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FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO: Planejamento, organização, direção e controle Marjuriê Filipini Buzin Karina dos Anjos Rodrigues Marciano Souza da Rosa Pâmela Bárbara Baccin Fabrício Batista Costa Prof. Ricardo Figueiró Cruz Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Bacharel em Administração (ADG598) – Prática Módulo I 18/06/2015 RESUMO Neste trabalho serão apresentadas as quatro funções da administração de acordo com a Teoria Neoclássica da Administração: planejamento, organização, direção e controle. Será analisado o contexto histórico em que cada uma dessas quatro funções se desenvolveu. Por fim, será apresentada a importância de cada função para a gestão das organizações. Palavras-chave: Funções da administração. Contexto histórico. Teoria neoclássica da administração. INTRODUÇÃO O presente trabalho tem o objetivo de apresentar as quatro funções da administração segundo a Teoria Neoclássica, juntamente com a definição de cada uma das funções e como ocorreu a evolução da cada uma juntamente com as teorias da administração. Ao final, pretende-se demonstrar a importância dessas quatro funções para a gestão das organizações. O trabalho foi elaborado a partir de consultas em livros, trabalhos científicos e outros conteúdos da internet que foram utilizados como subsídio para análise e interpretação dos conceitos teóricos da administração. As quatros funções do administrador para a teoria neoclássica são: planejar, dirigir, organizar, controlar. Essas funções têm sua origem no teórico da Administração Clássica Henri Fayol (1841-1925) que definia o ato de administrar como um processo dinâmico que compreendia cinco funções interligadas: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar (SOBRAL e PECI, 2008, p. 7). Fayol foi um dos fundadores da teoria clássica, era formado em engenharia de minas e fez sua carreira em uma empresa de metalurgia e carvão (SILVA, 2008, p. 131), para ele toda a empresa apresentava seis funções: funções técnicas, funções comerciais, funções de segurança, funções financeiras, funções contábeis e funções administrativas, e segundo ele: Nenhuma das cinco funções presente tem o encargo de formular o programa de ação geral da empresa, de construir o seu corpo social, de coordenar os esforços e de organizar ao atos. Essas atribuições constituem outra função, designada pelo nome de Administração. (FAYOL apud CHIAVENATO, 2011, p. 78) Assim, segundo Fayol para o administrador cumprir com a função ou ato de “administrar” uma empresa ele deve desempenhar as atividades de prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Cada uma dessas atividades se caracteriza conforme a seguir (FAYOL apud CHIAVENATO, 2011, p. 79): Previsão: avalia o futuro e o aprovisionamento dos recursos em função dele. Organização: proporciona tudo o que é útil ao funcionamento da empresa e pode ser dividida em organização material e organização social. Comando: leva a organização a funcionar. Seu objetivo é alcançar o máximo de retorno de todos os empregados no interesse dos aspectos globais do negócio. Coordenação: harmoniza todas as atividades do negócio, facilitando seu trabalho e sucesso. Sincroniza coisas e ações em proporções certas e adapta meios aos fins visados. Controle: consiste na verificação para certificar se tudo ocorre em conformidade com o plano adotado, as instruções transmitidas e os princípios estabelecidos. O objetivo é localizar as fraquezas e erros no intuito de retificá-los e prevenir recorrências. As cinco atividades apresentadas por Fayol tornaram-se quatro na Teoria Neoclássica da Administração, ocorrendo o condensando dos termos comandar e coordenar na função dirigir, que está associada aos processos de gestão de pessoas na organização (SOBRAL e PECI, 2008, p. 7) e mudando-se o termo prever para planejar. Segundo Silva (2008, p.10) as características de cada uma das quatro funções administrativas são: Planejamento: estabelecer objetivos e missão; examinar as alternativas; determinar as necessidades de recursos; criar estratégias para os alcances dos objetivos. Organização: desenhar cargos e tarefas específicas; criar estrutura organizacional; definir posições de staff; coordenar as atividades de trabalho; estabelecer políticas e procedimentos; definir a alocação de recursos. Direção: conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais; estabelecer comunicação com os trabalhadores; apresentar solução dos conflitos; tomar as ações necessárias para a melhoria do desempenho. Controle: medir o desempenho; estabelecer comparação do desempenho com os padrões; tomar as ações necessárias para a melhoria do desempenho. Segundo Chiavenato (2011, p. 159), as quatros funções administrativas quando consideradas em um todo integrado formam o processo administrativo. Apesar de serem funções distintas, durante o processo administrativo, os administradores devem executar as atividades citadas de forma integrada para que sejam atingidos os objetivos de uma empresa ou organização, pois as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar ocorrem de maneira relacionada e interdependente (SOBRAL e PECI, 2008, p. 7). Além disso, quando são consideradas como um ciclo administrativo (CHIAVENATO, 2011, p. 158), as quatro funções do administrador estão intimamente relacionadas em uma interação dinâmica. A seguir serão apresentadas as definições o os detalhamentos de cada uma dessas quatro funções da administração, assim como a evolução na histórica de cada uma delas. PLANEJAMENTO O Planejamento é a função administrativa que consiste na especificação dos objetivos a serem atingidos, na definição das estratégias e ações que permitam alcançá-los (SOBRAL e PECI, 2008, p. 8). OLIVEIRA (2009, p. 61) apresenta o seguinte quadro com as contribuições para a função planejamento de alguns teóricos da administração: Tabela 1. Origens da função planejamento Idealizador Ano Principais contribuições Alfred Chandler Jr. 1962 Alinhou a estrutura organizacional e as estratégias das empresas com seus planejamentos estratégicos. Richard Cyert e James March 1963 Estabeleceram que os objetivos das empresas correspondem, diretamente, aos objetivos pessoais do proprietário ou principal executivo da empresa. Kenneth Andrews e Carl Roland 1963 Estruturaram as análises externas e internas das empresas. Peter Druker 1964 Consolidou a administração por objetivos e a importância da alta administração e da negociação entre os diversos executivos da empresa. Igor Ansoff 1965 Estruturou e consolidou a importância da estratégia corporativa e da sinergia entre negócios. Michael Porter 1980 Estruturou a análise e o estabelecimento das vantagens competitivas das empresas. Kenechi Ohmae 1982 Fortaleceu a questão da vantagem competitiva das empresas e criou o conceito de pensamento estratégico. Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Introdução a administração: edição compacta. São Paulo: Atlas, 2009. O ponto de partida do planejamento é ter um objetivo, ou seja, estabelecer uma meta e definir os meios para alcançar o resultado almejado. Os objetivos são pretensões a serem alcançadas dentro de um espaço de tempo através da aplicação dos recursos disponíveis ou possíveis. Segundo Sobral e Peci (2008, p. 135) “os objetivos são resultados, propósitos, intenções ou estados futuros que as organizações pretendem alcançar, por meio de alocação de esforços e recursos em determinada direção”. Segundo Chiavenato (2011, p. 160) para que sejam alcançados vários objetivos simultaneamente em uma organização divide-se o conjunto de objetivos em uma hierarquia. No topo da hierarquia estão os objetivos globais ou organizacionais, que estabelecem os desdobramentos dos demais objetivos, por isso são mais prioritários do que os objetivos específicos, também chamados objetivos operacionais, os quais se referem a cada departamento, divisão, cargos e tarefas. O primeiro objetivo organizacionalde uma empresa é estabelecer as políticas que guiarão as ações comuns a uma área de atuação dentro da empresa. São exemplos de políticas as áreas de recursos humanos, área de vendas, gestão de fornecedores, etc. Em seguida, devem ser estabelecidas as diretrizes, ou seja, os princípios para se alcançarem os objetivos e os meios adequados para direcionar as decisões. São exemplo de diretrizes a de pessoas e a de compras. O terceiro nível de hierarquias é estabelecer as metas que são os objetivos a serem atingidos em um curto prazo, mais imediato, geralmente medidas por mês. As mais comuns são metas de produção, de vendas, de faturamento. Os programas são os objetivos que prescrevem quais tarefas serão executadas em uma sequência cronológica e em seguida os métodos descrevem como desempenhar uma tarefa específica, detalhando como o trabalho deve ser realizado. Em um fluxograma podem ser representados os procedimentos e métodos de uma sequência de tarefas. Por fim, as normas, regras ou regulamentos são as formas de assegurar que os procedimentos serão seguidos fielmente. Além da hierarquia de objetivos, o planejamento se divide em três níveis que correspondem aos níveis de administração ou de tomada de decisão de uma empresa: o estratégico, o tático e o operacional. Segundo Chiavenato (2011, p. 163) as características de cada nível são: Tabela 2. Os três níveis de planejamento. Planejamento Conteúdo Extensão de tempo Amplitude Estratégico genérico, sintético e abrangente longo prazo macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade Tático menos genérico e mais detalhado médio prazo aborda cada unidade da empresa separadamente Operacional detalhado, específico e analítico curto prazo microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas. Fonte: CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a teoria da administração. 8ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. ORGANIZAÇÃO A organização como segunda função administrativa (CHIAVENATO, 2011, p. 165) consiste em: determinar as necessidades específicas para cada objetivo planejado; em agrupar as atividades em uma estrutura lógica; e em designar as atividades específicas para cada posição e pessoa (cargos e tarefas). Cada necessidade para cumprir um objetivo corresponderá a uma atividade de atuação da empresa e será organizada segundo uma estrutura lógica com cargos e tarefas segundo as suas respectivas posições e contando com os recursos necessários no sentido de coordenar os esforços e dividir o trabalho. Segundo OLIVEIRA (2009, p. 66) as origens da função organização são as que seguem na tabela abaixo: Tabela 3. Origens da função organização Teorias da administração Período básico Contribuições para a organização das empresas 1. Administração Científica 1.1 Frederick Taylor 1903 Redesenhou o processo dos trabalhadores e mudou a atitude dos trabalhadores, melhorando a produtividade. 1.2 Henry Ford Início do século XX. Estudou a especialização dos trabalhadores. 1.3 Henri Fayol Década de 1910 Estabeleceu as atividades do processo administrativo (planejamento, organização, comando, coordenação e controle). Definiu o papel do dirigente. Consolidou a divisão do trabalho entre as áreas das empresas. Estabeleceu os primórdios da autoridade e da responsabilidade. Consolidou as unidades de comando e de direção. Analisou a questão da centralização e da descentralização. Estruturou a cadeia de comando. Incentivou o espírito de equipe. 2. Burocracia 2.1 Max Weber Década de 1920 Estabeleceu que as empresas que têm normas – ou leis ou políticas – são as mais produtivas. Consolidou a autoridade formal (baseada nas leis, normas e políticas). 3. Relações Humanas 3.1 Elton Mayo Década de 1930 Estabeleceu que a qualidade da supervisão e dos relacionamentos com empregados melhora a produtividade. A média administrativa deve otimizar a ligação entre alta e baixa administração. Os trabalhos em equipe são importantes 4. Pensamento Sistêmico 4.1 Ludwig von Bertalanffy Final da década de 1930 Consolidou a análise de toda a empresa e de cada uma de suas partes de forma interligada. Deve ter sido a mais forte contribuição para toda a moderna análise da departamentalização das empresas. 5. Administração por objetivos 5.1 Peter Drucker 1955 Consolidou a administração voltada para resultados e com avaliação de desempenho das pessoas. 6. Aprendizagem organizacional 6.1 Peter Senge Meados da década de 1970 As empresas devem aprender a lidar com a mudança contínua, a qual é básica para a evolução da estrutura organizacional. 7. Administração virtual Década de 1990 Contribuiu diretamente para a estruturação em rede de empresas. 8. Administração do conhecimento Início do século XXI (consolidação) Corresponde ao principal aspecto da evolução das estruturações organizacionais. Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Introdução a administração: edição compacta. São Paulo: Atlas, 2009. A organização pode ser estruturada em três níveis: no nível global é chamado de desenho organizacional, abrangendo a totalidade da empresa. Os três tipos de organização global são: linear, funcional e linha-staff. No nível departamental, também chamado desenho departamental ou departamentalização. E no nível das tarefas e operações é chamado de desenho dos cargos ou das tarefas, em que é feita a descrição e a análise dos cargos. Segundo Chiavenato (2011, p. 165) “para que os objetivos possam ser alcançados, os planos executados e as pessoas possam trabalhar eficientemente, as atividades precisam ser agrupadas de maneira lógica e a autoridade distribuída de maneira a evitar conflitos e confusões.” DIREÇÃO A função de Direção para um administrador significa orientar os esforços individuais das pessoas para um propósito comum (SOBRAL e PECI, 2008, p. 198), ou seja, alocar e compatibilizar os objetivos individuais aos objetivos organizacionais (SOBRAL e PECI, 2008, p. 198). A direção tem o papel de orientar os membros da organização pra os que se execute o estabelecido no planejamento e na organização. Segundo Chiavenato (2011, p. 166) a direção é a função que se refere às relações interpessoais dos administradores em todos os níveis organizacionais. Em OLIVEIRA (2009, p. 85) encontramos os seguintes apontamentos sobre as origens da função direção: Tabela 4. Origens da função organização Idealizadores Ano Papel principal Germain Martin (com Philippe Simon) 1946 Estudaram as atuações dos chefes nas empresas. Melvin Copeland (com Andrew Towl) 1947 Analisaram a atuação do conselho de diretores de uma empresa. Roy Lewis (com Rosemary Stewart) 1958 Estudaram a atuação do “patrão”. Harold Leavitt 1964 Estudou e estruturou a melhor rede de comunicação (de um grupo de cinco pessoas) e identificou os fatores de influência: velocidade, clareza, tipo de tarefa, criatividade, flexibilidade e moral do grupo. Deivid Emery 1970 Estudou a atuação mais ampla dos dirigentes de empresa. Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Introdução a administração: edição compacta. São Paulo: Atlas, 2009. Segundo Chiavenato (2011, p. 173) “direção é função administrativa (...) que dinamiza e aciona a organização. Está relacionada com a atuação sobre pessoas e com ação. A direção é exercida através da comunicação, liderança e motivação das pessoas.” Assim, a direção relaciona-se à ação e às pessoas atuando para que os objetivos sejam alcançados através da interpretação dos planos das respectivas instruções de como executar as atividades e atingir os objetivos. Conforme Chiavenato (2011, p. 166) a direção constitui uma das mais complexas funções administrativas pelo fato de envolver todos os processos por meio dos quais os administradores procuram influenciar seus subordinados para que se comportem dentro das expectativas e consigam alcançar os objetivos da organização. Para alcançar o sucessoe os objetivos da organização, o administrador tem que ter um bom planejamento para utilizar os recursos e acompanhar as atividades a serem cumpridas pelas pessoas em uma determinada área. Cabe ao administrador saber liderar a equipe, motivá-la, incentivá-la e ter uma boa comunicação tanto para transmitir quanto para receber as informações que permitam acompanhar as atividades. Os níveis de direção são diferenciados quanto a sua abrangência podendo ser global, atuando na totalidade da empresa, atuando no nível estratégico, podendo ser chamado como diretor ou presidente de empresa. No nível seguinte está o departamento ou unidade de organização, correspondendo ao nível tático da organização, no qual a direção é chamada gerencial. Por último, a direção do nível operacional é chamada de supervisão. Seguindo a linha hierárquica, em uma empresa padrão, os diretores dirigem os gerentes, que dirigem os supervisores e, estes, dirigem os funcionários ou operários. A característica fundamental da direção é a de exercer a autoridade, ou seja, dar ordens e esperar obediência e isso ocorre porque o subordinado tem a responsabilidade de exercer e desempenhar as tarefas atribuídas pelos seus superiores hierárquicos, ocorrendo uma relação contratual entre o subordinado e o administrador, na qual ambos concordam em desempenhar certas atribuições que demonstram um grau de autoridade para um correspondente grau de responsabilidade. Assim, um superior hierárquico tem o dever de exercer autoridade sobre seus subordinados que, por sua vez, têm o deve de atender com suas responsabilidades perante um superior hierárquico. CONTROLE A função controle também é chamada por alguns autores de “avaliação” (OLIVEIRA, 2009, p. 88) e consiste em comparar padrões previamente estabelecidos, medindo e avaliando o desempenho e os resultados das ações e estratégias, de forma que se possa corrigir ou reforçar o desempenho e assegurar que os resultados estabelecidos no planejamento sejam alcançados. Segundo OLIVEIRA (2009, p. 88) as origens dessa função são as que seguem: Tabela 5. Origens da função avaliação Idealizadores Ano Principal contribuição Charles Wits 1960 Estabeleceu os princípios de reavaliação dos processos de controle e avaliação. Vladimir Solodovnikov 1960 Introduziu a análise estatística no sistema automático de controle e avaliação. Robert Clark 1962 Aprimorou o sistema automático de controle e avaliação de resultados das empresas. George Leitmann 1966 Introduziu o conceito de controle e avaliação otimizados. Peter Dyer (com Stephen McReynolds) 1970 Estudaram a computadorização e aprimoraram a teoria da avaliação otimizada. Alain Bensoussan (com Gerald Hurst e Bertil Näslund) 1974 Analisaram a administração das aplicações das modernas teorias de controle. Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Introdução a administração: edição compacta. São Paulo: Atlas, 2009. As fases da função controle de acordo com Chiavenato (2011, p. 168) são: 1. Estabelecimento de padrão ou critérios: guiam as decisões e estabelecem o que se devera fazer para que o desempenho ou resultado seja aceito como normal ou desejável. São exemplos de padrão os índices de qualidade, contagem de tempo, custos, produtividade, e outros índices. 2. Observação de desempenho: busca observar ou verificar o desempenho do processo com o conhecimento prévio do seu funcionário. 3. Comparação do desempenho com o padrão estabelecido: consiste em acompanhar as variações, erros ou desvios que ultrapassam os limites da normalidade. Os meios de comparar o desempenho são os gráficos, relatórios, porcentagens, e demais meios estatísticos. 4. Ação corretiva: consiste em corrigir as operações e manter seus padrões estabelecidos para que seja feito exatamente como se pretendia fazer. A função controle pode ser realizada nos três níveis organizacionais de uma empresa, ou seja, nos níveis estratégico, tático e operacional, desta forma, sua abrangência será respectivamente global, departamental ou operacional, devendo ser contemplado nos planos estratégico, tático e operacional de modo a fazer o fechamento do processo administrativo. CONCLUSÃO Este trabalho apresentou as quatro funções da administração segundo a Teoria Neoclássica: planejamento, organização, direção e controle. Foi apresentado a definição de cada uma das funções e como ocorreu a evolução histórica destas com as teorias da administração. Foi identificado neste trabalho que desde a época da Administração com o teórico Henri Fayol (1841-1925) o ato de administrar era visto como um processo e que este processo se subdividia, em um primeiro momento, em cinco funções (prever, organizar, comandar, coordenar e controlar) que se condensaram, posteriormente, nas quatro funções já apresentadas. Conclui-se que a importância dessas quatro funções para a gestão das organizações está centrada na figura e no papel dos administradores ou gestores, pois eles são os membros de uma organização que têm como função a de guiar as ações e recursos para que se alcancem os objetivos propostos (SOBRAL e PECI, 2008, p. 6). Assim, entende-se que os administradores possuem a responsabilidade de desempenhar as funções de planejamento, organização, direção e controle para orientar o trabalho e os demais recursos para que os objetivos da organização sejam atingidos. Desta forma, as funções da administração estão interligadas aos diversos papéis que um administrador pode vir a desempenhar para fazer com que sejam realizados os objetivos de uma organização. O teórico Henry Mintzberg (apud SOBRAL e PECI, 2008, p. 12) desenvolveu uma pesquisa que demonstrou que os gestores não fazem reflexões metódicas antes de tomar decisões nem obedecem à sequência teórica das funções da administração, concluindo que os gestores têm pouco tempo para refletir antes de decidir e que suas atividades são muito variadas, não rotineiras e de pequena duração. Em sua pesquisa, Mintzberg apresentou que através do seu cargo os administradores revestem-se de uma autoridade formal e que isso lhes fornecem um status sobre os seus subordinados. Este status cria a responsabilidade do administrador estabelecer relações interpessoais com os subordinados, os seus pares e os superiores, assim como indivíduos ou grupos de interesse externos à organização (ibid, p. 13). Neste sentido, de acordo com Mintzberg (ibidem) há um conjunto de dez papéis diferentes que todos os administradores podem vir a desempenhar e que se agrupam em três categorias: papéis interpessoais, papéis informacionais e papéis decisórios. Consta no Anexo A uma tabela com a descrição e alguns exemplos de atividades que os administradores executam no desempenho de cada um desses papéis. Assim, conclui-se que mesmo podendo ser resumidas em quatro as funções administrativas dentro da Teoria Neoclássica, deve-se ampliar a perspectiva para os diferentes papéis que podem ser desempenhados pelo administrador no cumprimento dessas funções e na busca pela realização dos objetivos organizacionais com eficiência e eficácia. REFERÊNCIAS CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a teoria da administração. 8ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Introdução a administração: edição compacta. São Paulo: Atlas, 2009. SILVA, Reinaldo O. da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. SOBRAL, Felipe. PECI, Alketa. Administração: Teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. ANEXO A Tabela Os papéis do administrador Papel Descrição Exemplo de Atividades Interpessoais Símbolo Representação simbólica do grupo ou da organização, atuando como uma referência. Representação da organização em cerimônias e solenidades; Assinatura de documentos legais; Acompanhamento de visitantes. Líder Direção das atividades dos subordinados, levando-os à realização dos objetivos. Realização de todas as atividadesque envolvam as relações com os subordinados (persuasão, motivação, orientação, etc.). Elemento de ligação Desenvolvimento de uma teia de relações que permita o intercâmbio de informação Manutenção de redes de contato com o exterior; Acompanhamento da correspondência; Construção de coalisões e alianças. Informacionais Monitor Coleta e análise da informação sobre a organização e seu ambiente. Leitura de periódicos e de relatórios; Manutenção de contatos pessoais; participação em eventos e conferências. Disseminador Partilha de informação com os subordinados por meio de redes de comunicação interna. Reuniões formais ou informais com o grupo; Telefonemas e e-mails informativos; Divulgação de memorandos e newsletters. Porta-voz Transmissão para o exterior das estratégias, políticas, atividades e resultados da organização. Comunicados de imprensa; Entrevistas à mídia; Participação em reuniões de acionistas ou com outros grupos de interesse externo. Decisórios Empreendedor Identificação de oportunidades que potencializem o desenvolvimento da organização. Reuniões de brainstorming com os subordinados; Implementação de projetos; Desenvolvimento de novas iniciativas empresariais. Solucionador de conflitos Resolução de conflitos ou de problemas que impeçam o desenvolvimento normal da atividade. Ações corretivas em disputas ou crises; Resolução de conflitos entre subordinados; Auxílio aos subordinados durante processos de mudança ou crise. Administrador de recursos Alocação dos recursos organizacionais em função dos objetivos e necessidades. Realização de todas as atividades que envolvam o orçamento e a programação do trabalho dos subordinados. Negociador Representação da organização ou grupo nas principais negociações. Negociação com sindicatos de condições de trabalho; Negociação com fornecedores, clientes ou instituições financeiras. Fonte: Mintzberg apud Sobral e Peci.
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