FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO INTERNA

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CAIXA DE SUGESTÕES, GUIAS PARA NOVOS FUNCIONÁRIOS E REDE SOCIAL CORPORATIVA COMO FERRAMENTA DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL: CONCEPÇÕES, SENTIDOS E EVOLUÇÃOS.
CAROLINE SOUZA BUENO 201708431284
CAROLINE MUNIZ OLIVEIRA 201512732788
HATSUO HADAKA JUNIOR 20170891738
MARIA HELENA BATISTA DA SILVA 201708400133
SHIRLEY LIMA BROGIATO LOPES 201503701409
RESUMO
	Das ferramentas de comunicação organizacional. Destacamos 3 ferramentas: caixa de sugestões, guias para novos funcionários, rede social corporativa. Onde será notável suas evoluções ao passar dos anos e com o aumento da tecnologia. Conceitos para o melhor conhecimento das ferramentas de comunicação.
São 3 capítulos com subtítulos, onde mostra, que no nosso cotidiano que elas estão mais do que presentes, tanto em comerciais quando estamos no conforto de nossas casas, como nas empresas onde trabalhamos. Por fim, algo simples, porém impactante.	
		
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INTRODUÇÃO
O trabalho a seguir refere-se às ferramentas de comunicação organizacional. Destacamos algumas específicas: caixa de sugestões, cuja a evolução é notável com o avanço da tecnologia, conseguimos notar sua evolução comparando com o SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente), Guias para novos funcionários, destacamos a integração e treinamento realizado na admissão do funcionário a empresa, um treinamento onde você passa a conhecer a cultura da organização, missão, visão, valores e normas internas. Também separamos uma das mais famosas ferramentas de comunicação organizacional, a Rede Social Corporativa, sua evolução é notável, pois de e-mail, chat, intranet passou a ser uma rede interna como o famoso Facebook e Twitter, porém específico para os funcionários, ajuda a empresa em informações precisas e concretas em tempo hábil, não permitindo que ocorra desvios ao envio de mensagens como o “telefone sem fio”, sendo assim todos possuem a mesma informação.
Solicitado como trabalho acadêmico da disciplina de Comunicação Organizacional do curso de Administração da Faculdade Estácio de Santo André. O trabalho contém conceitos para o melhor conhecimento das ferramentas de comunicação organizacional e a evolução delas com o passar dos anos e com a evolução da tecnologia. As formas de comunicação organizacional são também muito uteis para a divulgação e reputação da imagem da empresa e marca, fazendo com que os clientes sintam se satisfeitos e felizes com os produtos e serviços oferecidos aumentando e fortalecendo vínculos e crescendo no mercado.
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1 CAIXA DE SUGESTÕES
1.1 CONCEPÇÕES
Entre os anos 80 e 90, em decorrência de um tema tão conhecido por todos, “Gestão da Qualidade”, no Brasil é bastante comum organizações de diversos segmentos de mercado implantar as caixinhas de sugestão são utilizadas pelas empresas como forma de oferecer aos seus funcionários ou até mesmo a clientes externos uma oportunidade de propor ideias ou sugestões de melhorias dentro das empresas. Os colaboradores internos são convidados a se manifestarem sobre os mais diversos assuntos visando melhorias no clima organizacional e nos processos de trabalho, proporcionando acarretar um ambiente propício ao surgimento de melhorias e inovações.
1.2 SENTIDOS
Este meio permite que as empresas analisem os pontos que não estão satisfazendo as necessidades expostas pelos clientes e direcione os esforços para solucionar tais problemas, vale lembrar que estas iniciativas só se concretizam se a organização der um feedback aos clientes.
No seu nível mais básico, a orientação para o cliente envolve os produtos ou serviços explícito ou implícito em um relacionamento de fornecimento. Um serviço implícito entre os funcionários, é a maneira mais simples de observar os seus relacionamentos. Outro pode ser a assunção de cumprir com seus compromissos. A orientação para o cliente envolve responder às suas reclamações, resolver seus problemas e responder aos seus pedidos de maneira que suas necessidades sejam atendidas e satisfeitas.
Em um nível mais avançado, orientação para o cliente inclui extrair continuamente do feedback dos clientes os pontos que identificam suas necessidades, e monitoramento de sua satisfação. Essa é também uma atitude que se transforma em uma vantagem competitiva da organização.
Por outro lado, hoje felizmente, algumas empresas estão se utilizando das caixas de maneira um pouco diferente, mas eficiente, produzindo e apresentando resultados significativos a partir das sugestões geradas.
1.3 EVOLUÇÃOS
Ao se abrir um canal de comunicação tão rico como esse é preciso saber que nem sempre as pessoas dirão aquilo que você quer ouvir, mas seguramente aquilo que sua empresa precisa escutar. Grande parte de uma estratégia organizacional e várias empresas as utilizam como uma mera ação de boa convivência. Consequentemente, quando as críticas e sugestões aparecem muitos gestores ficam decepcionados com a manifestação das pessoas em vez de escutarem aquilo que elas têm a dizer.
Portanto, a caixinha de sugestões pode ser utilizada como um canal em que os colaboradores se manifestam para denunciarem problemas internos ou sugerirem alguma melhoria. Da mesma forma, ela pode ser utilizada dentro de um programa de valorização às ideias dos funcionários, que são identificados e recebem recompensas emocionais e/ou financeiras.
Podendo ser analisadas as seguintes situações:
 Criar uma comissão de avaliação que dê retorno às pessoas. Eles serão responsáveis por analisar objetivamente cada ideia e proporcionar uma razoável explicação aos funcionários porque aquilo que sugeriram foi aceito ou rejeitado.
Definir um processo de trabalho no qual dará a implantação das ideias aceitas. Como serão divulgados internamente os projetos que nasceram a partir das propostas. E o reconhecimento público dos colaboradores, será conduzido de tal forma.
Desde o nascedouro até a implantação de uma ideia há uma série de etapas a serem cumpridas e é fundamental que haja um processo bem estruturado a fim de que o mesmo seja consistente.
Mensurar os resultados que deveram ser avaliados criteriosamente e de maneira tangível o valor do benefício ou economia proporcionado à organização pela sugestão oferecida
Recompensar os colaboradores, atualmente, há organizações que premiam monetariamente seus funcionários com até 10% da vantagem ou economia decorrente da sugestão. Outras definem um valor prévio ou, ainda, incluem determinado benefício especial.
Estimular a criação de ideias coletivas que geralmente, as propostas advindas de grupos ou equipes de trabalho chegam amadurecidas e aperfeiçoadas, bem como proporcionam um ambiente de integração que reforça ainda mais os laços entre as pessoas.
  Rudio (1978, p.75 apud LAKATOS; MARCONI, 2000, p. 139) explica que: Formular o problema consiste em dizer, de maneira explícita, clara, compreensível e operacional, qual a dificuldade com a qual nos defrontamos e que pretendemos resolver, limitando o seu campo e apresentando suas características.
Recentemente, a Coca-Cola Brasil em uma campanha de inovação aberta, através do software Brightidea, realizou uma ação denominada de “Desafio Coca-Cola Abra Ideias”, que tinha a seguinte pergunta direcionadora: “Como ter sua Coca-Cola gelada e perfeita na hora e no lugar que você quiser?”. A empresa recebeu centenas de ideias de todo o Brasil, que foram cadastradas, avaliadas, selecionadas e, então, as 03 melhores premiadas. Este é um ótimo exemplo de uma caixa de sugestões moderna que, mesmo não estando dentro da empresa, contribui de forma substancial para o desenvolvimento do negócio.
Em paralelo, muitas empresas vêm se utilizando de softwares, intranet e, até mesmo, via e-mail para receber as ideias e sugestões de seus colaboradores. Importante salientar que, em decorrência dos erros cometidos no passado, as empresas passaram a realizar umagestão das “caixas de sugestão modernas” por meio da Cadeia de Valor da Inovação, que possui um processo estruturado e gerenciado para tal. Ou seja, as ideias são fornecidas (idealização), são refinadas e melhoradas (conceituação), prototipadas e testadas (experimentação) e, posteriormente, são executadas em grande escalar para obter o resultado esperado (implementação).
Não se pode negar que ideias e sugestões são sempre bem-vindas, sejam elas depositadas dentro de uma urna ou cadastradas em um sistema online dos mais modernos. A revolução das caixas de sugestão só reforça que o mais importante é que os resultados esperados sejam alcançados e, assim, todos saiam ganhando: funcionários, empresa e sociedade.
2. GUIA PARA NOVOS FUNCIONÁRIO
2.1 CONCEPÇÕES
2.1.1 TREINAMENTO
 Treinamento e desenvolvimento é um dos processos mais importantes da administração de Recursos Humanos, pois são essenciais para o desenvolvimento organizacional, trata-se de um processo continuo, e não uma eventualidade.
 O treinamento é uma ferramenta fundamental para o aprendizado e a adaptação aos novos conhecimentos, tanto a funcionários antigos como a novos funcionários. Dessa maneira um programa de treinamento organizacional bem estruturado pode ser uma poderosa “arma” para aumentar os estímulos de melhorias e competitividade dentro das empresas. O treinamento deve ser considerando uma ferramenta de investimento empresarial, e não como uma despesa. É um esforço em equipe em busca dos objetivos de forma mais econômica, a possível ausência de treinamento pode gerar prejuízos para a corporação, já que o exercício da função apenas por meio das experiências do dia a dia implica na prática de tentativa e erro até o alcance do resultado desejado.
 “Saldanha (1979) divide o treinamento em quatro modalidades: treinamento anterior a admissão do empregado, que é a preparação e orientação dos candidatos. Treinamento posterior à admissão do empregado busca preparar o funcionário para a execução de determinada atividade ou aumentar sua capacidade em suas atribuições. Treinamento funcional, realização das atribuições do cargo sob a orientação do superior imediato ou superior designado, destina orientar o funcionário sobre as tarefas da função que exerce. Treinamento de iniciação destina-se a orientar colaboradores recém-admitidos a fim de evitar retrabalhos.”
Os treinamentos devem ser bem planejados, executados e avaliados, tornando todo o processo cada vez melhor, para que assim os resultados sejam de grandes benefícios para a organização.
 O desenvolvimento por sua vez envolve um programa de educação, que determina um grau de escolaridade mínimo para cada cargo e incentiva seu alcance para todos os colaboradores, disponibilizando recursos, formando programas educacionais na própria empresa ou fora dela que também se aplica a antigos e novos funcionários.
2.1.2 INTEGRAÇÃO
O treinamento de integração foi cria no século XX. É através das estratégias de integração de novos membros que a empresa transmite seus valores e comportamentos, incorporando tais aos novos funcionários. As Estratégias mais comuns são os programas de treinamentos de integração que podem possuir vários formatos e durações diferentes, isso varia de acordo com cada organização. Pode envolver os princípios, denominados também como “mandamentos” onde são levados em consideração a cultura organizacional da empresa, que pode ou não estabelecer uma taxa de alta rotatividade, pois algumas empresas no seu processo de triagem não conseguem moldar os novos membros de acordo seus objetivos, também buscam a ambientação do novo colaborador, informações sobre normas, politicas, quantidade de funcionários, cargos e atribuições de colegas de trabalho, fazendo com que o novo funcionário se adapte-se, deixando-o mais confiante. Insegurança, timidez e expectativas são sentimentos muito comuns em novos colaboradores, o que pode causar dificuldades na comunicação com colegas de trabalho e isolamento, caso o funcionário tenha a impressão de desinteresse por parte da empresa e pelo seu trabalho, pode fazer com que o mesmo se sinta desmotivado. A desmotivação é hoje umas das principais preocupações das organizações, o que pode gerar Absenteísmo prejudicando a produtividade. Desorganização, baixa qualidade de trabalho, desempenho limitado, são consequências do absenteísmo, possíveis problemas que podem ser evitados como uma integração bem executada. A integração não se trata de um processo burocrático, mas sim de uma tarefa que impactará diretamente na motivação e com isso na produtividade, resultando em benefícios para ambos. Ao contratar um novo funcionário a empresa precisa estar preocupada também com a capacitação, qualificação, e evolução deste novo membro.
2.2 SENTIDOS
O setor de Recursos Humanos principal responsável pelos processos de recrutamento, seleção, treinamento e desenvolvimento são também os que mediam a relação entre funcionário e empresa, dessa forma se os processos forem bem elaborados ambos estarão se beneficiando, podendo a ver planos de carreira e remuneração maior. Um bom treinamento exige um bom treinador. O ideal é que o RH designe um coordenador ou superior para ajudar o novo funcionário responsável pelo setor para que assim possa esclarecer possíveis duvidas, com isso o profissional deve estabelecer um ambiente receptivo, recebe-lo de maneira agradável, ter boa comunicação, e disposição. Também deve-se certificar-se do desempenho, responsabilidade, envolvimento e nível de interesse sobre projetos e resultados que o novo colaborador apresenta. Cada departamento da empresa pode criar determinado plano de ação próprio, levando em consideração a necessidade de cada setor, preparando-o com base na vivência. Essas ações têm como foco melhorar o nível de educação dos novos funcionários.
2.3 EVOLUÇÕES
Desde sua criação o treinamento de integração passou de um simples treinamento para que os funcionários entendam as normas interna e cultura da empresa para uma grande oportunidade de ter profissionais capacitados e capazes de desenvolver a função para qual foi contratado.
Nos dias de hoje as empresas tem uma visão onde investir no seu capital humano é a melhor forma de se promover no mercado de trabalho, temos o exemplo de uma das grandes empresas que investe em treinamentos e no próprio funcionário as lojas MAGAZINE LUIZA, promove premiações e treinamentos em locais diferentes, como hotéis, para o conforto e desenvolvimento de seu colaborador, realmente um modelo visível de evolução para o mercado de trabalho.
Um treinamento precisa estar de acordo com as necessidades do dia á dia da organização. O primeiro passo e um dos mais importantes na hora de elaborar um treinamento é montar um plano de ação, o qual precisa ser seguido a partir de um roteiro que supra todas as atividades do planejamento desejado. É importante ressaltar que cada setor da empresa tenha um plano de ação próprio, pois esse documento será baseado na vivência diária de cada departamento, com isso uni a teoria à prática. Um treinamento pode durar algumas horas, dias ou semanas, o que vai depender será a necessidade que o cargo aprensenta, bem como das exigências técnicas, intelectuais e práticas requeridas pela á função.
Pontos a serem preparados que um treinamento de integração deve conter:
Um bom treinador/líder que saiba como transmitir as informações necessárias.
Apresentação da filosofia e história da empresa. Missão, visão e valores.
Apresentação a estrutura, departamentos, fluxograma e organograma.
Apresentação do manual do colaborador e como ter acesso.
Explicação sobre a função desenvolvida. 
Aulas práticas para desenvolvimento e aperfeiçoamento de habilidades.
Desenvolvimento de competências.
Estes são apenas alguns temas a serem apresentados em um treinamento com melhorias para integrar os novos funcionários na empresa, juntamente com a equipe de trabalho. Porém é importante ressaltar que para manter alto nível de desenvolvimentoé preciso que a organização se mantenha sempre atualizada no quesito de treinamentos de manutenção e capacitações. com a finalidade de aprimorar habilidades, considerando sempre as práticas mais modernas e eficazes do mercado atual.
2.3.1 TREINAMENTO E INTEGRAÇÃO DE NOVOS FUNCIONÁRIOS COM DEFICIÊNCIA 
Atualmente a inclusão de pessoas com deficiências no mercado de trabalho é um desafio que pode ser visto pelas empresas como uma crise ou como uma incrível oportunidade. O MINISTÉRIO DO TRABALHO através de novas leis, obriga organizações dependendo de sua quantidade de funcionários a disponibilizar cotas 2%, 5%, para colaboradores com deficiência. Muitas empresas infelizmente cumprem essas cotas no intuito de não receberem notificações, multas, e colocam esses profissionais para realizar trabalhos pequenos e insignificantes, pois acham que não são capazes de cumprir se receberem tarefas importantes. Por outro lado, existem empresas que investem nestes profissionais facilitando assim seu desenvolvimento, proporcionam um com ambiente de trabalho e bons treinamentos, e entendem que uma deficiência não significa que o profissional não seja capaz de se aprimorar e crescer dentro da organização. O que realmente acontece é o preconceito e desrespeito da Sociedade, mas esperamos que este quadro seja mudado com a ajuda de profissionais e pessoas de caráter para que a Sociedade aceite estes profissionais.
3. REDE SOCIAL CORPORATIVA 
3.1 CONCEPÇÕES
 A rede social corporativa foi inspirada em site de relacionamentos como Facebook e Twitter, e contém uma série de características inovadoras que possibilitam uma comunicação entre os funcionários 
Devido a evolução da internet e a forte adesão das corporações a web, a sociedade tem passado por algumas mudanças e a internet tem se destacado com a sua praticidade e possibilidade de engajamento e alta conectividade. 
Para as empresas modernas as ferramentas tradicionais de comunicação interna, como caixa de sugestões, mural de informações e intranet não foram suficientes para suporta a grande quantidade de dados gerados pela corporação, e em um mercado competitivo e altamente conectados é fundamental que os colaboradores entejam bem informados sobre o que acontece na empresa. 
 3.2 SENTIDOS
A implantação de uma rede social corporativa impacta positivamente em todas as áreas da empresa, do estratégico ao operacional com a conexão interna tem seu objetivo de integrar as relações entre os colaboradores e a comunicação em diversos setores. Sendo assim a visibilidade com os clientes, fornecedores e terceiros aumenta a proximidade da relação externa trazendo a participação dos stakeholders.
Uma das finalidades da rede social corporativa é o aumento da produtividade dos colaboradores já que essa ferramenta aumenta o alcance das informações que são relevantes para a rotina de trabalho, facilitando a comunicação entre os departamentos.
Um dos pontos positivos é a diminuição da taxa de rotatividade dentro das empresas, pois nos dias de hoje essa nova geração está buscando um proposito muito mais que um simples emprego e sim uma corporação mais inovadora, se as empresas inovadoras oferecem boas ferramentas e um bom ambiente de trabalho evita que os funcionários fiquem insatisfeitos e permanecem mais tempo nas empresas. 
3.3 EVOLUÇÕES
A rede social coorporativa é a evolução das intranets, com sua interface amigável e um ambiente colaborativo, adaptado às demandas das organizações, o que possibilita dar voz aos colaboradores, ela funciona como uma vitrine de notícias, que possibilita o compartilhamento de conteúdo em diferentes formatos (vídeo, imagem e etc.), fator importante para a gestão do conhecimento e para a quebra de hierarquia na comunicação. A intranet caracteriza-se como uma plataforma privada de um site da internet, ou seja, os acessos aos conteúdos acontecem de forma centralizada e restrita apenas aos colaboradores que possuem uma chave de segurança. Já as redes sociais são espaços estruturados a partir das relações do colaborador.  A inserção de conteúdo é feita pelos usuários. Não existe um ponto central de informações, todos os funcionários podem emitir matérias de acordo com sua percepção.
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CONCLUSÃO
Ao finalizarmos este tralho, concluímos que existem várias ferramentas de comunicação interna, com várias funcionalidades e finalidades, para um público alvo ou para vários públicos Elas vão da mais antiga, como a caixa de sugestões, criada nos anos 80 para que os funcionários e clientes pudessem dar sugestões e fazer reclamações. Passando pelo guia para novos funcionários, uma fermenta utilizada na integração de novo colaboradores, uma forma de treinamento para os novos colaboradores, onde é passado a visão, missão e valores da empresa, o guia para novos funcionários ou “integração de novos funcionários” e uma ferramenta votada exclusivamente para os novos colaboradores. 
Devido ao grande avanço tecnológico, as empresas identificaram a necessidade de utilizar ferramentas de comunicação interna mais modernas e versáteis, com menos formalidades, surgindo assim rede social corporativa, uma espécies de “Facebook” corporativo, com interface de sites de relacionamento, mas com a função de uma fermenta de comunicação interna , diferente das intranets convencionais, na rede social comportava, cada colaborador possui um perfil, onde ele pode fazer publicações de fotos e vídeos, compartilhar informações com os outros perfis de outros colegas, mas são apenas conteúdos relacionados a corporação e venham a agregar na rotina de trabalho, essas informações são compartilhadas com todos os funcionários de todo o mundo, se for o caso de uma empresa multinacional.
Todas as ferramentas citadas acima, são muito utilizadas, mas são direcionadas para um público mais específico, não é porque uma feramente foi criada nos anos 80 que foi deixada de lado, apesar da grande tecnologia, muitas pessoas ainda optam pela comunicação da forma mais antiga, um exemplo: muitas pessoas do interior não tem a mesma facilidade de utilizar a internet, como a maioria das pessoas das grandes cidades, para elas a caixa de sugestões e o seu canal de comunicação mais moderno. Já para as pessoas mais ligadas com tecnologia, a rede social e a ferramenta útil e moderna que já está sendo ultrapassada pelas novas tecnologias, como o WhatsApp corporativo, essa ferramenta está sendo cada vez mais utilizada dentro das organizações tem uma boa aceitação pelos funcionários. 
As fermentas de comunicação, são um canal direto entre a empresa, colaboradores e clientes, toda e qualquer empresa deve possuir um canal de comunicação, seja do mais antigo ao mais moderno, pois em um mercado extremamente competitivo, os colaboradores e clientes devem ser ouvidos, para que a empresa esteja sempre em alta e se atualizando. Os canais de comunicação interna ou externa, estimulam a produtividade, ajudam a reduzir custos e principalmente proporcionam o alinhamento estratégico e cultural dentro de uma empresa. 
O grupo teve então teve um bom aproveitamento do conteúdo deste trabalho acadêmico, pois agimos de forma paciente e não tivemos qualquer tipo de problemas entre nós, cada ferramenta foi estudada por dois componentes como: Caixa de Sugestões foi estudada pelo Junior e Katiuse, Guias para novos funcionários foi estudada por Caroline Bueno e Shirley, Rede Social Corporativa foi estudada por Caroline Muniz e Helena, em seguida nos encontramos e compartilhamos as visões e formas de apresentação. Todos demonstraram maturidade e um ótimo trabalho em equipe para que todo o trabalho fluísse da forma que foi pedido. Agradecemos a oportunidade de aprender e desenvolver o conteúdo, estamos satisfeitos com o resultado e esperamos que você também esteja.
Referências
 ReferênciasRudio (1978, p.75 apud LAKATOS; MARCONI, 2000, p. 139); http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/gestao-participativa-caixa-de-sugestoes-ou-bancos-de-informacoes/26431/; http://caputconsultoria.com.br/artigos194-as-caixinhas-de-sugestoes-internas-nas-empresas/;http://culturacolaborativa.socialbase.com.br/rede-social-corporativa/;https://www.agenciaunico.com.br/blog/rede-social-corporativa/;http://www.scielo.br/pdf/gp/v17n1/v17n1a05;http://www.ibccoaching.com.br/portal/rh-gestao-pessoas/preparando-treinamento-integracao-novos-funcionarios/; http://www.redalyc.org/html/1551/155115775003/; 
A inclusão de pessoas com deficiência no mercado de trabalho. – 2. ed. – Brasília: MTE, SIT, 2007.
SALDANHA, Genuíno da Silva. Manual de Pessoal. Rio de Janeiro. Livros Técnicos e Científicos, 1979.