Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
ob jet ivo s 9 Esperamos que, ao final desta aula, você seja capaz de: aplicar os princípios propostos na classificação geral dos processos empresariais a exemplos de negócios; diferenciar uma estrutura orientada por processos de uma estrutura funcional; explicar as razões que justificam a renegociação do contrato psicológico em um ambiente de mudança organizacional. Meta da aula Apresentar a metodologia de modelo de processo como ferramenta possível para dar suporte às atividades de empresas nascentes no âmbito dos processos, da estrutura e das relações. Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações Heloísa Guimarães Peixoto Nogueira A U L A 1 2 3 2 1 4 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações Como vimos na aula anterior, pode-se considerar o Plano de Negócios uma bússola, um mapa que norteia os caminhos do empreendedor na realização de seus sonhos profissionais; uma ferramenta ágil e flexível, já que ela própria deve ir sendo ajustada e corrigida em plena viagem, ao sabor das ondas do mar da concorrência e dos ventos do mercado. Tendo em mãos o controle dos caminhos estratégicos que sugerem aonde ir e os meios para fazê-lo, cabe agora organizar a "casa" para enfrentar a viagem: em seus processos, sua estrutura e suas relações. Assim é que, nesta aula, vamos abordar basicamente três aspectos envolvidos com a construção de uma organização: processos, estrutura e relações. Apesar de estarmos no último módulo desta disciplina, nossa preocupação ainda é com o pensar de forma crítica e estratégica considerando um ambiente de negócios global e dinâmico, avaliando alternativas sobre como se organizar para obter resultados, e não sobre o "como fazer". O fazer fica por conta de quem porá a mão na massa, quando a decisão já estiver tomada. Não é o nosso caso aqui. O importante agora é compreender formas alternativas de organização que melhor se ajustem aos tempos e à dinâmica atual. Por isso, falaremos da visão de processos. Quando se fala em processos, costumeiramente consideramos exclusivamente o processo produtivo, a fabricação de produtos ou geração de serviços. Aqui queremos dar uma conotação mais aberta ao conceito. O foco não estará no modus operandi das ações que gerarão produtos ou serviços, na operacio- nalização, propriamente dita. Queremos enfatizar a visão de processo como um fluxo do trabalho orientado para o cliente. E essa é uma nova visão, a qual provavelmente pouca informação você terá recebido em disciplinas deste curso. O conceito é muito novo e, como toda inovação, deverá ser assimilado lentamente, principalmente por empresas de menor porte e com pouca experiência. A segunda questão diz respeito à estrutura necessária a dar suporte aos obje- tivos que o negócio almeja alcançar. Nesse caso, as questões dizem respeito à forma de organização pretendida pela empresa: se esta pretende organizar-se como estrutura piramidal ou se funcionará por processos, interagindo com parceiros internos e externos, integrando fornecedores e distribuidores. As consequências dessa escolha, na visão de processo, têm novas implicações, com as quais precisaremos nos ocupar minimamente. INTRODUÇÃO C E D E R J 2 1 5 A U LA 9 E, finalmente, para fechar nossa proposta para esta aula, discorreremos sobre o trabalho intensivo de comunicação interna necessário para dar suporte a mudanças organizacionais de tais dimensões. Através de dois estudiosos, falaremos sobre a importância de o líder conhecer a si mesmo para construir boas e produtivas relações no trabalho. Abordaremos a questão importante da renegociação do contrato psicológico entre patrões e empregados, como condição das mudanças em andamento, e sobre a força que pode advir do trabalho em equipe quando bem integrado. PENSANDO EM PROCESSOS Na concepção mais frequente do termo, segundo Gonçalves (2000), processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input (entrada no sistema), adiciona valor a ele e fornece um output (saída do sistema) a um cliente específico. Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo empresarial. Da mesma forma, não faz sentido existir um processo empresarial que não ofereça um produto ou um serviço. Dito de outra forma, os processos utilizam os recursos da organização para oferecer resultados objetivos aos seus clientes (HARRINGTON, 1991). Qual é o novo elemento da discussão que se introduz aqui, como visão estrutural da organização? Ainda em nossos dias, quando se pensa em abrir um empreendimento, imediatamente se cogita em organizar pessoas e atividades segundo o velho modelo da matriz piramidal: depar- tamentos, cargos e funções. Esse modelo serviu de maneira eficaz à era industrial, e se baseava na força dos níveis hierárquicos e da unidade de comando. As empresas funcionavam como organizações autoritárias. O mando era exercido por poucos e discricionariamente; os mandantes, de fato, eram os acionistas, os conselheiros, os diretores e a alta gerência, e os demais obedeciam. Apesar das radicais mudanças impostas pela globalização e pela agressiva informatização das comunicações e das trocas em níveis mundiais, o modelo estrutural ainda é empregado por boa parte das empresas. Se, na estrutura piramidal, as atividades são desenvolvidas e projetadas em função de sua própria realidade interna, firmadas pela finalidade de cada órgão e operadas segundo a lógica dos cargos e das responsabilidades exercidas segundo a linha de comando, agora o uso 2 1 6 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações intensivo de sistemas integrados de informação e gestão horizontalizam os acessos e o processo de tomada de decisão, modificando a lógica do trabalho. Novas formas de organização passam a ser exigidas para dar conta dessa lógica que considera o processo de trabalho a partir do cliente, e não mais a partir da produção, e que provocam a emergência de estilos cada vez mais participativos, investindo no desenvolvimento de equipes, em formas apoiadas no empoderamento dos funcionários (empowerment). Por conta dessas transformações que obriga as empresas a compreender seus objetivos e estratégias a partir do valor agregado ao cliente, muitas empresas querem organizar-se por processos, mas não têm uma noção clara dos passos a seguir e das providências que devem ser tomadas. Há outras, também que não sabem ao certo o que significa serem organizadas por processos e, também, existem aquelas que não têm certeza se a sua forma organizacional atual é adequada para a gestão por processos. Seja qual for o momento, esta é hora de o empreendedor conhecer um pouco do que significa adotar uma estrutura baseada em processos. Mesmo que não haja condições para aplicação imediata, ao menos terá a oportunidade de compreender melhor a intrínseca relação entre os resultados da empresa e de sua estrutura. A idéia de processo como um fluxo de trabalho, – com inputs e outputs claramente definidos e tarefas discretas que seguem uma seqüência e que dependem umas das outras numa sucessão clara – vem da tradição da engenharia (que também deu origem à idéia de reengenharia). Os inputs podem ser materiais – equipamentos e outros bens tangíveis –, mas também podem ser informações e conhecimento. Nessa visão, os processos também têm início e final bem determinado. Essa abordagem, característica dos adep- tos do aperfeiçoamento de processos(HARRINGTON, 1991), acompanhou o raciocínio da engenharia industrial (GONÇAL- VES; 2000, p. 7). A FORÇA DE TRÊS PALAVRAS-CHAVE: MULTIFUNCIONALIDADE, INTERFACE E VALOR PARA O CLIENTE A estrutura baseada em processos representa dar menos ênfase à estrutura funcional do negócio (DAVENPORT, 1994) e empregar outros modelos organizacionais e de negócios (GONÇALVES, 1998) que orga- C E D E R J 2 1 7 A U LA 9 nizem de forma multifuncional as atividades da empresa em processos de trabalho, de maneira a criar interfaces entre os setores, a partir do cliente. Então, vejamos três palavras-chave que se destacam nessa nova lógica: multifuncional, interfaces e valor para o cliente. Será que está suficientemente claro para você o que está em questão? Em vez de se concentrar em uma tarefa e em um cargo à espera das atividades a serem exercidas, o empregado agora transita entre várias funções, de acordo com o fluxo do trabalho, por isso torna-se multifun- cional. Isso ocorre porque o trabalho não mais se exerce de cima para baixo, mas horizontalmente, através de um conjunto de ações que geram fluxos de processo completos (do início ao fim), considerados a partir do cliente. Exemplo desse formato são as etapas e várias funções que os funcionários do McDonald's precisam realizar para que um hambúrguer ou uma porção de batatas fritas sejam entregues ao cliente rapidamente e nas melhores condições. A interface é a segunda palavra-chave desse novo modelo mul- tifuncional. Contornando as dificuldades e problemas preexistentes na passagem de uma atividade de um cliente interno para outro, de um departamento para outro, já que a visão de processo era limitada ao setor que o demandava, a nova estrutura elimina essa dificuldade ao considerar o processo do início até o fim, independente dos setores por onde transite. Nessa dimensão, a visão de processo se expande, podendo ser aplicada desde o mais concreto e objetivo modelo, baseado no fluxo de materiais, até o modelo mais abstrato, que se fundamenta na mudança de estados de um sistema, conforme descrito adiante. 2 1 8 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações A noção de valor para o cliente – nossa terceira palavra-chave se baseia na percepção da vantagem ou do benefício que ele recebe em cada transação com a empresa. Essa percepção envolve, por exemplo, a relação entre o tempo de processamento e o tempo de ciclo. O preço pago é apenas uma parte do esforço para obter o produto ou serviço. O cliente avalia também a rapidez e o conforto para obter o produto e a oportunidade de conseguir o que deseja (GONÇALVES, 2000a). O conceito de processo empresarial se associa à ideia de cadeia de valor (já nossa conhecida das aulas de Gestão de Marketing I e II), ajustada à definição de fluxos de valor: uma coleção de atividades que envolvem a empresa de ponta a ponta, com o propósito de entregar um resultado melhor a um cliente ou usuário final. O cliente está no centro das organizações por processos, e o objetivo final dessas empresas é oferecer para o cliente mais valor, de forma mais rápida e a um custo mais baixo. Independente do porte, setor ou tipo de atividade, é preciso aprender a compreender o negócio na perspectiva do cliente. Processo como Exemplo Característica Fluxo de material Processos de fabricação industrial • inputs e outputs claros • atividades discretas • fluxo observável • desenvolvimento linear • seqüência de atividades Fluxo de trabalho Desenvolvimento de produto Recrutamento e contratação de pessoal • início e final claros • atividades discretas • seqüência de atividades Série de etapas Modernização do parque industrial da empresa Redesenho de um processo Aquisição de outra empresa • caminhos alternativos para o resultado • nenhum fluxo perceptível • conexão entre atividades Atividades coordenadas Desenvolvimento gerencial Negociação salarial • sem sequência obrigatória • nenhum fluxo perceptível Mudança de estados Diversificação de negócios Mudança cultural da empresa • evolução perceptível por meio de indícios • fraca conexão entre atividades • durações apenas previstas • baixo nível de controle possível Fonte: Gonçalves (2000, p. 7). Quadro 9.1: Espectro dos principais modelos de processos C E D E R J 2 1 9 A U LA 9 A base da ideia do processo de trabalho, então, se apoia na existência de tarefas a serem executadas, no número de operadores, na distribuição do trabalho entre os operadores, na tecnologia empregada, nos indicadores de eficiência e nos resultados esperados. Muitas vezes e por diversos motivos, afirmam os autores, é mais interessante organizar os processos por etapas. Essa decisão facilita sobremaneira o funcio- namento da empresa ao ir testando a adequação de nova estrutura na medida em que o realiza. A gestão por processos organizacionais difere da gestão por fun- ções tradicional por pelo menos três motivos: ela emprega objetivos exter- nos, os empregados e recursos são agrupados para produzir um trabalho completo e a informação segue diretamente para onde é necessária, sem o filtro da hierarquia; ou seja, toda a atividade realizada pela empresa parte do valor que se espera oferecer ao cliente e daí, em sucessivos flashbacks, vai-se definindo os fluxos de trabalho entendendo que cada etapa percorrida acrescenta melhorias ao processo. Estando empregados e recursos agrupados segundo uma lógica de processo (com início, meio e fim), há a percepção da visão do todo de trabalho completo, o que favorece, no empregado, o desenvolvimento de uma visão de negócio mais ampla e complexa. Finalmente, as informações seguem o fluxo do trabalho, diretamente para quem as necessita, sem intermediários, o que ocorre na estrutura de linha de comando. Visão estratégica dos processos A organização orientada para processos tem surgido como a forma organizacional dominante para o século XXI (HAMMER, 1996). Abandonando a estrutura por funções, que foi a forma organizacional predominante nas empresas do século XX, as empresas estão organizando seus recursos e fluxos ao longo de seus processos básicos de operação. Sua própria lógica de funcionamento está passando a acompanhar a lógica desses processos, e não mais o raciocínio compartimentado da abordagem funcional. No entanto, a resolução sobre quais os melhores processos que podem ser empregados varia no tempo, de acordo com o acesso a novas tecnologias e aos níveis performáticos da organização. Novos componentes são inseridos, outros são adaptados na medida em que o ambiente se modifica; a empresa cresce e o conhecimento especia- lizado se desenvolve (GONÇALVES, 2000). 2 2 0 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações É importante identificar a melhor maneira para realizar o trabalho definindo a forma básica de organizar as pessoas e os demais recursos da empresa. Os processos são a fonte das competências "específicas da empresa", definem seu know how; fazem a diferença em termos de con- corrência, além da influência da estratégia, dos produtos, da estrutura e da própria indústria. Esse foi o caso das empresas industriais japonesas, que investiram 70% dos seus fundos de Pesquisa & Desenvolvimento (P&D) em inovação de processos, ao contrário das americanas, que investiram a mesma proporção, mas no desenvolvimento de produtos. Os resultados muito superiores da indústria japonesa durante o período considerado, provavelmenterefletiram as consequências dessa decisão. Por tais razões, afirma Gonçalves (2000, p. 14), os processos não criam apenas as eficiências de hoje, mas garantem o futuro por meio de habi- lidades que se aplicam aos novos produtos. As empresas que os adotam buscam maior eficiência na obtenção do seu produto ou serviço, melhor adaptação à mudança, melhor integração de seus esforços e maior capa- cidade de aprendizado (GONÇALVES, 1997a). Enfim, os processos são importantes hoje e, principalmente no futuro, na medida em que as empresas se habilitem a utilizar a potencia- lidade contida na centralização das ações, prioridades e recursos dos seus processos, cada vez mais centrados e voltados para os clientes. Finaliza ainda Gonçalves (2000, p. 13): A utilização do conceito de processos permite-nos ter uma visão melhor do comportamento gerencial, mais integrada e abrangente. É indispensável também para possibilitar a análise adequada dos processos administrativos e gerenciais, tão importantes para o funcionamento dos processos essenciais da organização. Tipos de processos O emprego do conceito de processo na modernização das empresas provavelmente tem origem na busca de aplicar, ao ambiente de escritório, as técnicas de aperfeiçoamento do trabalho que foram desenvolvidas para o ambiente industrial (GONÇALVES, 1990). Naquelas condições, são mais fáceis de observar e corrigir os desperdícios, e o retrabalho, quando for o caso. No entanto, em atividades desenvolvidas nos escritórios que seguem a lógica dos sistemas informatizados não se percebe facilmente C E D E R J 2 2 1 A U LA 9 o fluxo de desenvolvimento das atividades. Particularmente no caso das empresas que atuam no ramo dos serviços, o processo nem sempre é visível, nem pelo cliente, nem por quem realiza essas atividades. Por tal razão, é preciso examinar as diferenças entre os processos de manufatura e os de serviço para poder detectar suas diferenças, motivo pelo qual apresentamos a seguir as características que os distinguem: Considerando o Quadro 9.2, pode-se afirmar que, em termos gerais, os processos de serviço distinguem-se dos de manufatura em virtude de sua intangibilidade. Serviços são desempenhados, enquanto produtos são produzidos, dizia Theodore Levitt (1990). A diferença não é banal quando se trata de organizar e dimensionar os vários processos e fluxos de trabalho a serem desenvolvidos no âmbito dos serviços. É muito mais difícil rastrear e estabelecer as fronteiras entre atividades, os pontos de controle, os padrões de desempenho e as ações corretivas quando se trata de serviços. Os erros e perda de tempo ocorrem justamente nas transferências de trabalho entre um setor e outro, responsáveis pela maior parte da diferença entre o tempo de ciclo e o tempo de processamento nos processos empresariais. Já a tangibilidade natural aos processos de manufatura que podem ser monitorados fisicamente, impõe facilmente a padronização de critérios, parâmetros e procedimentos baseados no planejamento e no controle. No caso dos serviços, tais processos ocorrem, muitas vezes, a posteriori, à medida que os processos de trabalho forem implantados, quando se tornam visíveis e perceptíveis a uma melhor avaliação. Característica Serviço Manufatura Propriedade (quem é o respon- sável) Tende a ser ambígua ou o pro- cesso tem vários donos Definição geralmente clara Fronteiras (pontos inicial e final) Pouco nítidas, difusas Claramente definidas Pontos de controle (regulam qualidade e dão feedback) Frequentemente não existem Estabelecidos de forma clara e formal Medições (base estatística do funcionamento) Difíceis de definir, geralmente não existem Fáceis de definir e de gerenciar Ações corretivas (correção de variações) Geralmente ocorrem de forma reativa Muito frequentes as ações preventivas Fonte: Gonçalves (2000), baseado em Lowenthal (1994). Quadro 9.2: Características distintas dos processos de serviços e de manufatura 2 2 2 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações Para o empreendedor, é importante também compreender as dis- tinções entre os processos de produção dos bens e serviços oferecidos, dos demais processos que ocorrem na empresa: os processos relacionados com a gestão da empresa e os de apoio aos processos produtivos como um todo. Como se sabe, os processos organizacionais e gerenciais são processos de informação e de decisão. Dizem respeito ao negócio pro- priamente dito, desdobrados em produção de manufatura ou serviços. Incluem os processos organizacionais que dão suporte aos processos produtivos, entendidos tanto na dimensão das decisões burocráticas, quanto no âmbito das ações de regulação das atividades organizacio- nais. E ainda existem os processos de base estritamente organizacional, relacionados às decisões políticas e estratégicas da organização. A classificação geral dos processos empresariais, apresentada por Gonçalves (2000), a seguir, é o resultado da comparação entre critérios estabelecidos por vários pesquisadores no propósito de elaborar uma tipologia de processos considerando três aspectos: a capacidade de o processo gerar valor, o foco de sua atuação e o movimento de busca da orientação, através do fluxo do processo. Veja a seguir o Quadro 9.3. Processos Tipo (a) Capacidade de geração de valor (b) Fluxo básico Atuação (c) Orienta- ção (d) Exemplo De negócio (de cliente) De produção física Primários Físico Transformação Horizontal Fabricação de bicicletas De serviço Primários Lógico Transformação Horizontal Atendimento de pedidos de clientes Organizacio- nais (apoio aos processos produtivos) Burocráticos De suporte Lógico Integração Horizontal Contas a pagar Comporta- mentais De suporte Lógico Não se aplica Não definida Integração gerencial De mudança De suporte Lógico Não se aplica Não definida Estruturação de uma nova gerência Gerenciais De direciona- mento De suporte De informação Integração horizontal Vertical Definição de meta de empresa De negociação De suporte De informação Integração horizontal Vertical Definição de preços com fornecedor De monitorização De suporte De informação Medição de desempenho Vertical Acompanha- mento do planejamento e orçamento Fonte: Adaptado de (a) Rummler; Brache (1990); (b) Martin (1996); (c) Mohrman (1995); (d) Galbraith (1995) em Gonçalves (2000). Quadro 9.3: Classificação geral dos processos empresariais. C E D E R J 2 2 3 A U LA 9 Os processos estão divididos entre três situações: processos de negócios, processos organizacionais e gerenciais. No primeiro caso, temos duas situações básicas, exemplificadas na produção de bicicletas e serviços de atendimento a clientes. Envolvem atividades entendidas como primárias, do ponto de vista da geração de valor, porque não exi- gem tratamento em mais de um setor da empresa. O fluxo de materiais é físico, no caso de fabricação de bicicletas, e, lógico, quando voltado para serviço a clientes porque exige uma inteligência lógica para definir a sequência dos procedimentos. Quando a análise dos processos está voltada para processos organizacionais, então podemos analisá-los nos níveis burocráticos, comportamentais e de mudança. São todas atividades de suporte e exigem fluxos lógicos de informação tais como o setor de contas a pagar, ou a estruturação de uma nova gerência. Os processos gerenciais cortam verticalmente a organização do ponto de vista do fluxo de informação. Funcionam todoscomo suporte na perspectiva da cadeia de valor. Podem estar explícitos na definição de metas da empresa, na definição de preços com fornecedores e no acompanhamento do planejamento e orçamento. Dessa forma, os processos verticais se referem ao planejamento e ao orçamento empresarial e se relacionam com a alocação de recur- sos escassos (fundos e talentos). A posição de verticalidade assegura o perpasse longitudinal entre os vários setores da empresa com vistas a transformar dados em informações e, estas, em decisões gerenciais. Os processos horizontais correspondem aos níveis de informação e decisão necessária para assegurar a coordenação das atividades que se distribuem por todas as unidades organizacionais. São desenhados tendo como base o fluxo do trabalho; acompanham o desenrolar e o ritmo das atividades de acordo com os objetivos pretendidos. No tópico relacionado à capacidade de geração de valor para o cliente, os processos podem ser primários, quando incluem as atividades que geram valor para o cliente, ou de suporte, que são os conjuntos de atividades que garantem o apoio necessário ao funcionamento adequado dos processos primários. 2 2 4 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações DEFININDO A ESTRUTURA Segundo Gonçalves (2000, p. 14), faz sentido definir uma estrutura organizacional em torno de um processo como fluxo de trabalho. É a forma mais eficaz, segundo ele, para fugir à abordagem da estrutura por "chaminés" (muitos autores referem-se aos organogramas tradicionais, que lembram as chaminés das fábricas). Em vez de as empresas se orga- nizarem como conjuntos de unidades funcionais verticais isoladas umas das outras, operando em paralelo, sem muita interligação, a estrutura por processos organiza e distribui as pessoas e as competências ao longo dos processos de negócio, e referenciados no cliente. Poucas são as empresas que percebem que parte de suas dificul- dades ou de seu insucesso se deve à forma como são organizadas. Não acreditam que o formato de sua organização afeta diretamente seus resultados. Por isso, a condição para mudar de uma organização por Atividade 1 Proposta para FÓRUM A partir dos níveis de classificação geral dos processos empresariais, constantes no Quadro 9.3., elabore outros exemplos enquadrando-os nas categorias propostas como: tipo, capacidade de geração de valor, fluxo básico, atuação, orientação e exemplo. Explique as razões de suas escolhas e discuta com seus colegas e tutor no fórum da disciplina. Resposta Comentada Considere as explicações, passa a passo, que foram fornecidas no texto que segue o Quadro 9.3. Ali você localiza a lógica que inspirou a montagem dos quadros. Conforme as letras entre parênteses, o autor buscou comparar abordagens de vários teóricos entre si com vistas a criar uma tipologia de processos. É importante que você compreenda que, qualquer que seja a empresa, os processos existirão nos três níveis que estão propostos na tabela, quais sejam, os níveis que definem o negócio, os níveis de organização e os níveis gerenciais. Pense em um pequeno negócio e pratique essa lógica. 1 C E D E R J 2 2 5 A U LA 9 tarefas para uma organização orientada por processos exige um claro entendimento do que exatamente faz a empresa funcionar bem e observar que deve estar preparada para uma nova maneira de fazer negócios. Parte do sucesso que as empresas japonesas tiveram com relação às suas con- correntes americanas nas décadas de 1980 e 1990 decorreu do fato de terem as empresas japonesas descoberto (ou pelo menos implementado) o geren- ciamento de processos muito antes de as empresas ocidentais entenderem a que o assunto se referia (DAVENPORT, 1994). O papel de destaque dado ao gerenciamento de processos na cultura corporativa japonesa garantiu que, em diversas ocasiões, muitas empresas daquele país tenham desenvolvido proces- sos rápidos e eficientes em áreas-chave como desenvolvimento de produtos, logística, vendas e comercialização. Para ilustrar a dificuldade em visualizar os processos essenciais das empresas, pode-se utilizar o exemplo trazido por Gonçalves (2000 a) de uma empresa industrial paulista, a Belofio, fabricante de fios e malhas de algodão, que levou 15 dias para entender seu processo essen- cial principal. Conseguia-se identificar de imediato o processo fabril de fabricação dos fios e malhas, mas o processo essencial de atendimento dos pedidos dos clientes só foi bem compreendido depois de inúmeras reuniões com os participantes das diversas áreas funcionais da empresa. Para melhor entendimento, segue em etapas sucessivas, o processo de atendimento dos clientes da Belofio: Pedido Análise de crédito Aprovação dos pedidos Programação dos pedidos Separação Faturamento Despacho da mercadoria Transporte Pós-venda Contas a receber Figura 9.1: O processo de atendimento dos clientes da Belofio. Fonte: Inspirado em Gonçalves, (2000a, p. 12). 2 2 6 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações Em outros termos, é preciso identificar as diversas dimensões de cada processo: qual o fluxo e em qual volume no tempo; a sequência das atividades, as esperas e a duração do ciclo; os dados e informações, as pessoas envolvidas e as relações e dependências entre as partes com- prometidas no funcionamento do processo. Uma empresa organizada por processos pode ter a aparência de uma estrutura funcional, com áreas funcionais bem definidas, mas com processos operando efetivamente de forma ortogonal (na horizontal). Não se trata de uma estrutura matricial, embora existam relações de dupla subordinação nas organizações por processos. Em muitas situa- ções, as pessoas são membros de equipes funcionais e de equipes de processos ao mesmo tempo. A estrutura daí resultante tenderá a abrigar, simultaneamente, tanto pessoas em níveis funcionais, quanto em equipes de processos provocando eventual duplicidade de comando e conflito no emprego dos recursos da organização. Nesse modelo, em vez de as metas serem estabelecidas para as áreas funcionais, agora o são confor- me os processos essenciais, que passam a constituir um nível básico de avaliação de desempenho da organização. Na prática, as áreas funcionais e suas chefias não desaparecem quando a organização se estrutura por processos. À medida que os process owners (donos do processo) vão assumindo respon- sabilidade cada vez maior pelo projeto, pela estruturação e pelo funcionamento dos processos essenciais das empresas, os chefes das áreas funcionais se focam cada vez mais no treinamento e na capacitação do seu pessoal (GONÇALVES, 2000a, p. 11). Por essa razão, os times de trabalho assumem importância total, valorizando o trabalho em equipe, a cooperação, a responsabilidade individual e a vontade de fazer um trabalho melhor. Todos têm res- ponsabilidade pelos resultados. Apesar de existirem tarefas, a visão das pessoas se amplifica na perspectiva dos processos. Outra consequência, segundo Gonçalves (2000), é que esse tipo de estrutura desconsidera a decisão administrativa de centralizar ou descen- tralizar já que as decisões são tomadas por grupos de trabalho no local organizacional em que são necessárias, transferindo o trabalho de uma unidade organizacional para a seguinte. A dinâmica dessa abordagem hierarquiza os processos mais importantes do ponto de vista dos resul- tados, detalhando-os em níveis sucessivos, daí existirem subprocessos, agrupados em macroprocessos. C E D E R J 2 2 7A U LA 9 Por fim, algumas vantagens para o uso da abordagem de processo podem ser assim arroladas: • As empresas tornam-se mais flexíveis e estimuladas a se ajustar per- manentemente às modificações exigidas pelos avanços tecnológicos e pelo ambiente competitivo; • A natureza complexa das mudanças econômicas exige transformações radicais no formato das organizações e do fluxo do trabalho; • Tais transformações estimulam o constante ajuste e melhoria das rotinas organizacionais que afetam a coordenação das atividades; • Os empregados envolvidos nas operações relacionadas à gestão de processos ficam mais expostos ao convívio do grupo e a um maior entendimento da missão, objetivos e estratégias da organização, expressos no processo de trabalho; • Reduzem-se os custos de coordenação e transação no funcionamento da empresa. Gonçalves (2000, p. 17) enfatiza ainda que o impacto da tecno- logia na realização do trabalho abrange desde alterações na forma de realização do trabalho individual até a maneira pela qual as empresas trabalham juntas em processos interorganizacionais, passando pela redefinição da maneira pela qual os grupos de pessoas realizam suas tarefas grupais. Porém, é preciso cuidado. Nem todos os processos têm a mesma importância para as empresas, seja do ponto de vista dos resultados gerados como dos recursos envolvidos. A prioridade dos processos, em cada caso, precisa ser definida em termos da importância atribuída pela empresa e do valor econômico que ela gera. Qual a diferença entre uma empresa organizada por processos e uma empresa orga- nizada funcionalmente? Atividade 2 2 2 2 8 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações ESTABELECENDO NOVAS RELAÇÕES Nesse novo contexto, gerenciar as empresas pelo ponto de vista dos processos parece ser um dos grandes desafios da gestão de recursos humanos nas empresas nas próximas décadas. Envolve níveis de comple- xidade inusitados, tanto para o gestor quanto para aquele que executa o trabalho. É mais fácil conduzir a liderança assim como aceitá-la, em um ambiente onde a autoridade é definida formalmente. Agora, na ausência da hierarquia, os grupos necessitam se organizar para garantir o anda- mento do processo. Necessitam ter polivalência e multifuncionalidade; maior nível de tolerância no convívio com as diferenças e capacidade para enfrentá-las positivamente; alto espírito de equipe etc. Para que esse cenário se instale, e parta das exigências naturais de um mundo global que se organiza, é requerida também uma mão de obra com maior capa- citação e disposta a participar, aprender e cooperar continuamente. Em tais condições, a essência da gestão por processo se apoia fortemente na coordenação das atividades realizadas na empresa (GON- ÇALVES, 1997a), em particular aquelas executadas por diversas equipes de diversas áreas. O funcionamento adequado da empresa e dos pro- cessos depende exatamente da competência com que essa coordenação é executada. Daí a importância em compreender o papel estratégico a ser exercido pela comunicação empresarial como o elemento que dá vida à estrutura organizacional, seja através da troca de mensagens e informações entre pessoas relacionadas à organização, entre uma e outra organização, ou entre organizações e indivíduos, estejam dentro ou fora da empresa. Resposta Comentada A principal diferença entre uma estrutura e outra está na lógica que orienta o trabalho. Na organização por processos, os resultados dependem da visão de processo e de conjunto, e da ação de grupos de trabalho. A estrutura funcional tem como base a hierarquia e o foco na tarefa que o indivíduo deve executar. C E D E R J 2 2 9 A U LA 9 Estabelecendo comunicação interna A comunicação interna pode ser entendida como o processo que visa ao equilíbrio entre os interesses da organização e dos públicos envolvidos, baseando-se no conceito de comunicação e de vínculo, e estabelecendo relações interativas. Tendo em vista que o modelo de gestão de processos não se baseia em comando e controle, mas em negociação e colaboração, cresce a importância dos papéis relacionados à comunicação empresarial e aos comportamentos dos indivíduos e dos grupos. Se os empregados forem considerados e tratados como parceiros, municiados de pronta informação sobre as atividades da empresa, aumen- tará a probabilidade de desenvolverem maior envolvimento, dedicação e empenho. Tais comportamentos, se confirmados e contínuos, tenderão a gerar aumento em seus níveis de produtividade, na qualidade do trabalho e nos níveis de participação e integração no grupo. A conta, no entanto, não é matemática. A metodologia da gestão de processo exige atenção e cuidados especiais em muitos e vários aspectos: • no preparo do líder do grupo; • na ligação entre as pessoas; • na importância em manter e renegociar, caso necessário, o contrato psicológico; • na facilitação dos mecanismos grupais; • no desenvolvimento e compartilhamento do conhecimento gerado; • no gerenciamento das agendas de compromissos; • no suporte ao funcionamento das equipes. Todas essas questões exigem treinamento e desenvolvimento de inúmeras habilidades básicas, tais como relações interpessoais, treina- mento interfuncional, solução de problemas, criatividade, coordenação e planejamento, entre outras. Para efeito de nossos propósitos, elegemos abordar dois dos aspectos, dentre os anteriormente mencionados: a importância da renegociação do contrato psicológico e a relação entre liderança e trabalho em equipe. Ambos estão enquadrados na perspectiva dos esforços de comunicação empresarial, comentados anteriormente. 2 3 0 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações Renegociando o contrato psicológico Em tempos tão dinâmicos e velozes, as empresas transitam de um ambiente para outro, seja fazendo alianças, repensando o negócio, alterando modelos de negócio. Tantas mudanças afetam as bases das relações entre empregados e patrões, e exige renegociações que incluem não apenas o contrato formal, mas também o contrato implícito de deveres e obrigações de ambas as partes. Os empregados normalmente possuem várias expectativas em relação à organização em que trabalham. Uma parte desses elementos inclui os termos negociados como salário, benefícios, direitos trabalhistas, horário de expediente, desempenho mínimo, e outros termos explícitos da relação trabalhista, conforme dispostos nos contratos de trabalho. Porém, a relação entre o empregado e a organização é muito mais com- plexa e dinâmica do que os acordos trabalhistas contratuais e envolve também uma grande quantidade de termos subjetivos, que são promessas feitas de ambos os lados, entre empregados e empregadores, muitas das vezes feitas de maneira implícita. O conjunto desses sinais e termos, tanto explícitos como implícitos é definido como contrato psicológico, sendo formado pelo conjunto de crenças e promessas percebidas pelo empregado sobre os termos de troca entre o empregado e a organização a que pertence (ROUSSEAU, 1995 apud WETZEL, 2001). A passagem de um modelo funcional para uma estrutura por processo, mesmo que em um nível parcial, exige que a empresa renego- cie o contrato psicológico com seus funcionários, já que a natureza e a dinâmica das relações serão profundamente alteradas. Na ausência da hierarquia, as pessoas precisam se reorganizar para garantir o andamento das atividades e a manutenção do equilíbrionas relações interpessoais e de trabalho. Não basta, portanto, redimensionar as atividades, realocar as pessoas conforme exigido pela nova estrutura. É preciso construir novas bases de confiança e de entendimento sobre a nova ordem estru- tural para que o empregado não se sinta traído ao ser integrado em processos que exigem esforços superiores em níveis de relacionamento, responsabilidade sobre o trabalho e sobre os resultados da equipe. Se entender que a empresa não valoriza sua contribuição, poderá incorrer em absenteísmo, declínio de atitudes positivas em relação à organização e mesmo troca de emprego. C E D E R J 2 3 1 A U LA 9 Rousseau (1996 apud WETZEL, 2001) propõe que as renego- ciações do contrato psicológico se amparem em um processo de quatro estágios: • Ameaça ao contrato antigo. É quando as bases do contrato antigo são questionadas e sofrem ameaças. É preciso um trabalho cuidadoso de reeducação para que o empregado perceba que as mudanças pro- postas possam ser percebidas como legítimas. Os pequenos negócios podem desenvolver vantagens aqui, porque as relações são diretas e pessoais. É necessário que o empreendedor seja franco e honesto com seus empregados, sinalize e explique muito bem as razões das mudanças, que pretende empreender, envolvendo-os nas vantagens das mudanças. • Preparação para a mudança. As pessoas passam a vivenciar a mudança e se dão conta que o antigo contrato deixou de vigorar. É preciso aqui dar consciência sobre o processo de mudança sinalizando as novas bases para frente, construindo momentos intermédios para ajustamen- to. Palestras e seminários sobre a nova realidade ajudam a sensibilizar os ânimos para a mudança. No caso de pequenos empreendimentos, conversas boas e francas poderão ir construindo, coletivamente, as condições de mudança desde o momento anterior. • Criação do novo contrato. Esse é o momento em que o futuro deve orientar expectativas, ações e compromissos. Necessário que os anti- gos empregados construam atitude positiva, como se novos fossem. Muitas dificuldades podem atrapalhar essa fase: atitudes de resistência por parte dos funcionários; falta de monitoramento com iniciativas sustentáveis da empresa, no sentido de propor nova cultura organiza- cional. Seja como for, essa é uma fase crucial porque "as cartas estão à mesa" e as medidas devem ser implantadas. • Vivência no novo contrato. Esta é uma etapa de testes sucessivos para confirmar novas relações. A empresa deve mostrar, através de ações e comunicações consistentes e constantes que não há volta possível ao antigo modo de pensar e agir. Tais medidas envolvem ações institucionais e, também, a corroboração ao projeto, por parte de cada um dos funcionários envolvidos na nova estrutura, sempre que possível. Especial atenção ao líder, para que esteja preparado para esse momento. 2 3 2 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações Nenhuma mudança organizacional é feita em um mar de rosas, todos sofrem: desde a direção aos níveis mais baixos da organização. Não bastando isso, criar uma cultura cuja visão pressupõe implantar a multifuncionalidade a serviço da gestão de processos, exige um novo approach, uma nova conduta por parte dos profissionais, anteriormente dispostos em uma lógica funcionalista. Na nova modalidade, o quesito a ser exigido envolve visão global, capacidade de enfrentar riscos e con- flitos, versatilidade, disposição para aprender, tolerância e flexibilidade interpessoal, entre outras habilidades. Quando a autonomia do funcio- nário era delimitada em função da divisão de tarefas, sua avaliação era individual e realizada pelo chefe imediato. Agora o resultado coletivo gera a força a partir da qual se estabelecerá o desempenho. Assim, a soma dos esforços de cada um deverá gerar sinergia suficiente para transbordar e suplantar os resultados. Isso exige um esforço contínuo em superar dificuldades interpessoais, somar diferenças até então tidas como insuperáveis etc. A força da liderança e do trabalho em equipe A eficácia do líder repousa na sua habilidade de tornar uma atividade significativa para aqueles que estão nesse conjunto de papéis – não mudar, mas dar aos outros o senso da compreensão daquilo que estão fazendo e especialmente articulá-los para que possam comunicar-se sobre o sentido do comportamento deles (PONDY apud BERGAMINI, 1994). Se concordarmos que o papel do líder é, conforme citação anterior, o de facilitador dos processos de crescimento daqueles que o acompa- nham, muito oportuna a contribuição de Jaworski (2000), ao propor o arquétipo do líder servidor. Segundo o autor, especialista em cenários estratégicos, o potencial de liderança existe em todos nós e deve ser desenvolvido. A ideia do arquétipo está baseada no conceito de unici- dade, do todo que se representa em cada um de nós, e que se desdobra em contínuos movimentos. A proposta teórica se sustenta no equilíbrio entre a construção da consciência de si e o desenvolvimento da capacidade de inspirar os outros a crescer de maneira que todos participem do desdobramento do mundo. Superar esse estado de solidão e separação significa construir a C E D E R J 2 3 3 A U LA 9 confiança e a intimidade pessoal e interpessoal de maneira a deixar que o fluxo da energia humana se mobilize e se propague. Na mesma linha de argumentação, porém tratando do universo educacional, vale lembrar Carl Rogers (1985), psicólogo renomado, suge- re a figura do facilitador como aquele que desenvolve certas qualidades de atitude que deverão estar presentes no relacionamento pessoal entre o professor e o estudante. Leia-as a seguir, comparando-as ao compor- tamento do líder de processo. Perceba as sintonias com os papéis que ele deve desempenhar junto e com seu grupo de trabalho: • Autenticidade do facilitador: » Ele é uma pessoa, não apenas corporifica o papel. Vive-o genui- namente como tal. » Ele é capaz de revelar seus sentimentos positivos ou negativos, sem impô-los aos demais. » Ele é livre para cometer erros e para aceitá-los. » Ele assume o risco de partilhar e viver os próprios sentimentos, de comunicá-los, se apropriado. » Ele é livre para recuperar a excitação de aprender naturalmente, como na infância. • Demonstração de apreço, aceitação e simpatia: » Ele aceita o outro, como pessoa separada. » Ele crê que o outro é digno de confiança e capaz de desenvolver seus potenciais. » Ele consegue conviver com a apatia, os desvios e as imperfeições do estudante. • Compreensão empática: » Ele se esforça por compreender o que o outro sente, sem julga- mento. » Ele atribui importância quando os estudantes se sentem simples- mente compreendidos do seu ponto de vista, não do ponto de vista do professor. E então? Pode-se afirmar que os encaminhamentos propostos por Rogers se coadunam com as atitudes que o líder de processo deve pro- curar desenvolver em seu trabalho, traduzidas em autenticidade, apreço, aceitação, simpatia e compreensão empática? Veja agora como as ideias se somam quando, na perspectiva de Jaworski (2000), cada um de nós pode estimular, em si, a construção de tais atitudes: 2 3 4 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações • Incentivar o diálogo consigo mesmo: pensar para "fora" e para "den- tro" de si; pensar com tudo o que temos, com os músculos, com o sentimento nos músculos em busca do sentido de si e de sua missão no mundo.• Aprender a se ouvir, e a ouvir a escuta coletiva do ouvir o sentido do outro como diferente de si, abre o horizonte para novos insights. • Conhecer o outro representa o esforço para se reconhecer no outro e em si mesmo. Rogers, assim como Jaworski, entende que o líder se constrói no reconhecimento e aceitação de si como parte das energias do universo, com suas forças e fraquezas; condição a partir da qual se torna capaz de receber o outro, de compreendê-lo, e ajudá-lo a crescer, a se superar. São características como essas que provavelmente o líder, gestor de pro- cessos, necessite desenvolver para que possa construir o time e produzir os resultados esperados pela empresa. Como em toda atividade humana, a construção do grupo exige esforço e sensibilidade. Para ilustrar a força que pode ser gerada com o grupo e através do grupo, vale trazer, para finalizar, esse excerto retirado do livro Sincronicidade, de Jaworski (2000): Quando as pessoas se sentam para dialogar juntas, estão exercen- do a liderança como um todo (...), aí está a inteligência coletiva em ação e o exercício da idéia coletiva de liderança. Esta concepção põe por terra o esforço de formar líderes para gerir liderados. (...) Quando o diálogo cresce e se aprofunda é como uma onda que invade a todos e a cada um; perde-se a dimensão do indivíduo separado, solitário e se ganha a dimensão de ser parte do todo. Quando isto acontece, cada um sabe. Poucos têm a oportunidade de vivenciar esse instante mágico de comunhão. Você já passou por isso? Uma vez, estava dando aula para um pequeno grupo de alunos e o assunto a tratar era a ética na vida e no trabalho. Propus que cada um contasse um momento ético e outro, não ético. Depois que todos os alunos relataram suas experiências, coube a mim, contar alguns momentos em que a ética fez parte de minha vida. Fui trazendo situações que vivi com meu marido havia muitos anos e, de repente, percebi o profundo silêncio que havia na sala, tão profundo que eu ouvia minha própria voz, e ouvia a mosca que voava perto de nós. Naqueles segundos, uma grande energia, uma onda nos invadiu como se fôssemos um corpo só, uma só alma respirando aquela força coletiva que ali vibrava. Maravilhoso! C E D E R J 2 3 5 A U LA 9 Fica o lembrete para você: ser líder de um empreendimento envolve doação e dedicação, para que cada um possa crescer e, assim, dar força ao conjunto. No contexto das disciplinas relacionadas à Gestão de Pessoas, pouco se fala sobre a importância da renegociação do contrato psicológico em situações de mudança organizacional. Explique as razões que justificam a efetivação do contrato psicológico e sua renegociação, quando necessário. Explique a metodologia proposta nesta aula. Resposta Comentada O contrato psicológico representa o acordo entre as partes envolvidas, quanto aos deveres e compromissos assumidos de parte a parte. Em geral ocorre tacitamente, sem maiores formalizações. É importante que o recém contratado saiba as condições que serão honradas e as obrigações que deverão ser cumpridas. Da mesma forma, o gestor precisa conhecer as expectativas daquele funcionário em relação ao trabalho, para que não haja surpresas e desentendimentos desnecessários. Quando há mudanças radicais na organização, novos métodos de trabalho, fusões e aquisições, por exemplo, é preciso gerir o passo a passo das mudanças, ou seja, moni- torar cuidadosa e pacientemente o preparo das pessoas para se engajarem na nova realidade. Por isso a metodologia proposta, que trabalha em quatro momentos: 1. Compreender o sentimento de ameaça que a mudança tende a instalar e buscar aceitá-lo. 2. Trazer consciência ao indivíduo, sobre as medidas que serão instaladas e ajudá-lo a compreendê-las. 3. Acompanhar o momento crítico que corresponde à implantação das mudan- ças. 4. Preparar o líder e o grupo para conviver com o novo. Atividade Final 3 2 3 6 C E D E R J Empreendedorismo e Oficina de Negócios | Organizando a empresa em seus processos, em sua estrutura e em suas relações INFORMAÇÃO SOBRE A PRÓXIMA AULA Na próxima aula, trataremos do plano financeiro de um novo empreendimento. Nesta aula tratamos de apresentar uma nova metodologia, um novo modelo de processo como ferramenta possível para dar suporte às atividades de empresas nascentes no âmbito dos processos, da estrutura e das relações. Em um cenário competitivo baseado em alta tecnologia, os novos empreendimentos devem ter acesso a essa visão que parte do cliente para dar vida à empresa. Assim, em vez de organizar a estrutura a partir das funções e tarefas, o foco agora é o processo. Entender os processos constitui o âmago dessa proposta, estejam estes no âmbito do produto final da empresa, nos níveis administrativos, de suporte, ou no campo das decisões gerenciais. A tipologia de processos proposta, ajuda você a entender que as formas do trabalho se modificam na direção da multifuncionalidade, no sentido das interfaces entre os diversos setores da organização e na perspectiva do valor para o cliente. A implantação do modelo de processos não é trivial: exige lógica e o entendimento de que o trabalho será coletivo. E, finalmente, considerando que o modelo de gestão de processos não se baseia em comando e controle, mas em negociação e colaboração, nos voltamos para os papéis relacionados à comunicação empresarial e aos comportamentos dos indivíduos e dos grupos. Por conta disso, finalmente tratamos dos processos de comunicação interna, da renegociação do contrato psicológico, da força do líder e do trabalho em equipe. R E S U M O
Compartilhar