Função de compras

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Função de compras
É uma das mais importantes atividades da cadeia de suprimento e deve ser devidamente considerada, para que deficiências não venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produção ineficiente, produtos inferiores, o não cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos. A competitividade no mercado, quanto às vendas e, em grande parte, à obtenção de lucros satisfatórios, deve-se à realização de boas compras; para que isso ocorra, é necessário que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaçam as exigências de qualidade. O custo de aquisição e o custo de manutenção dos estoques de material devem também ser mantidos em determinado nível econômico. Essas considerações elementares são a base de toda a função e ciência de Compras.
Funções de um comprador
O comprador deve ter condições de reconhecer, em uma eventual alternativa de cotação, uma economia do custo potencial ou a ideia de melhoria do produto. Naturalmente, em tais circunstâncias, a decisão final não será do comprador, mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos setores requisitantes ou técnicos da empresa essas sugestões.
Sempre que uma ordem de compra não for suficientemente clara, o comprador deverá solicitar esclarecimentos ou, se for o caso, devolvê-la a fim de que seja preenchida corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir. De forma alguma o comprador deve dar início a um processo de compras, sem ter conhecimento acerca do que se deve comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai comprar, o comprador, sempre que possível, deverá entrar em contato com os setores que solicitaram ou que vão utilizar o material ou serviço a ser adquirido e de que maneira isso ocorrerá, bem como se inteirar de todos os problemas e dificuldades que poderão ocorrer ou ocorrem quando da utilização do item requisitado.
Pedido de compra
É um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, que especifica as condições da negociação. O pedido de compra tem a força de um contrato; sua aceitação implica o atendimento de todas as especificações nele estipuladas. O comprador é o responsável pelas condições e especificações contidas no pedido de compra, enquanto o fornecedor deve estar plenamente ciente de todas as cláusulas, prerrequisitos e critérios exigidos pela empresa, procedimentos que cercam o recebimento do material, controles e especificações de qualidade para que o pedido de compra seja válido legalmente.
Pesquisa
É feita por meio da verificação dos fornecedores previamente cadastrados no setor de compras. Há duas maneiras de os fornecedores procurarem as empresas: por meio de seus vendedores ou correspondências; ambas visando se qualificarem previamente para possíveis consultas. Ao realizarem o contato inicial, os fornecedores enviam dados cadastrais (como nome, produtos ou serviços oferecidos, etc.) para serem certificados como fornecedores daquela empresa.
Preço estimado
Servirá de orientação ao comprador quando de uma concorrência. O cálculo desse preço é feito baseando-se no tempo de execução do item, na mão de obra direta, e no custo da matéria-prima com mão de obra média no mercado; a este valor, deve-se acrescentar um preço de mão de obra indireta. Ao valor encontrado, deve-se somar o lucro. Todos esses valores podem ser obtidos por meio de valores médios do mercado, do balanço e demonstrações de lucros e perdas dos diversos fornecedores.
Seleção
Consiste em comparar diversas propostas ou cotações de venda de vários fornecedores e escolher a que melhor atende às conveniências da empresa. Na seleção do fornecedor, devem prevalecer determinados critérios, como: preço, qualidade do material a ser fornecido, condições de pagamento, possíveis descontos, prazos de entrega, confiabilidade quanto a prazos, etc. O preço costuma ser o referencial mais importante na seleção dos fornecedores quando os demais critérios são igualmente atendidos pelos DEMAIS.