrido sozinho e por isso tenho muito a agradecer a todos que me ajudaram a percorrê-lo... Aos professores, pelos ensinamentos passados e atenção dispensada, em especial a orientadora MSc. Eusélia Paveglio Vieira que teve doses extras de compreensão frente às inúmeras dúvidas que surgiam a cada momento! Aos familiares por compreenderem os momentos de ausência em função dos estudos, Aos amigos e amigas que tiveram paciência, compreensão e acima de tudo palavras de incentivo, em especial as amigas e colegas Aline e Luciane pela amizade durante esta caminhada. A você Vanderlei, que soube entender meu desejo de estudar, de buscar novos caminhos e que compartilhou comigo cada momento, me incentivando a seguir sempre. Que mesmo nos dias de maior angustia soube compreender e encorajar mostrando-me que sou capaz. Aos colegas de trabalho pelo incentivo e ajudas prestadas principalmente na segunda etapa do trabalho. A todos que orientaram, incentivaram e principalmente acreditaram que esse momento chegaria... Deixo os mais sinceros agradecimentos. Muito obrigado! LISTA DE ILUSTRAÇÕES E FIGURAS Figura 1: Passos de Auditoria ................................................................................................... 21 Figura 2: Proposta pré-aprovada- Máquinas e Equipamentos .................................................. 57 Figura 3: Organograma dos setores ligados a auditoria ........................................................... 59 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Diferenças entre Auditoria Externa e Auditoria Interna.......................................... 26 Quadro 2: Comparativo entre as legislações. ........................................................................... 42 Quadro 3: Programa de auditoria da Instituição Financeira Y. ................................................ 62 Quadro 4: Check-list da Instituição .......................................................................................... 62 Quadro 5: Papel de trabalho 1: Check-List da Instituição ........................................................ 67 Quadro 6: Papel de trabalho 2: Contratos ................................................................................. 68 Quadro 7: Papel de trabalho 3: Comprovação financeira ......................................................... 68 Quadro 8: Papel de trabalho 4: Contratação do seguro ............................................................ 69 LISTA DE SIGLAS BACEN – Banco Central do Brasil BNDES -Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social BT - Balanço de trabalho CCIR- Certificado de Cadastro de Imóvel Rural CEOS- Chief Executive Officers CFC – Conselho Federal de Contabilidade CFI- Credenciamento de Fabricantes Informatizado CFOs- Chief Financial Officers CPC – Comitê de Pronunciamentos Contábeis CVM – Comissão de Valores Mobiliários DAP- Declaração de Aptidão ao Pronaf DEPEL - Documento de Especificação de Projeto de Legislação EMATER- Empresa de Assistência Técnica e Extensão Rural FINAME – Financiamento de Maquinas e Equipamentos IASB - International Accounting Standards Board IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil IFAC - International Federation of Accountants IN- Instrução Normativa INTOSAI - Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores ITR- Imposto Territorial Rural MCR- Manual de Crédito Rural MDA- Ministério do Desenvolvimento Agrário NBC – Norma Brasileira de Contabilidade NBC P – Norma Brasileira de Contabilidade Profissional NBC PA - Norma Brasileira de Contabilidade Profissional do Auditor Independente NBC PG - Norma Brasileira de Contabilidade Profissional em Geral NBC PI - Norma Brasileira de Contabilidade Profissional do Auditor Interno NBC PP - Norma Brasileira de Contabilidade Profissional do Perito NBC T – Norma Brasileira de Contabilidade Técnica NBC TA - Norma Brasileira de Contabilidade Técnica da Auditoria Independente de Informação Contábil Histórica NBC TAG - Norma Brasileira de Contabilidade Técnica da Auditoria Governamental NBC TG - Norma Brasileira de Contabilidade Técnica em Geral NBC TI – Norma Brasileira de Contabilidade Técnica de Auditoria Interna NBC TO - Norma Brasileira de Contabilidade Técnica da Asseguração de Informação Não Histórica NBC TP - Norma Brasileira de Contabilidade Técnica de Perícia NBC TR - Norma Brasileira de Contabilidade Técnica da Revisão de Informação Contábil Histórica NBC TSC - Norma Brasileira de Contabilidade Técnica do Serviço Correlato NBC TSP - Norma Brasileira de Contabilidade Técnica do Setor Público PCAOB – Public Company Accounting Oversight Board PRONAF- Programa Nacional de Fortalecimento da Agricultura Familiar PTA – Papel de Trabalho de Auditoria RFB – Receita Federal do Brasil SOX – Lei Sarbanes-Oxley SUMÁRIO LISTA DE ILUSTRAÇÕES E FIGURAS ............................................................................... 04 LISTA DE QUADROS ............................................................................................................ 05 LISTA DE SIGLAS ................................................................................................................. 06 RESUMO ................................................................................................................................. 11 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................ 12 1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO .............................................................................. 14 1.1Áreas de Conhecimento Contempladas ............................................................... 14 1.2 Caracterizações da Organização ......................................................................... 14 1.3 Problematização do tema .................................................................................... 15 1.4 Objetivos .............................................................................................................16 1.4.1Objetivo Geral ................................................................................................... 16 1.4.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 16 1.5 Justificativa ......................................................................................................... 16 2 REVISÃO BIBLIOGRAFICA .............................................................................................. 18 2.1 Contabilidade ...................................................................................................... 18 2.1.1 Finalidades, Objetivos e Campos de Atuação da Contabilidade. .................... 18 2.2 Auditoria ............................................................................................................. 19 2.2.1 Objeto e Finalidade da Auditoria. .................................................................... 21 2.2.2 Divisão da Auditoria ........................................................................................ 22 2.2.2.1 Auditoria Externa .......................................................................................... 23 2.2.2.2 Auditoria Interna ........................................................................................... 24 2.2.2.3 Auditoria Interna x Auditoria Externa .......................................................... 25 2.2.3 Auditoria Operacional ...................................................................................... 26 2.3 Controles Internos ............................................................................................... 27 2.4 Fraudes e Erros .................................................................................................... 29 2.5 Programas de Auditoria ...................................................................................... 29 2.6 Procedimentos de Auditoria ................................................................................ 31 2.7 Papéis de Trabalho .............................................................................................. 32 2.7.1 Qualificação e Conteúdo dos Papéis de Trabalho ............................................ 33 2.7.2 Tipos de Papéis de Trabalho ............................................................................ 35 2.8 Relatórios de Auditoria ....................................................................................... 36 2.9 Parecer de Auditoria ............................................................................................ 37 2.10 Legislações Aplicadas à Auditoria .................................................................... 39 2.10.1 NBC– Normas Brasileiras de Contabilidade Gerais e Aquelas Aplicadas a Auditoria ............................................................................................................................... 39 2.10.2 Lei Sarbanes-Oxley ........................................................................................ 41 2.10.3 Governança Corporativa e Auditoria ............................................................. 44 2.10.4 Os Acordos de Basiléia .................................................................................. 45 2.10.5 CVM – Comissão de Valores Mobiliários ..................................................... 49 3 METODOLOGIA DA PESQUISA ...................................................................................... 52 3.1 Classificações da Pesquisa .................................................................................. 52 3.2 Universo e Amostra ............................................................................................ 54 3.3 Coleta de Dados .................................................................................................. 54 3.3.1 Instrumentos de Coletas de dados .................................................................... 54 3.4 Analise e Interpretação de Dados ................................................................... 55 4 ANÁLISE DOS RESULTADOS ......................................................................................... 56 4.1 Descrição do setor e dos procedimentos para contratação de crédito rural da instituição financeira Y: Controles internos ......................................................................... 56 4.2 Identificações dos pontos de controle ................................................................. 58 4.2.1 Avaliações dos Controles de Verificação ........................................................ 59 4.2.2 Objeto e Procedimentos de verificação ............................................................ 61 4.3 Programa de auditoria ......................................................................................... 62 4.4 Elaboração dos Papéis de trabalho ...................................................................... 66 4.5 Relatório de auditoria .......................................................................................... 69 CONCLUSÃO .......................................................................................................................... 73 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................................... 75 RESUMO Diante de um cenário cada vez mais competitivo no setor financeiro, as instituições precisam manter-se sempre idôneas, com sua imagem ilibada, principalmente diante de fatos como os ocorridos no passado. Grandes escândalos mancharam a imagem de diversas instituições. Nesse aspecto, ressalta-se a importância da Auditoria, no sentido de evitar perdas ou danos tanto financeiros como de imagem para a instituição. O presente trabalho de auditoria foi realizado nas contratações investimentos no setor de recursos rurais de uma instituição financeira com objetivo de verificar se são seguidas normas externas e internas. A pesquisa classifica-se como aplicada, e de caráter exploratório e descritivo, pois se realizou in loco para o levantamento dos dados relevantes. Teve evidenciado as normas e conceitos de auditoria, bem como e a legislação que regulamenta as referidas instituições. Através do presente estudo foi possível constatar que, apesar de a instituição possuir um setor de auditoria muito bem organizado ainda ocorre pequenas falhas operacionais nas contratações de investimentos. Para sanar as possibilidades de novas ocorrências foi sugerido verificações nos dossiês ao retornarem da Unidade de Negócios Rurais e reposição dos documentos faltantes. PALAVRAS CHAVE: Auditoria, Normas, Instituições, Investimentos, Controles, Relatórios. 12 INTRODUÇÃO A Contabilidade como sendo uma ciência que tem por objeto de estudo o patrimônio e suas variações permite aos usuários extrair informações importantes para o planejamento, controle e tomada de decisões. Desta forma a Auditoria interna vem contribuir para a apuração das informações necessárias, sendo uma importante aliada dos gestores neste processo. A auditoria surgiu com a necessidade de se averiguar a veracidade dos registros contábeis que se avolumaram em conseqüência do crescimento das grandes empresas e do desenvolvimento econômico. Sua função é apresentar conclusões ou opiniões sobre determinadas situações patrimoniais, o que requer que o profissional tenha um vasto conhecimento na área de auditoria. A Auditoria Operacional é derivada da auditoria interna, sendo um dos ramos da contabilidade que tem crescido muito. Isto, em função de sua importância comoferramenta de controle interno, que visa auxiliar as administrações no processo de tomada de decisões, para uma melhor gestão dos negócios, atuando também, de forma preventiva para evitar erros e fraudes. Nesta linha, o presente Trabalho de Conclusão de Curso tem como propósito a elaboração de um estudo teórico e aplicado na área de auditoria operacional de uma instituição financeira, mais especificamente no setor de empréstimos agrícolas, onde foi aplicado o programa de auditoria e os papéis de trabalho, seguido da elaboração do relatório da auditoria realizada. Primeiramente, o trabalho apresenta a contextualização do estudo que relata o tema, as características da empresa e o problema em discussão, seguido dos objetivos e da justificativa. Na seqüência, o segundo capítulo trata da revisão bibliográfica que por meio de pesquisas em obras de diferentes autores expõe temas que envolvem a contabilidade e a Auditoria com conceitos, objetivos, técnicas de auditoria, papéis de trabalho, relatórios e parecer de auditoria operacional. No terceiro capítulo consta a metodologia utilizada na pesquisa, classificando-se como aplicada, exploratória e descritiva, seguida da definição da coleta, instrumentos e analise dos dados. Na seqüência, tem-se o estudo aplicado, onde constam todos os processos da auditoria desde o conhecimento da empresa, a análise dos controles internos, o planejamento, os papéis de trabalhos até o relatório de auditoria. Esta etapa foi realizada no setor de Créditos Rurais de 13 uma instituição financeira, contemplando a linha de investimentos que abrange a contratação de máquinas e equipamentos e também créditos voltados para a compra de animais (gado leiteiro), recuperação de solo ou construção de galpões para aviários ou criação de suínos. O estudo envolve a auditoria operacional nos processos de contratação da linha de credito acima citada, demonstrando se esta em conformidade com as normas ou não. Por fim, o relatório apresenta a conclusão do estudo, seguido da bibliografia consultada como fonte de pesquisa durante a sua realização. 14 1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO Neste capitulo consta a contextualização do estudo onde se definiu a área do conhecimento estudado, o problema, os objetivos e a justificativa. 1.1Áreas de Conhecimento Contempladas A temática deste estudo envolve a auditoria interna dos processos utilizados para a contratação de recursos agrícolas em uma instituição financeira. A importância deste estudo esta vinculada á necessidade de saber se estão sendo cumpridos todos os requisitos normatizados pela instituição na contratação de empréstimos rurais. Neste sentido, surge o tema de pesquisa que abrange a Auditoria Operacional nos contratos de empréstimos rurais de uma instituição financeira. 1.2 Caracterizações da Organização O presente estudo foi realizado em uma organização que atua no ramo financeiro, que teve inicio no ano de 1928 com as reivindicações de fazendeiros que precisavam de recursos para subsidiar suas lavouras e para isso davam suas terras em garantia. Hoje, esta instituição financeira é uma das 50 marcas mais valiosa do Brasil, conta com mais de 415 agencias espalhadas por todo país, sua principal área de atuação se concentra na região sul. Caracteriza-se como uma sociedade de economia mista, sob forma de sociedade anônima e atende pessoas de todos os segmentos econômicos e sociais. Suas operações de créditos e financiamentos abrangem os segmentos de pessoas físicas e jurídicas, bem como imobiliários e rurais, também tem forte atuação em projetos sociais. O trabalho foi realizado em uma de suas agências que iniciou suas atividades a mais de cinqüenta anos, e está situada na região noroeste do estado do RS, conta com sede própria no centro da cidade e possui 32 funcionários. Esta instituição atua em diversos segmentos ou carteiras, entre elas a carteira agrícola, atuando no setor de agronegócios e como parceiro na cadeia produtiva, com diversas linhas de crédito tanto no curto quanto no longo prazo. 15 1.3 Problematização do tema A auditoria exerce um papel fundamental na verificação de irregularidades tais como erros e fraudes, pois evidencia e principalmente, impede a prática desses delitos com a criação de controles internos, e não apenas identificando os fatos já realizados. Pode-se caracterizar fraude como falsificação ou alteração de informações contábeis e erros como sendo os atos involuntários, por omissão ou desatenção. Neste sentido as organizações necessitam tomar alguns cuidados para prevenir comportamentos inadequados em suas operações. Sendo assim, a Auditoria Operacional tem um papel importante para evitar que a instituição venha a sofrer sanções por descumprimento de dispositivos legais ou indenizações por danos a terceiros decorrentes de suas atividades, ocasionadas por falhas, deficiências ou inadequação dos processos internos, por pessoas ou pelo sistema. Isto se explica, pois, a mesma é regulada por Órgãos Fiscalizadores do Mercado Financeiro e pelo Banco Central. Ou seja, o papel da Auditoria Operacional é manter um controle para que todos sigam os procedimentos evitando erros, fraudes e retrabalhos. Nas instituições financeiras os procedimentos utilizados pela auditoria interna devem ser mais rigorosos, pois visam atender os órgãos reguladores e garantir a integridade das informações, tanto para usuários internos quanto externos, além de promover a melhoria das operações e controles, apurando irregularidades, e atuando em termos preventivos ou corretivos. Diante de um mercado competitivo, onde as instituições financeiras são obrigadas a rever suas taxas de juros e encontrar meios de cativar seus clientes com novos produtos, novas tecnologias e facilidades para que se mantenha no mercado, o que se percebe é que elas precisam também aumentar suas metas. Por conseqüência os encarregados de cumpri-las que são seus colaboradores, algumas vezes não seguem todos os procedimentos necessários e normatizados para a contratação dos empréstimos, deixando assim margem para erros e fraudes que podem acarretar perdas financeiras para a Instituição. Com isso, surge a necessidade da aplicação de uma Auditoria Operacional no sentido de evitar problemas futuros, e auxiliar na detecção de erros e fraudes internas ou externas evitando retrabalho. Neste contexto a questão que norteou o presente estudo pode ser assim descrita: De que modo a aplicação de uma Auditoria Operacional na carteira agrícola pode contribuir na identificação dos pontos de controle buscando minimizar erros, fraudes e a redução da inadimplência na contratação de financiamentos agrícolas? 16 1.4 Objetivos Objetivos são os resultados que se pretende alcançar. A seguir, são apresentados os objetivos deste estudo que estão divididos em geral e específicos. 1.4.1Objetivo Geral Analisar os contratos agrícolas de uma instituição financeira identificando os pontos de controles substanciais para o gerenciamento dos riscos de perdas da carteira agrícola. 1.4.2 Objetivos Específicos � Realizar revisão bibliográfica na área de Auditoria e Auditoria Operacional; � Identificar os processos adotados pela Instituição Financeira para a elaboração da Auditoria Operacional; � Avaliar a aplicação das normas de auditoria na concessão de crédito pela instituição financeira nos contratos de empréstimos rurais; � Propor um programa de Auditoria Operacional na concessão de empréstimos rurais, bem como aplicação dos papéis de trabalho; � Elaborar o relatório de auditoria. 1.5 Justificativa Atualmente a economiado país encontra-se em expansão com o crescimento do crédito em todos os segmentos. Além disto, observa-se uma grande concorrência entre as instituições financeiras pela captação de novos clientes para ampliação de suas carteiras de crédito, com reflexos nas taxas de juros impostas pelo governo. Esta complexidade eleva a importância de que as instituições financeiras tenham mais controle e maior transparência de suas informações, principalmente na contratação de recursos, para que sejam evitados problemas que venham acarretar perdas financeiras ou degradação da sua imagem perante seus clientes por meio da descoberta de fraudes. Para a sociedade, a auditoria operacional nas instituições financeiras vem trazer maior credibilidade, maior confiança para aplicar suas “economias”, pois todos buscam rendimentos 17 e solidez, uma instituição que tem seu nome manchado por fraudes, tem sua carteira de clientes reduzida significativamente. Da mesma forma não se pode desconhecer que fraudes sistemáticas serão posteriormente incorporadas aos custos e preços dos produtos financeiros, onerando também desta forma todo o mercado. Já para a universidade e para o curso, este estudo pode servir de base para pesquisas futuras, podendo ser adaptado a outras empresas que também precisam ter um controle mais específico de seus processos. Para a acadêmica, este é o momento de aprofundar os conhecimentos em uma área da profissão contábil que esta em grande evidência, podendo esta pesquisa, ser o inicio de uma carreira na área de auditoria. 18 2 REVISÃO BIBLIOGRAFICA Neste capitulo é apresentada a pesquisa bibliográfica que aborda temas como a Contabilidade, auditoria contábil, auditoria interna, normas e procedimentos, controles internos, fraudes e erros, papéis de trabalho e relatórios de auditoria. A pesquisa realizou-se por meio de consulta em obras de diversos autores publicados, e tem por objetivo a revisão teórica, conceitos e definições para aprofundar os conhecimentos para posterior aplicação do programa de auditoria. 2.1 Contabilidade Para Franco (1992, p.19) a contabilidade é considerada “um conjunto sistematizado de preceitos e normas próprias, ela é uma ciência do grupo das ciências econômicas e administrativas”. Da mesma forma Basso (2005, p.22) relata que a contabilidade é: Como conjunto ordenado de conhecimentos, leis, princípios e métodos de evidenciação próprios, é a ciência que estuda,controla e observa o patrimônio das entidades nos seus aspectos quantitativo (monetário) e qualitativo (físico) e que, como conjunto de normas, preceitos e regras gerais, se constitui na técnica de coletar, catalogar e registrar os fatos que nele ocorrem, bem como de acumular, resumir e revelar informações de suas variações e situação, especialmente de natureza econômico-financeira. Ou seja, a contabilidade visa gerar todas as informações de que os administradores necessitam para que possam gerenciar as entidades, evitando problemas de toda ordem e também demonstrando o melhor caminho para o crescimento da mesma. 2.1.1 Finalidades, Objetivos e Campos de Atuação da Contabilidade. Para Basso (2005, p.24) “A finalidade fundamental da Contabilidade é gerar informações de ordem física, econômica e financeira sobre o patrimônio com ênfase para o controle e planejamento.” Ainda de acordo com Basso (2005) os objetivos da contabilidade são referentes ao controle do patrimônio, física e monetariamente, a apuração dos resultados decorrentes de variações patrimoniais, bem como a evidenciação da situação patrimonial, atentando para o 19 cumprimento das normas, leis e demais dispositivos a ela inerentes. E também o fornecimento de informações relativas ao patrimônio, de acordo com a necessidade dos seus usuários. Assim revela-se que a Contabilidade é o centro de controle do patrimônio e possui um vasto campo de aplicação, que Basso (2005, p 27) assim classifica: Segundo os principais campos de aplicação da Contabilidade, podemos classificá-la nos seguintes ramos: - Contabilidade Comercial; - Contabilidade Industrial; - Contabilidade Pública; - Contabilidade Bancária; - Contabilidade Rural (Agrícola ou Agropecuária); - Contabilidade de Cooperativas; - Contabilidade de Seguradoras; - Contabilidade de Construtoras; - Contabilidade Hospitalar e - Contabilidade de Condomínios, entre outros. Sendo, a geração de informações de qualidade para a tomada de decisões, uma das principais características e necessidades da contabilidade e a qualidade das informações geradas, uma importante ferramenta administrativa, tem-se um vasto campo de aplicação a ser explorado pelos profissionais da área. 2.2 Auditoria A auditoria tem sua origem na evolução do mercado e no acirramento da concorrência em busca do crescimento empresarial. Com a necessidade de expandir seus negócios os empresários precisavam captar recursos junto a terceiros, que se utilizavam principalmente de empréstimos bancários e da abertura de seu capital social para acionistas. Estes por sua vez precisavam ter conhecimento sobre a posição patrimonial e financeira e a capacidade de gerar lucros das entidades onde iriam investir, e a melhor forma de fazer esta avaliação era através das demonstrações contábeis destas entidades. Em conseqüência disto as demonstrações contábeis passaram a ter relevada importância para os aplicadores de recursos. Porem, estes aplicadores precisavam ter algumas garantias mínimas ao investir e Almeida (2010, p.4) diz que “como medida de segurança contra a possibilidade de manipulações das informações, os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstrações fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida capacidade técnica.” 20 Dada a importância da auditoria para as entidades e investidores, Franco e Marra (1992, p.22) assim a conceituam: A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas, relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes. Os exames são efetuados de acordo com as normas de auditoria usualmente aceitas e incluem os procedimentos que os auditores julgarem necessários, em cada circunstancia, para obter elementos de convicção, com o objetivo de comprovar se os registros contábeis foram executados de acordo com os princípios fundamentais e as normas de contabilidade. No entendimento de Sá (1993) a auditoria tem tal importância nas empresas, que os auditores devem sempre seguir e se orientar por normas técnicas, senão deixa de ser auditoria e passa a pertencer à outra categoria. Pois a verificação de documentos parece simples, porém, requer grande conhecimento e responsabilidade por parte do profissional que a executa. Na concepção de Gil (2000, p.13) “auditoria é a função organizacional de revisão avaliação e emissão de opinião quanto ao ciclo administrativo (planejamento/execução/ controle) em todos os momentos/ambientes das entidades.” Enquanto que Crepaldi (2002, p.29) relata que: A auditoria atualmente é um meio indispensável de confirmação da eficiência do controles e fator de maior tranqüilidade para a administração e de maior garantia para investidores, bem como para o próprio fisco, que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito, que contribui indiretamente para melhor aplicação das leis fiscais. Para Hoog (2009, apud Ramos 2011, p.45), Auditoria contábil é a certificação dos elementos da contabilidade com o exercício desociedade empresária, assegurando a credibilidade das informações das peças contábeis e a integridade do patrimônio, visando à minimização dos riscos operacionais, fiscais, societários, ambientais, trabalhistas, previdenciários, sistemático do mercado e outros, através de técnicas específicas. Por isto, a auditoria não deve ser vista pelas entidades apenas como procedimentos que precisam ser aplicados para detectar erros e fraudes e sim como instrumento de gestão, pois contribui com vários setores da mesma, trazendo qualificação aos processos. A figura a seguir mostra os passos utilizados na auditoria desde o planejamento até a conclusão: 21 Figura 1: Passos de Auditoria Fonte: Almeida (2010, p.25) Portanto, a auditoria operacional inicia pelo mapeamento e planejamento do trabalho, passando pelas fases da elaboração do programa de auditoria, baseado nos controles internos existentes, seguido da analise nos papéis de trabalho, culminando na elaboração do relatório de auditoria. 2.2.1 Objeto e Finalidade da Auditoria. A auditoria, assim como a contabilidade também tem seu objeto como sendo o patrimônio, sendo que Franco e Marra (1992, p.25) o conceituam como sendo: o conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrado, os quais compreendem registros contábeis, papéis, documentos, fichas, arquivos e anotações que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administração [...] pode ter por objeto, inclusive fatos não registrados AUDITOR PLANEJA O TRABALHO AVALIA O CONTROLE INTERNO EFETUA A REVISÃO ANALITICA EMITE O PARECER AVALIA AS EVIDÊNCIAS COLHE AS EVIDÊNCIAS EXECUTA OS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA 22 documentalmente, mas relatado por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimônio administrado, cuja informação mereça confiança. Para confirmar este conceito Basso (2005, p.94) escreve que: A auditoria, como uma técnica contábil, é um dos meios de que se utiliza a contabilidade para atingir seus fins, uma vez que o objeto de ambas é o patrimônio; a contabilidade cabe a vigilância sobre o patrimônio e suas variações e a auditoria a fiscalização dos procedimentos e registros e a certificação da confiabilidade das demonstrações e informações contábeis por ela geradas. Sobre a finalidade da auditoria, Franco e Marra (1992) tem o entendimento de que confirmando a veracidade das informações geradas, ela contribui também para dar credibilidade à contabilidade das empresas junto ao mercado e a investidores. Do mesmo modo, Basso (2005, p.93) diz que “a principal função da auditoria é a confirmação da lisura dos procedimentos administrativos, operacionais, dos registros contábeis e das conseqüentes demonstrações contábeis”. Muitos administradores só têm conhecimento da auditoria para a cobertura exclusiva de duas proteções: fiscal e fraude. Mas estes não são os objetivos básicos da auditoria e sim secundários, portanto ela não deve ser vista como um mal necessário e sim como uma ferramenta de grande valor a ser utilizada pelos gestores. A auditoria é uma das técnicas utilizadas pela contabilidade destinada a examinar a escrituração e as demonstrações contábeis, a fim de confirmar sua adequação com os princípios e normas e também servir como instrumento gerencial para gerar a confiança necessária. Auxilia ainda na indicação do melhor caminho para quem precisa expandir seu mercado e investir seu capital de forma segura. 2.2.2 Divisão da Auditoria Existem duas classes fundamentais de auditoria, quanto ao processo investigativo a auditoria geral ou sintética que se direciona as análises das peças de balanços e de suas conexões e a auditoria detalhada ou analítica que abrange o exame de todas as transações, detendo-se em todos os documentos, em todas as contas e em todos os valores fisicamente variáveis.Elas variam principalmente de acordo com o tratamento dado ao objeto da auditoria(CREPALDI, 2002). A auditoria, por ser prerrogativa profissional do bacharel em Ciências Contábeis que tenha seu registro profissional junto ao Conselho regional de Contabilidade, é dividida quanto 23 ao grau de independência e a forma de realização, gerada pela sua condição contratual e ao tipo de trabalho exercido pelo auditor responsável, em: Auditoria externa (independente) e interna (operacional), (BASSO, 2005) 2.2.2.1 Auditoria Externa Auditoria externa é aquela exercida por profissional não vinculado a empresa, ou seja, um profissional independente, contratado apenas pelo período em que será realizada a auditoria. Sobre a auditoria externa, Attie (1985, p.67) a conceitua como sendo “o exame das demonstrações financeiras, feito com o propósito de expressar uma opinião sobre a propriedade com que as mesmas apresentam a situação patrimonial e financeira de uma empresa e o resultado das operações no período em exame”. Quanto à sua realização e independência, Basso (2005, p.108) diz que é “Aquela realizada por profissional liberal autônomo ou por empresa de auditoria independente, sem vinculo de emprego, contratada para prestar um serviço especializado de auditoria permanente ou eventual”. Para Crepaldi (2002, p.46) a auditoria externa Constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão do parecer sobre a adequação com que estes representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, às mutações do Patrimônio Líquido e as origens e aplicações de recursos da entidade auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade. A auditoria externa é executada por profissional independente sem ligação com o quadro da empresa. Sua intervenção é ajustada em contrato de serviços. Os testes e indagações se espalham por onde haja necessidade de levantar questões elucidativas para conclusão do trabalho ajustado. Desse modo, não existindo vinculo empregatício com a empresa auditada, as opiniões do auditor conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas, financiadores, fornecedores e analistas, (CREPALDI, 2002). Por ser independente o profissional realiza o trabalho a sua maneira, sempre seguindo as normas de auditoria, devendo estar preparado e com vasto conhecimento na área que atuará para conseguir juntar provas conclusivas e convincentes para a elaboração de seu parecer. 24 2.2.2.2 Auditoria Interna A auditoria interna esta vinculada diretamente a entidade, pois o auditor faz parte do quadro de colaboradores da mesma, porém tal condição não deve tirar a independência do profissional. Quanto à auditoria interna Basso (2005, p.109) afirma que é: “aquela exercida geralmente, por funcionários da própria entidade em que atuam em caráter permanente.”, e que mesmo possuindo vinculo empregatício, o auditor deve agir de acordo com as normas de auditoria e de forma imparcial, de modo que esta condição não venha a interferir em suas decisões e nem na lisura das informações elaboradas. Para Crepaldi (2002, p.39) a auditoria interna Constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade [...] é executada por profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial. O objetivo da auditoria interna é auxiliar todos os membros da administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, fornecendo-lhes análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas.De acordo com o AUDIBRA - Instituto dos Auditores Internos do Brasil (2012), “a auditoria interna é uma atividade independente e objetiva de avaliação (assurance) e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização”. Por ter estas características ela funciona como instrumento de gestão e também auxilia uma organização a realizar seus objetivos a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança. A NBC TI 01(NBC T 12) da auditoria interna nos traz o conceito deque A Auditoria Interna compreende os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações, metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente, e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir à administração da entidade no cumprimento de seus objetivos. Sendo o principal objetivo da auditoria interna, assessorar a administração no desempenho de suas funções de modo eficiente, cabe a ela fornecer as informações 25 confiáveis e também as avaliações e recomendações sobre as atividades auditadas (ATTIE, 1985). O IBGC- Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (2012) traz um conceito de auditoria interna em conformidade com a governança corporativa, onde explica que: A Auditoria Interna tem a responsabilidade de monitorar e avaliar a adequação do ambiente de controles internos e das normas e procedimentos estabelecidos pela gestão. A gestão da organização e, particularmente, o diretor-presidente são diretamente beneficiados pela melhoria do ambiente de controles decorrente de uma atuação ativa da Auditoria Interna. Este órgão não deve apenas apontar irregularidades, mas perseguir a melhoria de processos e praticas a partir do aperfeiçoamento do ambiente de controles. Seu trabalho deve estar perfeitamente alinhado com a estratégia da organização. Desse modo, é possível identificar a auditoria interna como peça chave em uma organização, pois alem de prestar informações necessárias a administração, tem a função de dar transparência aos processos atuando como ferramenta de controle quanto ao cumprimento das normas estabelecidas. 2.2.2.3 Auditoria Interna x Auditoria Externa Alguns aspectos diferenciam a auditoria interna e a externa, como por exemplo, o grau de independência do profissional que a executa, o conceito, o objetivo a ênfase e a profundidade dos testes, mas mesmo assim Attie (1985, p.53) diz que De forma global, o trabalho executado pela auditoria interna é plenamente idêntico àquele executado pela auditoria externa. Ambas realizam seus trabalhos Utilizando- se das mesmas técnicas de auditoria; ambas têm sua atenção voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestões de melhorias para as deficiências encontradas, e ambas modificam a extensão de seu trabalho de acordo com as suas observações e a eficiência dos sistemas contábeis e dos controles internos existentes. Para distinguir uma da outra Franco e Marra (1992, p.174) relatam que: A auditoria externa é justamente o grau de independência que o auditor pode, e deve manter em relação à entidade auditada. Isto porque a auditoria interna geralmente não objetiva a emissão de parecer sobre as demonstrações contábeis, sendo executada mais para fins administrativos, internos, do que para a prestação de contas a terceiros. 26 A existência da auditoria interna, desde que seja confiável, passa a ser interessante para auxiliar a auditoria externa até mesmo na redução do escopo do trabalho, no sentido de que ela pode funcionar como auxiliar dos controles internos, (ATTIE, 1985) Ficam mais explícitas as diferenças entre auditoria interna e externa no quadro a seguir: Quadro 1: Diferenças entre Auditoria Externa e Auditoria Interna. Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna Sujeito Profissional Independente Auditor interno (funcionário da empresa) Ação e objetivo Exame das demonstrações financeiras Exame dos controles operacionais Finalidade Opinar sobre as demonstrações financeiras Promover Melhorias nos controles operacionais. Relatório principal Parecer Recomendações de controle interno e eficiência administrativa. Grau de independência Mais amplo Menos amplo Interessados no trabalho A empresa e o publico em geral A empresa Responsabilidade Profissional, civil e criminal Trabalhista Numero de áreas cobertas pelo exame durante um período Maior Menor Intensidade dos trabalhos Menor Maior Continuidade dos trabalhos Periódico Continuo Fonte: Crepaldi (2002, p.48) Portanto, a importância de ambas para as entidades é inegável e a existência de uma não elimina a necessidade da outra, pois o objetivo maior vem a ser de caráter preventivo. Pois irá auxiliar na tomada de decisões e não como meramente punitiva, sendo que nada impede que sejam mantidas as duas formas de auditoria e que uma complete a outra. 2.2.3 Auditoria Operacional A auditoria operacional pode ser desenvolvida tanto pela auditoria externa quanto pela interna, porém, por ser necessária uma aplicação de caráter permanente, aplica-se mais ao perfil de auditoria interna. Por ser um dos ramos da contabilidade que deriva da auditoria interna, com relevada importância para as entidades, a auditoria operacional foi assim conceituada por Sá (1993, p.458): A auditoria que visa ao exame do “desempenho administrativo” em face ao patrimônio em gestão dá-se o nome de “Auditoria operacional”. Tal ramo dentro da tecnologia amplia o campo de indagação e não se limita a rever documentos, bens e direitos, mas, basicamente, se a vida da empresa tem um curso proveitoso. 27 Para Crepaldi (2002, p.32) a auditoria operacional, consiste em revisões metódicas de programas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores público e privado, com a finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da administração estão sendo usados eficientemente e se estão sendo alcançados os objetivos operacionais. De modo mais simples, estes autores querem dizer que devem ser revisados e avaliados principalmente os controles internos, para comprovar o aproveitamento real da capacidade da entidade ou para rever e melhorar os processos com o intuito de alcançar os objetivos. Sobre a auditoria operacional Gil (2000, p.22) ensina que “o instinto de sobrevivência organizacional implica a vigência e cumprimento de boas práticas e padrões para o ambiente de hoje, porque é indicativo de possibilidade de existência futura.” O mesmo autor (2000, p.29) traz que a auditoria operacional, pode também “atuar em termos preventivos, consoante o plano anual de auditoria, ou corretivos, quando via denuncia configurada ou indícios identificados, inclusive em trabalho/projetos de auditoria, possam ocorrer situações de dolo”. Por ser realizada por pessoas de dentro da entidade, funciona como controle gerencial mediante análise da eficiência dos controles internos, através do confronto entre o desempenho real e o esperado, levando sempre, a informações para melhorias e aumento do êxito dos propósitos da entidade. 2.3 Controles Internos Antes de dar inicio aos procedimentos de auditoria o auditor deve se inteirar do funcionamento e a qualidade dos controles internos, pois será o resultado desta avaliação que determinara a extensão dos testes necessários. Na definição de Almeida (2010, p.42) controles internos são um “conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dadoscontábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios”. E quanto melhor os controles internos da organização, menor será o volume de testes que o auditor precisara aplicar, caso contrário devera ampliá-los. Neste sentido Attie (1985, p.67) explica que A avaliação do sistema de controle interno servirá de base para o auditor determinar o grau de confiança que nele possa depositar e, a partir daí, fixar a natureza e a 28 extensão dos procedimentos de auditoria a serem aplicados. Especificamente, a avaliação do controle interno permite uma seleção racional de testes. Se, após a avaliação, se decidir que o sistema existente é bom e que se pode confiar nos resultados, tende-se a reduzir a extensão dos testes. A existência de um bom sistema de controle interno aumenta a confiança do auditor quanto à exatidão dos registros contábeis e a veracidade de outros documentos e informações internas. Sobre os controles internos, Attie (1985, p.67) diz ainda que O auditor deve abranger em seu exame o plano de organização e a divisão das responsabilidades, os sistemas de autorizações, procedimentos de registros e elaboração de relatórios, a eficiência com que as normas e procedimentos estabelecidos estão sendo seguidos e os controles essenciais. Como princípios do controle interno Sá (1993, p.112) descreve: a) Existência de um plano de organização com uma adequada distribuição de responsabilidades. b) Regime de autorizações e de registros capazes de assegurar um controle contábil sobre os investimentos, financiamentos e sistema de resultados da empresa (custos e receitas), ou de metas das instituições (orçamentos). c) Zelo do elemento humano no desempenho das funções a ele atribuídas. d) Qualidade e responsabilidade do pessoal, em nível adequado. Após as constatações necessárias quanto aos controles internos, pode-se delimitar a extensão dos testes a serem aplicados para que não sejam prejudicados os objetivos finais da auditoria. Sabendo que os sistemas de controles internos, sofrem com limitações, Almeida (2010) comenta sobre as principais: • Funcionários que se associam para se apropriar de bens da empresa; • Falta de instrução dos funcionários quanto às normas internas; • Negligência na execução das tarefas diárias. Desse modo, nota-se que, é de fundamental importância a empresa implantar um sistema de controle interno e fazer a verificação periódica do mesmo, com a finalidade de apurar se as normas estão sendo seguidas e avaliar a necessidade de criar novas normas ou modificar as existentes. Estes seriam alguns dos motivos da implantação de um setor de auditoria interna, com um auditor capacitado, que possa fazer recomendações importantes para o aprimoramento e eficiência dos controles internos, alem da contratação e capacitação dos colaboradores envolvidos. 29 2.4 Fraudes e Erros Ao iniciar seus trabalhos, os auditores devem estar cientes e atentos para a possibilidade de encontrarem erros e fraudes nos registros e documentos a serem examinados. Para tal precisam estar munidos de conhecimentos quanto aos tipos de erros e fraudes que podem ser possíveis no tipo de entidade que estarão trabalhando e do funcionamento do sistema utilizado. A NBC TI 01 (NBCT 12), no que se refere a fraudes e erros, conceitua como segue: O termo “fraude” aplica-se a ato intencional de omissão e/ou manipulação de transações e operações, adulteração de documentos, registros, relatórios, informações e demonstrações contábeis, tanto em termos físicos quanto monetários. O termo “erro” aplica-se a ato não-intencional de omissão, desatenção, desconhecimento ou má interpretação de fatos na elaboração de registros, informações e demonstrações contábeis, bem como de transações e operações da entidade, tanto em termos físicos quanto monetários. Sobre erros Santi (1988, p.67) escreve que são: Incorreções involuntárias nas demonstrações financeiras e inclui os aritméticos, os de execução nos registros e elementos contábeis dos quais são extraídas as demonstrações financeiras, desvios inconscientes ou por desconhecimento na aplicação dos princípios de contabilidade, e esquecimento ou má interpretação dos fatos conhecidos na época em que as demonstrações financeiras são elaboradas. A prevenção contra erros e fraudes é de responsabilidade da administração, para evitá- los devem ser implantados controles internos eficientes e confiáveis e também instruir de maneira correta os colaboradores envolvidos nos processos. A descoberta de fraudes e erros não são os objetivos principais da auditoria, pois poderia torná-la excessivamente onerosa. 2.5 Programas de Auditoria O programa de auditoria vem a ser o roteiro a ser seguido pelo auditor para a elaboração da auditoria, deve conter os objetivos, ser amplo e permitir alterações ao longo da execução dos trabalhos e melhorar a qualidade dos serviços, como é possível verificar nas obras de diversos autores. Para Franco e Marra (1992, p.224) o programa de auditoria consiste no: 30 Plano de trabalho para exame da área especifica. Ele prevê os procedimentos que deverão ser aplicados para que se possa alcançar o resultado desejado. Deve, entretanto ser bastante amplo e flexível, para permitir alterações durante o andamento das verificações, segundo aconselham as circunstancias, isto é, a maior ou menor eficiência dos controles internos do cliente. Para que não faltem dados no final da auditoria é aconselhável que se faça um trabalho o mais abrangente possível, para não correr o risco de omitir informações relevantes. Segundo Crepaldi (2002, p.340) o programa de auditoria É o plano de trabalho a ser executado em campo. Esse planejamento deve ser executado considerando o objetivo da auditoria e as características da empresa auditada. Nele, será definido o objetivo do exame na área específica, a extensão e a profundidade do exame, os pontos de controle interno a serem revisados, os procedimentos a serem adotados, a estimativa de tempo gasto, a equipe de trabalho e outros. No planejamento do programa de auditoria, é necessário levar em considerações três pontos importantes que Basso (2005) descreve como sendo: • Determinar o que se quer: determinar os objetivos específicos que se busca ao examinar determinado objeto levando em conta o objetivo geral; • Determinar os procedimentos necessários para que tanto os objetivos gerais quanto específicos sejam alcançados; • Determinar os elementos mínimos de controle para o setor ou objeto e sua funcionalidade. São estes elementos que irão garantir um planejamento adequado, e que devem ser aliadas a outras técnicas para posterior conclusão do exame de auditoria. As técnicas utilizadas para a confirmação de informações, de acordo com Franco e Marra (1992, p.225-226) podem ser: - Confirmação externa (Circularização). - Inspeção física. - Contagem dos itens físicos. - Exame ou obtenção de comprovantes autênticos. - Revisão profunda dos critérios de avaliação e exame de sua conformidade com os princípios contábeis; -Exame de registros auxiliares e fiscais e sua repercussão nos registros contábeis principais. -Obtenção de informações de varias fontes fidedignas e cruzamento destas informações. - Conferencia de somas e cálculos. -Estudo dos métodos operacionais. -Avaliação dos controles internos. 31 Um programa de auditoria bem elaborado e que contemple todas as áreas a serem auditadas para a coleta de informações valiosas para a preparação do relatório de auditoria, é de fundamental importância para a organização e se constitui como prova da realização dos trabalhos. 2.6 Procedimentos de AuditoriaSão ferramentas técnicas das quais o auditor se utiliza, para reunir as informações necessárias e fazer as avaliações para a formação de sua opinião imparcial. Sobre os procedimentos Attie (1985, p.162) descreve que “os procedimentos de auditoria que serão utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados são vários, dependendo das circunstancias, da efetividade do controle interno e da materialidade envolvida.” Segundo o mesmo autor (1985, p.110) “são as investigações técnicas que, tomadas em conjunto, permitem a formação fundamentada da opinião do auditor sobre as demonstrações financeiras ou sobre o trabalho realizado.” A NBC T 11 – Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis que trata sobre o assunto, traz o conceito de que 11.1.2.1 – Os procedimentos de auditoria são o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas, abrangendo testes de observância e testes substantivos. 11.1.2.2 – Os testes de observância visam à obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno, estabelecidos pela administração, estão em efetivo funcionamento e cumprimento. 11.1.2.3 – Os testes substantivos visam à obtenção de evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelo sistema contábil da entidade. De acordo com Basso (2005, p.135-137) as dez técnicas de auditoria consagradas na literatura especializada são: I-Exame e contagem física ou inspeção: Consiste no exame físico do objeto, técnica utilizada para o exame de bens materiais. II- Confirmação ou investigação: Consiste em obter declarações escritas de terceiros dentro ou fora da entidade em exame, contanto que esteja capacitado a confirmar tal fato. III- Exame de documentos originais: Consiste na analise da documentação que deu origem a escrituração com fins de buscar segurança quanto a sua autenticidade. IV- Conferencia de cálculos: Trata-se de refazer os cálculos e somatórios feitos pelos colaboradores da entidade para comprovar sua exatidão, por isso é considerada como a mais simples e completa das técnicas. V- Acompanhamento Retroativo dos Procedimentos de Escrituração: Trata-se de refazer lançamentos de escrituração já contabilizados pela entidade, é semelhante a 32 conferencia dos cálculos e é útil para certificação quanto aos procedimentos adotados pela entidade auditada. VI- Investigação Minuciosa: Significa examinar um objeto profundamente em todas as dimensões, geralmente usada com fatos novos ou atípicos. VII- Inquérito: formulação de questões criteriosamente elaboradas para a obtenção de informações junto a pessoas ligadas a determinados fatos ou situações. VIII- Exame de registros auxiliares: Trata de conciliar os livros de escrituração auxiliar com os registros nos livros obrigatórios a fim de verificar os registros, fatos e elementos contabilizados. IX- Correlação de dados: Confrontação de operações e saldos de contas entre si. X- Observação: Trata da observação propriamente dita, observar tudo que acontece principalmente com as pessoas para testar o funcionamento do sistema, acompanhar os processos e procedimentos quanto a sua execução. Para Attie (1985, p.119) “o auditor deve estar atento para qual a melhor forma de obtenção das provas necessárias ao seu trabalho, captando informações consideradas validas e satisfatórias e avaliando de imediato todas as provas e informações obtidas no transcorrer de seu trabalho”. Por vezes não basta apenas aplicar uma das técnicas de auditoria para encontrar resultados satisfatórios, é preciso também investigar os fatos e unir mais de uma técnica para encontrar as respostas esperadas. 2.7 Papéis de Trabalho Para atender as normas de auditoria, os profissionais elaboram os papéis de trabalho, que podem ser elaborados manualmente ou mecanicamente com a utilização de recursos de informática, porém, o mais importante é o conteúdo dos mesmos, que devem conter o registro de todas as evidências encontradas ao longo do trabalho. São os papéis de trabalho que servirão de base para a formação do relatório de auditoria. Por isto eles devem conter os apontamentos feitos pelo auditor referentes aos documentos analisados e a descrição das provas que fundamentarão sua opinião e mesmo sendo baseados em documentos originais da entidade, eles são de propriedade do auditor (CREPALDI, 2002). De forma semelhante Sá (1993, p.167) fala da função dos papéis de trabalho dizendo que “situam-se como instrumentos de trabalho de natureza particular do auditor, como fonte de informação e como fundamento de conclusões”. A NBC TI 01 que trata dos papéis de trabalho traz o conceito de que: Constituem documentos e registros dos fatos, informações e provas, obtidos no curso da auditoria, a fim de evidenciar os exames realizados e dar suporte à sua opinião, críticas, sugestões e recomendações. 33 Os papéis de trabalho devem ter abrangência e grau de detalhes suficientes para propiciarem a compreensão do planejamento, da natureza, da oportunidade e da extensão dos procedimentos de Auditoria Interna aplicados, bem como do julgamento exercido e do suporte das conclusões alcançadas. Análises, demonstrações ou quaisquer outros documentos devem ter sua integridade verificada sempre que forem anexados aos papéis de trabalho. Os objetivos dos papéis de trabalho em auditoria, de acordo com Almeida (2010, p.67) são os seguintes: � Atenderas normas de auditoria geralmente aceitas; � Acumular as provas necessárias para suportar o parecer do auditor; � Auxiliar o auditor durante a execução de seu trabalho; � Facilitar a revisão por parte do auditor responsável, para que ele se assegure de que o serviço foi efetuado de forma correta; � Ajudar no trabalho da próxima auditoria ( um conjunto de papéis de trabalho bem preparados serve de guia na auditoria do outro exercício social, concorrendo para que ela seja conduzida de forma mais eficiente); � Representar na justiça (no caso de ser movida uma ação contra o auditor ou a firma de auditoria) as evidencia do trabalho executado. Alem de conter as informações indispensáveis para dar suporte à elaboração do relatório de auditoria, os papéis de trabalho precisam ser organizados seguindo critérios que facilitarão a identificação das mesmas, pois eles também refletem o perfil do profissional que os elabora no sentido de conhecimentos e organização. 2.7.1 Qualificação e Conteúdo dos Papéis de Trabalho Para que seja possível o perfeito aproveitamento das informações contidas nos papéis de trabalho, o profissional que os elabora deve preocupar-se em seguir alguns passos que podem garantir a qualidade dos mesmos. De acordo com Crepaldi (2002, p.261) o auditor deve levar em consideração para a elaboração dos papéis de trabalho os seguintes pontos: • Concisão: os papeis de trabalho devem ser concisos, de forma que todos entendam sem a necessidade de explicação da pessoa que os elaborou. • Objetividade: os papeis de trabalho devem ser objetivos, de forma que se entenda aonde o auditor quer chegar. • Limpeza: os papeis de trabalho devem estar limpos, de forma a não prejudicar o entendimento destes. • Lógica: os papéis de trabalho devem ser elaborados de forma lógica de raciocínio, na seqüência natural do objetivo a ser atingido. • Completos: os papéis de trabalho devem ser completos por si só. 34 Quando da elaboração dos papéis de trabalho, alguns itens devem ser anotados e observados, de acordo com Basso (2005, p.146-147) são eles: a) Alusão a revisão do sistema de controle interno: trata-se de anotar referencias e observações quanto aos testes derevisão dos itens do sistema de controles internos, relativos ao objeto da auditoria, ao qual se refere aquele papel de trabalho (PTA). b) Referencia à relevância e relatividade do objeto de exame: determinação precisa da materialidade do objeto de exame, sua importância relativa e os riscos que se pode incorrer na determinação das amostras a serem examinadas: c) Escopo do trabalho: abrangência e delimitação do objeto de exame e determinação dos procedimentos específicos de investigação e analise, em consonância com a revisão dos controles internos e a materialidade do objeto de exame; d) Determinação do objeto de o exame: determinação do que se esta propondo a determinar, provar ou conseguir com o exame em referencia; e) Planejamento do trabalho: Conhecimento prévio das operações e extensão dos detalhes a serem evidenciados sobre o objeto de exame; f) Informações e fatos materiais: Colocação adequada das informações e dos fatos materiais obtidos sobre o objeto de exame, no decorrer dos trabalhos de auditoria; g) Fontes das informações obtidas: indicação da fonte de obtenção das informações transcritas para o papel de trabalho; h) Julgamento profissional: conclusões, esclarecimentos e/ou recomendações quanto ao objeto de exame e sua adequacidade diante dos objetivos inicialmente expostos. Quanto às informações, deve-se observar para que os papéis de trabalho contenham algumas consideradas essências para a sua devida identificação. Como exemplo, pode-se citar a assinatura do responsável pela execução do trabalho, a fim de que se possa limitar a responsabilidade e também a assinatura do contador, do supervisor, dos assistentes e dos conferentes. Deve ainda, individualizar sempre o cliente, o objeto, o período e o numero de controle e outros dados práticos que possam ser necessários para uma fácil identificação. (SÁ, 1993) E quanto à forma de distribuir estas informações nos papéis de trabalho, Basso (2005, p.150) a estrutura da maneira que segue: a) Cabeçalho- na parte superior do papel de trabalho, aparece um campo destinado a sua identificação, contendo: - denominação da empresa auditada; - codificação do papel de trabalho; - objeto do exame; - objetivo do exame; b) Corpo- espaço destinado às anotações das informações coletadas nos exames realizados e as conclusões e recomendações do auditor, dividido em dois momentos: - discriminação das informações; - conclusões e recomendações do auditor. c) Fecho- na parte inferior do papel de trabalhos, fechando-o é anotado: - o nome do auditor que preparou o papel de trabalho, a data da elaboração e sua rubrica; 35 - o nome do auditor que revisou o papel de trabalho, a data da revisão e sua rubrica. A elaboração dos papéis de trabalho seguindo os padrões recomendados torna mais fácil e dinâmica as leituras dos mesmos para a elaboração dos relatórios finais, alem, de servir como comprovação da elaboração dos trabalhos, ou ainda para fazer prova para anos posteriores, onde outros auditores possam contestar os relatórios. E para isso devem sempre ser objeto de revisão que será efetuada em três etapas, sendo que a primeira e a segunda devem ser mais detalhistas, ou seja, revisar um a um todos os papéis de trabalho e a terceira poderá ser de forma mais ampla. 2.7.2 Tipos de Papéis de Trabalho Os papéis de trabalho são divididos em: correntes e permanentes. A diferença entre eles é que os papéis de trabalho correntes são os utilizados na auditoria em curso e os de caráter permanente são os utilizados em mais de uma auditoria, ou seja, serão utilizados em outros exercícios sociais. Alguns tipos de papéis de trabalho se tornam comuns, não pela sua forma e sim pelo seu conteúdo, e os mais comuns citados por Basso (2005) são: � Programa de auditoria- Inicialmente deve-se elaborar um plano de trabalho que se constituirá no primeiro papel de trabalho e que deve conter as orientações necessárias para a busca das provas de auditoria; � Balancete de trabalho- é conhecido como balancete do razão geral, é base fundamental nos papéis de trabalho de auditoria contábil, servira de base também para o relatório final. Deve possuir alguns elementos básicos: - relação das contas apresentadas pela entidade, ano anterior e atual; - coluna para anotação de referencias; - coluna de débito e crédito para anotação de valores de ajustes de saldos; - coluna de débito e crédito para anotações de saldos ajustados para elaboração das demonstrações contábeis ajustadas pela auditoria. � Análise de contas- Adequado para anotar informações extraídas do exame das contas do razão. 36 � Lançamentos de ajustes ou reclassificações- papel de trabalho destinado a reunir todos os lançamentos de ajustes ou reclassificações recomendados pelo auditor para a elaboração de demonstrações contábeis de modo a estarem de acordo com a realidade da organização e em conformidade com as normas. � Conciliação- destinado a registrar informações de conciliação entre as contas contábeis internas da entidade com contas externas, a fim de confirmar a legitimidade dos registros internos da entidade. � Memorando- em geral tem o formato de um simples relatório descritivo, pois tem por finalidade relatar acontecimentos acompanhados pelo auditor e também procedimentos descritivos de contratos. � Pontos de recomendação- pouco complexo, destinado a anotação de falhas e irregularidades e que mereçam comunicação formal à entidade auditada. O auditor pode se utilizar ainda de outros tipos de papéis de trabalho que possam ter relevada importância para a elaboração de seu parecer ou que possam servir de comprovação tanto da elaboração do trabalho quanto das constatações do auditor. 2.8 Relatórios de Auditoria O relatório de auditoria vem a ser as conclusões do auditor em relação ao trabalho realizado. Quanto aos relatórios de auditoria, Sá (1993, p.451) diz que “é a peça técnica que tem por objetivo informar o resultado dos trabalhos executados de acordo com o programa planejado [... e] que deve abranger a todos os itens da programação”. A NBC T 01 trata do relatório de auditoria interna como sendo o documento pelo qual a Auditoria Interna apresenta o resultado dos seus trabalhos, devendo ser redigido com objetividade e imparcialidade, de forma a expressar, claramente, suas conclusões, recomendações e providências a serem tomadas pela administração da entidade. Por não possuírem um padrão específico, os auditores elaboram os relatórios de acordo com seus próprios critérios, recomenda-se, portanto que sejam sempre com informações relevantes e que sigam alguns requisitos citados por Sá (1993, p.453) como importantes: a) clareza; b) abrangência (sem nada excluir); 37 c) precisão (ser inequívoco); d) conclusão; e) técnica; f) descrição; g) objetividade. O relatório deve conter ainda, avaliações precisas dos fatos verificados, com a recomendação das mudanças necessárias para as irregularidades apuradas, estabelecendo controles para saná-las. Deve ainda, ser objetivo e oportuno para que a administração possa tomá-lo por base para as decisões administrativas (Silva et al, 1995). Por não haver modelos padronizados de relatório, é importante que o mesmo, seguindo os critérios expostos, responda as questões pretendidas pelos usuários das informações. Pois o mesmo vem a ser o produto final do trabalho do auditor e deve ser entendido não só pelo auditor, mas também pelos usuários das informações nele contidas. 2.9 Parecer de Auditoria O parecer de auditoria tem sua origem no relatório de auditoria, que dispõe de todas as informações sobre a realização do trabalho e que serve de base para que o profissional avaliea real situação da entidade. No entendimento de Almeida (2010) é recomendação do IBRACOM a utilização do termo parecer e devem ser evitadas expressões como: certificado ou atestado. O parecer deve ser direcionado apenas a diretoria, ao conselho de administração ou aos acionistas, devendo constar a mesma data do encerramento da auditoria e ser assinado pelo profissional responsável que no caso de companhias abertas deve ter registro profissional na CVM. Através do parecer de auditoria que o auditor expressa sua opinião, ele é normalmente dividido em dois parágrafos, um onde determina os exames realizados e a forma como foi conduzido o trabalho e outro com a opinião do auditor (ATTIE, 1985). Para melhor explicar cada um deles Almeida (2010, p.418) assim os descreve: - parágrafo referente à identificação das demonstrações contábeis e a definição das responsabilidades da administração e dos auditores; - parágrafo referente à extensão dos trabalhos; - parágrafo referente à opinião sobre as demonstrações contábeis. São quatro os tipos de parecer que podem ser emitidos pelo auditor, quais sejam: 38 • Parecer sem ressalva: Conforme Attie (1985, p.45) O parecer sem ressalva é emitido quando as demonstrações financeiras da empresa examinadas pelo auditor representam adequadamente a posição patrimonial e financeira e o resultado das operações de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos aplicados em bases uniformes. • Parecer com ressalva: o autor citado anteriormente diz que É emitido quando um ou mais de um valor nas demonstrações financeiras não refletem adequadamente a posição correta, de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos, ou quando o auditor não consegue obter evidências adequadas que permitam a comprovação destes valores. Se o auditor pretende emitir o parecer com ressalva, o parágrafo de opinião precisa ser modificado de maneira a deixar clara a natureza da ressalva. • Parecer Adverso: de acordo com a resolução 820/97 que aprova a NBC T 11 11.3.5.1 – No parecer adverso, o auditor emite opinião de que as demonstrações contábeis não estão adequadamente representadas, nas datas e períodos indicados, de acordo com as disposições contidas no item 11.1.1.1. 11.3.5.2 – O auditor deve emitir parecer adverso quando verificar que as demonstrações contábeis estão incorretas ou incompletas, em tal magnitude que impossibilite a emissão do parecer com ressalva. • Parecer com abstenção de opinião: conforme a NBC T 11 11.3.6.1 – O parecer com a abstenção de opinião é aquele em que o auditor deixa de emitir opinião sobre as demonstrações contábeis, por não ter obtido comprovação suficiente para fundamentá-la. 11.3.6.2 – A abstenção de opinião em relação às demonstrações contábeis tomadas em conjunto não elimina a responsabilidade do auditor de mencionar, no parecer, qualquer desvio relevante que possa influenciar a decisão do usuário dessas demonstrações. Na emissão do parecer de auditoria, o profissional expressa a sua opinião quanto ao cumprimento das normas e práticas contábeis adequadas por parte da entidade auditada, e deve expressar de forma clara e objetiva se concorda com os critérios estabelecidos para sua elaboração após avaliá-los. O profissional deve observar ainda, o padrão exigido pela NBC-T-11 que dispõe sobre a forma e critérios para a elaboração do parecer e quanto ao conteúdo de seus parágrafos. 39 2.10 Legislações Aplicadas à Auditoria As Normas brasileiras de auditoria são regras ditadas pelos órgãos reguladores da profissão contábil do Brasil e tem por objetivo a regulação da profissão e atividades bem como, estabelecer diretrizes a serem seguidas pelos profissionais no desenvolver de seus trabalhos. As normas atualmente em vigor no Brasil são emitidas em conjunto pelo CFC, IBRACON, Banco Central do Brasil, a CVM e a Superintendência de Seguros Privados. No âmbito internacional, a Federação Internacional de Contadores (IFAC) também emite pronunciamentos através da Comissão de Normas Internacionais de Auditoria, as quais contêm orientações aos países-membros daquele órgão. 2.10.1 NBC– Normas Brasileiras de Contabilidade Gerais e Aquelas Aplicadas a Auditoria A Resolução do CFC nº 1.328 de 2011 dispõe sobre a estrutura das Normas Brasileiras de Contabilidade, sendo que estas devem seguir os mesmos padrões de elaboração e estilo utilizados nas normas internacionais. Podem ser profissionais ou técnicas, sendo que as Normas Brasileiras de Contabilidade Profissionais se estruturam conforme segue: I – Geral – NBC PG – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas indistintamente a todos os profissionais de Contabilidade; II – do Auditor Independente – NBC PA – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas, especificamente, aos contadores que atuam como auditores independentes; III – do Auditor Interno – NBC PI – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas especificamente aos contadores que atuam como auditores internos; IV – do Perito – NBC PP – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas especificamente aos contadores que atuam como peritos contábeis. Já as Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas se estruturam da seguinte forma: I – Geral – NBC TG – são as Normas Brasileiras de Contabilidade convergentes com as normas internacionais emitidas pelo International Accounting Standards Board (IASB); e as Normas Brasileiras de Contabilidade editadas por necessidades locais, sem equivalentes internacionais; II – do Setor Público – NBC TSP – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas ao Setor Público, convergentes com as Normas Internacionais de Contabilidade para o Setor Público, emitidas pela International Federation of 40 Accountants (IFAC); e as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas ao Setor Público editado por necessidades locais, sem equivalentes internacionais; III – de Auditoria Independente de Informação Contábil Histórica – NBC TA – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas à Auditoria convergentes com as Normas Internacionais de Auditoria Independente emitidas pela IFAC; IV – de Revisão de Informação Contábil Histórica – NBC TR – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas à Revisão convergentes com as Normas Internacionais de Revisão emitidas pela IFAC; V – de Asseguração de Informação Não Histórica – NBC TO – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas à Asseguração convergentes com as Normas Internacionais de Asseguração emitidas pela IFAC; VI – de Serviço Correlato – NBC TSC – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas aos Serviços Correlatos convergentes com as Normas Internacionais para Serviços Correlatos emitidas pela IFAC; VII – de Auditoria Interna – NBC TI – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicáveis aos trabalhos de Auditoria Interna; VIII – de Perícia – NBC TP – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicáveis aos trabalhos de Perícia; IX – de Auditoria Governamental – NBC TAG – são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas à Auditoria Governamental convergentes com as Normas Internacionais de Auditoria Governamental emitidas pela Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Parágrafo único. As normas de que trata o inciso I do caput são segregadas sem: a) Normas completas que compreendem as normas editadas pelo CFC a partir dos documentos emitidos pelo CPC que estão convergentes com as normas do IASB, numeradas de 00 a 999; b) Normas simplificadas para PMEs que compreendem a norma de PME editada pelo CFC a partir do documento emitido pelo IASB, bem como asITs e os CTs editados pelo CFC sobre o assunto,
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