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Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia DESCRIÇÃO E ANÁLISE DE PRÁTICAS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL: MULT-FLEX INDÚSTRIA E COMÉRCIO LTDA - ME ARARAQUARA – SP 2014 Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia DESCRIÇÃO E ANÁLISE DE PRÁTICAS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL: MULT-FLEX INDÚSTRIA E COMÉRCIO LTDA - ME Acadêmicos: Alessandra Aline Chichinelli CO2EJC-3 Alessandra C. S. Carvalho C25622-6 Átila Ferreira Vidal B537DG-2 Gabriele Sampaio Mira C1662J-1 Ketlyn Thais de Morais C25276-0 Naciza V. de Aquino Faveri C158FB-9 Graduação Tecnóloga em Gestão de Recursos Humanos 1° Semestre ARARAQUARA – SP 2014 Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia BANCA EXAMINADORA Janaína Oliveira (Orientadora do Projeto Multidisciplinar – PIM) ARARAQUARA – SP 2014 RESUMO Este trabalho multidisciplinar se propõe a apresentar o processo de Gestão Organizacional de uma empresa cujo produto é cadeiras e poltronas. A empresa MULT-FLEX se encontra presente no mercado desde 1997, com sede em Araraquara e tem suas vendas por todo o território brasileiro, sendo uma empresa dinâmica que tem como aliado a tecnologia da informação como ferramenta e instrumento de apoio estratégico, gerencial e operacional, visando obter uma organização moderna e evolutiva. A empresa mantém-se atualizada com recursos que proporcione diferencial e maior qualidade e aos seus produtos, a satisfação do cliente e a sua permanência no mercado de concorrência. A MULT-FLEX possui uma organização interna sistêmica, propiciando momentos de interação e aprendizado do grupo, gerando eficiência no atendimento ao cliente, nas negociações, garantindo agilidade na venda e entrega de seus produtos. Objetivamos nos decorrer deste trabalho detalhar as formas de gerenciar desta empresa baseados em conteúdos aprendidos em sala de aula e através de pesquisa e leituras de obras de autores importantes. ABSTRACT This multidisciplinary study aims to present the process Organizational Management from a company whose product is chairs and armchairs. Mult-Flex The company is present on the market since 1997 , based in Araraquara and has sales throughout the Brazilian territory , is a dynamic company whose combined with information technology as a tool and instrument of strategic , managerial and operational support , aiming get a modern and progressive organization. The company keeps up to date with features that provide differential and higher quality to their products, customer satisfaction and its permanence in the open market. A MULTI-FLEX has a systemic internal organization, providing moments of interaction and learning of the group, generating efficiency in customer service, negotiating, ensuring agility in the sale and delivery of its products. In the course of this work we aimed to detail the ways to manage this company based on content learned in the classroom and through research and readings of works of important authors. SUMÁRIO 1.0 Introdução ........................................................................................................................ 10 1.1 Denominação e forma de constituição............................................................................... 11 1.2 Dados e fatos relevantes da origem da organização ....................................................... 12 1.3 Natureza e Ramo de atuação ........................................................................................... 12 1.4 Informações sobre o porte da empresa ............................................................................ 12 1.5 Principais Equipamentos ................................................................................................... 14 1.6 Composição da força de trabalho ..................................................................................... 14 1.7 Principais Produtos ............................................................................................................ 16 1.8 Denominação dos principais tipos de fornecedores, principais insumos, matérias-primas e serviços por eles fornecidos ................................................................................................. 17 1.9 Principais mercados e, nos ramos de atuação ................................................................. 18 1.10 O segmento de mercado em âmbito nacional ................................................................ 18 1.11 Principais concorrentes da organização e aspectos relevantes de cada um ............... 18 1.12 Organograma ................................................................................................................... 19 2.0 Comunicação Empresarial ............................................................................................. 20 2.1 Comunicação Interna ......................................................................................................... 20 2.2 Comunicação Externa ........................................................................................................ 21 3.0 Tecnologia na Empresa .................................................................................................. 23 3.1 Internet no atendimento ao cliente .................................................................................... 23 3.2 Computadores em Rede ................................................................................................... 24 3.3 Sistema Específico ............................................................................................................ 24 3.4 Sistemas do Firewall ......................................................................................................... 24 3.5 Sistemas antivírus ............................................................................................................. 25 3.6 Sistemas ERP .................................................................................................................... 25 4.0 Recurso Materiais e Patrimoniais................................................................................... 26 4.1 Recursos Materiais e Patrimoniais utilizados na empresa ............................................... 27 4.2 Controle de Estoque .......................................................................................................... 27 4.3 Compras ............................................................................................................................ 28 4.4 Inventários Físicos (Periodicidade) ................................................................................... 29 5.0 Fundamentos da Administração ................................................................................... 30 5.1 Papel e Função do administrador nas organizações ....................................................... 30 5.2 Cultura Organizacional .......................................................................................................31 5.3 Missão, Visão e Valores ..................................................................................................... 31 5.4 Tomada de decisão gerencial ........................................................................................... 32 5.5 Administração estratégica ................................................................................................. 32 5.6 Identificação das competências de lideranças ................................................................. 33 6.0 Economia e Mercado ....................................................................................................... 34 6.1 Microeconomia .................................................................................................................. 34 6.2 Macroeconomia ................................................................................................................. 35 6.3 PIB: Produto Interno Bruto ................................................................................................ 35 6.4 Oferta e Demanda ............................................................................................................. 35 6.5 Inflação .............................................................................................................................. 36 7.0 Matemática Aplicada ....................................................................................................... 38 8.0 Conclusão ........................................................................................................................ 41 Referências Bibliográficas ....................................................................................................... 43 Pesquisa Internet ..................................................................................................................... 44 Anexos .................................................................................................................................... 45 Anexo 01: CNPJ da empresa .................................................................................................. 46 LISTA DE FIGURAS Figura 01: Fachada da Empresa ............................................................................................. 11 Figura 02: Foto aérea da Empresa ......................................................................................... 12 Figura 03: Foto da frente da Empresa .................................................................................... 12 Figura 04: Logotipo da Empresa ............................................................................................. 13 Figura 05: Prensa .................................................................................................................... 14 Figura 06: Compressor ............................................................................................................ 14 Figura 07: Tesoura Elétrica ..................................................................................................... 14 Figura 08: Forno com tintura Epóxi ......................................................................................... 14 Figura 09: Ilustrações dos tipos de cadeiras e poltronas fabricados ..................................... 17 Figura 10: Slogan dos principais fornecedores ....................................................................... 18 Figura 11: Principais Concorrentes ......................................................................................... 18 Figura 12: Organograma da Empresa .................................................................................... 19 Figura 13: Comunicação empresarial – Retorno ou Feedback .............................................. 20 Figura 14: Ciclo de administração de materiais ...................................................................... 27 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico nº 01 – Composição da Força de Trabalho por idade ............................................... 15 Gráfico nº 02 – Composição da Força de Trabalho por sexo ................................................ 15 Gráfico nº 03 – Composição da Força de Trabalho por quantidade de pessoas .................. 16 Gráfico nº 04 - Material em estoque ........................................................................................ 28 Gráfico nº 05 – Qualificação dos modelos mais vendidos .................................................. 37 Gráfico nº 06 – Índice de Faturamento Ano: 2013 .................................................................. 39 Gráfico nº 07 – Índice de Faturamento Ano: 2014 .................................................................. 40 Gráfico nº 08 – Qualificação de vendas por clientes .............................................................. 39 10 INTRODUÇÃO Este é um trabalho desenvolvido por alunos do curso tecnólogo de Gestão de Recursos Humanos na Universidade Paulista – UNIP, que recebe o nome de “Projeto Integrado Multidisciplinar” (PIM). A proposta é buscar conhecimentos sobre a empresa. O trabalho foi realizado sobre uma empresa que atua no mercado a mais de 17 anos na área de vendas e comercio varejo de cadeiras, poltronas dos mais diversos tipos, porém as vendas são mais focadas em igrejas, sendo um público alvo de fácil diálogo e com mais interesse em adquirir os produtos. A empresa é especializada na área comercial, sendo assim priorizando a venda de seus produtos que possuem fabricação própria, fornecendo a todo o território nacional. Nesta empresa foi possível adquirir muitos conhecimentos, colocando em pratica a proposta do PIM. Fomos bem recebidas pelo gerente tendo todas as informações necessárias para o desenvolvimento deste e acrescentamos valores aos nossos conhecimentos sendo possível observar as disciplinas do 1º semestre. 11 1.0 Descrição da organização “Uma Organização é uma unidade coordenada que consiste em pelo menos duas pessoas que funcionam conjuntamente para o alcance de um objetivo comum ou de um conjunto de objetivos” (Gibson, Claudia C. Parnno, Mônica C. Kloe Ckner, P.43). A Empresa MULT-FLEX Indústria e Comércio Ltda - ME, é constituída pelos empresários Liliane e Nildson Amaral. Sendo uma empresa Ltda. Ltda: sigla para Limitada que se refere a um tipo de sociedade empresarial, organizada por quotas, onde cada cotista, ou sócio, entra com uma parcela do capital da quota que subscreveu. A responsabilidade, portanto, é limitada a integralização do capital social. O nome da sociedade por cotas pode ser formado por firma ou razão social (Cia. Ltda), ou por denominação. O fato de ter que colocar o Ltda no final do nome da organização está previsto no art.1158 do Código Civil Brasileiro. Se a palavra limitada não aparecer no nome da sociedade, presume-se então que é ilimitada a responsabilidade dos sócios, e assim será tratada. 1.1 Denominação e forma de constituição. Dados da Empresa: Razão Social: MULT-FLEX Indústria e Comércio Ltda - ME Nome Fantasia: MULT-FLEX CNPJ: 02.263.992/0001-75 Endereço: Avenida Ermano Biancard, 448 - 5º Distrito Industrial Ramo de Atuação: Comércio e Indústria Figura 01: Fachada da Empresa 12 1.2 Dados e fatos relevantes da origem da organização. A empresa MULT-FLEX foi fundada em 1997. Tudo começou com uma ideia simples de reformar e revenderassentos e encostos. Teve seu início em um prédio alugado na Avenida São Paulo e tempos depois foi adquirido sua sede própria localizada na Avenida Ermano Biancard, 448 no 5º Distrito Industrial, sendo uma área de 6 (seis) mil metros quadrados. Missão: Oferecer produtos de acordo com as necessidades de seus clientes, proporcionando a venda de produtos com qualidade, conforto e praticidade. Visão: Ser reconhecida como maior fabricante de cadeiras e poltronas com visual inovador e de qualidade. Figura 02: foto aérea da empresa Figura 03: foto da frente da Empresa 1.3 Natureza e Ramo de Atuação. Natureza Jurídica: Sociedade empresária do tipo Ltda. Ramo de Atuação: A empresa tem como ramo principal a industrialização e comercialização de cadeiras e poltronas dos diversos tipos. 1.4 Informações sobre o porte da empresa: A classificação sobre o porte de uma empresa pode ser entendida de duas maneiras: Faturamento anual ou mensal Numero de operadores. 13 A legislação do Simples (Lei 123 de 15 de Dezembro de 2006) apresenta o critério por numero de empregados do IBGE (Instituto Nacional de Geografia). Sendo a classificação do porte das empresas feito da seguinte forma: Indústria: Micro: com até 19 colaboradores Pequena: de 20 a 99 colaboradores Média: de 100 a 499 colaboradores Grande: mais de 500 colaboradores Comércio e Serviços Micro: com até 9 colaboradores Pequena: de 10 a 49 colaboradores Média: de 50 a 99 colaboradores Grande: mais de 100 colaboradores Seguindo esses critérios a empresa MULT-FLEX é considerada de médio porte. Figura 04: Logotipo da Empresa 14 1.5 Principais equipamentos Os principais equipamentos são: prensa, compressores, grampeadores, tesouras elétricas, furadeiras, máquinas de soldas, computadores e cabina de tintura epóxi. Figura 05: Prensa Figura 06: Compressor Figura 07: Tesoura Elétrica Figura 08: Forno com tintura Epóxi 1.6 Composição da força de trabalho: A composição da força de trabalho é composta por 53 funcionários, com media de idade de 20 (vinte) a 35 (trinta e cinco) anos. A direção da empresa é composta por colaboradores com formação de nível superior totalizando 11 (onze) pessoas. 15 Gráfico nº 01 – Composição da Força de Trabalho por idade A empresa MULT-FLEX, está representa por seus colaboradores em uma faixa etária de 20 a 35 anos, sendo a proporção de 13 pessoas entre 20 a 25 anos, 21 pessoas entre 26 a 30 anos, e 19 pessoas entre 30 a 35 anos. Gráfico nº 02 – Composição da Força de Trabalho por sexo A empresa MULT-FLEX, é representa no gráfico acima, sendo que 33 colaboradores representam o sexo masculino e 20 o sexo feminino, totalizando 53 colaboradores. 0 5 10 15 20 25 20 a 25 26 a 30 30 a 35 Composição da Força de Trabalho por idade 0 5 10 15 20 25 30 35 Homens Mulheres Colaboradores por Sexo 16 Gráfico nº 03 – Composição da Força de Trabalho por quantidade de pessoas A empresa MULT-FLEX, está divida em um sistema amplo de divisão de cargos, sendo que os mesmo são ocupados de acordo com a sua habilidade para cada colaborador descrito no gráfico acima. 1.7 Principais produtos [...].“O conceito de produto é bastante amplo, a definição clássica utilizada pela AMA (American Marketing Association) é: “um nome, designação, sinal, símbolo ou combinação dos mesmos, que tem o propósito de identificar bens ou serviços de um vendedor ou grupo de vendedores e de diferenciá-los de seus concorrentes”. Ou seja, produto pode ser qualquer coisa: um bem físico, um serviço, uma ideia, ate mesmo uma pessoa ou instituição que potencialmente possui valor de troca”.[...]. (Strehlau e Telles, 2006, p.6 e 7). 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Descrição e quantidade de colaboradores por cargos 17 A empresa tem como principais produtos cadeiras e poltronas, sendo dos mais diversos tipos. Figuras 09: Ilustrações dos tipos de cadeiras e poltronas fabricadas. 1.8 Denominação dos principais tipos de fornecedores, principais insumos, matérias-primas e serviços por eles fornecidos. A MULT-FLEX busca manter uma boa parceria com seus fornecedores, visando estabelecer contratos onde consiga obter fornecimento com bom preço, qualidade e entregas no prazo, numa relação com obtenções justas de lucros para ambos, possibilitando assim a conservação do mercado e uma satisfação do cliente. Principais fornecedores são: FRISOKAR de Bariri-Sp, fornecedora de espumas injetas e laminadas. Madeireira Três Estados: que fornece madeiras prensadas e prontas, localizada em Mafra – SC. 18 Figura 10: Slogan dos principais fornecedores 1.9 Principais mercados e, nos ramos de atuação: Vendas de Comercio e Varejo dos mais diversos tipos, porém as vendas são mais focadas em igrejas, sendo um público de fácil diálogo e com mais interesse em adquirir os produtos. 1.10 O segmento de mercado do grupo no âmbito nacional: A organização tem como segmento de mercado uma venda em todo território nacional. Devido a demanda de procura, houve a necessidade da criação do site (www.multflex.com.br), onde são realizadas a maior partes das vendas. 1.11 Principais concorrentes da organização e aspectos relevantes de cada um. Segue abaixo os principais concorrentes da organização: Jaú Bariri Araraquara *Diferencial: preço *Diferencial: preço *Diferencial: prazo de entrega Figura 11: principais concorrentes 19 1.12 Organograma: Figura 12: Organograma da empresa Diretora Administrativa Diretor de Produção Supervisor de vendas Supervisor de Produção Gerente de RH Equipe de Vendas Comprador Equipe de Produção Processador de Dados Cobradora 20 2.0 Comunicação Empresarial Segundo Cahen (2005) Comunicação Empresarial é uma atividade sistêmica, de caráter estratégico, ligada aos mais altos escalões da empresa e que tem por objetivo: criar – onde ainda não existir ou for neutra – manter - onde já existir – ou, ainda, mudar para favorável – onde for negativa – a imagem da empresa junto a seus públicos prioritários. Figura 13 – Comunicação empresarial – Retorno ou Feedback 2.1 Comunicação Interna Para a empresa MULT-FLEX a comunicação interna é de fundamental importância, sendo um momento de interação com os colaboradores onde são ouvidos suas sugestões e expectativas do trabalho a ser desenvolvido, assim como passar o que a empresa espera, objetivando o bom andamento das atividades. Para tanto são realizadas todos os dias reuniões entre o quadro da diretoria, onde é verificado o andamento das entregas de produtos para os clientes; e entre os vendedores e a supervisora. Entre os colaboradores a reunião é feita através de um líder. O líder deve estar preparado para conduzir a reunião de modo eficaz, estando a par do assunto em pauta e deve avisar com antecedência todos os colaboradores, deve ter autonomia para conduzir a reunião e interromper possíveis discussões inapropriadas. Para umareunião eficaz os pontos importantes devem ser 21 listados e discutidos por ordem de importância, toda e qualquer decisão deve ser registrada em ata e mantida atualizada. Como na empresa em questão, a MULT- FLEX, se as reuniões forem frequentes é necessário levantar os principais indicadores dos processos que serão discutidos. Reuniões longas dispersam a atenção, então elas devem ter hora para começar e terminar. O líder deve ser claro ao falar e objetivo nos assuntos, demonstrar autoconfiança e bom humor. Torquato (2003) a reunião é um dos principais canais de comunicação nas organizações. Necessárias como instrumento técnico para fundamentar princípios de coordenação, as reuniões propiciam a mobilização de ideias, experiências, trocas de ponto de vista e originam diretrizes norteadoras de atividades, tarefas e serviços em equipe. A comunicação interna da empresa entre todos os envolvidos na produção e a externa na venda dos produtos, ou com fornecedores e clientes, é realizada através de um sistema informatizado. Os recursos utilizados são: SKIPE: método informatizado utilizado pela empresa para fazer chamadas áudio visual, enviar mensagens e arquivos, reunindo assim todos os funcionários para trabalhar em colaboração inclusive no atendimento ao cliente Telefone: Método convencional de comunicação. 2.2 Comunicação Externa A empresa MULT-FLEX utiliza a internet para expor seus produtos (cadeiras e poltronas), sendo esse seu principal canal de vendas onde o cliente acessa o site disponível e entra em contato direto com a empresa. A isso chamamos de prospecção, onde além de a empresa procurar seus clientes o próprio cliente de acordo com sua necessidade procura a empresa. A prospecção dentro da empresa visa informar aos vendedores possíveis clientes alvo com maior chance de estabelecer uma compra e venda. Nessa comunicação o colaborador vendedor conta com a vantagem de receber um cliente que precisa de seus serviços, conhece a empresa, o que facilita o diálogo e gera com mais facilidade uma relação de confiança, onde o cliente acredita que a empresa possa ajuda-lo, gerando uma reciprocidade e receptividade mútua. 22 Uma prioridade da Empresa MULT-FLEX em seu plano de comunicação é vender os melhores produtos aos seus clientes, buscando atender as suas necessidades e peculiaridades. 23 3.0 Tecnologia na Empresa Segundo a opinião de O’Brien (2007) a mistura de tecnologias da internet e preocupações empresariais tradicionais estão influenciando todos os setores empresariais, e, sem duvida, é a mais recente fase no processo de evolução dos negócios. Todas as companhias precisam atualizar suas infraestruturas de negócios e mudam sua maneira de trabalhar para que possam atender rapidamente as necessidades de seus clientes. 3.1 Internet no atendimento ao cliente Na internet visando sempre o melhor atendimento aos clientes a MULT- FLEX torna disponível em sua pagina na internet, no endereço www.multflex.com.br, informações referentes a solicitações de orçamento, onde o cliente passara as seguintes informações: Seu nome Nome da empresa Telefone E-mail (Também é possível se comunicar por Skipe) No site da empresa estão disponíveis fotos dos produtos e de algumas igrejas nas quais os produtos já foram instalados de acordo com o pedido do cliente. O cliente pode mandar aquele produto que mais o agradou e o consultor de vendas logo recebe a solicitação e entra em contato por telefone com ele, para saber a real necessitada, identificando os 4 W’s que são as seguintes perguntas: (What) - O que? (Why) - Porque? (When and how) - Quando e Como? (Where) - Onde? Depois de respondidas essas perguntas e outras dúvidas que o cliente possa ter, são enviadas para o cliente o orçamento onde é iniciada a negociação. O SAC (serviço de atendimento ao consumidor) é feito somente por telefone ou e-mail, é utilizado em casos de problemas com o produto, entrega ou instalação do mesmo. 24 3.2 Computadores em rede A rede de computadores é formada por 14 computadores e outros dispositivos interligados entre si de modo a poderem compartilhar recursos físicos e lógicos, estes podem ser do tipo: dados, impressoras, mensagens (e-mails), entre outros. A internet utilizada pela empresa em suas atividades rotineiras é do tipo sem fio (wireless), a internet é o maior e mais desenvolvido sistema de rede a conectar usuários do mundo inteiro. Ela não é na verdade uma única rede, mas um conjunto livremente organizado de inúmeras redes. 3.3 Sistema Específico Os sistemas específicos são projetados para organizar e manter com segurança os dados importantes da empresa, através da interação com o banco de dados. No caso da MULT-FLEX para o cadastro dos clientes é utilizado o Excel e os pedidos são realizados pelo Sectra, esses sistemas informatizam o controle da empresa diminuindo o tempo gasto e os erros cometidos em tarefas rotineiras e melhorando o fluxo de informações. No banco de dados da empresa cada consultor de vendas tem uma tabela no Excel (que permite ao usuário importar e trabalhar com grandes quantidades de dados e obter os resultados rapidamente) contendo informações como: nome do contato, empresa, telefone, estado, e-mail, tipo da empresa e o valor do orçamento. 3.4 Sistemas do Firewall O Firewall é uma combinação do computador e seus equipamentos associados e programas que impede o tráfego não autorizado entre a rede de uma empresa e a internet. O sistema de Firewall que tem por objetivo aplicar uma política de segurança a um determinado ponto de rede tem seu bloqueio na empresa em sites como: facebook, páginas de e-mails. 25 3.5 Sistemas antivírus Na empresa usa-se o Antivírus (programa de computador que bloqueia a dispersão de um vírus, também chamado de vacina) o Avast, ele contem um enorme banco de dados com mais de 5 (cinco) milhões de vírus conhecidos. 3.6 Sistemas ERP Um ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema que integra diversas áreas de gestão da empresa. Ao invés de ter milhares de planilha, uma para cada coisa, você centraliza todas as informações em um lugar só. O ERP tem funções mais abrangentes e práticas em que muito superam as funções básicas de uma planilha que somente operam dados simples que não são relacionados, portanto Excel não é um ERP. A empresa ainda não se disponibiliza desse sistema, mas tem tendências futuras em usá-lo, para o melhor desempenho de seus funcionários e economizando tempo, assim outras tarefas podem ser realizadas. 26 4.0 Recursos materiais e Patrimoniais [...].“A administração de recursos é em grande parte baseada em técnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a utilização de pessoas, materiais, fábricas, equipamentos e pessoas”.[...] (Garcia e Campos, 2006, p. 04 ) Segundo Garcia e Campos (2006), a administração de recursos materiais engloba a sequência de operações que tem seu início da identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. Trata da sequência de operações que, assim como a administração dos recursos materiais, tem início na identificação do fornecedor, passando pela compra e recebimento dobem, para depois lidar com sua conservação, manutenção ou, quando for o caso, alienação. A importância da Administração de Materiais e sua amplitude: Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e pode contribuir a partir do momento que envolve as seguintes atividades: Gerenciamento dos recursos materiais; Gerenciamento dos estoques de; Materiais auxiliares; Matéria-prima; Produtos/materiais em processo; Produtos acabados; Gerenciamento dos Recursos Patrimoniais; Equipamentos; Instalações, prédios, veículos, etc. 27 Figura 14: Ciclo de administração 4.1 Recursos Materiais e Patrimoniais Utilizados pela Empresa Os recursos utilizados pela MULT-FLEX para garantir o desenvolvimento dos seus produtos são: espumas, tecidos, parafusos, madeiras, ferragens, porcas, compressores, grampeadores, tesouras elétricas, furadeiras, máquinas de solda, computadores, cabina de tintura. 4.2 Controle de estoque De acordo com Garcia e Reis, et al. (2006) o conceito de estoque é possivelmente claro para todos. Desde o começo de sua história a humanidade tem usado estoques de diferentes recursos, como alimentos e ferramentas para apoiar sua sobrevivência e desenvolvimento. A gestão de estoques é assim um conceito amplamente difundido, estando presente em praticamente todo o tipo de organização, até mesmo no dia-a-dia das pessoas. “No ambiente empresarial, se por um lado baixos níveis de estoques podem levar a perdas de economias de escala e altos custos de falta de produtos, por outro lado o excesso de estoque representa custos operacionais e de oportunidades do capital empatado.” Técnica de Administração de materiais Kanban “De acordo com Garcia e Campos (2006) tecnologia de controle de fábrica pela qual as necessidades de entregas determinam os níveis de estoque no decorrer do processo. O Kanban não empurra a produção-ele a puxa.” 28 A empresa mantém o mínimo de estoque possível na quantia adequada, utilizando a técnica Kanban, que tem por finalidade controlar o fluxo de produção e indicar a necessidade de estocar, tornando uma maneira popular de visualizar e limitar trabalhos em progresso, ou seja, permitindo que a empresa tenha maior agilidade na produção e na entrega do seu produto. Gráfico nº 04 - Material em estoque 4.3 Compras O setor de compras ou suprimentos como atualmente é denominado, para Pozo (2002) tem responsabilidade preponderante nos resultados de uma empresa em face de sua organização com os recursos materiais para seu perfeito desempenho e atender as necessidades de mercado. A aquisição dos materiais é feito por um sistema informatizado, ou seja, telefone e Skype. Para garantir uma ótima compra com melhor preço e qualidade são feitas cotações por telefone onde as especificações são enviadas através de e- mails. 25% 10% 20% 20% 25% Material em Estoque madeira parafuso espuma tecido ferro 29 4.4 Inventários Físicos (Periodicidade) De acordo com Garcia (2006), periodicamente as organizações efetuam contagem física de seus itens em estoque e em processo, para comparar a quantidade física com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepâncias que possam existir entre os valores contábeis, dos livros, e o que realmente existe em estoque. Serve, também, o inventário, e isso é muito importante para a apuração do valor total de estoques para efeito de balanço do ano fiscal e seu imposto de renda. O inventário pode ser geral ou rotativo. O inventário geral é elaborado no fim de cada exercício fiscal de cada empresa, abrangendo a contagem física de todos os itens de uma só vez, incluindo-se almoxarifado de recebimento, almoxarifado intermediário, peças em processos e produtos acabados. O inventário rotativo é feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados períodos, que podem ser semanas ou meses. O inventário aplicado pela empresa é o inventário geral. Essa atividade consiste na contagem dos itens em estoque e seu material é separado por família. Por ser uma atividade complexa vários funcionários a empregam sendo bem orientados, trabalhando com agilidade visto que a empresa não pode parar sua movimentação por um período prolongado. 30 5.0 Fundamentos da Administração De acordo com as idéias de Chiavenato (1997): “O termo Administração vem do latim, ad (junto de) e ministratio (prestação de serviço), portanto, administração é uma ação de prestar um serviço. Atualmente, administração não é somente relacionada ao governo ou a condução de uma empresa, e sim todas as atividades que envolvem planejamento, organização, direção de controle. A tarefa da administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transforma-los em ação organizacional por meio de planejamento organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos de maneira mais adequada a situação”. A empresa MULT-FLEX, tem como base de administração o conceito de administração interino, onde os proprietários são da mesma família e juntos administram a organização. A Sra. Liliane cuida da parte administrativa, onde cuida das contas á receber, contas a pagar, lucros da organização e etc. Já o seu esposo Sr. Nildson cuida da parte de vendas, negociações com clientes e fornecedores, e todo o processo de produção dos materiais. 5.1 Papel e função do administrador nas organizações. De acordo com Chiavenato (2003), o papel do administrador significa uma série de expectativas da organização a respeito do comportamento de uma pessoa. Cada papel representa atividades que o administrador conduz para cumprir as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar, sendo definidos como: papéis interpessoais, informacionais e decisórias. Administrar compreende a aplicação de um conjunto de processos de planejamento visando atingir objetivos definidos para uma empresa de qualquer porte, utilizando ferramentas como conhecimento, habilidades e atitudes do gestor. Hoje o papel de administrador principal na empresa MULT-FLEX Cadeiras e Poltronas está nas mãos da Sra. Liliane, que cuida com muito zelo, de toda parte. burocrática da empresa, desde os processos mais simples até os mais complicados. 31 5.2 Cultura Organizacional. “Da mesma forma como cada país tem a sua própria cultura, as organizações se caracterizam por culturas organizacionais próprias e específicas” (CHIAVENATO, 2004, p.121). Segundo Chiavenato (2004), a cultura organizacional de cada empresa nada mais é do que a essência da mesma, de onde parte cada princípio de tomada de decisão que se baseia em determina ética ou posição. A ética é implantada na MULT-FLEX, desde a maneira com qual se trata seus colaboradores, até a transparência com seus amigos e cliente, sempre presando ter o máximo em transparência e andando com a verdade ao seu lado a empresa tem aumentado cada vez seu prestigio no mercado no ramo de móveis para escritório. Trabalhando também com a questão de responsabilidade social hoje a MULT-FLEX, dá a oportunidade de voltar à vida digna presos das penitenciárias femininas e masculinas, enviando peças para serem tecidas dentro dos presídios, e também quando a pessoasai e precisa de um novo incentivo para viver longe da vida do crime. Pensamos também na questão do Meio Ambiente, cuidando assim para que as madeiras que são utilizadas nos acentos e encostos das cadeiras sejam de madeira de reflorestamento, para que não haja um dano maior ao Meio Ambiente, auxiliamos também os clientes que desejam descartar suas antigas cadeiras, pegando este material e fazendo o descarte correto do material que não será mais utilizado. 5.3 Missão, Visão e Valores. Segundo Chiavenato (1999) a missão funciona como um direcionador para as atividades da organização, que tem como objetivo mostrar e comunicar a todos em qual direção a empresa deve andar, com seus valores e estratégias. É muito importante que todos que fazem parte da organização saibam quais são os principais objetivos da empresa, para saberem o porquê de sua existência. 32 Chiavenato (1999) define visão como a imagem da empresa para o seu próprio futuro, que é feito com base na sua constituição e aponta qual objetivo quer atingir. E seus valores é o que mantem a empresa. Na MULT-FLEX são os seguintes apresentados: - Missão: Apresentar para todo território Brasileiro os produtos com máxima qualidade e preço justo, assim nos comprometendo com os clientes amigos, colaboradores e fornecedores. - Visão: Ser apontado como melhor empresa no Brasil no ramo de cadeiras e poltronas. - Valores: Ética, transparência, humildade, disciplina, eficiência e muita determinação. 5.4 Tomada de decisão gerencial. Chiavenato (1997) elucida ao definir decisão como “o processo de análise e escolha entre várias alternativas disponíveis do curso de ação que a pessoa deverá seguir”. As decisões são tomadas pelo Sr. Nildson e Sra. Liliane, sendo que os dois entram em debate para que a melhor decisão seja tomada perante todos. Quando há discordância de ambas as partes, cada um responde pelo seu setor que acaba tendo um peso maior na decisão. Hoje o Sr. Nildson cuida da parte de vendas/comércios, e projetos de novos modelos de produtos, já deixando com a Sra. Liliane toda a responsabilidade da parte administrativa e burocrática. 5.5 Administração estratégica. Para Chiavenato (2000), a administração estratégica é a preparação para o amanhã, pois ela visa orientar a empresa em relação ao futuro, para que ela dirija- se consciente e sistematicamente para seus objetivos, baseado em análises realísticas e metódicas de suas próprias condições e possibilidades, do contexto ambiental em que opera. Toda empresa se previne com vários tipos de estratégias, no caso da Sra. Liliane, foi dito o seguinte: “estratégia não se conta se coloca em pratica.”. 33 5.6 Identificação das competências de lideranças. Na empresa MULT-FLEX cada um dos supervisores de setor, sabe até qual decisão podem chegar, cada responsável consegui distinguir sozinho qual a melhor tomada de decisão pro seu setor, porem, uma vez que tal situação não esteja dentro de seus conhecimentos, então é passado para os diretores da empresa para que a melhor decisão seja tomada. 34 6.0 Economia e Mercado [...].Economia é a ciência social que estuda como individuo e a sociedade decidem (escolhem) empregar seus recursos escassos na produção de bens e serviços, de modo a distribuí-lo entre várias pessoas e grupos da sociedade, a fim de satisfazer as necessidades humanas.[...] VASCONCELLOS e GARCIA, 1998, p. 02) A economia baseia-se em alguns conceitos: Escassez, segundo Wessels (1998) se define como a maioria das pessoas deseja muito mais do que seus recursos lhes permitem. Isto é escassez: pessoas querem mais do que podem obter com os recursos disponíveis. Da escassez dos recursos ou fatores de produção, associada as necessidades ilimitadas do homem, originam-se os chamados problemas fundamentais: O que produzir? Como produzir? Para quem produzir? Esses problemas são resolvidos predominantemente pelo mecanismo de preços atuando por meio da oferta e demanda. Custo de Oportunidade, para Vasconsellos e Garcia (1998), é a transparência dos fatores de produção de um bem para a produção de outro bem, implica um custo de oportunidade que é igual ao sacrifício de se deixar de produzir parte do bem para se produzir parte do outro bem. O custo de oportunidade também é chamado de custo alternativo, por representar o custo da produção alternativa sacrificada, ou custo implícito. 6.1 Microeconomia A microeconomia, ou a Teoria dos preços, segundo Vasconsellos e Garcia (1998), analisa a formação de preços no mercado, ou seja, como a empresa e o consumidor interagem e decidem qual o preço e a quantidade de um determinado bem ou serviço em mercados específicos. A analise microeconômica preocupa-se com a formação de bens e serviços (soja, automóveis) e de fatores de produção (salários, alugueis, lucros) em mercados específicos. A microeconomia estuda o funcionamento da oferta e da demanda na formação do preço no mercado, isto é, o preço sendo obtido pela interação do conjunto de consumidores com o conjunto de empresas que fabricam um dado bem ou serviço. 35 6.2 Macroeconomia Macroeconomia, de acordo com Vasconcellos e Garcia (1998) estuda a economia como um todo, analisando a determinação e o comportamento de grandes agregados, tais como: renda e produto nacionais, nível geral de preços, empregos e desempregos, estoques de moeda e taxas de juros, balança de pagamentos e taxa de cambio. A macroeconomia trata o mercado de bens e serviços como um todo (agregando produtos agrícolas, indústrias e serviços de transporte, por exemplo), assim como o mercado de trabalho (não se preocupando com diferenças na qualificação, sexo, idade, origem da forca de trabalho etc.). 6.3 PIB: Produto Interno Bruto O Produto Interno Bruto (PIB), para Vasconsellos e Garcia (1998) é o somatório de todos os bens e serviços finais produzidos dentro do território nacional num dado período, valorizados a preço de mercado, sem levar em consideração se os fatores de produção são de propriedade de residentes ou não residentes. Entretanto, para produzir o PIB, utilizamos fatores de produção que pertencem a não residentes, cuja remuneração é remetida a seus proprietários no exterior, na forma de juros, lucros e royalties. Também existem residentes que possuem fatores de produção fora do país e recebem, portanto, renda do exterior (extração do petróleo pela Petrobrás, grandes construtoras brasileiras no exterior). 6.4 Oferta e Demanda Demanda, de acordo com Vasconcellos e Garcia (1998), pode ser definida como a quantidade de um determinado bem ou serviço que os consumidores desejam adquirir em determinado período de tempo. A procura depende de variáveis que influenciam a escolha do consumidor. São elas: o preço do bem ou serviço, o preço dos outros bens, a renda do consumidor e o gosto ou preferência do individuo. Oferta, para Vasconcellos e Garcia (1998), pode-se conceituar a oferta como as várias quantidades que os produtores desejam oferecer ao mercado em determinado período de tempo. Da mesma maneira que a demanda, a oferta 36 depende de vários fatores; dentre eles, de seu próprio preço, dos demais preços, do preço dos fatores de produção, das preferências do empresário e da tecnologia. 6.5 Inflação A inflação é considerada um processo de elevação de preços que ocorre sempre que há procura maior do que a capacidade de uma economia produzir determinado bem ou serviço. Em resumo, a inflação pode ser de oferta – quando há escassez de produto– ou de demanda – quando a procura é maior do que a quantidade ofertada. No Brasil, vivemos atualmente um período de inflação, haja vista que o aquecimento econômico deixou as pessoas com maior poder aquisitivo, o que expandiu o consumo, ao mesmo tempo em que a produção não conseguiu acompanhar este crescimento. Quando a inflação está em alta, a empresa não sofre com o consumidor, porém por ser um mercado muito grande no qual temos bastante demanda, pode até acontecer de diminuir as vendas, mas nada muito expressivo, a empresa trabalha com produtos com menor custo, quando isso acontece as vendas diretamente direcionadas para essa outra opção de mercadoria, por ser uma fábrica, os seus preços já são muitas vezes os melhores entre os concorrentes da região. Hoje a MULT-FLEX trabalha com um certo tipo de margem sobre cada produto em questão, no caso de a inflação está em alta, é analisado se deve ou não ser repassado para os clientes. No caso de um material com pouca margem, sim será repassado para o consumidor final, sofrendo também um reajuste final nos produtos. Por outro lado quando a inflação está em baixa, a empresa continuar a trabalhar com o mesmo nível de produtos, já que é uma margem da empresa. Os preços são variáveis de um produto a outro, então não são repassados valores em tabelas, isso também influenciará na forma de pagamento do cliente. Com a inflação baixa, a empresa continua ativa nas vendas de seus produtos, sendo que para ela não deixa de ser uma excelente época, ou seja, é tempo de fazer promoções e tirar os produtos (cadeiras) que seguem uma margem pequena de vendas entre todos os outros que a empresa fabrica. 37 Gráfico nº 05 – Qualificação dos modelos mais vendidos O gráfico número 05 representa os modelos de cadeiras mais vendidos, sendo que 60% do faturamento da empresa referem-se ao modelo de cadeiras individuais, 20% ao modelo de cadeiras executiva e 10% ao modelo de cadeira diretor e para finalizar 10% representa ao modelo de cadeira Presidente. Modelos de cadeiras mais Vendidos. Cad. Individuais Cad. Executiva Cad. Diretor Cad. Presidente 38 7.0 Matemática Aplicada [...]. “O ensino e, principalmente, a prática da matemática aplicada sobre aos negócios de empresas brasileiras talvez sejam hoje mais estimulantes e complexos do que nunca. A dinâmica das operações e as regulamentações governamentais são cruciais para o processo de gestão empresarial e decisão financeira. Entre as inúmeras excelentes publicações existentes no mercado sobre os correlatos. [...] (Di AGUSTINI A Teoria Matemática procura construir modelos matemáticos capazes de simular situações reais na empresa. A criação de modelos matemáticos focaliza a resolução de problemas de tomada de decisão. O modelo é a representação de algo ou o padrão de algo a ser feito. É por meio do modelo que se faz representações da realidade. Na Teoria Matemática, o modelo é usado como simulação de situações futuras e avaliação da probabilidade de sua ocorrência. O modelo delimita a área de ação de maneira a proporcionar o alcance de uma situação futura com razoável esperança de ocorrência. Essa teoria desloca ênfase na ação para a ênfase na decisão que a antecede. O processo decisório é o seu fundamento básico. Constitui o campo de estudo da Teoria da Decisão que é considerada um desdobramento da Teoria Matemática. A tomada de decisão é o ponto focal da abordagem quantitativa, isto é, da Teoria Matemática. A tomada de decisão é estudada sob duas perspectivas: a do processo e a do problema. A Teoria Matemática aplicada á solução dos problemas administrativos PE conhecia como Pesquisa Operacional (PO). A denominação PO consagrada universalmente é genérica e vaga. A teoria não é propriamente uma escola – tal como a Teoria Clássica ou Teoria das Relações Humanas – mas uma corrente que enfatiza o processo decisório e o tratam de modo lógico e racional através de uma abordagem quantitativa, determinística e lógica. A maior aplicação da Teoria Matemática reside na chamada Administração das Operações – denominação dada a vários assuntos da Teoria Matemática – em organizações de manufatura e de serviços envolvendo atividades relacionadas com produtos ou serviços, processos e tecnologia, localização industrial, gerenciamento na qualidade, planejamento e controle de operação. 39 Explicitando a porcentagem como modo de expressar a proporção ou uma relação entre dois valores, a partir de uma fração cujo denominador é 100 (cem). Com intuito de melhor compreensão, utilizamos em nosso trabalho gráfico comparativo, onde a matéria de Matemática Aplicada, chamado Regra de Três simples nos deu subsídios para obtenção de informações com maior exatidão em porcentagem, para distribuir na hora de exercitar a formalização dos gráficos. Gráfico nº 06 – Índice de Faturamento Ano: 2013 O gráfico número 06 apresenta o faturamento da empresa referente ao segundo semestre do ano de 2013, nota-se que o mês de maior faturamento foi setembro e o de menor foi julho. R$- R$100.000,00 R$200.000,00 R$300.000,00 R$400.000,00 R$500.000,00 R$600.000,00 R$700.000,00 Índice de Faturamento Ano: 2013 40 Gráfico nº 07 – Índice de Faturamento Ano: 2014 O gráfico número 07 aponta o faturamento dos cinco primeiro meses de 2014; ressalta-se que o mês de maior faturamento da empresa foi Janeiro, e o de menor Março, no entanto podemos notar que o mês de Maio a MULT-FLEX quase atingiu o seu objetivo de sua meta. Gráfico nº 08 – Qualificação de vendas por clientes O gráfico número 08 mostra as vendas por tipo de cliente, o que elucida a igreja como maior índice em percentual em termos de aquisição de cadeiras, e com menor índice podemos observar que são o comércio e escolas. R$- R$100.000,00 R$200.000,00 R$300.000,00 R$400.000,00 R$500.000,00 R$600.000,00 R$700.000,00 Índice de Faturamento Ano: 2014 Igrejas 80% Hoteis 10% Comercios 5% Escolas 5% Índice de Porcentagem de Vendas 41 8.0 CONCLUSÃO Concluímos então que mediante as constantes mudanças que ocorrem no ambiente organizacional, a empresa MULT-FLEX deve estar preparado para novas expectativas de mudanças que ocorrem diariamente dentro da organização e no ambiente externo em que se insere, sendo assim surge a necessidade de sempre se desenvolver um plano de ação com o intuito de implementar melhorias para os pontos que necessitam ser trabalhados. Baseado na missão, visão e valores da MULT-FLEX , a empresa procura se destacar no mercado competitivo, tornando-se referencia na área de vendas de comércio e varejo com a venda de cadeiras e poltronas com um visual inovador de qualidade, Porém conflitos surgem como em toda empresa, e através do estudo detalhado da organização, pudemos analisar o ambiente interno e externo de acordo com o seu ramo de atuação, conhecendo o seus pontos fortes e fracos, suas ameaças e oportunidades, a fim de definir os seus objetivos e metas a serem atingidos, pois são através destes indicadores que o crescimento e desenvolvimento da organização dependerá para seguir adiante. Visando a questão da gestão adotada pela administração da MULT-FLEX, vemos com principal e inicial ponto forte da organização a forma que a organização trabalha com a definição de funções e setores que se complementam formando a administração com enfoque mecanicista, de uma forma funcional e atualizada. Um dos maiores diferenciais da utilizaçãoda administração da organização que pontuamos como um dos principais pontos fortes desta organização foi a questão o planejamento anuais que define de os projetos de novas cadeiras e poltronas para atender a demanda de mercado competitivo em todo o território nacional. Tendo em vista os projetos elaborados, sua implantação e desenvolvimento dependerão da flexibilidade e estudo dos diretores administrativos e de produção. Sendo estes aprovados, a empresa obterá oportunidade de ampliar o seu negócio no mercado, expandindo suas vendas. A formação do planejamento de trabalho da unidade é feito com todos os setores e funcionários da empresa, formando uma interação, utilizando um 42 Brainstorming para sugestões de melhorias e cálculos de custos e investimentos necessários. 43 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CLAUDIA C; KLOE, MÔNICA C; GIBSON, CKNER. Administração, Teorias e Processos. 1º Ed. São Paulo: Prentice Hall, 2004. JAMES A. O’BRIEN, Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da internet-editora Saraiva). 2006 CAPRON,H.L.E JOHNSON,J.A.Introdução à informática.8. ed. São Paulo:Pearson, 2004. PETRÔNIO G. MARTINS e PAULO RENATO CAMPOS Alt - Administração de materiais e recursos patrimoniais - 2° edição.São Paulo,Saraiva, 2006 POZO, HAMILTON - Administração recursos materiais e patrimoniais - uma abordagem logística - 2° edição,.São Paulo, Atlas, 2002 EDUARDO GARCIA, LETÍCIA DOS REIS,LEONARDO MACHADO e VIRGÍLIO JOSÉ FERREIRA FILHO - Gestão de estoque -otimizando a logística e a cadeia de suprimentos - 1° edição.São Paulo,E-papers, 2006 ROGER CAHEN- Tudo o que seus Gurus não lhe contaram sobre Comunicação Empresaria - Editora Best Seller, 2005 GAUDÊNCIO TORQUATO- Cultura-Poder- Comunicação e Imagem – Fundamentos da Nova Empresa - Editora THOMSON PIONEIRA 1º edição 44 PESQUISA INTERNET http://www.multiflex.com.br Acesso em 15 de fevereiro de 2014. http://3estados.com.br/ Acesso em 15 de fevereiro de 2014. http://www.frisokar.com.br Acesso em 19 de fevereiro de 2014. http://pt.scribd.com/doc/49173338/Conceito-de-Administracao-de-Materiais Acesso em 21 de fevereiro de 2014. http://empresasefinancas.hsw.uol.com.br/questao737.htm Acesso em 13 de março de 2014. http://3estados.com.br/ Acesso em 15 de fevereiro de 2014. http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/cnpjreva/cnpjreva_solicitacao.asp Acesso em 13 de maio de 2014. 45 ANEXOS 46 Anexo 01: CNPJ da empresa REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL CADASTRO NACIONAL DA PESSOA JURÍDICA NÚMERO DE INSCRIÇÃO 02.263.992/0001-75 MATRIZ COMPROVANTE DE INSCRIÇÃO E DE SITUAÇÃO CADASTRAL DATA DE ABERTURA 03/12/1997 NOME EMPRESARIAL MULT-FLEX - INDUSTRIA E COMERCIO LTDA - ME TÍTULO DO ESTABELECIMENTO (NOME DE FANTASIA) ******** CÓDIGO E DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE ECONÔMICA PRINCIPAL 31.03-9-00 - Fabricação de móveis de outros materiais, exceto madeira e metal CÓDIGO E DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES ECONÔMICAS SECUNDÁRIAS Não informada CÓDIGO E DESCRIÇÃO DA NATUREZA JURÍDICA 206-2 - SOCIEDADE EMPRESARIA LIMITADA LOGRADOURO AV ERMANO BIANCARDI NÚMERO 448 COMPLEMENTO CEP 14.808-127 BAIRRO/DISTRITO V DIST. INDUSTRIAL MUNICÍPIO ARARAQUARA UF SP SITUAÇÃO CADASTRAL ATIVA DATA DA SITUAÇÃO CADASTRAL 03/11/2005 MOTIVO DE SITUAÇÃO CADASTRAL SITUAÇÃO ESPECIAL ******** DATA DA SITUAÇÃO ESPECIAL ********
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