O que é um Organograma

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O que é um Organograma:
Organograma é um gráfico que representa visualmente a estrutura organizacional de uma instituição ou empresa. O principal propósito deste modelo estrutural é apresentar a hierarquização e as relações entre os diferentes setores da organização.
O organograma empresarial pode ser apresentado de diversas maneiras, sendo o modelo vertical um dos mais populares. Neste caso, cada órgão da instituição é representado com os respectivos responsáveis pelos setores, organizados de forma hierárquica, sendo os postos mais altos localizados no topo da estrutura, seguidos por seus respectivos subordinados.
Exemplo:
O principal objetivo do organograma é ajudar a esclarecer dúvidas sobre a organização da empresa, seja para os próprios membros da empresa, para parceiros, fornecedores ou clientes.
Os primeiros organogramas teriam surgido em meados do século XIX, autoria do engenheiro ferroviário Daniel Craig McCallum, considerado um dos pioneiros a organizar os princípios modernos de gerenciamento.
Como fazer um organograma
Um organograma bem feito deve ser de fácil interpretação, organizado de forma clara para que cada órgão ou funcionário, por exemplo, saiba suas respectivas funções e a quem deve reportar. Os organogramas também devem ser flexíveis, visto que podem ser alterados a qualquer momento. Não são estruturas permanentes.
Atualmente, algumas técnicas de reestruturação organizacional, como o “downsizing”, por exemplo, estão promovendo o “encurtamento” dos organogramas empresariais, eliminando setores e níveis hierárquicos, acabando com processos burocráticos, além de facilitar e agilizar a comunicação interna.
Tipos de organogramas
Organograma funcional ou vertical: como dito anteriormente, no modelo vertical (também conhecido como funcional) os cargos mais importantes estão no topo do gráfico e a hierarquia parte de cima para baixo. Usa-se a expressão “organograma funcional” quando a divisão e hierarquização é referente às funções, caso o gráfico apresente os setores e áreas, por exemplo, é comum se referir ao organograma como “vertical clássico”.
Organograma horizontal: é igual ao modelo vertical, mas com a diferença de ter os núcleos hierárquicos mais importantes no lado esquerdo, seguindo uma linha horizontal em direção ao lado direito.
Ainda existem outros tipos de organogramas que são adequados para diferentes representações organizacionais, como: organograma em barras, organogramas circulares (ou radial), organograma linear de responsabilidade, entre outros.
Fluxograma:
fluxograma é a representação de um processo que utiliza símbolos gráficos para descrever passo a passo a natureza e o fluxo deste processo. O objetivo é mostrar de forma descomplicada o fluxo das informações e elementos evidenciando a sequência operacional que caracteriza o trabalho que está sendo executado.
As etapas do fluxograma são apresentadas utilizando-se figuras geométricas que podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas ou setas, sendo que cada símbolo possui um significado importante.
1 – Quando Utilizar um Fluxograma?
Quando desejamos entender como um processo funciona;
Quando desejamos estudar um processo a fim de implantar melhorias;
A fim de comunicar para outras pessoas como funciona um processo;
Quando precisamos de melhorar a comunicação entre as pessoas envolvidas em um mesmo processo;
Quando precisamos documentar um processo;
Quando deseja-se planejar um projeto.
2 – Tipos de Fluxograma
Quando pretendemos descrever um processo através de fluxogramas, as formas mais comuns de disposição são: forma linear (fluxograma Linear) ou forma matricial (fluxograma Funcional ou Matricial). O fluxograma linear é um diagrama que exibe a sequência de trabalho passo a passo compondo assim o processo. Esta ferramenta ajuda a identificar retrabalhos, redundâncias ou etapas desnecessárias. Já o fluxograma funcional tem como objetivo mostrar o fluxo de processo atual e quais as pessoas ou grupo de pessoas estão envolvidas em cada etapa. Neste caso, linhas verticais ou horizontais são utilizadas para definir as fronteiras entre as responsabilidades e no fluxograma funcional podemos demonstrar onde as pessoas ou grupo de pessoas se encaixam em cada sequência do processo e como elas se relacionam com outro grupo. Veja na Figura abaixo a diferença entre os 2 tipos:
Figura 1 – Formas comuns  de fluxogramas (Funcional ou Linear)
3 – Formas Básicas de Fluxograma
Com relação às formas básicas utilizadas para compor um fluxograma, como informado anteriormente, elas podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas, setas, etc, sendo que cada uma delas tem a sua devida importância. Abaixo, é possível visualizar na Figura 2 algumas formas básicas e seus significados.
Figura 2 – Formas básicas de um fluxograma
4 – Procedimentos Básicos para Elaboração
Para elaborar um fluxograma você pode utilizar softwares ou materiais como post it, bloco de notas, um flipchart e pincéis atômicos. Com os materiais necessários, basta seguir as seguintes dicas;
Defina o processo a ser detalhado e dê um título a ele de forma com que este título fique no topo do flipchart ou bem visível no software;
Discuta e decida quais são as fronteiras que delimitam o seu processo. Onde e quando o processo inicia e termina?
Faça um Brainstorming em equipe para definir as atividades que fazem parte do processo. Anote cada uma delas e não se preocupe neste momento com a sequência das mesmas, embora pensar nas atividades em sequência pode ajudar as pessoas a lembrar de todos os passos;
Depois de definida as atividades, coloque as mesmas em sequência;
Quando todos concordarem com as atividades definidas e a com a sequência correta, desenhe setas a fim de mostrar qual é o fluxo do processo;
Finalmente, revise o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo (trabalhadores, supervisores, fornecedores, clientes) a fim de detectar possíveis falhas e verificar se o processo realmente está representado de forma fiel ao que ocorre na realidade.
5 – Questões e Considerações sobre Fluxograma
Como vimos, um fluxograma de processo pode ser elaborado por uma pessoa ou um grupo de pessoas (geralmente não mais do que 20). Basicamente, se for construído por um grupo pequeno de pessoas chaves no processo, pode ser necessário ajustes futuros. Por outro lado, se a equipe possuir um conhecimento elevado, as diferentes formas de pensar podem atrapalhar a sua elaboração. Após a elaboração do fluxograma que descreve o processo, podemos levantar e responder as seguintes questões:
O processo obtido pode ser redesenhado ou remodelado de forma a tornar-se mais efetivo ou eficiente?
Quais são as forças ou fraquezas pertinentes ao processo?
O processo é suficientemente eficaz para desempenhar um papel fundamental na organização?
Tipos de organizações nacionais:
Você sabia que existem diversos tipos de organização empresarial? Para entender isso mais facilmente é preciso, primeiro, entender o seu conceito.
Organização empresarial é uma pessoa jurídica, legalmente constituída, que trabalha de forma coordenada e controlada, com tarefas e atribuições de responsabilidades bem definidas, visando um objetivo coletivo.
Ou seja, trata-se de uma organização composta por duas ou mais pessoas que trabalham para atingir metas em comum, sendo que cada um tem responsabilidades e deveres específicos que contribuem para atingir esse objetivo.
A forma de organização de uma empresa é um fator decisivo para garantir que a estrutura necessária exista para alcançar os objetivos pretendidos.
Como você viu, as organizações podem ser determinadas segundo diversas perspectivas de análise. Conheça agora quais são as principais perspectivas:
Finalidade econômica
Segundo a finalidade econômica, as organizações podem ser classificadas em: Com Fins Lucrativos ou Sem Fins Lucrativos.
As organizações com fins lucrativos são empresas que fornecem produtos e/ou serviços e os comercializa com a finalidade de obter lucro.Podem ser empresas industriais, comerciais ou de prestação de serviços.
Já as organizações sem fins lucrativos são entidades tais como associações de classe (ex: sindicatos, federações), instituições religiosas, agremiações (ex: clubes esportivos, centrais de compras) e associações com objetivos sociais (ex. ONG – Organização Não Governamental que promove: assistência social, cultura, preservação do meio ambiente, etc.)
Função desempenhada
Classificar as organizações de acordo com a função que desempenha é o mesmo que separá-las por grupos baseado em sua atividade principal. São alguns exemplos desses grupos:
cultural;
política;
recreação;
educação;
serviços.
Com essa classificação, podemos definir as igrejas como sendo organizações culturais e as escolas como organizações de educação.
Porte da organização empresarial
Quanto ao porte, as empresas são classificadas como: microempresa, pequena empresa, empresa de médio porte e empresa de grande porte. Essa classificação leva em conta critérios como o valor do faturamento mensal ou o número de empregados.
Esses critérios são estabelecidos conforme leis e metodologias dos órgãos competentes, tais como: Presidência da República (ex.: Lei 123 de 14 de dezembro de 2006), Receita Federal e IBGE no Brasil, sendo que cada país tem seus critérios específicos.
Estrutura
A estrutura de uma empresa pode ser informal ou formal. No caso das organizações informais, são resultantes da relação estabelecida entre seus membros de maneira espontânea em função do funcionamento e evolução.
Já as empresas formais são originadas através do planejamento da divisão racional do trabalho e especialização dos órgãos e funções que compõem a empresa. Esse tipo de estrutura é recomendado para quem busca mais segurança jurídica e evitar eventuais processos na Justiça, como indenizações trabalhistas, por exemplo.
As organizações formais geralmente são expressas graficamente no organograma e podem ser:
hierárquica: estrutura que representa os níveis de autoridade e subordinação existentes na empresa, deixando clara a divisão de setores e responsabilidades.
funcional: estrutura compartimentada em funções agrupadas por especialidades, tais como: produção, finanças, marketing, recursos humanos, contabilidade, etc. Nela cada colaborador deve ter um único chefe, que é especialista na função.
divisional: estrutura compartimentada por produto, serviço, região geográfica, projeto, processo ou cliente. Cada unidade de negócio tem um foco específico.
matricial: estrutura que combina a organização por função com a divisional para obter maior produtividade.
em rede: estrutura que tem uma unidade de negócios central conectada por internet aos grupos de colaboradores que prestam serviços a distância. Geralmente aplicada a empresas virtuais.
Abrangência das operações
Neste aspecto, as organizações podem ser nacionais ou multinacionais. As empresas nacionais são aquelas que possuem operação e atuação somente em um país. Também podem ser consideradas como organizações locais
Já as multinacionais ou transnacionais têm condições de operar em diversos países simultaneamente. Essas, por sua vez, também levam a classificação de empresas globais.
Bibliografia:
https://www.significados.com.br/organograma/
https://www.citisystems.com.br/fluxograma/
http://www.agarreseusucesso.com.br/organizacao-empresarial/