ebook otimizar processo comercial

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O GUIA 
DEFINITIVO 
PARA OTIMIZAR 
SEU PROCESSO 
COMERCIAL
3 Introdução 
5 Entenda a importância de controlar o processo de vendas
14 Aprenda como controlar seu processo de vendas 
23 Saiba como a união entre vendas e a área de TI pode valorizar o seu serviço 
26 Conclusão 
28 Sobre a Procedo
INTRODUÇÃO
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INTRODUÇÃO
Um estudo da Havard Business Review de 2015 revelou que 51% das organizações com alta performance 
de vendas tinham processos comerciais otimizados. Esse estudo, porém, só reforça o óbvio para a grande 
maioria dos gestores: é preciso ter um processo bem estruturado para a condução da venda e gestão 
do relacionamento com o cliente.
O grande desafio está na estruturação dos processos, que devem ser versáteis o suficiente para 
que todo cliente possa ter um relacionamento totalmente customizado e de acordo com suas 
necessidades. Outros elementos também são fundamentais para o sucesso da gestão comercial, 
como o engajamento dos funcionários e compatibilidade com a estratégia do negócio.
É possível lidar com todas essas variáveis, transformá-las em oportunidades e ter o completo domínio da 
jornada comercial?
Nós, da Procedo, acreditamos que sim. Nesse e-book trazemos um guia definitivo para a sistematização 
das etapas comerciais, da prospecção ao pós-venda. Boa leitura!
ENTENDA A 
IMPORTÂNCIA DE 
CONTROLAR O 
PROCESSO DE 
VENDAS
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O ponto inicial dessa discussão 
certamente é o que pode ser 
entendido como processo de vendas. 
Com as particularidades que cada 
mercado tem, é difícil traçar um 
limite rígido entre a venda e a 
execução do negócio ou projeto. 
Na verdade, o sucesso do negócio 
está justamente na sintonia entre 
prospecção, vendas, execução e 
gestão pós-venda.
ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE CONTROLAR O PROCESSO DE VENDAS
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ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE CONTROLAR O PROCESSO DE VENDAS
O senso comum compreende que tal processo engloba a prospecção, negociação e efetivação 
da venda, mas empresas com foco no sucesso do cliente enxergam a continuidade do ciclo, 
considerando também o projeto e a gestão pós-venda. Considerando então que cada empresa 
terá sua jornada específica, quais os impactos do controle eficiente das etapas comerciais?
PREVISIBILIDADE FINANCEIRA
Na medida em que uma empresa adota uma gestão eficiente de seus processos, é possível identificar 
futuros desdobramentos dos negócios e, por consequência, a previsão de suas contribuições 
nos resultados da empresa. A previsão financeira permite que o gestor possa criar cenários de 
investimentos e a evolução do negócio.
Além disso, esses dados também podem apontar se a performance comercial está atendendo às 
expectativas e metas estipuladas. Se estiverem com resultados inferiores ao esperado, decisões 
corretivas podem ser tomadas com antecedência.
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GESTÃO EFICIENTE DE 
ESTOQUE E INFRAESTRUTURA
Vendedores estão a todo momento 
gerindo seus contatos para 
conquistar novas vendas, mas uma 
parte essencial dessa relação é 
cumprir a promessa do negócio. 
Fechar a venda e não entregar 
o serviço ou produto a tempo é 
uma falha enorme. Na verdade, a 
estratégia de surpreender clientes 
tem feito com que várias empresas 
antecipem suas entregas.
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ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE CONTROLAR O PROCESSO DE VENDAS
Com o controle da jornada comercial, a gestão de estoque será muito mais precisa. 
Acompanhando a evolução de negociações simultâneas, o gerente da área poderá gerenciar 
prazos para novas aquisições, negociar volumes maiores e ter um estoque de segurança 
reduzido. Todas essas medidas reduzem os custos do negócio.
Gestores de TI também veem um resultado prático dessa sistematização comercial, pois, com a 
necessidade de eventuais expansões de infraestrutura, podem indicar a viabilidade imediata do negócio 
ou auxiliar na projeção do prazo de execução.
É o caso de uma empresa de call center terceirizado. A área de projetos, em conjunto com o TI, precisa 
mapear necessidades de infraestrutura local e acionar os demais setores, como recursos humanos e 
compras, por exemplo, para estimar o tempo necessário para ativar um call center. 
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ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE CONTROLAR O PROCESSO DE VENDAS
FORTALECIMENTO DO RELACIONAMENTO COM O CLIENTE
É comum que a área comercial trabalhe com carteiras de clientes em que cada vendedor gerencia o 
relacionamento exclusivamente de um grupo de contatos. Isso contribui muito para o estreitamento de 
laços comerciais.
Mas eventualmente imprevistos acontecem e o processo de vendas não pode ser comprometido para 
exclusividade da gestão.
Nesse sentido, um software que possibilite a gestão de acessos e permissões garante que outros 
funcionários não só consigam acessar determinado trâmite, como também tenham familiaridade 
com os registros e a forma como foram sistematizados.
Dessa maneira, todos os colaboradores arrolados em um projeto podem acessar e prestar qualquer 
esclarecimento ou dar continuidade ao processo analisando as etapas que já foram percorridas do 
negócio, quais atividades estão em atraso, etc.
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ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE CONTROLAR O PROCESSO DE VENDAS
OTIMIZAÇÃO DO TEMPO
A criação de etapas comerciais tem duas 
críticas recorrentes: que elas tornam o 
processo mais burocrático e que tratam 
todos os clientes da mesma maneira.
É compreensível a existência desse 
posicionamento quando a jornada é feita 
sem o apoio de um sistema operacional, 
pois, dessa maneira, a relação entre 
setores é demorada e cheia de ruídos.
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ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE CONTROLAR O PROCESSO DE VENDAS
Os processos gerenciados em um 
sistema solucionam justamente 
essas questões. Ainda que existam 
etapas bem desenhadas, as 
atividades a serem executadas 
dentro delas serão de acordo com a 
necessidade de cada cliente.
Uma empresa multinacional, por 
exemplo, tem regras específicas para 
o deslocamento de seus funcionários. 
Se, para a continuidade de uma 
negociação, a consulta e o aval da 
matriz da empresa seja necessária, 
essa atividade pode ser incluída sem 
dificuldades no sistema.
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ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE CONTROLAR O PROCESSO DE VENDAS
INTEGRAÇÃO DE COLABORADORES 
ENVOLVIDOS EM UM PROJETO
Outro benefício claro da otimização das etapas comerciais 
é a integração e o engajamento de funcionários de 
diferentes setores para o sucesso do negócio.
Uma vez que sejam estipuladas equipes multifuncionais 
e multisetoriais para acompanhar e contribuir para a 
realização de novos negócios, o comprometimento e a 
integração será mais evidente.
Além disso, essa conexão também favorece a troca 
de conhecimento e fortalece a retenção de talentos 
profissionais, o que, por consequência, aumenta a 
qualidade dos serviços.
APRENDA COMO 
CONTROLAR 
SEU PROCESSO 
 DE VENDAS
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APRENDA COMO CONTROLAR SEU PROCESSO DE VENDAS
Para colher todos os benefícios citados no 
tópico anterior e considerando o objetivo 
desse e-book, o processo de vendas precisa 
ser bem elaborado.
É necessário fazer o mapeamento do 
processo atual, pois ele permitirá criar 
uma base para o modelo otimizado.
Depois de eliminar etapas desnecessárias, 
novos conceitos devem ser enraizados no 
processo, como:
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APRENDA COMO CONTROLAR SEU PROCESSO DE VENDAS
TUDO A SEU TEMPO
Processos não são criados para pressionar os clientes e sim para direcionar o relacionamento com eles.
Para criar uma proposta comercial, por exemplo, é preciso fazer um levantamento das necessidades 
do cliente. Essa etapa pode depender de uma visita às suas dependências, cotação de preços de 
equipamentos, escolha de fornecedores, etc.
A dificuldade do cliente em receber a equipe não deve ser tratada com insistência, mas 
apresentandooutras soluções que a empresa pode oferecer, como a disponibilidade para 
reuniões fora do horário comercial ou aumentar a equipe de análise, por exemplo.
Tudo deve ser feito no tempo do contrante, mas a organização de processos auxilia a empresa a 
identificar soluções que podem ajustar à realidade dele.
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APRENDA COMO CONTROLAR SEU PROCESSO DE VENDAS
NÃO PERCA O FIO DA MEADA
Existem vários momentos cruciais da jornada de compra, 
como o envio de uma proposta de negócio e o kick off, 
nome comumente dado para início da operação.
O que acontece em alguns casos é que a empresa não 
administra suas interações nesses momentos, perde 
a conexão e deixa que o cliente gradualmente perca o 
interesse no negócio.
Se no primeiro conceito a ideia é gerenciar de acordo 
com o tempo do cliente, nesse o objetivo é demonstrar 
interesse em fazer o negócio, mostrar-se apto e 
interessado na parceria e não somente em bater metas 
de vendas ofertando indiscriminadamente.
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APRENDA COMO CONTROLAR SEU PROCESSO DE VENDAS
EVITE ETAPAS ENGESSADAS 
NO PROCESSO DE VENDAS
Nesse e-book mencionamos o exemplo 
das necessidades de uma multinacional 
para aprovar contratos de deslocamento de 
seus funcionários, e essas particularidades 
fazem parte da rotina de cada cliente.
Ter em mente que é preciso se adaptar à 
empresa contratante — e não o contrário 
— é fundamental. Processos de vendas 
engessados, por mais que sejam para 
controle interno, acabam transmitindo 
ao cliente que a empresa não consegue 
atender suas demandas.
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APRENDA COMO CONTROLAR SEU PROCESSO DE VENDAS
DEIXE AS ESTRATÉGIAS COMERCIAIS CLARAS
Essa é uma das vantagens de se investir na otimização 
do processo comercial, pois as estratégias comerciais do 
negócio ficam muito mais claras para a equipe.
Se a estratégia comercial é reforçar seus serviços de 
consultoria, as etapas da jornada de compra devem valorizar 
esse tipo de atuação.
Assim, aqueles que estiverem buscando novas prospecções 
irão mirar em potenciais clientes que estejam precisando 
desse tipo de serviço, a apresentação e negociação de um 
pacote evidenciará os benefícios da consultoria, assim como 
todo o processo de consultoria terá maior ênfase para que 
os resultados sejam facilmente percebidos.
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APRENDA COMO CONTROLAR SEU PROCESSO DE VENDAS
NÃO SE PRECIPITE
Especialmente quando o representante comercial identifica uma completa sintonia entre oferta e 
necessidade, ele pode acabar tomando atitudes apressadas, queimando etapas importantes 
da negociação.
Isso torna o processo frágil, pois é preciso lembrar que outros elementos influenciam nas escolhas dos 
compradores, como situação do mercado e orçamento. 
A solução pode ser ideal, mas as condições de negócio não. Ao queimar tais etapas que 
colocam os elementos de escolha do cliente em cheque, a empresa está dando continuidade 
a um projeto que não será concluído, perdendo tempo e esforço de venda — além de futuras 
chances de negócio.
A precipitação normalmente é do vendedor, e, nesse ponto, o processo comercial deve inibir sua 
impaciência, lembrando mais uma vez que o tempo do cliente deve ser respeitado.
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APRENDA COMO CONTROLAR SEU PROCESSO DE VENDAS
TENHA CONSCIÊNCIA DO PODER DO CLIENTE
O processo de vendas e o representante comercial 
devem ser instrumentos para que o cliente descubra 
se a empresa satisfaz suas necessidades ou não. O 
poder é dele.
Não importa o esforço feito para satisfazer o 
comprador — que, muitas vezes, pode ser visto como 
bajulação —, é o cliente que tomará a decisão se o 
produto ou serviço é bom ou não para ele.
Essa consciência evidencia que o importante não são 
os argumentos e a simpatia do vendedor, mas sua 
capacidade de acompanhar o processo decisório e a 
posterior gestão do relacionamento.
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APRENDA COMO CONTROLAR SEU PROCESSO DE VENDAS
NÃO SUBESTIME OS INTERMEDIÁRIOS
Em grandes empresas, nem sempre é o diretor ou o 
gerente de compras quem toma todas as decisões: 
existem diversos influenciadores e intermediários que 
podem ser cruciais para a venda.
Um software para gestão de companhia aérea, por 
exemplo, pode ter módulos que alcancem desde a área 
de manutenção de aeronaves até a área comercial, com 
controle de tarifas e vendas de passagens.
Focar os esforços de vendas apenas no diretor ou 
gerente de compras pode ser uma estratégia ruim 
quando o mecânico-chefe e o gerente comercial são as 
autoridades no assunto, por exemplo.
SAIBA COMO A 
UNIÃO ENTRE 
VENDAS E A 
ÁREA DE TI PODE 
VALORIZAR O 
SEU SERVIÇO
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SAIBA COMO A UNIÃO ENTRE VENDAS E A ÁREA DE TI PODE VALORIZAR O SEU SERVIÇO
O mundo corporativo de hoje é alimentado diariamente de novas tecnologias e inovações, então é natural 
que os processos e serviços também precisem ser eficientes.
Mas como obter exatidão quando estamos falando de humanos passíveis de erros e de comportamentos 
diversos? Buscando sinergia entre os colaboradores dos diversos setores.
A estratégia de um negócio deve fomentar ações orgânicas entre setores, e a relação da área comercial e 
de Tecnologia da Informação é um dos exemplos mais evidentes disso.
Ao conquistar um novo cliente, a área comercial identifica suas particularidades e precisa transmitir 
essa informação com exatidão para a área de TI, que dará prosseguimento ao projeto.
Ou seja, o comercial traduz as necessidades dos clientes no levantamento técnico para a área de 
TI, que, por sua vez, analisa e oferece adequações que serão apresentadas novamente pela área 
comercial na etapa seguinte.
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SAIBA COMO A UNIÃO ENTRE VENDAS E A ÁREA DE TI PODE VALORIZAR O SEU SERVIÇO
Depois que um negócio é 
fechado, o vendedor continua 
acompanhando todo o processo 
conduzido pela área de TI, 
dando suporte e solucionando 
dúvidas do cliente sempre 
que necessário.
Para que tudo isso aconteça 
de forma fluida e bem-
sucedida, as áreas devem 
ter uma sinergia que facilite 
a troca de conhecimento, 
o comprometimento com 
o sucesso do cliente e os 
resultados da empresa.
CONCLUSÃO
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CONCLUSÃO
A palavra otimização e o termo aumento da produtividade sempre são mencionados em estudos e 
estratégias de gestão comercial, não é mesmo?
O aumento da produtividade, porém, não implica necessariamente em expansões estruturais — embora 
eventualmente elas sejam necessárias e bem-vindas. Ele pode significar também produzir melhor com 
os recursos atuais, o que é perfeito para falar em otimização e alta performance.
Investir na otimização do processo comercial da empresa é a solução mais clara quando a 
intenção é fazer mais e melhor por seus clientes. Na medida em que torna o processo mais 
produtivo, também potencializa a qualidade dos serviços prestados.
E é exatamente esse o resultado que esperamos que sua empresa conquiste usando algumas das ideias 
apresentadas neste e-book!
INTRODUÇÃO
Ética, sinceridade e respeito. Com esses três 
pilares a Procedo oferece a seus clientes um 
software que tem como objetivo fazer com que o 
setor comercial venda sonhos e a área de serviços 
os execute.
Oferecendo funções de CRM e gestão de projetos, o 
software da Procedo possui dentre seus diferenciais 
funcionalidades como o controle, prestação 
de contas de consultoria e acompanhamento 
detalhado de projetos, o que o torna especialmente 
adequado para empresas de TI.
SOBRE A PROCEDO
	introdução
	Entenda a importância de controlar o processo de 
vendas
	Aprenda como controlar seu processo de
 vendas
	Saiba como a união entre vendas e a área de TI pode valorizar o seu serviço
	conclusão
	Sobre a procedo