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Orçamento Empresarial 23 2 ORÇAMENTOS DE VENDAS E DE PRODUÇÃO Nesta unidade, vamos iniciar o processo de elaboração do orçamento empresarial com o desenvolvimento de duas peças orçamentárias: o orçamento de vendas e o orçamento de quantidade a produzir. Este último orçamento é a primeira parte do orçamento de produção, que continuará a ser explorado na Unidade 3. O orçamento das vendas implica uma decisão voluntária por parte do empresário, em vista das circunstâncias do mercado em que este se encontra. A previsão das vendas pode ser definida como a fixação prévia delas, em quantidade e em valor, tendo em conta as limitações impostas à empresa e a ação desta sobre tais limitações. Objetivos de aprendizagem Elaborar o orçamento de vendas a partir das projeções de preços e quantidades de vendas; Calcular projeção de receita bruta e de receita líquida de vendas; Elaborar o orçamento de quantidades a produzir a partir das vendas projetadas. 2.1 Sistemática do orçamento de vendas Em princípio, a administração das vendas constitui o ponto de partida do esquema orçamentário empresarial. Sua estruturação é feita antes da formulação dos programas de produção, de compras, de pesquisas etc. Planejar vendas significa fixar com antecedência as quantidades físicas e os volumes monetários correspondentes. 24 Unisa | Educação a distância A estratégia criteriosa para previsão das vendas somente pode ser desenvolvida com base no conhecimento da causa das limitações externas e internas da empresa. É um processo lento de pesquisas e decisões através de ajustes contínuos. É verdade que os fatores relacionados com as vendas são menos tangíveis que os relacionados com a produção e, consequentemente, o grau de acerto é menor. Entretanto, as vendas e a produção podem ser estimadas com relativa exatidão, desde que tais estimativas sejam baseadas num fluxo de informações capaz de sofrer um julgamento acurado da equipe de vendas. Figura 2.6 – Índios no Brasil A área comercial tem papel fundamental na elaboração do orçamento de receitas de vendas. É através dela que a empresa tem uma dimensão dos volumes comercializados para o próximo ano.“ ” Orçamento Empresarial 25 a)Abordagem causal: as variáveis (causas) são analisadas e em seguida projetadas para o futuro. Com base nas projeções e estimativas das variáveis, obtém-se uma projeção de vendas. Há dois tipos de variáveis (causas): Aquelas sobre as quais a empresa não possui controle, tais como cres- cimento da população, Produto Interno Bruto (PIB) e condições econô- micas e políticas em geral; Variáveis sobre as quais a empresa exerce algum controle como linhas de produtos, preços, despesas de publicidade e promoção de vendas, tamanho da equipe de vendas e territórios de vendas. b)Abordagem não causal: de acordo com esta abordagem, as vendas passadas da empresa são analisadas e obtém-se uma expressão dos padrões passados para projetar vendas futuras. O método pressupõe que as variáveis subjacentes continuarão a influenciar as vendas futuras da mesma forma como ocorreu no passado. De maneira geral, essa abordagem é utilizada combinada à anterior para que os dados projetados reflitam de maneira mais adequada uma simulação da realidade futura. Combinando as abordagens descritas, chega-se a um método de projeção mais detalhado conforme segue: 2.1.1 Métodos de projeção de vendas Welsh (1977) comenta que os métodos utilizados para projeção de vendas podem ser classificados de diversas formas, porém, as abordagens mais comuns são: causal e não causal. Métodos estatísticos Métodos de julgamento Combinação de opiniões da equipe de vendas; Combinação de opiniões dos supervisores de vendas; Combinação de opiniões dos executivos. Método do ritmo econômico – análise de tendências; Método de sequências de ciclos – correlação, relação de causa e efeito; Análises históricas específicas. Métodos de finalidades específicas Análises da indústria; Análises de linhas de produtos; Análises de usos finais dos produtos. 26 Unisa | Educação a distância Balancear o volume de vendas, o seu custo e o seu lucro deve ser objetivo mais importante do que simplesmente conseguir vendas máximas. Ao formular suas estimativas, o gerente de vendas deve ter plena consciência não só das despesas que afetam diretamente a área sob sua responsabilidade, mas também do fato de que seus planos de vendas podem aumentar os custos de outros setores da organização. Como as previsões de vendas constituem o ponto de partida para o lucro almejado pela empresa, é preciso determinar vários detalhes correlatos que possibilitem calcular se os programas de venda darão ou não o lucro desejado. São detalhes relacionados com os itens de deduções de vendas, do custo das vendas, e com as despesas correlatas. Se o lucro almejado não for alcançado nas estimativas globais, haverá necessidade de redimensionar as vendas projetadas, conferindo-lhes combinação de maior rentabilidade, ou de reduzir as despesas e o custo de fabricação de maneira a permitir um nível de rentabilidade compatível com o plano de lucros, previamente traçado. A incidência de impostos do tipo ICMS e IPI e das devoluções será considerada para a determinação das vendas líquidas. Em muitos casos, nesse estágio do desenvolvimento, o custo projetado ainda não está pronto, sendo provável também que os grandes itens das despesas também se encontrem em fase de elaboração. Mesmo assim, os departamentos envolvidos devem fornecer, de grosso modo, os dados necessários para a primeira avaliação das projeções de vendas. Os dados estatísticos do passado servem de base para muitas comparações, permitindo comparar os fatores determinantes do lucro da empresa. Combinação dos métodos Combinando os resultados dos métodos anteriores obtém-se a pro- jeção das vendas. 2.1.2 Maximização das vendas versus maximização do lucro É tarefa fundamental do departamento de vendas e, especialmente, do presidente da empresa desenvolver um programa de comercialização capaz de produzir o maior volume de receita sem provocar custos e despesas excessivas. Essa conceituação nem sempre se casa com a tendência tradicional do pessoal de vendas, de aumentá-la indiscriminadamente, sem a devida atenção ao custo envolvido. Esse critério supõe, em princípio, que cada moeda de venda apresenta margem de lucro. Apesar de correta em determinadas circunstâncias, essa posição nem sempre é válida. Orçamento Empresarial 27 As informações fornecidas pela empresa para elaboração do orçamento serão apresentadas em cada unidade, de acordo com a peça orçamentária que será elaborada. Vamos considerar que o orçamento será elaborado para o próximo ano, chamado de Ano 1. A base das informações serão a do ano atual, chamado de Ano 0 (zero). Projeção de preços e quantidades de vendas Para projetar as vendas, precisamos do preço e das quantidades vendidas no ano atual (Ano 0). Essas informações podem ser observadas a seguir: A diretoria de planejamento da Camisetas ABC elaborou análises internas e externas e concluiu que as vendas devem crescer 5% ao trimestre, com crescimento maior no 3º trimestre (10%) em virtude do fornecimento para brindes de final de ano. Os preços terão aumento de 8% no 1º e 2º trimestres, no 3º trimestre, no qual a demanda é maior, haverá aumento de 10%. O preço será mantido no 4º trimestre. Confira a seguir um resumo desses parâmetros para projeção das vendas no Ano 1. Para elaboração de um orçamento simples, que permita exercitar os conceitos elementares da prática orçamentária, vamos considerar a empresa Camisetas ABC Ltda., que fabrica camisetas básicas, em diversas cores, para fornecimento a empresas que as customizam erevendem como brindes, campanhas publicitárias ou eleitorais e até mesmo uniformes. 2.1.3 Elaborando o orçamento de vendas Camisetas ABC LTDA. 450.000 480.000 530.000 5,00 500.000 qtde. vendida (Unidade) 1º trim Ano 0 2º trim Ano 0 3º trim Ano 0 4º trim Ano 0 28 Unisa | Educação a distância Projeção de receita A próxima etapa é calcular a receita bruta de vendas projetada para o Ano 1, multiplicando os preços e as quantidades por trimestre. Depois, basta calcular os impostos sobre vendas (aqui vamos considerar o ICMS de 18%) para obter a Receita Líquida. A seguir, cálculo dessas projeções para o 1º trimestre. A primeira etapa para elaboração do orçamento de vendas é o cálculo dos preços e das quantidades vendidas projetados para o Ano 1, considerando as diretrizes fixadas pela diretoria de planejamento. Veja a seguir como essas projeções são calculadas para o 1º trimestre. 2010 88 10 Sem aumento Resumo dos parâmetros Aumento dos preços (%) Crescimento das vendas (%) 1º trim Ano 1 2º trim Ano 1 3º trim Ano 1 4º trim Ano 1 66 10 6 472.500 5,40 Projeções Preço unitário projetado (R$) Quantidade projetada (unidades) 1º trim. Ano 1 Quantidade 1º trimestre Ano 0+ 5% de crescimento 459.270,00 2.551.500,00 2.092.230,00 Preço 1º trim. x quantidade 1º trim. Projeções Receita bruta projetada Receita líquida projetada (-) ICMS 18% 1º trim. Ano 1 Receita bruta x 18% Receita bruta (-) ICMS E as projeções para os demais trimestres? Veja orientações na seção “Explorando seu conhecimento”, ao final desta unidade. ” “ Orçamento Empresarial 29 2.2 Orçamento de produção O orçamento de produção é a base para planejar necessidades de matéria- prima, mão de obra, investimentos em imobilizado, fluxo de caixa e custos de operações da empresa, além disso, cria condições para o controle da produção, dos estoques, dos custos de produção e da mão de obra utilizada na fábrica. Planejar a produção pode revelar deficiências e fontes de possíveis problemas que podem ser evitados por meio de ações oportunas pelos executivos. Dessa forma, o orçamento de produção oferece bases seguras para a coordenação de operações durante todo o exercício. O orçamento da produção tem raiz nas estimativas de venda. Sem esta, a produção não tem sentido, já que a receita da empresa depende dela. A área de produção tem por tarefa transformar as matérias-primas em produtos acabados, adicionando a mão de obra e os Custos Indiretos de Fabricação (CIFs) necessários. Suas atividades procuram colocar o produto final em melhores condições, para que a venda deste apresente o resultado almejado. No planejamento da produção, o gerente da fábrica pode sugerir modificações no plano de vendas, como a combinação de vários produtos da mesma linha, a mistura das cores, dos tamanhos etc., seja para o melhor aproveitamento das máquinas e/ou dos tipos de mão de obra, seja para a melhor absorção dos CIFs, visando baixar o custo do produto e, ao mesmo tempo, alimentar as vendas com produtos acabados, no momento certo e na quantidade desejada. Do ponto de vista financeiro, o aumento ou a redução da escala de produção acarreta maior ou menor necessidade de recursos. O fluxo de caixa recebe o impacto imediato das alterações feitas na produção, pois, às vezes, os operários são pagos em base mensal ou semanal, e, às vezes, as matérias-primas e os bens de produção são pagos antes da venda dos produtos acabados. Essa inter- relação das atividades de produção com as áreas de vendas e finanças faz com que o orçamento da produção não possa ser considerado parte estanque do planejamento global da empresa. Um bom exemplo de planejamento da produção eficiente foi apresentado por Henry Ford, primeira pessoa a montar veículos em série. Quando os automóveis surgiram, eram símbolo de status e fortuna, quase uma exclusividade dos ricos. Ford modificou essa situação com o modelo T, que seria feito para as massas – um carro que virtualmente qualquer pessoa pudesse comprar. Ele entendia que a única forma de fabricar um carro assim era produzir em grande quantidade e a baixo custo. Se o alvo da empresa for determinar com antecedência o lucro ou a perda estimada para um ano, a escala da produção deve a princípio acompanhar essa programação. A revisão efetiva, porém, baseada no volume da produção, pode ser feita por períodos menores. Isso visa a ajustar o esquema de produção da empresa às condições presentes de trabalho, sempre com vistas à maior rentabilidade e ao menor custo industrial. 2.2.1 Planejamento da produção O filme “Ford: o homem e a máquina”, de 1987, dirigido por Allan Eastman, retrata a vida do empresário norte- americano, Henry Ford, primeiro a implantar a produção de automóveis em série. Disponível no Youtube em: https:// www.youtube.com/ watch?v=oTxWtcWB07w, https://www. youtube.com/ watch?v=_6SXS2YMjCs e https://www. youtube.com/ watch?v=G0OFjbYorm0. VÍDEO 30 Unisa | Educação a distância Do ponto de vista da produção, os períodos de revisão do orçamento podem ser escolhidos em conformidade com as conveniências de cada empresa. Na indústria têxtil, por exemplo, a programação da produção é feita geralmente por estação. A indústria automobilística pratica a programação da produção em base anual, em conformidade com a mudança dos modelos. Já a indústria de produtos alimentícios segue as safras ou colheitas das respectivas matérias- primas. A quantidade de produtos que deverão ser fabricados depende do volume das vendas e da política de estoques inicial e final do período orçamentário. Portanto, a empresa determina a quantidade dos produtos a manufaturar. Quando o estoque inicial for maior que o final, a quantidade produzida deverá ter sido menor que a quantidade vendida e vice-versa. Na programação da produção, a gerência de fabricação considera os fatores que influenciam a produção, como a mão de obra, as matérias-primas, os equipamentos, o espaço físico etc. Geralmente a produção é programada em unidades e em base mensal. Posteriormente, essas quantidades são transformadas em moeda, em forma de custo industrial. O orçamento de fabricação oferece a base para a elaboração do custo industrial estimado que é utilizado como meio de controle. A posição do estoque tem grande importância para o plano financeiro, da sua obsolescência, da possibilidade de seus preços caírem, além do custo de seu manuseio. Há circunstâncias em que a empresa prefere manter seu estoque em nível elevado, para melhor atender os clientes. Com frequência, ela se coloca nessa posição quando há sinais de incerteza na fonte de suprimento das matérias- primas ou de alterações acentuadas na disponibilidade de mão de obra. A manutenção de menor investimento em produtos acabados e semiacabados assume importância para as empresas que processam ou manufaturam componentes para seu próprio uso. A sincronização das últimas etapas da produção, em função do consumo futuro, pode livrar a empresa da alocação improdutiva de capital. 2.2.2 Quantidade da produção Para ser bem-sucedido, o orçamento de produção deve estar alinhado com o orçamento de vendas. A partir do volume de vendas, será possível dimensionar a quantidade de produtos que deverá ser fabricada, bem como a quantidade de matéria-prima e mão de obra que será necessária para a produção. “ ” Orçamento Empresarial 31 Determinada a quantidade a produzir, convém analisar sua composição e sincronização, visando à rentabilidade máxima. Apesar de determinado o montante global dos produtos a manufaturar, cabe ao gerente da fábrica determinar em que época serão elaborados tais produtos e em que quantidade. Essa tarefa não é fácil, pois exige conhecimentos acurados das causas e efeitos devários fatores que influem na produção. A princípio, toda programação de produção deve primeiro levar em consideração a capacidade fabril existente e seu uso na forma mais eficiente e mais econômica. A alternativa entre a aquisição de novos equipamentos para enfrentar maior volume de vendas e a subcontratação de uma parte ou de um estágio da fabricação é ponderada em termos da rentabilidade final. Se a tendência favorável às vendas perdurar por longo prazo, talvez a aquisição constitua boa solução; na outra hipótese, o aumento dos turnos diários de trabalho, ou a contratação de serviços de terceiros, podem solucionar o problema temporário da produção. Há casos em que se adquirem novos equipamentos para suprir uma tendência momentânea. Passada a fase crítica, tais equipamentos ficam ociosos, onerando o custo médio da produção devido à carga adicional de depreciação e ao custo de sua manutenção. No planejamento da produção, outros fatores devem ser considerados, como a disponibilidade do espaço para a estocagem e as medidas de segurança para o armazenamento dos produtos acabados, que podem ser volumosos e sujeitos à fácil deterioração ou furto. Com frequência, as indústrias de produtos sazonais enfrentam problemas de ordem trabalhista em consequência do alto índice de rotação dos empregados. Como vimos, este orçamento tem a finalidade de determinar a quantidade de produtos que devem ser produzidos em função das vendas planejadas, considerando-se as políticas de estoque. Para aplicarmos esse objetivo na prática, vamos retomar o Orçamento da Camisetas ABC. O volume de vendas planejadas já foi projetado no orçamento de vendas, agora, precisamos da política de estoques da empresa, que você confere a seguir: a) Manter um estoque final de produtos acabados correspondente a 20% do volume de vendas projetado para o trimestre seguinte. Exemplo: se no 2º trimestre a projeção para venda é de 1.000 produtos, no 1º trimestre devem restar 200 produtos no estoque. b) Para orçamento do 4º trimestre, considerar 20% do volume de vendas do próprio trimestre. A estrutura básica para o cálculo de quantidades a produzir leva a um esquema resumido a seguir: 2.2.3 Programação da produção 2.2.4 Elaborando o orçamento de quantidades a produzir 20% vendas no 1º trim. 20% vendas no 2º trim. (1) - (2) + (3) 20% vendas no 3º trim. (1) - (2) + (3) 20% vendas no 4º trim. (1) - (2) + (3) 20% vendas no 4º trim. (1) - (2) + (3) Orçamento de vendas Orçamento de vendas Orçamento de vendas Orçamento de vendas 1º trim. 2º trim. 3º trim. 4º trim.Projeções 32 Unisa | Educação a distância Considerando a projeção de vendas e a política de estoques da Camisetas ABC, confira a projeção de quantidades a produzir para os dois primeiros trimestres: Você deve estar se perguntando “como fazer uma projeção de vendas se a empresa for nova e não houver um histórico anterior para projetar o crescimento?”. Para saber mais sobre isso, leia o artigo “Como fazer uma projeção de vendas em novas empresas?”. Disponível em: http://www.guiaempreendedor.com/como-fazer-uma-projecao-de-vendas-em-novas- empresas/. Acesso em: 8 jun. 2016. SAIBA MAIS 472.500 504.000 (94.500) (100.800) 100.800 116.600 478.800 519.800 Projeções 1. Vendas orçadas 2. (-) Estoque inicial 1º trim. 2º trim. 4. (=) Qtde. a produzir E as projeções para os demais trimestres? Veja orientações na seção “Explorando seu conhecimento”, ao final desta unidade. ” “ Importante: o orçamento de produção continuará sendo explorado na Unidade 3, na qual abordaremos orçamento de matéria-prima, mão de obra direta e custos indiretos de fabricação. Orçamento Empresarial 33 Nesta unidade, estudamos duas peças orçamentárias iniciais. Vamos ver o que aprendemos em cada uma delas. Orçamento de vendas: orçamento de vendas é o primeiro item que orçamos em nossa projeção. Através dele pudemos dimensionar o quanto a empresa poderá gastar com outros itens, como investimentos no processo ou parque fabril; o orçamento de vendas é o balizador de receita da empresa. O maior cuidado que a empresa deve ter ao elaborar esse tipo de orçamento é não superestimar a receita de modo que apresente um desafio muito difícil de ser atingido ou subestimar quando o desafio é fácil demais e pode ser alcançado no curto espaço de tempo; o orçamento de vendas pode ser elaborado por região, produto, tipo de venda, setor, unidade de negócio, área de atuação, entre outras. Orçamento de produção: o orçamento de produção só pode ser elaborado quando o orçamento de vendas está encerrado pela área comercial; só podemos saber o quanto devemos produzir a partir do momento que a empresa, mais especificamente a área comercial, apresenta a proposta de venda; é importante que a estimativa não seja muito elevada, pois assim as empresas, além de não venderem (entrar receita), terão a saída de despesas (gastos com matéria-prima e mão de obra); para a empresa manter um bom controle, o ideal na elaboração do orçamento é criar uma programação de estoque ou de produtos. Isso ajuda muito a empresa nesse momento com a programação de compra de material. Para explorar o seu aprendizado e praticar a elaboração do orçamento, agora é você quem vai ajudar a diretoria das Camisetas ABC, projetando: Orçamentos de vendas: preço, a quantidades de vendas, receita bruta, ISMC e receita líquida para os trimestres 2 a 4. Não se esqueça de totalizar as receitas para que a diretoria da Camisetas ABC tenha uma projeção do seu faturamento no Ano 1; Orçamento de quantidades a produzir: projetar os volumes de produção para 3º e 4º trimestres. RECAPITULANDO EXPLORANDO SEU CONHECIMENTO 34 Unisa | Educação a distância