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RELAÇÃO ENTRE AS FUNÇÕES
e delegar autoridade necessária para realizar tarefas (MEGGINSON; MOSLEY;
Figura - Funções Da Administração
As funções administrativas devem ser desempenhas em conjunto, pois uma depende da outra para atingir os objetivos da empresa.
Segundo Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998), mesmo podendo ser desempenhadas em qualquer ordem ou sequência, costumam ser desempenhadas na seguinte sequência: planejamento, organização, liderança e controle. Não se pode dizer que uma função seja mais importante que a outra: todas são necessárias, porém devem ser coordenadas para atingir o nível ótimo de desempenho.
Os administradores são responsáveis por todas essas funções, e o sucesso da empresa depende da capacidade de desempenhar essas funções de maneira eficaz.
ATIVIDADES DESEMPENHADAS PELOS ADMINISTRADORES
Há quatro grupos de atividades exercidas pelos administradores, conforme Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998). São elas:
· Atividades pessoais – as metas dos administradores normalmente são diferentes das metas da organização e isso acaba às vezes entrando em conflito com os objetivos da organização, mas os administradores devem ter controle sobre isso. Os administradores também devem se preocupar com as metas pessoais dos funcionários se elas entrarem em conflito com as metas da organização;
· Atividades técnicas – estas estão diretamente relacionadas às tarefas específicas desempenhadas em cada departamento. Um administrador deve ter conhecimento mínimo das atividades técnicas a serem supervisionadas;
· Atividades administrativas – estas atividades incluem os processos burocráticos de papéis, preparação e administração de orçamentos, acompanhamento de diretrizes, procedimentos estabelecidos e manutenção de operações estáveis;
· Atividades de interação – estão divididas em três subgrupos ou tipos de papel que os administradores desempenham (atividades interpessoais, informacionais e decisórias).
A figura a seguir mostra as atividades e como elas se relacionam.
Figura - Atividades Desempenhadas Pelos Administradores
FONTE: Adaptado de Megginson, Mosley e Pietri Jr., 1998.
Detalhando as atividades de interação, temos:
· Os	papéis	interpessoais	–	os	administradores também desempenham os papéis de chefe, líder e contato.
Como chefe de suas unidades, os administradores têm o dever de desempenhar certas funções associadas à representação formal de sua
organização. Isso inclui recepção de visitantes importantes, comparecimento a eventos sociais que envolvam subordinados (casamentos, funerais, etc.).
Os administradores como líderes devem avaliar o desempenho de seus funcionários, para poder diagnosticar se estão desempenhando um bom trabalho.
Os administradores desempenham o papel de contato quando são o elo entre a sua e as outras organizações, ou entre suas unidades e as demais unidades da organização.
· Papéis informacionais – os administradores desempenham papéis informacionais ao controlar o fluxo de informações, disseminar informação para outras pessoas e servir como porta-vozes para pessoas de fora da sua organização.
Como os administradores precisam de informações para tomar decisões, e como outras pessoas dependem deles como fonte de informação útil, eles devem se tornar disseminadores de informações, dando as informações necessárias aos funcionários.
Os administradores usam memorandos, ordens, cartas e comunicações pessoais diretas como reuniões, discussões informacionais e relatos formais para transmitir essas ideias.
· Papéis decisórios – ao desempenhar o papel de tomadores de decisão, os administradores agem como empreendedores, administradores de conflitos, distribuidores de recursos e negociadores. Como empreendedores, procuram ativamente melhorar o desempenho de sua unidade, promovendo mudanças planejadas para se adaptar as modificações do ambiente. Como por exemplo, instituir um novo sistema motivacional, adquirir um novo processador de dados, ou rever a estrutura da organização.
Como administradores de conflitos lidam com os problemas que recaem sobre	elesis	como	incompatibilidade	de	personalidades,	conflitos
interpessoais, greves, rompimento de contratos, falta de material, queixas e reclamações. Esse talvez seja o papel menos popular que os administradores devem desempenhar.
Como distribuidores de recursos, eles decidem por que, como, para que e a quem os recursos da organização devem ser alocados, como por exemplo, preparo do orçamento.
Como negociadores, negociam com pessoas de outras unidades, arranjam transferência de recurso, de informações e atividades entre unidades da organização, ou negociam com pessoas de fora, como por exemplo: clientes e fornecedores (MEGGINSON; MOSLEY; PIETRI JR., 1998).
O Quadro mostra resumidamente os dez papéis administrativos
Quadro - Dez Papéis Administrativos
FONTE: Daft, 1999, p. 12.
HABILIDADES DE UM ADMINISTRADOR
Figura - Administrador X Habilidade
O trabalho de um administrador é complexo e multidimensional e requer uma série de habilidades. As habilidades para administrar uma empresa podem ser as seguintes: habilidades conceituais; habilidades humanas; habilidades técnicas; habilidades de diagnóstico; habilidades de comunicação; habilidade de tomar decisões e habilidades de gerenciar o tempo.
HABILIDADES CONCEITUAIS
A habilidade conceitual é a capacidade cognitiva de enxergar a organização como um todo e as inter-relações entre as suas partes, envolvendo a capacidade de pensamento, processamento de informações e planejamento do administrador. Essas habilidades são necessárias para todos os administradores, mas são especialmente mais importantes para os administradores de alto escalão (DAFT, 1999). Pois essa habilidade é necessária para o administrador ter raciocínio rápido e eficiente.
Segundo Griffin (2007), as habilidades conceituais do administrador (gestor) dependem de sua capacidade de raciocinar, pois precisam da capacidade mental de entender a organização como um todo e o âmbito em que
ela se insere para compreender como suas partes se encaixam e como enxergá- las, isso possibilita raciocinar estrategicamente, perceber o todo e tomar decisões com uma visão mais ampla, servindo para a organização inteira.
HABILIDADES HUMANAS OU INTERPESSOAIS
Ter habilidade humana é ter capacidade de trabalhar com as pessoas com eficiência, se relacionando com cada pessoa do grupo de trabalho.
Esta habilidade é demonstrada pelo modo como o administrador se relaciona com as outras pessoas, incluindo a capacidade de motivar, facilitar, coordenar, liderar, comunicar e resolver problemas. Um administrador com habilidade humana permite que seus subordinados expressem suas opiniões sem medo do ridículo e os encoraja à participação (DAFT, 1999).
Segundo Griffin (2007), o administrador (gestor) deve ser capaz de manter um bom relacionamento com os subordinados, colegas do mesmo nível e de nível superior, deve ser também capaz de trabalhar com fornecedores, clientes, investidores e outras pessoas de fora da organização, ou seja, o administrador deve ser capaz de se relacionar com todas as pessoas que fazem parte da organização, ou que participam em algum momento dela.
HABILIDADES TÉCNICAS
A habilidade técnica é saber das operações que envolvem os equipamentos da empresa, conhecimento é muito importante.
Conforme Daft (1999), habilidade técnica é o entendimento e a proficiência no desempenho de tarefas específicas. A habilidade técnica inclui o domínio dos métodos, das técnicas e dos equipamentos que envolvem funções específicas como engenharia, produção e finanças. A habilidade técnica inclui também conhecimento especializado, capacidade analítica e o uso competente de instrumentos e técnicas para a resolução de problemas na área específica.
Segundo Griffin (2007), as habilidades técnicas são aquelas necessárias para executar ou compreender um tipo específico de trabalho realizado numa
organização. São muito importantes principalmente para os gerentes da linhade frente, pois passam grande parte do tempo treinando subordinados e respondendo questões sobre problemas relacionados ao trabalho, ou seja, não basta ser administrador, tem que ter habilidades para saber desde a produção até o produto final.
HABILIDADES DE DIAGNÓSTICO
Essa habilidade é necessária para quem administra uma empresa, pois somente por meio dela é que o administrador tem um diagnóstico do que está acontecendo na empresa, e assim poderá solucionar os problemas que surgem. Administradores	ou	gerentes	bem	sucedidos	têm	habilidades	de diagnóstico, que é a capacidade que lhes permite visualizar a reação mais apropriada a uma situação, um administrador pode analisar os sintomas de um problema na organização, diagnosticando-o para chegar à solução (GRIFFIN,
2007).
HABILIDADES DE COMUNICAÇÃO
A habilidade de comunicação é conseguir transmitir opiniões e ideias, que sejam importantes para a empresa chegar ao êxito e alcançar os objetivos necessários e propostos no planejamento.
As habilidades de comunicação dizem respeito à eficácia dos administradores (gestores) tanto na recepção quanto na transmissão de ideias, proporcionam a capacidade de transmissão de ideias aos subordinados, para que estes saibam o que se espera deles, e prestam-se à coordenação de tarefas com colegas, para que trabalhem juntos para alcançar os objetivos da organização (GRIFFIN, 2007).
HABILIDADE DE TOMAR DECISÕES
Essa habilidade é muito importante para um administrador, pois é dela que depende o futuro da empresa.
É a capacidade de reconhecer e definir corretamente os problemas e as oportunidades para escolher uma estratégia apropriada, com a finalidade de resolver os problemas e tirar partido das oportunidades.
Nenhum gerente ou administrador é capaz de tomar sempre a decisão correta, mas quando são eficientes fazem na maioria das vezes a melhor escolha e quando a decisão não foi a melhor escolhida reconhecem os erros rapidamente e tomam decisões corretas para reduzir ao máximo o custo ou o prejuízo da empresa (GRIFFIN, 2007).
HABILIDADES DE GERENCIAR O TEMPO
Figura - Administrando O Tempo
Essa habilidade é importante, pois o administrador tem que saber o tempo necessário de cada atividade, de cada função dentro da empresa, para poder organizar cada setor, cada tipo de produção, sem sobrecarregar ninguém.
Consiste em priorizar, realizar e delegar tarefas de forma eficiente. Como já se sabe que administrar é enfrentar diferentes tipos de desafios e pressões, é normal um administrador ficar sobrecarregado de trabalho que poderia ser facilmente delegado a outros e quando isso ocorre algumas tarefas prioritárias são deixadas em segundo plano, e isso acaba gerando prejuízo para a empresa (GRIFFIN, 2007).
Unidade 1 – Contextualização da Atividade
Introdução
A função de auxiliar administrativo é essencial para o bom funcionamento de diversos departamentos de uma empresa. Por ser um profissional versátil, o auxiliar administrativo é muito requisitado no mercado. Atualmente, nos sites de vagas de empesas há milhares de vagas ativas para este profissional e, diariamente, mais e mais vagas são abertas no mercado.
É uma área que está sempre se atualizando, renovando e as empresas estão sempre em busca de novos profissionais para compor seu corpo de funcionários. A possibilidade de crescimento é muito grande podendo sair de auxiliar, passando por assistente administrativo, indo para administrador ou quaisquer outras áreas que o profissional se especializar.
O auxiliar administrativo é responsável por verificar a entrada e saída de correspondências, receber e enviar documentos, atender chamadas telefônicas, recepcionar o público em geral, fazer o arquivamento de documentos, manter atualizados os contatos e contratos da empresa, saber utilizar máquinas comuns em escritório, como por exemplo, impressoras, máquinas copiadoras, computadores e programas de planilhas em geral.
Mercado de trabalho
Por sua característica polivalente, o auxiliar administrativo costuma ter uma vasta área de atuação em diversos segmentos do mercado. Quaisquer estabelecimentos que necessitem manter a regularidade e organização de procedimentos e documentos no escritório devem possuir um auxiliar administrativo no seu corpo de funcionários. É um mercado interessante em especial para graduandos de administração que terão a oportunidade de vivenciar a rotina administrativa na prática.
O Auxiliar Administrativo é o profissional que presta assistência na área administrativa de uma empresa, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle de gestão financeira, administração, organização de arquivos, gerência de informações, revisão de documentos, entre outras atividades.
Este profissional controla os recebimentos e remessas de correspondências e documentos, coordenando as atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organizando os arquivos e gerenciando informações.
Está sob a responsabilidade de um Auxiliar Administrativo receber e remeter correspondências e documentos, controlar as contas a pagar, controlar os recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar o trabalho de logística da empresa, enviar documentos para o departamento contábil e fiscal, atender telefonemas e
esclarecer dúvidas sobre o financeiro, elaborar e apresentar relatório financeiro coordenando o departamento de compras e sempre manter organizados arquivos e cadastros da empresa.
O auxiliar administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área, ter conhecimentos de informática, além de boa comunicação, responsabilidade, saber administrar bem o tempo, saber lidar com números, boa comunicação, boa memória, bom humor, paciência e confiabilidade.
O auxiliar administrativo por ser um profissional que presta assistência, se relaciona com toda a área relacionada à Administração dentro de uma empresa.
Formação Desejada de um auxiliar administrativo:
# Ensino Médio Completo. # Curso Profissionalizante. # Curso Superior
A carreira de auxiliar administrativo é uma das mais procuradas por quem quer lidar com gestão, atendimento e funções de uma organização. Trata-se de um cargo presente em editais de concursos públicos para todas as esferas, além de ter mercado de trabalho amplo no setor privado.
A formação mínima necessária é de ensino médio, mas saem na frente aqueles que apresentem habilidades em algum idioma, cursos profissionalizantes na área ou superior em andamento. O Assistente Administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área, ter conhecimentos de informática e boa comunicação.
Outras habilidades desejadas são responsabilidade, administração do tempo, capacidade para lidar com números, boa comunicação e memória, relacionamento interpessoal e confiabilidade. Diante do perfil desejado, é possível compreender a importância desse profissional na excelência de atendimento.
Isso porque o profissional está presente na execução das mais diversas tarefas na rotina da empresa que, ao final, afetam a qualidade do atendimento ao cliente. Ainda neste sentido, o assistente administrativo deve se atualizar para exercer suas funções com excelência.
Conhecendo os setores de uma empresa
As empresas, geralmente, possuem uma divisão de departamentos, funções, organograma, ou seja, as atividades desenvolvidas por cada um dos departamentos. Tal divisão é fundamental para assegurar a organização e o sucesso do empreendimento, já que são esses departamentos que garantem a delimitação de tarefas, controle de atividades e outras funções importantes.
Apesar de cada setor ser responsável por uma área específica, é o conjunto deles que irá assegurar o bom funcionamento do negócio. Os departamentos podem variar de acordo com o tamanho e a atividade exercida por cada corporação, mas há alguns setores que são indispensáveis para a boa gestão de qualquer empreendimento de pequeno, médio ou grande porte.
Administrativo
Tem a responsabilidadede elaborar as estratégias da empresa, gerenciar as tarefas, fiscalizar as atividades dos demais departamentos e tomar decisões importantes. É o departamento administrativo que deve liderar os demais setores e coordená-los para que haja alinhamento entre eles a fim de alcançar os resultados desejados pela empresa.
Com base nas outras atividades exercidas pelos setores da empresa, o departamento administrativo também tem a função de reunir informações importantes para traçar novos objetivos e estratégias para a empresa. Por isso, é fundamental que esse departamento tenha conhecimento de todos os processos que acontecem dentro de uma organização.
Compra e venda
Uma empresa precisa organizar e atualizar o banco de dados de possíveis fornecedores e clientes para que não haja perda de tempo na hora de realização dos pedidos. Quando não houver fornecedores cadastrados neste banco, é preciso realizar uma cotação com pelo menos três fornecedores diferentes.
O procedimento considera aspectos, como preço, formas de pagamento e prazo de entrega, além de realizar pesquisa para verificar a idoneidade do possível fornecedor. Também é importante não deixar pedidos de compras parados a fim de evitar atrasos no processo produtivo e nas entregas.
Toda a organização precisa abastecer-se de materiais e, para que isso ocorra, precisa contar com um departamento de compras eficiente. Assim, é imprescindível manter banco de dados dos clientes atualizados para não haver perca de tempo procurando telefone, e-mail e outros dados.
Financeiro
O departamento financeiro é responsável por administrar todos os recursos de uma empresa. Sua função é exercer controle no fluxo de caixa, garantindo uma boa gestão sobre as despesas, receitas, repasse de recursos e demais movimentações financeiras.
A boa administração de recursos, corte de custos e investimentos corretos podem refletir em melhores resultados e, consequentemente, trazer mais crescimento para a empresa.
Recursos Humanos
O RH tem papel fundamental para o sucesso da organização, sendo o departamento responsável por espalhar a cultura organizacional, capacitar e estimular os funcionários, realizar a comunicação interna, garantir a segurança no trabalho etc.. Além disso, assume papel responsivo e operante nas estratégias da empresa de uma maneira geral.
Assim, deve alinhar as políticas de cada setor com os objetivos e resultados desejados pela organização. O RH também tem a função de contratar e demitir pessoas e desempenha um importante papel para reter pessoas capacitadas e qualificadas.
Você pode ver em muitos sites de empregos e periódicos que divulgam vagas que grande parte delas são de auxiliar administrativo. O nome pode se alterar conforme o local, mas geralmente os serviços são os mesmos, sem muitas distinções. Embora tenha muita concorrência, conta com muitas opções para atuação, além de um salário atrativo e chances de progresso na carreira, claro, se a pessoa se capacitar e se atualizar sempre.
Esses fatores sempre chamam atenção e levam muitas pessoas a investir nessa área. A versatilidade ligada a tantas vantagens impressiona, por isso o curso de auxiliar administrativo está sempre em alta.
Administração
Administração sempre foi a palavra da vez para muitos indivíduos, em diferentes perspectivas e situações do mercado corporativo. Há quem pense em se tornar um administrador desde as primeiras reflexões sobre a melhor carreira a seguir, pois, desde uma microempresa até uma multinacional, é fundamental contar com uma boa gestão para que tudo funcione bem: recursos, pessoas e negócios.
Por meio de uma integração de diversas funções, a Administração se ramifica em muitos cargos essenciais para o funcionamento de uma corporação, das públicas às privadas.
Logo, sempre há aquele que está em alta e é tendência no mercado mesmo em tempos de crise, como vivemos atualmente no Brasil. Justamente por essa versatilidade, não é à toa que a área chama atenção de milhões de pessoas. Obviamente, há muitos desafios a enfrentar, mas junto com essas dificuldades sempre vem a experiência e o aprendizado.
Hoje em dia, as empresas brasileiras necessitam se reorganizarem, montando novas estratégias em meio à recessão econômica. Muitos gestores e todo o campo de Administração precisa se adaptar aos tempos difíceis, ou seja, essa é a hora de fazer a diferença e trabalhar bons valores sempre. Portanto, como a competitividade e o interesse são grandes, a pessoa que busca ir além sempre conseguirá se destacar, tanto em termos teóricos como práticos.
A boa notícia é que, com ou sem crise econômica, a área de Administração e Negócios vai sempre oferecer oportunidades, pois empresas de todos os segmentos e portes precisam contar com gestores. Mas isso também não quer dizer que todos os candidatos conseguem boas vagas. A concorrência é grande, por isso torna-se fundamental ficar atualizado, lendo notícias, participando de palestras, workshops e fazendo cursos online com certificado, alternativas perfeitas para compreender vários aspectos, fortalecer o currículo e colocar esses conhecimentos em prática no dia a dia no trabalho.
A Administração de Empresas, mais tradicional e interessante para muitas pessoas, é aquela que exige a atuação de vários profissionais interligados, divididos em cinco áreas essenciais: o setor administrativo em si, recursos humanos, marketing, financeiro e vendas. Ou seja, todas primordiais para empresas de grande, médio e pequeno porte.
As funções do auxiliar administrativo se dão, basicamente, na primeira dessas áreas. Felizmente, elas são flexíveis e mudam bastante conforme a demanda. Assim, um auxiliar administrativo sempre irá adquirir muito conhecimento fazendo ''um pouco de tudo''. Isso é importante para crescer, pensar em se capacitar cada vez mais e fortalecer a carreira, bem como ter boas atitudes que precisam ser praticadas sempre.
Funções do auxiliar de escritórios
As atribuições de um auxiliar administrativo podem variar conforme o tipo de empresa e as necessidades do negócio, mas o fato é que esse profissional auxilia no controle dos processos que envolvem a administração da organização de várias formas. Confira algumas responsabilidades mais comuns ao cargo:
# Fazer o correto preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos; # Cuidar dos trâmites de correspondências e documentos;
# Recepcionar os usuários dos serviços da organização, como fornecedores e prestadores de serviços;
# Efetuar os registros de receitas e contas a pagar; # Emitir notas fiscais;
# Criar ofícios, memorandos e outros documentos;
# Executar serviços auxiliares de controle de estoque, registrando-os no sistema; # Responsável pela elaboração da minuta de relatórios financeiros, os quais serão posteriormente consolidados pelo departamento contábil;
# Atualizar os arquivos e cadastros de informações;
# Apoiar o setor de pessoal com a entrega de documentos para os colaboradores;
# Assessorar os gestores com questões práticas da rotina de trabalho; # Responder e-mails;
# Controlar a folha de ponto dos funcionários;
# Realizar atendimento ao público pessoalmente, por e-mail, por redes sociais e por telefone.
Quais as áreas que o auxiliar administrativo pode atuar?
Como braço direito de muitos gestores, o auxiliar administrativo tem sempre muitas atividades a realizador. Ele pode auxiliar na área administrativa, financeira, contábil, vendas e recursos humanos.
Na área administrativa
Responsável por auxiliar o administrador em suas atividades rotineiras, esse profissional precisa entender sobre planilhas, conhecimentos profundos da língua portuguesa para redigir documentos oficiais, além de ser organizado para fazer o arquivamento de documentos físicos e virtuais.
Na área financeira
Auxilia nas atividades financeiras pertinentes a empresa. Faz o controle bancário e a emissão de relatórios do setor de contas a pagar, precisa entender de cobranças e investimentos, além de ter habilidades para trabalhar com cheques. Ter domínio de matemática básica e financeiraé fundamental para esse funcionário executar corretamente a rotina que lhe é atribuída.
Na área contábil
Para o profissional trabalhar nessa área, precisa ter o mínimo de noção de contabilidade, pois vai analisar e fazer conciliações de contas, fazer registro de documentos nos órgãos competentes e escriturá-los em livros fiscais.
Como trabalha auxiliando o contador de uma empresa, suas responsabilidades estão relacionadas a assuntos fiscais, patrimônio, impostos e emissão de notas de vendas, serviços e transferência.
Na área de vendas
O auxiliar administrativo realiza tarefas administrativas na área comercial. Deve possuir uma boa comunicação, pois estará sempre em contato com clientes e fornecedores. Além disso, precisa ser ágil, já que trabalhará atendendo vendedores e todos os profissionais da área.
Para um bom desempenho das suas funções, o auxiliar administrativo deve está antenado com as práticas de preços no mercado para elaborar orçamentos e propostas comerciais adequadas.
Na área de recursos humanos
Com foco em ajudar o analista de RH e o departamento de pessoal, o profissional auxilia nos treinamentos e capacitações dos funcionários. Faz triagem de
currículos, pode aplicar testes psicológicos e é o primeiro contato do candidato com a empresa.
O auxiliar precisará saber trabalhar com o sistema interno de folha de pagamento para fazer a conferência correta. Terá o controle de contratos temporários, PCDs e menores aprendizes. A boa notícia é que, com ou sem crise econômica, a área de Administração e Negócios vai sempre oferecer oportunidades, pois empresas de todos os segmentos e portes precisam contar com gestores. Mas isso também não quer dizer que todos os candidatos conseguem boas vagas. A concorrência é grande, por isso torna-se fundamental ficar por dentro do assunto lendo notícias, participando de palestras, workshops e fazendo cursos online com certificado, alternativas perfeitas para compreender vários aspectos, fortalecer o currículo e colocá-los em prática no dia a dia no trabalho.
A Administração de Empresas, mais tradicional e interessante para muitas pessoas, é aquela que exige a atuação de vários profissionais interligados, divididos em cinco áreas essenciais: o setor administrativo em si, recursos humanos, marketing, financeiro e vendas. Ou seja, todas primordiais para empresas de grande, médio e pequeno porte.
As funções do auxiliar administrativo se dão, basicamente, na primeira delas. Felizmente, elas são flexíveis e mudam bastante conforme a demanda. Assim, um auxiliar administrativo sempre irá adquirir muito conhecimento fazendo ''um pouco de tudo''. Isso é importante para crescer, pensar em se capacitar cada vez mais e fortalecer a carreira, paralelo a boas atitudes que precisam ser praticadas sempre.
Ambiente de trabalho
Um auxiliar administrativo pode atuar em empresas de porte grande, médio, pequeno e micro em quaisquer setores da economia, bem como nos mais variados segmentos. Há profissionais exercendo essa função tanto na iniciativa privada como em órgãos públicos e em autarquias.
Princípios Administrativos
O conceito de Administração representa uma governabilidade, gestão de uma empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com planejamento, organização, direção e controle. Algumas teorias clássicas da Administração mostram sua subdivisão em cinco funções, sendo elas:
# Prever (planejamento): traçar um programa de ação que estabeleça ações futuras.
# Consiste em definir objetivos para traçar metas, identificando forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Interpretam-se dados, analisam-se recursos, realizam-se estudos e pesquisa, podendo durar meses ou até anos.
# Organizar: constituir o duplo organismo, material e social da empresa. Preparar o processo a fim de obter os resultados esperados.
# Comandar (direção): fazer funcionar as equipes dentro de cada função. O procedimento requer tomada de decisões para que os objetivos estabelecidos no planejamento sigam alinhados.
# Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os esforços;
# Controlar: fazer com que o planejado ocorra dentro das regras estabelecidas. Aqui, o administrador vislumbra todo o processo, desde a fase do planejamento, discernindo se o resultado foi o esperado. Assim, será possível recomeçar novo ciclo com mais planejamento e suas demais etapas.
Cada grupo de operações ou funções corresponde a uma capacidade especial necessária ao pessoal da empresa. Dentro de uma empresa, existem todas as seis funções, cada uma repousando em um conjunto de aptidões, qualidades e conhecimentos que podem ser resumidos nos seguintes conceitos:
# Habilidades técnicas: habilidades que necessitam de conhecimento especializado e procedimentos específicos e pode ser obtida através de instrução.
# Conhecimentos especiais: relativos, unicamente, à função exercida, seja ela técnica, comercial, financeira, administrativa etc
# Experiência: conhecimento resultante da prática das funções, adquirido na vivência de problemas reais e na própria realização de trabalho
# Habilidades humanas: envolvem também aptidão, pois interage com as pessoas e suas atitudes, exige compreensão para liderar com eficiência.
# Qualidades físicas: saúde, vigor, destreza, força muscular, agilidade, coordenação, rapidez e precisão.
# Qualidades morais: energia, firmeza, coragem de aceitar as responsabilidades, iniciativa, decisão, tato e dignidade
# Habilidades conceituais: englobam um conhecimento geral das organizações, o gestor precisa conhecer cada setor, como ele trabalha e para que ele existe; #	Qualidades	intelectuais:	aptidão	para	compreender,	aprender	e	ter discernimento, força e habilidades intelectuais, habilidade analítica, julgamento e engenhosidade;
# Cultura geral: conhecimentos variados que não são exclusivamente da função exercida.
Sendo assim, a capacidade principal de um diretor é a administrativa. A administração tem uma série de características. Entre elas, estão um circuito de atividades interligadas, como buscar de obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, envolver atividades de planejamento, organização, direção e controle.
Princípios da Administração
1) Divisão do trabalho: faz parte da natureza e é uma imposição de ordem natural observada em todo o universo. A divisão do trabalho tem, por finalidade, produzir mais e melhor com o menor esforço. Cada mudança de ocupação ou tarefa
implica em um esforço de adaptação que tem como causa a diminuição da produção.
A divisão do trabalho permite reduzir o número de objetivos sob os quais devem ser aplicados a atenção e o esforço, tendo como consequência a especialização das funções e a separação dos poderes. Entretanto, a divisão do trabalho tem suas limitações que a experiência e o bom-senso ensinam a não ultrapassar.
2) Autoridade e responsabilidade: direito de comandar e fazer-se obedecer. Distingue-se em um chefe a autoridade estatutária, inerente à função concedida por lei à autoridade da pessoa com origem na inteligência, no saber, na experiência, no valor moral, na capacidade de comando e nos serviços prestados.
3) Disciplina: baseia-se na obediência, assiduidade e sinais externos de respeito, tudo de acordo com as convenções estabelecidas pela organização.
4) Unidade de Comando: sempre deverá ser de forma direta, ou seja, o agente não deve receber de mais de um chefe.
5) Unidade de Direção: um só chefe e programa para um conjunto de operações que visam o mesmo objetivo. É a condição necessária da unidade de ação, da coordenação de força, da convergência de esforços.
6) Subordinação de Interesse Particular: o interesse de um grupo não deve prevalecer sobre o da empresa; e o interesse da família deve estar acima de um de seus membros; que o interesse do estado deve sobrepor-se ao do cidadão.
7) Remuneração: prêmio pago pelo serviço prestado. Deve ser equitativo e, tanto quanto possível, satisfazer, ao mesmo tempo, ao pessoal e à empresa. A taxa de remuneração depende, emprimeiro lugar, de circunstâncias independentes da vontade do patrão e do valor dos agentes.
Estes incluem a carestia de vida, a abundância ou escassez de mão de obra (lei da oferta e procura), o estado geral dos negócios, o mercado de produtos e a situação econômico-financeira da empresa. Depende, ainda, da especialidade e do modo de remuneração (pagamento do dia, por tarefa, por peça).
8) Centralização e Descentralização: sistema de administração observada nos pequenos negócios nos quais as ordens vão diretamente aos agentes inferiores, neste caso, a centralização é absoluta. Na descentralização, as funções e decisões são delegadas, ou seja, não ficam nas mãos apenas do diretor ou presidente.
9) Hierarquia: constitui a hierarquia uma série de autoridades superiores e agentes subalternos. A via hierárquica é o caminho que todos seguem, passando por todos os graus as comunicações, que partem da autoridade superior ou que
lhes são dirigidas. É uma cadeia de comando, ao longo da qual possa fluir a autoridade com eficiência e sem atrito.
10) Ordem: um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar (ordem material). A fórmula de ordem social é idêntica: “um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar”. A ordem deve ter, como resultado, evitar as perdas de material e de tempo.
11) Equidade: combinação de vontade com justiça, tendo como base a justiça que decorre, por sua vez, do respeito às convenções estabelecidas. Como estas não podem prever tudo, é necessário interpretar ou suplementar sua insuficiência. Para isso, é necessário e, indispensável, a boa vontade e cooperação.
12) Estabilidade do Pessoal: adaptação a qualquer função requer tempo, ao longo do qual o agente chegará a desempenhá-la com eficiência, se provido dos atributos necessários. A experiência é obtida com o tempo, sendo o indivíduo apto a recebê-la.
13) Iniciativa: capacidade de sugerir soluções originais, decidir nos imprevistos, agir nas oportunidades e executar planos de concepção própria. É necessário encorajar e desenvolver essa faculdade, sempre mantendo-a dentro dos limites impostos pelo respeito à autoridade e a disciplina.
14) A União do Pessoal: a harmonia e a união do pessoal é uma grande fonte de vitalidade para a empresa. Deve-se evitar a dualidade de comando, as atribuições mal definidas e as censuras imerecidas.
15) Abuso das Comunicações Escritas: as comunicações devem ser escrita, mas também verbais, com isso se ganha rapidez, clareza e harmonia.
Requisitos para a função
Você pode começar trabalhando algumas habilidades que se fortalecem ao longo do trabalho, como:
# A capacidade de concentração, para evitar deixar tudo para depois e ficar procrastinando na hora de fazer uma tarefa necessária;
# A organização, essencial para manter o ambiente equilibrado e tudo sob controle, sobretudo quando se trata de documentos importantes;
# O dinamismo de tarefas, para evitar a tão temida burocracia, melhorando todos os processos em si, para inspirar toda a empresa a seguir boas recomendações; # A autonomia, garantindo a qualidade de seu serviço e evitando que um tempo precioso seja gasto à toa, ou seja, realizar uma função além do solicitado e pensar estrategicamente (desde que com o aval do chefe) em procedimentos otimizados e novas ideias;
# A comunicação, inerente a qualquer ambiente corporativo, para evitar problemas, transmitir uma informação clara de um setor para outro, lidar com todos os clientes e prestar ótimos atendimentos.
# A responsabilidade em cumprir prazos e aprender a administrar o tempo. Nessa área, as tarefas precisam ser realizadas sempre com competência de acordo com o que foi determinado, logo, o engajamento é fundamental nas qualidades que são exigidas para desempenhar o cargo com excelência. Veja:
# Capacidade de concentração; # Ter atenção aos detalhes;
# Ser determinado; # Dinâmico;
# Organizado;
# Saber lidar com números;
# Se comunicar de forma clara e direta; # Saber trabalhar sob pressão;
# Administrar bem o tempo; # Ter bom humor;
# Ser confiável; # Ter paciência;
# Ser responsável; # Ter boa memória; # Ser proativo.
Unidade 1 – Contextualização da Atividade
Introdução
A função de auxiliar administrativo é essencial para o bom funcionamento de diversos departamentos de uma empresa. Por ser um profissional versátil, o auxiliar administrativo é muito requisitado no mercado. Atualmente, nos sites de vagas de empesas há milhares de vagas ativas para este profissional e, diariamente, mais e mais vagas são abertas no mercado.
É uma área que está sempre se atualizando, renovando e as empresas estão sempre em busca de novos profissionais para compor seu corpo de funcionários. A possibilidade de crescimento é muito grande podendo sair de auxiliar, passando por assistente administrativo, indo para administrador ou quaisquer outras áreas que o profissional se especializar.
O auxiliar administrativo é responsável por verificar a entrada e saída de correspondências, receber e enviar documentos, atender chamadas telefônicas, recepcionar o público em geral, fazer o arquivamento de documentos, manter atualizados os contatos e contratos da empresa, saber utilizar máquinas comuns em escritório, como por exemplo, impressoras, máquinas copiadoras, computadores e programas de planilhas em geral.
Mercado de trabalho
Por sua característica polivalente, o auxiliar administrativo costuma ter uma vasta área de atuação em diversos segmentos do mercado. Quaisquer estabelecimentos que necessitem manter a regularidade e organização de procedimentos e documentos no escritório devem possuir um auxiliar administrativo no seu corpo de funcionários. É um mercado interessante em especial para graduandos de administração que terão a oportunidade de vivenciar a rotina administrativa na prática.
O Auxiliar Administrativo é o profissional que presta assistência na área administrativa de uma empresa, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle de gestão financeira, administração, organização de arquivos, gerência de informações, revisão de documentos, entre outras atividades.
Este profissional controla os recebimentos e remessas de correspondências e documentos, coordenando as atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organizando os arquivos e gerenciando informações.
Está sob a responsabilidade de um Auxiliar Administrativo receber e remeter correspondências e documentos, controlar as contas a pagar, controlar os recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar o trabalho de logística da empresa, enviar documentos para o departamento contábil e fiscal, atender telefonemas e
esclarecer dúvidas sobre o financeiro, elaborar e apresentar relatório financeiro coordenando o departamento de compras e sempre manter organizados arquivos e cadastros da empresa.
O auxiliar administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área, ter conhecimentos de informática, além de boa comunicação, responsabilidade, saber administrar bem o tempo, saber lidar com números, boa comunicação, boa memória, bom humor, paciência e confiabilidade.
O auxiliar administrativo por ser um profissional que presta assistência, se relaciona com toda a área relacionada à Administração dentro de uma empresa.
Formação Desejada de um auxiliar administrativo:
# Ensino Médio Completo. # Curso Profissionalizante. # Curso Superior
A carreira de auxiliar administrativo é uma das mais procuradas por quem quer lidar com gestão, atendimento e funções de uma organização. Trata-se de um cargo presente em editais de concursos públicos para todas as esferas, além de ter mercado de trabalho amplo no setor privado.
A formação mínima necessária é de ensino médio, mas saem na frente aqueles que apresentem habilidades em algum idioma, cursos profissionalizantes na área ou superior em andamento. O Assistente Administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área, ter conhecimentos de informática e boa comunicação.
Outrashabilidades desejadas são responsabilidade, administração do tempo, capacidade para lidar com números, boa comunicação e memória, relacionamento interpessoal e confiabilidade. Diante do perfil desejado, é possível compreender a importância desse profissional na excelência de atendimento.
Isso porque o profissional está presente na execução das mais diversas tarefas na rotina da empresa que, ao final, afetam a qualidade do atendimento ao cliente. Ainda neste sentido, o assistente administrativo deve se atualizar para exercer suas funções com excelência.
Conhecendo os setores de uma empresa
As empresas, geralmente, possuem uma divisão de departamentos, funções, organograma, ou seja, as atividades desenvolvidas por cada um dos departamentos. Tal divisão é fundamental para assegurar a organização e o sucesso do empreendimento, já que são esses departamentos que garantem a delimitação de tarefas, controle de atividades e outras funções importantes.
Apesar de cada setor ser responsável por uma área específica, é o conjunto deles que irá assegurar o bom funcionamento do negócio. Os departamentos podem variar de acordo com o tamanho e a atividade exercida por cada corporação, mas há alguns setores que são indispensáveis para a boa gestão de qualquer empreendimento de pequeno, médio ou grande porte.
Administrativo
Tem a responsabilidade de elaborar as estratégias da empresa, gerenciar as tarefas, fiscalizar as atividades dos demais departamentos e tomar decisões importantes. É o departamento administrativo que deve liderar os demais setores e coordená-los para que haja alinhamento entre eles a fim de alcançar os resultados desejados pela empresa.
Com base nas outras atividades exercidas pelos setores da empresa, o departamento administrativo também tem a função de reunir informações importantes para traçar novos objetivos e estratégias para a empresa. Por isso, é fundamental que esse departamento tenha conhecimento de todos os processos que acontecem dentro de uma organização.
Compra e venda
Uma empresa precisa organizar e atualizar o banco de dados de possíveis fornecedores e clientes para que não haja perda de tempo na hora de realização dos pedidos. Quando não houver fornecedores cadastrados neste banco, é preciso realizar uma cotação com pelo menos três fornecedores diferentes.
O procedimento considera aspectos, como preço, formas de pagamento e prazo de entrega, além de realizar pesquisa para verificar a idoneidade do possível fornecedor. Também é importante não deixar pedidos de compras parados a fim de evitar atrasos no processo produtivo e nas entregas.
Toda a organização precisa abastecer-se de materiais e, para que isso ocorra, precisa contar com um departamento de compras eficiente. Assim, é imprescindível manter banco de dados dos clientes atualizados para não haver perca de tempo procurando telefone, e-mail e outros dados.
Financeiro
O departamento financeiro é responsável por administrar todos os recursos de uma empresa. Sua função é exercer controle no fluxo de caixa, garantindo uma boa gestão sobre as despesas, receitas, repasse de recursos e demais movimentações financeiras.
A boa administração de recursos, corte de custos e investimentos corretos podem refletir em melhores resultados e, consequentemente, trazer mais crescimento para a empresa.
Recursos Humanos
O RH tem papel fundamental para o sucesso da organização, sendo o departamento responsável por espalhar a cultura organizacional, capacitar e estimular os funcionários, realizar a comunicação interna, garantir a segurança no trabalho etc.. Além disso, assume papel responsivo e operante nas estratégias da empresa de uma maneira geral.
Assim, deve alinhar as políticas de cada setor com os objetivos e resultados desejados pela organização. O RH também tem a função de contratar e demitir pessoas e desempenha um importante papel para reter pessoas capacitadas e qualificadas.
Você pode ver em muitos sites de empregos e periódicos que divulgam vagas que grande parte delas são de auxiliar administrativo. O nome pode se alterar conforme o local, mas geralmente os serviços são os mesmos, sem muitas distinções. Embora tenha muita concorrência, conta com muitas opções para atuação, além de um salário atrativo e chances de progresso na carreira, claro, se a pessoa se capacitar e se atualizar sempre.
Esses fatores sempre chamam atenção e levam muitas pessoas a investir nessa área. A versatilidade ligada a tantas vantagens impressiona, por isso o curso de auxiliar administrativo está sempre em alta.
Administração
Administração sempre foi a palavra da vez para muitos indivíduos, em diferentes perspectivas e situações do mercado corporativo. Há quem pense em se tornar um administrador desde as primeiras reflexões sobre a melhor carreira a seguir, pois, desde uma microempresa até uma multinacional, é fundamental contar com uma boa gestão para que tudo funcione bem: recursos, pessoas e negócios.
Por meio de uma integração de diversas funções, a Administração se ramifica em muitos cargos essenciais para o funcionamento de uma corporação, das públicas às privadas.
Logo, sempre há aquele que está em alta e é tendência no mercado mesmo em tempos de crise, como vivemos atualmente no Brasil. Justamente por essa versatilidade, não é à toa que a área chama atenção de milhões de pessoas. Obviamente, há muitos desafios a enfrentar, mas junto com essas dificuldades sempre vem a experiência e o aprendizado.
Hoje em dia, as empresas brasileiras necessitam se reorganizarem, montando novas estratégias em meio à recessão econômica. Muitos gestores e todo o campo de Administração precisa se adaptar aos tempos difíceis, ou seja, essa é a hora de fazer a diferença e trabalhar bons valores sempre. Portanto, como a competitividade e o interesse são grandes, a pessoa que busca ir além sempre conseguirá se destacar, tanto em termos teóricos como práticos.
A boa notícia é que, com ou sem crise econômica, a área de Administração e Negócios vai sempre oferecer oportunidades, pois empresas de todos os segmentos e portes precisam contar com gestores. Mas isso também não quer dizer que todos os candidatos conseguem boas vagas. A concorrência é grande, por isso torna-se fundamental ficar atualizado, lendo notícias, participando de palestras, workshops e fazendo cursos online com certificado, alternativas perfeitas para compreender vários aspectos, fortalecer o currículo e colocar esses conhecimentos em prática no dia a dia no trabalho.
A Administração de Empresas, mais tradicional e interessante para muitas pessoas, é aquela que exige a atuação de vários profissionais interligados, divididos em cinco áreas essenciais: o setor administrativo em si, recursos humanos, marketing, financeiro e vendas. Ou seja, todas primordiais para empresas de grande, médio e pequeno porte.
As funções do auxiliar administrativo se dão, basicamente, na primeira dessas áreas. Felizmente, elas são flexíveis e mudam bastante conforme a demanda. Assim, um auxiliar administrativo sempre irá adquirir muito conhecimento fazendo ''um pouco de tudo''. Isso é importante para crescer, pensar em se capacitar cada vez mais e fortalecer a carreira, bem como ter boas atitudes que precisam ser praticadas sempre.
Funções do auxiliar de escritórios
As atribuições de um auxiliar administrativo podem variar conforme o tipo de empresa e as necessidades do negócio, mas o fato é que esse profissional auxilia no controle dos processos que envolvem a administração da organização de várias formas. Confira algumas responsabilidades mais comuns ao cargo:
# Fazer o correto preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos; # Cuidar dos trâmites de correspondências e documentos;
# Recepcionar os usuários dos serviços da organização, como fornecedores e prestadores de serviços;
# Efetuar os registros de receitas e contas a pagar; # Emitir notas fiscais;
# Criar ofícios, memorandos e outros documentos;
# Executar serviços auxiliares de controle de estoque, registrando-os no sistema; # Responsávelpela elaboração da minuta de relatórios financeiros, os quais serão posteriormente consolidados pelo departamento contábil;
# Atualizar os arquivos e cadastros de informações;
# Apoiar o setor de pessoal com a entrega de documentos para os colaboradores;
# Assessorar os gestores com questões práticas da rotina de trabalho; # Responder e-mails;
# Controlar a folha de ponto dos funcionários;
# Realizar atendimento ao público pessoalmente, por e-mail, por redes sociais e por telefone.
Quais as áreas que o auxiliar administrativo pode atuar?
Como braço direito de muitos gestores, o auxiliar administrativo tem sempre muitas atividades a realizador. Ele pode auxiliar na área administrativa, financeira, contábil, vendas e recursos humanos.
Na área administrativa
Responsável por auxiliar o administrador em suas atividades rotineiras, esse profissional precisa entender sobre planilhas, conhecimentos profundos da língua portuguesa para redigir documentos oficiais, além de ser organizado para fazer o arquivamento de documentos físicos e virtuais.
Na área financeira
Auxilia nas atividades financeiras pertinentes a empresa. Faz o controle bancário e a emissão de relatórios do setor de contas a pagar, precisa entender de cobranças e investimentos, além de ter habilidades para trabalhar com cheques. Ter domínio de matemática básica e financeira é fundamental para esse funcionário executar corretamente a rotina que lhe é atribuída.
Na área contábil
Para o profissional trabalhar nessa área, precisa ter o mínimo de noção de contabilidade, pois vai analisar e fazer conciliações de contas, fazer registro de documentos nos órgãos competentes e escriturá-los em livros fiscais.
Como trabalha auxiliando o contador de uma empresa, suas responsabilidades estão relacionadas a assuntos fiscais, patrimônio, impostos e emissão de notas de vendas, serviços e transferência.
Na área de vendas
O auxiliar administrativo realiza tarefas administrativas na área comercial. Deve possuir uma boa comunicação, pois estará sempre em contato com clientes e fornecedores. Além disso, precisa ser ágil, já que trabalhará atendendo vendedores e todos os profissionais da área.
Para um bom desempenho das suas funções, o auxiliar administrativo deve está antenado com as práticas de preços no mercado para elaborar orçamentos e propostas comerciais adequadas.
Na área de recursos humanos
Com foco em ajudar o analista de RH e o departamento de pessoal, o profissional auxilia nos treinamentos e capacitações dos funcionários. Faz triagem de
currículos, pode aplicar testes psicológicos e é o primeiro contato do candidato com a empresa.
O auxiliar precisará saber trabalhar com o sistema interno de folha de pagamento para fazer a conferência correta. Terá o controle de contratos temporários, PCDs e menores aprendizes. A boa notícia é que, com ou sem crise econômica, a área de Administração e Negócios vai sempre oferecer oportunidades, pois empresas de todos os segmentos e portes precisam contar com gestores. Mas isso também não quer dizer que todos os candidatos conseguem boas vagas. A concorrência é grande, por isso torna-se fundamental ficar por dentro do assunto lendo notícias, participando de palestras, workshops e fazendo cursos online com certificado, alternativas perfeitas para compreender vários aspectos, fortalecer o currículo e colocá-los em prática no dia a dia no trabalho.
A Administração de Empresas, mais tradicional e interessante para muitas pessoas, é aquela que exige a atuação de vários profissionais interligados, divididos em cinco áreas essenciais: o setor administrativo em si, recursos humanos, marketing, financeiro e vendas. Ou seja, todas primordiais para empresas de grande, médio e pequeno porte.
As funções do auxiliar administrativo se dão, basicamente, na primeira delas. Felizmente, elas são flexíveis e mudam bastante conforme a demanda. Assim, um auxiliar administrativo sempre irá adquirir muito conhecimento fazendo ''um pouco de tudo''. Isso é importante para crescer, pensar em se capacitar cada vez mais e fortalecer a carreira, paralelo a boas atitudes que precisam ser praticadas sempre.
Ambiente de trabalho
Um auxiliar administrativo pode atuar em empresas de porte grande, médio, pequeno e micro em quaisquer setores da economia, bem como nos mais variados segmentos. Há profissionais exercendo essa função tanto na iniciativa privada como em órgãos públicos e em autarquias.
Princípios Administrativos
O conceito de Administração representa uma governabilidade, gestão de uma empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com planejamento, organização, direção e controle. Algumas teorias clássicas da Administração mostram sua subdivisão em cinco funções, sendo elas:
# Prever (planejamento): traçar um programa de ação que estabeleça ações futuras.
# Consiste em definir objetivos para traçar metas, identificando forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Interpretam-se dados, analisam-se recursos, realizam-se estudos e pesquisa, podendo durar meses ou até anos.
# Organizar: constituir o duplo organismo, material e social da empresa. Preparar o processo a fim de obter os resultados esperados.
# Comandar (direção): fazer funcionar as equipes dentro de cada função. O procedimento requer tomada de decisões para que os objetivos estabelecidos no planejamento sigam alinhados.
# Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os esforços;
# Controlar: fazer com que o planejado ocorra dentro das regras estabelecidas. Aqui, o administrador vislumbra todo o processo, desde a fase do planejamento, discernindo se o resultado foi o esperado. Assim, será possível recomeçar novo ciclo com mais planejamento e suas demais etapas.
Cada grupo de operações ou funções corresponde a uma capacidade especial necessária ao pessoal da empresa. Dentro de uma empresa, existem todas as seis funções, cada uma repousando em um conjunto de aptidões, qualidades e conhecimentos que podem ser resumidos nos seguintes conceitos:
# Habilidades técnicas: habilidades que necessitam de conhecimento especializado e procedimentos específicos e pode ser obtida através de instrução.
# Conhecimentos especiais: relativos, unicamente, à função exercida, seja ela técnica, comercial, financeira, administrativa etc
# Experiência: conhecimento resultante da prática das funções, adquirido na vivência de problemas reais e na própria realização de trabalho
# Habilidades humanas: envolvem também aptidão, pois interage com as pessoas e suas atitudes, exige compreensão para liderar com eficiência.
# Qualidades físicas: saúde, vigor, destreza, força muscular, agilidade, coordenação, rapidez e precisão.
# Qualidades morais: energia, firmeza, coragem de aceitar as responsabilidades, iniciativa, decisão, tato e dignidade
# Habilidades conceituais: englobam um conhecimento geral das organizações, o gestor precisa conhecer cada setor, como ele trabalha e para que ele existe; #	Qualidades	intelectuais:	aptidão	para	compreender,	aprender	e	ter discernimento, força e habilidades intelectuais, habilidade analítica, julgamento e engenhosidade;
# Cultura geral: conhecimentos variados que não são exclusivamente da função exercida.
Sendo assim, a capacidade principal de um diretor é a administrativa. A administração tem uma série de características. Entre elas, estão um circuito de atividades interligadas, como buscar de obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, envolver atividades de planejamento, organização, direção e controle.
Princípios da Administração
1) Divisão do trabalho: faz parte da natureza e é uma imposição de ordem natural observada em todo o universo. A divisão do trabalho tem, por finalidade, produzir mais e melhor com o menor esforço. Cada mudança de ocupação ou tarefa
implica em um esforço de adaptação que tem como causa a diminuição da produção.
A divisão do trabalho permite reduzir o número de objetivos sob os quais devem ser aplicados a atenção e o esforço, tendo como consequênciaa especialização das funções e a separação dos poderes. Entretanto, a divisão do trabalho tem suas limitações que a experiência e o bom-senso ensinam a não ultrapassar.
2) Autoridade e responsabilidade: direito de comandar e fazer-se obedecer. Distingue-se em um chefe a autoridade estatutária, inerente à função concedida por lei à autoridade da pessoa com origem na inteligência, no saber, na experiência, no valor moral, na capacidade de comando e nos serviços prestados.
3) Disciplina: baseia-se na obediência, assiduidade e sinais externos de respeito, tudo de acordo com as convenções estabelecidas pela organização.
4) Unidade de Comando: sempre deverá ser de forma direta, ou seja, o agente não deve receber de mais de um chefe.
5) Unidade de Direção: um só chefe e programa para um conjunto de operações que visam o mesmo objetivo. É a condição necessária da unidade de ação, da coordenação de força, da convergência de esforços.
6) Subordinação de Interesse Particular: o interesse de um grupo não deve prevalecer sobre o da empresa; e o interesse da família deve estar acima de um de seus membros; que o interesse do estado deve sobrepor-se ao do cidadão.
7) Remuneração: prêmio pago pelo serviço prestado. Deve ser equitativo e, tanto quanto possível, satisfazer, ao mesmo tempo, ao pessoal e à empresa. A taxa de remuneração depende, em primeiro lugar, de circunstâncias independentes da vontade do patrão e do valor dos agentes.
Estes incluem a carestia de vida, a abundância ou escassez de mão de obra (lei da oferta e procura), o estado geral dos negócios, o mercado de produtos e a situação econômico-financeira da empresa. Depende, ainda, da especialidade e do modo de remuneração (pagamento do dia, por tarefa, por peça).
8) Centralização e Descentralização: sistema de administração observada nos pequenos negócios nos quais as ordens vão diretamente aos agentes inferiores, neste caso, a centralização é absoluta. Na descentralização, as funções e decisões são delegadas, ou seja, não ficam nas mãos apenas do diretor ou presidente.
9) Hierarquia: constitui a hierarquia uma série de autoridades superiores e agentes subalternos. A via hierárquica é o caminho que todos seguem, passando por todos os graus as comunicações, que partem da autoridade superior ou que
lhes são dirigidas. É uma cadeia de comando, ao longo da qual possa fluir a autoridade com eficiência e sem atrito.
10) Ordem: um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar (ordem material). A fórmula de ordem social é idêntica: “um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar”. A ordem deve ter, como resultado, evitar as perdas de material e de tempo.
11) Equidade: combinação de vontade com justiça, tendo como base a justiça que decorre, por sua vez, do respeito às convenções estabelecidas. Como estas não podem prever tudo, é necessário interpretar ou suplementar sua insuficiência. Para isso, é necessário e, indispensável, a boa vontade e cooperação.
12) Estabilidade do Pessoal: adaptação a qualquer função requer tempo, ao longo do qual o agente chegará a desempenhá-la com eficiência, se provido dos atributos necessários. A experiência é obtida com o tempo, sendo o indivíduo apto a recebê-la.
13) Iniciativa: capacidade de sugerir soluções originais, decidir nos imprevistos, agir nas oportunidades e executar planos de concepção própria. É necessário encorajar e desenvolver essa faculdade, sempre mantendo-a dentro dos limites impostos pelo respeito à autoridade e a disciplina.
14) A União do Pessoal: a harmonia e a união do pessoal é uma grande fonte de vitalidade para a empresa. Deve-se evitar a dualidade de comando, as atribuições mal definidas e as censuras imerecidas.
15) Abuso das Comunicações Escritas: as comunicações devem ser escrita, mas também verbais, com isso se ganha rapidez, clareza e harmonia.
Requisitos para a função
Você pode começar trabalhando algumas habilidades que se fortalecem ao longo do trabalho, como:
# A capacidade de concentração, para evitar deixar tudo para depois e ficar procrastinando na hora de fazer uma tarefa necessária;
# A organização, essencial para manter o ambiente equilibrado e tudo sob controle, sobretudo quando se trata de documentos importantes;
# O dinamismo de tarefas, para evitar a tão temida burocracia, melhorando todos os processos em si, para inspirar toda a empresa a seguir boas recomendações; # A autonomia, garantindo a qualidade de seu serviço e evitando que um tempo precioso seja gasto à toa, ou seja, realizar uma função além do solicitado e pensar estrategicamente (desde que com o aval do chefe) em procedimentos otimizados e novas ideias;
# A comunicação, inerente a qualquer ambiente corporativo, para evitar problemas, transmitir uma informação clara de um setor para outro, lidar com todos os clientes e prestar ótimos atendimentos.
# A responsabilidade em cumprir prazos e aprender a administrar o tempo. Nessa área, as tarefas precisam ser realizadas sempre com competência de acordo com o que foi determinado, logo, o engajamento é fundamental nas qualidades que são exigidas para desempenhar o cargo com excelência. Veja:
# Capacidade de concentração; # Ter atenção aos detalhes;
# Ser determinado; # Dinâmico;
# Organizado;
# Saber lidar com números;
# Se comunicar de forma clara e direta; # Saber trabalhar sob pressão;
# Administrar bem o tempo; # Ter bom humor;
# Ser confiável; # Ter paciência;
# Ser responsável; # Ter boa memória; # Ser proativo.
Unidade 2 – Atribuições do Auxiliar Administrativos
Documentos comerciais
Documentos comerciais são textos em que são registrados os eventos comerciais, econômicos e financeiros com a indicação das suas características qualitativas e quantitativas no tempo e espaço. Isso significa constituírem meios de provas de transações e tratativas em caso de contestação.
Abaixo, listamos os principais documentos com os quais o Auxiliar Administrativo costuma lidar em sua rotina de trabalho.
Cheque
Cheque é uma ordem de pagamento, à vista ou a prazo, emitida por uma pessoa contra um banco, para que este pague uma determinada importância a uma pessoa, importância esta que o emitente tem junto ao sacado, derivada de contrato de depósito bancário ou abertura de crédito.
Trata-se de documento por meio do qual o titular de determinada conta corrente emite ordem para o banco ou entidade congênere pagar ou creditar certa quantia a seu favor ou de outra pessoa, neste caso, o beneficiário. O cheque é também um título de crédito para o beneficiário que o recebe, porque pode ser protestado ou executado em juízo.
A operação com cheque envolve três agentes:
# O emitente (emissor ou sacador), que é aquele que emite o cheque; # O beneficiário, que é a pessoa a favor de quem o cheque é emitido;
# O sacado, que é o banco onde está depositado o dinheiro do emitente.
No cheque, estão presentes dois tipos de relação jurídica: uma entre o emitente e o banco (baseada na conta bancária); outra entre o emitente e o beneficiário. O cheque pode ser emitido das seguintes formas:
# Nominal (ou nominativo) à ordem: Se o valor exceder R$ 100,00, é obrigado o emitente indicar o nome do beneficiário (pessoa ou empresa que está efetuando o pagamento). O cheque pode ser depositado ou pago pelo banco mediante identificação do beneficiário ou pessoa por ele indicada no verso do cheque.
# Nominal *não à ordem”: só pode ser apresentado ao banco pelo beneficiário indicado no cheque e não pode ser transferido pelo beneficiário.
# Ao portador: não nomeia um beneficiário e é pagável a quem o apresente ao banco sacado. Não pode ter valor superior a R$ 100,00.
# Cruzado: tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, com a colocação de dois traços paralelos, em sentido diagonal, na frente do documento. Nesse caso, só será pago através de depósito em conta corrente.
# Pré-datado: um financiamento do credor direto com o consumidor negociando a data em que o cheque será descontado. Não há burocracias nem contratos e títulos. Por isso, é importante confiarna loja/pessoa com quem se faz a negociação, para evitar que o cheque seja depositado antes da hora.
Administrativo: não foi feito para circular, mas sim para ser usado em situações específicas. O cheque administrativo é emitido pelo próprio banco, servindo como garantia de pagamento. Ele geralmente é emitido para pagamentos de alto valor, onde a existência de fundos deve ser garantida.
Para tornar um cheque não à ordem, basta o emitente escrever, após o nome do beneficiário, a expressão “não à ordem”, ou “não-transferível”, ou “proibido o endosso”, ou outra equivalente. Cheque de valor superior a R$100,00 tem de ser nominal, ou seja, trazer a identificação do beneficiário.
O cheque de valor superior a R$100,00 emitido sem identificação do beneficiário será devolvido pelo motivo '48-cheque emitido sem identificação do beneficiário
- acima do valor estabelecido'.
Como preencher um cheque?
Abaixo, descreveremos os espaços a serem preenchidos no cheque. Antes de preencher a folha, certifique-se de todos os dados que serão inseridos no documento, evitando erros e rasuras que o inutilizarão.
]
No campo “R$”, escreva o valor do cheque em números. Por exemplo: R$346,67.
No espaço “Pague por este cheque a quantia de”, escreva o valor do cheque por extenso. Esse valor deve ser igual ao valor em números.
Depois, você escreve o nome da pessoa ou a quem você está realizando o pagamento.
Nos traços em branco (	,_	de	de_	), você coloca local e data em que você está preenchendo o cheque.
Por último, você precisa assinar o cheque, autorizando o banco a pagar a pessoa ou a empresa que apresentá-lo para pagamento. A assinatura deverá ser igual àquela que você registrou no cartão de assinaturas quando abriu sua conta corrente.
Funciona	como	uma	operação	de	crédito	vinculada	à	conta	corrente disponibilizando limite para utilização através movimentação da conta corrente.
Isso é feito sem necessidade de comunicação prévia à instituição financeira. Essas operações devem ter como característica a amortização automática do saldo devedor quando houver depósitos na conta corrente devedora. É importante lembrar que o banco cobra juros pelo uso desse crédito.
Depósito
Depósito bancário é a operação financeira mediante a qual um banco recebe determinada quantia em dinheiro, comprometendo-se a mantê-la sob sua guarda e se obrigando a restituí-la, na mesma espécie, quando solicitado pelo depositante ou em data prefixada. É possível fazer depósitos em dinheiro ou cheque em caixas eletrônicos ou nas agências.
Documentos comerciais
A regra de horário para depósitos é a seguinte:
1) Se um depósito for feito em dinheiro no caixa eletrônico, durante o horário de expediente do banco, o crédito acontece no mesmo dia, porém se for feito após o horário de expediente, o crédito só entrará na conta no próximo dia útil.
2) Depósitos em dinheiro feitos na “boca do caixa” das agências bancárias são creditados imediatamente.
3) Para depósitos em cheques, o prazo de compensação varia de um a até três dias úteis.
Se você fizer um depósito na conta de outra pessoa, tenha sempre com você os seguintes dados para facilitar o processo: nome da pessoa ou instituição, número do banco, agência e conta do beneficiário. Se preferir efetuar o depósito na “boca do caixa”, basta fornecer os dados do beneficiário e entregar o valor para o caixa.
Porém, bancos disponibilizam pontos de auto atendimento para facilitar e poupar tempo do cliente. Neles, fornecem envelopes para depósitos em cheque e depósitos em dinheiro. Tais envelopes são padronizados nacionalmente, evitando assim que erros sejam cometidos na hora do preenchimento.
O preenchimento desses envelopes é simples, mas pode variar conforme o banco. Em alguns, é necessário apenas anotar o nome do depositante na frente o valor depositado. Outros já pedem dados mais completos, como nome de quem recebe o pagamento, conta, agência e telefone de contato.
Independente da quantidade de dados pedidos, tenha certeza de preenchê-los corretamente e checar os dados mais de uma vez antes de selar o envelope com o dinheiro ou cheques. Não se preocupe quanto à segurança de seus dados, uma vez que eles serão mantidos com sigilo pelas instituições bancárias.
Além do preenchimento do envelope, é necessário o preenchimento dos dados de depósito na tela do terminal de auto atendimento. Os dados solicitados e que você tem de ter em mãos são, na maior parte dos casos: depósito em cheque/dinheiro, agência, conta corrente/poupança, dígito da conta e valor a ser depositado.
No caso de depósitos em cheque, o terminal pedirá também o valor em centavos correspondente do depósito. Após os dados digitados, aparecerá na tela o nome do titular da conta e a opção de corrigir ou não os dados digitados.
Caso estejam corretos, é só inserir o envelope na posição correta na máquina, que está indicada no próprio envelope e em um adesivo informativo no terminal, e aguardar a impressão do comprovante.
Documentos comerciais
Ordem de pagamento
A ordem de pagamento é uma forma de crédito que permite ao cliente receber seu crédito na boca do caixa, em espécie, em vez de receber através de uma conta bancária ou cheque. É o último recurso utilizado pelo banco ou instituição financeira para efetuar o crédito referente a empréstimo consignado.
Atualmente só é feito a ordem de pagamento em casos onde o cliente não possua uma conta bancária. E como funciona? Primeiro, o banco informa ao cliente algumas opções de entidades para saque conforme sua disponibilidade. Contudo, verifica a agência mais próxima da residência do cliente.
O banco efetua o crédito na conta da agência escolhida, informando a origem que, no caso, são os dados pessoais do cliente como:
# Nome Completo # RG
# CPF
# Filiação
#Número de Contrato
# A agência que recebe o crédito faz a conciliação bancária e a deixa disponível por até sete dias o valor a favor do cliente. O prazo para saque da ordem de pagamento é após 48 horas devido ao prazo de compensação bancária. Existem rotinas e atualizações junto ao banco de dados do banco e agência que recebe o crédito, bem como o prazo de conciliação.
Contudo, estes prazos são muito importantes para que todo o sistema esteja alimentado com as informações corretas do cliente. Os documentos necessários para sacar a ordem de pagamento podem variar de banco para banco e agência para agência. Porém, providencie, sempre, RG, CPF (ambos originais) e contrato assinado.
Duplicata
A duplicata é o título de crédito emitido com base em obrigação proveniente de compra e venda comercial ou prestação de certos serviços.
Vejamos um exemplo de como surge uma duplicata: na venda de uma mercadoria, com prazo não inferior a 30 dias, o vendedor deverá extrair a respectiva fatura para apresentá-la ao comprador. No momento da emissão da fatura, ou após a venda, o comerciante poderá extrair uma duplicata que, sendo assinada pelo comprador, servirá como documento de comprovação da dívida.
Nota promissória
A nota promissória é uma espécie de promessa de pagamento emitida pelo devedor ao credor, em que o primeiro assume a obrigação de realizar o pagamento de uma dívida em data futura. Apesar de incomum, atualmente, entre a população em geral, ainda pode ser encontrada no meio empresarial.
Para que o documento tenha validade, é necessário conter os seguintes elementos:
# A denominação de “Nota Promissória” ou termo correspondente # A soma de dinheiro a pagar
# O nome da pessoa a quem deve ser paga
# A assinatura do próprio punho da emitente ou do mandatário especial
Não será nota promissória o escrito ao qual faltar qualquer um dos requisitos exigidos. A nota promissória que não indicar a época do vencimento será paga à vista, assim como no domicílio do emitente caso não apresente local de pagamento. É importante saber que a NP pode ser emitida para data precisa e única para toda a soma devida.
Por consistir em uma promessa de pagamento que deve ser honrada pelas partes, caso a dívida não seja paga na data ajustada, a nota promissóriapoderá ser protestada ou, ainda, a parte credora poderá realizar a sua cobrança por meio de uma ação judicial. Assim, considera-se a nota promissória como um meio confiável de pagamento.
Isso porque, no caso de não pagamento, o credor tem os mesmos direitos para uma cobrança de cheque. Ao mesmo tempo, assim que quitado o pagamento, a nota deve ser devolvida ao devedor, mediante a anotação sobre data e forma de pagamento, servindo como comprovante de quitação.
Caso o pagamento seja realizado com atraso, pode ser cobrado juros, informação que deverá constar na nota. A utilização da NP é muito simples e o interessado pode adquiri-la pela internet ou em papelarias.
Recibo
Um recibo é um documento escrito entregue para registrar e certificar que alguém pagou aquilo que deveria pagar. Normalmente, o recibo é duplicado ou triplicado. Isto significa que deverá ser feita uma ou duas cópias, com emissão em uma ou duas vias - o original para quem firma um pagamento e a cópia para quem emite.
Isso garante um registro que tal conta ou dívida foi paga dentro do estabelecido. Como comprovante de pagamento, deve ser emitido e entregue somente perante o recebimento. No caso de empresas, serve ainda como documento com validade fiscal, para os sujeitos passivos de IVA que tenham aderido ao regime de IVA de caixa.
Há blocos de recibos já prontos em papelarias, contudo, a empresa pode fazer um próprio, com timbre. Neste caso, no alto do documento, deve constar a palavra RECIBO e à direita o valor da transação em algarismos. Depois do texto, a pessoa que fornece o recibo deve assinar, afirmando ter auferido determinada quantia.
No caso do recibo ser emitido por pessoa jurídica, pode haver necessidade de especificar a retenção do Imposto de Renda sob o valor bruto. Pode ou não ter testemunhas.
Nota fiscal
A nota fiscal é um documento fiscal que tem por finalidade registrar a transferência de propriedade de determinado bem ou uma atividade comercial que envolva uma empresa. Além das atividades mercantis, também são usadas na transferência de propriedade, como doações, transporte de bens, empréstimos, prestação de serviço não remunerado, etc.
Ademais, as notas fiscais servem para conferir o devido pagamento de impostos e tributos. Sendo assim, a não emissão da nota fiscal pode caracterizar sonegação fiscal. Por meio das notas fiscais, o governo consegue verificar se está havendo o devido pagamento de impostos. Portanto, sua emissão é obrigatória.
A nota fiscal possibilita o controle de entradas e saídas, verificar impostos, quantidade pagas (e se estão corretas), lucros, quantidade de vendas e estatísticas em geral. Assim, é importante para os registros internos, além de essencial para estar legalmente regularizado, ou seja, conforme a lei.
Anteriormente, as notas fiscais eram emitidas em blocos, mas para sistematizar a emissão dos documentos, foi criada a nota fiscal eletrônica. Funciona da mesma forma que a física, porém, no formato digital com transmissão via internet. Quem regulamenta o processo é o Estado.
A nota fiscal eletrônica tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente. O principal objetivo da NF-e é utilizar um único modelo nacional de documento fiscal eletrônico, tanto em operações de circulação de mercadorias como de prestação de serviços.
Para começar a emitir uma NF-e, o contribuinte precisa se credenciar na unidade federada em que estiver inscrito pelo ICMS. Depois de se cadastrar na Secretaria da Fazenda, quando emitir uma nota fiscal eletrônica, precisa colocar as informações referentes ao serviço prestado ou produto vendido.
Também precisa assinar o arquivo digitalmente e garantir a integridade de todos os dados fornecidos. Você vai precisar adquirir um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Há Estados que oferecem gratuitamente o sistema para download no próprio site da Secretaria da Fazenda.
Para a emissão da Nota Fiscal, há necessidade de informar os seguintes dados: nome da empresa, CNPJ, endereço da empresa, data da transação, descrição dos serviços realizados e o valor total pelo trabalho. O documento digital será transmitido pela Secretaria da Fazenda do Estado na qual o emitente realizar a pré-validação da NF-e.
Então será gerada uma Autorização de Uso. Ao mesmo tempo, a Secretaria da Fazenda do Estado do emitente transmite o arquivo para a Receita Federal do Brasil, que é repositório de todas as NF-e (Ambiente Nacional). Em uma transação interestadual, a nota também é transmitida para a Secretaria de Fazenda de destino final
Tipos de notas fiscais
# Nota Fiscal de Venda de Produto: A nota fiscal eletrônica de venda de produtos (NF-e) registra a operação de faturamento/venda de produtos de sua empresa. Relacionada à cobrança do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS).
# Nota Fiscal de Serviço: se destinam a registrar operações de serviço. O contribuinte transmite os dados para a Prefeitura do Município ao qual está vinculada por meio do Recibo Provisório de Serviços (RPS). É necessário conter a identificação dos serviços.
# NF-e Complementar: emitida para acrescentar dados e valores que não foram originalmente informados no documento fiscal.
# Compra: também conhecida como nota fiscal de entrada, é o documento para comprovação fiscal da movimentação de mercadorias recebidas. Tanto o fornecedor quanto o comprador tem responsabilidade de emitir essa nota.
# Devolução: tem o objetivo de anular as operações de compra ou venda, inclusive no que diz respeito aos impostos. Deve ser emitida da mesma forma como a nota fiscal de origem foi emitida.
# Exportação: são emitidas quando o cliente está localizado no exterior. Entre as informações necessárias, estão o endereço do cliente final e o local de embarque ou local de transposição de fronteira.
# Remessa: simplifica o controle de movimentação de mercadorias e permite comprovar a procedência da carga em caso de fiscalização da Receita. Os principais tipos de notas de remessa são amostra grátis, brindes, doações, conserto, consignação, demonstração, depósito externo, industrialização e armazém.
# Retorno: utilizada para acompanhamento de mercadorias ou bens. A tributação depende do tipo de operação que será realizada. A nota pode ter o objetivo de saída ou chegada do material da empresa.
# Venda consignada: ocorre quando o empresário deixa seus produtos a cargo de outra empresa ou pessoa, para que ela apresente as mercadorias ao público consumidor, ficando responsável pela prospecção e venda.
# Venda à ordem: operação comercial triangular, que envolve o fornecedor, o adquirente originário e o destinatário final. Essa operação não exige que a mercadoria seja transportada até o estabelecimento que fez a primeira aquisição, para depois ser remetida ao destinatário final
# Venda para Entrega Futura: ocorre quando o empresário comercializa determinada mercadoria e efetua o faturamento antes da entrega.
# Venda de Industrialização: compreende a transformação de um produto a partir da matéria prima naquilo que pode ser comercializado.
Faturas e duplicatas
Existem algumas formas de pagamento que precisam de certa atenção, além de requerer atendimento às suas regras e quesitos. Nesta seção, veremos o que são faturas e duplicatas, além da diferença entre elas.
Fatura é um documento comercial que representa a compra, uso ou aquisição de algo que ainda não foi pago, ou seja, que deve ser pago.
A fatura também pode ser usada como controle, onde o cliente pode ver detalhes de uso, relação e valores das chamadas, vencimento e todas as explicações da empresa contratada para o serviço depois de utilizar todos os serviços que lhe foram disponibilizados ao usuário. A fatura normalmente vem acompanhada do boleto bancário para o pagamento.
Nos contratos de compra e venda no território brasileiro, com prazo não inferior a 30 dias a partir da data da entrega ou despacho das mercadorias, o vendedor extrai a fatura para apresentação ao comprador. O documento discrimina