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1 1 Aula 01 – Conceitos de Gerência de Projetos Prof: Marcelo Werneck Email: mwerneck@pucminas.br 2 O que é um projeto? Projeto é um esforço temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado único Projetos : São temporários Tem datas específicas de início e término Geram um produto, serviço ou resultado único São concluídos quando seus objetivos foram alcançados (Kim Heldman) 3 O que é um projeto? Projeto: Um esforço temporário Com início e fim Cria um produto, serviço ou resultado único É elaborado progressivamente Características do projeto vão sendo melhor compreendidas à medida que o projeto evolui. (Rita Mulcahy) 4 Exemplos de Projetos 5 Exemplos de projetos Exemplos: Novo produto/serviço; Implementar uma mudança na estrutura de uma organização; Planejar um novo veículo; Desenvolver ou adquirir um sistema construir novas instalações; Levar a cabo uma campanha política; Implementar um novo processo organizacional 6 Projeto é temporal Cada projeto tem um começo e um fim definidos. O final é alcançado quando os objetivos do projeto tiverem sido atingidos, se tornar claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão ser atingidos ou quando não existir a necessidade do projeto e ele for encerrado. A temporalidade geralmente não se aplica ao produto, serviço ou resultado criado pelo projeto. 2 7 Resultado único Produto ou artefato criado é quantificável e pode ser um item ou um componente de um item. Capacidade de realizar um serviço como funções de negócio de apoio a produção ou distribuição. Um resultado como um documento ou consequências como o um projeto de pesquisa que desenvolve conhecimento. Mesmo produtos semelhantes podem apresentar aspectos como proprietários diferentes, desenho diferente, localização diferente, contratantes diferentes, e assim por diante. A presença de elementos repetitivos não muda a unicidade do projeto. 8 Projetos ou Operações? Operações são contínuas e repetitivas. Envolvem trabalho contínuo que não possui uma data final explícita. Normalmente se repete o mesmo processo e se produz os mesmos resultados. Propósito é manter a organização funcionando. 9 Projeto e produto 10 Ciclo de vida do projeto Projetos são divididos em fases visando um melhor controle gerencial. As fases compõem o ciclo de vida do projeto. Define as fases que conectam o início de um projeto a seu fim. Por exemplo, a definição do ciclo de vida pode ajudar a definir se a análise de viabilidade será realizada na primeira fase de um projeto ou se será um projeto separado. Há organizações que definem um ciclo de vida padrão para todos os projetos. Em outros casos, a equipe de projeto define o ciclo de vida para um dado projeto. 11 Ciclo de vida do projeto A transição de uma fase para outra normalmente é definida por alguma entrega. Normalmente, essas entregas são revisadas para garantir que estejam completas e corretas, e aprovadas antes que a próxima fase se inicie. Geralmente, os ciclos de vida definem: O trabalho técnico de cada fase. Quando as entregas devem ser geradas em cada fase. Como as entregas serão revisadas, verificadas e validadas. Quem está envolvido em cada fase. Como controlar e aprovar cada fase. 12 Ciclo de vida do projeto As fases são geralmente seqüenciais e usualmente definidas por alguma forma de transferência de informação técnica ou entrega de algum componente técnico. Níveis de custo e esforço das pessoas começam baixos, atingem o máximo nas fases intermediárias, e caem até seu final. O nível de incerteza e, portanto, risco de insucesso em atingir os objetivos é maior no início do projeto. 3 13 Ciclo de vida do projeto A probabilidade de sucesso aumenta ao longo do projeto. A capacidade dos interessados em influenciar as características finais do produto e seu custo final é alta no início e reduz-se com o tempo. Um fator que contribui para isso é o aumento do custo de mudanças a medida que o projeto avança. 14 Comportamento das fases 15 Fases de um projeto 16 Ciclo de vida do RUP 17 Partes interessadas Mesmo que stakeholders. Um projeto é bem sucedido quando atinge seus objetivos e atende ou excede as expectativas das partes interessadas. São indivíduos ou organizações com interesses no seu projeto. São envolvidos ativamente no projeto Tem algo a ganhar ou perder com o projeto. 18 Partes interessadas 4 19 Partes interessadas A equipe de gerenciamento de projetos precisa identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas e, na medida do possível, determinar mecanismos de comunicação, gerenciar sua influência em relação aos requisitos para garantir um projeto bem- sucedido. 20 Exemplos de partes interessadas Patrocinador: Quem provê recursos para o projeto. Gerente do projeto: Gerencia o projeto. Cliente/usuário: Fará uso do produto do projeto. Organização executora: Empresa cujos funcionários estão diretamente envolvidos na execução do projeto. Membros da equipe do projeto: Grupo que realiza o trabalho do projeto. Escritório de projetos: Caso tenha responsabilidades sobre o projeto. Partes interessadas 21 22 Partes interessadas 23 Programas São grupos de projetos relacionados. Gerenciados usando as mesmas técnicas de modo coordenado. Propósito é atingir objetivos que não seriam alcançáveis se projetos fossem gerenciados separadamente. 24 Exemplo de Programa Programa: Melhoria da educação dos jovens Projetos: Capacitação dos professores; Reformulação do material didático; Reestruturação das bibliotecas; Adaptação dos currículos dos cursos ... 5 25 Portfolios Coleções de programas ou projetos que atingem objetivo do negócio específico. Objetivo é atender os objetivos estratégicos da organização. 26 Portfolios A gerência de portfolio inclui: Atribuir valores para cada projeto ou projeto em potencial; Monitorar projetos ativos Balancear o portfolio em relação a outros investimentos da organização; Assegurar uso eficiente dos recursos; Normalmente realizado por uma gerência senior. 27 Escritórios de Gerenciamento de Projetos Siglas PMO – Project Management Office EGP – Escritório de Gerenciamento de Projetos Gerencia projetos e programas Estabelecem padrões e procedimentos de gerência 28 Escritórios de Gerenciamento de Projetos Podem ser usados: Para prover suporte ou treinamento; Para ser canal para reportar resultados dos projetos; Podem auxiliar outros gerentes. Responsáveis por: Armazenar documentação do projeto Monitorar projetos 29 A restrição tripla 30 A restrição tripla O gerenciamento de projetos lida com a restrição tripla: A qualidade do projeto é afetada pelo balanceamento dos fatores escopo, tempo e custo. Projetos de alta qualidade entregam o produto, serviço ou resultado dentro do escopo, no tempo e custos definidos. Qualquer alteração em um desses elementos irá gerar alteração em pelo menos em um dos outros. 6 31 A restrição tripla Versões mais modernasincluem outros fatores: A restrição tripla 32 33 O que é um projeto bem sucedido? Estudo realizado pelo Standish Group, considerando 350 companhias e 8.000 projetos de software, em 1995. 16,2% 31,1% 52,7% O que é um projeto bem sucedido? 34 35 Gerenciamento de Projetos Agrupa um conjunto de ferramentas e técnicas Realizadas por pessoas Para descrever, organizar, monitorar o trabalho das atividades do projeto Todos os projetos são compostos por processos. 36 Gerenciamento de Projetos É um processo que inclui: planejamento, execução do plano de projeto e medição do progresso e desempenho. 7 37 Gerenciamento de Projetos Envolve: identificar requisitos do projeto, estabelecer objetivos do projeto, balancear restrições, considerar necessidades e expectativas das partes interessadas 38 Gerenciamento de Projetos O Gerente de Projeto é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto. 39 Gerenciamento de Projetos Cabe ao Gerente de Projeto dentre outras atividades: Coordenar e integrar atividades entre diversas unidades funcionais; Conhecer os aspectos da estrutura organizacional; Forte habilidade de comunicação interpessoal; Manter o equilíbrio entre as funções técnicas e gerenciais do projeto; Assumir os riscos inerentes ao gerenciamento do projeto; Trabalhar com as restrições impostas em busca dos objetivos definidos para o projeto; 40 Características do Gerente Um bom técnico nem sempre se torna um bom gerente de projetos. Gerentes são generalistas com muitas capacitações e qualidades. Conhecimento técnico pode ser um diferencial mas não é mandatório Equipe provê esse conhecimento. São solucionadores de problemas. 41 Características do Gerente Alguns projetos demandam conhecimento específico de alguma área: Grupo de indústria; Departamento; 42 Capacidade de Comunicação Talvez a mais importante; Tanto oral quanto escrita; Gerente deve garantir que informação é explícita, clara e completa; “Gerente passa 90% de seu tempo comunicando”. 8 43 Capacidade de Planejamento Envolve Produzir e organizar documentos do projeto; Organizar reuniões; Reunir equipes; Organizar cronogramas; Priorizar atividades Boa capacidade de comunicação + Boa capacidade de planejamento = Quase garantia de sucesso do gerente. 44 Capacidade de Orçamentação Necessário algum conhecimento básico de contabilidade e finanças. Devem produzir estimativas de custo. 45 Gerência de Conflitos Todo projeto tem problemas. Gerenciar conflitos envolve resolver problemas. O que fazer? Definir bem o problema; Analisar o problema; Analisar alternativas de solução; Tomar decisões; Timing da tomada de decisão é fundamental. 46 Capacidade de Negociação Aplicada a várias áreas: Definição de escopo; Orçamento; Contratos; Recursos ... Influenciar é a capacidade de se conseguir que coisas sejam feitas pelos outros. 47 Capacidade de Liderança Líder e gerente não são sinônimos Ser um líder inclui: Visão; Atingir consenso; Estabelecer direções; Inspirar e motivar outros ... Gerente deve procurar ser líder. 48 Capacidade de Motivação Inclui mecanismos de formação da equipe Pessoas não trabalharam juntas antes; Time deve trabalhar bem junto;
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