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2 Gestão de Vendas COMO OBTER RESULTADOS EFETIVOS EM SEU MERCADO DE ATUAÇÃO 1 3 Índice Introdução..................................................................................................................................................................................................4 Estrutura da apostila ..............................................................................................................................................................................5 Capítulo 1 - Como os aspectos externos impactam a demanda dos seus produtos ......................................................6 Capítulo 2 - Como elaborar um diagnóstico para sua empresa .............................................................................................9 Capítulo 3 - Como agregar valor à sua oferta de produtos e serviços...............................................................................12 Capítulo 4 - Entendendo a estrutura do plano de vendas......................................................................................................24 Capítulo 5 - Estratégias da equipe de vendas ............................................................................................................................ 27 Capítulo 6 - Estrutura da equipe de vendas ............................................................................................................................... 29 Capítulo 7 - Funções para gestão de vendas .............................................................................................................................. 31 Capítulo 8 - Estabelecimentos de quotas .................................................................................................................................... 32 Capítulo 9 – Bandidos das vendas ................................................................................................................................................. 35 Capítulo 10 - Atendimento e passos da venda .......................................................................................................................... 36 Capítulo 11 - Relacionamento com os clientes ......................................................................................................................... 42 Capítulo 12 – Considerações finais ................................................................................................................................................ 53 Referências Bibliográficas .................................................................................................................................................................. 54 4 Introdução A apostila de Gestão de Vendas foi preparada para que você consiga enxergar de forma ampla, como se tornar eficaz e obter resultados efetivos em seu mercado de atuação. A ideia é mostrar-lhe como acontecimentos do ambiente externo podem afetar seu negócio e, o mais importante, estimulá-lo a buscar, de forma permanente, informações sobre gestão em vendas para possibilitar-lhe uma visão mais abrangente dos principais elos que constituem a cadeia de vendas. Desta forma, a apostila contempla o ambiente estrutural de vendas, passando por compras, entrega do produto ou serviço ao consumidor final e, por fim, aborda aspectos importantes de como a equipe de vendas deve estar preparada. A seguir, será abordada a formulação das estratégias de mercado, que lhe permitirão obter uma visão mais clara sobre a forma de atuar e enfrentar a concorrência. A partir daí voltaremos o olhar para a sua empresa e examinaremos cada etapa do ciclo de varejo. Assim, será possível administrar racionalmente processos, como estoques e logística, crédito e cobrança, campanhas promocionais, atendimento ao cliente, motivação do pessoal, entre outros, enfatizando a necessidade da utilização de ferramentas de controle adequadas. Ao final desta apostila, vamos tratar das técnicas para conquistar e manter clientes e dar algumas dicas, de como sua empresa poderá ser mais competitiva. Com isso, esperamos que você se sinta mais apto para abrir ou posicionar seu negócio e, principalmente, saiba onde atuar e que informações buscar para enfrentar os desafios do mundo empresarial. Tudo isto de uma forma prática e objetiva. 5 Estrutura da apostila Para facilitar, cada tópico da apostila foi estruturado da seguinte forma: Conceito, Dicas e Exercício prático e os slides (transparências) para acompanhamento. Ao final do estudo da apostila, você será capaz de elaborar um plano de gestão de vendas, baseado nos seguintes tópicos: • Estrutura de departamento comercial. • Formação da força de vendas. • Planejamento estratégico comercial. • Monitoramento e controle de vendas. • Postura profissional. • Passo a passo da venda. • Trabalhar com informações de mercado e ter decisões estratégicas. Agora se mexa, leia, estude e realize os exercícios propostos, de acordo com o seu negócio. É uma boa maneira de responder as dúvidas e testar o que você aprendeu. 6 Capítulo 1- Como os aspectos externos impactam a demanda dos seus produtos Neste capítulo você aprenderá como prestar atenção ao que está acontecendo à sua volta e o que pode provocar impacto no seu negócio. São recomendações simples e práticas que o ajudarão a entender melhor as razões das variações nas vendas, dos atrasos dos fornecedores ou, ainda, de súbitas alterações de preços. Podemos dividir os fatores de impacto em três grandes grupos, conforme diagrama abaixo: 1.1 Fatores Econômicos 1.2 Fatores Mercadológicos 1.3 Fatores Comportamentais FATORES ECONÔMICOS O QUE SÃO ? São indicadores relacionados ao desenvolvimento da economia do país, do estado e da cidade onde você tem o seu negócio, podendo afetá-lo de forma positiva ou negativa. São eles: • Taxa de crescimento da economia, medida pela variação do PIB (Produto Interno Bruto). • Taxas de juros. • Taxas de variação da renda familiar. • Taxas de desemprego na região metropolitana onde está o seu negócio; Acesso ao crédito do consumidor; Inadimplência. • Taxas de câmbio (exemplo: valor do Dólar ante o Real). • Características regionais como expansão de grandes empresas locais ou obras de vulto na sua região. Essas informações estão disponíveis em jornais, televisão, revistas e mesmo em conversas com outros empresários ou em reuniões nas entidades de classe locais como: Associação Comercial, CDL (Câmara de Dirigentes Lojistas), sindicatos de classe e outros. Você não precisa ser, nem se tornar um especialista em economia para operar seu negócio, mas é importante desenvolver o hábito de analisar como cada um dos indicadores acima pode afetar sua empresa, numa relação chamada de “causa e efeito”. Com o tempo, você tomará gosto pelo exercício e terá uma visão abrangente, o que facilitará o seu planejamento de curto e médio prazos. EXERCÍCIOS Responda: que fatores econômicos podem trazer benefícios positivos ou prejudicar o seu negócio? E aproveitando a deixa, quais os fatores políticos podem afetar ou beneficiar seu negócio? Pa sc al T ha uv in /s xc .h u 7 FATORES MERCADOLÓGICOS O QUE SÃO? Os fatores mercadológicos dizem respeito ao que está acontecendo no campo dos negócios. Podemos entender o campo dos negócios como o ambiente formado pelos fornecedores, concorrentes, lançamentos de novos produtos, novas tecnologias, propaganda, tudo, enfim, que pode influenciar o seu negócio. Assim podemos visualizar: É preciso atentar para todas as mudanças que impactam seu negócio e fazer as adaptações necessárias para garantir sua permanência e crescimento no mercado. FIQUE DE OLHO Fique atento às leis e regulamentações, elas podemser uma dor de cabeça para você e para o seu negócio, principalmente se você está no ramo de alimentação ou se o seu negócio necessita de licenças ambientais para funcionar. Nesses casos a melhor recomendação é cumprir todas as leis específicas para que a sua energia e atenção sejam aplicadas ao próprio negócio. EXERCÍCIOS Responda: como os concorrentes estão impactando o seu negócio? Quais as medidas cabíveis? FATORES COMPORTAMENTAIS O QUE SÃO? Os fatores comportamentais dizem respeito as atitudes dos clientes e como eles estabelecem as suas prioridades de compras. Para compreender melhor essas questões é preciso tornar-se um observador atento do comportamento das pessoas, dos seus hábitos de compras e de como alguns fatores comportamentais estão mudando. Alguns exemplos: • Sentido de emergência - as pessoas têm menos tempo para comprar. • Crianças e adolescentes participam do processo decisório de compras. • Mulheres com papel mais determinante na decisão de compras. • Idosos participam ativamente do mercado de consumo. • Saúde como estilo de vida. W ik im ed ia C om m on s 8 • Ética e cidadania como valores incorporados ao negócio. • Preservação do meio ambiente. • Compras baseadas no valor que o produto representa para aquele consumidor. • Facilidade de informação - Informação online. • Comodidade - ter perto de casa os produtos de maior conveniência. • Maior disposição para diferenciação e personalização. • Valorização do lazer e do bem estar. DICA Essas são as principais tendências comportamentais e que explicam porque determinadas empresas fazem tanto sucesso enquanto outras copiam em uma tentativa pouco eficaz de “pegar o vácuo” no sucesso do outro. EXERCÍCIO Faça uma análise do ambiente externo. É muito importante que você faça esta análise da sua empresa para conhecer seus pontos fortes, seus pontos de desenvolvimento e, a partir daí, situar-se no mercado e preparar um plano de ação. 9 Capítulo 2 - Como elaborar um diagnóstico de sua empresa O diagnóstico empresarial nada mais é do que várias perguntas que você deve fazer e responder para não ser pego de surpresa é uma importante ferramenta de planejamento. Por meio dele você terá uma ideia precisa dos pontos críticos da sua empresa que demandarão sua atenção e ações corretivas. O autodiagnóstico é feito por meio de um questionário dividido em blocos de acordo com as diferentes etapas das operações que compõem o seu negócio, é um questionário que não esgota o assunto, mas é um apoio importante para mapear as forças e fraquezas da empresa e conferir um importante norteamento para elaborar um Plano de Ação. Então, mãos na massa, procure responder as questões abaixo. FIQUE DE OLHO • A empresa conhece seu ponto de equilíbrio? • A empresa possui capital de giro adequado ao seu movimento? • A empresa possui estrutura formal de cadastro, crédito e cobrança? • A empresa possui planilhas que demonstrem o lucro ou prejuízo obtido no mês? • A empresa faz planejamento financeiro definindo metas de despesas para dois ou três meses à frente? • Os processos de seleção identificam o funcionário certo para o lugar certo? • A empresa oferece oportunidades de carreira para seus funcionários? • Existe um sistema formal de avaliação dos funcionários? • Existe um plano de treinamento que leva em conta as necessidades dos funcionários? • Existe sistema de incentivo por metas alcançadas? • A empresa tem um posicionamento empresarial claro e definido? • A empresa tem um plano para os próximos dois ou três anos? • Os funcionários conhecem e participam dos planos da empresa? • A empresa transforma em ações as estratégias previamente estabelecidas? • A empresa revisa periodicamente seu planejamento? • Possui metas de vendas? • Possui metas de lucratividade? • Possui metas de giro de estoques? • Possui metas de redução da inadimplência? • Possui metas para redução de custos? • A empresa conhece claramente seu público-alvo? • A empresa agrega valor aos seus produtos e serviços? • Existem critérios claros para formação de preços? • O atendimento ao cliente é superior? • A empresa é inovadora em relação a produtos e serviços? DICA Não se assuste se a sua empresa, ou você, não conseguir responder. É apenas um sinal de que muito trabalho precisa ser feito. Iv an P ro le /s xc .h u 10 Como estabelecer estratégias empresariais Aqui você aprenderá como estabelecer estratégias empresariais e como transformá-las em ações. As estratégias empresariais são importantes ferramentas para nortear as ações do dia a dia, pois além de concentrar esforços em torno de objetivos pré-definidos, minimizam imprevistos e potencializam resultados. O QUE É E COMO FAZER Aqui você aprenderá como estabelecer estratégias empresariais e como transformá-las em ações. As estratégias empresariais são importantes ferramentas para nortear as ações do dia a dia, pois além de concentrar esforços em torno de objetivos pré-definidos, minimizam imprevistos e potencializam resultados. Algumas características das estratégias: As estratégias dependem do potencial da empresa, dos recursos a serem aplicados, das oportunidades do mercado e das reações dos concorrentes ou dos públicos envolvidos. Precisa estar inserida em um plano maior da empresa, na visão de futuro e nos objetivos de médio e longo prazo. É a ponte que ligará o presente ao futuro pretendido. A comunicação das estratégias a todos os funcionários da empresa é muito importante para atingir os objetivos propostos. Forma-se uma corrente não só com aqueles diretamente envolvidos nas ações, mas com todos os demais que passam a colaborar para o sucesso da empreitada. As estratégias precisam ser avaliadas quanto ao desempenho e aos resultados esperados, assim, é preciso haver indicadores numéricos que permitam avaliar as ações em curso, permitindo correções de rumo quando necessário. Você pode montar estratégias para várias finalidades. Veja alguns exemplos: • Lançar um novo produto como resposta a uma demanda do mercado ou ação do concorrente. • Baixar os preços para ganhar novos clientes ou enfraquecer a posição dos concorrentes. • Consolidar a marca ou a posição da sua empresa por meio de um plano bem consolidado de propaganda. • Montar parcerias para garantir continuidade de fornecimento de matérias-primas ou produtos. • Ocupar os espaços de mercado evitando a entrada de novos concorrentes, chamadas estratégias de blindagem. • Direcionar a oferta para públicos bem definidos, tornando-se referência para estes públicos e especializando-se neste atendimento. É chamada estratégia de ocupação de nichos de mercado. • Inovação de produtos, serviços ou tecnologia, colocando sua empresa sempre à frente do mercado e dos concorrentes. Como você pode verificar, as estratégias podem ser adotadas nas mais diversas circunstâncias e finalidades. 11 DICA Reserve algum tempo do seu dia a dia para pensar se o curso dos acontecimentos está de acordo com o que você pretende para o futuro da sua empresa. Lembre-se de que estratégia não combina com correria. Estratégia é ação de planejamento e requer reflexão. Quando montar as estratégias da sua empresa, tenha um olho no ambiente externo (fora da empresa) e outro no ambiente interno (dentro da empresa), esteja consciente da ação desencadeada e das reações do mercado ou dos concorrentes, tente prever essas reações para evitar possíveis surpresas. EXERCÍCIO Agora é com você. Pense em como melhorar sua vantagem competitiva frente aos seus concorrentes, estabeleça um objetivo mensurável e escolha pelo menos três estratégias para atingir este objetivo. ESTRATÉGIACOMO FAZER QUEM DEVERÁ FAZER RECURSOS NECESSÁRIOS OBJETIVOS 12 Capítulo 3 - Como agregar valor à sua oferta de produtos e serviços PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS O QUE É E COMO FAZER Atualmente, a oferta de produtos com os atributos de qualidade e preços perdeu a vantagem competitiva. É preciso muito mais. Mesmo os produtos de prateleira chamados commodities, “produtos parecidos” cujo preço é fator preponderante, se não tiverem outros atributos, como garantia, entrega, funcionalidade ou sabor dependendo do produto, estarão fora do mercado. A prestação de serviços é na realidade a soma dos processos e comportamentos que farão o produto chegar ao cliente de forma ágil, cortês e eficiente e o cliente fará a avaliação do serviços de acordo com a percepção dele que é algo totalmente individual. É muito importante considerar como parte da oferta de produtos e serviços ao cliente o ambiente da loja, composto pela iluminação, disposição dos produtos, banheiros limpos e facilidade de acesso aos estoques. Os clientes valorizam e percebem todo o conjunto montado para “entregar” o produto. A parte tangível é aquilo que ele vê, ou seja, o produto, o ambiente, a forma de expor, o estacionamento. A parte intangível é aquilo que o cliente não pega, mas percebe, por exemplo, a postura, a disponibilidade das pessoas, a atitude ao prestar o serviço, a cortesia, a vontade genuína de servir ao cliente. DICA Quanto melhor funcionar o composto de serviços, melhor será a impressão do cliente e a sua disposição de voltar. EXERCÍCIO Agora, avalie as operações da sua empresa colocando-se no lugar do cliente. Como você poderia melhorar a sua prestação de serviços? COMO AGREGAR VALOR AOS PRODUTOS E SERVIÇOS O QUE É E COMO FAZER Agregar valor ao produto ou serviço é exceder a sua finalidade básica e isto exige criatividade. Assim você pode agregar valor a um quilo de café, fornecendo-o temporariamente em latas que poderão ser usadas para acondicionar as reposições ou você pode entregar em casa volumes maiores de compras sem cobrar pelo serviço. O importante, quando você pensa em agregar valor ao seu produto ou serviço, é a percepção do cliente. Realmente tem que fazer sentido para ele, representar valor que na maioria das vezes não é monetário mas de satisfação e percepção pessoal. A le x Ad o M ic he lle S ei xa s 13 DICA Para agregar valor é preciso estar atento aos detalhes. Para que o seu composto de serviços seja superior, o conjunto de detalhes terá de fazer a diferença. Por exemplo, você ter uma política de trocas eficiente, que não questione o cliente. Isto pode ser determinante para que ele decida pela compra e retorne à sua loja. EXERCÍCIO Avalie seus produtos e serviços. Como agregar valor de forma a ser realmente percebido pelos clientes? Lembre-se que uma boa forma de avaliação são os elogios que receberá. COMO SUPERAR EXPECTATIVAS PARA ENCANTAR CLIENTES O QUE É E COMO FAZER Agora que você já tem um bom composto de serviços, está na hora de trabalhar o cliente para que ele volte a comprar no seu estabelecimento. Em mercados de muita concorrência é muito importante que você consiga encantar seus clientes. Você encanta o cliente quando consegue surpreendê- lo positivamente. É o caso de uma loja de roupas femininas que perfuma suavemente as roupas nas embalagens e surpreende a cliente quando vai pendurar a peça em seu guarda-roupa, ou do restaurante que à saída, oferece uma guloseima de cortesia. Você não precisa ter uma grande empresa, nem gastar muito para encantar clientes, basta ser observador, criativo e cortês. Você encanta os clientes quando os produtos e os serviços recebidos pelo cliente superam o valor esperado. Pense nos itens abaixo e avalie se existem pontos falhos no sistema de sua empresa: PRODUTOS EXPECTATIVAS DO CLIENTE ESTADO CLIENTE PREFERÊNCIA DE COMPRA Valor agregado + atendimento acima do esperado Maior que o esperado Encantado Cliente volta Qualidade + preço + atendimento padrão Igual ao esperado Satisfeito Cliente pode voltar ou não Qualidade + preço + atendimento. Existem pontos falhos no sistema Menor que o esperado Insatisfeito Cliente só volta se não tiver opções Fonte: http://www.biblioteca.sebrae.com.br/bds/BDS.nsf/0189F2E7F8ACF81C832573D90040826F/$File/NT0003748A.pdf DICA Para encantar clientes você precisa ter um composto de serviços impecáveis e focar no atendimento. Fundamentalmente, perceba o que o seu cliente quer, o que o seu concorrente faz e faça melhor. Inove, exceda, supere. Você só tem a ganhar. 14 EXERCÍCIOS Responda: o que fazer para encantar meus clientes? Faça uma pesquisa, converse com as pessoas sobre a sua empresa, seu produto ou serviço. Não se esqueça de que o encantamento é feito de mimos e de pequenos detalhes. São igualmente importantes a prestação de serviços e o ambiente que compõem a sua oferta. Como melhorar a eficiência Do ciclo operacional das compras à entrega dos produtos O Ciclo Operacional do Varejo é a divisão dos vários processos que compõem o trabalho de vendas. Essa divisão é feita com o objetivo de maximizar a eficiência de cada processo e assim conseguir ganhos na operação como um todo. Vamos visualizar o ciclo do comércio como uma corrente onde cada etapa seria um elo; o rompimento de qualquer elo, compromete a corrente e o trabalho para fazer o produto chegar até o cliente fica comprometido. O comércio nada mais é que um trabalho de detalhes e aprimoramento todos os dias. ESTOQUES Os estoques têm sido uma grande preocupação dos empresários de qualquer setor, embora exista um grande paradoxo: presta-se muita atenção ao caixa da empresa, mas pouca atenção aos estoques e... ESTOQUE = DINHEIRO Para analisar algumas questões relacionadas aos estoques: • Seu estoque está organizado? • A conservação das mercadorias é adequada? • Quantas vezes você atualiza a contagem física dos seus estoques? • Conhece as perdas de estoques? • Qual o giro das suas mercadorias? • Está compatível com a média do mercado? • Você tem uma política relativa ao tempo de permanência das mercadorias em estoque? • Você tem uma política de promoções para redução de estoques? • Você tem uma política de atualização dos custos das mercadores em estoque? Além disto, você deve estar atento a questões técnicas, como: • Estoques mínimos por produtos. • Rotatividade dos estoques. • Tempo de reposição. W ik im ed ia C om m on s 15 • Sazonalidade. • Produtos de maior saída. De modo geral, o varejo trabalha com 90 dias de estoques, dependendo dos produtos e da reposição. Isto significa que, para cada produto vendido você terá dois em estoque, mas atenção, existem setores que trabalham com reposições 3 vezes por semana, como alimentação ou farmácias, que trabalham com reposições diárias de estoques. DICA Resista as promoções dos fornecedores; na maioria das vezes os estoques apenas mudam de depósito, com uma diferença: você paga a conta. Para negociar promoções faça a pergunta: Tenho clientes para o que estou comprando? Em quanto tempo consigo vender os estoques adicionais que estou adquirindo? EXERCÍCIO Responda a questão abaixo levando em consideração tudo o que leu acima: como posso melhorar os estoques da empresa de forma a permitir uma folga maior no caixa, sem perder vendas por falta de mercadoria? 3.5 COMPRAS Um dos fundamentos mais importantes da gestão de compras é: Como transformar fornecedores em parceiros? De modo geral, o empresário de uma pequena empresa é um ótimo comprador. Ele adquire as mercadorias sistematicamente, paga em dia e reclama pouco. Ele esquece que talvez dois ou até mais funcionários dos seus fornecedoressão pagos com aquela sua parcela de compras. É preciso mudar alguns paradigmas. Veja as afirmações abaixo: Os grandes fornecedores têm interesse em atender os pequenos empresários, principalmente porque os enxergam como representantes de setores ou regiões. Os empresários podem associar-se, formar redes ou cooperativas, com outras empresas do mesmo ramo, para conseguir benefícios mútuos, como melhores preços, prazos, bonificações, ou atuar por intermédio dos sindicatos patronais e associações de classe. As alianças com fornecedores não precisam estar necessariamente focadas em condições de aquisição. Existem outros componentes de igual importância, como: exclusividade para a região, treinamento, propaganda compartilhada, fachadas das lojas, uniformes para os funcionários e outros. O contato pessoal com os fornecedores é muito importante, pois, estreita as relações e permite que você conheça as potencialidades e possibilidades do seu fornecedor. Outros aspectos fundamentais da gestão de compras:Ag ên ci a Se br ae 16 • Meu fornecedor tem uma situação financeira saudável? • É pontual nas entregas? Está próximo? • Consegue atender emergências? • Tem políticas que beneficiam minha empresa? • Acompanha as inovações e tendências do mercado? • Faz promoções e propaganda de seus produtos? • Exige lotes mínimos de compra? • Consegue fazer uma programação e cumprir? • Tem controles que permitam acompanhar meus despachos de forma rápida e precisa? Hoje em dia a moderna gestão de compras é fazer parcerias, para que o fornecedor conheça sua rotatividade de estoques e até auxilie na programação de compras. O ideal é trabalhar com o capital do seu fornecedor, neste caso os prazos de compras são maiores ou iguais aos prazos de vendas. Dependendo dos produtos que você comercializa e da distância do seu fornecedor, isto é possível. Mas de um modo geral, você “financia” seu cliente. Neste caso, observe se sua margem é suficiente para suportar atrasos de pagamentos e se seu capital de giro suporta este “financiamento”. DICA Você deve estar sempre atento às demandas do cliente, por um lado, e por outro, na questão de preservar e até aumentar suas margens de contribuição. Uma das formas de aumentar as margens é buscar mercadorias similares com mesmo padrão de qualidade e preços abaixo dos fornecedores habituais, isso claro, se você não trabalha com marcas consagradas. EXERCÍCIO Meus fornecedores são meus parceiros? Caso negativo, quais estratégias posso adotar para mudar esta realidade? VENDAS - EQUIPE - COMPORTAMENTOS Aqui será feito apenas um esboço sobre vendas. Dada sua importância, será abordado adiante, de forma ampla, este tema, que é uma das principais atividades do ciclo do varejo, até porque a forma de vender mudou muito nos últimos tempos. É importante que você acompanhe as novas tendências do mercado que estão determinando mudanças nas empresas e exigindo uma nova postura do pessoal de vendas. 17 A evolução da internet, o conceito do autosserviço, as vendas por meio da mídia eletrônica, o uso dos computadores de mão, introduziram mudanças permanentes em todo o processo de vendas. O vendedor passou a atuar como consultor de vendas, com o objetivo primordial de prestar ajuda genuína ao cliente, para encontrar os produtos e serviços certos para suas necessidades. Vender é muito importante, mas trabalhando dessa forma o vendedor estabelece um clima de confiança e de relacionamento com o cliente que fará com que a venda seja a consequência do processo. Eficácia do vendedor Para melhorar sua eficácia o vendedor precisa desenvolver a percepção do cliente. Clientes são diferentes. O mesmo cliente pode estar em um mau dia, fazendo com que o vendedor precise adequar sua abordagem todos os dias. Como fazer isso sem se tornar repetitivo? Observando e cuidando do seu cliente, adequando sua abordagem, mantendo uma atitude genuína de servir, demonstrando conhecimento do produto e principalmente sendo transparente com o cliente. Acredite que a época do amadorismo passou. As grandes empresas estão disputando espaços com as pequenas empresas, e as multinacionais com as grandes redes nacionais. Nessa guerra concorrencial valerá a forma de atender e fazer o produto chegar ao cliente, já que qualidade e preços são básicos para entrar na disputa. As relações comerciais As relações comerciais, hoje em dia, são baseadas em valor. Valor é tudo o que o cliente está levando: sua cortesia, seu atendimento, a embalagem, a disposição e simpatia do vendedor, as recomendações de uso e até o produto. Esse valor é atribuído pelo cliente e disponibilizado pela empresa. Daí a dificuldade de acertar as duas pontas, geralmente, você disponibiliza o que considera valor, mas o cliente não percebe. É necessário testar, perguntar, observar. Não existem fórmulas matemáticas, pois, estamos tratando com os produtos e as pessoas. Assim voltamos à questão de parcerias: assim como queremos que nossos fornecedores sejam nossos parceiros, devemos agir da mesma forma com nossos clientes. FIQUE DE OLHO • Treine seus vendedores. • Estabeleça metas de vendas. • Acompanhe os desempenhos individuais. • Premie por metas alcançadas. • Celebre os resultados. EXERCÍCIOS Estabeleça ou melhore as metas e os sistemas de incentivos da sua equipe de vendas. Faça um plano para três meses, com apuração de resultados mensais. Colha sugestões da equipe de vendas ao estabelecer as metas. sx c. hu M ig ue l U ga ld e/ sx c. hu 18 Abaixo, um exemplo para três produtos, mas você pode decidir quantos e quais produtos ou classes de produtos deseja incentivar. Pode ser feito em valores monetários ou unidades, tomando sempre por base o mesmo período do ano anterior, observando-se o crescimento desejado de um período para outro. Como incentivo à equipe, você pode estimular bônus financeiros pela superação das metas individuais, desde que a empresa atinja a meta total. METAS MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 TOTAL TRIMESTRE Produto 1 Produto 2 Produto 3 Total PESSOAS A parte central de uma empresa são as pessoas, seus funcionários, hoje designados por muitas empresas como colaboradores. Você pode ter o domínio da tecnologia, dos preços, a exclusividade de determinadas linhas e pode colocar tudo a perder com pessoas inadequadas ou pode assumir a liderança no seu segmento com a equipe ajustada e motivada. O QUE É? Antes de falar de pessoas você precisa oferecer a elas uma causa. A causa é maior do que a missão da empresa, é uma razão para o seu funcionário estar ali e trabalhar 8 ou 10 horas por dia, satisfeito e confiando em você e na sua organização. A causa depende das atitudes do dono, participação dos funcionários nas decisões e estratégias da empresa e, fundamentalmente, nos lucros. A causa pode ser traduzida da seguinte forma: “Eu tenho este norte que compartilho com vocês. Se formos juntos e ganharmos, vocês terão parte destes ganhos” Não se trata de vestir a camisa, mas de vestir as ideias e acreditar nelas genuinamente. E isso quer dizer, dar a camisa para que os colaboradores saibam aonde ir, como ir e porque ir. É uma convocação, que depende da sua própria crença, como empresário, para impregnar sua equipe. Veja que estamos importando algo que já foi usado por alguns estadistas para o campo empresarial. Para que sua equipe alcance o melhor resultado você precisa atentar para alguns pontos:S hu tt er st oc k 19 • Ouça seus funcionários com atenção. • Pratique a empatia sem paternalismo. • Seja transparente. • Envolva-os nas decisões e nos resultados. • Cumpra suas promessas. • Trabalhe sempre profissionalmente. • Desestimulefofocas. • Tente não ter nem manifestar preferências. Se o funcionário é muito bom, promova-o. • Treine sua equipe por meio de um plano de necessidades e não por oportunidades. • Reserve alguns minutos do seu tempo para conversar reservadamente com cada funcionário. Dê e receba retornos sobre seu trabalho e os processos da empresa. Faça isto de forma sistemática, pois, funciona como alívio de pressões, como também, abre espaços para o diálogo entre você e a equipe. A equipe de vendedores deve funcionar como uma orquestra, ou seja, se um desafinar coloca em risco todo o concerto. É importante que você procure enfatizar o trabalho do grupo e as relações saudáveis entre seus componentes. É preciso que os funcionários percebam a força do grupo e a segurança de trabalhar com os colegas. Essas relações de interdependência traduzem um clima saudável, facilmente percebido pela clientela. As equipes são formadas por pessoas, que em última análise estarão em contato com o cliente; assim, é importante que você procure selecionar as melhores do mercado, dentro do ramo em que você trabalha. Quando nos referimos as melhores, é pela importância e pela diferença que bons funcionários fazem na linha de frente. Pesquisas realizadas no ramo do varejo indicam que funcionários adequados, treinados e motivados, podem alcançar vendas diárias 20% superiores as médias, dependendo dos produtos. É muito importante que sua equipe de atendimento seja adequada ao seu público-alvo. Assim em uma loja para jovens senhoras, não cabem atendentes jovens com roupas de ginástica, já em uma academia, elas fazem todo o sentido. DICA Em uma época, em que a tecnologia pode ser comprada ou copiada, onde preço e qualidade são pontos de partida, o que vai diferenciar o seu negócio são as pessoas. Pense que, em última análise, quem estará à frente do seu cliente representando seu investimento são pessoas e, portanto, você deve cuidar para que elas sejam a sua extensão, preservando sua personalidade e vocações. PENSE Qual a imagem que a sua equipe tem de você como líder? Você considera que tem um grupo ou uma equipe? O que pode fazer para motivar as pessoas que trabalham com você? 20 Como melhorar a eficiência na entrega do produto A entrega do produto ao cliente envolve todas as operações da empresa, pois, finaliza uma etapa importante das atividades comerciais, para a qual a empresa se preparou e se organizou. Podemos relacionar a entrega com as seguintes atividades do ciclo operacional: 1. Organização dos estoques. 2. Experimentação. 3. Recomendações de uso. 4. Pagamento. 5. Embalagem. 6. Pós-venda. 7. Garantia. Como você pode ver, uma simples atividade, como a entrega do produto, pode se desdobrar em no mínimo sete tópicos, que vão requerer sua atenção e que são muito importantes para diferenciar sua empresa dos concorrentes. 1. ORGANIZAÇÃO DOS ESTOQUES Você deve ter estoques adequados às demandas dos seus clientes; variedade, novidade, porém, sem se descuidar do giro destes estoques. Igualmente, importante e fundamental para entregas eficientes é a organização dos estoques. Você pode ter os estoques organizados de maneira clássica; separados e etiquetados por modelos, tamanho, características, marcas ou o que seja, como pode também inovar, colocando o estoque a mão do seu cliente, acompanhando uma moderna tendência do varejo. Cuidado para não cair em um erro muito comum de organizar os estoques na área de vendas, de tal forma que iniba o manuseio ou o toque do cliente. 2. EXPERIMENTAÇÃO Você deve incentivar a experimentação ou o manuseio dos seus produtos resguardados alguns produtos peculiares que impossibilitem tal prática. Esta recomendação se deve ao fato das características do povo brasileiro, que é especialmente tátil, ou seja, gosta de tocar, sentir o produto. Assim, a disposição dos produtos nas prateleiras é muito importante, pois, além de proporcionar o toque e a experimentação, facilita a permanência na loja. 3. RECOMENDAÇÕES DE USO Todos os produtos admitem as recomendações de uso. Além da utilidade das informações, o cliente recebe como um gesto de simpatia estes serviços, que mostram a preocupação das empresas com os clientes e com a funcionalidade dos seus produtos. É importante que essas informações estejam escritas, mas que os atendentes destaquem os aspectos mais importantes no manuseio dos produtos. Muitas empresas estão se esmerando nesse aspecto e utilizando as sx c. hu Jo na th an H ec kl er /P M PA Bi lly A le xa nd er /s xc .h u 21 recomendações de uso como peças de marketing, sem fugir das finalidades básicas de prestar informações ao cliente. 4. PAGAMENTO Com o aumento da inadimplência, os processos de pagamento dos produtos transformaram-se, em muitos casos, na dor de cabeça dos clientes. De modo geral, são demorados e muitas vezes descabidos, como no caso de empresas que recebem por intermédio de cartões de crédito e, mesmo a transação sendo autorizada, ainda pedem o número do telefone do cliente. Os processos de pagamento precisam ser ágeis e o comerciante precisa ter a consciência de que a assinatura do gerente ou a compilação de cadastros intermináveis não vão aumentar a segurança da operação. Aqui vão algumas recomendações relativas a pagamentos: • Ter caixas em número suficiente para atender à demanda. • Ter possibilidade de remanejamento dos caixas em épocas de eventos e acúmulos nas lojas. • Utilizar sistemas ágeis de consulta. • Disponibilizar formas seguras de pagamento com cartões. • Ter alternativas, quando os sistemas forem interrompidos por panes ou falta de energia. • Examinar o layout, colocando os caixas em locais de fácil acesso. 5. EMBALAGEM Embalagem é parte do produto e propaganda da empresa. A padronização das embalagens e a identidade visual da marca são poderosas ferramentas de marketing que vão ajudar a fixar a imagem da sua empresa na mente dos clientes. Do ponto de vista da entrega do produto, você deve dispor de embalagens adequadas em tamanho, proteção, acondicionamento e portabilidade. As pessoas envolvidas com a entrega dos produtos devem ser treinadas para acondicioná-los de forma adequada. Nas pequenas empresas, o próprio vendedor é responsável pelo embrulho e muitas vezes ele enfrenta grandes dificuldades, até por falta de habilidade manual. Nestes casos, uma boa saída é buscar embalagens padronizadas e diferenciadas, de acordo com a finalidade a que se destinam, como diferenciar sacolas para presentes de sacolas para compras normais. Desta forma, você ganha em presteza e elimina a habilidade manual para embrulhar o produto. 6. PÓS-VENDA A pós-venda faz parte da entrega do produto e é a certeza que sua empresa tem de que o produto vendido funciona perfeitamente e está sendo utilizado dentro das recomendações de uso. Você deve entender a pós-venda como um sistema, e não como atitude isolada de um ou de outro vendedor. De modo geral, a pós-venda é feita por telefone, mas, dependendo do produto, pode também ser feita por meio de cartas-resposta comerciais. A pós-venda também é um poderoso instrumento de marketing, que precede os processos de relacionamento com o cliente. 7. GARANTIA Garantia é fundamental no processo de entrega do produto. Embora conste do Código de Defesa do Sa nj a G je ne ro /s xc .h u Sh ut te rs to ck sx c. hu 22 Consumidor (Todo estabelecimento deve ter um à disposição dos clientes), muitas empresas ainda perdem oportunidades de fazer da garantia um excelente argumento de vendas e de diferenciação dos seus produtos. A garantia precisa ser irrestrita, isto é, o processo de troca oureparação, após avaliação, deve ser imediato e o cliente precisa ser tranquilizado a respeito, pois, com certeza estará inseguro ou nervoso, se precisou usar a garantia. Algumas recomendações com relação à garantia: Escreva a garantia, ou na etiqueta da mercadoria ou na loja. Não cause problemas para o cliente na troca, se no fim das contas você terá que fazê-la. Faça acordos com seus fornecedores a respeito da garantia. Troque primeiro, discuta depois, de preferência com seu fornecedor. Faça as contas de quanto o cliente pode representar para sua empresa por ano, se estiver satisfeito. Use a garantia como argumento de vendas Avalie a entrega da sua empresa. Como anda a sua organização; estoques, experimentação, recomendações de uso, pagamento, embalagem, pós-venda, garantia. Depois de tudo isto analisado, estamos prontos para a próxima etapa para vender. Nos dias de hoje, com menor diferenciação entre os produtos e maiores pressões dos clientes e da concorrência, o trabalho de vendas torna-se cada vez mais difícil e complexo. Independentemente do tamanho e do ramo de atividade do negócio, é preciso ser mais profissional e criativo para ter a preferência dos compradores. Um dos aspectos importantes, principalmente nos negócios que atuam no varejo, é a atenção com a equipe de vendas e com o atendimento aos clientes. As empresas brasileiras precisam de grandes vendedores, com perfil e capacidade para conquistar e manter o cliente, mas também não esqueça que você, como empresário, também tem que saber reter seus talentos. Mesmo sendo hoje as vendas mais técnicas e especializadas, o bom vendedor não deve perder o espírito empreendedor e desafiador. Estar preparado, planejar de forma sistemática e permanente, contribui para o sucesso das vendas e de seu negócio, na medida em que permite desenvolver instrumentos para o monitoramento das metas e quotas estabelecidas. É importante perceber, que a função de vendas tem um papel fundamental para o empresário, pois, se trata do cartão de visitas da empresa. O empresário sempre deve se perguntar: • Como está minha equipe de vendas, ela foi bem planejada? • Todos estão trabalhando para a satisfação do cliente? • Será que meus vendedores sabem como o cliente gostaria de ser atendido? DICA Agora, com a estrutura definida, vamos executar um Plano de Vendas. Ele tem por objetivo orientá-lo a 23 definir suas estratégias, planejar e gerir, de maneira competente, as vendas e apresentar técnicas para prestar um atendimento personalizado e eficaz aos seus clientes, auxiliando-o a alcançar as metas de marketing. Independentemente de sua empresa ter muitos vendedores, ou não, é importante tratá- los como se fossem uma equipe. Planejando e administrando suas vendas, sua empresa terá grandes oportunidades no mercado varejista. Nas etapas abaixo você vai visualizar as quatro etapas para a realização de um Plano de Vendas. 1ª etapa: Planejamento da equipe de vendas 1.1 Objetivos da equipe de vendas 1.2 Estratégias da equipe de vendas 1.3 Estrutura da equipe de vendas 2ª etapa: Gerenciamento da equipe de vendas 2.1 Funções para gestão de vendas 2.2 Estabelecimento de quotas 3ª etapa: Atendimento e passos das vendas 3.1 Atendimento / abordagem 3.2 Pré-venda / demonstração do produto 3.4 Sondagem / demonstração do produto / com perguntas 3.5 Fechamento 3.6 Venda adicional 4ª etapa: Relacionamento com os clientes 4.1 Como conhecer o cliente 4.2 Como desenvolver relacionamento de longo prazo 4.3 Recursos utilizados no processo de fidelização do cliente 24 Capítulo 4 - Planejamento da equipe de vendas Os vendedores atuam, como elo pessoal, entre a empresa e os clientes. Para muitos, o profissional de vendas é a própria empresa. Por isso, você - empresário - precisa considerar cuidadosamente alguns pontos ao formar sua equipe de vendas. O processo de planejamento mostrará a direção que sua empresa deverá seguir. Ele abrange alguns passos, em especial, o desenvolvimento de: 4.1 Objetivos da equipe de vendas A seguir vamos analisar item por item da 1ª etapa: Objetivos da equipe de vendas O QUE É E COMO FAZER O que a empresa espera dos seus vendedores? Quais funções esses vendedores desempenham? Por que a empresa possui esses vendedores? Comece a planejar sua equipe de vendas, a partir dos objetivos de vendas. Objetivo é o que você espera que seja alcançado por seus vendedores, ou seja, o papel a ser exercido por eles, os tipos de informação necessárias e os esforços despendidos por eles. São fatores importantes, que determinam quais conhecimentos, habilidades, atitudes e grau de especialização sua equipe deve possuir. Antigamente pensava-se que a equipe de vendedores tinha o papel de “vender, vender e vender” e que apenas isso era suficiente. Hoje, é preciso, além de vender, mostrar ao cliente como sua empresa poderá ajudá-lo a tomar decisões certas. Veja no quadro abaixo as funções do vendedor atual. Sh ut te rs to ck 25 capacitar-se Fu nç õe s do v en de do r a tu al prospectar o mercado abrir oportunidades desenvolver relações manter vínculos fidelizar clientes estudar os clientes pesquisar fontes abordar organizar-se atualizar-se surpreender estudar o produto visitar demonstrar acompanhar o cliente compreender os problemas do cliente resolver problemas do cliente estudar o mercado telefonar apresentar o produto auxiliar o cliente administrar relações antecipar-se buscar envolver o cliente apoiar o cliente oferecer novas soluções pensar com o cliente exercitar argumentação Com as funções acima, você poderá atender aos clientes atuais, que mudaram, ficaram mais críticos e exigentes do que no passado. Já não se preocupam só com preços; eles querem atendimento diferenciado e estão interessados em achar soluções para os seus problemas. Os funcionários de vendas que ainda acreditam em vender apenas fazendo uso de uma boa conversa e tapinha nas costas, estão com os dias contados. Saber conversar é muito importante, porém, é necessário entender a necessidade do cliente e do produto, saber negociar, ter uma boa apresentação pessoal. Outros fatores que podem auxiliar os vendedores a obter sucesso com essas novas exigências do cliente, são: entender e gostar de “gente”, atender ao cliente de forma diferenciada e ter, sobretudo, um ótimo relacionamento com os seus colegas de trabalho. Todas essas habilidades são exigências para um novo vendedor. Veja algumas funções que podem ser desempenhadas pelos vendedores: Informações técnicas do produto: Os vendedores são responsáveis por estas informações. Exemplos: 1) vendedores de loja de roupas devem ter bons conhecimentos de moda, tipo e caimento do tecido, tendência da moda; 2) vendedores de material de construção devem saber informar o cliente sobre medidas exatas de cerâmicas, de areia, de brita, etc., devem ter uma boa noção de combinação de cores de tintas e etc. Re na to A ra új o/ A B 26 Apoio e organização: os vendedores devem auxiliar na reposição de estoques. Eles são responsáveis pela organização das gôndolas (prateleiras) e vitrines. Coleta de informação: todas as empresas, sejam elas pequenas, médias, grandes, devem preparar seus vendedores para buscar informações sobre o comércio. Eles podem buscar essas informações, fazendo perguntas aos clientes, pesquisando os concorrentes e as literaturas pertinentes, como revistas específicas do produto que a empresa comercializa. DICA Não deixe de definir quais são os objetivos da sua equipe de vendas e apresentá-los nas reuniões com os vendedores. Sem definir osobjetivos, os vendedores não saberão o que sua empresa espera deles e, a empresa não terá condições de garantir o sucesso do planejamento de vendas. Quando se têm claras as funções dos vendedores, é possível traçar um perfil de funcionário ideal. Lembre-se de que o empresário pode e deve traçar mais de um objetivo para a sua equipe. EXERCÍCIO Definição dos objetivos da equipe de vendas Agora é com você! Analisando a sua empresa, defina os objetivos que você considera adequados para seus consultores de vendas. Objetivos: Objetivos das equipes de vendas: O que você espera da sua equipe de vendas? Como você pretende que a sua equipe de vendas atue? Informações técnicas do produto: Como você irá incentivar seus vendedores, para que tenham a responsabilidade de buscar informações técnicas dos produtos para o cliente? Apoio e organização: Como seus vendedores farão para auxiliar na organização das prateleiras e layout da loja? Quais informações eles devem ter para organizar as vitrines? Coleta de informação. Será de responsabilidade dos seus vendedores: buscar informação sobre clientes, concorrentes e mercado? Como farão isso? 27 Capítulo 5 - Estratégias da equipe de vendas O QUE É E COMO FAZER O segundo ponto a ser trabalhado pela empresa é a estratégia da equipe de vendas. Estratégia é “a arte de traçar os planos de uma empresa”. Ela permite definir como sua empresa atingirá seus objetivos. Cada vez mais, vender é trabalho em conjunto, por isso a equipe precisa do apoio de outros funcionários. É por meio de uma primeira abordagem bem realizada, que os vendedores conseguem se apresentar de forma clara em seu mercado. Você deve desenvolver as vendas de sua empresa estrategicamente, de modo que possa atender bem aos clientes, visitar, se for o caso, os clientes certos, no momento certo e da maneira correta. Um cliente pode ser abordado de várias formas: pessoalmente, por telefone, pela Internet, via mala direta... Uma empresa pode trabalhar com vendedores internos e vendedores externos. Vendas internas: abrangem todas as atividades relacionadas às formas de atendimento e abordagem do cliente no ambiente interno da empresa. É uma forma de estratégia também chamada de “venda-balcão”. Os clientes podem ligar para empresa ou os vendedores podem entrar em contato com os clientes por meio de telemarketing, mala direta, catálogo e via Internet. Balcão: os clientes vão à empresa. Os vendedores precisam ser bem capacitados e treinados em relação aos produtos e serviços oferecidos pela empresa. Telemarketing: venda por telefone. Pode ser ativa, em que o vendedor liga para o cliente, ou receptiva, em que o cliente liga para a empresa. Mala direta: a empresa oferece um produto, promoção e divulgação por meio do envio de um folheto ou catálogo pelos correios diretamente para a residência ou para o escritório do cliente. Internet: sua empresa pode vender em sites, disponibilizando produtos, promoções e divulgações. Por meio desta modalidade a empresa pode realçar sua imagem, atingir os consumidores distantes e fornecer informações. Essa é uma forma de se trabalhar no varejo, oferecendo oportunidades para que o cliente compre por meio de um sistema de vendas interativo. A comercialização de produtos, via internet, faz parte da evolução tecnológica e é uma das modalidades de vendas que mais cresce no Brasil. Para operacionalizar as vendas via internet, será necessário o serviço de um profissional de qualidade para desenvolver o site. Vendas externas: são todas as formas de atendimento e abordagem aos clientes que acontecem no ambiente externo a empresa. Os vendedores desenvolvem um trabalho de campo, visitando os clientes existentes e conquistando novos. M ár ci a G ou th ie r/ A SN 28 Venda porta a porta: vendedores efetuam visitas sem roteiro e sem conhecimento prévio das necessidades dos clientes. Venda por cobertura: os vendedores visitam os clientes já conhecidos ou aqueles que suspeitam possam ter interesse pelos produtos ou serviços da sua empresa. Podem surgir por indicação. É importante que sua estratégia seja bem definida e comunicada para todos os vendedores. Os ven dedores devem ser treinados para atuar de forma eficaz independentemente da modalidade ado tada. DICA Antes de escolher a estratégia que mais favoreça o seu negócio, observe o perfil dos vendedores para cada estratégia. Há vendedores que são melhores nas vendas por telefone, outros, no balcão, e ainda existem vendedores que são muito bons nas vendas externas. Analisar o perfil é muito importante nesse momento. Os vendedores externos podem ser funcionários da empresa ou representantes comerciais. Para admissão desses profissionais, a empresa deve seguir as leis vigentes, não aceitando, portanto, a informalidade. EXERCÍCIO Para você que já possui vendedores, ou seja, uma equipe de vendas montada, este é o momento de revisar sua estratégia e verificar se ela necessita de mudanças. Caso você esteja montando sua equipe, defina a estratégia mais adequada para a sua empresa. VENDA INTERNA VENDA EXTERNA Balcão Venda porta a porta Telemarketing Internet Venda por cobertura Mala direta 29 Capítulo 6 - Estrutura da equipe de vendas O QUE É E COMO FAZER Uma vez que você identificou a estratégia de vendas mais adequada para a sua empresa, chegou a hora de definir qual estrutura você vai adotar. A estrutura adequada varia muito de uma empresa para outra. É preciso considerar o tipo de mercado e o tipo de venda realizada. Além disso, você deve ter sempre o cuidado de manter um relacionamento harmonioso entre os vendedores. As vendas podem ser estruturadas basicamente por produtos, por cliente, por região ou de forma mista. Por produto: seus vendedores dedicam-se a determinados produtos, passando a saber muito mais sobre eles e a ter muito mais segurança em suas abordagens do que em qualquer outro tipo de estrutura. Esse tipo de venda é mais indicado para empresas que comercializam diversos produtos em sua linha. No entanto, essa estrutura pode fazer com que o mesmo cliente seja atendido por mais de um vendedor. Exemplo: lojas de material de construção nas quais existe um vendedor para informar especificamente sobre cada produto, como: linhas de revestimento, produtos para jardinagem, etc. Por cliente: quando a empresa trabalha com clientes que possuem necessidades bem diferentes, é preciso que o vendedor conheça bem o segmento de atuação e quais são essas necessidades. Assim sendo, poderá dar um atendimento personalizado e prestar um serviço melhor. Você deve tomar cuidado para que o vendedor não se sinta “dono” do cliente. Exemplo: grandes lojas de materiais de construção, nas quais os vendedores atendem clientes específicos, como arquitetos, decoradores e pessoa física. Por região: os vendedores são divididos por regiões, nas quais cada um deve atender a todos os clientes, mesmo que de diferentes setores, em relação a todos os produtos da empresa. A divisão pode ser feita por bairro, cidade ou estado. Esse tipo de estrutura é válida para vendas externas. Exemplo: vendedores de lojas de cosméticos que vão até à casa do cliente e que podem oferecer qualquer tipo de produto da empresa, porém em uma região delimitada pela própria empresa. Estrutura combinada: os vendedores atendem a todos os tipos de cliente e oferecem todos os tipos de produto. É a forma mais utilizada pelo pequeno e médio varejo. Essa combinação é interessante, desde que os vendedores sejam bem treinados sobre os produtos e, principalmente, sobre o comportamento do consumidor dessa loja. Lojas de roupas que possuem sistema de atendimento misto; ou seja, independentemente do tipo de cliente oude produto que o cliente está buscando, ele será atendido pelos mesmos vendedores. É importante você saber que a decisão sobre como estruturar sua equipe de vendas deve ser sempre tomada tendo como metas o equilíbrio e o melhor custo-benefício. Para uma melhor organização dos vendedores, pode ser levado em consideração o sistema de rodízio de vendas. De acordo com esse procedimento, os vendedores alternam o atendimento ao cliente. Em alguns locais, esse sistema é chamado de “ponta”, ou seja, H ug o H ar ad a/ A SN 30 cada cliente que entra na loja é atendido por um vendedor. Deve-se considerar qualquer cliente, que entre na loja, como uma oportunidade de vendas. Alguns vendedores resistem a isso. Eles argumentam que são prejudicados, quando alguém entra na loja procurando alguma coisa que a loja não oferece, ou pedindo uma informação. Mas todos os vendedores têm chances iguais de ter a sua parcela desse tipo de cliente; portanto, as estatísticas serão justas a longo prazo. DICA Ao definir a sua estrutura de vendas, tome cuidado para que não seja criado atrito entre os vendedores. Para que isso não aconteça, é necessário comunicar a todos, com clareza, a nova estrutura, incluindo seus direitos e responsabilidades. Esteja atento à adaptação da empresa a essa estrutura, bem como ao tipo de controle que será realizado. Caso a empresa decida utilizar o sistema de ponta (rodízio de atendimento, bola da vez etc.) é necessário que existam regras claras para que não haja, de forma nenhuma, discussão na frente dos clientes. EXERCÍCIO Descreva agora qual será a estrutura de sua equipe de vendas. Para isto, primeiramente, responda a algumas perguntas: Seu negócio trabalha com quais tipos de produtos? E quantos são? Os produtos são complexos, ou seja, há necessidade de conhecimento específico para vendê-los? O seu negócio possui muitos clientes? Os diferentes produtos atendem aos mesmos clientes? Agora descreva qual será a estrutura da sua equipe de vendas. Por produto: Por cliente: Por região: GERENCIAMENTO DE VENDAS Após a realização da etapa do planejamento, veremos como gerenciar as vendas, ou seja, como fazê-las funcionar. É importante lembrar que o sucesso depende muito do envolvimento e da capacitação das pessoas. Toda empresa necessita ter alguém responsável pelas vendas. É importante que essa pessoa acompanhe os vendedores, dê-lhes suporte diário e também avalie como estão atuando. O gerenciamento da equipe de vendas abrange os seguintes passos: - Funções para gestão de vendas - Estabelecimento de quotas 31 Capítulo 7 - Funções para gestão de vendas O QUE É E COMO FAZER A pessoa que ficará responsável pelas vendas terá como funções planejar, orientar e desenvolver as atividades de apoio aos vendedores. Veja como: Planejar: estabelecer objetivos, selecionar as pessoas que vão trabalhar com vendas e planejar todas as atividades relacionadas. Organizar: determinar, quantos vendedores serão necessários, de que tipo de material eles precisarão e estabelecer o cronograma das atividades. Ação: desenvolver e executar habilidades dos vendedores, treiná-los de maneira que possam melhor exercer seu papel e motivá-los. Controlar: acompanhar por meio dos relatórios se os vendedores estão alcançando suas metas e verificar se estão atendendo bem os clientes. A principal responsabilidade do gerente de vendas é selecionar a pessoa certa para ocupar a vaga. DICA Ter uma pessoa responsável pela equipe de vendas é importante para o sucesso da empresa. Mesmo que a sua empresa não seja tão grande, capacite alguém para exercer essa função. Antes de contratar alguém, verifique os atuais vendedores da empresa. Quem sabe o futuro responsável não estará ali mesmo? Para isso, tenha em mente, quais as características e responsabilidades necessárias para a função. Agindo assim, certamente você terá bons resultados. EXERCÍCIO Agora que você já conhece as funções do responsável pelas vendas, faça um resumo das principais características esperadas desse profissional. Não deixe de fazê-lo, é muito importante que você defina esses pontos. Na função PLANEJAR, o que você espera desse profissional? Na função ORGANIZAR, o que você espera do profissional responsável pelas vendas? Na função AÇÃO, deverá EXECUTAR, o que você espera do profissional responsável pela equipe de vendas? E, para completar as funções, como você espera que o responsável por vendas faça o CONTROLE? Sh ut te rs to ck 32 Capítulo 8 - Estabelecimento de quotas O QUE É E COMO FAZER Uma quota de vendas é uma meta de desempenho atribuída aos vendedores ou à empresa. As quotas ajudam a planejar e avaliar as atividades dos vendedores e o desenvolvimento da loja. Quando se tem um valor a seguir e a conquistar, as pessoas tendem a se esforçar e a buscar com mais entusiasmo e motivação o ponto traçado (quota). Para se elaborarem as quotas, o responsável deve considerar as metas, as políticas da empresa e seu plano de crescimento. Uma forma interessante de se analisarem essas quotas é utilizar os valores dos anos e dos meses anteriores. Outro ponto, que não pode ser esquecido, são os investimentos na loja, no treinamento da equipe e na introdução de novos produtos. As quotas muito elevadas podem provocar pressão nos vendedores, e eles podem tentar “empurrar produtos”, sobrecarregando os clientes. Quotas muito baixas não servirão para motivar os vendedores. Os tipos mais utilizados de quotas: Quota por volume de vendas: é o tipo mais utilizado no varejo. Nesse modelo, o vendedor recebe um valor, que deverá alcançar durante um tempo estipulado pela empresa. Uma quota por volume não leva em consideração as linhas de produtos específicos, os tipos de clientes nem a lucratividade dos produtos. Exemplo: o vendedor, que conseguir alcançar os valores estipulados pela empresa, terá cumprido seu desempenho. Para chegar a esse valor, independe do funcionário ter vendido produtos de baixa lucratividade para clientes com grande possibilidade de inadimplência, ou apenas produtos iscas (produtos utilizados geralmente em promoção, para levar o cliente até a loja). Quotas por lucro: muitas empresas estabelecem quotas baseadas no lucro que alguns produtos geram para as empresa. Essas metas podem ser estabelecidas praticamente nas mesmas bases de uma quota de volume, mas levando-se em consideração quanto alguns produtos podem gerar de lucro para a empresa. Por exemplo, uma quota por lucro pode ser estipulada desta forma: cada vendedor deverá efetuar vendas no valor de R$ 20.000,00 no mês de abril; porém, 30% deverão ser referentes a produtos de alta lucratividade. Para elaboração desse método, a empresa deve ser organizada e manter as informações sempre atualizadas. Dessa forma, ela poderá calcular assertivamente a lucratividade. A lucratividade é um indicador que mede o lucro líquido em relação às vendas. É um dos principais indicadores econômicos das empresas, pois, está relacionado diretamente à competitividade. Se sua empresa possui uma boa lucratividade, ela apresentará maior capacidade de competir, como realizar maiores investimentos em divulgação e na diversificação de produtos. Para cumprimento dessas quotas, uma estratégia relevante é o treinamento dos vendedores. As vendas adicionais e complementares geralmente são as que geram maior lucro para a empresa. Quotas de atividades: uma maneira de diminuir a ênfase exagerada no volume de vendas é estabelecer uma quota baseada em atividades. O responsável pelos vendedores pode selecionar tarefas como (1) organização sx c. hu 33 de vitrines; (2) pedidos de novos clientes; (3) organização da loja; (4) vendas complementares e (5) ligaçãopara clientes. Uma quota de atividades estabelecida e controlada apropriadamente pode fazer muito para estimular uma tarefa de vendas inteiramente equilibrada. As prováveis dificuldades da empresa: 1) determinar se a atividade foi realmente executada e 2) descobrir a eficácia com que foi executada. As vendas resultam de ações realizadas de maneira correta. Sugerir produtos novos e complementares, organizar a empresa pode ser um grande indício de assertividade. Quotas combinadas ou mistas: as empresas que não se sentirem satisfeitas com qualquer tipo único de quota, poderão combinar dois ou mais tipos. Por exemplo, uma empresa pode estabelecer uma quota baseada em três modelos: volume de vendas, lucratividade por produtos vendidos e atividades dos vendedores. Uma quota bem elaborada pode incentivar e indicar pontos fortes e fracos da equipe de vendas. Caso os vendedores consigam atingir as quotas, é indicado que a empresa ofereça alguma forma de premiação, como aparelhos eletrônicos, viagens, comissões maiores, um dia no salão de beleza (mulheres) e vários outros prêmios que possam estimular a equipe. FIQUE DE OLHO Quota realista: se uma quota deve impulsionar os vendedores ao esforço máximo, a meta deve ser atingível. Se estiver muito fora de alcance, o vendedor pode perder o incentivo. Quota objetiva: qualquer tipo de quota utilizada deve estar relacionado ao potencial de vendas da empresa. Não se planeja uma quota sem levar em consideração o quanto a empresa consegue atingir em vendas durante o tempo para ela estipulado. Quota fácil de compreender: a quota deve ser de fácil entendimento tanto para a pessoa que está gerenciando quanto para os vendedores. Quotas muito complicadas podem causar desânimo nos vendedores. Quota flexível: fazer ajustes nas quotas pode ser necessário em virtude de situações ocorridas em seu período de vigência. É possível que uma situação externa, como uma chuva inesperada ou uma lei do governo, force a empresa a diminuir ou aumentar as quotas. Quota de equidade: um bom plano de quotas é considerado justo para as pessoas envolvidas. A carga de trabalho imposta pela quota deve ser a mesma para todos os vendedores. Entretanto, isso não significa que as quotas devam ser iguais. Existem diferenças no potencial de cada vendedor. 34 DICA O tempo de casa, o horário de trabalho e o treinamento especificam quanto cada um pode vender. Mas a empresa deve investir, para que todos os vendedores tenham sempre quotas muito próximas. EXERCÍCIO Após todas essas informações, é o momento de você planejar as quotas para os seus vendedores: Qual o tipo de quota é o mais adequado para sua empresa? Por quê? Qual será a “Recompensa” para o vendedor que atingir a quota mensal? 35 Capítulo 9 - Os bandidos das vendas O cliente merece um atendimento personalizado, e não padronizado! Não adianta decorar um texto e repeti-lo mecanicamente. O cliente pode até se sentir ridicularizado ao ouvir um discurso monótono e sem vida. Atendimento com texto decorado passa a impressão de que o cliente deve ser despachado o mais rápido possível. V E J A O S 2 0 “ B A N D I D O S ” D A V E N D A 1. Contestação (baixo astral) 2. Autoestima 3. Autoritarismo bobo 4. Descrédito 5. Insegurança (verbo no condicional) 6. “Eu acho” (incerteza) 7. Status (superestimar inteligência) 8. Póstumo das vendas (solucionador de tudo) 9. Cozimento dialético do galo filosófico 10. Adversativo do subconsciente 11. Incoerência 12. Sentimento de culpa 13. Dúvida 14. Imagens mentais negativas 15. Frustração 16. Lebre – estou vendo fumaça, cadê o fogo? 17. Obrigatoriedade pesada 18. Falação inculta (gírias) 19. Antecipação negativa 20. Desinteresse Para que isso não aconteça, é necessário ter um roteiro que possamos analisar e melhorar a partir das nossas experiências, mas sempre flexível. A flexibilidade é a arma do vendedor de sucesso. Ser capaz de compreender o processo de raciocínio do cliente e se adaptar a ele rapidamente, faz a diferença entre um bom vendedor e um atendente. O atendimento e os passos da venda abrangem os seguintes passos: • Atendimento • Pré-venda • Abordagem • Sondagem • Demonstração do produto • Venda adicional • Fechamento da venda Te er ap on g Bo on gi rd /s xc .h u 36 Capítulo 10 - Etapa: Atendimento e passos da venda O QUE É E COMO FAZER UM ATENDIMENTO PROFISSIONAL Para que o sucesso no atendimento em vendas ocorra, é necessário: COMUNICAR-SE DE FORMA CLARA E OBJETIVA: a capacidade de se comunicar é articulada nas habilidades expressivas (falar e escrever) e receptivas (ouvir e ler). Algumas informações simples, porém eficazes: ouvir mais do que falar; usar o tom de voz certo e falar pausadamente; falar com boa dicção, usar palavras simples; colocar “calor” na voz , ou seja, falar com entusiasmo; sempre perguntar para o cliente se ele entendeu o que você disse; se você não entendeu o que o cliente pediu, peça-lhe para repetir; evitar uso de gírias. Outra forma de transmitir informação é a comunicação não verbal, postura e gestos são grandes exemplos. Alguns profissionais de vendas se apoiam no balcão ou na vitrine da empresa, não olham nos olhos, conversam com o cliente olhando para baixo, como se estivessem pedindo um favor. Essa postura pode ser interpretada pelo cliente como insegurança. Também de grande importância é o fato de os vendedores “tocarem nos clientes o tempo todo”. Algumas pessoas detestam ser tocadas, por isso devemos respeitá-las. Ter aptidão para a venda: o vendedor tem de ser a pessoa que produz receita para a loja ou para o empreendimento. E não vai conseguir isso reclamando do tempo, da crise, do trânsito ou do salário. Lembre-se: mais do que um produto, estão sendo vendidos: um sonho, uma solução. Conhecer o cliente: o vendedor deve colocar-se no lugar do cliente (empatia), comprometendo-se com o que ele está comprando. Precisa conhecer as suas necessidades para atendê-las de forma mais eficaz. Ele deve transmitir confiança ao cliente. Ser parceiro do cliente: o cliente não pode ser enganado; deve-se sempre falar a verdade, ser claro e sincero. Prometer somente aquilo que se pode cumprir. Deve-se trabalhar para que esse cliente retorne a sua loja, e não para que ele compre somente uma vez e nunca mais apareça. Lembre-se: a maioria dos clientes não reclama do mau atendimento, eles simplesmente desaparecem. Fazer a coisa certa, mesmo quando isso se traduz em perder vendas, significa preocupar-se mais com o relacionamento do que com a venda. O resultado disso é que você ganhará a confiança do cliente, e, portanto, o terá como parceiro a longo prazo. Vender valores: mais do que vender apenas um valor, é preciso vender um conjunto de qualidades. Para isso, o vendedor tem de agir com honestidade, com responsabilidade e com boa educação. Não se deve comportar como alguém que deseja fechar negócio o mais rápido possível sem tomar conhecimento daquilo que o cliente necessita. Esse comportamento é inimigo da honestidade. M ár ci a G ou th ie r/ A SN 37 DICA Verifique como estão atuando seus vendedores. Sempre tenha uma pasta com anotações para cada vendedor e escreva tudo o que você espera deles. Tire pelo menos um dia no mês para conversar com cada vendedor. Fale das suas qualidades, dos pontos a serem melhorados e dos pontos que estão em evolução. Assim, a empresa estará ajudando no processo de crescimento dos responsáveis pelo atendimento ao cliente. EXERCÍCIO Agora você já sabe tudo o que bons vendedores necessitam para um atendimento eficaz ao cliente. Faça uma boa análise dos seus vendedores e preencha o quadro abaixo para cada um deles.Este quadro pode ser utilizado para descrever o atendimento que você espera dos seus vendedores, onde estão ocorrendo falhas e as observações gerais, que podem ser do cliente, do proprietário, do gerente. ATENDIMENTO VENDEDOR: OBSERVAÇÕES DO GERENTE/PROPRIETÁRIO: OBSERVAÇÕES: Pré-venda O QUE É E COMO FAZER Esse é o primeiro passo, em que se desenvolve planejamento e a concretização de uma série de atividades que irão auxiliar a sequência do processo de vendas. A pré-venda inclui etapas de organização da loja, análise do estoque e treinamento técnico, como: • Manter a loja sempre limpa e organizada. • Estudar produtos vendidos. • Estudar o perfil dos clientes. • Estudar os passos da venda. Abordagem 38 O QUE É E COMO FAZER É nessa etapa que recebemos o cliente na nossa empresa. O vendedor deve saber cumprimentar o cliente e mostrar cortesia. Deve-se eliminar qualquer tipo de preconceito e discriminação. A apresentação ao cliente precisa ser saudável e positiva. Algumas informações para uma boa abertura da venda: • Cumprimentar o cliente com entusiasmo na voz. • Mostrar ao cliente que ele é bem-vindo na loja. • Abordar o cliente com um comentário sobre o item em particular que ele olhou ao entrar na loja, é errado. Primeiro deve-se cumprimentar, em seguida falar do produto. • Evitar perguntas que possam ser respondidas com uma simples palavra (sim, não ou respostas curtas), porque a chance de se desenvolver um relacionamento a partir dessas respostas é pequena. • Não ter pressa na abertura da venda; vendedores que têm esse costume devem diminuir o ritmo; a mercadoria não vai fugir, nem os clientes. As pessoas ficam mais à vontade quando estão conversando com alguém que parece sinceramente interessado no que elas têm a dizer. • Quando um cliente disser que está somente dando uma “olhadinha”, dizer a ele para ficar à vontade, falar seu nome e informá-lo de que, se precisar de alguma ajuda, poderá chamá-lo. Não sair do campo de visão desse comprador. Ao abrir a venda eficazmente, pode-se reduzir a resistência do cliente e fazer perguntas de sondagem. Sondagem O QUE É E COMO FAZER Nessa fase, o vendedor deve descobrir, conhecer, esclarecer as necessidades do cliente. A me lhor maneira para que isso ocorra é fazendo perguntas. Saber o porquê de uma compra, poder fornecer dicas valiosas para o fechamento da venda mais adiante. Vamos ver algumas informações importantes para a hora da sondagem: • Devem ser feitas quantas perguntas forem necessárias para se obter a informação de que se precisa para selecionar o item certo para a demonstração. • Não é possível demonstrar confiança atormentando o cliente para conseguir respostas. • A confiança é desenvolvida a partir do tom das perguntas e da empatia estabelecida entre vendedor e o cliente. • Um método interessante é utilizar perguntas abertas iniciadas por QUEM, O QUE, QUAL, POR QUE, ONDE, QUANDO, COMO e QUANTO. • Quando se usam perguntas abertas de forma eficaz, é possível ajudar os clientes a esclarecer suas ideias e a fazer a compra certa. • É um erro limitar a escolha do cliente antes que ele esteja pronto. Devem ser feitas perguntas com uma escolha, do tipo “isto ou aquilo”, e não perguntar ao cliente quanto pretende gastar. • A fórmula P.R.S. pode desenvolver a confiança do cliente: 39 Pergunta de sondagem + Resposta do cliente + Reação de suporte = Confiança • Abreviar a sondagem quando o cliente souber exatamente o que quer. • Devem ser feitas perguntas confirmatórias para a transição entre a apresentação dos recursos e os benefícios de seus produtos. Exemplo: “Então o senhor está interessado em um sapato que lhe proporcione mais conforto do que beleza, não é isso? Vou lhe mostrar um sapato que tem um solado extremamente confortável, além de ser muito bonito”. Lembre-se: esse cliente está buscando mais conforto do que beleza. Demonstração do produto O QUE É E COMO FAZER Nessa fase o vendedor deve “tirar” do produto a somatória de características que irão satisfazer as necessidades do cliente. Ele deverá saber vendê-las como a solução ideal, mostrando ao cliente todas as vantagens. O sucesso da venda depende em larga escala da profundidade com que a sondagem foi realizada. Algumas informações importantes: Os clientes compram por duas razões: confiança e valor. A confiança precisa ser estabelecida na abordagem e na sondagem; o valor é definido na demonstração. O valor é a diferença entre o benefício (qualidade, beleza, conforto, etc.) e o sacrifício (preço, tempo de espera, risco), ou seja, VALOR = BENEFÍCIO - SACRIFÍCIO. Quanto mais eu faço sacrifício para obter um produto, mais benefício eu espero dele. Os dois principais objetivos a alcançar durante a demonstração são: estabelecer o valor do produto na mente do cliente e criar o desejo de posse do produto. Os clientes não compram somente características, eles compram benefícios. Uma característica é algo que o produto tem; um benefício é algo que a característica faz para o cliente. Exemplo: quando um cliente efetua a compra de um piso para o chão, pode buscar beleza, conforto e durabilidade. Para descobrir o que beneficia o cliente, o vendedor deve lembrar-se do que descobriu na sondagem e oferecer os benefícios do produto disponível. “A sondagem define o que é preciso realçar na demonstração.” “Cada produto pode oferecer benefícios diferentes para cada pessoa”. O vendedor deve ser ético em todos os momentos, não criticando empresas ou fabricantes concorrentes. Desmerecer o produto do concorrente não é uma boa ideia, porque seu tom negativo cria uma atmosfera desagradável para os clientes. Venda adicional O QUE É E COMO FAZER Como já falamos, cada cliente possui diferentes necessidades. Em todos os passos do atendimento, o apoio do vendedor é necessário, porém, na venda adicional, essa ajuda se torna fundamental. 40 Efetuar a venda de um produto adicional, pode ser o maior ganho para um vendedor e, consequentemente, para a empresa. A venda adicional, nos dias de hoje, é um serviço a mais que se presta ao cliente, beneficiando-o em um mesmo processo de venda. Assim, ele estará ganhando tempo e dinheiro e ainda ficará agradecido pelo excelente atendimento. É importante ter consciência e acreditar realmente que o cliente possa precisar de mais coisas, além do solicitado e oferecer a venda adicional somente depois que se garantiu a preferência pelo item principal. Algumas informações: O adicional: “Porta e fechadura”. Suponhamos que, durante a sondagem, o vendedor descobriu que o cliente veio procurar uma porta para sua casa nova. Então ele escolheu cuidadosamente os complementos para sugerir como adicionais. Ele não recomenda qualquer fechadura; por exemplo, oferece fechaduras com acabamento sofisticado que combinam perfeitamente com aquela belíssima porta. O realce: “De aço escovado”. Depois de escolher o adicional, é preciso mais do que simplesmente mencioná-lo. O vendedor deve ser criativo, pintar uma imagem da palavra. Falar do adicional como algo que valoriza o item principal, algo funcional, especial ou necessário e que corresponda as necessidades expressas por seu cliente. Considerar a diferença entre dizer: “Você quer ver a fechadura com esta porta?” e “Veja esta fechadura, como valoriza esta porta de madeira, olhe como ficou absolutamente linda e sofisticada”. Por que ter: “Para completar o visual...” Essa é uma expressão que encoraja o cliente a sentir o adicional, como absolutamente essencial para a aquisição principal. Se for dito que a fechadura irá “completar o visual” da porta, significa que, ainda que a porta seja bonita e se adapte em qualquer ambiente, a imagem criada estará incompleta
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