Apostila Auxiliar Administrativo RH e Secretariado

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1. AUXILIAR ADMINISTRATIVO 
O Auxiliar administrativo é um dos cargos mais vistos em anúncios de emprego. É 
chegada a hora de descobrir o que faz esse profissional e como ingressar na carreira: 
Como o próprio nome diz, tem á função de dar apoio à administração de uma 
empresa em suas tarefas diárias. Ele(a) pode trabalhar em organizações dos mais variados 
portes e segmentos, geralmente dando suporte a mais de um setor interno, como, por 
exemplo: compras, pessoal, logística, estoque, financeiro, marketing. Etc. 
Por esse motivo irá abarcar uma ampla gama de atividades diárias, a função do 
auxiliar administrativo pode variar de acordo com o segmento da empresa onde ele 
trabalha. Mas é possível estabelecer algumas tarefas comuns a praticamente todos os 
profissionais dessa área: 
 Estruturação e organização de arquivos de documentos 
 Serviços auxiliares de controle financeiro 
 Preenchimento de formulário, planilhas e outros documentos 
 Atendimento (telefone, e-mail) 
 Encaminhamento interno de clientes e visitantes da empresa 
 Recebimento de fornecedores e encaminhamentos dos materiais recebidos 
 Elaboração de agendas 
 Redação e digitação de documentos e comunicados 
 Participação em reuniões de vários setores, sempre que solicitado 
Como pode se ver, a rotina de um auxiliar administrativo não é nada monótona, pois 
ele está sempre mudando de atividade e indo de um lado a outro da empresa para atender 
aos diversos setores. 
Por isso o auxiliar administrativo é, muitas vezes, a porta de entrada para alcançar 
cargos mais altos na empresa. 
1.1. Função do Auxiliar Administrativo 
A cada dia que passa as empresas estão á procura destes tipos de profissionais 
para quadros pessoais, pois com o surgimento de padrões de qualidade e o termo que 
“tempo é dinheiro”, faz com que a procura destes profissionais seja ainda mais real, pois a 
equação tempo e qualidade necessita ser bem administrada, devido isso a procura de 
profissionais que possam desenvolver dentro da empresa multifunções sem que a 
qualidade do trabalho possa diminuir se torna grande. 
O perfil profissional ideal para uma empresa é o conjunto das características 
encontradas em um candidato, as quais podem e devem ser extremamente úteis a 
empresa.
 
 
 
As principais características procuradas pela maioria das empresas são: 
Sinceridade, responsabilidade, cortesia, competência e ótima comunicação. Por isso, treine 
para aprender a se comunicar, você estará ajudando aspectos como: Voz, postura, olhar, 
aparência, clareza, bom senso, e etc. 
Princípios para um bom auxiliar administrativo 
• Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas; 
• Saber decidir e solucionar problemas; 
• Saber lidar com pessoas; comunicar eficientemente, negociar, conduzir mudanças, 
obter cooperação e solucionar conflitos. 
• Ter uma visão sistêmica e global da estrutura da organização; 
• Ser proativo, ousado e criativo; 
• Ser um bom líder; 
• Gerir com responsabilidade e profissionalismo. 
1.2. Introdução do Auxiliar Administrativo nas Organizações 
 
Para se entender a ideia de auxiliar administrativo é necessário estabelecer que 
existe uma instituição a ser administrada, ou seja, um argumento de pessoas que se 
relacionem num determinado ambiente, físico ou não, orientadas para um objetivo 
 
A necessidade de organizar os estabelecimentos nascidos com a revolução 
industrial levou os profissionais de outras áreas mais antigas e maduras a buscar soluções 
especificas para problemas que não existiam antes. Assim a pesquisa de métodos 
especiais para administrar estes empreendimentos deu origem aos rudimentos da ciência 
da administração. 
 
2. NOÇÕES DE EMPREENDEDORISMO 
 
Empreendedorismo significa, resolver um problema ou situação complicada. É um 
termo muito usado no âmbito empresarial e muitas vezes está relacionado com a criação 
de empresas ou produtos novos. 
 
Empreender é também agregar valor, saber identificar oportunidades e transformá-
las em um negócio lucrativo. 
 
O empreendedorismo é essencial nas sociedades, pois é através dele que as 
empresas buscam a inovação, preocupam-se em transformar conhecimentos em novos 
produtos. Existem, inclusive, cursos de nível superior com ênfase em empreendedorismo, 
para formar indivíduos qualificados para inovar e modificar as organizações, modificando 
assim o cenário econômico.
 
2.1. O Perfil do Empreendedor 
 
Segundo Degen (2009), p. 14) ”o empreendedor, mesmo o que foi bem-sucedido em 
sua atividade, continua trabalhando mais de doze horas por dia e não raramente. Sete dias 
na semana, pois ele sabe o valor do tempo e procura utilizá-lo ao máximo e continua 
trabalhando arduamente para alcançar a sua realização”. 
 
Ser empreendedor significa ser motivado por auto realização, pelo desejo de 
assumir responsabilidade e ser independente. 
 
Os empreendedores estão sempre preocupados em melhorar nas habilidades 
menos desenvolvidas e se aprimorar nas mais fortes. O que diferencia o empreendedor 
das outras pessoas é a maneira de como percebe a mudança e lida com as oportunidades 
tendo iniciativa para gerar um novo negócio, assumindo riscos calculados, criando sempre 
valor para a sociedade. 
 
Mas a grande questão que se fazem é: quais as característica dos empreendedores de 
sucesso? Existem algumas características divididas em 3 conjuntos, que são utilizados 
como base pelo Sebrae. 
 
 Conjunto de realização: Busca de oportunidades; correr riscos calculados; 
exigências de qualidade e eficiência, persistência e comprometimento. 
 Conjunto de planejamento: Busca de informações; estabelecimentos de metas; 
planejamento e monitoramento. 
 Conjunto de poder: Persuasão e rede de contatos; independência e 
autoconfiança. A preocupação em identificar as característica e o perfil dos 
empreendedores de sucesso é para que possamos aprender e agir, adotando 
comportamento e atitudes adequadas. Entretanto, vale dizer que ainda não se pode 
afirmar que uma pessoa dotada de tais características irá necessariamente 
alcançar o sucesso como empreendedor. O que se pode dizer é que as pessoas 
que apresentam essas características e aptidões mais comumente encontradas 
nos empreendedores, mais chance terá de ser bem-sucedida. 
 
3. INTRODUÇÃO A ADMINISTRAÇÃO 
 
Elementos fundamentais da Administração: 
 
 Planejar 
 Organizar 
 Controlar 

3.2. Necessidade de Conhecimentos de Administração
 
Saber administrar é uma necessidade não só dos executivos especializados, mas de 
todo e qualquer funcionário. Cada profissional tem a sua participação na administração 
geral da empresa, desde que ele realize seu trabalho de forma eficiente. 
 
3.3. Organizações 
 
O homem sempre criou organizações: primeiro através do acasalamento, embrião 
da organização familiar, depois, os grupos sociais, para melhorar as condições de 
sobrevivência, proteção e manutenção das comunidades primitivas, industriais e agrárias, 
etc. isso acontece devido: 
 
 A necessidade do ser humano se relacionar com outros seres humanos; 
 A necessidade do ser humano aumentar as suas habilidades, trocar experiências e 
melhor utilizar o tempo; 
 Na sociedade moderna, a maioria das organizações com o objetivo de lucro 
transformou-se em empresas. 
 
4. A EMPRESA 
 
É uma organização econômica em que são reunidos e combinados fatores de produção, 
desenvolvendo uma determinada atividade com objetivo de lucro. 
 
4.1. Elementos ou recursos de uma empresa 
 
Para que uma empresa consiga atingir seu objetivo, é necessário a união de quatro 
elementos ou recursos, a saber: 
 
 Humanos: São os funcionários organizados em uma hierarquia 
 Materiais: São as máquinas que se destinam a produzir bens: veículos, 
computadores; 
 Técnicos: As habilidades para desenvolver o objeto social da empresa. 
 Financeiros: De fundamental importância, é o capital empregado na produção dos 
bens,na atividade comercial e/ ou serviços. 
 
4.2. Missão da Empresa 
 
A missão deve responder o que a empresa ou organização se propõe a fazer, e para 
quem. O enunciado da missão é uma declaração do propósito e das responsabilidades de 
uma empresa perante os seus clientes: 
o Por que a empresa existe? 
o O que a empresa faz? 
o Para quem? 
4.3. Visão da Empresa
 
A visão precisa ser prática, realista e visível, O enunciado da visão, além dos 
aspectos de aspiração e inspiração, de ser prática realista e visível deve facilitar a resposta 
ás seguinte perguntas: 
o No que a empresa quer se tornar? 
o Qual a direção é apontada? 
o O que a empresa será? 
o Em que direção eu devo apontar meus esforços? 
o Eu estou ajudando a construir o que? 
o Os recursos investidos estão levando a empresa para onde? 
4.4. Valores da Empresa 
 
Valores são princípios, ou crenças, que servem de guia, ou critério, para os 
comportamentos, atitudes e decisões de todas e quaisquer pessoas, que no exercício das 
suas responsabilidades, e na busca dos seus objetivos, estejam executando a Missão, na 
direção da Visão. 
 
Os valores também podem ser vistos como um conjunto de crenças, ou princípios, que: 
o Definem e facilitam a participação das pessoas no desenvolvimento da Missão 
o Próprios Valores; 
o Definem e facilitam a articulação da Missão, Visão e valores; 
o Facilitam no comprometimento entre os empregados; 
o Facilitam o comprometimento dos empregados com a comunidade e a sociedade. 
O conjunto de valores deve definir a regra do jogo, em termos de comportamentos e 
atitudes, devendo conter um subconjunto das respostas ás perguntas abaixo: 
o Como os empregados devem se portar, individualmente? 
o Como os empregados se relacionam entre si? 
o Como os empregados se relacionam com os clientes? 
o Como a empresa faz negócios? 
o Como nos relacionamentos com a comunidade? 
o Qual a nossa responsabilidade frente a sociedade? 
o Que valores, crenças ou princípios são importantes para a empresa? 
Por fim, o conjunto Missão, Visão e Valores servem também para facilitar e 
promover a convergência dos esforços humanos, materiais e financeiros. 
 
5.0. ÉTICA PROFISSIONAL 
 
A ética é um conjunto de regras, princípios ou maneiras de pensar e expressar. É 
uma palavra de origem grega com duas traduções possíveis: Costume e propriedade de 
caráter.
5.1. O que é ser ético? 
 
Ser ético nada mais é do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar os outros. É 
ser altruísta, é estar tranquilo com a consciência pessoal. “É cumprir com os valores da 
sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha, estuda, etc.” 
 
5.2. O que é ética profissional? 
 
Existente em praticamente todas as profissões e resultado dos usos e costumes que 
prevaleceram na sociedade. Devido isso, surgiram os Códigos de Ética: eles oferecem 
orientações, estabelecem diretrizes para um nível digno de conduta profissional. A ética 
profissional é o conjunto de princípios que regem a conduta funcional de uma profissão. 
 
O código de ética do auxiliar administrativo se insere no seguinte contexto: 
 
 Lealdade para com a empresa; 
 Formação de uma consciência profissional; 
 Execução do trabalho no mais alto nível de rendimento; 
 Respeito a dignidade da pessoa humana; 
 Segredo profissional; 
 Discrição no exercício da profissão; 
 Prestação de contas ao chefe hierárquico; 
 Observação das normas administrativas da empresa; 
 Tratamento cortês e respeitoso a superiores, colegas e subordinados hierárquico; 

Consideram-se faltas contra a dignidade do trabalho: 
 
 Utilizar informações e influências obtidas na posição para conseguir vantagens 
pessoais; 
 Fazer declaração que constitua perigo de divulgação; 
 Oferecer serviços ou prestá-los preço menor para impedir que se encarregue dele 
outra pessoa; 
 Negar-se a prestar colaboração nas distintas dependências da entidade para quem 
trabalhe; 
 Prestar serviço de forma deficiente, demorar injustamente sua execução ou 
abandonar sem motivo algum o trabalho que foi solicitado; 
 Delegar a outras pessoas a execução de trabalhos 
 Usar tráfico de influências como meio para favorecer a benevolência dos chefes; 
 Não prestar ajuda aos companheiros; 
 Ter conduta egoísta 
 Fazer publicações indecorosas e inexatas; 

A ética profissional se inicia com a reflexão. Quando escolhemos a nossa profissão, 
passamos a ter deveres profissionais obrigatórios.
 
Sabemos que existem vários tipos de ÉTICA: ética social, do trabalho, familiar, 
profissional. Ética profissional é refletir sobre as ações realizadas no exercício de uma 
profissão e deve ser iniciada antes da prática profissional. 
 
5.3. Como ser um profissional ético? 
 
Ser um profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo nos momentos 
mais inoportunos. Para ser uma pessoa ética, devemos seguir um conjunto de valores. 
 
Alguns exemplos de como ser ético: 
 
1. Ser honesto em qualquer situação – é a virtude dos negócios. 
2. Ter coragem para assumir as decisões – mesmo que seja contra a opinião alheia. 
3. Ser tolerante e flexível – deve-se conhecer para depois julgar as pessoas. 
4. Ser íntegro – agir de acordo com seus princípios. 
5. Ser humilde – só assim conseguimos reconhecer o sucesso individual. 
 
6. VIRTUDES PROFISSIONAIS 
 
Responsabilidade é o elemento fundamental da empregabilidade. Sem 
responsabilidade a pessoa não pode demonstrar lealdade, nem espírito de iniciativa. Uma 
pessoa que se sinta responsável pelos resultados da equipe terá maior probabilidade de 
agir de maneira mais favorável aos interesses da equipe e de seus clientes, dentro e fora 
da organização. A consciência de que se possui uma influência real constitui uma 
experiência pessoal muito importante. 
 
É algo que fortalece a autoestima de cada pessoa. Só pessoas que tenham 
autoestima e um sentimento de poder próprio são capazes de assumir responsabilidade. 
Elas sentem um sentido na vida, alcançando metas sobre as quais concordam previamente 
e pelas quais assumiram responsabilidade real, de maneira consciente. 
 
A lealdade é o segundo dos três principais elementos que compõe a 
empregabilidade. Um funcionário leal se alegra quando a organização ou seu 
departamento é bem-sucedido, defende a organização, tomando medidas concretas 
quando ela é ameaçada, tem orgulho de fazer parte da organização, fala positivamente 
sobre ela e a defende contra críticas. 
 
Tomar a iniciativa de fazer algo no interesse da organização significa ao mesmo 
tempo, demonstrar lealdade pela organização. Em um contexto de empregabilidade, tomar 
iniciativas não quer dizer apenas iniciar um projeto no interesse da organização ou da 
equipe, mas também assumir responsabilidade por sua complementação e implementação.
7. COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL 
 
A comunicação é o processo de transmitir uma informação e obter compreensão de 
uma pessoa para outra. Se não houver esta compreensão, não ocorre a comunicação. Se 
uma pessoa transmitir uma mensagem e esta não for compreendida por outra pessoa, a 
comunicação não se concretizou. 
 
O processo de comunicação é composto de três etapas distintas: 
 
1) Emissor: É a pessoa que pretende comunicar uma mensagem. Caracterizada por 
possuir; 
 
a) Significado: corresponde á ideia, ao conceito que o emissor deseja comunicar; 
 
b) Codificação: é constituído pelo mecanismo vocal para decifrar a mensagem 
 
2) Mensagem: é a ideia que o emissor deseja comunicar. Caracterizada por assumir: 
 
a) Canal: Também chamado de veículo, é o espaço situado entre o emissor e o 
receptor; 
 
b) Ruído: é uma perturbação indesejável em qualquer processo de comunicação, 
que pode provocar perdas ou desvios na mensagem, seja ela sonora, visual, escrita etc. 
 
3) Receptor: é a etapa que recebe a mensagem, a quem ela foi destinada. Esta etapa 
possui: 
a) Decodificador: é estabelecido pelo mecanismo auditivo paradefinir a mensagem. 
b) Compreensão: é o entendimento da mensagem pelo receptor. 
c) Regulamentação: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor. 
Resumidamente, o processo de comunicação pode ser representado da seguinte maneira: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A comunicação empresarial, por sua vez, para ser clara e precisa, necessita de um 
organograma bem planejado para que a mensagem não seja prejudicada. Dentre os 
modelos de canais de comunicação, temos:
 
a) Canais Verticais: podem ser descendentes (de cima para baixo) e referem-se a 
comunicação entre o superior e os subordinados, veiculando ordens ou instruções. Podem 
ser ascendentes (de baixo para cima) e referem-se á comunicação entre o subordinado e o 
supervisor, veiculando informações a respeito do trabalho executando. 
 
b) Canais Horizontais: referem-se ás comunicações laterais entre os dois setores 
(dois departamentos, duas seções) ou dois cargos (dois gerentes) ao mesmo nível 
hierárquico. 
 
8. RELACIONAMENTO INTERPESSOAL 
 
O bom relacionamento dentro da organização é um fator fundamental para se obter 
sucesso na carreira profissional nos dias atuais. O relacionamento interpessoal é o 
relacionamento entre as pessoas considerando a forma de como se comunicar e como se 
tratar, ele envolve conhecer aspectos internos de cada um de nós, tal como o 
conhecimento dos próprios sentimentos, do pensamento, ou seja, envolve sair de dentro de 
si e olhar-se como um “observador”. Lembre-se: Saber trabalhar em equipe origina-se na 
aptidão intrapessoal: “se me conheço, conheço o outro” 
 
8.1. Relações Humanas no Trabalho 
 
• As seis palavras mais importantes: “ADMITO QUE O ERRO FOI MEU” 
• As cinco palavras mais importantes: “VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO” 
• As três palavras mais importantes: “FAÇA O FAVOR” 
• As duas palavras mais importantes: “MUITO OBRIGADO” 
• A palavra mais importante: “NÓS” 
 
8.2. Relações humanas e qualidade de vida no trabalho 
 
Administração de Recursos Humanos é uma das difíceis missões existentes dentro 
das empresas – Atrair pessoas e ter compromisso com a satisfação e a mais motivação do 
elemento HUMANO das empresas. 
 
Há vários aspectos que interferem nos estados motivacionais: 
 
• O conjunto de fatores relativos à própria percepção individual; 
• O clima organizacional; 
• O nível de envolvimento com os problemas emocionais; 
• A possibilidade de dar vazão ao ímpeto criativo; 
• O reconhecimento dos resultados do trabalho e o empenho do empregado para 
executar as tarefas. 
 
Podemos afirmar que “motivação humana” é a chave para a ação eficaz! 
 
Alguns fatores que resultam em reflexos diretos na produção dos colaboradores:
 
• Os empregados desenvolvem melhor suas capacidades, quando se sentem seguros 
e confiantes em relação aos seus superiores: 
• Quando têm liberdade de expressão e de decisão; 
• Quando ganham razoavelmente para satisfazer suas necessidades e; 
• Quando o ambiente social é saudável. 
 
Para que haja satisfação entre o empregado e empregador é necessário lembrar 
que hábitos simples que podem “fazer a diferença” no ambiente de trabalho. Podemos citar 
como exemplo: 
 
• Cumprimentar a todos; 
• Tratar as pessoas pelo nome; 
• Utilizar expressões, como “por favor” e “muito obrigado”; 
• Elogiar as realizações de seus colaboradores; 
• Ser calmo; 
• Não esperar do outro o que não lhe foi falado; 
• Ter cuidado com gestos e expressões 
 
Evitar sempre: 
 
• Agir com nervosismo; 
• Ser precipitado nas conclusões e decisões; 
• Utilizar o sarcasmo e a gozação; 
• Explodir em manifestação de ira; 
• Criticar os atos e as ideias dos outros; 
• Praticar assédio moral. 
 
8.3. Trabalho em equipe, uma vantagem competitiva. 
 
A mudança constante das informações e a necessidade de um maior conhecimento 
motivaram cada vez mais essa forma de trabalho, ou seja, fazer com que um grupo, 
formado por pessoas diferentes, tenha objetivos comuns. 
 
A verdade é que nem todas as empresas conseguem transformar grupos de trabalho 
em equipes vencedoras, pois, quando falamos em equipes de trabalho, estamos nos 
referindo ao somatório de forças que vem do conhecimento e experiência, contudo, ao 
falarmos na formação dessa equipe, começamos a mencionar pessoas, e essa é a grande 
sacada, porque pessoas são dotadas de sentimentos individuais, expectativas únicas, sem 
falar nas crenças, valores e identidade que cada um vai formando no decorrer da vida. 
 
É fato que toda equipe necessita de um líder que seja capaz de orientar, mostrar 
caminhos e gerar grandes resultados. Ele deverá ser dotado de características, não 
somente técnicas, mas também comportamentos, como, por exemplo, ter carisma,
 
humildade, sinceridade, ser preocupado e compreensivo. É dele a missão de inspirar, em 
seus colaboradores, a motivação para a conquista. 
 
A verdadeira equipe equilibra egos, treina intensivamente o reconhecimento, 
incentiva, com firmeza, a satisfação de todos, zela pela paz, aposta no respeito e na 
transparência. 
 
Equipes vencedoras são formadas por pessoas que não pensam somente em sua 
vitória pessoal, mas sim, no todo. Vibram pelas conquistas dos colegas e entendem que o 
sucesso deles é também seu. Assim, se desencadeia o autodesenvolvimento de uma 
organização. Portanto, alimentar o trabalho em equipe, acima de tudo é uma questão de 
sobrevivência e exige dedicação e persistência. 
 
Erros que você deve evitar no trabalho em equipe 
 
 Fazer fofoca de colegas ausentes; 
 Rejeitar o trabalho em equipe; 
 Ser antipático; 
 Ficar de cara fechada; 
 Não ouvir os colegas; 
 Não respeitar a diversidade; 

9. DEPARTAMENTO PESSOAL (DP) 
 
O departamento pessoal é parte integrante da estrutura organizacional de 
praticamente todas as empresas, sendo um setor que lida exclusivamente com todos os 
processos burocráticos no que diz respeito aos funcionários, onde suas principais 
responsabilidades são: administração do cadastro, desligamentos, férias, concessão de 
licenças, afastamento médico, 13° salário e da folha de pagamento do pessoal, entre 
outros. 
 
9.1 Função do Departamento de Pessoal 
 
Este setor é responsável pela parte burocrática e por fazer cumprir a legislação 
trabalhista, evitando problemas com processos trabalhistas, e consequente fiscalização 
dos órgãos responsáveis pela fiscalização, tais como, o Ministério de Trabalho e 
Previdência Social. Sendo assim, este setor traz as organizações uma economia em suas 
empresas. 
 
Dessa forma, com a complexidade da legislação, é necessário que os funcionários 
de tal departamento, esteja sempre atualizado e informado sobre assuntos que envolvam 
este setor, como, por exemplo, admissão e desligamento, sendo um dos assuntos mais 
simples, ou até mesmo em assuntos mais complexo, como, legislação de contratos 
terceirizados, Tributação e fiscalização, para que a rotina do departamento seja executada 
corretamente.
 
O departamento pessoal, basicamente é dividido em três setores: 
 
ADMISSÃO, COMPENSAÇÃO E DESLIGAMENTO 
 
• O setor de Admissão Tem por função buscar o profissional adequado no mercado 
de trabalho, recrutar e selecionar o mesmo, além de cuidar de todo o processo de 
integração do indivíduo, e adequá-lo no seu cargo e respectivas funções, e efetuar o 
registro de acordo com as conformidades da legislação do trabalho; 
• O setor de Compensação de Pessoal: É responsável pelos procedimentos 
burocráticos dos funcionários, a sua integração e o controle do fluxo de frequência, 
para o departamento de salários e benefícios do mesmo, além de pagamentos de 
taxas, impostos e contribuições. 
• O setor de Desligamento de Pessoal: Cuida de todo processo de desligamento, 
rescisão do contrato de trabalho dos funcionários, além de ser responsável por 
todos os direitos trabalhistas junto aos sindicatos e das leis previstas na CLT. 
 
9.2 Admissão de Empregados 
 
Sempre que houver a necessidade de admissãode empregado para um 
determinado setor, via de regra, este tomará a providência de preencher a ficha de 
REQUISIÇÃO DE ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS. 
 
Neste documento, estarão colocadas as mais variadas informações acerca dos 
requisitos necessários para o preenchimento da(s) vaga(s) em aberto, tais como, a 
quantidade de vagas a serem preenchidas, sexo, idade, função a ser exercida, experiência 
anterior, grau de escolaridade, etc. 
 
Este documento, após as providências preliminares, será encaminhado (em grandes 
empresas) ao setor de Recrutamento e Seleção, que buscará o preenchimento da 
necessidade o mais breve possível, acionando suas fontes de recrutamento. 
 
Estas fontes poderão ser: 
 
• Internas: Aquelas em que o setor de Recrutamento e Seleção buscará o candidato 
ideal dentre os próprios funcionários da empresa. 
• Externas: O Setor de Recrutamento e Seleção deverá acionar as fontes como, 
anúncios em jornais, agências de emprego, placas, etc. 
• Mistas: Nada mais são do que uso simultâneo de duas fontes anteriormente 
mencionadas. 
 
9.2.3 Documentos de elaboração obrigatória por parte do empregador 
 
Quando o empregador efetua a contratação de qualquer empregado, ver-se 
obrigado ao preenchimento e elaboração de alguns documentos de cunho obrigatório.
Vejamos quais são: 
 
• Ficha de Registro de Empregado: Artigos 41 ao 48 da C.L.T, chamado de FRE, e 
o LRE todo empregado deverá possuir uma Ficha de Registros de Empregado, ou 
ter seu registro anotado no Livro de Registro de Empregados da empresa. 
• Registro de contrato de trabalho na Carteira de Trabalho e Previdência Social 
do novo empregado: Na Carteira de Trabalho do empregado, deverão ser 
mencionados o registros do novo emprego, e, na parte de OBSERVAÇÕES 
GERAIS, deverão ser mencionados as demais características daquela relação de 
emprego. Importante salientar que, todas vez, inclusive na admissão, que o 
empregado apresentar a sua CTPS ao empregador, este terá o prazo de 48 
(quarenta e oito) horas para devolvê-la ao trabalhador; 
 
10. Modalidades de Contrato de Trabalho 
 
Há três modalidades de contrato de trabalho. Vejamos: 
 
• Contrato de Trabalho por prazo determinados: Prevê o artigo 443 da 
Consolidação das Leis do Trabalho, que o contrato de trabalho por prazo 
determinado, poderá ser celebrado em casos de substituição de empregado, 
afastado por férias, doença, etc. Ou execução de um trabalho eventual. Além disso, 
o contrato de trabalho por prazo determinado, somente poderá ser prorrogado uma 
única vez, e não poderá ultrapassar dois anos no total de seu tempo de duração 
(artigo 445 da CLT). 
• Contrato de trabalho por prazo indeterminado: Esta modalidade de contrato de 
trabalho, é celebrada entre as partes, de forma e não haver previsão de quando o 
contrato se extinguirá. 
• Contrato de experiência: Modalidade de contrato em que as partes celebram que, 
durante determinado período (que não pode ser superior a noventa dias), farão 
análise para saberem se haverá ou não o interesse em dar continuidade ao aludido 
contrato. Note que, o contrato de experiência poderá ser prorrogado por uma única 
vez, desde que o prazo total de noventa dias não seja exercido. 
 
11. NOÇÕES BÁSICAS DE ARQUIVOS 
 
Com suas bases modernas fundamentais na Revolução Francesa, a arquivologia 
cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum 
evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de 
organização e tratamentos de documentos, e sua conversão em potencial de informação. 
 
Para que você possa entender como organizar e como escolher o melhor método ou 
sistema de organização que atenda a instituição que você trabalha, é necessário que se 
entenda o que são ARQUIVOS e DOCUMENTOS. 
 
11.1 O que é Arquivo?
 
A associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o 
conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por 
arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável 
pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua 
jurisdição. 
 
Refere-se também a toda coleção de documentos para serem consultados 
posteriormente. Pode ser virtual, quando feito no computador ou arquivo físico, se o 
documento for armazenado em pastas, armários ou nos vários meios próprios. 
 
11.1.2 Funções do Arquivo: 
 
 Preservar a documentação; 
 Organizar e classificar a documentação: 
 Proporcionar consulta rápida; 

Existem três tipos de arquivos: 
 
 Arquivo ativo: Aquele que guarda os documentos de uso frequente e continua 
recebendo novos documentos. 
 Arquivo inativo: Guarda documentos que são consultados ocasionalmente. 
 Arquivo Histórico: Guarda documentação que tem conotação histórica para a 
empresa, funcionando como um museu. Guarda documentos de propaganda, fotos, 
matérias de jornais e revistas, tecnologias, produtos novos etc. 
 
Existem detalhes muito importantes, com os quais você deve se preocupar para que 
o seu arquivo seja organizado: 
 
• As gavetas nunca devem ficar abarrotadas e as pastas superlotadas; 
• Dê preferência ao plástico, para separar documentos. Não utilize clipes, e sem 
grampos; 
• Grampeie sempre do lado superior esquerdo do papel pois, Isso facilita a leitura e a 
passagem das páginas; 
• O material volumoso deve ser dobrado, ficando o título para fora; 
• Os furos do papel devem ser reforçados com etiqueta própria. 
 
12. ROTINAS ADMINISTRATIVAS 
 
12.1 CONCEITO E FUNÇÕES 
 
O dicionário Houaiss traz inúmeras definições sobre o que é um auxiliar 
administrativo, veja algumas delas: 
 
- Aquele que anota as deliberações de uma assembleia ou reunião.
 
- Pessoa encarregada de certas redações, da organização e do funcionamento de 
uma sociedade, de um serviço administrativo ou de uma assembleia. 
 
- Funcionário capaz de utilizar computador, classificar a correspondência, redigir 
cartas, tomar notas etc. e, comumente, se desincumbir de alguns afazeres pessoais de seu 
chefe ou patrão. 
 
- Pessoa encarregada dos afazeres particulares e da correspondência de alguém. É 
o funcionário administrativo com autoridade delegada pelo seu chefe. Para exercer as 
funções de auxiliar geralmente as empresas exigem candidatos com formação escolar, 
treinamento apropriado, obtido em cursos profissionalizantes, computação, redação 
própria, boa memória, facilidade de expressão e conhecimento básico de informática. 
 
12.2 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 
 
As responsabilidades e atribuições variam de acordo com o tipo de trabalho de cada 
empresa, Vejamos as mais comuns: 
 
 Organizar o local de trabalho; 
 Estabelecer a rotina de trabalho; 
 Organizar e manter atualizada a agenda de compromisso/reuniões do seu chefe; 
 Abrir e conferir a agenda, registrando os assuntos pendentes e levar ao chefe os 
demais problemas; 
 Receber, classificar e expedir correspondências; 
 Controlar o estoque de material do escritório; 
 Comunicar ao departamento de pessoal as irregularidades observadas; 
 Solicitar substitutos, quando necessário; 


12.3 RECOMENDAÇÕES PARA UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO 
 
1. Conheça e saiba interpretar os objetivos da empresa e do seu chefe. 
 
2. Procure perceber, conhecer e interpretar os objetivos da empresa. 
3. Conheça a programação de trabalho do seu chefe. 
4. Programe seu trabalho e o seu plano com total identificação com o do seu chefe. 
5. Funcione como assistente direto do seu chefe formando uma equipe de trabalho 
baseada em um clima de confiança e de lealdade. 
6. Comunique-se bem. 
7. Lembre-se que a pessoa que sabe se V. realmente melhorou ou não é seu superior. 
Pergunte: 
• Gostaria de saber se o senhor está satisfeito com meu trabalho? 
• Há novas técnicas que eu deva aprender? 
• O senhor notou se há algo em que poderei melhorar?
8. Demonstre perseverança.9. Como apresentar a si mesma 
• Diga: “Sou Vera Lúcia, a secretaria do Sr. Alberto. Deseja alguma coisa? 
 
13. O QUE É UMA EMPRESA? 
 
É uma reunião de recursos materiais (instalações, máquinas, utensílios, etc.) e 
recursos humanos (pessoas) destinada a execução de uma atividade econômica (indústria, 
comercio, serviços, etc.) com o objetivo da realização de lucro. 
 
13.1 CATEGORIAS DE EMPRESAS 
 
Juridicamente as empresas se dividem em duas categorias: 
 
1- As firmas individuais: São formadas por uma única pessoa e não é considerada 
pessoa jurídica. Para efeito do imposto de renda, no entanto, recebem tratamento 
idêntico ao das sociedades. A reponsabilidade é ilimitada, envolvendo, portanto, os 
bens comerciais e particulares do titular proprietário assumem todo o risco, isto é, 
tem direito aos lucros ou tem que arcar com os prejuízos decorrentes de sua 
atividade. 
2- As sociedades ou firmas coletivas: São constituídas por duas ou mais pessoas. 
Grandes empresas, como muitas sociedades anônimas, são constituídas por 
milhares de acionistas. Existem muitos tipos de sociedades, entretanto, 
estudaremos apenas: 
a) As sociedades por quotas de responsabilidade limitada: Possuem o capital 
da sociedade. A denominação da empresa deve ser seguida da expressão 
“LTDA” ou “limitada”. 
b) As sociedades anônimas: São também, denominadas companhias (CIAS) e 
necessitam, para sua formação, de no mínimo, 2 (dois) sócios ou acionistas. 
Cada sócio responde somente pelo valor de suas ações. Seu capital é 
dividido em ações e todos os seus atos são públicos 
13.2 PESSOA FISICA E PESSOA JURIDICA 
 
 PESSOA FISICA: É o indivíduo ao qual o Estado, através de lei, assegura e 
estabelece obrigações. 
 PESSOA JURÍDICA: É uma associação ou sociedade juridicamente 
constituída, com direitos e deveres próprios, distintos dos direitos e deveres 
das pessoas que a formaram. É a coletividade de indivíduos cuja existência é 
protegida pela Lei. 
 
14.CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS 
 
14.1 Classificação em função do porte: Esta classificação obedece a vários 
critérios, tais como: ramo de atividade, número de empregos, faturamento, capital, e outros 
 
 Micro: de 0 à 9 empregados.
 Pequena: de 10 à 99 empregados. 
 Media: de 100 a 500 empregados. 
 Grande: mais de 500 empregados. 

A organização de uma empresa depende muito do seu porte, pois numa pequena 
empresa o proprietário geralmente bem todas as suas atividades e não necessita de 
sistemas complexos de informações e controles. Numa grande empresa, os proprietários, 
para ficarem a par dos negócios, precisam contar com sofisticados sistemas de relatórios, 
orçamentos, controle e outros recursos de organização e administração. 
 
14.2 classificação em função da nacionalidade de propriedade das empresas 
 
 Nacionais: seus proprietários ou acionistas são do país em que elas se localizam 
 Multinacionais: localizadas em dois ou mais países e constituídas por acionistas 
desses países. 
 
14.3 CLASSIFICAÇÃO POR RAMO DE ATIVIDADE 
 
 Empresas extrativas: extraem recursos naturais. Exemplos: a pesca, a caça, a 
obtenção da madeira e do minério. 
 Empresas agropecuárias: cultivam vegetais (vegetais, frutos, verdura, etc.) e criam 
animais e têm por finalidade a obtenção de alimentos e matérias-primas para a 
indústria. 
 Empresas industriais: transformam e beneficiam bens. Ex: indústria 
automobilística, do vestuário, alimentação, remédios, construções, etc. 
 Empresas comerciais: comercializam bens, isto é, compram e vendem 
mercadorias atuando como intermediarias entre produtores e consumidores. 
 
15. REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS 
 
Para controlar as atividades das empresas existem diversas representações 
gráficas. Elas permitem verificar e analisar as várias atividades. A seguir apresentamos as 
representações gráficas mais utilizadas. 
 
15.1 ORGANOGRAMA 
 
O que é um organograma? 
 
É um gráfico que representa a organização da empresa, isto é, seus departamentos 
e setores; as relações de autoridade e de responsabilidade entre eles; o fluxo das 
comunicações e interdependências entre os departamentos 
No organograma os departamentos e setores da empresa são representados por 
retângulo ligados entre si por linha horizontal situam-se departamentos e setores que têm o 
mesmo nível de autoridade. As linhas verticais indicam as relações hierárquicas existentes 
entre os departamentos.
16. PRINCIPAIS FUNÇÕES EXECUTADAS PELOS CARGOS: 
• GERÊNCIA GERAL: É a autoridade máxima na empresa e é exercida pelos 
sócios que administram de acordo com as cláusulas do contrato social. 
• GERÊNCIA DE VENDAS: Elabora o planejamento de vendas, Organiza e 
supervisiona as equipes de vendedores e responde pelas atividades 
comerciais de vendas. 
• A GERÊNCIA ADMINISTRATIVA: Planeja e organiza todos os serviços 
administrativos (de escritório) e supervisiona o pessoal da empresa. 
• A GERÊNCIA FINANCEIRA: Planeja e controla os valores que a empresa 
recebe e paga. 
o A seção de Crédito e Cobrança; 
o A seção de Faturamento; 
o A seção de Tesouraria; 
o A seção de Contabilidade; 
15.2 FLUXOGRAMA 
O que é um fluxograma? 
É um gráfico que representa o fluxo ou sequência de um serviço apresentando todas 
as suas operações. Cada operação é representada por um símbolo e, assim, possibilita 
visualizar as rotinas, ou setores ou fluxograma apresenta o que, porque, quando, e como 
se faz. 
Para que serve um fluxograma? 
1. Evidenciar o desnecessário. 
2. Permitir a combinação de tarefas. 
3. Permitir visualizar os movimentos lógicos. 
4. Permitir perceber as interrupções de trabalho e as esperas desnecessárias. 
 
5. Possibilitar localizar, corrigir e eliminar os movimentos desnecessários. 
6. Possibilitar Corrigir, os transportes desnecessários. 
7. Possibilitar estudar, corrigir e obter a melhor sequência de operações. 
8. Facilitar o treinamento dos funcionários. 
Como construir um fluxograma? 
1. Identificar as diversas fases de um serviço; 
2. Colocar antes de cada fase o símbolo respectivo; 
3. Colocar as fases numa sequência lógica; 
4. Reduzir os transportes e as esperas; 
5. Avaliar a necessidade de cada fase.
15.3 CRONOGRAMA 
O que é um cronograma? 
É um gráfico que permite visualizar os prazos de execução das diversas atividades 
de um projeto, apresentando o início, o término, 0 atraso da execução, a sequência de 
realização das etapas e suas respectivas metas. As atividades são representadas por um 
traço horizontal. 
Para que serve um cronograma? 
Para visualizar, acompanhar e controlar a execução planejada. Fornece elementos 
para corrigir desvios e avaliar os resultados. É a base do planejamento. Somente com 
acompanhamento metódico das atividades é possível ter sucesso e alcançar as metas nos 
prazos concedidos. 
Como é construído um cronograma? 
É constituído de uma, duas ou três barras horizontais: a primeira representa o 
planejado; a segunda, os meses do ano ou os cinco dias úteis da semana. 
16. CONCEITO DE PROTOCOLO 
O controle de entrada e saída dos documentos na empresa previne imprevistos 
desagradáveis. Suponhamos que um cliente tenha escrito, solicitando a remessa de 
determinada mercadoria em um prazo preestabelecido. Por um motivo qualquer, a 
correspondência somente chegou após ter expirado esse prazo. 
Fazendo-se o controle da chegada de correspondência, pode-se justificar o não 
atendimento da solicitação, mostrando-se o carimbo do protocolo, onde consta a data em 
que recebeu a carta. 
Pode ocorrer ainda que, em virtude de ter a carta demorado a chegar ao 
destinatário, haja um grande período de tempo entre a resposta e a emissão da 
correspondência. 
Data de entrada, anotada na carta justificará o atraso na resposta. Este controle a 
que nos referimos denomina-se protocolo e apresenta também a vantagem de controlar a 
movimentação do papel dentro da própria organização, possibilitando a sua localização 
rápida.16.1 FUNCIONAMENTO DO PROTOCOLO 
Ao se receber uma documentação deve-se primeiro conferi-la, para verificar se não 
faltam anexos mencionados, se o número está correto, se, realmente, ela deve ser 
entregue naquele departamento. 
Após a verificação, providencia-se um recibo, para ser entregue ao remetente. Os 
dados contidos neste recibo variam de lugar para lugar. Entretanto, sempre se colocam a 
data, o nome de quem recebeu e o número de protocolo. 
17. O PROFISSIONAL DA ÁREA ADMINISTRATIVA
 
Para que a organização alcance suas metas, é necessário que ela possua uma 
equipe de profissionais competentes, comprometidos, esforçados e empenhados em 
realizar um trabalho de qualidade. 
O que vemos no cenário econômico atual é que as empresas cada vez mais 
enxugam seu quadro de funcionários e exigem cada vez mais daqueles que permanecem. 
As empresas cobram incansavelmente de seus funcionários, desempenho alto e qualidade 
de serviço. 
17.1 Serviços de apoio administrativo 
As empresas dependem muito de informações para poderem executar suas 
atividades com produtividade. Porém, as informações só poderão favorecer tis empresas 
se estiverem disponíveis na hora e na forma certa. Vejamos agora, duas das mais 
importantes ferramentas para esse propósito: a agenda e os arquivos. 
o Agenda: Uma agenda esteja no computador ou não, é onde anotamos 
compromissos, atividades, datas importantes, telefones etc., portanto, é nela que 
devemos anotar as tarefas do dia-a-dia. (Para aumentar ainda mais a praticidade 
de agenda, faça as anotações à lápis, e não introduza papéis em suas 
páginas). 
o Arquivos: O arquivo consiste na reunião de documentos necessários à boa 
administração da empresa, ou mesmo à boa administração da vida de uma pessoa. 
Com o uso da informática, a maioria das informações que uma empresa necessita 
estão armazenados em computadores 
- Outras formas, para qualquer tipo de arquivo, também devem ser seguidas: 
o Transferência de arquivos – de ATIVO para INATIVO (ou morto); 
o Com intervalo predeterminado; 
o Permanente;
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1. PERFIL PROFISSIONAL DESEJADO 
Conhecimento Profissional: 
Conhecer o negócio da empresa onde se trabalha é essencial para um bom 
desempenho profissional. A secretaria tem como principal função assessorar sua chefia 
direta em assuntos específicos de seu departamento, por isso é importante saber o que 
este (a) espera do seu trabalho, quais são as prioridades e o que ele o executivo gosta ou 
não. 
Comunicação: 
Ambos devem se conhecer para saber o que cada um espera do outro. É preciso 
que ambos deixem claro suas expectativas e conversem sempre para evitar que se crie 
atritos por falta de comunicação. 
Imagem e Atitudes: 
Você é a imagem do seu executivo. Lembre-se que a primeira impressão é a que 
realmente fica. Vista-se de forma adequada ao ambiente: não use roupas extravagantes, 
transparentes, que marquem o corpo, calças rasgadas, maquiagem pesada, excesso de 
acessórios, perfumes, entre outros. 
Tenha atitudes discretas e seja ética acima de qualquer coisa. Mantenha sigilo de 
todos os assuntos profissionais que forem de seu conhecimento. A discrição é a qualidade 
mais importante que um profissional pode levar com ele. 
Assertividade: 
Assertividade é a ferramenta adequada para estabelecer os direitos pessoais e 
interpessoais. É assertiva aquela pessoa que declara ou afirma algo de maneira positiva, 
direta e vigorosa. As pessoas assertivas têm como características: relevar-se através de 
palavras e atos, ser capaz de comunicar-se com pessoas em qualquer nível, ter atitudes 
ativas buscando o que quer, ter auto-respeito. 
• Técnicas para desenvolver assertividade no trabalho: 
1. Desenvolva uma imagem positiva; 
2. Assegure-se de que as pessoas estão te escutando; 
3. Seja persistente para conseguir o que deseja; 
4. Enfrente críticas; 
5. Transforme críticas em “feedback”; 
 
 
 
 
 
 
 
2. RESPONSABILIDADE E RECOMENDAÇÕES DE UMA SECRETÁRIA
o Organizar o local de trabalho; 
o Organizar e manter atualizada a agenda de compromissos/reuniões de seu 
executivo; 
o Organizar e manter o sistema “follow-up” (acompanhamento de assuntos 
pendentes). 
o Despachar com o executivo; 
o Recepcionar visitas; 
o Atender telefonemas, fazer chamadas telefônicas e anotar recados. 
o Receber, classificar e expedir correspondências. 
o Manter o arquivo atualizado. 
o Agendar, preparar, assessorar, elaborar minutas e atas de reuniões. 
o Organizar as viagens do executivo. 
o Tomar ditados e apontamentos. 
o Controlar o estoque de material de escritório. 
o Pagar as contas particulares e cuidar da conta bancária particular de seu executivo 
(opcional). 
o Cuidar dos problemas “domésticos” do escritório. 
o Orientar na organização, limpeza e decoração do escritório do executivo. 
3. Características Pessoais de uma Boa Secretária 
 
As competências abaixo são de fundamental importância e devem ser desenvolvidas 
se você realmente pretende chegar ao mais elevado nível profissional. 
Iniciativa: Tenha iniciativa para lidar com situações de emergência, sabendo distinguir 
quando deve agir por conta própria ou quando consultar seu chefe. Ex: Durante a digitação 
de um relatório é verificado que falta o endereço de um cliente. Existem três alternativas de 
solução: perguntar ao chefe (este não deveria ser importunado), perguntar a outros 
funcionários (eles não tem nada a ver com o seu trabalho) ou usar a sua iniciativa e obter 
os endereços nas listas telefônicas, arquivos ou em correspondências anteriores. 
Organização: 
• Faça um registro de correspondências e chamadas telefônicas. 
• Elabore calendário de atividades. 
• Elabora um lista de telefones mais usados 
• Organize seus arquivos de modo que possa encontrar rapidamente qualquer 
informação solicitada. 
• Elabore uma lista de assunto pendentes em ordem de importância. Fixe uma 
meta e concentre-se para alcançá-la. 
• Saiba distribuir o tempo e programar o trabalho, permanecendo em seu local de 
trabalho 
• Coloque sobre a mesa somente os objetos necessários para uso imediato. Ex: 
bloco de anotações, canetas, lápis, clipes, calendário, telefone, etc. 
 
 
• O telefone deve estar em uma posição que não atrapalhe quando precisar se 
movimentar e que esteja ao seu alcance quando precisar atendê-lo.
• Papéis, pastas, cartões, e materiais de uso eventual devem ser guardados em 
armários e gavetas onde possa encontra-los com rapidez, quando precisar. 
• Lembre-se que uma mesa cheia de papéis dá um péssimo aspecto de 
desorganização. 
Eficiência: 
• Aumente sempre sua eficiência planejando o trabalho, eliminando confusões, perda 
de tempo, desperdício de material e movimentos inúteis. Prepare tudo com 
antecedência. Anote tudo. Não confie na memória. Procure seguir a programação 
estabelecida. 
• Varie a sequência do trabalho. Torne o serviço mais interessante. Talvez o novo 
método tenha maior eficiência. 
• Rivalize consigo mesma. Se ontem uma carta lhe tomou quinze minutos tente digita-
la hoje em menos tempo. Rivalize constantemente para melhorar. 
• Procure métodos para economizar tempo e trabalho. Quanto menos tempo gastar 
numa tarefa, mais tempo terá de executar outras tarefas que requerem iniciativa e 
responsabilidade. Quanto mais rápida e eficiente for executando um serviço, mais 
chances terá de ser notada e promovida. 
Amabilidade: 
• Trate o público com amabilidade. A boa ou má impressão que causar refletirá na 
imagem que as pessoas farão da empresa. 
• Faça suas perguntas polidamente, E.: A primeira frase abaixo é mais polida que a 
segunda – “Sr.Poderia informar se existe algum problema com o pedido da 
empresa XPTO?” ou “Porque não despacharam aquele pedido para a empresa 
XPTO?” 
Memória: 
• Anote. Não confie na memória. Um esquecimento pode causar complicações e 
problemas sérios à empresa. 
Distinção: 
• É um dos maiores atrativos da mulher. É o que a torna fina e respeitável, dá ao 
trabalho um toque de classe. 
Higiene: 
• Cuide de sua aparência pessoal. 
• Cuide da ordem, boa disposição, classificação e manutenção do seu local de 
trabalho. 
• Documentos amassados e sujos deixam péssima impressão. 
• A higiene deve ser total em todos os aspectos, de forma a manter a melhor 
aparência. 
 
 
Pontualidade e Assiduidade:
 
• São essências, pois a secretária deve sempre estar presente estar presente antes 
de seu chefe chegar. Ninguém a lembrará que é preciso ser pontual. 
• Quando por motivo excepcional, tiver de chegar atrasada ou faltar, avise alguém que 
a substituta, fornecendo as imprescindíveis instruções, principalmente sobre os 
assuntos pendentes ou urgentes. O atraso ou falta constante desqualifica a 
secretária, mesmo que ela tenha outras importantes qualidades. 
Discrição: 
• Seja discreta com naturalidade 
• A vida particular de seu chefe é confidencial. Não queira impressionar os colegas 
com comentários sobre a vida particular de seu superior. 
• Não utilize as informações que tem acesso devido ao seu cargo para ser a primeira 
a contar as novidades que vão acontecer na empresa. 
• Quando seus colegas tentarem obter de você uma informação confidencial saiba 
contornar tais perguntas sem ofende-los. 
• Se o superior de seu chefe lhe solicitar papéis confidenciais, entregue todo o 
material solicitado sem perguntas. Imediatamente informe ao seu chefe. Nunca 
permita que outros funcionários do mesmo nível dele ou inferior tenham acesso a 
esses papéis, a não ser com ordens especificas. 
• Nunca permita alguém entrar na sala do seu chefe, na ausência dele, a não ser que 
tenha ordens específicas. 
Preocupação em se atualizar: 
• Aprenda tudo o que puder sobre o seu trabalho. 
• Aprenda as normas, saiba as razões porque foram determinadas e obedeça-as. 
• Frequente cursos de aperfeiçoamento. 
• Estude, evolua e seja cada vez mais eficiente e perfeita pois as empresas esperam 
mais e mais de seu desempenho profissional. Manter-se atualizada é indispensável 
no cargo de secretária. 
MÓDULO 2 – EMPRESAS 
Introdução 
Toda empresa deve ser constituída devidamente para que seja reconhecida e possa 
emitir notas fiscais, pedir empréstimos bancários, entre outros. Para tanto, precisamos 
conhecer alguns conceitos, começando pelo que é Administração.
Administrar é analisar uma situação de forma racional. Desenvolver estratégias para 
conseguir os objetivos, coordenar recursos, direções e controles precisos, e, finalmente, 
motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo. 
 
 
1. CONCEITO DE EMPRESA 
É a unidade produtora através da qual são reunidos e combinados os fatores de 
produção, tendo em vista o desenvolvimento de um determinado ramo de atividade 
econômica. É a reunião de recursos materiais (instalações, maquinas, utensílios, etc.) e 
recursos humanos (pessoas) destinadas à execução de uma atividade econômica 
(indústria, comércio e serviços) com objetivos definidos. 
Objetivos Básicos da empresa 
• Lucrar: é obvio que se buscar o retorno do investimento efetuado, trazendo 
dividendos para os sócios e demais investidores. 
• Crescer: empresários éticos e responsáveis almejam que sua criação, seu 
empreendimento, se fortaleça e cresça continuamente. 
• Perpetuar: empresas, hoje sólidas, trilharam caminhos difíceis, mas sempre 
direcionados para um objetivo, visando o futuro, pretendendo e criando condições 
para sua permanência no mercado, atravessando gerações. 
Objetivos Principais da Empresa 
Explorar um ramo de atividade comercial ou industrial, visando lucro, é uma forma 
muito sintética de se justificar a formação de uma empresa. Um empreendimento só evolui 
verdadeiramente se perseguir os objetivos secundários podem ser modificados de acordo 
com a realidade da empresa, como por exemplo, alterações na tecnologia, influências de 
mercado, legislação, etc. 
As empresas possuem três objetivos principais: 
• Satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço; 
• Lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço; 
• Remuneração do material humano (funcionários, empregados colaboradores); 
2 Elementos de uma Empresa 
o Pessoa física: é a pessoa natural, isto é, todo indivíduo (homem ou mulher), desde 
o nascimento até a morte, que possui direitos e deveres próprios. A personalidade 
civil da pessoa começa no nascimento com vida. Para efeito de exercer atividade
 
Econômica, a pessoa física pode atuar como autônomo ou como sócio de empresa 
ou sociedade simples, conforme o caso. 
o Pessoa jurídica: é a quantidade abstrata com existência e reponsabilidades 
jurídicas como por exemplo, uma associação, empresa, companhia, legalmente 
autorizadas. Podem ser de direito público (União, Unidades Federativas, Autarquias, 
etc.), ou de direito privado (empresas, sociedades simples, associações. Etc.). 
Chama-se Pessoa 
 
 
 
o Jurídica porque a empresa possui direitos e deveres próprios, distintos daqueles 
atribuídos às pessoas físicas que a compõem. 
o Empresário: considera-se empresário quem exerce profissionalmente atividade 
econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou de serviços. O 
empresário é a pessoa física, individualmente considerada. Exemplos: costureira, 
eletricista, encanador, comerciante ambulante. O empresário engloba as atividades 
comerciais, industriais e de serviços comuns, exercidas com um mínimo de 
organização básica e de forma individual. 
o Sociedades: São empresas constituídas por dois ou mais empreendedores. No 
Brasil, as sociedades comerciais podem apresentar várias formas de constituição. 
Vamos conhecer algumas delas: 
 Sociedade simples: sociedade constituída por pessoas que reciprocamente se 
obrigam a contribuir com bens ou serviços, para o exercício de atividade econômica 
e a partilha, entre si, dos resultados, não tendo por objetivo o exercício de atividade 
própria de empresário. São formadas por pessoas que exercem profissão 
intelectual, de natureza cientifica, literária ou artística, mesmo se contar com 
auxiliares ou colaboradores. É considerada pessoa jurídica. Temos como exemplo: 
dois médicos que constituem um consultório médico. 
 Sociedade Empresaria: tem por objeto o exercício da atividade própria de 
empresário, sujeito ao registro, inclusive a sociedade por ações, independentemente 
de seu objeto, devendo se inscrever na junta comercial do respectivo estado. É 
aquela que exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a 
produção ou circulação de bens ou serviços, constituindo elemento de empresa. É 
considerada pessoa jurídica. Temos como exemplo: sociedades comerciais em 
geral. 
 Sociedade Limitada ou Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada: 
nas sociedades desta natureza, as responsabilidades dos sócios pelas obrigações 
sociais, direitos e deveres são limitadas ao valor do capital social. Essa sociedade 
pode adotar firma (nome de algum dos sócios) ou denominação social. Será 
indispensável acrescentar a expressão limitada ou simplesmente LTDA.

 Sociedade anônima ou sociedade por ações: o capital nesse tipo de sociedade é 
dividido em ações (subscrições). É um tipo societário muito utilizado por grandes 
empreendimentos. A responsabilidade dos sócios (acionistas) pelas obrigações, 
bem como seus direitos, são assumidos em função das ações cujo poder detém. A 
sociedade anônima também pode ser denominada companhia, adotando-se em sua 
razão social as expressões: Sociedade Anônima, S/A ou S.A, ou companhia ou CIA. 
 Sociedade Cooperativa: uma sociedade cooperativa tema finalidade de atender às 
necessidades de seus associados. Estas necessidades podem ser de consumo, 
produção, habitação, trabalho, credito, etc. a formação do capital é variável, 
dependendo da quantidade de associados. A quantidade de sócios é limitada, sendo 
que todo associado pode e deve participar das deliberações tomadas em 
assembleias gerais, através de voto. São as cooperativas habitacionais, de 
consumo, de credito, etc. 
 Associações: é uma entidade de direito privado, dotada de personalidade jurídica, 
caracterizando-se pelo agrupamento de pessoas para a realização e consecução de 
objetivos e ideais comuns, sem finalidade econômica, isto é, sem interesse de 
lucros. 
As associações somente poderão ser constituídas com fins não econômicos. Temos 
como exemplos: associações de moradores de um bairro. 
3.Classificação das Empresas 
• Quanto à Propriedade 
- Empresas públicas: a empresa é proveniente de órgãos governamentais, 
podendo ser municipais, estaduais e federais. Ex.: Caixa Econômica Federal 
- Empresas Privadas: provinda de uma empresa individual ou de sociedade, onde 
o capital social é de origem particular. Ex.: Votorantim, Cia. Vale do Rio Doce. 
- Empresas de Economia Mista: é a junção das empresas públicas com as 
empresas privadas. Neste caso, a empresa pública detém a maior parte das ações, 
assumindo o controle administrativo, cabendo à empresa privada os serviços de 
utilidades. Ex.: Banco do Brasil, Petrobrás. 
Podemos afirmar que, toda e qualquer empresa, seja ela, pública, privada, ou mista, 
sofre problemas. Dentre os principais, citamos: 
• Falta de comunicação; 
• Falta de coordenação entre os departamento; 
• Falta de redefinição de áreas e responsabilidades; 
• Excesso de burocracia; 
• Falta de iniciativa; 
• Falta de liderança.
• Quanto ao tipo de Atividade Econômica 
- Empresas primárias: são aquelas que desenvolvem atividades ligadas à 
natureza, seja de extração, cultivo ou criação. São subdivididas em: 
 
- Extrativas: praticam a extração de recursos naturais que podem ser minerais, 
vegetais ou animais (pesca, caça, obtenção de madeira e minério). 
- Agropecuárias: cultivam vegetais (cereais, frutos, verduras, etc.) e criam animais, 
tendo por finalidade a obtenção de alimentos, explorando atividades ligadas a 
animais bovinos, caprinos, suínos, galináceos, etc. 
- Empresas Secundárias (industriais): conhecidas como empresas de 
transformação, são aquelas destinadas ao processamento e transformação de 
matérias-primas em produtos finais. Compõem o parque industrial de um pais 
(indústria automobilística, vestuário, alimentação, remédios, construções, etc.). 
- Empresas Terciárias: prestadoras de serviços em geral e o comercio (que 
intermedia o produtor e o consumidor) formam este tipo de empresas. Exatamente 
por este motivo, subdividem- se em: 
 Empresas comerciais: executam a compra e a venda de mercadoria, atuando como 
intermediárias entre produtores e consumidores, comercializando bens, participando 
da distribuição das riquezas da economia. São lojas, feiras, drogarias, postos de 
gasolina, lanchonetes, papelarias, supermercados, etc. 
 Empresas Financeiras: intermedia negócios financeiros (bancos, financeiras, etc.) 
captando e aplicando dinheiro através de empréstimos e impostos, taxas, recebendo 
contas de luz, água, telefone, etc. 
• Quanto a nacionalidade 
- Nacionais: seus proprietários ou acionistas são do país em que elas se localizam. 
- Multinacionais: localizadas em dois ou mais países e constituídas por acionistas 
desses países. 
4. Aspectos legais para registro de empresas 
É o documento que certifica o nascimento de uma empresa. Por ser um contrato, 
estabelece juridicamente responsabilidades e direitos entre duas ou mais pessoas, que se 
unem para constituição de um empreendimento. O contrato social de uma sociedade 
limitada apresenta como elementos básicos os seguintes itens: 
• Nome completo e qualificação (nacionalização, estado civil, profissão, RG, CPF, 
endereço, etc.) dos sócios. 
• Denominação social; 
• Objeto social; forma de participação dos sócios na sociedade; 
• Responsabilidade dos sócios; 
• Responsabilidade pela gerencia da empresa;
5.Junta Comercial 
Após o registro do contrato social em cartório especifico, é necessário o registro na 
Junta Comercial da Jurisdição da empresa, para que a mesma adquira direitos e possa ter 
seus livros legalizados, solicitar falência dos devedores e demais prerrogativas (privilégios) 
que uma empresa formalmente legalizada possui, como emissão de notas fiscais, obtenção 
de empréstimos, etc., após a devida complementação de registros. Em São Paulo, a Junta 
Comercial é denominada pela sigla JUCESP. 
O registro na Junta Comercial viabiliza outros registros como: 
• Ministério da Fazenda (Secretaria da Receita Federal); 
• Estado (Secretaria da Fazenda Estadual); 
• Prefeitura (Secretaria de Finanças); 
• Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS); 
• Sindicato Patronal, Delegacia Regional do Trabalho e outros órgãos públicos. 
Na secretaria da Recita Federal é que se expede o CNPJ – CADASTRO NACIONAL 
DAS PESSOAS JURIDICAS DO MINISTERIO DA FAZENDA, ANTIGAMENTE 
DENOMINADO CGC (Cadastro Geral de Contribuinte). Estando realizada a inscrição, o 
ministério da Fazenda fornece à empresa o cartão de CNPJ, o qual estará sujeito à 
revalidação.
 
6. Relações Humanas na Empresa 
Objetivo das relações humanas 
Assegurar a integração entre colegas de trabalho de modo que executem um bom 
trabalho, funcionem como equipe, se auxiliem e cooperem uns com os outros. Os 
problemas de relacionamentos devem ser resolvidos com imparcialidade, assim serão 
evitadas dificuldades de compreensão, entrosamento e produtividade. 
Equipe 
É um conjunto de pessoas que possuem o mesmo objetivo a realizar e que trocam 
ideias, sentimentos e se auxiliam uns aos outros. Para que uma equipe funcione 
plenamente, existe a necessidade de colaboração e ajuda mutua. 
• Dez mandamentos para os participantes de uma equipe 
1. Respeite o próximo como ser humano; 
2. Evite cortar quem fala. Espere a sua vez 
3. Controle suas reações agressivas, evitando ser indelicado ou mesmo irônico; 
4. Evite “pular” seu chefe imediato. Quando o fizer, não esqueça de dar-lhe uma 
explicação. 
5. Procure conhecer os membros de sua equipe a fim de compreende-los e de 
adaptar-se à personalidade de cada um 
6. Evite tomar para você a responsabilidade atribuída a outro, a não ser a pedido deste 
ou em caso de emergência. 
7. Procure a causa de suas antipatias e procure vence-las. 
8. Esteja sempre sorridente. 
9. Procure definir bem o sentido das palavras, no caso de discussões em grupo, para 
evitar mal-entendidos. 
10. Seja modesto nas discussões: talvez o outro tenha razão. Procure compreender as 
razoes dos outros.
 
O teste a seguir serve para que você faça uma reflexão sobre suas atitudes no 
relacionamento pessoal. Siga as recomendações para ser auto aperfeiçoamento. 
Traços de imaturidade Emocional SIM NÃO
1. Fico desorientado (a) diante de problemas urgentes. ( ) ( ) 
2. Peço ajuda constantemente para resolver os meus 
problemas. 
( ) ( ) 
3. Fico atemorizado (a) diante de problemas difíceis. ( ) ( ) 
4. Tomo atitudes imediatistas para satisfazer desejos. ( ) ( ) 
5. Fico preocupado (a) com as consequências de uma 
possível decisão de emergência. 
( ) ( ) 
6. Sou indeciso (a) na hora em que é necessário tomar uma 
decisão. 
( ) ( ) 
7. Espero ansiosamente os resultados de projetos em que 
participei. 
( ) ( ) 
8. Tenho constantemente dúvidas de consciência. ( ) ( ) 
9. Aceito facilmente os argumentos e a vontade dos outros. ( ) ( ) 
10. Mudo com facilidade de interesse ou de opinião. ( ) ( ) 
11. Sou intolerante com pessoas de outros costumes ou 
características raciais diferentes. 
( ) ( ) 
12. Sou intolerante em relação às opiniões diferentes da 
minha. 
( ) ( ) 
13. Tenhociúmes com facilidade das pessoas que gosto. ( ) ( ) 
14. Fico perturbada (o) com a discussão de assuntos sexuais 
ou íntimos. 
( ) ( ) 
15. Lamento frequentemente as consequências das decisões 
tomadas. 
( ) ( ) 
7. Estrutura da Organização 
• Organograma 
É a representação gráfica nos níveis hierárquicos e departamentais de um 
empreendimento. Representamos o organograma através da figura geométrica de um 
retângulo, interligados entre si por linhas horizontais e verticais. 
É importante que todo funcionário conheça a estrutura da empresa. Com este 
conhecimento poderá prestar informações sobre a empresa, localizar funcionários e manter 
a formalidade hierárquica ao dirigir-se aos postos de chefia. 
 
Objetivos do Organograma 
• Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia; 
• Delegar autoridades e responsabilidades; 
• Trajetória de comunicação. 
Como elaborar um organograma? 
• Evite siglas e abreviaturas para que qualquer funcionário possa ver e 
entender a estrutura da organização; 
• O organograma não deve ser separado em diversas folhas, pois dificulta a 
visualização; 
• Manter a maior simplicidade possível, isto é, só deve existir estritamente o 
necessário. Deve ser funcional e compacto sem ser confuso.
 
8.Departamentalização e Departamentos 
Departamentalização é dividir a organização por departamentos e 
setores, de acordo com a divisão do trabalho e direção, num mesmo nível de 
autoridade. 
O termo departamentalização é empregado quando o processo de 
estruturação organizacional, alocando-se recursos de acordo com as reais 
necessidades de cada tarefa a ser desenvolvida na empresa. 
Dependendo do tipo de atividade empresarial, variadas formas de 
departamentalização são utilizadas. 
Departamento é a divisão de setor ou órgão de uma organização, 
encarregado de um conjunto específico de atividades, tarefas ou 
responsabilidades, conforme aprendemos no ORGANOGRAMA. 
Uma departamentalização visa oferecer a uma empresa os seguintes 
benefícios: 
Tornar claras a responsabilidade e autoridade; 
Facilitar a comunicação e o controle; 
Melhorar a tomada de decisão; 
Diferenciar as atividades. 
Principais funções executadas pelos cargos apresentados no organograma: 
Gerência Geral 
É a autoridade máxima depois do Presidente e Diretores, e tem como 
responsabilidade principal a verificação do funcionamento de todos os 
departamentos que compõe uma empresa. 
Gerência de Vendas 
Elabora o planejamento de vendas, organiza e supervisiona as equipes 
de vendedores e responde pelas atividades comerciais de vendas. O 
departamento de Vendas atende aos clientes, internos ou externos e processa 
as vendas. 
O departamento de Marketing é responsável pelas ações de 
propaganda. Sendo o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua 
empresa, de forma que o mesmo sinta-se atraído pelo produto. 
A Administração de Vendas é responsável pela emissão dos pedidos 
realizados pelos vendedores, verificando disponibilidade de estoque e emitindo 
relatórios específicos à gerência atuante.
 
Gerência Administrativa 
É responsável pelo planejamento e pela organização de todos os 
serviços administrativos (escritório), supervisiona todos os colaboradores da 
empresa. 
O departamento Pessoal é responsável por efetuar o controle de 
pessoal mediante registros e anotações, folha de pagamento e demais 
benefícios que os funcionários tem direito. 
O departamento de Recursos Humanos, dentre suas atividades, 
verifica a falta ou excesso no quadro de funcionários, efetuando recrutamento, 
seleção, admissão e demissão quando necessário e também ministrar 
treinamentos e reciclagem aos funcionários 
O departamento de Compras é responsável pelo orçamento de matéria-
prima básica e material de consumo, desde a negociação de preços até a 
tramitação dos materiais e sua chegada no almoxarifado, além da contratação 
de fretes e serviços para manutenção geral. Este Departamento é responsável 
por analisar a qualidade das mercadorias, a quantidade requerida, prazos de 
entrega, preços e execução das compras. 
Planejamento(PCP) e o Almoxarifado controla o planejamento, a 
entrada e estocagem de matéria-prima e produto acabado, além de material de 
consumo utilizado por todos Departamentos. Este departamento armazena 
mercadorias, registra entradas e saídas, informa saldos existentes, recebe e 
despacha mercadorias. 
A Contabilidade controla a documentação da empresa referente a 
seguros de veículos de máquinas e veículos, emissão de notas fiscais de 
compra e venda, escrituração de notas para pagamentos de impostos e 
contabilização e revisão de folhas de pagamento. 
Gerência Operacional 
Responsável por toda a operacionalização da empresa, ou seja, o bom 
funcionamento para que toda a estrutura não seja prejudicada. 
A Manutenção é responsável por todos os reparos que devem ser 
realizados, desde a simples troca de uma lâmpada até a revisão de 
equipamentos essenciais para o trabalho. 
A Segurança é responsável por garantir e manter o bem estar dos 
funcionários. 
A Limpeza e Conservação é responsável por manter limpa toda a área, 
interna ou externa da empresa, inclusive a conservação dos jardins.
Gerência Financeira 
Responsável por pagamento de contas efetuadas pela empresa, 
emissão de cheques, controle de aplicações, saldos bancários e controle de 
todos os valores que a empresa tem a receber. 
O departamento de Crédito e Cobrança cadastra os clientes, faz 
cobranças, recebe e arquiva duplicatas por ordem de vencimento, expede 
avisos de cobrança, seja duplicatas a vencer ou em atraso e envia para a 
Tesouraria. 
A Tesouraria efetua pagamentos a fornecedores, prestadores de 
serviços e salários dos funcionários. Também é responsável pelos 
recolhimentos de impostos e taxas aos Governos Federal, Estadual ou 
Municipal. 
O Caixa processa os recebimentos, efetua pequenos pagamentos, 
deposita dinheiro em bancos, anota, registra e confere dinheiro, providencia 
recibos e responde diretamente ao tesoureiro da empresa. 
O Faturamento emite faturas e duplicatas e apura o total faturado, 
remetendo as duplicatas faturadas ao departamento de cobrança. 
 
 
9. Fluxograma 
É um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho 
a serem executados por um setor e/ou departamento, indicando o próximo 
passo a ser seguido. Os símbolos utilizados a elaboração do Fluxograma, são 
de caráter internacional, porém, isso não impede de ser alterado conforme a 
necessidade. 
Para que serve um fluxograma? 
Evidenciar o desnecessário; 
Permitir a combinação de tarefas; 
Permitir perceber interrupções de trabalho e as esperas 
desnecessárias; 
Possibilitar localizar, corrigir e eliminar movimentos desnecessários; 
Possibilitar corrigir os transportes desnecessários; 
Possibilitar estudar, corrigir e obter a melhor sequência de operações; 
Facilitar o treinamento dos funcionários. 
Como construir um fluxograma? 
Identificar as fases de um serviço; 
Colocar em cada fase o símbolo respectivo;
Reduzir os transportes e as esperas; 
Avaliar a necessidade de cada fase. 
 
 
FLUXOGRAMA:
Operação Transporte Espera Inspeção ou 
Controle 
Descrição das Operações 
 X Transportar carvão para a 
churrasqueira. 
X Colocar carvão na 
churrasqueira. 
X Acender o fogo. 
 X Transportar a carne para a 
churrasqueira. 
X Colocar a carne no espeto. 
X Colocar o espeto com a 
carne no fogo. 
 X Esperar a carne atingir o 
ponto certo. 
 X Verificar o ponto da carne. 
 X Levar a carne até a bancada 
de corte. 
X Fatiar a carne e servir. 
• Cronograma 
 
O cronograma é a disposição gráfica do tempo que será gasto na 
realização de um trabalho ou projeto, de acordo com as atividades a serem 
cumpridas. Serve para auxiliar no gerenciamento e controle deste trabalho, 
permitindo de forma rápida a visualização de seu andamento. 
Atravésda rápida visualização, apresenta qual a fase que está 
terminando, a que deve ser iniciada, as que devem ser refeitas e as que 
permanecem durante todo o processo. Também é conhecido como GRÁFICO 
DE GANTT. 
 
Para que serve um cronograma? 
Para visualizar, acompanhar e controlar a execução planejada. Fornece 
elementos para corrigir desvios e avaliar os resultados. É a base do 
planejamento. Somente com acompanhamento metódico das atividades é 
possível ter sucesso e alcançar as metas nos prazos concedidos. 
Exemplo de Cronograma: PESQUISA ESCOLAR 
CRONOGRAMA 
Atividades / Períodos J F M A M J 
Levantamento de literatura X 
Montagem do projeto X 
Coleta de dados X 
Tratamento dos dados X X X 
Elaboração do relatório final X X X X 
Revisão do texto X X X