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Gestão e Mapeamento de Processos
questão 1/5
“No geral, as organizações são estruturadas em áreas funcionais, ou seja, sob uma forma de departamentalização que permite que todas as atividades necessárias à realização das tarefas organizacionais sejam divididas com base nas especialidades requeridas para executá-las e distribuí-las às respectivas áreas funcionais ou aos departamentos por competência”.
FONTE: STADLER, A.; MUNHOZ (org.), A. S.; GUERREIRO, K. M. S.; FERREIRA, P. R. Gestão de processos com suporte em tecnologia da informação. Curitiba:  Intersaberes, Coleção Gestão Empresarial, v. 6, 2013, pg. 14.
 
A partir da definição da gestão funcional, ainda muito utilizada em algumas organizações, discorra um texto dissertativo apresentando as características da Gestão por processo e da Gestão funcional. Cite suas principais as vantagens e desvantagens.
	Resp. Espera-se que o aluno consiga enumerar as seguintes características, vantagens e desvantagens:
Características:
Gestão funcional: não tem a visualização completa de todas as atividades; os setores são agrupados por semelhança de atividades e falta agilidade no fluxo de trabalho de um departamento para o outro.
Gestão de processo: as pessoas trabalham em um processo voltado para o cliente e não apenas nas suas funções e os processos permeiam os departamentos.
 
Vantagens:
Gestão de processo: ações voltadas para atividades que agregam valor e foco no cliente.
Desvantagem: dificuldade de implantação em função dos níveis hierárquicos. 
Questão 2/5
“O mapeamento é uma ferramenta utilizada para representar as atividades dos processos existentes na empresa, bem como dos processos propostos”.
FONTE: STADLER, A.; MUNHOZ (org.), A. S.; GUERREIRO, K. M. S.; FERREIRA, P. R. Gestão de processos com suporte em tecnologia da informação. Curitiba:  Intersaberes, Coleção Gestão Empresarial, v. 6, 2013.
 
Discorra um texto, a partir do estudo do mapeamento de processos, explicando como ele é construído e enumerando as vantagens de se utilizá-lo.
Resp. Espera-se que o aluno saiba que o mapeamento de processos permite visualizar e analisa as relações entre departamentos, atividades, fluxos (de informação, de trabalho, de recurso) e o impacto das mudanças propostas.
Ademais, o mapeamento é construído em informações coletadas com os funcionários pela equipe da APE, por meio de entrevistas e questionários, considerando todas as atividades da empresa.
Além disso, processos mal mapeados podem gerar perdas às empresas, como a compra de softwares para gestão de processos que podem não funcionar na prática da empresa.
Questão 3/5
“Preocupada em oferecer uma interface transparente na aprovação de projetos de engenharia, desburocratizando a máquina, a Prefeitura Municipal de Cuiabá, capital do Estado de Mato Grosso, adotou o Colaborativo, uma tecnologia de colaboração em nuvem para realizar a gestão de todos os trâmites internos de aprovação e comunicação dos processos de construção com os munícipes e interessados. Após um ano de uso da solução, a Prefeitura já registra o aumento de 50% na aprovação dos projetos.
Com os dados cadastrados, através da tecnologia de workflow, o sistema distribui automaticamente as atividades aos fiscais, analistas e coordenadores até a liberação e assinatura do alvará. Com esta mesma tecnologia, a Prefeitura Municipal de Cuiabá pode registrar os requisitos não atendidos, guias de pagamento e devolver o processo ao interessado através dos recursos de colaboração existentes no sistema”.
Fonte: <http://ipnews.com.br/prefeitura-de-cuiaba-otimiza-projetos-de-construcao-com-ferramenta-digita/> acesso em 23 jul. 2016
 
A partir do texto acima, elabore um texto dissertativo elencando o conceito e a utilidade do workflow. No caso da notícia, qual foi o ganho da adoção deste tipo de tecnologia?
Resp. Espera-se que o aluno saiba o que é workflow: é um meio de visualização, análise e melhoria de processos por intermédio da automação destes mediante o uso de ferramentas específicas. Por ser automatizado, o workflow auxiliou na desburocratização da máquina pública na cidade de Cuiabá, além de reduzir o tempo da aprovação dos projetos.
Resposta:Workflow é um meio de visualização, analise e melhoria de processos por intermédio da automação destes mediante o uso de ferramentas especificas. Sua utilidade é o roteamento do trabalho, o gerenciamento de procedimentos, a distribuição do trabalho, o monitoramento e o controle, a notificação, a priorização de tarefas e a geração de dados estratégicos. No exemplo apontado, o workflow permitiu que as informações e projetos chegassem de forma mais clara e objetiva aos que eram de interesse, agilizando assim as analises e aprovação.
Questão 4/5
O ciclo de vida dos processos passa pelas fases de descoberta, passando pela implementação, execução até a fase de otimização. Essas fases citadas são apenas algumas das oito existentes num ciclo de vida de um processo, sendo que a ordem é sequencial no ciclo e está relacionada ao PDCA – (Plan, Do, check e Act).
 
Elabore um texto dissertativo explicando estas etapas do PDCA e sua importância na gestão dos processos
Resp. Espera-se que o aluno saiba o que é o PDCA, da tradução direta é planejar, fazer, verificar e agir. Ou seja, o ciclo começa do planejamento de um projeto, é executado e implantado. E, por fim, há as atividades de monitoramento e controle, além da análise dos resultados para orientar possíveis ações corretivas.
Esse sequenciamento é importante uma vez que apenas o mapeamento dos processos não garante o resultado esperado do processo e o aproveitamento de todos os benefícios da abordagem da gestão por processos.
Questão 5/5
Os benefícios da gestão de processos não são garantidos apenas pelo mapeamento e pela identificação dos processos, pois é necessário o gerenciamento de todo o ciclo de vida do processo para que os resultados esperados continuem ocorrendo.
A solução BPM está relacionada a oito atividades que fazem parte do ciclo de vida do processo. Discorra um texto dissertativo, enumerando essas oito atividades e a importância de cada uma delas para o ciclo de vida dos processos.
Resp. Espera-se que o aluno saiba as atividades: descoberta, projeto, implantação, execução, interação, monitoramento e controle, análise e otimização. A fase da descoberta ocorre a identificação dos processos existentes, passando pela fase de projeto que é a modelagem e reestruturação do processo. A fase de implantação visa colocar no ambiente da empresa os processos inicialmente identificados e reestruturados. Na execução, os processos são executados e armazenados de modo que o cliente final não perceba esses detalhes técnicos. A interação permite ao usuário realizações de modificações, quando necessário. No monitoramento e controle há intervenções para a continuidade do processo. E, por fim, ocorre a análise que mede o desempenho dos processos e a otimização que possibilita a melhoria contínua dos processos.
Essas atividades são inerentes ao mapeamento do processo, de forma que não apenas o mapeamento é importante, mas toda as fases de execução e implantação, além das fases de análise, monitoramento e otimização que visam a melhoria contínua dos processos.