Resumo livro de Robins

Prévia do material em texto

A comunicação é um processo que envolve a troca de informações entre dois ou mais interlocutores por meio de signos e regras semióticas mutuamente entendíveis. É um processo social primário, que permite criar e interpretar mensagens que provocam uma resposta.
A comunicação deficiente é a principal causa de conflitos interpessoais dentro da organização, e uma das mais importantes forças inibidoras do bom desempenho é a falta de uma comunicação eficaz. Por isso, a boa capacidade de comunicação é essencial para o sucesso.
O processo da comunicação é mais do que apenas transmitir um significado, este significado também precisa ser compreendido. Nenhuma ideia é útil se não for transmitida e compreendida pelos outros.
A comunicação tem quatro funções básicas dentro de um grupo ou de uma organização, são elas:
Controle: age diretamente no comportamento das pessoas. São as hierarquias e orientações formais que devem ser seguidas pelos funcionários.
Motivação: é facilitada a motivação aos funcionários, devido ao esclarecimento sobre o que deve ser feito e reforço do comportamento desejado
Expressão emocional: é fornecida para muitos funcionários em seu grupo de trabalho, onde é sua fonte primária de interação social.
Informações: esta é a função se relaciona com um papel de facilitadora de tomada de decisões, transmitindo os dados para que se identifiquem e avaliem alternativas. Para que se inicie o processo de comunicação, ela necessita de um propósito, e uma mensagem a ser transmitida entre um emissor e um receptor. Se dá início com o emissor, que codifica a mensagem, e depois a transmite por um meio (que é o canal pelo qual a mensagem viaja) até o receptor, que a traduz. As principais partes do processo são: o emissor, a codificação, a mensagem, o canal, a decodificação, o receptor, o ruído e o feedback.
Os canais podem ser formais e informais. Os formais são aqueles estabelecidos pela própria organização, que transmitem mensagens relacionadas ao trabalho, já os informais são espontâneos, surgem de escolhas individuais.
A comunicação pode fluir em dois sentidos, vertical e horizontal, o vertical por sua vez, pode ser ascendente ou descendente. A comunicação descendente flui dos níveis mais altos para os mais baixos da organização, ela é usada para atribuir tarefas, dar instruções, e também fornecer feedback do desempenho dos funcionários. A comunicação descendente, como o nome diz, é o oposto da ascendente, ela se dirige aos níveis mais altos, e é usada para fornecer feedback sobre as metas, e relatar problemas na empresa. A comunicação vertical, ou lateral, é entre membros do mesmo nível, esta economiza tempo e facilita a coordenação.
A comunicação interpessoal pode ser oral, escrita ou não verbal. A oral é o principal meio de comunicação, as vantagens são a rapidez e o feedback. Já a escrita, tem a vantagem de ser tangível e verificável, ela costuma ser mais bem elaborada, mais lógica e clara. A comunicação não verbal é qualquer movimento corporal, expressões faciais e até a distância física, estes têm significados dentro de cada situação, pode demonstrar interesse, descrédito, um pedido de socorro e várias outras coisas.
Na comunicação organizacional temos as redes formais em pequenos grupos, que são três, a primeira é a tipo cadeia, que é encontrada em organizações com os três níveis hierárquicos rígidos, a segunda é tipo roda, que depende do líder para
conduzir tudo, todos se reportam a ele, a última é tipo todos os canais, e ela permite que todos se comuniquem ativamente uns com os outros.
Além das redes formais, também está presente na comunicação organizacional a rede de rumores, que é uma rede informal, não é controlada pela direção da empresa, os funcionários a veem como confiável e ela é muito usada para servir interesses pessoais, ela costuma se manter enquanto os desejos e expectativas estiverem gerando incertezas. Para reduzir os impactos negativos dos rumores é importante fornecer informações, explicar as decisões, abrir mão de atingir o mensageiro e manter os canais de comunicação abertos.
Existem também os canais de comunicação eletrônica, que são: email, mensagens de texto, software de networking, blogs, e videoconferências.
O email é um correio eletrônico que usa a internet para transmitir documentos gerados no computador, eles são escritos, editados e armazenados rapidamente. Porém possui algumas desvantagens, como a má interpretação da mensagem (que ocorre quando a mensagem não é escrita de forma clara), a comunicação de mensagens negativas (este não é o melhor meio de transmitir esse tipo de coisa, podem ocorrer transtornos), a demanda de tempo no uso do email (se passa tanto tempo respondendo tantos emails que se tem uma falsa sensação de estar sendo produtivo quando se poderia fazer muito mais), emoções no email (como não é possível sentir a emoção nas mensagens, podem ocorrer problemas interpessoais por falta de entendimento), e os problemas com privacidade (o conteúdo das mensagens nem sempre são confidenciais e podem vir a público)
As mensagens de texto acontecem em tempo real, de maneira rápida e barata, porém não vão substituir o email. Suas desvantagens são que ela é considerada intrusiva, desviam a atenção e dificulta a concentração do funcionário.
Softwares para networking são as famosas redes sociais, que permitem que os usuários criem listas de contatos e façam diversas coisas, desde o envio de mensagens até hospedagem de salas de bate-papo para os contatos.
Blogs permitem que se escrevam anotações sobre notícias, eventos e assuntos pessoais. O Twitter surgiu como uma variação dos blogs e permite que os usuários escrevam microposts sobre qualquer coisa. Suas desvantagens são que se acredita que suas páginas estão fora do alcance de seus empregadores e fazem comentários prejudiciais a imagem da empresa, assim, terminam se prejudicando também.
Videoconferências permitem que os funcionários façam reuniões com pessoas em lugares diferentes, com câmeras embutidas nos computadores pessoais, é possível que as pessoas participem de reuniões sem sair de sua mesa, diminuindo bastante os custos.
A escolha do canal de comunicação depende da mensagem, se é rotineira ou não. Alguns canais são valiosos por sua capacidade de lidar com diferentes sinais ao mesmo tempo, facilitar um rápido feedback e ser extremamente pessoais, outros canais são pobres por serem fracos nesses fatores. As mensagens rotineiras não apresentam muita ambiguidade e por isso os canais pobres podem transmiti-las com eficiência. Já as mensagens não rotineiras podem levar a um erro de entendimento, e por isso os gestores devem comunicá-las através de canais ricos.
Existem diversas barreiras para a comunicação eficaz, são elas: a filtragem, a percepção seletiva, a sobrecarga de informação, as emoções, o idioma, o silêncio o medo da comunicação, as diferenças de gênero e a comunicação “politicamente
correta”.
A filtragem é a manipulação para que o receptor veja a mensagem de forma mais favorável. A percepção seletiva é quando não se vê a realidade, mas se interpreta o que vê e chama de realidade, mesmo que não seja. A sobrecarga de informação é quando se tem tanta informação que termina não percebendo dados importantes no meio delas. As emoções interferem no momento que tende a deixar de lado a racionalidade e interpreta a situação de acordo com o que está sentindo na hora. O idioma se torna uma barreira não só quando se fala em línguas diferentes, mas também no momento em que as palavras significam coisas diferentes para pessoas diferentes, como as gírias por exemplo. O silêncio significa que os gestores não possuem informações sobre os problemas que estão ocorrendo na empresa. O medo da comunicação ocorre com cerca de 20 por cento da população, é quando as pessoas sofrem uma tensão ou ansiedade sem motivo aparente no momento que precisam de comunicar. Diferenças de gênero também é uma barreira pois os homens usam a comunicação para reafirmar seu status enquanto as mulheres usam parabuscar uma maior proximidade. E a comunicação “politicamente correta” ocorre quando se preocupa tanto em não ser ofensiva, que troca as palavras e por isso o significado fica perdido.
Existem algumas barreiras relacionadas a comunicação intercultural, a primeira é a semântica, as palavras significam coisas diferentes em línguas diferentes, e algumas até não podem ser traduzidas. A segunda é a conotação, que ocorre quando a palavra significa a mesma coisa porém é usada para situações distintas. Também existem as barreiras causadas pela entonação, onde a linguagem pode ser ou deixar de ser formal/informal, ou a entonação depende do contexto. E por último, existem barreiras causadas pelas diferenças no nível de tolerância ao conflito e métodos para resolvê-los, que ocorrem no momento que pessoas mais individualistas se sentem mais à vontade com conflitos diretos, e pessoas mais coletivistas admitem os conflitos de maneira implícita.
No contexto cultural a comunicação pode se diferir de acordo com o grau de influência do contexto sobre o significado percebido da comunicação. Nas culturas de alto contexto as pessoas utilizam muito os indícios não verbais e o status da pessoa tem grande peso, já nas culturas de baixo contexto, ocorre o contrário, a linguagem corporal e o status social são secundários.