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Vilhena 2015 MACIEL OLIVEIRA MAGALHÃES SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO ADMINISTRAÇÃO PESQUISA SOBRE: ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA, ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E GESTÃO DE NEGÓCIOS Vilhena 2015 PESQUISA SOBRE: ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA, ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E GESTÃO DE NEGÓCIOS Trabalho de aproveitamento no Curso de Bacharel em Administração, apresentado à Universidade Norte do Paraná - UNOPAR, como requisito parcial para a obtenção de média bimestral na disciplina de Atividades Interdisciplinares. Orientadores: Profª Emília Yoko Okayama Profª Mônica Maria Silva Profº Luis Cláudio Perini Profº Henry T. Nonaka Profª Grace Kelly Equipe de professores do 8º semestre. MACIEL OLIVEIRA MAGALHÃES SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ................................................................................................. 3 2 ADIMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ................................... 4 2.1 DESAFIO 1 – SISTEMAS DE INFORMAÇÕES ............................................... 5 3 ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA.................................................................. 9 3.1 DESAFIO 2 – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL ................................................ 10 4 GESTÃO DE NEGÓCIOS .............................................................................. 12 4.1 DESAFIO 3 – GESTÃO DE NEGÓCIOS ........................................................ 12 5 CONCLUSÃO ................................................................................................. 14 REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 15 3 1 INTRODUÇÃO Neste semestre, o objeto é buscar através de uma pesquisa bibliográfica sobre os assuntos tratados nas disciplinas de Administração Estratégica, Administração de Sistemas de Informação e Gestão de Negócios, baseado em um estudo de caso que visa aproximar o acadêmico da prática empresarial, a fim de trazer solução aos desafios propostos, para que através das relevantes abordagens realizadas em sala, utilize-se de importantes conceitos, tais como: Administração Estratégica, Etapas da Administração Estratégica, Análise do Ambiente Organizacional, Diretriz Organizacional, Formulação das Estratégias, Implantação das Estratégias, Controle Estratégico, Os fundamentos e princípios do processo decisório, da Simulação, A importância da Simulação na tomada de decisão, Conceito e origens dos Jogos e da Teoria dos Jogos, A Estratégia dentro da Teoria dos Jogos, A importância da Teoria dos Jogos na economia e nas organizações, trouxe a compreensão da Excelência em Gestão através da história e do atual modelo de gestão, mostrou a importância do Prêmio Nacional da Qualidade – PNQ, Demonstrou os fundamentos e os critérios de excelência que levam as organizações a alcançarem a Excelência em gestão, Intervenção organizacional, analisando as Ferramentas, Métodos e Técnica; definindo as prioridades no Plano de Ação, mostrando o conceito do 5W2H e também do Balanced Scorecard; Verificar os Sistemas de Informação, Tipos de Sistemas de Informação, Sistemas Empresarias, Tipos de Sistemas Empresariais, considerando o Comércio Eletrônico. Assuntos estes, que foram expostos durante as aulas, com muita amplitude e dinâmica, possibilitando o aprendizado e aperfeiçoamento dos acadêmicos. Reconheço o esforço de cada professor (a) em ensinar e parabenizo cada um pelo “Dia do Professor (15/10)” desejando sucesso e realizações. Veremos a seguir as soluções para os desafios propostos, bem como seus conceitos e definições, trazendo para a realidade empresarial. 4 2 ADIMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Para entender melhor a administração de sistemas de informação, é importante conhecer a sua terminologia, as características da área e os seus principais conceitos. Nos dias atuais, a grande maioria das pessoas envolvidas com a área ressalta sobre a importância da mesma para os administradores e empreendedores, principalmente, tendo em vista que a maior parte das empresas necessita de sistemas para prosperar. Para algumas companhias que atuam com comércio exterior, por exemplo, a utilização dos sistemas de informação é imprescindível, e até obrigatório em alguns casos, tal como ocorre com o sistema do SISCOMEX, que é de vital importância para diversas empresas desse ramo. Veja a figura abaixo, e entenda o conceito de Sistemas de Informação. Para Laudon, um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados que trabalham juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle e o processo decisório em empresas e outras organizações. Os sistemas de informação também contêm informações sobre as pessoas, os lugares e coisas de interesses diversos para a empresa. Eles transformam a informação em uma forma utilizável para que a alta administração possa tomar decisões, analisar e visualizar assuntos complexos. No geral, os sistemas fazem isso através de um ciclo de três atividades básicas: entrada, processamento e saída. 5 2.1 DESAFIO 1 – SISTEMAS DE INFORMAÇÕES Neste desafio ressalto que a informação é tudo na administração de uma organização. Mas para uma boa informação e necessário existir um conjunto de características para que esse fundamental instrumento de trabalho realmente atenda as necessidades dos gestores, como agilidade e confiabilidade. Entender como os Sistemas de Informação funcional são fundamentais para uma empresa colocar em prática aquilo que realmente precisa de um sistema. O conceito utilizado para Sistemas de Informação é a expressão utilizada para descrever um sistema automatizado ou manual, que envolve pessoas, máquinas, e métodos para organizar, coletar, processar e distribuir dados para os usuários do sistema envolvido. Um Sistema de Informação poder ser usado então para prover informação, qualquer que seja o uso feito dessa informação. Este Sistema é considerado como os processos administrativos que envolvem processos menores que interagem entre si. Ele é dividido em subsistemas que podem ser: produção/serviço, venda, distribuição, materiais, financeiro, recursos humanos e outros, dependendo do tipo de empresa. O departamento de informática da empresa cruza esses subsistemas, o que leva a uma abordagem sistemática integrativa, envolvendo questões de planejamento estratégico da empresa. Dentro deste sistema existem pelo menos dois desafios: A Integração, pois os Sistemas diferentes servem a uma variedade de funções, mas a conexão de diferentes níveis organizacionais pode ser difícil e dispendiosa; e Ampliação do escopo da filosofia de administração, que nos Grandes investimentos em sistemas e o longo tempo de desenvolvimento exigem que sejam orientados por objetivos comuns. Vale ressaltar que para as empresas os sistemas de informação surgiram antes mesmo da informática. Antes dos computadores, as organizações se baseavam basicamente em técnicas de arquivamento e recuperação de informação. Existia a figura do “arquivador”,a pessoa responsável em organizar os dados, registra-los, catalogá-los e recupera-los quando necessário. Isso faz com que ele seja essência para as empresas. Observam-se as Vantagens do Sistema de Informação, pois ele possui várias partes que trabalham juntas visando um objetivo comum. Esse objetivo é o fluxo mais confiável e menos burocrático das informações. As principais vantagens são: acesso rápido a informações; integridade e veracidade da 6 informação; garantia de segurança de acesso à informação. Acesso à informação de boa qualidade são essenciais para uma boa tomada de decisão, as quais trazem confiança e credibilidade para as empresas. Um sistema de informação é formado por três componentes: as pessoas que participam da informação da empresa; as estruturas da organização (circuitos de informação, documentos) e as tecnologias de informação e de comunicação. Isso tudo leva a um grande volume de dados e informações que gera uma complexidade de processamento. As principais vantagens são: suporte à tomada de decisão; valor agregado ao produto; aumento da qualidade do produto; oportunidade de negócios; carga de trabalho manual reduzida e principalmente o controle das operações. No tangente a organização e a aplicação dentro dela, leva-se em conta a definição: Que dentro de um Sistema de Informação empresarial, há diversos aspectos que devem ser observados como, por exemplo: a criação da informação (coleta); a comunicação da informação (transmissão); tratamento da informação (interpretação); memorização da informação (arquivamento). É muito importante que a empresa controle política e logisticamente sua informação. Politicamente para definir que informações serão utilizadas e logisticamente para definir como obter as informações, o que facilita a padronização dos serviços. Existem três tipos de Sistemas de Informação que trabalham integrados: Sistema de Informação Operacional (tratam das transações rotineiras da organização, encontradas em todas as empresas automatizadas); Sistema de Informação Gerencial (agrupam e sintetizam os dados das operações da organização para facilitar a tomada de decisão pelos administradores); Sistema de Informação Estratégico (integram e sintetizam dados de fontes internas e externas, utilizando ferramentas de análise e comparação complexas, simulação e outras facilidades para a tomada de decisão da cúpula estratégica da organização). Os sistemas empresariais mais usados nas organizações são: SCM (Supply Chains Management) - Sistema de gerenciamento de cadeias de suprimentos (SCM). É uma ferramenta que, usando a Tecnologia da Informação (TI), possibilita à empresa gerenciar a cadeia de suprimentos com maior eficácia e eficiência, permitindo às empresas alcançarem melhores padrões de competitividade; ERP (Enterprise Resource Planning) - Sistemas integrados de 7 gestão ou ERP que suportam cadeias de suprimento. Usualmente se dividem em módulos que se comunicam e atualizam uma mesma base de dados central. As informações alimentadas em um módulo são instantaneamente disponibilizadas para os demais que delas dependam. São sistemas de informação integrados adquiridos na forma de pacotes de software comercial com a finalidade de oferecer suporte à maioria das operações de uma empresa. O uso do software de ERP e de SCM não é necessariamente uma decisão de “um ou outro”, mas sim de serem usados em conjunto, um complementando o outro; CRM (Customer Relationship Management) - Sistemas de relacionamento com clientes (CRM) que fornece atendimento ao cliente. É um esforço em nível empresarial para conquistar e manter clientes, normalmente apoiado na TI. É um método que reconhece que os clientes são a base da empresa e que o seu sucesso depende de gerenciar corretamente a relações entre eles. O CRM é uma estratégia de negócio para selecionar e gerenciar clientes a fim de otimizar o valor a longo prazo, exigindo uma filosofia de negocio focado no cliente. CRM se refere ao estabelecimento de relações com clientes de forma individual (identificação) e a utilização de informações específicas dos clientes para tratar clientes diferentes diferentemente (diferenciação). O relacionamento que existe entre o cliente e a empresa (interação) torna-se mutuamente benéfico, à medida que os clientes fornecem informação em troca de produtos e/ou serviços personalizados as suas necessidades (personalização). ; PRM (Partner Relationship Management) - Sistemas de relacionamento com parceiros (PRM) que é elaborado para dar atenção aos parceiros comerciais. PRM conecta a empresa com seus parceiros comerciais (fornecedores, clientes, prestadores de serviços, etc...) via WEB, distribuindo e gerenciando informações com segurança. Hoje é muito 8 comum em empresas de e-commerce, onde as mesmas efetuam as vendas e através das cadeias de fornecimentos, detectam seus parceiros comerciais mais próximo ao cliente, para efetuar e entrega do produto adquirido de posteriormente envia a empresa solicitante o comprovante de entrega que por sua vez através deste documento efetua o pagamento ao parceiro comercial); BI (Business Intelligence) - Conjunto de ferramentas e aplicativos que possibilitam as organizações tomar decisões melhores e mais dinâmicas. Permitem cruzar dados, visualizar informações em vários cenários e analisar os indicadores de desempenho empresarial. As principais ferramentas de BI são: Data warehouse, Ferramentas OLAP, Data Mining, Ferramentas de modelagem analítica e previsões, Integram dados existentes nos sistemas de SCM, ERP e CRM. BSC (Balance ScoreCard) - “Traduz a missão e estratégia organizacional em um conjunto detalhado de medidas de desempenho, constituindo a estrutura de um sistema de gerenciamento estratégico” (CORTEZ, 2008). Oferece aos administradores instrumentos para gerenciar as empresas, medindo o desempenho com base em indicadores financeiros e não financeiros. Abrangem medidas de avaliação de clientes, processos internos a serem priorizados, investimentos em recursos humanos e em tecnologias. Por meio do planejamento dos Sistemas de Informação, que é uma atividade que define o futuro desejado para os sistemas da organização, o modo que deverão ser suportados pelas tecnologias. Os principais objetivos de se fazer um planejamento são: buscar maior eficiência interna, criando uma base de informações necessárias para o bom funcionamento operacional e gerencial; administração das informações do ambiente externo; planejamento dos recursos de tecnologia da informação parra suportar o Sistema de Informação envolvendo qualidade de hardware e software; utilização da informação perante os concorrentes. 9 3 ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA Administração Estratégica é definida como um processo contínuo e interativo que visa manter uma organização como um conjunto apropriadamente integrado a seu ambiente (CERTO, PETER, 2005, p. 03). Podemos dizer que a administração estratégica se trata de um conjunto de diretrizes, opções e valores que os participantes da alta administração determinam para a empresa conseguir ter um desenvolvimento de longo prazo. As estratégias corporativas servem para que a organização possa se antever aos problemas que podem ocorrer no meio do caminho, visando também diminuir os riscos de insucesso da mesma. Normalmente, esses pontos da administração estratégica são encontrados na missão e visão de cada empresa. Como tipos de estratégia, nós podemos citar a redução de custos, ou a internacionalização, por exemplo. Em resumo, para uma empresa ser "estratégica"basta se preparar para enfrentar e vencer os desafios, assim como enxergar as ameaças e oportunidades que ainda não existem. A figura abaixo representa as etapas da Administração Estratégica. 10 3.1 DESAFIO 2 – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL O Planejamento Estratégico, que se tornou o foco de atenção da alta administração das empresas, volta-se para as medidas positivas que uma empresa poderá tomar para enfrentar ameaças e aproveitar as oportunidades encontradas em seu ambiente. Empresas de todos os tipos estão chegando à conclusão de que essa atenção sistemática à estratégia é uma atividade muito proveitosa. As razões dessa atenção crescente à estratégia empresarial são muitas, algumas mais evidentes que outras. Dentre as causas mais importantes do crescimento recente do Planejamento Estratégico, pode-se citar que os ambientes de praticamente todas as empresas mudam com surpreendente rapidez. Essas mudanças ocorrem nos ambientes econômico, social, tecnológico e político. A empresa somente poderá crescer e progredir se conseguir ajustar-se à conjuntura, e o Planejamento Estratégico é uma técnica comprovada para que tais ajustes sejam feitos com inteligência. Trata-se de um instrumento mais flexível que o conhecido Planejamento a Longo Prazo. Um elemento-chave da estratégia é a seleção de apenas algumas características e medidas a serem consideradas tomadas. É um instrumento que força, ou pelo menos estimula, os administradores a pensar em termos do que é importante ou relativamente importante, e também a se concentrar sobre assuntos de relevância. O mais importante na utilização do Planejamento Estratégico é o seu estreito vínculo com a administração estratégica nas organizações. Não se pode tratar isoladamente o planejamento estratégico sem entrar no processo estratégico, contribuindo assim de forma mais eficaz com a gestão dos administradores na obtenção dos seus resultados. Considerando as etapas da Administração Estratégica, temos: Etapa 1 - Execução de uma análise do ambiente O processo de administração estratégica tem início com a análise do ambiente, isto é, com o processo de monitorar o ambiente organizacional para identificar os riscos e as oportunidades presentes e futuras. Nesse contexto, o ambiente organizacional encerra todos os fatores, tanto internos como externos à organização, que podem influenciar o progresso obtido através da realização de objetivos da organização. Os administradores devem compreender o propósito da análise do ambiente, reconhecer os vários níveis existentes no ambiente 11 organizacional e entender as recomendações das normas para realizar uma análise do ambiente. Etapa 2 - Estabelecimento de uma diretriz organizacional A segunda etapa do processo de administração estratégica é o estabelecimento da a diretriz organizacional ou determinação da meta da organização. Há dois indicadores principais de direção para os quais uma organização é levada: a missão e os objetivos organizacionais. A missão organizacional é a finalidade de uma organização ou a razão de sua existência. Os objetivos são as metas das organizações. Há outros dois indicadores de direção que, atualmente, as empresas estabelecem: a visão, que é o que as empresas aspiram a ser ou se tornar, e os valores, que expressam a filosofia que norteia a empresa e a que a diferencia das outras. Etapa 3 - Formulação de uma estratégia organizacional A terceira etapa do processo é a formulação da estratégia. Esta é definida como um curso de ação com vistas a garantir que a organização alcance seus objetivos. Formular estratégias é projetar e selecionar estratégias que levem à realização dos objetivos organizacionais. O enfoque central está em como lidar satisfatoriamente com a concorrência. Assim que o ambiente tenha sido analisado e a diretriz organizacional estipulada, a administração é capaz de traçar cursos alternativos de ação em um esforço conhecido para assegurar o sucesso da organização. Etapa 4 - Implementação da estratégia organizacional Nesta quarta etapa colocam-se em ação as estratégias desenvolvidas logicamente que emergiram de etapas anteriores ao processo de administração estratégica. Sem a implementação efetiva da estratégia, as organizações são incapazes de obter os benefícios da realização de uma análise organizacional, do estabelecimento de uma diretriz organizacional e da formulação da estratégia organizacional. Etapa 5 - Controle estratégico O controle estratégico é um tipo especial de controle organizacional que se concentra na monitoração e avaliação do processo de administração estratégica no sentido de melhorá-lo e assegurar um funcionamento adequado. 12 4 GESTÃO DE NEGÓCIOS A Gestão de Negócios resume-se em Excelência em gestão. Os Fundamentos da Excelência expressam conceitos reconhecidos internacionalmente e que se traduzem em práticas encontradas em organizações líderes de Classe Mundial. (FNQ, 2014). O Modelo de Excelência da Gestão (MEG) é um modelo de referência e aprendizado que serve para todo tipo e porte de empresa. O Modelo de Excelência da Gestão (MEG) está alicerçado sobre um conjunto de conceitos fundamentais e estruturado em critérios e requisitos, que expressam a compreensão sobre a Excelência em Gestão. Os Fundamentos da Excelência expressam os conceitos reconhecidos internacionalmente e que se traduzem em práticas ou fatores de desempenho encontrados em organizações líderes de classe mundial, que buscam constantemente se aperfeiçoar e se adaptar à mudança. Principais características: Modelo sistêmico, ele aplica o conceito de aprendizado e melhoria contínua. MEG prima por uma liderança comprometida com a excelência de seus produtos e serviços, que é o ponto chave do desenvolvimento de qualquer organização. Fundação Nacional da Qualidade = referência sobre excelência em gestão. Atualmente trouxe Transformação: através dos estudos, da pesquisa, do intercâmbio e irradiação dos conhecimentos gerados. Utiliza-se de Critérios de Excelência da FNQ: modelo sistêmico de gestão de Classe Mundial: autoavaliação. 4.1 DESAFIO 3 – GESTÃO DE NEGÓCIOS Neste desafio analisar quais são os benefícios que a utilização dos critérios de excelência em gestão pode trazer para a organização. Considerando que a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) dissemina o Modelo de Excelência da Gestão® (MEG), que tem como base os fundamentos e critérios de excelência. Com a adoção do Modelo, as empresas passam a ter uma visão sistêmica da sua gestão, por meio da análise e implementação constante de oito critérios (Liderança, Estratégias e Planos, Clientes, Sociedade, Informações e Conhecimento, Pessoas, Processos e Resultados). Para trazer esses conceitos à realidade das MPEs, a instituição promove, periodicamente, a atualização e adaptação de tais critérios para auxiliar organizações de todos os setores a percorrer esse caminho. 13 Mais do que apresentar conceitos de alinhamento e estruturação dos componentes da gestão, o uso do Modelo possibilita às MPEs o exercício da autoavaliação e a implantação de um programa de busca pela excelência, o que aumenta a competitividade da empresa, melhora o clima organizacional, eleva o desempenho financeiro e, principalmente, estabelece uma sistemática eficiente de gestão dos seus clientes. Além disso, as MPEs alinhadas aos critérios e fundamentos de excelência tornam-se mais bem preparadas para superar os desafios e se adaptar às mudanças complexas que afetam o mundo corporativo. Com a realização do diagnóstico da gestão e a implantação de práticas focadas na melhoria do negócio, a empresa se torna mais bem preparadapara alcançar suas metas e aumentar sua competitividade, produtividade e visibilidade no mercado em que atua. O processo contínuo de avaliações, enfim, direciona a organização na jornada rumo à excelência, abrindo espaço para que seja reconhecida por adotar um sistema de gestão alinhado aos princípios do Modelo de Excelência da Gestão (MEG). Uma das maneiras da organização avaliar o grau de maturidade da sua gestão é por meio do Prêmio Nacional da Qualidade® (PNQ), em que a empresa se submete a uma análise aprofundada, a começar pela produção de seu Relatório de Gestão, baseado nos critérios do MEG. Nessa primeira etapa, a candidata faz uma espécie de autoavaliação, ao descrever suas práticas em todas as áreas e processos, o que instiga e conduz a reflexões precisas, tendo em vista seus principais focos e resultados. Essa prática motiva os colaboradores a observarem a organização de forma mais abrangente e sistêmica, permite que todos foquem os mesmos objetivos, além de internalizar a cultura do aprendizado e engajar os colaboradores na causa da excelência. Além da autoavaliação, a empresa que se candidata ao PNQ também passa por uma análise rigorosa feita por examinadores voluntários capacitados pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ). Ao final do processo, as organizações recebem um material valioso e rico em informações: o Relatório de Avaliação, com os pontos fortes e as oportunidades de melhoria da gestão, que podem servir de referência no caminho da excelência. 14 5 CONCLUSÃO Finalmente, pode-se afirmar que dentro dos conceitos administrativos e teóricos de Administração de Sistemas de Informação, da Administração Estratégica, bem como da gestão de negócios, existem dimensões de elevado nível de aproveitamento, uma vez que através dos modelos de excelência de gestão pode ser difundida em um grande crescimento empresarial, controlando os diversos documentos ou assuntos referentes ao desempenho da organização, lembrando que por uma visão plena do trabalho desenvolvido pelos empregados ou mesmo os administradores, tem sempre a finalidade expandir o fluxo no mercado. Por certo de ter alcançado o objetivo proposto. 15 REFERÊNCIAS Administração de Sistemas de Informação. Disponível em: <http://www.portal- administracao.com/2014/01/administracao-de-sistemas-da-informacao.html> Acesso em: 29 out. 2015. ALDAY, Hernan E. Contreras. O Planejamento Estratégico dentro do Conceito de Administração Estratégica. Disponível em: < http://www.fae.edu/publicacoes/pdf/revista_da_fae/fae_v3_n2/o_planejamento_estrat egico.pdf > Acesso em: 30 set. 2015. COSTA, Carlos Eduardo. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - Sistemas de Gestão Empresarial. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/producao- academica/sistemas-de-informacao-sistemas-de-gestao-empresarial/358/> Acesso em: 27 set. 2015. MARTINS, Jairo. Superintendente-geral da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ). Excelência da gestão: o desafio das MPEs. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/informe-se/artigos-e-entrevistas/artigos/excelencia-da-gestao- o-desafio-das-mpes> Acesso em: 03 out. 2015. O processo de avaliação do PNQ e a melhoria da gestão das empresas. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/informe-se/artigos-e-entrevistas/artigos/o- processo-de-avaliacao-do-pnq-e-a-melhoria-da-gestao-das-empresas> Acesso em: 05 out. 2015. SALES, Rafaela. Administração Estratégica Conceito e etapas. Disponível em: <http://www.portal-administracao.com/2014/07/administracao-estrategica-conceito- etapas.html> Acesso em: 01 out. 2015. Slides – Gestão de Negócios. Slides – Administração Estratégica. Slides – Administração de Sistemas de Informação.
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