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UNIDADE I - A natureza do processo de planejamento e controle 1.1 Visão sistêmica da empresa 1.2 O ambiente de negócios 1.3 Benefícios e limitações do planejamento 1.4 Planejamento estratégico e Planejamento operacional 1.5 A função controle no ambiente empresarial 1.6 Ênfase no planejamento ou no controle? ORÇAMENTO “um conjunto de planos e políticas que, formalmente estabelecidos e expressos em resultados financeiros, permite à administração conhecer, a priori, os resultados operacionais da empresa e, em seguida, executar os acompanhamentos necessários para que esses resultados sejam alcançados e os possíveis desvios sejam analisados, avaliados e corrigidos”. (Moreira 1989, pg 15) ORÇAMENTO/DEFINIÇÕES • Instrumento detalhado da Gerência, que integra as ações e resultados da Empresa, visando alcançar os objetivos de curto prazo com eficiência. • É um resumo dos planos da companhia e estabelece metas específicas das atividades de venda, produção e distribuição e financeira. • Representa de modo abrangente os planos da administração para o futuro e maneira como esses planos serão realizados. ORÇAMENTO • Plano – Definição de objetivos e das ações. • Metas – Resultados futuros que as pessoas se comprometem em atingir. • Estratégia – Ações necessárias para atingir os objetivos traçados. • Objetivo – Maximizar a eficiência da empresa e consequentemente o lucro. O PAPEL DA ADMINISTRAÇÃO • Planejar – estabelecer objetivos relevantes da empresa e formular estratégias e planos para alcançar estes objetivos. • Organizar – estruturar as tarefas e atribuir responsabilidades. • Formar equipe – definir as necessidades de recursos. • Dirigir – exercer liderança. • Controlar – exercer controle sobre as operações para assegurar conformidade com os objetivos e planos. FUNÇÕES DE PLANEJAMENTO E CONTROLE • Planejamento – determinação de objetivos e planos da empresa pela administração. • Controle – ação necessária para verificar se os objetivos, planos, políticas e padrões estão em conformidade com o estabelecido. • Um bom planejamento sem controle eficaz é desperdício de tempo. PLANEJAMENTO E CONTROLE • Planejar é estabelecer com antecedência as ações a serem executadas e estimar os recursos a serem empregados, para que sejam alcançados os objetivos fixados. PLANEJAR • Decidir antecipadamente constitui-se em controlar seu próprio futuro, é uma visão bastante proativa. • A empresa tem que tomar 3 tipos de decisões distintas: Estratégicas – voltado para os problemas externos; Administrativas – estruturar os recursos da empresa para obter desempenho otimizado; Operacionais – estão ligados à obtenção dos indicadores desejados, objetivos e metas em nível operacional. TIPOS DE PLANEJAMENTO • PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO – é o planejamento de longo prazo, de responsabilidade dos níveis mais altos da Administração, geralmente relacionados com as linhas de produtos ou mercados. • PLANEJAMENTO OPERACIONAL – tem a finalidade de maximizar os recursos da empresa aplicados em operações de determinado período. Esse tipo de planejamento, geralmente, é de curto e médio prazos e envolve decisões mais descentralizadas, mais repetitivas e de maior reversibilidade. VANTAGENS E LIMITAÇÕES DO SISTEMA DE ORÇAMENTOS • VANTAGENS: Fixação de objetivos e políticas para a empresa e suas unidades; Com base em resultados econômicos e financeiros projetados, importantes decisões financeiras podem ser tomadas com maior grau de acerto; Aumenta o grau de participação de todos os membros da administração na fixação de objetivos; Os administradores quantificam e datam as atividades pelas quais são responsáveis, o que os obriga a tomar decisões mais consistentes; Tende a melhorar a utilização dos recursos. VANTAGENS E LIMITAÇÕES DO SISTEMA DE ORÇAMENTOS • DESVANTAGENS Orçamentos baseiam-se em estimativas, estão sujeitos a erros maiores e menores; O plano de resultados, por si só, não garante o resultado projetado; Os atrasos na emissão de dados realizados prejudicam significativamente a implementação de ajustes em tempo hábil. Vantagens de decidir antecipadamente Coordenação de atividades – com base no processo de planejamento Comprometimento a priori Possível maior transparência Definição de responsabilidades Destaque para eficiência Força a auto-análise Permite avaliação do progresso POR QUE PLANEJAR Planeja-se para que, através do controle orçamentário, a qualquer momento na empresa se possa responder às perguntas; Planeja-se para saber em que investir e em que manter investimentos; Planeja-se para que o pessoal se conscientize dos objetivos; Planeja-se para a integração e a coordenação das pessoas e unidades da empresa; Planeja-se para administrar situações excepcionais; Planeja-se para intervir no futuro; Planeja-se para enfrentar imprevistos. Limitações no desenvolvimento do plano de negócio Baseia-se em estimativas Deve estar adaptado às circunstâncias - necessidades de revisões periódicas A execução não é automática CONTROLE • Controlar é acompanhar a execução de atividades da maneira mais rápida possível, e comparar o desempenho efetivo com o planejado. • As ações de controle fazem parte do nosso dia-a-dia, diríamos de nosso momento-a-momento. PELO CONTROLE ORÇAMENTÁRIO MEDE-SE: Os volumes reais de vendas; De produção; De materiais consumidos; Os preços de vendas; A disponibilidade dos recursos, dos ativos, etc. O que Controlar ? Controle orçamentário deve ser um instrumento que permita à organização entender quão próximos estão os seus resultados em relação ao planejamento para dado período. Em outras palavras, significa que as metas da empresa podem ou não ter sido atingidas. “Tomar conhecimento sem desenvolver ação corretiva, quando necessária, é pura perda de tempo e energia.” (Frezatti, 2000, p 40) MATRIZ DE PLANEJAMENTO E CONTROLE • Consequências prováveis: Quadrante 1 – sem foco produtivo, pois, as pessoas nunca sabem o que realmente está acontecendo, depende dos executivos; Quadrante 2 – esse tipo de organização tende a desaparecer; MATRIZ DE PLANEJAMENTO E CONTROLE Quadrante 3 – organização madura; Quadrante 4 – a extinção das atividades a curto e médio prazo, pois, terão dificuldade de responder às demandas do mercado. OS 10 ERROS MAIS COMUNS NA FASE INICIAL DAS PEQUENAS EMPRESAS SEGUNDO A MANAGEMENT REVIEW. Desprover-se de dinheiro; Não dispor de um plano para empresa; Não fazer uma prévia pesquisa de mercado; Não ter encontrado um nicho de mercado; Não obter auxílio; Rapidez em admitir e lentidão em demitir; Não conhecer os verdadeiros níveis das despesas; Não manter os investidores informados sobre seu progresso ou falta de sucesso; Não fazer rapidamente uma clientela. Principais elementos de um programa de Planejamento e Controle Orçamentário Definição de objetivos gerais da Empresa Definição de todos os indicadores externos relevantes para Empresa Definição de Estratégias da Empresa Preparação e avaliação de Estratégias da Empresa Execução dosPlanos Elaboração e divulgação dos relatórios de desempenho Implantação de medidas de Acompanhamento Planejamento Empresarial Filosofia Empresarial Negócio da organização MISSÃO Objetivos de Longo Prazo Ambiente Externo Ambiente Interno ESTRATÉGIAS MISSÃO • Explica por que a organização existe e qual a sua contribuição. É a primeira diretriz estratégica a ser tratada. • Deve responder às seguintes perguntas: Quais produtos, serviços estaria disponibilizando no mercado? Que atividades a organização se propõe a desenvolver no ambiente? Quem é o seu cliente ? Em que mercado atua? Exemplo de missão: “desenvolver, produzir e comercializar produtos alimentícios dentro do mercado nacional, perseguindo o adequado retorno para o acionista.” Objetivos de Longo Prazo • Possibilitam o monitoramento da missão da empresa no longo prazo. Devem ser negociados entre os executivos e os acionistas; A delimitação temporal é fundamental para o estabelecimento de uma meta; Embora voltadas para o longo prazo, algumas metas podem ser ajustadas; Devem conter um indicador financeiro de longo prazo; Não atingir o objetivo, no longo prazo, implica tornar a missão inviável. Análise Externas • É a maneira pela qual a organização olha o ambiente externo e identifica as oportunidades que pretende auferir, com base na avaliação de cenários. Cenário Político Cenário Econômico Tecnologia Cenário Social Cenário Fiscal Concorrência Fornecedores Cenário Demográfico Análise Interna • É a forma pela qual a organização, depois de analisar o ambiente externo, se volta para dentro e identifica as necessidades de recursos para que possa atingir os seus objetivos. • Formas de identificação da estratégias: Ameaças e oportunidades Pontos fortes e fracos. MODELO DE ANÁLISE DE ESTRATÉGIAS PONTOS FORTES 1 – Imagem institucional sólida PONTOS FRACOS 1 –Fornecimento de matérias-primas em poucas organizações. OPORTUNIDADES 1 – Crescimento do mercado potencial por aumento da renda do público-alvo ESTRATÉGIAS - Novos produtos destinados ao segmento em crescimento. - Crescimento do volume de vendas do produto atual AMEAÇAS 1 – Entrada de novos concorrentes externos pela abertura do mercado ESTRATÉGIAS 1 – Campanha publicitária com base na imagem da empresa. ESTRATÉGIAS - Desenvolvimento de novos fornecedores CENÁRIO, PREMISSAS E PRÉ-PLANEJAMENTO • Cenário e Premissa são importantes na elaboração do orçamento, devendo estar definido antes da montagem do orçamento. • O Pré-Planejamento consiste em exercício que permite antever as principais tendências esperadas pela alta administração. PARA REFLEXÃO • ÊNFASE NO PLANEJAMENTO OU NO CONTROLE?
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