PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

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24 HORAS
PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
REFLEXÃO
Então, como anda o seu planejamento? Está organizado? como anda o seu planejamento e organização em geral? Tudo ok?
Todas as pessoas bem sucedidas na vida tem algo muito importante em comum, se manter organizado com seu planejamento e planejando continuamente.
As pessoas que possuem esses dois hábitos normalmente costumam se destacar em alguma área da sua vida.
Essas áreas podem ser pessoais, familiares e profissional.
PARA REFLETIR
Reservar um tempo para pensar com calma o que tem que ser feito é algo muito importante e muitas vezes negligenciamos esse momento tão importante.
Eu acredito firmemente que as pessoas que se organizam, usam métodos e se colocam a disposição da ordem tem muito mais chances de alcançar seus objetivos pessoais e profissionais.
FUNÇÃO DO PLANEJAMENTO
O planejamento e a organização visa a melhoria dos meios de execução, da simplicidade e rotinas administradas.
A organização e o planejamento do trabalho quando bem feito pode nos colocar em outro nível.
O QUE SIGNIFICA PLANEJAMENTO
Planejamento é uma palavra que significa ato ou efeito de planejar, criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo. Esta palavra pode trabalhar com muitas áreas diferentes.
EM QUE CONSISTE O PLANEJAMENTO
O planejamento consiste em uma importante tarefa de gestão e administração, que está relacionada com a preparação, organização e estruturação de um determinado objetivo.
COMO ORGANIZAR SUA ESTAÇÃO DE TRABALHO
TENHA O HÁBITO DE LIMPAR SUA MESA DE TRABALHO TODO DIA;
TENHA UM KIT DE LIMPEZA PRÓXIMO A VOCÊ;
ORGANIZE CONFORME AS PRIORIDADES
MINIMIZE OS PAPEIZINHOS, CRIANDO UMA AGENDA OU LOCAL DE ANOTAÇÕES;
NÃO DEIXE TRABALHO IMPORTANTE DENTRO DAS GAVERTAS;
SE CONSEGUIR, COLOQUE NOME NOS SEUS MATERIAIS DE ESCRITÓRIO;
GUARDE SEUS MATERIAIS DE ESCRÍTÓRIO TODOS JUNTOS;
NÃO DEIXE COPOS E ALIMENTOS EM CIMA DA MESA.
TOMADA DE DECISÃO
É essencial na tomada de decisões e execução de tarefas. Posteriormente, o planejamento também a confirmação se as decisões tomadas foram acertadas (feedback).
PREVER O FUTURO
Um indivíduo que utiliza o planejamento como uma ferramenta no seu trabalho ou em sua vida demonstra um interesse em prever, organizar ações e processos que vão acontecer no futuro aumentando a suas vantagens e eficácia.
ESTABELECER MÉTODOS
Com o estabelecimento dos métodos apropriados podemos planejar o que nós quisermos e causar um impacto positivo no nosso trabalho.
TRANQUILIDADE
É importante que você faça o seu planejamento com calma, com base em estudos, dados e feedbacks para que saia tudo do melhor jeito possível.
GERENCIE
Faça anotações de tudo o que você julga ser importante, em uma agenda ou software.
OBJETIVIDADE
O impacto que uma pessoa pode causar ao traçar uma rota clara até seus objetivos é gigantesco, por isso, é importante que você saiba muito bem o que quer e que trabalhe focado na direção desse objetivo.
Hábitos de pessoas organizadas que ajudam no planejamento
As Pessoas que são organizadas possuem vários hábitos. Hábitos que fazem elas ser bem sucedidas pessoalmente e profissionalmente.
Pessoas organizadas fazem seu planejamento e cumprem a tarefa.
Planejar muitas das vezes não é nem o trabalho mais difícil e sim cumprir o planejamento. Continuar com o planejamento que você montou e se dedicar a ele é o que vai fazer você ser mais organizado em sua vida, portanto, se dedique com fé e perseverança.
Pessoas organizadas acordam cedo.
Nem todo mundo gosta de adiar o momento de sair da cama. Para quem sente prazer em levantar cedo, estar de pé nas primeiras horas do dia tem um valor inestimável. E segundo pesquisadores da Universidade de Roehampton, no Reino Unido, esse valor está relacionado a mais saúde e qualidade de vida.
Pessoas organizadas se alimentam bem.
A alimentação de pessoas organizadas costumam ser equilibrada e saudáveis, onde eles possam sentir o seu corpo e mente trabalhando juntos, então café da manhã, almoço, café da tarde e janta são de acordo com o seu planejamento.
Muitas vezes essa alimentação inclui cereais, frutas, verduras, peixes, alimentos integrais ou não e 2 litros de aguá por dia.
As Pessoas que são organizadas cuidam do seu corpo e praticam exercícios físicos.
Tomar água regularmente, comer frutas, cereais, e praticar exercícios físicos vão te dar energia para conseguir realizar suas tarefas, pois o exercício físico junto com uma alimentação saudável é responsável por uma avalanche de dopamina, serotonina, oxitocina e endorfinas que são químicas do corpo responsáveis pelo bem estar, motivação e saúde.
Os que são organizados não procrastinam frequentemente.
Procrastinar é o ato de adiar algo ou prolongar uma situação para ser resolvida depois.
A procrastinação é um comportamento considerado normal ao ser humano, no entanto pode ser muito prejudicial quando começa a impedir o funcionamento de rotinas pessoais ou profissionais.
Planejar, levantar cedo, se alimentar bem, fazer exercícios físicos e se manter na linha vai te dar um pouco de trabalho no começo caso você não esteja acostumado então a vontade de procrastinar vai ser grande, mas isso passa com o tempo e vai depender de você, da sua dedicação.
Portanto, mantenha a força de vontade, motivação e a disciplina.
Pessoas organizadas apreciam o valor do tempo.
O tempo tem um valor inestimável, e os profissionais bem sucedidos sabem disso, portanto respeitam seu tempo para que o equilíbrio continue.
Não fazem as coisas pela metade.
Para manter o planejamento do seu trabalho organizado você deve colocar horários, dia que vai fazer o que tem pra fazer e cumprir, terminar a tarefa seja ela qual for.
Planejam suas pausas.
Não ter pausas vai fazer com que você fique muito cansado e te causar estresse fazendo com que sua produtividade caia.
Portando, tente descaçar 15 ou 20 minutos a cada 2 horas de trabalho, durante esse tempo relaxe e respire pois isso vai te trazer mais energia e bem estar.
Vamos falar sobre esse planejamento de horários já já com o Pomodoro.
Reservam um tempo só para si mesmo, seja para meditar, fazendo uma oração ou planejando algo.
Meditar, ler, sair para fazer exercícios e conhecer lugares novos são algumas das coisas que você pode fazer para que sua mente esteja sempre expandindo e trazendo novas solução e ideias para seus negócios e trabalhos.
Então, invista em um tempo só para você mesmo e veja sua organização e planejamento de perto com essa prática.
FINALMENTE
Enfim, pessoas organizadas são disciplinadas e sabem o valor que esses hábitos tem em suas vidas como por exemplo o equilíbrio que é fundamental para o sucesso.
Seguir a ordem não é apenas uma questão de arrumação. O hábito de ter tudo arrumado economiza tempo e simplifica as tarefas. Além disso, as pessoas bem organizadas podem se livrar de tudo o que não precisam sem se arrependerem, e utilizam o espaço de forma eficiente.
Pois sabem que um ambiente em ordem e funcional e que não sobra e nem falta nada, é vital para criar harmonia e positividade em seu trabalho.
BENEFÍCIOS DO PLANEJAMENTO
Sabendo que a organização traz ótimos benefícios para o corpo, mente e bolso eu trouxe para você alguns excelentes benefícios.
ECONOMIA DE DINHEIRO
Mantendo um controle eficiente de suas receitas e seus gastos você consegue planejar melhor seu orçamento e fazer compras e investimentos de forma mais consciente e eficiente.
AUMENTA SUAS CHANCES DE CRESCIMENTO PROFISSIONAL
Pessoas organizadas são mais bem avaliadas, impressionam melhor seus pares, amigos, chefes e clientes, e estão mais preparadas para alcançar melhores resultados no trabalho.
DIMINUI ESTRESSE
Quantas vezes você chegou ao final do dia com a sensação de que não fez nada e com várias tarefas pendentes na sua agenda? Isso estressa e esgota suas energias.
Planeje sua agenda com antecedência e deixe-a “respirar”
Mantendo espaços livresao longo do dia e garantindo espaço de manobra para o melhor gerenciamento do seu tempo.
FAZ MAIS EM MENOS TEMPO
Quando você possui seu espaço de trabalho organizado e adquiri o hábito de planejar sua agenda e suas tarefas, a produtividade aumenta e você vai conseguir fazer muito mais coisas em menos tempo.
ABRE ESPAÇO PARA O NOVO
Quantas pastas dentro do seu computador existem a meses e estão lá sem necessidade ? Quantas imagens e vídeos inúteis estão guardados há séculos? Abra espaço nos coisas novas.
RELAXAR E SE DIVERTIR
A forma mais fácil de transformar o momento da organização numa atividade divertida e descontraída é colocando uma roupa confortável e suas músicas preferidas pra tocar.
TEM BOAS SURPRESAS E RENOVA IDEIAS
Quando você começar a organizar as suas coisas, perdidos para sempre, muitas anotações aparecerão como mágica, bem na sua frente. Muitas vezes também, quando começamos a remexer em nossos computador acabamos por re-encontrar projetos e idéias que haviam ficado esquecidos no tempo. Isso acaba nos estimulando a ter novas idéias.
Organize arquivos, anotações e pastas dentro do seu computador
 
 
Excelentes Ferramentas de Organização e Planejamento
Quero te apresentar 5 excelentes ferramentas:
Canvas
A Matriz urgente-importante
Trello –
Aplicativo para celular – Promodoro
Agenda do Google
MATRIZ URGENTE-IMPORTANTE
A Matriz Urgente-Importante. Trata-se de uma quadro composto por quatro áreas, que nos permite dividir as tarefas de acordo com a importância e a urgência de cada uma.
Basicamente, o que temos de fazer é distribuir todas as nossas atividades ao longo dos quatro quadrantes da matriz, de acordo com os critérios de urgência e importância indicados.
Uma dica bem interessante e bem útil é montar um quadrante desse em uma cartolina ou em um papel sulfite e deixar em algum lugar onde você possa ler e visualizar com facilidade durante o dia.
Ficando ao alcance de sua vista, lendo todos os dias e ir colocando em prática o que você esta aprendendo no quadrante você conseguira economizara mais tempo e saberá o que é melhor fazer e não fazer em determinado horário.
TODOS QUE POSSUEM UMA CONTA NO GOOGLE, POSSUEM TAMBÉM UM GOOGLE AGENDA
GOOGLE AGENDA - A partir de então, será possível adicionar eventos e compromissos e para isso este aplicativo permite a criação de diversas agendas diferentes.
senha, confirme seus dados e então você será levado à sua página inicial.
 
 
 
Criando e Compartilhando Agendas
Para criar novas agendas, clique em “Criar” na seção “Minhas Agendas”. Uma nova janela surgirá na tela, onde você dará nome, definirá uma breve descrição sobre sua agenda e também outras informações.
É possível também tornar agenda pública, o que significa que ela será divulgada nos resultados de busca do Google e também poderá ser visualizada por qualquer usuário.
sobre sua agenda e também outras informações.
 
 
OS 5S
ORIGEM
O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial.
Depois da guerra, os japoneses receberam orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control (TQC - Controle da Qualidade Total). É o controle dos processos para assegurar o resultado final, entregando os produtos conforme expectativa do cliente.
PAPEL DO 5S
O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambiente, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas.
No princípio, o 5S era mais focado em liberar área, evitar desperdícios, resolvendo efeitos de guerra e de gestão inadequada. Com os novos desafios, inclusive a evolução da tecnologia da comunicação, o 5S evoluiu.
SIGNIFICADO
5S representa cinco palavras japonesas que começam com a letra S. Não é fácil encontrar em outro idioma palavras que têm o mesmo significado de cada termo na cultura nipônica. Por exemplo: Seiri já foi traduzido como seleção, descarte, senso de utilização. Seiketsu aparece como higiene, padronização, senso de saúde.
SENSO DE UTILIZAÇÃO - SEIRI 
Separar o que é útil do que não é. Melhorar o uso do que é útil.
Nosso corpo descarta o que não precisa e usa o que lhe é útil em infinitas reações químicas.
O seiri é a primeira fase do programa 5S e tem a finalidade de reduzir desperdícios e manter o local de trabalho organizado. É necessário descartar tudo que não tem utilidade, assim ganha-se espaço na empresa e melhora o ambiente de trabalho.
SENSO DE ORDENAÇÃO - SEITON
Um lugar para cada coisa. Cada coisa no seu lugar.
São vários sistemas, nos quais cada célula está em seu lugar.
O seiton é a segunda fase do programa 5S e tem a finalidade de colocar tudo em ordem. Desta forma, todos na empresa terão facilidade de encontrar o que precisam. Coloque ao alcance das suas mãos apenas àquilo que é indispensável no seu dia-a-dia, todo o resto deve ser guardado de forma organizada. Assim, mantem-se um local mais limpo.
SENSO DE LIMPEZA - SEISO
Limpar e evitar sujar.
Não viveríamos se não houvesse limpeza constante do organismo pelas fezes, urina, respiração, anticorpos etc.
O Seiso é a terceira fase do programa 5S e tem a finalidade eliminar toda a sujeira. É necessário estabelecer uma rotina de limpeza periódica. Defina setores da empresa para ficar responsável pela limpeza de determinada área, isso estimula a equipe a manter tudo limpo. Adote aquele famoso ditado “sujou, limpou”.
SENSO DE SAÚDE - SEIKETSU 
Padronizar as práticas saudáveis.
O que cada célula deve fazer para a saúde do organismo está "escrito" no DNA.
O seiketsu é a quarta fase do programa 5S e tem a finalidade de padronizar todos os processos da empresa. Para inserir uma cultura na rotina da equipe é essencial criar padrões.
SENSO DE AUTODISCIPLINA - SHITSUKE
Assumir a responsabilidade de seguir os padrões saudáveis.
Não precisamos chamar a atenção da célula para fazer o que lhe compete. Ela faz o que tem de ser feito.
O shitsuke é a última fase do programa 5S e tem a finalidade de disciplinar a equipe, fazendo uma gestão para que todas as etapas do 5S sejam seguidas e respeitadas.
Para isso deve haver boa comunicação interna, além de aplicar auditorias e buscar certificações que trazem benefícios a empresa e estimulam a equipe executar as suas funções e seguir os padrões.