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ARQUIVOLOGIA 
METODOS DE ARQUIVAMENTO
Prof. Antonio Victor Botão
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 2 GRANDES SISTEMAS DE ACESSO
– DIRETO – que vai direto ao documento
– INDIRETO - que necessita consulta por algum método de 
pesquisa (fichário, tabela ou índice).
• Elementos a se considerar nos documentos: NOME, LOCAL, 
DATA, ASSUNTO.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• BÁSICOS
• Alfabético
• É o mais simples, rápido, sistema direto.
• Vantagens: rápido, direto, fácil e barato.
• Desvantagens: erros de arquivamento, cansaço visual e 
variedade de grafia dos nomes.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 1) Nomes próprios comuns considera-se o último sobrenome 
seguido de vírgula após o pré-nome (penúltimo sobrenome 
em letra maiúscula ou não)
• Ex: Luis Antonio Souza – SOUZA, Luis Antonio – 2º
Carmen Ribeiro – RIBEIRO, Carmen – 1º
• OBS: quando houver sobrenomes iguais, prevalecerá a ordem 
dos pré-nomes.
• Ex: Arnaldo Gomes – GOMES, Arnaldo – 1º
Pedro Gomes – GOMES, Pedro – 2º
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, 
ou ligados por um hífen, não se separam. 
• Ex: Oswlado Monte Negro – MONTE NEGRO, Oswaldo
• Heitor Villa-Lobos – VILLA-LOBOS, Heitor
• 3) Sobrenomes formados com as palavras SANTO, SANTA e 
SÃO, não se separam.
• Ex: Clarisse Santo Cristo – SANTO CRISTO, Clarisse
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 4) As iniciais derivadas dos pré-nomes precedem à 
classificação de sobrenomes iguais.
• Ex: C. SANTORO – SANTORO, C. – 1º
Claudia Santoro – SANTORO, Claudia. 2º
• 5) Os artigos e preposições como: a, o, os , as, e, de, da, do, d’, 
não são considerados parte integrante do sobrenome.
• Ex: Lucia d’Aguiar – AGUIAR, Lucia d’
Jonas de Lucas – LUCAS, Jonas de
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 6) As partículas de sobrenomes estrangeiros, podem ou não ser 
consideradas, o mais comum é considera-las parte integrante quando em 
maiúscula.
• Ex: Pepino di Capri – CAPRI, Pepino di
Margareth O’Brien – O’BRIEN, Margareth
• 7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, 
JUNIOR, NETO, SOBRINHO, são considerados parte integrante do último 
sobrenome, mas não são considerados na ordem alfabética.
• Ex: Manuel da Silva Junior – SILVA JUNIOR, Manuel da
Mauro Gonçalves Filho – GONÇALVES FILHO, Mauro
• OBS: o grau de parentesco só poderá ser considerado na ordenação 
alfabética quando servir de elemento de distinção
• Ex: Jose Vieira Filho – VIEIRA FILHO, Jose – 1º
Jose Vieira Neto – VIEIRA NETO, Jose – 2º
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 8) Os títulos não são considerados, são colocados após 
o nome completo entre parênteses.
• Ex: Dr. Fernando Figueira – FIGUEIRA, Fernando (Dr)
General Nelson Teixiera – TEIXEIRA, Nelson 
(General)
• 9) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo 
sobrenome que corresponde à família do pai.
• Ex: Jose Oviedo Y Baños – OVIEDO Y BAÑOS, Jose
Francisco de Peña de Mello – PEÑA DE MELLO, 
Francisco de
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 10) Os nomes orientais não se alteram.
• Ex: Farah Diva
Ho Tai Che
• 11) As firmas, empresas, instituições e órgãos 
governamentais, não se alteram. Quando são precedidas de 
artigos ou preposições são colocados no final entre 
parênteses.
• Ex: O Planeta Diário – PLANETA DIÁRIO (O)
Companhia Vale Do Rio Doce – COMPANHIA VALE DO RIO 
DOCE
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 12) Congressos, Seminários, Conferências, não se alteram, a 
não ser por um pequeno detalhe, os números que os 
compõem aparecem no final entre parênteses. Seguidos dos 
nomes dos lugares em que acontecem e as datas.
• Ex: II Congresso Brasileiro de Arquivologia em São Paulo 1973. 
CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (II) SÃO PAULO, 
1973
Quinta Reunião sobre Meio Ambiente, 1980 no Rio Grande do 
Sul.
REUNIAO SOBRE MEIO AMBIENTE (QUINTA), RIO GRANDE DO 
SUL, 1980
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Geográfico
• O sistema é direto e é utilizado quando o elemento a se 
considerar é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
• As capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por 
estado, independentemente da ordem alfabética em 
relação às demais cidades, que deverão estar dispostas 
após as capitais.
• Neste caso, há necessidade de se utilizar guias divisórias 
com notações dos nomes dos estados.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• EX:
• ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
• AMAZONAS MANAUS (CAPITAL) SOBREIRA, LUIZA
• AMAZONAS ITACOTIARA SANTOS, ANTONIO J.
• RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO (CAP.) RODRIGUES, ISA
• RIO DE JANEIRO CAMPOS ALMEIDA, JOSE DE
• SÃO PAULO SÃO PAULO (CAPITAL) CORREA, GILSON
• SÃO PAULO LORENA SILVA, ALBERTO
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
• CAMPOS RIO DE JANEIRO SOBREIRA, LUIZA
• ITACOATIARA AMAZONAS SANTOS, ANTONIO J.
• LORENA SÃO PAULO RODRIGUES, ISA
• MANAUS (CAP.) AMAZONAS ALMEIDA, JOSE DE
• RIO DE JANEIRO (CAP.) RIO DE JANEIRO CORREA, GILSON
• SÃO PAULO (CAP.) SÃO PAULO SILVA, ALBERTO
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Nesse caso não há necessidade do emprego de divisórias 
correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em 
ordem alfabética pelas cidades. É imprescindível porém que as 
pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, pois há 
cidades com o mesmo nome em estados diferentes.
• Ex: BRASILIA (DISTRITO FEDERAL) – Silva, Jackson
BRASILIA (MINAS GERAIS) – Leite, Edson
ITABAIANA (PARAIBA) – Santos, Therezinha
ITABAIANA (SERGIPE) – Souza, Lourdes da Costa e
• Vantagens: direto e de fácil manuseio
• Desvantagens: exige duas classificações, local e nome do 
correspondente
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Numéricos
• São métodos indiretos, pois há que se consultar índices 
alfabéticos para fornecer o numero sob o qual o documento 
ou a pasta foram arquivados.
• A numeração obedece à ordem seqüencial, recaindo a escolha 
sobre os seguintes métodos: SIMPLES, CRONOLÓGICO, 
DÍGITO-TERMINAL.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 1) Simples
• Atribuição de um número a cada cliente ou 
correspondente, pessoa física ou jurídica, obedecendo à 
ordem de entrada, sem qualquer preocupação com a 
ordem alfabética, já que o método exige índice alfabético 
remissivo.
• OBS: correspondentes eventuais terão sua 
documentação numa pasta chamada miscelânea, que 
deverá conter de 10 a 20 documentos, constituindo uma 
série a parte, podendo sua numeração corresponde a 
critérios distintos.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 2) Cronológico
• Método adotado em quase todas as repartições publicas, alem da ordem 
numérica, observa-se a data.
• Numera-se o documento e não a pasta, devendo ser preparados índices 
auxiliares para facilitar a recuperação do documento.
• Quando se anula um registro, só se aproveita o número quando for na 
mesma data.
• É o único método que dispensa pastas miscelâneas por causa de sua 
rigorosa ordem numérica.
• Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e por ser 
mais fácil lidar com números do que com letras.
• Desvantagens: método indireto, obrigando a duplicidade de pesquisa.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• 3) Dígito-terminal
• Surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no 
arquivamento de grande volume de documentos cuja principal 
identificação é o número (INAMPS, INPS, companhias de seguros, 
hospitais e bancos).
• Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura 
apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, 
dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para 
a esquerda, formando pares.
• Ex: decompondo o número 829.319,temos: 82-93-19. o grupo 19 é 
primário (numero da gaveta), o 93 secundário (numero da pasta) e o 82 
terciário (numero do documento). O arquivamento é feito levando-se em 
consideração em primeiro lugar o grupo primário e assim por diante.
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• NUMERICO SIMPLES DIGITO TERMINAL
56.212 21-87-03
86.212 05-62-12
94.217 08-62-12
218.703 09-42-17
672.789 97-26-89
972.689 67-27-89
• Vantagens: redução de erros de arquivamento; rapidez na localização e 
arquivamento; expansão equilibrada do arquivo em três grandes grupos; 
distribuição eqüitativa do trabalho entre os arquivistas.
• Desvantagens: leitura não convencional dos números; disposição dos 
documentos de acordo com o sistema utilizado de leitura.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Assuntos ou Ideográficos
• Aconselhado para grandes massas documentais e variedade de 
assuntos.
• Não existe esquemas de classificação de assuntos como na 
Biblioteconomia como o CDD – Classificação Decimal de Dewey 
e CDU – Classificação Decimal Universal.
• Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas 
peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação, onde 
os assuntos devem ser agrupados em títulos principais e 
subdivididos em títulos específicos, parindo-se sempre dos 
termos gerais para os particulares.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Alfabéticos
• Dicionário
• Método alfabético simples, obedecendo à seqüência de letras.
• Ex: CURSO DE DOUTORADO
• CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO
• CURSO DE FORMAÇÃO
• CURSO DE MESTRADO
• CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO
• EXPOSIÇÕES DE PUBLICAÇÕES
• IMPRESSÃO DE LIVROS
• IMPRESSÃO DE PERIÓDICOS
• PESQUISAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO
• PESQUISAS SOBRE CIENCIAS POLITICAS
• PESQUISAS SOBRE CUSTO DE VIDA
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Enciclopédico
• Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.
• Ex: CURSOS
• Especialização
• Ciëncia da Informação
• Pós-graduação
• Doutorado
•
• PESQUISAS
• Administração
• Ciência Política
• Economia
• Custo de vida
• Desenvolvimento econômico
• Psicologia
• Aplicada à educação
• Aplicada ao trabalho
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Numéricos
• É indispensável a elaboração de um índice remissivo.
• Duplex
• A documentação é dividida em classes partindo-se do geral para a espécie e desta para a minúcia.
• Ex: 1. Pesquisas
2. Cursos
3. Publicações
•
• 0 Administração Geral
• 1 Pesquisas
• 1-1 Administração
• 1-1-1 Empresa Privada
• 1-1-2 Empresa Publica
• 1-2 Ciência Política
• 1-3 Desenvolvimento econômico
• 1-3-1 Custo de vida
• 1-3-1-1 Rio de Janeiro
• 1-3-1-2 São Paulo
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Decimal
• Baseado no sistema de Melvil Dewey e é hoje universalmente 
conhecido, utilizando uma tabela de 1000 assuntos e um 
índice que permite sua rápida localização.
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Ex: 
• CLASSES SUBDIVISÃO DA CLASSE 6
• 0 OBRAS GERAIS 600 CIENCIAS APLICADAS
• 1 FILOSOFIA 610 MEDICINA
• 2 RELIGIAO 620 ENGENHARIA
• 3 CIENCIAS SOCIAI S 630 AGRICULTURA
• 4 FILOLOGIA 640 CIENCIAS E ARTES DOMESTIC
• 5 CIENCIAS PURAS 650 SERVIÇOS GERENCIAIS
• 6 CIENCIAS APLICADAS 660 INDUSTRIAS QUIMICAS
• 7 BELAS ARTES 670 MANUFATURAS
• 8 LITERATURA 680 MANUFATURA-MISCELANEA
• 9 HISTORIA E GEOGRAFIA 690 CONTRUÇÃO
•
• SUBDIVISÃO SUBCLASSE 610 OUTRA SUBDIVISÃO
• 610 MEDICINA 616 CLINICA MEDICA
• 611 ANATOMIA 616.1 CARDIOLOGIA
• 612 FISIOLOGIA HUMANA 616.2 SISTEMA RESPIRATÓRIO
• 613 HIGIENE PESSOAL 616.3 SISTEMA DIGESTIVO
• 614 SAUDE PUBLICA 616.4 SISTEMA ENDOCRINO
• 615 TERAPEUTICA 616.5 DERMATOLOGIA
• 616 CLINICA MEDICA 616.6 UROLOGIA
• 617 CIRURGIA 616.7 SISTEMA MUSCULAR
• 618 GINECOLOGIA 616.8 NEUROLOGIA
• 619 PEDIATRIA 616.9 DIVERSAS DOENÇAS
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• A TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A ARQUIVOS
• 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
• 100 PESQUISAS
• 110 PSICOLOGIA
• 111 APLICADA AO TRABALHO
• 112 APLICADA A EDUCAÇÃO
•
• 140 ECONOMIA
• 141 DESENVOLVIMENTO ECONOMICO
• 142 CUSTO DE VIDA
• 142.1 RIO DE JANEIRO
• 142.2 SÃO PAULO
• 142.2.1 CAPITAL
• 142.2.2 INTERIOR
• 142.2.2.1 CAÇAPAVA
• 142.2.2.2 SÃO JOSE DOS CAMPOS
• 142.2.2.3 LORENA
• 142.2.2.3.1 AREA URBANA
• 142.2.2.3.2 AREA RURAL
Vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam retidos em grupos; os números classificadores formam 
verdadeiras nomenclaturas fáceis de reter na memória; expansão il imitada para subdivisões dos assuntos.
Desvantagens: l imitação de 10 números para classificação; necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição 
bem como preparo e muita atenção do arquivista.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• UNITERMO (INDEXAÇÃO COORDENADA)
– Sua base é a analogia
• Fichas em ordem alfabética
• 10 colunas em casa ficha (0 a 9)
• Atribui assuntos (descritores/palavras-chave) de um 
único termo
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 44 16 77 19
30 54 36 97
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
11 32 43 75 68
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ARQUIVOLOGIA
CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• PADRONIZADOS
• O método mais conhecido é o VARIADEX, o automático e o soundex não têm aplicação nos arquivos 
brasileiros, o rôneo e mnemônico são obsoletos.
• O Variadex utiliza a variante alfabética introduzindo as cores como elementos auxiliares
• Ex: A-B-C-D-LARANJA
• E-F-G-H-AMARELO
• I-J-K-L-M-N-VERDE
• O-P-Q-AZUL
• R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-VIOLETA
• PEDRO CATUZI – CATUZI, PEDRO – LARANJA
• MARIO FELIX – FELIX, MARIO – AMARELO
• FLAT E CIA – FLAT E CIA – VERDE
• RUI BONALDO – BONALDO, RUI – AZUL
• GINO PRATI – PRATI, GINO – VIOLETA
• As cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda letra do 
nome de entrada e não da inicial.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• ALFANUMÉRICO
• Não é considerado método básico nem padronizado, sua 
aplicação independe de equipamentos e acessórios especiais.
• Este método trabalha com uma tabela construída com 
divisões do alfabeto, previamente planejadas a critério do 
profissional e numeradas em ordem crescente.
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EXERCÍCIOS - MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Prof. Antonio Victor Botão
QUESTÃO 1
QUESTÕES 2 E 3 QUESTÕES 4 E 5
QUESTÕES 6 E 7 QUESTÕES 8 E 9
7
QUESTÃO 10 QUESTÕES 11 E 12
QUESTÕES 13 E 14 QUESTÕES 15 E 16
QUESTÕES 17, 18 e 19 QUESTÕES 20 E 21
8
QUESTÕES 22, 23 E 24 QUESTÕES 25, 26 E 27
QUESTÕES 28 E 29 QUESTÕES 30 E 31
QUESTÕES 32 E 33 QUESTÕES 34 E 35
9
QUESTÕES 36, 37 E 38 QUESTÕES 39, 40 E 41
QUESTÕES 42 E 43
GABARITO
1 A
2 B
3 B
4 D
5 C
6 A
7 E
8 A
9 B
10 D
11 A
12 B
13 A
14 C
15 B
16 E
17 A
18 E 
19 D
20 B
21 A
22 C
23 C E C C E
24 B
25 D
26 E
27 B
28 B
29 A
30 C
31 D
32 A
33 D
34 D
35 B
36 E
37 C
38 B
39D
40 A
41 D
42 E
43 D