Implantação 5 S's na área adminsitrativa

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Haroldo Ribeiro
“O 5S é um programa para todas as pessoas da empresa. Do presidente aos operadores. Para as áreas administrativas, de serviço, de manutenção e de manufatura.”
Vicente Falconi
5S do Ambiente e da Função Administrativa
Uso racional dos recursos
Uso racional do espaço e do tempo
Limpeza com postura de inspeção
Padronização, Saúde e Higiene
Autodisciplina para manter o 5S
Fazer o que é realmente necessário
Planejamento adequado das atividades
Revisar permanentemente a rotina de trabalho
Definir “entregas” e prazos
Cumprir procedimentos e prazos
5S do Ambiente
5S da Função
Pontos de Reflexão
Por que a empresa quer implantar o 5S em Áreas Administrativas?
O que a empresa ganha com o 5S em Áreas Administrativas?
O que as Lideranças ganham com o 5S em Áreas Administrativas?
O que as pessoas ganham com o 5S em Áreas Administrativas?
Como Implantar 5S em Áreas Administrativas?
Qual o papel das lideranças?
Quais os fatores de fracasso e de sucesso?
Por que a empresa quer implantar o 5S em Áreas Administrativas?
Maior produtividade devida a melhoria da eficiência da rotina
Redução de custos devida ao uso racional dos recursos (ativos e materiais de consumo)
Maior qualidade dos serviços devida a autodisciplina das equipes no cumprimento da rotina
Maior motivação das pessoas devida a melhoria qualidade de vida no trabalho (segurança, saúde, menor stress, ambiente agradável, melhoria no relacionamento interpessoal, etc.)
Alinhamento dos esforços com as áreas operacionais que praticam o 5S
O que a empresa ganha com o 5S em áreas administrativas?
Aspectos Físicos e Eletrônicos
Aspectos Culturais
Aspectos Funcionais
Ganhos nos aspectos físicos e eletrônicos
Descarte de documentos obsoletos – Liberação de Espaço
Descarte de recursos em excesso ou sem previsão de uso – Aproveitamento por outros usuários – Redução de custo
Compartilhamento de recursos utilizados com pouca freqüência – Liberação de espaço e redução de custo
Melhor conservação das instalações e dos recursos produtivos e de apoio – Eliminação de condições inseguras, maior rendimento de equipamentos e maior vida útil dos ativos
Layout adequado – Otimização de tempo, redução de desgaste físico e eliminação de condições inseguras
Ordem e limpeza dos ambientes físicos e eletrônicos – Ambiente agradável e com imagem positiva
Ganhos nos aspectos culturais
Utilização adequada dos recursos e materiais de consumo – Combate ao desperdício
Compartilhamento de recursos utilizados com pouca freqüência – Redução de custo
Manutenção sobre a mesa de documentos que serão processados no próprio dia – Maior facilidade para priorizar as pendências
Manutenção da limpeza no posto de trabalho através da cultura de não sujar e de atacar as fontes de sujeira – Maior pro atividade
Manutenção da ordem e da limpeza em ambientes de uso coletivo (banheiro, copa, copiadora, corredores, salas de reunião, etc.) – Redução de custos com material de consumo, energia, materiais de limpeza e redução de frequência de limpeza da empresa contratada
Descarte adequado do papel e do lixo – Consciência ambiental
Definição de regras de convivência – Melhoria do relacionamento
Ambientes ergonômicos e cuidados com a higiene – Menor fadiga, menor possibilidade de absenteísmo por questões de saúde
Pontualidade em reuniões – Otimização de tempo
Cumprimento de prazos – Menor stress, inclusive com clientes externos
Respeito mútuo, independente do nível hierárquico – Melhor relacionamento
Cumprimento voluntário ao que for acordado, incluindo às regras de convivência – Menor necessidade de cobrança e menor sobrecarga de e-mails
Ganhos nos aspectos funcionais
Acesso a recursos e aos documentos com rapidez e conforto – Otimização do tempo (melhoria na qualidade, redução de hora-extra, redução do stress, melhoria da qualidade de vida, etc.)
Disponibilização de tempo provocado pela ordenação, regras de convivência e autodisciplina (pontualidade, cumprimento de prazo, redução de tempo para cobranças) – Dedicação para melhoria na eficiência da Função Administrativa, melhorando a qualidade, a produtividade e o “ lead-time”
Gestão Visual – Fácil identificação de problemas e gerenciamento da rotina
O que as Lideranças ganham com o 5S em Áreas Administrativas?
Visão Limitada
“5S só é aplicável em ambientes operacionais devido às fontes de sujeira e aspectos de segurança”
“Minha equipe não tem tempo prá fazer o 5S”
“O que interessa prá meu chefe são os resultados”
“Vou indicar o estagiário prá ser o Facilitador”
“Pessoal, vamos fazer o 5S porque amanhã tem auditoria”
O que as Lideranças ganham com o 5S em Áreas Administrativas?
Visão Ampliada
“O 5S vai me ajudar a atingir as metas porque:
“Vou reduzir os custos com utilização racional dos recursos devido ao combate aos desperdícios e maior vida útil de equipamentos”
“Vou reduzir os custos com a otimização de espaços e ativos devido a liberação de espaço e de ativos obsoletos”
“Vou aumentar a produtividade com a otimização de tempo das pessoas: Acesso rápido aos recursos e informações, facilidade para identificar problemas”
“Vou aumentar a produtividade e melhorar o relacionamento com clientes internos e externos com a autodisciplina das pessoas devido à pontualidade, o cumprimento de prazos e pró-atividade”
“Vou aumentar a produtividade com as melhorias das condições de trabalho devido à redução do stress, menor desgaste físico e maior auto-estima”
O que as pessoas ganham com o 5S em Áreas Administrativas?
Visão Limitada
“Tenho coisa mais importante prá fazer que o 5S”
“Eu gosto de trabalhar do meu jeito”
“Eu vou ter que demarcar a minha mesa? Eu não posso ter mais de uma caneta?”
“Lá vem o chato daquele auditor...”
“O auditor vai abrir a minha gaveta e o meu armário?”
“Graças a Deus não fui auditado(a)!”
O que as pessoas ganham com o 5S em Áreas Administrativas?
Visão Ampliada
“Vou ganhar tempo porque:
“Vou ter acesso fácil aos recursos, documentos e informações (inclusive eletrônicas)”
“Vou ter tudo que preciso em condições de uso”
“As reuniões e treinamentos vão começar e terminar pontualmente”
“Não vai ser necessário passar nem receber tantos e-mails”
“Vai ficar mais legal prá trabalhar porque:
“Os ambientes estarão sempre limpos e ordenados, inclusive os coletivos”
“As pessoas vão respeitar as regras de convivência”
“Não há necessidade de cobrança”
“Não haverá problemas que prejudiquem a minha saúde física (ergonomia, iluminação, ausência ou controle de ruídos, temperaturas adequadas, etc.)”
Como Implantar o 5S em Áreas Administrativas?
5S Administrativo
Fundamentos Básicos
5S como um processo educacional
5S como ferramenta para eficácia administrativa (escritórios como “Fábrica de Informações”)
5S voltado para o ambiente administrativo (Etapa 1) e para a função administrativa (Etapa 2)
Busca contínua de padrões de referência mundial
5S Administrativo
Estratégia de Implantação
Parte 1 - 5S do Ambiente
3S nos ambientes físicos
Combate ao desperdício de recursos materiais
Combate à bagunça e ao desperdício de tempo
Combate à sujeira em ambientes coletivos
5S nos ambientes físicos
Manutenção dos 3S nos ambientes físicos
Criação de um ambiente de trabalho saudável
Práticas de atitudes de qualidade
5S Administrativo 
Estratégia de Implantação
Parte 2 - 5S da Função
5S no Computador
Estruturação do tratamento das informações virtuais
Autodisciplina no tratamentos das informações virtuais
5S nas Funções Administrativas
Posto de trabalho como fábrica de informações
Qual o papel das Lideranças?
Entender a dimensão do 5S
Vender adequadamente o 5S para a equipe
Não “terceirizar” a responsabilidade pela condução do 5S
Não patrocinar ou ser conivente com “maquiagens” em vésperas de auditorias 
Conscientizar, apoiar e monitorar a equipe para a prática do 5S no dia a dia
Elaborar e executar plano de ação de melhorias
Avaliar desempenho individual da equipe também pelo 5S
Dar o exemplo
O Papel dos Facilitadores
Apoiar a equipe na prática do 5S (físico, eletrônico e funcional)
Acompanhar as auditorias de sua área
Discutir os resultados da auditoria com a equipe
Divulgar permanentemente as informações relativas ao 5S da empresa
Realizar visitas surpresas com foco em 5S
Discutir os problemas comportamentais mais frequentes
Quais os fatores de fracasso e de sucesso do 5S em áreas administrativas?
Fracasso
Subestimar dimensão 5S
Acreditar que só é aplicável em ambientes operacionais
Não relacionar o 5S às metas
Focar apenas em auditorias
Não ter determinação (perda de prioridade)
Sucesso
Implantar no sentido Top-Down 
Usar 5S como Ferramenta Estratégica para atingir as metas
Estender os conceitos para as Funções Administrativas
Usar a metodologia PDCA
Consolidar e Manter
Conclusão
5S é um processo educacional
5S é um processo participativo (não é voluntário)
5S é um termômetro do gerenciamento
5S é o melhor vendedor
5S é a Base para a excelência de gestão.
“Você tem que ser o espelho da mudança que está propondo. Se eu quero mudar o mundo, tenho que começar por mim”.
Gandhi
Anexo 1
Ganhos dos Ambientes e das Funções Administrativas em cada “S”
Ganhos nos Ambientes Administrativos
SEIRI
Liberação de espaço e redução de custos:
Mantendo apenas o necessário, inclusive arquivos eletrônicos
Compartilhando recursos de pouco uso
Tendo os recursos adequados e em boas condições
Usando os recursos de maneira adequada e racional
Cuidando adequadamente dos recursos
Ganhos nas Funções Administrativas
SEIRI
Eliminação de atividades ou informações desnecessárias aos olhos de quem faz ou de quem recebe (clientes)
Realização de atividades necessárias pendentes
Poli-Valência
Melhor sinergia entre pessoas, processos e áreas.
Dicas - SEIRI
Eliminação de atividades ou informações desnecessárias aos olhos de quem faz ou de quem recebe (clientes)
Tendo como base as necessidades reais dos processos posteriores, levantar e eliminar:
As atividades desnecessárias, redundantes, improvisadas (sem o devido planejamento)
As atividades geradas pelos retrabalhos
As atividades que costumam gerar desperdício de tempo por qualquer motivo
As atividades que deveriam ser feitas, mas não são por qualquer motivo.
Dicas - SEIRI
Realização de atividades necessárias pendentes
Crie uma lista, na agenda física ou eletrônica, de todas as pendências, definindo as prioridades (A, B e C) e os prazos. Se necessário discuta com clientes internos, seu líder e sua equipe. Para as situações em que a lista não é prática, ordene as pendências em pastas usando os mesmos critérios.
Poli-Valência
Baseado no histórico, desenvolva e execute um plano de poli-valência para possíveis ausências, saída ou "job-rotation" (previstas e imprevistas).
Dicas - SEIRI
Melhor sinergia entre pessoas, processos e áreas
1. Levante as reclamações sistemáticas e/ou críticas com a equipe, processos posteriores e anteriores, seu líder
2. Faça uma curva A, B, C para as reclamações levantadas
3. Faça e execute um plano para atuar na causa raiz das reclamações levantadas, de acordo com a prioridade (A, B, C)
4. Verifique a eficácia das ações com cada um dos agentes anteriores. Se necessário, tome as devidas providências.
Ganhos nos Ambientes Administrativos
SEITON
Otimizando o tempo:
Definindo lugares adequados para cada coisa. Quando necessário identificando e demarcando
Repondo os recursos sempre nos locais definidos
Tornando o layout mais produtivo e menos desgastante
Organizando os arquivos eletrônicos
Ganhos nas Funções Administrativas
SEITON
Clareza e melhoria do nível de conhecimento das pessoas na definição das prioridades, stakeholders, indicadores, metas dos processos, das áreas e das pessoas
Melhor gestão do cumprimento dos objetivos (metas e prazos de atividades, planos de ação, follow-up, projetos, etc.)
Clareza na definição da relevância das atividades, informações, reports, interfaces, etc.
Acordo de nível de serviço (Padrão de conexão que formaliza a relação cliente-fornecedor entre dois fatores: (1) Que atenda no prazo; (2) Com qualidade e no padrão.
Dicas - SEITON
Clareza e melhoria do nível de conhecimento das pessoas na definição das prioridades, stakeholders, indicadores, metas dos processos, das áreas e das pessoas
Garanta que cada colaborador participe da definição das prioridades, stakeholders, indicadores e metas dos processos.
Melhor gestão do cumprimento dos objetivos (metas e prazos de atividades, planos de ação, follow-up, projetos, etc.)
1. Faça um monitoramento eficaz das metas e prazos de cada indicador
2. Faça um follow-up e planos de ações atualizados para todos os desvios
3. Acompanhe devidamente os projetos de melhorias.
Dicas - SEITON
Clareza na definição da relevância das atividades, informações, reports, interfaces, etc.
Garanta que cada colaborador participe da definição da relevância das atividades, informações, reports, interfaces, etc
Acordo de nível de serviço (Padrão de conexão que formaliza a relação cliente-fornecedor entre dois fatores: (1) Que atenda no prazo; (2) Com qualidade e no padrão.
Discuta com seus clientes internos os padrões desejados (qualidade, formato, meio de comunicação, etc.) para cada atividade e os prazos.
Ganhos nos Ambientes Administrativos
SEISO
Fazendo da limpeza uma aliada:
Não sujando o posto de trabalho e os locais de uso coletivo
Eliminando possíveis fontes de sujeira
Limpando os pontos onde acumula sujeira onde não é viável a limpeza por Terceiros
Inspecionando sujeira acumulada em locais de difícil acesso visual e físico
Aproveitando a limpeza de armários e gavetas para eliminar recursos e documentos obsoletos, para ordenar o que fica e para verificar possíveis problemas de conservação
Destinando adequadamente os resíduos
Eliminando periodicamente arquivos eletrônicos obsoletos
Ganhos nas Funções Administrativas
SEISO
Análise crítica periódica da relevância, eficiência e eficácia dos processos internos aos olhos dos stakeholders
Participação das pessoas do processo nesta análise crítica
Revisão periódica de procedimentos.
Eliminação de burocracia desnecessária e falta de objetividade.
Dicas - SEISO
Análise crítica periódica da relevância, eficiência e eficácia dos processos internos aos olhos dos stakeholders
Defina e execute uma frequência e metodologia para fazer uma análise crítica da relevância, eficiência e eficácia dos processos internos aos olhos dos stakeholders
Participação das pessoas do processo nesta análise crítica
Garanta que cada colaborador participe das análises críticas dos processos internos e das interfaces.
Revisão periódica de procedimentos.
Defina e execute uma frequência para revisão periódica dos procedimentos e das rotinas da área. Lembre-se que os processos internos e externos podem mudar (nada é estático).
Dicas - SEISO
Eliminação de burocracia desnecessária e falta de objetividade
1. Analise se os documentos gerados atualmente são os estritamente necessários
2. Verifique a real necessidade de arquivar cada tipo de documento. Para o que é necessário, defina uma temporalidade e método de eliminação.
Ganhos nos Ambientes Administrativos
SEIKETSU
Melhorando a Qualidade de Vida no Trabalho:
Padronizando identificações
Consensando regras de convivência para os problemas comportamentais 
Cuidando da saúde através de ambientes e atividades que não resultem em doenças ocupacionais
Mantendo e usando ambientes limpos e organizados 
Ganhos nas Funções Administrativas
SEIKETSU
Definição de procedimentos e normas necessárias
Elaboração e revisão de procedimentos e normas
Treinamento dos usuários e envolvidos nos procedimentos e normas
Disponibilização dos procedimentos e normas atualizadas para todos os usuários e envolvidos.
Dicas - SEIKETSU
Definição
de procedimentos e normas necessárias
Baseado nas reais necessidades e no que há atualmente, elabore uma lista de procedimentos e/ou normas para as atividades consideradas críticas ou complexas. Defina prazos e responsáveis pela elaboração.
Elaboração e revisão de procedimentos e normas
1. Garanta normas e procedimentos adequados para todas as atividades consideradas críticas ou complexas
2. Verifique possíveis impactos dos procedimentos na rotina das pessoas e possíveis necessidade de recursos
3. Planeje soluções para os possíveis impactos (Hh, Custos, etc.).
Dicas - SEIKETSU
Treinamento dos usuários e envolvidos nos procedimentos e normas
1. Faça uma Matriz de Treinamento para cada procedimento e seus respectivos usuários, definindo prioridades
2. Faça um plano de treinamento de acordo com a Matriz de Treinamento, definindo responsáveis, metodologia, recursos e prazos
3. Execute o treinamento de acordo com o plano.
Disponibilização dos procedimentos e normas atualizadas para todos os usuários e envolvidos
1. Garanta normas e procedimentos estejam atualizados e disponibilizados para fácil acesso para os respectivos usuários
2. Verifique se os procedimentos realmente estão sendo usados e se são adequados sob a ótica dos usuários e dos processos posteriores.
Ganhos nos Ambientes Administrativos
SHITSUKE
Melhorando o relacionamento interpessoal:
Cumprimento de normas, regras e procedimentos sem necessidade de cobrança
Pontualidade em reuniões e treinamentos
Confiança no que é acordado, independente de formalizações
Ganhos nas Funções Administrativas
SHITSUKE
Cumprimento dos procedimentos e normas sem necessidade de cobranças
Cumprimento dos prazos acordados sem necessidade de cobranças
Ajuste sobre atividades que prejudicam outros processos e vice-versa (cumprimento de prazos, qualidade, comunicação, etc.).
Pro atividade para propor melhorias.
Dicas - SHITSUKE
Cumprimento dos procedimentos e normas sem necessidade de cobranças
Faça uma análise crítica e nominal dos colaboradores que cumprem com rigor e de maneira autônoma os procedimentos e normas previstos. Se necessário consulte as pessoas de processos anteriores, posteriores, da própria área.
Cumprimento dos prazos acordados sem necessidade de cobranças
1. Registre todos os prazos não cumpridos que geraram problemas para outras pessoas e processos
2. Faça uma estratificação sobre as causas e os efeitos dos atrasos
3. Trate adequadamente os desvios sistemáticos e críticos.
Dicas - SHITSUKE
Ajuste sobre atividades que prejudicam outros processos e vice-versa (cumprimento de prazos, qualidade, comunicação, etc.).
Tenha um plano flexível e eficaz para realizar possíveis ajustes de acordo com a urgência ou situações imprevistas, como o objetivo de minimizar efeitos negativos.
Pro atividade para propor melhorias
Incentive todas as pessoas da equipe a propor ou fazer melhorias em seus processos
Solicite as pessoas para levantar resultados tangíveis para as sugestões implementadas.
Anexo 2
Como praticar o 5S da Função?
5S no Computador
As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador uma Fábrica Virtual de Excelência!
O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a mesma lógica que os arquivos físicos. 
Dedique um dia para analisar todos os documentos de rede, e-mail e CPU. Exclua aqueles que você não usa. Para facilitar, coloque-os em ordem cronológica e suspeite daqueles mais antigos. 
Verifique se os arquivos úteis estão salvos com denominações facilmente compreensíveis e se estão guardados nos diretório apropriados. 
Dê uma denominação aos arquivos virtuais de forma que sejam reconhecidos sem precisar abri-los.
Separe os arquivos particulares dos arquivos da sua função em diretórios diferentes. 
5S no Computador 
As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador uma Fábrica Virtual de Excelência!
Defina um padrão de denominação para todos os arquivos e diretórios compartilhados.
Acostume-se em não guardar arquivos desnecessariamente; em não acumular e-mail em caixas de entrada; em esvaziar a lixeira; em não passar "correntes"; em não enviar cópias desnecessariamente e em não arquivar, em dois lugares, os anexos recebidos. 
Dê um destino efetivo no primeiro contato com o e-mail. Lembre-se que este é o momento mais adequado para você tratá-lo. Faça uma crítica quando receber e-mails desnecessários e carregados de figuras em que nada acrescentam.
Estabeleça um período para fazer uma análise dos arquivos guardados buscando eliminar os desnecessários.
Evite deixar para o dia seguinte a resposta para os e-mail recebidos hoje. 
5S na Função Administrativa
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório uma Fábrica de Informações!
Identifique para que (objetivo) e para quem (processo seguinte) você realiza cada uma de suas atividades de rotina, iniciando por aquelas que mais consomem o seu tempo.
Verifique com o processo seguinte quais as necessidades dele (como ele precisaria ser atendido) e de que forma você está atendendo atualmente, levando em consideração os seguintes aspectos: qualidade, meio de informação e prazo.
5S na Função Administrativa
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório uma Fábrica de Informações!
Planeje uma forma de atendê-lo atuando nas causas que atualmente dificultam o atendimento. Exemplo:
Falta de recursos – Providencie os recursos adequados. Se necessário, discuta com o seu líder;
Falta de conhecimento ou habilidade – Planeje uma forma de corrigir esta deficiência com auto-aprendizagem, com outros colegas e, se necessário, participando de um curso específico;
Deficiência de outras áreas ou pessoas – Comporte-se como um cliente interno, apresentando às outras áreas e/ou pessoas as suas necessidades (qualidade, meio de informação e prazo).
Falta de tempo – Desconfie do tempo que você perde por não praticar o 5S ou por ser afetado por pessoas que não o pratica. Lembre-se que o somatório de pequenas perdas poder representar uma grande perda no final do dia, da semana e do mês. Esteja seguro de que você está realmente sobrecarregado antes de argumentar para o seu líder.
5S na Função Administrativa
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório uma Fábrica de Informações!
Procure simplificar ao máximo o seu dia-a-dia, evitando acumular pendências e sendo eficaz na comunicação, utilizando o meio mais apropriado (contato pessoal, contato telefônico, documento físico e documento virtual). 
Seja eficaz nas reuniões. Seja seletivo, verificando a necessidade real da reunião, da sua participação, da duração e das informações necessárias. Resista a comparecer a reuniões marcadas em cima da hora. Seja pontual e cobre pontualidade no início e no final. Critique a cultura de se marcar um horário para se começar em outro e de se estender a reunião além do horário previsto.
Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos contatos. Não permita que as pessoas roubem, com muita facilidade, um de seus recursos mais preciosos: o tempo.
5S na Função Administrativa
As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório uma Fábrica de Informações!
A sua mente obedece ao seu hábito. Acostume-se a dimensionar o seu tempo para 80% do horário de trabalho. Estabeleça compromissos em horários de saída do trabalho (curso, esporte, encontros sociais, etc.).
Dedique parte de seu tempo para atividades estratégicas e de melhorias.
Dedique parte de seu tempo para atividades de descontração (cafezinho, almoço, confraternização no trabalho, etc.).
Evite levar trabalho para casa. 
Anexo 3
Exemplos de Resultados do 5S nos escritórios de uma loja de Materiais de Construção
(120 pessoas)
13610 Homem-horas economizadas em um ano. Isto significa 1700 dias de uma só pessoa ou 170 dias de 10 pessoas
30% de documentos físicos descartados
30% de documentos enviados para arquivo morto
20% dos materiais de apoio descartados
15 armários liberados
30% de arquivos eletrônicos deletados
Redução de 30%
no número de e-mails e-mails enviados
Redução de 20% no número de documentos impressos
Redução de 80% das reuniões que iniciam com atraso
Redução de 80% das pessoas chegam atrasadas em reuniões e treinamentos
Resultados Gerais
RH - Desenvolvimento de Pessoal
40% das solicitações da Sede Geral eram solicitadas sem a devida antecedência
30 a 40% das solicitações de emergência de outras áreas não se justificavam
Jurídico
Informações para os clientes internos eram passadas com 4 dias a mais que após o 5S
70% dos contratos chegavam com os serviços já executados
Tesouraria e Contas a Pagar
A qualidade dos serviços da área foi melhorada
Eram feitos pagamento de juros por atrasos devido a desordem de outras áreas
Gestão Financeira
20% dos relatórios não apresentavam a qualidade desejada pela própria área
100% dos relatórios fechavam com atraso por problemas da Contabilidade. Isto provocava um retardo de 12 horas a cada mês
Resultados Departamentais
RH
Antes existiam 20% dos erros na Folha de Pagamento por desorganização de outras áreas
80% das vezes os documentos tinham dificuldade de serem localizados para fiscalização obrigando a pedir prazo além do normal
A empresa já havia sido multada por não localizar documento solicitado pela Fiscalização e já houve processo trabalhista perdido por não reunir documentos
Diretoria
Por falta de autodisciplina dos Diretores para iniciar reuniões havia um atrasos de até 1 hora
100% das reuniões começavam com atrasos. Apenas 10% eram por falha dos convidados
60% das vezes eram agendados compromissos em parte dos horários reservados para outros
Resultados Departamentais
Anexo 4
Exemplos de Resultados do 5S em outras Empresas
Exemplos de outros Resultados
Unidade de Extração e Produção de Petróleo
Descarte de Material de escritório: 6.750 kg (Reaproveitado: 4.720 kg)
Refinaria de Petróleo
Descarte de 14,5 toneladas de papel
Redução do desperdício de alimentos no restaurante: 122 kg/dia para 14 kg/dia
Banco Estatal
Itens Disponibilizados: 18.363
Papel Reciclável : 26 t
Material de expediente devolvido ao Almoxarifado: 337 caixas
Caminhões de lixo: 14 t
Área liberada em uma instalação: 2.359 M2
Exemplos de outros Resultados
Mineração
Redução de 65% da emissão de relatórios gerenciais
Redução de 75% de tempo gastos em reuniões
Redução de 80% do número de pedidos de compra de material de expediente
Concessionária de Energia Elétrica
150 Toneladas de documentos/papéis foram para o lixo
10792 m2 de área de escritório liberada na Avenida Paulista
Banco de varejo
3 Andares esvaziados na Av. Paulista-São Paulo (13 empresas do Grupo foram transferidas para os lugares esvaziados)
Montadora de Caminhões – 700 pessoas
Descarte de 8600 itens
Disponibilização de 1000 m2 de área
Descarte de 4000 arquivos virtuais