aula 3 continuação

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Aula continuação
Desdobramento das Diretrizes e a estrutura das Organizações
Tipos de Estruturas Organizacionais
Gestão pela Qualidade Total: é um sistema voltado para o atingimento de metas na organização. Portanto, é um sistema gerencial.
Esse é uma sistema que pode ser usado em qualquer estrutura organizacional.
Estrutura organizacional é a maneira de se distribuir o trabalho e delegar a autoridade na organização.
Existem vários tipos de Estrutura Organizacional, vai depender do tipo de organização (linha de produto), dos tipos de mercado, do estágio de seu avanço na capacitação gerencial etc.
Estrutura Vertical: organizada por função ocupacional (relacionada aos vários cargos departamentais);
Estrutura Horizontal: organizada por função empresarial (relacionada às responsabilidades da empresa para com as pessoas: clientes, acionistas, empregados e vizinhos).
Estrutura Matricial: É uma combinação das duas acima.
Organização de modelo especializado, que fabricam poucos tipos de produtos ( por exemplo: cerveja, automóveis etc.), tendem a utilizar estruturas verticais.
Numa estrutura vertical, quando mais elevado for o nível hierárquico de um cargo, mais horizontal é a abordagem gerencial. Na verdade, não existe estrutura exclusivamente vertical e horizontal.
Organizações de modelo multiforme, que fabricam vários tipos de produtos (por exemplo: alimentos, etc.) tendem a utilizar horizontais ou mistas.
Existem vários tipos de estrutura horizontal:
Organizações transitórias : 
Equipes de projetos,
Equipes de Força-tarefa ou grupos de trabalho;
Equipes de controle da Qualidade (algumas podem ser permanentes)
Organizações Permanentes : 
Gerenciamento interfuncional
Gerenciamento do produto(desenvolvimento de produto);
Gerenciamento por linha de produto (unidade Estratégica de Negócio).
Organização Matricial
Essa alternativas podem ser usada em conjunto, lembrando que são apenas formas de estruturar o trabalho. Não são sistemas gerenciais. O sistema gerencial é um sistema voltado para atingir metas necessárias para sobrevivência da organização, como o gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia e o gerenciamento pelas diretrizes.
A estrutura organizacional deve ser alterada constantemente para adaptar-se às condições internas e ao ambiente externo. O que irá de fato melhorar os resultados da empresa é o desenvolvimento das competência em atingir metas, por todas as pessoas da organização.
Condução do Desdobramento
O desdobramento das diretrizes podem ser conduzido de duas maneiras:
Através da estrutura vertical: (obedecendo à hierarquia vertical);
Através da estrutura horizontal: (buscando maneiras mais eficientes de atingir as metas desafiantes imposta pelo mercado).
No estágio 1, faixa branca, o desdobramento é conduzido de forma vertical, através da organização, utilizando-se o método A;
No estágio 2, faixa marrom, o desdobramento é conduzido de forma vertical, através da organização, utilizando-se o método B;
No estágio3, faixa preta, o desdobramento é conduzido por equipes de trabalho ligadas a organização interfuncional, de forma horizontal, utilizando o método B.
O Gerenciamento pelas Diretrizes e os CCQ
O CCQ é um grupo de pessoas formado com base na livre iniciativa de seus componentes, todos participantes do nível operacional que controlam, propõem modificações – usando o método de solução de problemas – seguindo o gerenciamento da rotina (GR), atuando como uma estrutura complementar e auxiliar do TQC.
É justamente nesse sentido que funciona a essência do CCQ: fazendo com que todos, em todos os níveis, sintam-se responsáveis pelo resultado final obtido, e que cada um saiba, entenda e conheça sua parcela de responsabilidade no produto final que será obtido.
Objetivos
Formados com os elementos da linha efetiva de produção, ou seja, com aquelas pessoas que desenvolvem diariamente a tarefa de produzir o bem final que será colocado no mercado, podemos dizer que o CCQ tem como objetivos principais:
a) reduzir a ocorrência de erros na linha de produção e melhorar a qualidade total tanto do processo quanto do produto;
b) desenvolver o sentimento de maior eficiência dentro da equipe de trabalho;
c) incentivar e estimular o envolvimento total do trabalhador com o trabalho;
d) enaltecer a motivação do trabalhador como agente participante e atuante;
e) desenvolver a capacidade para resolver os problemas surgidos dentro da linha de produção;
f) aprender e desenvolver a atitude fundamental de prevenção de problemas;
g) proporcionar, incentivar, desenvolver e melhorar o processo de comunicação, tanto vertical (com as chefias) quanto horizontal (entre os participantes de uma mesma área);
h) propiciar a relação harmoniosa, produtiva e criativa entre chefias e subordinados;
i) estimular, promover, elevar hierarquicamente os funcionários, desenvolvendo as lideranças emergenciais;
j) proporcionar e desenvolver maior conhecimento do que está ocorrendo dentro da empresa, da área, do setor, e ampliar a sensação de segurança no empregado.
O Gerenciamento pelas Diretrizes e os CCQ
a) A filosofia básica que rege o CCQ (círculo de controle da qualidade), como parte das atividades da GQT (gestão da Qualidade Total), é constituída de:
Contribuição para melhoria estrutural e organizacional e para o desenvolvimento da empresa;
Criação de um ambiente de trabalho feliz, em que haja satisfação e respeito à natureza do ser humano.
Desenvolvimento das possibilidades infinitas da capacidade mental humana e viabilidade de sua aplicação.
B) o maior objetivo do CCQ é desenvolver a saúde metal (motivação) das pessoas. Portanto, muito embora os CCQ contribuam para competitividade da empresa, não deve ser essa a expectativa de sua atuação.
Devido a isso, não se devem desdobrar diretrizes até o nível dos CCQ.
No entanto, será observado que, ao longo do tempo, à medida que os CCQ se desenvolverem, eles irão naturalmente adotando temas ligados ao gerenciamento pelas diretrizes de forma voluntária.
Fatores para um bom Planejamento
Para sobrevivência o ser humano precisa atingir metas. Seja na sua vida pessoal, quanto nas organizações.
Para que as metas sejam alcançadas se faz necessários promover mudanças nos processos que determinam os resultados que desejamos alterar. Essas mudanças são as próprias ações contidas em planos de ações.
Planejar é estabelecer esses planos de ação, é através de bons planos de ação, metas são alcançadas com mais eficácia. Fatores que promovem um bom planejamento.
Conhecimentos das Pessoas
A análise é essência do Planejamento. O conhecimento é fundamental para a análise.
Dois tipos de conhecimento:
Conhecimento Técnico acumulado: É o conhecimento que é passado de geração a geração, e não se altera muito ao longo do tempo. ( Ex.: psicologia, medicina, economia) assuntos que aprendendo e reproduzimos ao longo do tempo.
Conhecimento dos fatores atuais do problema: É aquela forma de conhecimento próprio de um problema que está sendo estudado e que se altera ao longo dos anos, pois surgem novos tipos de problemas e desaparecem outros.
Os dois tipos de conhecimento são necessários.
O primeiro tipo é conseguido pelo recrutamento, pela manutenção e pelo desenvolvimento de uma equipe excelente.
O segundo é conseguido pela prática da análise em:
Informações (fatos e dados) do passado;
Novas informações desenvolvidas através de experiências no atual processo ou produto;
Novas informações desenvolvidas através de pesquisas em laboratórios para explorar novas situações.
Origem e a utilização desses dois tipos de conhecimentos
Esquema mostrando o domínio de informação ao transformá-la em conhecimento e ao utilizar este para atingir metas
Solicita-se a especial atenção do empresário brasileiro para o fato de que suas empresas faturam cada vez mais esse conhecimento, que está contido em seus produtos e processos.
É preciso que o empresário entenda oprocesso cognitivo humano e cuide da educação e treinamento contínuo e para toda vida de seus colaboradores.
Cognitivo é uma expressão que está relacionada com o processo de aquisição de conhecimento (cognição). A cognição envolve fatores diversos como o pensamento, a linguagem, a percepção, a memória, o raciocínio etc., que fazem parte do desenvolvimento intelectual.
Quanto melhor o gerenciamento (busca incessante do atingimento das metas), melhor a utilização da capacidade mental das pessoas. Quando o gerenciamento é fraco, a capacidade metal é desperdiçada.
Entusiasmo das pessoas
Durante o desdobramento das diretrizes, quando as medidas criativas devem ser sugeridas, é necessário que as pessoas tenham boas ideias e fiquem entusiasmadas com o plano.
O entusiasmo é mostrado pela participação na apresentação de novas ideias e pelo convencimento da viabilidade das metas e medidas estabelecidas.
O número de novas ideias é um indicador do entusiasmos das pessoas.
Se as pessoas chegam às reuniões e comentam entre si: “ Mais um dia perdido. Todo ano é a mesma coisa!”, então o gerenciamento pelas diretrizes já é um fracasso.
Tempo da alta administração
Durante a fase de planejamento, é necessário muita discussão, para que todos os pontos importantes fiquem bem esclarecidos.
Essas reuniões são longas e normalmente se usam ferramentas que permitem organizar e ordenar as ideias, de tal forma que se tenha um bom plano.
A alta administração deve dedicar a esse esforço o tempo que for necessário. É possível estimar o nível de importância atribuído ao planejamento pelas várias lideranças da empresa pelo tempo que dedicam a essa atividade.
Intuição e análise dos Impedimentos
O GPD implica profundas mudanças na organização para que as metas sejam atingidas. Essas mudanças são concretamente representadas pelas medidas constantes dos planos de ação.
Por outro lado, estas medidas são sugeridas nas reuniões de estabelecimento de diretrizes, através de ideias criativas das pessoas.
Para atingir a meta, existem várias medidas possíveis. É a intuição das pessoas que as fará recomendar aquela medida que poderá ser melhor. 
Após a sugestão da medida, deve vir um período de meditação e discussão, para que possa ser clareado possível impedimento à sua concretização. 
Esses efeitos secundários devem ser considerados na meditação e poderão eventualmente impedir a inclusão da medida do plano de ação. Por outro lado seja possível criar novas medidas que evitem estes efeitos secundários e assim viabilizar a inclusão da medida no plano de ação.
CAPACIDADE DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS
Quanto mais problemas uma pessoa resolve através do método PDCA, mais experiência e autoconfiança vai adquirindo. 
O praticante experiente do método PDCA “sabe” que não existe problema sem solução, conhecendo os pontos críticos do problema através da análise do fenômeno e como determinar as causas fundamentais destes pontos críticos e, a partir daí, as medidas para eliminar estas causas. 
Utilizar o conhecimento técnico aliado aos fatos e dados para estabelecer excelentes planos de ação. 
Quanto maior a experiência de todas as pessoas envolvidas no método PDCA, melhores serão os resultados pelo GPD. Isto não pode ser negligenciado.
 CAPACIDADE DE NEGOCIAÇÃO
A essência do Planejamento são as negociações verticais e horizontais conduzidas para que as metas e as medidas sejam viabilizadas. Essas negociações são chamadas de ajustes (catch ball).
Essas negociações conduzidas de maneira habilidosa, viabilizam uma boa cooperação intersetorial.
Ex.: Dois setores antes de efeituarem a negociação devem preparar seus dados e organizá-lo sob a forma de um Diagrama de Arvores, de um Diagrama de relação.
Exemplo
Capacidade de Concretização
As pessoas pensam que uma vez estabelecida a meta é só cobrar para que seja atingida. Essa forma primitiva de gerenciamento e inadequada para os dia de hoje.
Um bom gerente sabe que uma meta só terá chance de ser atingida se houver um plano de ação. Esse plano é constituindo de medidas concretas (5W1H).
Plano de Contingência
Estamos vivenciando um momento de incertezas quanto ao futuro das organizações. Mudanças tecnológicas, novos materiais, novos produtos, câmbio altamente instável etc., São fatores de incertezas numa economia internacionalizada.
As organizações precisam responder rapidamente as essas incertezas ambientais. Isso significa que o planejamento das organizações precisam apresentar alternativas de mudanças.
Essas mudanças dentro do planejamento chamamos de Plano de Contingência, esses planos são executados para enfrentar situações inesperadas.
Os planos de contingências devem constituir três tópicos:
a) Identificação da situação inesperada – Descrição do tipo de ocorrência que deve ser julgada como “situação inesperada”.
b) Previsão de medida – Estabelecimento dos tipos de medidas a serem tomadas no caso de ocorrência de uma “situação inesperada”.
c) Estabelecimento de itens de controle – Estabelecimento de um monitoramento preventivo para identificar antecipadamente a sua “situação inesperada”.
Estes planos de contingência são necessários em todos os setores da organização, na solução de problemas crônicos difíceis que apresentam situações inesperadas no processo de sua solução. 
Quando o tema é importante o responsável e sua equipe devem ser ajudado pelos melhores valores da empresa, de tal forma que se concentre todo o poder da inteligência da organização para estabelecer estas medidas alternativas as contingências
O PDPC (DIAGRAMA DO PROCESSO DECISÓRIO) é uma ferramenta do GQT que atende à necessidade de coletar e organizar as alternativas às contingências e será utilizada neste texto.
 
PDPC (Process Decision Program Chart) Gráfico de programa de decisão de processo.