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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CRISTINA VALDETE PINHEIRO Trabalho de Conclusão de Estágio UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA A EMPRESA EPS PAINÉIS ELÉTRICOS E SERVIÇOS LTDA. ITAJAÍ 2011 CRISTINA VALDETE PINHEIRO Trabalho de Conclusão de Estágio UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA EMPRESA EPS PAINÉIS ELÉTRICOS E SERVIÇOS LTDA. Trabalho de Estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas – Gestão da Universidade do Vale do Itajaí. Orientadora: Fabiela Fátima Andrighi, Msc. ITAJAÍ 2011 Agradeço primeiramente a Deus, por rodear-me de pessoas especiais. À professora Fabiela, pela orientação e seus ensinamentos que foram fundamentais para a realização deste trabalho. A todos os professores, que ao longo do curso, passaram-me ensinamentos e experiências da profissão e da vida. Aos gestores da EPS Painéis, pela oportunidade e crédito quanto à minha capacidade profissional. Aos meus queridos amigos, pelo carinho e companheirismo sempre. A minha amada mãe e meus irmãos, por todo o amor, apoio e confiança. Ao meu grande amor Fernando, que me auxiliou e incentivou para que mais uma etapa da minha vida fosse vencida, ele que em todos os momentos soube me entender e me dar coragem para continuar. Agradeço porque todos vocês fizeram, fazem e farão sempre parte da minha história. Muito Obrigado! 3 “Determinação, coragem e autoconfiança são fatores decisivos para o sucesso. Não importam quais sejam os obstáculos e as dificuldades. Se estamos possuídos de uma inabalável determinação, conseguiremos superá-los independentemente das circunstâncias, devemos ser sempre humildes, recatados e despidos de orgulho.”. (Dalai Lama) EQUIPE TÉCNICA a) Nome do estagiário Cristina Valdete Pinheiro b) Área de estágio Administração Geral c) Orientadora de conteúdo Profª. Fabiela Fátima Andrighi, Msc. d) Supervisor de campo Valter José Girardi e) Responsável pelo Estágio Prof. Eduardo Krieger da Silva, Msc. DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO a) Razão Social EPS Painéis Elétricos e Serviços Ltda. b) Endereço Avenida: Vereador Abrahão João Francisco, 3500 Fundos - Dom Bosco - Itajaí SC. c) Setor de Desenvolvimento do Estágio Administrativo d) Duração do estágio Mais de 300 horas e) Nome e cargo do supervisor de campo Valter José Girardi – Gestor Comercial f) Carimbo e visto da organização RESUMO O planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que vem sendo muito utilizada nas organizações na busca de um diferencial competitivo, visto que permite realizar um diagnóstico da empresa para identificar os fatores externos e internos, os quais podem interferir direta ou indiretamente na gestão e nos resultados. O objetivo geral do presente trabalho é elaborar um planejamento estratégico para empresa EPS Painéis Elétricos e Serviços Ltda. Foi utilizada a metodologia proposta por Vasconcellos Filho e Pagnoncelli (2001), para elaboração do planejamento estratégico. Com relação aos aspectos metodológicos, a tipologia de estudo utilizada foi a proposição de planos, aplicando-se o método qualitativo, caracterizado por uma pesquisa de natureza descritiva. Buscando com isso, a participação dos gestores por meio de entrevistas não estruturadas realizadas em reuniões agendadas na empresa. Os dados foram coletados e gravados em áudio e interpretados por análise de conteúdo, além da observação participante. Por meio dos resultados obtidos, foi possível atingir o objetivo proposto, realizando a análise SWOT, propondo a visão, missão e princípios corporativos e elaborando ações estratégicas e seu cronograma de controle. O desfecho deste trabalho revelou, não só a possibilidade de utilização, mas a real necessidade do planejamento estratégico nas pequenas empresas. Palavras-chave: Planejamento estratégico, pequena empresa, análise do ambiente. LISTAS DE FIGURAS Figura 1 – Níveis de decisão nas empresas....................................................... 30 Figura 2 – Modelo de processo estratégico genérico segundo Bethlem............ 37 Figura 3 – Processo de planejamento estratégico.............................................. 38 Figura 4 – Processo estratégico.......................................................................... 39 Figura 5 – As cinco tarefas da gerencia estratégica............................................ 43 Figura 6 – Fases do planejamento estratégico.................................................... 47 Figura 7 – Metodologia do planejamento estratégico.......................................... 55 Figura 8 – Logomarca da EPS Painéis................................................................ 65 LISTAS DE FOTOS Foto 1 – Imagem da fachada frontal da empresa............................................... 68 Foto 2 – Mesas de teste para ensaio de rotina................................................... 70 Foto 3 – Centro de controle de motores de baixa tensão - CCM-BT.................. 71 Foto 4 – Centro de controle de motores de média tensão – CCM-MT................ 72 LISTAS DE QUADROS Quadro 1 – Análise SWOT.................................................................................. 65 Quadro 2 – Análise SWOT da EPS Painéis........................................................ 78 Quadro 3 – Negócio da EPS Painéis................................................................... 84 Quadro 4 – Missão da EPS Painéis.................................................................... 85 Quadro 5 – Princípios da EPS Painéis................................................................ 87 Quadro 6 – Visão da EPS Painéis....................................................................... 88 Quadro 7 – Objetivos e estratégias do setor comercial....................................... 94 Quadro 8 – Objetivos e estratégias do setor de marketing................................. 95 Quadro 9 – Objetivos e estratégias do setor financeiro....................................... 96 Quadro 10 – Objetivos e estratégias de compras............................................... 97 Quadro 11 – Objetivos e estratégias de recursos humanos................................ 98 Quadro 12 – Objetivos e estratégias do setor operacional.................................. 99 Quadro 13 – Objetivos e estratégias do setor de engenharia............................. 100 Quadro 14 – Objetivos e estratégias referente à sustentabilidade...................... 100 Quadro 15 – Objetivos e estratégias referente à estrutura.................................. 101 LISTAS DE TABELAS Tabela 1 – Cronograma de reuniões................................................................... 23 Tabela 2 – Quadro de funcionários..................................................................... 69 Tabela 3 – Objetivos e estratégias da EPS Painéis............................................ 92 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO.......................................................................................... 13 1.1 Objetivo geral.............................................................................................15 1.2 Objetivos específicos ................................................................................ 15 1.3 Justificativa da realização do estudo ......................................................... 16 1.4 Aspectos metodológicos ............................................................................ 17 1.5 Técnicas de coletas de dados.................................................................... 20 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA............................................................. ... 26 2.1 Administração ........................................................................................... 26 2.2 Planejamento............................................................................................. 28 2.2.1 Tipos de planejamento.............................................................................. 31 2.3 Planejamento estratégico .......................................................................... 34 2.4 Modelos de planejamento estratégico ...................................................... 37 2.4.1 Modelo de Certo e Peter (2005)................................................................ 40 2.4.2 Modelo de Thompson Jr e Strickland III (2003) ........................................ 44 2.4.3 Modelo de Oliveira (2007) ......................................................................... 47 2.4.4 Modelo de Vasconcellos Filho e Pagnoncelli (2001)................................. 56 2.5 Modelo proposto para a empresa em estudo ........................................... 63 2.6 Matriz SWOT ............................................................................................. 64 3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO .............................................. 67 4 RESULTADOS DA PESQUISA ...................................................................... 76 4.1 Análise do ambiente..................................................................................... 76 4.2 Definição do negócio.................................................................................... 83 4.3 Definição da missão ..................................................................................... 84 4.4 Definição dos princípios ............................................................................... 85 4.5 Definição dos visão ...................................................................................... 87 4.6 Definição dos objetivos................................................................................. 89 4.7 Estratégias competitivas............................................................................... 93 5 SUGESTÕES PARA ORGANIZAÇÃO .....................................................103 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS.......................................................................105 REFERÊNCIAS..................................................................................................107 APÊNDICES ......................................................................................................111 12 ANEXO ..............................................................................................................123 ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS ..............................................................127 13 1 INTRODUÇÃO A globalização da economia, que teve início na década de 70, é a mais nova influência na competitividade nas organizações internacionais, isto é, a capacidade de um determinado país para produzir e vender mais barato que os outros países, no caso seus concorrentes. Mas isso se revela também dentro do território nacional, alcançando as empresas brasileiras, que com isso precisam se preparar para enfrentar essa nova realidade. (ANSOFF, 1988 apud CONTADOR 1995). As organizações para resistirem a essa competitividade e diferenciar-se aos seus concorrentes precisam planejar, isto é, definir onde querem chegar, e qual caminho seguir para alcançar suas metas e seus objetivos. Sem um plano definido, fica difícil para os administradores, ordenarem as pessoas e os recursos, eles não podem ter uma liderança com confiança ou esperar que as pessoas os acompanhem. O Planejamento na organização é uma função gerencial essencial, seja esta organização de pequeno, médio ou de grande porte. Nos dias atuais, os gerentes encaram o desafio de por em prática um planejamento sólido tantos nas pequenas empresas, consideradas relativamente simples ou nas grandes empresas, nesse caso, considerada mais complexa. As organizações, em geral, possuem uma estratégia para alcançar seus objetivos, mesmo que esta estratégia não seja tão clara. Segundo a pesquisa divulgada pelo SEBRAE (2004), uma parcela significativa, das pequenas e microempresas brasileiras, acaba fechando suas portas nos primeiros cinco anos de vida. Vários fatores explicam o alto índice de mortalidade, tais como a falta da realização de estudos sobre o negócio, a falta de experiência do empreendedor no segmento escolhido e a falta de dedicação total a empresa. Na maioria dos casos, pode-se encarar essa situação pela falta de um bom planejamento estratégico. Nesse caso, acredita-se, que a pequenas e micro empresas brasileiras, antes de inaugurarem seus negócios não costumam fazer planejamento, nem ao menos sabem aonde querem chegar com sua empresa. 14 O grande destaque, na utilização do planejamento estratégico é sua ligação com a administração estratégica. Nesse caso, não se pode tratar do planejamento estratégico de uma forma isolada, sem entrar no processo estratégico, contribuindo com isso, de uma forma mais eficaz na gestão dos administradores, e no processo para alcançar melhores resultados. O planejamento estratégico esta voltado nas medidas positivas e construtivas que uma empresa poderá tomar para enfrentar suas ameaças e aproveitar as oportunidades. É um instrumento que estimula os administradores a pensar no que realmente é importante, e centralizar-se nos assuntos importantes. Assim, o presente trabalho abordará o tema Planejamento Estratégico, no estudo na microempresa EPS Painéis Elétricos e Serviços Ltda., empresa que atua no ramo de industrialização e serviços de painéis elétricos em geral, inaugurada há pouco mais de três anos. No início das atividades, a EPS encontrou muitas dificuldades, mas com trabalho, disciplina e persistência, a cada montagem de um painel elétrico, a cada serviço concluído era uma comemoração silenciosa. Na empresa toda dificuldade é encarada como um aprendizado, sempre existe um crescimento e um aprendizado junto com uma dificuldade. E por se tratar de uma empresa jovem percebeu-se o quão importante é construir o seu futuro, discutindo o Planejamento Estratégico, a fim de auxiliar no processo de gestão. Observou-se, em algumas características, que a EPS apresenta algumas dificuldades na sua gestão. No cotidiano, como toda empresa, existem os objetivos e metas a serem alcançados, mas por falta de planejamento, disposição, concordância e controle dos gestores muitos desses objetivos e dessas metas não são alcançados. Por esse e outros motivos viu-se o quanto é importante, para esta organização, elaborar e seguir um planejamento estratégico. O trabalho foi realizado no setor administrativo, com a intenção de ajudar na percepção da necessidade de mudança, nas ações realizadas, e possíveis alterações, por parte de todo o setor gerencial e colaboradores, Nesse sentido, a proposta do estudo é desenvolver um planejamento estratégico com o propósito de mantê-la competitiva em seu segmento. 15 1.1 Objetivo geral Nesta seção, Roesch (2005) diz que, o objetivo de um projeto está diretamente relacionado com o tema e o que espera alcançar no término do projeto, os objetivos orientam o pesquisadorna revisão da literatura e na metodologia do projeto. O presente trabalho de estágio tem como objetivo geral: Elaborar um planejamento estratégico para empresa EPS Painéis Elétricos e Serviços Ltda. Fernandes e Berton (2005, p. 11), nos lembram que: “O planejamento estratégico busca sistematizar o pensamento estratégico, formalizando processos e procedimentos para que a empresa saiba exatamente os caminhos a seguir.”. 1.2 Objetivos específicos Segundo Roesch (2005), a formulação de um objetivo geral não é suficiente para fornecer uma ideia clara da forma como o trabalho será conduzido. Para a autora, são os objetivos específicos que operacionalizam, isto é, determinam como se atingirá um objetivo geral, uma vez que representam fases ou etapas a serem cumpridas pelo pesquisador no processo de investigação. Considerando o objetivo geral apresentado acima, definem-se os seguintes objetivos específicos: 1- Realizar análise SWOT 2- Propor a visão, missão e princípios corporativos. 3- Elaborar ações estratégicas e seu cronograma de controle. 16 1.3 Justificativa da realização do estudo Para Roesch (2005, p. 98), “justificar é apresentar razões para a própria existência do projeto! [...] o faz situar-se na problemática. Em termos gerais, é possível justificar um projeto através de sua importância.”. É evidente que a adoção do planejamento estratégico quando compreendido devidamente como processo, e aplicado de forma adequada, é peça fundamental para o crescimento da organização, independente do tamanho desta, isso pode ser analisado de uma forma mais concreta na vasta literatura existente sobre o tema. Fischmann e Almeida (1991) buscam mostrar a necessidade do planejamento estratégico como auxílio ao administrador, não só na tomada de decisão, no rumo que a empresa deve tomar, mas também na postura de fazer com que essa decisão deve ser seguida. O planejamento estratégico, para as pequenas e microempresas, em particular, ajuda a agrupar e orientar a aplicação de recursos, de acordo com as oportunidades e ameaças do mercado e o crescimento esperado para chegar a seus diferenciais competitivos. (MOREIRA; TAVARES; CARVALHO, 2009). Neste sentido apresenta-se a empresa EPS Painéis Elétrico e Serviços Ltda., que é uma microempresa, que atua no ramo de industrialização e prestação de serviços de painéis elétricos em geral. Ela foi fundada no ano de 2007 está localizada com sua administração na cidade de Itajaí, à Avenida Vereador Abrahão João Francisco, número 3500, Bairro Dom Bosco no Estado de Santa Catarina. O presente trabalho acadêmico é de grande importância para empresa, podendo ser baseado tal afirmativa no conceito de Oliveira (1999), de que qualquer organização, não importando o tamanho, precisa ter um Planejamento Estratégico. É verdade que a empresa já possui ações de organização, que podem ser aproveitadas na elaboração do Planejamento Estratégico, porém, tais ações precisam ser formalizadas e adaptadas para o mercado em que se atua. Verificou-se que as ações que a empresa já vem executando, tem obtido bons resultados mesmo sem um planejamento estratégico formal, mostrando que o negócio é realizável e lucrativo, tendo como base o número de pedidos e o quadro de funcionários, que nos últimos meses, pode-se observar um aumento constante. 17 Esse trabalho é importante para empresa, visto que por meio dos resultados e aplicação proposta de um mecanismo de controle ajudará no aperfeiçoamento da mesma no seu setor, com a finalidade de torna-se mais competitiva. O trabalho poderá contribuir para eficácia da empresa, já que o planejamento estratégico é um instrumento de gestão que possibilita identificar as oportunidades e ameaças, assim como forças e fraquezas, além de estabelecer um caminho futuro. Viabilizará que a EPS solucione seus problemas de curto, médio e longo prazo, e tome as decisões pensando na melhor inserção social e econômica de seus parceiros e colaboradores. A empresa foi escolhida por algumas particularidades, é uma empresa nova no mercado, criada e gerenciada por três amigos, em aparente fase de crescimento. O interesse da acadêmica por elaborar tal trabalho, vem junto aos conhecimentos adquiridos na universidade, com a observação do mercado, que se tornou muito competitivo, e para ganhar espaço propõe-se que haja a busca dos melhores resultados, mesmo tendo consciência que esse alcance é difícil. O presente estudo na empresa EPS Painéis, pode ser encarado como um desafio e como uma oportunidade de crescimento profissional e pessoal ao mesmo tempo, visto que, buscando colocar em prática os conceitos adquiridos no decorrer de toda graduação, e nada melhor do que a elaboração de um planejamento estratégico; que busca atingir todas as áreas da empresa; seus métodos, suas políticas, seu quadro de funcionários, sua imagem, tanto para os clientes internos e externos. Com a ajuda da Universidade e de seus professores que auxiliam na construção e avaliação do projeto, a acadêmica tem a condição de elaborar um bom trabalho, e consequentemente, aos olhos do público, ser exaltada a imagem corporativa da instituição de ensino. 1.4 Aspectos metodológicos Segundo Roesch (2005), a metodologia descreve como o trabalho será realizado, partindo dos objetivos para definir que tipo de projeto é mais apropriado. 18 Para a elaboração do planejamento estratégico proposto pela acadêmica, foi utilizado como tipologia de estudo a proposição de planos, que segundo Roesch (1999) tem o intuito de apresentar proposta de planos e sistemas visando à solução das não conformidades da empresa. É realizada propondo adaptar e controlar os sistemas de acordo com os objetivos da empresa. Para se propor um plano deve-se verificar a necessidade do mesmo. Mediante os objetivos e finalidades desse estudo, do ponto de vista da abordagem optou-se por realizar uma pesquisa de natureza descritiva. Malhotra (2001) destaca que a pesquisa descritiva objetiva conhecer e interpretar a realidade, por meio da observação, descrição, classificação e interpretação de fenômenos, sem nela interferir para modificá-la. Vieira (2002), completa dizendo que a pesquisa descritiva está interessada em descobrir e observar fenômenos, procurando descrevê-los, classificá-los e interpretá-los. Além disso, ela pode se interessar pelas relações entre variáveis e, desta forma, aproximar-se das pesquisas experimentais. Esse tipo de pesquisa expõe as características de determinada população ou de determinado fenômeno, mas não tem o compromisso de explicar os fenômenos que descreve, embora sirva de base para tal explicação. Classifica-se esse estudo como sendo uma pesquisa descritiva, descrevendo as características da empresa, no ambiente onde se encontra seus fenômenos, estabelecendo variáveis explicativas visando identificar os fatores que contribuem para as ocorrências dos fenômenos aprofundando o conhecimento da realidade, sendo de grande valia para se encontrar variáveis necessárias para determinar quais os fatores críticos para o sucesso da organização. Para o desenvolvimento do presente trabalho, foi adotado a metodologia de pesquisa qualitativa, que na visão de Roesch (2005), esse método de pesquisa é importante quando se quer descobrir e comunicar a realidade vivida pelas pessoas desta mesma realidade, e para que isso ocorra é necessário que o pesquisador ouça, aprenda, entreviste, tome notas e converse com as pessoas que fazem parte desse meio. De acordo com Richardson (1999), nos estudos onde se abordam a metodologia de pesquisa qualitativa, podem descrever a dificuldade e de um determinado problema, analisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar processos dinâmicos vividos por grupos sociais, contribuir no processo de19 mudança de determinado grupo e possibilitar, em maior nível de profundidade, o entendimento das particularidades dos comportamentos dos indivíduos. Utilizou-se o método qualitativo, visto que no âmbito da organização as técnicas existentes nesse método foram utilizadas como base para o desenvolvimento desse estudo. Atendendo ao objetivo principal do estudo, optou-se como procedimentos técnicos a pesquisa bibliográfica e documental. Tratou-se inicialmente de uma pesquisa bibliográfica, que segundo Mattar (2005), é uma das maneiras mais ágil e econômica de aprofundar um problema de pesquisa. Esse tipo de estudo deve envolver material já elaborado, formado principalmente por livros e artigos científicos. Utilizou-se esse método, para adquirir os conceitos sobre o tema em estudo e escolha do modelo de planejamento estratégico, que na visão da pesquisadora mais se adéqua a organização. Para elaboração do planejamento estratégico, foi realizada uma pesquisa com base em materiais especializados, que abordam assuntos restritos, buscando conhecimento e soluções para alcançar os objetivos proposto. Além da pesquisa bibliográfica, foi utilizada também uma pesquisa documental, fazendo uso de documentos formais conservados na empresa. Segundo Roesch (2007, p.165), a pesquisa documental é uma das fontes mais utilizadas em trabalhos de pesquisa em administração, tanto de natureza quantitativa como qualitativa, e são constituída por documentos como relatórios anuais da organização, materiais utilizados em relações públicas, políticas de marketing e de recursos humanos, documentos legais etc. Nesse estudo, a pesquisa documental foi utilizada para complementar as entrevistas e os outros métodos de coleta de dados. Outro procedimento técnico adotado foi à pesquisa-ação. Na pesquisa-ação, o pesquisador participa da implementação de um sistema e, ao mesmo tempo realiza certa intervenção técnica. Existe uma intenção original de desenvolver pesquisa. O pesquisador possui dois objetivos: agir para resolver determinado problema e contribuir para um conjunto de conceitos. (GODOI; BANDEIRA-DE- MELLO; SILVA, 2006). Para Richardson (1999) a pesquisa-ação, é uma pesquisa social crítica que tem como base a busca coletiva de solução de problemas práticos. O autor salienta que a maior parte dessas pesquisas não está destinada a formular ou testar teorias; 20 o pesquisador está, apenas, interessado em descobrir a resposta para um problema específico ou descrever um fenômeno da melhor forma possível. A pesquisa-ação é caracterizada pela participação do pesquisador no processo de elaboração dos fatores detectados na organização visando uma melhor obtenção dos resultados propostos. Diante disso, a pesquisa desenvolvida pela acadêmica, pode ser determinada de pesquisa-ação, por ter, realmente, uma ação por parte dos envolvidos implicados no problema sob observação. Esse estudo, não se trata de um simples levantamento de dados ou de relatórios a serem arquivados. A pesquisadora não quer limitar suas investigações aos aspectos acadêmicos e burocráticos da maioria das pesquisas convencionais, pretende desempenhar um papel ativo na própria realidade dos fatos observados. 1.5 Técnicas de coleta e análise dos dados Nessa seção estão expostos os procedimentos e instrumentos de coleta de dados utilizados para delinear essa pesquisa, bem como o tratamento e análise dos mesmos, sendo esses recursos que auxiliaram no alcance dos resultados desse estudo, possibilitando o direcionamento a ser seguido. Coleta de dados A pesquisa foi realizada no período de julho a setembro de 2011, e para conseguir atingir os objetivos propostos, buscou-se estudar a população escolhida, ou seja, quem participou dessa pesquisa, representada pelos três sócios da empresa em estudo, visto que, estes possuem todas as informações necessárias para a elaboração do planejamento estratégico. Roesch (2007) acredita que os participantes da pesquisa ou população, são aqueles que irão defini-la. Questões e propostas são construídas com a finalidade de descobrir o que é necessário para as 21 pessoas, de acordo com os princípios e valores dos mesmos. Toda pesquisa tem um propósito, e este deve ser considerado em todos os aspectos que colaboram para seu alcance. Segundo Richardson (1999, p. 157), população é “um grupo de pessoas que estão inseridas em um mesmo ambiente, trabalhando no mesmo lugar e também possuem determinadas características.”. Deste modo, a pesquisa caracteriza-se por uma amostragem intencional, que para Mattar (2005), esse tipo de amostragem é classificada como sendo não probabilística, o que gera a impossibilidade de generalização de resultados. Ainda segundo o autor, o pressuposto básico da amostra intencional é de que, com bom julgamento e uma estratégica adequada, podem ser escolhidos os casos a serem incluídos e, assim, chegar a amostras que sejam aceitáveis. O número da população pesquisada é relativamente pequena, deste modo as informações necessárias puderam ser facilmente levantadas, aumentando a confiabilidade do trabalho proposto. Utilizou-se uma amostra intencional, entrevistando e observando um grupo formado pelos três sócios da empresa, que são os tomadores de decisão da organização, e que possuem experiência de mais de trinta anos no ramo elétrico, tornando com isso, capazes de transmitir as informações que se julgam necessárias para realizar o estudo. Quanto à coleta de dados e de acordo com Roesch (2005), foram utilizados tantos métodos de coletas primários quanto secundários, em busca de uma complementaridade que facilitasse o desfecho da pesquisa e o alcance do objetivo. Na concepção de Mattar (2005), dados primários são aqueles que não foram antes coletados e dados secundários, são aqueles que já foram coletados, e até já analisados com a intenção de atender às necessidades da pesquisa. Os dados primários foram coletados por meio de entrevistas abertas, não estruturadas, com os sócios da empresa, nas reuniões agendadas, que contou com a participação da acadêmica e da professora orientadora. Entende-se por entrevista não estruturada, como sendo aquela que oferece a liberdade na formulação de perguntas e na intervenção da fala do entrevistado. Também foram coletados, dados por meio de observação. No caso desse estudo, a observação é de caráter participativo, onde a acadêmica trabalha na organização e vivencia o dia a dia da mesma. Na observação participativa o pesquisador deixa de ser somente um espectador, ele participa e pode assumir uma variedade de funções dentro do caso 22 e participar de eventos que estão sendo estudados. (GODOI; BANDEIRA-DE- MELLO; SILVA, 2006). Há duas formas de interagir na observação participante: a natural e a artificial. Para Marconi e Lakatos (2006) na observação participante natural o pesquisador já esta inserido no grupo a qual estuda. Desta maneira, o acesso é ainda maior, e faz com que o pesquisador alcance diretamente os dados da pesquisa. Na observação artificial, o pesquisador não pertence ao grupo, mas se insere a ele para resgatar e colher informações. Entretanto, é preciso que o pesquisador saiba interagir, tanto de uma forma como de outra. Na forma natural, não se tem tantas dificuldades porque o observador já esta inserido no grupo, porém na artificial, poderá se deparar com maiores dificuldades por não conhecer as pessoas e por não aceitarem, fazendo restrições quanto ao acesso do observador. Nesse estudo, não houve problemas quanto à aceitação, visto que a acadêmica trabalha no setor administrativo da empresa, e teve consentimento para realizar o presente estudo. Portanto, a ela coube a observação natural, coletando os dados, com base em anotações e gravação de áudio, onde foram registradase analisadas as informações ligadas à elaboração do planejamento estratégico. Já os dados secundários, foram obtidos por meio de documentos da empresa, livros, artigos científicos, teses e dissertações sobre o assunto. Ao todo foram três encontros com os gestores, com data e horários marcados, com o intuito de mostrar a estes, as etapas e os conceitos da metodologia do planejamento estratégico escolhido, os estimulando a discutir sobre a aplicação do processo na empresa e coletar dados para a pesquisa. De uma forma mais clara, apresenta-se abaixo, as técnicas de coletas de dados referentes a cada objetivo proposto pela acadêmica, neste estudo. 1. Realização da análise SWOT: Na primeira reunião, que foi realizada dia 22 de julho de 2011, foi apresentado aos gestores primeiramente o conceito de planejamento estratégico, as necessidades de planejar, seu funcionamento bem como o modelo pesquisado e proposto para a empresa, na concepção da pesquisadora. Nessa mesma reunião, foram apresentados também, os conceitos e etapas de realização da análise SWOT, e com isso, a acadêmica coletou por meio de anotações, todos os dados e informações que foram expostos pelos gestores. Após esta coleta, analisou-se os conteúdos, 23 detectando as forças e as fraquezas bem como as oportunidades e ameaças da empresa, formalizando-os por meio de uma tabela. 2. Construção da visão, missão e princípios corporativos: Na segunda reunião realizada na EPS Painéis dia 02 de setembro de 2011, foi discutido e apresentado, aos gestores, os conceitos de missão, princípios e visão organizacional, mostrando algumas declarações de empresas distintas, para que os gestores pudessem ter uma noção do que se trata. Foi gravado por meio de áudio, anotado e formulado a Visão, Missão e Princípios da empresa, na concepção dos gestores, auxiliando-os quando necessário na busca do melhor termo. 3. Elaboração dos objetivos e das ações estratégicas: Na terceira reunião, realizada dia 30 de setembro de 2011, apresentou-se aos gestores novamente, os conceitos, conforme Vasconcellos Filho e Pagnoncelli (2001), de negócio, missão, princípios e visão corporativos. Juntamente com os conceitos, foram apresentadas as definições de cada tema, na concepção dos gestores, de acordo com os dados coletados na segunda reunião. Após esse processo, foram expostos também aos participantes, os conceitos de objetivos e estratégias corporativas, de acordo com as duas últimas etapas do processo de planejamento estratégico proposto por Vasconcellos Filho e Pagnoncelli (2001). Com base nos dados coletados na análise SWOT, na definição de negócio, missão, princípios e visão na concepção dos gestores, foram definidos os objetivos organizacionais, elaborando e propondo ações estratégicas, para que a organização torne-se mais competitiva no mercado onde ela está inserida. Tabela1-Cronograma de reuniões Data da Reunião Duração Objetivo Abordado 22/07/2011 03h00min Realização da análise SWOT 02/09/2011 02h00min Construção da visão, missão e princípios corporativos. 30/09/2011 03h30min Elaboração dos objetivos e das ações estratégicas: Fonte: Observação da acadêmica Todas as apresentações foram por meio de um documento eletrônico (slides), facilitando a visualização e o entendimento de todos. 24 Técnica de análise dos dados Após a coleta de dados, geralmente realiza-se outra etapa deste processo que é o tratamento e análise dos dados, ou seja, a organização deles e posteriormente a análise deles. As técnicas de análise dos dados empregada nesse estudo foram baseadas na análise de conteúdo tendo como foco principal as entrevistas e os documentos. A análise de conteúdo é utilizada no tratamento de dados que visa identificar o que vem sendo dito acerca de determinado tema. (VERGARA, 2005). Segundo Richardson (1999, p. 230), “toda a análise de conteúdo deve basear-se em uma definição precisa dos objetivos da pesquisa. [...] Tais objetivos variam em cada análise e condicionam a diferença das técnicas utilizadas.”. Para esse estudo utilizou-se o roteiro de análise de conteúdo apresentado por Roesch (2009), que é realizado por meio de sete passos: 1. Defina as unidades de análise, que poder ser por meio de: palavra, tema, parágrafo, texto completo. 2. Defina as categorias. Vale lembrar que grande parte dos procedimentos estatísticos, requer categorias reciprocamente exclusivas. 3. Baseado nas categorias criadas tente codificar uma parte do texto. O teste pode levar as revisões no sistema de classificação adotado. 4. Codifique todo o texto. 5. Se houver um número grande de casos, estratifique as respostas, elaborando comparações entre grupos. 6. Apresente os dados de forma criativa. Um exemplo é em quadros comparativos. 7. Interprete os dados à luz de teorias conhecidas, ou procure levantar algumas hipóteses. Nesse estudo, a análise de conteúdo abrange a exploração do áudio gravado pela acadêmica nas reuniões realizadas com os sócios da EPS, onde buscou-se destacar a definição de negócio, missão, princípios e visão corporativa na concepção dos gestores. Além disso, procurou-se destacar as forças e fraquezas, 25 oportunidades e ameaças da empresa, bem como os objetivos e estratégias competitivas definidas pelos sócios. As entrevistas gravadas em áudio totalizaram oito horas e trinta minutos de gravação. Por se tratar de um documento de áudio, extenso, optou-se pela não transcrição do mesmo, visto que, na concepção da acadêmica tornaria uma leitura cansativa. Ouviu-se e examinou-se as gravações, repetida vezes, com o intuito de entender e descobrir novas interrogantes, novos caminhos a serem trilhados na pesquisa. Seguindo o roteiro de análise de conteúdo apresentado por Roesch (2009), inicialmente a pesquisadora analisou as unidades, por tema, sendo esses, as sete etapas do planejamento estratégico, e também os departamentos definidos para a construção dos objetivos e estratégias competitivas. Analisou-se as ações dos gestores durante as reuniões, conforme a abordagem de cada tema, observando as falas e as expressões de cada um. Os dados analisados foram apresentados por meio de quadros, tabelas e em formato de texto, descrevendo a observação da acadêmica e as opiniões dos gestores, sobre cada tema do planejamento estratégico, e os departamentos separadamente. Analisado e finalizado o conteúdo das reuniões realizadas na EPS, a acadêmica preparou uma apresentação em forma de texto, de todas as etapas do planejamento estratégico definidos pelos gestores, conforme modelo incorporado no Apêndice no final desse trabalho, visando com isso, uma melhor visualização por parte dos sócios, quanto ao trabalho proposto. 26 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Neste tópico, foi desenvolvida toda parte referente às consultas e informações já existentes relacionados ao assunto deste trabalho, com o objetivo de aprofundar conhecimentos na fundamentação teórica sobre o assunto que será desenvolvido. 2.1 Administração A administração é tão antiga quanto à história humana, e para Chiavenato (2010), o que marcou o surgimento da administração foi à revolução industrial do século XIX. Foi nessa fase em que o capital financeiro passou a compor a principal fonte de riqueza. Já Drucker (2001, p. 23) comenta que, “raramente na história da humanidade, uma instituição surgiu tão rapidamente ou causou impacto com tanta velocidade quanto à administração. Em menos de 150 anos, a administração transformou o sistema socioeconômico dos países desenvolvidos em todo o mundo.”. A palavra administração vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência), significando aquele que efetua uma função, ou serviço,sob um comando, para o outro, estando frequentemente unido à função controle (CHIAVENATO, 2000). Com isso, podemos dizer que, administração é uma ação de prestar serviços. Segundo Stoner e Freeman (1999, p.04) “A Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos.”. Chiavenato (2010) concorda com o conceito de Stoner e Freeman (1999) quando diz que a Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançarem objetivos. Chiavenato (2010, p.06) complementa o conceito de Administração dizendo que “A Administração visa o alcance de seus objetivos organizacionais de maneira eficiente e eficaz.”. 27 Segundo Certo (2003, p.05) a ”administração é o processo que permite alcançar as metas de uma empresa, fazendo o uso do trabalho com e por meio de pessoas e outros recursos na empresa”. Quanto ao envolvimento do profissional, Chiavenato (2010), fala que o papel do administrador é dar a direção e rumo ás organizações, proporcionando liderança às pessoas e decidindo como os recursos organizacionais devem ser preparados e aplicados para o alcance dos objetivos organizacionais. De acordo com Stoner e Freeman (1999, p.05), o desempenho do administrador pode ser percebido “a medida de quão eficiência e eficácia é o administrador, e da competência com que ele determina e alcança os objetivos apropriados.”. A eficiência relaciona-se aos meios, de como fazer as coisas da melhor forma possível, enquanto a eficácia se relaciona aos fins, qual o objetivo certo a ser seguido. Segundo Stoner e Freeman (1999) eficiência é a capacidade de minimizar o uso de recursos para alcançar os objetivos da organização e eficácia é a capacidade de determinar objetivos apropriados. Robbins e Coulter (1998, p.4), definem que as funções administrativas são: • Planejar: definir metas, estabelecer estratégias e desenvolver subplanos para coordenar atividades. • Organizar: determina o que precisa ser feito como vai ser feito e quem vai fazer. • Liderar: é orientar e motivar todas as partes envolvidas e resolver conflitos • Controlar: monitorar atividades para se assegurar de que elas serão realizadas conforme planejada. Já Stoner e Freeman (1999, p.5-7), definem essas ações de uma forma mais clara como: O Processo de planejar significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos são baseados em alguns métodos, planos ou lógica, e não em palpites. O processo de organizar ou arrumar é alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização, de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos da mesma. O processo de liderar significa dirigir, influenciar e motivar os empregados a realizar tarefas essenciais. O processo de controlar, o administrador deve se 28 certificar de que os atos dos membros da organização levam-na de fato em direção aos objetivos estabelecidos. Como foi destacada, uma das funções do administrador é planejar. Dentre as definições de “planejar” no dicionário da administração Lacombe (2004, p. 241) está à seguinte: “estabelecer, de forma sistemática, o que se deseja para determinado período do futuro, as ações e medidas a serem tomadas, bem como a sua forma de execução e controle e feedback sistemático”. Nesse sentido, será apresentada a seguir, a primeira ferramenta do processo de Administrar: o Planejamento, tema abordado no presente trabalho, com o objetivo de entender e conhecer mais sobre seus conceitos, tipologias e benefícios. 2.2 Planejamento Desde a antiguidade, o homem vem utilizando alguma maneira o planejamento, seja por intuição, para sobreviver ou para antecipar-se a eventos, tomando decisões que se assemelham as mais corretas. De uma maneira geral, o homem percebeu a necessidade de se preparar para enfrentar as diferentes situações e adversidades, e descobriu que pensar primeiro antes de agir aumentava as suas chances de alcançar resultados positivo e aproveitar melhor os recursos disponíveis. Segundo Faria (1994, p. 71). O planejamento é tão antigo quanto à história. A construção das pirâmides egípcias não se concretizou sem que tivessem sido elaborados complicados planos e projetos, e sem que os administradores tivessem se preocupado com a alimentação de milhares de trabalhadores, escravos e soldados, assim como planejado o transporte dos enormes blocos de granito, originários de local, na região sul do Egito. No ambiente organizacional é essencial conhecer a conceituação de planejamento para maior compreensão de sua real amplitude e seu alcance. Para Oliveira (2001, p. 35) o “Planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa.”. 29 Portanto, tem-se, segundo Oliveira (1999, p. 217) que eficiência “é a otimização dos recursos utilizados para a obtenção dos resultados”, e que eficácia “é a contribuição dos resultados obtidos para o alcance dos objetivos da empresa.”. Com isso, pode-se dizer que o planejamento é uma das ferramentas da administração. Usá-la se faz necessário para o sucesso da gestão das empresas, possibilitando com isso, enxergar a realidade, compreenderem os caminhos e edificar referencias para o futuro. O planejamento tem por finalidade adiantar-se as situações previsíveis; predeterminar os acontecimentos e preservar a lógica entre eventos. Para Chiavenato (2004, p. 103), ”o planejamento constitui a primeira e a mais importante função adminitrativa, pois é preciso planejar antes de realizar as outras funções como organizar, dirigir, controlar, coordenar.”. O planejamento é um processo que deve fazer parte do dia-a-dia das empresas. No entanto, mais importante do que formular um planejamento é administrar e pensar sobre as ações da empresa. Neste contexto, Vasconcellos Filho e Pagnoncelli (1992, v.1, p. 29) Citam as habilidades para o executivo de sucesso. Quem planeja sabe: avaliar as perspectivas a curto, médio e longo prazo; agir sobre o mercado; desenvolver diferenciais competitivos; antecipar-se a situações desfavoráveis; criar participação no mercado; desenvolver serviços e produtos adequados no mercado. Quem não planeja acaba: sendo surpreendido por alterações no mercado; precisando sempre se reprogramar; dependendo do dia-a-dia; desenformado sobre seu setor; atrelado à iniciativa da concorrência; à mercê da conjuntura. Para Chiavenato (2010, p. 192), “Planejamento é a função administrativa que define os objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá- los adequadamente.”. Neste sentido, Kotler (2000), afirma que planejamento é o processo gerencial do desenvolver e manter um ajuste viavel entre os objetivos, experiências e recurso da organização e suas oportunidades de mercado mutante. O propósito do planejamento pode ser definido como o desenvolvimento de processos, técnicas e atitudes administrativas, as quais proporcionam uma situação viável de avaliar as implicações futuras de decisões presentes em função dos objetivos empresariais que facilitarão a tomada de decisão no futuro, de modo mais rápido, coerente, eficiente e eficaz. Dentro deste raciocínio, pode-se afirmar que o exercício sistemático do planejamento tende a reduzir a incerteza envolvida no processo decisório e, 30 conseqüentemente, provocar o aumento da probabilidade de alcance dos objetivos, desafios e metas estabelecidos para a empresa. (OLIVEIRA, 2006 p. 36). Para complementar Oliveira,Chiavenato 2010, (p. 193) comenta que “Planejar significa olhar para frente, visualizar o futuro e o que deverá ser feito, elaborar bons planos e ajudar as pessoas a fazer hoje as ações necessárias para melhor enfrentar os desafios do amanhã.”. Para as organizações a importância de realizar um planejamento é que terá um futuro com bases para construção próspera e a geração de um mercado mais profissional e preparado para as mudanças contínuas que ocorrem nele. Para Lacombe (2003, p. 161) deve-se “começar a planejar no presente o que se deseja no futuro”, acrescenta-se que faz parte da sabedoria ser capaz de compreender as relações da causa e efeito das tomadas de decisões e suas consequências. O administrador tem como responsabilidade obter o equilíbrio entre as vantagens e desvantagens do curto e longo prazo. Maximiano (1995) reforça e completa a argumentação em torno da importância do planejamento ao comentar que o mesmo não permite que o futuro fique ao acaso e mostra o caminho a seguir, minimizando surpresas e destaca três importantes benefícios que o mesmo proporciona, sendo eles a permanência das decisões, o equilíbrio e o melhor desempenho. Para Certo (2003) o objetivo maior do planejamento estratégico consiste em diminuir o risco, minorar as incertezas que cercam as condições de negócio e esclarecendo os resultados das ações relacionadas ao gerenciamento. Com isso, entende-se que o planejamento dá direção, reduz impacto da mudança, minimiza o desperdício e estabelece padrões para o controle. Na próxima seção, serão apresentados os tipos de planejamentos, bem como seus conceitos e funcionalidade. 31 2.2.1 Tipos de planejamento Para Akolff (1974 apud OLIVEIRA, 1999, p. 42), “o planejamento é um processo continuo que envolve um conjunto complexo de decisões inter- relacionadas que podem ser separadas de formas diferentes”. Na consideração dos grandes níveis hierárquicos, Oliveira (2006) destaca três tipos de planejamento com diferentes níveis de decisão: Figura 1 Níveis de decisão nas empresas Fonte: (OLIVEIRA, 2006, p. 303) A Figura 1, de Oliveira (2006) ilustra o os três tipos de planejamento, estratégico, tático e operacional; que podem ser relacionados conforme os níveis de decisão de uma pirâmide organizacional. Planejamento estratégico: Segundo Lacombe (2003, p. 163), “o planejamento estratégico refere-se ao planejamento sistêmico das metas de longo prazo e dos meios disponíveis para alcançá-las, ou seja, aos elementos estruturais mais importantes da empresa e à sua área de atuação, e considera não só os aspectos internos da empresa, mas também, e principalmente, o ambiente externo no qual a empresa está inserido.”. Complementando o conceito de Lacombe (2003), Drucker (2006, p. 141) diz que: Nível Estratégico Nível Tático Nível Operacional Decisões Estratégicas Decisões Táticas Decisões Operacionais Planejamento Estratégico Planejamento Tático Planejamento Operacional 32 O planejamento estratégico prepara a empresa de hoje para o futuro. [...] O planejamento estratégico precisa de um processo organizado de descarte do dia de ontem. Requer que o trabalho destinado a produzir o futuro desejado seja especificado com clareza e com clareza atribuída. O objetivo do planejamento estratégico é o agir agora. Já Fischmann e Almeida (1991), afirmam que planejamento estratégico é: uma técnica administrativa que, por meio da análise do ambiente de uma organização, cria a consciência das suas oportunidades e ameaças dos seus pontos fortes e fracos para o cumprimento da sua missão e, por meio desta consciência, estabelece o propósito de direção que a organização deverá seguir para aproveitar as oportunidades e evitar riscos. Para Kotler (2000, p. 86) enfatizou que “o objetivo do planejamento estratégico é dar forma aos negócios e aos produtos de uma empresa, de modo que eles possibilitem os lucros e o crescimento almejado.”. O Planejamento Estratégico seria então, uma técnica gerencial que por meio da análise do ambiente de uma organização, procura gerar consciência de seus pontos fortes e pontos fracos, assim como das suas oportunidades e ameaças E com isso, torna-se possível, traçar os rumos que a organização deverá seguir para aproveitar as oportunidades, potencializar os pontos fortes e minimizar ameaças e riscos. Planejamento tático: De acordo com Oliveira (2006, p. 48) “[...] o planejamento tático tem por objetivo aperfeiçoar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidas no planejamento estratégico [...]”. Para Oliveira (2007), o planejamento tático é diferente do planejamento estratégico, visto que o tático tem pôr objetivo aperfeiçoar determinada área de resultados e não a empresa como um todo. Portanto trabalha com decomposições das objetivas estratégias e políticas estabelecidas no planejamento estratégico. Chiavenato (2010) concorda com Oliveira (2007) ao dizer que o que diferencia o planejamento tático do planejamento estratégico, é que enquanto o estratégico envolve toda a organização, o tático envolve uma determinada unidade da organização, ou departamento. 33 Segundo Chiavenato (2000), planejamento tático abrange determinados setores da organização é definido no nível intermediário, geralmente é projetado para o médio prazo, e apresenta uma grande preocupação em atingir os objetivos departamentais. De acordo Fernandes e Berton (2005, p. 8) “as decisões táticas se dão normalmente no nível gerencial e geralmente consistem em decisões para operacionalizar as grandes decisões estratégicas tomadas pela direção da organização.”. Em vista disso, entende-se que o Planejamento Tático é desenvolvido por colaboradores da média gerencia e é aplicado em departamentos específicos. E que este tipo de planejamento, tem o propósito de aproveitar o máximo de determinada área de resultados e não a empresa como um todo. Planejamento operacional: Para Chiavenato (2010, p. 207), “O planejamento operacional é focalizado para o curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente. Preocupa-se com “o que fazer” e com o “como fazer” as atividades quotidianas da organização.”. Já Oliveira (2006) afirma que o Planejamento Operacional pode ser considerado como a formalização, principalmente por intermédio de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas. Para Fernandes e Berton, (2005), as decisões operacionais, são decisões do cotidiano das organizações, que estabelece uma ligação entre decisões táticas e estratégicas e seu impacto se dá no curto prazo, afetando apenas determinados setores ou áreas específicas. De acordo com Chiavenato (2010), o planejamento operacional pode ser classificado em: • Procedimentos: Estão relacionados aos métodos que determinam a execução das atividades especificando a sequência de passos ou etapas que devem ser rigorosamente seguidos para a execução das tarefas. • Orçamentos: Estão relacionados com o dinheiro Planos relacionados com o fluxo de capital alocado a determinadas tarefas, projetos ou programas em um período de tempo. 34 • Programas: Estão relacionados com tempo e as atividades a serem realizadas. • Regulamentos: Estão relacionados com o comportamento das pessoas Em relação a esses três tipos de planejamento, Oliveira (2006) de forma resumida cita, que o planejamento estratégico é relacionado com os objetivos em longo prazo, com maneiras e ações para alcançá-los e afetam a empresa como um todo, enquanto o planejamento tático relaciona-se os objetivosde curto prazo com ações que geralmente afetam somente uma parta da empresa. De acordo com o mesmo autor, o planejamento operacional pode ser considerado como formalização por intermédio de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantações estabelecidas. Nesse sentido, será apresentado com mais destaque a seguir, o primeiro nível da pirâmide organizacional, o Planejamento Estratégico, visto que é o tema escolhido para essa pesquisa. 2.3 Planejamento estratégico A mudança na economia mundial vem sendo continua, inclusive no território brasileiro, e com isso desperta alguns fatores negativos que os administradores deverão concentrar sua atenção. Mudanças essas, como a redução do crescimento econômico, a globalização, a inflação, a falta de alguns recursos entre outros acontecimentos. (ALDAY, 2000). Diante disso, nota-se a grande importância do planejamento estratégico nas organizações, visto que este proporciona uma maior flexibilidade de ajuda às empresas e também a adiantar-se e a retribuir, às mudanças no ambiente com maior rapidez. Na abordagem de Certo (2003), o planejamento estratégico é um planejamento de longo alcance que se concentra em toda parte da organização. Os gerentes ao preparar o planejamento estratégico consideram a empresa como um todo e se questionam o que deve se feito em longo prazo para alcançar as metas e objetivos. 35 Oliveira (2006) busca associar ao conceito de Planejamento Estratégico ao conceito de Estratégia, sendo que no primeiro ele enfatiza a necessidade de integração da empresa ao meio ambiente organizacional. Para o autor, o Planejamento Estratégico é um método de ensino gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela empresa, propondo maior grau de interação com o ambiente. A partir do conceito de planejamento estratégico na definição de administração, os autores Fischmann e Almeida (1991), enfatizam a ideia de capacitação dos membros da organização. Dizem eles: "Administração Estratégica é o processo de tornar a organização capaz de integrar as decisões administrativas e operacionais com as estratégias, procurando dar ao mesmo tempo maior eficiência e eficácia à organização.". Para Fernandes e Berton (2005, p. 11), “o planejamento estratégico busca sistematizar o pensamento estratégico, formalizando processos e procedimentos para que a empresa saiba exatamente os caminhos a seguir.”. O Planejamento Estratégico deve “enxergar” além da organização, assim é de suma importância considerar os reflexos dos fatores externos aos rumos e planos futuros. Fischmann e Almeida (1991) definem planejamento estratégico de uma forma mais técnica, lançando algumas questões, como: • Qual é a nossa missão? • O que queremos ser? • Quais nossos objetivos, metas e políticas? Resumindo: onde, quando, com quem e como a empresa realizará seus negócios. O planejamento estratégico é um método administrativo, que por meio da análise do ambiente de uma organização, cria a conhecimento das suas oportunidades e ameaças dos seus pontos fortes e fracos para a execução da sua missão e por meio deste conhecimento, estabelece o propósito de direção que a organização deverá seguir para aproveitar as oportunidades e evitar riscos. (FISHMANN; ALMEIDA, 1991). Entende-se que o planejamento estratégico se tornou o foco de atenção da alta administração das empresas, voltado para as medidas positivas que uma 36 empresa poderá tomar para enfrentar ameaças e aproveitar as oportunidades encontradas em seu ambiente. Oliveira (1999) destaca o Planejamento Estratégico como o mais importante da organização, por ser processo gerencial que possibilita ao executivo, administrador ou gestor, estabelecer trilhar o caminho a ser seguido pela empresa, com o objetivo e a finalidade de obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente. O processo de elaboração do planejamento estratégico deve ser desenvolvido de forma interativa e participativa, de maneira a envolver os participantes, desde a identificação do problema, passando pelo diagnóstico situacional-estratégico, para concluir com o documento final estabelecendo a missão, o objetivo, as políticas e as diretrizes, bem como as estratégias de ação. (OLIVEIRA, 1999). Segundo Chiavenato (2010), o planejamento estratégico mostra cinco características importantes: 1. Está relacionado com a adequação da organização a um ambiente mutável. 2. É orientado para o futuro 3. É compreensivo 4. É um processo de construção de consentimento 5. É uma forma de aprendizagem organizacional. O Planejamento estratégico é um meio extenso e organizado de preparar ações relativas á escolha de mercados e produtos adequados, tendo em vista uma situação saudável de longo prazo a empresa. (SCRAMIM; BATALHA, 1997). Kotler (2000, p. 86), enfatiza que “o objetivo do planejamento estratégico é dar forma aos negócios e aos produtos de uma empresa, de modo que eles possibilitem os lucros e o crescimento almejado”. De acordo com Almeida (1994), o processo do planejamento estratégico nas pequenas empresas deve ser simplificado, visto que o pequeno empresário: • Não dispõe de tempo e recursos para realizar um plano estratégico; • Não possui a adequada formação, muitas vezes, para realizar as tarefas mais complexas do processo; • É imediatista em suas atividades, exigindo rápido resultado de seus esforços. 37 A literatura sobre o planejamento estratégico apresenta diversos modelos de elaboração e implementação de estratégias, geralmente definido para serem aplicados em empresa de grande porte. Entretanto a pequena empresa, no caso desse estudo, tem uma série de características de gestão que devem ser consideradas para a elaboração do planejamento estratégico. 2.4 Modelos de planejamento estratégico Praticamente quase todos os livros sobre o assunto, possuem um modelo de planejamento estratégico, seguindo as análises e os pontos de vista de cada autor ou especialista na área. No entanto, as idéias e a base são praticamente as mesmas, como por exemplo, a análise de SWOT, dividindo-o em etapas que sejam claramente traçadas, fixando os objetivos e aplicando a parte técnica elaborada conforme a análise interna e externa da organização. (MINTZBERG, 1995). Para este trabalho, estudou-se os seguintes modelos: Certo e Peter, 2005; Thompson Jr e Strickland, 2000; Oliveira, 2007 e Vasconcellos Filho e Pagnoncelli, 2001. Optou-se por estes modelos, por entender que para pequenas empresas, no caso desse estudo, a metodologia apresentada por estes autores, seria a mais adequada. Além desses autores, analisou-se de uma forma mais sintetizada, para contribuir com o estudo, os modelos de planejamento estratégico proposto por Bethlem (2004) e Mintzberg, Ahlstrand e Lampel, (2000). Modelo de Bethlem (2004): Na visão do autor, é analisando os recursos e circunstâncias, que se chega aos objetivos, e, analisando a possibilidade de execução, adequação e aceitação dos objetivos e reexaminando recursos e circunstâncias, que se chega a estratégias propostas. O modelo apresentado pelo autor é um modelo mais genérico, conforme Figura 02. 38 Figura 2: Modelo de processo estratégico genérico segundo Bethlem (2004) Fonte: (BETHLEM, 2004, p. 29) Na visão de Bethlem (2004), é analisando os recursos e circunstâncias, que se chega aos objetivos, e, analisando a possibilidade de execução, adequação e aceitação dos objetivos e reexaminando recursos e circunstâncias, que se chega a estratégias propostas. O modelo apresentado pelo autor propõe como primeiro passo para o planejamento estratégico, é estabelecer os objetivos da organização, seguindo das estratégias que a mesmadeseja seguir. De uma maneira mais sintetizada, é estabelecida a visão da situação atual da organização; seguindo das previsões para o futuro e assim determinando os objetivos a serem alcançados. Após esses passos, surgem às prioridades e os desafios a responder e a serem ignorados, e as decisões estratégicas que irão fixar o futuro da organização. Modelo de Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2000): É um modelo básico de planejamento estratégico, sendo que os autores observaram todo o processo, considerando duas novas variáveis que influenciam diretamente o método, os valores gerenciais e a responsabilidade social o que podemos observar com os passos a seguir: Recursos Objetivos Circunstâncias Estratégia 39 Figura 3 – Processo de Planejamento Estratégico. Fonte: (MINTZBERG; AHLSTRAND e LAMPEL, 2000, p. 30). Avaliação externa Avaliação interna Ameaças e Oportunidades no ambiente Forças e Fraquezas da organização Fatores chaves de sucesso Criação de Estratégia Avaliação e escolha da Estratégia Implementação da Estratégia Responsabilidad e Social Valores Gerenciais Competência s Distintivas 40 Observa-se na Figura 3, o processo do modelo de planejamento estratégico proposto pelos autores. Os autores acreditam que o planejamento estratégico elaborado e implementado, sua revisão e seu controle, estão diretamente ligados ao fracasso ou ao sucesso da organização. 2.4.1 Modelo de Certo e Peter (2005) Os autores apresentam uma metodologia para elaboração, implementação e controle da estratégia organizacional, dividindo o processo estratégico em cinco partes, deixando visivelmente a importância do feedback em todas as etapas. Figura 4 – Processo Estratégico de Certo e Peter (2005). Fonte: (CERTO; PETER, 2005, P. 08). Etapa 1: Análise do ambiente: A primeira etapa do planejamento estratégico proposto pelos autores é a análise do ambiente, ou seja, o processo de avaliar o ambiente organizacional para identificar as oportunidades e os riscos atuais e futuros. Essa primeira etapa é o processo de acompanhar o ambiente organizacional, identificado assim, as oportunidades e ameaças, pontos fracos e fortes. A análise do ambiente interno e externo os três níveis distintos do ambiente: Etapa 1 Análise do ambiente Interno Externo Etapa 2 Estabelecimento da diretriz organizacional Missão Objetivos Etapa 3 Formulação de Estratégias Etapa 4 Implementação de estratégias Etapa 5 Controle estratégico FEEDBACK 41 • Ambiente Geral: Trata-se dos ambientes, social, político, econômico, tecnológico e legal. • Ambiente Operacional: É o nível do ambiente externo à empresa, sendo os componentes presentes neste nível, concorrência, disponibilidade de mão de obra, fornecedores, característica e comportamento dos clientes e relação internacional. • Ambiente Interno: É o nível de ambiente que está dentro da organização, e é composto pelos aspectos organizacionais, de pessoal, de produção, financeiro e marketing. Ainda segundo os autores, os administradores devem entender o propósito da análise do ambiente, distinguir os vários níveis existentes no ambiente organizacional e compreender as normas que devem ser seguidas para por em prática a análise. A importância de determinados aspectos para a organização depende de seu negócio, porte, mercado etc. Entretanto, o administrador tem que ter em mente que, a longo prazo, a análise dos ambientes organizacionais, do mesmo modo que a relação que existe entre eles, influencia as operações e determinam o sucesso organizacional. Etapa 2: Estabelecimento da diretriz organizacional: Para os autores, há dois indicadores principais da direção para o qual a organização é levada: a missão e os objetivos organizacionais. O processo de estabelecimento das diretrizes organizacionais, é a determinação das metas da organização, que consiste em três sub-etapas. • Reflexão sobre os resultados de uma análise ambiental; • Estabelecimento de uma missão organizacional; • Estabelecimentos de objetivos organizacionais. A missão organizacional é a determinação da razão pela qual uma empresa existe, são informações como os tipos de produto ou serviços que a organização produz os clientes que possui e os valores que consideram importantes. Os objetivos organizacionais são as metas que a empresa possui. Após a realização da análise do ambiente, detectando seus pontos fortes e fracos da organização, assim como as oportunidades e ameaças, os administradores 42 habilitam-se a estabelecer, reafirmar ou modificar sua meta organizacional. Contudo, para o estabelecimento dessas metas, de uma maneira mais apropriada, os administradores devem compreender no que se concentra uma declaração de missão, compreender a natureza dos objetivos e adotar um método efetivo e eficiente para indicar essa meta organizacional. O processo de estabelecimento dos objetivos organizacionais é realizado geralmente em quatro passos: • Análise das tendências do ambiente; • Desenvolver os objetivos para a organização com um todo; • Criação de uma ordem de objetivos; • Desenvolvimento de objetivos individuais. Etapa 3: Formulação da estratégia: Nesta etapa, segundo os autores, formula-se a estratégia, na qual ela é definida com o andamento da ação com o propósito de garantir que a organização alcance seus objetivos. Formular a estratégia é, portanto, planejar e escolher as ações que levem a realização dos objetivos organizacionais. A sugestão dos autores é de fazer uma análise dos pontos fortes e fracos, das oportunidades e ameaças ambientais e tê-lo como base para se entender a situação atual da organização, identificando assim as estratégias adequadas. A análise dos indicadores internos e externos é um instrumento útil para se entender à organização como um todo, procurando equilibrar os pontos fortes e fracos internos da empresa com as oportunidades e ameaças que o ambiente externo apresenta. Com isso as estratégias poderão ser elaboradas para atender a análise do ambiente. Esta etapa inclui atividades como análise, planejamento e seleção de estratégias que aumentem as chances dos objetivos da empresa a serem alcançados. Etapa 4: Implementação da estratégia: Segundo os autores, a etapa de implementação de estratégia deve colocar em ação estratégias que surgiram de etapas anteriores dentro do método de administração estratégica. Sem a execução efetiva da estratégia, as empresas são incapazes de adquirir os benefícios da execução de uma análise organizacional, do estabelecimento de uma diretriz e da 43 formulação da estratégia organizacional. As organizações necessitam de estratégias de negócios e funções determinadas de acordo com a sua realidade. Os autores propõem um modelo de implementação de estratégia, com cinco estágios: • Especificar o quanto a empresa terá que mudar com a intenção de implementar a estratégia escolhida. • Analisar a estrutura formal e informal da empresa, identificando se a estrutura formal existente na organização irá promover ou impedir o sucesso da implementação e como a estrutura informal poderá facilitar o método de implementação. • Analisar a cultura organizacional, visto que a cultura de uma organização influencia no comportamento das pessoas, refletindo na motivação destas para alcançar os objetivos da empresa. • Determinar uma abordagem conveniente para implementar a estratégia. Implementar a estratégia e avaliar os resultados. Etapa 5: Controle estratégico:Na última etapa, esta concentrada o acompanhamento e avaliação do processo para melhorá-lo e garantir um funcionamento adequado. Para realização com efeito dessa tarefa, os autores determinam que os administradores devam entender o processo de controle estratégico e a atuação das auditorias estratégicas. Com isso, devem conhecer os disfarces dos sistemas de informação da administração e as formas como esses sistemas possam complementar o processo do planejamento estratégico. De uma forma geral, esse controle estratégico é realizado em três passos: • Medindo o desempenho da organização. • Comparando o resultado atual com os objetivos. • Tomando atitudes corretivas, nesse caso se o resultado não esteja de acordo com os objetivos da organização. 44 2.4.2 Modelo de Thompson Jr e Strickland III (2003) A metodologia de Thompson e Strickland é apresentada de uma forma mais detalhada, sempre deixando clara a possibilidade de melhorar caso haja necessidade, esse processo é dividido em cinco tarefas: Tarefa 1: Desenvolvimento de uma visão e missão Estratégica Tarefa 2: Estabelecimentos dos objetivos Tarefa 3: Elaboração das estratégias Tarefa 4: Implementação das estratégias Tarefa 5: Avaliação de desempenho; Revisão dos desenvolvimentos e Iniciação das correções Na Figura 5, observam-se as cinco tarefas da gerencia estratégica, na visão dos autores. Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa 3 Tarefa 4 Tarefa 5 l Figura 5: As cinco tarefas da gerência estratégica. Fonte: (THOMPSON JR; STRICKLAND III, 2003, p. 14) Revisar conforme necessário Revisar conforme necessário Melhorar/ mudar conforme necessário Melhorar/ mudar conforme necessário Reciclar com as tarefas 1, 2,3 ou 4, conforme necessário Desenvolver a visão e a missão estratégica Estabelece r Objetivos Elaborar uma estratégia Implementar as estratégias Avaliar desempenho , Revisar os novos desempenho e iniciar as correções. 45 Tarefa 01: Desenvolvimento de uma visão e missão estratégica: Na fase inicial do processo de elaboração de estratégia, é a definição da missão e visão da organização. Para os autores, definir bem uma missão é preciso que se considerem três elementos. • As necessidades do consumidor, ou o que está sendo atendido, • Os grupos de consumidores, ou quem está sendo atendido, e • As tecnologias usadas e funções executadas, ou como as necessidades dos consumidores estão sendo atendidas. Para os autores, a visão e missão estratégica da empresa são sempre altamente personalizadas. O objetivo da visão e missão estratégica é sobressair de uma empresa das outras e estabelecer sua própria identidade especial, seu destaque no negócio e sua trajetória. Tarefa 2: Estabelecimentos dos objetivos: Para os autores, o propósito do estabelecimento dos objetivos é transformar a declaração da missão do negócio e da direção da empresa em objetivos de desempenho exclusivo, por meio dos quais o progresso da organização pode ser medido. O estabelecimento dos objetivos pelos gerentes deve inserir objetivos de desempenho tanto de curto prazo e de longo prazo. Sendo que os de curto prazo devem sugerir melhorias imediatas e os resultados que a gerencia deseja, e os objetivos de longo prazo induzem os gerentes a considerar o que fazer hoje para colocar a empresa numa posição em que ela possa atingir um bom desempenho num prazo maior. Os autores propõem que todos os gerentes estabeleçam seus objetivos. “Todas as unidades organizacionais da empresa precisam de objetivos de desempenho concretos e mensuráveis que contribuam significativamente para atingir os objetivos da empresa.”. Os objetivos estratégicos esta relacionado à competitividade da organização e as previsões de longo prazo do negócio: crescimento mais rápido que a média do mercado, alcançar a concorrência na qualidade do produto ou serviços ao cliente e conquistar oportunidades de crescimento. Os objetivos estratégicos servem para tomar nota de que os gerentes não querem somente aumentar a lucratividade, mas 46 pretendem também melhorar a competitividade e a posição do negócio da organização. Tarefa 3: Elaboração das estratégias: Para os autores, o estabelecimento de estratégias relembra o problema gerencial critico de como atingir os resultados programados. As estratégicas são os meios e os objetivos são os fins de atingi-los. “A estratégia consiste de ações e abordagens comerciais que a gerencia emprega para atingir os objetivos de desempenho da empresa.” (THOMPSON; STRICKLAND, 2004, p. 18). Os autores determinam que a elaboração da estratégia inicia-se com um diagnóstico sólido do ambiente interno e externo da organização, somente após esse diagnóstico é que os gerentes estarão preparados para determinar uma boa estratégia para alcançar objetivos estratégicos. A estratégia é mais do que os gerentes planejam cautelosamente e desejam fazer como parte de um grande projeto estratégico. O futuro detém tantas dúvidas que os gerentes não podem planejar cada ação estratégica com antecedência e perseguir sua estratégia pretendida sem necessidade de alteração. Tarefa 4: Implementação das estratégias: A implementação da estratégia resume-se em verificar o que é necessário para fazer a estratégia funcionar e alcançar o desempenho programado dentro do prazo estabelecido. Para os autores a implementação da estratégia é uma tarefa administrativa de campo, que envolve alguns aspectos, tais como: • Desenvolver uma empresa capaz de cumprir a estratégia com sucesso • Dar motivos as pessoas para perseguir seus objetivos • Estabelecer políticas de apoio a estratégia. • Construir uma cultura e um clima organizacional que conduzam á implementação da estratégia com sucesso. • Designar os melhores programas para uma melhoria contínua. A implementação da estratégia é a parte mais complicada e que consome mais tempo no gerenciamento estratégico. O responsável pela implementação das estratégias deve começar com uma avaliação cuidadosa do que a empresa deve fazer de maneira diferente e melhor para executar o plano estratégico de uma forma 47 eficiente. Na concepção dos autores, cada gerente deve pensar na resposta para: “O que precisa ser feito em minha área de responsabilidade pra executar minha parte do plano estratégico geral e como é a melhor maneira de executá-la?”. Identificadas às mudanças e ações, a gerência deve orientar os detalhes da implementação e pressionar a organização para converter os objetivos em resultados reais. A implementação da estratégia é essencialmente determinada parar a ação, é uma atividade do tipo “faça acontecer”. Tarefa 5: Avaliação de desempenho, revisão novos desenvolvimentos e iniciação das correções: Para os autores, nenhumas das quatro tarefas anteriores, referente às etapas do planejamento estratégico, são tarefas para serem feitas de uma só vez. Sempre acontecem novas situações que ocasionam ajustes de correção. O direcionamento de longo prazo pode necessitar ser alterado, o negócio redefinido e a visão da gerência, quanto à direção da empresa, pode ser reduzida ou estendida. Segundo os autores, “a missão da empresa, os objetivos, a estratégia e a abordagem da implementação nunca são finais; os ajustes são normais e necessários.”. As revisões de orçamento, mudanças na política, reestruturação, reformulação de atividades e de processos de trabalhos, mudanças de colaboradores, mudanças de melhoria continua revisão no uso de recompensas, são meios de fazer com que a estratégia escolhida funcione
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