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DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL Me. Romante Ezer Ferreira Rodrigues I N I C I A R introdução Introdução Idealizar, planejar, implementar e gerenciar uma empresa, requer conhecimentos e habilidades extremamente relevantes para o sucesso desta no mercado. Para tanto, todo �m requer um bom começo ou um árduo caminho de erros e acertos e, em diversos casos, muita sorte. O que não é cienti�camente comprovado, nem objeto de embasamento. A disciplina de “DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL” traz consigo abordagens atuais, metodologias, conceitos e exemplos de aplicações, visando apresentar e reconhecer a importância da de�nição clara e objetiva dos processos organizacionais, bem como as suas funções e aplicabilidade dentro do ambiente empresarial, auxiliando na identi�cação das suas estruturas e práticas no contexto da gestão por processos. Ainda dentro do processo de aprendizagem, será possível assimilar formas assertivas de interpretação de grá�cos e �guras orientativas que representem como os processos organizacionais são de�nidos, gravados e utilizados para as tomadas de decisão e para o próprio funcionamento das empresas. Como desdobramento desses processos, as atividades servem para de�nição da estrutura organizacional. Iniciamos este conteúdo destacando que a metodologia cientí�ca é o processo pelo qual se de�ne o passo a passo necessário para se obter as informações a que se propõe. É um processo pelo qual ocorre uma investigação da verdade no estudo de uma ciência ou de algum objeto. A metodologia cientí�ca aborda, segundo Gil (2009), as principais regras para uma produção cientí�ca, fornecendo as técnicas, os processos e as ferramentas para o melhor alcance dos objetivos e qualidade de uma investigação cientí�ca. Estudo de Caso Neste sentido, o estudo de caso é uma forma de pesquisa que objetiva o levantamento de dados existentes que possam conter informações reais do estado atual da organização em análise. Esse tipo de pesquisa tem por objetivo a familiarização com o tópico ou identi�cação de conceitos comuns sobre um determinado tópico, e por Metodologia Cientí�caMetodologia Cientí�ca consequência, dar ênfase à determinação de conceitos, foco e descobrir novas possibilidades e dimensões da população (YIN, 2005). Em um contexto geral, esse tipo de pesquisa estuda dados em caráter investigativo, conforme sugerido por Yin (2005), que explica o estudo de casos como forma de comprovação empírica ou para levantamento de fenômenos contemporâneos dentro da vida real, e os limites impostos por esses fenômenos à vida das pessoas e organizações, sendo o embasamento em veri�cações e constatações dessa aplicação prática. Esse procedimento faz com que o pesquisador além de ampliar seus conhecimentos, torne-se um leitor na busca e levantamento dos dados e informações sempre mais acurados. Yin (2005) apresenta quatro aplicações para o método de estudo de caso: a) Explicar ligações de causas nas intervenções na realidade, quando muito complexas para uma abordagem através de survey ou pesquisas experimentais; b) Descrever o contexto da realidade quando da intervenção; c) Avaliar de que forma descritiva ocorreu a intervenção; d) Explorar os eventos de ocorrência das intervenções e traduzi-los em resultados claros e especí�cos. Orientando-se pelas colocações de Yin (2005) e as etapas constituintes de um estudo de caso, nota-se a percepção de relevância observada pelo autor relacionada à con�guração e utilização do caso. O autor enaltece a importância dessa metodologia como um crescente instrumento de pesquisa, explicando sobre suas origens, signi�cados, sua formatação como método de investigação empírica e reforça que a opção por sua aplicação está diretamente ligada aos objetivos almejados. O estudo de caso, na concepção do autor, é utilizado com o objetivo de se identi�car e explicar os diferentes fenômenos presentes no objeto estudado e permitir conhecer as suas causas, quando não haja de�nição substancial sobre os limites entre o fenômeno e o contexto. No entanto, o autor chama a atenção para as limitações para a utilização desse método, a saber: rigor, generalização e tempo demasiado. E continuando, reforça explicando que o investigador detém importante papel, não eximindo-se da responsabilidade e não faltando ao rigor e cuidados necessários ao bom resultado da ação. Pesquisa Documental Já a pesquisa documental é a realizada sob análise em documentos conservados pelas organizações de qualquer natureza ou por pessoas: registros, anais, regulamentos, circulares, ofícios, memorandos, balancetes, comunicações informais, �lmes, micro�lmes, fotogra�as, vídeos, arquivos eletrônicos de todas as espécies, dentre outros. Para Gil, o conceito para levantamento de dados deve ser compreendido da seguinte forma: As pesquisas desta natureza são caracterizadas pela interrogação direta junto às pessoas envolvidas. Procede-se, portanto, à solicitação de informações a um grupo de pessoas acerca do problema/assunto estudado, passando a processar uma análise quantitativa das informações coletadas. (GIL, 2010, p. 35) Na pesquisa documental, determina-se um período de estudos históricos quando justi�ca-se, além das razões já descritas na introdução, por ter sido aquele em que houve mais dados a serem analisados ou aqueles com maior relevância sob os critérios da alta gerência/diretoria da dita instituição ou dos quais mais foram destinados recursos para melhorias e aprimoramento dos resultados da organização. Na pesquisa documental, são analisados os documentos em que estavam expostos os planos de gestão considerados somente aqueles que envolviam conteúdos/temas relativos às áreas de gestão em questão, como programas de modernização da administração e/ou da produção, leis, regulamentos e normativas relacionadas. Os dados devem ser tabulados por período de proposição, implementação e/ou publicação do programa/plano/política e alocados em quadros especí�cos para cada assunto. praticarVamos Praticar Para praticar, faça um paralelo entre a pesquisa documental e o estudo de caso apresentados como metodologia de pesquisa. Como é de conhecimento, a pesquisa documental é a atividade de investigação e levantamento de dados de um certo objeto de estudo, e o estudo de caso é a execução da atividade de investigação focada em um determinado objeto “in loco” ou de posse das documentações relativas ao determinado objeto. Realize um levantamento na sua comunidade e em seu ambiente de trabalho e escolha uma organização para que seja estudada. Procure o responsável por esta e obtenha permissão para estudá-la: a) Obtenha uma autorização formal (de preferência); A pesquisa documental requer que sejam citadas todas as fontes pesquisadas para dar fundamentação e sustentação aos resultados; O estudo de caso propõe que o pesquisador obtenha dados internos da organização. Uma autorização formal estabelece uma relação de con�ança e de compromisso entre o pesquisador e a organização pesquisada. b) Estruture um formulário para levantamento de dados para realizar um diagnóstico dessa empresa com os seguintes tópicos: Dados cadastrais: Razão social: Nome fantasia: CNPJ: Endereço: Contato: Email: Setor analisado: Responsável pelo setor: Cargo: Email: Setor da análise: Conhecer a estrutura da empresa desde as informações principais auxiliarão nas análises futuras, como esclarecimento do nicho de mercado, por exemplo. O ambiente organizacional é, mesmo que em uma empresa pequena e relativamente simples, dotado de considerável complexidade. Sabe-se que para tornar possível qualquer tipo de opinião, sugestão ou intervenção, é necessário compreender exatamente tal complexidade e todas as suas particularidades. Para tanto, executa-se o diagnóstico organizacional, utilizando-se de ferramentas e métodos para conhecer tais variáveis de forma que possibilite traçar planos de ação que impactem na melhoriada efetividade dessa organização no alcance dos seus objetivos. Conceitos Toda empresa é uma organização que pretende oferecer relevante serviço ou produto para a sociedade e, por consequência, absorve recursos que reverte em seu próprio bem. Apesar de praticamente todas as empresas terem seus fundamentos semelhantes, ou seja, transformar recursos em bens ou serviços, para serem comercializados e gerarem resultados, muitas vezes traduzidos como lucros, tais Estrutura OrganizacionalEstrutura Organizacional organizações possuem diferentes estruturas que de�nem a sua forma de gestão e de distribuição de poder, responsabilidade e comunicação. As empresas oferecem importantes contribuições à sociedade. Sob o ponto de vista econômico, contribuem para a criação da renda e, consequentemente, para o desenvolvimento que dela decorre. Sob o ponto de vista social, possibilitam, a partir do desenvolvimento econômico, a democratização de oportunidades e aprimoramento da população, que pode ter acesso a ensino e educação. Por �m, sob o ponto de vista empreendedor, a possibilidade de empreender, criar e inovar. (KUAZAQUI, 2015, p. 6) Administrar uma organização é conduzi-la por caminhos cheios de obstáculos e perigos a cada instante, pois, com o passar dos anos, aumentam as incertezas sobre a sobrevivência organizacional. Por essa razão, é necessário iniciar uma empresa com um bom e detalhado estudo, que permita de�nir a sua estrutura ideal, com todas as especi�cações necessárias para o bom cumprimento dos deveres à que se propõe; a função é alertar os gestores de cada área sobre a importância do planejamento e da estratégia para a administração contemporânea. A estrutura organizacional é a forma como uma instituição se organiza e subdivide-se hierarquicamente. Essa estrutura de�ne como é feita a gestão dos recursos, das atividades e o �uxo de comunicação dentro da instituição. A departamentalização é um tipo de estrutura, na qual a empresa é dividida em setores que responderão pela entrega dos produtos e serviços por ela propostos. Todavia, o conceito de estrutura organizacional não signi�ca, propriamente, departamentalização de hierarquia isoladamente, pode ser, porém, uma combinação desses conceitos. Existem algumas formas mais comuns de estrutura que é planejada pelos gestores, de acordo com as necessidades de cada empresa. As estruturas organizacionais formais são as mais comuns, porém, existem as estruturas organizacionais informais. Estas estão caracterizadas por meio das relações interpessoais, tais relações, apesar de não serem o�ciais, possuem grande representatividade e valia entre os colaboradores de determinada organização e necessitam ser consideradas para efeito de estudos. Tipos de Estrutura Organizacional A importância de de�nir uma estrutura organizacional advém da necessidade e particularidade de cada empresa, e deve-se ao fato de que é essencial para garantir o sucesso da administração, especi�cando as funções de seus elementos, necessidades e a forma como eles se relacionam. Adicionalmente, a de�nição da estrutura assegura o �uxo de informações, permite que a comunicação �ua garantindo e�ciência e agilidade na execução das tarefas. Estrutura Organizacional Linear Nesse tipo de estrutura, o poder de decisão está concentrado no diretor, um sistema de organização bastante presente em pequenas empresas, antiquado e baseado nas estruturas militares, nas quais o poder está na patente e não na responsabilidade ou importância para o negócio ou na competência. Vejamos a organização estrutural na Figura 1.1. Figura 1.1 - Estrutura tradicional linear. Fonte: Loooaooool / 123RF. Estrutura Organizacional Funcional Como o próprio nome sugere, nesse tipo de organização são as funções que determinam a hierarquia. Cada setor contribui com seu maior conhecimento para o funcionamento da organização como um todo, ganhando a palavra para decidir nos temas sobre os quais domina. Nessa estrutura, nenhum chefe de setor tem controle absoluto sobre seus subordinados e, ainda pode ocorrer que apenas um colaborador possa responder a várias che�as. Estrutura Organizacional Linha-sta� A palavra “Staff” da língua inglesa refere-se à função que dá suporte à outra função, área, setor, etc. A estrutura linha-staff é a combinação das estruturas linear e funcional, sendo que nesta há a existência de órgãos de consulta, uma modalidade de consultoria interna permanente. Pode ser uma consultoria técnica e especializada aos escalões inferiores, entretanto, sem poder para comandá-los. Nesta estrutura a função de Figura 1.2 - Estrutura organizacional funcional. Fonte: Iamcitrus / 123RF. comando continua restrita aos chefes de cada departamento, aos quais a consultoria está ligada, portanto, a importância é reconhecida pelo conhecimento especializado. A �gura a seguir exempli�ca uma estrutura organizacional linha-staff: Os cargos estão de�nidos de cima para baixo: 1º nível: CEO (chief executive of�cer) Superintendente 2º nível: Diretor de negócios - Staff 3º nível: Diretor regional 4º nível: Gerente de unidade 5º nível: time staff de desenvolvimento e time staff de pesquisa e desenvolvimento 6º nível: suporte regional Figura 1.3 - Estrutura organizacional linha-staff. Fonte: John Takai / 123RF. Estrutura Organizacional Matricial Conforme pôde ser veri�cado na Figura 1.3, nesse tipo de organização mantém-se a divisão da organização como na estrutura funcional, mas cria-se uma forma de hierarquia paralela, por área ou setor, na qual existem vários gerentes com o mesmo nível hierárquico e com o mesmo poder, quando podem existir várias funções e cargos semelhantes em diversos setores respondendo para gerentes diferentes. Estrutura Organizacional Territorial e por Cliente Empresas que são geogra�camente fragmentadas podem optar pela divisão da sua hierarquia por região de atuação, em vez de por função. Na estrutura territorial os gerentes regionais respondem diretamente à direção central na hierarquia. De forma semelhante, ocorre na estrutura dividida por clientes ou grupo de produtos, e os seus departamentos são dedicados a esses segmentos junto com as suas che�as. Figura 1.4 - Estrutura organizacional matricial. Fonte: Poemsuk Kinchokawat / 123RF. Estrutura Organizacional por Processo Outra forma muito comum também é a divisão das empresas por processos, nesse tipo de estrutura organizacional a hierarquia se deve à parte do processo na qual aquele grupo comandado por determinado gerente responde, o que é bastante comum em algumas indústrias. A sua estrutura é organizada como funções do processo produtivo: recebimento, montagem, acabamento, embalagem, expedição, por exemplo. A Figura 1.5 mostra como são sequenciados os processos desde o início (entrada), passando pelas atividades de transformação e checagem até o �nal (saída), é um princípio básico das análises de Diagnóstico Organizacional quando buscam identi�car todas as variáveis do processo e as oportunidades ou necessidades de melhoria. Figura 1.5 - Estrutura organizacional por processo. Fonte: Mrgao / 123RF. praticarVamos Praticar Conforme o que foi apresentado até agora, conhecer a estrutura da organização e seu ambiente interno é a forma primordial para iniciar-se um diagnóstico com intuito de aprimorá-la, o que re�etirá incontestavelmente nos resultados �nais. Esse primeiro passo é efetuado realizando um estudo de caso em uma organização na qual se pretende executar o diagnóstico organizacional. A investigação deve conter informações (de praxe) para que se permita compreender o per�l e a estrutura organizacional segundo os tópicos que seguem: Possui planejamento estratégico? a) Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece Diante dessas informações inicia-se o processo de levantamento de dados da organização, na intenção de direcionar os entendimentos da sua capacidade de gestão. A empresa possui organograma geral? a)Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece O organograma de�ne o tipo de estrutura organizacional da empresa e serve para direcionar a abordagem daquele que estiver analisando. Tipo de distribuição de poder e de �uxo de comunicação. Possui matriz de responsabilidade com funções claras e bem de�nidas? a) Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece O comprometimento das pessoas parte do entendimento do que elas deverão ser cobradas e das limitações das suas responsabilidades e das dos outros. Possui conjunto de normas internas bem difundidas dentro da organização? a) Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece Normas precisam existir para delimitar até onde cada funcionário pode e deve ir, tudo o que não é proibido, é permitido. Também é necessário expor com clareza o que se espera de cada colaborador. Possui procedimentos padrões operacionais? a) Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece Os procedimentos auxiliam que todos os executantes de cada atividade as executem da forma correta, sem a necessidade de �carem tentando acertar e errando ou perdendo tempo. Administrar uma organização requer a compreensão dos �ns e meios, principalmente, considerando-se a capacidade de liderar daquele que assume tal responsabilidade. “O conceito de administração representa uma governabilidade, gestão de uma empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com planejamento, organização, direção e controle” (PEREIRA, 2011, p. 1). A função do administrador é liderar os recursos humanos e aplicar os outros recursos de forma inteligente para que a organização alcance os objetivos planejados e pelos quais ele responde. A função de liderar cabe àqueles que têm a capacidade de trazer à superfície questões latentes, criar sinergias entre grupos harmônicos, criar relações de lealdade e estimular pessoas a “darem o melhor de si” de forma conjunta e alinhada às necessidades desse grupo, “na prossecução de uma missão que apela a valores compartilhados” (GOLEMAN; BOYATZIS; MCKEE, 2002, p. 267). “Líderes inovam, centram-se nas pessoas, inspiram con�ança, desa�am o poder, têm visão a longo prazo, implicam as pessoas, integram informações, revitalizam e mobilizam o compromisso com novos objetivos e necessidades” (VICENTE, 2004, p. 143). Missão, Visão e ValoresMissão, Visão e Valores Conceitos Fundamentais Na era contemporânea, após a divisão do trabalho e as reformas teóricas e práticas da administração, auferiu-se uma forte valorização da “pessoa humana”, na qual o diálogo torna-se central, dando voz às diferentes (sub)culturas e subníveis da organização, “ao mesmo tempo em que a comunicação se institui na função principal da gestão, podendo estimular as relações intensas até entre atores ausentes” (ESTÊVÃO, 2002, p. 20). Na administração de uma organização a participação do coletivo torna-se tão relevante a cada dia, quanto a participação de todos no desempenho das suas funções. Tudo isso justi�ca incluir todos nas de�nições importantes da organização, partindo das de�nições da sua Missão, da sua Visão e dos seus Valores. Muitas vezes a de�nição dos valores pode ser compreendida como mera formalidade, entretanto, na visão de García (2002) a de�nição dos Valores de uma organização é muito mais relevante do que parece na percepção de muitos administradores, pois os Valores de uma organização são exatamente a soma dos valores de todos que a compõem, e desses valores advêm a e�ciência e crença na sua participação nos resultados da empresa. Ressalta-se sob essa perspectiva de gestão, o diálogo como marca essencial, formando um paralelo importante com uma grande tendência da atualidade, “a Direção por Valores” (DPV), ao considerar que “a verdadeira liderança é, no fundo, um diálogo sobre valores” (GARCÍA, 2002, p. 4). “A DPV é uma espécie de marco global para redesenhar continuamente a cultura da empresa de forma que se gerem compromissos coletivos através de projetos novos e mobilizadores” (GARCÍA, 2002, p. 4). A DPV é apresentada como um “modo avançado de direção estratégica e liderança participativa pós-convencionais baseados no diálogo explícito e democrático sobre os valores partilhados que hão de gerar e orientar as decisões de ação na empresa” (GARCÍA, 2002, p. 4). O “cerne” dessa abordagem está nos valores individuais e nas pessoas, que ao compartilharem formam um valor coletivo partilhado. A direção por valores pode ser compreendida por algumas características singulares, como: A necessidade da criatividade para a solução de problemas complexos, exigindo por esta razão alta performance pro�ssional por parte dos dirigentes, cuja autonomia e responsabilidade é alta e totalmente focada na experiência do cliente; Uma estrutura de�nida por redes de relacionamento, compartilhamento de conhecimento e equipes de trabalho; Valores culturais essenciais estão fundamentados no desenvolvimento, participação, aprendizagem contínua, criatividade, con�ança, mútua, compromisso (TRIGO; COSTA, 2008, p. 573). Para Rodrigues (2014 apud BERGER, LUCKMANN, 1985), a determinação da consciência do homem é proveniente do seu “ser social”, advinda de um processo evolutivo progressivo; o indivíduo reproduz os padrões de conduta da família e/ou do grupo social a que pertence, o que corresponde à socialização primária do grupo. Já a secundária, absorve por meio da aquisição de conhecimentos especí�cos das suas áreas de atuação, “o que signi�ca a interiorização de campos semânticos que estruturam interpretações e condutas de rotina em área institucional” (RODRIGUES, 2014, p. 37). Ainda segundo Rodrigues (2014), a sociedade vem evoluindo e/ou alterando os seus valores ao longo do tempo e, mesmo as organizações de sucesso que não se adaptarem estão fadadas ao fracasso. De forma ambígua, aquelas que se alteram e atualizam os seus valores de forma a abrigar os pensamentos e sentimentos das pessoas, têm êxito em suas empreitadas, modi�cando os seus objetivos por meio de pensamentos subjetivos. Para a formação dos valores institucionais, faz-se necessário a compreensão das visões dos envolvidos no condizente aos propósitos da organização. O planejamento estratégico inicial, bem como a sua constante revisão e readaptação, sendo as novas tendências do mercado, servirá como ferramenta auxiliar à gestão, com o propósito de indicar os pontos de atenção para que os dirigentes possam alocar, assertivamente, os recursos disponíveis. Por meio do planejamento estratégico como ferramenta de gestão, a equipe gestora da organização realizará análises (interna e externa) de seus pontos fortes e fracos, e por conseguinte, encontrará as oportunidades e ameaças que possam interferir no alcance dos objetivos desejados. Ressalta-se, porém, que o planejamento estratégico por si só não é a solução para os problemas da organização, mas sim uma base para a con�guração de planos de ação. Esses planos, quando bem aplicados servem como excelentes ferramentas de apoio no processo de resolução de problemas. As ações e resoluções implementadas conferirão as formas tomadas como as mais assertivas para o atingimento do sucesso nas visões dos administradores. Da mesma forma como nos projetos de expansão ou de novas construções, sejam de produtos, equipamentos ou de novos processos, a execução dos planos de ação baseada no planejamento estratégico deve ser monitorada e caso seja identi�cada alguma inconformidade, esta deve ser corrigida ou adaptada assegurando o cumprimento das metas e objetivos. O desdobramento desse planejamento é necessário para que todos os colaboradores da organização conheçam e contribuam. O planejamento estratégico possui várias de�nições que comungam em seus resultados perante as declarações de diversos autores, como citamos Andrade, (2012, p. 12), “Planejamento estratégico é um processo formal, racional, sistêmicoe �exível, que visa facilitar a tomada de decisões, o alcance de objetivos e o direcionamento da organização para o futuro desejado”. Na visão de Chiavenato (2004, p. 152), o Planejamento Estratégico refere-se à maneira pela qual uma empresa de�ne como pretende aplicar os seus esforços e recursos mediante uma determinada estratégia para alcançar os objetivos propostos. É, segundo o autor, geralmente um planejamento global e de longo prazo. O autor ainda de�ne que o processo de maximização dos resultados de uma organização deve, impreterivelmente, passar pelas seguintes etapas: De�nição da missão; Visão; Valores; Diagnóstico (interno e externo); De�nição dos objetivos; Planos de ação e Acompanhamento do desempenho. Corroborando com o autor, Fidelis (2011, p. 51) apresenta exemplos da aplicação de processos e métodos similares em uma escola de programação de computadores na cidade de São Bernardo do Campo-SP e “expõe os compromissos assumidos pela organização perante toda comunidade (funcionários, clientes, parceiros, fornecedores e outros interessados), embasados na Missão, Visão, Valores e Política da Qualidade da organização, de onde partem todas as diretrizes,” ainda segundo o autor: 1. Missão: Produzir softwares tecnologicamente atualizados, para a área de Recursos Humanos e a�ns, que atendam e superem as expectativas de nossos clientes, provendo um atendimento de consultoria e treinamento que garantam a utilização correta destes recursos. 2. Visão: Consolidar-se no mercado como a maior empresa de desenvolvimento de software de Recursos Humanos, bem como, diversi�car serviços e produtos para atender todas as áreas relacionadas a Recursos Humanos, assumindo sempre compromissos com clientes, com a qualidade e com a lucratividade. 3. Valores: Desenvolver soluções em Recursos Humanos que satisfaçam e superem as exigências e expectativas dos nossos clientes. Aprimoramento, oportunidades, participação e desa�os que propiciem aos nossos colaboradores motivação para realizar sempre o melhor. Trabalhar em parceria com os nossos fornecedores na busca da qualidade dos produtos utilizados. Ampliar a nossa atuação social contribuindo com a comunidade oferecendo cursos que propiciem oportunidades de emprego. Maximizar os Lucros dos acionistas. Aperfeiçoamento contínuo para atender as constantes mudanças nas necessidades de produtos e preferências dos nossos clientes. Comprometimento com investimentos em tecnologia de ponta, com o propósito de desenvolver e fornecer suporte aos nossos produtos. Estar comprometidos com a preservação do meio ambiente e a conscientização da sua importância. (FIDELIS, 2011, p. 51) Práticas Organizacionais A competitividade entre as organizações encontra-se mais acirrada. Por essa razão, faz-se necessário que as empresas estejam preparadas para o que irão encontrar no cotidiano, sejam: o aumento da concorrência, maiores exigências por parte dos clientes, necessidades internas de redução de custos ou aumento da produtividade, dentre outros. Por todas essas razões, as organizações precisam estar muito bem colocadas em seus respectivos nichos de negócios. O Diagnóstico Organizacional permite desenvolver análises do ambiente interno e externo da organização, mediante o uso de ferramentas especí�cas, para diagnosticar problemas e/ou oportunidades organizacionais com base em métodos. Estruturar processos e de�nir responsabilidades, que permitem o monitoramento dos processos, por meio da instauração de KPI’s (“Key Performance Index” – Índices de medição de desempenho), esclarecendo e avaliando como os processos organizacionais estão sendo em matérias de e�cácia, e�ciência e produtividade. Desenvolvendo, dessa forma, uma visão holística e sistêmica das relações entre funções e processos organizacionais. Da mesma forma como ocorreu a mudança na percepção da valorização dos valores dentro das organizações por parte das empresas, os trabalhos e pesquisa nesse sentido sofreram um grande impulso a partir da década de 1980. A consciência de que a produtividade e o sucesso organizacional relacionavam-se diretamente com a sua cultura e práticas, advindos do compartilhamento de valores, conhecimentos e experiências de todos os membros, despertou o interesse das organizações em estudar e desenvolver práticas que visassem à produtividade, à e�cácia e à e�ciência no desempenho das suas funções. Para Oliveira (2017), as práticas organizacionais apesar de não terem in�uência direta sobre o desempenho pro�ssional por competência técnica e comportamental, objetiva-se sua in�uência direta na identidade pro�ssional do colaborador. Os valores organizacionais advindos ou não da soma dos valores pessoais de todos, têm in�uência direta no desempenho pro�ssional. O autor con�rma que as identidades organizacional e pro�ssional estabelecem relações diretas de mediação entre os valores e as práticas das organizações, re�etindo diretamente em seus resultados. O mesmo autor deixa claro que as práticas organizacionais são um conjunto de saberes aprendidos, desenvolvidos e criados dentro de uma organização que compõem os direcionadores de tomada de decisão e que estes, quando construídos considerando os valores compartilhados dentro da organização, aderem fortemente aos seus indivíduos, estabelecendo um sentimento de integração e responsabilidade pelos resultados. Logo, a satisfação de fazer sempre o melhor impera na consciência individual e coletiva, culminando em melhores resultados. O processo de diagnóstico organizacional evolui por alguns processos comumente aplicados, objetivando o estudo das relações entre funcionário e função, função e processo, processo e produto e, a investigação preconiza explorar os conhecimentos existentes e as práticas organizacionais de uma organização em questão, para dessa forma traçar o per�l atual da empresa e encontrar, através de análises especializadas, aplicando ferramentas especí�cas, os pontos de atenção que devem ser trabalhados para o aprimoramento dos resultados, de forma geral. A seguir um exemplo de processo de diagnóstico operacional, demonstrando as suas fases, processos e direcionadores: Esse processo evidencia que as práticas organizacionais devem ser cuidadosamente estudadas, quando levanta-se todas as informações pertinentes para servirem de base de dados nas análises de estrutura organizacional, alinhamento estratégico entre projetos, missão, visão e valores, bem como, segundo o autor, delimitar campo de atuação mediante a priorização e seleção de projetos (planos de ação) para as adequações necessárias baseadas nos objetivos organizacionais esperados, ou seja, correção de problemas de gestão e na maximização dos resultados. Figura 1.6: Fluxo de análise organizacional. Fonte: Elaborada pelo autor. Ah! Lembre-se que a sua vida pessoal também deve ser gerida como se fosse uma organização, na qual você deseja sucesso e, para isso, precisa saber: quem você é e o que quer fazer da sua vida (missão); aonde quer chegar, como quer ser visto pela sociedade (visão); seus (valores) que norteiam a sua vida e de que forma você como gerente da sua organização irá aplicar os recursos disponíveis �nanceiros e de tempo, para atingir os seus objetivos. reflita Re�ita Geralmente a atividade de diagnosticar uma organização é parte de um projeto maior, cuja proposta pode ser: implementar um novo modelo de produção; uma nova forma de gestão; um novo SGI (sistema de informação), etc. Em casos de uma empresa de consultoria em gestão de empresas, esta pode oferecer um diagnóstico organizacional para identi�car “GAP’s” (falhas) e fomentar a contração dos serviços desta. Aproveitando-se dessa prática sugere-se que o aluno pratique os conhecimentos adquiridos em uma empresa, para �xação do conteúdo estudado (ARAÚJO; GARCIA; MARTINES, 2016). praticar V P ti saiba mais Saiba mais Qualquer empresa, por pequena que seja ou organização, para que esta obtenha sucessodiante do ambiente competitivo em que vivemos e da escassez de recursos, sobrevive aquelas que estão sólidas, do ponto de vista de aplicação dos seus recursos versus resultados e�cazes e e�cientes. Alguns estudiosos apresentam importantes resultados obtidos da aplicação de experiências e conceitos das grandes empresas em empresas pequenas. Aproveite para aprofundar um pouco mais nesse assunto e enriqueça os seus conhecimentos, isto seguramente irá fazer a diferença no sucesso da sua carreira como administrador de qualquer tipo de organização. Observe alguns casos de relatos empresariais, isso aumentará os seus horizontes. Indicação de conteúdo para leitura externa. Artigo: As micro e pequenas empresas exportadoras brasileiras sobre a ótica do marketing internacional. ACESSAR http://academiadetalentos.com.br/docs/Micro-pequenas-empresas.pdf Vamos Praticar Avançando um pouco mais, agora que já se conhece os tipos mais comuns de estruturas organizacionais, pode-se adentrar mais profundamente no per�l da organização que iniciou- se o estudo. Explorar as práticas organizacionais é a forma de se poder alimentar as fases mais técnicas do diagnóstico organizacional. A seguir, ainda de posse de um questionário, busque conhecer de que forma a empresa ou organização se relaciona com o público externo, quais são as suas ações, políticas de relacionamento e perspectivas. Da mesma forma, na sequência, poderá ser observado quais são as formas pelas quais a organização está voltada para si própria e as suas atividades-�ns. Estrutura de Vendas e Marketing Acompanha os preços e produtos dos concorrentes? a) Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece Para se conhecer as forças e fraquezas de uma empresa, necessita-se saber o seu comportamento perante o mercado. Atenta às novas tendências (moda, mercado, economia)? a) Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece Novas tecnologias, novos produtos, situações econômicas podem fragilizar ou fortalecer uma empresa. Processos Internos Possui mapas de processos de trabalhos e produção estruturados? a) Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece Ter processos internos de�nidos evita que os funcionários desperdicem recursos executando atividades de forma errada e não padronizadas. Possui indicadores de processos para medir a efetividade das atividades? a) Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece Indicadores de processos são importantes ferramentas para identi�car falhas na execução das atividades, permitindo encontrar pontos de atenção e ação requeridos. Possui de�nição clara da sua Missão, Visão e Valores Organizacionais? a) Sim, atualizado b) Sim, obsoleto c) Básico d) Não tem e) Desconhece Para que se possa gerenciar de forma assertiva uma organização, necessita-se conhecer esses 3 pilares da administração. Com base nos conhecimentos desenvolvidos até esta etapa, o aluno terá capacidade de avaliar o grau de concordância da prática com a teoria estudada. indicações Material Complementar L I V R O Análise e Diagnóstico Organizacional: Teoria e Prática Helenides Mendonça, Maria Cristina Ferreira e Elaine Rabelo Neiva Editora: Vetor ISBN: 978-85-7585-783-0 Comentário: O livro é um relato das experiências de vários consultores e pesquisadores dos assuntos voltados às soluções para problemas de gestão de empresas, apresentando modelos criativos de análise diagnóstica, com ferramentas e metodologias mais adequadas, nas opiniões das autoras, para a atividade de diagnóstico organizacional. F I L M E A META Ano: 2003 Comentário: “A Meta” de Eliyahu Goldratt é um clássico de administração. As histórias do livro são usadas com frequência nas faculdades para ensinar aos alunos sobre metas, processos produtivos e desa�os administrativos. O livro traz a história de Alex Rogo, que estando com uma fábrica próximo da falência, sai em busca de soluções e respostas. Nessa aventura Alex descobre e aprende muitas coisas, corrige o rumo dos negócios e da vida e colhe muitos frutos. Uma história para se re�etir sobre negócios e alguns aspectos da vida e dos relacionamentos. T R A I L E R conclusão Conclusão Ao concluir os estudos desta unidade obtemos os conhecimentos necessários para iniciar uma análise satisfatória em uma organização, aprendendo sobre o ambiente organizacional do ponto de vista de administradores, e ainda mais, do ponto de vista de avaliadores de administradores. Adicionalmente, aprendemos os critérios mais relevantes, segundo renomados autores, que podem determinar o sucesso e o fracasso de uma empresa. Compreendemos, também, que todo resultado mensurável de uma organização depende de como é sua estrutura desde a concepção, mesmo que esta tenha sido, por diversas vezes, replanejada. Por �m, vimos que todo processo de diagnóstico organizacional começa com uma detalhada análise interna, com vistas da sua participação no mercado e do seu comportamento perante este. referências Referências Bibliográ�cas ANDRADE, Arnaldo Rosa de. Planejamento estratégico: formulação, implementação e controle. São Paulo: Atlas: 2012. ARAÚJO, Luis César G. de; GARCIA, Adriana Amadeu; MARTINES, Simone. Gestão de processos: melhores resultados e excelências organizacionais. [S.l.]: Atlas, 2016. [Minha Biblioteca] BERGER, P.; LUCKMANN, T. A construção social da realidade. 6. ed. Petrópolis: Vozes, 1985. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração: na administração das organizações. Edição Compacta. 3. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. ESTÊVÃO, C. Globalização, metáforas organizacionais e mudança educacional: dilemas e desa�os. Porto: ASA, 2002. FIDELIS, Gilson José. Gestão de pessoas, estruturas, processos e estratégias empresariais. São Paulo: Érica, 2011. 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Permite-se, dessa forma, o conhecimento real dos esforços para a realização dos trabalhos, identi�cando a necessidade e implementando mudanças em todas as suas complexas dimensões tecnológicas, humanas e organizacionais. O mercado é altamente competitivo e exigente, e não tolera processos com baixa e�ciência, não mais sobrevivendo ao paradigma da visão hierárquica e funcional, pois isso gera uma empresa com ausência de visão estratégica, desconhecendo as necessidades reais dos seus clientes e fadada ao inevitável fracasso. Principais Conceitos A Matriz Swot é uma ferramenta de análise organizacional que permite uma visão ampla da organização, exercendo um papel de extrema relevância para o ambiente organizacional. A Matriz Swot está diretamente relacionada à identi�cação de vulnerabilidades e oportunidades da organização tanto interna quanto externamente, no que se refere às necessidades do mercado, além de auxiliar na criação de estratégias para atender essas necessidades com mais e�ciência e e�cácia. Isso justi�ca a sua ampla aplicação nas atividades de planejamento empresarial pelo mundo. A sigla Swot provém de quatro palavras do inglês: S – Strengths (Forças) W – Weaknesses (Fraquezas) Diagnóstico Estratégico –Diagnóstico Estratégico – Matriz SwotMatriz Swot O – Opportunities (Oportunidades) T – Threats (Ameaças) Essa ferramenta de apoio gerencial constitui importante suporte ao planejamento, sobretudo de caráter estratégico, pois fornece grande auxílio para a organização, a �m de mapear seu per�l e conhecer seus ambientes internos e externos. No ambiente interno, essa ferramenta proporciona a capacidade de conhecer as próprias forças e fraquezas; no ambiente externo, evidencia as oportunidades relacionadas ao negócio e à organização e as ameaças potenciais, que precisam ser tratadas segundo a intensidade relativa ao sucesso do empreendimento. No geral, a Análise Swot contribui com os planejadores na absorção de conhecimentos mais aprofundados relativos à organização e ao ambiente em que está inserida, possibilitando maior assertividade nas decisões e no estabelecimento das suas diretrizes, visando propor objetivos e metas, de�nir projetos, planos de ação e programar a utilização de seus recursos. Figura 2.1: Modelo Swot Fonte: https://br.123rf.com/visual/search/98259339 O conhecimento das variáveis do ambiente externo serve para avaliar como a empresa está e como se relaciona com ele. A análise externa é geralmente usada sob dois enfoques: para resolver algum problema imediato que exija alguma decisão estratégica – nesse caso, a interação entre empresa e ambiente ocorre em “tempo real”; e para identi�car futuras oportunidades ou ameaças que ainda não foram percebidas claramente pela empresa. Para proceder à Análise Swot com e�cácia, é preciso compreendê-la sob a seguinte perspectiva: 1. Forças: referem-se às características positivas internas, como habilidades, recursos, know-how, equipes, domínio de tecnologias avançadas, disponibilidade de recursos em caixa, dentre outras que ajudam a atingir as metas. São características, recursos ou qualidades da organização que podem in�uenciar positivamente seu desempenho. Obviamente, os pontos fortes precisam ser amplamente explorados, pois se tratam da e�ciência da organização. Essa ação é de extrema relevância dentro do ambiente competitivo, pois bene�cia a empresa perante os seus concorrentes atuais e os eventuais novos entrantes. Seu rápido poder de mobilização operacional é um grande diferencial, permitindo que a empresa responda rapidamente às necessidades do mercado (PEREIRA, 2015). 2. Fraquezas: são aquelas características negativas internas da organização que podem prejudicar a realização dos objetivos, como falta de capacidade de adaptação às mudanças, estrutura interna burocratizada, concentração excessiva de trabalhadores em �m de carreira. 3. Oportunidades: aquelas características identi�cadas no ambiente externo como favoráveis, mas ainda assim fora do controle da organização; podem, de alguma forma, ser acessadas pela empresa, como, por exemplo aumento do poder aquisitivo da população, produtos em destaque sazonal, reputação organizacional favorável. 4. Ameaças: referem-se àquelas características negativas presentes no ambiente externo, e também estão fora do controle da organização; podem prejudicar a execução dos planos e o atingimento das metas e dos objetivos estabelecidos. Por exemplo: novos concorrentes dividindo o mesmo mercado, novas regulamentações, crise econômica do país, situação econômica dos clientes etc. A seguir, veja exemplos de análise interna de uma organização após a aplicação da Análise Swot: Quadro 2.1: Exemplos de análise interna de uma organização após a aplicação da Análise Swot Fonte: Adaptado de Ferrell e Hartline (2009, p.134-135). A maioria dos autores especializados nesse assunto explica que a Matriz Swot, quando utilizada como ferramenta estratégica, auxilia no planejamento e fornece grande diferencial competitivo, o que motiva os iniciantes a tomarem como base em seus estudos e práticas a Matriz Swot nas análises do ambiente externo e interno de uma organização, bem como no desenvolvimento de estratégias. proporcionando um planejamento estratégico muito mais assertivo. FORÇAS INTERNAS POTENCIAIS FRAQUEZAS INTERNAS POTENCIAIS • recursos �nanceiros abundantes • nome de marca bem conhecido • n° 1 do setor • economias de escala • tecnologia própria • custos mais baixos (matérias-primas ou processos) • imagem da companhia/produto/marca respeitada • talento gerencial elevado • melhor habilidade de marketing • produto de qualidade superior • alianças com outras empresas • boa capacidade de distribuição • empregados comprometidos • processos patenteados • falta de orientação estratégica • recursos �nanceiros limitados • pouco investimento em pesquisa e desenvolvimento • linha de produtos muito limitada • distribuição limitada • custos mais altos (matérias-primas ou processos) • produtos ou tecnologia desatualizados • problemas operacionais internos • problemas políticos internos • imagem de mercado fraca • pouca habilidade de marketing • alianças com empresas fracas • habilidades gerenciais limitadas Na sequência, exempli�ca-se no Quadro 2.2 os resultados das análises do ambiente externo de uma organização, cujas informações podem ser positivas ou negativas, dependendo do momento e das características internas da organização. Uma situação pode ser negativa se a organização estiver frágil, ou positiva, caso a empresa esteja em uma situação interna favorável. Quadro 2.2: Resultados das análises do ambiente externo de uma organização Fonte: Adaptado de Ferrell e Hartline (2009, p.134-135). De forma geral, na visão de diversos autores e pro�ssionais da área, o planejamento estratégico é uma maneira estruturada de alinhar-se ao ambiente externo e às mudanças do mercado, estabilizando os recursos internos, a estrutura organizacional e, por consequência, os objetivos propostos. Em uma revisão de literatura, pode-se perceber o consenso de que não é possível sobreviver sem o planejamento estratégico, sendo uma questão substancial para a existência de uma organização. Na etapa de estruturação organizacional, o planejamento estratégico permite, de forma robusta e consolidada, visualizar as oportunidades,prevenir e tratar as ameaças e conhecer e explorar os pontos fortes e fracos. Como fruto dessa análise, torna-se possível estabelecer estratégias, projetos e ações futuras para curto, médio e longo prazos, gerando melhorias nos resultados ou na correção do curso, com alcance da competitividade empresarial. Análise de Ambiente Interno e Externo Analisar o ambiente organizacional é um processo de investigação, compreensão e monitoramento desse ambiente para identi�car as oportunidades e os riscos atuais e futuros que possam in�uenciar a capacidade das empresas de atingir suas metas. O ambiente interno é composto pelos elementos internos da organização, como trabalhadores, administradores, conhecimentos gerados, cultura organizacional, tecnologia, estrutura organizacional e instalações físicas. Conhecer o per�l organizacional em sua totalidade é o primeiro passo para traçar qualquer tipo de ação. Coletar os dados internos requer um esforço focado nas particularidades da empresa, nos detalhes comuns e incomuns, com levantamento de características estruturais e de como elas se comportam diante dos padrões organizacionais praticados, de�nindo a estrutura da organização. As análises do ambiente externo caracterizam-se pela construção da percepção do ambiente externo à organização, visando identi�car oportunidades e ameaças para o funcionamento e�ciente e e�caz da empresa. Essas análises do ambiente externo correspondem ao estudo dos diversos fatores e forças do ambiente, das relações entre eles ao longo do tempo e de seus efeitos ou potenciais efeitos sobre a empresa. Tais análises são baseadas nas percepções das áreas em que as decisões estratégicas da empresa deverão ser tornadas. A dimensão estratégica da organização vincula-se à gestão na sua essência, como uma evolução natural das ideias (SENGE, 1990, p. 37). “A capacidade de aprender mais rápido que os concorrentes pode ser a única vantagem competitiva sustentável”. “A capacidade de inventar novos setores e reinventar os antigos é um pré-requisito para chegar primeiro ao futuro e uma pré-condição para permanecer na frente” (HAMEL; PRAHALAD, 1995, p. 22). O conhecimento do contexto geral no qual a organização está inserida faz-se primordial; há a necessidade de modelos especí�cos para diferentes atividades dentro de uma mesma organização, o que parece ser um ponto quase consensual entre as diversas correntes de estudo na área de estruturas organizacionais (LEWIN; VALBERDA, 1999 citado por RODRIGUES, 2014, p. 44). Nos últimos anos, e principalmente recentemente, as questões referentes à estrutura organizacional têm recebido grande atenção com o surgimento e a disseminação das ideias e conceitos referentes às comunidades de boas práticas. Gestos e trocas de experiências pela observação – do semelhante, dos animais, de pai para �lho e/ou em toda reunião de pessoas –, por mais simples que sejam, são capazes de produzir o fenômeno conhecido como “comunidades de práticas”. As comunidades estão, assim, no centro dos processos de criação e compartilhamento do conhecimento, atendendo à demanda globalizada de maior velocidade na inovação, com atenção especial ao conhecimento como ativo-chave para a criação de vantagens competitivas sustentáveis (LESSER et al., 2000, p. 18). Cultivar as boas práticas em áreas estratégicas é um caminho e�ciente para gerenciar; é um grande diferencial. Identi�car as boas práticas e cultivá-las é um desa�o para as organizações que desejam gerenciar de forma competitiva o conhecimento que possuem, tratando-o como um ativo intangível e uma fonte de vantagem competitiva sustentável. Como podemos observar, o conhecimento de uma organização é a soma dos conhecimentos individuais de cada funcionário. A sobrevivência, a competitividade e o crescimento de uma organização exigem criterioso estudo sobre sua estrutura e ambiente de negócio, permitindo conhecer esses dados de forma mais ampla, estabelecendo metas coerentes com os recursos disponíveis e dando sustentação à tomada de decisão. Faz-se necessário nivelar em que a tecnologia pode ser útil, pois as pessoas requerem conversação, experimentação e experiências compartilhadas com outras pessoas. praticarVamos Praticar A Matriz Swot serve como ferramenta para diagnosticar problemas da organização; ela fornece todas as ações para a resolução dos problemas organizacionais. Essa ferramenta reflita Re�ita “A capacidade de inventar novos setores e reinventar os antigos é um pré-requisito para chegar primeiro ao futuro e uma pré-condição para permanecer na frente.” (HAMEL; PRAHALAD, 1995, p. 22) permite que os resultados sejam aprimorados, assegurando a sobrevivência da empresa. Assinale a alternativa correta: a) A Matriz Swot não é uma ferramenta para detectar problemas organizacionais, mas para analisar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças à organização. b) A Swot é aplicada para solucionar problemas organizacionais e é amplamente utilizada no Brasil. c) A Matriz Swot assegura o atingimento dos resultados, porque trata todas as falhas da organização. d) A Swot só pode ser utilizada quando a empresa estiver com problemas, pois assim não se desperdiça esforços e trabalho. e) O Brasil é o único país que ainda utiliza a Matriz Swot devido à sua alta complexidade de uso. Mapeamento Organizacional Inicial O processo responsável por identi�car a realidade situacional de uma empresa é conhecido como “Diagnóstico Organizacional”. Ele tem a função de mapear todo o processo organizacional, partindo de itens como bases de fundação, ramo de atuação, missão, visão, valores e, por conseguinte, planejamento estratégico, estratégias implementadas e resultados alcançados. Dessa forma, obtém-se um mapeamento do estado atual da empresa e identi�ca-se as possíveis mudanças necessárias para o aprimoramento e/ou correção de algum caminho tenebroso que esteja porventura surgindo. O Diagnóstico Organizacional pode ser de�nido como o processo pelo qual se busca obter uma avaliação do estágio atual em que se encontram as práticas de gestão empresarial tanto do ponto de vista da interação dos indivíduos com a organização e Diagnóstico OrganizacionalDiagnóstico Organizacional InicialInicial seus consequentes resultados quanto do ponto de vista dos clientes, visando obter a melhor condição para maximização do potencial humano da empresa. A �gura a seguir refere-se a uma metodologia de diagnóstico operacional utilizada para levantar informações, classi�cá-las e direcionar esforços para solucionar os pontos mais relevantes. Mostra-se, na �gura, um exemplo de �uxo de processo de Diagnóstico Organizacional desenvolvido e aplicado por este autor em consultorias realizadas com esse intuito. Esse mapa é entendido como um “macroprocesso” de Diagnóstico Organizacional, cujos detalhes são conhecidos no desenrolar das análises: Essa análise aplica conhecimentos, técnicas e esforços para identi�car a aderência e a interação dos indivíduos com a organização, além da forma como ocorrem as transferências de esforços no sentido de satisfação das necessidades mútuas. O objetivo �nal é a obtenção dos níveis de realização tanto dos indivíduos quanto dos objetivos das organizações. Figura 2.2: Macroprocesso de Diagnóstico Organizacional Fonte: Elaborada pelo autor. O processo administrativo de diagnóstico pode ser visto como um dos mais complexos, uma vez que exige grande dose de sensibilidade situacional da organização por parte de quem o executa. Trata-se, portanto, de um trabalho de análise cuidadosa que busca detectar os sintomas encontrados e suas causas, dando-lhes o sentido necessário ao entendimento não apenas dentro da organização, mas também em todo o ambiente relacional, num quadro inteligível e coerente, a �m de servir de base para um futuro plano de ação. O instrumento de diagnóstico constitui-se num primeiro momento de análise administrativa, considerando-se uma consultoria ou assessoria empresarial.Essa etapa tem inúmeras vantagens, sob a perspectiva de vários autores, mas é preciso reforçar que nenhuma forma organizacional é perfeita; cada qual apresenta pontos fortes e fracos para os quais mecanismos compensatórios têm que ser encontrados. A e�ciência de uma organização aumenta quando se aprende a diagnosticar suas próprias forças e fraquezas. (ARAÚJO 2016, p. 43) Ao realizar o Diagnóstico Organizacional, torna-se possível conhecer a organização como um todo, seus macroprocessos, processos e atividades (entradas e saídas). Uma vez mapeados, conhecidos e compreendidos todos os processos internos e externos da organização, torna-se possível a implementação da Gestão por Processos. A Gestão por Processos tem sido um importante método utilizado como ferramenta para melhorar o desempenho operacional. A �gura a seguir exempli�ca o �uxo de processos de uma empresa de distribuição de vendas on-line. Seu processo se inicia e �naliza no cliente, com duas possibilidades de �nalização, o que pode servir de objeto de estudo para compreendermos os macroprocessos, os processos e as atividades de uma empresa: praticarVamos Praticar Mapeamento organizacional é uma atividade de identi�cação e registro dos macroprocessos de uma organização, a �m de aplicar a Gestão por Processos e conhecer as diversas interações entre setores, funções e atividades. Assinale a alternativa que melhor corresponde a esse processo: a) O mapeamento inicial acontece no início das atividades de uma empresa, para que todos conheçam a sua estrutura física. Figura 2.3: Fluxo de processos de uma empresa de distribuição de vendas on-line Fonte: siberianart / 123RF. b) O mapeamento pode ser realizado por qualquer pessoa que entenda de Geogra�a, a �m de que saiba posicionar a organização no mapa do município no qual se localiza. c) O mapeamento inicial é realizado como primeira atividade em um projeto de Diagnóstico Organizacional ou para implantar uma Gestão por Processos. d) A geogra�a de uma organização é de extrema relevância para a determinação dos postos de trabalho, do maquinário e da cantina, a �m de que todos os funcionários possam desempenhar melhor suas funções. e) O Mapeamento inicial só pode ser feito no início do funcionamento de uma empresa ou no início do ano, para que não se perca nenhuma informação sobre seu funcionamento. Conceitos Fundamentais de Processos De acordo com Araújo (2011, p. 11), o surgimento de novos ingredientes na gestão das organizações forçou mudanças, transferindo a essência dos estudos organizacionais para as análises dos processos em toda a sua esfera, incluindo processos críticos e de sucesso. Para o autor, a intenção principal era dar formato e contorno mais visível para algo subjetivo na época. As condições ambientais causam transformações no interior das organizações e, seguindo esse método, torna-se possível integrar as diferentes unidades e seus subsistemas. “A decisão será tomada com base, certamente, na competência técnica de cada pessoa envolvida e, também, em condições de cunho político, econômico e social, nos termos das estratégias de�nidas pela administração superior” (ARAÚJO, 2011, p. 14). Neste estudo, veremos uma metodologia baseada em seis fases: conhecimento da Introdução à Gestão porIntrodução à Gestão por ProcessosProcessos organização, seleção do processo, mapeamento do processo, análise do processo, estabelecimento de mudanças e implementação e monitoramento do processo. Antes de avançar, vamos compreender o conceito de “processo”. Para a norma ISO9000 (2000), processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas). Conjunto de atividades, funções ou tarefas identi�cadas que ocorrem em um período de tempo, produzindo um produto ou serviço �nal ou intermediário. Para Araújo (2011, p. 14), é uma “sequência de atividades que segue um cronograma preestabelecido, em que os recursos envolvidos e o ponto almejado se apresentam de forma simples e nítida”. Processos são uma sequência de atividades que seguem um cronograma preestabelecido e que devem extrapolar as necessidades dos clientes. Estabelecem sempre uma relação entre “entrada, transformação e saída”, uma vez que obrigatoriamente deve ocorrer alguma transformação no produto quando este sofrer ação de algum processo, até para que se justi�que sua existência. Não possuem vínculo direto com a hierarquia da empresa, imperando o espírito de equipe (ARAÚJO, 2011, p. 15). Araújo (2011, p. 16) de�ne a Gestão por Processos como planejamento, organização, direção e controle dos esforços e recursos existentes na organização, caracterizando- se uma gestão mais especí�ca, na qual se busca efetividade, com a pretensão de aprimorar o desempenho organizacional e, por consequência, os resultados. A�rma ainda que é necessário o “desenho dos processos”, pois representações grá�cas possibilitam melhor análise tanto dos desenhos quanto das informações disponibilizadas sobre atividades, setores e pro�ssionais envolvidos. Nas organizações que optam pela Gestão por Processos, suas atividades passam a ser analisadas não em termos de departamentos, funções ou produtos, e sim de processos de trabalho, ou seja, grupo de atividades necessárias para conformar e/ou agregar valor ao produto �nal de alguma maneira. Esses modelos aprimorados de gestão da organização passam a permitir um atendimento mais e�caz às necessidades dos clientes e maior aderência às estratégias, além de suas permanentes atualizações. Uma organização orientada pela Gestão por Processos possui uma estrutura diferenciada das tradicionais. Os gestores respondem pela transformação que a sua equipe causa no produto, e não pelo seu departamento. Para tanto, é imprescindível que o conjunto de atividades seja re�etido de forma positiva no produto, e este, por sua vez, na essência da organização (na sua missão) e na qualidade do trabalho �nal (cliente). A administração dos diferentes processos do negócio de uma organização é tarefa essencial para o sucesso da empresa, e é o que assegura sua sobrevivência; entretanto, por vezes os gestores não alcançam êxito na gestão dos seus recursos e projetos. Faz- se necessário para todo gestor, portanto, conhecer e compreender os conceitos envolvidos e diferenciá-los, a �m de obter sucesso nos empreendimentos a ele con�ados: a) Atividade – é a ação executada sobre o produto, ou seja, é a ação que dá suporte aos objetivos da empresa. Pode ser relacionada como “o que” será feito e “como” isso será feito ao longo dos esforços de transformação. b) Tarefa – representa o �uxo de trabalho necessário e su�ciente para que cada processo da organização seja executado; conjunto de atividades de processos, mas em um nível superior de detalhamento. Adicionalmente, as tarefas demonstram as atividades sequenciais e também interdependentes. c) Processos – são as atividades sequenciais que agregam valor ao produto de alguma forma; recebem entradas (insumos, informações, componentes, matérias), transformando-as em resultados (produtos ou serviços, �nais ou intermediários) para a empresa. Os processos devem ter começo e �m determinados, além de ser representados e compreendidos como ações lógicas e claras para gerar os resultados de forma independente. Os processos dentro de uma empresa têm procedimentos repetitivos e, por essa razão, permitem seu monitoramento, podendo, como consequência, ser melhorados. A seguir, alguns exemplos de processos: · Pagamento de fornecedores · Venda de produtos · Compra de materiais d) Macroprocesso – forma representativa utilizada pela organização para agrupar certa quantidade de atividades (processos) inter-relacionadas; meio pelo qual a organização reúne os grandes conjuntos de atividades para agregar valor ao produto e cumprir a sua missão. Inseridas nos macroprocessos estão as funções principais da organização, e é essencial e necessário que elas estejamalinhadas aos objetivos organizacionais da empresa. Figura 2.4: Projetos de gestão Fonte: Kchung / 123RF. Um macroprocesso pode ser representado conforme a Figura 2.5. O número 1 pode indicar o processo “Comprar”, o número 2, o macroprocesso “receber”, o número 3, o macroprocesso “produzir”, o número “4”, o processo entregar e, o número “5”, o macroprocesso “pagar”. Um responsável representa determinada área “dona” do processo; entretanto, os macroprocessos podem receber colaborações de várias áreas e funções ou especialidades, como, por exemplo: a área solicitante emite a descrição do item a ser comprado, que é validada pela área de engenharia, que agrega ao pedido o número de série e o desenho do item, com todas as características físicas e químicas do produto. A área de suprimentos executa a aquisição; a área �nanceira, no Contas a Pagar, realiza o pagamento; na sequência, a área de recebimento recebe e examina o produto segundo as especi�cações do pedido. Da mesma forma funcionam todos os outros macroprocessos, como um conjunto amplo de processos e atividades agrupados, conforme o próprio nome (“macro”) diz. Figura 2.5: Macroprocesso de gestão Fonte: Levente Janos / 123RF. praticarVamos Praticar Processos existem em todas as organizações, independentemente de estrutura, tamanho ou segmento. Mesmo que não sejam conhecidos, os processos existem em qualquer ambiente; seu conjunto corresponde aos caminhos necessários para atingir algum objetivo. Assinale a alternativa que melhor corresponde à de�nição de “processo”: a) Processos são eventos únicos prede�nidos, planejados para obter um objeto ou objetivo esperado; eles têm início, meio e �m. b) Processos são parte de um produto ou serviço existente nas funções de uma organização. c) Processos são cada aplicação de recurso para obtenção de um serviço ou produto de uma organização. Processos têm entrada (transformação ou agregação de valor) e saída. d) Os processos estão presentes apenas em grandes empresas, pois as menores não contam com essa necessidade e complexidade. e) Quando se conhece os processos de uma organização, automaticamente os resultados melhoram, pois todos �cam sabendo dos objetivos. Todas as empresas e organizações a�ns possuem processos; podem ser bem ou mal de�nidos, mas eles existem. O esforço para conhecê-los e melhorá-los é chamado de modelagem de processos “AS IS” (como é, ou como está). É o levantamento de dados do estado atual de uma empresa, área, departamento ou algum produto. Existem diversas formas e ferramentas para realizar esse trabalho, como o MFV (ou VSM), mundialmente conhecido nas indústrias de transformação, e o BPM, mais utilizado nos processos de gestão. Contudo, do ponto de vista dos processos, todas as ferramentas buscam e revelam a mesma coisa: “AS IS”. A importância de realizar um mapeamento do processo atual, segundo Rodrigues et al. (2011, p. 3), é a obtenção de uma visão geral e detalhada do processo, que conscientiza e envolve todas as pessoas que com ele se relacionam; além disso, auxilia na reorganização dos esforços, identi�ca possíveis falhas de gestão e/ou execução das atividades e, de forma primordial, lista e classi�ca as atividades essenciais que agregam valor ao produto �nal, as que são atividades complementares, as que não agregam Modelagem de ProcessosModelagem de Processos Padrão AS ISPadrão AS IS valor e aquelas desnecessárias. Essas duas últimas são as que causam a maioria dos prejuízos para as organizações. A modelagem de processos “AS IS” pode ser de�nida como o trabalho de descrição, levantamento e documentação da situação atual do processo, representando-o em um diagrama com legendas descritivas, facilitando seu entendimento com anotações futuras de novas informações e detalhes com os quais todos os envolvidos podem contribuir. Nessa mesma oportunidade, levantam-se também as necessidades de mudanças, os problemas ou fragilidades, bem como as oportunidades de melhoria de desempenho do processo. Mesmo que haja consultoria ou mentoria para a execução desse trabalho de investigação e registro, é de extrema necessidade que as pessoas envolvidas no processo participem para assegurar que nenhuma informação ou conhecimento empírico (e até informal) se perca. Uma forma bastante e�caz, portanto, é que o mapeamento dos processos seja feito como uma simulação de trabalho, para que as pessoas relatem o processo como se estivessem ensinando alguém novo na função a executá-lo. Objetiva-se, por conseguinte, levantar toda a informação aderente ao processo de uma única vez. A �gura a seguir exempli�ca uma inscrição de processo, bastante comum para descrever cada atividade em um nível de detalhamento su�ciente para seu entendimento, e que torne possível a compreensão por um eventual aprendiz, a �m de que saiba executar a atividade com todos os detalhes: É fundamental que o processo seja documentado detalhadamente e que seu “�uxo” tenha todos os elementos correspondentes na estrutura macro de processos da organização, representando assim a sua Cadeia de Valor. O trabalho de mapear processos é uma atividade gerencial que permite compreender cada etapa do funcionamento, possibilitando melhorá-las; aprimora-se os resultados existentes ou tende-se a inovar, implantando novas estratégias. A padronização é o resultado de um trabalho de modelação. Para isso, é necessária a utilização de simbologia própria e anotações dos detalhes. O mapeamento e a modelagem de processos referem-se à elaboração de um �uxograma para cada processo, com a intenção de melhorar e padronizar a compreensão de toda a organização. Como resultado do mapeamento de processos, é possível atuar sobre cada etapa para: a. eliminar tarefas desnecessárias; b. reduzir atrasos ou retrabalhos; c. esclarecer papéis e responsabilidades dentro do processo; d. reduzir custos e automatizar rotinas; Figura 2.6: Inscrição de processo Fonte: ximagination / 123RF. e. modi�car os processos ou �uxos para torná-los mais ágeis; f. utilizar as melhores práticas empresariais, gerando maior clareza; g. permitir o monitoramento e o controle dos resultados; h. proporcionar a satisfação e pronto feedback do cliente. De forma geral, o mapeamento de processos consiste na construção de �uxogramas, grá�cos de implantação ou outro tipo de metodologia que possa mostrar as etapas produtivas desenvolvidas por cada funcionário e como cada uma se relaciona com o trabalho dos outros no processo. Ele possibilita, portanto, identi�car, priorizar e entender problemas que muitas vezes passam despercebidos na rotina diária e na repetição das tarefas executadas. Fluxo de Processos Fluxos de processo podem ser de�nidos como uma cadeia de ações interdependentes que colaboram para o mesmo �m e se complementam. Todo �uxo de processo funciona com entradas, atividades de transformação e saídas. O �uxo de um processo de�ne e estrutura como as informações e atividades devem ocorrer, suas dependências, interações e resultados esperados. É justamente a partir desses resultados esperados de�nidos no �uxo que se instauram os indicadores de processo, estudados adiante. Na procura por melhores resultados e maior efetividade nas etapas de produção, os gestores buscam no mapeamento de processos uma modelagem do �uxo de atividades visando ganhos de e�ciência, aprimorando a competitividade e consolidando o melhor desempenho. Para que isso aconteça, é necessário padronizar processos, pois eles são a base para uma gestão estratégica. Conhecer e mapear um processo não é uma tarefa tão trivial, pois os processos são repetitivos, e podem ocorrer vários deles ao mesmo tempo, permitindo a incidência de pequenos (ou não) erros e falhas devido ao desconhecimento de detalhes na sequência das tarefas por parte dos gestores, à utilização de recursos inadequados, à falta de percepção das facilidades necessárias à execução ou até mesmo à falta de visão sistêmica e à inabilidade de lidarcom as pessoas envolvidas e suas resistências e di�culdades. Na realidade organizacional, o que se encontra é uma rede de diversos �uxos de processos que interagem, se complementam ou se cruzam, como uma teia de processos na qual cada colaborador executa as tarefas como parte complementar, seguindo uma lógica sequencial (�uxo) com o objetivo de atingir o produto �nal com e�cácia e com a máxima e�ciência produtiva possível. Sob essa ótica, os �uxos de processos direcionam os esforços, além de integrar e facilitar a comunicação entre os agentes envolvidos de uma empresa. A �gura a seguir é um exemplo de �uxo de um processo de Diagnóstico Organizacional. Ela espelha que, para aumentar a efetividade, executa-se a análise por produto ou macroprocesso: Figura 2.7: Fluxo de um processo de Diagnóstico Organizacional Fonte: Adaptado de Araújo (2011, p. 18) Diagramas “Diagrama” é o grá�co ou uma representação grá�ca cujo intuito é representar uma ideia, um caminho ou uma sequência de caminhos ou ações. O diagrama pode apresentar os vínculos existentes entre os diversos elementos que compõem um sistema ou um conjunto; nesse formato, é chamado de “Diagrama de Fluxo de Processo” (Process Flow Chart), ou simplesmente “Fluxograma”, e deve mostrar os elementos e suas relações entre si. De forma geral, um diagrama de �uxo nada mais é do que um desenho representando os passos de um procedimento ou de uma sucessão de tarefas necessárias para chegar a algo. Os diagramas de �uxo apresentam �guras, linhas e setas que correspondem às ligações e interações entre os elementos. Com diversas setas e blocos, constrói-se o diagrama de �uxo da esquerda para a direita (chamado de diagrama horizontal) ou de cima para baixo (diagrama vertical). Veja um exemplo de aplicação: um �uxograma de processo de produção de uma fábrica é um tipo de �uxograma que ilustra as relações entre os seus componentes principais. Nesse caso, é chamado de “Fluxograma de macroprocesso”, sendo utilizado para documentar, melhorar ou modelar um novo processo. Para desenhar um �uxograma, utiliza-se uma série de símbolos e notações visando registrar e descrever um processo. Os símbolos de um �uxograma podem variar dependendo da sua aplicação – no presente caso, utiliza-se a simbologia de �uxograma de processos de gestão; eles também podem ser representados de forma manual (desenho à mão livre), que é uma modalidade bastante simples, ou ser pro�ssionais, com detalhes expansíveis e executados com softwares. Con�gura a �gura a seguir: De forma bastante simpli�cada, o diagrama de processo de gestão acima utiliza os ícones básicos de um �uxograma de processo de gestão, ou BPM (Business Process Management): os círculos representam início (entrada) e �m (saída) de um processo; os retângulos representam etapas em que ocorre alguma transformação, agregação de informações, novos componentes etc. ao produto; os losangos representam estágios de decisão, ou seja, veri�car se a etapa anterior está entregando um produto conforme o esperado: se sim, segue o �uxo no sentido principal; se não, segue um caminho diferente, que pode ser um descarte ou um retrabalho no produto. A seguir, veja um �uxo de um processo de pedir pizza em uma pizzaria perto de regional. Na situação em questão, há uma variável: o sabor escolhido “pode não estar no menu”; nesse caso, solicita-se auxílio ao atendente para obter exatamente o sabor pretendido. A representação grá�ca utilizada é a padrão, ou seja, a mais aplicada para processos de gestão; ela foi desenhada em software (Microsoft Word), com as devidas legendas de processo: Figura 2.8: Fluxograma de processos de gestão Fonte: https://br.123rf.com/visual/search/39588508 No exemplo apresentado na Figura 2.9, observa-se que existe uma tomada de decisão por parte do cliente (desnecessária) que está atrasando o processo, dado que o sabor de sua preferência não consta no cardápio, o que atrasa sem necessidade o processo como um todo. Re�ita: se a pizzaria tem condições de atender ao pedido do cliente, por que o sabor não consta no cardápio, gerando uma ocupação extra para o atendente? Decisão: incluir no cardápio o sabor? deixar de produzir para atender à solicitação do cliente? Qual resposta estará mais alinhada com a missão e a visão da organização? praticarVamos Praticar Fluxo é uma coleção de atividades em sequência. Os �uxos estão presentes em praticamente todas as esferas sociais; nos ambientes organizacionais, referem-se à forma como as saiba mais Saiba mais Em qualquer lugar ou espaço das nossas vidas é possível realizar uma modelagem de processos, entender como os recursos estão sendo utilizados e, por vezes, aplicar melhorias. Em casa, isso acontece ao desempenhar atividades corriqueiras, que não passam de processos repetitivos. No trabalho, de forma espontânea, pode-se realizar pequenos esforços para aprimorar os processos e torná-los mais produtivos. Sun Tzu desenhava no chão, com a sua espada, todas as situações de con�ito que encontrava; assim ele podia ter seu diagrama de �uxo representado e estava mais apto a tomar decisões mais acertadas. Faça o mesmo! Fonte: QueConceito (on-line). empresas realizam a sua missão. A representação desses �uxos é chama de �uxograma. Sobre �uxograma, é correto a�rmar que: a) Fluxograma pode ser chamado de diagrama, pois corresponde ao andamento das ações de um dia inteiro. b) Diagramas são representações das funções dos trabalhadores de uma empresa. c) Fluxogramas são representações detalhadas das sequências dos processos organizacionais, bem como das suas relações com funções, áreas e setores da organização. d) Os �uxos podem ter vários sentidos, com total liberdade de ir e vir assegurada pela constituição nacional. e) Qualquer diagrama é um �uxograma, pois todas as empresas têm diagramas. indicações Material Complementar F I L M E A fuga das galinhas Ano: 2000 Comentário: Esta é uma animação britânica com muito conteúdo sobre forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Ela conta a história de uma galinha que decide fugir do galinheiro após descobrir que seu futuro é virar comida. A galinha e seus amigos vão viver várias aventuras para conseguir alcançar seus objetivos. O �lme é interessante para os administradores, pois trata de temas como trabalho em equipe, estratégia e criatividade. T R A I L E R W E B Análise Swot: quando usar e como fazer Markus Hofrichter Tipo: eBook Comentário: Segundo as palavras do autor, a ferramenta Matriz Swot é excelente para desenvolver e entender uma organização ou situação, ou até um ou vários processos de todos os tipos de negócio. As quatro abordagens-chave da matriz permitem uma análise estratégica de qualquer seguimento; após os resultados, pode-se executar as sábias dicas do “Rei da estratégia Sun Tzu” em seu mundialmente conhecido livro A arte da guerra: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças” (Sun Tzu). A C E S S A R L I V R O Modelagem de processos de negócios – roteiro para realização de projetos de modelagem de processos de negócios Rubens Cavalcanti Editora: Brasport ISBN: 9788574528564 Comentário: Descreve passo a passo o desenvolvimento de uma modelagem de processos, apresenta técnicas e ensina como utilizá-las. O autor contempla a modelagem desde a concepção até os resultados �nais. conclusão Conclusão Esta unidade mostrou que, para montar um projeto de melhoria para ser implementado em uma organização, é necessário conhecê-la intimamente. Para conhecer a organização em nível de detalhes, utiliza-se diversas ferramentas, como Swot e mapeamento e modelagem de processos; obtém-se, então, o �uxograma de processos da organização (quando se tratar de um macroprocesso) ou o �uxograma de determinado processo que se deseja trabalhar para aprimorar ou para corrigir importantes falhas que estejam causando perdas nos resultados �nais. Todo o processo de
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