MODELO Relação de Documentos Contábeis Para Escrituração

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Relação de Documentos Contábeis
Prezados clientes, comunicamos que os documentos necessários para realização da contabilidade e ao mesmo tempo aproveitamos para fazer algumas recomendações que sempre são válidas acerca do assunto.
Razão social..........................................................CNPJ........................................................
Documentos Contábeis
Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.
Os principais documentos contábeis são:
 Água;
Os documentos podem ser divididos em Documentos Contábeis e Documentos Legais.
 Aluguéis;
 Extratos bancários;
 Duplicatas pagas;
 Comprovantes de despesas/custos;
 Cópias de cheques;
 Comprovantes de débitos/créditos bancários;
 Outros documentos contabilizados;
 Notas de compra/serviços;
 Notas de vendas/serviços;
 Luz;
 Telefone.
Documentos Básicos de Contabilidade (mais comuns):
Geral (Para quem não faz o livro-caixa na empresa)
 Cópia do comprovante de pagamento de Impostos;
 Notas Fiscais de Aquisição de Material de uso permanente (é necessário identificar no documento que é imobilização); 
 NF/ECF/Recibos de Despesas;
 NF/ ECF/Recibos de outros tipos de operações financeiras;
 Cópia do comprovante de pagamento de Salários e adiantamentos;
 Informação ou Boletim de ocorrência de perda/roubo de material/maquinas/veículos; 
 Relação de controle de recebimento dos Clientes (quando a cobrança exige). 
Se trabalha com bancos
 Cópia ou Extrato das contas correntes / outras contas bancárias;
 Cópia ou Extrato/Resumo das aplicações e rendimentos de aplicações;
 Cópia ou Extrato das movimentações com cartão de crédito;
 Cópia ou Extrato da Cobrança bancária.
Empresa prestadora de serviços
 Notas fiscais de serviço. 
DUPLICATAS E/OU BOLETAS A RECEBER
Empresa com mercadorias
 Pagamento de fornecedores;
 Controle de estoque [ ] mensal [ x ] anual;
 Movimento Fiscal (notas fiscais de compra / venda / outras). 
Nesta lista não estão esgotados todos os documentos, mas aqueles mais comuns. Convém lembrar-se de remeter a informação ou cópia de todo material relevante às informações contábeis e financeiras. 
A qualidade e a veracidade das informações estão limitadas à documentação para nós enviada. Isto é, uma empresa que consegue comprovantes de tudo (tudo mesmo) que paga, e remete as informações das operações financeiras de forma clara e completa, terá automaticamente na contabilidade um controle destes pagamentos, terá informações sobre evolução dos saldos das contas, qual despesa/custo 'pesou' mais em determinado período, informação sobre distorções financeiras, qual a participação das despesas, entre outros. 
Ao mesmo tempo, se a empresa não remete todos os documentos para a CONTABILIDADE, ou estes não refletem a realidade da empresa, a contabilidade servirá apenas como instrumento legal, ou meramente fiscal, não originando muitos dados/informações para autocontrole, crítica ou avaliação. 
Empresas que não tem funcionários, operadas apenas pelos sócios, muitas vezes tem mais dificuldades de guardar/enviar Notas Fiscais de despesas, aquisições, etc... É comum esquecer-se de pegar/guardar a Nota Fiscal/Recibo/Comprovante de Pagamento. E em outros casos, quando o(s) sócio(s) afirma(m) não ter separação entre pessoa física e jurídica, é aconselhável pensar o que se gasta/paga para trabalhar (luz, aluguel, material de escritório, suprimentos de informática, gasolina, estacionamento, almoço, jornal/revistas, associações e sindicatos, manutenção de máquinas e ferramentas, brindes p/clientes) e criar uma rotina de pedir notas fiscais.
Guardar Notas Fiscais do Imobilizado (Ativo Permanente = Bens duráveis ou semi - duráveis) que são utilizados no processo de trabalho (móveis, utensílios, máquinas, ferramentas, veículos, patentes, softwares), ou que constituam o próprio local (imóveis, instalações) seja serviço ou mercadoria, seja em casa ou sede da empresa. Muitas vezes a empresa não imobiliza os bens na contabilidade e ao mesmo tempo aparece um saldo de caixa alto no balancete. Também é importante para casos de transporte de máquinas/outros, quando a empresa não tem nota de mercadoria ou transporte. 
Ainda do Imobilizado, remeter cópia de documentos de transferência de Veículos, para que seja feito o lançamento de compra e venda do automóvel. 
Sem essa documentação não poderei realizar as tarefas contábeis pelas quais fui contratada. 
Rio de Janeiro, 27 de janeiro de 2016. 
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