Introdução as Rotinas Administrativas de uma Empresa de Transporte (1)

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Introdução 
às Rotinas 
Administrativas 
de uma Empresa 
de Transporte
SEST - Serviço Social do Transporte
SENAT - Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte
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3
Sumário
Apresentação 6
Unidade 1 | Introdução às Rotinas Administrativas e de Serviços Gerais 8
1 Origem da Administração 9
2 Conceituando a Administração 10
3 As Funções da Administração 11
3.1 Planejar 12
3.2 Organizar 12
3.3 Dirigir 13
3.4 Controlar 13
3.5 Planejar 14
3.6 Organizar 15
3.7 Dirigir 15
3.8 Controlar 15
Glossário 16
Atividades 17
Referências 18
Unidade 2 | A Empresa 20
1 Tipos de Organizações Empresariais 21
1.1 Os tipos Mais Comuns de Organizações Empresariais 22
1.1.2 Sociedade em Nome Coletivo 22
1.1.3 Sociedade em Comandita Simples 22
1.1.4 Sociedade Limitada 23
1.1.5 Sociedade em Comandita por Ações 23
1.1.6 Sociedade Anônima 23
1.1.7 Empresa Individual de Responsabilidade Limitada 24
4
2 O Organograma e suas Variações 24
Glossário 26
Referências 28
Unidade 3 | Os Departamentos da Empresa 30
1 Os Departamentos 31
1.1 A Divisão por Departamentos da Maioria das Empresas 32
1.1.1 Departamento Administrativo 33
1.1.2 Departamento de Compras 33
1.1.3 Departamento Financeiro 34
1.1.4 Departamento de Marketing 35
1.1.5 Departamento de Recursos Humanos 35
1.1.6 Departamento Comercial 36
Glossário 37
Referências 39
Unidade 4 | Principais Rotinas Administrativas 41
1 Principais Rotinas Administrativas da Empresa 41
1.1 Abertura de Contas em Bancos 42
1.2 Acompanhamento do Fluxo de Caixa 42
1.3 Acompanhamento de Contas a Pagar 42
1.4 Acompanhamento de Contas a Receber 42
1.5 Emissão de Notas Fiscais 43
1.6 Controlar Folhas de Ponto dos Funcionários 43
1.7 Gerenciar Estoques 43
1.8 Prezar pela Entrega de Produtos Vendidos e Cumprimento dos Prazos de Produção. 44
Glossário 44
Referências 46
5
Unidade 5 | O Cotidiano da Empresa 48
1 A Comunicação Interna da Empresa 48
2 Técnicas de Arquivamento 50
3 Gerenciamento do Tempo Empresarial 51
4 Carga Tributária no Brasil 52
Glossário 53
Atividades 54
Referências 55
6
Apresentação
Prezado aluno,
Seja bem-vindo ao curso Introdução às Rotinas Administrativas de uma Empresa de 
Transporte! 
Neste curso você encontrará conceitos, situações extraídas do cotidiano e, ao final de 
cada unidade, atividades para a fixação do conteúdo. No decorrer dos seus estudos 
você verá ícones que tem a finalidade de orientar seus estudos, estruturar o texto e 
ajudar na compreensão do conteúdo. 
O curso possui carga horária total de 30h e foi organizado em 5 unidades, conforme a 
tabela a seguir:
Unidade Carga horária
1 - Introdução às Rotinas Administrativas e de Serviços Gerais 6 horas
2 - A Empresa 6 horas
3 - Os Departamentos da Empresa 6 horas
4 - Principais Rotinas Administrativas 6 horas
5 - O Cotidiano da Empresa 6 horas
Fique atento! Para concluir o curso, você precisa:
a) navegar pelos conteúdos e realizar as atividades previstas nas “Aulas Interativas”;
b) responder à “Avaliação final” e obter nota mínima igual ou superior a 60; 
c) responder à “Avaliação de Reação”;
d) acessar o “Ambiente do Aluno” e emitir o seu certificado.
Este curso é autoinstrucional, ou seja, sem acompanhamento de tutor. Em caso de 
dúvidas entre em contato com a suporteead@sestsenat.org.br (0800 7282891).
Bons estudos! 
7
8
UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO ÀS 
ROTINAS ADMINISTRATIVAS E 
DE SERVIÇOS GERAIS
9
Unidade 1 | Introdução às Rotinas Administrativas 
e de Serviços Gerais
 f Discuta com seus colegas: O que você entende por “administração”? Quando pensamos em administrar uma empresa, quais as etapas da administração? Que áreas estão 
envolvidas? É preciso ser um líder para administrar uma 
empresa?
Este curso é voltado à introdução do conteúdo de rotinas administrativas e serviços 
gerais, como derivado da administração enquanto ciência. Tem como objetivo 
proporcionar ao estudante condições de analisar os fundamentos da administração, 
bem como as teorias e seus processos organizacionais.
No decorrer dos nossos estudos, teremos contato com fundamentos teóricos e 
concretos da ciência administrativa e suas implicações na empresa e no universo 
dos negócios. Durante o percurso, vamos proporcionar condições de contatos com 
10
a fundamentação teórica da administração, tratando de conceitos e concepções da 
administração. Além disto, você será incitado a percorrer o caminho das teorias 
organizacionais, conhecendo as abordagens clássicas e mais conhecidas.
Em seguida, vamos penetrar no ambiente organizacional, entendendo como ele 
funciona e interfere nas organizações. Finalmente, iremos estudar como se pode 
planejar, organizar, dirigir e controlar uma organização.
1 Origem da Administração
A administração existe desde o início dos tempos quando as mais primitivas civilizações 
já se utilizavam de técnicas e ferramentas para botar em prática seus objetivos, além 
de poder facilitar e perdurar suas táticas de sobrevivência. Seu desenvolvimento veio, 
mais fortemente, durante a primeira revolução industrial vivida na Inglaterra, no século 
XVII.
Considera-se que a administração sofreu grande influência de filósofos, sociólogos, 
economistas e pensadores durante toda sua história, além de ter recebido contribuições 
de grandes instituições como da Igreja Católica Apostólica Romana que, por estar 
presente desde a antiguidade em todos os continentes, propagou técnicas de gestão 
e organização que são empregadas em sua estrutura e aparelhamento, e nos sistemas 
empresariais de todo o planeta.
Essa relação entre a ciência administrativa e a Igreja Católica Apostólica Romana 
é destacada pelas características da instituição como, sua estrutura hierárquica, 
constituição e divulgação de seus objetivos e metas, além de técnicas de gerenciamento, 
gestão de bens e recursos, recebimentos e pagamentos, bem como suas relações com 
o estado e a sociedade.
Outra instituição bastante influente na história da administração foi a organização 
militar, ou seja, as forças militares que travaram batalhas ao longo de toda a história, 
já que durante uma guerra, questões relacionadas a logística, estratégias operacionais 
e gerenciamento de recursos são fundamentais para o sucesso de qualquer exército.
11
Na medida em que se aprofundam os estudos históricos a respeito da administração, 
pode-se perceber muitas referências necessárias à base para seu entendimento. Porém, 
podemos considerar estas referências como algumas das principiais contribuições 
teóricas históricas a respeito das origens e do significado da administração.
2 Conceituando a Administração
Conceituar administração não é uma missão simples. Muitas são as considerações, 
concepções e significados a respeito deste tema tão importante. Porém, não se pode 
deixar de considerar sua origem sintática e semântica.
A origem da palavra administração está ligada ao latim ad 
– direção para, tendência para; minister – subordinação ou 
obediência, e significa a função que se desenvolve sob o comando 
de outro.Então, administrar é obter resultados por intermédio 
de outros, exercer a função de fazer as coisas através de outras 
pessoas, com os melhores resultados possíveis. Chama-se a 
atenção para o fato de o administrador comandar a ação e não a 
realizá-la (Chiavenato,2000).
12
Pode-se dizer que a administração é constituída por fazer as coisas de maneira 
adequada, com o mínimo de recursos humanos, financeiros e materiais e com o intuito 
de alcançar os objetivos traçados.
A administraçãopode ser representada por um certo tipo de 
governança, gestão de uma empresa ou organização de forma 
que as atividades sejam administradas com planejamento, 
organização, direção e controle. Administrar é o ato de trabalhar 
com e por interferência de outros indivíduos, com o intuito de 
atingir os objetivos da organização, bem como de seus membros.
Administração também pode ser expressa pela tomada de decisões sobre os 
recursos disponíveis. É o gerenciamento de um organismo, levando em consideração 
as informações obtidas através de outros profissionais e, também, prevendo as 
consequências de suas decisões. Caracteriza-se também como a ciência social que 
estuda e organiza as práticas usadas para administrar.
 b Assista a este video sobre a História da Administração:http://tinyurl.com/zoyj7t9
3 As Funções da Administração
A administração tem diversos princípios e funções que servem para embasar a tomada 
de decisões em qualquer tipo de organização, além de poder evidenciar um nível 
adequado de parâmetros para a estruturação de um organismo.
A administração tem entre seus principais princípios:
13
3.1 Planejar
O ato de planejar significa a criação de um plano ou estratégia 
para otimizar a obtenção de um resultado. 
Em uma empresa de qualquer segmento de mercado, o planejamento está diretamente 
relacionado ao modo como a empresa se organiza para enfrentar contratempos 
futuros, além de se preparar adequadamente para atender seus clientes.
O planejamento é extremamente importante devido a necessidade de se preverem 
acontecimentos futuros, além de preparar os colaboradores para os passos a serem 
seguidos pela instituição.
3.2 Organizar
 h
A organização de uma empresa passa pela junção de diversos 
esforços individuais com vistas a obtenção de um objetivo 
comum.
No caso de uma empresa, os funcionários exercendo várias funções distintas formam 
uma força única que gira em torno do objetivo principal da firma, o lucro.
Para organizar um negócio é necessária a aplicação de diversas técnicas para que sejam 
explorados ao máximo os potenciais de seus colaboradores e para que se possa obter 
o desempenho adequado.
14
3.3 Dirigir
Dirigir a companhia compreende a liderança de todos os seus integrantes rumo à 
obtenção do objetivo central da empresa. Dirigir significa tomar decisões, cuidar dos 
interesses da firma, ou seja, encabeçar.
3.4 Controlar
Manter o controle da empresa é essencial para o sucesso. Os diversos setores da firma 
devem ser controlados com vistas a não saírem do compasso, ou não perseguirem um 
objetivo diferente do restante da companhia.
E as principais funções da administração são (Chiavenato, 2006):
• Fixar objetivos.
• Analisar, conhecer os problemas.
• Solucionar os problemas.
• Organizar e alocar os recursos, tanto financeiros, quanto tecnológicos e humanos.
• Liderar, comunicando, dirigindo e motivando as pessoas.
• Negociar.
• Tomar decisões.
• Controlar, mensurando e avaliando.
O desempenho da ciência administrativa está embasado na liderança e capacidade de 
relacionamento com as pessoas através da negociação e na comunicação por parte do 
administrador.
Basicamente a administração é dividida em quatro grandes áreas:
• Financeira
15
• Produção
• Marketing
• Recursos humanos
Pode-se dizer que a ciência administrativa é constituída por diversas áreas como 
economia, matemática, sociologia, filosofia, entre outras, e o administrador deve ter 
ótimas habilidades de relacionamento interpessoal, comunicação e desenvoltura para 
poder exercer seu papel (Maximiano, 2009).
Algumas características da administração são importantes e fundamentais para 
obtenção do objetivo esperado. Estas características são:
• Objetivar a obtenção de resultados.
• Prover a utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis.
• Englobar as atividades de planejamento.
• Organizar.
• Dirigir e controlar.
Também existem meios de se chegar aos objetivos traçados e que a administração se 
utiliza constantemente como:
3.5 Planejar
Através do estabelecimento de planos, métodos e processos com o objetivo de 
fundamentar as ações e objetivos do organismo em questão. Estes procedimentos 
ditarão o que fazer, como fazer, quando fazer as coisas que a empresa ou organização 
se propôs.
16
3.6 Organizar
Através do processo de distribuir tarefas, responsabilidades e atribuições entre os 
membros da organização. Também é necessária a adaptação ao tipo de tarefa a ser 
realizada, já que para objetivos distintos existem estratégias distintas de utilização de 
recursos.
3.7 Dirigir
Através da liderança, influência e motivação dos indivíduos pertencentes a organização. 
Esta tarefa é importante, pois requer habilidades de criação de um ambiente adequado 
a realização do trabalho.
3.8 Controlar
Através da verificação, constatação e certificação da realização das tarefas para que se 
tenha a certeza de estarem buscando a realização dos objetivos.
17
Resumindo
• Nesta unidade podemos constatar as influências que instituições 
exercem sobre a ciência administrativa, e um pouco de sua história. 
• Foram mostradas também algumas funções da administração, bem 
como algumas ferramentas que a administração utiliza para cumprir 
seus objetivos.
• É importante ressaltar também que em qualquer tipo de negócio é 
importante que se tenha noções sobre os diversos campos de atuação 
do administrador, além de entender a complexidade envolvida em suas 
obrigações.
Glossário
Concepções: gerar (ou ser gerado) um ser vivo
Perdurar: ter longa duração; durar muito.
Sintática: studa as relações estabelecidas entre as palavras
Semântica: componente do sentido das palavras e da interpretação das sentenças e 
dos enunciados.
18
 d
Identifique a alternativa correta.
1. A Administração recebeu, ao longo da história, influências 
de instituições como a Igreja Católica Apostólica Romana e 
diversos exércitos participantes de batalhas.
( ) Certo ( ) Errado
2. Pode-se dizer que a administração é constituída por fazer 
as coisas de maneira adequada, com o mínimo de recursos 
humanos, financeiros e materiais e com o intuito de alcançar 
os objetivos traçados.
( ) Certo ( ) Errado
3. A administração tem diversos princípios e funções que 
servem para embasar a tomada de decisões em qualquer 
tipo de organização.
( ) Certo ( ) Errado
4. Não existem meios comprovados de se chegar aos 
objetivos traçados pela administração.
( ) Certo ( ) Errado
5. Em qualquer tipo de negócio é importante que se 
tenha noções sobre os diversos campos de atuação do 
administrador.
( ) Certo ( ) Errado
Atividades
19
Referências
CHIAVENATO, I. Princípios da administração. Rio de Janeiro, Campus, 2006.
CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. São Paulo: McGraw-Hill, 
2000.
KWASNICKA, E. L. Introdução à administração. São Paulo, Atlas, 2000.
MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. São Paulo: Atlas, 2009.
ROBBINS, S. P. Administração: mudanças e perspectivas. São Paulo, Saraiva, 2000.
RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicação interna. Portal da internet, 2002. 
Disponível em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.
STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
20
UNIDADE 2 | A EMPRESA
21
Unidade 2 | A Empresa
 f Quais os tipos de empresa que você conhece? Cite exemplos. Cada uma delas deverá possuir metas e objetivos diferentes? Em que sentido? Para alcançar suas metas e objetivos, que 
estratégias e ferramentas essas empresas deverão usar?
Sabe-se que existem diversos tipos de empresas, principalmente devido a modernidade 
e a globalização da economia,portanto, a administração deve estar em sintonia com as 
variações e necessidades de cada um destes tipos.
As estratégias a serem adotadas, bem como os procedimentos para a realização das metas 
traçadas devem atender as peculiaridades de cada organismo, além de buscar as melhores 
ferramentas para que se obtenha êxito nos negócios (Maximiano, 2009).
Também é necessário o entendimento da importância atribuída à construção do organograma 
da empresa, por se tratar de uma estruturação das funções e destinação de responsabilidades. 
Este é um processo fundamental para o bom desempenho organizacional.
Nesta unidade trataremos dos tipos de empresas existentes assim como do organograma e 
suas variações.
22
1 Tipos de Organizações Empresariais
A atividade empresarial pode ser exercida individualmente ou de forma coletiva 
obedecendo designações e estabelecimentos legais. Uma vez que a opção tenha sido 
a de empresário individual, o patrimônio particular se confunde com o da empresa.
 h
É importante lembrar que o arcabouço legal prevê a forma 
da sociedade simples como se tratando de um tipo societário 
criado para substituir o modelo tradicional de sociedade civil. 
Sociedades simples não podem exercer atividades econômicas 
organizadas, com finalidades de produção ou circulação 
de bens ou serviços. Seu objetivo deve se concentrar em 
atividades profissionais de natureza científica, literária e/ou 
artística.
A sociedade cooperativa, que anteriormente era chamada de sociedade civil, agora 
é sociedade simples. Ela conta com novas características e continua a ser inscrita na 
Junta Comercial, por ser regida por lei especial.
Apesar da legislação brasileira trazer seis tipos diferentes de organizações empresariais, 
apenas duas delas são comumente encontradas, a sociedade limitada, normalmente 
preferida, e a sociedade anônima. As outras são raras no Brasil.
23
1.1 Os tipos Mais Comuns de Organizações Empresariais
1.1.2 Sociedade em Nome Coletivo
Este tipo de sociedade é constituído obrigatoriamente por pessoas físicas e há 
igualdade entre os seus sócios, que devem respondem solidária e ilimitadamente pelas 
obrigações sociais.
 h
A administração deste tipo de empresa deve ser realizada 
exclusivamente pelos sócios, sendo proibida a nomeação de 
terceiros para a função. Seu nome comercial, obrigatoriamente 
é firma ou razão social, além de ser composto pelo nome de 
um dos sócios, acompanhado da expressão & CIA.
1.1.3 Sociedade em Comandita Simples
As sociedades em comandita simples são constituídas por dois tipos de sócios, pessoas 
físicas, responsáveis solidária e ilimitadamente pelas obrigações sociais, denominados 
comanditados, e comanditários, que respondem somente pelo valor de suas respectivas 
cotas. Este tipo de sociedade deve ser administrado pelo sócio comanditado.
24
1.1.4 Sociedade Limitada
As sociedades limitadas são aquelas dedicadas às atividades empresariais, compostas 
por dois ou mais sócios que devem contribuir com capital ou bens para a formação do 
capital social. As responsabilidades dos sócios estão limitadas às suas proporções no 
capital da empresa. 
1.1.5 Sociedade em Comandita por Ações
Esta sociedade tem o capital dividido em ações e é regulado pelas mesmas normas 
relativas às sociedades anônimas. Possui duas categorias de acionistas semelhantes 
aos sócios comanditados e aos comanditários das comanditas simples.
1.1.6 Sociedade Anônima
As sociedades anônimas, ou S/A, abrangem a maioria dos empreendimentos de grande 
porte no Brasil e estão regulamentadas pela lei de nº 6.404, de 1976.
Seu capital social é dividido em partes iguais (ações), que podem ser negociadas em 
bolsa de valores. Estas ações podem ser adquiridas por qualquer pessoa, sem com 
que passe a fazer parte do contrato social, como no caso das LTDA, além disso, as S/A 
podem ser de capital aberto ou capital fechado.
25
1.1.7 Empresa Individual de Responsabilidade Limitada
A empresa individual de responsabilidade limitada 
(EIRELI) é formada por uma única pessoa, titular 
da totalidade do capital social, e não inferior 
a cem vezes o maior salário-mínimo vigente. A 
EIRELI será regulada, no que couber, pelas normas 
aplicáveis às sociedades limitadas. Existem duas 
formas de se instituir uma EIRELI, a originária e a 
superveniente.
A originária refere-se quando decorre de ato de 
vontade da criação específica desta modalidade 
de pessoa jurídica. A superveniente está descrita 
na forma do inciso terceiro do artigo 980-A da lei 
das sociedades, quando resultar da concentração das quotas de outra modalidade 
societária num único sócio, independentemente das razões que motivaram tal 
concentração (Chiavenato,2000). 
2 O Organograma e suas Variações
Uma das maneiras de se representar a 
estrutura de uma empresa é através do 
organograma empresarial. Por este motivo 
não é usual a falta desse modelo nas 
pequenas, medias e grandes empresas, já 
que através dele a representação pode ser 
feita de um modo mais sucinto, resumido 
e limpo para que as pessoas possam 
facilmente compreender.
26
O objetivo do organograma é ilustrar, de forma clara, cada departamento da empresa 
e seus colaboradores em questão, com intuito de esclarecer dúvidas de clientes, 
parceiros e fornecedores.
O organograma deve descrever de forma sucinta como é a estrutura da empresa, além 
de ilustrar a definição das posições de cada funcionário.
Um exemplo de organograma pode ser expresso pela seguinte figura:
Os organogramas utilizados são (Chiavenato, 2000):
• Organograma clássico.
• Organograma em barras.
• Organograma em setores (setorial, setograma).
• Organograma Radial (solar, circular).
• Organograma Lambda.
• Organograma Bandeira.
• Organograma Linear de Responsabilidade (OLR).
• Organograma Informativo.
• Organograma Dial de Wyllie.
Resumindo
• Nesta unidade vimos os diversos tipos de empresas que existem no 
Brasil, além de algumas peculiaridades existentes em suas designações. 
Foi ressaltado que se deve ficar atento a determinadas obrigações das 
instituições e seus membros.
• Foi ressaltado também a importância e a função do organograma, além 
de seus diferentes tipos existentes. 
• Lembramos que praticamente todas as empresas podem e devem 
utilizar os organogramas para ilustrar sua estrutura organizacional.
27
Glossário
Peculiaridades: peculiar significa característico, especial, algo que é próprio de uma 
pessoa ou coisa.
Sucinto: dito ou escrito com poucas palavras; breve, resumido, lacônico.
28
 d
Identifique a alternativa correta.
1. As estratégias a serem adotadas, bem como os 
procedimentos para a realização das metas traçadas devem 
atender as peculiaridades de cada organismo.
( ) Certo ( ) Errado
2. A sociedade em nome coletivo é constituída 
obrigatoriamente por pessoas físicas e há igualdade entre 
os seus sócios.
( ) Certo ( ) Errado
3. As sociedades anônimas, ou S/A, abrangem a maioria dos 
empreendimentos de grande porte no Brasil.
( ) Certo ( ) Errado
4. A desvantagem do organograma vem da garantia da 
agilidade da percepção das áreas de negócios.
( ) Certo ( ) Errado
5. Uma das maneiras de se representar a estrutura de uma 
empresa é através do Organograma Empresarial.
( ) Certo ( ) Errado
29
Referências
CHIAVENATO, I. Princípios da administração. Rio de Janeiro, Campus, 2006.
CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. São Paulo: McGraw-Hill, 
2000.
KWASNICKA, E. L. Introdução à administração. São Paulo, Atlas, 2000.
MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. São Paulo: Atlas, 2009.
ROBBINS, S. P. Administração: mudanças e perspectivas. São Paulo, Saraiva,2000.
RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicação interna. Portal da internet, 2002. 
Disponível em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.
STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
30
UNIDADE 3 | OS 
DEPARTAMENTOS DA EMPRESA
31
Unidade 3 | Os Departamentos da Empresa
As empresas, como em qualquer outra organização, têm departamentos que são 
responsáveis pelas diversos atividades desempenhadas. Estes departamentos existem 
para descentralizar o poder de tomada de decisões e tornar possível a divisão de 
tarefas entre pessoal especializado.
Não importando o tamanho, faturamento ou segmento de atuação da instituição, a 
divisão por departamentos é extremamente útil para a organização e qualidade de 
desempenho do cumprimento de sua função (Chiavenato, 2006).
Nesta unidade estudaremos um pouco sobre os departamentos que são comuns 
a maioria das empresas, além de ressaltar suas funções específicas e ressaltar sua 
importância para o sistema organizacional. Trataremos dos departamentos da empresa, 
das peculiaridades do departamento administrativo, do departamento comercial e do 
financeiro
32
1 Os Departamentos
Os departamentos de uma empresa estão correlacionados entre si, sendo encabeçados 
pelo mais importante deles, a administração. Qualquer organização que não seja bem 
administrada caminhará rumo a falência.
 
 b Acesse Vídeos, Ted Talks na Internet, 2014 Bis: Dr. Eduardo da Costa at TEDxLaçador
 a
Para ressaltar a importância da administração, lembre-se 
que é através dela que é possível controlar os gastos, os 
pagamentos, reuniões e todas as rotinas administrativas 
realizadas. Portanto, toda empresa deve alocar funcionários 
competentes para o desempenho de suas atividades nesta 
área. 
 c
Segundo o Sebrae, 85% das micro e pequenas empresas não 
dividem o negócio em departamentos, por um simples motivo, 
a mão-de-obra é pequena, além de na maioria das vezes, 
o proprietário da empresa é o único funcionário e, por isso, 
administra as finanças, cuida do pessoal, das vendas e todas as 
outras funções.
Porém, mesmo que seja uma organização de departamentos imaginária, o administrador 
precisa ter conhecimento do papel de cada departamento e da importância de todos 
eles para o sucesso da organização.
33
Já nas empresas maiores, entretanto, existe a divisão por departamentos como uma 
necessidade básica. Se o plano é começar pequeno e crescer, recomenda-se que já se 
comece a montar a empresa setorizada, obedecendo as regras existentes.
1.1 A Divisão por Departamentos da Maioria das Empresas 
• Administrativo.
• Compras.
• Financeiro.
• Marketing.
• Recursos humanos.
• Vendas.
A seguir serão comentadas as características de cada um dos setores apresentados.
34
1.1.1 Departamento Administrativo
A competência do departamento administrativo, engloba a gerência de todo o conjunto 
de atividades que dão suporte as ações da empresa. Entre as suas principais funções 
estão:
• Administrar e prover a gerência de todo o conjunto de atividades da organização, 
seguindo as diretrizes e prioridades estabelecidas para a empresa.
• Promover os acordos, negociações, contratos, ajustes dos negócios pertinentes 
à companhia.
• Articular e integrar a execução das atividades da empresa com seus próprios 
setores e departamentos.
• Traçar os objetivos e metas a serem seguidos pela organização.
• Acompanhar e controlar a execução de todas as atividades com vistas a realização 
das metas estabelecidas.
1.1.2 Departamento de Compras
A função do departamento de compras é estabelecida pelo fluxo dos materiais na 
empresa, pelo contato com o fornecedor e pelo acompanhamento da entrega. Prazos 
de entrega que não são cumpridos podem criar graves distúrbios para os demais 
departamentos da empresa.
Os objetivos do departamento de compras podem ser divididos em quatro categorias:
• Obtenção de mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessária.
• Obtenção de mercadorias e serviços ao menor custo.
• Garantia do melhor serviço possível e cumprimento dos prazos de entrega por 
parte do fornecedor.
35
• Desenvolvimento e manutenção das boas relações com os fornecedores e 
desenvolvimento de fornecedores potenciais.
Para a satisfação desses objetivos, o departamento de compras deve desempenhar 
algumas funções básicas:
• Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e 
entrega certa (tempo e lugar).
• Selecionar o fornecedor (fonte certa)
• Negociar os termos e condições de compra.
• Emitir e administrar pedidos de compra.
Os objetivos do setor de compras devem estar de acordo com os objetivos estratégicos 
da empresa de um ponto de vista global, visando o melhor cumprimento de suas 
funções.
1.1.3 Departamento Financeiro
Como todos os outros, o departamento financeiro tem grande importância dentro de 
uma empresa, pois tem a competência de administrar o dinheiro, os investimentos, 
riscos financeiros e o relacionamento com investimentos.
 a
As principais funções do departamento financeiro da empresa 
são o controle bancário, planejamento financeiro, contas a 
receber, contas a pagar, tesouraria, auditoria e faturamento.
O departamento financeiro da empresa deve ser organizado e funcionar de acordo 
com os padrões de qualidade estabelecidos para o desenvolvimento do trabalho, este 
setor também deve contar com funcionários de confiança, que prezem pela ética e o 
compromisso de suas atividades.
36
 b Assista a um video sobre as funções do departamento financeiro. Acesse a Internet, Vídeos, Digite Avenida Cult+Princípios de Administração Financeira GEST FIN 1.1
1.1.4 Departamento de Marketing
O departamento de marketing da empresa funciona como sua imagem. Ele coordena 
e produz todos os materiais para sua representação. Sua função é chegar até os novos 
consumidores, investidores e toda a comunidade, além de criar uma imagem que 
represente a empresa de forma positiva.
As principais funções do departamento de marketing são:
• Produzir materiais promocionais
• Manter relações com a mídia
• Realizar pesquisas de mercado
• Supervisionar a comunicação interna
• Monitorar as redes sociais
1.1.5 Departamento de Recursos Humanos
O departamento de Recursos Humanos é de extrema importância, apesar de muitas 
vezes ser considerado simplesmente como de menor importância ou um “gasto”. O 
conceito de recursos humanos faz referência a todas as práticas e políticas que visam 
administrar condutas dentro de uma empresa. 
A partir do entendimento das pessoas como recursos da empresa, torna-se necessário 
o estabelecimento de formas de administrar e investir neles, com vistas a explorar de 
forma completa as potencialidades da empresa. 
37
 b Acesse o vídeo “O papel das lideranças no planejamento dos recursos humanos” em Vídeos na Internet. O vídeo é produzido pela Unidade Central de Recursos Humanos, da Secretaria de 
Gestão Pública.
1.1.6 Departamento Comercial
As responsabilidades do departamento comercial da empresa passam por planejar, 
dirigir e coordenar as atividades de comercialização e venda de produtos e serviços. 
É através desse departamento que a empresa promove e realiza suas vendas 
(Kwasnicka,2000)
As principais atividades do departamento comercial são controlar e indicar o 
desempenho dos vendedores, definir as áreas de venda, prospectar clientes, elaborar 
e negociar propostas de venda, analisar o mercado, analisar as condições da empresa e 
propor melhorias nas vendas da empresa, além de intermediar as relações da empresa 
com os clientes. Resumindo, o departamento Comercial é responsável pela ponte entre 
a empresa e os clientes e, com isso,proporciona a realização e controle das vendas.
Resumindo
• A importância dos departamentos da empresa vai muito além da 
divisão interna de tarefas e especialização de pessoal em determinadas 
funções. 
• A divisão de tarefas deve presar pela organização do negócio como 
um todo e contribuir de diversas formas para o desenvolvimento da 
empresa.
• O departamento de Recursos Humanos é de extrema importância, 
apesar de muitas vezes ser considerado secundário.
38
Glossário
Correlacionados: ação de fazer com que duas ou mais coisas ou pessoas se relacionem.
Alocar: colocar (alguém ou algo) em um ponto determinado de uma sequência de 
lugares.
39
 d
Identifique a alternativa correta.
1. É através da administração que é possível controlar 
os gastos, os pagamentos, reuniões e todas as rotinas 
administrativas realizadas.
( ) Certo ( ) Errado
2. O departamento financeiro da empresa deve ser 
organizado e funcionar de acordo com os padrões de 
qualidade estabelecidos para o desenvolvimento do 
trabalho.
( ) Certo ( ) Errado
3. O departamento de recursos humanos não possui tanta 
importância quanto os demais, haja vista que é muitas vezes 
considerado somente um gasto.
( ) Certo ( ) Errado
4. Dentre as principais atividades do departamento 
comercial estão: controlar e indicar o desempenho dos 
vendedores, definir as áreas de venda, prospectar clientes.
( ) Certo ( ) Errado
5. A função do departamento de compras é estabelecida 
pelo fluxo dos materiais na empresa.
( ) Certo ( ) Errado
40
Referências
CHIAVENATO, I. Princípios da administração. Rio de Janeiro, Campus, 2006.
CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. São Paulo: McGraw-Hill, 
2000.
KWASNICKA, E. L. Introdução à administração. São Paulo, Atlas, 2000.
MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. São Paulo: Atlas, 2009.
ROBBINS, S. P. Administração: mudanças e perspectivas. São Paulo, Saraiva, 2000.
RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicação interna. Portal da internet, 2002. 
Disponível em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.
STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
41
UNIDADE 4 | PRINCIPAIS 
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
42
Unidade 4 | Principais Rotinas Administrativas
As rotinas administrativas estão presentes em todas as empresas e devem der tratadas 
de forma a possibilitarem o desempenho das atividades empresariais de forma correta.
Rotineiramente a empresa necessita se concentrar em determinadas atividades 
internas para que seja possível realizar as compras necessárias a produção, ou ao 
oferecimento de seus serviços e suas vendas.
Objetivos
Os objetivos desta unidade são:
• Descrever as principais rotinas administrativas da empresa.
• Considerar a importância de determinadas rotinas.
1 Principais Rotinas Administrativas da Empresa
Rotinas administrativas são um conjunto de processos que são desenvolvidos 
sistematicamente e necessitam de conhecimento teórico e técnico para sua realização.
Para que as rotinas administrativas sejam realizadas existem os manuais de rotinas e 
regulamentos internos, onde são descritas as normas e padrões para a realização das 
rotinas da empresa. Também são necessários outros documentos como, relatórios que 
expõe fatos e ocorrências internas, circulares internas e ofícios.
Para a realização dos processos presentes nas rotinas administrativas são requeridas 
as aplicações de métodos e técnicas com o objetivo de obter sua conclusão da melhor 
maneira possível, agregando valor a empresa, no menor tempo possível e com a 
qualidade exigida.
Algumas das principais rotinas existentes nas empresas são:
43
1.1 Abertura de Contas em Bancos
É comum e recomendável que as empresas possuam contas em bancos para que não se 
misturem as finanças pessoais do proprietário e da instituição.
1.2 Acompanhamento do Fluxo de Caixa
O acompanhamento do fluxo de caixa é de extrema importância para que se possa 
checar se o planejamento está sendo seguido e se as entradas e saídas estão como se 
esperava.
1.3 Acompanhamento de Contas a Pagar
Em uma empresa existem muitas contas a pagar como, água, luz, telefone, fornecedores, 
impostos, etc. Essas contas podem possuir vencimentos em datas diferentes e deve-se 
ter certeza de que estão sendo pagas corretamente para evitar-se a incidência de juros 
e encargos.
1.4 Acompanhamento de Contas a Receber
As empresas normalmente recebem pagamentos por seus serviços restados ou 
mercadorias vendidas. Esses pagamentos também podem ser realizados em datas 
futuras pré-determinadas, ou em parcelas.
O volume de contas a receber pode ser grande dependendo do tipo de empresa e na 
maioria das vezes faz-se necessário que existam pessoas contratadas para a realização 
deste acompanhamento.
44
1.5 Emissão de Notas Fiscais
A emissão de notas fiscais é obrigatória e serve não somente para o acompanhamento 
realizado pelo governo, para a cobrança de impostos, como para o consumidor, para 
que possa ter seus direitos assegurados em caso de troca do produto, defeito de 
fábrica ou má prestação do serviço.
1.6 Controlar Folhas de Ponto dos Funcionários
O controle da folha de ponto é muito importante para que os funcionários da empresa 
tenham seus proventos assegurados levando em consideração fatores como horas 
extras e compensações de faltas, e também para o controle por parte da empresa de 
faltas e atrasos.
1.7 Gerenciar Estoques
O gerenciamento do estoque é fundamental para o desenvolvimento das vendas da 
empresa. O controle dos níveis de segurança, das previsões de duração e do espaço são 
necessários para que não haja transtornos ao setor responsável nem consequências 
para os negócios da instituição.
45
1.8 Prezar pela Entrega de Produtos Vendidos e Cumprimento 
dos Prazos de Produção.
O pós-venda da empresa deve ser considerado para a reputação da instituição. 
Quando se vende um produto deve-se empenhar o máximo esforço possível para o 
cumprimento do prazo estipulado para a entrega, e também quando se promete que 
determinado produto será fabricado, existe a obrigação de realizar-se a promessa para 
que não existam penalidades legais aplicáveis.
Resumindo
• As rotinas administrativas são realizadas em todos os tipos de 
empresas atuantes em qualquer setor. O esforço em observar-se os 
procedimentos necessários ao desempenho de processos internos é de 
grande valia para as instituições.
• As penalidades para a ineficiência de qualquer processo interno da 
empresa podem abranger desde um pequeno atraso na produção até a 
perda da boa reputação da companhia e posterior falência.
Glossário
Proventos: ganho, lucro, proveito, rendimento.
46
 d
Identifique a alternativa correta.
1. Rotinas administrativas são um conjunto de processos 
que são desenvolvidos sistematicamente e necessitam de 
conhecimento teórico e técnico para sua realização.
( ) Certo ( ) Errado
2. O acompanhamento do fluxo de caixa é de extrema 
importância para que se possa checar se o planejamento 
está sendo seguido.
( ) Certo ( ) Errado
3. O pós-venda da empresa não deve ser considerado para a 
reputação da instituição.
( ) Certo ( ) Errado
4. O controle da folha de ponto dos funcionários apenas 
serve para os empregados possam cobrar seus direitos em 
caso de desligamento da instituição.
( ) Certo ( ) Errado
5. As rotinas administrativas são realizadas em todos os 
tipos de empresas atuantes em qualquer setor.
( ) Certo ( ) Errado
47
Referências
CHIAVENATO, I. Princípios da administração. Rio de Janeiro, Campus, 2006.
CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. São Paulo: McGraw-Hill,2000.
KWASNICKA, E. L. Introdução à administração. São Paulo, Atlas, 2000.
MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. São Paulo: Atlas, 2009.
ROBBINS, S. P. Administração: mudanças e perspectivas. São Paulo, Saraiva, 2000.
RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicação interna. Portal da internet, 2002. 
Disponível em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.
STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
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UNIDADE 5 | O COTIDIANO DA 
EMPRESA
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Unidade 5 | O Cotidiano da Empresa
O cotidiano da empresa é marcado por diversos desafios e contratempos que necessitam 
ser superados, com o máximo de destreza possível para garantir a continuidade do 
negócio. Os processos internos rotineiros precisam estar integrados e possuírem um 
padrão de qualidade bem definido para que o objetivo da empresa seja atingido da 
melhor forma possível.
Os métodos de comunicação e propagação de informações, entre os diversos 
departamentos da organização, são fundamentalmente necessários devido a sua 
imprescindibilidade. 
Nesta unidade serão tratados, de forma sucinta, temas relacionados a comunicação 
interna entre os departamentos, além de se ressaltar algumas técnicas de arquivamento 
de documentos e gerenciamento de tempo, além de algumas considerações sobre 
impostos e taxas, temas de extrema relevância para qualquer negócio.
Objetivos
Os objetivos desta unidade são:
• Levantar aspectos da comunicação da empresa.
• Ressaltar técnicas de arquivamento.
• Discutir sobre o gerenciamento do “tempo empresarial”.
• Abordar temas relacionados a carga tributária.
1 A Comunicação Interna da Empresa
Não é suficiente possuir uma equipe formada por grandes talentos com habilidades 
específicas ao seu trabalho e motivação, se não houver um bom nível de informação e 
se seus integrantes não se comunicarem adequadamente, (Ruggiero, 2002).
Para que sejam solucionados os problemas referentes a esta temática, foram 
aprimoradas táticas de comunicação interna. Estas técnicas tem a missão de encurtar 
o caminho entre uma ideia e sua realização.
50
 a
Para dar início ao tema comunicação interna expõe-se seus 
principais objetivos:
• Influenciar, informar e integrar todos os funcionários da 
empresa
• Possibilitar o conhecimento das transformações ocorridas no 
ambiente de trabalho pelos empregados da empresa
• Fazer com que cada funcionário se torne uma peça chave na 
organização
• Facilitar a comunicação empresarial, deixando-a clara e 
objetiva para todos os funcionários
Sabe-se que a comunicação é a troca de informações entre pessoas, e no ambiente 
empresarial esse processo pode não ser tão simples. Como existem diferentes níveis 
hierárquicos em uma empresa, a agilidade de uma informação pode ser comprometida 
pelo tamanho da instituição.
51
Para solucionar este processo, utilizam-se meios que a alguns anos atrás não 
existiam, redes internas de chats, canais de atendimento aos funcionários, centrais de 
relacionamento, entre outros.
Segundo Stoner e Freeman (1999), quatro fatores podem influenciar na eficácia da 
comunicação nas empresas, são eles:
• Canais formais da comunicação
• Estrutura de autoridade
• Especialização do trabalho 
• Propriedade da informação
Logo, para que seja otimizado todo o processo produtivo da empresa, deve-se 
ter um olhar atento para a sua comunicação interna, sabendo que o impacto no 
desenvolvimento do negócio pode ser bastante grande.
2 Técnicas de Arquivamento
Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação 
e tem sua fundamentação na revolução francesa. A arquivologia 
trata da informação que tem por objetivo se tornar ênfase, 
fator de lembrança de que eventos passados. Pode-se concluir 
que a arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de 
organização e tratamento de documentos, e sua transformação 
em potencial de informação.
Os documentos, segundo a ciência da informação, podem ser classificados como de 
natureza oficial, natureza científica ou natureza comercial. Também são possuidores 
de formato, espécie, gênero e tipo.
Os níveis da documentação nas instituições são (Chiavenato, 2000):
• Documentação de Nível Estratégico
52
• Documentação de Nível Tático
• Documentação de Nível Operacional
Então, as características do arquivamento são relevantes para toda e qualquer 
organização e carecem de cuidado especial para que tempo e recursos sejam 
economizados quando for necessário.
3 Gerenciamento do Tempo Empresarial
O gerenciamento do tempo nas organizações é um fator de extrema relevância para 
o cumprimento de prazos e otimização de recursos. Para que os processos sejam 
concluídos no tempo correto alguns tópicos são importantes, são eles:
• Planejamento e gerenciamento do cronograma
• Definição das atividades
• Sequenciação das atividades.
• Estimação dos recursos das atividades.
• Estimação da duração das atividades.
• Desenvolvimento do cronograma.
• Controle do cronograma.
Além desses fatores ainda se pode ressaltar alguns 
fatores que podem ajudar na otimização do tempo, 
como por exemplo:
• O estabelecimento de prioridades.
• O combate às distrações.
• A organização.
• A fidelidade à agenda programada.
53
Então, para que haja a otimização do tempo nas organizações e em qualquer outro 
local, deve-se buscar as alternativas existentes para que se possa aproveitar ao máximo 
este recurso tão escasso.
4 Carga Tributária no Brasil
No Brasil atualmente existem cerca de 92 impostos e taxas em nível federal, estadual 
e municipal. Esse conjunto de cobranças faz com que nosso país tenha uma das mais 
altas cargas tributárias do mundo, cerca de 37% do Produto Interno Bruto.
Para a empresa esse configura um desafio a mais, já que são grandes os custos e 
complexas as formas de contabilização e recolhimento destes tributos. Algumas das 
principais cobranças que afetam diretamente a empresa estão:
• IRPJ – Imposto de renda de pessoa Jurídica
• ISS – Imposto sobre serviços
• ICMS – Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços
• II – Imposto sobre importação
• IPI – Imposto sobre produtos industrializados
Além desses, pode-se ressaltar que, mesmo que um tributo não venha a impactar 
diretamente na empresa, ele pode vir a gerar um certo impacto às vendas ou a 
produção, já que na economia os indivíduos estão correlacionados e sempre haverá 
um fator que dependa de outro, ou seja, mesmo que um imposto não cause distorções 
no curto prazo, a tendência é de quE venha a gerar em médio ou longo prazos.
Em um mundo globalizado as empresas acabam se tornando organismos muitas vezes 
complexos e de difícil controle. Para lidar com o ambiente de negócios complexo, 
alguns processos internos são cada vez mais aprimorados para que se possa utilizar 
melhor o tempo, além de poder otimizar alguns mecanismos de produção (Robbins, 
2000).
54
As técnicas de comunicação interna e arquivamento são frutos de estudos constantes 
por terem a capacidade de exercer um impacto sob as atividades da empresa, caso 
essas técnicas sejam bem executadas, pode-se obter grandes ganhos de produtividade, 
porém, caso existam falhas, as consequências podem ser gravíssimas.
Imagine um ambiente corporativo que não se comunica adequadamente, o 
departamento financeiro não tem informações sobre o departamento de marketing, 
que por sua vez não se comunica com o departamento comercial. Esta empresa tende 
a enfrentar graves desafios, além dos já comuns a todos os negócios.
Quando não se tem o devido entrosamento entre os setores da empresa, existe um 
convite ao desperdício de tempo, dinheiro e demais recursos, logo não se deve abrir 
mão de aprimorar qualquertipo de mecanismo que vise a otimização do tempo.
Todo o assunto abordado nesta unidade visa a melhoria dos processos internos da 
empresa e no lembrete que os impostos e taxas existem e exercem grande influência 
nas instituições. A boa comunicação interna pode ser um fator decisivo para o sucesso 
do negócio, além de poupar o desperdício de tempo.
O arquivamento de documentos também contribui para a otimização do tempo, além 
de manter organizada a história da empresa, bem como todas as suas peculiaridades.
Glossário
Temática: Temática significa o mesmo que assunto, tema, tópico, objeto, teor, etc.
Otimizado: o melhor rendimento possível, no que concerne a qualquer área de 
atividade.
Aprimorar: perfeiçoar(-se), esmerar(-se), apurar(-se).
55
 d
Identifique a alternativa correta.
1. Em um mundo globalizado as empresas acabam se 
tornando organismos muitas vezes complexos e de difícil 
controle
( ) Certo ( ) Errado
2. Os documentos, segundo a ciência da informação, 
podem ser classificados como de natureza oficial, natureza 
científica ou natureza comercial.
( ) Certo ( ) Errado
3. Sabe-se que a comunicação é a troca de informações 
entre pessoas, e no ambiente empresarial esse processo se 
torna bastante simples.
( ) Certo ( ) Errado
4. A arquivologia trata da informação que tem por objetivo 
se tornar ênfase, fator de lembrança de que eventos 
passados.
( ) Certo ( ) Errado
5. No Brasil atualmente existem cerca de 92 impostos e 
taxas em nível federal, estadual e municipal.
( ) Certo ( ) Errado
Atividades
56
Referências
CHIAVENATO, I. Princípios da administração. Rio de Janeiro, Campus, 2006.
CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. São Paulo: McGraw-Hill, 
2000.
KWASNICKA, E. L. Introdução à administração. São Paulo, Atlas, 2000.
MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. São Paulo: Atlas, 2009.
ROBBINS, S. P. Administração: mudanças e perspectivas. São Paulo, Saraiva, 2000.
RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicação interna. Portal da internet, 2002. 
Disponível em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.
STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
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Gabarito
Unidade 1
1. Resposta: Certo.
2. Resposta: Certo.
3. Resposta: Certo.
4. Resposta: Errado.
5. Resposta: Certo.
Unidade 2
1. Resposta: Certo.
2. Resposta: Certo.
3. Resposta: Certo.
4. Resposta: Errado.
5. Resposta: Certo.
Unidade 3
1. Resposta: Certo.
2. Resposta: Certo.
3. Resposta: Errado. 
58
4. Resposta: Certo.
5. Resposta: Certo.
Unidade 4
1. Resposta: Certo.
2. Resposta: Certo.
3. Resposta: Errado. 
4. Resposta: Errado.
5. Resposta: Certo.
Unidade 5
1. Resposta: Certo.
2. Resposta: Certo.
3. Resposta: Certo.
4. Resposta: Certo.
5. Resposta: Certo.