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1 Manuel Meireles GESTÃO DAS INFORMAÇÕES ORGANIZACIONAIS Quesitos de excelência dos sistemas de informações operativos e estratégicos 4ª. Edição 2016 kaizentools 2 Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Ficha Catalográfica __________________________________________________________ MEIRELES, Manuel. Gestão das informações organizacionais / Manuel António Meireles da Costa; Astúrias /Guarujá : Kaizentools, 2016, 4ª. edição 1.Indicadores gerenciais 2. Medidas de desempenho 3. Sistema de informações 4. Quesitos dos sistemas de informações 5. Administração de sistemas de informações 6. Indicadores gerenciais 7. Medidas de desempenho 8. Visão de futuro de longo alcance 9. Desdobramento de metas. CDU: 658.5 (658.562) M 455 a ISBN: ___________________________________________________________ 3 SOBRE O LIVRO E O AUTOR Esta obra busca dar ao leitor a capacidade de articular no contexto organizacional a gestão da informação incluindo o planejamento, implementação e controle da informação essencial. O volume cobre matéria que pode ser dada em um semestre. Em princípio, cada capítulo, em média, pode ser discutido em cerca de duas horas-aula. São objetivos gerais da obra capacitar o leitor a: definir os quesitos de excelência dos sistemas de informações operativos e estratégicos; identificar, selecionar comunicar; e utilizar as informações necessárias ao processo de gestão empresarial e especificar indicadores estratégicos e operativos. Ao término da obra o leitor estará capacitado a projetar um sistema de indicadores. A obra contribui significativamente para o desenvolvimento curricular da área na medida em que fornece os elementos amplos referentes à formulação de indicadores. As premissas que adota são facilmente aplicáveis a empresas de qualquer porte e de qualquer nacionalidade, adaptando-se substancialmente à realidade brasileira. A abordagem é inovadora. O texto é atual e o modelo apresentado fundamenta-se em duas propostas recentes de autores brasileiros: Zaccarelli (1996) e Contador (2008). Sem prejuízo do rigor científico que deve caracterizar uma obra didática, em especial com relação a precisão dos conceitos e terminologia, buscou-se clareza na abordagem dos temas por meio de exemplos e de exercícios. 4 Pode-se observar pela bibliografia referenciada que esta denota grande abrangência da obra tendo bom potencial para se tornar bibliografia obrigatória ou básica em cursos sobre o tema MANUEL MEIRELES O autor é Doutor em Engenharia de Produção pela Escola Politécnica da USP e Doutor em Gestão da Saúde pela UNIFESP/EPM. É pós-doutorado pela Universidade de Córdoba (Arg.). É mestre em Administração com dissertação no campo do redirecionamento organizacional e competitivo. É graduado em Administração com ênfase em Análise de Sistemas. É professor conteudista da Universidade Paulista e professor e pesquisador nos programas de Mestrado e Doutorado em Administração da FACCAMP. O autor publicou diversas obras entre elas: 2016- Programação Linear: o método Simplex (Kaizentools / Amazon, coautor) 2012-Processos gerenciais : gerenciamento de sistemas de informação (Sol, coautor) 2010-Administração de Sistemas de Informação (Saraiva, coautor); 2009-STODA- processo de tomada de decisões gerenciais multicritério subordinadas à vantagem competitiva (FACCAMP, coautor); 2007-Administração de Sistema de Informação: uma abordagem interativa. (Datasul, coautor); 2004-Gestão de Clínicas Médicas (Futura, coautor); 2004- Sistemas de Informação (Arte&Ciência, coautor). 2003-Teorias da Administração clássicas e modernas (Futura, coautor); 2001-Sistemas administrativos clicentristas: organizações com foco no cliente (Arte&Ciência, 2001); Ferramentas Administrativas para Identificar e Analisar Problemas (Arte&Ciência); 2000-O Lucro: esboço para uma teoria do lucro como fruto da alavancagem tecnológica do capital (Arte&Ciência); 2000-A arte de operar na Bolsa: pregão e Internet (Arte&Ciência). 5 SUMÁRIO Capítulo 1: Cultura da informação 11 1.1 - O papel do administrador de sistemas de informação 11 1.2 - Cultura da informação 16 1.3 - Primeira regra da cultura da informação 19 1.4 - Cultura da informação adequada à empresa 21 1.5 – Resumo 24 1.6 - Veja se sabe responder 25 Capítulo 2: Informação estratégica 28 2.1 - Informação e vantagem competitiva 28 2.1.1 - Vantagem competitiva 29 2.1.2 - Tipos de vantagens competitivas 31 2.1.3 – Campos da competição 32 2.1.4 – Armas da competição 40 2.2 - Conceito de sistemas de informação eficientes 43 2.3 - Informação estratégica como processo 45 2.4 – Resumo 48 2.5- Veja se sabe responder 48 Capítulo 3: Conceito ampliado de informação estratégica 51 3.1 - Conceito ampliado de informação estratégica 51 3.2 - Visão de futuro: um perfil organizacional antecipado 52 3.3 - A visão e os autores de estratégia 56 3.4 - A estratégia na visão 57 3.5 - Funcionalidade interna 64 3.6 - Gestão sistêmica 64 3.7 – Resumo 64 6 3.8 - Veja se sabe responder 65 Capítulo 4: Sistema de Informações e Vantagem Competitiva 67 4.1 - Informações gerenciais e operacionais 68 4.2 - Tipos de sistemas de informações gerenciais 69 4.3 - A evolução dos sistemas integrados de gestão 74 4.4 - Características de um SIG 78 4.5 - Importância do ERP para as organizações? 82 4.6 - ERP como fonte de vantagem competitiva 83 4.7 - Desenvolvimento e implantação de sistema de informação 84 4.8 – Resumo 88 4.9 - Veja se sabe responder 90 Capítulo 5: Quesitos de excelência de um SI 92 5.1- FNQ Como referencial de excelência 92 5.2 -FNQ: Fundamentos de excelência 93 Informações da organização 95 Informações comparativas 96 Ativos intangíveis 97 5.3 – Resumo 103 5.4 - Veja se sabe responder 104 Capítulo 6: Gestão do capital intelectual 105 6.1 - Capital intelectual 105 6.2 - A gestão de marcas e patentes 109 6.3 – Resumo 114 6.4 - Veja se sabe responder 114 7 Capítulo 7: Monitoração ambiental 116 7.1 - Monitoração ambiental: conceito e importância 116 7.2 - Monitoração da estratégia de posicionamento 118 7.3 - Monitoração da estratégia competitiva 123 7.4 - Monitoração da qualidade do negócio 125 7.5 - Gestão da monitoração ambiental 130 7.6 – Sinais fracos 132 7.7 – Resumo 139 7.8 - Veja se sabe responder 140 Capítulo 8: Análise crítica do desempenho global 142 8.1 - Análise crítica do desempenho global da organização 142 8.2 - Resultados da organização 144 8.3 - Sistema de indicadores 156 8.4 – Resumo 158 8.5 - Veja se sabe responder 158 Capítulo 9: Conceito de indicador 160 9.1 - Objeto, atributos, parâmetros, métricas e indicadores 160 9.2 - Conceito de indicador organizacional 170 9.3 – Resumo 172 9.4 - Veja se sabe responder 173 Capítulo 10: Tipologia de indicadores 174 10.1 - Tipologia de indicadores 174 Quanto ao vínculo com outros indicadores 178 Quanto ao objetivo 187 Quanto ao tipo de objeto no fluxo organizacional 190 8 Quanto à responsabilidade 193 Quanto à relação dos objetos 194 Quanto à sua utilização 194 Quanto à forma de medir 196 Quanto à sua natureza 197 Quanto à amplitude 199 Quanto à constituição 20010.2 - Resumo 201 10.3 - Veja se sabe responder 201 Capítulo 11: Escalas e variáveis 202 11.1 -Tipos de escalas 202 11.1.1-Escala tipo Thurstone 203 11.1.2-Escala tipo Likert 204 11.1.3-Escala de frequência verbal ou de avaliação de frequência 207 11.1.4-Escala ordinal 208 11.1.5-Escala de ranking forçado 209 11.1.6-Escala linear numérica 210 11.1.7-Escala tipo trade-off 212 11.2 - Tipos de variáveis 212 11.3 – Resumo 221 11.4 - Veja se sabe responder 221 Capítulo 12: Importância relativa dos indicadores 223 12.1 – Importância relativa dos indicadores 223 Tipos de indicadores 224 Quanto à utilização 225 9 Importância funcional dos indicadores 225 Indicadores principais 228 Indicadores de apoio 231 Indicadores sociais 231 12.2 - Indicadores referentes à gestão das informações 232 12.3 - Sistemas de Indicadores 237 12.4 – Resumo 238 12.5 - Veja se sabe responder 238 Capítulo 13: Estrutura da visão de futuro 240 13.1 - Subsídios teóricos para a construção de indicadores 240 13.2 - Planejamento Estratégico 245 13.3 - Necessidade de uma visão de futuro operacionalizável 249 13.4 - Estruturação da visão de futuro 252 13.5 – Catchball 256 13.6 - Visão de futuro operacionalizável 259 13.7 - Levantamento da estratégia vigente 264 13.8 – Resumo 265 13.9 - Veja se sabe responder 266 Capítulo 14: Conceitos fundamentais para especificar indicadores 267 14.1 – Conceito de Vantagem Competitiva 267 14.2 - Conceito de Campo de Competição 270 14.3 - Conceito de Arma de Competição 282 14.4 - Conceito de Negócio 285 14.5 - Conceito de Portfólio de Negócio 288 14.6 – Resumo 298 14.7 – Veja se sabe responder 298 10 Capítulo 15: Indicadores da estratégia competitiva 301 15.1 – Estratégia competitiva 301 SE de diferenciação 303 Perfil competitivo 304 Fatores críticos de sucesso 308 SE de imitação 311 SE de integração com clientes 311 SE de oportunidades 312 15.2 – Resumo 312 15.3 – Veja se sabe responder 312 Capítulo 16: Indicadores da estratégia corporativa 314 16.1- Objetivos da estratégia corporativa 314 SE de portfólio de negócios 316 SE de cobertura e amplitude do mercado 317 SE das competências essenciais 319 SE das bases essenciais 322 SE de inovação 324 SE de intento 326 SE de investimentos e desinvestimentos 327 16.2 – Resumo 330 16.3 – Veja se sabe responder 331 Capítulo 17: Indicadores da estratégia de posicionamento 333 17.1 – Estratégia de posicionamento 334 SE de adaptação (reposicionamento na cadeia 342 SE de integração horizontal 342 SE de integração vertical 343 11 SE de alianças 344 SE de controle da cadeia de suprimentos 346 SE de reação 346 SE de despistamento 347 SE de cooperação 347 SE de agressão 347 SE de pró-proteção 348 SE de diferenciação produto-mercado 348 17.2 – Resumo 349 17.3 – Veja se sabe responder 350 Capítulo 18: Indicadores da funcionalidade interna e gestão sistêmica 351 18.1 – Funcionalidade interna 352 Auditoria de Empresa 356 A) Planejamento Liderança e Controle 356 Liderança 356 Estratégias e Planos 359 Informações e conhecimento 360 Clientes 361 Resultados 361 B) Área de Apoio 361 Sociedade 362 Pessoas 362 C) Área de Transformação e Distribuição 364 Processos de transformação 364 Exemplos de Indicadores Funcionais 365 18.2 – Gestão sistêmica 368 Pensamento sistêmico 371 12 Aprendizado organizacional 371 Cultura de inovação 373 Liderança e constância de propósitos 374 Orientação por processos e informações 375 Visão de futuro 376 Geração de valor 377 Valorização das pessoas 377 Conhecimento sobre o cliente e o mercado 378 Desenvolvimento de parcerias 379 Responsabilidade social 380 18.3 – Resumo 382 18.4 - Veja se sabe responder 382 Capítulo 19: Processo de especificação de indicadores 383 19.1 - Forma geral de especificação de indicadores 383 19.2 - Especificação do objetivo 386 19.3 - Tipos de indicadores geralmente especificados 387 19.4 - Indicadores típicos 389 19.5 – Resumo 390 19.6 - Veja se sabe responder 391 Capítulo 20: Indicadores compostos 392 20.1 – Indicadores compostos 392 20.2 – Indicadores proxy 396 20.3 - Metodologia de construção de indicadores compostos 397 20.3 – Resumo 401 20.4 - Veja se sabe responder 401 13 Posfácio 403 Referências Bibliográficas 404 Apêndice 1- Armas da competição 410 Apêndice 2- Questionário Trade-Off 417 Apêndice 3- Questionários de Opinião e Atitude 427 Anexo 1- Questionários de Práxis de Gestão de RS 438 14 Agradecimentos O autor agradece a valiosa colaboração de: Umberto Nanini, que escreveu o capítulo 4: O sistema de informações como fonte de vantagem competitiva; e Eudes L de Castro, que escreveu o capítulo 6: Gestão do capital intelectual. Cida Sanches e Marisa Regina Paixão que escreveram o Capítulo 7: Monitoração Ambiental A Sérgio Baptista Zaccarelli e José Celso Contador que produziram a mais coerente e sinérgica teoria da estratégia competitiva. 15 CAPÍTULO 1: CULTURA DA INFORMAÇÃO Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: a)descrever o papel do administrador do sistemas de informação; b)conceituar cultura da informação e suas principais características; c)determinar o modo de se especificar a tipo de cultura da informação adequada para uma empresa. Sumário: 1.1 - O papel do administrador de sistemas de informação 1.2 - Cultura da informação 1.3 - Primeira regra da cultura da informação 1.4 - Cultura da informação adequada à empresa 1.5 - Resumo 1.6 - Veja se sabe responder 1.1 - O papel do administrador de sistemas de informação A administração de sistemas de informação é uma ação administrativa que obedece a um escopo maior, escopo esse contido no PEI - Planejamento Estratégico da Informação. O PEI nada mais é, na sua essência, que a expressão de uma meta de sobrevivência vital da organização, que exige informação ótima, isto é: informação certa, no tempo, no lugar e na forma desejada. O PEI é o resultado do desdobramento da meta de sobrevivência. Por sua vez, ao ser desdobrado o PEI, produz o Plano Diretor de Informática. O Plano Diretor de Informática contém os elementos que expressam a estratégia da Informação. Geralmente ocupa-se da expansão, ampliação, modernização 16 ou do planejamento e implantação do Sistema de Informações. O Plano Diretor de Informática é, assim, o desdobramento do Planejamento Estratégico da Informação e, uma vez realizado, conduz à existência de um Sistema de Informações que, idealmente, deve operar com efetividade. Portanto o Plano Estratégico da Informação é subordinado ao Plano Estratégico da Organização, e aquele não pode ser concebido sem este último. A ação de administrar Sistemas de Informação é, essencialmente, uma ação de cunho gerencial, e só tem sentido como ação coerente e contributiva para as metas de sobrevivência da organização. Tal ação deve estar intimamente ligada ao Plano Diretor de Informática que é, como dissemos, a expressão tática do Planejamento Estratégico da Informação. Para entender o papel do Administrador de Sistemas de Informaçõesprecisamos ter em mente estes dois conceitos: o conceito de administrador e o conceito de sistema de informações. O conceito de administrador opõe-se ao de operador - aquele que opera, aquele que executa atividades. O administrador (qualquer que seja seu nível dentro da organização [presidente, vice-presidente, diretor, gerente, etc.) não opera: ele lidera e coordena pessoas conduzindo o esforço destas para um mesmo fim. Quando falamos em administração ou em administrador, devemos ter em conta este conceito. O administrador lida com pessoas fazendo-as fazer. Para que as pessoas executem as suas ações operacionais, isto é, ações imediatamente realizáveis. é necessário que tais ações tenham sido previamente planejadas. Daqui podemos derivar duas coisas: o operador executa atividades previamente planejadas; o administrador planeja as atividades que o operador deve realizar. Mas, qual é, afinal, o objetivo de tais atividades, executadas pelos operadores e previamente planejadas pelo administrador? O objetivo é 17 assegurar a sobrevivência contínua da organização maximizando determinados valores. Até hoje não temos uma definição que possa ter uma aceitação universal pacífica, para o termo sistema de informação. Uma definição é a de que se trata de um esforço organizado para prover informações que permitam à empresa decidir e operar. Nota-se, assim, que uma corporação basicamente tem dois grandes tipos de sistemas de informação: os que se destinam à decisão e os que se destinam à operação. Por extensão, podemos dizer que os sistemas de informação dentro de uma organização são estratégicos - quando se destinam ao apoio para tomada de decisões administrativas, ou são operativos ou operacionais - quando apoiam a realização de ações imediatamente executáveis por operadores. Dentro destes dois tipos básicos de sistemas de informação, podemos classificar os sistemas de informação pelo processo ao qual eles primordialmente atendem. Desta forma podemos afirmar que, numa organização temos tantos sistemas de informação quantos processos tivermos estabelecidos. Vimos que o papel do Administrador é liderar e coordenar pessoas conduzindo o esforço destas para um mesmo fim. E que fim é este, no que se refere à questão da informação? É garantir meta de sobrevivência que requer informação ótima . Toda empresa, qualquer empresa, em qualquer momento da sua existência, está sob a ameaça real ou potencial de não sobreviver. A continuidade temporal de qualquer organização está sempre sendo posta à prova. Para fazer frente a essa ameaça, a Alta Administração da empresa elabora um conjunto de contramedidas que anulam ou reduzem a intensidade da ameaça. A esse conjunto de contramedidas, planejadas para terem seus efeitos durante alguns anos, damos o nome de metas de 18 sobrevivência e que, uma vez explicitadas, constituem o Planejamento Estratégico Corporativo Uma dessas metas de sobrevivência usualmente é a de informação ótima. Ou seja: para que a sobrevivência da empresa seja assegurada, é necessário um grande conjunto de causas, (contramedidas ou metas de sobrevivência) e, entre estas, está a necessidade de informação ótima: informação certa, no tempo, no lugar e na forma desejada. Isto implica decidir: I. o que deve ser informado, ou seja, a síntese dos dados originais; II. por que se deve proceder à informação; III. quem informa ou deve ser informado; IV. como deve ser informado, isto é: a forma do relatório; e V. quando o usuário deve ser informado: a especificação temporal a partir da qual a informação deve estar disponível ou entregue. A meta de sobrevivência que requer informação ótima deve ser realizada através de um certo conjunto de ações operacionais, isto é, ações imediatamente realizáveis pelos operadores da corporação, quaisquer que sejam eles. Não basta definir a meta de informação ótima para que a existência de informação ótima passe a ser observada na organização. É preciso um longo caminho de desdobramento da meta de sobrevivência, de forma a que esta torne-se realizável. O desdobramento da meta de sobrevivência em ações que expressem essa característica, é uma ação administrativa de planejamento, e tal ação cabe ao administrador. O administrador que se ocupa da informação, sabe que os objetivos dos seus esforços de liderança e coordenação de pessoas devem satisfazer a necessidade de informação de inúmeros clientes [internos, externos] da organização. Este é o fim da sua ação administrativa: prover os diversos 19 clientes da empresa com informação ótima. Desta forma ele precisa conhecer o que quer dizer informação ótima para cada um dos clientes da organização: os operadores que requerem informações para atender as necessidades de seus clientes [funcionários, consumidores, fornecedores, sindicatos, comunidade, governos], e os administradores [Alta administração e gerência] que requerem informações para atender as necessidades dos acionistas. [Muitas vezes se usa o termo gerente, em vez de administrador. Neste caso devemos entender qualquer indivíduo que, dentro da empresa exerça atividade de liderança e coordenação de pessoas]. Para prover a informação ótima o administrador que se ocupa da informação deve ter ao seu dispor alguns meios sobre os quais possui autoridade e pelo uso adequado dos quais responde (responsabilidade). Tais meios usualmente pode ser divididos em algumas categorias: Mão-de-Obra, Meio-Ambiente, Máquinas, Matéria Prima, Métodos e Medidas. Fazendo uso de meios específicos, adequadamente arranjados, o administrador da informação deve prover a informação ótima que a empresa requer para a sua sobrevivência. Tais meios usualmente constituem: Mão de Obra: analistas de sistemas, programadores, operadores/digitadores (isto é: peopleware) Meio Ambiente: salas de trabalho, espaço físico; Máquinas: equipamentos, rede; terminais, tecnologia informática (isto é: hardware). Matéria Prima: dados, programas [=Base Lógica de Dados] Métodos: processo para planejar, implementar e assegurar continuamente a informação ótima; programas (software). 20 Medidas: indicadores que adequadamente aplicados mostrem o nível de efetividade da informação. A este conjunto de meios ou causas damos o nome de Sistema de Informação, cujo fim é prover informação ótima. O administrador de informação que gerencia as causas que contribuem para tal fim, designa-se Administrador de Sistemas de Informações. Vimos que cabe ao Administrador de Sistemas de Informação decifrar o intrincado quebra-cabeças de determinar quais informações o sistema requer e como elas devem fluir e se articular. Em suma: o papel do administrador de Sistemas de Informação é criar e manter o sistema de informações vitais que maximizem a eficácia da ação gerencial. 1.2 - Cultura da informação Não basta falar do papel do Administrador do Sistema de Informações. Tal administrador não é uma pessoa isolada do meio onde atua: ele faz parte do meio, do ambiente e, portanto, ele faz parte de um todo maior que é a organização. E toda e qualquer organização possui o que se denomina cultura - um conjunto de crenças, de valores, de princípios geralmente comuns à maioria das pessoas que nela trabalham. Marchand (1997:6) afirma a cultura da informação é vital para a empresa que quer mudar, isto é, para a empresa que quer ajustar-se para superar ameaças reais ou potenciais, internas ou externas; para a empresa que quer adequar-se aos novos mercados, aos desafios da economia. Marchand afirma, assim, quea cultura da informação é algo importante para as organizações. Mas o que é a cultura da informação? Marchand dá a resposta: é o conjunto de valores, atitudes e comportamentos que influenciam na forma como as pessoas, dentro da organização, avaliam, aprendem, recolhem, 21 organizam, processam, comunicam e utilizam a informação. É a forma, portanto, como as pessoas lidam ou encaram a informação; a importância que atribuem a ela E adverte: a cultura da informação não é apenas uma parte da cultura organizacional - é um conjunto muito específico dessa cultura organizacional. Adequar a empresa aos mercados nas quais ela se insere requer planejamento - requer a ideia de como o mercado será no futuro. Para tanto a empresa necessita da assimilação de diversas fontes de informação referentes à própria empresa, às demais empresas concorrentes, às empresas do mesmo setor, do mesmo mercado; referentes a tecnologia, a aspectos sociais, políticos, etc. Ou seja: para que a empresa se possa adequar, se possa ajustar ao mercado, ela precisa antever o futuro e isso requer uma série de informações - informações essas procedentes de diversas fontes que necessitam de ser sintetizadas para serem apreendidas. E isto só é possível se as pessoas, dentro da organização, possuírem uma cultura da informação que valorize ou leve em conta tais aspectos. Neste sentido a cultura da informação - a valorização da informação e uma postura proativa para com a informação - passa a ser relevante para as empresas, especialmente aquelas que querem vencer os desafios impostos pelo mercado. Esta concepção não é nova: a escola de pensadores associados à Teoria dos Sistemas deu uma relevante atenção à informação. A escola sistêmica afirma que administrar é tomar decisões (Simon, 1965:20), e para tomar decisões é preciso dispor de informações. Logo: a administração consiste na capacidade de utilizar informações para a tomada de decisões. A concepção sistêmica de organização está centralizada, portanto, na tomada das decisões necessária à realização dos objetivos, de forma eficaz. Para tal a informação deve ser planejada de forma a facilitar a tomada de 22 decisões. Como as decisões dependem das informações e estas das comunicações, conclui-se que a organização é construída a partir da análise das necessidades de informações e das redes de comunicações. O’Shaugnessy afirma que o planejamento da organização é desenvolvido observando-se as seguintes fases: I. Especificação dos objetivos com apoio nas informações sobre as tendências econômicas, políticas, sociais e tecnológicas, bem como na disponibilidade de recursos; II. Determinação dos subsistemas de decisões e dos principais problemas que normalmente caracterizam o empreendimento; III. Análise das medidas e dos critérios de decisões e especificações das necessidades de informações exatas e oportunas; IV. Projeto dos canais de comunicação para facilitar o fluxo de informações e a coordenação, bem como para invalidar os conflitos, as distorções de sentido das palavras, etc; V. Agrupamento dos centros de decisão com o fim de reduzir ou eliminar os problemas de comunicação e de melhorar a comunicação A cultura da informação, de uma forma simplificada, é o modo como as pessoas utilizam a informação, informação esta difundida por tecnologia. As redes de computadores e os recursos de multimídia possibilitam a partilha da informação - mas, importante: não garantem o uso inteligente da informação. A falta de uma cultura da informação adequada, a falta de uma visão comum da importância da informação para a empresa, dificulta a forma como as pessoas analisam, recolhem, organizam, processam, comunicam e utilizam a informação. E dificuldades com a informação significa não saber 23 utilizar adequadamente a informação, significa ter dúvidas quanto à forma de obter resultados por meio da informação. Uma questão se impõe agora: - Há alguma regra fundamental para uma cultura da informação? A resposta a esta questão é dada por Sashkin e Kiser na seção seguinte. 1.3 - Primeira regra da cultura da informação Quando se fala em cultura organizacional deve estar implícito o que faz parte de tal cultura e o que não faz parte, ou seja: deve estar bem claro quais são os elementos de uma cultura organizacional. Para responder a esta questão há inúmeros autores, mas privilegiamos Sashkin e Kiser. Estes dois autores preocuparam-se com as questões inerentes à cultura das organizações com foco no cliente. Marshall Sashkin realizou e aplicou pesquisas sobre liderança, participação e mudança organizacional durante mais de 20 anos. Nos últimos anos seu trabalho concentrou-se na liderança de alto nível. É autor de Leader Behavior Questionnaire (The Visionary Leader) amplamente usado em pesquisas e desenvolvimento de executivos. Dentre seus trabalhos de consultoria estão projetos sobre a avaliação da excelência organizacional através da liderança. É autor e coautor de sete livros e monografias e de mais de 50 relatórios de pesquisa. De 1979 a 1985, foi professor de Psicologia Industrial e Organizacional na Universidade de Maryland. É também professor adjunto de psicologia e administração da Universidade George Washington. Kenneth Kiser passou mais de uma década trabalhando com a alta gerência de uma grande variedade de organizações a fim de melhorar a qualidade e o desempenho organizacional. 24 Formou-se bacharel em ciências políticas e economia e fez mestrado em sociologia na Universidade Estadual de Oklahoma. Fez doutorado na Universidade Estadual de Ohio. Ambos são coautores de Putting Total Quality Management to Work, onde abordam os alicerces da Qualidade Total. A obra analisa três alicerces importantes da Qualidade Total: a) O primeiro diz respeito às ferramentas técnicas; b) O segundo fator concentra-se no cliente como foco da Qualidade Total; c) O terceiro fator é a cultura da organização, que se baseia em determinados valores e na visão da liderança. Segundo Sashkin e Kiser (1994:p.71), oito são os elementos cruciais da cultura de TQM: 1) Elemento da cultura 1 - As informações devem ser usadas para aperfeiçoar processos, e não para julgar nem controlar as pessoas; 2) Elemento da cultura 2 - Autoridade deve ser igual a responsabilidade; 3) Elemento da cultura 3 - Deve haver recompensas pelos resultados; 4) Elemento da cultura 4 - A cooperação, não a competição, deve ser a base para o trabalho conjunto; 5) Elemento da cultura 5 - Os funcionários devem ter estabilidade no emprego; 6) Elemento da cultura 6 - Deve haver um clima de justiça; 7) Elemento da cultura 7- A remuneração deve ser justa; 8) Elemento da cultura 8 - Os funcionários devem ter participação no capital da empresa. Vale a pena repetir as palavras destes autores: As informações devem ser usadas para aperfeiçoar processos, e não para julgar nem controlar as 25 pessoas. Este é o primeiro elemento crucial de uma cultura organizacional. A informação é para aperfeiçoar processos, não para controlar pessoas. Esta é a primeira regra de uma cultura organizacional com foco nos clientes (internos e externos); é a primeira regra de uma cultura da informação. Além desta primeira regra, a cultura organizacional torna-se mais forte se a organização dispuser de pessoas que, segundo Taylor (1993), possuam os seguintes conhecimentos ou habilidades: • Conhecimento sobre as fontes de informações existentes (formais ou informais); • Capacidade para utilizar tais fontes, sabendo interagir com pessoasou sistemas de informações; • Preparo para avaliar a qualidade das informações, quanto à sua confiabilidade, precisão, atualidade, etc; • Habilidade para saber identificar os problemas e as informações que são necessárias para resolvê-lo; • Capacidade para identificar e acessar as informações necessárias para encontrar soluções para os problemas; • Habilidade para aplicar as informações obtidas na solução de problemas; e • Habilidade para articular, organizar e comunicar informações às demais pessoas da empresa de modo apropriado. 1.4 - Cultura da informação adequada à empresa Uma outra questão surge: - Há diferentes tipos de cultura da informação? A resposta a esta questão é afirmativa: para cada tipo de organização há uma cultura da informação mais adequada. A cultura da organização adequada à empresa é definida por meio de dois critérios importantes: 26 1. O grau de incerteza da informação sobre o mercado; 2. O grau de complexidade da informação sobre produtos e processos. Desta forma para se estabelecer a cultura da informação mais adequada a uma organização é preciso responder a estas duas questões: -Qual é o grau de incerteza da informação sobre o mercado dos nossos produtos ou serviços? É alto? É baixo? -Qual é o grau de complexidade da informação sobre os nossos produtos e nossos processos? É alto? É baixo? Dependendo das respostas é possível encontrar a cultura da informação mais adequada à organização, de forma a garantir a sobrevivência dela. Cultura mais adequada, neste caso, significa que a forma como as pessoas analisam, recolhem, organizam, processam, comunicam e utilizam a informação é a mais apropriada à estratégia global da empresa, é a mais apropriada às metas da empresa. A figura 1.1 mostra que dependendo das respostas dadas se encontra uma das quatro culturas típicas: -Cultura da informação para CONTROLAR, para monitorar erros e problemas - adequada para empresas com baixa incerteza da informação sobre o mercado e baixa complexidade de produtos e processos. Por exemplo: uma fábrica de calçados. -Cultura da informação para ADAPTAR, para corrigir erros e problemas - com baixa incerteza da informação sobre o mercado e alta complexidade de produtos e processos. Por exemplo uma empresa do setor químico-farmacêutico. -Cultura da informação para ANTECIPAR, isto é, para evitar erros e problemas - adequada a empresas com alta incerteza da informação sobre o mercado e baixa complexidade da informação sobre seus produtos e 27 processos. Por exemplo, uma empresa distribuidora de valores que negocie moedas (Câmbio) Complexidade da informação sobre PRODUTOS E PROCESSOS ANTECIPAR Evitar erros e problemas Alta incerteza da informação sobre o mercado e baixa complexidade da informação sobre produtos e processos Grau de incerteza da informação sobre o mercado CRIAR redefinir novas condições de sucesso; enfrentar ameaças e explorar oportunidades Alta incerteza da informação sobre o mercado e alta complexidade da informação sobre produtos e processos CONTROLAR Monitorar erros e problemas Baixa incerteza da informação sobre o mercado e baixa complexidade da informação sobre produtos e processos ADAPTAR Corrigir erros e problemas Baixa incerteza da informação sobre o mercado e alta complexidade da informação sobre produtos e processos alto baixo baixa alta Figura 1.1: Matriz para definição da cultura da informação adequada a uma organização em função do grau de incerteza da informação sobre o mercado e da complexidade da informação sobre produtos e processos. -Cultura da informação para CRIAR, isto é, para redefinir novas condições de sucesso, para enfrentar ameaças e oportunidades - adequada a empresas com alto grau de incerteza da informação sobre o mercado e alta complexidade da informação sobre produtos e processos. Por exemplo, empresa de propaganda ou de pesquisa sobre novos produtos e tecnologias A cultura da informação, em síntese, é o modo como as pessoas usam a informação, e tal cultura reflete a importância que os administradores atribuem à informação. Numa abordagem mais ampla o 28 uso da informação tende para um dado resultado. Os resultados possíveis podem ser simplificadamente divididos em 4 tipos: controlar, adaptar, antecipar e criar. Cada um destes tipos caracteriza uma específica cultura da informação. Mas são tipos puros, extremos. Obviamente as organizações podem ter predominantemente um destes tipos ou a mistura de dois deles com mais intensidade. Nas organizações em que a cultura da informação está voltada para controlar, a informação é usada como meio de exercer influência ou poder sobre outros. É uma cultura típica das empresas tipo máquina - no dizer de Gareth Morgan (1996) - com sólida cultura da informação baseada no controle e na “necessidade de saber”. Nas organizações em que a cultura da informação é para adaptar - ajustar, afinar ou reparar processos - as informações sobre fracassos e êxitos são importantes para provocar mudanças desejáveis. As empresas com uma cultura da informação voltada para antecipar, procuram informações para tomar decisões que ajudem a antever o futuro e mudar as próprias atitudes. As empresas com uma cultura da informação voltada para criar, usam a informação para redefinir novas oportunidades. 1.5 - Resumo O papel do Administrador de Sistemas de Informação prover, para a organização informação ótima, isto é: informação certa, no tempo, no lugar e na forma desejada. Isto implica que o Administrador de Sistemas de informação deve decidir o que deve ser informado, ou seja, a síntese dos dados originais; por que se deve proceder à informação; quem informa ou deve ser informado; como deve ser informado, isto é: a forma do relatório; 29 e quando o usuário deve ser informado: a especificação temporal a partir da qual a informação deve estar disponível ou entregue. Qualquer organização tem, quer esteja consciente ou não disso, uma cultura da informação, que pode ser definida como o conjunto de valores, atitudes e comportamentos que influenciam na forma como as pessoas, dentro da organização, avaliam, aprendem, recolhem, organizam, processam, comunicam e utilizam a informação, ou seja: é a forma, portanto, como as pessoas lidam ou encaram a informação; a importância que atribuem a ela. Segundo Sashkin e Kiser (1994:p.71), um dos elementos cruciais de uma cultura organizacional refere-se ao uso da informação. Para estes autores as informações devem ser usadas para aperfeiçoar, e não para julgar nem controlar as pessoas. Isto é tão importante que pode ser considerado como a primeira regra de uma cultura da informação. Para cada tipo de organização há uma cultura da informação mais adequada, que pode ser definida por meio de dois critérios importantes: pelo grau de incerteza da informação sobre o mercado e pelo grau de complexidade da informação sobre produtos e processos. 1.6 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 1- Resuma o papel do administrador de sistemas de informação. O que se espera que ele faça dentro de uma organização? 2 - Conceitue cultura da informação. 3 - Se você estivesse incumbido de redigir algumas normas referentes à cultura da informação de uma empresa, que regra, certamente você não deixaria de considerar? 30 4 - Dada uma empresa qualquer, como você procederia para estabelecer a cultura da informação mais adequada a ela? 5 - Selecione de umarevista qualquer (Exame; Veja; IstoÉ, etc) uma página de anúncio referente a uma empresa qualquer. Considere essa empresa. Que tipo de cultura da informação acha mais adequada a ela? Trace a matriz para definição da cultura da informação adequada a tal empresa em função do grau de incerteza da informação sobre o mercado e da complexidade da informação sobre produtos e processos. 6 - Estudo de caso. António é administrador de carteiras de ações, trabalhando para um conjunto de clientes. Ele aplica o dinheiro dos clientes em ações e recebe deles em função dos resultados que obtiver. Quanto mais rentáveis forem suas operações melhor. Ao investir é ele quem determina quanto vai aplicar e em que ações vai aplicar, fazendo uso de um software que ele mesmo criou. O software 70% das vezes dá ordens corretas de operação, isto é: 70% das vezes as ações são compradas a um preço e vendidas a um preço maior. Obviamente 30% das vezes ocorre o contrário. Mas António considera o software eficiente, pois o lucro das operações certas é bem superior ao prejuízo das erradas. Certo dia ele comentou com a sua secretária que a ação Paranapanema, que ele tinha em carteira, iria cair. Ele tinha muita experiência com a ação e conhecia bem quando ela iria subir ou cair. Mas era uma intuição, um feeling, uma percepção. A secretária respondeu: -Por que não vende, então? -O sistema não disse para vender. -Mas você não acha que a Paranapanema vai cair de preço? -Acho. Mas o software não me avisou que devo vender. -Mas você não acha que ela vai cair? 31 -Acho. Mas o sistema não deu a informação para vender a Paranapanema. -Não acredito no que estou ouvindo: se você acha que ela vai cair de preço, para que ficar esperando ordem do sistema? António não vendeu a Paranapanema. Esperou a ordem de venda do sistema - que veio três dias depois - quando a ação já tinha caído de R$12,10 para R$9,80. Considerando os conceitos da cultura da informação, comente a ação de António. Ele agiu certo? Deveria ter dado ouvidos à sua intuição? 32 CAPÍTULO 2: INFORMAÇÃO ESTRATÉGICA Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: a) - entender a importância da informação para a vantagem competitiva da organização; b) - conceituar o que é um sistema de informação eficiente e c) - indicar as etapas associadas ao processo de informação competitiva. Sumário: 2.1 - Informação e vantagem competitiva 2.1.1 - Vantagem competitiva 2.1.2 - Tipos de vantagens competitivas 2.1.3 – Campos da competição 2.1.4 – Armas da competição 2.2 - Conceito de sistemas de informação eficientes 2.3 - Informação estratégica como processo 2.4 - Resumo 2.1 - Informação e vantagem competitiva Gilbert (1997:9), professor de Administração do IMD, no artigo intitulado “O que vale é a estratégia” aborda os sistemas de informação, classificando-os em dois tipos: 1. de informação operativa que ajuda as diversas funções a executar algumas tarefas especializadas; e 2. de informação competitiva, necessária para auxiliar a criar e manter uma vantagem competitiva sobre a concorrência. O sistema de informação competitiva concentra-se em três pontos: a) na vantagem competitiva que requer certos 33 b) fatores-chave de sucesso (fontes da vantagem competitiva), cada um deles apoiado por um c) grupo de informação, composto por base de dados - que contém a informação necessária para alcançar um determinado fator-chave de sucesso; e por aplicativos destinados a distribuir a informação. Diz o autor que a aplicação de um sistema de informação competitiva deve iniciar-se a partir da fórmula competitiva (vantagem competitiva). Esta última depende não da grande força de uma, ou outra, função, mas das relações efetivas entre funções diversas. Sem essas relações, a fórmula competitiva não dá resultado. Essas relações são fatores-chave de sucesso da fórmula. Ou seja: a aplicação de um sistema de informação competitiva deve estar associada à vantagem competitiva que a empresa possui, pretende conquistar ou manter, e, mais especificamente, aos fatores-chave dessa vantagem competitiva, isto é, as causas da vantagem competitiva. 2.1.1 - Vantagem competitiva Quer dizer isto que o sistema de informação - especialmente o sistema de informações estratégicas - deve derivar da vantagem competitiva. E o que é uma vantagem competitiva? O conceito de vantagem competitiva foi desenvolvido com precisão por Zaccarelli (1996:67): “é qualquer característica do produto ou serviço da empresa que os clientes reconhecem como um diferenciador positivo em relação a outras empresas e, por isso, são atraídos para comprar da empresa”. Foram destacadas três palavras dada a importância que possuem para o conceito. 34 A palavra qualquer - diz Zaccarelli(1996) - pretende salientar que não é indispensável que a característica, que é a vantagem competitiva, dê um acréscimo de valor para o cliente. O acréscimo de valor é sempre desejável, porém não é obrigatório. A condição de reconhecimento pelos clientes exclui da estratégia aspectos considerados usualmente como da máxima importância. O exemplo mais chocante é o custo baixo de produção com preço de venda alto. Ter custo de produção baixo, por não ser reconhecível pelos clientes, não é vantagem competitiva. De uma forma geral, não dá vantagem competitiva todos os aspectos internos da empresa que não refletem no relacionamento com os clientes. A última condição - atrair ainda mais os clientes - também pode parecer dispensável, mas existem situações em que a diferenciação é percebida e reconhecida, porém o cliente não está disposto a pagar por ela. No entender de Zaccarelli, a vantagem competitiva é um fator decisivo para o sucesso da empresa sobre os concorrentes, e uma vantagem competitiva firme e duradoura é suficiente para garantir o sucesso da empresa. (p.69). Por seu turno, uma desvantagem competitiva também é suficiente para o fracasso. (p71) Toda a estratégia moderna, para Zaccarelli (1996:76), existe em função da vantagem competitiva de hoje e do futuro. “A lógica da competição tem coisas estranhas: estamos habituados à lógica com valores absolutos, e a lógica da competição é eminentemente do comparativo. O que impacta é ter ou não uma vantagem competitiva e pouco importa se seu valor absoluto for grande ou pequeno”. 35 2.1.2 - Tipos de vantagens competitivas Mas, se a vantagem competitiva “é qualquer característica do produto ou serviço da empresa que os clientes reconhecem” a vantagem competitiva só pode residir no produto ou no serviço. Ou seja: o locus da vantagem competitiva é o produto ou o serviço. Desta forma são errôneas expressões do tipo: -A empresa tem vantagem competitiva porque está localizada perto das fontes de suprimento; ou - A empresa tem grande vantagem competitiva porque possui tecnologia de produção inovadora”. Fontes de suprimento próximas e tecnologia de produção inovadora - já que não surgem no produto, já que não podem ser reconhecidas pelos consumidores - não são vantagens competitivas. São, no máximo fontes de vantagens competitivas. Quando um consumidor compara produtos oriundos de fornecedores distintos (por exemplo - sapatos) a escolha recai no par de sapatos que, para ele, apresenta vantagem sob a ótica de um ou mais critérios. A empresa fabricante dos sapatos, que ganhou a preferência desse consumidor obteve vantagem competitiva. Obviamente o local da fábrica (perto ou longe das fontes de suprimentos) e a tecnologia deprodução (inovadora ou não) não entram no julgamento do consumidor. Que critérios podem ser relevantes para um consumidor, ao comparar e escolher produtos? Obviamente critérios de interesse imediato do consumidor e presentes - direta ou indiretamente - no produto. Que critérios podem ser esses? Para responder a essa pergunta é adotada a teoria de Campos e Armas da Competição (CAC) que tem como referência principal o trabalho de Contador (1996, 2008). Contador (1996) é aqui tomado como ponto de referência porquanto foi o primeiro autor a fazer a abordagem até certo ponto original, pois 36 divide a estratégia competitiva em campos da competição e em armas da competição. Campo da competição diz respeito aos atributos que são de interesse direto do consumidor — custo, variedade de modelos, prazo, etc. Arma da competição é o meio que a empresa usa para alcançar a vantagem competitiva no campo da competição escolhido. A proposta de Contador, porém, é mais ousada: “Decidido o campo de competição — temos 14 campos — automaticamente obtemos as armas correspondente a tal campo”. Nota-se que é um modelo bastante objetivo. Contador (1996) separa os atributos competitivos de uma empresa de acordo com o interesse que tais atributos despertam no comprador. Campos da competição são atributos que interessam ao comprador, como preço e qualidade do produto. Armas da competição são os meios utilizados pela empresa para alcançar uma vantagem competitiva, como produtividade, qualidade no processo ou custos baixos. Os campos da competição são as capacitações que geram as vantagens competitivas. As armas da competição são os recursos que, coordenados, geram as capacitações. 2.1.3- Campos da competição Campo da competição: Atributo de interesse do comprador onde a empresa busca vantagem competitiva. Campo da competição nada mais é, portanto, do que o locus onde a empresa busca vantagem competitiva. Contador entende que “uma boa estratégia exige dois ou três campos, que não sejam excludentes. Por exemplo: preço e imagem ou qualidade e prazo. Uma empresa não deve querer ser boa em tudo. Ela não precisa ser excelente em tudo: basta ter excelência naquelas armas que lhe dão vantagem competitiva nos campos escolhidos” . 37 Contador (2008) gerou a classificação geral de campos da competição, aplicável a empresa de qualquer setor. Por essa classificação geral, os campos da competição são em número de 14, dentro de cinco macro campos. Contador (p.61) afirma que a quantidade de 14 campos é adotada porque é adequada aos propósitos do modelo de campos e armas da competição e que a quantidade de campos pode ser alterada se houver um processo de agregação ou de desagregação ou a necessidade de melhor adequá-la a uma situação específica. Para Contador (p.71), geralmente uma empresa compete em um ou dois campos e escolhe um ou dois campos coadjuvantes. O campo coadjuvante representa um atributo do produto ou serviço valorizado e de interesse do cliente. Competição em preço 1. em menor preço (preço propriamente dito) 2. em condições de pagamento 3. em prêmio e/ou promoção Competição em produto ou serviço (P/S) 4. em projeto do P/S 5. em qualidade do P/S 6. em diversidade dos P/S Competição em atendimento 7. acesso ao atendimento 8. projeto do atendimento 9. qualidade do atendimento 38 Competição em prazo 10. prazo de entrega do P/S 11. prazo de atendimento Competição em imagem 12. do produto e da marca 13. de empresa confiável 14. em responsabilidade social (cívica e preservacionista) O modelo CAC dá um critério bastante seguro para a empresa ser competitiva, expresso sob a forma de tese: “Para a empresa ser competitiva, basta ter excelência apenas naquelas armas que lhe dão vantagem competitiva nos campos escolhidos para competir em cada par produto/mercado” (CONTADOR, 2003, p. 94). Essa tese dá o critério que falta em modelos de outros autores: basta alinhar as armas aos campos escolhidos para cada par produto/mercado. As armas alinhadas aos campos são denominadas armas relevantes e são as que aumentam o grau de competitividade de um produto da empresa. Armas relevantes correspondem às competências essenciais de Prahalad e Hamel (1990; 1994; 1995). Contador defende que a empresa deve eleger um campo ou no máximo dois campos da competição para cada par produto/mercado e criar, no comprador, a imagem de ser a melhor nesse campo. É necessário compreender o significado de cada um destes macro campos. Os conceitos e exemplos abaixo extraídos de Contador (2008, p.57) expressam as palavras de Contador na obra supracitada. 39 Competição em preço Para competir em preço, de acordo com Contador (p.162) a empresa precisa dispor de produtos especialmente projetados para serem produzidos a baixo custo. Precisa projetar o produto de forma que gere lucro, mesmo vendendo-o a um preço mais baixo do que o dos produtos concorrentes. As estratégias operacionais (p.169), relacionadas às armas da competição, precisam obrigatoriamente ter foco no aumento da produtividade de todos os recursos da empresa, o que implica redução de custos. 1. Competição em preço propriamente dito. Competir em preço significa ter, ou almejar ter preço menor do que os preços dos produtos ou serviços concorrentes. 2. Competição em condições de pagamento. Competir em condições de pagamento é oferecer, ou almejar oferecer mais facilidades de pagamento que os concorrentes, em termos de desconto, prazo, quantidade de parcelas de pagamento e instrumento de crédito. 3. Competição em prêmio e/ou promoção. Competir em prêmio ou promoção significa oferecer, ou almejar oferecer, temporariamente, ao comprador vantagens mais interessantes que as dos concorrentes, como sorteios e ofertas, sem alterar o preço normal de venda. Competição em produto ou serviço (P/S) A competição em produto ou serviço é essencialmente uma competição em qualidade do produto ou serviço. Na competição em qualidade, a empresa busca atrair clientes com base na diferenciação dos seus produtos, diferenciação esta que pode ser obtida pelo projeto do produto; pela qualidade do mesmo; pela variedade de modelos; e pela novidade (novos produtos). 40 Em vez de se usar os conceitos de produto ou de serviço é preferível usar, por sua adequação, o conceito de oferta ao mercado. Tudo o que uma empresa com fins lucrativos produz para atender as necessidades de um conjunto de clientes denomina-se oferta ao mercado. A oferta pode ter características mais tangíveis (consistência física) ou menos tangíveis. Produtos tangíveis como canetas, lápis, automóveis, balanças, cremes, cadeiras são usualmente conhecidos por produtos; produtos intangíveis são aqueles que não possuem consistência física tais como: aula, transporte, peça de teatro, terapia. Dificilmente uma oferta ao mercado é apenas tangível ou somente intangível. A maior parte das ofertas ao mercado constitui uma mescla entre tangível e intangível. Uma aula é predominantemente um serviço intangível, mas tem muitos componentes tangíveis (cadeiras, ambiente físico, quando, etc.). Tangível Intangível A B C D E F G H Figura 2.1: Qualquer coisa que uma empresa oferta ao mercado é um mix de tangível com intangível. 41 Ofertas A e H (como na figura 2.1) dificilmente se encontram no mercado. Uma caneta BIC é predominantemente tangível havendo, ainda, o serviçode apanhá-la na prateleira. Estaria na posição B. Uma consulta a um psicanalista é uma oferta predominantemente intangível, mas ainda tem elementos tangíveis, dede a sala de espera ao sofá ou poltrona (G). Um automóvel não é constituído apenas pela sua parte tangível, mas também pelo conjunto de serviços agregados a ele (assistência técnica, garantia, etc.). Considerando o esquema acima, que letra poderia expressar o grau de tangibilidade/intangibilidade de um automóvel? Como se viu, os termos produto e serviço não são adequados para representar a oferta ao mercado que é sempre um mix produto/serviço. Independentemente desta imprecisão, o termo produto será usado aqui com o sentido de “predominantemente tangível”, e o termo serviço com o sentido “predominantemente intangível”. Numa empresa, desta forma, pode-se falar da competição em qualidade da sua oferta ao mercado, e isso envolve a qualidade do projeto do produto e do serviço; a qualidade intrínseca do produto e do serviço; a variedade de produtos e de serviços; a novidade de produtos e serviços. 4. Competição em projeto do P/S. Competir em projeto do produto ou serviço é desenvolver ou almejar desenvolver, produtos com características e atributos valorizados pelos clientes ou consumidores que atendam às suas exigências, às suas necessidades, às suas preferências, às suas expectativas ou aos seus anseios de forma mais atraente que as características e atributos dos produtos concorrentes em termos de aparência visual, funções a cumprir, facilidade de uso, qualidade dos materiais e do acabamento e outros. 5. Competição em qualidade do P/S. Competir em qualidade do produto é oferecer ou almejar oferecer, produto que o cliente julgue de 42 melhor qualidade que a dos produtos concorrentes nos mais diversos critérios por ele valorizados, como aparência visual, funções a cumprir, desempenho, facilidade de uso, qualidade dos materiais e do acabamento, durabilidade e outros. 6. Competição em diversidade dos P/S. Competir em diversidade dos produtos é oferecer, ou almejar oferecer, maior variedade de produtos ou serviços que os concorrentes. Competição em atendimento A competição em atendimento é feita em três campos, conforme Contador (2008, p.231): acesso ao atendimento, projeto do atendimento e qualidade do atendimento. 7. Competição em acesso ao atendimento. Competir em acesso ao atendimento é proporcionar, ou almejar proporcionar, melhor acesso ao atendimento que os dos concorrentes, sob o ponto de vista do cliente. Segundo Contador (2008, p.233) há cinco formas básicas de propiciar acessibilidade à empresa: 1) pela sua localização; 2) pela extensão da rede de lojas e de postos de atendimento e pela extensão da rede de distribuição; 3) pelo horário de atendimento; 4) pela venda direta; e pelos meios de comunicação, internet inclusive. 8. Competição em projeto do atendimento. Competir em projeto do atendimento é desenvolver, ou almejar desenvolver, atendimento com características valorizadas pelos clientes que satisfaçam suas exigências, suas necessidades, suas preferências, suas expectativas ou seus anseios de forma mais atraente que as características do atendimento das empresas concorrentes. Projeto de atendimento, segundo Contador (2008, p.257) refere-se à sua concepção; qualidade do atendimento, à execução do 43 projeto. O cliente nem sempre se apercebe dessa distinção – avalia o projeto e a qualidade apenas como qualidade do atendimento. 9. Competição em qualidade do atendimento. Competir em qualidade do atendimento é oferecer, ou almejar oferecer, atendimento que o comprador julgue de melhor qualidade que a das empresas concorrentes. Atendimento refere-se a recepção, contato e comunicação com o cliente. Competição em prazo Como o cliente valoriza o prazo de entrega, diz Contador (2008, p.271) o prazo de entrega do produto ou do serviço e o prazo de atendimento constituem campos da competição. 10. Competição em prazo de entrega do P/S. Competir em prazo de entrega do produto ou do serviço significa ofertar, ou almejar ofertar, prazo de entrega do produto ou do serviço menor do que o dos concorrentes e conseguir cumprir o prazo negociado. 11. Competição em prazo de atendimento. Competir em prazo de atendimento significa atender, ou almejar atender, o cliente em prazo menor do que os concorrentes. O ato de atender refere-se a recepção, contato e comunicação com o cliente. Competição em imagem Contador (2008, p.293) afirma que poucas empresas elegem imagem como campo de competição, mas muitas a escolhem como campo coadjuvante. 12. Competição em imagem do produto e da marca. Competir em imagem do produto e da marca significa oferecer, ou almejar oferecer, produto que o cliente julgue ter melhor imagem que a dos produtos concorrentes e possuir, ou almejar possuir, imagem crível do produto e da 44 marca mais favorável que a dos concorrentes, num aspecto valorizado pelos clientes. 13. Competição em imagem de empresa confiável. Competir em imagem de empresa confiável é possuir, ou almejar possuir, imagem crível mais favorável que a dos concorrentes, num aspecto valorizado pelos clientes, funcionários, fornecedores, membros da sociedade e acionistas e investidores. 14. Competição em imagem de responsabilidade social. Competir em imagem em responsabilidade social é ter, ou almejar ter, imagem crível em responsabilidade social (quanto a comunidade, cidadania e meio ambiente) mais favorável que a dos concorrentes, num aspecto valorizado pelo cliente. É composto pela imagem cívica e pela imagem preservacionista. 2.1.4- Armas da competição Arma de competição é um meio que a empresa utiliza para alcançar vantagem competitiva ou sucesso em um campo da competição. Para cada um dos campos de competição há armas adequadas que a empresa deve fazer uso para vencer. As armas não são de interesse direto dos consumidores. A vantagem competitiva num dado campo da competição, é obtida por meio da excelência numa arma ou mais. Ressalta-se a premissa de Contador (1996, p.xiii) com relação a empresa tornar-se uma concorrente acima da média: não precisa ser excelente nas dezenas de armas que utiliza - basta possuir excelência apenas naquelas poucas armas que lhe darão vantagem competitiva no campo da competição escolhido. Este é efetivamente o princípio norteador do presente projeto: inquirir quais as armas que a empresa faz uso, obter o grau de excelência delas e verificar se há alguma relação entre tal excelência e o desempenho da empresa. 45 Mas é também aqui que reside a principal dificuldade que é de dupla manifestação: a) Quantas armas podem ser elencadas? b) De que forma elas são associadas às vantagens competitivas acima apontadas? A lista de armas disponíveis não é, obviamente, pacífica. Há, portanto, uma certa dificuldade na sua constituição. Isso pode ser justificado porquanto é praticamente impossível estabelecer onde termina uma macro arma e começa uma arma. Arma da competição: 1. Conjunto específico e delimitado de técnicas que contribuem para um dado fim; 2. Causa que contribui para que a empresa obtenha vantagem competitiva no campo da competição; 3. Meio que a empresa usa para alcançar a vantagem competitiva no campo da competição escolhido. Uma arma é um conjunto específico e delimitado de técnicas, ferramentas e métodos que contribuem para um dado fim. O fim pode ser associado à obtenção de sucesso ou conquista de uma dada vantagem competitiva num campo da competição. Desta forma, ARMAé um conjunto de técnicas, ferramentas e métodos que permite a obtenção de um determinado resultado que pode ser percebido pelos clientes e ser causa de diferencial para a decisão destes. Se uma determinada vantagem competitiva é definida como objetivo da empresa, esta deve passar a fazer uso de técnicas, ferramentas e métodos que possibilitem tal vantagem competitiva. Certas armas, entretanto, não são logicamente relacionadas com determinada vantagem competitiva pretendida. Por exemplo, não se pode obter vantagem competitiva no campo “preço” por meio da arma “controle e combate à poluição ambiental” ou por meio da arma “telemarketing”. Esta afirmação, entretanto, não deve ser considerada como 46 absoluta - mas relativa ao contexto ARMA & CAMPO. É provável que, por meio do controle e combate à poluição ambiental, a empresa venha a obter vantagens específicas como, por exemplo, aproveitamento de rejeitos que possa proporcionar uma redução de despesas e, por conseguinte, a possibilidade de diminuir o preço concorrencial; porém, a contribuição dessa arma para o campo “preço” carece de eficiência, não é expressiva ou relevante. É, neste sentido, que deve ser interpretada a expressão de “arma adequada ao campo”. Outro ponto a considerar é a adequabilidade genérica de certas armas, especialmente aquelas que constituem o pentastilo da competitividade. Obviamente, as armas pertencentes ao conjunto do pentastilo impactam todos os campos da competição, com maior ou menor grau. Contador (2008, p.564) faz uma lista de 269 armas. No Apêndice 1, são listadas e conceituadas, a título de exemplo, 54 armas básicas para uma empresa industrial. A conceituação contempla os atributos que a arma deve ter para ser considerada excelente. Todos os atributos mencionados, salvo indicação em contrário, foram obtidos em autores com literatura pertinente, conforme indicação. Contador (2008, p.101) oferece uma tabela que mostra qual a característica dominante das armas para determinados campos: Competição em preço (1. em preço propriamente dito; em 2. condições de pagamento e em 3. prêmio e/ou promoção): as armas devem prover produtividade Competição em produto ou serviço (P/S): 4. em projeto do P/S: as armas devem prover novidade; 5. em qualidade do P/S: as armas devem prover qualidade no processo; em 6. diversidade dos P/S: as armas devem prover flexibilidade 47 Competição em atendimento: 7. acesso ao atendimento: as armas devem prover acessibilidade; 8. projeto do atendimento: as armas devem prover novidade; e em 9. qualidade do atendimento: as armas devem prover qualidade no processo Competição em prazo (10. prazo de entrega do P/S; e 11. prazo de atendimento): as armas devem prover velocidade Competição em imagem: 12. do produto e da marca: as armas devem prover desejabilidade; 13. de empresa confiável: as armas devem prover confiabilidade; 14. em responsabilidade social (cívica e preservacionista): as armas devem prover responsabilidade social. 2.2 - Conceito de sistemas de informação eficientes Meireles(1999), baseado em Kaplan e Norton (1997) e em Hronec (1994), estabeleceu o conceito de sistemas de informação eficientes pretendido por Contador: Sistemas de informação eficientes. O sistema de informação da empresa é provido de indicadores que: induzem a estratégia em toda a organização e são, portanto, top/down; são adequados para responder ao gestor se ele está ou não atingindo suas metas; induzem os comportamentos desejados nos funcionários ou outros prestadios da empresa; expressam o que deve ser feito; informam às pessoas como elas estão se saindo, individualmente e em grupo; comunicam os resultados das ações realizadas (projetos e processos); estimulam a melhoria contínua; reduzem a dissonância de focos, isto é, os desentendimentos quanto a objetivos; e disseminam o uso universal de conceitos por meio de uma linguagem comum. (Kaplan e Norton, 1997:9-20; Hronec, 1994:1-20). 48 Uma empresa pode avaliar o grau de excelência dos seus sistemas de informações, fazendo uma análise dos sistemas de informação que possui e situando-os numa escala tipo Likert de 1 a 5, como mostrado na figura 2.2. Observar que atribuir nota 1 significa que • o sistema de informação no máximo constitui-se das informações fornecidas por softwares adquiridos no mercado, sem preocupação da existência de um conjunto de indicadores associados à visão da empresa. A maioria dos indicadores é de cunho financeiro, não havendo medida da satisfação dos clientes internos ou externos. 39-Sistemas de informação eficientes NA 1 2 3 4 5 O sistema de informação no máximo constitui-se das informações fornecidas por softwares adquiridos no mercado, sem preocupação da existência de um conjunto de indicadores associados à visão da empresa. A maioria dos indicadores é de cunho financeiro, não havendo medida da satisfação dos clientes internos ou externos. O sistema de informação da empresa é provido de indicadores que: induzem a estratégia em toda a or- ganização e são, portanto, top/down; são adequadas para responder ao gestor se ele está ou não atingin- do suas metas; induzem os comportamentos deseja- dos nos funcionários e outros prestadios da empresa; expressam o que deve ser feito; informam às pessoas como elas estão se saindo, individualmente e em grupo; comunicam os resultados das ações realizadas (projetos e processos); estimulam a melhoria contínua; reduzem a dissonância de focos, isto é, os desentendimentos quanto a objetivos; e disseminam o uso universal de conceitos por meio de uma linguagem comum. Figura 2.2: Questionário tipo Likert para avaliar grau de excelência dos sistemas de informações de uma organização. NA=Não aplicável. A nota 5 seria dada no caso de • o sistema de informação da empresa é provido de indicadores que: induzem a estratégia em toda a organização e são, portanto, top/down; são adequadas para responder ao gestor se ele está ou não atingindo suas metas; induzem os comportamentos desejados nos funcionários e outros prestadios da empresa; expressam o que deve 49 ser feito; informam às pessoas como elas estão se saindo, individualmente e em grupo; comunicam os resultados das ações realizadas (projetos e processos); estimulam a melhoria contínua; reduzem a dissonância de focos, isto é, os desentendimentos quanto a objetivos; e disseminam o uso universal de conceitos por meio de uma linguagem comum. O conceito de sistemas de informação eficientes amplia e incorpora o conceito de GRI - Gestão de Recursos de Informação (IRM-Information Resources Management), conceito que começou a se constituir a partir da década de 80 a partir dos estudos de Synot e Gruber . Tais estudos originaram uma nova linha de pensamento, baseada na certeza de que a informação deveria receber mais atenção por parte das empresas. Posteriormente, muitos autores expandiram o conceito de IRM: I. conjunto de mecanismos que permitem à organização adquirir, produzir e transmitir, ao menor custo possível, dados e informações atualizadas com qualidade e precisão suficientes para servir aos objetivos da organização (Taylor, 1986) II. processo de construir e questionar a infraestrutura tecnológica da empresa e disseminar a informação mediante hardware (Synnott, 1987) III. gestão integrada da informação (interna e externa e das tecnologias da informação) aplicada a áreas estratégicas e aos fatores críticos de competitividade da organização (Olaisen, 1990) 2.3 - Informação estratégica como processo Donald A. Marchand, professorde Gestão e Estratégia da Informação no IMD, de Lausanne, num artigo intitulado Informações 50 Estratégicas afirma que a informação estratégica é um processo que converte modelos intelectuais e dados em informação e conhecimento. Tal processo abrange as seis fases mostradas de forma esquemática na figura 2.3: 1) Percepção (sensibilidade) envolve a identificação de indicadores externos de mudança mais adequados; 2) Coleta centra-se na forma de reunir informação relevante e potencialmente importante; Organização: ajuda a estruturar a informação recolhida em meios e formatos corretos. A organização da informação estratégica numa abordagem centralizada é orientada quase exclusivamente para as necessidades do administrador sênior, em vez de ter como objetivo - no caso de uma abordagem descentralizada - a construção de uma administração; de aprendizagem e competência para toda a empresa. 3) Processamento: envolve a análise da informação por meio de métodos e instrumentos apropriados; 4) Comunicação: concentra-se em acumular e simplificar o acesso à informação para os usuários; 5) Utilização: concentra-se na aplicação de informação em ações e decisões 51 Percepção Dados Coleta Organização Processamento Comunicação Utilização Informação Capacidade de entendimento Fonte: Donal Marchand Seis grandes atividades do processo de informação estratégica numa perspectiva multifuncional Figura 2.3: Cada etapa agrega valor à informação, podendo envolver uma combinação de diferentes pessoas especialistas em determinadas funções. Marchand afirma que “não existe uma maneira ideal de organizar o processo de informação estratégica” e que há duas formas de abordar a construção desse processo: centralizada ou descentralizada. Vimos no item 2.1, com Gilbert (1997:9) que a informação operativa é aquela que ajuda as diversas funções a executar algumas tarefas especializadas e que a informação competitiva é a que auxilia a criar e manter uma vantagem competitiva sobre a concorrência. Marchand chamou a atenção para o fato de que a informação estratégica é um processo que converte modelos intelectuais e dados em informação e conhecimento e que a organização da informação estratégica deve ser estruturada de forma a permitir a aprendizagem e competência para toda a empresa. Considerando-se que a informação estratégica é a relevante para conquistar, manter, proteger e ampliar a vantagem competitiva e tendo em conta que a vantagem competitiva é um efeito de um conjunto de armas da competição, é fácil entender que a informação estratégica não é apenas a referente às estratégias globais da empresa mas também aquela necessária para conquistar, manter, proteger e ampliar o grau de excelência das armas que asseguram a vantagem competitiva. E, muitas vezes considera- 52 se, erroneamente, que informações referentes a processos produtivos são apenas informações operacionais. Nada mais falso: se tais processos são fonte de vantagem competitiva, as informações pertinentes a eles são estratégicas - e relevantes para o sucesso ou insucesso da organização. Relevantes, portanto, para a Alta Administração. 2.4 - Resumo A informação competitiva, ou informação estratégica, é necessária para auxiliar a criar e manter uma vantagem competitiva sobre a concorrência. Um sistema de informações competitivas deve ser definido a partir da vantagem competitiva que a empresa possui, pretende conquistar ou manter, e, mais especificamente, a partir dos fatores-chave dessa vantagem competitiva, isto é, nas causas da vantagem competitiva. O sistema de informações só será fonte de vantagem competitiva se contribuir para aprimorar as características da vantagem competitiva que a empresa busca. Dada uma determinada vantagem competitiva a alcançar. a empresa deve ter fontes ou armas adequadas para obter tal vantagem competitiva. As informações pertinentes a tais armas da competição são essencialmente estratégicas, relevantes para o sucesso da organização. Elabora em erro quem cuida que a informação estratégica é apenas aquela que se refere às estratégias, corporativa, de posicionamento e competitiva. 2.5 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 1 - Como a vantagem competitiva pode ser conceituada? 2 - Onde reside a vantagem competitiva? 53 3 - Que tipos de vantagens competitivas Contador apontou? Quais os grandes 5 grupos desses tipos? 4 - Quais as fontes (armas) de vantagem competitiva em preço baixo, de uma empresa de produtos predominantemente tangíveis? 5 - Aponte três características de um sistema de informação eficiente. 6 - O que significa dizer que a informação estratégica é um processo? 7 - Qual das etapas desse processo você valoriza ou privilegia? Por que? 8 - A informação estratégica pode estar associada a processos operacionais? Se sim: por quê? Se não: por quê? 9 - Recorte um anúncio de um produto tangível qualquer, de uma revista (Exame, Veja, IstoÉ, etc.). Veja qual a vantagem competitiva que a empresa destaca n anúncio. É o menor preço? É o menor prazo? Qualidade? Imagem de quem usa tal produto? Qual é a vantagem competitiva do produto? Que armas da competição tal empresa deve ter? (Liste-as). 10. Estudo de caso. Sérgio Batista é consultor de empresas. Recentemente dois diretores de uma empresa contataram-no para que ele ajudasse a empresa a instituir o CQT - Controle da Qualidade Total. -Queremos simplesmente implantar o melhor controle de qualidade total, e sabemos que, com a sua ajuda, isso é possível. -A empresa já sabe qual é a vantagem competitiva que busca para os seus produtos? -Sem sombra de dúvida: estamos competindo e vamos competir em preço baixo. -Não me levem a mal, então. Eu poderia ganhar algum dinheiro com vocês, ajudando a implantar o Controle da Qualidade Total , mas não seria ético. Vocês não precisam disso. 54 -Não precisamos ter Controle de Qualidade Total? Mas todas as empresas têm ou pretendem ter CQT... -... Que resposta você daria, no papel do consultor Sérgio Batista? Por quê? 55 CAPÍTULO 3: CONCEITO AMPLIADO DE INFORMAÇÃO ESTRATÉGICA Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: a) explicitar o conceito de informação estratégica, considerando os vários aspectos relevantes para a vantagem competitiva; b)expor o conceito de visão de futuro, incluindo a discussão da forma como este conceito é discutido na literatura; c) caracterizar alguns elementos constituintes da visão de futuro. Sumário: 3.1 - Conceito ampliado de informação estratégica 3.2 - Visão de futuro: um perfil organizacional antecipado 3.3 - A visão e os autores de estratégia 3.4 - A estratégia na visão 3.5 - Funcionalidade interna 3.6 - Gestão sistêmica 3.7 - Resumo 3.8 - Veja se sabe responder 3.1 - Conceito ampliado de informação estratégica Muitos autores consideram, num conceito limitado, que a informação estratégica é apenas a que possibilita à Alta Administração a contínua avaliação das tendências econômicas, sociais e políticas que podem influenciar as perspectivas da empresa com relação a risco e sucesso futuro. Vimos que este é um conceito limitado. Informação estratégica é muito mais do que a informação que a empresa precisa para obter sucesso sobre o seu ambiente operacional para poder mudar e desenvolver ações adequadas capazes de agregar valor para os clientes. 56 A informação estratégica- num conceito mais amplo -é aquela associada e derivada das estratégias contidas na visão de futuro da organização. Este conceito precisa ser discutido, e sua discussão começa pelo polêmico conceito denominado visão de futuro. O que é isto? 3.2-Visão de futuro: perfil organizacional antecipado Quando se lê sobre visão de futuro de longo alcance, percebe-se que os autores não possuem um conceito unificado. Isto é típico das disciplinas sociais. Por exemplo, a origem do lucro (O que é que produz o lucro?) também não é pacífica. Num estudo sobre o lucro, os autores marxistas afirmam que o lucro advém da exploração do trabalhador; já os autores kaleckianos afirmam que, parte do lucro, provém da inovação tecnológica. Outros autores explicam que o lucro é proveniente da cobertura do risco do empreendimento. Isto não significa que os marxistas, os kaleckianos ou outros economistas estão errados porque olham a origem do lucro de forma diferente: apenas significa que possuem referenciais teóricos distintos. O referencial teórico é o marco teórico de referência, é o paradigma para leitura, pesquisa e interpretação de fatos, adotado por um pesquisador, um autor, um indivíduo, expressando a sua forma especial de “ver o mundo”, isto é, as lentes pelas quais percebe, entende e questiona a realidade. Em administração, dependendo do referencial adotado, o conceito de visão de futuro de longo alcance, ou simplesmente visão, varia. E podemos estabelecer que há duas grandes correntes quanto à forma de conceituar visão: os qualitativos - que se prendem às características gerais e difusas da visão; e os quantitativos - que valorizam parâmetros descritivos e passíveis de serem medidos. 57 Tregoe et al. (1993:14) definem "visão ou estratégia como a estrutura que orienta as escolhas determinadas da natureza e do rumo da organização. É o que as empresas desejam ser". Muitas das expressões qualitativas de visão são do tipo: -Queremos ser líderes de mercado em pigmentos para tintas metálicas. Algumas são um pouco mais cautelosas e precisas: -Queremos ser líderes de mercado, no Brasil, em pigmentos para tintas metálicas, dentro de cinco anos. Visões deste tipo pouco auxiliam o Administrador, pois não são instrumentais. A visão não é um texto que denota intenções - mais ou menos claras - mas um grande conjunto de projetos que, postos em prática, fazem com que a empresa atinja, ao fim de algum tempo, seu objetivo. A visão é a especificação do estágio que a empresa pretende ter num determinado momento futuro. Por isso ela não deve ser expressa por palavras que denotem apenas um desejo - mas sim por um conjunto de objetivos e de projetos que mostrem como se alcançam tais objetivos. Desta forma a visão não pode ser expressa através de 50 palavras de um parágrafo. Uma visão do tipo: -Pretendemos ser a empresa líder em qualidade no setor, nada diz - enuncia apenas um desejo. Uma visão quantitativa está estruturada em perfis organizacionais temporais - isto é, que evoluem ao longo do tempo. Se quisermos descrever como é HOJE uma organização, podemos fazer isso por meio do seu perfil, considerando entre outras coisas: a linha de produtos e serviços e o faturamento anual com eles; a quantidade de instalações, área e seu valor (ativo imobilizado); a carteira de clientes; o quadro de pessoal (quantidade, nível médio de instrução, segurança); as tecnologias instaladas; o 58 atendimento aos requisitos dos clientes (prazos médios de entrega; segurança, etc.); a situação no ramo perante a concorrência (porte relativo, ritmo de crescimento), as vantagens competitivas focadas em relação ao principal concorrente e as fontes de tais vantagens competitivas (grau de excelência das armas da competição, produtividade, etc.). E muitas outras coisas. ITEM unidade HOJE linha de produtos e serviços qtde 335 faturamento anual US$mil 2870 quantidade de instalações Unid 3 área instalada m2 15800 ativo imobilizado US$mil 850 carteira de clientes Qtde 15360 pessoal: quantidade Qtde 856 pessoal: nível médio de instrução anos instrução 13,4 pessoal: segurança acidentes/ano 5 tecnologias instaladas idade média 4,3 prazos médios de entrega dias 16,2 acidentes com produtos acidentes/ano 16 vantagem competitiva (VC) focada tipo preço VC em relação ao principal concorrente relação 1,03 grau de excelência média das armas Likert(1 a 5) 3,2 produtividade vendas/h/ano 3353 Perfil organizacional Figura 3.1: Alguns elementos do perfil de uma empresa. Fazendo uso destes elementos do perfil, podemos quantificá-los, com relação a HOJE, como mostra a figura 3.1 É óbvio que poderia ser feita uma comparação com um perfil anterior, por exemplo, de cinco anos atrás. A figura 3.2 mostra um exemplo disso. Olhando tal figura é possível ver as diferenças ocorridas entre os dois perfis organizacionais, com cinco anos de diferença. 59 ITEM unidade Há 5 anos HOJE linha de produtos e serviços qtde 107 335 faturamento anual US$mil 715 2870 quantidade de instalações Unid 1 3 área instalada m2 6076 15800 ativo imobilizado US$mil 142 850 carteira de clientes Qtde 1706 15360 pessoal: quantidade Qtde 428 856 pessoal: nível médio de instrução anos instrução 6,7 13,4 pessoal: segurança acidentes/ano 13,7 5 tecnologias instaladas idade média 8,9 4,3 prazos médios de entrega dias 45,6 16,2 acidentes com produtos acidentes/ano 14 16 vantagem competitiva (VC) focada tipo preço preço VC em relação ao principal concorrente relação 1,19 1,03 grau de excelência média das armas Likert(1 a 5) 2,6 3,2 produtividade vendas/h/ano 1670 3353 Perfil organizacional - ontem e hoje Figura 3.2: Uma comparação entre os perfis organizacionais possibilita visualizar a evolução da empresa. Considerou-se alguns elementos do perfil, apenas. A estrutura da visão quantitativa é exatamente a mesma: requer apenas que se trace o perfil alguns anos para a frente - normalmente cinco anos, embora, obviamente, empresas precisem traçar perfis ainda mais distantes - de 10 a 15 anos, como é o caso de mineradoras, fábricas de papel, fábricas de cimento e semelhantes, que estão sempre preocupadas com suas fontes de insumos. A esse perfil desejado, no futuro, chamamos de visão. É o que mostra a figura 3.3. 60 Há 5 anos HOJE VISÃO Desejados linha de produtos e serviços qtde 107 335 502 faturamento anual US$mil 715 2870 5745 quantidade de instalações Unid 1 3 4 área instalada m2 6076 15800 20540 ativo imobilizado US$mil 142 850 1360 carteira de clientes Qtde 1706 15360 33792 pessoal: quantidade Qtde 428 856 1455 pessoal: nível médio de instrução anos instrução 6,7 13,4 14,2 pessoal: segurança acidentes/ano 13,7 5 2 tecnologias instaladas idade média 8,9 4,3 3,1 prazos médios de entrega dias 45,6 16,2 9,6 acidentes com produtos acidentes/ano 14 16 4 vantagem competitiva (VC) focada tipo preço preço qualidade VC em relação ao principal concorrente relação 1,19 1,03 1,02 grau de excelência média das armas Likert(1 a 5) 2,6 3,2 4,2 produtividade vendas/h/ano 1670 3353 3948 ITEM unidade Valores observados Visão de futuro de longo alcance: o perfil desejado Figura 3.3: A visão de futuro de longo alcance, quando quantitativa, expressa os valores desejados para o perfil organizacional. 3.3 - A visão e os autores de estratégia Já sabemos que a informação estratégica - num conceito mais amplo - é aquela associada e derivada das estratégias contidas na visão de futuro da organização, e que esta visão simplificadamente pode ser descrita como um perfil organizacional, futuro quea empresa deseja ter. Embora o conceito de visão quantitativa possa ser assim definido, a visão geralmente é um pouco mais elaborada, isto é: considera inúmeros itens. É como se fosse um perfil organizacional completo e complexo. Nos exemplos das figuras 3.1. a 3.3, considerou-se 16 elementos - mas uma visão típica é mais complexa e abarca mais de 200 itens, se se considerar uma empresa de médio porte. Não se consegue unanimidade quanto ao conceito de visão, nem tampouco a sua importância é reconhecida pelos autores de estratégia. Borgatti Neto (2000) analisou renomados autores sobre estratégia quanto à presença de certos temas e destacou, quanto à visão: 61 Porter (1999) considera que uma visão pode ajudar a pensar nas áreas de mudança. "A estratégia não pode ser formulada sem uma previsão explícita ou implícita de como a indústria vai evoluir"; sugere o uso de cenários apenas para as indústrias emergentes. Kenichi Ohmae: a visão funciona como um impulso inicial e deve ter naturezas diferentes para empresas equilibradas e empresas em declínio; Igor Ansoff: parece sugerir que deveria haver uma declaração de qual seria o papel da empresa e seus objetivos em relação à sociedade, mas não explora esta questão; Craig & Grant: quando à missão e visão não apresentam quaisquer unidades, mas apresentam 3 níveis de estratégia: Corporativa (em quais setores deveríamos estar); empresarial (como deveríamos competir) e funcional (por quais meios nossa estratégia será implementada, relativos a cada função: produção, finanças, marketing, etc.). Propõem a seguinte sequência de gerenciamento estratégico: 1. Missão; 2. Objetivos; 3. Estratégia e 4. Tática. Sérgio Zaccarelli: considera ser necessária, apenas, uma visão de curto prazo, que seja melhor que a dos concorrentes. 3.4 - A estratégia na visão Já que a informação estratégica está associada e deriva das estratégias contidas na visão de futuro, é necessário conhecer o conteúdo de tais estratégias. A figura 3.4 mostra, esquematicamente, os elementos básicos de uma visão. Três dos componentes da visão referem-se a estratégias: estratégia corporativa, estratégia de posicionamento e estratégia competitiva. Mas o que significa estratégia? 62 Os autores sobre estratégia nem sempre são felizes ao conceituar estratégia empresarial. Estratégia corporativa Estratégia de posicionamento Estratégia competitiva •campo da competição •armas adequadas ao campo Funcionalidade interna Gestão sistêmica In fo rm aç ão e st ra té gi ca VISÃO Figura 3.4: Componentes mínimos de uma visão. Em primeiro lugar é necessário considerar que, para uma organização, algo só pode ser estratégico se estiver associado a uma decisão que envolva risco. Por exemplo, um plano estratégico é um plano cuja realização depende mais de terceiros do que do próprio agente planejador. Se o resultado for altamente provável não se está perante um plano estratégico, mas ante um plano lógico. Os planos lógicos dentro de uma organização predominantemente ocorrem nas áreas gerenciais e operacionais. Em segundo lugar planos estratégicos são implementados via projetos: por meio de projetos a empresa busca alcançar diversos objetivos. 63 Estratégias, desta forma, são modos possíveis para se atingir um dado objetivo. Desses modos possíveis um ou mais deles podem ser implementados, constituindo as estratégias eleitas. Modo quer dizer: maneira, forma particular, jeito, método, via, caminho, alternativa. Portanto, dado um certo objetivo, e havendo diversas maneiras para o alcançar (estratégias) deve-se escolher uma ou mais maneiras. A seguir implementam-se tais maneiras de forma que o objetivo seja alcançado. Exemplo simplificado: a empresa tem como objetivo elevar o retorno sobre o investimento (RSI) que é de 4% ao ano para 10% ao ano. A fórmula do retorno sobre o investimento é: LíquidoPatrimônio DespesasceitasRSI Re Para se elevar o valor RSI é necessário elevar o numerador, diminuir o denominador ou fazer as duas coisas ao mesmo tempo. Para elevar o numerador é necessário elevar as receitas ou reduzir as despesas. Desta forma, para o objetivo de elevar o RSI há três estratégias possíveis: • Elevar as receitas • Reduzir as despesas • Reduzir o patrimônio líquido A opção por uma ou mais de uma das estratégias é feita considerando restrições ambientais ou a adequabilidade da estratégia com outros objetivos. Assim, pode ser que a empresa descarte a redução do patrimônio líquido por não ser conveniente, para uma empresa que quer crescer, reduzir o PL. Quando muito pode adequá-lo, isto é, otimizá-lo vendendo 64 imóveis ou áreas sem uso, vendendo máquinas praticamente sucateadas, etc. E que estratégias devem estar presentes na visão? E o que elas abrangem? Para responder a estas questões vamos fazer uso de Zaccarelli (1996). Para cada estratégia considerada, Zaccarelli definiu: • Tipos de estratégias e estrategistas • Temas das decisões; • Ação / reação • Caracterização dos oponentes ESTRATÉGIA CORPORATIVA: indispensável a participação do “dono” ou seu representante. • Temas das decisões: Redefinição do mix (quantitativo e qualitativo) das bases para o sucesso ou da entrada ou saída de certos negócios • Ação / reação: -orienta outros tipos de estratégia -define o caminho escolhido para o sucesso -manobras para ser entrante em novo negócio -retaliação contra a entrada de nova empresa no negócio • Caracterização dos oponentes: grande variedade de oponentes: da cadeia de valor, de grupos de empresas, de associações, de “lobbies”, etc. ESTRATÉGIA DE POSIÇÃO: é a estratégia de participação na cadeia de valor, para a qual é indispensável a participação da alta administração • Temas das decisões: 65 Busca de qualquer diferença na atuação na cadeia de valor que resulte em maior participação na distribuição do valor adicionado pela cadeia de valor • Ação / reação: -ações e reações geralmente não percebidas pelos clientes / consumidores -Define a vantagem na divisão do valor total acrescido na cadeia de fornecimento • Caracterização dos oponentes: Os oponentes são fornecedores ou fornecidos na cadeia de suprimentos que irão perder participação no valor acrescido ESTRATÉGIA COMPETITIVA: indispensável a participação de conhecedores das operações de produção e marketing • Temas das decisões: -Busca de qualquer diferenciação no produto / serviço que possa ser aproveitada para ter “de fato” a preferência dos clientes / consumidores; -Define a vantagem na competição com todas suas consequências • Ação / reação: -as ações e reações têm como “juízes” os clientes / consumidores • Caracterização dos oponentes: Os oponentes são os competidores procurando anular, suplantar, ou equilibrar as vantagens competitivas. Objetivos da Estratégia O objetivo das estratégias da empresa - de todas as estratégias: corporativa, de posicionamento e competitiva – é assegurar a sobrevivência da empresa. Assegura-se a sobrevivência da empresa quando se dá aos produtos ou serviços da empresa vantagem à empresa, para que tais produtos ou serviços se diferenciem positivamente dos concorrentes e sejam escolhidos, preferidos, pelos clientes. 66 A estratégia de uma empresa, segundo Zaccarelli, não deve objetivar liquidar com os concorrentes, embora isso possa, eventualmente acontecer. Ela objetiva ter mais sucesso do que os concorrentes - embora erros estratégicos possamproduzir insucessos. É uma ferramenta dentre várias possíveis cujo uso pode resultar em sucesso (ou insucesso) da empresa e insucesso (ou sucesso) dos nossos concorrentes. A moderna estratégia é muito diferente do tradicional planejamento estratégico. Hoje, não é só a alta administração quem se envolve com problemas estratégicos: empregados sem nenhuma função de chefia frequentemente participam da discussão da forma de obter vantagens competitivas; operadores de crédito pedem às empresas a descrição de sua estratégia, compradores são treinados na interpretação da estratégia dos fornecedores para melhor negociar com eles, etc. A estratégia da empresa está relacionada basicamente, com as ações para criar um diferencial de sucesso, com relação às outras empresas concorrentes. Não deve ser confundida com a política do negócio. Por isso a estratégia só aborda os aspectos do relacionamento da empresa com o seu exterior. Conceito de Estratégia A dificuldade de ter uma definição rápida e boa de estratégia, para Zaccarelli (1996), deve-se à amplitude de seu conceito que impede a condensação em uma única frase. Ele apresenta o conceito de estratégia como um guia para decisões sobre ações interativas em problemas de passagem, isto é, em problemas relacionados à passagem de uma situação atual para uma outra desejável - expressa pela visão de futuro. 67 Assim, estratégia pode ser conceituada como a definição de caminhos para se alcançar vantagem competitiva junto aos consumidores e diferenciais mercadológicos que melhorem o posicionamento da empresa frente aos concorrentes. Três tipos fundamentais de estratégias podem ser consideradas: • Estratégia corporativa; • Estratégia de posicionamento; e • Estratégia competitiva. Estratégia corporativa A estratégia corporativa, para Zaccarelli, cuida de criar condições para viabilizar vantagens competitivas no longo prazo. Se for prejudicada a estratégia corporativa, só no longo prazo haverá queda da competitividade. A estratégia corporativa fica com as decisões relacionadas com o longo prazo, e com as questões que são mais pertinentes aos donos da empresa ou seus representantes. Estratégia de posicionamento no setor A estratégia de posicionamento no setor tenta obter uma diferenciação de produto ou de mercado - e o posicionamento é “reconhecido” pelos concorrentes. Busca a conquista de diferenciais mercadológicos. O posicionamento envolve apenas uma relação com os demais concorrentes ou com outros elementos da cadeia de negócios. O consumidor não percebe o fato. A estratégia de posicionamento obrigatoriamente envolve mudanças na cadeia de fornecimento, afetando fornecedores ou clientes. 68 Estratégia competitiva A estratégia competitiva busca uma valorização da empresa junto aos consumidores. Os consumidores reconhecem alguma vantagem que a empresa lhes fornece. Consequentemente tal vantagem só pode ser nos campos de competição apontados por Contador (1996): custo, produto, prazo, assistência e imagem. 3.5 - Funcionalidade interna A funcionalidade interna objetiva prover a organização de eficiência e eficácia. Ter uma maior funcionalidade interna que os concorrentes evita que o sucesso seja dificultado pelos desperdícios internos à empresa. A funcionalidade interna requer que dia-a-dia a produtividade e a qualidade sejam maiores em cada departamento da organização. Ter maior funcionalidade interna que os concorrentes é ter custos mais baixos que os concorrentes. 3.6 - Gestão sistêmica A gestão sistêmica requer que se olhe a empresa como um todo. Neste sentido aspectos muitas vezes não relevantes, como relacionamento com a comunidade, imagem cívica e outros são considerados. 3.7 - Resumo A informação estratégica - num conceito mais amplo - é aquela associada e derivada das estratégias contidas na visão de futuro da organização. Visão de futuro, simplificadamente pode ser descrita como um perfil organizacional, futuro que a empresa deseja ter. Embora de forma 69 quantitativa a visão possa ser assim definida, ela é geralmente é um pouco mais elaborada, isto é: considera inúmeros itens. Estratégias são modos possíveis para se atingir um dado objetivo. Desses modos possíveis um ou mais deles podem ser implementados, constituindo as estratégias eleitas. Três tipos fundamentais de estratégias podem ser consideradas: a estratégia corporativa; a estratégia de posicionamento; e a estratégia competitiva. A estratégia corporativa, cuida de criar condições para viabilizar vantagens competitivas no longo prazo, ficando, assim com as decisões relacionadas com o longo prazo, e com as questões que são mais pertinentes aos donos da empresa ou seus representantes; a estratégia de posicionamento no setor tenta obter uma diferenciação de produto ou de mercado - e o posicionamento é “reconhecido” pelos concorrentes; a estratégia competitiva busca uma valorização da empresa junto aos consumidores, geralmente num dos possíveis campos de competição apontados por Contador (1996): preço, produto, prazo, assistência e imagem. 3.8 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 1. Qual é o conceito ampliado de informação estratégica? E o conceito reduzido? 2. O que é uma visão de futuro quantitativa? Por que ela pode ser considerada um perfil organizacional antecipado? 3. Que tipos de estratégias devem ser consideradas ao se elaborar uma visão de futuro de longo alcance? Qual o objetivo associado a da estratégia? 4. O que é a funcionalidade interna? 70 5. Qual a importância da gestão sistêmica na constituição de uma visão de futuro? 71 CAPÍTULO 4: SISTEMA DE INFORMAÇÕES E VANTAGEM COMPETITIVA Por: Umberto Nanini Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: a) - apontar os tipos de sistemas de informações gerenciais mais comuns e as características principais de cada um deles (SIG, SRG, SAD, SAE,); b) - dissertar sobre a evolução dos sistemas integrados de gestão; c) - indicar as características dos softwares de gestão empresarial (ERP) e a sua importância para as organizações; d) - enunciar alguns modos de como o ERP se constitui em fonte de vantagem competitiva para a organização; e)- dissertar sobre as fases de desenvolvimento e implantação de um sistema de informação. Sumário: 4.1 - Informações gerenciais e operacionais 4.2 - Tipos de sistemas de informações gerenciais 4.3 - A evolução dos sistemas integrados de gestão 4.4 - Características de um SIG 4.5 - Importância do ERP para as organizações? 4.6 - ERP como fonte de vantagem competitiva 4.7 - Desenvolvimento e implantação de sistema de informação. -Ferramentas CASE 4.8 - Resumo 4.9 - Veja se sabe responder 72 4. 1 - Informações gerenciais e operacionais No capítulo precedente foi dado destaque à necessidade do sistema de informações estar associado e derivar da visão de futuro da organização, visão construída com estratégias (corporativa, de posicionamento e competitiva), com elementos da funcionalidade interna e elementos da gestão sistêmica. Desta forma a visão de futuro tem uma característica essencialmente quantitativa assemelhando-se a um perfil organizacional complexo desejável no futuro para a organização. O sistema de informações deve estar assim, intimamente articulado com os objetivos futuros da organização. Mas quando se fala em sistema de informações estratégicasdestaca-se o sistema de informações gerenciais - contrapondo-se ao sistema de informações operacionais. Dentro de uma organização gerentes diferentes têm tipos diversos de necessidades de informações, e uma perspectiva de informação como um sistema dinâmico permite esses vários tipos de informação. O nível mais alto da administração, que é responsável pela formulação e implementação da visão de longo alcance, tem necessidade de informações de natureza ampla e de cunho essencialmente estratégico. Este nível de informação não é apropriado para o nível operacional. Um operador geralmente requer informações detalhadas sobre as operações do dia-a-dia e não a informação ampla e estratégica. Cada nível gerencial, cada função, requer um tipo específico de informação e a norma da eficiência exige que a informação fornecida deva ser igual à requerida pelo solicitante. Um sistema de informações deve prover tanto a informação de cunho estratégico quanto a de cunho operacional. Sistemas desse tipo, que coletam, armazenam, processam e disponibilizam informações para todos os níveis organizacionais são denominados sistemas de informações gerenciais (SIG). 73 4. 2 - Tipos de Sistemas de informações gerenciais O sistema de informações gerenciais provê a integração de todas as funções, procedimentos, dados e equipamentos da corporação em um sistema abrangente de forma a produzir as informações necessárias para todos os níveis dentro da organização. Esse SIG tem foco tanto interna quanto externamente, já que fornece informações de dentro da organização (por exemplo, totais semanais de produção) ou de fora (mudanças no Índice de Preços ao Consumidor). Antes de examinar os componentes de hardware e de software do sistema de informações gerenciais e os critérios de seleção que operam em seu projeto, é necessário delinear as características da informação em si. Vimos que um Sistema de Informações Gerenciais (SIG) é abrangente e produz todas as informações necessárias para todos os níveis dentro da organização. Para ser uma ferramenta útil, a informação deve ser completa, precisa e apropriada para a tarefa e a pessoa destinada, e deve ser entregue com pontualidade. A informação fornecida deve se equiparar à necessária para a tomada de decisão. A) - Subsistemas do SIG É sabido que os gerentes precisam tomar decisões rotineiras e não- rotineiras. Cada uma dessas decisões requer formas diferentes de informação, e sistemas de informação diferentes são criados para auxiliar a administração em suas tomadas de decisão. O sistema de processamento de dados é a parte mais básica do SIG, o agrupamento e a organização de dados sobre transações básicas de negócios; esse componente do SIG não envolve a tomada de decisão. Para decisões rotineiras que se repetem dentro da organização, um Sistema de Relatórios Gerenciais (SRG) é criado. Para decisões não-rotineiras, um sistema de apoio a decisões (SAD) 74 é utilizado. Há ainda, os (ST) Sistemas Transacionais, (SE) Sistemas Especialistas e/ou (SAE) Sistema de Apoio aos Executivos. B) - Sistema de Processamento de Dados ou Sistema Transacional Denomina-se transação a qualquer evento que ocorre dentro da organização de negócios ou entre a organização e o ambiente externo. Essas transações normais, por exemplo, incluem o pedido regular de matéria-prima, cobrança de clientes e depósitos bancários. Os dados sobre estas transações não estão diretamente envolvidos no processo de tomada de decisão, mas são necessários para a administração. Precisam ser compilados e classificados, às vezes requerem cálculos e, finalmente, precisam ser resumidos de alguma forma para serem de utilidade máxima para a administração. Estes sistemas são necessários em todos os níveis de uma organização, e embora a natureza exata do sistema empregado seja diferente em cada caso, existem certas similaridades em todas as situações: • É preciso haver um grande volume de transações para justificar sua criação; • As transações precisam ser repetitivas - isto é, essencialmente a mesma coisa todas as vezes, com nenhuma ou poucas exceções; • A maneira pela qual a informação é reunida, processada e apresentada deve ser bem entendida. O sistema de processamento de dados é caracterizado pela extrema rotina. Já que as etapas de reunir e processar dados são bem conhecidas, frequentemente são chamadas de procedimentos padrões de operação. O computador se adapta de forma ideal ao sistema, já que é capaz do grau 75 necessário de precisão, pode trabalhar com um volume muito grande de transações e não se cansa com a tarefa repetitiva. Tais rotinas também são chamadas de ST – Sistemas Transacionais e podem incluir transações tanto Batch quanto On-Line. C) - SRG : Sistemas de Relatórios Gerenciais A maioria das decisões de negócios é de natureza rotineira. Elas se distinguem não apenas porque se repetem com regularidade mas também porque os parâmetros para as tomadas de decisão são bem entendidos. Por serem bem entendidas, essas decisões frequentemente são chamadas de decisões estruturadas, e a informação necessária para tomar essas decisões também é dominada informação estruturada. Essa informação se encaixa em um formato predeterminado que é usado no processo normal de relatórios. A parte específica desse SIG organizacional que gera essa informação é chamada de Sistema de Relatórios Gerenciais – SRG. Ele faz uso da informação processada pelo computador para gerar relatórios padronizados que são utilizados por gerentes para tomarem decisões rotineiras e repetitivas. O projeto e a execução de um SRG bem sucedido é um processo de desenvolvimento lento que focaliza as informações em um formato útil para auxiliar gerentes nas tomadas de decisão, e está sempre sujeito a avaliação e melhoria. Sem dúvida, enquanto as necessidades de informação mudam em resposta aos desafios das tomadas de decisão gerencial em ambientes de negócios que frequentemente estão passando por mudanças rápidas, o SRG também precisa mudar. Gerentes que não avaliam seus sistemas de informação periodicamente põem em risco não apenas o sistema mas a empresa como um todo. 76 O ritmo rápido dos negócios contemporâneos exige uma atenção constante. Ficar para trás é brincar com o fracasso, e tomar decisões críticas baseadas em dados ruins pode assegurar um fraco desempenho em um mercado que considera totalmente imperdoável esse tipo de desempenho. D) - SAD : Sistema de Apoio a Decisões O segundo tipo de decisões tomadas pela administração é aquele que não é repetitivo nem rotineiro. Podem até ser decisões que serão tomadas uma única vez e são caracterizadas por sua singularidade. Como vimos anteriormente, esses problemas e suas decisões são conhecidos como não estruturados, e suas necessidades com relação à informação não são bem conhecidas. Já que os tipos e a quantidade de informação necessária para tomar uma decisão gerencial em uma situação não-estruturada não são prontamente aparentes, é difícil projetar um sistema para fornecer a informação, mas não é impossível. A chave para se projetar um SAD bem sucedido é a flexibilidade. Um exemplo de decisão não-estruturada é o ato de contratar um gerente novo. Em grande parte, cada decisão de recrutamento é singular, e informações diferentes são consideradas importantes em cada caso. O entrevistador ou o departamento de Recursos Humanos solicita a informação necessária para cada caso, e quando informações adicionais são necessárias para a decisão de contratar, também podem ser pedidas. Otipo e a quantidade exata de informação não são conhecidos antes do evento. Devido à falta da predeterminação do tipo e da quantidade de informação necessária no processo de tomada de decisão gerencial, esse SAD requer gerentes flexíveis e que se sintam à vontade em um ambiente incerto. 77 E) - Sistema de Apoio ao Executivo Na prática, encontramos três tipos de usos de sistemas computacionais nos níveis da alta administração: • Aperfeiçoamento dos Sistemas de Escritórios – Aplicações voltadas para a eficiência, geralmente relacionadas com automação de escritório, sendo a mais significativa delas a de Correio Eletrônico. • Redesenvolvimento dos Sistemas de Planejamento de Controle – A maior categoria de SAEs – Sistemas de Apoio ao Executivo com sucesso é a projetada para aperfeiçoar os processos de planejamento e controle. Esses sistemas fornecem ao executivo novas informações ou oferecem as existentes mais rapidamente e/ou num formato mais útil, revolucionando o fluxo de informações. • Enriquecimento dos Modelos Mentais – Os executivos têm necessidade de assegurar-se de que sua concepção do ambiente dos negócios está próxima da realidade. Para planejamento e controle, os executivos usam modelos implícitos e intuitivos. São representações mentais da realidade, abstrações dos contextos complexos das decisões, que os executivos utilizam para simplificar seu processo de decisão, identificando as variáveis importantes, gerando e avaliando as alternativas. O objetivo desses modelos é a simplificação do processo de decisão com base no conhecimento e na experiência acumulada. O termo SAE corresponde ao termo em inglês ESS – Executive Support System que, mais recentemente, tem sido chamado de EIS – 78 Executive Information System (SIE – Sistema de Informação para Executivos). Os SAEs mais conhecidos estão baseados em ideias simples e diretas: altos executivos precisam de informação que os ajude a ter acesso aos indicadores do sucesso de sua organização e ao desempenho de indivíduos críticos para esse sucesso. Informação é um poderoso motivador quando está sendo visivelmente utilizado pela alta administração. A maioria já entende que informação é um recurso corporativo. Pode ser o catalisador para aumento da produtividade, precisa ser sob medida para as necessidades e estilo. Em tal contexto tais sistemas também ser chamados de SE – Sistema Especialistas. 4. 3 - A evolução dos Sistemas Integrados de Gestão A recente história dos sistemas integrados de gestão corporativa (SIG) parece repetir mais uma vez o ciclo das modas e modismos gerenciais. Os executivos lhe dedicam horas e horas de reuniões e de sono. Seus atributos despertam devaneios futuristas. As revistas e jornais de negócios lhe dedicam capas e matérias especiais. Usuários declaram suas virtudes e mostram os milhões economizados com sua implementação. Eles parecem ter conquistado corações e mentes e se tomado ideia fixa para gerentes e empresários. A descentralização na área da tecnologia da informação começou a acontecer no final da década de 70. A vanguarda tecnológica nesta época incluiu minicomputadores com pacotes de aplicações dedicados a mecanizar funções empresariais especializados. Experiências bem sucedidas com informática entre os gerentes das empresas, adicionados com um senso mais claro do impacto de tecnologia nas suas operações empresariais, ocasionou um controle mais direto em cima de atividades de sistemas. Tecnologias emergentes como 79 automatização de escritório, robótica e CAD/CAM também contribuíram no processo. A computação pessoal e caseira apressaram a tendência; assim como a espera por telefones inteligentes. Como os minis e micros saturaram as companhias, e como responsabilidades de sistemas aparecem agora nas funções de trabalho de cada vez mais empregados, a aprendizagem organizacional continua acontecendo variando muito de uma parte da organização para outra e o uso de fases de crescimento da tecnologia da informação reaparece como uma base proativa de planejamento. Ajustes foram necessários em ambas as metodologias para refletir as mudanças da tecnologia e dos caminhos de desdobramento e administração. Foram acrescentadas mais fases e uma nova curva de aprendizagem deu lugar à visão original. O planejamento de sistemas empresariais também mudou substancialmente, e o planejamento de dados foi substituído pela noção mais larga de administração de recurso de informação. A administração de recurso de informação foca informações no processo de planejamento e da administração de mudança organizacional. Combinando a orientação de dados com a perspectiva de administração dos melhores aspectos de fases de crescimento e planejamento, definidos por Sullivan (1985). Não obstante, como a informática cresce não só em tamanho e importância mas também incrementa a descentralização, nenhuma destas perspectivas de planejamento provou ser completamente satisfatória, até mesmo com atualizações. Hoje, uma pergunta característica que os gerentes fazem aos profissionais de sistemas de informação è “Onde está aquilo que eu necessito?”. Em um mundo de múltiplos sistemas e bancos de dados, o apoio à decisão se tornou uma tarefa complexa de ir buscar, revisando, 80 condensando, ajuntando, interpretando e apresentando informação de muitas fontes para numerosos destinos. Os sistemas integrados compõem um fenômeno razoavelmente recente no panorama empresarial. Sistemas integrados podem ser aplicados, com pequenas adaptações, a qualquer empresa. O ganho de escala traz uma vantagem de custo importante sobre as soluções desenvolvidas especialmente para as necessidades de cada empresa. Sistemas integrados são (teoricamente) capazes de integrar toda a gestão da empresa agilizando o processo de tomada de decisão. Permitem também que o desempenho da empresa seja monitorado em tempo real. As expectativas sobre seu impacto nas empresas são enormes e os investimentos envolvidos gigantescos. O orçamento de algumas empresas brasileiras para a implantação chega a duas dezenas de milhões de dólares e algumas transnacionais já divulgaram investimentos na casa de centenas de milhões de dólares. O problema é que as decisões sobre a implementação de tais sistemas tem sido tomadas em uma atmosfera de urgência, alimentada pelas máquinas promocionais dos fornecedores e baseadas nas agendas políticas dos executivos. A implementação destes sistemas tem caráter estratégico e provoca impactos sobre o modelo de gestão, a arquitetura organizacional e os processos de negócios. Porém, muitas empresas ainda não perceberam a amplitude e a profundidade das questões envolvidas na escolha e implantação de um sistema integrado. Muito do que é declarado e escrito não passa, na melhor das hipóteses, de wishfull thinking1. 1Wishful thinking é uma expressão inglesa que por vezes se utiliza na língua portuguesa devido a ser de difícil tradução, e que significa tomar os desejos por realidades e tomar decisões, ou seguir raciocínios, baseados nesses desejos em vez de em fatos ou na racionalidade. Almeida (2009) no Dicionário Escolar de Filosofia traduz "wishful 81 Porém, muitos consultores e professores de administração já procuram romper a unanimidade pouco esclarecedora, formada em tomo do assunto. Alguns já fazem prognósticos sombrios sobre o futuro destes sistemas. Exageros a parte, a questão é que o assunto está na agenda do dia e os investimentos envolvidos são astronômicos. Infelizmente,muitas empresas têm tomado decisões precipitadas sobre a implantação de tais sistemas. As opções acabam limitando-se aos líderes de mercado (SAP, BAAN e outros poucos) e às grandes empresas de consultorias (Andersen Consulting, Price Waterhouse Coopers e outras similares). Muitas empresas estão colocando tempo, dinheiro e energia em projetos mal elaborados, sem avaliar cuidadosamente a estratégia e a visão de futuro da empresa e identificar as necessidades de informação. Mas as dificuldades não terminam com a escolha do software e do implementador. A etapa mais complexa é a própria implantação, um amplo processo de transformação organizacional, com impactos sobre o modelo de gestão, a estrutura organizacional, o estilo gerencial e, principalmente, as pessoas. A implantação de um sistema integrado pode durar 12 a 18 meses e deve envolver equipes multidisciplinares compostas por especialistas em tecnologia da informação, analistas de negócios e consultores com capacitação em redesenho de processos. Quem chega com sucesso ao final desta maratona costuma comemorar, e com boas razões. Porém, terá valido a pena? Talvez. McGee & Pruzak (1997) reconhecem que hoje o gerenciamento da informação é um fator de competitividade. De fato, empresas como American Airlines e Federal Express devem parte de seu sucesso ao uso inteligente da informação. Mas nem todos os exemplos são claros e parece difícil thinking" por "falácia da esperança". A forma lógica desta falácia é a seguinte: "Era bom que fosse verdade que P; logo, é verdade que P". 82 esclarecer a relação entre tecnologia de informação, competitividade e vantagem competitiva. Segundo os dois especialistas, investimentos maciços em tecnologia da informação não tem tido como contrapartida a realização de seu potencial transformador e a geração de lucros adicionais. Como se sabe, muito pouco disso foi concretizado. A verdade é que muito pouco se sabe sobre a correlação entre tecnologia de informação, competitividade e vantagem competitiva. No cerne da questão parece estar uma crença quase irracional que a tecnologia, em geral, e a tecnologia de informação, em especial, provêm soluções para todos os males. A ideia que problemas complexos possam ser rapidamente solucionados por investimentos em equipamentos sofisticados é sedutora. Contador (1996:101) afirma que a informática competitiva é aquela que se inspira na tecnologia e transpira negócios. Todos os recursos da tecnologia estão afeitos aos negócios da empresa. A empresa ou negócio que deseja possuir uma informática competitiva, tem um plano estratégico vinculado ao planejamento estratégico de informação. Nenhuma ação de negócio está isolada do suporte que algum recurso de tecnologia possa oferecer. 4. 4 - Características de um SIG Um software de gestão empresarial mais conhecido pela sigla ERP (Planejamento dos Recursos Empresariais), deve ser uma fonte de informação segura e eficiente para gestão de seus negócios, atendendo aos requisitos de agilidade e segurança do processamento da comunicação corporativa, que estão sendo exigidos pela competitividade econômica atual. Ao contrário do que é muitas vezes difundido no mercado, a solução de um ERP não é uma exclusividade das grandes corporações. Ela é 83 acessível também as empresas de médio e pequeno portes. O segredo consiste apenas em saber escolher o software indicado às suas necessidades e ao seu ramo de atividades e optar por um fornecedor com solidez no mercado, preparado para garantir uma implantação sem traumas e a manutenção contínua do sistema. O que é o software de gestão empresarial? Um ERP é uma ferramenta de trabalho. Trata-se de sistema de computador (software) composto de vários módulos que se integram com o objetivo de tratar ou processar os dados transformando-os em informações decorrentes. Tais módulos são divididos em subsistemas que executam uma ou mais tarefas dentro de um determinado departamento da empresa. Cada subsistema é composto de um ou mais programas de computador escritos numa linguagem própria de computador. Os programas interagem com os usuários do sistema recebendo, processando e devolvendo os dados sobre fatos que ocorrem na empresa. Os princípios básicos de funcionamento de um software de gestão empresarial são a integração e parametrização. Ambos aplicam-se ao escopo de atividades empresariais contemplado pelo software, a sua abrangência. Integração é a capacidade de software de derivar, a partir de um fato novo, todas as decorrências. Suas vantagens: redução de trabalho, velocidade e segurança, entre outras. Conforme Contador (1997:104): Pouco efeito se obtém na implantação de novos sistema se não forem planejados e desenvolvidos considerando, desde o início, as necessidades de integração. Numa empresa em que as informações e sistemas referentes a atividades cotidianas e rotineiras não estejam interligados aos sistemas de gestão, por 84 exemplo, ou em que as diversas tecnologias não trabalham integrada e cooperativamente, pode-se afirmar que não está sendo utilizada a maior contribuição da TI. Como as decorrências de um mesmo fato novo serão diferentes para cada empresa deve-se poder informar ao software como são as suas políticas, normas, processos etc. Fazer isso é fazer parametrização. Suas vantagens: adequar o software às necessidades atuais da empresa e permitir a sua evolução futura. A abrangência do software é o universo de funcionalidades que ele pode tratar. Exemplos: controle de rebanhos, gestão hospitalar, escala de professores, fabricação de autopeças etc. Sua importância: pesquisar detalhadamente se a abrangência atende a todos os processos da empresa. Isso é vital para fazer a compra certa. A ferramenta software de gestão empresarial estimula a qualidade da alimentação dos fatos novos. Consequentemente elimina retrabalhos, poupa tempo e dinheiro sem burocracia, através da automação de processos. Portanto, o software de gestão vem atender a uma condição básica da administração da empresa moderna: integração total entre as áreas, com a eliminação de papéis, decisões imediatistas e acréscimo de planejamento, agilidade, controle e segurança de processos. Com o ERP, as médias empresas podem automatizar, por exemplo, os seguintes procedimentos: 1. A transmissão de dados por parte da produção e do financeiro para a equipe de vendas, antes que esta preencha um pedido de um cliente, quando deverá estabelecer prazo e local de entrega de produtos e demais condições comerciais. 85 2. Ressuprimento de materiais (produtos, matérias-primas ou materiais auxiliares) a partir de planos de venda e de produção ou de políticas de estoques reguladores. 3. Informações sobre as projeções das gerências comercial e financeira para a área industrial, para que esta tenha condições de planejar as suas metas. Enfim, o software de gestão automatiza as operações diárias de uma empresa e o planejamento de suas metas e resultados, oferecendo base atualizada e confiável para a tomada de decisão nos níveis operacionais e estratégicos: • Controle de capital de giro, produção, estoques, qualidade, quadro de funcionários e terceirização de serviços; • Simulações de custos e margens de lucros; • Definição e acompanhamento de tabelas de preços; • Emissão de notas fiscais; cumprimento de obrigações trabalhistas tributárias; • Desempenho de vendas; • Controle de prazos deentrega de produtos e serviços de fornecedores; • Análise de clientes; • Controle de custos x faturamento, entre outras. Portanto, hoje o sistema de ERP é para o empresário ou executivo o que o Word e o Excel são há alguns anos para a secretária e para a área de contabilidade, respectivamente. Ou seja, recurso vital para a rotina de trabalho em companhias de diferentes segmentos e portes. 86 4. 5 - Importância do ERP para as organizações Porter (1990:60) afirma que a informação desempenha grande papel no processo de inovação-informação que não é buscada pelos competidores ou não está ao seu alcance, informação à disposição de outros que é interpretada de novas maneiras. Por vezes, ela resulta de simples investimento na pesquisa de mercado ou pesquisa e desenvolvimento de produtos." Também Nolan & Croson (1996:227) concordam que a tecnologia da informação possibilitou, tanto de forma direta quanto de forma indireta, a transformação das empresas. De início, seu papel não era óbvio, mas foi descoberto, aperfeiçoado e estudado ao longo de três décadas. Em sua maioria, as empresas apontam a necessidade de ter sistemas de informações compatíveis com a crescente complexidade do ambiente de negócios como a principal razão para a implantação de SIG. Metodologias facilitam a análise de retorno do investimento em ERP. Grandes consultorias e fornecedores de ERP estão investindo no desenvolvimento de metodologias que avaliam o retorno do investimento (ROI) dos pacotes de gestão empresarial, uma das grandes preocupações dos profissionais de TI na hora de justificar a aquisição de produto. Essa métrica tem entrado nos custos de pré-venda das empresas fornecedoras, como forma de diminuir o tempo de avaliação do produto e incentivar a compra. A Datasul, por exemplo, criou o Canal ROI para atender futuros clientes, e a SAP está desenvolvendo uma metodologia chamada ValueSAP. Já a Symnetics Benchmarking Partners faz pesquisa continuada (atualizada trimestralmente) sobre qual é o retorno obtido pelas empresas brasileiras com o investimento em ERP. 87 4. 6 - ERP como fonte de vantagem competitiva O sistema de ERP pode ser visto como um reforço para a concentração de esforços nas armas adequadas aos campos da competição. Por hipótese, permite a elevação do grau de excelência das armas usadas pela empresa dentre aquelas armas que o ERP pode contemplar. As empresas cujas armas da competição são alinhadas aos campos da competição declarados adquirem vantagens competitivas também em outros campos (Meireles, 2000:227). 1 Estudo de movimentos 28 Empowerment 2 Estudo de tempos 29 Trabalho em equipe/decisões em grupo 3 Automação industrial 30 Pagamento do salário acima do mercado 4 Estudos p/ redução tempos de espera 31 CCQ-Círculos do Controle da Qualidade 5 Melhoramento contínuo do processo 32 Tecnologias adequadas no pocesso produtivo 6 Tamanho reduzido lote de fabricação 33 Tecnol. adequadas nos proc. técnico-admin. 7 Tempo reduzido espera lote em process. 34 Parcerias tecnológicas p/ processo produtivo 8 Célula de manufatura 35 Parcerias tecnológicas para produto 9 Operação jus-in-time 36 Tecnologias inovadoras de processo 10 MRP-I, MRP-II ou Kanban 37 Organograma achatado 11 Troca rápida de ferramentas 38 Despesas administrativas reduzidas 12 Logística interna ágil 39 Sistemas de informação eficientes 13 Agilidade na reprogramação da produção 40 SAC-Serviço de Atendimento ao Cliente 14 Máquinas flexíveis 41 Venda direta ao consumidor ou franquia 15 Kaizen 42 Engenharia de produto atualizada e ágil 16 CEP-Controle Estatístico do Processo 43 Engenharia concomitante ou simultânea 17 Matérias-primas/componentes c/ qualidade 44 Agilidade na preparação modelos/prot/ferram. 18 Controle da Qualidade Total 45 Projeto de embalagem do produto 19 Fornecimento no prazo 46 Utilização de materiais /componentes inovad. 20 Desenvolvimento de fornecedores 47 Ampla rede de distribuição 21 Relacionamento cooperativo c/ fornecedores 48 Equipe de vendas agressiva 22 Multi-habilidade da mão-de-obra 49 Pesquisa concorrencial: preço, qualid.,prazo 23 Treinamento da mão-de-obra fabril 50 Vendas publicitárias elevadas 24 Treinamento de pessoal técnico-administrat. 51 Telemarketing 25 Treinam. p/ desenvolver espírito participativo 52 Controle e combate à poluição ambiental 26 Distribuição ganhos de produtividade/lucros 53 Reciclagem intensiva de resíduos 27 Estabilidade no emprego 54 Realização de projetos comunitários ARMAS que podem ser positivamente influenciadas pelo ERP (destacadas) Figura 4.1: Armas da competição que podem ser positivamente influenciadas pelo ERP. Com isto a empresa obtém maior funcionalidade interna e melhores fontes das vantagens competitivas. Nas empresas que possuem o sistema de ERP, supõem-se que a média do grau de excelência das armas da competição influenciadas por ele 88 deva ser significativamente maior do que nas empresas que não o possuem. Também, acredita-se que a média do grau de competitividade avaliado pela variação positiva do indicador financeiro, receita liquida, seja significativamente maior nas empresas que possuem tal sistema do que nas empresas que não o possuem. Pode-se desta forma acreditar que o uso do sistema de ERP eleva o grau de excelência de um conjunto de armas da competição que, por sua vez, torna a empresa mais competitiva 4.7 - Desenvolvimento e implantação de sistema de informação As organizações, ao desenvolverem seus sistemas de informação geralmente cumprem um conjunto de fases. As principais fases para desenvolvimento e implantação de um Sistema de Informação numa organização: 1. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA EMPRESA 2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE INFORMAÇÃO 3. ANÁLISE DA ÁREA DE NEGÓCIO 4. PROJETO DO SISTEMA 5. CONSTRUÇÃO DO SISTEMA 6. IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA 7. MANUTENÇÃO DO SISTEMA Fase 1: Planejamento estratégico da empresa A alta administração deve ter já definidas a missão da empresa (seu propósito mais amplo) e a visão de longo prazo, com os objetivos (metas) e os projetos associados a tais objetivos . Esses projetos são desdobrados para as áreas funcionais da empresa - em subprojetos, planos de ação até ao nível de ações operacionais. Um maior detalhamento define as metas de 89 cada área funcional, ou seja, resultados quantificados que se espera atingir para cada um dos objetivos. O detalhamento dessas metas define os desafios a serem buscados pelos colaboradores no plano operacional. Fase 2: Planejamento estratégico da informação Os analistas de sistemas baseiam-se na visão e no desdobramento desta e estabelecem, em comum acordo com a alta administração, as diretrizes para o uso estratégico da informação e da tecnologia. Isto é: definem-se os indicadores e relatórios que o sistema de informações deve gerar, bem como a tecnologia de informação necessária ao armazenamento, processamento e comunicação das informações. De uma forma geral o Planejamento Estratégico da Informação deve definir, partindo da visão e do seu desdobramento: 1. Quais os indicadores internos e externos devem ser considerados ; 2. Que informações são relevantes e potencialmente importantes para possibilitar tais indicadores; 3. Como a informação será estruturada: como será recolhida, em que meios e em que formatos corretos. . 4. Como será feito o processamento da informação, isto é: quais os métodos e os instrumentos apropriados; 5. Como a informação será armazenada e acessada pelos usuários; 6. Como a informação poderá ser aplicada em ações e tomada de decisões São também definidasprioridades no desenvolvimento de sistemas. 90 Fase 3: Análise da área de negócios Os analistas de sistemas definem e modelam os processos necessários para operar uma área específica de negócios; definem como esses processos se inter-relacionam e que dados são necessários. É desenvolvido separadamente em cada área. Nesta atividade define-se o que é e o que faz o sistema. A prototipação pode ser utilizada. Trata-se da criação de um modelo do sistema que será implementado. Serve para que os usuários avaliem as decisões já tomadas e contribuam para seu detalhamento. Fase 4: Projeto do sistema Os analistas de sistemas definem uma solução conceitual para o sistema a ser implementado, ou seja, como será o sistema em termos de arquitetura, dados e procedimentos. A solução final é fruto de um processo de refinamentos sucessivos de cada um desses elementos. Nesta atividade exerce um papel preponderante a modelagem dos dados, que é a base para toda a estruturação dos serviços do sistema. Fase 5: Construção do sistema Os analistas de sistemas com programadores implementam o sistema em linguagem de computador para que possa ser colocado em operação. Fase 6: Implantação do sistema É feita a reunião dos diversos componentes do sistema (Equipamentos, Software, Pessoas) de maneira gradual e sistemática, estabelecendo passos seguros para a sua integral operação no ambiente do usuário. A implantação final é fruto de um planejamento realizado antecipadamente, no início das atividades de desenvolvimento do SI. 91 A implantação do sistema exige o treinamento dos usuários, especialmente na forma como estes acessam, alteram e introduzem dados e informações. Fase 7: Manutenção do sistema Uma vez implantado o sistema, este requer uma contínua manutenção. A manutenção reúne todas as atividades relacionadas a mudanças no SI. As principais causas de mudanças são: • Correção de erros; • Adaptação ( a novos ambientes operacionais ou devidas a mudanças em legislação, em critérios corporativos ou ainda na estrutura organizacional); • Aperfeiçoamento do sistema (inclusão de novas funções, mudança de interfaces, etc.); e • Bugs. INTEGRAÇÃO - a palavra chave. Pouco efeito se obtém na implantação de novos sistemas se não forem planejados e desenvolvidos considerando, desde o início, as necessidades de integração. Numa empresa em que as informações e sistemas referentes a atividades cotidianas e rotineiras não estejam interligados aos sistemas de gestão, pôr exemplo, ou em que as diversas tecnologias não trabalham integrada e cooperativamente, pode-se afirmar que não está sendo utilizada a maior contribuição da TI. 92 FERRAMENTAS CASE A automação do processo de desenvolvimento de SI é uma necessidade. Existem várias ferramentas automatizadas que auxiliam os analistas de sistemas e programadores na execução das atividades de diversas fases. São as ferramentas CASE. As ferramentas CASE (Computer Aided Software Engineering – Engenharia de Software Auxiliada por Computador) permitem desenvolver as atividades de análise e projeto com auxílio computadorizado, com a vantagem de poder criar um ambiente integrado de informações que se desdobra durante todo o projeto. Finkelstein (1996) define essas ferramentas da seguinte forma: CASE é um termo genérico que se refere à automação do desenvolvimento de software. Segue todos os estágios do ciclo de vida do desenvolvimento de software. É baseado numa metodologia rigorosa, com ferramentas de software para automatizar a aplicação dessa metodologia pelos desenvolvedores e usuários. Entre as ferramentas automatizadas modernas encontram-se os geradores automáticos e as linguagens de 4ª geração. Os geradores automáticos de código permitem reduzir o trabalho da fase de construção do sistema, pois geram o código dos programas a partir das definições da análise e projeto. As linguagens de 4ª geração permitem reduzir a carga de programação tradicional pois boa parte do código é gerada a partir de definições de alto nível. 4.8 - Resumo Um sistema de informações deve prover tanto a informação de cunho estratégico quanto a de cunho operacional. Sistemas desse tipo, que coletam, armazenam, processam e disponibilizam informações para todos 93 os níveis organizacionais são denominados sistemas de informações gerenciais (SIG). O sistema de processamento de dados é a parte mais básica do SIG, o agrupamento e a organização de dados sobre transações básicas de negócios; esse componente do SIG não envolve a tomada de decisão. Para decisões rotineiras que se repetem dentro da organização, um Sistema de Relatórios Gerenciais (SRG) é criado. Para decisões não-rotineiras, um sistema de apoio a decisões (SAD) é utilizado. Existe, ainda, os (ST) Sistemas Transacionais, (SE) Sistemas Especialistas e/ou (SAE) Sistema de Apoio aos Executivos. Os sistemas integrados compõem um fenômeno razoavelmente recente no panorama empresarial. Sistema integrados podem ser aplicados, com pequenas adaptações, a qualquer empresa. O ganho de escala traz uma vantagem de custo importante sobre as soluções desenvolvidas especialmente para as necessidades de cada empresa. Sistemas integrados são (teoricamente) capazes de integrar toda a gestão da empresa, agilizando o processo de tomada de decisão. Um software de gestão empresarial mais conhecido pela sigla ERP (Planejamento dos Recursos Empresariais), é uma ferramenta de trabalho. Trata-se de sistema de computador (software) composto de vários módulos que se integram com o objetivo de tratar ou processar os dados transformando-os em informações decorrentes. O sistema de ERP pode ser visto como um reforço para a concentração de esforços nas armas adequadas aos campos da competição. Por hipótese, permite a elevação do grau de excelência das armas usadas pela empresa dentre aquelas armas que o ERP pode contemplar. Partindo do planejamento estratégico da empresa (especialmente da visão de longo prazo) os analistas fazem o planejamento estratégico de 94 informação, enfocando a análise das áreas de negócios inicialmente e integrando todas elas, depois. Os analistas de sistemas começam a elaborar o projeto do sistema e partem, a seguir, para a construção do sistema fazendo uso de ferramentas CASE. Depois o sistema é implantado, passando a servir aos usuários. O sistema, entretanto, requer uma contínua manutenção. 4.9 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às questões abaixo. Parte 1: 1. Qual a diferença qualitativa existente entre as informações requeridas pela alta administração e os operadores? 2. O sistema de informações gerenciais possui alguns subsistemas: quais são eles? 3. Qual o objetivo primordial do Sistema de Relatórios Gerenciais? 4. Qual a função principal de SAD- Sistema de Apoio a Decisões? Quem faz uso dele? Como? 5. Qual a função de um Sistema de Apoio ao Executivo? Parte 2: 6. Aponte alguns fornecedores de sistemas integrados de gestão (Se necessário busque informações em revistas de informática ou semelhantes). 7. Quais as principais características de um software de gestão empresarial (ERP)? 8. O que é um módulo, quando se fala em ERP? 9. Porque a integração é um aspecto importante quando se fala de ERP? 95 10. Como o ERP pode contribuir para a vantagem competitiva de uma organização? Parte 3: Considere nas questões abaixo a figura 4.1. 11. Como o ERPpode melhorar o grau de excelência das células de manufatura numa organização? 12. Como o ERP pode melhorar o grau de excelência do fornecimento no prazo? 13. Como o ERP pode melhorar o grau de excelência do desenvolvimento de fornecedores? 14. Como o ERP pode melhorar o grau de excelência na pesquisa concorrencial, quanto a preço, qualidade e prazo? 15. Como o ERP pode melhorar o grau de excelência do telemarketing? Parte 4: 16. Quais são as principais fases para o desenvolvimento e implantação de um sistema de informação? 17. Quem faz o planejamento estratégico da informação? De onde deriva tal planejamento? 18. Qual o conteúdo mínimo de um plano estratégico de informação? 19. O que deve ser considerado na implantação do sistema, no que se refere aos usuários? Por que é necessário fazer a manutenção contínuo de sistemas de informação? 20. O que são ferramentas CASE? Quem as usa? Com que objetivo? 96 CAPÍTULO 5: QUESITOS DE EXCELÊNCIA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: a) expor por que a FNQ pode ser considerada como um referencial de excelência; b) apontar os fundamentos de excelência da FNQ; c) descrever a estrutura de critérios da FNQ e d) citar os subcritérios ou itens do critério Gestão do conhecimento e Análise. Sumário: 5.1- FNQ Como referencial de excelência 5.2 -FNQ: Fundamentos de excelência Informações da organização Informações comparativas Ativos intangíveis 5.3 - Resumo 5.4 - Veja se sabe responder 5.1 - FNQ como referencial de Excelência Vimos, até aqui, que os sistemas de informações podem ser divididos, segundo o tipo predominante de usuários, em operativos ou competitivos. São ditos operativos quando as informações ajudam as diversas funções da empresa a executar algumas tarefas especializadas, isto é, estão associados à funcionalidade interna; são ditos competitivos (ou estratégicos) quando associados à vantagem competitiva. Assim, as organizações precisam de excelentes sistemas de informações para que possam ter adequada funcionalidade interna e consigam conquistar, manter e ampliar vantagens competitivas. 97 Mas, quais os quesitos que um sistema de informações deve ter para ser considerado excelente? A resposta a esta questão exige que se defina o que é "ser excelente" em relação a aspectos administrativos. Há diversas formas de se responder a esta questão. Uma das mais simples é adotar um padrão. Um dos padrões notavelmente considerado é o padrão de excelência da FNQ- Fundação Nacional da Qualidade. A FNQ faz uso de um conjunto de critérios para quantificar a excelência administrativa de uma organização. Dentre tais critérios está o que se refere a gestão do conhecimento e análise. Porém, antes de olharmos para os aspectos referentes à gestão do conhecimento e análise vamos abordar, de forma ampla, os fundamentos de excelência da FNQ. 5.2 – FNQ-Fundamentos de excelência Os critérios de excelência da FNQ foram fundamentados nos do prêmio Malcolm Baldrige, dos Estados Unidos. Em meados dos anos 80, diante da necessidade de se melhorar a qualidade dos produtos e de se aumentar a produtividade das empresas americanas, um grupo de especialistas analisou uma série de organizações bem sucedidas, consideradas até então como "ilhas de excelência", em busca de características comuns que as diferenciassem das demais. Estas características foram por eles identificadas e eram compostas por princípios de gestão e valores organizacionais que podiam ser facilmente percebidos como parte da cultura das organizações, sendo praticados pelas pessoas que as compunham, desde os líderes de maiores níveis de responsabilidade até os empregados dos escalões inferiores. Naquela ocasião, o conjunto de princípios e valores identificados nas organizações de sucesso foram considerados como os fundamentos para a 98 formação de uma cultura de gestão voltada para resultados e deram origem aos critérios de avaliação e à estrutura sistêmica e orientada para resultados do Malcolm Baldrige National Quality Award, em 1987. O Modelo de Excelência da Fundação Nacional da Qualidade - FNQ foi desenvolvido, desde a sua origem em 1991, alicerçado naquele mesmo conjunto de fundamentos. A FNQ possui um modelo que é útil para avaliação, diagnóstico e orientação de qualquer tipo de organização, no setor público ou privado, com ou sem finalidade de lucro e de porte pequeno, médio ou grande, em função da sua flexibilidade, da simplicidade da linguagem utilizada e, principalmente, por não prescrever ferramentas e práticas de gestão. Tal modelo faz uso de oito critérios para avaliar a excelência administrativa de uma organização. Esses oito critérios, segundo FNQ (2009) referem-se a: 1Liderança 2Estratégias e Planos 3 Clientes 4 Sociedade 5 Informações e Conhecimento 6 Pessoas 7 Processos 8 Resultados O quinto critério da FNQ, designava-se anteriormente Informação e análise. Deming (1997) afirma que os melhores esforços e trabalho árduo podem ser inócuos na tentativa de se organizar uma empresa para alcançar o sucesso, se não houver orientação para um novo conhecimento. Deming não falou em informação - mas em conhecimento. Conhecimento requer 99 que, na organização, as pessoas tenham acesso à informação e aprendam com ela e com a sua experiência. O aprendizado, segundo McGee e Prusak (1994:244) representa o processo por meio do qual uma organização se adapta ao meio ambiente, num processo semelhante ao da adaptação dos organismos vivos ao ambiente em que vivem. Peter Senge (1990) afirma que as deficiências de aprendizado são trágicas para as crianças, mas fatais para as organizações. As que são incapazes de se adaptar às mudanças e transformações do ambiente, ou seja, as que são incapazes de aprender, podem sucumbir facilmente. Desta forma é necessário que a organização possua "estruturas administrativas de conhecimento formal" para captar e gerenciar o conhecimento como um ativo estratégico (Tom Peters). Esta exigência certamente norteou a FNQ ao adequado ajuste de não mais se enfocar apenas a gestão da informação, mas sim em algo mais amplo, complexo e, decisivamente, importante - o conhecimento. Para a FNQ, cada critério é subdividido em subcritérios ou itens e cada item é analisado considerando-se alguns aspectos ou tópicos. Por exemplo o Critério Gestão do Conhecimento e Análise é dividido em subcritérios ou itens, a saber: Informações da organização: Particularmente, um sistema de informação para gerenciamento é aquele conjunto organizado de recursos e procedimentos requeridos para coletar, processar e distribuir dados para uso na tomada de decisão. Em geral, os sistemas de informação são implementados por meio de aplicativos informatizados. No entanto, podem existir dentro das organizações importantes sistemas de informação para apoiar as operações, 100 acompanhar os planos de ação ou tomar decisões que não utilizam necessariamente soluções informatizadas em decorrência do perfil da organização, do baixo nível de complexidade para geração e tratamento dos dados e da simplicidade da disponibilização e acesso às informações (FNQ, 2009) Informações comparativas: As organizações se inter-relacionam em uma rede e portanto não operam isoladamente. Algumas organizações, seguindo estratégias diferentes, geram mais valor e tornam-se preferidas servindo como exemplo para as demais. Elas tornam-se alvo de diversos tipos de comparação.Assim, não é possível falar em excelência da gestão que leva ao aumento de competitividade sem tratar das informações comparativas. São essas informações que permitem à organização conhecer o seu grau de competitividade e de excelência, a partir da comparação externa de seus resultados financeiros e não-financeiros; identificar diferenciais favoráveis e desfavoráveis a serem tratados; e possibilitar o estabelecimento de metas baseadas em fatos. Permitem também encontrar, por meio da prática do benchmarking, novas oportunidades para a configuração de seus produtos e processos, operacionais e gerenciais, potencializando o aprendizado e a inovação. Isso significa que, para alcançar níveis de excelência e aumentar a competitividade, não basta assegurar a melhoria contínua dos resultados, produtos e processos; é preciso olhar com atenção para o mercado e realizar comparações para conhecer o nível de excelência ou de competitividade alcançado e para evidenciar oportunidades de melhoria (FNQ, 2009). 101 Ativos intangíveis: Os ativos intangíveis estão associados ao acervo de conhecimentos e outras condições geradoras do diferencial competitivo e que agregam valor à organização e podem abranger, dentre outros: • Ativos de Mercado: potencial que a empresa possui em decorrência dos intangíveis que estão relacionados ao mercado, tais como: marca, clientes, lealdade dos clientes, negócios recorrentes, canais de distribuição, franquias etc. • Ativos Humanos: compreendem os benefícios que o indivíduo pode proporcionar para as organizações por meio da sua expertise, criatividade, conhecimento, habilidade para resolver problemas, tudo visto de forma coletiva e dinâmica. • Ativos de Propriedade Intelectual: incluem os ativos que necessitam de proteção legal para proporcionar às organizações benefícios tais como: know-how, segredos industriais, copyright, patentes, designs etc. • Ativos de Infraestrutura: compreendem as tecnologias, as metodologias e os processos empregados como, sistema de informação, métodos gerenciais, bancos de dados, etc (FNQ, 2009). De acordo com a FNQ (2009): O Critério Informações e Conhecimento traduz, primordialmente, o fundamento da excelência Orientação por Processos e Informações, pois suporta a tomada de decisões na organização com base em medições e análise do seu desempenho e de outros fatos e dados dos ambientes interno e externo. A organização deve dispor de sistemas de informação adequados para 102 essa finalidade e usar sistematicamente informações comparativas. Os seus diferenciais favoráveis, identificados em relação a essas informações, expressam o potencial de seus ativos intangíveis em agregar valor ao negócio e gerar diferencial competitivo. O Modelo de Excelência da Gestão® (MEG) destaca a informação e o conhecimento em um critério específico, em decorrência da importância desses temas para a excelência na gestão das organizações. Na figura do Modelo, o Critério Informações e Conhecimento aparece como elemento de ligação entre os demais, representado na área de cor branca, pelo fato de permear todo o sistema de gestão. Os requisitos deste critério têm forte interação com todos os demais Critérios. Os temas que o compõem são referentes à Informações da organização, à Informações comparativas e à Ativos intangíveis. São separados didaticamente em decorrência da finalidade específica de cada um para apoiar a gestão da organização Classe Mundial. Outros fundamentos da excelência são fortemente evidenciados ao longo dos três temas, como: Em Informações da organização: • As práticas de gestão das informações para acompanhar os planos de ação decorrem, principalmente, do fundamento Liderança e constância de propósitos, pois o êxito na implementação das estratégias é significativamente influenciado pelo acompanhamento dos planos de ação conduzidos pelas lideranças. 103 • As práticas de gestão das informações para apoiar as operações enfatizam o fundamento Orientação por processos e informações, pois os envolvidos nos processos são usuários dos sistemas de informação, que devem abastecer ágil e sistematicamente a organização com dados gerados ao longo dos processos. Devem permitir também que, uma vez tratados, esses dados possam ser armazenados e conservados com segurança em registros de arquivos organizados e, depois, extraídos com rapidez na forma de informações para apoiar os usuários. Em Informações comparativas: • As práticas de gestão aparecem evidenciando os fundamentos Orientação por processos e informações, Geração de Valor e Aprendizado organizacional, visto que as informações comparativas são relevantes para compreender resultados alcançados e estabelecer resultados desejados, ou metas, bem como para promover melhorias de produtos e processos, alcançando um novo nível de conhecimento pela prática regular do benchmarking. Em Ativos intangíveis: • As práticas evidenciam a presença dos fundamentos Foco no Cliente e no Mercado e Orientação por processos e informações, quando visam à identificação metodológica, ao desenvolvimento e à proteção do diferencial competitivo agregados por tais ativos. As práticas requeridas neste item também evidenciam o fundamento Aprendizado organizacional ao tratar do compartilhamento do conhecimento na organização, potencializando, por meio do 104 aumento do conhecimento dos profissionais, a melhoria dos processos e produtos. Informações da organização De acordo com a FNQ (2009) as informações da organização estão associadas a alguns temas: o Análise do desempenho da organização: As principais informações dos ambientes interno e externo devem ser consideradas na análise e utilizadas para a tomada de decisão. o Formulação das estratégias: Os sistemas de informação devem apoiar os processos de análise para a formulação das estratégias; o Implementação das estratégias: Os sistemas de informação devem apoiar o acompanhamento do progresso dos planos; o Relacionamento com clientes: Os sistemas de informação devem apoiar as operações diárias de atendimento ao cliente e ao mercado; o Ativos intangíveis: Os sistemas de informação desenvolvidos constituem-se em ativos intangíveis da organização. Os sistemas de segurança de informações apoiam a proteção de ativos de conhecimento; o Sistemas de trabalho: Os sistemas de informação favorecem a organização do trabalho e a comunicação eficaz entre as pessoas de diferentes localidades e áreas; o Processos principais do negócio e processos de apoio: Os sistemas de informação devem apoiar as operações diárias dos principais processos do negócio e de apoio; o Processos de relacionamento com os fornecedores: Os sistemas de informação devem apoiar as operações diárias no relacionamento com fornecedores; e 105 o Processos econômico-financeiros: Os sistemas de informação devem apoiar as operações financeiras diárias e apoiar as decisões financeiras. Informações comparativas De acordo com a FNQ (2009) as informações comparativas estão associadas a alguns temas: o Análise do desempenho da organização: As informações comparativas pertinentes devem ser consideradas na análise do desempenho da organização; o Formulação das estratégias: As informações comparativas sobre a concorrência e outros referenciais influenciam a definição de estratégias de competitividade; o Implementação das estratégias: As informações comparativas de resultados de referenciais são utilizadas para o estabelecimento de metas; o Relacionamentocom clientes: A satisfação, a fidelidade e a insatisfação devem ser avaliadas em relação aos concorrentes; o Ativos intangíveis: As informações comparativas permitem identificar diferenciais competitivos em termos de desempenho; o Qualidade de vida: É necessário fazer a comparação dos serviços, benefícios, programas e políticas de pessoal com as práticas de mercado; e o Processos: As informações comparativas devem ser utilizadas para melhorar os processos e produtos. 106 Ativos intangíveis De acordo com a FNQ (2009) os ativos intangíveis da organização estão associados a alguns temas: o Análise do desempenho da organização: As conclusões da análise de desempenho devem orientar a correção de rumos dos processos relativos à gestão dos ativos intangíveis; o Implementação das estratégias: As metas e iniciativas estabelecidas devem ser desdobradas para a melhoria dos processos relativos à gestão dos ativos intangíveis; o Relacionamento com clientes: A avaliação da satisfação, da fidelidade e da insatisfação de clientes em relação aos clientes da concorrência apoia a identificação de ativos intangíveis geradores de diferenciais; o Informações da organização: Os sistemas de informação desenvolvidos se constituem em ativos intangíveis da organização. Os sistemas de segurança de informações apoiam a proteção de ativos de conhecimento; o Informações comparativas: As informações comparativas permitem identificar diferenciais competitivos em termos de desempenho; o Capacitação e desenvolvimento: O desenvolvimento do ativo humano depende fortemente das ações de capacitação e desenvolvimento; o Formulação das estratégias: Os ativos intangíveis devem ser contemplados na análise do ambiente interno do processo de formulação das estratégias; o Pessoas: A necessidade de desenvolvimento e proteção de ativos humanos influencia a configuração de programas de pessoal que favoreçam o desenvolvimento e a retenção de talentos; e 107 o Resultados: Os diferenciais competitivos produzidos pelos ativos intangíveis são materializados nos diferenciais encontrados entre os resultados da organização e do setor ou do mercado de atuação 5.3 - Resumo A FNQ possui um modelo que é útil para avaliação, diagnóstico e orientação de qualquer tipo de organização, que faz uso de sete critérios para avaliar a excelência administrativa de uma organização. Dentre esses sete critérios está o que se refere à Gestão do conhecimento e Análise. O critério Gestão do Conhecimento e Análise é dividido, aqui , em quatro subcritérios ou itens, a saber: 1)-Gestão das informações (internas e comparativas); 2)-Capital intelectual; 3)-Monitoração ambiental e 4)- Análise crítica do desempenho global. Cada subcritério é considerado, no que respeita à avaliação do seu grau de excelência organizacional, quanto três aspetos: 1) - Arquitetura, Implementação e Padrão de Desempenho, isto é: sua estrutura, sua operação e padrões de desempenho considerados; 2) - Ciclo de Controle, referente às corretivas e preventivas tomadas em decorrência das análises do desempenho dos processos e 3) - Ciclo de Aprendizado que considera as inovações e as ações de melhoria tomadas em decorrência da avaliação dos padrões de desempenho e das informações comparativas pertinentes. O subcritério Gestão das informações aborda a forma como é feita: 1) - a gestão das informações internas; 2) - a gestão das informações comparativas pertinentes utilizadas para apoiar os principais processos; e 3) - a tomada de decisão e a melhoria do desempenho da organização. A gestão das informações deve assegurar a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade da informação. 108 5.4 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 1. Qual a relação entre o Malcolm Baldrige National Quality Award, e a Fundação Nacional da Qualidade - FNQ? 2. Quais os sete critérios que a FNQ faz uso para avaliar a excelência administrativa de uma organização? 3. As informações e o conhecimento são os principais insumos para o planejamento estratégico e a comunicação necessária para a excelência da gestão. Qual a principal função das informações e conhecimento na formulação das estratégias? 4. Para balizar a busca da excelência e o aumento de competitividade, é necessário identificar as fontes de informações comparativas que sirvam como referencial de mercado e estímulo para a melhoria de produtos e processos. Qual a importância das informações comparativas para o relacionamento com clientes? 109 CAPÍTULO 6: GESTÃO DO CAPITAL INTELECTUAL por Eudes L. de Castro Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: a) - conceituar capital intelectual, suas características e importância para a organização; b) - mencionar a forma como o capital intelectual pode ser gerido; c) - situar a importância da gestão de marcas e patentes para a organização. Sumário: 6.1 - Capital intelectual 6.2 - A gestão de marcas e patentes 6.3 - Resumo 6.4 - Veja se sabe responder 6.1 - Capital intelectual Quanto à Gestão do Conhecimento e Análise consideraremos quatro subcritérios ou itens, a saber: •Gestão das informações (internas e comparativas) •Capital intelectual •Monitoração ambiental •Análise crítica do desempenho global No capítulo precedente foram discutidos alguns critérios da FNQ (2009) em relação a informações e conhecimento: Informações da organização; Informações comparativas e ativos intangíveis. Neste capítulo é dado destaque a uma parte dos ativos intangíveis: a monitoração 110 de marcas e patentes uma parte importante do capital intelectual da organização. Capital intelectual O capital Intelectual (intellectual capital) é o valor agregado aos produtos da organização por meio de informação e conhecimento. É composto: •pelas habilidades e conhecimentos das pessoas; •pela tecnologia; •pelos processos ou pelas características específicas de uma organização. Os dados trabalhados se transformam em informação. A análise da informação produz o conhecimento. O conhecimento utilizado, de maneira organizada, como forma de incrementar o acervo de experiências e a cultura da organização, se constitui em capital intelectual. A gestão do capital intelectual ocupa-se da forma como a organização estimula, identifica, desenvolve e protege o conhecimento e o acervo tecnológico para desenvolver o capital intelectual. É muito importante a gestão do capital intelectual, especialmente aquele que garante o monopólio temporário decorrente de invenções. Zaccarelli (1996) considera a Administração das invenções como um dos fatores de sucesso de uma organização. O autor considera como fatores de sucesso: •Política do negócio; •Estratégia de Posição; •Estratégia competitiva; •Administração das invenções; e •Funcionalidade interna 111 A gestão do capital intelectual nas organizações preocupa-se muito com a gestão dos direitos e deveres relacionados com inovações, com patentes de invenção e direitos de marcas. O conceito restrito de inovação é um dos fatores de sucesso das empresas e consiste em coisa nova criada, descoberta ou concebida no campo da ciência ou da tecnologia para alcançar um dado fim e sobre a qual determinada empresa exerce temporariamente o monopólio da exploração. Processo de gestão do capital intelectual A gestão dos direitos e deveres das marcas e patentes de invenções consistena administração da gestão dos direitos oriundos do portfólio das invenções e marcas detidas pela empresa com intuitos estratégicos A gestão dos direitos e deveres das marcas e patentes de invenções também se ocupa da busca e seleção de informações não espontâneas referentes às ações e reações dos concorrentes no que concerne aos assuntos pertinentes a marcas e a invenções Para que a gestão do capital intelectual, numa organização, seja considerada excelente, ela deve responder adequadamente e em níveis elevados ao seguinte conjunto de questões: A) - Quanto à arquitetura e implementação da gestão do capital intelectual •Quais são as facilidades colocadas à disposição das pessoas para que possam transformar informações em conhecimento e o conhecimento em produtos e processos, criando valor para os clientes e para a organização? 112 •Como a organização identifica e/ou desenvolve o capital intelectual, a tecnologia e/ou os especialistas necessários para aproveitar as novas oportunidades e criar valor para os clientes? •Quais são as formas utilizadas pela organização para compartilhar as inovações tecnológicas e os conhecimentos adquiridos? •Como a organização protege o seu capital intelectual? •Qual o tratamento que é dado aos direitos autorais, às patentes, às tecnologias de produto e de processo, às bases de dados e aos procedimentos de gestão? •Como a organização gerencia seu portfólio de tecnologias, incluindo novas e descartando as obsoletas? •Como pode ser evidenciado o grau de aplicação dos principais processos referentes ao capital intelectual? •Quais são os principais padrões de desempenho adotados nos processos referentes ao capital intelectual? B) - Quanto ao ciclo de controle da gestão do capital intelectual •Quais são os métodos de medição e análise do desempenho dos processos referentes ao capital intelectual? •Quais os indicadores de desempenho, a frequência e os responsáveis pela medição e pela análise? •Como é assegurada a integridade das informações obtidas? •Quais foram as principais ações corretivas e preventivas implementadas em decorrência das análises do desempenho? C) - Quanto ao ciclo de aprendizado da gestão do capital intelectual •Como é feita a avaliação das práticas e dos padrões de desempenho do capital intelectual? 113 •Quais os indicadores de desempenho e/ou outras informações qualitativas, a frequência e os responsáveis pela avaliação? •Quais foram as principais ações de melhoria e inovações introduzidas em decorrência das avaliações e do uso de informações comparativas pertinentes? 6.2 - A gestão de marcas e patentes A importância de gerir corretamente as Marcas e as Patentes da empresa está ligada diretamente ao conhecimento ou ao valor que elas recebem ou possuem para a empresa. Uma marca pode ser o bem mais valioso dentre os imobilizados de uma empresa, ou seja: uma marca pode valer mais que todo o ativo tangível da empresa ou até mesmo ser a única razão de existência dela. Exemplo clássico disso é a marca "Coca-Cola". O que seria desta fábrica de refrigerantes se ela perdesse o direito de uso exclusivo desta marca que é seu principal produto com conhecimento no mundo todo? Zaccarelli(1996:81), baseado num estudo do Financial Word mostra que marcas como Coca-Cola, Marlboro, IBM, Motorola, HP, Microsoft valem bilhões de dólares. Daí a necessidade de ter um profissional ou departamento, que seja o responsável pela monitoração de marcas e patentes. Tal profissional será o Agente da Propriedade Industrial, credenciado e com registro profissional no INPI - Instituto Nacional de Propriedade Industrial - órgão governamental para cuidar administrativamente desta matéria, que está subordinado ao Ministério da Indústria, Comércio, Ciência e Tecnologia, ou empresa de serviço qualificada para tal responsabilidade. Ambos estarão cuidando do que é, em muitos casos, o maior patrimônio da empresa. 114 Há, assim, a necessidade de se fazer um acompanhamento das marcas ou patentes da empresa e dos concorrentes. Tal acompanhamento requer um processo semanal que pesquise e processe as alterações ocorridas e destacadas por revista especializada: a RPI - Revista da Propriedade Industrial, que é editada pelo INPI Instituto Nacional da Propriedade Industrial. Esta revista contém matérias pertinentes às áreas de marcas e de patentes. É veiculada de forma impressa e por disquete ou semelhante. Marcas Podemos definir marca como sendo o sinal colocado no produto ou serviço para diferenciá-lo dos demais. Rabaça e Barbosa (1987:383) conceituam marca (trade mark, em inglês) como sendo o símbolo que funciona como elemento identificador e representativo de uma empresa, de uma instituição, de um produto. Essa identificação pode ser obtida por várias formas significantes: •o nome da empresa, da instituição ou do produto (em inglês: brand name), em sua forma gráfica (escrita ou sonora (falada) •o símbolo visual - figurativo em emblemático (marca-símbolo); •o logotipo - representação gráfica do nome, em letras de traçado específico, fico e característico; •o conjunto desses símbolos, numa só composição gráfica, permanente e característica constituída pelo nome, pelo símbolo e pelo logotipo - dizendo-se, neste caso, marca corporativa ( também chamada de logomarca). As marcas dos produtos ou serviços de uma empresa são o meio pelo qual o público pode diferenciar tais produtos ou serviços, dos demais. 115 Uma vez tendo perdido tal direito de exclusividade de uso a empresa perdeu mercado e consequentemente o seu valor no mercado. O sistema de monitoração de marcas e patentes deverá prover informações decorrentes de leituras detalhadas da RPI, com vistas a encontrar referências às marcas ou patentes da empresa ou colidências com elas, de forma que permita à administração tomar as providências cabíveis. No caso das marcas, o responsável pela sua gestão, necessita possuir conhecimento profundo, especialmente os quesitos e características de cada uma das fases. Acompanhar uma marca, de forma a proteger o capital intelectual da empresa requer que o responsável saiba implementar as providências a serem tomadas em pontos específicos do processo - o que envolve, muitas vezes, medidas administrativas e até mesmo judiciais com vistas a coibir a invasão do seu mercado com produtos de marca semelhante ou idênticas. Patentes A patente é um documento legal que exprime o vínculo de criação ou de aperfeiçoamento entre um autor (o inventor) e um objeto. As patentes estão divididas em 3 (três) grupos 1.Patente de Invenção: bem imaterial, resultante da atividade inventiva, o qual resulta em algo, que pode estar distribuídos nos mais diversos campos da técnica, até então não utilizado ou desconhecido pelo homem. Pode ser atribuída a um novo produto, ou processo de industrialização desse produto, saindo do campo da imaterialidade para o campo da aplicação prática. Privilégio assegurado por 20 anos a contar da data de depósito. 2.Modelo de utilidade: É patenteável como modelo de utilidade, todo o objeto de uso prático e que seja suscetível de aplicação industrial, resultante do trabalho intelectual do seu criador e que resulte em melhoria 116 funcional. Nem todas as nações adotam esta classificação em seu código de Propriedade Industrial, encontramos este dispositivo de proteção na Alemanha, e entre os países que não encontramos destacamos a Suíça. Privilégio assegurado por 15 anos a contar da data de depósito. 3.Desenhoindustrial: No mundo globalizado, uma invenção pode ser conhecida em qualquer parte do planeta em poucos minutos. Desta forma um desenho que anteriormente se fazia de forma artesanal pode ser feito de forma industrial, com uma precisão milimétrica e o objeto desenhado pode ser industrializado aos milhões. O desenho industrial concede uma inovação estética ao produto, de modo que este produto possa ser reconhecido pelo comprador. Um exemplo são os modelo dos diversos tipos de máquinas de lavar roupa, liquidificadores, ou embalagens descartáveis de bebidas. Estes objetos podem ser reconhecidos pelo público comprador, mais tão somente a forma plástica é passível de proteção. Os puxadores de móveis, tapetes, modelos de solados de chinelos e até mesmo as configurações dos pneus de automóveis são exemplos de desenho industrial. Privilégio assegurado por 10 anos a contar da data de depósito, renovável por mais três períodos consecutivos de cinco anos. A patente confere ao inventor uma exclusividade temporária sobre aquilo que ele inventou ou sobre aquilo que ele aperfeiçoou. O prazo de exclusividade temporária começa a contar da data em que o inventor faz o depósito da patente, isto é, da entrega ao INPI de uma descrição do que inventou ou do que aperfeiçoou. Uma vez patenteado ninguém pode produzir o objeto inventado ou introduzir os aperfeiçoamentos, sem que o inventor autorize. O inventor faz isso, geralmente, mediante uma remuneração. Desta forma, uma empresa não necessita ter seu laboratório de pesquisas, bastando para tal, acompanhar e adquirir invenções de 117 interesse do seu negócio. Comprando a patente a empresa fica com o direito de produzir com exclusividade o objeto, até que se extinga o privilégio. Vinte anos depois da data do depósito, a patente cai em domínio público e pode ser reproduzida livremente. Percebe-se facilmente, deste modo que a monitoração de patentes requer que se: •verifique o depósito de novas invenções de interesse da empresa; •acompanhe as patentes adquiridas pela empresa •acompanhe eventos especiais das patentes dos concorrentes - como queda em domínio público por extinção do prazo ou por irregularidade no processo; •acompanhe a evolução do know-how dos empregados da empresa quanto ao uso e domínio da tecnologia desenvolvida ou adquirida. A patente é, com efeito, muitas vezes, o bem maior e invisível de uma empresa. Em muitos casos é o seu o seu único patrimônio. É o caso, por exemplo, de um laboratório de pesquisa que não comercializa nenhum produto que tenha o consumidor final como o seu público alvo imediato. Se esta empresa não tiver um sistema de registro e controle de patentes, o produto dos seus esforços seria nulo, já que só o registro de patentes pode demonstrar e provar ser ela a detentora da invenção. Assim a empresa necessita acompanhar o processo de registro das suas patentes. Mas só o registro não é o suficiente. Se faz se necessário, também, ter um sistema de acompanhamento das suas invenções e das invenções dos concorrentes. Um acompanhamento falho do processo pode fazer com que a patente caia em domínio público, isto é: passe para uma situação que qualquer empresa pode reproduzir o objeto patenteado. Ao deixar cair em domínio público qualquer patente sobre as quais detenha 118 direito, por ineficiência de acompanhamento de processo, a empresa permite que o seu concorrente lance produto similar, tirando do seu mercado clientes. O inverso também é correto, pois, algum concorrente, ao deixar cair em domínio público uma patente, possibilitará que a empresa lance produto similar, ampliando mercado 6.3 - Resumo A gestão do capital intelectual ocupa-se da forma como a organização estimula, identifica, desenvolve e protege o conhecimento e o acervo tecnológico para desenvolver o capital intelectual. Deve ser dada uma importância especial à administração das invenções (próprias ou adquiridas) que Zaccarelli (1996) considera um dos fatores de sucesso da organização. O sistema de monitoração de patentes deve acompanhar a ocorrência de depósitos de novas invenções de interesse da empresa, as patentes adquiridas pela empresa, os eventos especiais das patentes dos concorrentes - como queda em domínio público por extinção do prazo ou por irregularidade no processo; e a evolução do know-how dos empregados da empresa quanto ao uso e domínio da tecnologia desenvolvida ou adquirida. O sistema de monitoração de marcas deverá prover informações referentes às marcas próprias ou de concorrentes impedindo o uso inadequado das marcas detidas pela organização. 6.4 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 1. Formule o conceito de capital intelectual, por suas próprias palavras. 119 2, Por que para Zaccarelli a administração das invenções detidas pela empresa é um fator de sucesso para ela? 3. Conceitue marca. Recorte um anúncio de um jornal ou revista que contenha uma marca usada por uma empresa. Analise a marca. Ela está associada à empresa ou ao produto? 4. Conceitue patente de invenção. Indique um produto corrente no mercado que, possivelmente, esteja protegido por patente de invenção. 5. Indique um produto corrente no mercado que, possivelmente, sua patente tenha caído em domínio público. 6. Indique o nome e endereço de três empresas que poderiam ajudar a sua empresa a proteger suas marcas e patentes. 7. Pesquisa de campo. Escolha uma dessas empresas e entreviste, mesmo por telefone, um Agente da Propriedade Industrial, objetivando saber mais sobre a importância da monitoração de marcas e patentes para uma organização. Tal agente pode ilustrar, com um caso concreto o prejuízo que uma monitoração deficiente causou a uma empresa? Identifique o respondente e transcreva as respostas. Inquira antes se há alguma objeção à divulgação do nome da empresa em questão. 120 CAPÍTULO 7: MONITORAÇÃO AMBIENTAL Por: Cida Sanches e Marisa Regina Paixão Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a descrever a importância e as características da monitoração ambiental. Sumário: 7.1 - Monitoração ambiental: conceito e importância 7.2 - Monitoração da estratégia de posicionamento 7.3 - Monitoração da estratégia competitiva 7.4 - Monitoração da qualidade do negócio 7.5 - Gestão da monitoração ambiental 7.6 – Sinais fracos 7.7 - Resumo 7.8 - Veja se sabe responder 7.1 - Monitoração ambiental: conceito e importância Nos capítulos precedentes, quanto ao critério Gestão do conhecimento e Análise, consideraremos quatro subcritérios ou itens, a saber: •Gestão das informações (internas e comparativas) •Capital intelectual •Monitoração ambiental •Análise crítica do desempenho global 121 Neste capítulo vamos abordar o conceito e a importância da monitoração ambiental para as organizações, e, na próxima vamos ver quais os quesitos que devem ser atendidos para que se considere a monitoração ambiental, excelente. A monitoração ambiental pode ser conceituada como o levantamento de informações provenientes do ambiente com a qual a organização interage: clientes, concorrentes, governos, sociedades, mudanças culturais, tecnológicas, etc. Moura (1999:31 denomina-a de informação ambiental e considera-a um recurso estratégico de grande importância, na medida em que permite à empresa definir a direção a ser seguida, o mercado foco de atuação, o modo como a empresa se deve relacionar com o mercado,os desejos dos clientes, as ações da concorrência, as restrições impostas pelos governos (federal, estadual e municipal) e as pressões da sociedade, entre outras. E acrescenta que este tipo de informação é o insumo do processo de planejamento estratégico e a base para definição da estratégia de negócio dos objetivos empresariais e das políticas e diretrizes a serem seguidas. Zaccarelli (1996) considera que uma organização deve: •Fazer a monitoração da estratégia de posicionamento, isto é, a busca e seleção de informações, geralmente não espontâneas, referentes às ações e reações dos concorrentes no que concerne aos assuntos pertinentes às subestratégias de posicionamento; •Fazer a monitoração da estratégia competitiva, isto é, deve ocupar- se da busca e seleção de informações, geralmente não espontâneas, referentes às ações e reações dos concorrentes no que concerne aos assuntos pertinentes às estratégias competitivas •Fazer a monitoração da qualidade do negócio, isto é, a busca e seleção de informações não espontâneas, referentes às ações e 122 reações dos concorrentes no que concerne aos assuntos pertinentes à qualidade do negócio 7.2 - Monitoração da estratégia de posicionamento A estratégia de posicionamento tem por objetivo a busca de qualquer diferença na atuação na cadeia de valor que resulte em maior participação na distribuição do valor adicionado pela cadeia de valor. A organização, através da estratégia de posicionamento muda sua relação com as demais empresas do negócio. Pertence ao escopo da estratégia de posicionamento tudo aquilo que - dentro do mesmo negócio - afete oponentes ou concorrentes: Concorrente é toda e qualquer empresa que dispute o mesmo consumidor ou o mesmo segmento de mercado numa cadeia de fornecimento; Oponente é toda a e empresa que opera na mesma cadeia de fornecimento não disputando, porém, o mesmo consumidor. O diferencial mercadológico ou de posicionamento marca o modo de ação da organização na cadeia de valor e, portanto, não é geralmente percebida pelos clientes. A estratégia de posição (ou estratégia de participação na cadeia de valor) é relevante e exige a indispensável participação da alta administração. Mas a estratégia de posição só tem sentido se ela contribuir para qualquer vantagem competitiva. Em outras palavras: Estratégia de Posicionamento é a forma distinta, em relação aos concorrentes, de uma empresa ocupar determinado segmento de mercado, com vistas a facilitar vantagem competitiva. A monitoração da estratégia de posicionamento requer o domínio de alguns conceitos, dentre eles: 123 Cadeia de fornecimento A cadeia de fornecimento é o conjunto de empresas ligadas pela sucessão ou seriação de produtos ou serviços, onde os produtos produzidos por uma empresa são insumos da empresa seguinte na cadeia. Valor Adicionado $1 $4 $2 $2 $4 Soma dos valores adicionados (Salários+ Impostos + Lucros)= $13 Preço de venda ao consumidor = $13 Figura 7.1: O valor pago pelo consumidor, (neste exemplo $13) representa sempre o total dos valores adicionados na cadeia de valor e tais valores correspondem a salários, impostos e lucros. Fonte: Zaccarelli (1996) Na cadeia de fornecimento (ou cadeia de valor) os produtos vão-se transformando, ganhando valor maior. Importa levar em conta a POSIÇÃO que a empresa ocupa dentro da cadeia, em especial quanto à distribuição de lucros. Esta é uma informação valiosa que o sistema de informações necessita disponibilizar. A figura 7.1 mostra como o valor agregado ocorre ao longo da cadeia. Observar que os “insumos” nada mais são do que a soma dos valores adicionados (salários, impostos e lucros) pelos elementos anteriores da cadeia. NO exemplo da figura 7.1 o produtor da matéria prima extrai gratuitamente seus “insumos” da Natureza e os vende por $1. Este valor incorpora salários, impostos e lucros (SIL) da sua operação produtiva. O produtor adquire os insumos ao preço de $1 e acrescenta $4 (SIL) vendendo por $5; O intermediário transportador adquire por $5, adiciona 124 $2 (SIL) e os vende por $7 ao atacadista que adiciona $2 (SIL) e os vende por $9 ao varejista, que adiciona $4 (SIL) e os vende ao consumidor por $13. Este é o preço pago pelo consumidor e corresponde à soma dos valores adicionados (SIL) ao longo da cadeia de valor. Como tais lucros estão distribuídos? Esta é uma importante questão que a monitoração da estratégia de posicionamento deve responder. Observar que uma mudança na estratégia de posicionamento pode implicar em ampliar as atividades ficando com os custos e lucros decorrentes da nova estratégia. O produtor pode passar a ser também intermediário transportador, passando a entregar seu produto ao atacadista; o atacadista pode passar a fazer a função do varejista, entregando diretamente os produtos ao consumidor. O exemplo da figura 7.2 mostra o posicionamento de um produtor de leite na Cadeia de Fornecimento para o leite. Esterco Novilhas Bezerras e Vacas Figura 7.2: Cadeia de suprimento para o leite. O produtor de leite pode modificar a sua estratégia de posicionamento vendendo diretamente para produtor de queijos e para indústria de derivados do leite. Fonte: Zaccarelli (1996). 125 Para entender a estratégia de posicionamento é preciso levar em conta, também, o conceito de Negócio Padrão: Estrutura de negócio típica ou dominante de um grupo de empresas ou de uma determinada indústria. Daqui se deriva o conceito de Negócio sub-padrão: Estrutura de negócio de um pequeno grupo de empresas de uma determinada indústria que difere do negócio padrão em um ou mais aspectos. Através da Estratégia de Posicionamento a empresa foge das condições-padrão do negócio. No exemplo acima no negócio padrão o produtor de leite vende para uma grande empresa de leite. Se o produtor de leite em vez de vender para a grande empresa vender diretamente para o varejo, melhora a sua posição na cadeia - e sai das condições-padrão. Esta mudança afeta sobretudo seu OPONENTE - a grande empresa de leite. Zaccarelli afirma que o “oponente é o intermediário que deixou de ser servido”. É possível que tal oponente retalie. Observe-se que o Consumidor não reconhece esta “guerra”. As modificações na cadeia de posicionamento podem representar integração de insumos/produtos que são de dois tipos: vertical e horizontal. A integração vertical consiste na compra de empresas fornecedoras ou empresas clientes. O objetivo desta integração não é o de reduzir custos - embora isso possa ocorrer - mas o de obter regularidade, isto é, melhorar a qualidade do negócio. A integração vertical é toda aquela que envolve a aquisição (ou abertura) de empresa compradora ou fornecedora de insumos/produtos. Exemplo disto: fábrica de blocos que adquire fábrica de cimento, uma pedreira e uma mina de areia. A integração horizontal consiste na ampliação das atividades dentro do mesmo ramo. Por exemplo: empresa varejista de material de construção 126 que vende areia, cal e cimento e adquire uma outra que vende pedras e uma outra que vende materiais diversos. Um outro conceito a ter em conta é o de cluster. Porter (1989) conceitua cluster como sendo um conjunto de muitas empresas do mesmo tipo, caracterizado por atenderem total ou parcialmente dez condições: 1. concentração geográfica; 2. vários tipos de empresas e instituições de apoio na região; 3. alta especialização; 4. cooperação entre empresas e seus fornecedores; 5. aproveitamento de subprodutos; 6. reciclagem de materiais;7. muitas empresas do mesmo tipo; 8. intensa disputa; 9. administração dinâmica e moderna; e 10. defasagem tecnológica uniforme Zaccarelli (1996:98) aponta que a grande maioria dos tipos de empresas forma cluster e vão, então, ocorrer duas competições de tipos diferentes, porque são baseadas em diferentes vantagens competitivas: A) - a competição dentro do cluster entre suas empresas e B) - a competição das empresas do cluster com empresas fora deste. O monitoramento da estratégia de posicionamento é um subconjunto da monitoração do ambiente empresarial e ocupa-se da busca e seleção de informações não espontâneas referentes às ações e reações dos concorrentes no que concerne aos assuntos pertinentes à estratégia de posicionamento, incluindo informações sobre: 1. alianças estratégicas 2. integrações verticais; 127 3. integrações horizontais; 4. adaptação; 5. cooperação; 6. imitação; 7. reação; 8. controle da cadeia de suprimentos; 9. despistamento; e 10. agressão. 7.3 - Monitoração da estratégia competitiva A estratégia competitiva tem por objetivo obter uma Posição Competitiva melhor do que os concorrentes junto aos consumidores, isto é melhorar a situação da empresa, em um determinado momento, em relação a seus concorrentes decorrente da análise do perfil competitivo. Os conceitos mínimos associados à estratégia competitiva já foram formulados em capítulos anteriores. Ao analisar a estratégia competitiva a Alta Administração deve considerar alguns elementos, tais como Perfil competitivo que é o conjunto dos fatores de competitividade de uma empresa, e que sintetiza sua posição competitiva. Segmento do mercado que é a parte do mercado onde se realiza o conjunto das relações de demanda e oferta de um conjunto determinado de produtos ou de serviços Observar que enquanto na de Posicionamento os termos dominantes são NEGÓCIO e CONCORRENTES, na estratégia Competitiva são MERCADO e CONSUMIDORES. 128 A monitoração da estratégia competitiva requer a busca e seleção de informações não espontâneas referentes às ações e reações dos concorrentes no que concerne aos assuntos pertinentes às estratégias competitivas, em especial ao estudo do Perfil Competitivo da própria empresa e dos perfis dos concorrentes. Zaccarelli (1996:87) afirma que um Perfil Competitivo pode conter meia centena de fatores de competitividade, mas aproximadamente vinte fatores podem contribuir para as vantagens competitivas. E ilustra o conceito de Perfil Competitivo com um exemplo de uma Pizzaria que considera 1) atendimento dos garçons; 2) demora do pedido; 3) qualidade da pizza; 4) ambiente; 5) variedade do cardápio; 6) conservação e limpeza; 7) localização; 8) Estacionamento; e 9) preço. Cabe ao sistema de informações a obtenção e constante atualização dos perfis competitivos (da própria empresa e dos principais concorrentes) de forma a poder subsidiar a tomada de decisões da Alta Administração. Kin e Mauborgne (2000) fazem uso do Perfil Competitivo para ilustrar a busca de um novo valor por um hotel , usando os seguintes elementos do produto ou serviço: 1) - instalações de alimentação; 2) - estética arquitetônica; 3) - saguões; 4) - tamanho dos quartos; 5) - 129 disponibilidade dos recepcionistas; 6) - mobília e amenidade nos quartos; 7) - qualidade da cama; 8) - higiene; 9) - silêncio do quarto; 10) - preço. O Perfil Competitivo da própria empresa e das empresas concorrentes, geralmente tem a forma mostrada na figura 7.3. Elementos do produo/serviço Instalações de alimentação Estética arquitetônica Saguões Tamanho dos quartos Disponibilidade dos recepcionaistas Mobília e amenidades nos quartos Qualidade da cama Higiene Silência do quarto Preço Accor: Formule 1 Média dos hotéis duas estrelas Perfil Competitivo 5 Legenda 1 2 3 4 Figura 7.3: Exemplo de Perfil Competitivo ou curva de valor. São listados os elementos do produto/serviço que podem produzir vantagem competitiva. Fonte: Kim e Mauborgne 2000 (adaptado). 7.4 - Monitoração da qualidade do negócio A qualidade do negócio é nível da potencialidade de sucesso ou de insucesso de uma empresa, determinado pela análise estrutural da indústria, de forma a qualificar o negócio numa escala cujos pontos terminais são definidos por mau negócio e bom negócio. Porter (1991) identificou cinco forças determinantes, cuja atuação, em conjunto, resulta em uma mesma base para o nível de lucratividade 130 (baixa, média ou alta) das empresas no negócio. Um negócio ideal seria aquele que apresentasse: 1.altas barreiras para a entrada; 2.inexistência de barreiras para a saída; 3.pequeno grau de rivalidade, 4.inexistência de produtos substitutos; 5.maior poder de negociação que os clientes e fornecedores À análise para verificar a “qualidade de um negócio” Porter (1999) deu o nome de Análise Estrutural da Indústria. Esta análise é um procedimento destinado a diagnosticar a qualidade de um negócio, com base em cinco forças determinantes que mensuram os componentes de sucesso e de insucesso de um negócio de uma empresa e dos seus concorrentes. O benefício da análise é conhecer quais são os componentes do sucesso ou insucesso do nosso negócio a empresa e para todos os concorrentes. Borgatti Neto (2000:43) chama atenção para o fato de que a análise das cinco forças deve ser independente de fatores de curto prazo, e, para tal, devem ser analisadas em profundidade as causas de cada força. Para se fazer cuidadosamente uma análise estrutural do negócio deve-se avaliar os possíveis componentes de cada uma das cinco forças ou determinantes do sucesso (ou insucesso) do negócio. O sistema de informações, para possibilitar a análise ambiental quanto à qualidade do negócio, deve prover um conjunto de informações que podem ser estruturadas em torno de cada uma das cinco forças apontadas por Porter. O conceito de negócio está intimamente relacionado com a indústria onde tal negócio se situa. Um bom negócio possibilita que todas as 131 empresas que estejam nele sejam bem sucedidas. Existe uma tendência para que todas as empresas de um negócio tenham o mesmo nível de sucesso. Todas as cervejarias de um país, todas as franquias de fast-food, todas as editoras de livros, etc. têm lucratividade semelhante entre si. Isso indica que existem determinantes para o sucesso (ou insucesso) que são comuns a todas as empresas do negócio ou ramo industrial. Eles afetam simultaneamente todas as empresas de um mesmo negócio. Não se pretende discutir aqui a análise da qualidade do negócio, mas apenas apontar os inúmeros indicadores pertinentes à mesma e que o sistema de informações deve continuamente prover. A monitoração da qualidade dos negócios, nas quais a empresa opera ou nos quais pretende entrar, requer informações quanto a: barreiras (de entrada e de saída) grau de rivalidade, produtos substitutos; poder de negociação (com clientes e com fornecedores) Barreiras. Barreiras são dificuldades que qualquer empresa encontra para o ingresso ou saída de uma determinada indústria. A existência de barreiras para a entrada dificultam o surgimento de novos competidores para dividir o mercado, e, portanto, tornam o "negócio bom". A inexistência de barreiras para a saída, especialmente nos momentos de crise, facilitam o fechamento de empresas, deixando as remanescentes com a maior fatia do mercado. O fechamento de um concorrente facilita a sobrevivência e o sucessodas empresas que resistiram às dificuldades do mercado 132 Importância das barreiras. As barreiras de entrada têm uma importância alternativa em relação às de saída, já que as primeiras são mais importantes num mercado em crescimento e, as últimas, são decisivas num mercado em crise (Zaccarelli, 1996) Barreiras de entrada, são as dificuldades para o ingresso de empresas em uma determinada indústria, tais como: A) tamanho mínimo do empreendimento; B) sofisticação tecnológica; C) identidade da marca; D) reputação da empresa; E) complexidade da distribuição; F) fontes de insumos; G) normas governamentais; H) retaliação esperada; I) dificuldades para os clientes mudarem de fornecedor Barreiras de saída são as dificuldades para o encerramento da empresa em uma determinada indústria, tais como: A) número de concorrentes no mercado; B) recuperação de investimentos; C) despesas com fechamento; D) restrições legais e sociais; E) Inter-relações estratégicas; F) Barreiras emocionais e G) Alternativas de outros negócios Rivalidade. É mais difícil ter sucesso quando os concorrentes disputam palmo a palmo sua posição no mercado atual e futuro. O 133 grau de rivalidade é determinado, principalmente, pelas características da indústria, e, em menor grau, pela personalidade dos executivos (Zaccarelli, 1996). A rivalidade praticamente não envolve “fatores pessoais” dos executivos que comandam as organizações. São os seguintes os fatores da rivalidade: Fatores impessoais: 1. Concorrentes todos equilibrados 2. Taxa de crescimento do negócio 3. Custos fixos relativos 4. Excesso crônico de capacidade instalada para o mercado 5. Diferenciação de produto ou marca; 6. Módulo de acréscimo da capacidade Fatores pessoais 7. Prestígio das pessoas Produtos/Serviços Substitutos. O negócio ideal não possui produtos/serviços substitutos, que diminuem o tamanho e a natureza do mercado, dando outras opções aos clientes. Um bom produto/serviço substituto pode significar a extinção de todas as empresas, que não se adaptarem no devido prazo. São fatores de substituibilidade: 1. Preço relativo / Benefício relativo 2. Custo da mudança 3. Confiabilidade do substituto 4. Propensões emotivas 134 Poder de Negociação. Um maior poder de negociação que os clientes, resulta em bons preços de venda. Um maior poder de negociação que os fornecedores, resulta em bons preços de compra (Zaccarelli, 1996) Se as empresas de uma indústria não tiverem maior poder de negociação na cadeia de suprimentos, o lucro que poderiam gerar por sua atividade vai ser transferido para os clientes ou para os fornecedores, ou para ambos. São fontes de poder de negociação na compra e na venda: 1. Alternativas para fornecer (para comprar) 2. Volume relativo 3. Perecibilidade 4. Custos de estocagem 5. Custos de mudança de fornecedor (ou cliente) 6. Disposição para negociar 7. Possibilidade de “blefe” 8. Margem de negociação na cadeia de valor 7.5 - Gestão da monitoração ambiental Para que a monitoração ambiental, numa organização, seja considerada excelente, ela deve responder adequadamente e em níveis elevados ao seguinte conjunto de questões: A) - Quanto à arquitetura e implementação da monitoração ambiental •Como são determinadas as necessidades das informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio? •Quais são os critérios de seleção e os métodos de obtenção das informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio? 135 •Como as informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio são utilizadas no planejamento estratégico (construção da visão de longo alcance)? •Como são os procedimentos e quais as tecnologias utilizadas para satisfazer as necessidades dos usuários das informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio, no que se refere a confidencialidade, integridade, disponibilidade e ao nível de atualização? B) - Quanto ao ciclo de controle da monitoração ambiental •Quais são os principais padrões de desempenho adotados nos processos de informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio? •Quais são os métodos de medição e análise do desempenho dos processos de informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio? •Quais os indicadores de desempenho, a frequência e os responsáveis pelas informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio? •Como é assegurada a integridade das informações obtidas? C) - Quanto ao ciclo de aprendizado da monitoração ambiental •Como é feita a avaliação das práticas e dos padrões de desempenho de informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio? •Quais os indicadores de desempenho e/ou outras informações qualitativas, a frequência e os responsáveis pela avaliação das 136 informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio? •Quais foram as principais ações de melhoria e inovações introduzidas em decorrência das avaliações e do uso de informações de informações referentes às estratégias competitiva, de posicionamento e à qualidade do negócio? 7.6 – Sinais fracos O ambiente externo das empresas é fortemente competitivo e dinâmico, o que exige maturidade para que as mesmas se protejam de forma antecipativa, ética e sustentável. Logo, é importante monitorar o mercado onde a companhia se insere, de modo a aproveitar oportunidades e evitar ameaças externas, uma vez que apenas a eficiência operacional interna não será suficiente para garantir a sobrevivência e competitividade da empresa no longo prazo. Já foi visto que o monitoramento do ambiente externo é apresentado como um “programa sistemático e ético para o recolhimento, análise, e controle de informações que possam afetar planos, decisões e operações da empresa” (Miller, 2007). Entretanto, processos de IC (inteligência competitiva) bem sucedidos permitem mais do que tempo hábil de reação aos movimentos de mercado, pois permitem que as empresas possam antecipar e fornecer conhecimento e ponderação às fraquezas e às oportunidades das suas estratégias, assim como das de seus concorrentes. Monitoramento estratégico antecipativo é um processo pelo qual um indivíduo ou uma empresa buscam informações de maneira ativa e assimilam as informações de tipo antecipativo que dizem respeito a mudanças em seu ambiente socioeconômico, com o objetivo de reduzir 137 incerteza, criar oportunidades de negócio e agir no momento exato e de maneira rápida (LESCA e BLANCO, 1998). Quanto à informação competitiva Fleisher (2007), dá ênfase no chamado “actionable information” ou informação que possibilita ação, e a sua aplicabilidade no negócio. Ele explica que “IC deve ser vista como um processo de coleta de ‘actionable information’ sobre concorrentes e o mercado e que, idealmente, seja adicionada ao seu processo de planejamento de tomada de decisão a fim de melhorar o desempenho da empresa. Brody (2008) define ainda inteligência competitiva em termos de produtos, ferramentas e “deliverables” (entregas). Frequentemente, os produtos de IC são definidos como “informação tratada que propicia reflexão e vantagem competitiva” (BRODY, 2006). As definiçõescentradas em produtos podem refletir uma preocupação com a produtividade do processo e a necessidade de geração de resultados. A IC associa sinais, eventos, percepções e dados em testes de padrões e tendências a respeito do negócio e do ambiente competitivo.” Outros pontos que normalmente são objeto de discussão sobre o tema inteligência competitiva: 1) uso da inteligência competitiva para a definição das estratégias empresariais; 2) conhecimento adquirido como base para a obtenção de vantagens competitivas; 3) criação de ambientes para aprender e compartilhar conhecimento; 4) teorias diferentes sobre estratégia: centralização ou processo participativo; 5) inteligência competitiva como ferramenta para o processo de tomada de decisão em ambientes dinâmicos. 138 Um problema sério no campo da inteligência competitiva, é o relacionado à interpretação ou entendimento de sinais fracos captados na monitoração do ambiente externo com o objetivo de antecipar oportunidades e ameaças. Pode-se entender sinais fracos como sendo informações fragmentadas, ambíguas e incertas que a empresa capta do meio ambiente (PONCHIO et al. 2001). Lesca (2003) propõe, um processo criativo para interpretação de sinais fracos e identificação de mudanças denominado L.E.SCAning® para auxiliar as empresas a desenvolver uma estrutura que envolvesse a captura de sinais fracos ou informação estratégica antecipativa e, com o uso da inteligência coletiva, suportar o processo de tomada de decisão. O L.E.SCAning® é um processo coletivo e dinâmico, onde os funcionários da empresa coletam sinais fracos do ambiente externo de uma maneira voluntária a fim de usar o conhecimento criado para antecipar ações dos atores externos, produzindo resultados financeiros e vantagens competitivas. O ciclo de monitoramento estratégico do ambiente, proposto por LESCA (2003) que possibilita captar e tratar os sinais antecipativos identificados no ambiente socioeconômico da empresa pode ser visto na figura 7.4. Conforme a figura 7.4, o ciclo proposto por Lesca (2003) é composto por um conjunto de etapas: escolha do domínio de aplicação do processo de monitoramento; rastreamento dos sinais antecipativos; seleção individual do sinais; transmissão dos sinais aos interessados; seleção coletiva dos sinais; memória, isto é, armazenamento dos sinais; criação de sentido, ou seja, análise dos sinais; difusão das conclusões alcançadas a partir da análise dos sinais; reavaliação do alvo de monitoramento; e uma outra 139 atividade importante no processo, a atividade de animação, que visa manter o processo ativo na organização. Memórias Base do Conhecimento Criação Coletiva do Sentido Definição do Foco Ação Escolha do Domínio de Aplicação Perímetro do Dispositivo Transmissão Rastreamento Percepções Difusão Acesso ambiente Seleção individual Seleção coletiva ANIMAÇÃO Figura 7.4: Ciclo de monitoramento antecipativo. Fonte: Lesca (2003). Lesca e Kriaa (2004) constataram que é indispensável a figura do animador, indivíduo que mantém vivo o processo de monitoramento estratégico na organização, fazendo com que as pessoas permaneçam motivadas e ativas no processo de rastreamento dos sinais fracos. Uma das etapas que se destaca no ciclo é a etapa de criação de sentido. Conforme Lesca (2003), durante uma sessão de criação de sentido por um grupo de indivíduos de uma empresa, desenvolvem-se coletivamente representações possíveis e inovadoras do ambiente socioeconômico onde a empresa está inserida. 140 As representações são desenvolvidas a partir da exploração indutiva de sinais fracos (informações fragmentadas, ambíguas e incertas), mediante a utilização do conhecimento tácito e da memória individual ou coletiva dos indivíduos do grupo. Enfim, segundo Lesca (2003, p.79), “a criação coletiva de sentido é a operação coletiva em que é criado sentido e conhecimento a partir de certas informações (sinais fracos) que exercem o papel de estímulo indutor”. Criação de sentido é designada como o “processo pelo qual os indivíduos procuram construir explicações sobre situações e sobre suas experiências nessas situações” (SIMS e GIOIA, 1986, p.60). Lesca (2002, p.14) associa a criação de sentido à teoria do sensmaking, “que procurou normalmente explicar o processo retrospectivo por meio do qual um indivíduo ou um grupo constrói, compartilha e veicula representações a posteriori para compreender circunstâncias, fatos, eventos ou decisões do passado”. Segundo Lesca (2003), pratica-se a criação de sentido para atingir dois objetivos principais: -passar da informação à ação e -fazer emergir uma inteligência coletiva na empresa. Para o autor, a identificação de ameaças e oportunidades a partir de sinais obtidos do ambiente requer um processo heurístico de interpretação desses sinais. Na verdade, ele propõe que a criação de sentido seja encarada como um processo de criação de um quebra-cabeça, em que parte das peças está ausente, não é conhecida ou não está disponível. Trata-se de criar interpretações do ambiente futuro da empresa, por meio da identificação de hipóteses a respeito desse futuro, cuja percepção é parcial e incompleta. 141 No processo de criação de sentido deve-se preencher as partes ausentes do quebra-cabeça por meio de um processo de interação entre o conhecimento coletivo (do grupo de pessoas) e as informações disponíveis (os sinais fracos coletados no ambiente). O quebra-cabeça é montado em parte pela identificação das relações entre as informações obtidas e em parte criado, não apenas montado, a partir da interpretação coletiva do conjunto de informações. Calil (2005) dá um exemplo de interpretação de sinais fracos citando uma empresa fabricante de bens duráveis que levanta a hipótese de que um de seus fornecedores pode estar se preparando para tornar-se seu concorrente, ainda que esse fato não tenha sido anunciado. Fornecedor aumenta os preços Fornecedor não se interessa por financiamento de novo projeto Atrasos na entrega da matéria prima Fornecedor pretende entrar no mercado como concorrente Figura 7.5: Exemplo de interpretação de sinais fracos. Fonte: Calil (2005). Como consta na figura 7.5, a empresa nota atrasos no fornecimento de matéria-prima; o fornecedor mostra certo desinteresse em investir no desenvolvimento de um novo produto; a fábrica do fornecedor apresenta sinais de alteração da rotina de trabalho, com desmotivação dos funcionários. 142 Neste exemplo, a hipótese de que o fornecedor está para tornar-se concorrente é criada pelos executivos da empresa fabricante de bens duráveis ao interpretarem os sinais fracos. A geração dessa hipótese requer um processo criativo de interpretação dos sinais emitidos. De que forma os conceitos e técnicas de criatividade podem contribuir com o processo de criação de sentido? Lesca (1995) afirma que a criação de sentido no processo de monitoramento antecipativo é análoga à construção de um quebra-cabeça (figura 7.5). Existem peças faltantes, pedaços de informação que não foram obtidos, como uma informação que confirmasse a transformação do fornecedor em concorrente. Para completar esses pedaços de informação, é então necessário criar sentido (LESCA, 1995; 2003). O pedaço de informação faltante não foi obtido, ou eventualmente não existe, poder-se-ia pois pensar nele como uma essa oportunidade, ou criar, imaginar o pedaço a ser completado, entra em jogo o processo criativo. --um processo coletivo, segundo Lesca (1995; 2003).No entanto, a criação de sentido vai além da organização desse quebra-cabeça. Existem peças (pedaços de informação) que, segundo o autor, caem fora da fronteira originalmente imaginada para o quebra- cabeça. Pode-se notar que tanto Lesca (1995; 2003) quanto outros autores (SIMS e GIOIA, 1986) falam expressamente de criação de sentido. Não falam de construção. Construção implica a realização de algo que já foi anteriormente criado. O construtor constrói uma casa que já foi criada anteriormente por um arquiteto. O ato de construir não é, portanto, o ato de criar, mas o de reunir as ideias já concebidas. A interpretação dos sinais fracos, antecipativos, incompletos, exige criatividade. 143 Não se está falando da construção de um quebra-cabeça no sentido tradicional — o quebra-cabeça já está criado, basta construí-lo. Nesse caso, fala-se da criação de um quebra-cabeça que não existe. Lesca (2003) propõe, então, que se utilize o conhecimento coletivo da empresa, associado ao ato de criação, para dar sentido às informações obtidas. 7.7 - Resumo A monitoração ambiental pode ser conceituada como o levantamento de informações provenientes do ambiente com a qual a organização interage: clientes, concorrentes, governos, sociedades, mudanças culturais, tecnológicas Zaccarelli (1996) considera que uma organização deve fazer a monitoração da estratégia de posicionamento, da estratégia competitiva e da qualidade do negócio. O monitoramento da estratégia de posicionamento ocupa-se da busca e seleção de informações não espontâneas referentes às ações e reações dos concorrentes no que concerne aos assuntos pertinentes à estratégia de posicionamento, incluindo informações sobre:1) -alianças estratégicas; 2) - integrações verticais; 3) - integrações horizontais; 4) - adaptação; 5) - cooperação; 6) - imitação; 7) - reação; 8) - controle da cadeia de suprimentos; 9) - despistamento; e 10) - agressão. A monitoração da estratégia competitiva requer a busca e seleção de informações não espontâneas referentes às ações e reações dos concorrentes no que concerne aos assuntos pertinentes às estratégias competitivas, em especial ao estudo do Perfil Competitivo da própria empresa e dos perfis dos concorrentes. A monitoração da qualidade dos negócios, nas quais a empresa opera ou nos quais pretende entrar, requer informações quanto a: 1)- barreiras 144 (de entrada e de saída); 2)- grau de rivalidade; 3) -produtos substitutos; 4) - poder de negociação (com clientes e com fornecedores). Um dos aspectos importantes da monitoração ambiental é a captação e criação de sentido de sinais fracos: informações fragmentadas, ambíguas e incertas. 7.8 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: Parte 1: 1.Conceitue monitoração ambiental (incluindo os aspectos que ela abrange). 2. Qual o objetivo do monitoramento da estratégia de posicionamento? 3. O que deve ser monitorado no que se refere a alianças estratégicas? 4. O que deve ser monitorado no que se refere a integrações verticais? 5. O que deve ser monitorado referente a integrações horizontais? Parte 2: 6. O que deve ser monitorado com relação a adaptação? 7. O que deve ser monitorado em relação a cooperação? 8. E em relação a imitação? 9. O que deve ser monitorado em relação a reação? 10. O que se monitora em relação a controle da cadeia de suprimentos? Parte 3: 11. O que se monitora em relação a despistamento? 12. O que se monitora com relação a agressão? 13. Qual o objetivo da monitoração da qualidade dos negócios? 14. O que é monitorado quanto a barreiras (de entrada e de saída)? 145 15. O que é monitorado quanto à rivalidade? 16. O que é monitorado quanto a produtos substitutos? 17. O que é monitorado quanto a poder de negociação (com clientes e com fornecedores)? 18. O que são sinais fracos? 19. O que se pode entender como “criação de sentido” dos sinais fracos captados do meio ambiente por uma empresa? 146 CAPÍTULO 8: ANÁLISE CRÍTICA DO DESEMPENHO GLOBAL Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a a apontar os aspectos mais relevantes associados à análise crítica do desempenho global da organização e a descrever as etapas principais para a construção de um sistema de indicadores. Sumário: 8.1 - Análise crítica do desempenho global da organização 8.2 - Resultados da organização 8.3 - Sistema de indicadores 8.4 - Resumo 8.5 - Veja se sabe responder 8.1 - Análise crítica do desempenho global da organização Neste capítulo vamos abordar a análise crítica do desempenho global e fazer uma abordagem preliminar ao conjuntos de indicadores. Este subcritério considera a análise do desempenho global da organização e não o acompanhamento das atividades, processos e sistemas rotineiros. As análises do desempenho dos processos relativos ao produto, de apoio e de gestão não fazem parte do escopo do presente subcritério. Este subcritério ocupa-se da forma como é analisado criticamente o desempenho global da organização, isto é a avaliação do progresso em relação às estratégias, planos e metas, apoiar a tomada de decisão e permitir a correção de rumos e a identificação de oportunidades para melhoria ou inovação. 147 Para que a análise crítica do desempenho global da organização, seja considerada excelente, ela deve responder adequadamente e em níveis elevados ao seguinte conjunto de questões: A) - Quanto à arquitetura e implementação da análise crítica do desempenho global da organização •Como é analisado criticamente o desempenho global da organização em relação às estratégias, aos objetivos e aos planos? •Quais são os indicadores de desempenho, as informações qualitativas, as informações comparativas e/ou as variáveis do ambiente externo que fazem parte da análise crítica do desempenho global? •Como os fatores que afetam o desempenho global são investigados? •Como são elaborados os planos de ações corretivas e preventivas? •Como as conclusões da análise do desempenho global, incluindo-se os planos de ação e de melhoria, são comunicados às partes interessadas? •Como pode ser evidenciado o grau de aplicação dos principais processos da análise crítica do desempenho? •Quais são os principais padrões de desempenho adotados nos processos referentes à análise de desempenho global da organização? B) - Quanto ao ciclo de controle da análise crítica do desempenho global da organização •Quais são os métodos de medição e análise do desempenho dos processos referentes à análise crítica do desempenho? •Quais são os indicadores de desempenho, a frequência e os responsáveis pela medição e pela análise? 148 •Quais foram as principais ações corretivas e preventivas implementadas em decorrência das análises do desempenho? C) - Quanto ao ciclo de aprendizado da análise crítica do desempenho global da organização •Como é feita a avaliação das práticas e dos padrões de desempenho referentes ao ciclo de aprendizado? •Quais foram as principais ações de melhoria e inovações introduzidas em decorrência das avaliações e do uso de informações comparativas pertinentes? 8.2 - Resultados da organização Já vimos que a FNQ possui um modelo que é útil para avaliação, diagnóstico e orientação de qualquer tipo de organização. Vimos que tal modelo faz uso de oito critérios para avaliar a excelência administrativa de uma organização. 1Liderança 2Estratégiase Planos 3 Clientes 4 Sociedade 5 Informações e Conhecimento 6 Pessoas 7 Processos 8 Resultados O quinto critério de excelência (Informações e conhecimento) já foi objeto de estudo em capítulo anterior. Neste capítulo serão abordados 149 alguns aspectos referentes ao oitavo critério que possui relação muito estreita e direta com a gestão de informações e do conhecimento. O termo resultados refere-se aos efeitos das atividades produzidos pela organização no atendimento aos requisitos de seu modelo de gestão. Sua importância é evidenciada pela necessidade prática de demonstrar a passagem do “discurso para a ação”, mostrando a medição do desempenho, o cumprimento das metas e o posicionamento em relação ao atingimento dos objetivos estratégicos (FNQ, 2009) O Critério 8 — Resultados — de acordo com a FNQ (2009) está estruturado em seis temas, inter-relacionados aos demais temas do Modelo, abrangendo todas as partes interessadas. O quadro 1 apresenta os temas e as respectivas inter-relações diretas com os outros temas e partes interessadas. É importante destacar que, devido à necessidade de integração das práticas, os resultados apresentados em cada tema devem apresentar correlações diretas e indiretas com diversos outros resultados de outros temas. O quadro 8.1 exibe alguns temas do critério Resultados e suas inter-relações diretas. O sistema de informações não cuida intrinsecamente da análise dos resultados da organização - mas sim, de prover métodos, dados e informações que possibilitem a análise crítica do desempenho da organização. Neste capítulo vamos abordar os tipos de indicadores que uma organização deve ter e que devem ser, portanto, de interesse do sistema de informações. Considerando que a maioria das organizações possuem fins lucrativos, indicadores pertinentes aos resultados econômicos são abordados aqui. Quadro 8.1: Temas do Critério Resultados, com suas inter-relações diretas e partes interessadas 150 TEMAS INTER-RELAÇÕES DIRETAS PARTE INTERESSADA Resultados econômico-financeiros Processos econômmico-financeiros Acionistas / Proprietários Resultados relativos aos clientes e ao mercado Imagem e conhecimento do mercado e relacionamento com clientes Clientes Resultados relativos à sociedade Responsabilidade socioambiental e desenvolvimento social Sociedade Resultados relativos às pessoas Sistemas de trabalho, capacitação e desenvolvimento e qualidade de vida Pessoas Resultados dos processos principais do negócio e dos processos de apoio Processos principais do negócio e processos de apoio Todas Resultados relativos aos fornecededores Relacionamento com fornecedores Fornecedores Fonte: FNQ, 2007.TEMAS INTER-RELAÇÕES DIRETAS PARTE INTERESSADA Resultados financeiros O sistema de informações deve prover os resultados dos principais indicadores de desempenho relativos à situação financeira da organização, incluindo as metas estabelecidas e as informações comparativas pertinentes. Quadro 8.2: Indicadores financeiros que podem ser usados na análise de uma organização. Grupo INDICADOR DEFINIÇÃO Endividamento (Passivo circulante + exigível alongo prazo) / Patrimônio líquido Composição do endividamento Passivo circulante / (Passivo circulante + exigível a longo prazo) Endividamento oneroso Recursos onerosos / (Passivo circulante + exigível a longo prazo) Imobilização Ativo permanente / Patrimônio líquido Liquidez corrente Ativo circulante / Patrimônio Líquido Liquidez geral (Ativo circulante + realizável a longo prazo) / (Passivo circulante + Exigível a longo Prazo) Prazo médio de recebimento de vendas Número médio de dias para o recebimento das vendas Prazo médio de renovação de estoques Número médio de dias para a renovação Prazo médio do pagamento das compras Número médio de dias para o pagamento das compras Ciclo financeiro Prazo médio para o recebimento das vendas + Prazo médio de renovação dos estoques - Prazo médio do pagamento das compras Geração de Caixa Saldo méio de caixo dicidido pelo total de vendas Giro do ativo Receita líquida / Ativo Rentabilidade do patrimônio líquido Lucro Líquido / Patrimônio Líquido Margem bruta (Receita de vendas - Custo dos produtos vendidos) / Receita de vendas Vendas Receita de vendas / Receita Prevista de vendas Crescimento da receita Total de vendas no período / Vendas no período anterior Valor econômico agregado (EVA) Lucro líquido - Custo de oportunidade do capital empregado EBITDA (LAJIDA) Lucro antes dos Juros, Imposto de Renda, Depreciação e Amortização Índice de cobertura das despesas financeiras EBITDA / Despesas financeiras Es tru tu ra A tiv id ad e R en ta bi lid ad e Liq ui de z Fonte: FNQ, 2007. 151 Caso a organização possua duas ou mais unidades, o sistema de informações deve considerar cada unidade separadamente e o conjunto de todas, consolidando os resultados. No caso de unidade autônoma cuja apresentação dos resultados financeiros é feita somente no nível corporativo, a sua contribuição individual para o resultado da corporação deve ser demonstrada. O sistema de informações deve prover indicadores direcionadores, tais como: Margem Bruta e Geração de Caixa e os indicadores resultantes, tais como: Rentabilidade sobre o Patrimônio Líquido, Valor Econômico Agregado (EVA), Liquidez Corrente e Crescimento da Receita. O quadro 8.2 mostra alguns indicadores de natureza financeira. Resultados relativos aos clientes e ao mercado O sistema de informações deve considerar indicadores referentes aos resultados relativos aos clientes, aos mercados e à sociedade, incluindo as metas estabelecidas e as informações comparativas pertinentes. Especialmente devem ser considerados os seguintes tópicos: A) - Resultados relativos aos clientes e aos mercados Os indicadores relativos aos clientes e aos mercados devem possibilitar que se estabeleçam os níveis correntes e as tendências dos principais indicadores relativos aos clientes e aos mercados, incluindo os indicadores resultantes e direcionadores, as metas estabelecidas, as informações comparativas pertinentes e os indicadores utilizados para avaliar as práticas de gestão e os padrões de desempenho. Os relatórios podem ser estratificados por resultados por grupos de clientes, segmentos de mercado e/ou tipos de produtos. Tais indicadores devem permitir que seja possível explicar resumidamente os resultados dos indicadores apresentados, esclarecendo as 152 eventuais tendências adversas, as falhas na obtenção das metas e os níveis de desempenho abaixo dos referenciais escolhidos. Desta forma devem ser incluídos neste item, no que se refere aos clientes e aos mercados, os indicadores direcionadores, tais como: Reclamações, Devoluções, Valor Relativo do Produto, Número de Clientes Visitados e Número de Inserções na Mídia e os indicadores resultantes, tais como: Participação no Mercado, Imagem, Conhecimento da Marca, Fidelidade dos Clientes, Insatisfação do Cliente e Satisfação dos Clientes. Ver mais exemplos no quadro 8.3. Quadro 8.3: Indicadores referentes a clientes e mercados que podem ser usados na análise de uma organização INDICADOR DEFINIÇÃO Participação no mercado Porcentual de vendas totais do setor de atuação Imagem Porcentual de entrevistados que têm imagem positiva da organização Conhecimento Porcentual de entrevistados que lembram da marca em primeiro lugar (top of mind); número de inscrições espontãneas e positivas na mídia; número de acessos ao site Fidelidade Porcentual de base de clientes que o são por um período definido (o período depende do tipo de negócio);porcentual de clientes exclusivos; porcentual de clientes com pedidos recorrentes; porcentual de clientes que consideram a organização como fornecedora preferencial. Satisfação Porcentual de clientes que se declaram muito ou totalmente satisfeitos Insatisfação Número de reclamações procedentes / Total de unidades vendidas (ou total de clientes atendidos); porcentual de devoluções de produtos defeituosos; número de reclamações recorrentes e graves / ligações ao SAC / entregas fora do prazo / atendimentos em garantia Relacionamento Tempo médio para solução de problemas relativos a: pré-venda, venda e pós-venda. Fonte: FNQ, 2007. Resultados relativos à sociedade Os indicadores relativos à sociedade devem permitir estabelecer os níveis correntes e as tendências de parâmetros referentes à sociedade, incluindo os indicadores resultantes e direcionadores, as metas estabelecidas, as informações comparativas pertinentes e os indicadores utilizados para avaliar as práticas de gestão e os padrões de desempenho. Tais indicadores devem permitir que sejam explicados resumidamente os resultados apresentados e esclarecidas eventuais 153 tendências adversas, as falhas na obtenção das metas e os níveis de desempenho abaixo dos referenciais escolhidos. No que se refere à sociedade, devem ser incluídos os indicadores direcionadores, tais como: Investimento em atividades sociais, Investimento em gestão ambiental e Passivo ambiental e os indicadores resultantes, tais como: Imagem pública, Custo Ambiental e Custo social. Quadro 8.4: Indicadores relativos à sociedade que podem ser usados na análise de uma organização INDICADOR DEFINIÇÃO Conformidade social Pontuação obtida pelo sistema de avaliação do Instituto Ethos, ou equivalente. Imagem pública Porcentual de entrevistados em pesquisas que declararam ter imagem positiva sobre a responsabilidade pública da organização. Número de inserções espontâneas positivas na mídia sobre iniciativas de responsabiliodade pública da organização. Investimento alocado em responsabilidade social Valor investido em programas sociais (incluindo o tempo disponibilizado do pessoal interno)/ Receita total Benefícios dos programas sociais Beneficio obtido pela sociedade com o programa: quantidade de problemas diminuídos; quantidade de pessoas favorecidas Conformidade ambiental Porcentual de requisitos atendidos divididos pelo total de requisitos totais aplicáveis baseados na legislação e nos compromissos ambientais assumidos Custo ambiental Custo dos danos causados ao meio ambiente no peíodo dividido pelas receitas no preríodo. Estes custos incluem: multas e sanções aplicadas pela sociede, correção de danos tais como limpeza de vasamentos, descontaminações, indenizações e custos relativos às interrupções de atividades. Investimento alocado em gestão ambiental Valor investido em gestão ambiental, incluindo o tempo disponibilizado do pessoal interno dividido pela receita total. Risco ambiental Quantidade de não conformidades ambientais, quantidade de aspectos ambientais inaceitáveis (aspecto cuja combinação de probabilidade, grau de controle e dano potencial ao meio ambiente é considerado muito alto e exige planos de melhoria) Passivo ambiental Custo potencial de tratamento e de adequação legal (custo estimado futuro para tratar resíduos, aterros, vazamentos etc., ocorridos no passado, bem como para geral multas, sanções e indenizações. Divulgação Valor despendido para diculgar as ações sociais e ambientais. Fonte: FNQ, 2007. Com relação à gestão ambiental, recomendamos a leitura do artigo Grau da Práxis da Gestão da Responsabilidade Ambiental Praticada por Usinas Sucroalcooleiras na Revista Brasileira de Agropecuária Sustentável (RBAS), v.4.n.2.,p.49-65, Dezembro, 2014, de autoria de Renata Longo e Manuel Meireles. No Anexo 1 é apresentada a escala Likert que pode ser utilizada para avaliar a gestão ambiental de uma organização. 154 Resultados relativos aos processos e fornecedores Os indicadores relativos aos processos e aos fornecedores devem permitir a análise dos desempenhos relativos aos produtos, aos processos e aos fornecedores, incluindo as metas estabelecidas e as informações comparativas pertinentes, devendo conter, pelo menos, os seguintes tópicos: A) - Resultados relativos aos produtos e aos processos; e B) - Resultados relativos aos fornecedores A) Resultados relativos aos produtos e aos processos Indicadores capazes de proporcionar uma análise dos níveis atuais e as tendências dos produtos e dos processos, incluindo os indicadores resultantes e direcionadores, as metas estabelecidas, as informações comparativas pertinentes e os indicadores utilizados para avaliar as práticas de gestão e os padrões de desempenho. Tais indicadores devem possibilitar que se explique resumidamente os resultados dos indicadores apresentados, esclarecendo as eventuais tendências adversas, as falhas na obtenção das metas e os níveis de desempenho abaixo dos referenciais escolhidos. Devem ser apresentados indicadores que se refiram aos resultados dos produtos, aos processos relativos ao produto e aos processos de apoio, incluindo os indicadores direcionadores, tais como: Conformidade de projeto, Geração de ideias de novos produtos, Homologação de novos produtos, conformidade dos processos, desperdício e flexibilidade e os indicadores resultantes, tais como: Conformidade dos produtos, Confiabilidade dos produtos, Tempo para recuperar o investimento em novos produtos e Receita proveniente de novos produtos. Ver outros exemplos no quadro 8.5. 155 Quadro 8.5: Indicadores relativos aos produtos e aos processos que podem ser usados na análise de uma organização Grupo INDICADOR DEFINIÇÃO % de produtos produzidos dentro do padrão Índices de rejeição em etapas críticas % de produtos reclassificados Prazo de entrega % de produtos entregues no prazo promrtido Atendimento em garantia Valor do atendimento em garantia / Valor total dos produtos Receita de novos produtos % de receita obtida de produtos lançados no período Tempo para recuperar o investimento Meses necessários para recuperar o capital investido em novos produtos ou novos processos seja equivalente ao lucro operacional gerado Número de não conformidades por projeto Tempo real do projeto / tempo previsto do projeto Custo real do projeto / custo previsto do projeto (forma remomendada com base no conceito ABC - Custo Baseado nas Atividades) Custo real do processo / custo ideal do processo Produção por pessoa da força de trabalho por período (p/h-h) Receita por pessoa da força de trabalho por período (r/h-h) Consumo por unidade produzida (energia, água, gás, vapor,etc) % da capacidade total utilizada Conformidade do Número de não conformidade por processo Variabilidade do processo Capabilidade (Cp) da variável crítica % de materiais perdidos em relação ao total utilizado Número de horas de retrabalho / total de horas programadas Tempo improdutivo / tempo total Qualidade do planejamento % da programação da produção realizada Indicadores específicos para a gestão de cada processo de apoio Tempo médio entre falhas de equipamentos críticos (MTBF) Quantidade de não-conformidades % de ordens de serviço atendidas no prazo programado Eficácia do sistema de qualidade (% de ações corretivas, % de ações preventivas, que neutralizaram não-conformidades) Premiações globais recebidas pela organização Desempenho da liderança em pesquisa de clima organizacional Quantidade de pessoas com potencial de liderança identificadas e desenvolvidas (% sobre o total de líderes atuais) % de planos estratégicos executados % de pessoas da força de trabalho envolvidas no planejamento % deconhecimentos críticos documentados e dissiminados Retenção de pessoas-chave (número de pessoas-chave que sairema espontanemanete no último período / número total de pessoas-chave) Disponibilidade da rede Conformidade do produto Conformidade do projeto Produtividade Eficiência operacional Desperdício Pr od ut o Monitoramento e controle dos processos Liderança Estratégia e planos Informação e conhecimento Pr oc es so s P rin ci pa is Pr oc es so s d e ap oi o A lta a dm in ist ra çã o Fonte: FNQ, 2007. B) - Resultados relativos aos fornecedores Os indicadores referentes aos fornecedores devem permitir estabelecer os níveis atuais e as tendências relativos aos fornecedores, 156 incluindo os indicadores resultantes e direcionadores, as metas estabelecidas, as informações comparativas pertinentes e os indicadores utilizados para avaliar as práticas de gestão e os padrões de desempenho. Tal conjunto de indicadores deve possibilitar que se explique resumidamente os resultados apresentados, esclarecendo as eventuais tendências adversas, as falhas na obtenção das metas e os níveis de desempenho abaixo dos referenciais escolhidos. No que se refere aos processos relativos aos fornecedores, devem ser incluídos os indicadores direcionadores, tais como: Eficácia do sistema de avaliação de fornecedores e relacionamento com fornecedores e os indicadores resultantes, tais como: Qualidade dos produtos e serviços fornecidos e Produtividade das aquisições. Ver outros exemplos no quadro 8.6 Quadro 8.6: Indicadores relativos aos fornecedores que podem ser usados na análise de uma organização INDICADOR DEFINIÇÃO Conformidade do produto Pontualidade na entrega % de compras vindas de fornecedores com qualidade assegurada Quantidade de não conformidades maiores por auditoria de fornecedor com qualidade assegurada Quantidade de não conformidades por unidade adquirida Índice global de desempenho (nota média ou ponderada das notas atribuídas aos diversos fatores Economia realizada no período decorrente de desencvolvimento de fornecedores Giro de estoque ( 365/ número médio de dias de estoque) Inflação específica ( índice montado com base na variação anual dos preços de aquisição de uma cesta de fornecimentos caracatrísticos das principais aquisições) O seu desempenho é aferido pela comparação com os índices clássicos de inflação % de ações corretivas implementadas no prazo e com eficácia pelos fornecedores % de fornecedores que participam de eventos promovidos pela organização % de fornecedores que demonstram envolvimento e comprometimento com os Valores e Princípios da organização % de fornecedores que possuem relacionamento caracatrizado como parceria, tais como, exclusividade, contratos de longo prazo tipo "profit sharing", etc. Qualidade dos principais produtos Produtividade de aquisição Relacionamento Fonte: FNQ, 2007. 157 Cabe fazer uma nota à expressão contratos tipo “profit sharing” vista no Quadro 8.6: são contratos com participação nos lucros. Quadro 8.7: Indicadores relativos às pessoas que podem ser usados na análise de uma organização Grupo INDICADOR DEFINIÇÃO % da força de trabalho envolvida em grupos multifuncionais % de pessoas que se declaram envolvidas e engajadas em atividades vinvuladas à estratégia (extraída de pesquisa de clima) % de pessoas que se sentem com autoridade e delegação suficientes (extraída de pesquisa de clima) % de pessoas que não necessitam de supervisão direta Número de sugestões implementadas /total de funcionários % de pessoas que participam de times de melhoria Tempo para atendimento a pedido de admissão Eficácia da seleção (porcentagem de pessoas admitiddas que permanecem após o período de experiência) Indicador consolidado (por nível ou área relativo às avaliações de desempenho) Indicadores relativos ao PLR (participação nos Lucros e Resultados) Valor econômico por pessoa (EBITDA / quantidade de pessoas da força de trabalho) % realizada das metas individuais e por equipes % de oportunidades preenchidas internamente % de pessoas promovidas nos últimos 12 meses Equidade de remuneração % de funções com equidade externa Habilidaes certificadas % das habilidades exigidas por função e que foram efetivamente disseminadas Eficiência do treinamento Medição do êxito do treinamento na prática, após um período pré- determinado (diretamente por melhoria de indicadores dos processos ou indiretamente por entrevistas com as chefias) Investimento em treinamento / Receita Número de horas de treinamento / Horas totais disponíveis % cumprido do plano de treinamento Cultura da excelência % de pessoas da força de trabalho que conhecem e praticam os Valores e os Princípios da organização (extraído de pesquisa de clima) Indicadores relativos aos respectivos programas Frequência e gravidade de acidentes Frequência de quase acidentes % de pessoas com doença ocupacional Número de pessoas treinadas; horas de treinamento em segurança Número de perigos significativos (Classe III e IV conforme OHSAS 18001) Índice de qualidade de vida (nota média ou ponderada extraída de pesquisa de clima) Índice de satisfação (% de pessoas que se declaram suficientemente motivadas e satisfeitas, extraída de pesquisa de clima) % de pessoas satisfeitas com os benefícios (extraída de pesquisa de clima) Saúde ocupacional, segurança e ergonomia Bem-estar, satisfação e motivação Q ua lid ad e de v id a Organização do trabalho Seleção e contratação Desempenho das pessoas Melhoria cointínua e produtividade Avanço nas carreiras Si ste m a de tr ab al ho Volume de treinamento Ca pa cit aç ão e d es en vo lv im en to Fonte: FNQ, 2007. 158 Com relação à OHSAS 18001, citada no Quadro 8.7, pode-se resumidamente afirmar que é uma abreviação de Occupational Health ans Safety Assessments Series oficialmente publicada pela BSI – British Standards Institution: é uma norma do Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional (SGSSO) que busca proteger e assegurar um ambiente de trabalho saudável e seguro. Esta norma é compatível com as normas para sistemas de gestão ISO 9001:2008 (Qualidade) e ISO 14001:2004 (Ambiental). Os perigos são estratificados em quatro classes, sendo que a classe III refere-se a danos com impacto prejudicial tais como: lesões de gravidade moderada na força de trabalho; danos severos a equipamentos ou instalações e danos devido a situações ou valores considerados toleráveis entre níveis médio e máximo; e a classe IV refere-se a danos extremamente prejudiciais tais como: morte ou lesões graves em uma ou mais pessoas; danos irreparáveis a equipamentos ou instalações e danos devido a situações ou valores considerados acima dos níveis máximos toleráveis. Resultados relativos às pessoas e ao ambiente organizacional Os indicadores relativos às pessoas e ao ambiente organizacional devem permitir a análise de desempenho relativos às pessoas e ao ambiente organizacional, incluindo as metas estabelecidas e as informações comparativas pertinentes. Os seguintes tópicos devem ser considerados: A) - Resultados relativos às pessoas Indicadores capazes de se estabelecer os níveis atuais e as tendências relativos às pessoas, incluindo os indicadores resultantes e direcionadores, as metas estabelecidas, as informações comparativas pertinentes e os indicadores utilizados para avaliar as práticas de gestão e os padrões de desempenho. 159 Os indicadores devem permitir que se explique resumidamente os resultados apresentados, esclarecendo as eventuaistendências adversas, as falhas na obtenção das metas e os níveis de desempenho abaixo dos referenciais escolhidos. Devem ser considerados indicadores direcionadores, tais como: Eficácia do treinamento, Volume de treinamento, Avanço na carreira, Segurança no trabalho e Rotatividade e os indicadores resultantes, tais como: Satisfação das pessoas, Competências do pessoal e Nível de retenção de talentos. B) - Resultados relativos ao ambiente organizacional O conjunto de indicadores referentes ao ambiente organizacional deve permitir que se estabeleçam os níveis atuais e as tendências relativos ao ambiente organizacional, incluindo os indicadores resultantes e direcionadores, as metas estabelecidas, as informações comparativas pertinentes e os indicadores utilizados para avaliar as práticas de gestão e os padrões de desempenho. Tais indicadores devem possibilitar que sejam explicados os resultados dos indicadores apresentados, esclarecendo as eventuais tendências adversas, as falhas na obtenção das metas e os níveis de desempenho abaixo dos referenciais escolhidos. No que se refere ao ambiente organizacional, devem ser incluídos os indicadores direcionadores, tais como: Habilidade dos líderes e os indicadores resultantes, tais como: Satisfação com a liderança e Grau de implementação das estratégias. 160 8.3 - Sistema de indicadores Embora o sistema de informações deva prover indicadores, Muscat (1994) afirma que é preciso identificar quais são as medidas mais importantes a serem feitas. E isso depende de objetivos e metas. E continua: E, como objetivos e metas mudam no tempo, pode ser necessário redefinir o conjunto de indicadores quando o contexto de operação se altera. Em síntese, cada empresa terá que realizar as medidas mais adequadas à sua situação e à sua visão de futuro . Para projetar um sistema de indicadores Muscat(1994) recomenda as seguintes etapas: 1.Conhecer os objetivos que a empresa pretende atingir em certo prazo, como lucro e fatia do mercado; 2.Conhecer a estratégia competitiva (definida após o estudo do ambiente competitivo, da análise das competências existentes na organização e tendo em consideração o estilo empresarial ) 3.Fixar as características fundamentais que o produto da empresa deve apresentar para ter sucesso na competição com outros produtos ; 4.Definir os fatores críticos de sucesso - os aspectos em que a empresa deverá, necessariamente, ter bom resultado para que a estratégia competitiva seja eficaz ; 5.Identificar as variáveis que permitam medir os resultados em termos dos fatores críticos do sucesso. (Tais variáveis constituem os indicadores básicos para a organização) 6.Os indicadores básicos são em seguida desdobrados para serem considerados pela organização toda de forma alinhada. (Após esta fase, estará projetado o sistema). 161 Um projeto para projetar e implantar o sistema de indicadores, conforme Muscat pode ser visto na figura 8.1. Cabe observar que um sistema de indicadores coerente deriva dos objetivos que a organização pretende atingir- e tais objetivos, a longo prazo são expressos adequadamente pela visão de futuro. Não há, portanto, como projetar um sistema de indicadores coerente se se não souber derivar os mesmos da visão de futuro. Infelizmente a visão de futuro nem sempre é, em muitas organizações, expressa de forma quantitativa ou num formato que se aproxime de um perfil organizacional. Assim, é vital que o Administrador do Sistema de Informações ou responsável pela Gestão do Conhecimento estruture a visão do futuro da organização de forma adequada a dela poder derivar e construir o adequado sistema de indicadores. Sistema de indicadores gerenciais adaptado de Muscat (1994) Objetivos a atingir Ambiente competitivo Competências existentes Fatores Críticos de Sucesso ESTRATÉGIA COMPETITIVA Estilo empresarial Características da empresa e seu ambiente Variáveis a medir (indicadores básicos) Desdobramento dos indicadores Sistema de indicadores gerenciais Figura 8.1: Etapas principais requeridas para a implantação de um sistema de indicadores (adaptado de Muscat, 1994) 162 8.4 - Resumo Neste capítulo foram apresentadas algumas características associadas à análise crítica do desempenho global da organização, ressaltando-se que o sistema de informações não cuida intrinsecamente da análise dos resultados da organização - mas sim, de prover métodos, dados e informações que possibilitem a análise crítica do desempenho da organização. Desta forma o sistema de informações deve produzir indicadores que possibilitem a análise dos resultados da organização. Tais indicadores são relativos: a) à satisfação dos clientes e do mercado; b) aos resultados financeiros; c) às pessoas; d) aos fornecedores; e e) aos produtos e aos processos organizacionais. O projeto de um sistema de indicadores leva em conta um conjunto de etapas que se iniciam com a visão de futuro da organização. 8.5 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 1. Indique dois pontos que considera importante, na análise crítica do desempenho global da organização, quanto à arquitetura e implementação. 2. Indique dois pontos que considera importante, na análise crítica do desempenho global da organização, quanto ao ciclo de controle. 3. Indique dois pontos que considera importante, na análise crítica do desempenho global da organização, quanto ao ciclo de aprendizado. 4. Mencione quatro indicadores relativos à satisfação dos clientes e do mercado 5. Mencione quatro indicadores relativos aos resultados financeiros 6. Mencione quatro indicadores relativos às pessoas 7. Mencione quatro indicadores relativos aos fornecedores 163 8. Mencione quatro indicadores relativos aos produtos e aos processos organizacionais. 9. Por que ao se projetar um sistema de indicadores é necessário conhecer os objetivos que a empresa pretende atingir em certo prazo? 10. Qual a importância de se conhecer a estratégia competitiva para se definir o sistema de indicadores? 11. Muscat (1994) recomenda uma etapa na construção do sistema de indicadores, na qual se deve fixar as características fundamentais que o produto da empresa deve apresentar para ter sucesso na competição com outros produtos. Por quê? 12. O que são fatores críticos de sucesso? 13. O que Muscat considera como sendo indicadores básicos? 164 CAPÍTULO 9: CONCEITO DE INDICADOR Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: a)- conceituar objeto e a forma como ele pode ser descrito; b)- conceituar indicador e a classificar indicadores dentro de algumas tipologias; e c)- apontar os diversos tipos de variáveis. Sumário: 9.1 - Objeto, atributos, parâmetros, métricas e indicadores 9.2 - Conceito de indicador organizacional 9.3 - Resumo 9.4 - Veja se sabe responder 9.1 - Objeto, atributos, parâmetros, métricas e indicadores Neste volume abordamos a construção de um sistema de indicadores. Quais os indicadores que uma organização deve ter? Por que determinados indicadores e não outros? Mas, antes de enveredarmos pelas respostas a essas questões, temos uma bem mais simples para fazer. O que é um indicador? A pergunta é bem simples mas a resposta não. Mesmo em obras integralmente voltadas para uso de indicadores o conceito de indicador não é apresentado, pelo menos na forma proposta por Hegenberg (1974:27)2. Outras obras conceituam indicadorduma maneira praxeológica3: para 2 Hegenberg discute alguns princípios para a formulação de definições apropriadas, que vão além da alusão à essência que se procura definir, à inexistência de circularidade e não utilização de linguagem obscura ou metafórica. 3 Empregue pela primeira vez por Louis Bourdeau (Théorie des sciences, 1882) o termo praxeologia na sua significação contemporânea, é objeto de uma escolha deliberada de Alfred Espinas (Les origenes de la technique, 1890): “A palavra prática comporta sem dúvida um sentido mais extenso. Convém a todas as manifestações coletivas do querer, tanto às que são 165 Celma Ribeiro (1997:21), um indicador é um sinalizador, isto é, uma variável que pode assumir um número infinito de valores correspondentes a possíveis ações. Para a autora, “indicadores podem ser interpretados como observações”, ou sejam: expressam medidas. Pode-se conceituar indicador como um denotador operacional4 do estado de algum objeto. Um objeto pode ser descrito pelos seus atributos, atributos estes que se desdobram em parâmetros. Considere-se um objeto físico qualquer: as propriedades físicas e químicas, por exemplo, mostram os atributos de tal objeto. Atributos qualitativos, embora possam ser difíceis de parametrizar (Pereira,1999:19) podem ser indiretamente quantificáveis. Considere-se o exemplo em que o atributo proporcionalidade estética se constitui, também, dos parâmetros busto, cintura, quadris e estatura.5 Em Administração, especialmente na área de serviços, os objetos tendem para a intangibilidade e seus atributos consideram parâmetros escolhidos adequadamente. Tome-se, por exemplo, o caso de um restaurante que deseja fornecer aos seus clientes um salão de refeições espontâneas como às que são refletidas. Ela fornece, para designar a ciência desta ordem de fatos no seu conjunto, um termo excelente: a praxeologia” (Gazeneuve e Victoroff, 1982: 479). 4 O termo operacional remete ao conceito de operacionismo fruto direto do positivismo lógico defendido pelo Círculo de Viena. A idéia central do operacionismo (Bridgman, The nature of some of our physical concepts, 1951) é simples: não conhecemos os significados de um conceito a menos que possamos especificar as operações que foram realizadas, por nós ou por outrem, ao aplicar o conceito a qualquer situação concreta. Este mesmo autor já afirmava (em Logic, 1927), que para determinar o comprimento de um objeto é preciso executar certas operações físicas. (Ver Hegenberg, 1974, p.106). É neste sentido que deve ser entendido o termo operacional, na medida em que um indicador requer operações para estabelecer a medida. 5 Os parâmetros são aplicados para obter a proporcionalidade estética de misses. Ficou famoso o caso da candidata brasileira Martha Rocha, ao título de Miss Universo em 1954. Para os juízes era necessário que os parâmetros busto e quadris fossem iguais. A brasileira tinha 36 polegadas de busto, 24 de cintura e 38 de quadris. Os valores 36, 24 e 38 são quantificadores de parâmetros, e, portanto, indicadores. O parâmetro estatura requer que a altura do umbigo seja 1/ (½ (1 + 5 )) da altura total. O valor ½ (1 + 5 ), corresponde ao chamado “número de ouro”, de fama milenar. Pessoas de estatura normal, nem baixas nem altas, apresentam seu umbigo a 1/ (½ (1 + 5 )) da sua altura. (Glennon, 1999: 409). 166 caracterizado pelo atributo ambiente agradável. Tal atributo é difícil de ser medido diretamente, fazendo-se necessário desdobrar o atributo em parâmetros passíveis de serem medidos ou, de alguma forma, quantificados, como por exemplo: silêncio (que pode ser quantificado pela intensidade sonora expressa em decibéis) e temperatura (passível de ser observada e quantificada em graus centígrados). O atributo ambiente agradável do salão de refeições poderia também ser observado por outro parâmetro: por exemplo, comodidade. O parâmetro comodidade, por sua vez, poderia ser quantificado por outros parâmetros associados às medidas ergonométricas das cadeiras e mesas Estaríamos, neste caso, em presença de um parâmetro que se desdobra em outros e possui uma avaliação essencialmente quantitativa. O parâmetro comodidade poderia também ser avaliado por meio de um questionário de opinião e atitude (QOA): por meio de uma pesquisa, se ouviria um determinado número de usuários do salão que expressariam uma nota idiossincrática e subjetiva referente à comodidade percebida6 . Outro exemplo: o que alunos de um curso qualquer podem desejar? É possível que entre diversas expectativas seja colocada a de aulas interativas. Se os clientes de tal serviço desejam ou valorizam aulas interativas, é necessário construir um conjunto de parâmetros associados a tal característica. Um dos parâmetros associados a aulas interativas seria, por exemplo, o de participação do aluno, que tem uma dimensão essencialmente conformativa7. Mas, o que se pode entender como participação do aluno? É necessário definir tal conceito, pois é ele quem 6 Neste caso se estaria captando valores referentes à maneira de ver, sentir, reagir, própria de cada usuário. 7 Não se refere a custo ou a tempo, mas ao “jeito” como o cliente deseja que o serviço seja prestado. 167 determinará o que deve ser medido ou avaliado. Admita-se que participação do aluno seja conceituada como “grau da medida em que o aluno toma parte na aula, resolvendo desafios ou problemas propostos pelo professor”. Um parâmetro capaz de avaliar o grau de participação do aluno e, por sua vez, a interatividade da aula, no exemplo, seria a quantidade de desafios ou problemas propostos pelo professor durante a aula. A quantidade de desafios um parâmetro essencialmente quantitativo pode ser um dos muitos modos de avaliar o grau de interatividade das aulas. Um outro caminho é a pergunta formulada ao aluno quanto à percepção dele próprio em relação ao nível de participação do aluno em sala de aula.. Objeto Podemos tentar um conceito mais genérico, partindo do conceito ampliado de objeto. Um objeto, no sentido mais comum é tudo o que é manipulável ou manufaturável; é qualquer coisa, é qualquer peça ou artigo. O objeto é, existe, independente de nós e uma descrição do objeto, tal como ele é, é dita uma descrição objetiva8. Mas uma descrição objetiva pode descrever um fato, um fenômeno. O conceito ampliado de objeto abarca não apenas coisas materiais, mas também fatos, fenômenos, eventos. Durkheim, nas suas Regras do método sociológico introduziu o conceito de fato social como sendo uma coisa9. Para Durkheim, tratar certos fatos como coisas é ter para com eles 8 Contrapõe-se a uma descrição subjetiva, na qual o objeto é descrito não como ele é na realidade, mas de acordo com as preferências de gosto, credo, de idéias ou princípios de quem o observa ou interpreta. 9 Disse ele: "A proposição segundo a qual os fatos sociais devem ser tratados como coisas - proposição que se situa na base do nosso método - foi das que provocaram mais controvérsias. Houve quem achasse paradoxal e escandaloso que tivéssemos assimilado às realidades do mundo exterior as realidades do mundo social" (Durkheim, As regras do método sociológico, p.76). 168 uma certa atitude mental; é abordar o seu estudo partindo do princípio de que se desconhecem por completo e que as suas propriedades características, tal como as causas de que dependem, não podem ser descobertas pelaintrospecção, por mais atenta que seja. Em informática o termo objeto também se refere a uma coisa imaterial: ao conjunto de dados e regras para a sua utilização, podendo os dados estar em vários formatos e as regras constituírem-se de simples descrições ou rotinas10. Um objeto é, desta forma, algo tangível ou intangível passível de ser observado e descrito. Atributos Como se descreve um objeto? Como se descreve uma casa? Qualquer anúncio de aluga-se ou vende-se uma casa indica como se pode fazer a descrição, ainda que muito resumida, de tal objeto. Como você se descreve? Possivelmente começaria pelo nome, qualificação profissional, nível de instrução, estado civil, altura, peso, cor dos olhos, cor da pele, cor e comprimento dos cabelos etc. Para se descrever adequadamente um objeto se faz uso de atributos, obviamente atributos que sejam adequados à sua descrição. O termo atributo vem do latim attributio com o sentido de propriedade característica de alguém ou de alguma coisa. O atributo é um predicado objeto. O conjunto de atributos adequado para descrever um objeto varia do contexto de observação, varia da forma como pretendemos ver ou analisar 10 Linguagens que manipulam os dados de forma modular, como as linguagens C++, Visual Basic e outras, são consideradas linguagens orientadas a objeto. 169 o objeto, e esta forma depende, em última análise do objetivo da descrição do objeto. Como é Maria? Bom, Maria pode ser descrita de muitas formas, mas o conjunto de atributos recomendados e considerados relevantes varia do objetivo atribuído à descrição. José, que se encantou com a voz de Maria ao telefone, pergunta-lhe: -Como você é? Possivelmente os atributos mais interessantes de Maria, para José, fossem: altura, peso, cor dos olhos, cor da pele, cor e comprimento dos cabelos, estado civil, hobbies etc. Orlando gerente de Marketing, procurando uma secretária, ouve Rui falar de Maria. -Como ela é? Os atributos de interesse de Orlando são aqueles capazes de lhe mostrar se Maria seria ou não adequada para ser contratada. Por exemplo: nível de instrução, cursos realizados, experiência anterior, idade, local de residência etc. Atributo é um descritor direto de objeto. Parâmetros Alguns atributos não podem ser expressos de forma direta pois envolvem sub-atributos11. Por exemplo, o atributo dimensão da sala é desdobrado em três sub-atributos: comprimento, largura, altura. No exemplo dado acima, requer sub-atributos: cursos realizados ou experiência anterior. Numa empresa um funcionário pode ser descrito por inúmeros atributos incluindo seu nível de comprometimento com o trabalho. Mas o atributo nível de comprometimento pode ser o resultado final de um 11 Sub-atributos são unicamente componentes de atributos. A expressão não tem a conotação valorativa. 170 conjunto de sub-atributos tais como aceitação de responsabilidade, assiduidade, cooperação, iniciativa. Pode a empresa, desta forma, ter o nível de comprometimento (NC) dos seus funcionários, considerando o resultado dos sub-atributos aceitação de responsabilidade (AR), assiduidade(AS), cooperação(CO) e iniciativa(IN), sub-atributos estes expressos por uma nota de 1 a 10 Imagine-se que para obter o nível de comprometimento (NC), a empresa use uma fórmula, na medida em que dá pesos distintos a cada sub- atributo. Seja a fórmula: NC= 0,4 AR + 0,1 AS + 0,2 CO e 0,3 IN Neste caso, para o funcionário Álvaro, é possível determinar o seu nível de comprometimento NC, bastando substituir na fórmula os valores correspondentes. Por exemplo: Álvaro: NC= 0,4 (4) + 0,1 (7)+ 0,2 (5) + 0,3 (2) = 3,9 Pode-se fazer o mesmo para outros funcionários, por exemplo. Ricardo e Nelson: Ricardo: NC= 0,4 (7) + 0,1 (7)+ 0,2 (2) + 0,3 (4) = 5,1 Nelson: NC= 0,4 (5) + 0,1 (3)+ 0,2 (7) + 0,3 (6) = 5,5 Neste caso, houve uma fórmula repetidamente aplicada, a fórmula NC= 0,4 AR + 0,1 AS + 0,2 CO e 0,3 IN, onde apenas variaram os valores de AR, AS, CO e IN, isto é: os valores atribuídos a aceitação de responsabilidade (AR), assiduidade (AS), cooperação (CO) e iniciativa(IN), variavam dependente do funcionário. Denomina-se parâmetro a todo elemento cuja variação de valor modifica a solução de um problema sem lhe modificar a natureza. Portanto AR, AS, CO e IN, isto é: aceitação de responsabilidade (AR), assiduidade (AS), cooperação (CO) e iniciativa (IN), são parâmetros. 171 Carros podem ser descritos por diversos parâmetros, permitindo a comparação entre os mesmos. Observe-se o conjunto de alguns parâmetros descritores de veículos: Parâmetro Carro Aceleração 0 a 100 km/h Retomada 40 a 80 km/h Frenagem 120 a 0 km/h Consumo urbano Ruído externo a 120 km/h Velocidade máxima Local do motor cilindros potência câmbio câmbio (marchas) capacidade porta malas Praticamente todos os atributos ou sub-atributos descritores de objetos, dentro das organizações cumprem a função de parâmetros. Assim é comum a designação de um pelo outro e o conceito de parâmetro passa a envolver o de atributo. Desta forma diz-se que: Parâmetro é um descritor funcional12 de objeto. Métricas13 Ter parâmetros não é suficiente: é necessário que a eles sejam atribuídos valores, medidas, pois só as medidas permitem comparações e o 12 Na medida em que está associado a alguma função (equação) na qual cumpre o papel de parâmetro. 13 Aguinaldo Fernandes (1995) afirma que “medidas, na disciplina de Engenharia de Software, são denominadas de métricas”. Este termo, entretanto já foi universalmente incorporado por outras matérias. 172 gerenciamento. Métrica pode ser definida como a definição e atribuição de medida a um parâmetro. No caso acima, referente à descrição de veículos, podemos associar a cada parâmetro uma métrica: Parâmetro Unidade de Medida Objeto 1 Objeto 2 Carro nome Mazda MX-5 Volvo S80 Aceleração 0 a 100 km/h s 9.78 10.28 Retomada 40 a 80 km/h s 6.9 4.68 Frenagem 120 a 0 km/h m 65.9 63.8 Consumo urbano km/l 11.34 5.61 Ruído interno (ponto morto) dB 45.5 41.4 Ruído externo a 120 km/h dB 81 77.8 Diâmetro de curva (esquerda) m 9.83 11.1 Velocidade máxima km/h 203.82 224.31 Local do motor posição dianteira dianteira cilindros qtde 4 6 cilindrada cm cúb. 1840 2922 potência cv / rpm 140/6500 204/6000 câmbio tipo mecânico automático câmbio (marchas) qtde 5 4 capacidade porta malas litros 160 459 No outro exemplo vimos que os diversos parâmetros assumiam diferentes valores na equação NC= 0,4 AR + 0,1 AS + 0,2 CO e 0,3 IN. Com efeito: Funcionário AR AS CO IN =NC Álvaro 4 7 5 2 3,9 Ricardo 7 7 2 4 5,1 Nelson 5 3 7 6 5.5 173 O parâmetro AR assumiu os valores 4, 7 e 5, respectivamente para os funcionários Álvaro, Ricardo e Nelson. Esse valor é um indicador. O valor 4 do parâmetro AR indica, aponta, que o nível de aceitação de responsabilidade de Álvaro, numa escala de 1 a 10, é 4. Assim pode-se afirmar que Métrica é uma quantificadora de parâmetros. Indicadores Moura (1999:6) afirma que indicadores referem-se às informações numéricas que quantificam (medem) as dimensões de entrada, saída e de desempenho de processos, produtos e da organização como um todo. Este conceito considera o indicador como uma medida de insumo, fluxo ou produto, o que parece não ser correto. Indicador não é apenas medida (ou métrica). É algo mais: é uma métrica associadaa um parâmetro. A medida 1840 cm3 nada indica; porém associada devidamente a um parâmetro passa a fazer sentido: indicar a cilindrada de um carro ou a capacidade de um recipiente: Cilindrada 1840 cm3 Volume líquido 1840 cm3 Indicador = métrica + parâmetro. Um indicador é uma métrica associada a um parâmetro. Os indicadores sempre associam valores a parâmetros Na medida em que o indicador sempre associa uma métrica a um parâmetro, pode-se dizer, sem prejuízo da clareza, que um indicador é um quantificador de parâmetros. 174 9.2 - Conceito de indicador organizacional Carley (1985:29) na sua obra comenta a definição de indicador social dada por Carlisle. Esta autora conceituou indicador social de uma forma que pode ser adotada para conceituar indicador organizacional. Neste caso deve-se ter em conta o conceito de organização. Pimenta (1955:269) afirma que organização é o: termo usado frequentemente na sociologia ou em todas as ciências sociais, para designar uma unidade complexa, constituída de elementos ou partes que se coordenam, que se articulam e agem de concerto e em correspondência com um ou mais de um gênero de funções ou de atividades humanas. Assim, a sociedade, considerada em seu conjunto, é uma organização, e nem de outro modo jamais seria concebível; como são organizações as formas de que ela se reveste, ou sejam - clã, família, tribo, cidade, nação, ou qualquer tipo de associação, constituído de indivíduos que cooperam para um mesmo fim ou visando a objetivos comuns: um sindicato de trabalhadores, uma empresa industrial, uma universidade, um clube esportivo etc. Uma empresa é uma organização social e, neste sentido, o conceito de indicador social para organizações mais amplas, pode ser adequadamente ajustado. Carlisle14 definiu indicador social como sendo a definição operacional ou parte da definição operacional de qualquer dos conceitos que são centrais para a geração de um sistema de informações descritivo do sistema social. 14 Carlisle, E. The conceptual structure of social indicators. In Social Indicators and Social Policy. Org. ª Shonfield e S. Shaw. Londres: Heinemann, 1972. 175 Carley (1985:29) ao comentar tal definição, considera que ela possui dois elementos importantes. Em primeiro lugar os indicadores são resultantes de conceitos abstratos operacionalizáveis e, em segundo lugar, são parte de um sistema de informações que é usado pelos responsáveis para compreender e avaliar as partes do sistema social sobre as quais exercem algum poder. Um conceito abstrato operacionalizável é um objeto predominantemente intangível, como por exemplo, a produtividade e que pode ser traduzido em termos mensuráveis, como, por exemplo, toneladas/homem.ano ou vendas/homem.ano ou semelhante. Um parâmetro, pela sua natureza, é um conceito abstrato operacionalizável como vimos acima, com os exemplos aceitação de responsabilidade (AR), assiduidade (AS), cooperação (CO) e iniciativa (IN). Assim, onde está conceito abstrato operacionalizável podemos substituí-lo por parâmetro. Dado o exposto, partindo da definição de Carlisle, podemos conceituar indicador organizacional, isto é, referente a organização como sendo quantificador de parâmetros referentes às partes interessadas da organização, importantes ou potencialmente importantes para o sistema de informações usado para compreender, avaliar e gerir a organização. Vejamos o que a definição de indicador organizacional contém: Primeiro, afirma que um indicador é um quantificador de parâmetros, ou seja, ele atribui valores a descritores funcionais de objetos, isto é, atribui valores a algo tangível ou intangível passível de ser observado e descrito. Em segundo lugar, não são quaisquer parâmetros: são parâmetros, isto é, são descritores funcionais de objetos pertinentes às partes interessadas da organização. As partes interessadas da organização envolvem todas as pessoas físicas ou jurídicas que, de algum modo, possuem relação direta ou indireta com a organização. São partes 176 interessadas, ou stakeholders: funcionários, fornecedores, acionistas, consumidores, concorrentes, oponentes, sindicatos, coletividade, governo, organizações não governamentais, órgãos da imprensa etc. Em terceiro lugar, tais parâmetros devem ter o requisito de ser importantes ou potencialmente importantes para o sistema de informações, isto é: tais parâmetros são usados ou podem vir a ser usados pelo sistema de informações. Por fim, tais parâmetros são relevantes, não para quaisquer sistemas de informações, mas para aquele que é usado para compreender, avaliar e gerir a organização. Obviamente que tal sistema de informações usado para compreender e avaliar a organização é objeto de interesse de diversos grupos funcionais da organização, como a alta administração, a gerência e a operação. Conceito de indicador organizacional Assim podemos obter uma conceituação de indicador organizacional mais descritiva: é um quantificador de descritores funcionais de objetos pertinentes às partes interessadas da organização (funcionários, fornecedores, acionistas, consumidores, concorrentes, oponentes, sindicatos, coletividade, governo, organizações não governamentais, órgãos da imprensa etc.) importantes ou potencialmente importantes para o sistema de informações usado para compreender e avaliar a organização, e, portanto, de interesse de diversos grupos funcionais da organização, como a alta administração, a gerência e a operação. 9.3 – Resumo O conceito de indicador é desenvolvido partindo-se do conceito de objeto: algo tangível ou intangível passível de ser observado e descrito. Todo 177 objeto é descrito por um conjunto de atributos ou de sub-atributos (parâmetros) aos quais se podem atribuir medidas (métricas). Um indicador é uma métrica associada a um parâmetro. Observe- se que um indicador sempre associa valor a um parâmetro Na medida em que o indicador sempre associa uma métrica a um parâmetro, pode-se dizer, também que um indicador é um quantificador de parâmetros. 9.4 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 1. Por que se pode chamar de objeto algo intangível, como um serviço? 2. Qual a função dos atributos e parâmetros? 178 CAPÍTULO 10: TIPOLOGIA DE INDICADORES Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a conceituar indicador e a classificar indicadores dentro de algumas tipologias. Sumário: 10.1 - Tipologia de indicadores Quanto ao vínculo com outros indicadores Quanto ao objetivo Quanto ao tipo de objeto no fluxo organizacional Quanto à responsabilidade Quanto à relação dos objetos Quanto à sua utilização Quanto à forma de medir Quanto à sua natureza Quanto à amplitude Quanto à constituição 10.2 - Resumo 10.3 - Veja se sabe responder 10.1 - Tipologia de indicadores Classificar um dado objeto (no presente caso: indicadores) tipologicamente depende apenas da criatividade do autor, já que inúmeras são as possibilidades. Michal Carley (1985:25) aponta para diversas classificações: de insumo (input), de fluxo (throughput [pronuncia-se /çruput/]), de produto (output); informativos, preditivos, orientados para o problema, de avaliação de programas; objetivos e subjetivos, compostos e simples, etc. Muscat & Fleury (1993) sugerem estruturas de indicadores 179 associadas aos fatores críticos de sucesso pertinentesa uma dada estratégia de manufatura: custo, qualidade, tempo, flexibilidade e inovação. Qualquer abordagem tipológica privilegia um ou outro aspecto. Imagine-se as possíveis classificações de veículos. Podem ser classificados quanto ao meio de locomoção predominante: ar, terra, mar. Se considerarmos os veículos de terra poderemos dividi-los em inúmeras categorias: ano de fabricação, país de origem, destino predominante (passeio, carga, movimentação de terras ) etc. Uma classificação, assim, sempre destaca um ou mais aspectos que sejam relevantes. Aqui, referente a indicadores destaca-se quanto à sua utilização e quanto à sua importância relativa para a empresa. Neste subcapítulo são apresentadas algumas tipologias, obviamente sem o objetivo de esgotá-las. Inquestionavelmente os indicadores de índole financeira, isto é, relacionados a receitas e custos, receberam uma atenção inicial o que fazia sentido para qualquer organização que objetivasse competir primordialmente em preço. Nas décadas de 80 e anteriores, o desempenho de uma organização era medido essencialmente por indicadores associados a receitas e custos. Com o surgimento de novas condições competitivas tais indicadores de desempenho (considerados tradicionais) foram criticados, como se observa nos trabalhos de Richardson & Gordon (1980), Kaplan (1983), Kaplan (1984), Chakravarthy (1986), Merchant & Bruns (1986), Mackey (1987), Fry & Cox (1989), Turney & Anderson (1989) e Possl (1990), que consideravam tais indicadores inadequados à nova realidade empresarial A figura 10.1 mostra indicadores estratificados sob vários aspectos. 180 Figura 10.1: Tipologia de indicadores: algumas estratificações possíveis. Tipologia de indicadores Quanto à utilização •Informativos •Preditivos •Orientados para o problema •de avaliação de programa •de delineamento de alvos Quanto ao objetivo •Competitivos (associados a projetos e FCS) •Operacionais (associados a processos) Mudar e conquistar Quanto ao vínculo •Lógicos (vinculados em rede) •Desvinculados Quanto ao processo •insumo (input) •de fluxo (throughput) •de resultado (outcome) Quanto à responsabili- dade •da Alta Administração •da Produção •de Finanças •de Vendas •de Marketing, etc Manter e operar Quanto à natureza •estáticos •dinâmicos •Mão-de-obra •Máquinas •Meio ambiente •Métodos •Medidas Quanto à amplitude •Socioeconômicos •Condições de vida •Desenvolvimento humano •ambientais •Sociais (públicos) •privados 181 Na década de 90, as pesquisas sobre os sistemas de medição de desempenho aumentaram consideravelmente, principalmente após as publicações de artigos de Kaplan. A tônica da crítica não está em dizer que os indicadores financeiros são inapropriados, dado que o problema não está nas medidas financeiras em si, mas sim, no fato de os indicadores financeiros serem prioridade sobrepujante para a maioria das empresas, prejudicando a capacidade das empresas em criar valor econômico para o futuro (Hronec, 1994; Kaplan & Norton, 1996). Nem todas as estratificações estão contempladas, obviamente. Algumas até, bem conhecidas, como, por exemplo os indicadores associados ao desempenho de uma organização (eficácia, eficiência, produtividade, qualidade, inovação e lucratividade) como mostra Bandeira (1977:4). Os indicadores podem ser considerados quanto á perspectiva com que observam o objeto: perspectiva monetária ($), perspectiva de qualidade (Q) e perspectiva de tempo (t). O pressuposto é que estas três vertentes são suficientes para um olhar panótico do objeto. A vertente financeira ($) basicamente considera variáveis monetárias, seja de custo, seja de preço; a variável qualidade (Q) considera aspectos referentes à conformidade do objeto denotadores da sua excelência qualquer que seja o aspecto considerado. Muitos dos indicadores desta perspectiva ou vertente são qualitativos tais como: 1) comodidade; 2) gentileza; 3) variedade; 4) atenciosidade; 5) segurança; 6) rentabilidade; 7) precisão; 8) efetividade; 9) lealdade; 10) agilidade 11) maleabilidade; 12) conformidade; 13) imagem; 14) responsabilidade; 15) competência; 16) empatia; 17) desempenho; 18) comprometimento; 19) produtividade; 20) motivação; 21) envolvimento; e 22) participação. Os indicadores referentes a tempo (t) consideram aspectos do objeto relativos a esta variável 182 É possível uma tipologia de indicadores, considerando diversos aspectos. Quanto ao vínculo com outros indicadores Os indicadores quanto ao vínculo com outros indicadores são de dois tipos: lógicos (com existência de vínculo causal) e desvinculados15 (sem existência de vínculo mas, necessariamente, tendo uma falsa relação causal). Indicadores lógicos podem constituir uma cadeia, em que cada um dos elementos contribui, positiva ou negativamente, para o output ou resultado final. O vínculo é estabelecido por uma relação de causa-efeito. Considere-se o indicador RSI (Retorno Sobre o Investimento). RSI LL PL ceitas Despesas Ativo Passivo Vendas Devoluções Despesas Ativo PassivoCirculante ELP Re ( ) ( ) Pode-se observar pelo exemplo dado na figura 10.2 que os indicadores lógicos constituem uma rede de causalidade. Cada indicador só tem sentido quando vinculado especificamente a um outro e de alguma forma, positiva ou negativamente, contribui diretamente para ele. O indicador Receitas teve como causas as Vendas subtraídas das Devoluções. Cada um destes indicadores poderia, por sua vez, ser desdobrado. Importa notar que uma variação num indicador implica uma variação no indicador a jusante. 15 O nome é proposto em decorrência de um comentário de Bateson apud Wurman (1995:183): “ A forma de extrair sentido de dados brutos é recorrer à comparação e ao contraste para captar as diferenças”. Presumindo que os indicadores desvinculados possam propender para esta característica, a designação lhes foi atribuída. 183 Um indicador desvinculado caracteriza-se por não ter uma relação de causalidade direta mas tem uma associação com o fenômeno ao qual ele está associado. Importante distinguir estes dois aspectos: causalidade direta expressa a existência de uma relação causa- efeito, em que o indicador a montante afeta o indicador a jusante. A relação é lógica, e a variação da causa produz uma concomitante variação no efeito. associação expressa o vínculo entre o indicador e o fenômeno, embora tal vínculo não seja causal16 ou, pelo menos, evidente. Figura 10.2: Exemplo de rede de indicadores. Um indicador desvinculado do RSI de uma empresa poderia ser, por exemplo, o número de casamentos do principal executivo. Para que tal 16 Quando se afirma que o vínculo não seja causal, quer-se dizer diretamente causal. 184 indicador pudesse ser considerado indicador desvinculado teria que ser observada uma associação (positiva ou negativa) entre o número de casamentos dos principais executivos de empresas e o Retorno Sobre o Investimento dessas empresas. Em princípio nenhuma relação causal direta poderia ser estabelecida17. Isto, no entanto, não quer dizer que não haja nenhuma relação entre essas duas variáveis: quantidade casamentos do principal executivo e RSI. RSI LL=Lucro Líquido PL=Patrimônio Líquido Receitas Despesas Vendas Devoluções Ativo Passivo Passivo circulante Exigível a Longo Prazo Númerode casamentos do Principal Executivo Figura 10.3: Exemplo de indicador desvinculado. 17 Se tal relação causal fosse observada bastaria sugerir ao principal executivo da empresa que casasse-e-descasasse para que com isso elevasse o RSI da empresa. 185 Marisa Paixão (2000) aborda a correlação entre personalidade do executivo e o sucesso da empresa e averiguou variáveis tais como agressividade, extroversão, meticulosidade, permissividade social e submissão. A pesquisa que se baseou em Eysenck & Wilson mostrou que não há correlação, praticamente, entre a personalidade do executivo e o desempenho da empresa. Os executivos da amostra, quanto às características gerais de personalidade, demonstram: a) de uma certa forma, ser introvertidos; b) render ao ajustamento emocional; c) propender à inflexibilidade mental e d) tender ao conservadorismo. Embora não tenha sido conclusiva chama a atenção para variáveis que podem ser constituintes de indicadores desvinculados. Pesquisa semelhante poderia mostrar que a quantidade de casamentos do principal executivo poderia efetivamente ser um indicador desvinculado. Mas o vínculo entre essas duas variáveis seria direto mesmo que houvesse uma explicação para tal. A teoria Alfa-ômega afirma que há uma associação existente entre poder e depravação entendendo-se como poder a capacidade de agir ou decidir autonomamente (independente do nível hierárquico do sujeito) e depravação o desvio de comportamento sexual em relação a um comportamento tido como “normal” no meio social do sujeito. O grau de depravação considerado pela teoria Alpha-ômega, leva em conta apenas a diferença de conduta sexual em relação à norma, sem qualquer juízo ético. O que importa é o comportamento sexual do sujeito, a sua forma de agir, sua tolerância e aceitação a condutas tidas como não-normais, sem qualquer juízo de valor. Neste caso um sujeito com alto número de casamentos estaria na faixa de conduta tida como não-normal. Robert Ardrey (1996), autor de African Genesis, foi o primeiro a chamar a atenção sobre a teoria Alfa-ômega também conhecida como “um 186 entre 20”. De acordo com esta teoria, em qualquer grupo observa-se a proporção de um indivíduo dominante (alfa) para 19 dominados (ômegas). Os indivíduos dominantes, segundo essa teoria, apareceriam em qualquer faixa social e sempre nas mesmas proporções (1/20), seja qual for a posição dos pais na hierarquia social. Entre os animais, segundo os pesquisadores, os alfas têm liberdade de usar o sexo sempre que o desejarem e, invariavelmente, fazem-no mais frequentemente que os machos não dominantes. Além de poderem escolher a fêmea, os alfas tendem a acumular várias companheiras. O pesquisador passou horas a observar os macacos do Jardim Zoológico do Bronx, em Nova York. Os animais pareciam viver em função do sexo e descobriu que eram sempre os macacos altamente dominantes que determinavam a escolha do parceiro, sem distinção de sexo. O desconcertante era que, tanto os machos como as fêmeas, não escolhiam sempre o sexo oposto o que dá bastante o que pensar com relação aos alfas deste mundo. Pesquisando mulheres, observou que elas se dividiam claramente em três grupos. As mulheres de dominação forte, segundo a pesquisa, “tendiam a ser muito sexuais”, isto é: a maioria delas se masturbava sem qualquer sentimento de culpa, gostava de novas experiências sexuais e era, em geral, promíscua. Muitas tinham tido experiências homossexuais. Para atingir plena satisfação sexual, essas mulheres precisavam de um homem altamente dominante. Uma delas podia chegar ao orgasmo simplesmente olhando para um homem: no entanto, não foi capaz de ter orgasmo com determinado indivíduo, porque não conseguia respeitá-lo. O grupo das mulheres de dominação média era constituído, em sua maioria, de almas dedicadas, em geral menos experientes. Elas queriam casar-se com “a pessoa certa” e procuravam um homem bondoso, atencioso, que pudesse 187 ser um bom pai de família. Durante o namoro, apreciavam música suave, pouca luz, romance, e se assustavam com os homens altamente dominantes que, no seu entender, eram brutos. Por sua vez, as mulheres de baixa dominação não gostavam de sexo e o julgavam sujo, tolerando-o apenas em função da procriação. Consideravam o órgão sexual masculino grosseiro e feio e preferiam o tipo de homem que as admirasse de longe. Todas as mulheres entrevistadas davam preferência a um homem que fosse um pouco mais dominante do que elas próprias, mas não dominador demais, pois isso as assustava. Os homens de alta dominação, por sua vez, tendiam a achar sentimentais as mulheres de dominação média e não conseguiam se envolver profundamente com as de baixa dominação. Dada a tendência do alfa à promiscuidade, seria de temer que ele tivesse mais filhos que os outros indivíduos, e todos muito iguais ao pai. Felizmente isto não ocorre: os filhos de indivíduos dominantes garantem os pesquisadores não são necessariamente chefões. No entanto, na medida em que a capacidade de liderança tem algo a ver com a inteligência, esses filhos tenderiam a ser mais inteligentes do que a média, fator esse potencialmente hereditário. Os alfas seriam em geral primogênitos, mas isso não significam que tenham mais inteligência do que seus irmãos ou irmãs, embora demonstrem uma vontade de vencer que parece caracterizar o filho mais velho. O que se quer dizer com isto é que se poderia demonstrar que os indivíduos com grande quantidade de casamentos poderiam ter elevado nível de alfametria18 o que explicaria a sua agressividade e alto desempenho. Obviamente que se está apenas fazendo uma digressão para 18 Nível de práticas não-normais; indivíduo com personalidade predominantemente alfa. 188 mostrar que relações não evidentes podem estar presentes em indicadores desvinculados. Bandeira (1997) ao estudar uma rede de indicadores de desempenho para gestão de uma usina hidroelétrica faz uso de correlações cruzadas entre dois indicadores com o objetivo de estabelecer a previsibilidade de um em função de outro por meio de defasagens. O pesquisador (p.108) afirma que “é possível concluir que o indicador de lucro/investimento total prevê o comportamento do indicador de eficiência no mês seguinte”. Este é um exemplo típico de indicador desvinculado: há uma associação entre as duas variáveis (lucro/investimento total)t e (eficiência)t+1 mas o vínculo entre elas é não-causal. Bandeira (1997:79) considera o primeiro indicador como sendo: Lucro IT VP CT UP UP CP CP IP IP IT onde IT investimentototal VP valordevendadoproduto CT custototal UP unidadesproduzidas CP capacidadeprodutiva IP Investimentopermanente : O segundo indicador, eficiência é descrito (p.77) como sendo: CapaciadeOperacional MWh CapacidadePlanejada MWh ( ) ( ) (%) Observar que a capacidade produtiva (CP) é a capacidade total disponível à produção de energia elétrica (p.72); a capacidade operacional é 189 a produção mensal gerada a partir da capacidade utilizada e a capacidade planejada (p.73) é a capacidade estimada pela programação da produção. Dado que o lucro L=(VP-CT), isto é, valor de venda do produto menos o custo total; e considerando que o custo total é menor quanto maior for a eficiência, não se pode estabelecer uma relação causal entre as variáveis. Entretanto, dada a associação observada entre LucroIT CapaciadeOperacional MWh CapacidadePlanejada MWht t ( ) ( ) (%) 1 pode-se afirmar que t t 1 Lucro IT eficiência t t 1 Desta forma pode-se afirmar que ( )Lucro IT t é um indicador desvinculado de ( )eficiência t1. Os indicadores desvinculados são monstros e, como monstros devem cumprir a sua função. No dizer de Gil (2000) nós pedimos aos monstros justamente que nos inquietem, que nos provoquem vertigens, que abalem permanentemente as nossas mais sólidas certezas. Os monstros, felizmente, existem não para nos mostrar o que não somos, mas o que poderíamos ser. [...] Ao delimitar uma zona de crença da razão, os monstros escondem-lhe as fronteiras: o existente está ali, e não poderia lá não estar; fora desses limites, não há senão demência e desordem, um mundo sem leis (monstruoso). A nossa normalidade torna-se o referente absoluto de toda a norma, apesar de ela própria não se suster 190 senão por essa exclusão (operação não-racional, mas que possibilita a aplicação da razão ao real). Esta última afirmação de Gil é, certamente uma boa explicação do âmago conceitual do indicador desvinculado: operação não-racional que possibilita a aplicação da razão ao real. Eis algumas dessas não- racionalidades que mostram indicadores desvinculados: Dewey & Mandino (1985:68) mostram inúmeras variáveis que se prestam a indicadores desvinculados. Um, curioso, seria o descoberto pelo russo Tchijevsky que investigou a atividade das manchas solares sobre o curso do processo histórico desde o século V até aos nossos dias. Tchijevsky descobriu que as manchas solares ocorrem em grande número a cada 11 anos e ocasionam agitação de massa na Terra19. Também há uma estreita associação entre manchas solares e terremotos. Dewey & Mandino (1985:144) mostram que Charles Davison, analisando um período de 581 anos observou um ciclo de 10,96 anos para os terremotos, coincidindo com o ciclo de manchas solares. Os mesmos autores (p.169) citam estudos do astrônomo Loring Andrews que chamou a atenção para a correlação, nos 200 anos precedentes, entre manchas solares, crises internacionais e problemas econômicos. Indicadores desvinculados permitem antever os preços do algodão, nos Estados Unidos, com a pressão barométrica em Paris (p.185); manchas solares e preços do cobre (p.188); produção de cigarros com preços do açúcar (p.189); escassez de gafanhotos com vendas de automóveis (p.191); e assim por diante. 19 Sinais de inquietação e excitabilidade humanas tais como: guerras, revoluções, distúrbios de ruas, expedições, migrações, etc. 191 Deve ser difícil explicar a associação entre o número de casamentos nos Estados Unidos e os níveis de inundação do rio Nilo (p.193), mas esta é a essência de um indicador desvinculado. Quanto ao objetivo Abell (1995), na sua obra Administrando com dupla estratégia, advoga que existe uma estratégia para manter e operar e uma outra para mudar e conquistar, que são simultâneas, distintas, independentes20, inter- relacionadas e coerentes. O sucesso continuado da empresa só será obtido, afirma Abell, se existir, simultaneamente, uma dupla estratégia: uma para manter e outra para conquistar. O autor afirma que existe uma diferença de posturas entre os estrategistas e os homens de marketing: o estrategista não quer saber da satisfação do cliente quer saber de vantagem competitiva, quer que o cliente dê preferência ao seu produto. Abell defende uma tríplice tese: a)na administração de empresas existem dois conjuntos de atividades distintos e independentes: um destinado a operar o negócio; outro a mudá-lo; b)operar um negócio com sucesso contínuo exige uma estratégia clara para disputar a preferência dos clientes; c)mudar um negócio exige uma estratégia para enfrentar o desafio de melhorar a qualidade do negócio. A figura 10.4 sintetiza os dois tipos de indicadores que podem ser considerados quando se leva em conta a tese defendida por Abell (1995). A primeira derivação desta tese é que a organização conta com projetos21 para 20 No sentido de poderem ser administradas separadamente 21 Vargas (1998:5) apresenta o conceito de projeto como sendo "um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade". E o autor aponta 192 mudar e conquistar, isto é: para estabelecer mudanças com vistas a adequar-se a uma visão de futuro desejável; a segunda derivação é que ela conta também com processos22 destinados a manter e operá-la. Figura 10.4: Tipologia de indicadores, considerando o seu objetivo (o que implica numa importância relativa). São indicadores competitivos (mais importantes) todos aqueles associados a projetos derivados de implementação de estratégias e a processos que constituem fatores críticos de sucesso para obtenção da vantagem competitiva. exemplos de projetos: instalação de uma nova fábrica; lançamento de um novo produto; informatização de um determinado setor da empresa. Ou seja: a característica principal de um projeto é de que é algo com início, meio e fim. Os projetos devem ser desdobrados até ao nível da ação operacional, isto é, até ao nível em que se descreve a ação que o operador deve realizar. 22 O processo pode ser definido como uma seqüência clara e lógica de etapas ou ações sistemáticas que geram um determinado resultado. O processo é, assim, repetitivo. São exemplos de processos, dentro das organizações: emissão de Nota Fiscal a cada produto vendido (processo que se repete a cada vez que se vende um produto ou mais); e abertura das portas ao público, às 8:00h da manhã (processo diário). Os processos dentro de uma organização, na medida em que são atividades repetidas, são geralmente padronizados. A padronização fixa um conjunto de tarefas que devem ser executas sempre da mesma forma, de modo que o resultado da tarefa seja previsível e possua a qualidade prevista. O fluxograma expressa o conjunto de atividades repetitivas inerentes a um processo. Indica- dores Competitivos (ou estratégicos) Operacionais associados a PROJETOS associados a PROCESSOS Destinados a mudar e conquistar ajustando a Empresa a FUTURO Destinados a manter e operar a empresa expresso por Uma VISÃO de Futuro Por meio de estratégias incluindo a competitiva que requer Fatores Críticos de Sucesso que podem ser PROCESSOS específicos Indica- dores Competitivos (ou estratégicos) Operacionais associados a PROJETOS associados a PROCESSOS Destinados a mudar e conquistar ajustando a Empresa a FUTURO Destinados a manter e operar a empresa expresso por Uma VISÃO de Futuro Por meio de estratégias incluindo a competitiva que requer Fatores Críticos de Sucesso que podem ser PROCESSOS específicos 193 As estratégias destinadas a mudar a Organização com vistas a adequá-la a uma dada visão de futuro, são implementadas por meio de projetos. Dentre tais estratégias inclui-se a estratégia competitiva com o intuito de conquistar, manter ou ampliar vantagens competitivas dos produtos ou serviços. Tais vantagens competitivas muitas vezes requerem fatores críticos de sucesso, e estes fatorespodem se constituir de processos. Os indicadores mais importantes são, desta forma os associados ou derivados de projetos destinados a implementar estratégias ou os associados ou derivados de processos que se constituem em fatores críticos de sucesso23; os indicadores relativamente menos importantes são os associados aos demais processos. Gilbert (1997), aborda os sistemas de informação, classificando-os também nestes dois tipos, embora não aponte a forma de distinguir um tipo do outro: a) de informação operativa que ajudam as diversas funções a executar algumas tarefas especializadas; e b) de informação competitiva, necessários para auxiliar a criar e manter uma vantagem competitiva sobre a concorrência O sistema de informação competitiva, para esse autor, concentra-se em três pontos: 1) na vantagem competitiva que requer certos 2) fatores- chave de sucesso (fontes da vantagem competitiva), cada um deles apoiado por um 3) grupo de informação composto por: base de dados que contém a informação necessária para alcançar um determinado fator-chave de sucesso e por aplicativos destinados a distribuir a informação. 23 Muscat & Fleury (1993) conceituam fatores críticos de sucesso como sendo “variáveis nas quais a empresa precisa necessariamente ter bom desempenho para dar sustentação à estratégia competitiva”. E são enfáticos ao afirmarem que, na realidade, os indicadores associados aos fatores críticos de sucesso são, de fato os mais relevantes para o sucesso na competição. 194 Diz Gilbert (1997), que a aplicação de um sistema de informação competitiva deve iniciar-se a partir da fórmula competitiva (vantagem competitiva). Esta última depende não da grande força de uma ou outra função, mas das relações efetivas entre funções diversas. Sem essas relações a fórmula competitiva não dá resultado. Essas relações são fatores- chave de sucesso da fórmula. Ou seja: a aplicação de um sistema de informação competitiva deve estar associada à vantagem competitiva que a empresa possui, pretende conquistar ou manter, e, mais especificamente, aos fatores-chave dessa vantagem competitiva, isto é, às causas da vantagem competitiva24. Quanto ao tipo de objeto no fluxo organizacional Numa organização os indicadores podem estar associados a parâmetros descritores de objetos de input, de output ou de processo. Land (1971)25 distingue estes três tipos de indicadores: (1) indicadores descritivos de produto (output), isto é, medidas dos produtos finais dos processos; (2) indicadores descritivos que fornecem dados sob a forma de medidas de insumos (inputs) ou (3) indicadores de fluxo (throughput) Por exemplo: Indicadores de input associados a objetos que entram na organização: Qualidade da matéria prima; Índice de defeitos da matéria prima; Prazo de entrega dos fornecedores; 24 Adota-se assim, aqui o conceito de que fator crítico de sucesso é causa pertinente a algum processo ou projeto vinculado ao escopo de vantagem competitiva. Entretanto esta não é uma concepção única. 25 Apud Carley. Land K. C. On the definition of social indicators. The American Sociologist, v.6, pp.322-5, 1971 195 Desempenho de fornecedores de serviço de manutenção; Índice de lotes entregues com atraso; e Quantidade de horas paradas por falta de energia elétrica. Indicadores de processo associados a objetos referentes aos processos organizacionais: Produtividade operacional Redução de resíduos (ou perda de matéria prima) Redução de custos por inovações ou melhorias; e Tempo de ciclo do processo. Indicadores de output associados a objetos que saem da organização: Número de reclamações de consumidores; Satisfação do consumidor; Qualidade do produto; Índice de defeitos do produto; Prazo de entrega aos consumidores; e Índice de lotes entregues com atraso. A figura 10.5 mostra os postos de investigação (de 1 a 5), pelos quais é possível mensurar, avaliar e monitorar a qualidade conforme Sink & Tuttle (1989) apud Bandeira (1997:38). Observar, entretanto, que os pontos 1 e 5 dos sistemas a montante e jusante correspondem, respectivamente, aos pontos 4 e 2 do processo em análise. O pressuposto é que o sistema organizacional prescreve um conjunto de subsistemas que devem estar ligados consistentemente, considerando-se que cada subsistema é ao mesmo tempo cliente e fornecedor de outros subsistemas. 196 Figura 10.5: Indicadores de processo ou de fluxo organizacional. Os indicadores tipo 2 (ver fig. 10.5), são referentes aos insumos do processo e medem, habitualmente, o custo, a conformidade e a disponibilidade da entrega; os indicadores tipo 3, referem-se ao processo de transformação em si, e têm foco na mão-de-obra, máquinas, meio- ambiente, métodos e medidas. Tais indicadores referem-se ao custo do processo, às suas anomalias, ao valor agregado, à produtividade, à velocidade e à flexibilidade, incluindo a funcionalidade da mão-de-obra: custo dos retrabalhos, custo das devoluções motivadas, autonomia do operador, envolvimento26, solução de anomalias, solução de não- conformidades, velocidade e prontidão. Os indicadores do tipo 3 referem-se à excelência do output do processo: custo, conformidade e disponibilidade. 26 O envolvimento pode ser medido pelo número de sugestões apresentadas, por exemplo. Quanto ao processo •insumo (input) •de fluxo (throughput) •de resultado (outcome) •Mão-de-obra (MO) •Máquinas (MQ) •Meio ambiente (MA) •Métodos (ME) •Medidas (MD) Sistema a montante Sistema transformação Sistema a jusante MO MQ MA ME MD 1 2 3 4 5 2 3 4 197 Quanto à responsabilidade Os indicadores quanto à responsabilidade podem ser divididos pelas funções ou subfunções organizacionais. Neste sentido pode-se ter indicadores sob a responsabilidade de Finanças, por exemplo. Há que se observar, entretanto, que os indicadores sob responsabilidade de Finanças não são aqueles que usualmente se chama de indicadores financeiros apenas porque são expressos em moeda. Não. Indicadores sob responsabilidade de Finanças são indicadores cuja responsabilidade pelo resultado é atribuída ao gestor de Finanças. Neste sentido o indicador RSI (Retorno Sobre o Investimento) não é um indicador sob a responsabilidade de Finanças. Não se pode cobrar o gerente de Finanças pelo fato do RSI não ter atingido o valor esperado, por exemplo 12% ao ano. Basta ver a figura 10.6 para entender que não se pode assacar uma responsabilidade ao gerente de Finanças quando ele não tem autoridade sobre as vendas, sobre Marketing e outras variáveis que influenciam o RSI. Observar, entretanto, que um possível indicador “Quantidade de erros/ 1000 pagamentos efetuados” é um típico indicador sob a responsabilidade de Finanças. Indicadores que envolvem duas ou mais funções são de responsabilidade da Alta Administração. Um indicador é de responsabilidade de uma função ou subfunção quando o responsável por tal função tem autoridade sobre os meios que necessita para o resultado. Há, deste modo, diferença conceitual entre indicadores financeiros (que se expressam em moeda ou são resultantes de dois ou mais indicadores que se expressam em moeda), e indicadores de Finanças indicadores cujo desempenho é de responsabilidade da função Finanças (ou alguma subfunção). 198 Quanto à relação dos objetos Os indicadores descritivos estão associados a objetos desvinculadosde qualquer relação causa-efeito; os indicadores normativos ou avaliativos expressam uma conclusão ou possibilitam que se extraia uma conclusão sobre a relação entre dois ou mais objetos. Indicadores descritivos descrevem objetos desvinculados de qualquer relação causa-efeito: Receitas no período; Despesas no período; Média do patrimônio líquido no período. Indicadores normativos ou avaliativos permitem extrair uma conclusão envolvendo a relação de dois ou mais objetos: Retorno sobre investimento = (receitas no período menos despesas no período) / média do patrimônio líquido no período. Crescimento das vendas = Vendas no período T1 / Vendas no período T0. Quanto à sua utilização Carlisle27 classifica os indicadores quanto à sua forma de utilização. A tipologia abaixo foi adequada para organizações. Indicadores informativos que pretendem descrever a organização e as mudanças que acontecem nela. Geralmente são estatísticas sujeitas a uma produção regular, como uma série temporal, e que podem ser desmembradas por variáveis relevantes. Por exemplo, dados anuais sobre RSI (Retorno sobre investimento), volume de vendas, clientes cadastrados 27 Idem. 199 etc. Gráficos temporais são tipicamente gráficos de linha que associam a um determinado período de tempo um indicador específico. RSI LL PL ceitas Despesas Ativo Passivo Re Vendas e Marketing Fixas Variáveis Todas as funções Todas as funções Quantidade de erros /1000 pagamentos efetuados Finanças Função das vendas Figura 10.6: Indicadores: à esquerda: financeiro, de responsabilidade do principal executivo ou da Alta Direção; à direita: sob responsabilidade de Finanças. Indicadores preditivos que são indicadores informativos que se adaptam a modelos formais, capazes de proporcionar variáveis que tentam prever níveis potenciais futuros. Por exemplo, indicadores referentes a volume de vendas para o trimestre seguinte. Tais variáveis são o resultado do processamento de dados dentro de um modelo formal que busca prever as vendas em períodos subsequentes. A média móvel ponderada com alisamento exponencial é um caso de modelo formal que gera indicadores preditivos. 200 Indicadores orientados para o problema que apontam para situações organizacionais específicas, como, por exemplo, índice de refugos, número de reclamações de clientes etc. Os indicadores orientados para o problema (existente ou potencial) são essencialmente indicadores operativos, isto é, indicadores de processos. Indicadores de avaliação de programa que mostram o progresso e a eficácia da organização quanto aos programas referentes às suas metas de sobrevivência. São portanto indicadores referentes a projetos. Carley (1985:30) aponta ainda a existência de indicadores de delineamento de alvos que são indicadores que descrevem características de objetos úteis para identificar metas a alcançar. Os indicadores delineamento de alvos podem ser considerados bemchmarks, isto é, indicadores de líderes usados para comparação. Quanto à sua utilização os indicadores também podem ser considerados estratégicos quando dotados de relevância para os níveis gerenciais da organização ou podem ser indicadores operativos quando dotados de relevância para os níveis operacionais da organização. Quanto à forma de medir Os indicadores são quantificadores de parâmetros, isto é, associam valores a parâmetros. Parâmetros como produção que pode ser expressa pela quantidade de itens produzidos são quantitativos; já a satisfação de clientes ou o nível de comprometimento (NC) dos funcionários, ou qualquer dos seus componentes já vistos acima (aceitação de responsabilidade (AR), assiduidade (AS), cooperação (CO) e iniciativa (IN)), são essencialmente qualitativos. Muitos autores denominam tais indicadores, respetivamente de objetivos se mensuráveis numa escala de intervalos ou graus e podem ser submetidos aos métodos usuais de análise de dados e de subjetivos, que 201 se baseiam em opiniões e atitudes de indivíduos. Normalmente tais indicadores são apresentados numa escala ordinal. Questionários, entrevistas ou pesquisas de opinião produzem informações subjetivas. Em vez de objetivos ou subjetivos alguns autores28 usam os termos indicadores quantitativos e indicadores qualitativos. Quanto à sua natureza Quanto à natureza do indicador, ele pode ser estático ou dinâmico. Diz-se dinâmico quando se associa à mudança de estado de uma variável. Os indicadores estáticos, dentro de um período de tempo razoavelmente grande tendem a ser constantes. Por exemplo: a capacidade máxima teórica de uma planta; a distância da planta a um determinado centro de consumo; a quantidade de filiais, tendem a ser indicadores estáticos; indicadores de desempenho e de atividades são indicadores dinâmicos. Os indicadores de desempenho são indicadores dinâmicos, associados às propriedades da mudança de uma variável. Bandeira (1997) afirma que na implementação de indicadores de desempenho se deve considerar os seguintes princípios29: a) relevância: o indicador deve estar associado aos objetivos da Organização; b) oportunidade: o indicador deve estar disponível em tempo oportuno para a tomada de decisão; c) validade: é verdadeiro; 28 Henderson, D.W. Social indicators: a rationale and a research framework. Ottawa: The Economic Council of Canada, 1974; Mindlin, A. The use of social indicators in municipal governement. In: Social indicators and Marketing. ORG. R. Clewett e J.C. Olsen. Washington: American Marketing Association, 1979, apud Carley p.34 29 Embora aplicáveis a indicadores de desempenho, tais propriedades são, de forma geral, aplicáveis a qualquer indicador. 202 d) unicidade: não é redundante; e) acurácia: concorda com a realidade, isto é: expressa o que verdadeiramente ocorre30; f) desdobramento: evidencia o nível de detalhamento ou de generalização da informação pretendida; g) amplitude: insere informações relativas ao universo observado; h) histórico: expõe cronologicamente as informações permitindo análise comparativa; i) comparabilidade: estabelece confronto entre o real e o previsto; j) incidência: reflete a propensão com base em informações históricas; k) previsibilidade: consolida informações e possibilita antever tendências; l) sensibilidade: identifica variações; m) frequência: gera informações periodicamente; n) proximidade: é de fácil acesso para o usuário; e o) manuseamento: simples e inteligível por parte de todos os usuários. Os indicadores de desempenho, segundo Hronec (1994), possuem algumas características importantes : a) devem induzir a estratégia em toda a organização e são, portanto, top/down; b) devem ser adequados para responder ao gestor se ele está ou não atingindo suas metas; c) devem induzir os comportamentos desejados nos funcionários ou outros prestadios da empresa; d) devem expressar o que deve ser feito; e) devem informar às pessoas como elas estão se saindo (individualmente e em grupo); e) devem comunicar os resultados das ações realizadas (projetos e processos); f) 30 A rigor esta propriedade se confunde com validade. 203 devem estimular a melhoria contínua (entalpia administrativa); g) devem reduzir a dissonância de focos desentendimentos quanto ao que é ou não importante; e g) devem disseminar o uso universal de conceitos (linguagemcomum). Os indicadores também podem ser descritos como compostos ou simples. Um indicador composto é derivado de diversos indicadores simples. Muscat (1994) aponta a existência de indicadores básicos que são os que permitem medir os resultados em termos dos fatores críticos de sucesso. Quanto à amplitude Quanto à sua amplitude os indicadores podem ser sociais ou privados. O indicador social tem uma macro amplitude e refere-se a uma unidade política. Para Jannuzzi (2002), os indicadores sociais se prestam a subsidiar as atividades de planejamento público e formulação de políticas sociais nas diferentes esferas de governo, possibilitam o monitoramento, por parte do poder público e da sociedade civil, das condições de vida e bem estar da população e permitem o aprofundamento da investigação acadêmica sobre a mudança social e os determinantes dos diferentes fenômenos sociais. UN (1988) apud Jannuzzi (2002) afirma que os indicadores sociais podem ser classificados segundo as diversas aplicações a que se destinam. A classificação mais comum é a divisão dos indicadores segundo a área temática da realidade social a que se referem. Há, assim, os indicadores de saúde (porcentual de crianças nascidas com peso adequado, por exemplo), os educacionais (escolaridade média da população de 15 anos ou mais, por exemplo), os de mercado de trabalho (rendimento médio real do trabalho, 204 etc.), os demográficos (taxa de mortalidade etc), os habitacionais (densidade de moradores por domicílio etc.), os de segurança pública e justiça (roubos à mão armada por 100 mil habitantes etc.), os de infraestrutura urbana (porcentual de domicílios com esgoto sanitário ligado à rede pública etc.) e os de renda e desigualdade (nível de pobreza etc.). Há classificações temáticas ainda mais agregadas, usadas na denominação dos sistemas de indicadores sociais, como os indicadores socioeconômicos, de condições de vida, de qualidade de vida, de desenvolvimento humano ou ambientais. Os indicadores privados são os referentes a uma dada organização. Quanto à constituição Quando à composição os indicadores podem ser simples ou compostos. Os indicadores compostos são obtidos pela combinação de dois ou mais indicadores. O indicador Retorno Sobre Investimento é um exemplo de indicador composto. O indicador simples é obtido de forma direta, geralmente. Dentre os indicadores compostos são importantes os que se ocupam de variáveis qualitativas, especialmente as referentes a opiniões e atitudes. Meireles & Enoki (2002), afirmam que a medição de opiniões e de atitudes, requer um processo especial, pois trata-se de quantificar elementos que têm características nitidamente subjetivas. Uma atitude é essencialmente uma disposição mental em face de uma ação potencial (Mann, 1970:165); uma opinião representa uma posição mental consciente, manifesta, sobre algo ou alguém (Ander-Egg, 1978:142). Tanto as atitudes quanto as opiniões carecem de ação, e isto dificulta a sua métrica: atribuição de números a parâmetros descritores de objetos, ou 205 acontecimentos ou situações, de acordo com certa regra31 (Kaplan,1975:182). Quando não se dispõe de um processo direto de medição e isso ocorre usualmente com aspectos subjetivos é necessário recorrer ao uso de escalas. Uma escala é um instrumento científico de observação e mensuração de fenômenos sociais. Ander-Egg (1978:141), afirma que a escala foi idealizada com a finalidade de medir a intensidade das atitudes e opiniões na forma mais objetiva possível. 10.2 – Resumo Os indicadores podem ser estratificados e classificados sob diversas tipologias. Na medida em que os indicadores sempre associam métricas a parâmetros, foi apresentada uma forma de classificar variáveis. 10.3 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 3. Classifique dentro de alguma tipologia, os seguintes indicadores: Rotatividade do pessoal; Índice de Liquidez; Vendas do mês; Compra projetadas para o próximo bimestre 31 Recomenda-se a leitura de Carlos Américo Alves Pereira: O diferencial semântico. São Paulo: Ática, 1986. 206 CAPÍTULO 11: ESCALAS E VARIÁVEIS Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a entender os diferentes tipos de escalas e os diversos tipos de variáveis. Nota: Este capítulo é complementado pelos apêndices 2 e 3. Sumário: 11.1 -Tipos de escalas 11.1.1-Escala tipo Thurstone 11.1.2-Escala tipo Likert 11.1.3-Escala de frequência verbal ou de avaliação de frequência 11.1.4-Escala ordinal 11.1.5-Escala de ranking forçado 11.1.6-Escala linear numérica 11.1.7-Escala tipo trade-off 11.2 - Tipos de variáveis 11.3 - Resumo 11.4 - Veja se sabe responder 11.1 Tipos de escalas. Uma escala é um instrumento científico de observação e mensuração de fenômenos sociais. Ander-Egg (p.141) afirma que a escala foi idealizada com a finalidade de medir a intensidade das atitudes e opiniões na forma mais objetiva possível. Meireles & Enoki (2002) compilaram que há inúmeros tipos de escalas, inúmeras técnicas que transformam uma série de fatos qualitativos em fatos quantitativos ou variáveis, às quais se pode aplicar processos de mensuração e de análise estatística. 207 Há inúmeros tipos de escalas, inúmeras técnicas que transformam uma série de fatos qualitativos em fatos quantitativos ou variáveis, às quais se pode aplicar processos de mensuração e de análise estatística (ver esquema acima). Em Marconi & Lakatos (1986:88), pode-se encontrar algumas. Ander-Egg (1978:142) indica seis tipos de escalas: (1) de ordenação (de pontos, de classificação direta; de comparações binárias); (2) de intensidade; (3) de distância social (de Bogardus; de Dood; de Crespi); (4) de Thurstone; (5) de Guttman e (6) de Likert. 11.1.1-Escala tipo Thurstone Thurstone (1959), formulou uma lei que tem a capacidade de medir as “diferenças discriminatórias” de um mesmo estímulo no continuum psicológico do indivíduo. O continuum é considerado uma escala psicológica onde os valores atribuídos aos estímulos estão posicionados. Para o autor, o indivíduo atribui valor a um estímulo por meio de processos discriminatórios, que são os processos pelo qual o organismo identifica, distingue ou reage a um estímulo. O autor acredita que, por causa das variações momentâneas no organismo dos indivíduos, um dado estímulo não desperta sempre o mesmo processo discriminatório. Assim, as pessoas podem reagir de maneira diferente a um mesmo estímulo em momentos diferentes, atribuindo valores mais altos ou mais baixos a esses estímulos. Essa abordagem nos leva à lei do julgamento comparativo de Thurstone que incita um indivíduo a julgar os estímulos em pares, identificando qual dos estímulos tem maior valor para ele. Com a aplicação da lei pode-se 208 capturar o valor que o indivíduo atribui a um mesmo estímulo em momentos diferentes (comparado a estímulos diferentes) no seu continuum psicológico. Este valor é apresentado na forma de um ranking da preferência do indivíduo pelos estímulos no continuum psicológico. 11.1.2-Escala tipo Likert A mais notável, pelo uso, é a de Likert, que, em 1932 propôs uma escala de cinco pontos que se tornou paradigma “da mensuração qualitativa” no dizer de Pereira (1999:65). A escala Likert - como qualquer outra escala- fundamenta-se no estabelecimento de premissas de relaçãoentre atributos de um objeto e uma representação simbólica desses atributos. Pereira destaca que o sucesso da escala Likert deve residir no fato de que “ela tem a sensibilidade de recuperar conceitos aristotélicos da manifestação de qualidades: reconhece a oposição entre contrários; reconhece gradiente e reconhece a situação intermediária”. Com efeito, a escala Likert, solicita do respondente que a uma dada afirmação expresse o seu grau de concordância, geralmente do tipo: ótimo; bom regular ruim péssimo. A estas categorias se dá o nome de diferencial semântico (uma se diferencia da outra pelo sentido). Muitos autores fazem uso de um maior número de diferenciais: as escalas Likert (1-7), com sete diferenciais semânticos ou as escalas Likert (0-10) com onze diferenciais, são também muito usadas. 209 Apresentação das proposições O corpo do questionário, propriamente dito, é composto de proposições, com espaço para a opinião do respondente. A figura 4.1 mostra uma típica avaliação por meio de Escalas tipo Likert. Independentemente da forma de apresentação, a escala Likert deve oferecer proposições coerentemente arrumadas, de forma que, por exemplo, sejam valorizadas sempre as alternativas mais à direita. Evitar o uso de proposições negativas. Proposição DT D I C CT Tenho capacidade de identificar prioridades dentre um conjunto de problemas Possuo capacidade de operacionalizar idéias, isto é, de transformar em realidade o que idealizo Tenho capacidade de delegar funções, não centralizando em mim o que outros podem executar Habilidade para identificar oportunidades Capacidade de comunicação, redação e criatividade Capacidade de trabalho em equipe Disposição para correr riscos e responsabilidade; Facilidade de relacionamento interpessoal Domínio de métodos e técnicas de trabalho Capacidade de adaptar-se a normas e procedimentos Capacidade de estabelecer e consolidar relações Capacidade de subordinar-se e obedecer à autoridade Tabulação da resposta= 1 2 3 4 5 Figura 11.7: Exemplo de escala tipo Likert(1-5) Diferencial semântico Diferenciais semânticos são geralmente apresentados variando qualitativamente em grau, desde o mais baixo nível ao mais elevado. Não há um padrão para a descrição do diferencial semântico mas é 210 recomendável ter em conta os valores opostos. Pereira (1986:50) aponta alguns opostos expressivos como mostra o quadro 11.1. As pesquisas de opinião, à semelhança da escala de Likert fazem uso de diferenciais semânticos. Os sujeitos pesquisados são instados a escolher entre diversas opções, marcando aquela que mais se aproxima da sua atitude ou opinião. Diferenciais semânticos são geralmente apresentados variando qualitativamente em grau, desde o mais baixo nível ao mais elevado. Quadro 11.1: Exemplos de pontos opostos em diferenciais semânticos alegre/triste; grande/pequeno; perfeito/imperfeito alto/baixo; grosso/fino; puro/impuro; amigo/inimigo; incerto/certo; quente/frio; bonito/feio; inteligente/burro; ruim/bom; branco/preto; justo/injusto; tudo/nada; caro/barato. largo/estreito; útil/inútil; difícil/fácil; limpo/sujo; vivo/morto duro/mole; livre/preso; forte/fraco escuro/claro; muito/pouco; falso/verdadeiro; natural/artificial; Fonte: Pereira (1986:50) Não há um padrão para a descrição do diferencial semântico, mas os modelos abaixo são muito usados: 1-desaprovo totalmente; 2- desaprovo em parte; 3- neutro; 4- concordo em parte; 5-concordo totalmente 1-totalmente insatisfeito;;2-insatisfeito em parte; 3-neutro; 4- satisfeito em parte; 5-totalmente satisfeito 211 1-significativamente menos importante; 2-menos importante; 3- igualmente importante; 4-mais importante; 5-significativamente mais importante Observar que na aplicação dos diferenciais semânticos a escala é crescente: 1, 2...5, onde ao valor um corresponde o pior desempenho. Para maiores estudos sobre o grau diferencial semântico, recomenda-se Boyd &Westfall (1978) e Pereira(1986). O diferencial semântico, na maioria das vezes, apresenta um número ímpar de alternativas. Tem, neste caso, a alternativa central. Por vezes o diferencial semântico é apresentado sem a alternativa central. Tal tipo de diferencial é importante quando se quer forçar o respondente a escolher um “lado” da proposição. 11.1.3-Escala de frequência verbal ou de avaliação de frequência O formato de uma escala de frequência verbal (também designada por avaliação de frequência) é muito semelhante ao de uma escala de Likert com duas exceções: a) mais do que a intensidade do grau de concordância com uma afirmação, a escala de frequência verbal apresenta palavras (normalmente cinco) que indicam a frequência com que uma dada variável ocorreu e b) em vez de apresentar afirmações sobre um dado tópico, os itens de uma escala de frequência verbal devem referir-se a ações/comportamentos muito específicos realizados pelos respondentes (Alreck & Settle, 1995, p. 119-120). 212 Quadro 11.2: Exemplo de escala de frequência verbal Por favor escolha o número da escala que corresponde ao número de vez que realiza/pratica cada uma das atividades/ações abaixo indicadas 1- Sempre 2- Muitas vezes 3- De vez em quando 4- Raramente 5- Nunca a) Usar o Google quando preciso procurar informação para os trabalhos da escola ------------ b) Usar o chat para a realização de trabalhos relacionados com a escola ----------- c) Usar o e-mail para contatar com o professor ----------- Para Alreck & Settle (1995) a principal vantagem da escala de frequência verbal é a facilidade de resposta que proporciona ao inquirido. A maior desvantagem deste tipo de escala é o fato de proporcionar ao investigador uma medida grosseira da proporção de frequência de cada ação que se pretende avaliar: por exemplo a categoria central “de vez em quando” pode representar uma frequência que varia entre os 30% e os 70%, ou seja, a interpretação dos dados deve ter em conta estas limitações intrínsecas a questões deste tipo. 11.1.4-Escala ordinal A escala ordinal, é na prática, uma questão de escolha múltipla que partilha algumas semelhanças com a escala com a escala de Likert e com a escala de frequência verbal. A diferença que individualiza este formato é que as alternativas ou categorias de resposta obedecem a uma ordem estrita de sequência de apresentação ou seja estão relacionadas umas com as outras o que não acontece nas escalas de Likert ou de frequência verbal. Assim sendo, a escolha pela primeira opção é menos do que se se optar 213 pela segunda, a segunda menos que a terceira e assim sucessivamente. A escala pode ser revertida por forma a que cada categoria seja mais do que a anterior mas há sempre uma ordem que tem de ser respeitada (Alreck & Settle, 1995, p. 120-121) Quadro 11.3: Exemplo de escala ordinal De uma maneira geral, quando é que costuma ligar o seu computador pessoal para aceder ao e-mail ao fim de semana (por favor assinale uma só opção) Assim que me levanto _____ Durante a manhã _____ Mesmo antes de almoçar _____ Logo a seguir ao almoço _____ Durante a tarde _____ Antes do jantar _____ Depois do jantar _____ Não costumo aceder _____ A principal vantagem da escala ordinal é a possibilidade que dá ao investigador de obter uma medida relativa da ocorrência de uma dada variável e deve ser usada quando a pergunta direta é demasiado ampla ou não suficientementeexplícita. 11.1.5-Escala de ranking forçado A escala de ranking forçado (forced ranking scale, Alreck & Settle, 1995, p. 121- 124) também designada de atribuição de ordem (Kline, 1986), tem como objetivo obrigar o respondente a ordenar os itens de acordo com um ranking para se obter uma sequência de preferências numa dada variável. Com esta modalidade o investigador pode obter a posição relativa dos itens uns em relação aos outros ampliando a qualidade 214 informativa dos dados relativamente à escala ordinal simples que apenas nos mostra a preferência por uma só entre as várias opções possíveis. Quadro 11.4: Exemplo de Escala de ranking forçado Fala-se muito de insucesso escolar. De entre as causas possíveis abaixo apresentadas escolha as que considera mais importantes e ordene-as da seguinte forma: 1= mais importante; 2= segunda mais importante, 3= terceira mais importante e assim sucessivamente. ____Programas inadequados ____Excessiva exigência por parte dos pais ____Excessiva exigência por parte dos professores ____Falta de preparação dos professores ____Indisciplina É muito usada em publicidade para conhecer as preferências dos consumidores relativamente a produtos concorrentes, mas pode ser usada em investigação educativa em múltiplas situações de pesquisa. Os inconvenientes associados à utilização desta escala é a dificuldade de resposta que exige por parte do inquirido que precisa primeiro de analisar cada uma das opções para depois as ordenar num gradiente personalizado. Não deve ser usada quando os inquiridos são muito jovens 11.1.6-Escala linear numérica Sempre que os itens de um questionário avaliam uma única dimensão de uma variável que se distribui ao longo de um gradiente de intervalos iguais e lineares, a escala numérica com extremos etiquetados é o formato que deve ser privilegiado pelo investigador por forma a facilitar a análise e interpretação dos resultados (Alreck & Settle, 1995, p. 127- 128). A simplicidade, clareza, economia e produtividade estão entre as maiores vantagens das escalas lineares numéricas. O formato é simples e 215 fácil de preencher pelos respondentes que não tem dificuldade em perceber o que lhes é pedido. Quadro 11.5: Exemplo de escala linear numérica Que importância atribuiu a cada um dos temas de discussão pública abaixo discriminados? Se acha que o tópico é muito importante escolha um número do extremo direito da escala e coloque-o no local assinalado à frente do respectivo item. Se pelo contrário considera que o tópico não tem para si muita importância escolha um número do extremo esquerdo da escala e assinale- o no lugar respectivo. Por último, se considera que o tópico tem uma importância relativa escolha um dos números da zona central da escala de acordo com o grau de significância que lhe atribui. Sem importância Extremamente Importante 1 2 3 4 5 Proteção das espécies animais em vias de extinção……….________ Melhoria da qualidade do ar que respiramos …………….________ Descoberta de novas fontes de energia fóssil (petróleo) …________ Investimento público em energias renováveis …………...________ As mesmas perguntas e as mesmas instruções podem ser usadas para muitos itens ao mesmo tempo. Em termos estatísticos o tratamento é simples e o fato da escala ser numérica e de intervalos iguais permite que os dados sejam tratados como se de uma variável intervalar se tratasse. Em termos de limitações, a principal tem a ver com o fato de não se aplicar a muitas situações concretas em particular as que requerem a comparação direta com um dado especifico ou uma avaliação de aspectos relativos a uma dimensão especifica. É fundamental nestas escalas que os extremos sejam etiquetados com “Extremamente” para que a dimensão seja bem definida e que os termos usados sejam opostos bipolares. Também não se 216 devem etiquetar os valores intermédios com palavras, apenas devem surgir os números com intervalos iguais entre eles (c. f. Alreck & Settle, 1995). 11.1.7-Escala tipo trade-off O questionário Trade-off força o respondente ou pesquisado a fazer escolhas e, desta forma possibilita saber, em condições conflituosas, o que o respondente valoriza. A planilha trade-off requer que o respondente distribua 10 pontos entre duas opções. Desta forma é possível obter a preferência de um conjunto de respondentes. Observar que a análise do questionário Trade-off, é feita por meio da Matriz de Priorização. Dada a sua importância, ver maiores informações sobre a escala tipo Likert no Apêndice 3. 11.2 - Tipos de variáveis As variáveis podem ser classificadas segundo Pereira (1999:44), em quantitativas (discretas ou contínuas) e qualitativas (categóricas nominais ou categóricas ordinais). Esta mesma classificação pode ser estendida aos indicadores. Os indicadores quantitativos discretos expressam números inteiros, sem frações, como em contagens. Indicadores de: número de filhos, idade do funcionário, quantidade de clientes atendidos no dia, são exemplo de indicadores quantitativos discretos. Os quantitativos contínuos referem-se a variáveis que podem assumir valores fracionários, como por exemplo: peso de uma peça e tempo de duração de uma chamada telefônica. Os indicadores qualitativos categóricos nominais expressam categorias as quais não possuem relação umas com as outras. Indicadores de nacionalidade (portuguesa, brasileira, chilena etc.) ou de profissão (engenheiro, mecânico, pintor etc.), são exemplos de indicadores 217 qualitativos categóricos. Os indicadores qualitativos ordinais fazem menção a categorias que possuem relação (de ordem) com outras categorias. Por exemplo: nível escolar (é possível colocar em determinada ordem, como a crescente: analfabeto, primário, secundário etc.), ou nível hierárquico (operador, supervisor, gerente, gerente-geral etc.). Indicadores qualitativos podem medir variáveis do tipo: comodidade, gentileza, atenciosidade, efetividade, lealdade, maleabilidade etc., mas nunca de forma direta. Níveis de mensuração Há fundamentalmente dois grandes grupos de medidas: qualitativas e quantitativas (ver figura 11.0). As qualitativas podem ser nominais (quando apenas associadas a nomes), ou ordinais (quando indicam direta ou indiretamente certa ordem de prevalência); as quantitativas podem ser discretas ou contínuas. Mensuração é a atribuição de um valor a um descritor de um objeto. Seja o objeto “aluno” que pode ser descrito por alguns descritores: Idade Altura Sexo Série acadêmica Desempenho acadêmico Por exemplo: Idade= 27 Altura= 1,67 Sexo=F Série acadêmica= Terceira Desempenho acadêmico= B 218 Quantitativa Discreta Contínua Números inteiros, sem frações, como em contagens. Exemplos: número de filhos; quantidade de alunos numa sala; números de peças produzidas por uma máquina numa hora, etc Números que podem assumir valores fracionários. Por exemplo: peso, tempo médio de chamadas telefônicas em minutos, etc Qualitativa Categórica Nominal Categórica Ordinal Categorias, sendo que cada categoria é independente, não tendo relação com outras. Exemplos: nacionalidade (portuguesa, brasileira, argentina...); profissão (administrador, engenheiro, pintor...) Categorias que possuem uma relação com outras categorias. Exemplos: nível escolar (primário, secundário, universitário); nível hierárquico (operador; supervisor, gerente, diretor);classe social (A,B, C...) Fonte: Julio Pereira. Análise de dados Qualitativos. São Paulo: Edusp, 1999 p.44 Quantitativa Discreta Contínua Números inteiros, sem frações, como em contagens. Exemplos: número de filhos; quantidade de alunos numa sala; números de peças produzidas por uma máquina numa hora, etc Números que podem assumir valores fracionários. Por exemplo: peso, tempo médio de chamadas telefônicas em minutos, etc Qualitativa Categórica Nominal Categórica Ordinal Categorias, sendo que cada categoria é independente, não tendo relação com outras. Exemplos: nacionalidade (portuguesa, brasileira, argentina...); profissão (administrador, engenheiro, pintor...) Categorias que possuem uma relação com outras categorias. Exemplos: nível escolar (primário, secundário, universitário); nível hierárquico (operador; supervisor, gerente, diretor); classe social (A,B, C...) Fonte: Julio Pereira. Análise de dados Qualitativos. São Paulo: Edusp, 1999 p.44 Figura 11.0 - Tipologia de variáveis. NÍVEL DE MENSURAÇÃO (a): Escala Nominal Observar que a mensuração nominal refere-se apenas a características nominativas descritoras do objeto. É o mais baixo nível de mensuração. São apenas atribuídos nomes aos descritores do objeto. As 219 mensurações nominativas permitem apenas a relação de equivalência (=) que é reflexiva, simétrica e transitiva: Reflexiva: x=x Simétrica: se x=y, então y=x Transitiva: se x=y e y=z, então x=z Exemplos: Diagnóstico psiquiátrico: Esquizofrênico Paranoico Maníaco-depressivo Psiconeurótico Sexo: Masculino Feminino Nacionalidade Argentina Brasileira Chilena Cor: Branca Preta Azul Estado: Sim Não NÍVEL DE MENSURAÇÃO (b): Escala Ordinal (ou por postos) Neste nível é possível estabelecer certo tipo de relação (estabelecer uma ordem de preferência indicada pelo símbolo >) 220 Exemplos: Desempenho acadêmico: Conceito A Conceito B Conceito C Preferência em escala Concordo totalmente Concordo Indiferente Discordo Discordo totalmente Status sócio- econômico: Classe Alta Classe Média Classe Baixa Graduação militar: Sargento Cabo Soldado As mensurações ordinais permitem a relação de equivalência (=) e a relação de comparação (>). Esta última é irreflexiva, assimétrica e transitiva, isto é: Irreflexiva: não é verdade que para qualquer x se tenha x>x; Assimétrica: se x>y, então y x; Transitiva: se x=y e y=z, então x=z. 221 NÍVEIS DE MENSURAÇÃO (c): Escala Intervalar É possível estabelecer certo tipo de relação (estabelecer uma ordem de preferência indicada pelo símbolo >) e, além disso se conhece as distâncias entre dois números quaisquer da escala. Neste tipo de mensuração não só se conhece a ordem como se estabelece que há intervalos iguais na escala. Exemplos: Testes de aptidão (quantidade de respostas corretas) Ano Ano ou década de evento (o ano zero é arbitrário) Temperatura em ºC ou ºF (a unidade e o ponto zero são arbitrários) Uma característica deste tipo de mensuração é que não permite afirmar que o dobro de um valor represente efetivamente duas vezes mais tal valor. Por exemplo, não se pode afirmar que quem acertou 10 questões em um teste de aptidão saiba exatamente duas vezes mais que quem tenha acertado apenas 5 questões; não se pode afirmar que quem nasceu na década de 80 tenha alguma propriedade em dobro de quem nasceu na década de 40; um corpo à temperatura de 60ºC não tem o dobro do calor de um corpo a 30ºC. Esta é a primeira escala verdadeiramente quantitativa e sobre variáveis intervalares é possível aplicar todos os estatísticos paramétricos comuns. Com efeito, médias, desvios-padrão, etc são aplicáveis a dados em uma escala intervalar, bem como as provas paramétricas comuns (Testes t e F). 222 NÍVEL DE MENSURAÇÃO (c): Escala de razão As mensurações em escalas de razão, possuem todas as propriedades de uma escala intervalar e um verdadeiro ponto zero como origem. Todas as quatro relações seguintes são operacionalmente passíveis de ser obtidas: Escala Nominal Ordinal de intervalo de razão propriedade 1. Classificação 2. Ordenação 3. Distância 4. Zero não-arbitrado também conhecidas por escalares (scale) também conhecidas por categóricas complexidade Figura 11.1: Propriedades dos tipos de variáveis Equivalência Comparação (>) Razão entre dois intervalos Razão conhecida de dois valores quaisquer da escala A estas mensurações aplicam-se todos os estatísticos paramétricos comuns apontados para a escala intervalar além da média geométrica e o coeficiente de variação. 223 Provas estatísticas não-paramétricas Moda Freqüência Coeficiente de contingência Mediana Percentis rs de Spearman (tau) de Kendall W de Kendall (1)Equivalência (1) Equivalência (2) Maior do que Nominal Ordinal Provas estatísticas adequadas Exemplos de estatísticos apropriados Relações definidoras Escala Provas estatísticas não-paramétricas Moda Freqüência Coeficiente de contingência Mediana Percentis rs de Spearman (tau) de Kendall W de Kendall (1)Equivalência (1) Equivalência (2) Maior do que Nominal Ordinal Provas estatísticas adequadas Exemplos de estatísticos apropriados Relações definidoras Escala Figura 11.2: Estatísticos apropriados para variáveis nominais e ordinais.Fonte: Siegel (1975) Provas estatísticas paramétricas e não-paramétricas Média Desvio-padrão Correlação de Pearson Correlação múltipla Média Desvio-padrão Correlação de Pearson Correlação múltipla Média geométrica Coeficiente de variação (1)Equivalência (2)Maior do que (3)Razão conhecida entre 2 intervalos quaisquer (1)Equivalência (2)Maior do que (3)Razão conhecida entre 2 intervalos quaisquer (4)Razão conhecida de 2 valores quaisquer Intervalar Razão Provas estatísticas adequadas Exemplos de estatísticos apropriados Relações definidoras Escala Provas estatísticas paramétricas e não-paramétricas Média Desvio-padrão Correlação de Pearson Correlação múltipla Média Desvio-padrão Correlação de Pearson Correlação múltipla Média geométrica Coeficiente de variação (1)Equivalência (2)Maior do que (3)Razão conhecida entre 2 intervalos quaisquer (1)Equivalência (2)Maior do que (3)Razão conhecida entre 2 intervalos quaisquer (4)Razão conhecida de 2 valores quaisquer Intervalar Razão Provas estatísticas adequadas Exemplos de estatísticos apropriados Relações definidoras Escala Figura 11.3: Estatísticos apropriados para variáveis intervalares e de razão. Fonte: Siegel (1975) 224 Escala Nominal Ordinal de intervalo de razão Religião: •Protestante •Espírita •Católica •Budista Sexo; Profissão; Setor econômico; Região geográfica Cargo hierárquico Nível econômico Classe social Escalas de Opinião e Atitude (tipo Likert): •Discorda totalmente •Discorda •Indiferente •Concorda •Concorda totalmente Desempenho Acadêmico: •A •B •C Testes de aptidão Ano de evento: •1949 •1995 Década de evento: •Anos 60 •Anos 70 •Anos 80 Altura cm Peso Kg Faturamento ($) Market-share Ativo ($) Salário ($) Figura 11.4: Exemplos de variáveis James Davis (1976:24) oferece a tabela exibida na figura 11.8. Davis chama atenção para o fato de que as propriedades da escala são cumulativas, isto é:as escalas mais complexas possuem todas as propriedades das menos sofisticadas e mais alguma coisa. Exemplo: Considere o objeto <Funcionário da empresa X> que pode ser descrito por um conjunto de atributos, entre eles a idade. Podemos dizer que a idade é uma variável: a)de razão b)intervalar c)ordinal d)nominal e)várias alternativas anteriores estão certas f)nenhuma das alternativas Que resposta deu? 225 A verdade é que a alternativa e) está correta pois é possível expressar a idade como sendo uma variável de razão, ou intervalar ou ordinal. Vejamos como: a)de razão: Funcionário tem 54,67 anos (ou 54 anos completos) b)intervalar: Funcionário nasceu em 1949 c)ordinal: Funcionário está na 5 ª década d)ordinal: Funcionário é adulto maduro 11.3 – Resumo Uma escala é um instrumento científico de observação e mensuração de fenômenos sociais. Ander-Egg (p.141) afirma que a escala foi idealizada com a finalidade de medir a intensidade das atitudes e opiniões na forma mais objetiva possível. Ander-Egg (1978:142) indica seis tipos de escalas: (1) de ordenação (de pontos, de classificação direta; de comparações binárias); (2) de intensidade; (3) de distância social (de Bogardus; de Dood; de Crespi); (4) de Thurstone; (5) de Guttman e (6) de Likert. Esta última é a mais utilizada em ciências sociais. A escala tipo Likert faz uso de proposições e de uma escala onde cada coluna tem um sentido diferente: por isso se chama de diferencial semântico (diferença de sentido). 11.4 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 1-De exemplo, dentro de uma organização, de variáveis nominativas; 2-De exemplo, dentro de uma organização, de variáveis ordinais; 3-De exemplo, dentro de uma organização, de variáveis de razão; 226 4-Elabore uma escala tipo Likert(5) com 4 proposições para ser aplicada pelo departamento de Recursos Humanos para avaliar a satisfação dos funcionários. 227 CAPÍTULO 12: IMPORTÂNCIA RELATIVA DOS INDICADORES Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: a)- classificar um indicador segundo uma dada tipologia; e b)- entender a importância relativa dos indicadores. Sumário: 12.1 – Importância relativa dos indicadores Tipos de indicadores Quanto à utilização Importância funcional dos indicadores Indicadores principais Indicadores de apoio Indicadores sociais 12.2 - Indicadores referentes à gestão das informações 12.3 - Sistemas de Indicadores 12.4 - Resumo 12.5 - Veja se sabe responder 12.1- Importância relativa dos indicadores O sistema de indicadores numa organização é um conjunto de articulado de quantificadores de parâmetros referentes às partes interessadas da organização, importantes ou potencialmente importantes para o sistema de informações usado para compreender, avaliar e administrar a organização. Os indicadores existentes numa organização não só devem capacitar que os gerentes e os operadores compreendam e avaliem a empresa, como 228 devem possibilitar a gestão da mesma. E o que é administrar uma organização? Herbert Simon (1965) afirma que "decidir é sinônimo de administrar". Para este consagrado autor (prêmio Nobel de Economia), a organização está concentrada nas decisões necessárias à consecução dos objetivos. Simon considera as seguintes fases do processo de tomada de decisão: coleta de informações ou análise das oportunidades para identificar as situações que exigem decisão e descobrir as oportunidades em que ela deve ser tomada; estruturação: criação, identificação e análise das possibilidades de ação, bem como a previsão de suas consequências; escolha de uma solução ou linha determinada de ação. Para Herbert Simon, cada fase da tomada de decisão constitui por si mesma, processo complexo. A fase de estruturação pode exigir novas informações. Isto mostra a relevância que tem, para uma organização, dispor de informações adequadas e corretas. Mas que informações? Tipos de indicadores Qualquer abordagem tipológica privilegia um ou outro aspecto. Imagine-se as possíveis classificações de veículos. Podem ser classificados quanto ao meio de locomoção predominante: ar, terra, mar. Se considerarmos os veículos de terra poderemos dividi-los em inúmeras categorias: ano de fabricação, país de origem, destino predominante (passeio, carga, movimentação de terras ) etc. Uma classificação, assim, sempre destaca um ou mais aspectos que sejam relevantes. Aqui, referente 229 a indicadores vamos destacar quanto à sua utilização e quanto à sua importância relativa para a empresa. Quanto à utilização Já vimos que quanto à utilização, podemos considerar um conjunto específico de tipos de indicadores: Indicadores informativos - que descrevem a organização e as mudanças que acontecem nela; Indicadores preditivos - capazes de proporcionar variáveis que tentam prever níveis potenciais futuros; Indicadores orientados para o problema que apontam para situações organizacionais específicas; Indicadores de avaliação de programa que mostram o progresso e a eficácia da organização quanto aos programas referentes às suas metas de sobrevivência; e Indicadores de delineamento de alvos que usados para identificar metas a alcançar (benchmarks). Importância funcional dos indicadores Cabe ao responsável pela Gestão do Sistema de Informações (GSI) disponibilizar os indicadores para que as partes interessadas façam uso deles. Os indicadores e dados gerados são para uso de outras partes interessadas da organização - normalmente clientes internos locados em outros departamentos, e até mesmo para uso de clientes externos (consumidores, fornecedores etc). Ou seja: o produto do Sistema de Informações (dados e indicadores) é para uso de outras partes da organização. 230 Geralmente as organizações estão departamentalizadas, isto é estão subdivididas em órgãos. A departamentalização é uma imposição do crescimento das estruturas, tornando necessário descentralizar, através da criação de órgãos especializados, sincronizados e interdependentes do conjunto para que possa ser diminuído o confinamento funcional e preservadas as características das partes componentes (Faria, 1989:211). O principal objetivo da departamentalização é proporcionar meios para o crescimento dos organismos diminuindo a tendência para se tornarem complexos e gerarem entropia32. Cada organização faz uso das técnicas de departamentalização33, adotando o critério que acha mais conveniente. Desta forma podemos ter organizações departamentalizadas por objetivo34, por processo35, por clientela36, por local ou área geográfica37 e por produto38. Muitas empresas obviamente misturam estes critérios tentando a departamentalização mais adequada aos seus interesses. Assim, em cada empresa encontramos departamentos ou órgãos. Um órgão39 pode ser 32 Entropia administrativa: tendência para a desordem. 33 Ver Faria, 1989. pp.215-27 34 Também denominada agregação pelo propósito dominante, pois é baseada no critério de agrupar em um só órgão todas as entidades e atividades que visem à mesma finalidade. Geralmente a denominação identifica o próprio objetivo. Exemplo: Departamento de Novos Produtos. 35 Tem o objetivo de reunir num único departamento todos os que trabalham utilizando-se de uma técnica ou habilitação especial, proporcionando a maior especialização técnica. Assim é possívelutilizar os melhores conhecimentos disponíveis, realizar melhor a divisão do trabalho e mecanizar as rotinas. Exemplos: Departamento de Compras, Departamento de Vendas, Departamento de Marketing, Departamento de Pessoal. 36 Reunindo num só órgão todos os elementos e especialistas que trabalham com um público definido, em proveito de um melhor atendimento às exigências do grupo. Exemplo: Departamento de Atendimento ao Anunciante. 37 Agrupando todos os órgãos que operam em determinada zona geoeconômica. Exemplo: Departamento Mercosul. 38 Reunindo os órgãos associados à produção e/ou venda de um determinado produto. Exemplos: Departamento de Geladeiras; Departamento de Câmaras Frigoríficas. 39 Etimologicamente, do grego, órgão significa ação ou aquilo que trabalha. 231 definido como um conjunto de pessoas, sob um comando único, visando a um conjunto específico de objetivos. Cada órgão tem uma dada função40 - isto é, uma atividade peculiar exercida em proveito de toda a organização. As funções podem ser classificadas em três tipos: Funções principais (primárias), essenciais à vida da organização não podendo ser eliminadas ou descuidadas sem graves prejuízos. Funções de apoio (secundárias), acessórias, que cooperam a fim de que as funções principais possam cumprir suas metas, afetando, com o seu desempenho, de maneira indireta a vida da organização; Funções sociais (terciárias) com o objetivo de manter a organização ajustada à coletividade de forma a receber apoio desta. Fayol41 considerava como funções principais ou primárias, a técnica42 (transforma a matéria-prima em utilidades ou serviços), a comercial ( para distribuição e venda das utilidades ou serviços produzidos), a financeira (para atrair, congregar, gerir e retribuir o capital aplicado), segurança (para estudar, localizar, diminuir, assumir ou transferir os riscos inerentes à atividade da empresa), contábil (para cuidar dos dados capazes de retratar a mensuração das atividades do organismo) e a função administrativa, para integrar as demais funções de forma que conduza a empresa à sua máxima funcionalidade. 40 É muito comum a confusão entre função e cargo. Cargo é uma posição definida na estrutura hierárquica, configurado por um conjunto de atribuições, responsabilidades e direitos; função (atribuição) é o conteúdo do cargo. 41 Apud Faria, 1989:47 42 Geralmente considerada como Produção. 232 Vem isto a propósito de se ter em conta que nem todas os indicadores possuem a mesma relevância: há indicadores mais importantes do que outros — e a sua importância é dada pelo tipo de função que tem o órgão que faz uso do indicador. Assim, temos na organização: Indicadores principais (primários), cujo existência e cujo desempenho é essencial à vida da organização não podendo ser eliminados ou descuidados sem graves prejuízos. Indicadores de apoio (secundários), acessórios, cujo desempenho afeta de maneira indireta a vida da organização; Indicadores sociais (terciários) que mostram quanto a organização está ajustada à coletividade É possível, desta forma, considerar um conjunto de indicadores levando em conta a sua importância funcional, como mostra a lista dos indicadores dada a seguir43 : Indicadores principais Indicadores para monitorar o êxito e operacionalização das estratégias44: 1. Indicadores referentes aos perfis competitivos dos produtos ou serviços da empresa; 2. Indicadores referentes aos fatores críticos de sucesso; 3. Indicadores referentes à estratégia corporativa; 43 Muitos dos indicadores foram extraídos de publicações do PNQ. A lista é apenas orientativa, não pretendendo de forma alguma ser exaustiva. Dependendo dos objetivos da organização, a classificação funcional dos indicadores pode diferir. 44 Embora as estratégias geralmente sejam traçadas top-down (estratégia corporativa; estratégia de posicionamento e estratégia competitiva) os indicadores mais importantes são os associados à estratégia competitiva. As demais estratégias existem em função desta. Assim, indicadores referentes aos perfis competitivos e aso fatores críticos de sucesso são as mais importantes. 233 4. Indicadores referentes à estratégia de posicionamento. Indicadores para avaliar e melhorar as práticas associadas ao sistema de liderança; Indicadores de desempenho relativos ao mercado (incluindo a participação no mercado, penetração dos produtos no mercado, entrada em novos mercados e a venda de novos produtos); Indicadores referentes à satisfação, insatisfação e fidelidade dos clientes (incluindo a avaliação da satisfação dos clientes em relação à concorrência): satisfação dos clientes, insatisfação dos clientes, fidelidade, retenção, conquista e perda de clientes e suas contas; reclamações, devoluções dos produtos, reparos ou retrabalhos, clientes perdidos; Indicadores de desempenho relativos a projetos de produtos (desde a concepção até a implementação na produção); Indicadores relativos aos principais processos de produção (para assegurar o desempenho dos produtos e o atendimento das expectativas dos clientes); Indicadores de desempenho do planejamento e controle da produção: Indicadores de desempenho da produção: relação horas produtivas / horas trabalhadas. Relação unidades programadas / unidades produzidas, relação horas paradas/horas pagas, custos diretos, custos indiretos, custos fixos, custos variáveis, despesas gerais de fabricação Indicadores de desempenho de compras: índice de erros em ordens de compras, compras-totais/gastos com setor de compras, compras-totais/número de ordens; 234 Indicadores referentes a estoques: acurácia dos estoques (itens corretos/total de itens, nível de serviço, giro de estoques, cobertura de estoques, custos de manter estoques, ciclo do pedido, disponibilidade de estoque. Indicadores de desempenho de fornecedores: nível de rejeitos; Indicadores de desempenho da logística externa: custos de transporte, relação transporte-próprio/ transporte-de-terceiros, custo de documentação e das transações; relação número de entregas no prazo/número de entregas; custos totais de distribuição, custos dos depósitos, custos das entregas locais Indicadores referentes a vendas: receitas operacionais, impostos pagos, vendas canceladas, abatimentos sobre vendas, despesas com vendas Indicadores referentes a propaganda e publicidade: Indicadores referentes a despesas de administração: Indicadores de resultados financeiros e econômicos: receita bruta, receita líquida, rentabilidade do patrimônio, retorno sobre o investimento, lucro líquido, margem de lucro, lucro por ação, valor econômico agregado (EVA), liquidez geral, liquidez corrente, lucratividade das vendas, endividamento; Indicadores referentes à gestão das informações: dada a sua importância para o presente estudo, ver seção 2.2.3. 235 Indicadores de apoio Indicadores referentes às práticas associadas aos sistemas de trabalho: indenizações; remuneração e reconhecimento, promoções, relação do salário com o mercado, relação contratados/entrevistados; relação dispensas-antes-de-um- ano/contratados; relação horas-treinamento/horas-trabalhadas; Indicadores referentes às práticas associadas à educação, ao treinamento e ao desenvolvimento das pessoas: índices de inovação e sugestões, treinamento multifuncional, eficácia do treinamento; Indicadores referentes ao bem-estar e satisfação das pessoas: segurança, absenteísmo, rotatividade, queixas, greves, clima organizacional; Indicadores de desempenho da gestão do ativo imobilizado: Indicadores pertinentes à manutenção de instalações fabris: Indicadores pertinentes à manutenção das instalações prediais: Indicadores de desempenho dos processos de apoio; Indicadores sociais indicadores de desempenho referentes às práticas associadas à responsabilidade pública e cidadania incluindo riscos associados à atuação da organização45; Indicadores relativos à sociedade. 45 Para empresas que lidam com produtos tóxicos ou agressivos obviamente tal indicador é primário. 236 12.2 - Indicadores referentes à gestão das informações A gestão das informações, ou a gestão do conhecimento é uma função organizacional e deve haver um órgão que cumpra tal função. Tal órgão, como todos os demais, desempenha o seu papel por meio de processos e por meio de projetos. É importante ter em mente que as pessoas, dentro dos órgãos realizam atividades e tais atividades só têm sentido se pertencerem a processos ou pertencerem a atividades. Fora disso, qualquer ato realizado pelas pessoas numa organização é destituído de sentido46. É importante, portanto, diferençar o que é um projeto e o que é um processo. Projeto Vargas (1998:5) apresenta o conceito de projeto como sendo "um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade". E o autor aponta exemplos de projetos: instalação de uma nova fábrica; lançamento de um novo produto; informatização de um determinado setor da empresa. Ou seja: a característica principal de um projeto é de que é algo com início, meio e fim. Os projetos devem ser desdobrados até ao nível da ação 46 O autor agradece a Edson Roque dos Reis por esta observação. 237 operacional, isto é, até ao nível em que se descreve a ação que o operador deve realizar. A nomenclatura referente a tal desdobramento é a seguinte: programa: conjunto de projetos que têm um objetivo macro. Por exemplo: programa para 1) elevar o RSI (Retorno sobre investimento) constituído de três projetos: 1.1) Projeto para elevar receitas de $xxx para $yyy; 1.2) projeto para diminuir despesas de $zzz para $www ou de z% do faturamento para y% do faturamento; 1.3) projeto para adequar patrimônio líquido47 de $sss para $rrr; projeto: conjunto de ações e recursos para a consecução de objetivos concretos, perfeitamente especificados e destinados a gerar benefícios (Cukierman e Dinsmore, 1978:1)48. Considere-se, por exemplo, o Projeto 1.1) para elevar receitas de $xxx para $yyy. Cada projeto, por sua vez desdobra-se em subprojetos: partes integrantes de um projeto, constituídas de um conjunto de ações e recursos para a consecução de objetivos do projeto. Por exemplo o Projeto 1.1) para elevar receitas de $xxx para $yyy pode ser desdobrado nos seguintes subprojetos: 47 Ver Volume I, Capítulo 3 desta série, onde o conceito de estratégia para elevar RSI foi considerado como exemplo. 48 Quanto a gestão de projetos recomenda-se a leitura de: VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 1998 que mostra como fazer o gerenciamento de projetos usando o software Ms Project; MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Administração de Projetos: transformando idéias em resultados. São Paulo: Atlas, 1997; CASAROTTO FILHO, Nelson, FÁVERO, José Severino e CASTRO, João Ernesto Escosteguy. Gerência de Projetos / Engenharia simultânea: organização, planejamento, programação, Pert/CPM, Pert/Custo, Controle, direção. São Paulo: Atlas, 1998. Altamente recomendáveis, mas mais difíceis de encontrar: CUKIERMAN, Zigmundo Salomão e DINSMORE, Paul Campbel. Administração de Projetos: caracterização e problemática. Rio de Janeiro: Guanabara, 1978; BELCHIOR, Procópio. G. O. Planejamento e elaboração de projetos. Rio de Janeiro: Americana, 1974; BOITEUX, Colbert Demaria. Pert/CPM/Roy e outras técnicas de programação e controle. Rio de Janeiro: LTC, 1985; HIRSCHFELD, Henrique. Planejamento com Pert/CPM. São Paulo: Atlas, 1970 e PRADO, Darci. Administração de Projetos com Pert/CPM. Rio de Janeiro: LTC, 1988. 238 1.1.1) Subprojeto para abrir filial no Rio de Janeiro para proporcionar uma receita adicional de $aaa; 1.1.2) Subprojeto para lançar produto XYZ para proporcionar uma receita adicional $bbb e 1.1.3) Subprojeto para elevar produtividade de vendedores de Grau 3 para 3,5, para proporcionar uma receita adicional de $ccc (de tal forma que $aaa+ $bbb + $ccc = $yyy- $xxx) , que se desdobram em planos-de-ação: conjunto de ações de curto, médio e longo prazos, prioritário e suficiente para se atingir a meta definida no subprojeto. Por exemplo, o subprojeto 1.1.1) Abrir filial no Rio de Janeiro, pode ser desdobrado nos seguintes planos de ação: 1.1.1.1)Selecionar região; 1.1.1.2) Selecionar imóveis disponíveis na região; 1.1.1.3) Definir imóvel; 1.1.1.4)Adquirir imóvel; 1.1.1.5) Adequar imóvel (obras de engenharia e arquitetura); 1.1.1.6) Contratar pessoal; 1.1.1.7) Inaugurar. Cada plano de ação, por sua vez se desdobra em ações operacionais: ações realizadas diretamente pelos operadores. Por exemplo, para o plano de ação 1.1.1.6)Contratar pessoal uma série de ações operacionais devem ser levadas a efeito, como por exemplo: 1.1.1.6.A) Especificar cargos dos funcionários desejados; 1.1.1.6.B) Analisar promoções internas; 1.1.1.6.C) Contatar agência recrutadora; 1.1.1.6.D) Selecionar candidatos pré-selecionados pela empresa; 1.1.1.6.E) Admitir candidatos; 1.1.1.6.F) Treinar49. O desdobramento de projetos, subprojetos e planos de ação é feito geralmente por meio de Diagramas de Árvore e Planilhas 5W2H. 49 Obviamente os exemplos são apenas ilustrativos. 239 Processo O processo pode ser definido como uma sequência clara e lógica de etapas ou ações sistemáticas que geram um determinado resultado. O processo é, assim, repetitivo. São exemplos de processos, dentro das organizações: emissão de Nota Fiscal a cada produto vendido (processo que se repete a cada vez que se vende um produto ou mais); abertura das portas ao público, às 8:00h da manhã (processo diário); pagamento aos funcionários, no quinto dia útil do mês (processo que se repete todos os meses); emissão de balancete no dia 10, referente ao período anterior (processo que se repete cada dia 10 dos meses); emissão de balanço trimestral (processo que se repete a cada três meses) Os processos dentro de uma organização, na medida em que são atividades repetidas, são geralmente padronizados. A padronização fixa um conjunto de tarefas que devem ser executas sempre da mesma forma, de modo que o resultado da tarefa seja previsível e possua a qualidade prevista. O fluxograma expressa o conjunto de atividades repetitivas inerentes a um processo. O órgão responsável pela gestão do conhecimento50 tem também projetos e processos. E tais projetos e processos precisam ser acompanhados - no mínimo quanto ao seu desempenho. 50 Ou pela gestão da informação, dependendo da empresa 240 Já vimos51 que quanto à Gestão do Conhecimento e Análise o órgão deve cuidar: da gestão das informações (internas e comparativas) da gestão das informações relativas aocapital intelectual da monitoração ambiental das informações pertinentes à análise crítica do desempenho global E deve fazer isso assegurando três aspectos que caracterizam a preservação da informação, ou seja: a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade. Os indicadores do setor devem ser do tipo: Indicadores informativos - que descrevem o setor e as mudanças que acontecem nele; Indicadores preditivos - capazes de proporcionar variáveis que tentam prever níveis potenciais futuros referentes ao setor; Indicadores orientados para o problema que apontam para situações setoriais específicas; Indicadores de avaliação de programa que mostram o progresso e a eficácia dos programas referentes ao setor; e Indicadores de delineamento de alvos que podem ser usados para identificar metas a alcançar (benchmarks) pelo setor Indicadores principais do setor de gestão de informações: Indicadores para monitorar a operacionalização dos projetos pertinentes ao setor; 51 Volume 1 da séria Sistemas de Informação. 241 Indicadores referentes à satisfação, insatisfação dos clientes internos (outros setores e outros funcionários); Indicadores de desempenho relativos a projetos de produtos (desde a concepção até a implementação); Indicadores relativos aos principais processos de gestão da informação (para assegurar o desempenho dos serviços do setor e o atendimento das expectativas dos clientes); Indicadores de apoio do setor de gestão de informações: Indicadores referentes às práticas associadas à educação, ao treinamento e ao desenvolvimento das pessoas: índices de inovação e sugestões, treinamento multifuncional, eficácia do treinamento; Indicadores referentes ao bem-estar e satisfação das pessoas: segurança, absenteísmo, rotatividade, queixas, greves, clima organizacional; Indicadores pertinentes à manutenção da tecnologia da informação; Indicadores pertinentes à manutenção dos softwares da informação; 12.3 - Sistemas de Indicadores No que diz respeito ao conjunto de indicadores que o órgão responsável pela gestão das informações duas grandes categorias se destacam: 242 Os indicadores referentes aos projetos da empresa, isto é indicadores de avaliação dos programas da empresa, com o objetivo de mostrar o progresso e a eficácia deles; e Os indicadores referentes aos processos da empresa (considerando os imputs, e outputs do processo bem como o desempenho do mesmo). Nesta obra inicialmente são abordados os indicadores referentes aos projetos da organização ––derivados da visão de futuro; e, depois são abordados os indicadores referentes a processos e outros aspectos operacionais. 12.4 – Resumo O sistema de indicadores numa organização é um conjunto de articulado de quantificadores de parâmetros referentes às partes interessadas da organização, importantes ou potencialmente importantes para compreender, avaliar e administrar a organização. Os indicadores podem ser considerados sob vários aspectos (tipologia), mas dois são muito importantes: os que abordam a sua utilização e os que consideram a importância relativa dos indicadores. É fundamental o Administrador ter bem presente que há indicadores mais importantes do que outros e a a importância do indicador é geralmente dada pelo tipo de função que tem o órgão que faz uso do indicador. 12.5 - Veja se sabe responder Se você pretende ter mestria no assunto, veja se sabe responder adequadamente às seguintes questões: 243 1. O que é um “sistema de indicadores”? 2. Para que servem os indicadores, dentro de uma organização, segundo Herbert Simon? 3. Quais as fases do processo de tomada de decisão, segundo Herbert Simon? 4. Estabeleça uma tipologia de indicadores (considere o item 2.2.1) 5. Classifique, segundo a tipologia estabelecida por você em 4, os seguintes indicadores: Produtividade do setor produtivo em ton/homem/mês; Quantidade de reclamações recebidas no mês, referente ao produto carro-chefe da empresa; Quantidade de reclamações recebidas no mês, referente a um outro produto da empresa; Quantidade de reclamações recebidas no mês, quanto à qualidade da comida servida no refeitório; Valor médio das vendas de cada vendedor da empresa; Quantidade de novos clientes no período; Quantidade de novos clientes, (entrantes no semestre anterior) e que não retornaram no semestre imediatamente subsequente (Obs: lembrar que cada um dos indicadores listados no item 5 pode ser classificado de diversos modos, isto é: pode-se encaixar em diferentes tipos de indicadores listados no item 4). 244 CAPÍTULO 13: ESTRUTURA DA VISÃO DE FUTURO Objetivos Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: a)- entender a importância de se dispor de uma “visão de futuro operacionalizável” para se traçar um sistema de indicadores; e b)- os elementos que constituem uma visão de futuro; Sumário: 13.1 - Subsídios teóricos para a construção de indicadores 13.2 - Planejamento Estratégico 13.3 - Necessidade de uma visão de futuro operacionalizável 13.4 - Estruturação da visão de futuro 13.5 - Catchball 13.6 - Visão de futuro operacionalizável 13.7 - Levantamento da estratégia vigente 13.8 - Resumo 13.9 - Veja se sabe responder 13.1 - Subsídios teóricos para a construção de indicadores O modelo aqui proposto para construção de um de Sistema de Indicadores contextualiza-se em torno de um dado referencial teórico, especificamente no que concerne à estratégia52. O modelo proposto parte das premissas: 52 Bandeira (2001:12) afirma que a “estratégia é a criação de vantagens competitivas defensáveis”. Parece que tem razão:o objetivo da Estratégia Competitiva é a formulação de estratégias em relação aos concorrentes. Zaccarelli (1996) considera também a existência das Estratégia Corporativa e Estratégia Competitiva, embora ressalte que estas devem contribuir para a Estratégia Competitiva. Desta forma todas as estratégias objetivam conquistar, manter e ampliar vantagem competitiva, sendo divididas em Competitiva, Corporativa e de Posicionamento para uma mais fácil compreensão. 245 (1) que a rede de indicadores é derivada top-down, isto é, derivada dos macro objetivos a alcançar; (2) que os macro objetivos a alcançar podem ser adequadamente expressos por uma visão de futuro operacionalizável; e (3) que o ciclo de controle deve ser realizado por meio de Relatórios de Desempenho por Exceção. Este modelo de sistema de informações assenta-se sobre uma visão de futuro operacionalizável da organização, isto é: o modelo de Sistema de Indicadores aqui proposto parte de um conjunto de objetivos a ser alcançado. A visão de futuro se diz operacionalizável na medida em que ela ensejará um conjunto de ações com vistas a torná-la concreta, realizada. A visão de futuro, neste caso, não tem o contexto de um sonho, mas de algo concreto que a empresa busca. Tal visão de futuro expressa-se por uma matriz que considera diversos domínios ou esferas de ação (estratégias competitiva, corporativa e de posicionamento bem como a funcionalidade interna) da empresa e as situações presente e futura (hoje, 1 ano, 3 anos e 5 anos). O esquema mínimo da visão de futuro operacionalizável é mostrado na figura 13.1. Esfera de ação Hoje 1 ano 3 anos 5 anos Estratégia competitiva Estratégia corporativa Estratégia de posicionamento Funcionalidade Interna Gestão Sistêmica Visão deFuturo operacionalizável Figura 13.1: Esquema mínimo de expressão de uma visão de futuro operacionalizável: o hoje liga-se ao futuro, considerando-se diversas esferas de ação. 246 Cada estratégia53 pode ser abordada por meio de subestratégias correspondentes, de acordo com a proposta de Zaccarelli (1996) e aspectos da Funcionalidade Interna e da Gestão Sistêmica também podem ser desdobrados em subesferas de ação ou subdomínios. Isso é mostrado na figura 13.2. Esfera de ação Subesferas de ação H 1 3 5 Estratégia competitiva Subestratégias Estratégia corporativa Subestratégias Estratégia de posicionamento Subestratégias Funcionalidade Interna Departamentos / Setores Gestão Sistêmica Fundamentos Visão de Futuro operacionalizável Figura 13.2: As esferas de ação ou domínios podem ser divididas em sub- esferas de ação ou subdomínios. Dentre as subestratégias competitivas apontadas por Zaccarelli (1996) é destacada a subestratégia de diferenciação que buscar dotar cada produto ou cada serviço de um elemento diferenciador predominantemente num dado campo da competição, conforme Contador (1996). É a busca da vantagem competitiva (VC), que pode ser, segundo Contador: em menor preço; em menor prazo; em melhor produto; em melhor assistência ou em melhor imagem. Evidentemente que a diferenciação também pode ser feita em torno de um perfil competitivo que incorpore dois ou mais campos da competição. 53 O termo estratégia é derivado do grego stratós, ‘exército’, e do radical do verbo grego ágein ‘conduzir’. Esta palavra foi originalmente empregada por Guibert, em 1779, em sua obra Défense du systéme de la guerre moderne para exprimir as concepções dos grandes chefes militares na conduta da guerra (Estratégia). (Tavares & Junia Cerceau, 2001). 247 Figura 13.3: A subestratégia de diferenciação recebe atenção especial dada a sua importância para a organização que busca adquirir, sustentar ou ampliar uma dada vantagem competitiva O que se deve ter em conta é o fato de que, intimamente associada à aquisição, sustentação ou ampliação de uma vantagem competitiva, está a aquisição, sustentação ou ampliação de um conjunto de Fatores Críticos de Sucesso ou Armas da Competição, no dizer de Contador. Desta forma, a subestratégia de diferenciação requer a especificação de um conjunto de Fatores Críticos de Sucesso (FCS), sem os quais tal subestratégia não logrará êxito. A figura 13.3 ilustra isto. No Apêndice 3 são apresentados alguns Fatores Críticos de Sucesso para uma manufatura. Esfera de ação Projetos H 1 3 5 Perfil C. Projetos FCS Projetos Projetos Est.corporativa Projetos Est.posicionamento Projetos Func.Interna Departamentos Setores Projetos Gestão Sistêmica Projetos Visão de Futuro operacionalizável Subestratégias Fundamentos Subesferas de ação Est. competitiva SE de diferenciação Outras SE Subestratégias Figura 13.4: A cada subesfera de ação há sempre projetos associados. Cada subesfera de ação é implementada por meio de um ou mais projetos — projetos que buscam transformar a realidade de Hoje naquilo Esfera de ação H 1 3 5 Perfil Competitivo FCS Estratégia corporativa Estratégia de posicionamento Funcionalidade Interna Departamentos Setores Gestão Sistêmica Subestratégias Fundamentos Subesferas de ação Estratégia competitiva Subestratégia de diferenciação Outras subestratégias Subestratégias Visão de Futuro operacionalizável 248 que se vislumbra para o futuro. Mesmo no que tange à Funcionalidade Interna, (basicamente de cunho operacional), é necessário buscar desempenhos melhores. Elevar ou mesmo sustentar a produtividade de um determinado setor certamente exige um projeto com tal objetivo. Desta forma entende-se que a cada subesfera de ação há sempre um ou mais projetos associados, como mostra a figura 13.4. Para acompanhar o desenvolvimento de cada projeto é necessário um ou mais indicadores. Assim, indicadores adequados são associados a cada projeto, como mostra a figura 13.5. Figura 13.5: A cada subesfera de ação há sempre projetos associados. Esfera de ação Projetos H 1 3 5 $ Indicador Q Indicador t Indicador $ Indicador Q Indicador t Indicador Projetos Indicadores Est.corporativa Projetos Indicadores Est.posicionamento Projetos Indicadores Func.Interna Departamentos Setores Projetos Indicadores $ Indicador Q Indicador t Indicador Indicadores Visão de Futuro operacionalizável Est. competitiva Gestão Sistêmica Fundamentos Projeto Perfil Competitivo FCS SE de diferenciação Subestratégias Subesferas de ação Outras SE Subestratégias Projeto Projeto Figura 13.6: Cada projeto tem a si associado um conjunto de indicadores que contemplam aspectos relevantes de custo ($), qualidade (Q) e tempo (t). Para comodidade de leitura, apenas considerou-se o desdobramento de três projetos. Esfera de ação Projetos Indicadores H 1 3 5 Perfil C. Projetos Indicadores FCS Projetos Indicadores Projetos Indicadores Est.corporativa Projetos Indicadores Est.posicionamento Projetos Indicadores Func.Interna Departamentos Setores Projetos Indicadores Gestão Sistêmica Projetos Indicadores Visão de Futuro operacionalizável Subestratégias Fundamentos Subesferas de ação Est. competitiva SE de diferenciação Outras SE Subestratégias 249 Para cada projeto pode-se associar um ou mais indicadores, podendo estes contemplarem três aspectos fundamentais: a) referentes a custos ou receitas do projeto ($); b) referentes à qualidade de execução do projeto (Q) e c) referentes ao tempo de realização do projeto (t). Controles semelhantes são estabelecidos para os processos. A figura 13.6 mostra o esquema do modelo proposto de sistema de informações. O embasamento teórico desta matriz é apresentado abaixo. Inicialmente se discute o conceito de Planejamento Estratégico e, depois retoma-se o conceito de visão de futuro operacionalizável e suas esferas de ação: estratégias, funcionalidade interna e gestão sistêmica. 13.2 - Planejamento Estratégico O presente modelo de Sistema de Indicadores adota o pressuposto de que eles devem ser derivados do planejamento estratégico da organização. É importante que se entenda que o planejamento estratégico e sua forma de o implementar constituem elementos importantes para o modelo proposto, pois, caso se adote o paradigma da inexistência ou impossibilidade de planejamento estratégico, o modelo proposto não pode ser erguido. Neste sentido convém atentar para o significado que damos a esse termo. Argumenta-se aqui, que, a despeito das inúmeras críticas que são feitas ao “planejamento estratégico” , formulado ou não, explicitado ou não, claro ou dúbio, perfeito ou errado, ele existe — e é determinante da sobrevivência das organizações. A discussão teórica tem enveredado desde uma crítica à precisão ou adequação do termo54 até à validade do instrumento, como se observa a seguir. 54 Zaccarelli (1996) é um dos críticos: se, por definição, estratégico é não-lógico, como planejar algo não-lógico? A crítica de Zaccarelli segue a mesma tônica de Minstzberg. 250 Elisa Ichikawa (1998) tece algumas considerações sobre o planejamento estratégico que nos últimos 30 anos apresentaram uma diversidade de propostas. Ao fazer uma retrospectiva histórica sobre as discussões de como fazer planejamento estratégico, a autora aponta quatro estilos55: estratégia normativa, unindo autores como Ansoff (1977), Oliveira (1987) e Porter (1992), que consideramo planejamento estratégico como um esforço planejado de fazer com que a organização, a partir da sua análise interna e externa, supere mudanças do meio ambiente e atinja seus objetivos, pressupondo um ambiente previsível. Porter, um dos seus autores “ao determinar as cinco forças competitivas do ambiente externo, fica restrito a questões mercadológicas, sem se adentrar a uma visão mais profunda das forças políticas que também influenciam a vantagem competitiva” incrementalismo lógico, de Quinn (1978)56, que apresenta a noção de pequenos passos, sem grandes saltos estratégicos. Quinn não questiona a validade do planejamento estratégico normativo, mas alerta para a sua insuficiência: tal instrumento é insuficiente para se fazer frente a todos os eventos que emergem de uma organização ou for a dela. Daí a necessidade de os executivos tentarem trabalhar de forma incremental, criando atmosfera de consenso, capacitando a organização, movimentando-se oportunisticamente em direção às metas 55 Tal como fez Idenburg (1993): estratégia normativa; incrementalismo lógico de Quinn; estratégia emergente de Mintzberg e estratégia para a aprendizagem de Seng. 56 O termo “incrementalismo lógico” originou-se da obra de Lindblom (1981) que estudou o incrementalismo dentro da esfera pública onde a inexistência de objetivos claros impera e as organizações vagam ao sabor apenas das forças políticas do momento. 251 organizacionais, enfim, “negociando sempre com os stakeholders, com as forças incontroláveis do ambiente, agindo politicamente para agir dentro das políticas da organização”; incentivo à competência de Hayes (1993) que questiona a lógica do planejamento estratégico. Para Hayes, definir primeiro objetivos e depois caminhos e, por fim meios (ends-ways-means) se constitui numa adequação pela impossibilidade de se prever todas as variáveis ambientais (o que leva as empresas a se fixarem em objetivos quantitativos de curto prazo). Para Hayes (1993) primeiro é preciso capacitar a organização (meios): treinar pessoal, investir em tecnologia, comprometer a gerência. “Uma vez feito isso a organização terá como oportunisticamente olhar para o mercado e explorá-lo à medida em que o ambiente possibilite (caminhos)” . Para Elisa Ichikawa (1998), neste modelo “incentivar a competência é a própria estratégia”; estratégia emergente de Mintzberg cuja obra compreende um período que vai de 1973 a 1994. Na mais recente, Mintzberg discute sobre a queda e a ascensão do planejamento estratégico, afirmando que não se trata de pensamento estratégico. Para Minstzberg o planejamento estratégico, durante anos, conduziu as organizações a verdadeiras falácias, como acreditar que poderiam prever tudo, formalizar tudo, separar o pensamento da ação, impedindo muitas vezes, o pensamento estratégico. Para Minstzberg (1994) o planejamento estratégico, como vem sendo praticado, tem sido uma verdadeira programação estratégica, que, como instrumento de análise, pode ser bastante útil para a formulação de estratégias. 252 Para Elisa Ichikawa (1998) as críticas até ao momento realizadas pelos autores citadoas, embora consistentes no sentido de alertar para os limites da utilização do planejamento estratégico como o “ melhor caminho” de se alcançar os objetivos organizacionais, não questionam os pressupostos que estão por trás dessa ferramenta de gestão. O que se quer dizer é que, mesmo entre os que criticam o planejamento estratégico, parece haver consenso de que a organização, seja prevenindo-se das contingências ambientais, seja negociando com vários grupos de interesse, pode de forma mais ou menos objetiva buscar a regulação, sem questionar os transpor o status quo existente. Para esta autora, todas as preocupações do planejamento estratégico têm como pressuposto a sociologia da regulação; não se questiona o status quo, nem o poder das organizações sobre a vida humana associada. Não é esse o alvo das discussões, afirma Elisa Ichikawa (1998): mesmo entre os autores de planejamento estratégico mais críticos, a crítica vem sempre no sentido de buscar a regulação da organização com a sociedade: Praticamente todos os autores citados trabalham dentro do positivismo determinista, com exceção talvez de Minstzberg (1974:1993:1994) que poderia se situar dentro do paradigma interpretativo, por dar um caráter subjetivo, às vezes voluntarista, da figura do estrategista. (…) Nota-se, por fim que embora haja críticas sobre planejamento estratégico, essas críticas não vão além da sua validade como instrumento. As perspectivas filosóficas e sociais que estão por trás desse instrumento, não são questionadas. 253 As críticas de Hayes, (lastreada no fato de se não poder prever todas as variáveis ambientais) ou de Minstzberg (de que o planejamento estratégico, durante anos, conduziu as organizações a verdadeiras falácias, como acreditar que poderiam prever tudo, formalizar tudo, separar o pensamento da ação) parecem falaciosas pois partem do pressuposto de que as organizações, com o planejamento estratégico, buscam prever todas as variáveis ambientais ou prever tudo. É para isto que se faz planejamento estratégico? É óbvio que não: o planejamento estratégico é um instrumento para um fim organizacional —adaptar melhor a organização ao meio ambiente. O fim do planejamento estratégico é reduzir ou eliminar pontos fracos da organização ou manter e fortalecer pontos fortes. 13.3 - Necessidade de uma visão de futuro operacionalizável Em capítulo anterior vimos o conceito de indicador e observou-se que nem todos os indicadores são iguais: há indicadores mais importantes do que outros, e essa importância é atribuída pela função organizacional que faz uso do indicador. Vimos também que há dois tipos de indicadores quando se considera as atividades às quais se referem: indicadores relativos a projetos (atividades não repetitivas) e indicadores relativos a processos (atividades repetitivas). A existência de projetos ocorre dentro de um contexto de enfrentamento de ameaças à sobrevivência da empresa. Explicando melhor: continuamente a empresa tem pela frente ameaças à sua sobrevivência - eventos que colocam em perigo a continuidade da existência da empresa. Para anular tais ameaças a empresa determina um conjunto de objetivos. Tais objetivos serão atingidos pela empresa considerando alguns modos (estratégias). 254 Os objetivos de longo prazo tendem a modificar o perfil da empresa - de tal forma que, comumentemente, se expressa uma visão de futuro de longo alcance como se fosse um novo perfil organizacional que a empresa pretende adquirir. A esse perfil organizacional desejado no futuro, se dá o nome de visão de futuro ou simplesmente visão. A visão contém, portanto a situação prevista para o futuro da organização (Campos, 1996:303). A visão de futuro é, portanto, uma previsão - uma pré-visão. E como todas as pré-visões desenham ou projetam a visão de futuro. Isto implica na existência de objetivos: alvo ou desígnio que se pretende atingir. Por exemplo: Elevar o retorno sobre o investimento (RSI).57 Mas não basta definir objetivos: é preciso estabelecer metas, ou seja, é preciso quantificar os objetivos58. O objetivo é elevar o RSI. Mas, de quanto? A quantificação do objetivo é a meta. Elevar o RSI para 12% ao ano59. Para se atingir os objetivos e as metas contidos na visão, é necessário saber como os atingir, isto é: é necessário definir os modos, os caminhos, as estratégias. A estratégia