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F
ESTIVAL DE 
R
OCK 
– R
OCK IN 
S
UMARÉ
A Dinamus decidiu montar um festival de Rock
Bandas nacionais e internacionais Evento para 50 mil pessoas Diretrizes:
ação6 meses de organização e divulg
5 milhões de reais de orçamento
Gerente de Projetos: Fred
INICIAÇÃO
T
ERMO DE
 
A
BERTURA
Objetivo
Fomentar o Rock no
 
interior paulista
Lucratividade de 15%
Justificativa
Exposição da marca 
Parcerias 
e 
Patrocínios Contatos para 
novos
 
eventos
Identificação de Stakeholders
Patrocinadores 
Serviços públicos Bandas
 
internacionais
Bandas nacionais
Comunidade
Público-alvo Serviços contratadosP O D E R
I N T E R E S S E
PLANEJAMENTO
Escopo
“O que você vai produzir?”
ESCOPO DO PRODUTO
Festival de Rock para 50 mil pessoas com
duração de 2 dias
10 bandas (7 nacionais e 3 internacionais) Área total de 10.000m2
	Comércio
Lanchonetes
Pizzarias
Restaurantes
Cervejarias
Outros interessados
	Diversão
Parque
Bungee jump
Tirolesa
Asa delta
	Serviços
Segurança
Transporte público
Bombeiros
Polícia
Emergência
Banheiros
E
SCOPO 
DO
 
PROJETO
Organizar o evento como um todo
Contratar e organizar parcerias, patrocínio, diversões e serviços (inclusive logística) Contratar propaganda e acompanhar a
divulgação
Escopo Negativo:
Registro de vídeo e fotográfico do evento
Zoneamento deve ser seguido à risca
R
ESTRIÇÕES
PREMISSAS
Estudo de mercado assegura o público Patrocinadores
arcarão com a
construção dos stands e lojas
Redes de TV farão a cobertura do evento
Festival 
de
Rock
Planejamento
Pré-evento
Evento
Pós-evento
Definições
Pessoas
Shows
Desmontagem
Planos
Bandas
Serviços
Fechamento 
de
contas
Local
Infraestrutura
Comércio
Avaliação geral
Parcerias
 
/
Patrocínios
Diversões
PublicidadeESCOPO – ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO
ESCOPO - DICIONÁRIO DA EAP
Festival de Rock
Planejamento
Definições
Planos
Local
Pacote
Descrição
Definições
Definir Bandas, tema, parcerias, zoneamento etc
Planos
Planejar todas as áreas do PMBOK, com enfoque em Aquisições
Local
Planejamento da contratação e estruturação do local do festival
Descreve detalhes sobre os pacotes de trabalho da EAP
AQUISIÇÕES
Custos
Aquisições
Aquisições
Qtd
Valor R$
Aluguel do Local
1
600.000
Aluguel e Montagem de estruturas
1
1.000.000
Agência de publicidade
1
500.000
Empresa de Segurança
10
60.000
Transportadora
1
100.000
Parque
1
250.000
Bandas
10
1.500.000
Subtotal
-
4.010.000
Mostra os produtos, serviços (e terceirizações) a serem adquiridos para execução do projeto
C
_
U
_
S
_
T
O
_
S
_
Despesas
Qtd
Valor R$
Transporte
50x5
7.500
Alimentação
50x5
5.000
Salário (Diárias de 250 $)
50x5
62.500
Total de Aquisições
-
4.010.000
Sub-total
-
4.085.000
Reserva de contingência (5%)
-
204.250
Reserva de gerenciamento (3%)
-
122.550
Total
-
4.411.800
O projeto é viável?
S
a
á
r
(
D
i
d
e
0
$
)
5
0
x
5
5
0
0
T
o
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e
A
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4
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i
11
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8
-
0
0
.
00
0Plano de Custos
Despesas
Qt d
Valor R$
Transporte
50x5
7.500
Alimentação
50x5
5.000
l io 
 
iár
 
as
25
62.
-t t
-
4.085.000
Reserva de contingência (5%)
-
204.250
Reserva de gerenciamento (3%)
-
122.550
Total
-
4.411.800	
Termo de Abertura
$5.000.000
=	
O 
P
ROJETO 
CONTINUA
 
VIÁVEL
?Projeto VIÁVEL!!
R
ECURSOS 
H
UMANOS
	Nome
	Papel
	Depto
	Responsabildiades
	Mercury
	Patrocinador
	Financeiro
	Apoiar a execução do projeto
Fazer o controle financeiro
	Fred
	Gerente do Projeto
	Projetos
	Gerenciar toda a execução do projeto
	Lennon
	Publicitário
	Mkt
	Gerenciar a contratação da campanha publicitária
	John
	Comprador
	Compras
	Supervisionar a contratação de todos os fornecedores de serviços, comércio, diversão e bandas.
T
EMPO
Estimar Recursos
Estimar
Trabalho
Sequenciar
Definir
atividades
D_E_F_IN_IR LIST_A_D_E_A_T_IVID_A_D_E_S
Entrega
ID
Nome da Atividade
Pessoas
1
Definir equipes
Pessoas
2
Treinar equipes
Bandas
3
Selecionar
Bandas
4
Definir agenda
Bandas
5
Fechar contrato
Infra
6
Contratar estruturas de ferro
Infra
7
Contratar empresa de montagem/desmontagem
Infra
8
Contratar empresa de transporte
Infra
9
Montar
Parcerias
10
Buscar patrocinadores
Parcerias
11
Buscar parcerias comerciais
Publicidade
12
Contratar agência de publicidadeFestival de Rock
Pré-evento
Pessoas
Bandas
Infraestrutra
Parcerias/ Patrocínios
Publicidade
SEQUENCIAR LISTA DE ATIVIDADES
	Entrega
	ID
	Nome da Atividade
	Predecessora
	Pessoas
	1
	Definir equipes
	
	Pessoas
	2
	Treinar equipes
	1
	Bandas
	3
	Selecionar
	
	Bandas
	4
	Definir agenda
	3
	Bandas
	5
	Fechar contrato
	4
	Infra
	6
	Contratar estruturas de ferro
	
	Infra
	7
	Contratar empresa de montagem/desmontagem
	
	Infra
	8
	Contratar empresa de transporte
	6,7
	Infra
	9
	Montar
	6,7,8
	Parcerias
	10
	Buscar patrocinadores
	4 II
	Parcerias
	11
	Buscar parcerias comerciais
	
	Publicidade
	12
	Contratar agência de publicidade
	5 II
ESTIMAR RECURSOS
	Entrega
	ID
	Nome da Atividade
	Pred
	Recursos
	Pessoas
	1
	Definir equipes
	
	Fred, Mercury
	Pessoas
	2
	Treinar equipes
	1
	Fred, Lennon
	Bandas
	3
	Selecionar
	
	Lennon
	Bandas
	4
	Definir agenda
	3
	Fred
	Bandas
	5
	Fechar contrato
	4
	John
	Infra
	6
	Contratar estruturas de ferro
	
	John
	Infra
	7
	Contratar empresa de montagem/desmontagem
	
	John
	Infra
	8
	Contratar empresa de transporte
	6,7
	John
	Infra
	9
	Montar
	6,7,8
	Fred
	Parcerias
	10
	Buscar patrocinadores
	4 II
	Lennon
	Parcerias
	11
	Buscar parcerias comerciais
	4II
	Lennon, Fred
	Publicidade
	12
	Contratar agência de publicidade
	5 II
	John, Fred
ESTIMAR TRABALHO
	Entrega
	ID
	Nome da Atividade
	Pred
	Recursos
	Duração (dias)
	Pessoas
	1
	Definir equipes
	
	Fred, Mercury
	1
	Pessoas
	2
	Treinar equipes
	1
	Fred, Lennon
	15
	Bandas
	3
	Selecionar
	
	Lennon
	15
	Bandas
	4
	Definir agenda
	3
	Fred
	10
	Bandas
	5
	Fechar contrato
	4
	John
	45
	Infra
	6
	Contratar estruturas de ferro
	
	John
	10
	Infra
	7
	Contratar empresa de montagem/desmontagem
	
	John
	10
	Infra
	8
	Contratar empresa de transporte
	6,7
	John
	10
	Infra
	9
	Montar
	6,7,8
	Fred
	20
	Parcerias
	10
	Buscar patrocinadores
	4 II
	Lennon
	90
	Parcerias
	11
	Buscar parcerias comerciais
	4II
	Lennon, Fred
	90
	Publicidade
	11
	Contratar agência de publicidade
	5 II
	John, Fred
	20
Inicio
02/01
Shows
21/06
Encerramento
17/07CRONOGRAMA
O projeto continua viável?
QUALIDADE
Para-choques 
Os Cunhados Barão 
Verde 
L Quest
Ratos de Sótão
Hotplay BlueFloyd 
Aquasmith 
Goldalica
Seane
BANDAS 
CONFIRMADASRequisitos de Qualidade:
Papel revista Impressão colorida A5
Tolerância:
Papel comum invés de Revista
Como mensurar:
Checklist de itens obrigatórios a cada lote
24
Plano de Resposta aos Riscos
Plano de Custos
R
ISCOS
	Risco
	Impacto
	Probabilidade
	Exposição
	Haver atraso na montagem por causa de chuvas
	3
	2
	6
	Equipamento de som ser danificado
	3
	1
	3
	Haver dificuldades para contratar as bandas
	2
	2
	4
Cronograma
+	?
Despesas
Qtd
Valor R$
Transporte
50x5
7.500
Alimentação
50x5
5.000
Salário (Diárias de 250 $)
50x5
62.500
Reserva de gerenciamento
(3%)
-122.550
Total
-
4.411.800
C
OMUNICAÇÃO
	Quem
	O que
	Quando
	Como
	Marketing e
Financeiro
	Número de pessoas no
evento
	Nos dias do
evento
	Relatório final
	Marketing
	Análise de satisfação do
público
	Nos dias do
evento
	Relatório final
	GP e
Patrocinador
	Andamento da montagem
	Pré -evento
	E-mail
	Marketing e
Financeiro
	Volume de ingressos
vendidos
	Ao longo do
projeto
	Relatório final
	Financeiro
	Volume de negócios
	Ao longo do
projeto
	Relatório final
	
Quem precisa ser informado?
De que? Quando?
Reserv
Total
os
Pro
Exp
Nom
b
Mer
2
6
Fred
1
3
Lenn
2
4
John
62.500
122.550
4.411.800
oda a
projeto
contratação 
publicitária
ar a
Plano de Resposta
 
aos
Riscos
Plano de Risc
Plano de
Recursos
 
Humanos
A
PROVAÇÃO 
DOS
 
P
LANOS
Cronograma
Plano de Custos
	Despesas
	Qtd
	Valor R$
	Transporte
	50x5
	7.500
	Alimentação
	50x5
	5.000
	Salário (Diárias de 250 $)
	50x5
	
	a de gerenciamento (3%)
	-
	
	
	-
	
Risco
Im
 
p
Haver atraso na montagem por causa de chuvas
3
Equipamento de som ser danificado
3
Haver dificuldades para contratar as bandas
2
e
Papel
Depto
Responsabildiades
cury
Patrocinador
Financeiro
Apoiar a execução do
projeto
Gerente do Projeto
Projetos
Gerenciar 
t 
execução
 
do
on
Publicitário
Mkt
Gerenciar a da 
campanha
Comprador
Compras
Supervision
EXECUÇÃO
P
LANEJAMENTO
Definições
Planos
Local
PRÉ-EVENTO
Contratação de Pessoas
Contrato com as Bandas Parcerias
Patrocínios Publicidade
BANDAS 
CONFIRMADAS
Hotplay BlueFloyd 
Aquasmith 
Goldalica
Seane
Para-choques 
Os Cunhados Barão 
Verde 
L Quest
Ratos de Sótão
P_R_É-_EV_E_N_T_O_
Montagem da Estrutura e Som
Chuva atrasa
montagem
Q
UAL O 
I
MPACTO 
NO 
P
ROJETO
?
Tríplice Restrição
Que ação vai ser tomada?
Requer alguma mudança integrada?
AÇÃO DE CONTINGÊNCIA PLANEJADA
	Risco
	Impacto
	Probabi- lidade
	Exposição
	Haver atraso na montagem por causa de chuvas
	3
	2
	6
	Equipamento de som ser danificado
	3
	1
	3
	Haver dificuldades para contratar as bandas
	2
	2
	4
Plano de Resposta
	ID do Risco
	Estratégia
	Estratégia
	1
	Aceitar
	Minimizar impacto construindo coberturas o mais breve possível. Se as chuvas ocorrerem antes, será preciso replanejar o projeto.
I
MPACTO 
NO
 
C
RONOGRAMA
Atraso total de 1 semana
Muitas horas-extras
Custo aumentou em 100.000
4.411.800
-
Total
122.550
-
Reserva de gerenciamento (3%)
204.250
-
Reserva de contingência (5%)
4.085.000
-
Sub-total
4.010.000
-
Total de Aquisições
Valor R$
Qtd
Despesas
ões
os
al
as
as
rutu
as /
nios
ade
04.250
22.550
411.800
Plano de CustosCHECAGEM FINAL DO PRÉ-EVENTO
Cronograma
Despesas
Qtd
Valor R$
Total de Aquisições
-
4.010.000
Sub-total
-
4.085.000
Reserva de contingência (5%)
-
2
Reserva de gerenciamento (3%)
-
1
Total
-
4.
Plano de Qualidade
Festival de
Rock
Planejamen
to
Pré-evento
Evento
Pós-evento
Definiç
Pesso
Shows
Desmontag
em
Plan
Band
Serviços
Fechament
o de
 
contas
Loc
Infraest
ra
Comércio
Avaliação
geral
Parceri
Patrocí
Diversões
Publicid
No dia do Evento!!
Milhares de pessoas entrando no Festival
Tirolesa, roda-gigante, muito chopp!
Todas as emissoras de TV cobrindo o evento
NO SEGUNDO DIA …
A banda BlueFloyd faltou o evento!!
O Risco não havia sido previsto, e agora??
SolicitarA Hotplay aceita aumentar seu tempo de show pela bagatela de R$100.000
Implementar
Analisar
Aprovar
A
ÇÃO 
DE
 
C
ONTORNO
nto: R$122.550
s!!
ao som de sua 
música
Reserva de Gerenciame
Foi possível contratá-lo
O Público foi embaladoORANGE: “Look at the stars…. Look how they shine on you”
Sucesso de Público
Negócios Comemoração!
M
ONITORAMENTO 
E
 
C
ONTROLE
Festival de
Rock
Planejamento
Pré-evento
Evento
Pós-evento
Definiç
Pess
Sh
Desmont
Pla
Ban
Ser
Fecham
de
 
con
Lo
Infraest
Comé
Avaliação
Parce
Patroc
Divers
PubliciEscopo
ões
nos
cal
oas
das
rutura
rias
 
/
ínios
ows
viços
rcio
ões
agem
ento
tas
geralFoi 100% cumprido, com uma Mudança Integrada no show do BlueFloyd e Hotplay
dadeCronograma	Tempo
Houve um atraso de 1 semana, sem impacto no prazo final
M
ONITORAMENTO 
E
 
C
ONTROLE
Plano de Custos
Despesas
Qt d
Valor R$
Total de Aquisições
-
Sub-total
-
Reserva de contingência (5%)
-
Reserva de gerenciamento (3%)
-
Total
-Custo
4.010.000
4.085.000
204.250
122.550
4.411.800
Plano de QualidadeA reserva de gerenciamento foi utilizada para aumentar a duração do show da HotPlay
Qualidade
Sem desvios significativos
Plano de Riscos
Risco
Imp
Prob
Exp
Haver atraso na montagem por causa de chuvas
3
2
6
Equipamento de som ser danificado
3
1
Haver dificuldades para contratar as bandas
2
2Riscos
3
4A reserva de gerenciamento foi utilizada para aumentar a duração do show da HotPlay
M
ONITORAMENTO 
E
 
C
ONTROLE
jeto
ntratação blicitária
aPlano de RH
	Nome
	Papel
	Depto
	Responsabildiades
	Mercury
	Patrocinador
	Financeiro
	Apoiar a execução do
projeto
	Fred
	Gerente do Projeto
	Projetos
	Gerenciar toda a execução do pro
	Lennon
	Publicitário
	Mkt
	Gerenciar a co da campanha pu
	John
	Comprador
	Compras
	Supervisionar
final
finalPlano de Comunicação
	
Quem
	
O que
	
Quando
	
Coomo
	GP e Patrocinador
	Andamento da montagem
	Pré -evento
	E-mail
	Marketing e
Financeiro
	Volume de ingressos vendidos
	Ao longo do
projeto
	Relatório
	Financeiro
	Volume de negócios
	Ao longo do projeto
	Relatório
100.000
250.000
1.500.000
4.010.000
Aquisições
Qtd
Valor R$
Agência de publicidade
1
500.000
Empresa de Segurança
10
60.000
Transportadora
1
Parque
1
Bandas
10
Subtotal
-Plano de Aquisições
Recursos Humanos
Sem desvios significativos
Comunicação
Ajustes para comunicar ao público a mudança ocorrida nos shows
Aquisições Ampliação de contrato Litígio
P
ÓS
-
EVENTO 
- E
NCERRAMENTOAvaliação geral (lições aprendidas)
O projeto foi bem sucedido? O que pode ser melhorado no próximo?
Desmontagem do Evento Pagamento de
fornecedores
D
ISCUSSÃO 
F
INAL
Que lições aprendidas obteve com o case?
Sua percepção sobre a Gestão de Projetos mudou?
Se fosse se autoavaliar novamente, qual seria sua pontuação?
Curso Básico de 
Gestão de Projetos
Coordenação: Eli Rodrigues 
www.elirodrigues.com