As vantagens do e-Social e seus impactos no RH e nos processos fiscais dos órgãos competentes

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As vantagens do e-Social e seus impactos no Departamento Pessoal e nos processos fiscais dos órgãos competen tes
Roberto Cordeiro Waltz (Universidade Paulista - UNIP) cordeiro_sjc@hotmail.com
Tânia Nunes Pereira (Universidade Paulista - UNIP) tanianunespereira@gmail.com
Claudinete Salvato Lima (Universidade Paulista - UNIP) claudinete@gmail.com
Resumo:
O e-Social é parte do sistema de escrituração digital que exigirá que todos os empregadores enviem em um único documento, todas as informações trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e tributárias relativas aos seus trabalhadores, sejameles empregados, avulsos ou contribuintes individuais. Isto poderá facilitar a fiscalização dos órgãos competentes aos empregadores, que precisarão atuar com maior transparência e segurança jurídica, evitando assim riscos tributários e trabalhistas desnecessários. Este sistema tem porobjetivo melhorar a ação competente do gestor de empresas públicas ou privadas, que atuem no Departamento de Pessoal, trazendo importantes evidências de sua atuação eficiente, dentro dos padrões legais exigidos. No setor público, por exemplo, a ideia é melhorar a eficiência tributária, proporcionando maior transparência para a arrecadação e aplicação de rec ursos auferidos. Este trabalho tem por objetivo analisar os principais impactos da implementação do e-Social para o Departamento Pessoal das empresas, demonstrando a relevância des ta área no processo de entrega das obrigações exigidas pelos órgãos competentes. A met odologia está pautada em pesquisa exploratória, teórica e observacional, visando anal isar a contribuição desta tecnologia digital na área de recursos humanos. A presente pesquisa podecontribuir como um material de apoio, que visa auxiliar os profissionais da área, como partede um treinamento teórico sobre o assunto abordado. Pretende ainda abordar o papel da tecnologia de informação, que integra o contexto do presente tema, o que deverá resultar em um melhor entendimento dessa nova abordagem tecnológica para o processo de tributação e de gest ão de pessoas nas empresas.
Palavras chave: E-social, Gestão de Pessoas, Tecnologia de Informa ção, Tributação.
The advantages of e-Social and its impacts on the Personnel Department and the tax processes of the competent bodies
Abstract
The e-Social is part of the digital bookkeeping system that will require all employers to submit in a single document all labor, social security, land and tax information relating to their employees, whether employed, individual, or individual taxpayers. This may facilitate the
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supervision of the competent bodies to employers, who will need to act with greater transparency and legal security, thus avoiding unnecessary tax and labor risks. This system aims to improve the competent action of the manager of public or private companies, who work in the Personnel Department, bringing important evidence of their efficient performance, within the required legal standards. In the public sector, for example, the idea is to improve tax efficiency, providing greater transparency for the collection and application of resources received. This paper aims to analyze the main impacts of e-Social implementation for the Company's Personal Department, demonstrating the relevance of this area in the process of delivering the obligations required by the competent bodies. The methodology is based on exploratory, theoretical and observational research, aiming to analyze the contribution of this digital technology in the area of human resources. This research may contribute as a support material, which aims to assist professionals in the area, as part of a theoretical training on the subject addressed. It also intends to address the role of information technology, which integrates the context of the present theme, which should result in a better understanding of this new technological approach to the process of taxation and people management in companies.
Key-words: E-social, People Management, Information Technology, Taxation.
1 Introdução
A área de Recursos Humanos dentro das organizações é de vital importância para o sucesso nos resultados dos negócios. Este departame nto possui a responsabilidade da seleção de pessoal, contratação, treinamento, desen volvimento, remuneração, folha de pagamento, dentre outros fatores referentes à comun icação empresarial. Entre as atividades mais relevantes, abrange a relação diret a com o funcionário, sua remuneração e benefícios. Todo impacto referente a atividades e tarefas específicas, como admissão de funcionários, pagamento de salários, férias, ençaslic médicas, 13º salário, entre outros, é gerenciado pelo Departamento Pessoal (DP).
Atualmente, a área de DP possui algumas datas pré-stipuladase pelos órgãos competentes para entregas de obrigações acessórias, que impactam diretamente no recolhimento dos impostos. Em diversas empresas, este setor recebe orientações para procedimentos sociais com períodos de atraso. A apuração dos cálculos trabalhistas acontece em um curto período de tempo, de forma que as informações atrasadas impactam em outras áreas, bem como na entrega das declarações competentes.
Diante deste contexto, a implementação do e-Social surge com uma proposta de permitir que cálculos e envio de documentações sejam feitos com prazo hábil, tanto para a empresa e departamentos responsáveis, quanto parao trabalhador. Este projeto do governo federal visa unificar o envio de informaçõe s por Empresa/Empregador em relação aos seus colaboradores. Tal programa está sendo desenvolvido para que sejam unificadas informações pertinentes à Caixa Econômic a Federal, Instituto Nacional do Seguro Social, Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pela Receita Federal do Brasil (RFB).
O e-Social é parte do sistema de escrituração digital que exigirá que todos os empregadores enviem em um único documento, todas as informações trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e tributárias relativaos seus trabalhadores, sejam eles empregados, avulsos, contribuintes individuais etc.Segundo dados da Sage IOB (Informações Objetivas), 2016“ a prestação das info rmações substituirá a entrega das mesmas em outras declarações e formulários, com padronização e redução da quantidade de obrigações atualmente realizadas”. I sto poderá facilitar a fiscalização dos
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órgãos competentes aos empregadores, que precisarão atuar com maior transparência e segurança jurídica, evitando assim riscos tributários e trabalhistas desnecessários.
Conforme ressalta Rezende (2005), um empreendimento constitui um sistema, tendo em vista a sua complexidade de atividades, funcionamento de processos, envolvimento de pessoas, entidades externas e a grandiosidade de manipulação de diversas informações.
A empresa ou organização e suas relações formam o m aior de todos os sistemas de informação, juntamente com suas funções relacionais com os ambientes interno e externo.
Tal grau de complexidade contribui para a demanda por sistemas inteligentes e eficazes que contribuam não só com a atenção das empresas co m seus compromissos fiscais, mas também com o poder público no sentido de otimizar o processo de arrecadação, tornando-o mais eficiente e democrático.
Completando, é ainda Rezende (2005) que nos permitereconhecer que a gestão pública e a governança eletrônica constituem perspectivas a tuais em sistemas de informação. Os dados e as informações são requisitos necessários p ara a elaboração de projetos de governança eletrônica e de gestão pública, seja fed eral, estadual ou municipal.
O conceito de gestão, sob a ótica da administração, está relacionado com o conjunto de recursos decisórios e de aplicação das atividades d estinadas aos atos de gerir. Em
termos gerais, a governança pode ser entendida como competência dos gestores nas atividades e nas ações de gestão (REZENDE, 2005).
Nesse sentido, o e-Socialtem por objetivo melhorar a ação competente do gestor de empresas públicas ou privadas, que atuem no Departamento Pessoal, trazendo importantes evidências de sua atuação eficiente e dentro dos padrões legais exigidos. No setor público, por exemplo, a ideia é melhorar a eficiência tributária, proporcionado maior transparência para a arrecadação e aplicação de recursos auferidos pelo sistema tributário.
Este trabalho tem por objetivo analisar os principais impactos da implementação do e-Social para Departamento Pessoal das empresas, demonstrando a relevância desta área no processo de entrega das obrigações exigidas pelo s órgãos competentes. A metodologia está pautada em pesquisa exploratória, teórica e observacional, visando analisar a contribuição desta tecnologia digital na área de recursos humanos.
A presente pesquisa pode contribuir como um material de apoio, que visa auxiliar os profissionais da área, como parte de um treinamentoteórico sobre o assunto abordado. Pretende ainda abordar a área de tecnologia de informação, que integra o contexto do presente tema, o que deverá resultar em um melhor ntendimento dessa nova abordagem tecnológica para o processo de tributação e de gestão de pessoas nas empresas.
2 O papel da tecnologia da informação na era do con hecimento
A partir da década de 1990, o mundo organizacional inicia uma nova etapa: A era da informação. Percebe-se que o conhecimento é visto como a nova riqueza no mundo corporativo, sendo tratado como recurso valioso, importante e também como um diferencial nos negócios. Substitui-se o capital fi nanceiro, pelo capital intelectual.
“É a era da informação, que surge com um tremendo impacto provocado pelo desenvolvimento tecnológico e com a chamada tecnolo gia da informação.” (CHIAVENATO, 2000, p. 34)
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A tecnologia da Informação entra como agregado às o rganizações, e também na vida das pessoas. Passa a ter papel fundamental para um bom desenvolvimento corporativo. Dentre os contextos, passou a ter novas características, como:
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Menor Espaço: Conceito do ‘virtual’, e não territorial. Ou seja, os locais físicos não necessariamente precisariam de um espaç o grande, pois as informações mais importantes se realocariam de modo virtual. Os arquivos físicos (papéis) foram substituídos pelos digitais, podendo realizar a utilização desses espaços para outras fi nalidades; os centros de processamento de dados foram consideravelmente reduzidos, trabalhando até hoje de forma enxuta. Surgiram as salas virtuais, os microcomputadores, reduzindo espaços e até mesmo reduzindo suas despesas fixas.
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Menor Tempo:Dentre a vantagem de ganho de espaço, se dá a facilidade na comunicação. A instantaneidade passa a ter uma n ova dimensão, tornando a comunicação mais ágil, móvel, flexível e direta no mundo em geral, facilitando a atenção e dedicação ao cliente .
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Maior Contato:Possibilidade de realização de teleconferências, devido aos computadores se tornarem portáteis; a multimídia, o trabalho em grupo e também as estações de trabalho. Permitiu-se a conexão entre pessoas distintas em diversas partes do mundo, diminuindo assim, os gastos com deslocamento físico e menor necessidade de viagens para contatos pessoais.
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“A informação torna-se a principal fonte de energia da organização, seu principal combustível, seu mais importante insumo ou recurso” . (CHIAVENATO, 2000, p. 35)
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organizações, devido à facilidade na comunicação eà globalização, as empresas privadas, assim como o sistema público, em paralelo, cada vez mais buscam fazer uso da tecnologia a seu favor. Este recursotem sido de grande valia para os órgãos públicos, permitindo que estes possam desenvolver projetos para reduzir a burocracia e economizar tempo na execução dos processos, além de proporcionar uma visão global de toda a comunidade.
3 Estudo de Caso
3.1 A importância do e-Social
A Constituição Federal prevê em seu art. 37, inciso XXII, que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios deverão atuar de forma integrada, inclusive no compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.
Em paralelo, o Código Tributário Nacional, em seu art. 199, prevê que a Fazenda Pública, os Estados, Distrito Federal e os Municípios prestarão assistência para a fiscalização dos tributos respectivos e permuta de informações, na forma estabelecida, em caráter geral ou específico, por lei ou convênio.
Dessa forma, a fim de se criar um mecanismo moderno para unificar as atividades de entrega, validação, armazenamento e autenticação de documentos e livros que integram a escrituração fiscal e contábil das pessoas jurídicas e empresários, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado de informações, o Governo Federal instituiu o SPED, Sistema Público de Escrituração D igital, por meio do Decreto nº
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6.022/2007, posteriormente alterado para o decreto nº 7.979/2013. Segundo a Sage IOB (2017), a criação do SPED, possibilitou ao Governo controlar melhor e também ser mais ágil quanto à fiscalização das informações con tábeis das organizações. Ao mesmo tempo, promoveu a uniformidade e racionalização no cumprimento das obrigações acessórias por parte de uma empresa para com os órg ãos fiscalizadores.
Atualmente, o SPED é composto peloSped Contábil, Sped Fiscal, NF-e (nota fiscal eletrônica) e EFD contribuições (Escrituração Fisca l Digital). Mas ainda se fez necessária a escrituração digital das informações t rabalhistas e previdenciárias. Dessa forma, o governo federal, em conjunto com a CAIXA, INSS, Receita Federal entre
outros órgãos competentes (figura 1), desenvolveram um projeto para unificar o envio das informações pelo empregador em relação aos seus empregados.
Figura 1 – Entes Participantes do e-Social
Fonte: Manual Padrão do e-Social, 2017.
Em 2015, foi regulamentado o e-Social, que nada mais é do que o Sped Trabalhista junto com o Previdenciário. Além dos controles contábeis e fiscais, já existentes, passa a ter o processo burocrático para a área trabalhiste previdenciária, e essas mudanças impactarão diretamente quem atua no Departamento Pe ssoal.
As empresas que já mantêm suas informações contábeis e fiscais organizadas e atualizadaspassarão a ser cobradas pela organização e atualização também das informações trabalhistas e previdenciárias. É válido ressaltar que esta necessidade já existe, mas o que mudará é o fato de que a não observância das determinações legais imediatas, passará a ser acompanhada e cobrada em empot real pela fiscalização.
Para atender a essa nova obrigação, as organizações deverão se preparar implantando sistemas integrados que permitam o cumprimento dos prazos e obrigações estabelecidas, bem como acompanhar e treinar os colaboradores envolvidos diretamente, para que forneçam as informações preci sas e necessárias dentro do prazo legal.
O e-Social, é a escrituração digital que exigirá que todos os empregadores enviem aos órgãos competentes, de forma unificada, as informaç ões trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e tributárias, relativas aos seus trabalhadores. É importante destacar que os
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colaboradores podem ser: empregados diretos, avulsos, contribuintes individuais, dentre outros. As informações a serem entregues via e-Soci al serão referentes a tudo que envolver a vida laboral do funcionário, desde o momento da contratação até sua rescisão contratual. Os dados pertinentes ao registro de empregados abrangem: concessão de férias, 13º salário, pagamento de remunerações e demais verbas integrantes, estabilidade concedida, afastamento do trabalho, acidentes sofridos, recolhimento de contribuições previdenciárias, depósitos fundiários, retenções e exames médicos, dentre outras.
3.2 Aplicação do e-Social noprocesso de fiscalizaç ão
Inicialmente o e-Social teve outras denominações, d entre as quais a de “e-Fopag – Folha de Pagamento Eletrônica”. Entretanto essa nomenclat ura não traduzia a abrangência do sistema, o qual vai além da simples folha de pagamento.
Além de facilitar a fiscalização às pessoas jurídic as, por parte dos diversos órgãos públicos citados neste trabalho, o e-Social objetiva aumentar a arrecadação de tributos, ter uma maior qualidade e controle das informações, diminuir a sonegação de impostos, eliminar a redundância nas informações prestadas pe las pessoas físicas e jurídicas, racionalizar e simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fundiárias, além de garantir os direitos trabalhistas e previdenciários aos trabalhadores. A figura 2 demonstra com clareza o funcionamento do sistema de escrituração e-Social.
Figura 2: Funcionalidade do e-Social no âmbito naci onal
Fonte: Manual Padrão do e-Social, 2017.
Através de um único canal de comunicação, as empresas deverão encaminhar todas as informações pertinentes à vida laboral de seus func ionários. Após o recebimento da escrituração, as informações são encaminhadas aos ó rgãos competentes para as devidas apurações e fiscalizações. Uma vez apurados e fisca lizados, os resultados se dão em garantir os direitos trabalhistas e previdenciários; ser um processo mais ágil, devido à simplificação do processo de escrituração; as infor mações não são enviadas de forma duplicada ou triplicada, e, portantosãoconsistentes , o que através dessa rotina, torna o processo mais transparente.
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Os dados são enviados por meio de arquivos em forma to “xml”, validados e armazenados em seu ambiente nacional. Dessa forma, são disponibilizados aos entes partícipes para fiscalização.
O sistema simplifica o cumprimento de obrigações pr incipais e acessórias dos empregadores. Com a sua implementação, as informaçõ es que são enviadas atualmente a cada órgão responsável separadamente e em diversas datas, passam a ser entregues em uma única vez e somente em um ambiente digital. Pode-se afirmar que haverá uma racionalização do trabalho, devido à economia de te mpo e maior facilidade na entrega da obrigação. O Órgão Público competente buscará no sistema os dados a ele relativos para as devidas providências. Pode-se verificar também uma redução de custos da empresa, considerando uma diminuição do uso do pape l, pois não será necessária a impressão de tantas documentações, o que acarreta t ambém na menor utilização de espaço físico para arquivos, entre outras economias em termos de atividades burocráticas e redução na possibilidade de erros.
Com a simplificação dos processos, as empresas deve rão trabalhar em conjunto, para a organização das informações, centralizando os depar tamentos envolvidos para a inserção dos dados no sistema. É imprescindível que a comunicação interna da empresa seja feita de maneira transparente e efetiva, para que estes dados sejam considerados de forma correta e em tempo hábil para a inserção no e-Social.
4 Discussão: As vantagens do e-Social e seus impact os no Departamento Pessoal e nos processos fiscais dos órgãos competen tes
As vantagens da implementação do e-social não se dã o somente no âmbito empresarial. Para os órgãos competentes, o sistema apresentará uma maior facilidade e rapidez nas fiscalizações; melhoria na qualidade das informaçõe s prestadas pela empresa; possibilidade e efetividade no cruzamento de dados; redução significativa da sonegação e, por fim, aumento na arrecadação de tributos. Par a os trabalhadores, eles poderão fazer um acompanhamento de perto de sua situação trabalhi sta e previdenciária, pois terão acesso às suas informações relativas ao contrato de trabalho; terão ciência do recolhimento das suas contribuições previdenciárias e depósitos relativos ao FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).
O e-Social conterá informações pertinentes aos órgã os públicos no âmbito do trabalho e previdenciário, por abranger toda a vida laboral dotrabalhador, inclusive no que se refere aos tributos e demais obrigações decorrentes do exercício da atividade. Sendo assim, terão acesso ao sistema, profissionais do (a ):
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Receita Federal do Brasil;
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Ministério do Trabalho;
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Instituto Nacional do Seguro Social;
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Caixa Econômica Federal;
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Conselho Curador do FGTS;
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Justiça do Trabalho (poderá ter acesso em razão de alguma possível reclamação trabalhista).
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Na figura 3, percebe-se que todas as atividades do âmbito laboral dos funcionários, incluindo os trabalhadores sem vínculo, que abrangem a folha de pagamento da organização, devem ser informadas no Ambiente Nacio nal do e-Social. A folha de pagamento é o marco das relações de trabalho entre empregador e empregado. Tudo que
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acontece em relação à vida trabalhista/previdenciár ia do funcionário é informado em um curto período de tempo, possibilitando o cruzamento das informações, a fiscalização pelos órgãos, bem como as arrecadações corretas.
Figura 3: Abrangência das Informações Ambiente Nacional
Fonte: Manual Padrão E-Social, 2017.
O e-Social será composto por: Escrituração Digital contendo os livros digitais, com dados fiscais, previdenciários e trabalhistas; sistemas para preenchimento, geração,
transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; repositório nacional contendo o armazenamento da escrituração. Essas inf ormações específicas serão encaminhadas pelos empregadores ao FGTS e armazenadas no ambiente nacional. Já as informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais serão agrupadas em eventos que contêm: dados cadastrais da empresa e dos empregadores, incluindo os segurados especiais, e devem informar em qual legislação estã o equiparados; dados cadastrais e contratuais dos trabalhadores, incluindo os dados relacionados a registro de empregados; dados cadastrais, remuneratórios e func ionais dos servidores titulares de cargos efetivos amparados em regime próprio de prev idência social, de todos os poderes, órgãos e entidades.
A definição dos prazos de envio dos eventos não per iódicos respeita as regras de asseguram o direito dos trabalhadores. Segundo a Sage IOB (2017), os eventos não periódicos sem prazo diferenciado devem ser enviado s, quando ocorrerem, antes dos eventos mensais da folha de pagamento, com o objetivo de se evitar inconsistências entre a folha de pagamento, os eventos de tabelas e os eventos não periódicos.
Os eventos não periódicos (como caso de admissão e desligamentos) e os de tabela devem ser enviados imediatamente após sua ocorrência. Este processo de ‘aviso imediato’ além de evitar possíveis inconsistências,evita o acúmulo e congestionamento de redes pela transmissão de última hora. Já os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 7 (sete) do mês subsequente,antecipando o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, se não houver expediente bancário.
5 Conclusão
A utilização do e-Social poderá facilitar a transmissão de informações sobre a identificação do empregador/contribuinte/órgão públ ico, contendo dados básicos da
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estrutura administrativa, além de informar os vínculos dos empregados ativos e servidores, mesmo que afastados.
Além disso, o sistema permitirá o acesso a dados como: informações de processos administrativos e judiciais; lotações; relação de c argos e funções; jornada de trabalho; rubrica de folha de pagamento; horário contratual;ambientes de trabalho bem como informações necessárias para verificação da integri dade dos eventos periódicos e não periódicos.
Como é possível verificar, o sistema trará vantagens para todos os envolvidos. Porém é válido destacar, que em um primeiro momento, este ecurso exigirá um grande esforço por parte das empresas em relação aopreparo tecnol ógico e de pessoal, para que tenham um bom desempenho das novas atribuições e que haja efetividade na entrega das informações.
Vale ressaltar ainda que os profissionais responsáveis pela inserção dos dados, devem ser treinados e instruídos para proceder de forma correta com essas operações, evitando as não conformidades e até mesmo a impossibilidade do envio dos dados no tempo exigido.
Gradativamente o e-Social fará a substituição de obrigações acessórias que o Departamento Pessoal está acostumado a entregar separadamente, como a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), CAGED (Cada stro Geral de Empregados e Desempregados) e a GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social).
Referências
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