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UNIVERSIDADE PAULISTA CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA GESTÃO EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PIM V e VI Projeto Integrado Multidisciplinar Fortaleza-CE 2019 Projeto Integrado Multidisciplinar apresentado como requisito para obter aprovação do Terceiro período do Tecnologia da Informação da UNIP. Marcos Paulo da Ponte dos Santos UP18140737 Fortaleza-CE 2019 RESUMO Atualmente nas empresas, é rotineiro falar-se em redução de custos, a um lucro, projetos, gerenciamento e dentre outros. O relatório abaixo tem a obter e orientar o Gerente de TI para que possa utilizar-se dos conceitos da gestão para boas práticas da TI, de forma a extrair ao máximo os benefícios para processos da organização. No entanto, a aplicação de diversos conceitos teóricos e métodos da TI, podendo-se trazer inumeráveis benefícios, com isto atingindo metas. Também serão percebidas melhoras em todos os segmentos e setores da empresa apenas internamente, mais no ramo em que a mesma atua, fazendo assim, com se destaque através dos serviços prestados, sendo eles com qualidade e eficiência. Neste relatório estarão presentes duas empresas Petabyte uma empresa de desenvolvimento de software para bancos e a Sky que esta espalhada por diferentes locais geográficos do País e que trabalha no segmento. O propósito do relatório é a partir de conceitos estudados em sala de aula o amparo do material, cujo seu objetivo é analisar as duas empresas e a conhecimentos, no qual se propôs melhorias para que elas possam desenvolver tecnologia a fim de aprimorar seus processos internos e externos. SUMÁRIO 1. Introdução ........................................................................................................ 2. Gerenciamento de Infraestrutura ..................................................................... 2.1 O poder do conhecimento e da Formação .................................................... 2.2 Adaptação a TI às Necessidades das Organizações .................................... 3. Finanças em Projetos de TI ............................................................................. 3.1 Plano de Gerenciamento Financeiro ............................................................. 4. Economia e Mercado ...................................................................................... 4.1 Desenvolvimento Econômico das Empresas no Mercado ............................ 4.2 A Oferta e a Procura de Bens ou Serviços ................................................... 5. Modelagem de Sistema de Informação .......................................................... 6. Gestão Estratégica de Recursos Humanos .................................................... 7. Planejamento Estratégico em TI .................................................................... 8. Conclusão ....................................................................................................... 9. Referências ..................................................................................................... 1. INTRODUÇÃO O intuito deste relatório refere-se à análise do projeto de uma empresa. Sugerindo melhorias e soluções dos serviços oferecidos pelas empresas públicas e privadas, surgindo necessidades de demonstrações sobre os benefícios que a mesma oferece, sendo assim orientada pelas melhores práticas à gestão de TI, utilizando-se processos estruturados e de metodologias que gerenciam e controlam as iniciativas da TI nas empresas, cujo é garantindo o retorno de investimentos em tecnologia e a adição de melhorias nos processos empresariais. Estreitando a relação com clientes e enfatizando a sua satisfação, com o desenvolvimento para uma central de serviços. Para que possa ocorrer e se concretizar, este trabalho está disponível para que possa apontar às melhores práticas e soluções, cujo o mediador para as áreas de Ti das empresas, auxilia a busca pela perfeição. A empresa Sky é uma das empresas no qual trabalha com extrema eficiência e sendo umas das empresas mais conceituadas do mercado, a mesma vinha sofrendo problemas para implementar seus sistemas e para a unificar as operações de RH, vendas e finanças. Pelo consultor externo foi verificado que a empresa considerava sua área de TI como despesa, portanto os resultados nesta área não chegavam perto de suas expectativas. Através das avaliações obtidas foi aconselhada uma reforma do modelo de TI atual, pelo qual as primeiras atitudes seria montar um conselho de TI, formado por pessoas com experiência em implantação e manutenção de uma área em ênfase. Outro desafio foi demonstrar e implantar um sistema de administração empresarial online que pudesse gerenciar e vincular todas as áreas no campo administrativo quanto no técnico. O sistema chamado de ERP/SIGE seria responsável por toda a administração, mas para que o sistema fosse implantado também teríamos um longo caminho pela frente. PIM V 2. GERENCIAMENTO DE INFRAESTRUTURA 2.1 O CONHECIMENTO E DA INFORMAÇÃO. Dois recursos pelo qual são importantes, são gerenciados por uma empresa ou organização para que o conhecimento e a informação seja de mais praticidade. Isso independe do ramo em que atua. Atualmente as organizações tornaram-se dependentes da TI (Tecnologia da Informação) na maioria de seus processos. Diante disto a TI está em todos os departamentos das organizações auxiliando nas decisões, nos processos internos e externos. Sendo um forte aliado no mercado competitivo, trazendo agilidade nas informações com um custo benefício bastante atraente. A TI, é a principal responsável por disponibilizar a infraestrutura tecnológica necessária para a análise e marketing da informação, cujo seu armazenamento do conhecimento é produzido pelos integrantes de uma organização. Durante a consultoria realizada na Petabyte, verificou-se que existem muitos funcionários no qual tem potencial para a evolução de conhecimentos baseados em informações, no qual o mesmo poderá ser utilizado como benefício da empresa. Devem-se dar oportunidades a esses colaboradores para que possam desenvolver soluções tanto lógicas quanto físicas, para o aprimoramento dos processos internos. Pode ser realizados treinamentos como forma de incentivo ao desenvolvimento do conhecimento, pelo o intuito desse conhecimento ser utilizado nos processos da empresa. Mesmo tendo profissionais gradativamente de altíssimo nível, é necessário investir mais em treinamento e aperfeiçoamento. As atualizações tornam-se cada vez mais necessárias, tendo em vista da gama de recursos tecnológicas que estão em desenvolvimento no mundo atual. 2.2. ADAPTAÇÃO A TI ÀS NECESSIDADES DAS ORGANIZAÇÕES. Toda organização necessita-se de uma estrutura de TI bem planejada e organizada, a fins de atender as suas necessidades. Para que isso aconteça, torna-se necessário a execução de atividades tais como: • Desenho: seria a elaboração da arquitetura a ser utilizada para a construção da estrutura de tecnologia; • Planejamento: é um dos passos de grande importância, que vai planejar a aquisição e a disponibilização dos componentes tecnológicos bem como descrever, a dimensão da capacidade desses componentesem relação às necessidades da organização; • Implementação: realizar a instalação e disponibilizar todos os componentes de infraestrutura tecnológica conforme foi planejado; • Operação: consiste em operar (pôr em prática) toda a infraestrutura disponibilizada, mantendo-a com desempenho e capacidade de acordo com as necessidades da organização e ao planejamento efetuado; • Suporte: prestar suporte a qualquer anormalidade de funcionamento que possa aparecer durante a operação da infraestrutura. As Atividades de gerenciamento de infraestrutura acima citadas, possuem os seguintes objetivos: • Garantir e aumentar a disponibilidade da infraestrutura de TI para a organização, afim de que ela se beneficie com tal gama de recursos; • Elevar a qualidade e desempenho nos serviços prestados; • Diminuição nos efeitos das possíveis mudanças ou adequações; • Ser flexível no atendimento a demanda; • Ser mais eficiente na resolução dos problemas; • Redução nos custos com falhas; • Diminuição dos custos com TI. Sabendo que uma estrutura de TI bem organizada e estruturada contribui para o rendimento dos processos de uma organização, constatou-se que na empresa Petabyte, sua infraestrutura de TI necessita de um upgrade. Foram detectados vários problemas com relação a máquinas com poder de processamento baixo, sistema operacional desatualizado falta de acompanhamento técnico por parte do responsável pelo setor de TI, dentre outros. É essencial uma atualização imediata assim que possível. É claro que o investimento em TI exige um bom capital, especificamente quando se fala em recursos de hardware, mais o retorno sobre o investimento se o mesmo for bem feito. Para atualização, é essencial que o responsável do setor de TI, realize uma pesquisa dentro dos setores da empresa, permitam que ele perceba quais são as necessidades dos usuários para dar continuidade aos projetos sem transtornos. Após isso, montará uma elaboração para uma futura implementação das melhorias necessárias para contribuir no processo de implementação e aumento nos lucros da empresa. O gerenciamento de infraestrutura tornou-se uma prioridade não apenas para garantir o entrosamento da TI com as necessidades da empresa, mais para controlar o seu custo. Sendo assim, o conjunto de serviços de infraestrutura fornece a capacidade humana e técnica que, alavanca a capacidade do negócio necessária para o posicionamento competitivo da empresa. 3. FINANÇAS EM PROJETOS DE TI 3.1. PLANO DE GERENCIAMENTO FINANCEIRO. As grandes empresas de hoje, contam com uma forte aliada nos seus processos internos e externos: a TI (Tecnologia da Informação). Através dela, é possível gerenciar todo tipo de informação, serviços, bem como, agilizar os processos. Mais para que isso seja possível, tornam-se necessários um projeto e posteriormente, um plano de gerenciamento financeiro que possa gerenciar os custos, riscos e aquisições. Para tanto, é necessário que esse projeto possa orientar a forma de agir da empresa, estando este alinhado a um plano de gerenciamento financeiro. Plano de gerenciamento financeiro, nada mais é do que a programação do orçamento, ou seja, o que será gasto, a racionalização dos gastos e a otimização dos investimentos como forma coerente de administrar a renda, os investimentos, as despesas, o patrimônio e as dívidas. A empresa Petabyte está com inúmeras dificuldades em montar o seu plano de gerenciamento financeiro. Através de análises e estudos, a Consulting percebeu que os projetos da Petabyte muitas das vezes, estariam sendo entregues fora do prazo, causando transtornos tanto para o cliente quanto para a mesma. Esses transtornos podem ser resolvidos com planejamento. Daí torna-se necessário um plano de gerenciamento financeiro, que esteja alinhado ao orçamento e a data de entrega de determinado projeto. Mediante a situação, surge a necessidade de desenvolver um plano de gerenciamento financeiro o mais rápido possível, pois este fará com que a Petabyte tenha conhecimento das ferramentas e poderá utilizá-las como objetos aliados aos seus processos internos. Ultimamente, o que se busca em um determinado serviço contratado é o cumprimento no prazo e também no orçamento. Após o desenvolvimento e implantação desse plano de gerenciamento financeiro, a Petabyte poderá estar alinhando todo o seu compromisso com os seus clientes. Isso se dará, pela eficiência nos seus serviços, de acordo com o que fora planejado e conversado com o cliente deixando assim, o cliente satisfeito e fazendo com que ele procure a organização novamente para realização de projetos futuros. É notável que existam muitas dificuldades ao tentar montar um plano de gerenciamento financeiro. Como exemplo, podem ser citados: falta de experiência em técnicas administrativas e falta de capital de giro. É claro que existem inúmeros fatores/problemas que dificultam essa elaboração, porém, esses dois são os mais comuns. Para iniciar, se faz necessário saber o conceito de planejamento. Planejamento, nada mais é do que estabelecer com antecedência as ações que serão executadas. Também, estima de recursos e definição de responsabilidades para conseguir alcançar os objetivos esperados. Planejando, é possível verificar os problemas que poderão surgir durante a execução do projeto, visando assim, evitar transtornos seja no estouro do orçamento ou do prazo. Ultimamente, a Petabyte vem encontrando sérios problemas financeiros. Isso ocorre, devido a estouros nos prazos e nos orçamentos de projetos. Também, não há uma análise do fluxo de caixa da empresa. Orçamentos são feitos, mais não são analisados de forma correta. Daí percebe-se que será necessária a análise dessas duas ferramentas: Fluxo de Caixa e Orçamento. Sabe-se que existem inúmeras ferramentas que podem contribuir para o gerenciamento financeiro de uma organização. Duas das mais importantes são: o Fluxo de Caixa e o Orçamento. O Fluxo de Caixa é uma das ferramentas mais importantes, pois é através dela que são registradas todas as movimentações do caixa de qualquer organização. Ou seja, é onde são registradas as entradas e saídas de recursos financeiros, em um determinado período de tempo. O Fluxo de Caixa é um dos instrumentos que analisa e avalia uma empresa, demonstrando visualmente o fluxo das receitas e despesas distribuídas durante o projeto. Adotando-se essa ferramenta, é possível uma boa e organizada gestão dos recursos financeiros evitando situações que, representem ameaças ao andamento da empresa. Já o orçamento, se preocupa em demonstrar as intenções que a empresa possui em termos financeiros. Pode-se dizer que o orçamento, é uma síntese dos planos da empresa, onde são estabelecidas as metas das atividades de vendas, produção, distribuição e etc. Existem inúmeras vantagens em possuir um orçamento bem elaborado e organizado. Dentre essas, pode-se citar: fornece um meio de transmitir os planos da administração a toda à organização; fazer com que os administradores possam pensar no futuro e planejá-lo para que não haja imprevistos; revelar ou detectar as possíveis falhas que a empresa poderá enfrentar, bem antes que o mesmo passe por elas; definir metas para posterior avaliação de desempenho. Quando, em uma empresa, não existe um gerenciamento financeiro bastante organizado, é possível que a mesma encerre suas atividades no mercado sem que os seus proprietários possam identificar os problemas aos quais levaram a empresaao buraco. É claro que nenhum dos empresários da Petabyte irão querer isso para a organização que estão conduzindo. A organização está com dificuldades em se manter no mercado, pois não está mais conseguindo obter o resultado desejado em seus serviços. Isso ocorre devido a fatores internos e externos. Como fatores internos, podemos citar colaboradores não interessados, dificuldade de organização interna, distribuição das atividades, etc. Como fatores externos, pode-se citar a existência de inúmeras concorrentes no mesmo ramo, dificultando a sua sobrevivência e crescimento, novos produtos e serviços sendo lançados chamando à atenção do público, diferenciação no atendimento, etc. A sobrevivência e o crescimento de uma organização podem ser vistos como consequências de um planejamento financeiro que está atrelado a um eficiente orçamento, tendo-se controle das receitas e despesas de forma que, seja suficiente para a projeção de um fluxo de caixa e posteriormente, um melhor controle dos recursos financeiros dessa forma, garantindo a permanência da empresa no mercado em que atua. Também vale lembrar que, se torna necessário por parte da gerência da empresa, dar atenção aos mecanismos que fazem uso no planejamento e acompanhamento do desempenho da organização. Deverão ter uma visão empreendedora, de forma a contribuir para a melhoria dos resultados e na diminuição de ocorrência de problemas futuros. O planejamento financeiro pode ser considerado um diferencial para a Petabyte, pois ele trabalha com visões em um futuro não muito distante. Está sempre atenta aos riscos que a organização poderá sofrer, porém podendo contê-los antes que a mesma venha a passar por eles. Sendo assim, o planejamento financeiro é um fator determinante para o desempenho da empresa no mercado em que atua. 4. ECONOMIA E MERCADO 4.1 . DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DAS EMPRESAS NO MERCADO Com o crescente número de consumidores, torna-se necessário um maior número de empresas e serviços diversificados. Hoje, quem tem mais condição de venda e preço baixo, além de um serviço diferenciado, está se saindo muito bem no mercado econômico. Mais para que isso seja possível, é necessário que os empresários estejam diariamente desenvolvendo soluções e ideias que possam atender as expectativas de seus clientes, não apenas na questão de preço ou condição, mais na qualidade dos serviços prestados. Para que a empresa Petabyte possa continuar a se desenvolver e manter- se ativa no mercado econômico, é necessário que ela esteja sempre em busca de melhorias que possam fazer a diferença nos serviços prestados. Ora, se existem inúmeras empresas do mesmo ramo, a fatia do mercado irá diminuir gradualmente para as mesmas. Porém, cada uma terá que planejar de que forma fará para dar a volta nessa situação, resultando em melhorias no seu lucro. É fácil entrar no mercado, porém manter-se nele torna-se difícil por diversos fatores, tais como: concorrência, menor preço, diferencial nos serviços prestados, aumento de empresas atuantes no mesmo ramo de atividade, dentre outros. Para tal entrada no mercado, torna-se necessário um planejamento e estudo mercadológico para perceber e saber, o que e como fazer para que a empresa possa se dar bem no ramo em que pretende atuar. Muitas das vezes, empresários inexperientes iniciam suas atividades comerciais, sem sequer planejar seus passos e metas. Isso poderá causar desperdício de dinheiro e até mesmo, o fechamento da empresa. Esses aspectos devem ser bem observados e estarem presentes na organização interna da Petabyte, sempre que se iniciar algum novo projeto, pois se o mesmo for bem planejado, resultará em sucesso para manter empresa no ramo, bem como, na diminuição ou até mesmo, uma estagnação dos resultados negativos durante o andar da mesma no desenvolvimento dos seus projeto. É claro que, medidas corretivas durante o processo de execução são necessárias, mais mediante a um planejamento bastante organizado, será possível detectar as falhas e tomar decisões para corrigi-las. Também se torna necessário, que a Petabyte refaça novamente uma pesquisa mercadológica para saber, o que a clientela procura. Nessa pesquisa, poderão ser feitos questionamentos do tipo: O que o cliente procura? Que perfil de empresa ele procura? Dentre inúmeras que poderão ser levantadas. Após a pesquisa, poderá analisar esses resultados e buscar melhorias internas para se adequar ao mercado atual. 4.2. A OFERTA E A PROCURA DE BENS OU SERVIÇOS Todos os membros da sociedade necessitam adquirir diariamente qualquer que seja o produto ou serviço desejado. No entanto, dependendo da procura desse bem ou serviço, o mesmo poderá chegar a faltar em determinadas empresas, ou até mesmo, no caso de um serviço, ficar sobrecarregado com tantas solicitações. A Lei da oferta e da procura (ou Lei da Oferta e demanda) estabelece a relação entre a demanda de um produto, isto é, a sua procura e a quantidade do mesmo que é oferecida, ou seja, a oferta. Através dela, é possível perceber e descrever o comportamento dos consumidores na aquisição dos bens e serviços em determinados períodos, em função de quantidade e preços. Ultimamente, a procura pelos serviços da Petabyte tem diminuído bastante em vista de problemas internos. Também, a equipe de marketing da empresa está tendo dificuldades em lidar com o marketing da concorrência. Daí surge à necessidade de uma atualização, ou seja, de um treinamento eficiente e de impacto com esses colaboradores para que, façam uso de novos meios de propaganda que chame atenção da clientela, favorecendo a divulgação dos seus produtos e serviços. Para que a empresa possa voltar a se dar bem no ramo em que atua, torna- se necessário estar atenta a lei da oferta e procura. Como dito acima, é possível através de estudos, descrever o que os consumidores estão procurando mais fazendo com que, a empresa foque naquele bem ou serviço que está em alta no momento. Sabe-se que, bens e funcionários parados é desperdício de dinheiro. Então, para que isso não aconteça, o empresário deverá estar atento a fatores de consumo para que dê preferência àquele bem ou serviço que está sendo mais requisitado no momento. Dessa forma, o mesmo terá lucro e também satisfação dos clientes, por ter sempre em sua organização aquele bem ou serviço disponível por um bom preço, ou por uma qualidade diferenciada no serviço prestado. A Petabyte poderá realizar pesquisas mercadológicas com a finalidade de saber, em meio ao seu ramo e aos seus cliente, quais as necessidades rotineiras, ou seja, o que é de uso constante dos clientes, poderá também verificar, através dessa pesquisa, o nível da concorrência para então poder estar batalhando para ter sucesso. Essa pesquisa irá ajudar a alavancar a empresa, visando abrir novos rumos e serviços que beneficiarão os seus clientes bem como a própria organização. PIM VI 5. MODELAGEM DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO Ao receber os relatórios com as necessidades da nova área de TI, o desafio foi idealizar uma rede que suportasse uma carga de trabalho, duas mil e quinhentas (2.500) transações por dia, a também rede deveria suportar e prever um crescimento de pelo menos 50% nos próximos cinco (5) anos. Outra necessidade da empresa é a possibilidade de vender o serviço para outras empresas e levantou-se a possibilidade de “cloud”, portanto os servidores de web, banco de dados e aplicativos deveriamsuportar um Stress maior que o inicial. A princípio fez se o levantamento dos dados do sistema e de toda a estrutura de TI, tínhamos um maquinário totalmente desatualizado e inapropriado para as tarefas seguintes, nossas storage units eram insuficientes e nosso plano de contingência simplesmente não existia. Devido a esses fatores fomos obrigados a abandonar tudo que já tínhamos e transferir tudo para a nova topologia que seria criada. Tínhamos o conhecimento de que teríamos dois locais para instalar uma estrutura que desse uma SLA de 99,95%, isso parece assustador, mas é possível, mas teríamos que ter um site onde pudéssemos repetir a estrutura inicial e que este site tivesse o mesmo conteúdo do nosso “primary” O nosso site primário seria o de São Paulo, que por ser nossa base e onde está concentrada a maior parte dos empregados. Assim teríamos o nosso site principal o de São Paulo e como site secundário o do Rio de Janeiro, por dois motivos principais, o primeiro é que o site do Rio é onde temos a segunda maior quantidade de funcionários e também é onde temos um local adequado para a alocação dos equipamentos necessários. Com isso começamos a imaginar como faríamos um espelhamento do nosso banco de dados e como iríamos compartilhar nossos aplicativos e sistemas com as outras filiais. Uma solução encontrada e que poderia trazer algumas vantagens foi a utilização de um VPN device, um em cada site onde haveria servidores, assim as nossas filiais acessariam todos os nossos aplicativos via VPN, essa foi a solução adotada para resolver o problema de acesso a nossa rede. Quanto aos clientes externos o acesso seria feito como já foi dito por cloud, assim o cliente acessaria apenas uma interface onde ele colocaria a informação requerida e assim que ele desse o ENTER ou qualquer outra função, essa interface enviaria os dados para o servidor, processaria e retornaria ao cliente a resposta e salvaria em nosso banco de dados, tudo isso via web sem a necessidade do cliente possuir nenhum software instalado em seu computador, nem mesmo seria necessário o VPN para ter acesso aos seus aplicativos de administração de dados. Com essa inovação poderíamos inclusive reaver todo investimento inicial para montar essa estrutura e o melhor, poderíamos vir a ter lucros com ela, já que a tendência era incluir mais clientes para esse sistema que não necessitaria de instalações locais ou mesmo garantia de manutenção no local, bastava um acesso à internet e um web browser qualquer como o mozilla ou o IE. Pensando em quais servidores poderíamos utilizar separamos os servidores em duas categorias: A primeira dizia respeito ao processamento e armazenamento da informação para essas finalidades utilizou servidores com capacidade de processamento maior. Assim para esses servidores utilizaríamos servidores Quad Core com 32 Mb de RAM. Isso para processamento, aplicações e para banco de dados. Cada servidor desses poderia suportar a quantidade de transações diárias e ainda garantir em caso de crescimento de 50% em cinco (5) anos. A segunda categoria é a de servidores que não tem função de processamento, nesse caso teríamos servidores Dual Core que carregariam outras funções e de onde as interfaces Web de nossa cloud ficaria armazenada e de onde ela entraria em nossa rede para ser processada por nosso Quad Core. Lembrando que a mesma estrutura que teremos no site São Paulo, deveríamos ter no site Rio de Janeiro para que o site Rio servisse de backup para São Paulo, para isso o site São Paulo e o site Rio teriam um sistema de espelhamento, onde tudo que fosse processado em São Paulo seria transmitido e gravado no Rio, e caso houvesse algum problema em São Paulo os servidores do Rio seriam imediatamente transformados em primary por um trigger que faz o ping de com São Paulo a casa 10 segundos. 6. GESTÃO ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANO O exemplo de todas as áreas a nossa área de RH tinha uma missão muito difícil pela frente, em seis meses eles teriam que selecionar trinta técnicos de áreas específicas do mercado, vintes destes em São Paulo e dez no Rio de Janeiro, fazer o recrutamento, a seleção, a entrevista, os testes de seleção e a contratação dessas pessoa. Inicialmente precisávamos fazer uma análise bem detalhada com os técnicos que possuíamos suas áreas de trabalho, salários idades e potencial de aprendizagem, pois acreditem algumas pessoas simplesmente não querem se adaptar as novas realidades. Então começamos primeiramente internamente e depois fomos para “fora”, então fizemos na pesquisa de perfil, vimos que tínhamos dez funcionários na área de TI, tínhamos técnicos de rede, técnicos de segurança e funcionários de monitoração de sistemas e banco de dados. Começando a entrevista vimos que dos dez técnicos, cinco em São Paulo e cinco no Rio de Janeiro estavam com vontade e aceitaram o desafio de permanecer na empresa e se adaptar às novas tecnologias que iríamos implantar para isso a empresa ofereceu capacitação para eles, esses técnicos fariam um curso de quatro meses para aprender, e juntamente com os novos funcionários eles teriam que começar a implantar o sistema, e em seis meses eles seriam capazes de dar todo o suporte necessário ao departamento de TI. Aos funcionários que não quiseram permanecer, lhes foi dada a oportunidade de um programa de demissão voluntária onde eles seriam demitidos com alguns benefícios em seis meses, nesse período eles seriam responsáveis por garantir o funcionamento do departamento. Depois de definido o grupo interno, nossa próxima tarefa era a de conseguir vinte técnicos de fora, deveríamos ter vinte técnicos em São Paulo e dez no Rio de Janeiro, assim poderíamos garantir o serviço em ambas às pontas. Assim começamos o processo de recrutamento, recebemos muitos currículos e iniciamos o processo de seleção, agendamos as entrevistas, e fizemos os testes de seleção. Após a seleção dos funcionários passamos para a fase das propostas de salário e negociações, esse processo foi um pouco mais demorado, pois teríamos que oferecer o salário que estava em nosso escopo e tentar superar propostas muito grandes com outros benefícios e para isso as entrevistas iniciais foram primordiais, pois pudemos verificar as necessidades pessoais e desejos de cada candidato, e isso nos deu argumentos para oferecer cursos e possibilidade de plano de carreira para os funcionários como incentivo e complemento de nossas propostas salariais. Alguns candidatos não aceitaram então continuamos com o processo de seleção, chamamos alguns candidatos que ficaram para uma segunda triagem e estudamos mais currículos que chegaram depois de havermos iniciado o processo de entrevistas. Depois de definido o grupo sabíamos que teríamos três (3) meses para preparar esses novos funcionários para o trabalho, e por isso nossa próxima tarefa foi definir que tipo de organização teríamos ao tratar desse “projeto”, coloco esta palavra entre aspas, pois se formos analisar este acontecimento como projeto, deveríamos considerar a organização como sendo um a organização orientada a projetos, mas esse não é nosso caso, pois o departamento já existe e a implantação deverá ser tratada como uma organização funcional de base tecnológica mesmo. Para desenvolvimento inicial essas pessoas ganharam cursos nas áreas que atuariam, mesmo que essas pessoas já tenham este conhecimento, isso seria uma forma de igualar os conhecimentos a um nível mínimo e promover uma interação entre os funcionários, evitando assimguerras de egos e picuinhas criadas no primeiro dia de trabalho. Esses técnicos também estavam trabalhando na implantação do hardware, software e da infraestrutura, assim teríamos na implantação uma equipe de aproximadamente 40 técnicos entre Rio e São Paulo, e com isso temos um reforço de 10 pessoas no período mais crítico. As funções técnicas foram definidas por nós, mas as funções gerenciais seriam exercidas por alguns membros do nosso conselho de TI, para que estes sejam absorvidos pela empresa. Outro desafio importante foi à orientação da criação de documentação referente a todo processo de implantação para que caso algo necessite de revisão, tenhamos documentado todo o processo. Após termos concluído a seleção de o processo de contratações / demissões haver terminado, nos coube fazer um curso sobre a utilização de nossa nova ferramenta de trabalho, quando iniciamos o curso ficamos um pouco assustados pois achamos a utilização da ferramenta um pouco complexa, mas depois de alguns testes e simulações percebemos que a ferramenta é bem simples e que nos auxilia em atividades que antes nos tomava dias de trabalho manual. 7. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TI Como foi mencionado anteriormente a empresa Sky possuía uma estrutura de TI que era tratada como despesa de uma empresa, isso gerava várias situações de indisponibilidade causando demora na entrega de peças, demora na análise de crédito dos possíveis compradores, e gerando prejuízos para a empresa. A solução foi contratar um consultor externo que tivesse experiência em preparar um projeto de melhorias e investimentos para eliminar as indisponibilidades. Após uma análise profunda o consultor nos deu uma sugestão inicial que fosse criado um conselho de TI para a empresa e que tivesse como objetivo criar as melhorias necessárias para arrumar o problema. Após a montagem do conselho começamos a traçar a missão e as metas da área de TI em paralelo com a missão da empresa, por exemplo, tínhamos que planejar um crescimento de 50% no volume de negócios da empresa nos próximos cinco (5) anos. Sabíamos que tínhamos que ordenar e definir os principais componentes dessa área e transformá-la em uma área segura e produtiva para a empresa. Iniciamos os trabalhos preparando quais assuntos seriam tratados no conselho para organizar um centro de processamento de dados (CPD) que funcionaria da seguinte forma: 1. O site de São Paulo seria o “primary” com capacidade de processamento de 2.500 transações por dia o que nos daria uma média de 104,2 transações por hora e 1,72 transações por minutos. 2- Nesse site temos aproximadamente 250 funcionários que tem acesso ao sistema e aplicativos. 3. Temos um banco SQL atualmente com 100 Gb de espaço, nesses bancos temos informações de clientes, tabelas de compras, peças e tudo que é pertinente ao negócio. 4. A filial do Rio de Janeiro é a segunda maior com 50 funcionários, espaço físico e estrutura suficiente para receber o nosso CPD2 onde teremos o backup do site São Paulo. 5. A filial de São Paulo não pode ter mais de 99,95% de indisponibilidade (SLA) sob pena de causar problemas ao negócio. 6. Nas demais filiais, Manaus, Recife, Salvador, Porto Alegre e Brasília, a SLA pode ser mais flexível, mas os sites principais teriam que manter a SLA citada acima. 7. Os recursos necessários e o nível de skill técnico necessário para o perfeito funcionamento do sistema. 8. Seria necessário algum tipo de solução para unificar os dados de clientes, funcionários e peças para evitar duplicação dos dados e lentidão no processamento dos dados. Depois de analisar os dados precisávamos determinar a missão do departamento de TI de nossa empresa. Inicialmente voltamos a essência da missão de TI citando: “Prestar serviços de TI à empresa, garantindo os níveis de serviço acordados, a um custo compatível disponibilizando a tecnologia necessária para o atendimento das necessidades de negócios, viabilizando a melhoria contínua do processo”. A partir daí fomos adequando às nossas necessidades de negócio, e classificando cada item descrito nessa definição para começar a efetuar nosso planejamento estratégico de TI ou PET. 3 – PETI Depois de definidos os objetivos precisávamos analisar os fatores que precisaríamos desenvolver para implantar a nossa área de TI. 1. Comunicações: • Comunicação de dados; • Telefonia convencional, móvel e VoiP; 2. Serviços: • Manutenção de equipamentos; • Seguros e garantias; • Uso de sistemas de terceiros; • Fornecedores especializados; 3. Pessoal: • Salários; • Treinamentos; • Viagens; 4. Ativos: • Equipamentos; • Sistemas aplicativos; • Mobiliário Após a separação e definição dos fatores relevantes para o projeto, e após de quantificar e eleger o escopo do projeto. Começamos a delegar essas funções às respectivas áreas. Todo o planejamento e implementação foi para a área de técnica de TI que faria o projeto e enviaria o orçamento ao grupo de finanças. E em seguida enviaríamos o escopo do projeto para a área de RH para planejar as contratações e planejar o treinamento necessário. A equipe de segurança também foi acionada e ficará alinhada com a equipe de TI para dar a devida segurança aos dados da empresa. Após haver delegado as diferentes funções, nos coube fazer o planejamento da a governança de TI. Não foi muito difícil de determinar alguns conceitos que seriam implantados para a governança de TI, o difícil era programar e planejar a implantação desses processos. O primeiro deles foi o ciclo PDCA e melhoria continua Os princípios básicos desse ciclo serão descritos abaixo: 4- PDCA 1. Planejar: definir objetivos a alcançar; identificar alternativas considerando abrangências, recursos necessários, prazos/oportunidades; escolher e detalhar plano para executá-lo. 2. Executar: desenvolver solução e implantá-la; obter recursos necessários e colocá-los em ação. 3. Verificar: verificar aderência de funções, processos e integração; identificar erros. 4. Agir: analisar as causas dos desajustes e propostas de melhoria. A figura abaixo ilustra o ciclo PDCA, é importante ressaltar PDCA é baseado no ciclo em inglês, cujas ações estão contempladas neste gráfico. Outro fator importante foi determinar as metas da área porque após estabelecidas as metas pudemos aplicar a preparação de métricas, onde poderíamos verificar o andamento das nossas atividades e saber se as metas estavam sendo alcançadas. Para a implantação do projeto escolhemos o modelo COBIT que apesar de ser um modelo de auditoria se adaptado para implantação de um projeto cobre os passos necessários para implantar o processo de forma eficaz e “enxuta”. 8. CONCLUSÃO Concluindo- se que toda empresa busca se destacar no mercado em que atua. Para isso, elas sempre estão buscando “fazer a diferença” nos seus produtos e serviços. As empresas Petabyte e Sky, buscam essa diferenciação de forma contínua, para que possam estar firmes nos negócios. No trabalho acima, foram analisadas e propostas soluções para melhoramento nas empresas Petabyte. De acordo com o que foi exposto acima, se as empresas levarem a sério as sugestões que foram deixadas, terá melhoria nos processos internos, bem como, aumento no desempenho de seus colaboradores e vendas. Às medidas apresentadas para os diversos problemas das duas empresas, cabe aos gestores de TI das mesmas analisar cada uma delas e, aplicar de forma eficiente para que se tenham resultados satisfatórios. As empresas, apresentadas no relatório, são de tamanho potencial nas atividades que desenvolvem. O que estava faltando, era apenas um“empurrão” para que elas se estabeleçam novamente nos negócios. Torna-se necessário, um acompanhamento contínuo e avaliações constantes que possam avaliar, após as propostas deixadas, os resultados obtidos com a aplicação das mesmas. Isso caberá ao corpo administrativo da empresa, estar de forma ativa acompanhando esses dados, e a cada dia que passa buscar novas implementações a fim de alavancar os negócios da corporação. 9. REFERÊNCIAS Portal Educação, Google Analytics. Disponível em: http://www.portaleducacao.com.br Fonte: PORTAL EDUCAÇÃO - Cursos Online : Mais de 1000 cursos online com certificado http://www.portaleducacao.com.br /referencias-bibliograficastiradas-na-internet-como-colocar-no- trabalho#ixzz44JUgx8jg Elogroup, modelagem de processos, Devmedia, Ferramentas de Case, disponível em: http://www.devmedia.com.br/ferramentascaseparteiii/2147> UNIP, módulo 3º semestre, Gestão de TI, disponível em: http//www.unipvirtual.com.br/campus
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