Tecnicas de Engajamento

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Técnicas de Engajamento 
 
 
 
 
 
 
 
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Sumário 
 
 
1. Introdução ..................................................................................................... 3 
2. Definição ....................................................................................................... 3 
3. Classificação ................................................................................................ 4 
4. Identificação ................................................................................................ 5 
5. Mapeamento ............................................................................................... 7 
6. Priorização ..................................................................................................... 7 
7. Engajamento .............................................................................................. 10 
8. Norteadores do Engajamento ............................................................... 12 
9. Nível de Engajamento .............................................................................. 12 
10. Monitoramento ....................................................................................... 14 
11. Download ................................................................................................. 15 
12. Conclusão ................................................................................................ 15 
13. Bibliografia ................................................................................................ 15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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1. Introdução 
 
Muito se ouve falar sobre Partes Interessadas (Stakeholders) e os 
efeitos, positivos ou negativos, que os mesmos possuem sobre o 
projeto a partir do nível de engajamento dispendido por cada um. 
Muito se fala em estarmos próximos a elas, direta ou indiretamente, 
influenciá-las, monitorá-las e, ultimamente, engajá-las. 
 
A dúvida que fica é como realizar esse processo para afim de 
obter sucesso? 
 
O PMBOK® 5 possui uma Área de Conhecimento específica para 
isso, apresentando algumas ferramentas muito úteis que podem ser 
aplicadas no dia a dia pelo Gerente de Projeto. Este artigo tem o 
objetivo de apresentar as principais Partes Interessadas em um projeto 
e descrever, com um pouco mais de detalhes, os mecanismos que 
podem ser utilizadas para engajar tais Partes. 
 
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2. Definição 
 
Segundo o PMBOK®: 
 
Uma Parte Interessada é um indivíduo, grupo ou organização que 
pode afetar, ser afetada ou sentir-se afetada por uma decisão, 
atividade ou resultado de um projeto. 
 
 
 
 
 
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Partes Interessadas podem estar ativamente envolvidas no 
projeto e terem seus interesses afetados positiva ou negativamente, 
dependendo do bem ou mal que o projeto lhe proporcionará. 
 
Tomemos como exemplo um Gerente de Contas que necessita, 
com urgência, de alterações em um módulo financeiro do Sistema de 
Retaguarda da Organização. Por outro lado, temos na empresa um 
Gerente de Compras que por sua vez encontra-se satisfeito com o 
processo de Compras utilizado. Ambas são Partes Interessadas para 
um projeto que visa modificar a forma como o processo de compras 
será realizado. Esta é uma situação de extrema importância pois a 
realização do projeto terá impacto negativo em ambas as Partes. 
 
Por mais alinhado que possa estar o projeto o mesmo sofrerá 
uma forte resistência, tanto do setor de Contas quanto Compras pois 
o mesmo não atenderá as necessidades de cada um, apesar de ser 
necessário segundo a Visão da empresa. 
 
3. Classificação 
 
A imagem abaixo, presente no Guia PMBOK, Pág. 30, apresenta a 
relação entre o projeto, o gerente de projeto, a equipe do projeto e 
outras Partes Interessadas. 
 
 
 
 
 
 
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Elas possuem vários níveis de autoridade e responsabilidade que 
podem sim variar durante a execução do projeto. Por este motivo, o 
monitoramento constante e contínuo, e o entendimento e 
balanceamento de suas expectativas e exigências destas Partes 
torna-se especialmente importante para o sucesso do projeto. 
 
4. Identificação 
 
Vários podem ser as Partes Interessadas envolvidas em nosso 
projeto. Porém, dentre as principais, podemos citar: 
 
 Patrocinador 
 
Pessoa ou grupo que fornece os recursos necessários para a 
execução do projeto. 
 
 Cliente e Usuários 
 
Pessoas internas ou externas a organização que utilizarão o 
produto ou serviço. 
 
 Vendedores e Fornecedores 
 
Empresas externas contratadas através de um contrato formal 
que fornecerão recursos ou serviços para execução do 
projeto. 
 
 Gerentes Funcionais 
 
Pessoas dentro da organização que desempenham papel 
gerencial. 
 
 Gerente de Projeto 
 
Pessoa responsável por executar as atividades necessárias 
para conclusão do projeto. 
 
 
 
 
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 Escritório de Projetos 
 
Célula da organização cuja função é prover suporte ao 
projeto e aos Gerentes de Projeto de várias formas. 
 
 Equipe do Projeto 
 
Todos os recursos humanos da organização que participam 
da execução do projeto de alguma forma. 
 
 Outras Partes Interessadas 
 
Podem ser órgãos públicos, ONG’s, instituições financeiras, 
especialistas em determinada área de conhecimento, 
consultores ou qualquer um que possa, novamente, contribuir 
ou ser afetada pelo projeto. 
 
Para que seja possível realizar o mapeamento de forma correta 
o Gerente de Projetos deve buscar: 
 
 Identificar as categorias das Partes Interessadas a partir da 
cadeia de valor da empresa; 
 
 Aplicar os critérios de priorização definidos e selecionar as 
categorias das Partes Interessadas correspondentes; 
 
 Listar pessoas que representem cada subcategoria das Partes 
Interessadas a ser envolvido; 
 
 Pesquisar dados secundários: documentos / web – pesquisar 
documentos como o organograma e a cadeia de valor da 
empresa para checar os públicos (interno ou externo); 
 
 Identificar subcategorias das Partes Interessadas a partir de 
“brainstorming” coletivo; 
 
 Se necessário, realizar um trabalho de campo ou contar com 
parceiros que possam auxiliar na tarefa. 
 
 
 
 
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5. Mapeamento 
 
Várias são as formas de se classificar as Partes Interessadas do 
projeto com o objetivo de exercer maior influência e controle sobre 
elas. Em um primeiro momento as Partes Interessadas devem ser 
classificadas como: 
 
 Primárias 
 
Estão diretamente relacionados com a cadeia de valor da 
empresa. 
 
1. Empregados (gestores e operacionais diretos e 
indiretos); 
2. Investidores e proprietário; 
3. Clientes 
4. Fornecedores e parceiros. 
 
 Secundárias 
 
Público que tem interesse e influência no negócio mesmo sem 
participar diretamente de sua cadeia de valor. 
 
1. Governo / Legislação - ONGs / Sociedade civil; 
2. Sindicatos; 
3. Mídia; 
4. Associações comerciais; 
5. Competidores; 
6. Comunidade local. 
 
6. Priorização 
 
Após a identificação das Partes Interessadas em Primárias ou 
Secundárias é necessário aplicar os Critérios de 
Priorização identificando onde cada Parte Interessada se encaixa. 
 
 
 
 
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Muitos são os critériosde priorização que podem ser utilizados não 
existindo o melhor ou o pior. 
 
O dia a dia de cada, a cultura, o ambiente e a forma como a 
Organização age nos fornecerá informações sobre quais critérios 
serão utilizados. São eles: 
 
 Dependência 
 
Nível de dependência da Parte Interessada em relação à 
Organização. Essa dependência pode ser em relação a 
recursos financeiros (salários, investimentos, pagamentos, 
doações e afins) ou não financeiros (insumos, trabalho, 
produtos, serviços). 
 
 Impacto 
 
Grau de alteração sofrida pela Parte Interessada por 
atividades e ações da Organização podendo ser no meio 
físico ou social. 
 
 Influência 
 
Grau de interferência que a Parte Interessada pode exercer 
na tomada de decisão ou no andamento do projeto, sem 
necessariamente ter poder formal para tanto. 
 
 Poder 
 
Domínio de responsabilidade formal (legal, financeira, 
governança e/ou operacional) estabelecido por meio de 
normas, contratos, políticas ou outros documentos normativos. 
 
 Proximidade da relação 
 
Grau de proximidade das Partes Interessadas em relação à 
Organização. Inclui as Partes internos como empregados 
diretos e indiretos e externos como parceiros, fornecedores, 
 
 
 
 
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governo e aqueles que vivem próximo aos locais de 
produção. 
 
 Urgência ou Tensão 
 
Grau de urgência e tensão das Partes Interessadas em 
relação a uma situação específica. 
 
 Representação 
 
São as Partes Interessadas que se apresentam com 
legitimidade para representar o interesse ou a voz de um 
grupo impossibilitado de se expressar diretamente, como 
futuras gerações ou meio ambiente. 
 
 Ponto de vista 
 
Partes Interessadas que podem trazer um ponto de vista 
menos conhecido, normalmente pelo perfil pessoal, mas 
também pelo contexto que vivencia. 
 
Após a identificação dos Critérios de Priorização a serem 
utilizados podemos agrupar todas as Partes Interessadas em uma 
única Matriz como a apresentada abaixo, afim de identificar a 
relevância de uma. 
 
 
 
 
 
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7. Engajamento 
 
Pode ser entendido como o processo através do qual incluímos 
o ponto de vista da Parte Interessada no processo decisório da 
Organização. Desta forma, conseguiremos ampliar a percepção de 
cada Parte, o que nos permitirá desenhar estratégias de atuação 
mais adequadas para cada uma delas. 
 
Segundo o PMBOK ® 5, Pág. 401, os níveis de engajamento 
podem ser classificados como: 
 
 Desinformado; 
 Resistente; 
 Neutro; 
 Fornece Apoio. 
 
Uma matriz nova matriz deverá ser elaborada pelo Gerente de 
Projeto identificando o quão engajado cada parte se encontra e 
trabalhando constantemente para vencer as lacunas que as de 
apoiar o projeto. A mesma pode ser preenchida com as letras C 
indicando o estado Corrente e D para Desejado. 
 
 
 
 
 
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Além da matriz apresentada acima, outros modelos também 
podem ser utilizados para classificar as Partes, tais como: 
 
 Grau de Poder x Influência; 
 Grau de Influência x Impacto; 
 Grau de Interesse x Poder. 
 Grau de Influência 
 
Possas responsáveis pelas decisões, pela administração de 
processos ou mesmo formadores de opinião: 
 
 Interesse 
 
Pessoas que possuem ou não interesse pela realização e 
entrega do projeto; 
 
 Grau de Poder 
 
Pessoas que possuem uma alta posição hierárquica dentro da 
organização, pelo carisma ou mesmo pela liderança 
apresentada pela Parte Interessada; 
 
 Grau de Impacto 
 
Pessoas que podem efetuar mudanças no planejamento ou 
mesmo execução do projeto. 
 
 
 
 
 
 
 
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8. Norteadores do Engajamento 
 
O principal objetivo a ser atingido com o processo de 
engajamento é dar voz as Partes Interessadas. Tais norteadores 
podem ser assim classificados: 
 
 Inclusividade 
 
Diretamente relacionado ao nível de participação das Partes 
Interessadas que impactam e são impactadas, na busca por 
melhores soluções aos desafios de sustentabilidade. 
 
 Materialidade 
 
Identificação das questões mais relevantes da Organização e 
Partes Interessadas, podendo impactar na estratégia definida 
pela própria. 
 
 Responsividade 
 
Resposta dada pela Organização sobre assuntos materiais por 
meio de decisões, ações e execução de atividades, além da 
própria comunicação. 
 
9. Nível de Engajamento 
 
Durante a execução do projeto caberá ao Gerente de Projeto 
utilizar as ferramentas descrias abaixo para manter as Partes 
Interessadas apoiando o projeto. As que por algum motivo não 
apoiam devem receber uma atenção especial aplicando-se: 
 
 Consulta 
 
Procura identificar o ponto de vista das Partes, não havendo, 
entretanto, diálogo com a Organização. Exemplos são 
iniciativas de averiguação de temas de interesse das Partes 
 
 
 
 
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para a construção de teste de materialidade ou percepção 
sobre novo produto ou conceito. 
 
 Diálogo 
 
Nível avançado de envolvimento das Partes Interessadas 
onde as mesmas são convidadas a participação sobre a 
discussão de um determinado tema ou assunto que poderá 
afetar a execução do Projeto. 
 
 Resolução de Conflitos 
 
Processo de diálogo entre a Organização e as Pares 
Interessadas cujo objetivo final é eliminar uma situação de 
conflito ou disputa de interesses. 
 
Quanto maior for o diálogo e mais aberta a relação entre as 
Partes, mais duradoura serão as decisões pós-conflito. 
 
 Parceria 
 
Formalização e desenvolvimento de uma parceria que visa 
beneficiar ambas as Partes. Geralmente está associada à 
negociação, deveres e ganhos, firmada através de termos 
contratuais. 
 
 Empoderamento 
 
Nível mais elevado dentre todos, pois através dele fornecemos 
maior poder às Partes para a tomada de decisões. Exemplo 
disso é a participação de stakeholders em conselhos de 
administração ou conselhos consultivos. 
 
Para se atingir o sucesso pretendido no processo de 
engajamento das Partes Interessadas várias metodologias podem ser 
aplicadas. Segundo Mille Bojer, Heiko Rochl, Marianne Knuth no livro 
Mapeando diálogos, algumas opções são: 
 
 
 
 
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10. Monitoramento 
 
É importante que o Gerente de Projeto monitore 
constantemente o nível de engajamento presente em cada Parte 
Interessada do projeto sem deixar nenhuma pessoa de fora do seu 
círculo de influência. Durante o processo de monitoramento algumas 
questões podem ser levantadas como ponto de partida. 
 
Os objetivos estavam claros? 
 
 A Parte Interessada envolvida respondeu de forma produtiva 
ao diálogo proposto? 
 O tema abordado era de interesse das Partes Interessadas e 
da organização? 
 A metodologia utilizada foi adequada? 
 A logística atendeu às necessidades? 
 
 
 
 
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 Quais os aprendizados extraídos da experiência? 
 No caso de uma avaliação da qualidade do resultado, 
procure refletir sobre: 
 Como a atividade foi avaliada pela Parte Interessada? 
 O resultado objetivo atende às necessidades da 
Organização? 
 
11. Download 
 
Planilha de Controle das Partes Interessadas. 
 
12. Conclusão 
 
Existem várias técnicas e mecanismos que podem ser utilizados 
para aproximar as Partes Interessadas das decisões do Projeto. Estas 
opções devem ser utilizadas pelo Gerente de Projetos que, por sua 
vez, deve identificar quais técnicas podem ser aplicadas e quais 
serão descartadas. 
 
Uma boa identificação das Partes Interessadas aumenta, em 
muito, aschances de sucesso do projeto. Mas o processo de 
engajamento das Partes, trazendo-as para próximo da Organização, 
ouvindo suas preocupações, esclarecendo suas dúvidas, permitindo 
sua participação ativa no projeto oferecerão oportunidades 
singulares para obtenção do sucesso na conclusão do projeto. 
Até lá. 
 
13. Bibliografia 
 
 PMI - Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 
Guia PMBOK® 5a. ed. – EUA: Project Management Institute, 2013; 
 
 BOURNE, Lynda. Stakeholders relationship management: a maturity 
model for organizational implementation. England: Gower 
Publishing Limited, 2009. 
 
 
 
 
 
16 
 Livro Mapeando Diálogos, Mille Bojer, Heiko Rochl, Marianne Knuth.