Arquivologia 2

Prévia do material em texto

ARQUIVOLOGIA -
GESTÃO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE 
DOCUMENTOS
Prof. Antonio Victor Botão
GESTÃO DE INFORMAÇÃO
• INFORMAÇÃO E DOCUMENTO – termos polissêmicos = vários 
significados de acordo com a área que os utiliza.
• INFORMAÇÃO – permeia toda estrutura social. É o conjunto de 
dados que são organizados e comunicados.
• O Valor da Informação:
• A informação pertence a dois domínios: deve atender às 
necessidades de uma pessoa ou grupo; organização – papel no 
processo decisório;
• DOCUMENTO – qualquer suporte que registre informações. São 
produzidos com finalidades específicas para atender várias 
demandas de informações. Documentos de arquivo - São criados 
uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e 
legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal 
ou institucional. 
• Divisão de documentação por natureza: comercial; científica; 
oficial;
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• Gestão de documentos: é o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente. (Lei nº 8.159/91, Art. 3º).
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• Fases: 
• Produção;
• Utilização;
• Avaliação e Destinação
QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008
QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
– Levantamento de dados;
– Análise dos dados coletados;
– Planejamento;
– Implantação e acompanhamento;
QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• DIAGNÓSTICO
• É a análise dos aspectos relacionados aos arquivos 
da instituição, de forma a identificar, falhas ou 
lacunas existentes: instalações físicas; condições 
ambientais; condições de armazenamento; estado de 
conservação do documento; espaço físico ocupado; 
volume documental; controle de empréstimos; 
recursos humanos; acesso à informação; gênero dos 
documentos; arranjo e classificação dos documentos; 
tipo de acondicionamento;
QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• INDEXAÇÃO
– Acervo;
– Busca de informação;
– Processo pelo qual relacionam-se descritores e palavras-
chave que permitam a recuperação da informação;
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO
– Utilização otimizada dos documentos pelo usuário;
– Precisão;
– Inspeção;
• Classificação – determinação da entrada e das referências = 
interpretação dos documentos OBS: ordenar alfabeticamente, 
numericamente ou alfanumericamente = arranjo nos arquivos 
correntes
• Codificação – símbolos para representar os documentos = facilita 
arquivamento e localização
• Ordenação – agiliza o arquivamento e racionaliza o trabalho
• Guarda de Documentos – arquivamento pp dito
QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• PROTOCOLO
– É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES 
ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, 
DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE 
DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO 
NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, 
AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS 
RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• Rotinas de Recebimento e Classificação
• Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote 
ou Correios em mãos; 
• Separação da correspondência oficial da particular; 
• Distribuição da correspondência particular; 
• Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de 
caráter sigiloso; 
• Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus 
destinatários; 
• Abertura da correspondência ostensiva; 
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do 
assunto, verificando a existência de antecedentes; 
• Requisição dos antecedentes ao arquivo; 
• Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo 
com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista; 
Carimbo do documento no canto superior direito; 
• Elaboração do resumo do assunto tratado no documento; 
• Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e 
movimentação;
QUESTOES DE PROVA – ANA 2006
QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008
GESTÃO DE DOCUMENTOS
• ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE 
DOCUMENTO
– ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS
• Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos 
Documentos onde a documentação por ser de pouco 
uso à administração, aguarda sua destinação – envio
para um arquivo permanente por conta da aquisição de 
valor secundário (recolhimento) ou sua eliminação. 
Tem ocorrência nessa fase, a etapa de Avaliação, 
utilizando uma Tabela de Temporalidade e Destinação.
QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
• TABELA DE TEMPORALIDADE
• Instrumento de destinação
• Criada pela Comissão Permanente de Avaliação (CPA)
• Determina prazos de permanência dos documentos nas fases 
correntes e intermediária e é aplicada na avaliação (fase 
intermediária) e definirá a posterior destinação dos 
documentos, estabelece também critérios para 
microfilmagem e eliminação
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Registro esquemático do ciclo de vida dos documentos do 
órgão
• Permite eliminar documentos ainda na fase corrente
• Elementos constituintes:
– Tipo e/ou assunto
– Período
– Quantificação
– Prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário)
– Destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem 
ou eliminação)
– Campo de observações
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
• 3 – CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE 
ARQUIVO
• CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
– 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
– 020 – PESSOAL
– 030 – MATERIAL
– 040 – PATRIMÔNIO
– 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
– 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
– 070 – COMUNICAÇÕES
– 080 – (vaga)
– 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO 
GERAL
T
E
R
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Eliminação = destruição ou expurgo
– Lista de Eliminação = relação dos documentos a serem 
eliminados em uma única operação. Precisa ser aprovada 
pela autoridade competente.
• Prazos são estabelecidos em função do conteúdo documental 
e não da espécie ou suporte.
• Documentos que esgotaram o prazo de vigência não devem 
ser descartados de imediato
• Formas de eliminação = fragmentação; maceração; alienação
por venda ou doação; incineração (não recomendável)
QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
ARQUIVOLOGIA -
ARQUIVOS PERMANENTES
Prof. Antonio Victor Botão
ARQUIVOS PERMANENTES
• ARQUIVO PERMANENTE
• Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos 
onde a documentação de caráter permanente (valor secundário) é 
tratada. Tem como atividades: arranjo; descrição e publicação; 
conservação e referência;
• ARRANJO: ordenação dos documentos em fundos (conjuntos de 
documentos) – Respect dês Fonds/Provenance/Respeito aos 
Fundos, compreende atividade intelectual – observação do 
documento quanto à forma, conteúdo e função; atividade físicas –
acondicionamento e localização;
• DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: elaboração de instrumentos de 
pesquisa para identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via 
sumária ou pela analítica, facilitando o acesso aos documentos e a 
divulgação do acervo.
• CONSERVAÇÃO: medidas de proteção aos documentos e ao local 
de seu acondicionamento, visando impedir sua deterioração.
• REFERÊNCIA: estabelecer políticas de acesso aos documentos.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
• GUIA
• o mais genérico, informa a totalidade dos fundos existentes 
do arquivo, finalidade de informar sobre a histórico, a 
natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de 
cadafundo integrante do acervo da instituição. Tem 
endereço, telefone, horário de funcionamento, condução para 
o local, regulamento de consulta, recursos oferecidos, 
requisitos exigidos do pesquisador.
• INVENTÁRIO
• sumário, onde as unidades de arquivamento de um fundo ou 
uma de suas divisões são identificadas e descritas 
sucintamente, reflete o arranjo, sua finalidade é descrever a 
composição do fundo, possui introdução; analítico, onde as 
unidades de arquivamento são descritas 
pormenorizadamente, proporcionando ao usuário o 
conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, 
através da descrição minuciosa de seu conteúdo.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
• CATÁLOGO
• critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, 
inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais 
fundos, descritos de forma pormenorizada, sua finalidade é 
agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, 
produzidos na mesma época, digam respeito a mesma 
pessoa, etc.
• REPERTÓRIO
• trata-se de um catálogo seletivo, descreve 
pormenorizadamente documentos previamente selecionados, 
os documentos têm valor específico sobre determinados 
assuntos, intenção de ressaltar documentos individuais.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
• ÍNDICE
• instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, 
pormenorizada, remete o leitor ao contexto onde se acha 
inserido o termo indexado, pode ser parte da obra ou 
independente.
• TABELA DE EQUIVALÊNCIA
• instrumento de pesquisa auxiliar, dá a equivalência de antigas 
notações, remetendo ao termo atual que tenha sido 
empregado em virtude de alterações no sistema de arranjo.
DICAS COMPLEMENTARES
• FUNDO ABERTO – RECEBE NOVOS DOCUMENTOS;
• FUNDO FECHADO – NÃO RECEBE, A INSTITUIÇÃO NÃO SE 
ENCONTRA MAIS EM ATIVIDADE;
• DOCUMENTOS DESAPARECIDOS DE UM CONJUNTO, QUANDO 
REAPARECEM, PODEM REASSUMIR SEU LUGAR SE FICAR 
CLARA A SUA ORIGEM;
QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008
GABARITOS