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NÚCLEO DE PÓS GRADUAÇÃO CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO Coordenação Pedagógica – IBRA DISCIPLINA INTRODUÇÃO AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS SUMÁRIO INTRODUÇÃO ................................................................................................. 03 1 PROJETOS ................................................................................................... 05 1.1 A incerteza e complexidade dos projetos ................................................... 08 1.2 O que são, como surgem e sua seleção .................................................... 10 1.3 Escopo de projeto e de produto ................................................................. 13 1.4 Estrutura organizacional e analítica ........................................................... 14 2 O PMI, O PMBOK E PMP ............................................................................. 20 3 ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS ............................... 23 4 HABILIDADES NECESSÁRIAS AO GERENTE DE PROJETOS ................ 28 4.1 Administração de projetos .......................................................................... 28 4.2 O gerente de projetos................................................................................. 28 REFERÊNCIAS CONSULTADAS E UTILIZADAS.......................................... 38 3 INTRODUÇÃO Nos esforçamos para oferecer um material condizente com a graduação daqueles que se candidataram a esta especialização, procurando referências atualizadas, embora saibamos que os clássicos são indispensáveis ao curso. As ideias aqui expostas, como não poderiam deixar de ser, não são neutras, afinal, opiniões e bases intelectuais fundamentam o trabalho dos diversos institutos educacionais, mas deixamos claro que não há intenção de fazer apologia a esta ou aquela vertente, estamos cientes e primamos pelo conhecimento científico, testado e provado pelos pesquisadores. Não obstante, o curso tenha objetivos claros, positivos e específicos, nos colocamos abertos para críticas e para opiniões, pois temos consciência que nada está pronto e acabado e com certeza críticas e opiniões só irão acrescentar e melhorar nosso trabalho. Como os cursos baseados na Metodologia da Educação a Distância, vocês são livres para estudar da melhor forma que possam organizar-se, lembrando que: aprender sempre, refletir sobre a própria experiência se somam e que a educação é demasiado importante para nossa formação e, por conseguinte, para a formação dos nossos/ seus alunos. Como diz Vargas (2005) na introdução do seu livro “Gerenciamento de projetos”, o tempo não espera por ninguém, e em nenhum outro lugar isso é tão real quanto no gerenciamento de projetos. Completando essa reflexão Lúcio Costa, arquiteto, urbanista e professor, responsável pelo Plano Piloto de Brasília nos lembra que “a única coisa do planejamento, é que as coisas nunca ocorrem como foram planejadas”, portanto, monitoramente e controle são essenciais no gerenciamento de projetos para amenizarmos os riscos, as perdas e termos maior possibilidade de sucesso ao final de um projeto. Para atender a demanda de maneira eficaz, em um ambiente caracterizado pela velocidade das mudanças torna-se indispensável um modelo de gerenciamento " 4 baseado no foco em prioridades e objetivos. Por essa razão o gerenciamento de projetos tem crescido de maneira tão acentuada no mundo nos últimos anos. O Project Management Institute (PMI), em sua série de publicações “PMI Today” afirma que a profissão de gerenciamento de projetos cresceu de maneira explosiva nos últimos 10 anos. Cleland (s.d. apud Vargas, 2005) afirma também que, no futuro, o gerenciamento de projetos será utilizado para gerenciar as mudanças em todas as infraestruturas sociais em todos os países, desenvolvidos ou não. Outro fator que impulsiona o gerenciamento de projetos é a competitividade. Quem for mais rápido e competente certamente conseguirá melhores resultados, portanto, eis as justificativas para uma apostila voltada exclusivamente para o Gerenciamento de Projetos com noções mínimas de tudo que um gestor de projetos precisa saber sobre o assunto. Ressaltamos que este material trata-se de uma reunião do pensamento de vários autores que entendemos serem os mais importantes para a disciplina. Para maior interação com o aluno deixamos de lado algumas regras de redação científica, mas nem por isso o trabalho deixa de ser científico. Desejamos a todos uma boa leitura e caso surjam algumas lacunas, ao final da apostila encontrarão nas referências consultadas e utilizadas aporte para sanar dúvidas e aprofundar os conhecimentos. " 5 1 PROJETOS A melhor definição para projetos vem do Instituto de Gerenciamento de Projetos ou Project Management Institute, mais conhecido como PMI, o qual define projeto como esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Segundo Mendes, Valle e Fabra (2009), para um esforço ser considerado um projeto, ele precisa ser temporário, isto é, precisa ter definidas as datas para seu início e seu término. Se alguém começa um esforço, mas não define uma data para terminá-lo, não pode chamar isso de projeto ou, pelo menos, não conseguirá usar a maioria das técnicas específicas de gerenciamento de projetos. Um projeto também precisa gerar algo único. Se tivermos uma linha de produção, podemos ter produtos virtualmente indistinguíveis uns dos outros e, assim, é relativamente simples estabelecer uma rotina. Mas projetos se caracterizam precisamente pela falta de rotina, ou seja, pela presença do inesperado. Outro motivo da presença da incerteza vem do fato de os projetos serem progressivamente elaborados, isto é, em seu início raramente temos especificações detalhadas no nível que precisamos. De fato, faz parte do trabalho no projeto aumentar progressivamente o conhecimento sobre ele mesmo. Segundo Vargas (2005, p. 7) um projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. Quanto ao gerenciamento de projetos, este é um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a empresa desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade predeterminados. No quadro abaixo temos exemplos de projetos e de projetos reais. " 6 PROJETOS PROJETOS REAIS Instalação de uma nova planta industrial; Redação de um livro; Elaboração de um plano de marketing e publicidade; Lançamento de um novo produto ou serviço; Realização de uma viagem; Construção de uma casa. Construção das pirâmides de Gisé; Muralha da China; Reconstrução dos campos de petróleo do Kuwait devastados pela Guerra do Golfo; Construção da usina nuclear de St. Lucie,Flórida; Construção do novo edifício do congresso nacional da Austrália; Construção de Brasília. Diversas vezes, um projeto necessita ser subdividido em partes, de fácil gerenciamento e controle, chamadas de subprojetos. Os subprojetos são responsáveis por uma pequena parte do projeto total ou por fases extremamente específicas do projeto, que podem na maioria das vezes, ser terceirizadas ou desenvolvidas por grupos isolados. Um subprojeto não tem sentido se tratado isoladamente, desvinculado de um projeto é como um braço fora do corpo (VARGAS, 2005). Embora pareça repetitivo (mas verão que é essencial), além do conceito de projeto, precisamos saber suas três principais características: ser temporário; criar produtos, serviços ou trabalhos exclusivos e ser de elaboração progressiva, onde: 1. Temporário: todo projeto é temporário, ou seja, tem seu início, meio e fim definidos. No entanto, isso não significa que ele seja de curta duração, alguns projetos podem durar até anos, já outros alguns meses. O término de um projeto dá- se quando todos seus objetivos forem alcançados ou então quando o mesmo não tem mais valia. Os projetos são criados para resultarem em produtos duradouros, apesar do projeto propriamente dito ser temporário. Por exemplo, pode-se desenvolver um projeto para levantar uma ponte que durará centenas de anos, mas o projeto durará cerca de 10 anos; pode-se ter um projeto para desenvolver um " 7 software, que durará 10 anos, no entanto o projeto, o desenvolvimento terá uma duração de 6 meses. No caso da ponte, esta pode ter impacto social econômico dentro de uma comunidade, no caso do software, se for de exportação, por exemplo, pode ter impacto internacional. 2. Produtos, serviços ou trabalhos exclusivos: a função de um projeto é sempre criar entregas exclusivas, ou seja, para cada projeto, ela é única, direcionada para aquele projeto, aquele momento, e essas entregas exclusivas podem ser: produto, serviço ou resultado. Podemos dizer que um produto é a criação de: Um produto ou objeto produzido, quantificável e que pode ser um item final ou um item componente, como por exemplo, um software. Uma capacidade de realizar um serviço, como funções de negócios que dão suporte à produção ou à distribuição, como por exemplo, um projeto de relação custo x benefício, para verificar a viabilidade de realizar um negócio. E um resultado, como resultados finais ou documentos. Por exemplo, um projeto de pesquisa desenvolve um conhecimento que pode ser usado para determinar se uma tendência está presente ou não ou se um novo processo irá beneficiar a sociedade, como por exemplo, projetos de pesquisa. 3. Elaboração progressiva: união de temporário e exclusivo. Progressivo porque um projeto se desenvolve por etapas e continua por incremento, como por exemplo, o escopo, que inicialmente é descrito de maneira geral e com o decorrer do desenvolvimento é detalhado. Exclusivo porque é único para este trabalho, para o projeto em questão. Dirimindo algumas dúvidas... o termo programa é utilizado apenas quando vários projetos estão reunidos em um conjunto de benefícios ou estratégias comuns, podendo ter vida própria isoladamente. O único objetivo do programa é integrar projetos que têm missões e objetivos comuns. Um programa seria como um conjunto de pessoas que se reúnem com objetivos comuns, porém com vidas independentes. A diferença entre um projeto e uma operação contínua é que enquanto os projetos são temporários, tem um começo e fim definidos, produzindo um resultado 8 ou produto único; em uma operação contínua o processo é repetido várias vezes objetivando produzir os mesmos resultados cada vez que o processo é executado. 1.1 A incerteza e complexidade dos projetos Todo projeto a ser desenvolvido possui um componente de incerteza, que pode ser visualizado como forma de escala. À medida que o desconhecimento de um futuro projeto é maior, consequentemente, o risco e a incerteza tenderão na mesma proporção, pois isto afeta também a questão de se fazer previsões em relação ao êxito do projeto. Alguns projetos são conduzidos para lidar com incertezas pelas quais se verifica que a solução para o projeto é desconhecida desde o início. Segundo Maximiano (2002), este é o caso dos projetos de pesquisa na área de medicamentos ou da cura de doenças, como câncer e AIDS. Estes projetos são fáceis de identificar onde começam, mas não onde terminam, sabendo-se pouco sequer se algum tipo de resultado vai ser conseguido por meio deles. Tão grande é a incerteza, que a incapacidade de se alcançar um resultado prático não é considerada como fracasso, e nem mesmo a justificativa para se interromper determinada pesquisa, sendo apenas, a princípio, uma forma de aprendizagem. O processo de incerteza é inerente a todos os tipos de projetos, sendo este elemento responsável, entre outras coisas, pelo descumprimento de prazos e orçamentos. Ainda de acordo com Maximiano (2002), um dos casos em que isto aconteceu em grande escala é o túnel do Canal da Mancha, que começou com um orçamento de 7 bilhões de dólares, e terminou custando 14 bilhões. Outro exemplo é a barragem de Três Gargantas, na China, para a construção de uma hidrelétrica, que foi orçada em 8 bilhões de dólares e chegou até o montante de 30 bilhões. " 9 Fonte: Maximiano (2002) Alguns projetos podem ser caracterizados como complexos, em virtude do número de variáveis que podem vir a constituí-lo. Pode-se ressaltar também o seguinte detalhe: Projetos que envolvem poucas pessoas durante pouco tempo, as quais trabalham em locais de grande distância geográfica, podem ser muitas vezes complexos; Projetos que exigem muitas pessoas de áreas diferentes, durante muito tempo, para trabalharem em conjunto, são projetos também complexos. Do mesmo modo que a incerteza, a complexidade também pode ser medida por meio de escala. Eis algumas variáveis que normalmente fazem parte de um projeto complexo: Multidisciplinaridade; Tipo de pessoal envolvido; Distância geográfica; Diversidade e volume de informações; Número de organizações envolvidas. " 10 Em função da complexidade e incertezas podemos identificar quatro categorias de projetos demonstradas abaixo: Fonte: Maximiano (2002) 1.2 O que são, como surgem os projetos e sua seleção Segundo o PMI (2004) os projetos surgem quando uma organização demanda ações que não podem ser executadas dentro de seus limites operacionais normais. Essas ações são (ou deveriam ser) consequência de uma necessidade estratégica identificada. Dessa maneira, projetos surgem de considerações estratégicas como: " 11 Uma demanda legal; Uma requisição de um cliente; Um avanço tecnológico; Uma necessidade da organização; ou, Uma demanda de mercado. Com frequência, quando um gerente é envolvido em um projeto, este já existe. A decisão de executá-lo já foi tomada e, por isso, alguns gerentes de projetos não se preocupam com ela, mas ao contrário, sendo um gerente experiente saberá que deve questionar as razões de criação dos projetos que executa se quiser tersucesso em cumpri-Ias. O gerente de projeto deve compatibilizar esses pontos de vista, priorizando o ponto de vista do cliente, mesmo quando existirem pressões em contrário na sua própria organização. Quanto a seleção de um projeto, é importante deixar claro que nenhuma organização tem recursos infinitos e isso acaba sendo um problema pois é inevitável atender ou tentar atender aos interesses dos diversos executivos de uma organização, sejam interesses estratégicos ou não. Como dizem Mendes, Valle e Fabra (2009, p. 20) “É inevitável que os interesses dos diversos executivos, sejam estratégicos ou não, façam surgir demandas por mais projetos do que ela tem condições de empreender dentro de seu horizonte de planejamento”. Na verdade, Kendall (2003 apud Mendes, Valle e Fabra, 2009) afirma que a maioria das empresas cai na armadilha de ter bem mais projetos ativos do que seria adequado para a capacidade disponível de seus recursos, o que faz com que elas acabem terminando menos projetos do que teriam se escolhessem um grupo menor e mais adequado de projetos ativos. Esse resultado pode não ser imediatamente intuitivo, mas fica evidente se analisarmos os efeitos negativos que o excesso de multitarefa e a falta de priorização podem ter na produtividade das equipes. " 12 A expressão portfólio de projetos tem sido usada cada vez mais para definir o grupo de projetos que uma organização se propõe a executar. O PMI (2006) define portfólio de projetos como uma coleção de projetos e programas (grupo de projetos gerenciados de forma coordenada para obtenção de benefícios que não poderiam ser obtidos se gerenciados individualmente) que são agrupados de forma a facilitar seu gerenciamento e alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa. O núcleo do gerenciamento de portfólio é composto pelas tarefas de avaliação e seleção dos projetos. Se feitas de forma correta, essas tarefas garantem o alinhamento do portfólio com a estratégia da empresa. Enquanto o gerenciamento de projetos se preocupa em executar o trabalho corretamente, o gerenciamento de portfólio se preocupa em definir qual é o trabalho correto a ser feito. Meredith e Mantel (2000 apud Mendes, Valle e Fabra, 2009) têm uma abordagem interessante para a questão da seleção de projetos. Eles lembram que existe uma série de modelos (não numéricos, numérico-financeiros, numéricos não financeiros) que são fundamentais para auxiliar na seleção dos projetos, mas é importante lembrar que: os modelos não tomam decisões. Pessoas tomam decisões. É a gerência sênior que precisa assumir a responsabilidade e ela não pode ser delegada a uma mera planilha eletrônica; não importa o quanto sejam sofisticados, todos os modelos são apenas representações parciais da realidade. O que, no fundo, é um dos motivos por que a decisão final precisa estar na mão dos gestores e não automatizada por um procedimento simplista. Mesmo que façamos uma boa seleção de projetos, ainda temos uma questão adicional não menos importante. Podemos ter livrado os projetos selecionados da competição com projetos dispensáveis, mas eles ainda têm que competir entre si. Quando um membro da equipe recebe solicitações simultâneas de vários projetos, ele tem que decidir o que fazer primeiro. A grande questão é induzir que todas as pessoas tomem essas decisões de forma consistente ao longo da empresa. Quando os líderes não definem claramente as prioridades, por exemplo, quando definem tudo como prioritário, cada indivíduo, do técnico mais qualificado ao estagiário, usará seus próprios critérios para definir o " 13 que fará primeiro. Com todos remando em direções diferentes é inevitável que a maior parte dos projetos sofra atrasos. Em geral o gerenciamento de projetos pode ser aplicado a qualquer situação que exista um empreendimento que foge ao que é fixo e rotineiro na empresa. Se o empreendimento é único e pouco familiar, é importante que a atividade de gerenciamento de projetos seja intensificada. O sucesso da gestão de projetos está intimamente ligado ao sucesso com que as atividades são relacionadas e realizadas. A base do sucesso está em identificar e diferenciar o projeto das demais atividades desenvolvidas na organização. Competição, padrões de qualidade, redução nas margens de lucro, resultados financeiros, fatores tecnológicos, aspectos legais, aspectos sociais, fatores políticos e pressões econômicas são pressões externas que podem forçar as companhias a adotarem o gerenciamento de projetos como forma de realizarem seus negócios, mas é preciso utilizar diversos critérios de seleção para que os objetivos sejam atingidos, garantindo seu sucesso como realismo, capacidade, flexibilidade, facilidade de uso, custo e facilidade de informatização (VARGAS, 2005). 1.3 Escopo de projeto e de produto O escopo do produto é a base de todo o planejamento do projeto. São as características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. O escopo do produto é normalmente definido em detalhes em documentos técnicos. Escopo do projeto é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Em alguns casos esse escopo é derivável de forma clara e inequívoca a partir do escopo do produto. O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso. O gerenciamento do escopo do projeto trata " 14 principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto. O planejamento do escopo é o processo necessário para criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a estrutura analítica do projeto será criada e definida. A definição do escopo é o processo necessário para desenvolver uma declaração do escopo detalhada do projeto como base para futuras decisões do projeto. A verificação do escopo é o processo necessário para formalizar a aceitação das entregas do projeto terminadas. O controle do escopo é o processo necessário para controlar as mudanças feitas no escopo do projeto. Esses processos interagem entre si e também com processos de outras áreas de conhecimento. Cada processo pode envolver o esforço de uma ou mais pessoas ou de grupos de pessoas, com base nas necessidades do projeto. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e também em uma ou mais fases do projeto, se ele estiver dividido em fases. Embora os processos estejam apresentados aqui como componentes distintos com interfaces bem definidas, na prática eles podem se sobrepor e interagir de maneiras não detalhadas aqui. 1.4 Estrutura organizacional e analítica Existem vários tipos de estruturas organizacionais. Há aquelas que são orientadas a projetos, em que o gerente de projeto comanda equipes dedicadas a ele. Existem aquelas chamadas de matriciais, em que se tenta criar algum equilíbrio entre o poder do gerente de projeto e o dos gerentes funcionais. E, finalmente, existe o tipo mais antigo e mais comum de estrutura: a funcional. A estrutura funcional ou hierárquica é aquela que é natural aos primatas e, entre eles, a nós humanos. Basta observar um grupo de crianças brincandopara " 15 que, depois de algum tempo, fique claro quem é a garota central, quem pertence à diretoria da molecada e quem são os garotos estagiários, relegados ao mais baixo nível de prestígio social. Nós nos sentimos instintivamente confortáveis quando conseguimos identificar de maneira clara quem é o nosso chefe e qual é a nossa equipe. O grande problema da estrutura funcional é que, embora ela seja eficiente para controlar rotinas em que cada um tem um papel bem definido, ela é péssima para integrar pessoas que pertençam a pontos diferentes dentro da hierarquia. Infelizmente os projetos, particularmente aqueles estratégicos, tendem a atravessar a empresa e envolver vários departamentos. Para resolver esse dilema, cada vez mais organizações têm utilizado uma ferramenta de gestão conhecida como PMO, o escritório de projetos ou Project Management Office. De acordo com o PMI (2004, p. 33) “um escritório de projetos (PMO) é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio”. De maneira ainda mais simples, podemos dizer que é uma área, assessoria ou departamento cuja função é melhorar o gerenciamento de projetos da organização. Essas são definições abrangentes, e existe uma enorme gama de diferentes tipos de PMOs, compartilhando pouca coisa além do nome e do objetivo geral. O tipo que mais interessa para a organização funcional é o chamado PMO estratégico. Recomenda-se que ele seja uma área colocada próxima à presidência da organização, agindo como uma assessoria especial para implementação estratégica. Kendall (2003) coloca como objetivos básicos do PMO estratégico: Promover reuniões regulares de um comitê de alto nível para governança do portfólio; Facilitar a escolha do mix correto de projetos pelo comitê; Apoiar a priorização corporativa de projetos pelo comitê e seu cumprimento pelas equipes; Desenvolver e manter um sistema de informações gerenciais sobre projetos; Definir e manter uma metodologia (não burocrática) de gerenciamento de projetos; " 16 Diminuir os tempos de ciclo dos projetos; Implantar e gerenciar as ferramentas e software de gerenciamento de projetos; Executar ações corretivas nos principais problemas relacionados a gerenciamento de projetos; Ajudar projetos em dificuldades, e assim gerar valor não só para a alta gerência, mas também para todos os níveis da organização; Prover treinamento, mentoring e suporte em gerenciamento de projetos; Ser um ponto central de arquivamento de lições aprendidas e documentação sobre projetos; Realizar o marketing interno do PMO, comunicando seus benefícios e realizações. Como dito na introdução, gerenciar projetos pode ser definido como “a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos” (PMI, 2004). No entanto, podemos abordar o gerenciamento de projetos de outra maneira e dizer que se trata de atender expectativas (explícitas e implícitas) das diversas partes interessadas no projeto, em particular, mas não somente, o cliente. Quando se recebe o termo de abertura do projeto uma das primeiras preocupações seria procurar pelas pessoas e organizações que irão fazer o trabalho do projeto. Uma seção óbvia é a lista dos principais envolvidos, mas devemos lembrar que se trata de um documento preliminar, cujas informações precisam ser elaboradas. O gerente de projeto precisa conversar com os intervenientes ou os stakeholders1 que conhece para descobrir os que não conhece. Essa estrutura organizacional não tem o mesmo significado de um organograma em uma empresa hierárquica. Ela não diz quem é chefe de quem. Ela 1 O termo inglês stakeholder designa uma pessoa, grupo ou entidade com legítimos interesses nas ações e no desempenho de uma organização. " 17 existe principalmente para identificar os principais envolvidos e responsáveis em atividades do projeto. O estabelecimento dos grupos de responsabilidade que formam as equipes especializadas nos ajuda a detalhar o escopo e a prover uma base para procedimentos de escalonamento de problemas. Devemos resolver preferencialmente os problemas nos níveis mais baixos e só subir na hierarquia após esgotarmos nossas opções. O papel mais alto dessa hierarquia é o do patrocinador ou sponsor. O patrocinador atua como um elo entre o projeto e a organização permanente. É importante que ele tenha autoridade e prestígio na organização, mas é ainda mais vital que ele tenha interesse e disponibilidade em relação ao projeto, do todo modo não quer dizer que cada pequeno problema deva ser levado ao sponsor. Estrutura analítica do projeto (EAP) Quando o projeto começa, normalmente temos um certo grau de informação sobre o escopo do produto, ou seja, “as características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado” (PMI, 2004, p. 362). Cabe ao gerente de projeto e sua equipe derivarem desse escopo do produto qual é o escopo do projeto ou “o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas” (PMI, 2004). A primeira ferramenta que nos ajudará nessa missão é chamada de estrutura analítica do projeto (EAP) ou worh breahdown structure (WBS). A EAP é uma maneira hierárquica, usualmente gráfica, de mostrar o escopo do projeto e cada elemento constitui uma entrega (produto final ou intermediário). Algumas entregas são compostas de entregas mais simples, mostradas em níveis inferiores. As que não são decompostas são chamadas de pacotes de trabalho ou work packages. A soma de todos os pacotes de trabalho compõe 100% do projeto. A rigor, a EAP é apenas uma estrutura hierárquica e em qualquer de suas formas, cada elemento deve ter um código que represente sua posição da hierarquia. " 18 Abaixo alguns modelos de estrutura de EAP " 19 " 20 2 PMI, PMBOK E PMP PMI O Project Management Institute (PMI®) é uma entidade mundial sem fins lucrativos voltada ao gerenciamento de projetos. Estabelecido em 1969 e com sede na Filadélfia, Pensilvânia, Estados Unidos, o Project Management Institute (PMI) foi fundado por cinco voluntários. O primeiro seminário da organização ocorreu em Atlanta, Geórgia, Estados Unidos, e teve um público de 83 pessoas. Hoje, o PMI é considerado uma comunidade global, com mais de 200.000 profissionais associados, representando 150 países. Os profissionais afiliados vêm de virtualmente todas as indústrias, incluindo aeroespacial, automotiva, negócios, construção, engenharia, serviços financeiros, tecnologia da informação, farmacêutico, saúde e telecomunicações. O PMI também edita o Project Management Body of Knowledge (PMBOK) e oferece diversas certificações, entre outros: Certified Associate in Project Management (CAPM, Certificado de Associado em Gerência de Projeto): demonstrar uma base comum do conhecimento e dos termos no campo da gerência de projeto. Ele requer 1500 horas do trabalho em uma equipe de projeto ou 23 horas/aula em gerência de projeto.Project Management Professional (PMP, Profissional da Gerência de Projeto): contém curso de especialização e experiência, concordando em aderir a um código da conduta profissional, e aprovação para avaliar e medir objetivamente o conhecimento da gerência de projeto. Além disso, um certificado PMP deve estar sempre atualizado com o risco de perda da certificação. Program Management Professional (PgMP) Scheduling Professional (PMI-SP) " 21 PMBOK O Project Management Body of Knowledge, também conhecido como PMBOK® é um conjunto de práticas em gerência de projetos levantado pelo Project Management Institute (PMI) e constituem a base da metodologia de gerência de projetos do PMI. Estas práticas são compiladas na forma de um guia, chamado de Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, ou Guia PMBOK. Em linhas gerais o Guia PMBOK tem como objetivo identificar um subconjunto dos conhecimentos de gerenciamento de projetos que são amplamente reconhecidos como boa prática, mas lembre-se: Como ele não ensina a fazer, é somente uma referência, ele não é uma metodologia! Outro motivo pelo qual ele não é metodologia reside no fato de não distinguir os diferentes tipos de projetos; não utiliza peculiaridades de linguagem que respeitem a cultura de diferentes tipos de empresas; não apresenta modelos específicos de documentos a serem preenchidos. Ele registra somente um subconjunto do conhecimento, ou seja, não é um conjunto de todos os conhecimentos de gerenciamento! Também não é um conjunto de todas as práticas de gerenciamento de projetos, somente registras aquelas práticas consideradas boas! Conforme padronização do PMI, no gerenciamento de projetos encontramos cinco processos essenciais que abordam nove áreas de conhecimento gerencial: 1.Área de Gerenciamento de Integração 2.Área de Gerenciamento do Escopo 3.Área de Gerenciamento do Tempo 4.Área de Gerenciamento de Custos 5.Área de Gerenciamento da Qualidade 6.Área de Gerenciamento de Recursos Humanos 7.Área de Gerenciamento de Comunicações " 22 8.Área de Gerenciamento de Riscos 9.Área de Gerenciamento das Aquisições PMP A Certificação Project Management Professional (PMP – Profissional de Gerência de Projetos, em português) é um documento emitido pelo Project Management Institute (PMI) que atesta profundos conhecimentos nas boas práticas de gerenciamento de projetos, responsabilidade social e ética, baseados na norma PMI - ANSI denominada PMBOK. É provavelmente a mais reconhecida pelo mercado entre as oferecidas pelo programa de Certificações Profissionais do Instituto e também a de maior destaque mundial no que tange à Gerência de Projetos, sendo a primeira organização a ter o seu programa de Certificação homologado pelo ISO em 1999. O seu objetivo é dar reconhecimento público de que o profissional certificado tem excelentes conhecimentos e grande experiência na Gerência de Projetos na forma preconizada pelo PMI na norma PMBOK. Para obtê-la é necessário ao profissional, além de ser aprovado no Exame de Certificação PMP que inclui 200 perguntas de múltipla escolha, aderir ao Código de Conduta Profissional (Code of Professional Conduct) e cumprir uma série de requisitos quanto à educação formal em Gerência de Projetos e à experiência na área. " 23 3 ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Segundo Arantes ET AL (2008) da mesma forma que o conceito de projeto, o conceito de Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) ou Project Management Office (PMO) admite muitas definições, mas sem muita variação conceitual. Pode-se definir o PMO como sendo a entidade organizacional formalmente estabelecida responsável por: Definir, uniformizar e defender padrões, processos, métricas e ferramentas. Oferecer serviços de gerenciamento, treinamento e documentação. Garantir o alinhamento das iniciativas à estratégia organizacional e confeccionar relatórios de progresso e acompanhamento. Representação do escritório de projetos O PMO pode ser encontrado como entidade relativamente bem definida desde meados da década de 1960, nos grandes projetos militares, aeroespaciais e " 24 de construção civil. Esses escritórios foram denominados Escritórios de Controle de Projetos, pois os especialistas da época tinham apenas funções de controle e de ações corretivas: o foco era apenas a detecção e a correção de problemas. Do final da década de 1970 até meados da década de 1980, com o surgimento dos primeiros softwares de gestão “amigáveis”, o escritório mudou para expandir sua cobertura inicial para outros projetos de áreas diferentes, mas ainda isolados. Para isso, membros das áreas funcionais, não especialistas em projetos, foram alocados nos escritórios que assumiram a função de suporte aos projetos (ARANTES ET AL, 2008). No final da década de 1980 e meados da década de 1990, as ferramentas de gestão e todas as demais ferramentas computacionais sofreram uma verdadeira revolução, facilitando o trabalho de controle e suporte dos escritórios de projetos. Com isso, o foco de atuação dos escritórios foi mudando, gradativamente, de projetos relativamente simples e isolados para um ambiente de multiprojetos e projetos complexos, de funções de controle e suporte para um gerenciamento global e alinhado com as estratégias organizacionais. Essa evolução está ilustrada abaixo. Evolução histórica dos escritórios de projetos " 25 Os PMOs podem ser divididos em três tipos principais: Nível 1 – Escritório de Controle de Projetos Nível 2 – Escritório de Suporte aos Projetos Nível 3 – Escritório Estratégico de Projetos Apesar da divisão de modelos, diferentes tipos de escritórios podem ser utilizados ao mesmo tempo em áreas distintas da organização ou mesmo dentro da mesma área. Esses modelos podem também se misturar, fazendo com que as fronteiras entre eles sejam muito tênues (ARANTES ET AL, 2008). Nível 1 – Escritório de Controle de Projetos Um PMO de nível 1 é responsável pela emissão de relatórios e pelo acompanhamento de indicadores previamente estabelecidos, sem influenciar a forma como os projetos são conduzidos. As funções de um PMO neste nível são: Emitir relatórios de progresso, custos, orçamento, performance e riscos. Manter uma base de dados de ações históricas e lições aprendidas. Monitorar os resultados dos projetos. Em síntese, um escritório desse nível trabalha controlando as atividades do dia-a-dia dos projetos, para ajudar os gestores a assegurar a realização das metas, resultados e orçamento planejados. Nível 2 – Escritório de Suporte aos Projetos Um PMO de nível 2 geralmente controla projetos grandes ou um número expressivo de projetos pequenos e médios. É responsável por: Todas as funções de um PMO de nível 1. Fornecer treinamento em gerenciamento de projetos. Estabelecer e verificar o cumprimento de padrões e métricas. Possibilitar o alinhamento dos projetos às estratégias organizacionais. Controlar e armazenar as lições aprendidas e os relatórios gerados. " 26 Definir, implementar e controlar mecanismosde controle de mudanças. Assumir o papel de mentor para projetos com problemas. Assim, basicamente, um PMO de nível 2 difere de um de nível 1 principalmente pelo poder de influenciar no andamento dos projetos por meio de mentoração e definição de metodologias, técnicas, métricas e ferramentas a serem utilizadas (ARANTES ET AL, 2008). Nível 3 – Escritório Estratégico de Projetos Um Escritório Estratégico de Projetos opera no nível corporativo, coordenando e definindo políticas para todos os projetos dentro da organização, gerenciando o portfólio corporativo e prestando auxílio aos escritórios de nível 1 e 2, se existirem. Neste nível, um PMO geralmente é considerado um centro de excelência em gerenciamento de projetos, guiando e ajudando o nível gerencial das organizações e demais membros dos times a alcançarem seus resultados de maneira mais eficiente (BRIDGES & CRAWFORD, 2000). Neste nível de PMO, as funções principais são: Todas as funções do PMO de nível 2. Padronização do gerenciamento de projetos. Identificação, priorização e seleção de projetos. Gerenciamento corporativo de recursos. Implantação e manutenção de um sistema de informações. Alinhamento dos projetos à estratégia corporativa. Desenvolvimento profissional dos integrantes do PMO. A principal diferença entre os níveis 2 e 3 dos Escritórios de Gerenciamento de Projetos é o caráter corporativo do segundo em relação ao caráter departamental do primeiro. Muitos escritórios são considerados modelos híbridos em relação aos níveis apresentados. O importante dessa divisão é observar que não se deve definir " 27 um PMO de nível 3 e ocupá-lo exclusivamente com tarefas operacionais de projetos, ou definir um PMO de nível 1 e ocupá-lo com tarefas estratégicas. Uma das funções do PMO é ser o guardião da metodologia do gerenciamento de projetos da empresa e o responsável por sua contínua evolução. Para tanto, o escritório faz uso de um modelo de maturidade em gerenciamento de projetos (ARANTES ET AL, 2008). 28 4 HABILIDADES NECESSÁRIAS AO GERENTE DE PROJETOS 4.1 Administração de projetos Não há dúvidas de que um projeto necessita ser bem administrado para que obtenha sucesso. Dentre os objetivos que esperamos alcançar nesse tópico temos: mostrar- lhes a importância do trabalho cooperativo, ou seja, as equipes devem trabalhar em sintonia com os objetivos a serem alcançados pelo projeto. Entender a responsabilidade do gerente ou administrador do projeto no sentido de manter a sua equipe coesa com os objetivos do projeto a ser desenvolvido 4.2 O gerente de projetos Para começo de conversa e concordando plenamente com Souza, Camarini e Chamon (2007) um gerente de projetos trabalha, fundamentalmente, em equipe. Portanto, pessoas com poucas habilidades de relacionamento interpessoal não são bons candidatos a exercerem este papel! Muitos gerentes de projetos chegam a este cargo por se destacarem em suas especialidades, mas são escolhidos principalmente por se destacarem como bons articuladores e bons gerentes de pessoas. Existe também o problema cultural em função dos executivos não gostarem de serem chamados gerentes de projetos, e outras pessoas encararem esta atividade como uma designação altamente temporária. Poucas organizações criaram uma opção profissional de longo prazo na gerência de projetos, desestimulando, desta forma, o aparecimento de novos talentos. Um projeto, conforme definição anterior, possui como uma de suas principais características o fato de ser temporário, cuja vida pode durar algumas semanas ou alguns anos, necessitando da hospedagem de uma organização que o cria, fornece recursos, presta serviços e o abriga sob sua responsabilidade jurídica (VALERIANO, 1998). " 29 Uma organização deve ser estruturada de maneira a definir a localização e o papel de cada recurso unitário dentro do conjunto, organizando pessoas individualmente ou como integrante de grupos, para que o conjunto do qual faz parte seja capaz de atingir objetivos (MAXIMIANO, 2002). As estruturas organizacionais convencionais apresentam algumas características indesejáveis, que comprometem o desempenho de projetos, priorizando as funções verticais e exagerando na divisão de tarefas, pois adotam o critério da otimização do funcionamento das áreas funcionais, levando a uma hiperespecialização. Nessa situação, as empresas têm estruturas hierárquicas rígidas e pesadas, onde predominam atividades padronizadas, controladas por vários níveis de chefia, cuja função principal é garantir o cumprimento das normas (GONÇALVES; DREYFUSS, 1995). A estrutura apropriada para gerenciar um projeto específico depende, mormente, de sua natureza e do estilo organizacional da empresa, devendo o gerente de projeto compreender as opções organizacionais disponíveis e os resultados prováveis da implementação do projeto dentro da organização, em inúmeros aspectos (VARGAS, 2002): autoridade, autonomia, suporte administrativo, dentre outros. A estrutura da organização executora frequentemente restringe a disponibilidade ou as condições sob as quais os recursos se tornam disponíveis para o projeto, podendo apresentar um amplo arranjo de estruturas: funcional, matricial e projetizada (SOUZA, CAMARINI, CHAMON, 2007). Dentre as formas estruturais citadas, a estrutura funcional é a que menos favorece ao desempenho das atividades do gerente de projeto. Este tipo de estrutura oferece pouca autoridade, baixo grau de suporte administrativo e dedicação parcial do profissional à atividade. A estrutura matricial é subdividida em matricial fraca, matricial equilibrada e matricial forte, favorecendo de forma crescente a execução das atividades do gerente de projeto. A estrutura projetizada é a que melhor acomoda o gerenciamento de projeto, por conferir a este profissional vantagens como: Autoridade adequada a consecução dos objetivos do projeto; " 30 Alto grau de apoio do pessoal da organização e, Dedicação integral do gerente de projeto. O gerente de projetos é reconhecido como um administrador de um grande número de diferentes interfaces, com um relacionamento bastante dinâmico entre si. Para lidar com estas interfaces e com a elevada responsabilidade inerentes ao cargo, espera-se que este profissional possua um alto grau de flexibilidade face à limitada autoridade formal de que pode fazer uso (SBRAGIA; MAXIMIANO; KRUGLIANSKAS, 1986). A diversidade desse cargo é influenciada pela estrutura organizacional na qual o projeto está inserido e pelas disciplinas envolvidas no projeto. Para cada situação específica exigir-se-á do gerente estilos de trabalhos e habilidades diferenciadas como pré-requisitos determinantes de seu sucesso. Independente da configuração do cargo, o gerente de projetos sempre faz parte de um contexto, no qual estão envolvidos os representantes da própria organização e também das diferentes organizações que contribuem para a realização do projeto, conforme demonstrado na Figura abaixo (SBRAGIA, MAXIMIANO & KRUGLIANSKAS, 1986)." 31 A principal precaução que o gerente de projetos deve tomar é providenciar para que a adequada atenção seja dada a todos os elementos constituintes do sistema do projeto. Muitos elementos do projeto podem ter pouco relacionamento direto com o sistema que está sendo trabalhado, porém podem ser críticos para o seu sucesso. A maioria dos projetos envolve um número diferente de unidades organizacionais, sendo elas vinculadas a serviços ou suporte de capacitação, e um grande número de pessoas podem estar interessadas em vários aspectos do projeto (STUCKENBRUCK, 1978 apud SOUZA; CAMARINI; CHAMON, 2007). Souza, Camarini e Chamon (2007) apresentam um estudo onde a importância do gerente como fator de sucesso do projeto foi enfatizada em pesquisas desenvolvidas pela Standish Group nos anos de 1994, 1996 e 1998 " 32 envolvendo 23.000 projetos em mercados de tecnologia da informação, conforme a figura abaixo. A taxa de projetos fracassados em 1994 (31%) representou um prejuízo da ordem de US$ 81 bilhões. Apesar dessa taxa ter diminuído no ano de 1998 (28%), ainda representou prejuízos da ordem de US$ 75 bilhões. Conforme a Standish Group, a área de tecnologia da informação está começando a entender o verdadeiro papel do gerente de projetos, as habilidades requeridas ao desempenho da função e os benefícios que um gerente de projetos pode trazer a qualquer projeto. As responsabilidades do gerente de projetos representam suas obrigações em relação a resultados, atividades, recursos ou padrão de conduta (MAXIMIANO, 2002). Pode-se afirmar, portanto, que a sua responsabilidade é assegurar a realização do projeto dentro dos padrões de desempenho relacionados às metas, prazos e custos, exigindo a integração de todos os fatores concorrentes, como: administração da comunicação, recursos humanos, contratos, materiais e riscos. Em seu papel dentro da organização, existe uma série de princípios entendidos como regras fundamentais que os gerentes de projetos devem seguir, a fim de que sejam bem sucedidos (PMI, 2000; MAXIMIANO, 2002; VARGAS, 2002; " 33 KERZNER, 2000 apud Souza, Camarini e Chamon, 2007): liderança e motivação, autoridade, conhecimentos técnicos, habilidade de comunicação, resolução de conflitos e trabalho em equipe. Para Kerzner (1992 apud Souza, Camarini e Chamon, 2007) existem dez importantes habilidades inerentes ao gerente do projeto, definidas por meio de pesquisas e experiências (Tabela 1). Essas pesquisas demonstram que uma performance efetiva de gerenciamento de projetos está diretamente relacionada ao nível de competência em que estas habilidades sejam dominantes. Conforme o autor é importante que as características pessoais de gerenciamento destaquem as habilidades de operação, para formar um estilo de gerenciamento homogêneo. Tabela 1 – Habilidades do gerente de projetos, segundo Kerzner (1992) " 34 De forma geral, um gerente de projetos necessita de entusiasmo, força e aptidões para o difícil trabalho de resistência ao ataque de interesses técnicos e políticos. Sempre que possível, ele deve possuir antiguidade e posição na organização proporcional ao do gerente funcional, com o qual terá que negociar. Quando o gerente de projetos é coordenador, dentro de uma estrutura funcional, ou gerente em uma estrutura matricial, ele frequentemente encontrará sua autoridade de forma incompleta. Consequentemente, ele deve ter uma combinação de habilidades técnicas, administrativas e interpessoais para superar as dificuldades advindas do cargo (SHTUB, BARD & GLOBERSON, 1994). A Tabela 2 demonstra as habilidades necessárias ao gerente de projetos, conforme Shtub, Bard & Globerson (1994). Tabela 2 – Habilidades do gerente de projetos segundo Shtub, Bard e Globerson (1994) " 35 Em pesquisa do tipo exploratória-descritiva realizado por Souza, Camarini e Chamon (2007), composta por 23 entrevistados, 16 eram engenheiros, 02 tecnólogos da informação e 2 técnicos (ensino médio), perfazendo um total de 87% deste grupo proveniente da área técnica, os resultados mostraram em primeiro lugar que as organizações ainda privilegiam a formação técnica, no momento da contratação desse profissional. Entretanto, observou-se a existência de uma preocupação, por parte desses profissionais, na busca de uma complementação em sua formação que possa suprir essa lacuna. Esse fato pôde ser verificado quando se constatou que, dos 18 profissionais com formação técnica em nível superior, 45% já possuem uma formação complementar (pós-graduação) em uma área administrativa. Pode-se constatar, por meio da pesquisa, que a percepção dos profissionais que hoje atuam no mercado de trabalho, exercendo a atividade de gerente de projetos, e o que é divulgado na literatura sobre esse assunto, são bastante coincidentes. Entretanto, as habilidades e capacidades encontradas nos dois modelos, fazem parte de um perfil teórico, considerando a dificuldade de reuni-las em um único profissional. Baseado nos resultados da pesquisa realizada, pode-se traçar um perfil das habilidades necessárias ao desempenho desta atividade, sob a ótica dos profissionais da área e representados na figura abaixo. " 36 As habilidades percebidas como essenciais para o bom desempenho das atividades do gerente de projetos, não diferem muito do perfil encontrado nos modelos estudados. Percebe-se que, apesar dos estudos terem sido realizados há alguns anos, e a dinâmica envolvida no mercado organizacional ser bastante veloz em termos de mudanças e modernizações estruturais e tecnológicas, as características básicas do profissional que pretende desenvolver esta atividade " 37 permanecem. Este perfil é bastante amplo e suscetível às alterações de um mundo moderno e em constante modificação. A atual competitividade necessária aos negócios tem obrigado as empresas a procurarem técnicas capazes de acelerar o lançamento de produtos ou serviços, reduzir os custos e melhorar seus controles. A prática do gerenciamento de projetos produz resultados expressivos para a sobrevivência e o progresso das organizações. Esse cenário torna o gerente de projetos um dos profissionais capazes de representar a diferença de sucesso ou fracasso não apenas do projeto, mas da organização, portanto, ai está a dica, desenvolvam as habilidades de relacionamento, conciliação e organização, somem aos conhecimentos adquiridos ao longo dos estudos e lancem-se nesse mercado promissor. " 38 REFERÊNCIAS CONSULTADAS E UTILIZADAS ARANTES, Ednir et al. Gerenciamento de projetos. São Paulo: Promon, 2008. BARCAUÍ, André et al. Gerenciamento do tempo em projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2006. GONÇALVES, J.E.L.; DREYFUSS, S. Reengenharia das empresas: passando a limpo. São Paulo, Atlas, 1995. INSTITUTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS (PMI). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK, 3a. edição, 2004, PMI. INSTITUTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS (PMI). PMI RS. Disponível em: <http://www.pmirs.org.br/pmi.htm>.Acessado em: 14 jun. 2011. MATHIAS, Washington Franco. 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