Organização de Eventos - Slides de Aula Unidade IV

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Unidade IV
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Prof. Rodrigo Stolf
Formas de divulgar o evento
Para que o evento seja divulgado e conhecido pelas pessoas, 
destacam-se algumas ações que podem ser tomadas:
 Criar uma identidade visual para o evento.
 Fazer a correta sinalização do evento.
 Produzir material promocional para distribuição.
 Divulgação nas mídias sociais e internet, além 
da mídia impressa.
 Caso haja necessidade, contratar uma assessoria de 
imprensa.
Estimativas de serviços em eventos
Quantidade indicada de garçons
 Quanto maior o número de garçons trabalhando, melhor 
e mais ágil tende a ser o atendimento. 
 Com um menor número de mesas ou de pessoas para servir, 
o garçom pode dar um atendimento mais personalizado 
ou atencioso. 
Estimativas de serviços em eventos
 Por outro lado, uma quantidade maior de garçons também se 
traduz em mais despesas. É preciso encontrar um equilíbrio 
e adequar a brigada de garçons ao tipo de serviço. Para um 
jantar de casamento ou uma ocasião corporativa formal, 
recomenda-se investir em equipe mais reforçada.
 No mínimo, calcule 1 garçom para cada 25 convidados em 
coquetéis, sendo o ideal 1 a cada 15-20 pessoas. Para jantares 
sentados, planeje 1 garçom para cada 2 mesas (cerca de 15 
a 20 pessoas), ou, em situações especiais, a cada grupo de 10 
convidados (1 garçom por mesa).
Estimativas de serviços em eventos
 Para serviços em bufê, quando se trata de coffee break ou 
welcome coffee em geral, não há a necessidade de um garçom 
servindo, pode-se optar por copeiras (ou outros funcionários) 
para reposição das bandejas.
 Para almoços ou jantares no formato bufê, pode-se trabalhar 
de duas maneiras. A primeira delas é no estilo self-service, em 
que cada um é responsável por se servir.
 Para maior formalismo e agilidade no atendimento, pode-se 
colocar garçons atrás dos réchauds, com o papel de servir os 
convidados. Esse formato requer uma equipe mais 
numerosa que o formato anterior.
 O serviço de bufê é bastante versátil e pode ser oferecido no 
café da manhã, no brunch, em almoços e jantares. Os pratos 
quentes e frios do bufê devem estar nomeados 
adequadamente. 
Vantagens desse tipo de serviço:
 Menor custo de produção.
 A diversidade de opções torna mais fácil a escolha dos 
alimentos pelos convidados.
 É necessário um menor número de funcionários 
para sua montagem.
Estimativas de serviços em eventos
Estimativas de serviços em eventos
Vantagens do serviço de bufê
 É uma forma de serviço que pode atender uma grande gama 
de convidados. Para grande festas, deve-se montar diversas 
ilhas de bufê. 
Desvantagens do serviço de bufê
 Ocorre um maior desperdício dos alimentos.
 Necessita de um cuidado extremo com a higiene e a 
manipulação dos alimentos e o controle do tempo de 
exposição das produções.
 Maior dificuldade de manter temperatura e ponto 
de cocção das preparações.
Estimativas de serviços em eventos
Copeiras
 Embora os garçons sejam o tipo de funcionário mais visível 
aos olhos dos convidados, inúmeros outros profissionais 
são indispensáveis para o serviço de alimentação, incluindo 
toda a brigada de cozinheiros e auxiliares.
 As copeiras auxiliam na montagem das bandejas e as 
entregam para os garçons. Fazem a reposição dos alimentos 
expostos aos convidados, ajudam na recolha de copos 
e guardanapos sujos e lavam a louça.
 Para auxiliar em um evento, pode-se estimar uma copeira 
para cada três garçons.
Estimativas de consumo
 Prever a quantidade de comida que será servida em um 
evento ou festa é uma tarefa bastante difícil e que depende 
de inúmeros fatores.
 A duração do evento tem grande impacto na quantidade de 
alimentos, pois quanto maior tempo um convidado 
permanecer no local, mais ele tende a comer.
Estimativas de consumo
 É fundamental conhecer o tipo e o perfil do público. Um 
público mais jovem tende a comer maior quantidade de 
comida. Eventos com um número maior de mulheres 
apresentam, normalmente, menor consumo de alimentos 
quando comparados a eventos com presença 
majoritariamente masculina. 
 Crianças comem em menor quantidades que adultos, 
de forma que isso deve ser levado em conta (geralmente, 
conta-se que 2 crianças acima de 6 anos equivalem a 1 
adulto). A partir de 10-12 anos, calcule o consumo 
como adulto.
Estimativas de consumo
 Deve-se procurar identificar o público e suas necessidades 
específicas como de idosos, crianças, mulheres, esportistas, 
vegetarianos, jovens e executivos. 
 As condições climáticas também influenciam no consumo de 
um evento.
 Por exemplo: em dias mais quentes, os convidados tendem 
a beber mais e comer menos. No inverno, preparações mais 
substanciosas são bem aceitas, bem como as bebidas 
mais encorpadas. 
Estimativas de consumo
 O tamanho dos serviços de louça é outro fator muito 
importante para o consumo em eventos. As cumbucas e os 
pratos maiores exigem maior quantidade de comida para não 
parecerem vazios. Igualmente, copos com maior capacidade 
precisarão de mais bebida, o que pode gerar 
mais desperdício. 
 Adeque a porção estimada ao tamanho da louça. Um pequeno 
ramequin ou pires é muito mais indicado para uma porção de 
50 g do que um grande prato.
Estimativas de consumo
 Em eventos em que o alimento é exposto em mesa ou 
aparador e que o convidado se serve, quanto maior a variação 
em termos de tipos e sabores, maior o consumo individual. 
 Um exemplo clássico é em festas de casamento. A média de 
consumo de doces é maior quando a variedade de doces é 
grande, pois os convidados tendem a experimentar um de 
cada ou quase todos os sabores.
Estimativas de consumo em eventos
 Welcome coffee: a seguir há a sugestão de um menu, 
juntamente com uma referência de quantidade para um 
serviço de welcome coffee, que deve ter, em média, a 
duração de 20-30 minutos.
 200 mL (1 copo) de suco por pessoa. 
 50 mL de café por pessoa.
 1 sanduíche.
 2-3 salgados.
 1 fatia de bolo seco (sem recheio) ou pão doce.
Estimativas de consumo
 Coffee break: a seguir há a sugestão de um menu, 
juntamente com uma referência de quantidade para um 
serviço de coffee break que, em média, deve ter uma duração 
de 30 minutos.
 150 mL de água. Diminuir a quantidade se houver oferta de 
suco e refrigerante.
 200 mL (1 copo) de suco por pessoa.
 Reduzir a quantidade para 100-150 mL por participante se 
houver outra bebida, como refrigerante.
Estimativas de consumo
 250 mL de refrigerante, quando não houver suco. Considerar 
200 mL quando servido juntamente com suco.
 50-75 mL de café por pessoa.
 1 saquinho de chá a cada 3 pessoas.
 1-2 minissanduíches.
 2-4 salgados (pão de queijo, esfirra, wrap, salgados fritos, 
croquetes variados, empadas).
 1 fatia de bolo seco (sem recheio).
 1 doce (tortinhas, brownie, biscoito, doces folhados, pães 
doces, pão de mel, carolinas) e/ou frutas.
Interatividade
A quantidade ideal de garçons para atender um coquetel deve 
ser qual? 
a) Um garçom para 50 pessoas.
b) Um garçom para 5-10 pessoas.
c) Um garçom para 100 pessoas.
d) Um garçom para 15-20 pessoas.
e) Um garçom para 35-40 pessoas.
Estimativas de consumo
 Café da manhã: a seguir há a sugestão de um menu, 
juntamente com a referência de quantidade para um serviço 
de café da manhã, o qual, normalmente, apresenta a duração 
média de 1h. 
 150 mL de água.
 200 mL (1 copo) de suco por pessoa. 
 50 mL de café por pessoa.
 150 mL de leite quente. Em dias mais quentes, é provável que 
haja um menor consumo.
 1 saquinho de chá a cada 4 pessoas.
Estimativasde consumo
 1 pote ou frasco de iogurte a cada 2-3 pessoas. Eventos com 
predominância de mulheres ou crianças tendem a consumir 
mais iogurte. Os sabores devem estar alinhados ao público.
 30-40 g de cereal a cada 4 pessoas. Ter em consideração que 
eventos com jovens ou crianças apresentam maior consumo 
de cereal que a média.
Estimativas de consumo
 Cerca de 70-100 g de salada de frutas/1 unidade de fruta 
pequena ou 1 fatia grande a cada duas pessoas. O consumo 
pode ser maior em evento com maior presença de mulheres 
e esportistas.
 50-60 g de pães salgados.
 50-60 g de frios e queijos. Eventos com público masculino 
tendem a ter consumo mais alto.
 20 a 40 g (1 a 2 sachês) de manteiga.
 1 fatia de bolo seco (sem recheio).
Estimativas de consumo
 Almoço ou jantar: a composição e a variedade do menu, bem 
como o estilo de serviço (empratado ou bufê), influenciam no 
consumo, sendo que no formato self-service, de livre acesso, 
a quantidade consumida tende a ser maior.
 Em almoços, de modo geral, há um maior consumo de 
alimentos, pois as pessoas tendem a ter mais apetite durante 
o dia e esses eventos podem ser mais longos.
 Estima-se cerca de 50 g para a entrada fria, geralmente uma 
salada, uma terrine ou um ceviche.
Estimativas de consumo
 Deve ser calculado de 150 g a 250 g de proteína por 
convidado, dependendo das guarnições e da diversidade da 
oferta. 
 O arroz (tradicional ou na forma de risoto) e as massas, 
no papel de guarnição, devem somar de 100 a 200 g prontos, 
dependendo do tipo do prato principal e de sua quantidade, 
já que formam um conjunto. 
 Legumes e folhas podem corresponder a cerca de 50 a 70 g.
Estimativas de consumo
 Conte com cerca de 300 a 500 g de massas e arrozes cozidos 
quando servidos como prato principal.
 Lembre-se de que o arroz e as massas secas triplicam de 
volume quando cozidos, pois absorvem água. 
 Assim, cada 50 g de arroz cru corresponde a uma porção de 
150 g de arroz cozido. 
Estimativas de consumo
 Calcule de 200 a 300 g de massa fresca recheada crua por 
pessoa se servida como prato principal.
 Para o molho, considere ¾ do peso do massa, isto é, para 
cada quilo de massa cozida, são necessários, em média, 
750 g de molho. 
 Geralmente, cada quilo de tomate rende meio quilo de molho, 
pois há perda de água.
Estimativas de consumo
 Para a massa seca como prato principal, calcule cerca de 
100 g por pessoa, o peso irá aumentar depois de cozido e 
200-250 mL de molho.
 Estima-se 70-100 g de camarão graúdo por pessoa. Ao servir 
camarão (ou frutos do mar de maneira geral), tenha sempre 
outra opção, pois há pessoas alérgicas a esse tipo de 
comida. A manipulação e a conservação também devem ser 
adequadas, uma vez que são produtos altamente perecíveis.
 Reserve 80-100 g de tortas e bolos por pessoa/uma fatia.
Estimativas de consumo
 Calcule 1 a 2 bolas (aproximadamente 100-150 g) de sorvete 
por pessoa, quando for a única opção de sobremesa. 
Considera 50 g de sorvete como acompanhamento 
de tortas e bolos.
 É de bom tom oferecer frutas como sobremesa, pois há 
pessoas que não podem ou não querem comer doces. 
Pode-se calcular cerca de 30 a 40 g de frutas
 Bufê de sobremesa, quando de livre acesso, tendem a ter um 
consumo total médio maior, já que incita à experimentação 
e há maior desperdício.
Estimativas de consumo
Coquetel
 Coquetel sem jantar: até 2h de duração, considere de 8 a 12 
salgados por pessoa. Estime de 10 a 15 unidades em 
coquetéis de até 4h de duração. Para coquetéis mais longos, 
é necessário ajustar a quantidade. 
 Coquetel seguido por jantar: em geral, tem duração média de 
60 minutos. Não tem função de alimentar os convidados, mas 
de ser um aperitivo e acompanhamento para os drinks. 
Calcula-se, normalmente, 4 a 6 canapés per capita.
Estimativas de consumo
Festa infantil
 A seguir há a sugestão de um menu, juntamente com uma 
referência média de quantidade para uma festa com 3h 
de duração.
Lembre-se de que 2 crianças contam como um adulto.
 300 mL (1 copo) de suco por pessoa.
 150 mL de água mineral.
Estimativas de consumo
 Havendo refrigerantes, considerar 200 mL de suco, 
150 mL de refrigerante e 100 mL de água.
 2-3 sanduíches por pessoa.
 4 a 6 salgados por pessoa (pão de queijo, coxinha, pastel, 
milho cozinho no copinho, minipizza etc.).
 100 g de bolo recheado e com cobertura.
 4 a 6 docinhos.
Estimativas de consumo
Churrasco
 Para organizar o churrasco é importante verificar 
a quantidade de homens e mulheres que estarão presentes. 
Os homens tendem a consumir mais que as mulheres.
 Para os acompanhamentos do churrasco, como: pão francês, 
farofas, pão de alho, salada de folha, queijo coalho, arroz, 
salada de maionese, calcule 200 g por pessoa (distribuídos 
entre as diferentes opções).
Estimativas de consumo
Churrasco
 A seguir há a sugestão de um menu, juntamente com uma 
referência média de quantidade para um churrasco com 
cerca de 3-4h de duração para 25 pessoas, sendo 15 homens 
e 10 mulheres.
 Considere 310 g de carne por participante, mas caso haja 
uma variedade muito grande, é melhor aumentar a 
quantidade. 
Estimativas de consumo
Carnes para 25 convidados
 1,80 kg de picanha.
 1,10 kg de maminha.
 1,10 kg de fraldinha.
 1,00 kg de asa de frango.
 1,00 kg de coração de galinha.
 1,75 kg de linguiça.
Interatividade
Qual deve ser o tempo adequado para se efetuar um serviço de 
um café da manhã? 
a) 2 horas.
b) 30 minutos.
c) 50 minutos.
d) 1 hora.
e) 15 minutos.
Estimativas de consumo
 Bebidas alcoólicas para uma festa ou coquetel: assim como 
já comentado, o tempo de duração do evento é um fator 
determinante para o cálculo de bebidas.
 Festas longas, como casamentos, tendem a ter um consumo 
de bebidas mais alto. 
 Por outro lado, eventos de cunho corporativo, ainda que haja 
o serviço de bebidas alcoólicas, geralmente apresentam um 
consumo mais controlado e adequado à situação. Eventos 
como coquetéis e happy hour às sextas-feiras podem 
ser exceções.
Estimativas de consumo
 Assim como ocorre com os alimentos, conhecer a 
composição do público também é fundamental para uma 
melhor estimativa das bebidas em eventos, uma vez que 
homens, normalmente, têm média de consumo maior 
que mulheres. Jovens, em geral, são o público com as 
médias mais altas.
 A variedade de bebidas servidas tem peso nos cálculos. 
Uma festa que tenha apenas caipirinha e cerveja terá um 
consumo distinto de outro evento, em que, além de um 
bar de caipirinha e cervejas, tenha também oferta de 
whisky e vinhos.
Estimativas de consumo
 As médias abaixo são referências e devem ser adequadas 
a cada evento.
 Cerveja é um item muito difícil de estimar, pois cada público 
tem suas particularidades. Há festas em que poucos bebem 
cervejas e outras em que a cerveja é o principal atrativo. 
 O tipo de festa influi: o consumo médio de cerveja em um 
churrasco ou happy hour tende a ser bem maior do que em 
um coquetel. O clima também é um fator que irá influenciar 
o consumo.
Estimativas de consumo
De forma geral, pode-se estimar:
 2-3 latas de cervejas por pessoa em situações 
de baixo consumo.
 3-5 latas de cervejas por pessoa em situações 
de consumo médio.
 5-8 latas de cervejas por pessoa em situações 
de alto consumo.
 Acima de 8 cervejas: situações de consumo 
per capita extremo.
 Cada lata = 350 mL.
Estimativas de consumo
Chope
 Pode-se calcular de 1 a 2 litros por pessoa. Logicamente que, 
dependendo do tipo de evento e público, esse número 
pode variar. O barril de chope de 20 litros serve, em média, 60 copos 
de 300 mL.
Estimativas de consumo
 Uma garrafa de vinho serve, geralmente, 3 pessoas. 
Considerar meia garrafa em ocasiões mais festivas e eventos 
mais longos.
 Uma garrafa de espumante serve 3-4 pessoas, porém em 
casamentos e festas mais longas pode-se estimar uma a 
cada 2 pessoas.
 Para brinde ou a recepção = 1 garrafa para 6 convidados.
Estimativas de consumo
 Considere uma garrafa de whisky a cada 10-15 convidados, 
quando servida exclusivamente ou juntamente com cerveja. 
Para ocasiões em que há outras bebidas, tenha uma garrafa a 
cada 15-20 pessoas.
 Demais destilados, quando servidos puros, como vodka e 
tequila, podem seguir a mesma proporção do whisky.
Estimativas de consumo
 Provisione água com gás (ou club soda) ao servir whisky, 
uma vez que muitos convidados gostam de tomar essa 
bebida dessa maneira. Uma outra gentileza, se possível, é ter 
em mãos copos logos e copos curtos, pois cada pessoa tem 
sua preferência.
 Tenha sempre gelo filtrado à mão.
 Sirva as bebidas na temperatura indicada. Gele as bebidas 
com antecedência. 
Estimativas de consumo
 A quantidade de gelo a ser comprado irá depender de fatores 
como: espaço para gelar as bebidas, clima; em dias quentes, 
pode-se alternar barras de gelo e gelo em cubos, pois eles 
derretem muito mais rápido.
 Há fornecedores de bebidas que trabalham com venda 
consignada. Isso é interessante, pois nesse formato de 
negócios é possível devolver as bebidas que não foram 
utilizadas (nem abertas e nem geladas). 
Cerimonial e protocolo
 Trata de temas como: as adequadas formas de tratamento, a 
ordem de precedência (prioridade) e os símbolos nacionais.
 A Lei Federal nº 5.700, de 01/09/1971, trata dos “Símbolos 
Nacionais – Formas de Apresentação”.
Art. 1° São Símbolos Nacionais:
I. a Bandeira Nacional;
II. o Hino Nacional;
III. as Armas Nacionais; e
IV. o Selo Nacional.
Cerimonial e protocolo
Legislações para referência sobre o tema:
 A Convenção de Viena sobre Relações Diplomáticas, de 1815, 
constituiu a estrutura da diplomacia moderna. 
 O Decreto Federal nº 70.274, de 09/03/1972, estabelece as 
normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência.
 As regras de precedência estabelecem a hierarquia entre as 
autoridades dos diversos segmentos.
Cerimonial e protocolo
Alguns dos principais pontos do cerimonial baseiam-se nos 
seguintes aspectos:
 Anfitrião;
 Convidados;
 Presidência;
 Formas de tratamento;
 Precedência (estabelece a prioridade, primazia);
 Normas em relação aos símbolos nacionais;
 Trajes/vestimentas.
Precedência
 Está ligada à hierarquia e é importante para a adequada 
ordenação das autoridades em um evento.
Os critérios mais utilizados para estabelecer precedência:
 Hierarquia dos cargos. 
 Fundação histórica da empresa.
 Idade. 
 Ordem alfabética.
 Bom senso.
Precedência
 Por exemplo, em uma composição de uma mesa solene 
deve-se estabelecer a precedência de lugar, ou seja, a pessoa 
que ocupa o cargo mais importante é a primeira a ocupar seu 
lugar à mesa.
 A disposição das pessoas deverá ser realizada a partir 
do centro da mesa.
 Em relação à precedência da fala, ela acontece de forma 
inversa à composição de lugar na mesa, pois, geralmente, 
o orador mais importante deverá ser o último a falar.
Significado: cerimonial
 Por cerimonial, entende-se as regras e as formalidades que 
tratam das cerimônias especificamente, de modo geral 
significa a administração de forma prática do protocolo.
Conforme o dicionário Michaelis, o cerimonial:
 Trata das regras ou das normas estabelecidas para essas 
formalidades.
 Formalidade de um ato, rito ou reunião.
Setor administrativo responsável pelas cerimônias e pela 
observância de suas normas, nos segmentos civis, 
militares ou religiosos:
Significado: protocolo
 São as normas e as regras utilizadas para coordenar o 
cerimonial. 
Conforme o Michaelis:
 Conjunto de regras observadas nos atos públicos, sejam eles 
civis, religiosos, militares ou diplomáticos; cerimonial.
 O protocolo de cada país apresenta características próprias, 
conectadas à cultura e à história dessa nações. É um 
instrumento importante para as relações entre países, 
ou mesmo entre empresas.
Significado: etiqueta
 Trata do comportamento social das pessoas, principalmente 
nos ambientes mais formais.
Objetiva facilitar a relação entre as pessoas, a partir de 
princípios estabelecidos para se manter um bom convívio 
social. Trata de temas como:
 Comportamento e postura em eventos.
 Comportamento à mesa.
 Gestual.
Interatividade
A proporção ideal de espumante para se executar um brinde ou 
uma recepção deve ser qual? 
a) Uma garrafa para 6 convidados.
b) Uma garrafa para 15 convidados.
c) Uma garrafa para 10 convidados.
d) Uma garrafa para 4 convidados.
e) Uma garrafa para 12 convidados.
Cerimonial e protocolo
Algumas normas do cerimonial são:
 As formas de honras oferecidas aos Chefes de Governo.
 A precedência que deve ser obedecida pelas autoridades.
 As honras militares.
 Os símbolos nacionais.
 Os diversos tipos de condecorações.
 Os eventos como solenidades e visitas oficiais de Chefes 
de Estado e governantes e as recepções oferecidas 
aos convidados.
Cerimonial e protocolo – bandeira
Art. 19. A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no 
território nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como 
uma posição:
I. Central ou a mais próxima do centro e à direita deste, 
quando com outras bandeiras, pavilhões ou estandartes, 
em linha de mastros, panóplias, escudos ou peças 
semelhantes;
II. Destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida 
em formaturas ou desfiles;
III. A direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião 
ou de trabalho.
Cerimonial e protocolo – bandeira
 Parágrafo único. Considera-se direita de um dispositivo de 
bandeiras a direita de uma pessoa colocada junto a ele e 
voltada para a rua, para a plateia ou de modo geral, para o 
público que observa o dispositivo.
Cerimonial e protocolo
O cerimonialista deverá possuir atributos como:
 Responsabilidade/pontualidade.
 Conhecimento sobre as culturas e as línguas de outros países.
 Discrição.
 Ter o controle para situação de estresse.
 Ser uma pessoa proativa, ter iniciativa.
 Respeito ao próximo.
Convites para eventos
Importante constar dados como:
 Quem está convidando.
 Tipologia do evento.
 Informações do local, data do evento, hora de início.
 Formas de vestimenta.
 Indicação de informações como se o convite é pessoal, ou 
para família e intransferível.
 Aviso sobre estacionamentos.
 RSVP – deixar um telefone e/ou e-mail para confirmação 
da presença.
Convites para eventos
Prazos médios para envio dos convites
 Até 3 dias para as reuniões mais formais.
 No máximo 7 dias para eventos como almoços e jantares. 
 Para recepções maiores devem ser enviados de 15 dias a 3 
semanas de antecedência.
 Para casamentos e recepções mais solenes, o prazo deve ser 
de 20 a 30 dias.
Formato de montagem de sala
 O formato deve estar alinhado ao tipo de evento e seu 
objetivo. Há formatos que promovem maior entrosamento 
entre os convidados e outros que visam a maximizar 
a quantidade de pessoas dentro de um espaço.
 Quanto maior número de mesas, menor o espaço disponível 
para circulação e, portanto, menor a capacidade da sala 
nesse formato.
 Um mesmo espaço permite múltiplos formatos, 
atendendoa diversos tipos de eventos.
Formato de montagem de sala
Auditório ou palestra
 Nesse formato, não há a presença de mesas, apenas de 
cadeiras, que são dispostas lado a lado.
 É preciso ter, ao menos, um corredor central para que os 
participantes tenham acesso. Quando possível, corredores 
laterais também são bem-vindos.
Formato de montagem de sala
 É o formato sentado em que há maior aproveitamento da 
capacidade da sala.
Fonte: arquivo pessoal
Formato de montagem de sala
Formato espinha de peixe
 Geralmente, similar ao formato escolar, porém com o 
posicionamento das mesas em diagonal. Pode ser feito 
também com as cadeiras em formato auditório.
Formato de montagem de sala
 Esse formato ocupa um pouco mais de espaço, portanto, é 
útil quando quer dar a sensação de sala cheia.
Fonte: arquivo pessoal
Formato de montagem de sala
Formato escolar
 Assim como em escolas de Ensino Fundamental, além da 
cadeira há uma mesa para que os participantes apoiem os 
materiais e façam anotações de forma mais confortável.
Formato de montagem de sala
 A grosso modo, esse formato comporta metade das pessoas 
do que em montagem auditório.
Fonte: arquivo pessoal
Formato de montagem de sala
Formato coquetel
 Nesse tipo de montagem, não há mesas nem cadeiras; os 
participantes circulam e permanecem em pé.
 Pode haver algumas pequenas mesas de apoio para copos e 
cinzeiros, acompanhadas ou não de algumas banquetas 
altas, porém serão alguns poucos lugares pontuais.
Formato de montagem de sala
 De forma geral, calcula-se uma pessoa por m2.
Fonte: arquivo pessoal
Formato de montagem de sala
Formato mesa em “U”
 Indicado para eventos com poucas pessoas, pois esse 
formato não comporta muitos participantes.
 Promove a interação entre os convidados, já que todos 
conseguem se ver e discutir os tópicos abordados.
Fonte: arquivo pessoal
Formato de montagem de sala
Formato mesas redondas
 Muito usado em almoços, jantares ou atividades em grupo, já 
que permite total interação entre os participantes da mesa.
Formato de montagem de sala
 Em geral, as mesas são montadas com 6, 8 ou 10 lugares. Isso 
é definido pelo tamanho da mesa e também pela quantidade 
de itens que serão colocados em cima. Refeições em que 
serão usados sousplats exigem mais espaço de montagem, 
de forma que comportarão menos pessoas à mesa.
Fonte: arquivo pessoal
Formato de montagem de sala
Formato mesas redondas em meia lua
 Nesse formato, as mesas são montadas com apenas metade 
(ou 60%) das cadeiras, similar a uma meia lua.
 Esse tipo de montagem é indicado quando há uma palestra 
ou discurso, ficando todos os participantes de frente para o 
púlpito/palco.
Formato de montagem de sala
Formato mesas redondas em meia lua
 Quando um café da manhã é seguido ou ocorre simultaneamente 
a uma palestra, esse formato é bastante útil. Idem para jantares, 
precedidos ou sucedidos por apresentação.
Fonte: arquivo pessoal
Formato de montagem de sala
Formato mesa imperial
 Sala montada com mesa retangular, com duas presidências, 
geralmente, colocadas frente a frente, pode ser na lateral 
central da mesa também.
Fonte: arquivo pessoal
Secretaria de evento
 Importante local do evento, em que ocorrem a recepção e o 
credenciamento dos participantes.
 É o local central de informações sobre o evento e de auxílio 
ao convidado.
Fonte: arquivo pessoal
Secretaria de evento
 Em geral, fica na entrada do evento ou da sala, em local 
visível e de fácil acesso.
 Para eventos com mais de 100 participantes, com chegada 
prevista dentro uma curta faixa de horário e com necessidade 
de credenciamento, indica-se ter, ao menos, 2 pontos de 
atendimento para evitar filas e demora. 
 Para um atendimento bastante ágil, o ideal é ter 2 pontos de 
atendimento a cada 50-70 convidados.
 Cada ponto de atendimento deve contar, ao menos, com 
um recepcionista.
Interatividade
Qual o prazo de antecedência para se enviar convites para 
eventos como casamentos e recepções mais solenes? 
a) De 7 a 10 dias.
b) Em torno de 20 a 30 dias. 
c) Duas semanas.
d) 60 dias.
e) 1 ano.
ATÉ A PRÓXIMA!