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Gestão de Projetos Autor: Grasiele Aparecida Lourenço Tema 04 Recursos: a Energia Vital de um Projeto seç ões Como citar este material: LOURENÇO, Grasiele Aparecida. Gestão de Projetos: Recursos: a Energia Vital de um Projeto. Caderno de Atividades. Valinhos: Anhanguera Educacional, 2014. Tema 04 Recursos: a Energia Vital de um Projeto SeçõesSeções Tema 04 Recursos: a Energia Vital de um Projeto 5 Conteúdo Nessa aula você estudará: • A importância da administração dos recursos necessários para um projeto, sejam eles materiais ou humanos. • Os sete grupos de recursos mais importantes para um projeto. • Detalhes sobre o cronograma de uso dos recursos e os pontos de maior importância para um planejamento adequado. CONTEÚDOSEHABILIDADES Introdução ao Estudo da Disciplina Caro(a) aluno(a). Este Caderno de Atividades foi elaborado com base no livro Gestão de Projetos – Uma aborda- gem global, dos autores Ralph Keeling e Renato Henrique Ferreira Branco, Editora Saraiva, 2ª edição, 2012, Livro-Texto 692. Roteiro de Estudo: Grasiele Aparecida LourençoGestão de Projetos 6 Habilidades Ao final, você deverá ser capaz de responder as seguintes questões: • Por que os recursos são considerados a energia vital de um projeto? • Quais os principais grupos de recursos de um projeto? • Que pontos devem ser considerados ao decidir entre a compra ou o aluguel de um equipamento? • Como aproveitar recursos humanos com lucratividade e eficácia? CONTEÚDOSEHABILIDADES Recursos: A Energia Vital de um Projeto Antes de iniciar a fase de execução de um projeto, ainda em seu planejamento, é preciso dedicar atenção aos recursos que serão necessários para o sucesso, sejam eles materiais ou humanos. A energia que abastece e faz que o projeto se concretize vem dos recursos; portanto, a eficiência tanto no fornecimento como na administração destes é fundamental para o sucesso. Pelo fato de cada projeto ser único, ele também exigirá uma combinação única em relação ao tipo, à qualidade e ao volume dos recursos. Alguns necessitam de tecnologia acima de outros recursos; outros projetos são mais intensos no uso de capital; outros são mais intensos no uso de conhecimento e experiência técnica, equipamentos específicos ou, até mesmo, novos processos. Os recursos são, de fato, a energia vital do projeto. Portanto, “devem ser cuidadosamente escolhidos, acuradamente especificados e sua aquisição cuidadosamente planejada” (KEELING; BRANCO, 2012). Devem estar disponíveis no local e momento em que forem necessários, seu uso deve ser controlado, pois o excesso de recursos é prejudicial ao projeto, pois causa desequilíbrio. LEITURAOBRIGATÓRIA 7 LEITURAOBRIGATÓRIA Uma forma simples de classificar os recursos é agrupá-los em categorias gerais: 1. Dinheiro: para financiar o projeto e suas atividades de apoio. 2. Materiais: matérias-primas e produtos manufaturados. 3. Mercadorias: bens manufaturados de diversos tipos, como alimentos. 4. Maquinário: incluindo equipamento, seja para uso nas atividades do projeto ou como parte de seu resultado, pois em alguns casos as especificações incluem o fornecimento ou a instalação de equipamento. 5. Força de trabalho: são os recursos humanos, capacitados e com as habilidades necessárias para desenvolver atividades específicas. 6. Administração, profissionais e especialistas: são os administradores do projeto: conduzem atividades, tomam decisões, fornecem experiência e aconselhamento especializado ou realizam atividades complexas. 7. Movimento: corresponde ao transporte de todos os recursos, sejam pessoas, maquinário, materiais ou quaisquer itens essenciais, tanto para o local do projeto como dentro da área onde este é realizado. Levando em consideração que cada projeto tem suas próprias necessidades, é importante determinar quais recursos são fundamentais e dar atenção especial a eles. A responsabilidade de obter e controlar o uso dos recursos é do gerente do projeto. Cabe a ele definir o que e quando será necessário, assim como a quantidade a ser comprada, as especificações técnicas e a data de entrega. A escolha do fornecedor, a forma de contrato e a confirmação das entregas dentro das exigências também são de competência do gerente, assim como a organização de transporte, armazenamento e controle de uso dos recursos. Por fim, é ele quem autoriza os pagamentos e responde pela contabilidade e segurança dos depósitos. “À medida que define o quadro de material, maquinário, mercadorias e necessidades de mão-de-obra, as necessidades financeiras passam a ter um contorno mais nítido” (KEELING; BRANCO, 2012). As decisões do gerente quanto aos recursos também têm impacto na estimativa de despesas, permitindo chegar a um valor mais preciso, o que o auxilia a determinar se será necessário financiamento, como se comportará o fluxo de caixa, o cálculo de taxas e juros, assim como outros custos do projeto. Lembre-se de que estes detalhes fazem parte de uma das principais seções do plano-mestre. 8 Após a determinação das necessidades de recursos, é feito um cronograma detalhando cada item. Essa programação deve ser atualizada à medida que cada item é consumido, requisitado, seu pedido encaminhado, entregue e pago. Esse cronograma, assim como alguns pontos apresentados a seguir, merece atenção especial. Eles tanto fazem parte de um planejamento eficiente como também devem estar relacionados a um dos planos apresentados no Tema 3. Controle de estoque: é o abastecimento economicamente eficiente em termos de recursos materiais. Na maioria dos projetos, especialmente nos que consomem recursos caros ou em grandes quantidades, é importante ter um formulário de controle formal do estoque, facilitando o gerenciamento do tempo de resposta entre o pedido e o recebimento, bem como o controle de uso e de disponibilidade dos recursos. Precisão das especificações: os recursos do projeto, sejam materiais ou humanos, devem ser especificados com atenção especial aos itens fundamentais, podendo haver até mesmo contratos de fornecimento que incluem penalidades em caso de atraso ou erro nas especificações. Devem ser detalhados: • Itens principais: especificação técnica, qualidade, data entrega, preço e condições de pagamento. • Contratos: extensão, qualidade, data de conclusão e preço. • Suporte técnico: natureza, extensão, qualidade e custo. • Postos-chave: duração do trabalho, responsabilidades, capacidade, qualificações, experiência e remuneração. • Treinamento: número de treinados, padrões de competência a serem atingidos e possíveis parcerias. • Padrões de atendimento na manutenção para maquinário e equipamento alugado ou com garantia de assistência no contrato. • Padrões de manutenção de equipamentos, alugados ou comprados. Contratos para fornecimento: o direito contratual segue sistemas legais de cada país; em alguns casos, é necessária a orientação de um especialista em direito e prática contratual. A maioria dos contratos se fundamenta em uma das seguintes proposições: LEITURAOBRIGATÓRIA 9 • Contratos de preço global (fixo): como o preço é fixado no início do fornecimento/ prestação do serviço, são mais adequados para materiais ou tarefas que podem ser claramente especificadas e para processos de contratação muito longos. Podem conter cláusulas e penalidades para evitar problemas com atraso na entrega ou na prestação. Deve-se considerar, também, que “mudanças nos requisitos de recursos devido à revisão do projeto provavelmente envolverão pagamento adicional ao contatado” (KEELING; BRANCO, 2012). • Contratos por administração (cost-plus): contemplam o pagamento do contratado pela conclusão do trabalho, incluindo gastos diretos e indiretos, além de uma margem de lucro, que pode fixa, ou uma porcentagemdo custo total. São mais flexíveis do que o de preço global, pois permitem decisões rápidas e diárias. Tanto o contratante como o contratado devem adotar procedimentos rígidos para monitorar o acordo, evitando o aumento de preços e garantindo os resultados. Aprovisionamento de maquinário e equipamentos: são decisões relacionadas aos custos de aquisição de maquinário e mão de obra, exigem informações sobre: o custo inicial do equipamento; o tempo de vida útil; o valor estimado de revenda (em caso de compra); os custos de manutenção, reparo e operação; custo de mão de obra por atividade; e custo de treinamento especial relativo à máquina ou ao método. Decisões sobre aluguel ou compra: “Quando máquinas ou equipamentos dispendiosos forem exigidos para períodos limitados, o aluguel pode ser uma opção sensata” (KEELING; BRANCO, 2012). A decisão deve ter como base os seguintes pontos: • Disponibilidade de fundos para compra. • Custo de financiamento da compra. • Vida útil da máquina (equipamento). • Custo de quebra/manutenção. • Em projetos que geram receita, avaliar se os ganhos potenciais gerados pelo equipamento cobrem a tributação (desvalorização, juros etc.). • Valores atuais de pagamentos futuros (descontos para quitação). • Valor de revenda ao fim do projeto. LEITURAOBRIGATÓRIA 10 Análise de investimento financeiro: útil para avaliar efeitos de inflação, juros e depreciação do bem. Neste caso, a estimativa de gastos com o equipamento ao longo do projeto ajuda a tomar a melhor decisão, e considera: o preço de compra; a vida útil; os custos de manutenção e operação; e o valor de revenda ou recuperado. Força de trabalho: é importante levar em consideração as diferenças entre regiões e até mesmo entre países onde o projeto será desenvolvido. O gerente deve buscar a maior qualidade e a menor quantidade de mão de obra capaz de realizar as atividades dentro dos prazos. É necessário avaliar a possibilidade de reprogramar atividades e aproveitar a mão de obra, obtendo lucratividade, reduzindo demissão e recontratação de pessoas, aumentando a motivação e a estabilidade da equipe. Operações repetitivas devem levar em consideração aumentos progressivos na qualidade e velocidade de produção, pois geram impactos nos custos efetivos. Este efeito também deve ser considerado em tarefas onde a familiaridade e a prática reduzem o tempo de atividade. Recursos materiais e humanos devem ser muito bem administrados, pois são o combustível do projeto, sua energia vital, que pode ser desperdiçada por um planejamento inadequado, que não atenda às reais necessidades do projeto. Lembre-se, também, de que todos os detalhes relacionados à gestão de recursos devem ser registrados nos planos, atualizados constantemente e comunicados a todos os que precisam ter acesso a eles. LEITURAOBRIGATÓRIA 11 LINKSIMPORTANTES Quer saber mais sobre o assunto? Então: Sites Acesse um tutorial básico e gratuito sobre o software MS-Project. Disponível em: <http://www.juliobattisti.com.br/tutoriais/default.asp?cat=0018&ast=0194>. Acesso em: 02 jan. 2014. “Descobri como um pouco de planejamento e organização resolvem problemas que antes, para mim, estavam ‘nos outros’”. Esta frase é do profissional em Gestão de Projetos Fernando C. Barbi. Ele criou uma página na Internet com o objetivo de responder de forma criativa e simples as principais dúvidas sobre a área. Disponível em: <https://sites.google.com/a/gestaodeprojeto.info/www/>. Acesso em: 02 jan. 2014. Vídeos Alguns projetos podem receber recursos estrangeiros. Dependendo de sua natureza, os apoiadores podem ser encontrados em locais distantes. A reportagem “Projeto de reflorestamento com recursos estrangeiros aposta no plantio de Teca em Rondônia” trata deste assunto. Note que há um real interesse do apoiador, visto que as questões regionais foram levadas em conta. Disponível em: <http://globotv.globo.com/rede-amazonica-ro/bom-dia-amazonia-ro/v/ projeto-de-reflorestamento-com-recursos-estrangeiros-aposta-no-plantio-de-teca-em- rondonia/2209544/>. Acesso em: 02 jan. 2014. 12 Instruções: Chegou a hora de você exercitar seu aprendizado por meio das resoluções das questões deste Caderno de Atividades. Essas atividades auxiliarão você no preparo para a avaliação desta disciplina. Leia cuidadosamente os enunciados e atente-se para o que está sendo pedido e para o modo de resolução de cada questão. Lembre-se: você pode consultar o Livro-Texto e fazer outras pesquisas relacionadas ao tema. Questão 1: Leia o artigo “Festa em casa ou no Buffet?” (<http://www.festainfantilsp.com/2012/07/ festa-em-casa-ou-no-buffet.html>), que traz as vantagens e desvantagens da escolha desses ambientes para uma festa infantil. Após a leitura e considerando o conhe- cimento adquirido previamente, escolha onde você realizaria sua festa: em casa ou em uma casa noturna? Não se esqueça de explicar as razões para sua opção. Questão 2: Em razão da alta importância de uma admi- nistração eficiente dos recursos, estes são agrupados em sete categorias que facilitam sua classificação. Leia as afirmações a se- guir sobre estes grupos e assinale Verda- deira (V) ou Falsa (F) para cada uma delas: ( ) Quando tratamos de maquinário, estamos considerando apenas os equipamentos ne- cessários para uso nas atividades do projeto. ( ) O movimento corresponde ao transpor- te dos recursos dentro da área onde o pro- jeto é realizado. ( ) A força de trabalho representa a neces- sidade de recursos humanos capacitados para desenvolver atividades específicas. ( ) Administração, profissionais e especia- listas correspondem a uma necessidade de recursos humanos diferente da força de trabalho. AGORAÉASUAVEZ 13 ( ) Materiais são as matérias-primas e pro- dutos manufaturados consumidos durante a execução do projeto. Questão 3: O gerente de um projeto é o responsável por determinar uma série de questões re- lacionadas aos recursos necessários. As afirmações, a seguir, tratam destas respon- sabilidades. Leia-as atentamente e assina- le a única alternativa correta: I. Apesar de o gerente responder pelo controle de uso dos recursos, há outros responsáveis pelo transporte e armazenamento de tudo o que foi comprado, assim como pela segurança dos depósitos. II. O gerente deve definir todos os recursos necessários para o projeto, sejam humanos ou materiais, assim como determinar o tempo em que serão necessários. III. A responsabilidade de determinar a forma de contrato para aquisição dos recursos é do gerente do projeto; porém, a escolha do fornecedor é feita pelos financiadores ou patrocinadores. IV. Quem determina a quantidade a ser adquirida de cada recurso é o gerente do projeto, que também é responsável pelas especificações técnicas de cada item comprado. V. É o gerente do projeto quem autoriza pagamentos, mas a responsabilidade pela contabilidade envolvida na aquisição dos recursos é de um profissional especializado. a) Apenas as alternativas I, IV e V são corretas. b) Apenas as alternativas I e III são incorretas. c) Apenas as alternativas I, III, IV e V são corretas. d) Apenas as alternativas II, IV e V são corretas. e) Apenas as alternativas I, III e V são incorretas. Questão 4: O controle do estoque é o ___________ eficiente em termos de recursos materiais, já o _____________ de maquinário e equi- pamentos está relacionado aos custos de aquisição de maquinário, que poder ser comprado ou alugado, a decisão depende de uma série de informações que inclui o _______ relativo à máquina ou ao método. Assinale a alternativa que completa ade- quadamente a sentença: AGORAÉASUAVEZ 14 a) Consumo; orçamento; desgaste. b) Abastecimento; aprovisionamento; trei-namento. c) Regulamento; aprovisionamento; custo. d) Abastecimento; gasto; desgaste. e) Consumo; gasto; treinamento. Questão 5: Uma importante ferramenta para a gestão de recursos é a análise de investimento fi- nanceiro. Marque a única alternativa que não corresponde a um dos papéis desta análise: a) Avaliar efeitos de inflação. b) Captar financiadores. c) Controlar o fluxo de caixa. d) Analisar tributação. e) Avaliar depreciação. Questão 6: Uma grande empresa realizou um projeto para atualizar seus bancos de dados. Ain- da na fase de planejamento, detectou-se a necessidade de contratar duas equipes de digitadores, pois o novo sistema não seria capaz de resgatar os dados do programa antigo. Assim, o planejamento previu que, em dois meses, duas equipes de 20 inte- grantes se revezariam para realizar todos os cadastros que haviam sido impressos do antigo banco de dados, um grande volume de informações de clientes, fornecedores e colaboradores. No entanto, houve uma surpresa: em menos de 30 dias o trabalho estava terminado. A empresa dispensou os 40 digitadores, mas teve de arcar com o pa- gamento do contrato de dois meses de sa- lário. É preciso levar em consideração que, na ocasião em que este projeto ocorreu, a contratação de um digitador era regulamen- tada por sindicato, prevendo tempo mínimo de contratação de dois meses e carga horá- ria máxima de seis horas diárias. Considere que o planejamento foi feito de for- ma correta, mas algo passou despercebido apenas neste ponto do projeto, relacionado à força de trabalho. Explique como a empresa poderia evitar os gastos desnecessários. Questão 7: A importância dos recursos de um projeto é grande, tanto que sua organização suge- re uma divisão em sete grupos. Conforme você viu na Leitura Obrigatória, os recursos podem ser humanos quando se trata de for- ça de trabalho e administração do projeto, caso contrário, seriam enquadrados como materiais, de mercadorias ou maquinário. Além disso, há dois grupos finais que cor- respondem ao dinheiro para financiar todo o projeto e ao transporte de todos os recur- sos necessários. AGORAÉASUAVEZ 15 Como gerente de um projeto, qual desses grupos você deixaria para iniciar o planeja- mento após ter esboçado todos os outros grupos, garantindo precisão ao seu traba- lho? Explique sua decisão. Questão 8: Máquina de Vendas: gigante recém-nascido Em 2010, os donos de Insinuante e Ricar- do Eletro resolveram se unir, e, algum tem- po depois, as varejistas City Lar e Eletro Shopping entraram na sociedade, que em seguida comprou a Salfer. A união destas empresas formou a Máquina de Vendas, maior rede de eletroeletrônicos do país. No total, são mais de 1,1 mil lojas em to- dos os estados brasileiros. A bandeira de cada empresa foi mantida na região onde atua. A Máquina de Vendas também deci- diu manter o modelo logístico praticado por cada uma das empresas que integra o gru- po. A única dúvida é sobre como dar conta de mais de 420 mil entregas mensais de produtos, além das 11 mil trocas que ocor- rem no mesmo período. Como gerente do projeto de logística da Máquina de Vendas, que solução você re- comendaria para uma frota econômica? Lembre-se de levar em consideração as in- formações apresentadas acima e também o trecho da Leitura Obrigatória que trata do aluguel e compra de maquinários e equipa- mentos, visto que os carros se enquadram neste plano de recursos. Questão 9: A empresa onde você atua, no ramo de ali- mentação, pretende oferecer brindes junto às opções de refeição para crianças. Com o objetivo de manter o sucesso deste pro- jeto, a intenção é que mensalmente novos brindes sejam oferecidos seguindo tendên- cias de mercado e mídia; no entanto, o for- necedor será sempre o mesmo. A primei- ra fase do projeto terá duração de um ano para testar a aceitação do público. Neste caso, você foi escolhido para deter- minar o tipo de contrato para fornecimento dos brindes. Aponte sua escolha e apre- sente justificativas a seu gerente. Questão 10: A organização onde você atua vai apoiar um projeto social para inclusão digital. A prefeitura da cidade já montou as salas de aula e as equipou com computadores, acesso à Internet, mesas e inclusive lousas digitais. A contrapartida de sua empresa é com os outros recursos. Identifique os gru- pos que ainda precisam de planejamento, descrevendo de forma breve o que deve contemplar cada um deles. Lembre-se de que tudo o que falta para as aulas terem início dentro do prazo previsto. AGORAÉASUAVEZ 16 Este tema reforçou a importância dos recursos para um projeto, considerados sua energia vital. Nele, você viu que cada projeto, de acordo com sua natureza, tem uma combinação única em relação ao tipo, quantidade e volume de recursos. Você aprendeu que os recursos devem ser cuidadosamente administrados. Para isso, eles são divididos em grupos como materiais, equipamentos, pessoas e dinheiro. Além disso, você compreendeu as responsabilidades de um gerente de projeto em relação aos recursos. Por os recursos serem o combustível do projeto, agora você sabe lidar melhor com o gerenciamento dos recursos de um projeto. Assim, também é capaz de avaliar melhor a forma mais adequada de contratar cada um deles, com suas devidas especificações. Enfim, agora você também sabe que todos os detalhes sobre os recursos devem ser registrados, atualizados e comunicados a todos os envolvidos no projeto. Caro aluno, agora que o conteúdo dessa aula foi concluído, não se esqueça de acessar sua ATPS e verificar a etapa que deverá ser realizada. Bons estudos! KEELING, Ralph; BRANCO, Renato Henrique Ferreira. Gestão de Projetos: uma aborda- gem global. São Paulo: Editora Saraiva, 2012. FINALIZANDO REFERÊNCIAS 17 GLOSSÁRIO GABARITO Depreciação: custo ou despesa decorrente do desgaste dos ativos imobilizados (máquinas, veículos, móveis e imóveis) da empresa. Fluxo de caixa: refere-se aos valores recebidos e gastos por uma empresa durante determinado período de tempo. Manufaturado: artigo ou produto fabricado sistematicamente com divisão de trabalho. Tributação: cobrança de impostos e taxas impostos pelo Estado. Questão 1 Resposta: Além da reflexão sobre prós e contras, é necessário que o aluno revisite suas experiências em ambos ambientes para uma festa. Outro ponto de reflexão é a segurança das casas noturnas, que passou a receber mais atenção após a tragédia ocorrida em Santa Maria, no Rio Grande do Sul. Questão 2 Resposta: A-F: o maquinário contempla equipamentos que podem ser parte do resultado do projeto, cuja instalação é prevista no planejamento; B-F: O movimento também contempla o transporte dos recursos para o local do projeto; C-V; D-V; E-V. 18 Questão 3 Resposta: Alternativa E. I - O gerente do projeto também é o responsável pelo transporte e armazenamento dos recursos, assim como pela segurança dos depósitos, mesmo que outros profissionais executem estas tarefas; III - A responsabilidade em determinar os fornecedores é do gerente do projeto; V - O projeto pode contar com um profissional especializado em realizar a contabilidade envolvida na aquisição dos recursos, porém o gerente do projeto é responsável por ela, cabendo a ele acompanhar ou fiscalizar o processo. Questão 4 Resposta: Alternativa B. O controle do estoque é o abastecimento eficiente em termos de recursos materiais, já o aprovisionamento de maquinário e equipamentos está relacionado aos custos de aquisição de maquinário, que poder ser comprado ou alugado; a decisão depende uma série de informações que inclui o treinamento relativo à máquina ou ao método. Questão 5 Resposta: Alternativa B. A análise financeira está ligada a custos e gastos, realizando ocontrole do fluxo de caixa do projeto, avaliando impactos de inflação, tributação e depreciação de ativos, mas não compete a esta analisar a captação de financiadores para o projeto. Questão 6 Resposta: O maior erro, neste caso, foi que a empresa não levou em consideração que operações repetitivas geram aumentos progressivos na qualidade e velocidade de produção, ou seja, à medida que os digitadores ganharam familiaridade e prática com a tarefa, o tempo para sua conclusão foi sendo reduzido. Questão 7 Resposta: O último grupo planejado é do dinheiro, pois, à medida que define o quadro de material, maquinário, mercadorias e necessidades de mão de obra, as necessidades GABARITO 19 GABARITO financeiras passam a ter um contorno mais nítido. Ou seja, não há como prever custos sem antes conhecer minimamente quanto e quais recursos serão necessários ao longo do projeto. Questão 8 Resposta: Na prática, a solução adotada pela Máquina de Vendas foi um sistema de entrega híbrido. Há transportadoras contratadas para atender ao grupo, mas cada empresa mantém seus veículos próprios. Questão 9 Resposta: Avaliando as circunstâncias apresentadas, com o período de um ano para testar o projeto e a necessidade de variar mensalmente a opção de brinde, a melhor opção é o contrato por administração (cost-plus). Ele é o mais viável economicamente, pois, além de considerar o pagamento do contratado pela conclusão do trabalho, também permite decisões rápidas, como a mudança de opção de brindes mais caros ou baratos a cada mês. Caso o período de teste de um ano tenha sucesso, o contrato de preço global (fixo) pode ser adotado com mais segurança. Questão 10 Resposta: Entre os planos que ainda restam estão: dinheiro, pois o projeto da empresa possui sua independência neste ponto; materiais: apostilas e materiais didáticos; força de trabalho: os professores ou tutores; administração: podem ser aproveitados recursos da própria empresa, se esta alternativa não for possível, haverá necessidade de contratação; Movimento: para transportar os recursos levantados nos planos anteriores.
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