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DISCIPLINA: LOGÍSTICA EMPRESARIAL AULA 03 Prof. Renato da Costa dos Santos 2 CONVERSA INICIAL Você deve estar curioso em saber como as empresas decidem sobre como adquirir ou não seus estoques, as principais resoluções a serem tomadas e quando e quanto comprar. O principal desafio das empresas é quanto e quando comprar seus produtos, afim de não gerar estoques desnecessários e comprometer seu orçamento. Atingir o equilíbrio na gestão e controle dos estoques é o que faz a diferença nas empresas, pois com a grande quantidade atuando nos mesmos setores e as exigências dos consumidores tornam dinâmico este processo. Decidir quanto e quando adquirir mais materiais está associado com o processo e como estocar. Portanto, o controle dos níveis de estoques passa ser, efetivamente, a ser estratégico para os gestores. Tenho certeza que você já deve ter se perguntado o motivo pelo qual as empresas mantêm estoques. A resposta é bastante simples: os ritmos de fornecimento e da demanda nem sempre andam juntos. Ocorrem diferenças entre fornecimento e demanda de uso e, também, na comercialização dos produtos. Vamos então a nossa primeira aula! CONTEXTUALIZANDO Na logística, os estoques respondem por uma parte bastante expressiva nos custos das empresas (BALLOU, 1993; BOWERSOX; CLOSS, 2001). A área de compras da empresa desempenha um papel fundamental na logística empresarial, pois é responsável por adquirir, no mercado fornecedor, os materiais e os serviços que a empresa não consegue ou não se interessa em produzir internamente (MORAIS, 2015). Adquirir na quantidade adequada, na hora certa, com qualidade e a custos reduzidos, faz parte da estratégia da empresa. Minimizar os custos é um desafio cada vez maior, então os gestores precisam tomar decisões acertadas para dar continuidade aos processos produtivos da empresa. Os gestores precisam decidir quanto pedir, quando pedir e como monitorar o sistema de planejamento e controle de estoques. No processo de compras, de acordo com Morais (2015), existem duas dimensões de qualidade em compras: 1. qualidade de especificação 2. qualidade de conformidade 3 A primeira diz respeito a clareza de informações sobre os materiais ou serviços desejados. Já a segunda trata das corretas especificações do material a ser fornecido. Outra questão importante a ser levada em conta, em relação ao processo de compras, é a quantidade de material adquirido. Esta quantidade deve ser suficiente para atender às demandas da empresa. Porém, sem gerar estoques desnecessários. Um dos critérios utilizados é o lote econômico de compras, o MRP, just in time (produção puxada x produção empurrada), entre outros. TEMA 1 – DEFINIÇÃO DO PROCESSO DE COMPRAS A literatura sobre o tema trata o processo de compras como fundamental para a correta gestão do planejamento e controle de estoques. Segundo Morais (2015, p. 224), “o fluxo no processo de compras obedece a uma lógica: emissão de requisição; realização de uma cotação; análise das cotações; negociação e emissão do pedido de compra”. A gestão de estoques tem sua responsabilidade compartilhada entre os gestores financeiros, gestores comerciais e os gestores fabris. Os primeiros buscam, constantemente, reduzir os recursos financeiros, enquanto os gestores comerciais tentam equilibrar a eficiência logística da empresa com o atendimento das necessidades dos clientes. Do ponto de vista da produção, buscam evitar a falta de matérias-primas para a linha de produção. Algumas atividades são características do setor de compras que não se resumem apenas na aquisição de produtos ou serviços. Destacam-se a pesquisa de mercado, o estudo dos materiais, a análise de custos, novas fontes de fornecimento, a inspeção nas instalações dos fornecedores, o desenvolvimento de fornecedores, conferência de requisições, entrevista de vendedores, negociação de contratos e acompanhamento do recebimento de materiais (MORAIS, 2015, p. 224-225). De acordo com Ballou (2004), os itens adquiridos pelas empresas impactam no valor de venda dos produtos. Assim, qualquer ganho na etapa de compras representa ganhos significativos no processo. O fluxo de informações é muito importante para se atingir resultados satisfatórios nas compras. Muitas vezes, negligenciar este processo pode acarretar em prejuízos consideráveis 4 para a empresa. Um bom relacionamento com os fornecedores pode gerar boas negociações de preços e prazos de pagamentos. O departamento de compras também interage com outras áreas da empresa como por exemplo, a produção, engenharia, planejamento e controle da produção (PCP), o departamento financeiro e a contabilidade. Quanto maior for a integração entre estas áreas da empresa, melhor para o alcance dos objetivos estratégicos. Logo, os gestores necessitam gerir com eficiência seus processos internos afim de estabelecer um padrão que traga bons resultados. TEMA 2 – CICLO DE COMPRAS O mercado exige respostas rápidas e eficientes para dar conta do ambiente dinâmico em que se encontram. Dos gestores das empresas se exige habilidade para lidar com as diferentes situações e capacidade para propor soluções criativas com objetivo de atingir uma posição competitiva. Figura 01: funções do gestor no ciclo de compras Fonte: Wikipedia, 2016 5 As principais decisões que envolvem o setor de compras dizem respeito a: o que comprar, quanto e quando comprar, onde comprar e como comprar. Aspectos como qualidade, prazo, entrega, frete, preços e assistência técnica são discutidos no ciclo de compras, para que se possa atender, eficientemente, as necessidades dos clientes. O ciclo de compras na logística objetiva é fundamental para a eficiência da aquisição dos materiais necessários para empresa e, ao mesmo tempo, para focalizar no volume de recursos financeiros. O desafio maior é equilibrar este processo de comprar e estocar, primando pela redução de custos, mas ao mesmo tempo atendendo prontamente a demanda. Negociar com os fornecedores é outra questão importante, pois os prazos e formas de pagamento precisam ser bem definidos dentro da estratégia de compras. De acordo com Ballou (2012), quando ocorre uma ordem de compra, ele é despachado para o fornecedor, gerando os chamados custos de compras, devido ao processamento de pedido e a sua preparação. O caráter, antes rotineiro do setor de compras, agora passou a ser estratégico. Manter um estoque alto para garantir a produção da empresa e não interromper seu processo de fabricação, pode representar, por outro lado, custos mais altos ainda, pois estes estoques precisam ser controlados constantemente. TEMA 3 – FATORES QUE INFLUENCIAM A ESCOLHA DO FORNECEDOR A escolha adequada dos fornecedores de uma empresa é fundamental para a garantia de eficiência da cadeia logística. O resultado desta escolha vai garantir um bom nível de serviço, portanto, a empresa deve ser criteriosa na escolha de seus fornecedores. O relacionamento com os fornecedores é essencial para o alcance dos objetivos da empresa, e deve fazer parte da estratégia da empresa estabelecer bons relacionamentos com os seus fornecedores. Outra questão importante para o sucesso do relacionamento com o fornecedor é estar atento a logística deles, seus prazos de entrega, seus pontos fortes e fracos. Pesquisas com outros clientes é o primeiro passo para contratar um bom fornecedor. Conhecer o preço praticado pelo fornecedor, sua estrutura,assistência técnica, qualidade no fornecimento e capital humano também são importantes para a decisão de negociar com este ou aquele fornecedor. Cabe a 6 empresa estabelecer alguns critérios para a escolha do fornecedor e, por meio destes, realizar as melhores parcerias para o setor. Por parte de quem fornece, é fundamental deter tecnologia de ponta para prontamente atender as solicitações e garantir a qualidade dos serviços prestados De acordo com Bertaglia (2009), o processo de seleção de fornecedores não é nada simples, pois depende muito das características do item a ser adquirido por outras empresas. As exigências podem, ou não, ser maiores em decorrência desta variedade de produtos, o que denota a complexidade de se efetuar uma compra. Bertaglia (2009) também considera que existem três características básicas que norteiam a escolha de um determinado fornecedor, o preço, a qualidade e o serviço. Isto levanta, ainda, a seguinte questão: comprar ou produzir um material? Tamanha a complexidade faz com que alguns pontos devam ser analisados (BERTAGLIA, 2009): 1. desempenho em qualidade, preço e serviço; 2. flexibilidade; 3. carteira de clientes; 4. proatividade e cooperação; 5. investimentos; 6. capacidade instalada; 7. localização geográfica; 8. solidez financeira; 9. histórico. Sendo assim, as empresas buscam um parceiro que atenda não somente aos seus interesses, mas que possa construir junto uma vantagem competitiva que faça frente aos demais concorrentes. É importante que as áreas de planejamento de materiais tenham contato direto com os seus fornecedores para que recebam informações sobre os planos (BERTAGLIA, 2009). TEMA 4 – O PAPEL DOS ESTOQUES NAS EMPRESAS As empresas não conseguem sincronizar, exatamente, a oferta e demanda pelos seus produtos. Caso isso acontecesse, a gestão de estoques seria desnecessária. Como isso dificilmente vai acontecer, é necessário acumular uma quantidade de estoques de um determinado produto afim de atender a demanda futura e garantir a disponibilidade das mercadorias. 7 De acordo com Ballou (2012, p. 205) “os estoques auxiliam a função do marketing a vender os produtos da empresa. Estes podem ser localizados mais próximos aos pontos de venda e com quantidades mais adequadas”. O que os clientes e consumidores mais querem é que os produtos estejam disponíveis nos mais variados locais de venda. Isto exige uma logística integrada, por parte das empresas, para garantir os tempos de ressuprimento pequenos. Os objetivos dos estoques são prevenir as incertezas, lidar com flutuações da oferta e/ou da demanda, cobrir restrições produtivas, logísticas, econômicas etc., e prever sazonalidades (MORAIS, 2015, p. 164). Por outro lado, este mesmo autor explica que podem existir conflitos entre áreas da empresa. De um lado, o departamento de compras pode estar fazendo esforços em adquirir materiais a um preço baixo e, do outro, o departamento financeiro pode estar pensando que este esforço poderia ser feito em aplicações financeiras. Enquanto o departamento de produção pensa em minimizar os riscos de falta de materiais, o departamento financeiro pode estar pensando no risco de se acumular estoques e com isso aumentar os custos com a armazenagem (MORAIS, 2015). As empresas precisam encontrar o equilíbrio entre manter e gerenciar os seus estoques. Ter estoque não significa prejuízo, pelo contrário, a má gestão dos estoques é que causa prejuízos. A manutenção dos estoques pode melhorar o nível de serviço ao cliente, disponibilizando, de imediato, os produtos e atendendo prontamente a demanda. Permite que a produção não paralise, mantendo sempre abastecida a linha produtiva. A quantidade de materiais adquiridos também pode influenciar no pagamento, nos descontos etc. Armazenar produtos adquiridos a um preço baixo, pode render bons investimentos quando o mercado aquecer. Os estoques também podem suprir uma incerteza quanto a uma eventual falha de fornecedores, greves ou desastres naturais por exemplo (MORAIS, 2015). TEMA 5 – GESTÃO DE ESTOQUES Com base nestes conceitos, espera-se atingir melhores resultados, mesmo diante das mais variadas dificuldades encontradas no ambiente externo, que em muitos casos, obrigada as empresas a tomarem decisões imediatas, com pouco tempo para planejamento. 8 Gerenciar os estoques requer enfrentar um dos maiores desafios possíveis na logística, a natureza de sua demanda. De acordo com a literatura, a demanda pode ser permanente, sazonal, irregular, em declínio e variada (BALLOU, 2012, MORAIS, 2015). A demanda permanente está relacionada com os produtos que tem ciclo de vida muito longo e um longo período de comercialização, são produtos de consumo normal ao longo do tempo. A demanda sazonal diz respeito a produtos com ciclos de vida mais curtos, como, por exemplo, produtos para o Natal, a venda de sorvetes no verão, que é muito maior do que em outras estações do ano, ou ainda, roupas da moda que obedecem a uma tendência. A demanda irregular trata de produtos que apresentam picos alternados, como, por exemplo, veículos de pequeno, médio e grande porte. A alternância nas suas vendas devido à variedade e possibilidade de veículos diferenciados, demandados pelo ambiente externo, traz uma dificuldade ainda maior para os gestores das empresas. Em um dado momento, o ciclo de vida de um produto chega ao seu fim, e a partir disso, surge a necessidade de fazer a gestão da demanda em declínio. Mesmo que gradualmente, e de forma prevista em alguns casos, o desafio maior é o de planejar os períodos que os materiais devem ser estocados (BALLOU, 2012). Em relação a demanda derivada, significa que é possível prever a demanda de determinado produto com base em outros. No caso da indústria automobilísticas, por exemplo, a previsão de vendas dos automóveis permite calcular a demanda por peças e componentes. Vale ressaltar que em um dado momento, as empresas poderão passar por mais de um tipo de demanda. Assim, compete aos gestores estarem focados e preparados para tomar decisões em cada momento. NA PRÁTICA Estudo de caso: Leia o texto “Magazine Luiza – Integração de Fornecedores” e respondas as questões. Disponível em: http://www.portalsupplychain.com.br/pdf/cases/Case%20CPFR%20(3).pdf 9 a) A Magazine Luiza apresentou alguns problemas em seus processos logísticos. Cite e explique cada um deles. b) Tomando como base a análise do texto, vemos que a empresa Magazine Luiza optou por um modelo dividido em quatro processos de planejamento. Analise se estes processos são suficientes para identificar a demanda real dos produtos. SÍNTESE Neste primeiro contato com os conceitos sobre estoques, sua importância, gestão, pontos positivos e negativos, você já pode se considerar apto a discutir as principais ações estratégicas a serem adotadas na sua empresa sobre este tema. Agora, você já poderá propor ações que visem a otimização dos processos para atingir melhores resultados. Lembre-se que é praticamente impossível prever a demanda do mercado, pois envolve questões de marketing, escolha de canais de distribuição, questões econômicas etc. Finalmente, podemos compreender que com estes conceitos apresentados é possível elaborar um planejamento que contemple as principais ações necessárias para prevenir os problemas de administração de estoques. As empresas que dependem da produção não conseguem sobreviver sem um sistema eficiente de gerenciamento de estoques. A gestão dos estoques também pode causarconflitos dentre os departamentos e setores, pois cada um enxerga de uma forma diferente os pontos positivos e negativos que envolvem esta gestão. Quando uma empresa possui um estoque muito elevado pode ser um sinal de problemas de produção, ou quando o estoque está alto e o dinheiro está baixo, pode ser sinal de sérios problemas. 10 REFERÊNCIAS BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2013. BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. 1. ed. 26. reimpr. São Paulo: Atlas, 2012. BERTAGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2009. BOWERSOX, D. J. Leading Edge Logistics: a competitive positioning for the 1990’s-comprehensive research on logistics organization strategy and behavior in North America. Oak Brook: cln, 1989. MORAIS, R. R. Logística empresarial. Curitiba: Intersabere
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