Continue navegando
Prévia do material em texto
INTRODUÇÃO A ADMINISTRAÇÃO Profª Celina Martins FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS “Daqui a vinte anos, a empresa típica terá pouca semelhança com a empresa industrial da década de 1950 e, provavelmente, se parecerá com a organização às quais nem os gerentes praticantes nem os estudiosos de administração dão hoje muita atenção: o hospital, a universidade e a orquestra sinfônica. A nova empresa será baseada no conhecimento, uma organização composta, sobretudo por especialistas, que dirijam e disciplinam seu próprio desempenho, por meio de feedback sistemático de seus colegas, dos clientes e da alta administração”. (Peter Drucker – O advento da nova organização. In: Havard Businees Review, 2000) O PROCESSO ADMINISTRATIVO Entender o processo administrativo é a essência do enfoque funcional da Administração. O processo administrativo engloba os seguintes subprocessos ou funções administrativas: Planejar, organizar, dirigir e controlar, que são apresentados na figura a seguir: ENTRADAS SAIDAS AMBIENTE EXTERNO AMBIENTE INTERNO Planejar Definir Programar Organizar Distribuir Alocar Controlar Avaliar Realinhar Dirigir Liderar Executar O processo administrativo e o ambiente organizacional PLANEJAMENTO Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor caminho para alcança-los. O planejamento define onde se quer chegar, os que deve ser feito para atingir o objetivo, quando o plano (cada ação) deve ser colocado em prática (os prazos), por quem (responsabilidades), e quanto vai custar. É o primeiro dos subprocessos e serve de base para os demais. CARACTERÍSTICAS DO PLANEJAMENTO O planejamento é um processo permanente e contínuo; O planejamento deve ter foco no futuro; É uma técnica que procura definir de forma antecipada a alocação de recursos; O planejamento funciona como meio de orientar o processo decisório; É sistêmico e deve levar em consideração tanto o sistema como os subsistemas; CARACTERÍSTICAS DO PLANEJAMENTO É interativo. Ele envolve passos ou fases que se sucedem; O planejamento possibilita a avaliação e mensuração para novos planejamentos; É uma função administrativa que interage com as demais funções administrativas; É uma técnica de coordenação e integração; O planejamento é uma técnica de mudança e inovação. TIPOS DE PLANEJAMENTO É importante entender que o administrador moderno precisa lidar com três tipos de planejamento: Os três tipos de planejamento (Starec, 2014). PLANEJAMENTO •É o planejamento mais diretivo, capaz de mudar os rumos da organização; •É definido e aprovado pelos principais executivos da organização; •Envolve a tomada de decisão sobre os objetivos e estratégias de longo prazo; •Os planos estratégicos têm uma orientação externa forte e envolvem as partes principais da organização. Planejamento Estratégico •É de médio prazo, de risco e amplitude menor, pois considera apenas uma parte da empresa; •Aborda áreas específicas (departamentos); marketing, RH, etc. •Preocupa-se com a racionalidade do processo decisório; •Produz um plano de ação que define: o quê, quando, como, onde e por quem. Planejamento Tático •É o planejamento de curto prazo e é feito no nível operacional. •O planejamento operacional corresponde a um conjunto de partes homogêneas do planejamento tático e deve conter, com detalhes (Oliveira, 2009): os recursos necessários para seu desenvolvimento e implementação; Os procedimentos básicos a serem adotados; Os resultados finais esperados; Os prazos estabelecidos; Os responsáveis por sua execução e implementação. Planejamento Operacional ORGANIZAÇÃO Na administração contemporânea, as principais etapas no processo de organizar são apresentadas a seguir (MAXIMIANO, 2008): Análise dos objetivos Divisão do trabalho Definição de responsabilidades Definição de autoridade Desenho da estrutura organizacional Etapas da função organização. Maximiano (2008, p. 83) DESENHO ORGANIZACIONAL Retrata a configuração dos órgãos da organização, sua interdependência e funcionamento; É a atividade organizadora dos recursos da organização e suas interações; Emprega todos os recursos disponíveis a fim de alcançar os objetivos determinados. ORGANOGRAMA Representação gráfica da estrutura de uma organização, mostrando as funções, os departamentos e cargos da organização, especificando como estes se relacionam. DIFERENÇA ENTRE RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE De acordo com Bateman e Snell (1998) • Responsabilidade significa que se atribui a uma pessoa uma tarefa que ela deve desempenhar; • Autoridade significa que a pessoa tem o poder e o direito de tomar decisões, dar ordens, prover recursos. DIREÇÃO Função administrativa responsável pela condução e pela orientação da ação empresarial por meio da dinamização das atividades realizadas em todas as áreas e níveis da empresa. • Refere-se ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados; • Maneira pela qual objetivos devem ser alcançados através das atividades das pessoas e da aplicação dos recursos organizacionais; • Seu papel é o de acionar, fazer acontecer, dinamizar. Está, portanto, relacionada com a ação organizacional. ESTILOS DE DIREÇÃO: Teorias X e Y de Douglas McGragor Teoria X • É a concepção tradicional de direção e controle baseada na desconfiança dos gestores em relação aos subordinados; • Os indivíduos são pouco ambiciosos, preguiçosos, não querem assumir responsabilidades, preferem ser dirigidos e querem garantias sobre tudo (de emprego, assistência médica, etc.); • Para o gestor, os indivíduos precisam ser coagidos, dirigidos e controlados de modo a obriga-los a trabalhar. Teoria X • Envolve a integração entre os objetivos individuais e organizacionais; • O gestor Y tende a agir de forma mais participativa dando mais liberdade e responsabilidade aos subordinados; • O gestor Y acredita que as pessoas são dedicadas e possuem iniciativa. MOTIVAÇÃO É a predisposição do indivíduo de empreender ações na busca de objetivos e metas organizacionais e/ou pessoais; Indivíduos motivados tendem ao maior esforço, mas nem sempre na direção dos objetivos organizacionais. O indivíduo pode estar, por exemplo, motivado para assuntos pessoais. O grande desafio do gestor, portanto, é o de canalizar esse esforço individual na busca pelos objetivos organizacionais. HIERARQUIA DE NECESSIDADES: Abraham Maslow http://www.ideagri.com.br/siteideagridados/New/45/458_02.gif LIDERANÇA A liderança não depende de estrutura organizacional para ser exercida. A liderança é exercida pelas características distintivas do líder. A direção é imposta aos subordinados. O líder é escolhido por seus liderados. LIDERANÇA Autocrático O líder autocrático é aquele que comunica aos seus subordinados o que é que eles têm de fazer e espera ser obedecido sem problemas Participativo O líder participativo é o que envolve os subordinados na preparação da tomada de decisões mas retém a autoridade final, isto é, tem sempre a última palavra Democrático O líder democrático é aquele que tenta fazer o que a maioria dos subordinados deseja. Laissez-Faire O líder laissez-faire sugere, não está envolvido no trabalho do grupo, deixa que os subordinados tomem as suas próprias decisões OUTROS CONCEITOS IMPORTANTES PARA DIREÇÃO • Para Maximiano (2007, p.420), “compreende normas de conduta, valores, rituais e hábitos das pessoas de uma organização”. Cultura Organizacional • É um conjunto de propriedades mensuráveisdo ambiente de trabalho percebido, direta ou indiretamente pelos indivíduos que vivem e trabalham neste ambiente e que influencia a motivação e o comportamento dessas pessoas. Clima Organizacional • É um campo de estudos que investiga o impacto que indivíduos, grupos e a estrutura têm sobre o comportamento dentro das organizações, com o propósito de utilizar esse conhecimento para promover a melhoria da eficácia organizacional. Comportamento Organizacional CONTROLE É o processo de assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modifica-los. É estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as ações executadas são as mais adequadas e estão alinhadas com o que a empresa espera. Estabelecer parâmetros de desempenho Tomar medidas corretivas Parâmetros Dentro dos limites Medir o desempenho Comparar Determinar desvio Continuar o trabalho Não Sim CONTROLE O processo de controle fornece informações e possibilita tomar decisões sobre (MAXIMIANO, 2008). Quais os objetivos devem ser atingidos pela organização; O desempenho da organização em comparação aos objetivos preestabelecidos; O que deve ser feito para assegurar a realização dos objetivos; A eventual necessidade de mudar o objetivo. ÁREAS FUNCIONAIS DA ADMINISTRAÇÃO As organizações são normalmente divididas em áreas funcionais; Essas áreas representam atividades e tarefas especializadas que são desempenhadas por departamentos ou unidades da organização; A coordenação e integração de cada uma dessas áreas funcionais são algumas das principais responsabilidades da administração geral. ÁREAS FUNCIONAIS DA ADMINISTRAÇÃO Áreas funcionais Operações/ Produção Recursos Humanos Finanças Pesquisa e Desenvolvimento Marketing PRODUÇÃO/OPERAÇÕES É a área em que ocorre o processo dos insumos, transformando-os em bens ou serviços, que são entregues aos clientes. PROJETO PLANEJAMENTO E CONTROLE CONTROLE E MELHORIA • Projeto da produção de maneira geral; • Projeto do arranjo físico (layout). • Planejamento da capacidade produtiva; • Previsão e planejamento da demanda; • Planejamento e controle de estoque. • Controle da produção; • Controle da qualidade; • Prevenção de falhas; • Melhoria da produção. RECURSOS HUMANOS O setor de RH tem seis principais atribuições nas organizações. São os processos utilizados para incluir novas pessoas na empresa. Envolve o recrutamento e a seleção. São utilizados para incentivar as pessoas e satisfazer suas necessidades individuais mais elevadas. Remuneração e benefícios Capacitar e incrementar o desenvolvimento profissional e pessoal dos funcionários. Envolve treinamento e desenvolvimento. São os processos utilizados para criar condições ambientais e psicológicas satisfatórias para as atividades das pessoas. Envolve higiene, segurança e clima organizacional. São os processos utilizados para desenhar atividades que as pessoas irão realizar na empresa. Envolve a descrição de cargos. São utilizados para acompanhar e controlar as atividades das pessoas e verificar resultados. Envolve avaliação de desempenho. MARKETING Objetivo: manter um bom relacionamento com seus clientes e com o mercado, os profissionais utilizam o composto de marketing também conhecido como marketing mix ou 4 “pês”. • A definição de preço do produto não deve levar em consideração apenas os custos operacionais, ou o valor praticado pela concorrência, deve levar em consideração também a expectativa do cliente. preço • O planejamento da praça compreende decisões sobre canais de distribuição e logística. praça • O que vai ser oferecido ao cliente. produto • Definir de forma assertiva a comunicação é um passo importantíssimo para que o produto ou o serviço alcance os resultados esperados. promoção FINANÇAS É considerada uma das mais críticas e aparece de forma prioritária na agenda de administradores, pelo fato de ser a responsável por apontar se os resultados financeiros planejados estão sendo alcançadas pela organização. • Procura evidenciar as necessidades de expansão da organização, assim como identificar eventuais desajustes futuros. Planejamento financeiro • Dedica-se a acompanhar e avaliar todo o desempenho financeiro da organização. Controle financeiro • Deve perseguir a melhor estrutura, em termos de risco e retorno, de investimentos empresariais e proceder a um gerenciamento eficiente de seus valores. Administração de ativos • Obtenção de recursos financeiros e o gerenciamento de sua composição, procurando, assim, definir a estrutura mais adequada em termos de liquidez, redução de custos e de risco financeiro. Administração de passivos PESQUISA E DESENVOLVIMENTO A função de P&D é transformar informações de marketing e tendências de mercado em ideias originais, que os avanços tecnológicos vão transformar em novos produtos e serviços. Além de incentivar a inovação, a área de P&D também pode ser responsável por identificar e introduzir novas tecnologias no processo produtivo, melhorando o processo de fabricação de determinado produto. ORGANIZAÇÃO COMO UM SISTEMA Um sistema é um conjunto integrado de partes inter-relacionadas que existem para atingir um determinado fim. Uma empresa pode ser considerada um sistema, que faz parte de um sistema maior, que é a sociedade, sendo seus departamentos subsistemas. Sociedade Empresa Organização Departamento Departamento Organização como sistema AMBIENTE ORGANIZACIONAL O ambiente organizacional é uma composição de variadas forças externas que intervêm no funcionamento e, consequentemente, influenciam na tomada de decisão das organizações e são constituídos nos seguintes ambientes: • Compreende de fatores controlados internamente e direto da organização, como a estrutura organizacional, os recursos humanos, financeiros, materiais e, ainda, tecnológicos. INTERNO • Compreende os fatores que favorecem a interação direta com a organização quando é colocada em funcionamento, como fornecedores, concorrentes, clientes e grupos de interesses especiais. OPERACIONAL • Compreende os fatores que, possivelmente, influenciam potencialmente as estratégias decisões das organizações, como os elementos da ação indireta (políticos, normativos, econômicos, sociais e tecnológicos). EXTERNO ADMINISTRADOR PROFISSIONAL O exercício da profissão é fundamentado pela Lei nº 4769 de 9 de setembro de 1965, e a Lei nº 6839, de 30 de outubro de 1980, dispõe sobre o registro de empresas nas entidades fiscalizadoras do exercício da profissão. O símbolo foi criado em 1979, por meio de um concurso nacional que contou com a participação de grupos de todos os estados brasileiros. ADMINISTRADOR PROFISSIONAL A atuação do administrador requer uma base sólida de ferramentas e instrumentos a serem aplicados na condução dos negócios, assim grande é a sua responsabilidade em aprofundar seus conhecimentos. Faça desde já uma trajetória que se consolidará mediante os estudos e o entendimento das ferramentas, concomitantemente à aplicação à sua rotina. Somente desta maneira é que: COMPETÊNCIA = CONHECIMENTO + PRÁTICA
