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Organização e Técnica Comercial /suportecfci@gmail.com Sumário Apresentação ...................................................................... 5 Unidade 1 – Administração e Organização ........................ 7 1. Princípios básicos ........................................................................................................... 8 2. As organizações como sistemas ................................................................................. 9 3. As organizações e sua função social ........................................................................ 11 4. Contexto do planejamento ........................................................................................15 5. Organização ...................................................................................................................17 Unidade 2 - Elementos básicos na função administrativa da organização ...................... 22 1. Métodos de representação de uma estrutura organizacional .......................23 2. Conceito de autoridade ..............................................................................................25 3. Elementos básicos no processo de direção .........................................................28 4. Considerações finais sobre o processo administrativo......................................31 5. Fins da organização ....................................................................................................32 Unidade 3 - Empresas .......................................................39 1. Conceituação e classificação.....................................................................................39 2. Escolha de atividades e constituição ..................................................................... 41 3. As sociedades ...............................................................................................................42 4. Junta comercial ............................................................................................................45 5. Concentração de empresas ou influência no mercado......................................45 Unidade 4 - Organização de uma empresa ......................49 1. Princípios organizacionais ........................................................................................50 2. Direção de empresa ....................................................................................................50 Unidade 5 - O comércio .................................................... 53 1. Estrutura do comércio x características do mercado imobiliário .................54 Unidade 6 - Administração de vendas em empresas imobiliárias ................................... 61 1.1. Composição da força de venda..................................................................................61 2.2. Estruturação da área de vendas...............................................................................62 3.3. Tamanho da força de vendas....................................................................................63 4.4. Administração da força de vendas..........................................................................64 5.5. Gerência de marketing...............................................................................................69 6.. Conclusão.......................................................................................................................71 Referências .........................................................................74 3. Responsabilidades da direção de um negócio.....................................................51 Organização e Técnica Comercial 5 Apresentação Os tópicos aqui apresentados, na disciplina Organização e Técnicas Comerciais, são imprescindíveis para quem, realmente, quer ser um bom Técnico em Transa- ções Imobiliarias. Eles visam proporcionar embasamento indispensável à realiza- ção do comércio, sob as suas diversas modalidades e técnicas. O profissional deverá estar capacitado a estruturar e organizar o seu tra- balho de acordo com as normas técnicas de administração e ter domínio básico das diversas formas de organização, e também conhecimento sobre a estrutura financeira básica que moviemta o mercado O mundo está sempre em evolução, requerendo atualizações constantes. Assim, acreditamos que este curso será apenas o início dos estudos para você, que almeja vir ser um profissional respeitado na sua área Bons estudos! Organização e Técnica Comercial 7 Unidade 1 – Administração e Organização Objetivos da unidade Ao concluir esta unidade, o aluno deverá ser capaz de: Conceituar organizações e identificar os processos administrati os.► Descrever as organizações como sistemas e compreender sua função social.► Identificar o ambiente organizacional e as fases de uma organiz ção.► Conhecer os fins últimos de uma organização, do ponto de vista mplo.► Aprofundando Esta unidade focaliza o tema administração e organização. No estudo das ciências ou de qualquer ramo do conhecimento humano, constitui ponto impor- tante a focalização nas palavras ou termos empregados e os respectivos signific - dos. A terminologia é o estudo dos termos técnicos de uma arte ou ciência. Trata-se, em nosso caso, de oferecer, inicialmente, os significados das pala- vras administração e organização. Esses dois termos estão intimamente ligados, uma vez que a organização constitui um dos processos da administração. Para esclarecer a questão da organização como processo da administração, em primei- ro lugar, temos que verificar a sua existência nas empresas e entidades para, em seguida, examinar qual o seu conteúdo. No primeiro caso, não podemos imaginar a existência de uma empresa, vi- sando a obtenção de lucros (comercial, industrial, bancária, etc.) ou entidade com fins não lucrativos (clube esportivo, instituição de assistência social, fundações científicas, sociedades culturais, etc.) sem a adoção de princípios de administra- ção. Não podemos alcançar um fim sem usarmos os meios, e uma das vias que nos conduzem ao objetivo das empresas e entidades é a administração. A administra- ção existe sempre em qualquer empresa ou entidade, pequena ou grande, simples ou complexa. Genericamente, organização significa a ordenação, a arrumação das partes de um todo, a partir de um conjunto de normas estabelecidas com esse fim. Esse conceito Centro de Formação de Corretores de Imóveis8 abrange desde uma iniciativa individual doméstica até a sistematização de uma entida- de, de uma instituição que serve à realização de interesse social, político, econômico. A organização, como instituição, pode ser entendida em dois níveis: primei- ro, como designação atribuída a qualquer grupo de pessoas que, conscientemen- te, combinam seus esforços e outros tipos de recursos para alcançar objetivos comuns e socialmente úteis; o outro nível é o administrativo, em que o termo se aplica à estruturação dos recursos existentes e das operações da instituição. Tais recursos se desdobram em: Recursos físicos ou materiais: edifícios, instalações, equipamentos, matérias- primas, etc. Recursos financeiros: capital social e todos os valores que ingressam na empresa em razão de suas operações (faturamento, investimentos, contas a receber, etc). Recursos Humanos: todas as pessoas envolvidas nas operações da empresa. Recursos mercadológicos: meios pelos quais a empresa busca disponibilizar seus produtos ao consumidor final (pesquisas de mercado, promoção, canais de distribuição, etc). Recursos administrativos: meios de coordenação interna dos demais recursos, assegurando-lhes a integração necessária ao desempenho global. Recursos informacionais: mecanismos de troca de informações internamente e externamente com vistas a manter um permanente processo de avaliação e ajuste ao contexto em que opera a empresa. 1. PrincíPios básicos O funcionamento de uma organização se apoia em três princípios clássicos: divisão do trabalho, cooperaçãoe coordenação. A divisão do trabalho é o princípio pelo qual se atribui, a cada pessoa ou grupo de pessoas, um papel específico. Essa atribuição é associada a um conjunto de tarefas que contribuem para um objetivo comum. Para tanto, é considerada a especialização da(s) pessoa(s), decorrente de formação específica ou adquirida, via experiência prática ou treinamento. A cooperação pressupõe a disposição das pessoas em combinar suas espe- cializações individuais, de modo a obter um maior número de realizações do que poderia ser conseguido com os indivíduos agindo independentemente. A coope- ração é obtida por mecanismos que despertem a disposição dos participantes em desenvolver esforços pessoais em direção aos objetivos estabelecidos. Organização e Técnica Comercial 9 A coordenação é o princípio pelo qual os esforços individuais devem con- vergir, de forma integrada e harmônica, para o alcance dos resultados pretendi- dos. É a união de esforços. Esse princípio se materializa na implementação de instrumentos e métodos de trabalho capazes de realizar a conjunção harmônica dos esforços, fazendo prevalecer a noção de coletivo sobre a óptica individual. 2. As orgAnizAções como sistemAs Sistema é a integração de todas as partes entre si. É um conjunto de elemen- tos (concretos ou abstratos) que se apresenta intelectualmente organizado. Em Administração, sistema significa qualquer entidade composta de partes interre- lacionadas, interdependentes e interagentes entre si, que desenvolvem uma ativi- dade ou função voltada para atingir um ou mais objetivos/propósitos (finalidade para qual foi criado o sistema). As organizações enquadram-se nesse conceito na medida em que os resulta- dos globais dependem da convergência de atividades dispersas entre as diversas áreas empresariais e o trabalho em cada área é afetado e afeta o comportamento das demais. Em uma empresa todos os setores devem estar sistematizados para a obten- ção de um resultado comum. Quando os setores estão sistematizados, cada um desempenha sua função dentro do sistema e, também, fora da empresa. No mer- cado, como um todo, temos, também, um sistema em que cada empresa responde pela sua área. Atualmente, ouvimos falar em cadeia produtiva que nada mais é que um sistema de empresas relacionadas que fazem parte de um sistema maior que é o mercado global. As organizações são concebidas como sistemas abertos, que são aqueles que mantêm algum tipo de relacionamento com o meio ambiente. Uma organi- zação que atua em constante interação com o meio ambiente: dele retira os insu- mos ou recursos humanos, financeiros, materiais e informacionais (entradas ou inputs) necessários ao seu funcionamento; e para ele revertem os resultados dos processos internos, como o produto ou o serviço, os impostos pagos, os salários e o aumento da qualificação da mão-de-obra, a sustentação econômica dos forne- cedores, o lucro de proprietários ou acionistas, a imagem, etc. Uma organização é considerada um sistema aberto quando associa os in- sumos que utiliza e os resultados que produz às expectativas e demandas das Centro de Formação de Corretores de Imóveis10 partes desse meio ambiente. Os subsistemas são partes do sistema em que se desenvolvem as atividades de forma interdependente e interativa. Nas organizações essas partes são, em geral, especializadas, como consequên- cia da divisão do trabalho, e interligadas por uma rede de comunicações. Um subsistema pode ser estabelecido segundo parâmetros diversos, dependen- do da análise que se queira fazer. Um dos parâmetros mais utilizado, por sua genera- lização aplicável a qualquer empresa, independentemente da finalidade ou do porte, é a classificação funcional, que identifica os seguintes subsis mas básicos: Subsistema de Produção: sua função é concretizar e viabilizar os produtos e/ ou serviços. Estão aí agrupadas as atividades de obtenção de recursos específicos desses processos e de transformação básica; nas indústrias é a fabricação, no co- mércio podemos associá-lo à obtenção de mercadoria e na prestação de serviços com a realização do próprio. Subsistema de Comercialização (marketing): é constituído pelas atividades asso- ciadas à disponibilização do produto, mercadoria ou serviço no mercado. Abrange a identificação das necessidades e desejos do cliente, o planejamento do produto, a criação da demanda, a distribuição, a venda e o acompanhamento do cliente. Subsistema de Recursos Humanos: engloba a promoção de oportunidades que maximizem a contribuição individual e proporciona condições favoráveis ao de- sempenho profissional. Esse subsistema desdobra-se nas atividades de estabe- lecimento da política de RH, determinação das necessidades de mão-de-obra, recrutamento, seleção de pessoal, treinamento e avaliação de pessoal. Subsistema Financeiro: seu objetivo é a obtenção de recursos para manutenção das operações e a busca da melhor forma de utilização do capital obtido. Esse subsistema desdobra-se nas áreas de decisão de investimentos, distribuição de lucros e financiamento. Subsistema Administrativo: estabelece e opera os mecanismos de condução do desempenho e da integração entre os subsistemas internos e entre a organização e seu ambiente externo. Ele opera esses mecanismos utilizando processos informati- vo, decisório e gerencial. Esse subsistema atua na perspectiva de manter a organi- zação em permanente estado de equilíbrio interno e externo. Para tanto, ele pode ser desdobrado nos aspectos: técnico ou operacional (condução do desempenho das tarefas), institucional ou estratégico (relação organização x meio) e organiza- cional ou intermediário (integração entre os subsistemas técnico e social). Na concepção sistêmica, a sobrevivência de uma organização depende da sua capacidade de manter-se em permanente estado de equilíbrio em relação ao Organização e Técnica Comercial 11 seu ambiente produzindo resultados consistentes com as demandas do mesmo e promovendo adaptação às mudanças nas contingências deste ambiente, através da reestruturação dos processos internos do sistema ou mesmo da redefinição de seus próprios objetivos. Nessa perspectiva é muito importante o mecanismo de retroalimentação ou feedback, definido como o processo utilizado para controlar os resultados da ação pelo conhecimento dos seus efeitos. Nesse processo, o produtor/emissor obtém informação a respeito da reação do consumidor/receptor em relação ao produto, à sua mensagem e a resposta obtida serve para avaliar os resultados do que foi apresentado. A retroalimentação ou feedback proporciona uma contínua obtenção de infor- mações sobre as condições do ambiente externo e do próprio desempenho. Con- sequentemente, permite que se avalie a adequação de processos internos e/ou as necessidades de modificações com vistas à produção de respostas adequadas. 3. As orgAnizAções e suA função sociAl Organizações são instituições com ação direcionada para a realização de objetivos definidos, associados a produtos ou serviços desenvolvidos e disponi- bilizados, em troca de uma remuneração (preço, tributos, contribuições). As organizações são projetadas, a partir de sistemas de atividades e autori- dade, deliberadamente, estruturadas e coordenadas. Elas utilizam recursos dis- poníveis e desempenham um papel social que se manifesta no nível de satisfação da comunidade, dos consumidores ou usuários, dos acionistas e fornecedores. As empresas priorizam o lucro, orientando todo o processo de combinação de esforços e de utilização de recursos, porém não diferem dos demais tipos de organização no tocante ao desempenho desse papel social. Essa condição está sintetizada na seguinte definição, extraída da publicação Como entender o mundo dos negócios, autoria de João Santana (1994): “Empresa é um conjunto de pessoas que harmoniza capital e trabalho, na procura de lucros, a serviço próprio e da comunidade em que está inserida” (p. 27). A empresa, ao atender as necessidades destacomunidade, cria oportunida- des de empregos, distribui ganhos sob a forma de salários e pagamentos a servi- ços e fornecedores, paga impostos e dissemina a atividade econômica e o desen- volvimento. Ela concretiza, na prática, essas vantagens de forma associada ao seu papel social. Centro de Formação de Corretores de Imóveis12 O ambiente organizacional Entende-se por ambiente (ecossistema, meioambiente, ambiente externo) todo o universo que envolve externamente uma empresa, potencialmente capaz de influenciar o seu comportamento, podendo ser subdividido em dois grandes grupos - ambiente geral e ambiente específico O ambiente geral não é uma entidade concreta com a qual se interage dire- tamente, e sim um conjunto de variáveis genéricas externas influenciadoras de forma difusa em todas as organizações de fatos, ações e estratégias empresariais, abaixo caracterizados: Tecnológicas: são os conhecimentos acumulados disponíveis (invenções, téc- nicas, aplicações, etc). Integra o meio ambiente na medida em que as empresas precisam incorporar e absorver inovações externas. Políticas: decorrentes das decisões governamentais em âmbito nacional e inter- nacional. Incluem, também, o “clima” político e ideológico, a estabilidade ou ins- tabilidade política ou institucional e as tendências ideológicas que orientam os rumos das políticas econômica, fiscal, trabalhista, saúde pública, educação, ha- bitação, etc. Econômicas: são de caráter estrutural/permanentes (nível da economia – desen- volvimento, estagnação, recessão, desenvolvimento regional, graus de industria- lização e de distribuição de renda) ou de caráter conjuntural/temporárias, tais como o nível de atividade econômica, a taxa de inflação ou deflação, balança de pagamentos, política fiscal, etc Legais: conjunto de leis, regulamentos e normas vigentes que regula, controla, incentiva ou restringe as ações desenvolvidas nas organizações, formalizando o contexto político, econômico e social. Socioculturais: traduzem-se nos fatores determinantes do comportamento e atitu- des predominantes nas pessoas de uma sociedade. Envolvem as tradições culturais do país e da comunidade, a atitude das pessoas frente ao trabalho, as tendências de aceitação ou rejeição de produtos, pessoas, hábitos. Elas estão em constante mu- dança, face à atuação dos meios de comunicação sobre a opinião pública, forman- do e modificando conceitos, padrões. Por outro lado, constituem-se, também, uma variável interna, pois embora as organizações procurem moldar o comportamento de seus funcionários por meio de normas e regulamentos, essas os influenciam pro- fundamente, trazendo para eles sua cultura, experiência. Organização e Técnica Comercial 13 Demográficas: representam as características populacionais mensuráveis estatis- ticamente, tais como crescimento populacional, étnica, religião, distribuição geo- gráfica, sexo, idade, níveis de renda. Essas características influenciam a receptivi- dade de bens e serviços no ambiente e se refletem na estratégia das organizações. Ecológicas: estado geral da natureza e condições do ambiente físico e natural, bem como a preocupação da sociedade com o meio ambiente. O ambiente específico é aquele próximo, imediato e particular d cada empresa. Englobam o ambiente específico: As entidades concretas com as quais a empresa interage diretamente e► cujo comportamento é relevante em termos de estabelecimento e alcan- ce dos objetivos. Os clientes (segmento alvo e direcionador prioritário).► Os fornecedores (segmento supridor de recursos).► Os concorrentes (segmento competitivo).► Os grupos reguladores (governo, sindicatos, associações, entidades de► classe ou representativas de segmentos ou posicionamentos sociais) que de alguma forma impõem restrições, controles ou limitações às ativida- des da instituição considerada como sistema. Os vínculos entre uma organização e as diversas partes do meio externo, com os quais a organização interage, servem de base para a definição de suas diversas metas. Por exemplo, os objetivos de comercialização de uma empresa associam-se a um nível de expectativa da comunidade em relação à qualidade e quantidade de bens e serviços; a política de recursos humanos associa-se às ex- pectativas do mercado de trabalho em termos de remuneração e oportunidades. É importante ressaltar a tendência normal de que determinada organização tenha pouco controle sobre a forma e a natureza dos estímulos e entradas exter- nas. Em consequência, o processamento, ou seja, a atuação interna tende a ser mais adaptativa do que modificativa em relação a esses fatores As organizações contemporâneas enfrentam um cenário em que a tradicio- nal orientação restrita para a maximização dos lucros e atendimento aos interes- ses exclusivos dos acionistas deu lugar a um espectro de responsabilidades para com a comunidade. Esse espectro é cada vez maior e mais variado e é afetado, direta ou indiretamente, pela busca dos objetivos organizacionais. Quando uma empresa atua em um ambiente turbulento e mutável, as opor- tunidades, facilidades, dificuldades, ameaças e coações devem ser percebidas a tempo. Assim, poderão ser aproveitadas, evitadas ou neutralizadas. Centro de Formação de Corretores de Imóveis14 Neste caso, a informação torna-se o capital mais valorizado. A tecnologia não rotineira é a única capaz de atender as demandas diversificadas dos clientes. As metas organizacionais passam do crescimento e da eficiência para a apren- dizagem e eficácia, deslocando o poder de decisão para os níveis operacionais, especialmente para os supervisores e profissionais de vendas, a fim de que esses possam atuar com maior rapidez e responsabilidade no atendimento ao cliente. Quanto ao conteúdo da administração, é importante esclarecer o que é a ges- tão, levando em conta as relações humanas existentes nas empresas e entidades. Um administrador lida com pessoas que executam os trabalhos ou serviços para os quais foram contratadas. Ao coordenar o trabalho dessas pessoas, o administrador desempenha suas funções através de quatro processos administrativos a saber: Planejamento: determina o que o grupo de pessoas deve fazer. Planejar é o processo de se pensar no trabalho a ser realizado. Esse processo leva em conside- ração a definição dos objetivos, a previsão de equipamentos, pessoas, facilidades e outros recursos e, ainda, estabelece os planos necessários ao delineamento da melhor forma de executar as tarefas. É, em essência, a preparação do terreno para a ação e principais realizações, tomando no presente as decisões que venham a afetar o futuro, reduzindo incertezas. As finalidades básicas do planejamento visam preparar a organização para antecipar-se a um futuro virtual. O planejamento permite a definição, de forma antecipada, de ações e meios destinados a: Solucionar problemas previstos ou inevitáveis, e minimizar seus efeitos► (Planejamento adaptativo ou reativo). Criar um futuro, prevendo formas para remover ameaças e/ou explorar► oportunidades, criando situações desejáveis no futuro ou revertendo as tendências inferidas no presente, eliminando a possibilidade de ocor- rência de uma situação previsível não desejada (Planejamento inovativo, criativo ou modificativo) O planejamento é a condição básica para que a empresa possa: Desenvolver mecanismos de coordenação, definindo a relação lógica en-► tre os eventos, de forma a caracterizar os papéis individuais e setoriais em termos de interdependência e sequência. Alocar racionalmente os recursos, dimensionando adequadamente seu► volume em função das prioridades. Estabelecer um referencial para as ações correntes.► Embora as previsões futuras sejam quase sempre probabilísticas e estejam Organização e Técnica Comercial 15 as organizações sujeitas à influência de fatores não controláveis, capazes de in- terferir no planejamento, este sempre resultará numa linha básica de ação, evi- tando-se a condução dos negócios ao acaso. 4. contexto do PlAnejAmentoO contexto do planejamento é constituído por um conjunto de variáveis, ou seja, de elementos sujeitos a variações ou mudanças. A partir dessas variáveis é que se define os objetivos e as ações a empreender com vistas a alcançá-los. No processo de planejamento é na análise do contexto que se identifica o vínculo entre a realidade presente e as possibilidades ou certezas futuras. As variáveis são de origem interna e externa. As variáveis de origem externa tendem a ser incontroláveis, sendo as mais conhecidas: Variáveis econômicas, que interferem diretamente no mercado.► Tecnologia que fornece condições inovadoras em termos de recursos e► processamento de informações. Governamentais, através das políticas econômica, fiscal, social, habita-► cional, legislação, etc. Culturais como os modismos, os aspectos sociais e a demografia, entre► outros. As variáveis internas, de caráter controlável se associam à capacidade pro- dutiva ou de comercialização da empresa, ao quantitativo e ao grau de qualific - ção dos recursos humanos, aos conhecimentos e tecnologia envolvidos nos pro- cessos internos. A análise do contexto, orientada para o exame dessas variáveis e seu impac- to sobre as perspectivas da instituição, desdobra se nos seguintes passos: Definição da situação atual: ► identificação da realidade presente em ter- mos de desvios em relação a objetivos, pontos fortes e fracos da organi- zação e oportunidades e/ou restrições externas. Determinação de facilidades e barreiras:► identificação de oportunida- des e/ou ameaças a objetivos traçados e/ou a situações futuras a preservar e/ou satisfazer (para o planejamento adaptativo) e de fatores impulsores ou restritivos às condições para criação de situações futuras desejáveis (para o planejamento inovativo). Centro de Formação de Corretores de Imóveis16 Níveis de Planejamento O planejamento é sempre prospectivo e pode ser desenvolvido com diferen- tes perspectivas, ou seja, ele pode ser caracterizado como: Planejamento estratégico: abrange os procedimentos para tomada de decisões sobre os objetivos e estratégias da empresa a longo prazo; com forte orientação para o relacionamento externo e para a efetividade, se expressa no conjunto de missões (intenções genéricas da instituição), políticas básicas, vantagens com- petitivas (fatores de diferenciação dos concorrentes) e resultados globais (metas estratégicas) voltados diretamente para o produto, mercado e clientes. Planejamento tático: traduz os objetivos e planos estratégicos mais amplos em objetivos e planos específicos relevantes para uma parte definida da empresa, geralmente uma área funcional como marketing ou recursos humanos; focaliza as principais ações que uma unidade deve empreender para realizar sua parte do plano estratégico e para estabelecer mecanismos de coordenação interna com as demais áreas; Planejamento operacional: identifica os procedimentos e processos específicos para as diversas ações desenvolvidas na execução das operações da empresa; ge- ralmente abrange períodos de curto prazo e focaliza tarefas rotineiras, voltando- se, principalmente, para a eficiência Tipos de Planos Conceitua-se como plano “qualquer medida ou conjunto de medidas, ex- presso em termos de decisões ou ações específicas, resultante de um processo de planejamento estabelecido, tendo em vista a remoção de obstáculos identific - dos ou previstos; o alcance ou manutenção de um futuro desejável, a reversão de tendências desfavoráveis, a exploração de oportunidades e/ou potencialidades e a antecipação de ações voltadas para enfrentar situações futuras inevitáveis”. Assim considerados, os planos podem ser classificados Quanto ao tempo:► de curto, médio e longo prazos. Embora não haja uma maneira universal rígida de dimensionamento nestes termos, é uma prática comum, principalmente em situações conjunturais estáveis, in- tegrar-se horizontes de tempo de, pelo menos, um, dois e cinco anos. Quanto à abrangência: ► planos globais (estabelecidos para a organização como um todo) desdobrando-se na elaboração de planos setoriais que são Organização e Técnica Comercial 17 as contribuições de cada parte da organização para os objetivos globais. Quanto ao conteúdo:► planos que expressam resultados a alcançar — obje- tivos e metas — ou que estabelecem os meios necessários à obtenção desses resultados — políticas ou diretrizes, procedimentos, rotinas ou métodos. Os objetivos se constituem em declarações de propósitos de forma ampla, expressando os resultados finais em direção ao qual a atividade é orientada, defi- nindo o que deve ser realizado, balizando o comportamento dos indivíduos e da organização e condicionando o detalhamento e o conteúdo dos planos necessá- rios à sua consecução. As metas expressam resultados em termos mais precisos e restritos, estabe- lecendo prazos, quantidades, valores e outros aspectos mensuráveis, definindo padrões concretos de atuação da empresa e seus diversos setores. Políticas ou diretrizes são regras gerais de ação que orientam os membros da empresa na conduta diária de suas operações, atuando como parâmetros das decisões delegadas aos níveis inferiores. Procedimentos são diretrizes detalhadas para execução de uma atividade, especificando a sequência de atos relativos à mesma. Quando uma atividade é frequente ou regular os procedimentos passam a se constituir em rotinas. As ma- neiras de se realizar cada etapa de um procedimento ou rotina são, genericamen- te, denominadas métodos. 5. orgAnizAção A organização estrutura a empresa ou entidade, reunindo pessoas e os equipa- mentos necessários ao trabalho. Organização, no sentido de função administrativa, é a forma de interrelacionamento regular da partes de um sistema. É a construção de um padrão de relacionamento entre os membros de uma instituição, caracteri- zado pela distribuição e ordenação do trabalho, definição formal de tarefas, respon- sabilidades e relações entre os participantes, buscando estabelecer um modelo de funcionamento julgado adequado à consecução dos objetivos da mesma. Essa forma de organizar esse modelo é denominado Estrutura Organizacio- nal ou Organização Formal. É importante observar que em qualquer instituição a ele se contrapõe a chamada Organização Informal. Essa é representada pelo padrão de relacionamento que surge, espontaneamente, entre os participantes do grupo, em função de afinidades, interesses comuns e da própr a convivência. Centro de Formação de Corretores de Imóveis18 A organização informal é, reconhecidamente, importante nas organizações. Esse tipo de relacionamento tem um lado negativo, quando é conflitante com os objetivos e expectativas da instituição, mas, possui um lado positivo. A prática demonstra que inovações tecnológicas, arranjos na estrutura formal vigente ou de situações em que modificações na estrutura formal são efetuadas com a final - dade de agilizar o fluxo de tarefas e comunicações podem acarretar procedimen- tos mais eficazes do que outros preestabelecidos pelos modelos ormais. A montagem de uma estrutura formal como um processo abrange as seguin- tes fases: quadro / tabela Hora prática 1. O trabalho é composto por: a) rotinas de trabalho e equipamentos b) mão-de-obra e rotinas de trabalho c) ferramentas, mão-de-obra e máquinas d) rotinas de trabalho, mão-de-obra, máquinas e recursos financ iros e) equipamentos e mão-de-obra ► Detalhamento do Trabalho Determinação prévia das tarefas ▼ ► Divisão do Trabalho A atividades que possam lógica e comodamente ser executadas por uma pessoa ou grupo▼ ► Agregação do Trabalho Reunir em setor específico executantes de tarefas relacionadas logicamente entre si (departamentalização)▼ ► Coordenação do Trabalho Mecanismos que permitam a convergência de esforços para os objetivos da organização▼ ► Acompanhamento e Reorganização Manter um esquema coerente com as necessidades de eficiência e eficácia em um dado momento - adaptação a mudanças e crescimento. Organizaçãoe Técnica Comercial 19 2. Organização é: a) estruturar a mão-de-obra b) estruturar o capital c) estruturar as máquinas d) estruturar os recursos financeiros e) estruturar a empresa 3. Planejamento pressupõe: a) uma previsão do que acontecerá com o capital b) uma projeção do que acontecerá com o capital c) uma previsão da empresa como um todo dentro de um certo período d) uma projeção da produção da empresa em um período de tempo e) uma previsão do pessoal da empresa dentro de um período de tempo 4. Sistema é: a) um bom planejamento b) um conjunto de partes coordenadas entre si c) um programa de computador d) a organização de um departamento e) nenhuma das anteriores 5. Como é feita a transmissão dos planos? a) através de instruções ou ordens b) através do subordinado c) pelos assessores d) pelo dono da empresa e) nenhuma das respostas anteriores 6. Consiste em prever o futuro das atividades com aproximação dos acontecimentos a serem realizados pela empresa: a) previsão b) organização c) planejamento d) comando e) controle Centro de Formação de Corretores de Imóveis20 7. Leia as afirmativas e assinale as verdadeiras com a letra “V” e as falsas com a letra “F”. ( ) Sistema é um conjunto de partes coordenadas entre si. ( ) Comando é a previsão do futuro das atividades com aproximação dos acon- tecimentos a serem realizados pela empresa. ( ) Planejamento é a elaboração do programa de ação de trabalho. ( ) Controle é a verificação se tudo se realiza conforme o programa adotado e tem por finalidade detectar as falhas e os erros, a fim de corrigi- s a tempo. ( ) Previsão é estabelecimento da harmonia entre todos os atos da empresa, de modo a facilitar seu funcionamento e garantir-lhe êxito. ( ) A organização planejada revela-se, exclusivamente, através da designação de pessoas para desempenhar atividades específicas ( ) A estrutura formal é caracterizada pela iniciativa pessoal, respeitando-se os níveis hierárquicos. ( ) A estrutura informal é caracterizada por iniciativa pessoal, não existe nada escrito. ( ) A função técnica em uma imobiliária está na comissão. 8. Os principais recursos operacionais e de produção da empresa são: a) capital e trabalho b) trabalho e força c) equipamentos e força d) lucro e trabalho e) lucro e força Resumo De modo geral, organização significa a ordenação, a arrumação das partes de um todo, a partir de um conjunto de normas estabelecidas para esse fim. A or- ganização, como instituição, pode ser entendida em dois níveis: primeiro, como designação atribuída a qualquer grupo de pessoas que, conscientemente, com- binam seus esforços e outros tipos de recursos para alcançar objetivos comuns e socialmente úteis; o outro nível é o administrativo, em que o termo se aplica à estruturação dos recursos existentes e das operações da instituição. Organização e Técnica Comercial 21 O funcionamento de uma organização se apoia em três princípios clássicos: divisão do trabalho, cooperação e coordenação. Sistema é a integração de todas as partes entre si. Um subsistema pode ser estabelecido segundo parâmetros di- versos, dependendo da análise que se queira fazer. Um dos parâmetros mais uti- lizado, por sua generalização aplicável a qualquer empresa, independentemente da finalidade ou do porte, é a classificação funcional, que identifica os seguintes subsistemas básicos: subsistema de produção, subsistema de comercialização (marketing), subsistema de recursos humanos, subsistema financeiro e subsis- tema administrativo. As organizações contemporâneas enfrentam um cenário em que a tradicio- nal orientação restrita para a maximização dos lucros e atendimento aos interes- ses exclusivos dos acionistas deu lugar a um espectro de responsabilidades para com a comunidade. Esse espectro é, cada vez maior e mais variado, e é afetado, direta ou indiretamente, pela busca dos objetivos organizacionais. Centro de Formação de Corretores de Imóveis22 Unidade 2 - Elementos básicos na função administrativa da organização Objetivos da unidade Ao concluir esta unidade, o aluno deverá ser capaz de: Identificar, do ponto de vista administrativo, os elementos básicos de► uma organização. Conhecer os métodos de representação de uma estrutura organizacional.► Compreender o conceito de autoridade e as suas limitações.► Identificar e descrever os elementos básicos da direção.► Aprofundando A organização, como função administrativa, é caracterizada por diferentes elementos básicos, que são: Especialização de atividades: ► é a especificação de tarefas, a divisão do tra- balho e agregação destas em unidades de trabalho (departamentalização). Padronização de atividades:► são procedimentos utilizados para garantir a previsibilidade de comportamentos (organogramas, descrições de traba- lho e atribuições de cargos, instruções operacionais, regimentos, etc.). Unidade de comando:► cada subordinado deve receber instruções e re- portar-se unicamente a um superior. Unidade de direção:► as atividades que convergem para o mesmo objeti- vo devem subordinar-se a uma única chefia Cadeia escalar:► a autoridade (poder de comando) se dispõe em uma linha que parte do mais alto para o mais baixo escalão, de forma a ca- racterizar nitidamente a subordinação de um nível hierárquico àquele imediatamente superior e a delimitação do poder decisório atribuído a cada chefia Organização e Técnica Comercial 23 Coordenação de atividades:► são procedimentos integrativos das funções das unidades (reuniões, sistemas de comunicação e informação, etc.). Centralização e descentralização de decisões:► grau de concentração ou dispersão do poder decisório nos diversos níveis hierárquicos. Amplitude de supervisão (de controle):► número de subordinados que podem ser supervisionados diretamente por um único chefe. Funções de linha:► conjunto de atividades voltadas diretamente para a consecução dos objetivos de uma entidade (atividades-fim) Funções de apoio ou staff:► conjunto de atividades voltadas para a sus- tentação administrativa das demais funções, em termos de criar condi- ções e/ou facilitar o seu desempenho (atividade-meio). Organização formal x Organização informal:► a estrutura construída previamente, contraposta pela resultante da prática institucional. 1. métodos de rePresentAção de umA estruturA orgAnizAcionAl Uma organização institucional pode ser representada em diversas situa- ções. São elementos de representação de uma organização: organograma, estatu- tos, regimentos, manuais de organização. Organograma:► é a representação gráfica e abreviada da estrutura orga- nizacional de uma empresa, apresentando-a de forma visual, contendo obrigatoriamente os órgãos componentes com as respectivas funções, de forma genérica, os padrões (critérios) de departamentalização utilizados, as vinculações e/ou relações de interdependência entre os órgãos, o caráter de cada órgão identificado na estrutura (permanente, temporário, criado formalmente ou informalmente, implantado ou não), a explicitação das convenções especiais utilizadas na representação. Estatutos, regimentos, manuais de organização:► formas de represen- tação mais detalhadas, especificando minuciosamente as atribuições de todos os setores, cargos e funções existentes em uma organização, bem como os sistemas de comunicação e coordenação estabelecidos. Departamentalização A departamentalização significa o agrupamento de atividades, de forma que tarefas relacionadas logicamente entre si sejam executadas em conjunto e a reu- Centro de Formação de Corretores de Imóveis24 nião dos empregados responsáveis por estas tarefas em uma unidade organiza- cional comum. Obedece a alguns critérios ou padrões, assim discriminados: Departamentalização por funções:► agregação das atividades análogas e interdependentes, relacionadas com uma área especializada da empre- sa. A base para essa forma de agrupamento é o subsistema básico exa- minado na unidade 1, constituindo-se os departamentos de produção,marketing, finanças Departamentalização por produtos ou serviços,► em que o fator bási- co para o agrupamento associa-se às particularidades de cada um dos produtos/serviços ou linhas desenvolvidas, sendo comum nas empresas imobiliárias, onde temos os departamentos de locações, imóveis resi- denciais, comerciais. ► Departamentalização por território, comumente aplicada à área de vendas das empresas, onde se constituem unidades ou setores encarre- gados de atender áreas geográficas diferentes Departamentalização por clientela,► aplicável a empresas que operam com segmentos de mercado diversificados, cada um com características diferentes em termos de processo de aquisição, preferências ou carac- terísticas pessoais e sociais. No caso de lojas podemos ter a divisão por faixa de renda, faixa etária ou por sexo, nestes casos até a programação de marketing pode acompanhar a divisão da clientela para se obter me- lhores resultados. Departamentalização por projeto:► estrutura transitória e de duração limi- tada ao tempo, voltada para o desenvolvimento de uma atividade nova ou especial, constituindo-se uma equipe integrada por elementos de diversas áreas para implementar projeto, de forma independente em relação às ativi- dades normais da empresa. Como conclusão pode-se afirmar que a departamentalização ideal é aquela que atenda o projeto da organização e que distribua e coordene todas as ativida- des desenvolvidas pela empresa. Na verdade, pode-se combinar todos os tipos de departamentalização com o objetivo de melhor organizar a empresa. Organização e Técnica Comercial 25 2. conceito de AutoridAde A autoridade pode ser definida como o direito de dirigir outras pessoas dentro da organização. Quem tem autoridade pode mandar e se fazer obedecer. No inte- rior das organizações encontramos a delegação de autoridade, formando os níveis hierárquicos em que a autoridade emana dos níveis superiores para os inferiores, fazendo uma distribuição uniforme da autoridade e também das responsabilida- des. Na figura abaixo é possível visualizar a representação grá ca destes níveis. É bom lembrar, porém, que a autoridade não é restrita às organizações. Ela pode surgir sempre que existe um esforço em grupo, podendo ser ele organizado ou não. A autoridade nunca é irrestrita, apresentando limitações. Primeiramente, deve ser observadas as leis, depois os objetivos da empresa e finalmente as limi- tações dos departamentos. O chefe do departamento de vendas não pode dar or- dens ao pessoal da produção assim como o chefe de serviços não pode dar ordens ao pessoal de vendas. O que deve acontecer é a divisão da autoridade de acordo com suas funções e cada responsável pelas unidades se reportarem a um chefe comum, para que exista uma perfeita coordenação dos trabalhos. No que se refere à delegação, pode-se constatar que à medida que aumenta seu trabalho e responsabilidade, o dirigente deve transferir parte dele para ou- tras pessoas, delegando-lhes a competente autoridade e responsabilidade para o desenvolvimento do mesmo, não se esquecendo de cobrar os resultados. Exis- tem dirigentes que têm medo de delegar suas atribuições a outra pessoa e, assim, podem impedir o crescimento da organização. Tal receio não se justifica, pois, existe muitos meios de controle. Centro de Formação de Corretores de Imóveis26 A delegação deve ser dada a pessoas com capacidade e responsabilidade para o cargo. Nunca deve ser dada a pessoas incompetentes, mesmo que se trate de amigos, parentes ou pessoas de nosso relacionamento íntimo. A delegação de autoridade impede a concentração do poder que, geralmente, impede o cresci- mento da organização pois cria muita dependência de poucas pessoas, sendo às vezes de uma única pessoa. Existem diversos tipos de limitação da autoridade: Limitações legais e institucionais como as leis e regulamentos aplicáveis► na empresa. Limitações da divisão do trabalho, cada um tem autoridade dentro da► sua unidade. Limitações físicas, biológicas, técnicas e financeiras► A responsabilidade é a obrigação de execução da tarefa a quem foi dada a au- toridade. A responsabilidade advém da autoridade. Dada a autoridade, a responsa- bilidade a acompanha e esta não pode ser delegada. Assim, também, acontece com os executores das tarefas, cada um tem que realizar o seu trabalho a contento e prestar contas ao chefe dentro do prazo estipulado. Isto é responsabilidade. Autoridade de linha e autoridade funcional pode ser observada na figura 1. A autoridade é sempre exercida de um nível superior ao imediatamente inferior e em teoria cada pessoa da empresa recebe ordens de apenas um chefe. Na prática, em empresas que tem uma estrutura mais complexa, pode-se observar, também, a utilização da autoridade funcional, que significa que certos departamentos podem definir metas, políticas e diretrizes a outros departamentos da empresa. Como exemplo, tem-se o departamento de pessoal de uma empresa que pode definir a política salarial para toda a empresa, obrigando a todos que a sigam para que não haja discrepâncias dentro da mesma. A assessoria não costuma ter autoridade, cabendo-lhe a função de auxiliar o departamento que a tiver. Como assim? As assessorias trabalham em conjunto com departamentos que têm autoridade, desenvolvendo trabalhos técnicos, de planejamento, de detecção de falhas ou problemas sugerindo as soluções. Ela, por si, apenas sugere, cabe, a quem tem autoridade, executar ou não. A autoridade pode ser centralizada e descentralizada. A empresa, sob o as- pecto da autoridade, pode ser centralizada ou descentralizada. A centralizada concentra o poder decisório nos níveis hierárquicos mais altos, enquanto a des- centralizada tem o poder de decisão pulverizado nos níveis mais baixos. Como vantagem da administração centralizada temos uma maior uniformidade nas de- Organização e Técnica Comercial 27 cisões e a necessidade de poucos administradores de alto nível. Em contrapartida, na administração descentralizada temos uma maior agilidade nas decisões e um aumento na autoestima dos administradores e responsáveis pelos escalões mé- dios e baixos da organização. Um exemplo claro da organização descentralizada são os bancos, em que cada agência tem vida própria, as decisões são tomadas ali mesmo, sem depender de ordens superiores. Assim pode-se afirmar que na organização centralizada as decisões impor- tantes são tomadas pelos níveis superiores acarretando uma maior supervisão dos níveis inferiores; enquanto na organização descentralizada, as decisões são tomadas nos níveis inferiores da organização, gerando maior iniciativa dos níveis inferiores e uma maior qualificação dos mesmos A direção conduz e coordena o trabalho do pessoal. Direção é a parte do processo administrativo que engloba as ações gerenciais desenvolvidas, no sen- tido de “fazer com que as pessoas desempenhem seus papéis de forma eficiente e eficaz, com base no planejamento e na estrutura organizacional, evitando confl - tos e dispersão de recursos”. Podemos considerar duas posturas básicas no exercício da direção, a tradi- cional e a moderna. Na postura tradicional ocorre centralismo do poder diretivo na pessoa do chefe, existindo uma separação nítida entre os papéis diretivos e de execução. A relação funcional superior x subordinado é fundamentada nos con- ceitos de mando e obediência, há utilização exclusiva da posição hierárquica e do poder de comando dela derivado como instrumentos de imposição aos indivídu- os de atribuições e deveres. Neste caso, o chefe se assemelha a um comandante. Na postura moderna ocorre gerência participativa, existem maior sentido de equipe, mobilizando grupo de pessoas desenvolvendo comportamento de co- operação mútua com vistas a atingir os objetivos setoriais e/ou institucionais. A participação dos funcionários é mais ativa em todos os processos organizacio- nais (administrativo, decisório, informacional e de execução) e a relação funcio- nal (superior/subordinado) fundamenta-seem atitudes de troca de informações, discussão e esclarecimentos contínuos acerca das atividades e mecanismos de coordenação grupal. Conta com a utilização de técnicas diretivas voltadas para estimular os próprios indivíduos a desenvolverem atitudes e comportamentos condizentes com as expectativas da organização. Neste caso, o chefe funciona como um facilitador. Centro de Formação de Corretores de Imóveis28 3. elementos básicos no Processo de direção O processo de direção envolve a utilização de um conjunto de elementos com o objetivo de orientar ações. Esses elementos são: Motivação: cada pessoa dispõe de um conjunto de processos psicológicos que lhe permitem dar aos seus comportamentos uma intensidade, uma orientação determinada. Esses processos são individuais e variam de uma situação para ou- tra, conforme os interesses da pessoa. A produção e a colaboração da pessoa de- pendem do seu nível de envolvimento, da sua motivação. Assim, “direção” envol- ve a oferta de condições necessárias ao indivíduo e ao ambiente de trabalho, de modo a estimular a produção e a colaboração. Delegação: como foi abordado anteriormente, delegação é a designação de tarefas aos funcionários, considerando sua competência e informação para desempenhá- las. No processo de direção, delegação envolve, também, a definição de responsa- bilidade e a concessão da autoridade ao executante. Comunicação: é o processo que envolve a transmissão e a recepção de mensagens entre uma fonte emissária e um destinatário receptor. Ela pressupõe recursos fí- sicos e habilidade para que haja entendimento. A direção utiliza o processo de comunicação para manter o fluxo de informações entre os diversos componentes da organização, de modo a garantir a continuidade dos processos de trabalho. Liderança: processo pelo qual o administrador exerce influência sobre a ação dos membros do grupo. A liderança é a influência interpessoal exercida numa situação e dirigida através do processo de comunicação humana à consecução de objetivos específicos. A liderança é exercida por uma pessoa — o líder — que tem autoridade para coordenar outros. Suas ações exercem influência sobre o pensa- Organização e Técnica Comercial 29 mento e comportamentos de outras. Algumas vezes, esse tipo de influência se dá por imposição do cargo ocupado pela pessoa. Não se deve confundir liderança com direção. Direção é uma situação administrativa em que alguém se encontra, formalmente, em posição de exercer influência sobre os subordinados. A lideran- ça é a efetivação dessa influência na prática, ou seja, de que maneira o administra- dor conduz ou modifica o comportamento de pessoas ou grupo de pessoas. Dessa forma, o exercício da liderança se associa à capacidade de influenciar pessoas a fazerem aquilo que devem fazer. De um lado, ela presume a capacidade de moti- var as pessoas; de outro presume a tendência dos seguidores em obedecer a quem consideram habilitados a satisfazer seus próprios objetivos e necessidades. As abordagens modernas sugerem uma ampla gama de padrões de liderança que o administrador pode escolher, a partir desses estilos, para interagir com os subordinados. Cada um desses padrões relaciona-se com o grau de autoridade utilizado e com o grau de liberdade disponível para o subordinado na tomada de decisão. Na prática diz-se que nenhum dos extremos é absoluto, pois a autorida- de e a liberdade nunca são ilimitadas. Na escolha de qual padrão usar, o adminis- trador considera e avalia três forças: As relativas a si mesmo (personalidade, valores).► As relativas aos subordinados (personalidade, valores, conhecimentos,► experiência). As relativas à situação (tipo de empresa, tarefas ou problemas); quando► as tarefas são rotineiras e repetitivas, a liberdade é geralmente limitada e sujeita a controle da chefia Existem diferentes estilos de liderança. Esses correspondem aos estilos de comportamento do líder, isto é, a maneira pela qual ele orienta sua conduta. A liderança pode ser classificada como autocrática, democrática ou liberal (laissez- faire), caracterizadas na figura a seguir. Autocrática Democrática Liberal (laissez-faire) Apenas o líder fixa as dire- trizes, sem qualquer partici- pação do grupo. As diretrizes são debatidas e decididas pelo grupo, es- timulado e assistido pelo líder. Há liberdade completa para as decisões grupais ou in- dividuais, com participação mínima do líder. Centro de Formação de Corretores de Imóveis30 Autocrática Democrática Liberal (laissez-faire) O líder determina as provi- dências e as técnicas para a execução das tarefas. O próprio grupo esboça as providências e as técnicas para atingir o alvo, solicitan- do aconselhamento e su- gestões de alternativas ao líder, quando necessário. A participação do líder no debate é limitada, apresen- tando apenas as informa- ções essenciais ou solicita- das ao longo do processo. O líder determina a tare- fa de cada um, como deve executar e qual o seu com- panheiro de trabalho. A divisão de tarefas fica a critério do próprio grupo e cada membro tem liberda- de de escolher os compa- nheiros de trabalho. Tanto a divisão das tarefas quanto a escolha dos compa- nheiros fica totalmente a car- go do grupo. Absoluta ausên- cia de participação do líder. O líder é dominador e é “pessoal” nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro. O líder procura ser um mem- bro normal do grupo, é “ob- jetivo” e limita-se aos “fatos” em suas críticas e elogios. O líder não faz nenhuma tentativa de avaliar ou re- gular o curso dos aconteci- mentos. Cada subordinado, por seu turno, pode exigir diferentes padrões de lideran- ça. Para um mesmo subordinado, pode-se assumir diferentes padrões, conforme a situação envolvida; na situação em que ele é eficiente, maior será sua liberdade; na situação em que ocorrem erros seguidos, o líder pode impor mais autoridade e menos liberdade. A função do controle é verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e com as ordens dadas. A função de controle subentende a avaliação do andamento das operações, identificando desvios em relação ao planejado e providenciando as correções necessárias, de modo a assegurar que os resultados se conformem aos objetivos estabelecidos. O controle está intimamente associa- do ao planejamento, posto que começa na definição dos objetivos ou resultados esperados e da forma como serão obtidas as informações sobre o andamento das atividades e prossegue até que se chegue à decisão de alterar metas e métodos traçados no planejamento. O processo de controle envolve quatro etapas principais: Estabelecer padrões de desempenho, baseados no planejamento.► Medir o desempenho.► Comparar o desempenho com os padrões e determinar desvios.► Adotar medidas corretivas para ajustar o desempenho real ao padrão desejado.► Os padrões de desempenho podem ser quantitativos (expressos numerica- mente, tais como volume de vendas, vendas por corretor), qualitativos (não men- suráveis numericamente, mais identificáveis por ocorrências perceptíveis - nível Organização e Técnica Comercial 31 de qualidade de uma construção, satisfação do cliente com o atendimento), de tempo e de custo. O modelo de avaliação ou medição do desempenho envolve as seguintes questões básicas: Como medir: devem ser definidos os meios ou instrumentos mais adequados, dependendo do tipo de informação a obter. Destacam-se como meios usuais de coleta de informações: a inspeção visual, dispositivos físicos de contagem e medi- ção, questionários, gráficos ou mapas, relatórios e sistemas automatizados, como programas de computadores que registram, processam e apresentam informa- ções automaticamente. Quando medir: escolher o momento da execução da atividade em que se faz a coleta de informações para o controle, que pode ocorrer antes mesmo que ela inicie (controle preliminar), verificando-se se as condições previstas para a sua realização se materializaram efetivamente e, se foro caso, adaptando-se o pro- cesso de execução à realidade presente, durante sua execução, analisando-se o desempenho de cada etapa antes de autorizar a etapa seguinte (controle paralelo, ou concorrente), ou ao seu término, verificando-se os resultados efetivamente obtidos e sua conformidade aos objetivos (pós-controle). Efetividade da medição: está associada à observância dos requisitos básicos da informação, ou seja, à precisão (expressão correta da situação informada) rapi- dez (disponibilização a tempo de que se possa empreender a ação corretiva ou de reforço com vistas a produzir os efeitos esperados) e objetividade (conteúdo ca- paz de expressar com clareza o desempenho real, indicar o desvio e, se pos-sível, sugerir a ação a ser implementada). Benefício econômico do controle: o custo do sistema de controle não pode ex- ceder os benefícios que ele acarreta. 4. considerAções finAis sobre o Processo AdministrAtivo O processo administrativo deve ser encarado com algo contínuo, com cada sequência de planejamento, organização, direção e controle constituindo-se em um ciclo, cujo término, usualmente, marca o inicio de um novo ciclo. Com efeito, tem-se que o planejamento, em termos de definição de objetivos ou determinação de ações a desenvolver, é sempre formulado a partir da realidade presente, que indica oportunidades, problemas ou restrições a serem trabalhados no futuro, mas são justamente as atividades gerenciais que se enquadram no conceito de Centro de Formação de Corretores de Imóveis32 controle que vão permitir aos administradores a identificação d ssa realidade. Por outro lado, embora possam ocorrer separadamente, em ge-ral apresen- tam-se intimamente interligadas na prática, onde ocorre o desenvolvimento de planos diversos, desencadeados em diferentes momentos, seguidos ou entremea- dos de providências relacionadas à reestruturação de atividades, de mecanismos de mobilização das pessoas e de verificação e ações de correção de rumo. Na realidade, a decomposição do processo em funções é mais uma forma didática de facilitar o estudo e o entendimento da administração do que propria- mente um roteiro rígido de desenvolvimento desta. Em síntese, o conteúdo da administração pode ser assim apresentado: Administração = Planejamento + Organização + Direção + Controle Uma vez provado que a organização faz parte da administração, passemos ao estudo do segundo processo administrativo que visa a estrutura de uma empresa ou entidade, reunindo tanto as pessoas como os equipamentos de trabalho. De acordo com a teoria organicista (aplicação das leis e teorias biológicas às ciências sociais) a organização significa o ato ou efeito de organizar, de criar organismos, que compreendem um conjunto de órgãos constituindo uma em- presa. Outras definições para organização são: “é a estruturação orgânica de um sistema” e “é a racionalização do trabalho administrativo”. 5. fins dA orgAnizAção Neste item trataremos dos fins da organização do trabalho. Antes, porém, cumpre esclarecer que, sendo o trabalho tão velho quanto a humanidade, o mesmo não acontece com a organização. De fato, a organização data de poucos anos e ela só se desenvolveu com o aparecimento das grandes empresas, depois da chamada Revolução Industrial (passagem da produção manual para a produção mecânica), iniciada na Inglaterra, no século XVIII, e desenvolvida a partir do século XIX. Tomando-se como base a evolução econômica da sociedade, principalmen- te o aspecto relacionado com a produção mecânica em larga escala, pode-se clas- sificar da seguinte maneira as fases de organização Organização e Técnica Comercial 33 a) Economia Rudimentar 1. Consumo reduzido 2. Baixa produção 3. Produção artesanal ou doméstica 4. Falta de organização b) Economia Evoluída 1. Aumento do consumo 2. Desenvolvimento da produção 3. Produção empresarial 4. Desenvolvimento da organização Hora da prática 1. Quais são os processos administrativos? 2. Que significa organização 3. Quantas e quais são as fases da Organização? 4. Do ponto de vista amplo, quais os fins da Organização 5. É elaborar o programa de ação de trabalho: a) organização b) previsão c) planejamento d) controle e) comando 6. Deve verificar se tudo realiza-se conforme o programa adotado e tem por fin - lidade detectar as falhas e os erros, a fim de corrigi-los a te po: a) coordenação b) comando c) planejamento d) previsão e) controle Centro de Formação de Corretores de Imóveis34 7. É estabelecer a harmonia entre todos os atos da empresa, de modo a facilitar seu funcionamento e garantir-lhe êxito: a) controle b) coordenação c) previsão d) planejamento e) previsão 8. A organização planejada revela-se através da seguinte tarefa: a) agrupamento, em unidades práticas, das atividades previstas no planejamento para obtenção do objetivo b) designação de pessoas para desempenhar atividades específica c) delegação de poderes para integrantes do grupo, em cada unidade de serviço d) definição de responsabilidades ou obrigações de prestar contas dos elementos investidos de poderes através dos órgãos e) todas as alternativas estão corretas 9. A estrutura formal é caracterizada por: a) iniciativa pessoal, não existe nada escrito b) planejamento adotado pela linha da autoridade, subordinação, hierarquia e responsabilidade c) todos trabalham uniformizados d) ser comum nas micro e pequenas empresas e) todas as alternativas estão corretas 10. A estrutura informal é caracterizada por: a) obediência à autoridade hierarquicamente superior b) existe planejamento pela linha da autoridade c) iniciativa pessoal, não existe nada escrito d) dispensa do uso do uniforme e) todas as alternativas estão corretas 11. A departamentalização por produto serve para: a) encorajar a concorrência entre unidades b) não misturar os produtos dentro da empresa c) evitar confusão na venda d) separar a receita de cada produto e) facilitar o atendimento ao cliente Organização e Técnica Comercial 35 12. A departamentalização por clientela ocorre na área: a) da diretoria b) de vendas c) de licitação d) de cadastro e) em nenhuma das anteriores 13. A função da departamentalização é: a) dividir as pessoas, evitando confusões b) ter uma visão geral da empresa c) cumprir uma formalidade legal d) facilitar a coordenação e aproveitar a especialização do trabalho e) reduzir os encargos sociais gerados com a contratação de pessoal 14. Na organização, a autoridade é exercida: a) por quem fala mais alto b) pelos níveis hierárquicos inferiores c) pelos níveis hierárquicos superiores d) pelos mais antigos de casa e) pelos de maior grau de estudo 15. Quem deve ter a delegação de autoridade? a) quem pensar como o chefe b) os parentes c) as pessoas de confiança dos dirigentes da organizaçã d) a quem se destacar mais dentro da organização e) a pessoas capazes, com conhecimento e responsabilidade 16. A regra básica da autoridade de linha é: a) cada pessoa, na empresa, deve receber ordens somente de um chefe b) quem estiver na linha de cima dá ordens aos da linha de baixo c) à medida que se está mais alto se manda em mais pessoas d) todas as alternativas anteriores estão erradas e) as alternativas b e c estão corretas 17. A função da assessoria na empresa é: a) dirigir a empresa b) receber a delegação de autoridade Centro de Formação de Corretores de Imóveis36 c) executar as ordens dos dirigentes, gerentes e diretores d) assistir, recomendar e planejar atividades e) integrar a diretoria da empresa 18. Em uma empresa com a autoridade centralizada as decisões mais importantes são tomadas: a) nos escalões inferiores b) pelos supervisores c) nos níveis de hierarquia superior d) pelos assessores e) nenhuma das alternativas anteriores 19. A demonstração gráfica da divisão do trabalho em unidades ad-ministrativas é feita através do: a) fluxogram b) plano plurianual c) organograma d) pentagrama e) programa de ação 20. Leia as afirmativas e assinale as verdadeiras com a letra “V” e as falsas com aletra “F”. ( ) A departamentalização por produto tem como objetivo maior evitar trocas no momento da venda. ( ) A departamentalização por clientela ocorre na área de vendas. ( ) A função da departamentalização é facilitar a coordenação e aproveitar a especialização do trabalho. ( ) A demonstração gráfica da divisão do trabalho em unidades administrativas é feita através do organograma. ( ) Na organização a autoridade é exercida pelos níveis hierárquicos superiores. ( ) Deve ter a delegação de autoridade quem mais se destaca dentro da organização. ( ) A regra básica da autoridade de linha é a de cada pessoa deve receber ordens somente de um chefe. ( ) A função principal da assessoria na empresa é executar toadas as ordens dos dirigentes, gerentes e diretores. ( ) Em uma empresa com a autoridade centralizada as decisões mais importan- tes são tomadas nos níveis de hierarquia superior. Organização e Técnica Comercial 37 21. Não é fase da elaboração de um orçamento: a) elaboração e distribuição das receitas e despesas pelas contas da empresa b) ouvir os fornecedores c) estimativa das receitas e fixação das despesas com um programa racional e objetivo d) aprovação final pela diretori e) projeto de contenção de despesas no caso de ocorrer deficiên ia na arrecadação 22. Que medidas podem ser tomadas para contenção de despesas? a) aproveitamento racional constante de pessoal e material b) treinamento e aperfeiçoamento do trabalho em horas ociosas c) redução progressiva dos custos operacionais d) modernização dos conhecimentos e aperfeiçoamento dos avanços tecnológicos e) todas as alternativas estão corretas 23. É o princípio da divisão do trabalho a) terceirizar para outras empresas b) contratar funcionários competentes c) agrupar ou dividir as funções básicas e derivadas d) controlar a entrada e saídas dos funcionários e) enxugar a folha de pessoal Resumo A organização, como função administrativa, é caracterizada por diferentes elementos básicos, que são: especialização de atividades, padronização de ativi- dades, unidade de comando, unidade de direção, cadeia escalar, coordenação de atividades, centralização e descentralização de decisões, amplitude de supervi- são (de controle), funções de linha, funções de apoio ou staff, organização formal x organização informal. Uma organização institucional pode ser representada em diversas situações. São elementos de representação de uma organização: organo- grama, estatutos, regimentos, manuais de organização. A autoridade pode ser definida como o direito de dirigir outras pessoas dentro da organização. Quem tem autoridade pode mandar e se fazer obedecer. No interior Centro de Formação de Corretores de Imóveis38 das organizações encontramos a delegação de autoridade, formando os níveis hierár- quicos em que a autoridade emana dos níveis superiores para os inferiores, fazendo uma distribuição uniforme da autoridade e também das responsabilidades. As abordagens modernas sugerem uma ampla gama de padrões de lideran- ça que o administrador pode escolher, a partir desses estilos, para interagir com os subordinados. O modelo de avaliação ou medição do desempenho envolve as seguintes questões básicas: como medir, quando medir, efetividade da medição e benefício econômico do controle. Organização e Técnica Comercial 39 Unidade 3 - Empresas Objetivos da unidade Ao concluir esta unidade, o aluno deverá ser capaz de: Demonstrar conhecimentos teórico-práticos sobre empresa e seus as-► pectos mais importantes. Compreender como se constitui uma sociedade e sua classificação quan-► to à responsabilidade dos sócios. Descrever os processos de concentração de empresas e sua influência no► mercado. Aprofundando Esta unidade focaliza o tema Empresa, detendo-se em seus aspectos princi- pais: conceituação, classificação, organização e produção. A palavra empresa sig- nifica associação organizada ou empreendimento. É uma firma ou pessoa jurídica que exploram uma determinada atividade com o objetivo de lucro. Aquele que assume a responsabilidade da empresa, embora não a dirija diretamente, recebe o nome de empresário. 1. conceituAção e clAssificAção Empresa pode ser definida como toda organização de natureza civil ou mer- cantil, explorada por pessoa física ou jurídica, de qualquer atividade com fins lucrativos (Lei Federal Nº 4.137/62, art. 6º). Os objetivos de uma empresa são atingidos através de dois fatores de produção: o capital e o trabalho, que já foram conceituados no início deste trabalho. As principais características de uma em- presa são: A existência de um patrimônio que garanta o risco da produção.► Junção de capital e trabalho.► Centro de Formação de Corretores de Imóveis40 Objetivos de inserção no mercado.► Obrigação de obter lucro, tirando o máximo do capital investido.► Classificação das empresas Quanto aos resultados de seu trabalho as empresas podem ser classificadas em: Primárias ou extrativas: chamadas de primárias por se dedicarem à obtenção de matérias-primas, operam nos ramos da agropecuária, mineração, prospecção e extração de petróleo, etc. Secundárias ou de transformação: indústrias em geral, que processam e trans- formam matéria-prima em produto final Terciárias ou prestadoras de serviços: aqui se enquadram as empresas que prestam serviços especializados, tais como o comércio em geral, os hospitais, os bancos, escolas, serviços de comunicação, profissionais e aquelas nos interessam mais de perto, as empresas imobiliárias. Algumas classificações desdobram este grupo e colocam as empresas dedicadas à compra de mercadorias para revenda em um segmento específico. Quanto ao tamanho, as empresas podem ser: Grandes: nesta categoria encontramos as empresas que produzem em larga es- cala, utilizando um enorme volume de recursos, em termos de empregados, ta- manho das instalações, capital e equipamentos. Médias: quando emprega um grupo considerável de pessoas de (50 a 250 empre- gados) apresenta uma boa produção e participação no mercado, empregando um razoável volume de recursos. Pequenas: têm pequeno volume de capital e limitado número de empregados (menos de 50). O seu administrador é geralmente o proprietário e detém o co- mando de todas as áreas funcionais (produção, comercial, financeira e de pesso- al), sem um segundo nível hierárquico de supervisão. As sociedades que se enquadrarem no Estatuto da Micro e Pequena Em- presas, (simples 2012) , poderão se enquadrar como Micro-Empresas (faturamento anual até R$ 360.000,0) ou como Empresas de Pequeno Porte (faturamento anual até R$ 3.600.000,00) e até R$ 60.000,00 anual, para Empreendedor Individual, sendo identificadas pelo uso das expressões ME, EPP ou EI ao final do nome, podendo usufruir os benefícios desse tipo de sociedade. Quanto à propriedade, as empresas podem ser: Públicas: o único proprietário é o poder público, são criadas por lei para explorar alguma atividade econômica. Organização e Técnica Comercial 41 Privadas: pertencem a particulares, pessoas físicas ou jurídicas. De economia mista: quando são propriedades de particulares e do poder público. 2. escolhA de AtividAdes e constituição O empresário, reunindo os recursos financeiros, materiais e humanos, deve proceder a uma pesquisa de mercado para apurar as necessidades da sociedade e adaptar seu produto ou serviço ao mesmo. Entre os fatores decisivos na escolha da atividade da empresa, podem ser destacados os seguintes: O know-how, ou seja, o conhecimento disponível sobre os produtos ou servi- ços objeto da criação e suas técnicas de produção ou prestação. O conhecimen- to do mercado, envolvendo as informações sobre os consumidores ou usuários, os concorrentes, as condições de compra e venda vigentes no mercado, etc. O capital, considerando-se o valor que os sócios podem investir no negócio, a probabilidade de retorno e o risco envolvido no mesmo. Os recursos empresariais, representados pelos prédios, edifícios, máquinas e equipamentos,instalações, matérias-primas, tecnologia de produção, etc. Os recursos humanos, abrangendo a disponibilidade e a qualificação da mão-de-obra necessária ao funcionamento do ne ócio. Constituição A empresa ou sociedade é uma pessoa jurídica, resultante da união de duas ou mais pessoas, físicas ou jurídicas. Essa união é objeto de um contrato ou esta- tuto social, em que os sócios se comprometem a destinar parte de seus recursos financeiros, materiais ou serviços, para constituir o patrimônio social da nova empresa. Uma empresa pode ser constituída de: Pessoa física:► é qualquer ser humano, sujeito de obrigações e direitos perante a sociedade; pessoa individual, pessoa natural. Pessoa jurídica:► é a entidade constituída de indivíduos ou de bens com vida, direitos, obrigações e patrimônios próprios. A pessoa jurídica é uma instituição, associação, sociedade com existência e responsabilida- des legalmente reconhecida e devidamente autorizada a funcionar. Ela é constituída pela união de duas ou mais pessoas. Essa união é estabele- cida por um contrato social. O patrimônio da pessoa jurídica é separado do patrimônio particular dos seus componentes. As pessoas jurídicas podem ser de direito público e de direito privado. São pessoas jurídicas Centro de Formação de Corretores de Imóveis42 de direito privado as associações, as sociedades e as fundações. A exis- tência legal das pessoas jurídicas de direito privado começa com a ins- crição do ato constitutivo no respectivo registro. O Código Comercial Brasileiro prevê que uma pessoa jurídica pode ser constituída por apenas uma pessoa física, sendo equiparada com a sociedade com duas ou mais pessoas físicas. São as chamadas empresas individuais, que operam de forma totalmente ligada à pessoa natural, para efeitos de responsabili- dade. Assim, todos os bens, civis ou comerciais, compõem um só acervo. O empresário individual responde pelas obrigações, civis ou mercantis, assumidas tanto como pessoa física, quanto como pessoa jurídica 3. As sociedAdes A constituição de uma sociedade resulta de um acordo consensual em que duas ou mais pessoas se unem, de livre e espontânea vontade, a fim de gerirem um negócio juntas e, através de esforços, buscarem um objetivo comum, classifica - do-se em sociedades civis e sociedades comerciais. A sociedade civil, geralmente, é formada para prestar serviços com ou sem fins lucrativos, e não pratica atos comerciais, ou seja, não intermedeia mercado- rias. Quando não visa lucro é denominada de associação e, normalmente, tem em seu nome a expressão “S/C”. As sociedades civis são aquelas destinadas a abrigar as empresas que têm suas atividades especialmente vinculadas às pessoas dos sócioscotistas, podendo ainda seu capital social ser representado por cotas de responsabilidade ilimitada ou limitada, razão pela qual observamos algumas dessas sociedades com a ex- pressão “S/C Ltda.” Os tipos mais comuns de sociedades civis são as de profissionais liberais, como, por exemplo, médicos, advogados, contadores, engenheiros. Essas socie- dades dependem necessariamente do trabalho personalista dos profissionai com formação técnica adequada, que necessariamente serão sócioscotistas. As sociedades comerciais são aquelas que praticam ato de comércio com fins lu- crativos. Têm o objetivo de comprar e vender, transformar matérias-primas em produtos acabados ou semiacabados e obter lucro com a comercialização desses produtos. As sociedades civis têm seu contrato registrado no Cartório de Títulos e Documentos (Cartório Civil) e as sociedades comerciais registram seu contrato na Junta Comercial. Organização e Técnica Comercial 43 Designação da sociedade comercial Uma sociedade comercial recebe designações diferentes, conforme o desti- no de interesse do empresário. São elas: Firma ou razão social: nome dado à empresa perante os órgãos de registro, com o aproveitamento do nome de um ou mais sócios na denominação da empresa. Ex.: Moraes, Borges & Cia. Denominação: consiste no emprego de uma ou mais palavras indicadoras da es- pécie de negócio ou atividade e da forma jurídica da sociedade. Exemplos: Dro- garia Brasiliense Ltda. Nome de fantasia: nome diferente, que a empresa pode ter além da firma ou denominação, para se identificar e fazer conhecer-se de forma mais fácil pelo consumidor, e que também deve ser informado aos órgãos de registro. Exemplo: Imobiliária Morar bem. Classificação das sociedades comerciais quanto à responsabilidade dos sócios As sociedades comerciais podem ser classificadas como Sociedade de responsabilidade ilimitada► Sociedade limitada► Sociedade mista.► Em uma sociedade de responsabilidade ilimitada, o sócio se torna solidário pelas obrigações sociais até o montante das dívidas e pode ter seus bens particu- lares confiscados para honrar os compromissos assumidos pela sociedade. Um exemplo desse tipo de sociedade é a sociedade em nome coletivo, que vem caindo em de suso, por força das vantagens das sociedades limitadas. Na sociedade de responsabilidade limitada, o sócio se torna solidário ao valor do capital social, ou seja, em caso de falência, se o capital não estiver inte- gralizado, os sócios solidariamente obrigam-se a completar o capital. Existem somente dois tipos societários formados por sócios de responsabilidade limitada: Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada e Sociedade Anônima. Nas sociedades por quotas de responsabilidade limitada, os sócios respon- dem solidariamente pelos direitos e obrigações da empresa de forma proporcio- nal à sua participação no capital integralizado. Nas sociedades anônimas, o capital social é dividido em ações de um mesmo valor e constituído através de subscrições, sendo o poder exercido pelo grupo ou pessoa que detiver o maior número de ações, assumido os acionistas os direitos e deveres da sociedade proporcionalmente ao número de ações que detenham. Centro de Formação de Corretores de Imóveis44 Existem sociedades formadas por sócios de responsabilidades ilimitada e limitada. São elas: Sociedades em Comandita Simples (C/S).► Sociedades em Comandita por Ações (C/A).► Sociedades de Capital e Indústria (C/I).► Sociedades em Conta de Participação (C/P).► Comandita é uma cotaparte do capital de uma sociedade, pertencente a sócio comanditário, ou seja, o sócio que na sociedade em comandita, só é respon- sável até o limite do capital que empregou. Existe um tipo de sócio que é solidário e ilimitadatamente responsável perante terceiros. É o sócio comanditado que se situa ao contrário do comanditário. Nas sociedades em comandita simples combinam-se a responsabilidade ili- mitada de uns sócios com a responsabilidade limitada de outros. Nesse tipo de sociedade, existem os sócios comanditados, que recebem o dinheiro entregue em comandita e que têm responsabilidade solidária e ilimitada pelos negócios da sociedade, e os sócios comandatários, que são os prestadores do capital e cuja responsabilidade se limita ao montante das quotas subscritas. Nas sociedades em comandita por ações somente os acionistas podem ge- renciar a empresa e aqueles que a exercem têm responsabilidade ilimitada pelas obrigações da sociedade. O acionista Diretor da sociedade comandita por ações tem responsabilidade ilimitada pelas obrigações da sociedade. Por essa razão, so- mente o acionista pode fazer parte da Diretoria. Nas sociedades de capital e indústria somente os sócios capitalistas, que integralizam o capital, respondem pelas obrigações da sociedade. Não respondem pelas obrigações da sociedade os sócios de indústria, que apenas se incumbem da prestação dos serviços técnicos ou profissionais, e que, hoje em dia, tende a ser substituído por empregado altamente qualificado, em cujo contrato de trabalho se insere cláusulas de participação nos lucros, afastando-se a ideia de sociedade. Nas sociedades em conta de participação não há firma social, existe ape- nas um contrato, onde se estabelecem as operações nas quais trabalharão
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