Assistente Contábil MODULO III

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UNIP

Ana Patricia

26/03/2018

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Assistente Contábil
MÓDULO III
12 DEPARTAMENTO PESSOAL
13 RELACIONAMENTO COM OS COLABORADORES
14 TÉCNICA DE COMPRAS E VENDAS
14.1 TÉCNICA DE COMPRAS
14.1.1 Realizando uma Compra
14.2 TÉCNICAS DE VENDAS
15 NOÇÕES FISCAIS
15.1 ESCRITURAÇÃO FISCAL
15.2 NOTAS FISCAIS
15.3 SISTEMA TRIBUTÁRIO BRASILEIRO
15.3.1 Principais Tributos Federais, Estaduais e Municipais
15.4 LANÇAMENTO FISCAL
15.4.1 Créditos e Débitos
15.5 LIVROS FISCAIS
15.5.1 Contribuições Sociais
16 NOÇÕES ADMINISTRATIVAS
16.1 ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS
16.1.1 Funções Básicas de uma Empresa
16.2 O EMPREENDEDORISMO
16.2.1 Técnicas Administrativas
16.2.2 Planejamento
16.3 TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO
16.4 GERENCIANDO O TEMPO
17 REDAÇÂO COMERCIAL
18 RECURSOS HUMANOS
18.1 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
18.1.1 Políticas de Cargos e Salários
18.2 CARGOS E FUNÇÕES
18.2.1 Cargos
18.2.2 Funções
MODULO III
12 DEPARTAMENTO PESSOAL
Departamento de Pessoal é o setor responsável pelos funcionários da empresa, desde sua admissão até sua demissão. O D.P., como é conhecido, dividi-se em três setores principais, com atribuições distintas: admissão, controle/manutenção e demissão.
Na área de admissão cuida-se da parte de recrutamento e seleção do funcionário, de acordo com as necessidades da empresa. Primeiro verifica-se o perfil profissional (são todas as atribuições, características profissionais do empregado) que a empresa está procurando no futuro empregado. Depois se inicia o processo de recrutamento e seleção, por meio de escolha de currículos e fazendo entrevistas e dinâmicas de grupo. Esse setor também é responsável pela integração do novo funcionário na empresa, nos critérios administrativos e jurídicos, e por registrar o empregado conforme a legislação trabalhista vigente.
A Área de controle/manutenção é responsável pela confecção da folha de pagamento, bem como do controle da jornada de trabalho, salários, pagamentos de todos os impostos pertinentes aos funcionários, fluxo de frequência e todas as rotinas trabalhistas.
Por último e não menos importante a área de desligamento ou demissão tem por finalidade cuidar de todo o processo de quitação de trabalho do funcionário, elaborando sua rescisão do contrato e representando a empresa nos órgãos oficiais do trabalho (DRT - Delegacia regional do Trabalho, sindicados, Justiça do Trabalho, etc.).
13 RELACIONAMENTO COM OS COLABORADORES
Para manter uma organização em perfeito funcionamento existe a necessidade de colaboradores focados em resultados, decorre daí a necessidade de manter um bom relacionamento com os mesmos, pois colaborador satisfeito se torna mais produtivo. A chave para ter um bom relacionamento com seus funcionários é bastante óbvia, sendo o primeiro passo, e entender que seus funcionários não são seus escravos, não são objetos, são pessoas que merecem respeito.
Algumas orientações básicas para manter um bom relacionamento com os colaboradores são: elogiá-los quando o seu trabalho é excelente; comentar sobre seu trabalho (em particular), quando precisar de melhorias, reconhecer a sua existência e tratá-los com cortesia.
Essas orientações podem parecer óbvias. É fácil segui-las quando as coisas estão bem na organização. Mas quando os tempos ficam difíceis, os prazos são perdidos e tudo parece dar errado, o estresse gerado pode tornar difícil o relacionamento entre colaboradores e a empresa, prejudicando o rendimento de seus funcionários.
Como superior hierárquico ou como colaborador, as coisas que você diz e faz tem consequências para os outros. Por isso, faça o seu melhor para trazer consequências positivas:
Orientar, invés de dizer aos outros o que fazer.
Seja claro.
Seja educado.
Conheça as pessoas pelos nomes e use-os.
Reconhecer que todos têm uma vida fora do trabalho.
Mostrar sensibilidade (empatia), sem interferir.
Deixe os seus colegas de trabalho ou colaboradores (conforme for o caso) saberem como você prefere ser tratado. Diga seu nome devagar e claramente quando conhecer novos funcionários para que os outros entendam a pronúncia correta
Siga estas diretrizes da organização e procure manter harmoniosas as relações de trabalho com a sua equipe. Conservando um tom de voz sempre moderado, ajuda todo mundo a trabalhar de forma eficiente. Se você ocupa uma posição hierarquicamente maior atente para o seguinte: quando for corrigir algum erro de seus colaboradores faça-o privadamente, seja educado, porém firme. Evite gritar com as pessoas – mesmo quando você achar que merecem – isto raramente é eficaz.
Tente dar instruções precisas e claras. Instruções vagas e ambíguas são estressantes para quem está tentando cumpri-las. Ninguém é perfeito, é claro. Se você cometer um erro, admita. Se alguém cometer um erro, seja empático (se coloque no lugar do outro), lembre-se de que sua irritação não vai resolver o problema. Em vez disso, concentre-se sobre a situação e em qual será a melhor solução para o caso.
14 TÉCNICA DE COMPRAS E VENDAS
14.1 TÉCNICA DE COMPRAS
As funções do profissional de compras, atualmente, diferem das antigas funções dos profissionais desta área no passado. Isto ocorre porque, antigamente, existia um comprador interno e um externo, com a globalização houve uma fusão de atividades, na qual o mesmo profissional, para atender a uma requisição de materiais, deverá consultar tanto os fornecedores locais como aqueles situados em outros países ou continentes.
Mas para que um mesmo profissional de compras possa atender às compras internas do próprio país e para as exportações faz-se necessário um maior elenco de habilidades e capacitações para atuar no meio, sendo que o conhecimento de outros idiomas é o ponto de partida. Desta forma, novas responsabilidades foram dispostas ao profissional de compras, implicando tomar maiores decisões, que podem tornar seu trabalho mais ágil, e atribuindo uma maior responsabilidade, aumentando assim o seu quadro de competências.
Dentro deste novo panorama do profissional de compras podemos identificar os seguintes cargos (e suas competências), de acordo com Maximiano (2000, p. 231):
Auxiliar de Compras ou Comprador Trainee (digitação de documentos e relatórios; contato preliminar e cobrança de propostas dos fornecedores; follow-up; manutenção dos arquivos de documentos e programas de informática; elaboração de pedidos simples);
Analista de Compras ou Comprador - pleno ou sênior (avaliação de propostas de fornecimento; negociação com fornecedores; follow-up; elaboração de pedidos; desenvolvimento de produtos/fornecedores; visitas técnicas a fornecedores);
Supervisor ou Gerente (planejamento das atividades da área; organização das tarefas; gestão das pessoas; orientação permanente; negociação de itens especiais; avaliação do desempenho da área de compras; intenso relacionamento interno/externo;
Diretor de Compras (em poucas empresas, com atribuições idênticas aos gerentes e supervisores).
Dias (2000) explicita que se os preceitos elencados abaixo forem seguidos têm-se um departamento de compras eficiente e eficaz:
Primeiro, o departamento de compras não poderá, por si, redefinir especificação feita pelo solicitante ou adquirir materiais diferentes do requisitado, mesmo que por um preço bem menor. No entanto, deverá, em casos de alternativa de compra mais vantajosa que a originalmente pedida pelo solicitante, fazer que este seja ouvido e dê a palavra final acerca da qualidade do material.
Segundo, “no momento preciso”, trata-se de atender as necessidades solicitadas pela empresa, nas datas estabelecidas, para que assim não haja atraso no desenvolvimento da empresa, podendo acarretar prejuízos.
“[...] com essa transparência, a empresa fica sabendo de antemão possíveis atrasos ou antecipações do fornecedor, podendo tomar ações necessárias, em vez de improvisar soluções emergenciais”. (CHIAVENATO 2005, p. 65).
Terceiro, “pelo menor custo possível”, trata-se de uma técnica de procurar, obrigatoriamente, o
menor custo possível dos produtos/serviços adquiridos para a empresa, mas atento sempre à qualidade e à entrega, pois de nada adiantará produtos por um custo menor se atrasar a entrega ou tiverem uma má qualidade, denegrindo assim a imagem da empresa.
O quarto e último segmento do Departamento de Compras, “na quantidade pedida”, é a definição da quantidade de material ou serviço necessário para um determinado departamento da empresa realizar seu trabalho. Isto não deve confundir-se com qualidade, uma vez que de nada adiantaria um produto de ótima qualidade se a quantidade não atendesse as necessidades.
De Acordo com Ammer (1981, p. 85),
Portanto é necessário consolidar compromisso no cumprimento dos prazos estabelecidos e qualidade para a satisfação do cliente. Satisfazendo estes requisitos pode-se desenvolver um departamento de compras que atenda aos objetivos da organização.
14.1.1 Realizando uma Compra
Para que a organização realize um processo de compras eficiente e eficaz e necessário estar atento às seguintes informações:
Controle de estoque: Para efetuar novas compras é preciso ter o controle do quanto se tem estocado na empresa, evitando desta forma compras desnecessárias;
Controle de Compras: Toda compra efetuada precisa ser dada como entrada no estoque da empresa, este lançamento deve ser efetuado por meio de controle de compras;
Controle de consumo: os materiais, equipamentos/suprimentos, etc., precisam de um controle rígido de consumo, assim o comprador terá condições de avaliar o fluxo de consumo e, com isso, a necessidade de novas aquisições;
Relação de fornecedores: Para facilitar o processo de compras é preciso manter uma relação atualizada de fornecedores;
Informações técnicas: outro controle que o departamento de compras deve manter são sobre as especificações técnicas dos produtos, materiais, equipamentos, suprimentos que são utilizados no dia a dia da organização.
Para que uma técnica de compra atenda as especificidades de uma organização é necessário que o departamento de compras realize uma administração eficiente das informações, para que as mesmas estejam disponíveis sempre que houver necessidade. Esta ação resultará em maior eficiência e desempenho.
As compras serão realizadas sempre que:
a) Houver necessidade de adquirir um determinado produto, material, equipamento etc.
b) A empresa tiver disponibilidade de capital para compra;
c) O mercado oferecer condições de compra.
Seja qual for o motivo da compra, é preciso estar sempre atento aos principais objetivos da empresa, que são: comprar na quantidade certa, respeitando os padrões de qualidade, selecionar os fornecedores de boa procedência e buscar preços compatíveis, resultando em maior economia para organização.
14.2 TÉCNICAS DE VENDAS
Há algumas décadas eram raras as empresas que se preocupavam em conhecer as necessidades de seus clientes. Atualmente as empresas que não buscam saber o grau de satisfação, apurar as opiniões sobre questões críticas do produto ou serviço prestado pela organização está a um passo da falência. Mas para que estes conhecimentos sobre o mercado consumidor gerem vantagem competitiva para organização (transformando-se em vendas) é necessário saber quem são os nossos clientes, qual sua faixa etária, classe social, frequência de compra etc., tudo para estreitar o relacionamento cliente/empresa.
Uma boa técnica de venda (traduzida em uma venda concretizada) tem como base um relacionamento constituído antes do início do processo de venda, utilizando-se do restante do tempo na melhoria da qualidade dos serviços, dos produtos e do próprio relacionamento. Para o desenvolvimento de uma boa técnica de venda é necessário conhecer o tipo de cliente que a organização pretende atender.
Vamos classificar os clientes de três formas:
Cliente externo: É quem adquire os produtos e/ou serviços da empresa, também conhecidos como consumidores finais;
Cliente intermediário: É o que intermedia a venda dos produtos e/ou, normalmente são chamados de distribuidores e revendedores;
Cliente interno: Conhecido também como colaborador são as pessoas com as quais nos relacionamos no trabalho.
Este roteiro servirá tanto para uso pessoal como para auxiliá-lo no dia a dia.
• Estabelecer objetivos específicos e planos para cada visita.
• Conhecimento do produto.
• Conhecimento do negócio.
• Conhecimento do Mercado.
• Informações sobre concorrência.
• Como executa a abordagem? (postura).
• Organização do material de vendas (quando for o caso).
• Atenção ao escutar o cliente.
• Perguntar, sondar e estimular o cliente.
• Vender benefícios.
• Ajudar o cliente a antecipar o valor do Produto/Serviço.
• Detectar circunstâncias incomuns na entrevista.
• Considerar a concorrência real e em potencial.
• Descobrir e atender às necessidades motivacionais do cliente.
• Determinar os futuros planos do cliente.
• Responder às objeções do cliente.
• Vender a empresa – utilizar pontos importantes da empresa.
• Usar assuntos de interesse do cliente.
• Mostrar a necessidade do produto.
• Fechamento da venda (enfatizando as vantagens e benefícios do serviço ou produto que você acabou de vender).
15 NOÇÕES FISCAIS
15.1 ESCRITURAÇÃO FISCAL
É o processo de escriturar livros fiscais, com base em notas fiscais emitidas e recebidas, esta atividade está relacionada com a apuração de impostos, de modo a atender a legislação do Sistema Tributário Nacional.
Simples Nacional: O Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável às microempresas e empresas de pequeno porte, previsto na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. Abrange a participação de todos os entes federados (União, Estados, Distrito Federal e Municípios). É administrado por um Comitê Gestor composto por oito integrantes: quatro da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), dois dos Estados e do Distrito Federal e dois dos Municípios.
15.2 NOTAS FISCAIS
A Nota Fiscal é um documento fiscal que tem por finalidade o registro de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa e uma pessoa física ou outra empresa. Existem situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes, a nota fiscal também se destina ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação fiscal.
Entretanto, as notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos, como na regularização de doações, transporte e empréstimos de bens, ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora. Uma nota fiscal também pode cancelar a validade de outra nota fiscal, como por exemplo, na devolução de produtos industrializados, outros cancelamentos ou cancelamento de contratos de serviços.
Outro tipo de nota fiscal existente é a eletrônica. Ela é parte integrante da substituição da escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital - ECD, também chamada de SPED-Contábil. A implantação da nota fiscal eletrônica traz consigo a obrigação de transmitir em versão digital os seguintes livros: I - livro Diário e seus auxiliares, se houver; II - livro Razão e seus auxiliares, se houver; III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, estão obrigadas a adotar a ECD em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 07 de novembro de 2007 e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real; (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) em relação aos fatos contábeis desde 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro
Real. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009).
Para as demais sociedades empresárias a ECD é facultativa. As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação.
15.3 SISTEMA TRIBUTÁRIO BRASILEIRO
O Sistema Tributário Nacional é o conjunto de normas e instituições que têm como finalidade instituir e arrecadar os tributos de competência da União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
TRIBUTOS é a obrigação imposta aos indivíduos e pessoas jurídicas de recolher valores ao Estado, ou entidades equivalentes. Segundo o Art. 3º do CTN (Código Tributário Nacional), “Tributo é toda prestação pecuniária compulsória, em moeda ou cujo valor nela se possa exprimir, que não constitua ação de ato ilícito, instituída em lei e cobrada mediante atividade administrativa plenamente vinculada”.
CONTRIBUINTE é qualquer pessoa, física ou jurídica, que realize, com habitualidade ou em volume que caracterize intuito comercial, operações de circulação de mercadoria ou prestação de serviço de qualquer natureza ainda que estas operações e prestações se iniciem no exterior.
Segundo CTN (Código Tributário Nacional), contribuinte é o:
Art. 121. Sujeito passivo da obrigação principal é a pessoa obrigada ao pagamento de tributo ou penalidade pecuniária.
Parágrafo único. O sujeito passivo da obrigação principal diz-se:
I - contribuinte, quando tenha relação pessoal e direta com a situação que constitua o respectivo fato gerador;
II - responsável, quando, sem revestir a condição de contribuinte, sua obrigação decorra de disposição expressa de lei.
15.3.1 Principais Tributos Federais, Estaduais e Municipais
IRPJ – Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas
Imposto federal, recolhido para a Receita Federal, que incide sobre a arrecadação das empresas. A base de cálculo, a periodicidade de apuração e o prazo de recolhimento variam conforme a opção de tributação (lucro real, presumido ou arbitrado), podendo ser trimestral ou mensal. Confira mais detalhes no site do Banco Central.
CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro
Assim como o IRPJ, a contribuição social federal tem apuração e pagamento definidos pela opção de tributação (lucro real, presumido ou arbitrado). Sua administração e fiscalização competem à Receita Federal. O prazo de recolhimento é o mesmo do IRPJ.
PIS/Pasep – Contribuição para os Programas de Integração Social e de Formação do
Patrimônio do Servidor Público
A contribuição federal, administrada e fiscalizada pela Receita Federal, é apurada mensalmente sobre o valor do faturamento mensal de empresas privadas, públicas e de economia mista ou da folha de pagamento das entidades sem fins lucrativos. A alíquota varia de 0,65% a 1,65%. O prazo de recolhimento é até o último dia útil da quinzena do mês seguinte.
Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
Contribuição federal que incide sobre o faturamento mensal das empresas. A periodicidade da apuração é mensal e as alíquotas variam de 3 a 7,6%. O prazo de recolhimento é até o último dia útil da quinzena do mês seguinte.
INSS – Previdência Social
Todas as empresas que possuem folha de pagamento devem recolher o INSS (Contribuição Previdência Patronal). A alíquota varia de 25,8 a 28,8%, dependendo da atividade da empresa. O cálculo da contribuição é feito em cima da folha salarial.
IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
O IPI é um imposto federal que incide sobre produtos industrializados nacionais e estrangeiros. Apurado a cada 10 dias, é recolhido até o 3º dia útil do decêndio subsequente – no caso de cigarros e bebidas – ou até o último dia útil do decêndio seguinte – para os demais produtos.
Tributos estaduais:
ICMS – Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Serviços de Transporte Interestadual, Intermunicipal e de Comunicações
Imposto estadual que incide sobre operações relativas à circulação de mercadorias, de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicações, à entrada de mercadoria importada, ao fornecimento de mercadorias com prestação de serviço e ao fornecimento de alimentação e bebidas por qualquer estabelecimento. Por ser um imposto estadual, as alíquotas variam conforme a localidade. De tudo que é arrecadado, 75% ficam para o governo estadual e 25% são repassados aos municípios.
Tributos municipais:
ISS – Imposto sobre Serviços
O prestador de serviço, empresa ou autônomo é obrigado a recolher o ISS. O valor da alíquota varia conforme a legislação de cada município. A base de cálculo é o preço do serviço, obtido pela receita mensal do contribuinte de caráter permanente ou pelo valor cobrado na prestação de serviço eventual.
15.4 LANÇAMENTO FISCAL
15.4.1 Créditos e Débitos
A mercadoria adquirida com intuito de revenda ou industrialização deve ser registrada no livro de entradas, sendo o ICMS Destacado na Nota Fiscal Lançado na coluna créditos. As vendas da produção e as revendas de mercadoria devem ser registradas no livro de saídas e o ICMS destacado será lançado na coluna débitos.
Esta operação entre créditos e débitos gera o princípio da não comutatividade, que consiste em não acumulação do montante pago anteriormente pela entrada. No caso de o contribuinte ser também indústria, deverá utilizar um livro de registros de entradas e saídas, modelo próprio, com destaque do IPI e ICMS pelas compras de mercadorias.
15.5 LIVROS FISCAIS
Segundo Zanluca (2012) salvo legislação especial, o contribuinte do ICMS deverá manter, em cada estabelecimento, conforme as operações ou prestações que realizar os seguintes livros fiscais (art. 51, Convênio SINIEF s/nº, de 15/12/1970, art. 63, e Convênio SINIEF 6/89, art. 87):
I - Registro de Entradas, modelo 1;
II - Registro de Entradas, modelo 1-A;
III - Registro de Saídas, modelo 2;
IV - Registro de Saídas, modelo 2-A;
V - Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;
VI - Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;
VII - Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;
VIII - Registro de Inventário, modelo 7;
IX - Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;
X - Movimentação de Combustíveis.
Pode-se observar abaixo a descrição dos principais livros fiscais:
Registros de entradas: Este livro registra todas as aquisições realizadas pela empresa. Todas as mercadorias (gerando crédito fiscal ou não), e principalmente as que estiverem em regime de substituição tributária. As principais observações realizadas neste são as referentes aos cálculos dos impostos, se houve aproveitamento intempestivo do crédito fiscal, duplicidade de lançamentos de entradas, aproveitamento dos créditos fiscais sem documento original (quando contém apenas cópias), falta de registro de documento fiscal, etc.
Registro de saídas: No registro de saídas temos os lançamentos oriundos das operações de vendas realizadas pela empresa. Este registro, em contrapartida com registros de entradas, são os originários na operação entre os débitos e créditos fiscais, resultando no montante de impostos que a empresa vai recolher.
Registro de controle da produção e do estoque: É obrigatório para as indústrias e estabelecimentos equiparados, estabelecido pelo Regulamento do IPI, com objetivo de promover o controle de produção e do estoque.
Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de ocorrência: Um dos livros mais importantes para fiscalização ou auditagem de uma empresa, pois é nele que ficam registradas as informações correspondentes à última fiscalização. Nele podem ser observadas informações como, por exemplo, se a empresa goza de regime especial concedido ou exigido pela repartição fazendária, os resultados da última fiscalização, quais as contas que foram verificadas, os livros que foram examinados, quais os tipos de infrações que foram cometidas (quando for o caso), etc.
Registro de inventário: Neste
livro a empresa realiza o lançamento dos saldos das mercadorias e materiais não comercializados ou consumidos durante o exercício comercial. Alguns cuidados e observações devem ser tomados quanto à utilização deste livro, entre eles: verificar a autenticação do livro no órgão competente; verificar se os registros das mercadorias de entrada foram todos realizados; verificar cálculos etc.
Registro de apuração de ICMS: O livro de registro de apuração do ICMS é o livro encarregado da conta corrente do ICMS. Pelos registros de créditos e débitos que se realiza nele, pode-se apurar o saldo da conta corrente, verificando se este é devedor ou credor, e se a empresa terá imposto a recolher ou saldo a transferir ao próximo período. Quando a utilização deste livro deve-se ter alguns cuidados, tais como: autenticação obrigatória pela autoridade competente; conferir os valores a serem recolhidos e as guias de recolhimento dos respectivos impostos entre outros.
Registro de Movimentação de combustível (LMC): O LMC destina-se ao registro diário, pelo posto revendedor de combustíveis líquidos e gasosos, dos estoques e de movimentação de compra e venda de gasolina, óleo diesel, querosene (iluminante), álcool etílico hidratado carburante, mistura metal/etanol/gasolina e gás automotivo.
Registro de controle de crédito do Ativo Permanente (CIAP): Este livro destina-se ao controle do crédito do ICMS relativo à aquisição de bem destinado ao ativo permanente.
Todos os livros são facilmente encontrados nas papelarias, podendo, também, ser utilizado o Sistema Eletrônico de Processamentos de Dados (SPED) para sua escrituração.
15.5.1 Contribuições Sociais
As contribuições sociais têm fundamento no art. 149 da Constituição, que as divide em três subespécies: contribuições sociais em sentido estrito, contribuições de intervenção no domínio econômico (CIDE) e contribuições de interesse das categorias profissionais ou econômicas. As primeiras são aquelas destinadas ao custeio da seguridade social, as segundas são as instituídas com o objetivo de regular determinado mercado, para corrigir distorções (como a CIDE sobre a importação de gasolina, diesel e gás), e as terceiras são destinadas ao financiamento das categorias econômicas ou profissionais (OAB, SESI, SENAI, etc.).
As contribuições sociais podem ser subdivididas em: a) previdenciárias, se destinadas especificamente ao custeio da Previdência Social, e são formadas pelas contribuições dos segurados e das empresas (art. 20/23 da Lei nº 8.212/1991); b) e não previdenciárias, quando voltadas para o custeio da Assistência Social e da Saúde Pública. Por exemplo: a COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), o PIS (Programa de Integração Social), incidentes sobre a receita ou o faturamento, e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), que recai sobre o lucro.
As contribuições previdenciárias são espécies de contribuições sociais, com a destinação específica de custear o pagamento dos benefícios previdenciários (sistema atuarial). Há desse modo, como hipótese de incidência, uma atuação do Poder Público indiretamente vinculado ao contribuinte: por meio do custeio da seguridade social ele terá direito a ações gratuitas da saúde pública e, eventualmente, da assistência social e da previdência social (quando se enquadrar em alguma das hipóteses legais).
Essas contribuições financiam o sistema da seguridade social (e não retribuem uma atividade específica e divisível do Estado), pois o contribuinte tem a obrigação de pagá-las, mas não necessariamente irá usufruir algum benefício ou serviço da previdência social (a menos que cumpra os requisitos).
16 NOÇÕES ADMINISTRATIVAS
16.1 ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS
Administração é ato ou processo de gerir, reger ou governar negócios públicos ou particulares. A palavra administração vem do latim ad (direção, tendência para algo) e minister (pessoas), e designa o desempenho de tarefas de direção dos assuntos de um grupo, sendo utilizada em especial em áreas com corpos dirigentes poderosos, como por exemplo, no mundo empresarial (administração de empresas) e em entidades dependentes dos governos (Administração pública).
Outro sentido da palavra refere-se à administração (ou seja, à oferta) de sacramentos, de justiça, medicamentos, etc. Gestão passou a significar de forma mais comum a interferência direta dos gestores nos sistemas e procedimentos empresariais. Em Contabilidade, por exemplo, podem ser observados dois tipos de gestores: aqueles que observam os preceitos científicos da matéria ou interferem ao fim do sistema (output), e aqueles que interferem em qualquer fase do sistema (input, processamento, output). Isto significa que tais processos são efetivados pelo poder de liderança enfocado por cada um.
Toda administração apresenta um estilo diferente, cada qual com uma virtude e uma forma ideal de gestão, mas independente de como cada uma a administrada, todas buscam o mesmo objetivo, o sucesso da organização (empresa).
Empresas: É uma entidade constituída legalmente, regida por um contrato ou estatuto social, na qual são determinados claramente o funcionamento e o relacionamento a ser mantido e seguido pelos sócios e/ou acionistas, responsáveis por oferecer produtos ou serviços, atendendo sempre as necessidades do mercado e principalmente visando o lucro.
Uma empresa reúne três fatores de produção ditas essenciais para o desenvolvimento da atividade econômica, são eles: recursos naturais, capital e trabalho.
Recursos naturais: É tudo aquilo que a natureza oferece que se torna indispensável à criação de um produto e/ou serviço. Exemplo: água, minerais etc..
Capital: São as máquinas, equipamentos e ferramentas utilizadas na produção dos produtos e/ou serviços. A tecnologia e a informação contribuem para a eficiência do ser humano, aumentando sua capacidade produtiva.
Trabalho: É realizado pelo ser humano para a produção de determinado bem, essa contribuição pode ser física ou mental.
É importante ressaltar que administração não se resume à administração de empresa, sendo pertinente a todo o tipo de empreendimento humano que reúna, em uma única organização, pessoas com diferentes saberes e habilidades, sejam vinculadas a instituições com fins lucrativos ou não. Ela precisa ser aplicada aos sindicatos, às igrejas, às universidades, aos clubes, agências de serviço social, tanto como nas empresas, sendo responsável pelos seus desempenhos.
16.1.1 Funções Básicas de uma Empresa
De acordo com os estudos de Henry Fayol, citado por Murillo (2003), não importa o tamanho e nem a complexidade da empresa, todas possuem as seis funções básicas, que podem ser observadas abaixo:
Técnica: Representa a unidade produtiva da empresa, ou seja, a transformação da matéria-prima em bens e serviços;
Comercial: É responsável pelo desenvolvimento da empresa, ou melhor, pela comercialização dos produtos e/ou serviços. Sua atuação é muito importante, pois se não há vendas não há receita e tampouco a necessidade de produzir um bem ou serviço;
Contabilidade: Por meio da contabilidade é possível visualizar a situação financeira da empresa de forma transparente e precisa, fato este que permite realizar novos investimentos, aquisições e empreendimentos;
Administração: Sua ação é geral, coordenando todas as funções com precisão, organização e controle;
Segurança: A principal função da segurança é proteger o patrimônio da empresa, incluindo não somente bens materiais, mas também seus colaboradores, fornecedores e clientes;
Financeiro: Administra o recurso financeiro, indicando o melhor momento de realizar pagamentos, aquisições e investimentos sem prejudicar a saúde financeira da empresa.
16.2 O EMPREENDEDORISMO
Na atualidade o empreendedorismo é um dos temas mais relevantes dentro da administração. Alguns autores defendem a ideia de que empreendedorismo é uma atitude nata, outros autores afirmam que o empreendedorismo pode ser ensinado bastando para isso apenas
estímulo e força de vontade.
Destacam-se abaixo algumas características que fazem parte de comportamento empreendedor:
Confiança: Mesmo diante de situações adversas, como conflitos ou novos desafios, mantém o equilíbrio e a confiança;
Persistência: Acredita no seu trabalho e corre em busca do sucesso, nem que para isso tenha que mudar de estratégia;
Dinamismo: Está sempre buscando novas oportunidades e apresentando soluções inovadoras;
Flexibilidade: Revê os planos de acordo com as circunstâncias e está sempre atento às mudanças internas e externas;
Criatividade: Busca superar as expectativas, agradando aos outros e a si mesmo. Utiliza para isso soluções aplicáveis e externas;
Capacidade para assumir riscos: Encara os desafios e riscos com responsabilidade;
Liderança: Sabe como influenciar pessoas, de modo que possam atingir os objetivos propostos;
Motivação: Está disposto a aprender e faz com que os outros também estejam.
Um empreendedor não existe sem as características elencadas acima, então é importante que você faça uma autoavaliação. Seja honesto consigo mesmo, busque aprimorar as características empreendedoras que você possui e trabalhe arduamente naquelas que você ainda não tem, pois comportamento empreendedor e perfeitamente adquirido, para isso basta ter persistência e objetivo.
16.2.1 Técnicas Administrativas
Técnicas administrativas são processos que auxiliam o funcionamento diário de uma empresa, por meio delas é possível criar uma padronização das ações, facilitando a comunicação e organização da empresa. Exemplos:
Regulamento interno: O regulamento é uma técnica que permite definir as diretrizes na empresa. Pelo regulamento é possível conhecer a política da empresa e seu objeto, normalmente é elaborado por líderes de departamento ou pela administração geral;
Manuais de rotinas: Nos manuais de rotina são determinadas as normas e os procedimentos para execução de um trabalho, podem ser elaborados por departamentos e/ou setores específicos. Sua leitura é obrigatória, para que se possa manter a padronização dos conceitos na empresa;
Organograma: O organograma é uma técnica que permite conhecer a estrutura funcional da empresa, ou seja, o organograma e a representação gráfica do setor e/ou departamento da empresa, com esta técnica é possível visualizar a relação de mando e subordinação. Os setores e/ou departamento são representados pela figura geométrica de um retângulo, as linhas contínuas interligam as figuras de acordo com a autoridade e as linhas pontilhadas identificam os órgãos de assessoria. O objetivo do organograma é, além de permitir a visualização da estrutura funcional da empresa, facilitar a delegação de responsabilidade e melhorar o processo de comunicação.
16.2.2 Planejamento
Planejamento é o caminho percorrido em busca de um futuro desejado, utilizando-se para isso os meios e alternativos mais eficazes. (ACKOFF, 1979). O planejamento é aplicável a qualquer tipo ou tamanho de empresa. Com planejamento é possível antever as consequências geradas por uma decisão, minimizando os erros que podem ser prejudiciais ao andamento da empresa, tais como: a compra indevida de máquinas e equipamentos, desperdício de matéria-prima, redução do quadro de colaboradores, etc.
Além de determinar os objetivos da empresa o planejamento também nos permite:
a) Determinar estratégias;
b) Direcionar esforços;
c) Distribuir recursos;
d) Definir com clareza as ações;
e) Integrar e motivar todos na empresa em um único objetivo.
É importante que o planejamento seja realizado com clareza e de acordo com os objetivos a serem alcançados pela empresa, caso contrário, será uma perda de tempo, um trabalho sem utilidade. Com planejamentos a empresas conseguem criar um diferencial para manter-se no mercado, evitando o seu desaparecimento.
16.3 TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO
Os documentos sempre representaram um importante papel na empresa e por isso devem ser tratados com funcionalidade e qualidade. Antes de destruir qualquer documento é preciso avaliar a sua importância e valor, e os demais deverão ser armazenados com segurança, precisão e simplicidade. Abaixo algumas definições importantes para um arquivamento eficiente:
Arquivo: Conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas;
Ativo: Documentos que se encontram em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso;
Morto: Documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados. Os métodos básicos de arquivamento mais utilizados são os seguintes:
a) Alfabético;
b) Geográfico;
c) Numérico simples;
d) Ideográfico.
16.4 GERENCIANDO O TEMPO
Muitos profissionais ainda possuem dificuldades em gerenciar o seu tempo. Por conta disso, vários compromissos deixam de ser cumpridos, novas e antigas tarefas deixam de ser executadas e terminam por acumular. Não é tão difícil e nem impossível gerenciar o tempo de forma a atender os compromissos pessoais e as atividades rotineiras da empresa. O primeiro passo é organizar as tarefas que realmente precisam ser realizadas naquele dia, não se esquecendo de relacionar as atividades pessoais, como estudo, lazer, saúde, etc. Para isso algumas perguntas têm de ser respondidas, observe:
a) O que faço no meu dia a dia que não precisaria ser feito?
b) Tem alguma coisa que eu faço que possa ser executada por outra pessoa?
c) Só eu posso fazer aquilo que estou fazendo?
d) O que eu deveria fazer que não estou fazendo?
Mediante as respostas a essas questões podem-se planejar as atividades pessoais e profissionais diárias para que se possa cumprir com as atividades planejadas, corrigindo alguma conduta que esteja desviando a atenção e desperdiçando o tempo. Relacionam-se abaixo algumas condutas que podem causar desperdício de tempo:
a) Falta de planejamento e organização;
b) Fluxo de telefonemas desnecessários;
c) E-mails sem importância;
d) Constantes interrupções;
e) Marcar vários compromissos ao mesmo tempo;
f) Executar o mesmo trabalho várias vezes;
g) Não ter autodisciplina;
h) Adiar tarefas importantes;
i) Não estabelecer prioridades e controles.
Para estabelecer o controle sobre o tempo é necessário estabelecer um referencial temporal para cada tarefa a ser executada, por exemplo: elaborar um relatório em 40 minutos. Se você determinou este tempo faça de tudo para cumpri-lo. Um bom começo para uma administração de tempo eficaz é manter uma boa organização pessoal, ações simples, como organizar a mesa de trabalho, verificar documentos que podem ser inutilizados, criar pastas de tarefas etc.
17 REDAÇÂO COMERCIAL
A redação comercial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso da norma padrão da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Em empresas privadas a redação comercial é utilizada na elaboração de cartas, contratos, memorandos, circulares, avisos, procuração, relatórios e documentos em geral.
Abaixo seguem exemplos dos principais tipos de redação comercial:
Ofício: Um ofício é uma correspondência oficial, enviada normalmente a funcionários ou autoridades públicas. O ofício é o tipo mais comum de correspondência oficial expedido por órgãos públicos, em objeto de serviço. Seu destinatário, no entanto, além de outro órgão público pode ser também um particular. O conteúdo do ofício é matéria administrativa, mas pode vincular também matéria de caráter social, oriunda do relacionamento da autoridade em virtude de seu cargo ou função.
Ex:
OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO
Ofício nº ___/___
Senhor (nome do destinatário)
(cargo)
(empresa ou órgão)
Eu, (nome), brasileiro, (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar), residente
e domiciliado à (informar endereço), sirvo-me do presente para solicitar a Vossa Excelência (descreva sua solicitação) com a finalidade de (descrever o fim a que se deve o pedido).
Limitado ao exposto, fique com meus votos de estima e consideração.
(localidade), (dia) de (mês) de (ano)
(assinatura)
(seu nome)
Cartas: A carta é o elemento postal muito importante, constitui-se em um meio de comunicação visual, formada por algumas folhas de papel fechadas em um envelope ou não, que é selado e enviado ao destinatário da mensagem por meio do serviço dos Correios. Em suma, a carta é um papel que se pode escrever sobre qualquer assunto para uma pessoa específica ou não. A carta é uma forma simples de escrever para alguém.
Ex:
São Paulo, 14 de novembro de 2012
Prezado professor, Luís Silva
Gostei bastante de ler sua entrevista no jornal “O jornaleco”, na edição desse domingo. Concordo plenamente com suas opiniões. De acordo com o diretor da Microsoft, o cerne do problema reside no fato de que o professor precisa aceitar que vivemos em uma sociedade em constante evolução, principalmente devido ao surgimento de tecnologias avançadas e atrativas. Indubitavelmente, ele deve atuar como um “facilitador” de ensino, em sintonia com as necessidades reais de seus alunos e procurando se ajustar à realidade atual.
Espero poder ler outras entrevistas em que o Senhor se posicione em relação a outros problemas dentro da educação.
Atenciosamente,
George Washington
Contratos: Um contrato é um vínculo jurídico entre dois ou mais sujeitos de direito correspondido pela vontade, da responsabilidade do ato firmado, resguardado pela segurança jurídica em seu equilíbrio social, ou seja, é um negócio jurídico bilateral ou plurilateral. É o acordo de vontades, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos. As cláusulas contratuais criam lei entre as partes, porém são subordinados ao Direito Positivo. As cláusulas contratuais não podem estar em desconformidade com o Direito Positivo, sob pena de serem nulas.
Ex: CONTRATO

CONTRATANTE (Tomador(a) de Serviços): Sr(a). _________________________________________ brasileiro(a), residente e domiciliado(a) na Rua _______________________, n°________, Cidade de _________________, Estado ___________________, CPF ou CNPJ: _____________________.
CONTRATADO (Prestador(a) de Serviços): Sr(a). _________________________________________ brasileiro(a), residente e domiciliado(a) na Rua _______________________, n°________, Cidade de _________________, Estado ___________________, CPF ou CNPJ: _____________________.
Referente à Prestação de Serviços do tipo: ______________________________________________________________________________________________________________________________.
Pagamento da quantia de R$ ________,____, (_________________________________________)(valor por extenso), será efetuado de forma _________________________ sempre subsequente a competência. OU Pagamento parcelado mensal/semanal de ____ vezes de R$: ________,____ (____________________________________)(valor por extenso) será efetuado todo _____ dia do mês/semana, sempre subsequente à competência.
O Contratado fornecerá as ferramentas, material e pessoal necessário, responsabilizando-se inclusive pela limpeza que for necessária.
O prazo da obra ou serviço é de _____ (horas, dias, semanas, meses), a contar desta data e a terminar em _____/_____/_____.
Multa de R$:__________ será cobrada caso haja atraso de mais de _________ dias para a entrega da obra ou serviços.
Multa de R$:__________ será cobrada caso haja atraso de mais de _________ dias no(s) devido(s) pagamento(s).
O Contratado responderá por danos que resultem da imperícia ou negligência sua ou de seus empregados, segundo os princípios gerais de responsabilidade.
As partes elegem o foro de _____________, ____ para dirimirem quaisquer dúvidas decorrentes do presente contrato.
Testemunha 1: _______________________________________________
Testemunha 2: _______________________________________________
O Contratante e o contratado concordam e estão ajustados com todas as normas e cláusulas estipuladas neste contrato e assim assinam o presente termo em 2 (duas) vias de igual teor, os quais passam a ter força legal entre as partes.
Local e Data: ____________________________,____ de ________________ de 20___.
___________________________________
Assinatura do CONTRATANTE
Memorando: O memorando representa um gênero textual que se constitui de características específicas. Trata-se de uma comunicação interna que veicula as unidades administrativas de empresas e os órgãos públicos.
Ex:
Memorando nº (informar) Em, (dia) de (mês) de (ano).
Ao Senhor (indicar o nome e/ou cargo):
Assunto: Aquisição de Equipamentos de Informática.
Nos termos do plano de estratégia estabelecido na reunião mensal de julho deste ano, solicitamos a Vossa Senhoria a tomada de orçamentos para aquisição de novos equipamentos de informática para o departamento de Recursos Humanos.
As especificações deverão ser obtidas junto ao departamento de informática e os orçamentos deverão ser apresentados na próxima reunião, que ocorrerá no próximo dia 28 para deliberação.
Atenciosamente,
(assinatura)
(nome completo)
(cargo)
Circular: É uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo chefe da repartição ou do departamento. Têm o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de pessoas.
Ex:
Fundação Terceiridade
CNPJ: 32.003.003/0001-01
Rua do João, 600
640030-300 – Porto Alegre – RS
CIRCULAR Nº 02/09. Em 16 de fevereiro de 2009.
Ementa: Feriado de carnaval
Senhores funcionários:
Comunicamos que no dia 21 deste mês teremos expediente normal. Porém, nos dias 23 e 25 que, respectivamente, antecede e precede a data do feriado (24), não haverá expediente. Em relação a este fato, estimo bom descanso a todos.
Atenciosamente,
___________________
Joaquim João de Oliveira.
Gerente administrativo
Relatórios: Um relatório é um conjunto de informações utilizado para reportar resultados parciais ou totais de uma determinada atividade, experimento, projeto, ação, pesquisa, ou outro evento que esteja finalizado ou em andamento. Os elementos principais de um relatório são: abertura; local; data; departamento (quando for o caso); Introdução (mencionar o fato que esta sendo analisado); Texto (detalhar os fatos e ocorrência); Conclusão (providências a serem tomadas) e Finalização.
Avisos: Sua finalidade é advertir, notificar e regulamentar. Este documento alerta sobre algo que foi liberado ou proibido e deve ser seguido.
Procuração: A procuração, também conhecida como mandato, é o ato pelo qual alguém concede a outrem poderes para representá-lo e praticar, responder ou exercer atividades em seu próprio nome. Quem nomeia é denominado de outorgante e o que é nomeado, de procurador.
Ex:
PROCURAÇÃO
POR MEIO DO PRESENTE INSTRUMENTO PARTICULAR DE MANDATO,
OUTORGANTE: _________________________________, Brasileiro(a), _____________________, (Estado Civil), __________________________(Profissão), RG nº: _________________________, C.P.F. nº: ___________________________, residente(s) e domiciliado(s) na Rua: ____________ _____________________________, nº: ________, bairro: ______________________________, CEP: ____________, Cidade: _______________________________, Estado: _______________ nomeia e constitui como seu(s) procurador(es) o(s) Sr.(s)/Sra.(s),
OUTORGADO: _________________________________, Brasileiro(a), _____________________, (Estado Civil), __________________________(Profissão), RG nº: _________________________,
C.P.F. nº: ___________________________, residente(s) e domiciliado(s) na Rua: ____________ _____________________________, nº: ________, bairro: ______________________________, CEP: ____________, Cidade: _______________________________, Estado: _______________.
OUTORGADO: _________________________________, Brasileiro(a), _____________________, (Estado Civil), __________________________(Profissão), RG nº: _________________________, C.P.F. nº: ___________________________, residente(s) e domiciliado(s) na Rua: ____________ _____________________________, nº: ________, bairro: ______________________________, CEP: ____________, Cidade: _______________________________, Estado: _______________.
Outorgando-lhe(s) amplos gerais e ilimitados poderes, inerentes ao bom e fiel cumprimento deste mandato, bem como para o foro em geral, conforme estabelecido no artigo 38 do Código de Processo Civil, para que possam assim realizar todos os atos que forem necessários ao bom e fiel cumprimento deste mandato, inclusive: comprar, vender, ceder imóveis ou veículos, passar recibos; emitir e assinar notas promissórias, abrir, encerrar e movimentar conta corrente ou poupança, assinar, emitir, descontar e endossar cheques, assinar todos os documentos necessários para requerer benefício, admitir e dispensar empregados, receber mensalmente salário, adquirir e retirar documentos perante qualquer órgão do Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) ou outras entidades governamentais de repartições públicas Federais, Estaduais e Municipais também junto a particulares ou empresas privadas.
Dando tudo por bom e valioso, cessando os efeitos deste a partir da(o) ______________________ _____________________________________________________________________ (finalidade) OU a partir do dia ____/____/______.
Cidade: __________________________, UF: ________, Data:______de___________________de______.
_____________________________
(Assinatura do Outorgante)
18 RECURSOS HUMANOS
A ciência que se dedica à área de gestão de uma empresa relativa aos colaboradores de uma organização chama-se gestão de Recursos humanos. Também se dá a mesma designação ao departamento ou à pessoa responsável por selecionar, contratar, formar e reter os trabalhadores de uma empresa.
As políticas dos RH (recursos humanos) têm o objetivo de alinhar o esforço dos empregados com a estratégia da empresa. A função é contemplada em áreas como Recrutamento e Seleção, Remunerações e Benefícios (regalias sociais), Formação e Desenvolvimento, etc.
Uma das principais tarefas dos gestores de recursos humanos no ambiente empresarial é a implementação de relatórios e mapas de desempenho de pessoal. Estas avaliações visam o melhor aproveitamento das competências dos colaboradores sob critérios de custo, proporcionar um clima de trabalho harmonioso (companheirismo) e desenvolver o potencial humano de cada trabalhador.
A intenção é fazer com que o funcionário se sinta satisfeito com o seu trabalho, seja incentivado e devidamente recompensado com vista a um desempenho máximo para o alcance das metas da empresa. Esses mapas e relatórios também objetivam combinar as promoções de pessoal (progressão na carreira) e as atividades de formação, bem como identificar possíveis falhas na execução das atividades funcionais e consequentemente sua correção.
Outro aspecto chave na administração dos recursos humanos é a política salarial, que se propõe a distribuir de forma equitativa o orçamento para retribuir aos colaboradores num período de tempo determinado, com base em critérios relacionados com os méritos e o desempenho de cada um.
As ferramentas tecnológicas que permitem a interface entre a gestão dos recursos humanos e as tecnologias da informação são conhecidas como Sistemas de Administração de Recursos Humanos (SARH) ou Sistemas de Informação de Recursos Humanos (SIRH).
18.1 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
Atualmente as organizações buscam por pessoas eficazes e dinâmicas, capazes de aumentar a perspectiva de vida das empresas e, consequentemente, alcançar o sucesso, várias competências são avaliadas sempre buscando o preenchimento da vaga pela pessoa se encontra mais preparado para o cargo em questão. Os objetivos organizacionais podem ser atingidos somente com, e por intermédio de pessoas, por isso a importância do cuidado com a condução do processo de seleção.
Quando a seleção é realizada adequadamente garante a entrada de pessoas de alto potencial e qualidade na organização, que é o objetivo de qualquer empresa, pois o lado humano da empresa deve apresentar coerência em termos de políticas e práticas de recrutamento e seleção. “Recrutamento é o processo de atrair candidatos para uma vaga, anunciando e tornando atrativo para candidatos disponíveis no mercado. Buscando candidatos dentro e fora da organização”. (CHIAVENATO, 1983).
O recrutamento nunca teve importância tão significativa nos resultados de uma empresa como na atualidade, uma prática bem desenhada, integrada terá um impacto positivo na empresa e, o inverso, um resultado prejudicial para toda a organização, visto que atualmente o capital humano é o maior diferencial de uma organização.
Por isso, se a escolha de pessoas é realizada da melhor e mais eficiente forma possível, visando o benefício da empresa, esta já tem grande chance de obter sucesso, com base nas pessoas que a compõem. Por isso, o processo de seleção merece atenção especial, já que é ele que vai definir, por diferentes modos e com diferentes estratégias, qual candidato ficará com a vaga.
E todo processo de seleção deverá ter um planejamento estratégico, com objetivos de longo prazo, para que eventuais ocorrências (desligamento do funcionário por não adequação ao cargo) não venham a prejudicar o bom andamento da empresa, principalmente se os substitutos não forem eficientemente selecionados. (CASSIMIRO, 2012).
18.1.1 Políticas de Cargos e Salários
Gestão de Cargos e Salários ocupa atualmente uma posição-chave no recrutamento e manutenção dos recursos humanos das empresas. A política de cargos e salários precisa propiciar um ambiente de motivação e produtividade, eliminando as incoerências e distorções que possam causar desequilíbrios salariais ou a insatisfação das pessoas.
O objetivo principal do plano é estabelecer uma política eficaz para a ascensão profissional dos seus colaboradores, de acordo com suas aptidões e desempenho, bem como subsidiar o desenvolvimento no plano de carreiras com vistas a atingir os objetivos da empresa.
Desta forma, resumidamente os objetivos da política de cargos e salários são:
a) Definir as responsabilidades e atribuições de cada cargo;
b) Proporcionar o equilíbrio de remuneração interna e externa;
c) Atrair e reter os recursos humanos;
d) Tornar clara a política de salários, atendendo à legislação trabalhista;
e) Benefícios da Política de Cargos e Salários;
f) Possibilita o desenvolvimento de outros subsistemas de recursos humanos, como o recrutamento e seleção e o treinamento e desenvolvimento;
g) Equidade nos interesses econômico-financeiros da organização com os interesses profissionais e de qualidade de vida dos colaboradores;
h) Estabelece políticas e regras de remuneração proporcionando decisões coerentes e fundamentadas.
As etapas de realização do programa de cargos e salários são:
a) Planejamento e divulgação do programa de cargos e salários;
b) Organização e estruturação dos cargos;
c) Descrição dos cargos;
d) Avaliação dos cargos;
e) Pesquisa Salarial;
f) Política de Administração;
g) Enquadramento de cargos e salários
A implantação de uma política de cargos e salários significa dotar a empresa de um mecanismo que possibilite a definição de parâmetros justos na definição das remunerações, uma vez que leva em consideração uma análise acurada do grau de dificuldade e exigência inerente a cada cargo, bem como o nível de responsabilidade e qualificação (dos candidatos) necessárias para exercê-lo.
Portanto, gerir a questão salarial na empresa
com uma política de cargos e salários bem definida, elaborada e respeitada, garantirá certa blindagem em relação a custos elevados gerados por alta rotatividade e, principalmente, oferecerá ao funcionário a certeza de que sua remuneração obedece a um critério de avaliação exclusivamente técnico. Não ficará, portanto, sujeita a interpretações pessoais e subjetivas, que poderiam descaracterizar seu valor.
18.2 CARGOS E FUNÇÕES
18.2.1 Cargos
É uma composição de funções ou atividades equivalentes em relação às tarefas a serem desempenhadas, o qual é definido estrategicamente na busca da eficiência da organização. A análise de um cargo e sua descrição são formas de auxiliar na contratação do empregado dentro do perfil desejado pela empresa.
18.2.2 Funções
Função é o conjunto de responsabilidades e tarefas que estão relacionadas com esse cargo. A descrição de função divide-se em:
a) Descrição Sumária - descreve de forma sucinta as principais atribuições do cargo;
b) Atribuições - descreve de forma detalhada, todas as atividades que o empregado realiza;
c) Requisitos básicos da função - define o mínimo indispensável de formação e conhecimentos para o exercício de cada função.