Dicas para escrever e-mails profissionais

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Redação 
Administrativa 
 
Unidade II - Textos 
profissionais 
 
 
Esta unidade apresenta uma grande invenção na comunicação humana: o e-mail. 
Atualmente, não é só um meio de troca de mensagens entre pessoas, mas uma ferramenta 
que favorece a produtividade das empresas. 
 
Vamos mostrar agora que ninguém precisa ter medo de utilizar essa ferramenta de 
comunicação, basta observar atentamente as dicas a seguir para dominá-la. 
 
Priorizar a comunicação possibilita as empresas a se manter no mercado e assegurar o bom 
rendimento dos seus trabalhadores. 
 
Muitas empresas utilizam a Intranet, ou seja, uma internet restrita e com e-mail da própria 
organização. Com esse instrumento a produtividade do funcionário é boa graças ao retorno 
imediato dado pela comunicação por e-mail. Esse recurso organizacional é bastante comum 
em grandes companhias e contribui para preservar e registrar as informações que circulam 
sobre a empresa. 
 
Dicas para escrever e-mails profissionais: 
 
 
• Tenha bom senso e naturalidade. 
 
 
• Seja econômico - escreva apenas o necessário e referente aos assuntos profissionais. 
 
 
• Demonstre tranquilidade, nada de afobação. 
 
 
• Lembre-se de que e-mails não substituem reuniões ou almoço de negócios. 
 
 
• Utilize outros meios para assuntos longos, como telefone e videoconferência. 
 
 
• Verifique se é necessário imprimir, para contribuir com uma ação ecologicamente correta. 
 
 
• Não repasse simplesmente um e-mail com alguma informação que queira difundir. É mais 
delicado escrever uma introdução sua e o restante do texto em seguida. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Quando responder a um cliente por e-mail, tenha em mente: 
 
 
• Tempo - tenha agilidade no contato. A demora é uma das maiores ofensas ao 
internauta. É preciso enviar, ao menos, uma resposta parcial. Algumas empresas 
utilizam o padrão “respostas automáticas”. 
 
• Propaganda - deve se limitar aos e-mails. Não é a informação que deve 
chegar ao usuário, mas este é que deve ir à informação. Mas, tenha alguns 
cuidados: 
 
 
1. Certifique-se de que o usuário possa ter de fato interesse no produto 
oferecido. 
2. Não o coloque em uma enorme lista de clientes (no mesmo e-mail). 
3. Dê opções para a pessoa se auto excluir do mailing list e respeite essa opção. 
4. Não envie imagens pesadas para download por e-mail. 
5. Identifique de maneira clara e objetiva no campo “assunto” que se trata de 
uma mensagem publicitária. 
 
 
• Texto - linguagem formal - lembre-se de que no e-mail profissional as 
mensagens entre fornecedores e clientes é uma troca de documentos. Portanto, 
o atendimento deve ser simples e educado, não necessariamente erudito, 
rebuscado, com palavras de difícil compreensão do leitor. 
 
• Organização de um mailing list - não utilize “spams”, os e-mails 
indesejados. É necessário que em qualquer transação o cliente seja 
perguntado se deseja receber “notícias”, “novidades”, “promoções” ou outras 
mensagens. A cada e-mail enviado deve ser dada a opção “exclua-me”. 
 
A eficiência na resposta de um e-mail gera uma expectativa positiva no 
receptor da mensagem, além de contribuir com a eficiência no trabalho, visto 
que, certas vezes, algumas pessoas podem depender de uma resposta para 
iniciar ou concluir alguma etapa. 
 
Atualmente, muitas empresas utilizam mensagens automáticas para a 
divulgação. Estas podem ser bastante incômodas se o receptor não desejar 
aquela informação. Por isso, é importante respeitar a vontade do cliente e 
deixar sempre disponível a opção de cancelar mensagem, retirar o nome da 
lista e especificar do que se trata aquele e-mail, para que não se tenha o efeito 
contrário do que se deseja: a publicidade negativa. 
 
Carlos Eduardo Teixeira Para: silva76@hotmail.com 
 
13/11/2010 11:04 Cc: Co: 
Assunto: Cronograma de cursos 
 
 
 
 
Sr. Teodoro Sampaio, 
 
Conforme combinado, enviamos o nosso cronograma de cursos para o mês de novembro. 
 
Colocamo-nos à disposição para qualquer esclarecimento. 
Atenciosamente, 
(Remetente) 
 
Carlos Eduardo Teixeira 
Centro de Desenvolvimento Gerencial 
 
 
 
 
 
 
Para: Raul Vieira dos Santos 
De: Rogério Souza Filho Empreendimentos Assunto: 
Convite para evento social Prezado Senhor, 
Convidamo-lo para a inauguração de mais uma loja, realizada no dia 31 de janeiro de 
2010, à Rua 25 de Março, 341, Centro, às 14 horas. 
 
Favor confirmar sua presença pelo telefone 21 – 4000 – 42322. 
Atenciosamente, 
Rogério Souza Filho Empreendimentos 
 
 
De: Soares Representações 
Ltda. Para: Croax automóveis 
S/A Assunto: Comunicação 
 
 
 
Prezados Senhores, 
 
Somos uma empresa de representações em vendas e temos em nosso 
quadro funcional apenas vendedores altamente capacitados e 
profissionalizados. 
 
Anexamos nesta oportunidade nosso portfólio para análise e manifestamos 
nossa intenção de representar sua empresa em municípios da região. 
 
Caso haja interesse por parte de sua empresa, colocamo-nos à 
disposição para novos contatos. 
 
Agradecemos a 
atenção. 
Atenciosamente, 
Abílio Menezes 
Diretor de Marketing 
Soares Representações Ltda. 
 
 
 
 
 
 
Vimos que o e-mail é uma das formas de comunicação mais usadas atualmente, também 
como documento que facilita negociações e empreendimentos. 
A linguagem do e-mail profissional não deve ser a mesma do pessoal, respeitando 
sempre o cliente e evitando os vícios de linguagem, próprios da oralidade e distante da 
norma padrão. 
E você já havia pensado em quantas vezes utiliza o e-mail por dia e na praticidade que esse 
recurso proporciona? É bom relembrar o que muitas vezes se torna comum para nós para 
reavaliarmos a forma que utilizamos o que está em nosso cotidiano. Assim, podemos 
melhorar nossa maneira de nos relacionar com as ferramentas e as pessoas. 
 
O e-mail profissional também é um documento e precisa ser construído com calma e atenção. 
Precisamos estar atentos à linguagem correta e à organização eficiente e clara da 
informação. 
 
 
Reveja os e-mails que recebeu e os que enviou e perceba na prática o que acabou de ver 
nesse conteúdo. 
 
Após essa aula você percebeu como utilizar o e-mail profissionalmente. Essa ferramenta 
bastante prática e muito utilizada faz parte da documentação das informações que circulam 
na empresa. Por isso, é importante repensar a elaboração de suas mensagens em seu local 
de trabalho. A comunicação ocorre o tempo todo e agora você já deve ficar mais atento à 
forma com que irá se expressar. 
 
 
 
Lembre-se de avaliar seus conhecimentos na plataforma de estudos.