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Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 1 PROCESSO DECISÓRIO CURSO: ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS SÉRIE: 6° e 7° SEMESTRE TURNO: DIURNO E NOTURNO CARGA HORÁRIA SEMANAL: 4 h/a SEMANAIS Bibliografia Base Sobral, Filipe, Peci, Alketa – Administração Teoria e Prática no Contexto Brasileiro Pearson Prentice Hall, 2008 Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 2 1. FUNDAMENTOS DA TOMADA DE DECISÃO A tomada de decisão é parte essencial do trabalho de um administrador. A qualidade das decisões tem efeito significativo nas organizações. Em alguns casos, as decisões assumem uma importância estratégica para o futuro da organização e de seus trabalhadores. As decisões erradas são mais visíveis. Aspectos presentes na tomada de decisão em administração: dificuldade em prever o futuro e dificuldade em reverter uma decisão errada. Em virtude da importância do processo decisório para os administradores, são desenvolvidas técnicas e ferramentas para auxiliar e melhorar a qualidade de suas decisões e a evitar erros no julgamento gerencial. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 3 1.1 O CONCEITO DE DECISÃO E SUA IMPORTÂNCIA PARA A ADMINISTRAÇÃO DECISÃO = escolha entre alternativas e possibilidades. Tem por objetivo resolver um problema ou aproveitar uma oportunidade. A complexidade está na incerteza de suas conseqüências e impactos. O conceito de tomada de decisão foi introduzido no campo da administração por Chester Barnard, em seu livro As funções do executivo, desde então ela passou a ser encarada como a essência do trabalho de um administrador. ADMINISTRADOR = TOMADOR DE DECISÕES Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 4 DECISÕES E ÁREAS FUNCIONAIS FINANÇAS QUAIS OS OBJETIVOS FINANCEIROS? QUE INVESTIMENTOS PRIORIZAR? COMO DEVEMOS FINANCIAR AS ATIVIDADES DA ORGANIZAÇÃO? QUAL É A POLÍTICA DE DISTRIBUIÇÃO DE DIVIDENDOS? RECURSOS HUMANOS QUE POLÍTICA SALARIAL UTILIZAR? DEVEMOS TER UM PROCESSO DE RECRUTAMENTO INTERNO OU EXTERNO? QUAL É O ESTILO DE LIDERANÇA MAIS EFICAZ? QUE AÇÕES DE TREINAMENTO SÃO NECESSÁRIAS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE? MARKETING QUE TIPO DE CAMPANHA PUBLICITÁRIA É MAIS ADEQUADA? QUE TIPO DE INCENTIVO DEVEMOS USAR COM OS VENDEDORES? QUAL A ESTRATÉGIA DE DISTRIBUIÇÃO MAIS ADEQUADA AOS OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO? PRODUÇÃO QUE FORNECEDORES DEVEMOS UTILIZAR? QUAL VOLUME DE PRODUÇÃO DEVEMOS PLANEJAR PARA O PRÓXIMO MÊS? COMO PODEMOS ORGANIZAR O LAYOUT DE PRODUÇÃO PARA OTIMIZAR OS PROCESSOS? Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 5 1.2 O AMBIENTE DA TOMADA DE DECISÃO Uma decisão implica a escolha de uma alternativa em detrimento de outras. Devemos avaliar as alternativas bem como estimar suas conseqüências e impactos na organização. Os administradores devem calcular e gerir os riscos e as probabilidades que acompanham suas decisões. CERTEZA: situação na qual toda a informação necessária para a tomada de decisão se encontra disponível. RISCO: situação na qual não é possível prever com certeza quais são os resultados associados a cada alternativa, mas há informação suficiente para estimar uma probabilidade de que determinado evento venha a acontecer. INCERTEZA: situação na qual a informação sobre as alternativas e suas conseqüências é incompleta. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 6 1.3 TIPOS DE DECISÕES Sabemos que o tipo e a qualidade de decisões tomadas nas organizações afetam todo o seu contexto, podendo influenciar estratégias organizacionais, políticas ou até mesmo uma determinada parcela da sociedade onde elas estejam inseridas. Por essa razão, ao longo do tempo, os gestores vem se apoiando em diversos fatores para que a tomada de decisão seja o mais assertiva possível e o tomador de decisão possa estar mais seguro diante de possíveis e prováveis problemas surgidos. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 7 1.3 TIPOS DE DECISÕES Dois tipos de situações enfrentadas pelos tomadores de decisões gerenciais podem ser classificadas como: as programadas (estruturadas) e as não programadas (não estruturadas). Considerando-se os quatro níveis organizacionais como a alta gerência ou cúpula, a gerência de nível médio, os supervisores e os funcionários operacionais, então, em qual desses níveis as decisões devem ser tomadas? Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 8 1.3 TIPOS DE DECISÕES Podemos considerar como decisões programadas quando percebemos os problemas como bem compreendidos, altamente estruturados, rotineiros e repetitivos e que pode- se utilizar, para solução dos mesmos, procedimentos e regras sistemáticos. Estas decisões são sempre semelhantes. Como exemplo, podemos citar a retirada de livros de uma biblioteca ou o processamento de um pedido de pagamento de um fornecedor. Estes são exemplos de decisões programadas, pois são repetitivas e rotineiras. As decisões programadas, devem ser tomadas por níveis inferiores da administração, ou seja, os funcionários operacionais tomam decisões relativas ao trabalho para determinar como ele deve ser feito. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 9 1.3 TIPOS DE DECISÕES Quando nos referimos a decisões não programadas dizemos àqueles problemas que não são bem compreendidos, são “pobres” de estruturação, tendem a ser singulares e não se prestam aos procedimentos sistêmicos ou rotineiros. As decisões não programadas, ou seja, decisões não muito freqüentes ou únicas devem ser tomadas pela alta administração. Uma maneira clássica para desenvolver habilidades para a tomada de decisões é o estudo de caso, que é o relato de um problema de determinada organização e como ele foi resolvido. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 10 1.3 TIPOS DE DECISÕES A chave para entender essas decisões como sendo não programadas é lembrar que acontecem raramente, ou seja, existem poucos precedentes para a tomada de decisões. As decisões não programadas serão solucionadas a partir da habilidade dos gerentes em tomar decisões, já que não existe uma solução rotineira. Como exemplo, podemos citar os gerentes, principalmente nos níveis mais altos da organização, que necessitam muitas vezes tomar decisões não programadas durante o curso de definição de metas e estratégias de uma empresa e em suas atividades diárias. Estes, muitas vezes utilizam- se de sua própria experiência na solução deste tipo de problema, procurando princípios e soluções que possam ser aplicados à situação atual, mas sempre levando em consideração que as metodologias de solução de problemas passados podem não ser aplicáveis no problema em questão. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 11 1.3 TIPOS DE DECISÕES Pelo fato de as decisões não programadas serem tão importantes para as empresas e tão comuns para a gerência, a eficácia de um gerente muitas vezes será julgada de acordo com a qualidade de sua tomada de decisão. Por isso, analisar corretamente as alternativas é uma tarefa fundamental a ao tomador de decisão,levando sempre em consideração seus desdobramentos para a organização. Podemos chamar de incerteza, aquela situação que, muitas vezes, se configura por não existirem informações suficientes e claras para os tomadores de decisão. Isto certamente inviabiliza a clareza das alternativas ou até mesmo os seus riscos inerentes, fazendo com que este tipo de decisão se torne mais difícil para ser operacionalizada. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 12 1.4 CARACTERÍSTICAS DA INFORMAÇÃO Características da informação relevante (Bio, 1996, p. 121, Stair, 1998, p. 5) Para ser valiosa a informação deve ser: precisa – não ter erros; algumas vezes a informação imprecisa é gerada pela entrada de dados incorretos no processo de transformação; completa – conter todos os fatos importantes; econômica – ser de produção relativamente econômica; os tomadores de decisões devem sempre fazer um balanço do valor da informação com o custo de sua produção; flexível – pode ser usada para diversas finalidades; confiável – a confiabilidade da informação depende da confiabilidade do método de coleta dos dados, quer dizer, a confiabilidade depende da fonte da informação; relevante – a informação deve ser importante para o tomador de decisão; em tempo – a informação deve ser obtida em tempo hábil; verificável – pode ser chegada para saber se está correta, talvez checando várias fontes da mesma informação. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 13 1.4 CARACTERÍSTICAS DA INFORMAÇÃO Três passos são fundamentais para a valorização da informação: conhecer, selecionar e usar as informações. A seleção mal elaborada pode causar danos incalculáveis quando do uso dessas informações. De outra forma, quando é sabido realmente qual é o problema e tendo disponíveis um número de informações de qualidade e em quantidade adequadas, as alternativas possíveis de serem examinadas, serão certamente mais precisas, proporcionando ao tomador de decisão chances maiores de sucesso de acertar na escolha ou nas escolhas da alternativa mais eficaz. Mas para que a situação acima seja possível, ou seja, saber qual é o problema e ter as informações em mãos, é necessário ao administrador conhecer profundamente o mercado, seus concorrentes e também as capacidades da organização, o que normalmente acontece em empresas bem estruturadas e administradas, grupo este composto, especialmente, pelas organizações de grande porte. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 14 1.4 CARACTERÍSTICAS DA INFORMAÇÃO Decidindo com rapidez e diminuindo a incerteza, o decisor terá mais tempo para planejar ações futuras que possam dar à sua empresa uma vantagem competitiva em relação às concorrentes. Para que a decisão seja rápida e com menos incerteza, a informação precisa estar disponível no momento certo e de forma segura, para que seja uma ferramenta que auxilie na compreensão das situações ocorridas e em andamento, bem como possibilite o planejamento e o controle de ações futuras. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 15 1.5 CONDIÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO Uma decisão pode ser tomada nas seguintes condições, segundo Gomes, Gomes e Almeida (2002): decisão em condições de certeza – ocorre quando a decisão é feita com pleno conhecimento de todos os estados da natureza do processo decisório. Existe a certeza do que irá ocorrer durante o período em que a decisão é tomada. É possível atribuir probabilidade 100% a um estado específico da natureza da decisão. A probabilidade estatística e pragmática do processo decisório, pode indicar que a posição de 0% será a completa incerteza e a posição de 100%, ou 1, indica a certeza da tomada de decisão; Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 16 1.5 CONDIÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO decisão em condições de risco – ocorre quando não são conhecidas as probabilidades associadas a cada um dos estados da natureza do processo decisório. O número total de estados da natureza é pouco conhecido. Ao contrário do item anterior, que dispunha de quase 100% de certeza no resultado final, aqui essa certeza irá variar entre 0% e 100%; Sob condições de risco, o tomador de decisão utiliza a experiência pessoal ou informações secundárias para calcular a probabilidade de alternativas ou resultados. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 17 1.5 CONDIÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO decisão em condições de incerteza ou em condições de ignorância – ocorre quando não se obteve informações e dados sobre o estados da natureza do processo decisório, ou mesmo em relação a parcela desses estados. Para fazer isso, devem recorrer à intuição e à criatividade. decisão em condições de competição ou em condições de conflito – ocorre quando estratégia e estados da natureza do processo decisório são determinados pela ação de competidores. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 18 1.5 CONDIÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO Um gerente pode tomar uma decisão, certo de que não haverá nenhum resultado não previsto. Nesse sentido, conforme abordado anteriormente, as decisões tomadas sob condições de certeza são decisões programadas. Um exemplo é a relação entre a linha de montagem de aparelhos de televisão e o nível de estoque. Não há incerteza - quanto mais alto o nível de fabricação, mais baixo o nível de produtos em processo. Já que todos os resultados são conhecidos antes da tomada de decisão, muitos gerentes preferem tomar decisões sob condições de certeza. Mas isso é possível somente nas situações mais simples e rotineiras da empresa. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 19 1.5 CONDIÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO Em situações mais complexas, onde não são conhecidos todos os possíveis resultados, a administração normalmente enfrenta um grau de risco bem maior para a tomada de decisão que precisa ser efetuada (MONTANA; CHARNOV, 1999). Risco é a condição na qual os resultados de qualquer decisão ou curso de ação não são totalmente conhecidos, mas provavelmente estarão dentro de uma amplitude conhecida, ou seja, este risco deve ser um risco calculado. O risco é descrito em termos de probabilidade, isto é, a probabilidade de um resultado específico é uma fração entre 0 e 1. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 20 1.5 CONDIÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO Por exemplo: Se a probabilidade do resultado específico for 1, ele é completamente conhecido; se a probabilidade for 0, é completamente desconhecido. Já que sob condições de risco a probabilidade não é nem completamente conhecida e também não é desconhecida. A descrevemos como uma fração entre os dois extremos. Se a probabilidade de um jogador fazer gol for de 0,2 (dois décimos), isso significa que ele fará 20 gols em cada 100 chutes a gol. A probabilidade de fazer o gol é então de 20/100, ou uma em cada cinco bolas chutadas a gol, e poderá ser convertida para o índice de 20% dos chutes. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 21 1.5 CONDIÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO Essas são maneiras de se expressar o risco envolvido no evento ou na natureza da decisão. De acordo com Montana e Charnov (1999), um exemplo de tomada de decisão sob condições de risco seria introduzir um modelo redesenhado de automóvel no mercado. Pode haver uma probabilidade de vendas de 0,20 de 20 mil carros noprimeiro ano, uma probabilidade de 0,50 de 30 mil em vendas no primeiro ano, e uma probabilidade de 0,30 de 25 mil no primeiro ano. Poderemos estimar este risco através de dados de vendas passadas que existam falando sobre como foi o projeto do ano anterior desse carro, ou seja, existe uma base para estimar a probabilidade de sucesso para o projeto novo. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 22 1.5 CONDIÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO Segundo Montana e Charnov (1999), a inabilidade de se prever um resultado ou designar uma probabilidade pode decorrer dos seguintes fatores: variáveis demais na situação; poucas variáveis na situação, mas falta de conhecimento suficiente sobre elas; Ou variáveis demais e falta de conhecimento sobre elas. Designar probabilidade se torna impossível sob essas condições. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 23 1.5 CONDIÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO Conforme Maximiano (2000), a outra forma de classificar as decisões refere-se ao grau de participação de pessoas. Certas decisões são individuais, outras são por grupos ou por meio de consultas a grupos. É importante lembrar que o processo de tomada de decisão passou por duas fases características de evolução. Inicialmente dominava uma visão tradicional, onde as decisões estavam centralizadas num único decisor. A tomada de decisão não era exercida como uma ação global. Numa segunda fase, a decisão começou a ser realizada em etapas, envolvendo diversos aspectos de cunho qualitativo. Atualmente, torna-se cada vez mais uma ação descentralizada e coletiva, destacando-se, no contexto mundial, a importância de decisões tomadas em grupo. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 24 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Os níveis ou tipos da informação e de decisão organizacional obedecem à hierarquia padrão existente na maioria das organizações. Também é chamada pirâmide organizacional, onde os níveis são conhecidos como estratégico, tático ou gerencial e operacional. Nível Tático Nível Operacional Nível Estratégico Decisões Estratégicas Decisões Táticas Decisões Operacionais Planejamento Estratégico Planejamento Tático Planejamento Operacional Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 25 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Decisões Estratégicas relacionam-se com objetivos de longo prazo, com maneiras e ações que afetam toda a empresa. Decisões Táticas relacionam-se com objetivos de mais curto prazo e com maneiras e ações que, geralmente afetam somente parte da empresa. Decisões Operacionais relacionam-se com as rotinas operacionais da empresa e afetam somente as unidades setoriais. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 26 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização O Planejamento Estratégico se refere: Às decisões e ações que os dirigentes da empresa (Presidente, diretores e ou executivos) tomam para o desenvolvimento e direcionamento da empresa, sempre antevendo o futuro, estando relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável; O planejamento serve, antes de mais nada, para nortear decisões. Exemplo de decisões tomadas em nível estratégico: Novo produto; Ampliação da empresa; Novas estratégias de marketing; Ampliação do mix de produtos; Exportação; Parcerias empresariais; Atuação no comércio eletrônico (WWW); Redução do tamanho da empresa; Mudança no nome; Fusão com outra organização; Outras. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 27 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Ao Planejamento Tático cabe: Acatar as decisões do planejamento estratégico; Planejar e controlar as decisões administrativas e operacionais, procurando obter sempre a eficiência ( ou seja, fazer bem aquilo que nos dispusemos a fazer); Exemplos de decisões a serem tomadas em nível Tático: Planos de produção: quais métodos e tecnologias serão utilizadas para as pessoas em seu trabalho, qual arranjo físico do trabalho e equipamentos como suportes para as atividades e tarefas; Planos financeiros: envolvendo captação e aplicação do dinheiro necessário para suportaras várias operações da organização; Planos de marketing: Quais os requisitos para vender e distribuir bens e serviços no mercado e atender bem o cliente; Planos de recursos humanos: envolve o recrutamento, seleção e treinamento das pessoas nas várias atividades dentro da organização. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 28 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Quando nos referimos à Planejamento Operacional estamos nos referindo à decisões rotineiras, que englobam: Os recursos necessários para seu desenvolvimento e implantação; Os procedimentos a serem adotados; Os produtos ou resultados finais esperados; Os prazos estabelecidos; Os responsáveis pela sua execução e implantação. A decisão que é tomada em cada nível requer diferentes tipos de informação. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 29 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização No nível estratégico, as decisões ocorrem na cúpula dirigente da organização e os efeitos gerados por estas decisões são duradouros e de difíceis reversão. São decisões feitas no planejamento estratégico das organizações, que é um planejamento em longo prazo. Estas decisões estabelecem o rumo a ser seguido pela organização de maneira a otimizar sua relação com o ambiente. Podemos citar como exemplo, a construção de uma nova fábrica. Uma nova linha de produção, novos mercados a serem explorados, novo portifólio de produtos, etc. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 30 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização As decisões tomadas pelos Gerentes do nível estratégico necessitam de informações internas e externas que forneçam material necessário para análise que auxilie nas decisões que serão tomadas de longo prazo. Como competência básica, a alta gerência que é o nível hierárquico que toma decisões de nível estratégico, necessita traduzir as INCERTEZAS de um mercado altamente dinâmico e globalizado para uma visão estratégica de forma que a organização aumente seu nível de competitividade no mercado. Nesse caso, o nível da informação necessária para tomada de decisão é macro, englobando toda a organização, ou seja, relacionando-se de maneira sistêmica com meio ambiente seja interno ou externo. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 31 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização As Decisões de Nível Tático ou gerencial ocorrem nos escalões intermediários , de gerência média, gerando ações que terão efeitos de menor prazo, e que trarão um impacto menor no funcionamento estratégico da organização. O nível tático, representado pela média gerência, traduz as estratégias em planos e projetos a serem realizados pelo níveloperacional. Podemos dizer que o nível tático de decisão é responsável por arrumar ou providenciar os meios que a empresa dispõe para executar os planos estratégicos da empresa, de maneira geral consiste em utilizar e alocar da melhor maneira possível os recursos disponíveis da organização para alcançar os objetivos estratégicos previamente fixados. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 32 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização O nível da informação requerida no nível tático é em grupos (agrupada ou sintetizada), visualizando e agrupando determinadas informações de uma unidade departamental, de um negócio ou atividade da organização. Quando nos referimos ao nível operacional de decisão, são decisões que estão ligadas ao controle e às atividades operacionais da organização. Essas decisões visam alcançar padrões de funcionamento estabelecidos previamente, com controles do detalhe ou do planejamento operacional. Criam condições para que a realização de trabalhos diários da organização seja feita de maneira adequada. O nível da informação requerido é detalhado (informação analítica, singular), mostrando pormenores específicos de um dado, de uma tarefa ou atividade da organização. O nível operacional executa os projetos e, não está acostumado e a lidar com INCERTEZAS. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 33 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Portanto, as Decisões de nível operacional são aquelas em que se possibilita colocar em ação os meios e recursos dos quais a empresa dispõe para assegurar de maneira efetiva a execução dos planos tático e estratégicos previamente elaborados. É importante salientar que os três níveis hierárquicos de decisão apresentados anteriormente, devam atuar de maneira integrada. É a estratégia que orienta e determina as demais decisões. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 34 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização As decisões estratégicas lidam, antes de mais nada, com o ambiente, ou seja. Com a incerteza. Já as decisões tática e operacional lidam, antes de mais nada, com os objetivos determinados pela estratégia, bem como com os recursos da organização, isto é, com elementos conhecidos e previsíveis. O planejamento é a instrumentalização para que os três níveis de decisão possam ser implementados e integrados. Como vimos, cada nível hierárquico da organização tem uma competência básica essencial sendo que, a partir dos escalões superiores, o nível de incerteza deve se reduzir drasticamente a medida que caminha do nível estratégico até chegar ao nível operacional. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 35 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização O que se expressa verticalmente nos níveis hierárquicos de uma organização é a autoridade, que é o direito de decidir e de dirigir pessoas e recursos na execução das tarefas.(...)A distribuição da autoridade ao longo da hierarquia de uma organização não pode ser vista de forma dissociada da distribuição de responsabilidades. (...) A responsabilidade refere-se à obrigação e ao dever das pessoas quanto a realização das tarefas ou atividades. Deve existir um equilíbrio entre a autoridade e a responsabilidade atribuídas a cada nível hierárquico. Se um administrador é responsável por um conjunto de tarefas, mas tem pouca autoridade sobre as pessoas que as executam, seu trabalho fica difícil, uma vez que os subordinados podem não aceitar suas decisões. (p.170/171) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 36 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Delegação, Descentralização e Centralização A Delegação pode ser definida como sendo a transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, o que cria uma responsabilidade correspondente para a execução da tarefa delegada. Quando uma autoridade é delegada deve-se delegar na medida necessária para a realização dos resultados esperados; Deve-se levar em consideração de que a autoridade delegada deva ser proporcional ao nível de responsabilidade e competência alocada no cargo e/ou funcionário; Claro que a responsabilidade não pode ser delegada, pois nem o chefe nem o subordinado podem livrar-se totalmente de suas obrigações, designando outros para realizá-los; Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 37 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Quando houver delegação, é necessário que haja clareza na delegação, com designação precisa, entendida e aceita pelo subordinado. Importância da Delegação A delegação permite coordenar trabalhos mais complexos e de abrangência maior, além de permitir uma maior produtividade de equipe de trabalho, através de maior motivação do time, tempo de espera menor para tomada de decisões, desenvolvimento da equipe e maior interação entre as unidades da organização. Também permite que haja uma maior amplitude de controle; Com isto, é possível uma maior exigência no planejamento e programação de atividades e dá condições para isto, pois fornece mais tempo para o chefe. Com este nível de planejamento haverá maior aproveitamento de recursos e proporcionará maior segurança para a empresa, bem como estarão sendo treinadas e desenvolvidas novas lideranças. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 38 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Do ponto de vista da empresa Do ponto de vista do chefe Do ponto de vista do subordinado 1. Filosofia de atuação estabelecida pela alta administração 2. Nível de controle 3. Barreiras legais 1. Medo de perder o poder 2. Medo de perder o lugar (cargo) 3. Falta de tempo para treinar os subordinados 4. Falta de subordinados capacitados e habilitados 5. Autovalorização 6. Desconfiança da capacidade e habilidade dos subordinados 7. Gosta de fazer o trabalho do subordinado 8. Falta de habilidade de dirigir e coordenar 9. Dificuldade para identificar tarefas que não exigem sua atuação direta 10. Mania de perfeição (julgar que faz qualquer tarefa melhor do que o subordinado) 11. Inabilidade para encorajar colaboração entre subordinados 12. Ausência de controles que torna os chefes cautelosos quanto à delegação 1. Medo de assumir responsabilidade Medo de críticas pelos erros Falta de confiança própria 2. Não se julga capacitado para a tarefa Falta de conhecimento Falta de informação e recursos 3. Não se tem tempo disponível para as novas tarefas 4. Preguiça É mais fácil perguntar ao chefe do que decidir por si 5. Possibilidade de não ser reconhecido 6. Incentivos inadequados 7. Falta de informações ou recursos necessários Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 39 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Regras Básicas para a delegação eficaz • Selecionar o subordinado adequado que seja comprometido e competente para a tarefa.; • Proporcione um nível de autoridade compatível com asatividades exercidas pelo subordinado; • Comunicar com clareza e com precisão as atividades e os resultados esperados para aquela tarefa ou projeto; • Motivar sua equipe através de recompensas, pelos resultados apresentados; • Mantenha sua equipe motivada; • Estabeleça controles adequados para as tarefas para monitorar adequadamente os resultados. Estes controles devem estar claros e devem ser divulgados e aceitos. • Treinar e desenvolver seus subordinados, bem como os ajudar de maneira adequada (sem mostrar algum tipo de necessidade de centralização) em suas atividades; Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 40 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização • Quando delegar evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a “abrir mão” de determinadas atividades estratégicas que possam promover uma situação adequada de motivação nos subordinados; • Tenha canais de comunicação adequados; • Tenha disposição para aceitar erros dos outros; • Encontre maneiras de incrementar o nível de participação dos subordinados; • Perceber que os subordinados têm muito a contribuir no processo decisório na área de sua especialização. • Crie condições para incentivar os subordinados a tomarem decisões, dando-lhes o apoio que se fizer necessário; • Não criticar excessivamente quando os subordinados cometem erros; • Fazer com que os subordinados saibam claramente o que deve ser feito e quais os resultados esperados, incluindo o nível de qualidade e prazo de realização; • Promover incentivos adequados para que os subordinados se sintam seguros, dispostos e capazes de a aceitar maior delegação. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 41 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Centralização • É a maior concentração do poder decisório na Alta Administração de uma empresa. O estilo da empresa pode ser influenciado por: • pelas condições internas encontradas • pelos fatores do ambiente da empresa • pela maneira de ser do executivo/dono Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 42 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Situações Básicas • para manter nível de maior integração na empresa; • para manter a uniformidade de ações e decisões ; • para administrar com mais eficiência as urgências; • quando o empresário não quer um segundo homem que lhe faça sombra; • quando a estrutura organizacional da empresa não possibilita a descentralização; ou • para aumentar o nível de controle das atividades da empresa. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 43 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Vantagens • menor número de níveis hierárquicos; • melhor uso dos recursos humanos, materiais, equipamentos e financeiros; • melhor possibilidade de interação no processo de planejamento, controle e avaliação; • maior uniformidade em termos de processos técnicos e administrativos; • decisões estratégicas mais rápidas; • maior segurança nas informações. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 44 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Descentralização • É a menor concentração do poder decisório na Alta Administração da empresa, mais distribuído pelos seus diversos níveis hierárquicos. – ocorre quando: • a carga de trabalho da Alta Administração está volumosa e/ou complexa; • a situação anterior provoca morosidade no processo decisório; • encorajar o desenvolvimento gerencial de seus executivos da média/baixa adm.; • para proporcionar maior participação e motivação. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 45 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Vantagens possibilidade de gerar maior especialização nas diversas unidades organizacionais; menor exigência de tempo nas informações e decisões; possibilidade de gerar efeito competitivo; maior facilidade de definição de objetivos e metas para as unidades e para as pessoas; possibilidade de maior desenvolvimento das pessoas no aspecto administrativo e gerencial; possibilidade de maior motivação; possibilidade de maior participação; possibilidade de atendimento mais rápido às necessidades da empresa e das unidades organizacionais; melhor desenvolvimento da capacitação gerencial e profissional; tomadas de decisão mais próximas da ocorrência dos fatos; diminuição dos conflitos entre os níveis organizacionais; tendência a aumentar as idéias inovadoras. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 46 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Desvantagens • Inabilidades das pessoas em manter observação sobre as modificações das condições locais ou de uma operação complexa, provocando decisões sem visão de conjunto; • possibilidade de efeitos negativos na motivação; • maior necessidade de controle e coordenação; • risco de duplicar esforços para executar determinadas atividades; • maior dificuldade de normalização e de padronização; • maior ineficiência na utilização de recursos da empresa (humanos, financeiros, materiais e equipamentos); • maior dificuldade de coordenação de atividades que envolvem alto nível de interdependência Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 47 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Diferenças Básicas Descentralização Delegação 1. Ligada ao cargo 2. Geralmente atinge vários níveis hierárquicos 3. Caráter mais formal 4. Menos pessoal 5. Mais estável no tempo 1. Ligada à pessoa 2. Atinge um nível hieráquico 3. Caráter mais informal 4. Mais pessoal 5. Menos estável no tempo Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 48 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Condicionantes da Estrutura Situação que favorece a Descentralização Objetivos e Estratégias Clareza dos objetivos Aceitação dos objetivos Facilidade de medir os resultados Facilidade de estabelecer as ações para alcance dos resultados Natureza das Atividades e da Tecnologia Maior diversificação das atividades Menor interdependência das atividades Ambiente Empresarial Menor flutuação da demanda Maior volume de demanda de serviços Maior turbulência Maior dispersão geográfica Maior dificuldade de comunicação Fator Humano Maior capacidade técnica Maior capacidade de coordenação Maior grau de informalidade na estrutura Melhor clima organizacional Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 49 2. Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Critérios de Avaliação Podemos dizer que: quanto maior o número de decisões a serem tomadas nos escalões mais baixos, maior o grau de descentralização; quanto mais importantes as decisões a serem tomadas nos escalões mais baixos, menor o grau dedescentralização; há maior descentralização onde há maior número de funções afetadas por decisões tomadas em níveis mais baixos; quanto menos verificações se exigir nas decisões, maior é a descentralização; quanto menor o número de pessoas a ser consultado e quanto mais baixo estiverem na hierarquia, tanto maior o grau de descentralização. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 50 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT “ ‘As pessoas são o nosso principal ativo’, escreveu em 1973 Peter Drucker, o maior pensador da Administração. Hoje, passadas mais de duas décadas, suas palavras continuam ecoando. É disso precisamente que trata o empowerment – reconhecer o valor dos funcionários e delegar-lhes suficiente poder de decisão e responsabilidade para que possam desempenhar suas tarefas e resolver sozinhos os problemas. Os benefícios que o empowement pode trazer às empresas são muitos e comprovados, mas, sem dúvida, um dos principais é a viabilização do trabalho em equipe, item obrigatório na melhoria da qualidade. A implantação do empowerment, contudo, não é fácil e fracasso é sempre um risco iminente.” (HSM Management, ano 1 n.5, novembro-dezembro 1997:p. 61). Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 51 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT CONCEITO: Quando utilizamos o termo empowerment, estamos nos referindo a uma situação de descentralização de poderes nos vários níveis hierárquicos de uma organização. O empowerment permite o aumento de autoridade do indivíduo ou grupo de indivíduos, sempre recebendo o apoio e acompanhamento de seus superiores. Isto se traduz em um maior controle do indivíduo sobre suas próprias tarefas, podendo controlar seu próprio trabalho, trazendo assim, motivação ao indivíduo, pois possibilita ao mesmo mais espaço para criatividade e iniciativas próprias. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 52 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT OBJETIVO: objetiva a delegação de poder de decisão e autonomia, permitindo o aumento da participação dos funcionários na gestão das organizações em processos decisórios associados às estratégias empresariais, tornando os funcionários cada vez mais comprometidos com o desempenho da organização. Através do empowerment o administrador e consequentemente a empresa poderá aumentar a produtividade em sua área de negócio pela liberação do potencial criativo de seus colaboradores. Uma pesquisa feita pela Dra. Rosabeth Moss Kanter, professora em Harvard e ex-editora da Harvard Business Review. Segundo a autora, as empresas que dão mais poder e autonomia aos seus trabalhadores são as que estão melhor posicionadas para competir a longo prazo. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 53 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT Podemos considerar como objetivos básicos do Empowerment: Facilitar o alcance das estratégias do negócio; Criar novos líderes que estejam aptos a tomar decisões; Descentralização do poder, possibilitando ao gestor se empenhar em outras responsabilidades; Tomada de decisão para os níveis mais baixos da organização; Liberar o espírito empreendedor e a criatividade dos colaboradores; Obter maior velocidade de resposta para os clientes; Criar um ambiente pró-ativo. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 54 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT Para a implantação do Empowerment é necessário: Analisar as causas da centralização e dependência; Que haja mudança no estilo de gestão; Passar a enxergar do modelo de dependência para o modelo de empreendedor; Observar metas e prazos; Que as equipes sejam auto gerenciáveis com foco nas metas estratégicas dadas pela alta direção da empresa; Treinamento dos líderes de equipes para atuarem com liderança; Treinamento dos gestores da empresa nas competências de: Educador, facilitador, integrador e articulador. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 55 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT Algumas das vantagens do Empowerment podem ser apresentadas como sendo: Foco no cliente e redução de custos; Maior direcionamento alinhado às metas e aos objetivos estratégicos da organização; Maior comprometimento com valores, crenças e resultados da organização por parte dos colaboradores; Redução no tempo de tomada de decisão; Tirar o “peso” do líder sobrecarregado e mudar a situação dos empregados ociosos; Maior quantidade de ações implantadas, rapidez nesta implementação de ações, eficácia em relação à qualidade e à produtividade; Concretização das estratégias de negócios da empresa; Aumento da auto-estima e motivação dos colaboradores; Maior sinergia entre seus membros, resultando em um melhor ambiente de trabalho. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 56 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT Empowerment: aplicação Qualquer momento é oportuno para a implementação do Empowerment, mesmo quando a organização passa, como nos tempos atuais em muitas empresas, por sérias dificuldades financeiras ou até mesmo de mercado, para com isso, obter maior competitividade e lucratividade. Também pode ser implementada quando as empresas necessitam de inovação e criatividade. Todos os ramos de atividade podem se beneficiar desta técnica. É importante salientar que a alta administração deve aceitar este estilo de gestão e que é necessário uma liderança eficaz para puxar e fazer acontecer as mudanças requeridas pelo novo sistema. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 57 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT Requisitos do empowerment de acordo com Quinn Mills: nova versão No livro “ Empowerment: um imperativo”, publicado no Brasil em 1996, o autor Quinn Mills apresenta uma versão ampliada e melhorada os passos necessários para a prática do empowerment. São eles: O primeiro passo: tolerância a erros O segundo passo: desenvolvendo a confiança O terceiro passo: visão O quarto passo: fixação de metas O quinto passo: avaliação O sexto passo: motivação Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 58 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT Obstáculos ao empowerment na versão de Morris & Haigh “Como o empowerment envolve a transferência do poder de tomar decisões da gerência para os funcionários, há uma relutância daquela em delegar poder e uma relutância igualmente forte destes em aceitar imposições. No que diz respeito à gerência, essa relutância advém de uma série de fatores: o Insegurança. Os gerentes são responsáveis pelas ações dos subordinados e isso pode deixá-los relutantes em delegar tarefas. o Falta de capacidade gerencial. Os gerentes podem ser muito desorganizados ou inflexíveis para planejar com antecedência e decidir que tarefas podem ser delegadas a quem e/ou para estabelecer um sistema de monitoramento dos resultados das ações dos subordinados. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 59 3. Quem decide? Questão do EMPOWERMENT Obstáculos ao empowerment na versão de Morris & Haigh o Falta de confiança nos subordinados. Isso pode ser justificado, a curto prazo, pela falta de qualificações e conhecimento apropriado por parte dos subordinados, mas, a longo prazo, a gerência não tem desculpa para nãotreinar os subordinados. o Falsa racionalização. Frequentemente expressa na forma de declarações como ‘eu faço melhor’, ‘não posso confiar nos meus subordinados’ e ‘eu gasto muito do meu valioso tempo para explicar aos outros o que precisa ser feito’. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 60 4. COMO DECIDIR Etapas do processo de tomada de decisão Identificação da situação e Diagnóstico da situação; Desenvolvimento de alternativas; Avaliação (e escolha) de alternativas; Seleção e implementação; Monitoração e feedback. Na maioria das vezes, esta última etapa de avaliação da eficácia da decisão é o início de um novo processo de decisão. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 61 4. COMO DECIDIR 1ª ETAPA: RECONHECIMENTO Identificação da situação Diagnóstico da situação É uma das etapas mais difíceis, pois precisamos reconhecer um problema ou oportunidade; Essa etapa é fundamental porque, se não for bem feita, todo trabalho de uma equipe será perdido; É considerada a mais difícil das cinco etapas do processo decisório. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 62 4. COMO DECIDIR 2ª ETAPA: PLANEJAMENTO Desenvolvimento de alternativas É nesta etapa que são elaboradas as alternativas de ação; Se faz necessária a elaboração de alternativas porque é a partir delas que uma decisão deverá ser tomada, e sem elas, não existe decisão a ser tomada. Para facilitar a segunda etapa, foi desenvolvido um instrumento gráfico, denominado “árvore de decisão”, que avalia as alternativas disponíveis (esse processo é normalmente usado quando há muitas alternativas a serem discutidas); Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 63 4. COMO DECIDIR 3ª ETAPA: AVALIAÇÃO Avaliação (e escolha) de alternativas Nesta etapa, deverá ser feita análise das vantagens e desvantagens das alternativas desenvolvidas; É importante destacar que se deve avaliar as vantagens e as desvantagens de cada alternativa; Nessa etapa, deve-se utilizar senso crítico ao avaliar as alternativas. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 64 4. COMO DECIDIR 4ª ETAPA: DECISÃO E IMPLEMENTAÇÃO Seleção e implementação Agora é o momento de selecionar a melhor alternativa. Uma vez escolhida, deve-se anunciá-la com confiança e de forma decisiva, pois caso contrário poderá ser despertado um sentimento de insegurança nos outros. Para a implementação da alternativa escolhida, deve-se também, verificar o momento oportuno de implementá-la. É um erro comum implementar a alternativa escolhida na época errada. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 65 4. COMO DECIDIR 5ª ETAPA: CONTROLE Monitoração e feedback Para que se alcance os resultados desejados e para um bom controle do andamento do processo, faz-se necessário a avaliação dos resultados da decisão; Nessa etapa é necessário humildade, pois em se verificando que os resultados não atingiram o resultado esperado é preferível admitir o erro que manter a decisão, pois as conseqüências poderão ser danosas. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 66 4. COMO DECIDIR Decisão individual e coletiva na tomada de decisão • Segundo Maximiano (2000), uma outra forma de se classificar as decisões diz respeito ao grau de participação de pessoas. • Algumas decisões são tomadas individualmente enquanto outras são tomadas por grupos ou por meio de consultas a grupos. • Vamos recordar que o processo de tomada de decisão evoluiu passando por duas fases características de evolução. Inicialmente, as decisões estavam centralizadas num único decisor, em uma visão tradicional. A tomada de decisão não era exercida como uma ação global, de um todo. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 67 4. COMO DECIDIR Posteriormente, as decisões começaram a ser realizadas em etapas, envolvendo diversos aspectos de cunho qualitativo. • De maneira geral, nos dias de hoje, cada vez mais passa a ser uma ação descentralizada e coletiva, haja visto, com a globalização, como muitas vezes, no contexto mundial, as decisões tomadas são cada vez mais tomadas em grupo. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 68 4. COMO DECIDIR Decisões individuais Vamos falar um pouco sobre decisões individuais: • Quando se toma decisões individualmente, o tomador individual de decisão precisa considerar sistemas organizacionais relativamente abertos. Este tomador de decisão está sujeito às diversas forças ambientais e dispõe dos seus próprios processos cognitivos para enfrentá-las. • Cada tomador de decisão tem uma percepção única de uma situação caracterizada por determinado problema a ser resolvido. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 69 4. COMO DECIDIR Esta imagem única é a percepção criada ou vivida pelo indivíduo ou pelo seu sistema de valores. Estas percepções são resultados de suas experiências vividas no passado e no presente, sendo tão singular como suas próprias impressões digitais. • Estas experiências e valores individuais promovem certa propensão para decidir ou agir de determinada forma, diante de um problema em particular. • O indivíduo é o ponto focal do Modelo do Sistema Aberto para tomar decisões. • Quanto mais o tomador de decisões se dispuser a procurar novas alternativas e novas informações, tanto mais aberto será o processo de tomar decisões. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 70 4. COMO DECIDIR Grupos e tomada de decisões coletivas Podemos dizer que grupos podem influenciar em tomadas de decisão individuais? De que maneira os grupos tomam decisões? Vamos citar algumas vantagens e desvantagens da decisão do indivíduo e do grupo como tomadores de decisões na apresentação a seguir: Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 71 4. COMO DECIDIR VANTAGENS O GRUPO O INDIVÍDUO Tem mais informações. Toma decisões de melhor qualidade. Torna as decisões mais fáceis de implementar Decide mais rapidamente. A responsabilidade é mais facilmente localizada e identificada. É mais capaz de tomar decisões impopulares. DESVANTAGENS Decide de forma mais lenta. Tem dificuldade ou incapacidade de tomar decisões que prejudiquem qualquer um de seus membros. Um indivíduo com muita autoridade formal, porém indeciso,pode paralisar a organização. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 72 5. MODELO RACIONAL O processo de tomada de decisão subentente que os administradores sigam cada uma dessas seis etapas de modo altamente racional. Ou seja, pressupõe que os tomadores de decisão façam escolhas consistentes que maximizem o retorno para a organização, dentro de um conjunto de restrições específicas. Na prática isso raramente se verifica.” (Sobral, 2008: 108) “O modelo racional de tomada de decisão refere-se ao processo decisório no qual os administradores tomam decisões ótimas que maximizam os resultados da organização. Dessa forma, o processo levaria a uma decisão ideal, independente de quem a tomasse.” (Sobral, 2008: 108) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administraçãode Empresas - UNIP 73 5. MODELO RACIONAL “(...)As premissas subjacentes ao modelo racional de tomada de decisão são: o a situação, problema ou oportunidade, é bem definida e está corretamente formulada; o as metas e objetivos a alcançar são claros e conhecidos; o não há restrições de tempo e de recursos; o existe informação precisa, mensurável e confiável sobre todas as alternativas e os resultados potenciais de cada uma; o todos os critérios e preferências para avaliar as alternativas são perfeitamente identificados, permanecendo estáveis e constantes no tempo; o o tomador de decisões é racional; ele usa a lógica para avaliar e ordenar alternativas, escolhendo aquela que maximiza o alcance dos objetivos estabelecidos.” (Sobral. 2008: 108) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 74 5. MODELO RACIONAL “As premissas acima, no entanto, raramente se verificam no mundo dos negócios. Na prática, isso exige elevado grau de certeza e confiabilidade nas informações sobre as alternativas, resultados e objetivos, o que é difícil de se verificar.” ( Sobral, 2008: 108). “Na realidade, o modelo de tomada de decisão racional não tem a pretensão de descrever como as decisões são tomadas, mas sim como deveriam ser tomadas.” (Sobral, 2008:108). Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 75 5. MODELO RACIONAL O modelo racional se estabelece, segundo Daft (2002) em oito etapas: 1. Monitoramento do ambiente da decisão: nesta etapa o tomador de decisões monitora as variáveis internas e externas que exercem influência sobre determinadas situações, dentro do seu escopo de decisão, isto permite que sejam acompanhados possíveis desvios no comportamento planejado ou aceitável. Este monitoramento ocorre através do emprego de indicadores, informações comparativas e outros mecanismos. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 76 5. MODELO RACIONAL 2. Definição do problema da decisão: este processo está relacionado com a especificação do problema. 3. Especificar os objetivos da decisão: nesta etapa se estabelecem os resultados de desempenho a serem alcançados em razão da decisão. 4. Diagnosticar o problema: é o momento do aprofundamento, na busca de se caracterizar as variáveis causais envolvidas com o problema. 5. Desenvolver soluções alternativas: nesta etapa são levantadas todas as opções possíveis e disponíveis para alcançar os objetivos desejados. 6. Avaliar as alternativas: nesta etapa são empregados modelos matemáticos e técnicas estatísticas, a fim de se estimar a probabilidade da ocorrência do evento proposto. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 77 5. MODELO RACIONAL 7. Escolher a melhor alternativa: nesta etapa são utilizados os conhecimentos adquiridos nas outras etapas para orientar a escolha da melhor alternativa. 8. Implementar a alternativa escolhida: nesta etapa são empregadas técnicas gerenciais para a sensibilização dos envolvidos na implementação são estabelecidos os indicadores para o monitoramento e acompanhamento do processo. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 78 5. MODELO RACIONAL ESTILO RACIONAL RESOLVER PROBLEMAS RACIONALMENTE SIGNIFICA QUE : PREDOMINA A TENTATIVA DE COMPREENDER O PROBLEMA, ANTES DE QUALQUER ATAQUE PARA SOLUCIONÁ-LO; SE ESTUDA AS ALTERNATIVAS E SUAS CONSEQÜÊNCIAS, E A BUSCA DE MÉTODOS E TÉCNICAS APROPRIADOS PARA ENFRENTÁ-LO. O TOMADOR DE DECISÕES, QUANDO ADOTA ESTE ESTILO, PROCURA CERTIFICAR-SE DO ACERTO DE SUA SOLUÇÃO. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 79 5. MODELO RACIONAL PONTOS DESFAVORÁVEIS DO ESTILO RACIONAL O ESTILO RACIONAL TAMBÉM SE MANIFESTA DE MODO DESFAVORÁVEL, QUANDO: 1. HÁ EXAGERO NA TENTATIVA DE ACERTAR: A MODALIDADE DESFAVORÁVEL DO ESTILO RACIONAL OCORRE QUANDO SE PERDE MUITO TEMPO NA ANÁLISE DE UM PROBLEMA QUE EXIGE SOLUÇÃO RÁPIDA. 2. O QUE JÁ FOI DITO ACIMA, JÁ FOI CHAMADO DE PARALISIA ANALÍTICA: ANALISA-SE MUITO E NÃO SE RESOLVE NADA. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 80 5. MODELO RACIONAL DECISÃO INTUITIVA INTUINDO Alguns consideram –na como forma de um poder extra-sensorial ou sexto-sentido, outros acreditam ser um traço da personalidade inato a um número limitado de pessoas. Para nossos propósitos, definiremos Decisão Intuitiva como um processo inconsciente criado a partir de um refinamento da experiência. Este processo não opera necessariamente de um modo independente da análise racional, mais precisamente, os dois se completam entre si. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 81 5. MODELO RACIONAL AGORA, LEIA A CITAÇÃO A SEGUIR E PROCURE TIRAR SUAS PRÓPRIAS CONCLUSÕES SOBRE O QUE É RACIONALIDADE E INTUIÇÃO NO PROCESSO DE RESOLVER PROBLEMAS: “QUANDO FRANKLIN ROOSEVELT SE PROPÔS A SALVAR O CAPITALISMO DA DEPRESSÃO, TINHA POUCA UTILIDADE PARA ELE OS OBJETIVOS DEFINIDOS DE FORMA MUITO RÍGIDA. A IMPROVISAÇÃO CORRIGIDA PELO FEEDBACK, ESSE ERA O JEITO DE ROOSEVELT. ‘A NAÇÃO PRECISA DE EXPERIMENTAÇÃO AUDACIOSA E PERSISTENTE’, ELE DECLAROU. ‘TENTAMOS UM MÉTODO; SE FALHAR ADMITIMOS E TENTAMOS OUTRO. MAS, ACIMA DE TUDO, TENTEMOS ALGUMA COISA[1]”. [1] Revista TIME, Jan. 1, 1990. p. 38-39. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 82 5. MODELO RACIONAL O MODELO DE SIMON : PERSPECTIVA DA RACIONALIDADE LIMITADA HERBERT SIMON – PRÊMIO NOBEL DE ECONOMIA E ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO. O ARGUMENTO DA ABORDAGEM RACIONAL É QUE OS GERENTES DEVEM EXPERIMENTAR A UTILIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS SISTEMÁTICOS PARA CHEGAR A BOAS DECISÕES. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 83 5. MODELO RACIONAL QUANDO AS ORGANIZAÇÕES SE DEPARAM COM POUCA CONCORRÊNCIA E LIDAM COM PROBELMAS BEM CONHECIDOS, OS GERENTES EM GERAL ADOTAM PROCEDIMENTOS RACIONAIS PARA TOMAR DECISÕES. PESQUISAS MOSTRAM QUE MUITAS VEZES GERENTES NÃO SÃO CAPAZES DE ADOTAR UM PROCEDIMENTO IDEAL. POR CAUSA DO AMBIENTE COMPETITIVO DE HOJE, AS DECISÕES DEVEM SER TOMADAS COM MUITA RAPIDEZ. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 84 5. MODELO RACIONAL ALGUNS DOS FATORES QUE MUITAS VEZES TORNAM QUASE IMPOSSÍVEL A ANÁLISE SISTEMÁTICA: LIMITE DE TEMPO; GRANDE NÚMERO DE FATORES INTERNOS E EXTERNOS; NATUREZA MAL DEFINIDA DE MUITOS PROBLEMAS; A PERSPECTIVA DE RACIONALIDADE LIMITADA MUITAS VEZES ESTÁ ASSOCIADA AOS PROCESSOS DE DECISÃO INTUITIVOS; NESTE TIPO DE TOMADA DE DECISÃO, SÃO USADAS A EXPERIÊNCIA E O BOM SENSO, AO INVÉS DE LÓGICA SEQUENCIAL OU DO RACIOCÍNIO EXPLÍCITO PARA TOMAR DECISÕES; Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 85 5. MODELO RACIONAL A INTUIÇÃO NÃO É ARBITRÁRIA OU IRRACIONAL, POIS ESTÁ BASEADA EM ANOS DE PRÁTICA E EXPERIÊNCIA DIRETA, MUITAS VEZES GUARDADAS NO SUBCONSCIENTE; QUANDO OS GERENTES UTILIZAM A INTUIÇÃO EM SEUS PROCESSOS DE DECISÃO JUNTO AO PROBLEMAS ORGANIZACIONAIS, PERCEBEM E ENTENDEM OS PROBLEMAS MAIS RAPIDAMENTE; COM ISTO, DESENVOLVEM SUA SENSIBILIDADE SOBRE QUAIS ALTERNATIVAS SERÁ MAIS EFICAZ, ACELERANDO O PROCESSO DE DECISÃO. Prof.Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 86 5. MODELO RACIONAL O modelo de Simon: racionalidade limitada Responder: “Quando você escolheu qual universidade cursar, analisou todas as alternativas viáveis? Você identificou todos os critérios importantes para sua decisão? Avaliou cada uma das alternativas em relação a seus critérios para encontrar a universidade ideal? Provavelmente as respostas para essas perguntas são negativas. Não fique chateado. Poucas pessoas escolhem sua faculdade dessa maneira. Em vez de otimizar, você provavelmente apenas se satisfez,” (Robbins, 2005: 114) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 87 5. MODELO RACIONAL “Quando enfrentamos problemas, um problema complexo, tendemos a reagir reduzindo-o a um nível em que ele pode ser compreendido facilmente. Isso acontece porque a nossa capacidade limitada de processamento da informação torna impossível assimilar e compreender os dados necessários para otimização. Então as pessoas se satisfazem, isto é, buscam soluções que sejam suficientes e satisfatórias.” (Robbins, 2005: 114) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 88 5. MODELO RACIONAL “Como a capacidade da mente humana para formular e solucionar problemas complexos é bem menor do que a exigida por uma racionalidade total, as pessoas operam dentro de uma limitação da racionalidade. Elas constroem modelos simplificados que extraem aspectos essenciais dos problemas, sem capturar toda a sua complexidade. Podem, então, agir racionalmente dentro dos limites desse modelo simplificado.” (Robbins, 2005: 114) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 89 5. MODELO RACIONAL Funcionamento do modelo de racionalidade limitada. “Uma vez identificado um problema, começa a busca por critérios e alternativas de solução. Mas a lista de critérios costuma ser enorme. O tomador de decisões vai identificar, então, uma lista com escolhas mais notáveis. Essas são as escolhas mais fáceis de se encontrar e elas tendem a ter bastante visibilidade. Em muitos casos, vão representar critérios familiares e soluções previamente testadas. Quando essa lista limitada de alternativas tiver sido levantada, o tomador de decisões fará uma revisão de seus itens. Mas esta revisão não será completa – nem todas alternativas serão avaliadas cuidadosamente. Em vez disso, a pessoa começará pelas alternativas mais parecidas com a situação atual. Seguindo por esse caminho familiar e bem conhecido, quando encontrar uma alternativa ‘suficientemente boa’ – que atenda a um nível aceitável de desempenho -, a revisão estará terminada. Dessa forma, a solução final vai representar uma escolha satisfatória, não ideal.” (Robbins, 2005: 114) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 90 5. MODELO RACIONAL “ No modelo racional (...) todas as soluções potenciais são avaliadas completamente. Mas isto não acontece no modelo de racionalidade limitada. Pressupondo que o problema possui mais de uma solução potencial, a escolha satisfatória será a primeira alternativa aceitável que o tomador de decisões encontrar.(...) As soluções com maior probabilidade de serem escolhidas são as mais próximas do status quo (...). Uma alternativa ímpar e criativa pode trazer uma solução ótima para o problema; contudo é pouco provável que seja a escolhida, pois uma outra alternativa aceitável será identificada muito antes de haver necessidade de buscar mais além.” (Robbins, 2005: 114/115) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 91 5. MODELO RACIONAL “ As heurísticas simplificam o processo de tomada de decisão e tem duas grandes vantagens. Em primeiro lugar, economizam tempo ao tomador de decisão, o que geralmente compensa a perda de qualidade das decisões tomadas. Além disso, apresentam uma formulação consistente e razoável, que conduz, na maioria dos casos, a resultados satisfatórios.” (Sobral, 2008: 111) “Princípios heurísticos. Conjunto de regras empíricas para simplificar o processo de tomada de decisão.” (Sobral, 2008, 110) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 92 5. MODELO RACIONAL Modelos Racional e de Racionalidade Limitada Modelo Racional Modelo de Racionalidade Limitada 1.O tomar de decisões tem informações perfeitas (relevantes e acuradas) 2.O tomador de decisões tem uma lista exaustiva de alternativas dentre as quais pode escolher. 3.O tomador de decisões é racional 4.O tomador de decisões sempre tem em mente os melhores interesses da organização. 1.O tomador de decisões tem informações imperfeitas (incompletas e possivelmente imprecisas) 2.O tomador de decisões não tem um conjunto completo de alternativas ou não entende plenamente aquelas que [ele] tem à disposição. 3.O tomador de decisões tem uma racionalidade definida que se restringe a valores, experiências, hábitos etc. 4.O tomador de decisões escolherá a primeira alternativa minimamente aceitável Fonte. Adaptado de Caravantes, 2005: 455 Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 93 5. MODELO RACIONAL ERROS E VIEZES MAIS COMUNS Viés do excesso de confiança. Nenhum problema de julgamento e tomada de decisões é mais comum e potencialmente catastrófico do que o excesso de confiança. Viés da ancoragem. É a tendência de nos fixarmos em uma informação como ponto de partida.(...)As primeiras impressões, idéias, estimativas ou preços têm um peso descomunal em relação às informações que são obtidas depois.” Viés da confirmação. Buscamos informações que corroborem nossas escolhas anteriores e desprezamos aquelas que as contestam. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 94 5. MODELO RACIONAL Viés da disponibilidade. É a tendência de as pessoas julgarem as coisas com base nas informações mais disponíveis para elas. Eventos que despertam nossa emoções, que são particularmente vividos ou que ocorreram mais recentemente tendem a estar mais disponíveis em nossa memória. Viés da representatividade. Tendência de se avaliar a probabilidade de uma ocorrência fazendo analogias e percebendo identidade de situações onde ela não existe. Os executivos, por exemplo, frequentemente prevêem o sucesso de um produto relacionando-o com o sucesso de um produto anterior. Ou, se três ex-alunos de uma universidade são contratados por uma mesma empresa e não se saem muito bem, os executivos da empresa poderão prever que candidatos formados naquela universidade são serão bons funcionários.” Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 95 5. MODELO RACIONAL Escalada do comprometimento. É o apego a uma decisão anterior, mesmo quando fica claro que ela foi um erro. Erro de aleatoriedade. Os seres humanos têm um séria dificuldade para lidar com o acaso. A maioria de nós prefere acreditar que tem algum controle sobre o mundo e o próprio destino. Embora, sem dúvida, nós possamos controlar boa parte do que nos acontece por meio de decisões racionais, é fato que sempre acontecem eventos aleatórios. Viés da compreensão tardia. É a tendência que temos de achar que sabíamos antecipadamente o resultado de um evento depois de ele ter ocorrido.(...) Esse viés reduz nossa capacidade de aprender com o passado. Ele permite que acreditemosque somos melhores do que realmente somos em fazer previsões e nos torna muito confiantes sobre a precisão de nossas futuras decisões. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 96 5. MODELO RACIONAL Os estilos (Rowe) de tomada de decisão Estilo Analítico Estilo Conceitual Estilo Diretivo Estilo Comportamental Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 97 5. MODELO RACIONAL Estilo diretivo. Os administradores que adotam esse estilo de tomada de decisão são lógicos, focados no curto prazo e eficientes. (...)Não se sentem confortáveis em situações pouco estruturadas, preferindo tomar decisões com base nas regras e procedimentos existentes na organização. Estilo comportamental. Os administradores que adotam este estilo são abertos e comunicativos, procurando entender os impactos que as decisões têm nas pessoas com quem trabalham. Sua principal preocupação na organização é com o desenvolvimento das pessoas e em ajudá-las a alcançar suas metas. Procuram aconselhar e persuadir ao invés de ordenar.(,,,) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 98 5. MODELO RACIONAL Estilo analítico. Os administradores que privilegiam esse estilo de tomada de decisão são, normalmente, autocráticos e tomam decisões técnicas e racionais com dados objetivos. Requerem muita informação, consideram múltiplas alternativas e buscam soluções complexas para problemas. Estilo conceitual. Os administradores que usam esse estilo são participativos e criativos, e suas decisões são focadas no longo prazo.(...)O estilo conceitual é colaborativo e particularmente efetivo em ambientes altamente ambíguos e imprevisíveis. “Raramente um administrador adota um único estilo de tomada de decisão. De modo geral, todos possuem um estilo dominante, mas frequentemente utilizam outros estilos nas decisões que tomam diariamente.” (Sobral, 2008: 116/117) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 99 5. MODELO RACIONAL Como melhorar a eficácia das decisões? Robbins (2005:124) propõe as seguintes ações para a redução de erros e vieses: o Foco nas metas. Sem metas você não consegue ser racional, não sabe de que informações necessita, quais entre elas são relevantes ou irrelevantes, encontra dificuldades para escolher entre as alternativas e tem maior probabilidade de se arrepender depois da decisão tomada. o Busque informações que contrariem suas opiniões. Uma das maneiras mais eficazes de evitar os vieses de excesso de confiança, de confirmação e de compreensão tardia é sempre buscar informações que confrontem as suas atuais crenças e opiniões. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 100 5. MODELO RACIONAL o Não tente procurar sentido em eventos aleatórios. A mente educada foi treinada para encontrar sempre relações de causa e efeito. Quando alguma coisa acontece, nossa primeira pergunta é: Por que? E, quando não conseguimos encontrar razões, inventamos uma. o Aumente suas opções. Não importa quantas opções você tenha identificado, sua escolha final não será melhor do que a melhor entre as alternativas encontradas.” Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 101 5. MODELO RACIONAL Sobral (2008: 121/122) propõe os seguintes princípios para a melhoria da eficácia das decisões organizacionais: o Certas decisões contam mais que outras. Os administradores devem priorizar decisões. o A ação é a meta, não a decisão em si. Um processo decisório eficaz não termina com a decisão, e sim com sua implementação. o Ambigüidade é o inimigo. Atribuir responsabilidades é o essencial. o Agilidade e capacidade de adaptação são cruciais. Uma empresa que toma boas decisões com rapidez (...)consegue agarrar oportunidades e superar obstáculos. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 102 5. MODELO RACIONAL o Papéis de decisão valem mais que organograma. Nenhuma estrutura decisória será perfeita para toda decisão. O segredo é envolver as pessoas certas, no escalão certo e no momento certo. o Uma decisão alinhada reforça papéis. Papéis claros de decisão são críticos mas não bastam. Se uma organização não reforça a abordagem certa à tomada de decisão por meio de gestos, incentivos, fluxo de informação e cultura, o novo comportamento não se integrará à rotina. o Prática é melhor que sermão. Na hora de formular novos papéis de decisão é importante envolver aqueles que terão que assumi-los.” Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 103 6. PROCESSO CRIATIVO Existem momentos em que não dispomos de informações suficientes para a tomada de decisão. Isso pode ocorrer pelo custo inerente a obtenção de dados ou até mesmo pela dificuldade de obtê-los. Em outras situações as informações disponíveis direcionam para vários caminhos, onde todos são válidos, tornando a decisão muito difícil. Em outros casos, o momento exige que as decisões sejam muito rápidas, sem haver tempo hábil para análises profundas ou estruturadas.Nestas ocasiões de agir com base em nossa experiência e naquela voz interior que nos diz o que fazer, qual o melhor caminho a seguir. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 104 6. PROCESSO CRIATIVO Chamamos esta “voz interior” de intuição. De acordo com Robbins (2005) a intuição tende a ser mais utilizada quando: 1) Quando existe um alto nível de incerteza; 2) Quando há poucos precedentes em que se basear; 3) Quando as variáveis são menos previsíveis cientificamente; 4) Quando os ‘fatos’ são limitados; 5) Quando os fatos não indicam claramente o caminho a seguir; 6) Quando os dados analíticos não são muito úteis; 7) Quando existem várias alternativas plausíveis, todas com boas justificativas; e 8) Quando há limitação de tempo e existe uma pressão para que se chegue rapidamente à decisão certa.”(118) Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 105 6. PROCESSO CRIATIVO Podemos chamar de Memória inteligente o processo de raciocínio que geralmente é inconsciente e instantâneo que conecta fragmentos de memória e de conhecimento a fim de gerar novas idéias. • É a memória que nos ajuda a tomar as decisões do dia-a- dia, que nos traz a lembrança de uma boa piada e que nos dá aquela idéia brilhante para a solução de um problema. • A memória inteligente atua fazendo as conexões entre as experiências individuais e as informações armazenadas no nosso cérebro. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP 106 6. PROCESSO CRIATIVO • À medida que você envelhece e agrega mais experiências e conhecimento, sua memória inteligente se torna mais forte e mais rápida; sua intuição se torna mais refinada, mais versátil e mais confiável. • A intuição tem tido um papel extraordinário no desenvolvimento das artes, ciência e tecnologia. Sua importância tem sido reconhecida por cientistas, filósofos, artistas, homens de negócio e atletas, entre outros. Contudo ela não é perfeita e infalível, como alguns acreditam e apregoam. • O melhor conselho sobre intuição: Confie, mas verifique. Você não deve enganar a si próprio e adote sempre a premissa de que você é a pessoa mais fácil de ser enganada. Prof. Léo Eduardo Pastori Noronha - Administração de Empresas - UNIP
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