IMPLEMENTAÇÃO SAP DMS_completo

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Klabin implementa solução de DMS da SAP
para gestão de documentos de engenharia
Desafio: 
A Klabin precisava substituir o sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para o controle 
de documentos digitais que não estava atendendo as necessidades específicas da área de engenharia. 
Fazendo uma busca por soluções no mercado, o DMS (Document Management System) da SAP comple-
mentado pela solução desenvolvida pela Megawork foi à solução mais apropriada, pois além do controle 
de documentos está sendo realizando todo o controle de workflow envolvendo usuários, parceiros e forne-
cedores. Além disso, os documentos estão centralizados numa única base de dados, que facilita a busca por 
informações e sem a necessidade de integração com outros sistemas. 
Benefícios:
• Base de dados única;
• Rastreabilidade dos processos;
• Confiabilidade das informações;
• Maior controle das alterações dos documentos; 
• Aumento da produtividade; 
• Integrado nativamente ao ERP; 
• Processos mais simples e ágeis; 
• Emissão de relatórios gerenciais.
Cliente: Klabin
Setor: Manufatura 
Site: www.klabin.com.br
VISÃO GERAL
Caso de Sucesso
O Cliente: 
A Klabin, maior produtora e exportadora de papéis 
do Brasil, é líder na produção de papéis e cartões 
para embalagens, embalagens de papelão ondulado, 
sacos industriais e madeira em toras. Fundada em 
1899, possui atualmente 14 unidades industriais no 
Brasil e uma na Argentina. Está organizada em três 
unidades de negócios: Florestal, Papéis (papel cartão, 
papel kraft e reciclados) e Conversão (papelão ondu-
lado e sacos industriais).
Saiba mais em www.klabin.com.br
A Solução: 
O DMS (Document Management 
Systems) é um componente (cross 
application) nativo do sistema SAP 
que oferece funcionalidades robustas 
de armazenamento e controle de 
documentação eletrônica, contendo 
um servidor separado para armazena-
mento (content server) que pode ser 
instalado sobre sistemas baseados em 
Windows ou Unix (AIX, HP-UX, Linux e 
Solaris). 
Algumas funcionalidades do SAP DMS:
• Armazenamento seguro de documentos;
• Funcionalidade de check-in/check-out;
• Classificação de documentos por características 
próprias;
• Ligação de documentos com outros objetos SAP; 
• Integração com aplicações Microsoft® Office para 
edição de documentos;
• Restrição de acesso aos documentos, via perfis;
• Controle de versão e partes de documentos;
• Ferramenta de visualização de desenhos (ex.: CAD) 
com opção de redlining (comentários).
Além disso, a solução desenvolvida pela Megawork 
permite a adequação dos processos de gerenciamen-
to de documentos de engenharia, dentro do sistema 
SAP DMS, garantindo rastreabilidade de solicitações, 
comunicações e aprovações de projetos e documen-
tos, além da integração dos documentos técnicos e 
processos com os objetos SAP (PEPs, Notas de Manu-
tenção, Locais de Instalação e Equipamento/Material). 
O Projeto:
Após a definição da solução SAP DMS como 
ferramenta de gestão de documentos e workflow, 
foi feito um levantamento de processos realizando 
o Blue Print da área de engenharia da Klabin, enten-
dendo melhor os requisitos necessários formatando 
o escopo do projeto. Após esse trabalho, foi realiza-
do a implementação, centralizando numa única 
base de dados todos os documentos pertinentes da 
área. Atualmente são mais de 200 mil documentos 
que estão sendo administrados e manipulados dia-
riamente na base DMS SAP conforme a necessidade 
da área de engenharia. 
Durante o projeto, a Megawork 
buscou atender todas as solicita-
ções feitas pelos usuários da Klabin 
sem comprometer o prazo de 
entrega. A sinergia entre as equipes 
colaborou com o bom andamento 
das atividades, pois os próprios 
usuários tiveram participação 
ativa, valorizando ainda mais a 
solução implementada. Para a 2ª 
fase do projeto, o workflow será 
inserido, envolvendo parceiros de 
engenharia que após a aprovação 
dos usuários da Klabin, terão os documentos 
automaticamente liberados na base do DMS na 
versão atualizada, facilitando a busca dos mesmos e 
rastreabilidade das informações. 
Por que a Megawork: 
Analisando as soluções de mercado, concluímos que 
a Megawork possuía o know how de ter implementa-
do soluções com requisitos muito parecidos com 
as necessidades da Klabin, apresentando cases de 
sucessos interessantes, tanto na nossa área como 
em outros segmentos, tendo também um ótimo 
custo x benefício, facilitando a escolha pela consulto-
ria. Como diferencial destaco o conhecimento de 
negócio, no caso, engenharia, que colaborou com o 
andamento e evolução do projeto, tornando-o mais 
produtivo, comenta Márcio Luiz Pinkowski, Diretor 
de Tecnologia da Klabin.
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Analisando as soluções 
de mercado, concluímos 
que a Megawork 
possuía o know how 
de ter implementado 
soluções com requisitos 
muito parecidos com as 
necessidades da Klabin.
Márcio Luiz Pinkowski
Diretor de Tecnologia Klabin