Comunicação_Contabilidade

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ÍNDICE
01
Introdução
03
Principais problemas causados pela ineficiência da
comunicação nos Escritórios de Contabilidade
06
Como a otimização da comunicação pode ajudar no
aumento da produtividade e na fidelização de
clientes?
10
Melhores práticas de comunicação interna
15
Melhores práticas de comunicação com clientes
17
Como um fluxo de informações eficiente pode
ajudar seu escritório a ganhar mais clientes e
crescer de forma organizada
20
A importância de documentar a comunicação do
seu escritório
21
Comunicação empresarial: um processo contínuo
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1
INTRODUÇÃO
A comunicação não pode ser considerada como uma mera
coadjuvante nos processos organizacionais. Pelo contrário! Em
muitos casos ela assume o papel de protagonista no contexto
corporativo, mas infelizmente, se ela não receber a devida
atenção dentro das empresas, essa ferramenta que poderia ser
uma grande aliada dos negócios, acaba atuando como vilã nas
rotinas administrativas.
Vale ressaltar que a comunicação mal aplicada pode causar
impactos negativos não só na receita da empresa, como
também nas relações interpessoais e produtividade da equipe.
De acordo com Peter Drucker, grande guru da gestão de
empresas, 60% dos problemas corporativos são
causados por falhas (ruídos) na comunicação.
Esse número alarmante é reflexo da ineficiência nos processos
comunicativos e também da pouca importância dada a essa
área nas empresas. Nos escritórios de contabilidade, a realidade
não é diferente e as dificuldades relacionadas à comunicação
corporativa são muito recorrentes.
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É importante lembrar que não é porque o foco do negócio está
concentrado no segmento de exatas que os processos
comunicativos devem ser desconsiderados. Um escritório de
contabilidade que sabe lidar com números, mas não sabe se
comunicar, corre sérios riscos de não alcançar êxito nos
resultados corporativos.
Diante da importância da comunicação corporativa e das
necessidades específicas dos escritórios de contabilidade,
decidimos elaborar esse e-book. O material é para você que
trabalha em um escritório de contabilidade e está buscando
novas estratégias e ferramentas para otimizar a comunicação na
empresa e, consequentemente, melhorar o desempenho do seu
negócio. Boa leitura e ótimos negócios!
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Principais problemas
causados pela ineficiência da
comunicaçãonos escritórios
de contabilidade
Se por um lado a boa comunicação propicia um ambiente
agradável de trabalho, aumenta a produtividade dos
colaboradores e melhora os resultados finais da empresa, por
outro lado, a má comunicação pode causar um colapso
organizacional, atrapalhar a performance dos funcionários e
prejudicar o funcionamento do negócio.
A comunicação ineficiente é a maior inimiga das empresas
atuantes na área de contabilidade uma vez que para alcançar as
metas corporativas e a precisão que as atividades contábeis
exigem, é indispensável que os profissionais contem com uma
comunicação interna favorável para o bom desenvolvimento do
trabalho e os clientes com um canal direto para interagir com a
empresa. Dentre os principais problemas causados pela
ineficiência na comunicação empresarial em escritórios de
contabilidade estão:
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PROBLEMAS DE RELACIONAMENTO
Os mal-entendidos apresentam duas claras vertentes: uma
relacional e outra operacional. No aspecto relacional, uma
informação mal colocada e mal compreendida pode causar
constrangimentos e problemas de convívio entre os colegas de
trabalho;
FALHAS NA EXECUÇÃO
O âmbito operacional, um mal-entendido pode refletir
diretamente no resultado do trabalho. Por exemplo, se o
contratante solicita uma análise de risco e o profissional
entende que o cliente pediu uma análise das despesas, por
melhor que seja o material apresentado pelo escritório, ele não
atenderá às expectativas do cliente;
PERDA DE TEMPO
Se o trabalho não for executado da forma certa, ele terá que ser
refeito. Caso isso ocorra, gastará um tempo a mais, e isso é
sinônimo de que o seu escritório está perdendo tempo e
dinheiro que poderiam ser aplicados na realização de outros
projetos. Todo negócio é passível de erros, mas desde que eles
sejam eventuais, e não constantes.
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MÁ REPUTAÇÃO NO MERCADO
Quando a empresa não cumpre prazos, não entende o que foi
pedido e consequentemente não entrega o que foi combinado,
a tendência é que o seu nome no mercado fique comprometido.
Daí a necessidade de dar a devida importância que a
comunicação merece dentro das organizações, afinal, a boa
reputação é o maior bem que uma empresa pode ter. Nem dá
para contabilizar o valor!
DESMOTIVAÇÃO GENERALIZADA
Sejamos francos: se os profissionais lidam com falhas diárias na
comunicação, o ambiente é tumultuado e desorganizado, as
atribuições não são claramente definidas, todo mundo fala ao
mesmo tempo nas reuniões e, de quebra, eles vivem tendo que
refazer serviços, gradualmente e inevitavelmente esses
profissionais perderão a motivação. Em um ambiente
corporativo é indispensável sentir que o resultado do seu
trabalho é positivo, portanto, invista em uma comunicação de
qualidade para ter uma equipe entusiasmada, motivada e
comprometida com os resultados. Pense nisso!
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Como a otimização da
comunicação pode ajudar no
aumento daprodutividade e na
fidelização de clientes?
A otimização da comunicação pode influenciar diretamente no
aumento da produtividade da empresa, isso porque o tempo
também é otimizado quando a eficiência comunicativa está
presente no contexto corporativo.
É importante usar a tecnologia para facilitar e agilizar os
processos empresariais. Nesse sentido, as ferramentas de e-
mail, videoconferência e chat são ainda mais eficazes do que
reuniões e ligações telefônicas, pois economizam minutos
preciosos na condução das atividades.
Com uma equipe interconectada e ligada nos processos, a rotina
de trabalho fica mais dinâmica e prazerosa. As dúvidas são
esclarecidas rapidamente, sem a necessidade de se deslocar até
a sala de um colega ou parar tudo para fazer um telefonema.
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Com o trabalho fluindo com essa naturalidade, os bons
resultados aparecem nos serviços pontuais e prestados com
qualidade. Em consequência disso, o escritório passa a contar
com colaboradores mais entusiasmados e clientes cada vez mais
fidelizados, afinal uma boa gestão da comunicação interna e
externa melhora o tratamento das informações organizacionais,
motiva o grupo de profissionais e melhora a imagem da
empresa mediante o seu público-alvo.
A seguir estruturamos os fluxogramas que demonstram como a
otimização da comunicação pode contribuir para melhorar a
produtividade dos funcionários e a satisfação dos clientes:
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8
PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO DESORGANIZADOS
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PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO DESORGANIZADOS
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9
PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO OTIMIZADOS
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PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO OTIMIZADOS
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Melhores práticas de
comunicação interna
Muitas empresas cometem o grave erro de investir somente na
comunicação externa da empresa, focando em múltiplas mídias
com a finalidade de divulgar o negócio e captar novos clientes.
Esse tipo de ação é realmente eficaz, mas se no ambiente
interno da empresa os processos comunicativos forem falhos,
de nada valerá a ampliação da cartela de clientes. Listamos a
seguir algumas práticas que podem contribuir parauma melhor
comunicação interna. Confira:
APOSTE NOS MULTICANAIS
Não restrinja a comunicação no seu escritório a um único canal.
Existem coisas que a comunicação telefônica ou via e-mail não
dão conta de resolver, por isso invista também nos murais
informativos, circulares, chats e por que não dizer, as conversas
pessoais?
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HUMANIZE A COMUNICAÇÃO
Mesmo quando os diálogos ocorrerem em canais como internet,
intranet ou telefone, procure humanizar a conversa como se ela
estivesse acontecendo normalmente. O ambiente é corporativo,
mas nem por isso ele precisa ser frio e inamistoso.
COMUNIQUE-SE COM SUSTENTABILIDADE
Troque a papelada pelas facilidades tecnológicas. Além de mais
prático, é também mais ecológico ter acesso aos comunicados e
notícias da empresa através de publicações em murais
eletrônicos. As agendas eletrônicas de compromissos coletivos e
individuais também são uma excelente alternativa para
organizar a vida da equipe. A possibilidade de transferir arquivos
em tempo real é outra medida que elimina o desperdício e as
impressões desnecessárias.
USE A LINGUAGEM DE FORMA ADEQUADA
Evite o excesso de formalismos, mas também não extrapole na
informalidade, afinal, estamos falando de comunicação
organizacional. Use uma linguagem direta, objetiva, sem gírias
ou abreviações. É importante que em nenhum momento você
recorra a palavras que não sejam de uso comum. De que
adianta falar difícil e bonito se o outro não vai entender?
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ELABORE E SIGA UMA POLÍTICA DE
COMUNICAÇÃO INTERNA
A comunicação da sua empresa não deve ser praticada de forma
aleatória e desordenada, mas sim, deve seguir um projeto bem
definido e conhecido por todos os membros da equipe.
Estabeleça objetivos, recursos e canais necessários para atingir
uma comunicação eficiente. Além disso, crie estratégias de
implementação e padrões para o uso da comunicação
empresarial.
PRATIQUE O INTERCÂMBIO DE IDEIAS
E INFORMAÇÕES
Uma comunicação de excelência depende não só do emissor da
mensagem, como também do receptor. Não existe comunicação
se uma das partes não recebe ou não entende a mensagem, por
isso é indispensável que haja uma troca constante de
informações no ambiente corporativo. Sempre se preocupe em
saber se o colaborador entendeu a tarefa, se ele tem alguma
dúvida e finalize se colocando à disposição para eventuais
esclarecimentos.
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MANTENHA A CAIXA DE ENTRADA
SEMPRE ATUALIZADA
Os e-mails corporativos são excelentes ferramentas de
comunicação, mas se o usuário não tiver o hábito de ler
diariamente, excluir os spams e organizar as mensagens
importantes em pastas, o e-mail pode acabar atrapalhando a
comunicação da empresa.
PENSE NOS COLABORADORES COMO
CLIENTES INTERNOS
Trate a equipe com o mesmo respeito e cuidado que você trata
os clientes. O bom andamento da empresa depende de
profissionais valorizados e respeitados. Pense nisso!
CRIE UM AMBIENTE ADEQUADO
PARA A COMUNICAÇÃO
Telefones tocando sem parar, murais desorganizados,
anotações espalhadas pela mesa, funcionários gritando o colega
da sala ao lado, ou seja, um caos organizacional! Nesse cenário
as informações circulam, mas não há comunicação eficaz, já que
ninguém consegue absorver e compreender informações
quando o ambiente é cheio de ruídos.
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TORNE A COMUNICAÇÃO ATRATIVA
Quando a comunicação for oral, expresse-se com entusiasmo e
energia, pois isso contagia a equipe. Se a comunicação for
escrita, procure tratar as informações, veicular dados relevantes
e apresentar o material de uma forma interessante, com letras
legíveis, um layout equilibrado e uma boa impressão. Isso faz
toda diferença!
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Melhores práticas de
comunicação com clientes
Uma boa comunicação interna reflete na comunicação externa,
pois quando as informações são trocadas com dinamismo e
precisão dentro da empresa, provavelmente as informações que
chegarão aos clientes serão transmitidas com clareza,
objetividade e segurança. Veja a seguir as melhores práticas de
comunicação direcionadas ao público-alvo:
 Ouça o cliente com atenção
 Anote os pontos mais importantes do diálogo
 Formalize o pedido, contrato ou ordem deserviço
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 Estimule os feedbacks e não tenha medo deperguntar o que o cliente acha
 Mantenha o sigilo das informações. Dadoscontábeis devem ser tratados com muitadiscrição
 Sempre que possível, reforce os acordos verbaisatravés de e-mails e documentos
 Não tente falar mais que o cliente. Isso podetanto irritá-lo como acuá-lo
 Utilize canais de comunicação direta parainteragir com o cliente de forma ágil e segura
Por mais que você seja um bom profissional ou o seu escritório
seja o melhor do mercado, evite o tom arrogante durante a
conversa. Humildade sempre atrai muito mais do que
autoconfiança excessiva.
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Como um fluxo de
informações eficiente pode
ajudar seu escritórioa ganhar
mais clientes e crescer de
forma organizada
Quando uma empresa trabalha de maneira interativa, integrada
e colaborativa, o resultado é o crescimento gradual e
organizado. É por isso que as políticas de comunicação interna e
externa devem priorizar a troca de informações em um
ambiente seguro e favorável para a prática da comunicação
eficiente.
Em outras palavras, todo o serviço bem executado pode
influenciar no crescimento sistemático e organizado do seu
negócio. Sem dúvida alguma, a boa comunicação e o fluxo
eficiente de informações podem melhorar (e muito) a reputação
da empresa, além de gerar novas indicações.
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Por isso, a utilização de canais que facilitam a comunicação
rápida e segura tendem a gerar resultados mais satisfatórios
tanto para o público interno quanto para o público externo do
escritório. Respostas objetivas para problemas pontuais dos
clientes são uma ótima ação não só para fidelizar como também
para evitar um fluxo desnecessário de informações circulando
internamente na empresa.
Toda e qualquer empresa que tem como meta o crescimento
deve investir em uma comunicação corporativa de excelência, a
fim de minimizar os erros e satisfazer os clientes atuais. Clientes
satisfeitos se configuram como a melhor propaganda que o seu
escritório pode ter. Acredite nisso!
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A seguir, listamos alguns benefícios para empresas que investem
em um fluxo de informações mais eficiente:
 Aumento da produtividade dos funcionários
 Redução do desperdício de tempo e retrabalho
$ Economia de recursos econômicos e financeiros
 Agilidade na troca de informações e na tomadade decisões importantes
 Distribuição adequada de tarefas
 Melhora na qualidade dos serviços prestadosaos clientes
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A importância de documentar a
comunicação do seu escritório
Documentar a comunicação do seu escritório é fundamental
para melhorar o desempenho da empresa. Na verdade, manter
o registro das mensagens trocadas entre a equipe ou com
clientes pode salvar a pátria em muitos casos.
Conversas nas salas de reunião, diálogos informais ou
telefonemas picados e cheios de ruídos estão sujeitos a caírem
no esquecimento e isso é supernatural. A própria cultura
popular já dizia que aquilo que não anotamos, fatalmente
esquecemos. Sábia cultura popular!
As informações escritas, de preferência centralizadas em um
único canal, podem ser consultadas a qualquer momento. Isso
acaba auxiliando toda a equipe na realização de suas
atribuições, além de formalizar as instruções e evitar mal-
entendidos.
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Comunicação empresarial:
um processo contínuo
O e-book já está chegando ao fim, mas a otimização na
comunicação empresarial deve ser um processo contínuo. Para
que isso efetivamente aconteça no ambiente corporativo, os
gestores devem procurar as melhores alternativas para
aumentar o nível de interação da equipe, promover um
ambiente propício para a troca de informações, além de
minimizar os desperdícios e as falhas na execução dos trabalhos.
Se você é um dos gestores que buscam uma comunicação mais
integrada e colaborativa, invista nos chats exclusivamente
corporativos para evitar a dispersão, aposte nas agendas
compartilhadas, troque os murais sobrecarregados por murais
eletrônicos, trate as informações antes de processá-las e busque
usar sempre a palavra certa, no momento adequado e no canal
mais indicado para veicular cada informação.
Essas medidas simples podem transformar a comunicação
interna e externa do seu escritório, afinal, a verdadeira
comunicação empresarial consiste na circulação estruturada de
informações, tanto entre departamentos, quanto entre
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funcionários e clientes. Além da informação que circula entre os
envolvidos no processo, é necessário que haja um alinhamento
permanente, a fim de que o grupo caminhe sempre na mesma
direção, acelerando rumo às decisões certas. Só assim, a
empresa acerta mais, erra menos, ganha tempo, dinheiro, além
de garantir clientes e colaboradores cada vez mais satisfeitos.
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Sobre a Moblife
A Moblife é uma empresa atuante no desenvolvimento e
fornecimento de soluções em comunicação corporativa com
foco em tornar equipes mais produtivas e empresas mais
colaborativas. A Moblife criou o [+]Comunicador, uma
ferramenta empresarial que visa otimizar os processos
comunicativos dentro e fora das empresas.
Mais de 19 mil PMEs já testaram e aprovaram o
[+]Comunicador. Diversos escritórios de contabilidade
espalhados pelo Brasil utilizam o [+]Comunicador para troca de
informações entre funcionários e também com clientes.
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Veja o que dizem alguns dos usuários do [+]Comunicador:
O principal benefício do Mais Comunicador é
que ele significa 100% de segurança. Temos controle de
tudo, e os usuários não podem adicionar ninguém sem
autorização dos administradores. Além disso, a parte
de publicações está sendo muito útil para nós, pois
diariamente a usamos para fazer pedidos e elaborar
comunicados à equipe. Outro recurso interessante é a
agenda, que usamos para programar datas e eventos
para todos."
Thiago Meneguzzi
Gerente de TI
Roderjan Serviços Contábeis
Itapema (SC)
“
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O Mais Comunicador veio em um período que
necessitávamos de um comunicador interno que não
tivesse a possibilidade de entrar qualquer pessoa para
comunicação como skype e msn. Tínhamos um fluxo
interno muito grande de telefonemas, principalmente
porque temos unidades filiais em cidades vizinhas. O
uso do Mais Comunicador levou a redução de custo e
de tempo já que, com o uso dele, os colaboradores não
dependem de parar para atender outros colegas, as
informações são passadas pelo comunicador e o
colaborador responde quando pode."
Analdo Amorim
Coordenador de TI
Orteconte Contabilidade
Manhuaçu (MG)
Quer saber mais sobre as funcionalidades do sistema? Veja a seguir:
“
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COMUNICAÇÃO ÁGIL E EFICAZ
Através do [+]Comunicador os usuários podem se comunicar e
interagir com um ou vários contatos da empresa. O
comunicador da Moblife conta com chat de mensagens de
texto, individuais e coletivas e conferência com até 15 usuários.
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COMUNICAÇÃO ÁGIL E EFICAZ
Através do [+]Comunicador os usuários podem se comunicar e
interagir com um ou vários contatos da empresa. O
comunicador da Moblife conta com chat de mensagens de
texto, individuais e coletivas e conferência com até 15 usuários.
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FACILIDADE NA GESTÃO DOS CADASTROS
O cadastro dos usuários pode ser controlado pelos
administradores do sistema. Esses administradores são
responsáveis por autorizar a entrada de novos usuários no
grupo, bem como, definir as permissões especiais para
comunicação com contatos internos e externos, como por
exemplo, fornecedores e clientes.
REGISTRO DE INFORMAÇÕES
Como o uso do [+]Comunicador é restrito ao ambiente
corporativo, os administradores do sistema possuem acesso ao
histórico de conversação, além do registro de transferência de
arquivos.
AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
O [+]Comunicador possui vários recursos para otimizar o tempo
gasto na execução das tarefas e tornar a rotina da equipe ainda
mais produtiva. Algumas dessas ferramentas são o mural
eletrônico, a agenda de compromissos individuais e coletivos e a
transferência de arquivos em tempo real.
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DESENVOLVIMENTO DA INTERAÇÃO E
COLABORAÇÃO
O comunicador da Moblife visa promover a colaboração dentro
da empresa e aumentar a interação entre os usuários. Foi
justamente pensando nisso que a Moblife criou um fórum de
discussão para que a equipe possa discutir ideias, sugerir
mudanças e compartilhar informações e conhecimentos
importantes para a empresa.
SEGURANÇA PARA COMUNICAÇÃO
INTERNA E EXTERNA COM CLIENTES
Os administradores podem autorizar o relacionamento com
outras empresas que também são usuárias do [+]Comunicador.
Os usuários com relacionamentos externos podem utilizar todos
os recursos de comunicação, colaboração e produtividade com
qualquer contato.
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MAIS MOBILIDADE
Com o [+]Comunicador o funcionário não precisa estar dentro
da empresa para esclarecer uma dúvida ou resolver um
problema. O recurso já está disponível para os dispositivos
móveis com Android e iOS.
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Quer saber mais sobre comunicação
corporativa?
Acesse nosso blog: moblife.com.br/blog
Se quiser informações sobre o
[+]Comunicador você pode entrar em
contato diretamente com a nossa equipe:
(32) 3236-3679
contato@moblife.com.br
Estamos te esperando!