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1 UNIDADE 1 ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM PLANO DE ESTUDOS Esta unidade tem por objetivos: • saberá o que significa administração, bem como a origem dessa ciência tão importante para as organizações; • conhecerá as teorias e as funções da administração; • entenderá como é feito o planejamento dentro das organizações; • aprenderá o que é Administração Pública e as principais diferenças entre ela e a administração particular. • descobrirá as origens históricas da Administração Pública, como se deu a formação do Estado e a divisão dos três poderes; • conhecerá as constituições que já fizeram parte da história do nosso país; • saberá quais são os princípios constitucionais e os princípios reconhecidos que regem a Administração Pública; • entenderá o que é Direito Administrativo; • saberá como funciona o processo legislativo brasileiro, ou seja, como são aprovadas as leis. Esta unidade está dividida em três tópicos. No final de cada um deles, você encontrará atividades que reforçarão o seu aprendizado. TÓPICO 1 – ADMINISTRAÇÃO TÓPICO 2 – ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA TÓPICO 3 – O QUE REGE A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 2 3 TÓPICO 1 UNIDADE 1 ADMINISTRAÇÃO 1 INTRODUÇÃO Certamente em vários momentos já escutamos, ou até mesmo já proferimos a palavra administração, mas afinal, será que sabemos mesmo o seu significado? Se lhe pedissem para definir administração como você definiria? O dicionário brasileiro O Globo de Fernandes, Luft e Guimarães (1992, grifo dos autores) traz a seguinte definição: “ADMINISTRAÇÃO, s.f. Ato ou efeito de administrar; gerência de negócios; pessoal que administra; direção; governo; superintendência; repartição onde se tratam negócios de administração pública; local onde se administra; [...].” Ora, se administração é ato ou efeito de administrar, o que vem a ser administrar? “ADMINISTRAR, v. tr. dir. Exercer a administração de (negócios públicos ou particulares); gerir, superintender, governar; dirigir; [...]” (O GLOBO, 1992, grifo dos autores). Podemos observar que existem vários significados para a palavra administração. Entretanto, quando se refere à administração de negócios, Kwasnicka (2010, p. 20, grifo da autora) define da seguinte forma: O mais importante e consistente uso do termo administração é aquele em que ele é visto como um processo integrativo fundamental, buscando a obtenção de resultados específicos. Administrar é, portanto, um processo pelo qual o administrador cria, dirige, mantém, opera e controla uma organização. Maximiano (2011, p. 6, grifo do autor), por sua vez, afirma que: “Administração é o processo de tomar decisões sobre objetivos e utilização de recursos [...]. O processo administrativo abrange cinco tipos principais de decisões, também chamadas processos ou funções: planejamento, organização, liderança, execução e controle.” Com base nos conceitos acima apresentados, podemos concluir que administração envolve tomada de decisões para atingir objetivos previamente estabelecidos, e para que esses resultados sejam alcançados é necessário utilizar algumas ferramentas, tais como planejamento, execução, direção e controle, que serão mais bem explicados futuramente. UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 4 Mas afinal, de onde surgiu a administração? Podemos dizer que a administração sempre esteve presente na vida dos homens, pois, desde a sua existência o homem viu a necessidade de se organizar em sociedade, analisar situações, resolver problemas, evoluir. O uso de ferramentas de administração não é necessário apenas para os negócios. Conforme Kwasnicka (2010, p. 19): A administração não está confinada apenas a setores produtivos de bens e serviços. Até mesmo um núcleo familiar requer certo grau de administração. Quanto maior o nível de complexidade de atividade definida pelo grupo formal, maior a necessidade de aplicar os conhecimentos da ciência administrativa. Enquanto algumas ciências são estudadas desde o início das civilizações, como é o caso da Filosofia, o estudo da administração como ciência é relativamente novo: No que se refere à administração, nunca foram encontradas obras que comprovem seu desenvolvimento na Antiguidade. Entretanto, a construção de uma pirâmide, a estrutura de uma cidade como Atenas e a administração de um império tão vasto como o Império Romano certamente revelam conhecimentos de administração. (KWASNICKA, 2010, p. 27). Agora, se analisarmos que a essência da administração está presente em diversas áreas da vida humana, como vida pessoal, organização em sociedade, trabalho, fica a pergunta: por que o estudo da administração não era considerado importante? Porque, na Antiguidade, o trabalho era considerado uma atividade desprezível. Razões para isso? A escravidão e a orientação dos povos primitivos para a guerra (onde quem era soldado possuía status social), nessa época quem trabalhava era considerado inferior aos demais. (KWASNICKA, 2010). Na Idade Média também não houve grande evolução, de acordo com Kwasnicka (2010, p. 28): “Com o preconceito das classes mais favorecidas em relação ao trabalho, e a tradição e o misticismo impedindo as inovações técnicas, a Idade Média transcorre sem grandes alterações nas aplicações práticas das ciências.” A mudança começa a partir do Renascimento, em que o Humanismo – uma nova doutrina filosófica – recupera o patrimônio filosófico, literário e artístico da Antiguidade, e liberta, através da racionalidade, o homem do misticismo medieval. Com o Renascimento, a estrutura social da Idade Média, baseada no misticismo e na tradição, dá lugar a uma nova ordem social calcada na objetividade e na racionalidade. Os preconceitos em relação ao trabalho são esquecidos, e inicia-se uma transformação de tratamento ao trabalho. (KWASNICKA, 2010). TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 5 “HUMANISMO, s.m. Doutrina dos humanistas do Renascimento, que ressuscitaram o culto das línguas e das literaturas antigas [...].” (DICIONÁRIO O GLOBO, 1992, grifo dos autores). A Revolução Industrial provocou grandes transformações na forma de ver a administração. As empresas que eram domiciliares (não tinham divisão de trabalho, não possuíam máquinas) começaram a crescer, utilizar máquinas, empregar várias pessoas, produzir em grande escala, e viram-se obrigadas à melhor administrar seus negócios, a fim de superar a concorrência e conquistar mercado. (KWASNICKA, 2010). E assim foram surgindo diversas teorias com o objetivo de melhorar e aumentar a produção, conquistar novos mercados, superar a concorrência. A seguir, passaremos ao estudo das principais teorias da administração. 2 TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO Os problemas sempre estiveram presentes nas organizações, cabendo aos administradores a busca por soluções e novas técnicas que propiciassem melhores resultados produtivos e financeiros, surgindo assim, as teorias da administração. De acordo com Maximiano (2011, p. 25): As teorias da administração [...] surgiram e vêm se aprimorando há muito tempo, desde que os administradores do passado enfrentaram problemas práticos e precisaram de técnicas para resolvê-los. [...] Ao longo dos séculos, essas ideias e técnicas, influenciadas pelas circunstâncias de cada momento histórico, evoluíram continuamente. O que são as teorias da administração? “As teorias da administração são conhecimentos organizados, produzidos pela experiência prática das organizações.”(MAXIMIANO, 2011, p. 8). De forma mais completa, Maximiano (2011, p. 8) define: “Teorias são explicações, interpretações ou proposições sobre a realidade. Por exemplo: teoria da burocracia, teorias da motivação. A própria definição da administração como processo de planejar, organizar, executar e controlar é uma teoria.” Com o intuito de facilitar a compreensão, vamos dividir esse estudo em abordagens da administração, sendo: abordagem clássica, abordagem humanística, abordagem neoclássica, abordagem estruturalista, abordagem comportamental, abordagem sistêmica e abordagem contingencial. NOTA UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 6 2.1 TEORIA CLÁSSICA A abordagem clássica é formada pela escola da Administração Científica e pela Teoria Clássica. O precursor do movimento da administração científica foi Frederick Wislow Taylor. Taylor nasceu em 1856, na Pensilvânia e apesar de pertencer a uma família renomada tornou-se trabalhador manual. Entre 1874 e 1878 trabalhou numa empresa de bombas hidráulicas como torneiro, e foi nessa empresa que passou a observar o que considerava má administração: falta de vontade dos funcionários e péssimas relações entre trabalhadores e gerentes. Em 1878 foi trabalhar na usina siderúrgica Midvale Steel, onde entrou como trabalhador e acabou se tornando engenheiro chefe. Foi nessa empresa que observou os problemas das operações fabris. (MAXIMIANO, 2011). Entre os problemas observados por Taylor, seguem alguns exemplos: • A administração não tinha noção clara da divisão de suas responsabilidades com o trabalhador. • Não havia incentivos para melhorar o desempenho do trabalhador. • Muitos trabalhadores não cumpriam suas responsabilidades. • As decisões dos administradores baseavam-se na intuição e no palpite. • Não havia integração entre os departamentos da empresa. • Os trabalhadores eram colocados em tarefas para as quais não tinham aptidão. • Os gerentes pareciam ignorar que a excelência no desempenho significaria recompensas tanto para eles próprios quanto para a mão de obra. • Havia conflitos entre capatazes e operários a respeito da quantidade da produção. (MAXIMIANO, 2011). Taylor, durante sua carreira, dedicou-se à resolução desses e outros problemas comuns nas empresas. A partir de suas observações e experiências desenvolveu seu sistema de administração de tarefas, sistema que ficou conhecido como taylorismo e mais tarde, administração científica. (MAXIMIANO, 2011). Segundo Chiavenato (2008, p. 5): Taylor teve inúmeros seguidores (como Gantt, Gilbreth, Emerson, Ford, Barth e outros) provocou uma verdadeira revolução no pensamento administrativo no mundo industrial de sua época. A preocupação original foi eliminar o fantasma do desperdício e das perdas sofridas pelas indústrias e elevar os níveis de produtividade por meio da aplicação de métodos e técnicas de engenharia industrial. “O nome Administração Científica é devido à tentativa de aplicação dos métodos da ciência aos problemas da Administração a fim de aumentar a eficiência industrial. [...] Para Taylor [...] A improvisação deve ceder lugar ao planejamento e o empirismo à ciência [...].” (CHIAVENATO, 2008, p. 5). TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 7 A abordagem básica da Administração Científica consiste nas tarefas. Taylor observou que a mesma tarefa era executada de formas diferentes pelos trabalhadores e considerou que através de análise científica esses métodos poderiam ser melhorados e padronizados. Conforme Chiavenato (2008, p. 6, grifo do autor): “Essa tentativa de substituir métodos empíricos e rudimentares pelos métodos científicos recebeu o nome de Organização Racional do Trabalho (ORT).” Quando se fala em métodos empíricos, podemos considerar que são métodos baseados apenas na experiência, uma vez que “EMPIRISMO, s.m. Doutrina que atribui a origem das ideias ou conhecimentos à experiência; conhecimentos práticos devidos à experiência; [...].” (DICIONÁRIO O GLOBO, 1992, grifo dos autores). De acordo com Chiavenato (2008), a ORT se fundamenta em: 1 – Análise do trabalho e do estudo dos tempos e movimentos – O trabalho foi analisado, verificando-se cada movimento necessário para a execução de determinada tarefa, eliminando-se movimentos inúteis e simplificando os úteis. Além disso, acompanharam o tempo de execução dos trabalhos, determinando tempos médios para a realização das tarefas. Dessa forma, o método de trabalho e o tempo para sua execução foram padronizados. O estudo dos tempos e movimentos dos operários foi proposto pelo engenheiro Frank B. Gilbreth. 2 – Estudo da fadiga humana – Gilbreth observou que um trabalhador cansado produz menos, apresenta queda na qualidade, perde tempo, corre mais risco de acidentes, em resumo, o cansaço reduz a eficiência. A administração científica tinha como objetivo a eliminação dos movimentos que produzem fadiga e que não estão ligados à tarefa do funcionário. 3 – Divisão do trabalho e especialização do operário – após a análise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos percebeu-se que dividindo o trabalho e o operário se especializando em determinada tarefa era possível aumentar a produtividade. 4 – Desenho de cargos e tarefas – no desenho de cargos foram especificados seu conteúdo (tarefas), os métodos de executar as tarefas e as relações com os demais cargos existentes. Entre as vantagens de desenhar os cargos podemos destacar: redução nos custos de produção com a contratação de empregados com qualificações mínimas e salários menores; minimização de custos com IMPORTANT E UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 8 treinamento; redução de erros na execução; facilidade de supervisão (cada supervisor pode controlar um número maior de empregados) e aumento da produtividade em decorrência do aumento da eficiência. 5 – Incentivos salariais e prêmios de produção – com os métodos para a realização dos trabalhos definidos e organizados era preciso fazer com que os operários colaborassem e trabalhassem dentro dos padrões de tempo previstos. Para isso, Taylor e seus seguidores criaram planos de incentivos salariais e prêmios de produção, a ideia foi remunerar com base na produção de cada trabalhador. 6 – Conceito de homo economicus – homem econômico, de acordo com esse conceito toda pessoa é influenciada apenas por recompensas salariais, econômicas e materiais. O homem não gosta de trabalhar, trabalha devido ao medo da fome e pela necessidade de obter dinheiro para viver. Assim, as recompensas salariais e os prêmios incentivariam cada operário a usar o máximo de sua capacidade física para produzir mais. 7 – Condições ambientais de trabalho – conclui-se que além do método de trabalho e do incentivo salarial a eficiência depende também de um conjunto de condições de trabalho que garantam o bem-estar físico e diminuam a fadiga do trabalhador. Algumas condições de trabalho que preocuparam a Administração Científica: 1. Adequação de instrumentos e ferramentas de trabalho e de equipamentos de produção para minimizar o esforço do operador e a perda de tempo na execução da tarefa. 2. Arranjo físico das máquinas e dos equipamentos para racionalizar o fluxo da produção. 3. Melhoria do ambiente físico de trabalho de maneira que o ruído, a ventilação, a iluminação e o conforto no trabalho não reduzam a eficiência do trabalhador. 4. Projeto de instrumentos e equipamentos especiais, como transportadores, seguidores, contadores e utensílios para reduzir movimentos inúteis. 8 – Padronização – além doestudo dos tempos e movimentos, da divisão do trabalho, existiu a preocupação com a padronização dos métodos e processos de trabalho e a padronização das máquinas e equipamentos. 9 – Supervisão funcional – assim como o operário deve ser especializado em determinada tarefa, deve acontecer a especialização do supervisor. Taylor propôs a existência de diversos supervisores, cada um especializado em determinada área, com autoridade funcional relativa somente à sua especialidade. O operário recebe ordens de vários encarregados. Podemos perceber que na Administração Científica os processos passaram a ser analisados e padronizados, com o intuito de aumentar a eficiência. TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 9 Enquanto a Administração Científica era desenvolvida nos Estados Unidos, na França, em 1916, Fayol fundava a Teoria Clássica da Administração, caracterizada pela ênfase na estrutura que a organização deveria possuir para ser eficiente. (CHIAVENATO, 2008). De acordo com Chiavenato (2008, p. 12, grifo do autor): “Fayol define o ato de administrar como: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. [...] os elementos da Administração que constituem o chamado processo administrativo: são localizáveis no trabalho do administrador em qualquer nível ou área de atividade da empresa.” Fayol definiu 14 princípios gerais da Administração, conforme Maximiano (2011): 1 – Divisão do trabalho – tarefas específicas para cada pessoa. 2 – Autoridade e responsabilidade – autoridade é o direito de mandar e fazer-se obedecer; responsabilidade é consequência do poder. 3 – Disciplina – respeito às regras estabelecidas. 4 – Unidade de comando – cada pessoa tem apenas um superior. 5 – Unidade de direção – apenas um chefe e um programa para operações que têm o mesmo objetivo. 6 – Interesse geral – os interesses da empresa estão acima dos interesses individuais. 7 – Remuneração do pessoal – deve ser justa. 8 – Centralização – o poder de decisão é do chefe. 9 – Cadeia escalar (linha de comando) – hierarquia. 10 – Ordem – um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar. 11 – Equidade – tratamento justo às pessoas. 12 – Estabilidade do pessoaWl – evitar rotatividade, pois prejudica o desempenho da empresa. 13 – Iniciativa – capacidade de ver o problema e buscar soluções. 14 – Espírito de equipe – harmonia e união entre as pessoas da organização. Segundo Kwasnicka (2010, p. 232): “Hierarquia é a posição que cada grupo ocupa dentro do desenho que a organização adota. As posições de mais status tendem a ser de menor número de pessoas, ou até de uma pessoa. À medida que o status dentro dessa figura diminui, aumenta o número de grupos, e consequentemente o número de pessoas em cada grupo. Esses grupos são normalmente constituídos segundo um critério que atenda às necessidades da empresa. A hierarquia atende características de delegação de autoridade e é alocada em posições da organização e não em pessoas.” IMPORTANT E UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 10 Após o estudo das principais características da Administração Científica e da Teoria Clássica podemos perceber que ambas buscavam a eficiência. No entanto, partiam de pontos de vista diferentes: a Administração Científica de Taylor tinha ênfase nas tarefas, enquanto a Teoria Clássica, de Fayol, tinha ênfase na estrutura da organização. A maior contradição entre essas duas teorias é na questão da forma de comando, onde a Administração Científica pregava a existência de vários chefes para um mesmo trabalhador, e a Teoria Clássica, a unidade de comando e o poder centralizado, ou seja, apenas um chefe (com poder de decisão) para vários trabalhadores. 2.2 TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS Após o estudo das tarefas e da estrutura da organização chega o momento de analisar as pessoas como parte importante para o desempenho das organizações. De acordo com Chiavenato (2008, p. 15): A Abordagem Humanística faz com que a preocupação com a máquina e com o método de trabalho e a preocupação com a organização formal e os princípios de Administração cedam prioridade para a preocupação com as pessoas e os grupos sociais – dos aspectos técnicos e formais para os aspectos psicológicos e sociológicos. A Teoria das Relações Humanas surgiu nos Estados Unidos, em 1930, em função das conclusões da Experiência de Hawthorne, desenvolvida por Elton Mayo e colaboradores, em oposição à Teoria Clássica. Entre os fatos que deram origem à Teoria das Relações Humanas estão: a necessidade de humanizar e democratizar a administração, o desenvolvimento das ciências humanas (especialmente a psicologia), as ideias da filosofia pragmática de John Dewey e da Psicologia Dinâmica de Kurt Lewin e as conclusões da Experiência de Hawthorne. (CHIAVENATO, 2008). FUTUROS: Na leitura complementar você terá a explicação do que foi a Experiência de Hawthorne. Conforme Chiavenato (2008, p. 16, grifo do autor): “O advento da Teoria das Relações Humanas trouxe uma nova linguagem que passou a dominar o repertório administrativo: fala-se agora em motivação, liderança, comunicação, organização informal, dinâmica de grupo etc.” ESTUDOS FU TUROS TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 11 Na Teoria das Relações Humanas o homo economicus dá lugar ao homem social, o comportamento das pessoas é influenciado por fatores motivacionais, entre esses fatores estão: a interação social com os colegas de trabalho, bom relacionamento com o líder e comunicação (tanto para definir padrões dentro da empresa quanto para interação com colegas de trabalho). (CHIAVENATO, 2008). É a partir dessa teoria que as pessoas passaram a ser vistas como peça importante para o sucesso da organização, ficando evidenciada a importância da existência de bons líderes. De acordo com Chiavenato (2008, p. 23): Como o sucesso da organização depende diretamente das pessoas, o trabalho básico do administrador é lidar com as pessoas que fazem parte da organização. Para Pfefer a chave do sucesso organizacional está nas pessoas e na liderança. O administrador deve ser um verdadeiro líder. “Liderança é a realização de metas por meio da direção de colaboradores. A pessoa que comanda com sucesso seus colaboradores para alcançar finalidades específicas é líder. Um grande líder tem essa capacidade dia após dia, ano após ano, em uma grande variedade de situações.” (MAXIMIANO, 2011, p. 277). 2.3 TEORIA NEOCLÁSSICA A partir de 1950 houve grande desenvolvimento econômico e industrial, o mundo passava por mudanças e transformações, como o surgimento da televisão, do motor a jato e o esboço das telecomunicações, e a teoria administrativa também precisou se adaptar. Embora tenha havido críticas em relação ao que pregava a teoria clássica, ela nunca foi totalmente substituída por outra abordagem. As teorias que surgiram depois sempre tiveram como base a clássica, como ponto de partida ou como crítica para tentar uma posição diferente. (CHIAVENATO, 2008). A Teoria Neoclássica representa a Teoria Clássica colocada em um novo figurino e dentro de um ecletismo que aproveita a contribuição de todas as demais teorias administrativas. A abordagem neoclássica baseia-se nos seguintes fundamentos: 1. A Administração é um processo operacional composto por funções, como: planejamento, organização, direção e controle. 2. Como a Administração envolve uma variedade de situações organizacionais, ela precisa fundamentar-se em princípios básicos que tenham valor preditivo. IMPORTANT E UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 12 3. A Administração é uma arte que, como a Medicina ou a Engenharia, deve se apoiar em princípiosuniversais. 4. Os princípios de administração, a exemplo dos princípios das ciências lógicas e físicas, são verdadeiros. 5. A cultura e o universo físico e biológico afetam o meio ambiente do administrador. Como a ciência ou arte, a teoria da Administração não precisa abarcar todo o conhecimento para poder servir de fundamentação científica aos princípios de Administração. (CHIAVENATO, 2008). Foi na Teoria Neoclássica que a organização empresarial passou a ser dividida em três níveis: nível institucional (formado por dirigentes e diretores), nível intermediário (formado por gerentes) e nível operacional (formado por supervisores que administram a execução das tarefas e operações da empresa). (CHIAVENATO, 2008). Outro ponto importante a ser destacado nessa teoria é o enfoque na Administração por objetivos (APO). De acordo com Maximiano (2011, p. 77): A administração por objetivos é um procedimento sugerido para aplicação prática do processo de planejar, organizar, executar e controlar. [...] A base da APO é o processo do qual participam o chefe e sua equipe (ou um subordinado em particular). Esse processo participativo substitui o processo hierárquico, no qual o chefe simplesmente define os objetivos e os transmite pela cadeia de comando abaixo, para depois avaliar o desempenho da equipe. Quando os métodos hierárquicos foram substituídos pelos participativos, final da década de 90, a ideia principal da Administração por objetivos (APO) se tornou irrelevante, entretanto, seus três componentes continuam sendo válidos em qualquer metodologia de Administração. Esses componentes são: objetivos específicos (definição de objetivos de forma específica e mensurável), tempo definido (é definido um tempo para a realização dos objetivos) e feedback sobre o desempenho (durante o período definido para a realização dos objetivos o desempenho da equipe é avaliado, para que, se necessário, sejam feitas correções e os objetivos sejam alcançados). (MAXIMIANO, 2011). A ideia de Fayol de que administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar sobreviveu a várias abordagens posteriores, tendo seu conceito evoluído para processo administrativo (planejar, organizar, dirigir e controlar). Em meio a tantas mudanças o processo administrativo precisa ser flexível. O processo administrativo além de ser o núcleo da Teoria Neoclássica é também o fundamento da moderna Administração. (CHIAVENATO, 2008). TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 13 2.4 TEORIA ESTRUTURALISTA A abordagem estruturalista divide-se em duas teorias: a Teoria da Burocracia com ênfase na estrutura e a Teoria Estruturalista com ênfase na estrutura, nas pessoas e no ambiente. As burocracias surgiram da necessidade que as organizações sentiram de ordem e exatidão e também do apelo dos trabalhadores por tratamento mais justo. A burocracia tinha como fim organizar e dirigir as atividades da empresa com a maior eficiência possível. (CHIAVENATO, 2008). Max Weber foi um cientista que se dedicou ao estudo das organizações. Conforme Maximiano (2011, p. 99): De acordo com Weber, as organizações formais modernas baseiam-se em leis, que as pessoas aceitam por acreditarem que são racionais, isto é, definidas em função do interesse das próprias pessoas e não para satisfazer aos caprichos arbitrários de um dirigente. As pessoas que integram as organizações modernas também aceitam que algumas pessoas representem a autoridade da lei: guardas de trânsito, juízes, prefeitos e gerentes. A autoridade é contrapartida da responsabilidade que têm essas pessoas de zelar pelo cumprimento da lei. A obediência é devida às leis, formalmente definidas, e às pessoas que as representam, que agem dentro de uma jurisdição. Qualquer sociedade, organização ou grupo que se baseie em leis racionais é uma burocracia. A Teoria da Burocracia surgiu a partir da década de 1940, quando alguns estudiosos buscaram na obra de Max Webber, já falecido, inspiração para essa nova teoria da organização. São características da burocracia, para Weber: caráter legal das normas e regulamentos, caráter formal das comunicações, caráter racional e divisão do trabalho, impessoalidade nas relações, hierarquia de autoridade, rotinas e procedimentos padronizados, competência técnica e meritocracia, especialização da administração, profissionalização dos participantes e completa previsibilidade do funcionamento. (CHIAVENATO, 2008). Segundo Carvalho (2008, p. 46-47): Para Weber (1947) apud Chiavenato (2003, p. 266): As vantagens da burocracia são: racionalidade dos objetivos, precisão na definição do cargo e na operação, rapidez nas decisões, única interpretação de informações recebidas, uniformidade de rotina e procedimentos, continuidade da organização, redução dos conflitos interpessoais, decisões tomadas nas mesmas circunstâncias, confiabilidade e benefícios para as pessoas da organização. Todo sistema possui desvantagens, e alguns autores passaram a analisar as consequências negativas da burocracia, o que denominaram disfunções da burocracia. Confira no quadro a seguir: UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 14 QUADRO 1 – PANORAMA DAS DISFUNÇÕES ORGANIZACIONAIS, SEGUNDO DIVERSOS AUTORES DISFUNÇÃO CARACTERÍSTICAS PARTICULARISMO Dentro da organização, defender os interesses de grupos externos, por motivos de convicção, amizade ou interesse material. Fazer “panelinhas” com colegas de escola. SATISFAÇÃO DE INTERESSES PESSOAIS Defender interesses pessoais dentro da organização. Contratar parentes, fazer negócios com empresas da família. E X C E S S O D E REGRAS Multiplicidade de regras e exigências para a realização de atividades. Firma reconhecida, encaminhamento de processos burocráticos. HIERARQUIA E INDIVIDUALISMO A hierarquia divide responsabilidades e atravanca o processo decisório. Realça vaidades e estimula a luta pelo poder. Hierarquia das grandes empresas e dos militares. MECANICISMO Burocracia são sistemas de cargos limitados, que colocam pessoas em situações alienantes. Cargos de escritório, montadores de peças. FONTE: Maximiano (2011, p. 105) Passamos neste momento para o estudo da Teoria Estruturalista. De acordo com Chiavenato (2008, p. 45): A Teoria Estruturalista significa um desdobramento da Teoria da Burocracia e uma leve aproximação à Teoria das Relações Humanas. Representa uma visão crítica da organização formal. O estruturalismo está voltado para o todo e para o relacionamento das partes na constituição do todo. A totalidade, a interdependência das partes e o fato de que o todo é maior do que a simples soma das partes são as características básicas do estruturalismo. Segundo Chiavenato apud Carvalho (2008, p. 49): A Teoria Estruturalista tem como objetivo principal, o estudo das organizações, fundamentalmente na estrutura interna e na interação com outras organizações, que são as unidades sociais e são concebidas para cumprir e atingir objetivos específicos, mantendo relações estáveis a fim de viabilizar o conjunto de metas propostas. A Teoria Estruturalista foca no homem organizacional que desempenha diferentes papéis em várias organizações, e para ser bem sucedido em todas as organizações precisa ser flexível, tolerante às frustrações, capaz de adiar recompensas e ter sempre o desejo de realização. (CHIAVENATO, 2008). Segundo Chiavenato (2008, p. 46): O desenvolvimento das organizações se deu por quatro etapas: etapa da natureza (é a inicial, onde a única base de subsistênciada humanidade eram os elementos da natureza); etapa do trabalho (os elementos da natureza passaram a ser transformados por meio do trabalho, o trabalho TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 15 passou a condicionar as formas de organizar a sociedade); etapa do capital (o capital supera a natureza e o trabalho, torna-se um dos fatores básicos da vida social); e etapa da organização (as etapas anteriores se submetem à organização; a organização utiliza-se da natureza, do trabalho e do capital para alcançar seus objetivos). A Teoria Estruturalista inicia o estudo das organizações como sistemas abertos, considerando que a organização interage com o ambiente externo. Nas organizações sempre existirão os conflitos, no entanto, isso tem seu lado positivo: a organização sempre estará inovando e mudando. Analisando os aspectos positivos, restrições e limitações do estruturalismo, conclui-se que essa é uma teoria de transição em direção à Teoria de Sistemas. (CHIAVENATO, 2008). 2.5 TEORIA COMPORTAMENTAL Segundo Chiavenato (2008, p. 52): A Teoria Comportamental (ou Teoria Behaviorista) da Administração trouxe uma nova concepção e um novo enfoque dentro da teoria administrativa: a abordagem das ciências do comportamento [...], o abandono das posições normativas e prescritivas das teorias anteriores (Teorias Clássica, das Relações Humanas e da Burocracia) e a adoção de posições explicativas e descritivas. A ênfase permanece nas pessoas, mas dentro do contexto organizacional mais amplo. McGregor, um dos autores dessa teoria, comparou dois estilos opostos de administrar, dividindo-os em Teoria X (baseada na teoria tradicional, mecanicista e pragmática) e Teoria Y (baseada nas concepções modernas a respeito do comportamento humano). A Teoria X considera que as pessoas são preguiçosas por natureza, não têm ambição, são resistentes às mudanças e, por serem dependentes, não desenvolvem autocontrole e autodisciplina; e por isso, as pessoas precisam ser dirigidas e orientadas no desenvolvimento das atividades. A Teoria Y, por sua vez, considera que as pessoas sentem prazer em trabalhar, têm interesse em conquistar bons resultados para a empresa, têm motivação e capacidade para assumir responsabilidades e têm capacidade e criatividade para solucionar problemas. (CHIAVENATO, 2008). Herbert Simon utilizou a teoria das decisões para explicar o comportamento humano nas organizações. Na Teoria Comportamental, a organização é vista como um sistema de decisões. Toda decisão envolve seis elementos: tomador de decisão (quem faz a escolha), objetivos (o que pretende atingir com sua escolha), preferências (critérios utilizados para escolher alguma coisa), estratégia (como atingir os objetivos), situação e resultado. O processo decisório envolve sete etapas: percepção da situação que envolve algum problema, análise e definição do problema, definição dos objetivos, procura de alternativas de solução ou de cursos de ação, escolha da alternativa mais adequada, avaliação e comparação das alternativas e implementação da alternativa escolhida. (CHIAVENATO, 2008). UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 16 De acordo com Chiavenato (2008, p. 59): A partir da Teoria Comportamental, um grupo de cientistas sociais e consultores de empresas desenvolveu uma abordagem moderna, democrática e variada ao desenvolvimento planejado das organizações, que recebeu o nome de Desenvolvimento Organizacional (DO). Entre os objetivos do Desenvolvimento Organizacional estão: fazer com que as pessoas se identifiquem com a organização, sejam comprometidas, leais e compartilhem dos objetivos da empresa; e desenvolver espírito de equipe através da integração e interação das pessoas. (CHIAVENATO, 2008). É nessa teoria que as pessoas começam a ser percebidas como parte importante do processo decisório dentro das organizações. 2.6 TEORIA SISTÊMICA A Teoria Geral dos Sistemas foi elaborada pelo biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy, por volta de 1950. Essa teoria demonstra o isomorfismo das ciências, permitindo a eliminação de suas fronteiras e o preenchimento dos espaços vazios (espaços brancos) entre elas. Os sistemas não podem ser compreendidos apenas pela análise separada e exclusiva de cada uma de suas partes. (CHIAVENATO, 2008). De acordo com Maximiano (2011, p. 308, grifo do autor): Sistema é um todo complexo ou organizado; é um conjunto de partes ou elementos que formam um todo unitário ou complexo. Um conjunto de partes que interagem e funcionam como um todo é um sistema. Qualquer entendimento da ideia de sistema compreende: • Um conjunto de entidades chamadas partes, elementos ou componentes. • Alguma espécie de relação ou interação das partes. • A visão de uma entidade nova e distinta, criada por essa relação, em um nível sistêmico de análise. A partir dessa teoria as empresas passaram a ser consideradas sistemas que possuem vários sistemas internos e que interagem com outros sistemas. “Todo sistema está integrado dentro de um ambiente, formado por outros sistemas que se organizam em sistemas cada vez maiores. Os sistemas importam energia do ambiente e a processam, para transformá-la e devolvê-la aos outros sistemas.” (MAXIMIANO, 2011, p. 321). Compreender o sistema no qual a organização está inserida faz toda diferença na forma de planejar e tomar decisões. Conforme Maximiano (2011, p. 321): Na análise de qualquer sistema, é necessário entender qual seu ambiente e seu papel dentro dele: as relações de interdependência, as fontes de recursos, os destinatários dos produtos e serviços, as regras que devem ser obedecidas. Principalmente, a análise deve focalizar a missão do sistema dentro do ambiente: sua utilidade para outros sistemas. TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 17 O enfoque sistêmico permite ao administrador visão integrada das organizações e do processo administrativo, além de auxiliar no planejamento e na elaboração de sistemas que produzam resultados. (MAXIMIANO, 2011). Maximiano (2011) apresenta exemplos de ideias baseadas no enfoque sistêmico: • Administração da qualidade total – a qualidade é um problema de toda a empresa, não apenas do departamento de qualidade. • Reengenharia e redesenho de processos – o desempenho de um processo depende de toda a organização. • Mudança organizacional – a mudança é realizada para melhorar o desempenho da organização, por isso não deve acontecer de forma isolada, deve atingir todos os departamentos necessários. • Administração estratégica – o equilíbrio entre sistemas internos e externos garante o desempenho e a sobrevivência da organização. • Abordagem situacional – as soluções dependem sempre de um ajuste com a situação. Não existe receita pronta. A organização é um sistema aberto, ou seja, está em constante interação com o ambiente, influenciando-o e sendo influenciada. O sistema aberto tem capacidade de crescimento, mudança e adaptação ao ambiente. (CHIAVENATO, 2008). Essa abordagem possibilitou grandes avanços para as organizações, uma vez que se passou a analisar fatores internos e externos que influenciam seu desempenho. Os administradores deixaram de considerar fatores isolados e passaram a analisar a empresa como um todo. 2.7 TEORIA CONTINGENCIAL Segundo Chiavenato (2008, p. 81): A Teoria da Contingência enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações ou na teoria administrativa. Tudo é relativo. Tudo depende. A abordagem contingencial explica que existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas apropriadas para o alcance eficazdos objetivos da organização. “A visão contingencial está dirigida acima de tudo para desenhos organizacionais e sistemas gerenciais adequados para cada situação específica.” (CHIAVENATO, 2008, p. 81). Essa teoria considera duas variáveis que influenciam as características da organização: o ambiente e a tecnologia. O ambiente é multivariado e complexo, por isso, é preciso analisá-lo conforme seu conteúdo. E a tecnologia envolve os equipamentos utilizados para produzir determinado bem e o conhecimento acumulado e UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 18 desenvolvido para realizar tarefas. A partir dessa teoria a variável tecnologia assumiu importante papel na teoria administrativa. (CHIAVENATO, 2008). Conforme Chiavenato (2008, p. 82): A organização passou a ser diferenciada em três níveis organizacionais: nível institucional ou estratégico (responsável pela formulação de políticas gerais), nível intermediário (responsável pela elaboração de planos e programas específicos) e nível operacional (responsável pela execução de rotinas e procedimentos). Para finalizar, vejamos o que pensa Kwasnicka (2010, p. 49): Toda organização deve estar atenta para os elementos do ambiente, que são muitos e que mudam com certa rapidez. Essa é a base para a visão contingencial da organização: a organização adapta e auxilia a moldar seu ambiente de forma a torná-lo viável. Ou seja, não é o ambiente que se adapta à empresa, é a empresa que se adapta ao ambiente”. 3 FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO Segundo Fayol apud Maximiano (2011, p. 72): “A administração compreende cinco funções: planejamento, organização, comando, coordenação e controle.” Fayol apud Maximiano (2011) definiu as funções da administração da seguinte maneira: l Planejamento (previsão): examinar o futuro e traçar um plano de ação a médio e longo prazo. l Organização: montar uma estrutura humana e material para realizar o empreendimento. l Comando: manter o pessoal em atividade em toda a empresa. l Coordenação: reunir, unificar e harmonizar toda a atividade e esforço. l Controle: cuidar para que tudo se realize de acordo com os planos e as ordens. A grande maioria dos autores aborda as funções como sendo quatro: planejamento, organização, direção e controle. Por esse motivo, vamos nos ater à explicação destas quatro. 3.1 PLANEJAMENTO Conforme Chiavenato (2008, p. 341): “O planejamento está voltado para o futuro. [...] É para [o futuro] que a organização deve estar preparada a todo instante. Planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente.” TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 19 O processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo decisório. As decisões que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocadas em prática no futuro, são decisões de planejamento. (MAXIMIANO, 2011, p. 79). Planejar é decidir antecipadamente. O processo do planejamento segue seis etapas: definição de objetivos, verificação da atual situação da organização em relação aos objetivos (onde a empresa está? O que precisa ser feito?), desenvolvimento de premissas quanto às condições futuras (o que temos pela frente?), análise das alternativas de ação, escolha de um curso de ação entre as várias alternativas e implementação do plano e avaliação dos resultados. (CHIAVENATO, 2008). O processo de planejamento acontece por meio de planos. De acordo com Maximiano (2011, p. 80-81): [...] Um plano é um guia para a ação no futuro. O plano estabelece qual situação deverá ser alcançada, o que precisa ser feito para alcançá-la e os recursos que serão aplicados nesse esforço. Os planos também devem incluir uma previsão dos meios de controle da ação e do consumo dos recursos, para assegurar a realização dos objetivos. A parte mais importante de um plano são os objetivos. “Objetivos são os resultados desejados, que orientam o intelecto e a ação. São os fins, propósitos, intenções ou estados futuros que as pessoas e as organizações pretendem alcançar, por meio da aplicação de esforços e recursos.” (MAXIMIANO, 2011, p. 81). Os planos podem ser temporários ou permanentes. Planos temporários extinguem-se após a realização dos objetivos (exemplo: construção de uma casa), enquanto os permanentes apresentam decisões programadas, que são utilizadas em situações predefinidas (exemplo: definição do negócio, missão da empresa). (MAXIMIANO, 2011). O planejamento é classificado de acordo com o nível organizacional que abrange. São três o níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional, que serão abordados com maior ênfase em momento futuro. “Objetivos são resultados específicos que se pretende atingir.” (CHIAVENATO, 2008, p. 341) NOTA UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 20 O sucesso de um bom planejamento depende de ótima organização para sua execução. É nesse processo que se define o que será feito, como será feito e por quem será feito. De acordo com Maximiano (2011, p. 83): “Organizar é, como todas as funções da administração, um processo de tomar decisões. As decisões de dividir o trabalho, atribuir responsabilidades a pessoas e estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação são decisões de organizar.” Para Chiavenato (2008, p. 359): “[...] organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer relações entre eles e suas atribuições.” O processo de organizar possui as seguintes etapas: • Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados. • Dividir o trabalho, de acordo com os critérios mais apropriados para a realização dos objetivos. • Definir as responsabilidades pela realização do trabalho. • Definir os níveis de autoridade. • Desenhar a estrutura organizacional. (MAXIMIANO, 2011). A divisão do trabalho é feita para que os funcionários se especializem em determinada tarefa e a executem com maior eficiência. (CHIAVENATO, 2008). Em relação à etapa de desenho da estrutura organizacional, Maximiano (2011, p. 85) afirma: Todas as decisões sobre divisão do trabalho, responsabilidades e autoridade resumem-se na estrutura organizacional. A estrutura organizacional mostra a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos. Além disso, a estrutura organizacional mostra a comunicação entre as pessoas e grupos. A estrutura organizacional é um conceito, representado pelo gráfico chamado organograma. 3.2 ORGANIZAÇÃO “O organograma é o tipo mais comum de gráfico para representar a estrutura organizacional de uma empresa. Usualmente, é composto por um número de blocos interligados [...] que mostram a relação de autoridade e responsabilidade existente na estrutura.” (KWASNICKA, 2010, p. 243). IMPORTANT E TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 21 3.3 DIREÇÃO (EXECUÇÃO) A função administrativa de direção está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas e da aplicação dos recursos que compõem a organização. [...] Dirigir significa interpretar os planos para as pessoas e dar as instruções e orientação sobre como executá-los e garantir o alcance dos objetivos”. (CHIAVENATO, 2008, p. 368). É nessa etapa que o papel do administrador no tratamento com seus subordinados é fundamental para se atingir bons resultados. Conforme Chiavenato (2008, p. 373): “O administrador exerce direção, toma decisões e influencia e motiva as pessoas.Ele comunica e estrutura as organizações e desenha cargos e tarefas que repercutem no relacionamento interpessoal dos membros. Ele incentiva as pessoas sob diferentes aspectos.” O comportamento do administrador pode variar de acordo com a situação, conforme segue: TABELA 1 - COMO VOCÊ GOSTARIA DE ADMINISTRAR UMA EMPRESA? Sistema 1 Autoritário coercitivo Sistema 2 Autoritário benevolente Sistema 3 Consultivo Sistema 4 Participativo Total Centralização das decisões Alguma centralização das decisões Descentralização e delegação das decisões Total descentralização das decisões Imposição, coerção, intimidação Alguma imposição de regras e regulamentos Consulta aos níveis inferiores, com certa delegação Participação, consenso e debate Nenhuma transformação, somente ordens e comandos. Pouca informação, ordens, comandos e alguma orientação Fluxo de informação vertical (ascendente e descendente) Intensa informação e comunicação, troca de ideias e sugestões Nenhuma liberdade, muitas regras e regulamentos Alguma liberdade, desconfiança e condescendência Confiança nas pessoas. Algum trabalho em equipe Total liberdade e autonomia das pessoas. Poucas regras e restrições Punições e ações disciplinares, obediência rígida Punições menos arbitrárias, recompensas salariais Ênfase nas recompensas salariais, raras punições ou castigos Ênfase nas recompensas salariais, sociais e simbólicas FONTE: Chiavenato (2008, p. 373) É importante ressaltar que muitas vezes durante a execução de um plano pode haver necessidade de alterar decisões e implementar correções. (MAXIMIANO, 2011). UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 22 3.4 CONTROLE O sucesso do que foi planejado depende de um bom controle. De acordo com Chiavenato (2008, p. 377): “[...] o controle é a função administrativa que monitora e avalia as atividades e os resultados alcançados para assegurar que o planejamento, a organização e a direção sejam bem-sucedidos.” Segundo Maximiano (2011, p. 91), “[...] o processo de controle produz e usa informações para tomar decisões. As informações e decisões de controle permitem manter qualquer sistema orientado para o objetivo.” São etapas do processo de controle: 1. Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho. 2. Avaliação ou mensuração do desempenho atual. 3. Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos. 4. Tomada de ação corretiva para corrigir possíveis desvios ou anormalidades. (CHIAVENATO, 2008). O ciclo compreendido pelo processo de controle inicia com o estabelecimento dos padrões de desempenho, uma vez definidos esses padrões, é preciso analisar o desempenho atual da organização e compará-lo com os padrões fixados, e havendo necessidade, efetuar as devidas correções para que o que foi planejado seja executado. Uma organização que não controla e não faz adequações para corrigir os problemas, corre o risco de investir recursos e não atingir os objetivos estabelecidos. Daí a importância dessa função. 4 PLANEJAMENTO De acordo com Oliveira (2011, p. 4): “[...] o planejamento pode ser conceituado como um processo [...] desenvolvido para o alcance de uma situação futura desejada, de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa”. É através do planejamento que a empresa define o que será feito, e como será feito, para atingir os objetivos esperados. O planejamento envolve toda a empresa, e faz parte de sua rotina diária. Segundo Chiavenato (2008, p. 347): “[...] toda organização está sempre planejando: o nível institucional elabora genericamente o planejamento estratégico, o nível intermediário segue-o com planos táticos e o nível operacional traça detalhadamente os planos operacionais”. São três os tipos de planejamento: estratégico, tático e operacional. O tipo de planejamento varia de acordo com o nível organizacional, dessa forma, o planejamento estratégico (nível institucional) aborda a empresa como um todo; o planejamento tático (nível intermediário) aborda cada unidade da empresa TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 23 separadamente; e o planejamento operacional (nível operacional) aborda cada operação. (CHIAVENATO, 2008). Vejamos mais algumas particularidades de cada tipo de planejamento. Iniciemos pelo planejamento estratégico. Conforme Chiavenato (2008, p. 348): O planejamento estratégico é um processo organizacional compreensivo de adaptação através da aprovação, tomada de decisão e avaliação. Procura responder a questões básicas, como: por que a organização existe, o que ela faz e como faz. O resultado do processo é um plano que serve para guiar a ação organizacional por um prazo de três a cinco anos. Como abrange toda a empresa, o planejamento estratégico é elaborado pelos níveis mais altos da organização. São parâmetros do planejamento estratégico: a visão do futuro, os fatores ambientais externos e os fatores organizacionais internos. (CHIAVENATO, 2008). O planejamento tático, por sua vez, é desenvolvido pelos níveis organizacionais intermediários, tendo como principal finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consolidação de objetivos previamente fixados, segundo uma estratégia predeterminada, bem como as políticas orientativas para o processo decisório da empresa. (OLIVEIRA, 2011). Além disso, o planejamento tático é de médio prazo, ou seja, se estende para o exercício de um ano e abrange departamentos específicos, envolvendo planos de produção, planos financeiros, planos de marketing e planos de recursos humanos. (CHIAVENATO, 2008). E finalmente, o planejamento operacional, que foca no curto prazo e abrange cada tarefa ou operação individualmente. (CHIAVENATO, 2008). De acordo com Oliveira (2011, p. 20): O planejamento operacional é, normalmente, elaborado pelos níveis organizacionais inferiores, com foco básico nas atividades do dia a dia da empresa. Os planejamentos operacionais detalham os recursos necessários para sua criação e implantação; os procedimentos que serão adotados; os resultados finais esperados; os prazos; e os responsáveis por sua execução e implantação. Os planos operacionais cuidam da administração da rotina para assegurar que todos executem as tarefas e operações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organização, a fim de que esta possa alcançar os seus objetivos. (CHIAVENATO, 2008). Os planos operacionais podem ser: procedimentos (métodos), orçamentos (envolvem dinheiro), programações (tempo) e regulamentos (comportamento das pessoas). (CHIAVENATO, 2008). UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 24 Segundo Oliveira (2011, p. 181-182): “Numa empresa, a estratégia está correlacionada à arte de utilizar, adequadamente, os recursos físicos, tecnológicos, financeiros e humanos, tendo em vista a minimização dos problemas internos e a maximização das oportunidades que estão no ambiente empresarial, o qual não é controlável”. 5 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Todos dependemos diariamente de serviços públicos, e certamente, a maioria de nós nunca parou para analisar a estrutura administrativa que move os órgãos públicos. Sim, porque por trás dos serviços que utilizamos existem inúmeros processos e procedimentos a serem seguidos. Mas afinal, o que é e para que serve a Administração Pública? A Administração Pública pode ser conceituada em sentido subjetivo eem sentido objetivo. Segundo Moraes (2005, p. 91, grifo do autor): A Administração Pública pode ser definida objetivamente como a atividade concreta e imediata que o Estado desenvolve para a consecução dos interesses coletivos, e subjetivamente como o conjunto de órgãos e de pessoas jurídicas aos quais a lei atribui o exercício da função administrativa do Estado. Podemos dizer, então, que Administração Pública de forma objetiva envolve as atividades que o Estado desenvolve para atender o bem comum, enquanto a Administração Pública de forma subjetiva inclui os órgãos e pessoas que executarão as atividades obedecendo às leis. Para Marcello Caetano citado por Moraes (2005, p. 91), Administração Pública é o “[...] conjunto de pessoas jurídicas, cuja vontade se exprime mediante órgãos e cuja atividade se processa através de serviços.” “Administração Pública é o planejamento, organização, direção e controle dos serviços públicos, segundo as normas do direito e da moral, visando ao bem comum.” (BÄCHTOLD, 2008, p. 26). Bächtold (2008, p. 26) complementa que: NOTA TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 25 A palavra administração vem do latim ad (direção) e minister (obediência), ou seja, o administrador dirige obedecendo à vontade de quem o contratou. Assim, o administrador público vai conduzir seu trabalho procurando atender à necessidade da população que o elegeu (obediência ao seu objetivo). É importante lembrar que, embora o administrador público trabalhe de forma a atender a vontade do povo que o escolheu, na Administração Pública “[...] a vontade decorre da lei que fixa a finalidade a ser perseguida pelo administrador.” (DI PIETRO, 2011, p. 50). A Administração Pública em sentido objetivo engloba: fomento, polícia administrativa, serviço público e intervenção: • fomento: atividade administrativa de incentivo à iniciativa privada de utilidade pública, por meio de subvenções, financiamentos, favorecimentos fiscais e desapropriações; • polícia administrativa: exercício de restrições ao exercício de direitos individuais em benefício do interesse maior da coletividade, exteriorizando-se por intermédio de sanções, notificações, licenças, fiscalizações; • serviço público: corresponde a toda atividade, sob regime predominantemente público, executada direta ou indiretamente, pela Administração Pública, com a finalidade de satisfazer à necessidade da coletividade; • intervenção: corresponde à regulamentação e à fiscalização da atividade econômica de natureza privada, e da atuação direta do Estado no domínio econômico, por meio de empresas estatais. A Administração Pública deve garantir o cumprimento da lei, desconsiderando a vontade particular, pois sua função é o bem comum, não individual. Para que a Administração Pública realize suas atividades o ordenamento jurídico lhe conferiu alguns poderes, que são os chamados poderes administrativos, são eles: poder regulamentar, poder disciplinar, poder hierárquico e poder de polícia. (MORAES, 2005). O estudo detalhado de cada um desses poderes será feito na Unidade 2. ESTUDOS FU TUROS UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 26 6 DIFERENÇA ENTRE ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Os conceitos de administração já apresentados, mostram que administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar recursos para alcançar objetivos estabelecidos. Isso vale tanto na iniciativa privada quanto na pública. No entanto, as diferenças entre administração privada e administração pública são inúmeras e começam pela sua finalidade. De acordo com Saravia (2010, p. 4-5): O ponto de partida da distinção está na própria finalidade de cada uma das duas esferas de ação. O Estado se define pelo seu objetivo de bem comum ou interesse geral que, no caso do Brasil, está explícito na Constituição Federal. Vale a pena lembrar o preâmbulo, quando estabelece a razão de ser do Estado brasileiro: “um Estado Democrático, destinado a assegurar o exercício dos direitos sociais e individuais, a liberdade, a segurança, o bem-estar, o desenvolvimento, a igualdade e a justiça como valores supremos de uma sociedade fraterna, pluralista e sem preconceitos, fundada na harmonia social e comprometida, na ordem interna e internacional com a solução pacífica das controvérsias”. Enquanto a finalidade de uma empresa é obter ganho econômico através da organização de recursos (materiais, financeiros, humanos e tecnológicos) utilizados para produção de um bem ou prestação de um serviço. (SARAVIA, 2010). Outra diferença de grande relevância decorre do princípio da legalidade, expresso na Constituição, conforme Meirelles (2005, p. 88): Na Administração Pública não há liberdade nem vontade pessoal. Enquanto na administração particular é lícito fazer tudo que a lei não proíbe, na Administração Pública só é permitido fazer o que a lei autoriza. A lei para o particular significa “pode fazer assim”; para o administrador público significa “deve fazer assim”. O fato é que, conforme Bächtold (2008, p. 26): “Em todos os países, qualquer que seja sua forma de governo ou organização política, existe uma administração pública. É a administração pública que permite aos governantes cumprir as funções básicas do governo, de forma a tratar o bem público da melhor maneira possível.” De acordo com Meirelles (2005, p. 86): “Os fins da administração pública resumem-se num único objetivo: o bem comum da coletividade administrada.” Ao longo deste caderno de estudos você aprenderá como surgiu a Administração Pública, como ela funciona, suas principais características, seus princípios, sua evolução, como e por quem é exercida. TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 27 Outras grandes diferenças apontadas por Osborne e Gabler citados por Saravia (2010) são: a motivação, pois os chefes do setor público têm a reeleição como motivação, enquanto os empresários, o lucro; os recursos financeiros do governo são obtidos através do pagamento de impostos pelos contribuintes, enquanto numa empresa originam da venda de produtos aos clientes; as decisões na esfera pública são adotadas democraticamente, enquanto na iniciativa privada o empresário decide sozinho ou com os acionistas da empresa. Outra diferença entre empresa privada e administração pública é com relação à contratação de seus funcionários. A administração pública deve fazer concurso público para cargos efetivos, ou processo seletivo quando houver necessidade de contratar temporariamente. O mesmo acontece para aquisição de produtos e serviços, quando a administração pública deve fazer processo licitatório. O regime jurídico também é diferente, para a empresa é de direito privado e para a organização pública – pelo menos, em princípio – é o direito público. Consequentemente, o pessoal da empresa privada está regido pelo direito trabalhista (CLT) e o da administração pública é, em princípio, estatutário ou de direito público (com as exceções previstas em lei). (SARAVIA, 2010). Apesar de todas essas diferenças elencadas, a administração pública depende da iniciativa privada, e esta por sua vez, também depende daquela. Conforme Simon citado por Saravia (2010, p. 8): Uma sociedade produtiva necessita de organizações produtivas e de mercados eficazes. Sem as primeiras, as segundas não têm negócios possíveis. E entre as organizações necessárias estão as governamentais que podem fornecer o marco legal e a infraestrutura de serviços essenciais que fazem com que as operaçõescomerciais sejam possíveis, eficazes e capazes de responder às necessidades e metas da sociedade. Leia o artigo Administração Pública e Administração de Empresas: Quem Inspira a Quem? De Enrique Jeronimo Saravia, disponível na íntegra no site: <http://revistaadmmade. estacio.br/index.php/admmade/article/viewFile/100/103>. DICAS UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 28 EXPERIÊNCIA DE HAWTHORNE As causas imediatas do aparecimento da Escola de Relações Humanas foram os estudos e as experiências realizados por professores da Universidade de Harvard na Western Electric em sua fábrica de equipamentos telefônicos de Hawthorne a partir de 1927. Esses estudos foram precedidos por outros, realizados a partir de 1924 pela Academia Nacional de Ciências, os quais se concentraram na análise das relações da produtividade com a iluminação no local de trabalho. Tal análise baseava-se nas orientações de Taylor, Gilbreth e seus sucessores. O homem era visto como uma unidade isolada cuja eficiência poderia ser estimada cientificamente. Acreditava-se que essa eficiência seria influenciada principalmente pelos fatores que seguem: • movimentos dispendiosos e ineficientes na execução do trabalho; • fadiga; • deficiência do ambiente físico. Os estudos de Hawthorne podem ser divididos em três fases. A primeira fase iniciou-se em 1923 e foi orientada por membros do Comitê em Iluminação Industrial (Committee on Industrial Lighting), fundado pela General Electric Company sob supervisão de Charles Snow. Snow conduziu estudos sobre os efeitos da intensidade de luz na produtividade. Realizaram-se então experiências com os indivíduos, para estudar esses fatores e como eles influenciavam na execução da tarefa. De acordo com esse centro de referência, na primeira experiência realizada, os métodos de produção e os sistemas de remuneração foram mantidos constantes. Inicialmente foram selecionados dois grupos de operários. Em um grupo, a iluminação permaneceu constante durante toda a experiência; no outro, teve sua intensidade sempre aumentada. A produção do segundo grupo elevou-se, mas também cresceu a produção do primeiro, o que mostrava que a iluminação não era uma variável que afetava o trabalho das equipes. Os resultados até então não tinham levado a nada. Como continuação das pesquisas, foi reduzida a iluminação no grupo de teste e, surpreendentemente, a produção continuou a aumentar. A conclusão evidente foi de que havia outras variáveis que não estavam sendo controladas e que exerciam influência direta sobre a produtividade. A partir desses resultados, o grupo de pesquisadores de Hawthorne iniciou novas pesquisas, com o objetivo de determinar essas novas variáveis. Esses resultados, interpretados LEITURA COMPLEMENTAR TÓPICO 1 | ADMINISTRAÇÃO 29 por um dos colegas de Charles Snow, Homer Hilbarger, ficaram conhecidos como efeito Hawthorne: o fato de que os trabalhadores eram observados pelos pesquisadores durante o seu trabalho e a comunicação com estes os levou a considerar que havia maior interesse e preocupação por parte da direção com a melhoria de suas condições de trabalho e isso os impulsionou a trabalhar e a produzir mais, independentemente da variação da iluminação. Esses resultados mostraram que o simples fato de os indivíduos serem observados muda seu comportamento. Chamou-se a atenção para as necessidades afetivas dos empregados. A segunda fase dos experimentos foram os testes conduzidos no Relay Assembly Test Room em 1927. Seis mulheres foram escolhidas para o estudo, separadas das outras operárias e colocadas para trabalhar na montagem de relés elétricos, em condições especiais. As mulheres trabalhavam em uma sala menor que a anterior, com uma iluminação mais intensa, as condições de pagamento e de trabalho na linha de montagem foram modificadas e havia um pesquisador- observador que também trabalhava na supervisão de tarefas. Uma das mudanças mais marcantes é que as mulheres estavam autorizadas a conversar umas com as outras e a interagir durante o trabalho. Mais uma vez, constatou-se que a possibilidade de comunicar-se entre si e interagir, bem como a interação com o pesquisador, influenciaram fortemente nos resultados. A última fase da pesquisa começou em 1931 e ficou conhecida como experimentos do Bank Wiring Observation Room. Foram utilizados métodos de pesquisa sofisticados, com foco na dinâmica entre pequenos grupos. Catorze homens foram selecionados para participar das observações na sala de estudos. Eles foram encarregados de montar componentes elétricos em equipe. Os pesquisadores interagiram menos com os trabalhadores. A produtividade não aumentou; ao contrário, ficou comprovado que o grupo limitava o ritmo de trabalho e a produtividade. O fracasso das tentativas de relacionar as condições físicas de trabalho com a produtividade não constitui, todavia, o único fato importante na origem da Escola das Relações Humanas. Como já dissemos, esta foi a causa próxima, embora outras mais gerais, como as que seguem, não possam ser esquecidas. UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 30 Os resultados de Hawthorne foram interpretados da seguinte maneira: • A produtividade dos trabalhadores era determinada por padrões e comportamentos informais estabelecidos pelo grupo de trabalho. • Os padrões e as normas informais dos grupos de trabalhadores são influenciados por elementos que eles trazem em sua cultura e hábitos próprios, que refletem características de sua socialização. • Quando existe um conflito entre as regras de trabalho e os padrões informais estabelecidos pelo grupo, a tendência deste era diminuir a produtividade. FONTE: MOTTA, Fernando C. Prestes; VASCONCELOS, Isabella F. Gouveia de. Teoria geral da administração. 3. ed. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. p. 44 e 45. 31 Neste tópico vimos que: • Administração envolve planejamento, organização, direção e controle de recursos materiais, humanos, financeiros e tecnológicos para atingir resultados positivos para a organização. • Apesar de o estudo da Administração como ciência ser recente, já existem muitas teorias com o intuito de adaptar as organizações e as pessoas para atingir melhores resultados. • A Teoria Clássica abrange a Teoria Científica, proposta por Taylor nos Estados Unidos, que dava ênfase às tarefas. Enquanto na França, Fayol propunha a Teoria Clássica, cujo foco era na estrutura que a organização deveria possuir para ser eficiente. • A Teoria das Relações Humanas surgiu nos Estados Unidos, por volta de 1930 em decorrência da Experiência de Hawthorne. Seu precursor foi Elton Mayo. Essa teoria passou a considerar as pessoas e os grupos sociais dentro da organização. • A Teoria Neoclássica nada mais é do que a Teoria Clássica aproveitando os conhecimentos das outras teorias. Foi nessa teoria que a organização passou a ser dividida nos níveis institucional, intermediário e operacional. • A Teoria Estruturalista estuda a organização na estrutura interna e na interação com outras organizações. A empresa passa a ser considerada um sistema aberto, que interage com o ambiente externo. • A Teoria Comportamental foca no comportamento humano dentro da organização. As pessoas começam a ser percebidas como parte importante do processo decisório dentro das organizações. • Na Teoria Sistêmica a organização passa a ser estudada como um sistema aberto em constante interação com o ambiente, influenciando-o e sendo influenciada, capaz de crescerde adaptar-se ao ambiente. • A Teoria Contingencial enfatiza que numa organização tudo é relativo, tudo depende. Não existe solução pronta para os problemas, tudo vai depender da situação. • As funções da administração (planejar, organizar, dirigir e controlar) são essenciais para o bom desempenho das organizações e devem estar integradas. RESUMO DO TÓPICO 1 32 • O planejamento é de suma importância para a sobrevivência da empresa. É dividido em planejamento estratégico (nível institucional), planejamento tático (nível intermediário) e planejamento operacional (nível operacional). • A Administração Pública também envolve planejamento, organização, direção e controle, no entanto, sua finalidade é o bem comum, não o lucro. • As principais diferenças entre administração particular e Administração Pública são a finalidade (lucro x bem comum) e o fato de a Administração Pública só poder fazer o que a lei autoriza e a administração particular poder fazer tudo o que a lei não proíbe. 33 1 No que se refere à Administração, analise as proposições a seguir e assinale a alternativa CORRETA: I. Administração envolve planejamento, organização, direção e controle. II. Administrar é tomar decisões sobre objetivos e utilização de recursos. III. Uma empresa que não utiliza as ferramentas da Administração terá sucesso garantido, diferentemente daquelas que utilizam. a) ( ) Apenas a proposição I está correta. b) ( ) Apenas a proposição II está correta. c) ( ) As proposições I e II estão corretas. d) ( ) Todas as proposições estão corretas. 2 O estudo da Administração como ciência é recente. Das alternativas a seguir, quais são as causas desse fato: a) ( ) Na Antiguidade o trabalho era visto com desprezo. b) ( ) Na Antiguidade o trabalho era visto com desprezo e na Idade Média as classes mais favorecidas tinham preconceito em relação ao trabalho, quem era nobre não trabalhava. c) ( ) O estudo da Administração não tem nada a ver com a forma como o trabalho era visto. d) ( ) A Administração não fazia parte da vida dos homens, até hoje muitos nem precisam dela. 3 Com base nas teorias da Administração, relacione a coluna da direita com a coluna da esquerda: AUTOATIVIDADE I. Administração Científica ( ) Ênfase nas pessoas. II.Teoria Clássica ( ) Ênfase na estrutura. III.Teoria das Relações Humanas ( ) Ênfase no comportamento das pessoas que passam a ser consideradas parte importante do processo decisório dentro da empresa. IV.Teoria Comportamental ( ) Ênfase nas tarefas. A sequência CORRETA é: a) ( ) I - II - IV e III. b) ( ) I – II – III e IV. c) ( ) II – I – III e IV. d) ( ) III – II – IV e I. 34 4 Taylor procurou substituir os métodos rudimentares por métodos científicos, esse projeto recebeu o nome de: a) ( ) Organização Internacional do Trabalho. b) ( ) Organização Regional do Trabalho. c) ( ) Organização Racional do Trabalho. d) ( ) Organização Radical do Trabalho. 5 A Administração Científica e a teoria das Relações Humanas classificavam o homem de acordo com seus interesses. Para a Administração Científica o homem foi conceituado como ________ __________, enquanto na teoria das Relações Humanas era considerado _________ __________. Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas: a) ( ) Homo economicus; homem social. b) ( ) Homo economicus; homem racional. c) ( ) Homem social; homo economicus. d) ( ) Homem social; homem racional. 6 São funções da Administração: a) ( ) Planejamento e organização. b) ( ) Planejamento, organização, direção e controle. c) ( ) Organização, controle e liderança. d) ( ) Planejamento, auditoria e ouvidoria. 7 O planejamento é vital para o sucesso das empresas e abrange toda a organização. Acerca do planejamento relacione a coluna da direita com a coluna da esquerda. I. Planejamento ( ) Compreende o nível intermediário da empresa, aborda cada unidade separadamente, é de médio prazo. II. Planejamento estratégico ( ) Processo desenvolvido para alcance de situação futura desejada. III. Planejamento tático ( ) Abrange o nível operacional da empresa, compreende cada tarefa individualmente, foca no curto prazo. IV. Planejamento operacional ( ) Elaborado pelos níveis mais altos da organização, compreende toda a organização, é de longo prazo. Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA: a) ( ) IV – I - II e III. b) ( ) III – II - IV e I. c) ( ) III – I - II e IV. d) ( ) III – I - IV e II. 35 8 Podemos resumir os fins da Administração Pública: a) ( ) Na aquisição de bens para o órgão público. b) ( ) Na busca pelo bem comum. c) ( ) Na conquista de prêmios de responsabilidade social. d) ( ) Na obtenção de lucro. 9 Com base nas diferenças entre administração particular e Administração Pública, analise as proposições abaixo: I. A finalidade da Administração Pública é o bem comum, enquanto da Administração particular é o lucro. II. A Administração particular só pode fazer o que está em lei, enquanto a Administração Pública pode fazer tudo que a lei não proíbe. III. A Administração Pública deve obedecer ao princípio da legalidade, ou seja, só pode fazer o que está expresso em lei, enquanto a administração particular pode fazer tudo que a lei não proíbe. Assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) Apenas a I está correta. b) ( ) Apenas a II está correta. c) ( ) Apenas I e III estão corretas. d) ( ) Todas estão corretas. 36 37 TÓPICO 2 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO Vistos os conceitos e a diferença de Administração e Administração Pública, vamos começar a nos aprofundar na matéria que trata da Administração Pública. Para isto, é importante conhecer e entender como a Administração Pública surgiu, quais são suas origens. Ao falar sobre Administração Pública, aparecerá a figura do Estado e seus componentes. Neste caderno de estudos, quando falarmos em Estado com letra maiúscula, estamos nos referindo ao país. Entre os componentes do Estado, além do povo e do território, está o governo. Estudaremos como o governo se organiza em seus três poderes, que são o Executivo, o Legislativo e o Judiciário. Por fim, vamos estudar sobre as constituições do Brasil. Para ficar mais claro, a constituição é a lei máxima de um país. 2 ORIGENS HISTÓRICAS Seguindo a linha de raciocínio de Meirelles (2011, p. 60, grifo do autor): “O estudo da Administração Pública em geral, compreendendo a sua estrutura e as suas atividades, deve partir do conceito de Estado [...]”. Observamos que para entendermos melhor como surgiu a Administração Pública, precisamos antes ter o entendimento do conceito de Estado. Aqui, quando falamos em Estado, nos referimos sob o aspecto político, ou seja, um povo que vive em um território comandado por um governo, “O conceito de Estado varia segundo o ângulo em que é considerado. [...] sob o aspecto político, é comunidade de homens, fixada sobre um território, com potestade superior de ação, de mando e de coerção [...].” (MALBERG apud MEIRELLES, 2011, p. 61). Em um Estado independente deve haver soberania, ou seja, um poder que faça cumprir a vontade de seu povo em um determinado território. Dessa forma, surgem os poderes do Estado: Executivo, Legislativo e Judiciário. Para Meirelles (2011, p. 61, grifo do autor): “A vontade estatal apresenta-se e se manifesta através dos denominados Poderes de Estado. [...] são o Legislativo, o Executivo e o Judiciário [...].” UNIDADE 1 | ADMINISTRAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 38 Os poderes do Estado serão estudados ainda nesta unidade do caderno de estudos. Para que na prática
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