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Engenharia de Métodos e Processos Material Teórico Responsável pelo Conteúdo: Profa. Ms. Luciana Borin de Oliveira Revisão Técnica: Prof. Me. Marcio Nunes Revisão Textual: Profa. Ms. Fátima Furlan Estudo de Tempos e Métodos • Introdução • Engenharia de Métodos • Gerenciamento por Processos O objetivo desta unidade é conhecer as definições envolvidas em Estudo de Tempos e Processos: · Inovação · Conceitos de processo · Objetivo da aplicação num processo · Etapas de implantação OBJETIVO DE APRENDIZADO Caro(a) aluno(a), Leia atentamente o conteúdo desta Unidade, que lhe possibilitará conhecer as aplicações de Estudos de Tempos e Métodos em Processos. Você também encontrará aqui uma atividade composta por questões de múltipla escolha, relacionada ao conteúdo estudado. Além disso, terá a oportunidade de trocar conhecimentos e debater questões no fórum de discussão. É extremante importante que você consulte os materiais complementares, pois são ricos em informações, possibilitando-lhe o aprofundamento de seus estudos sobre este assunto. ORIENTAÇÕES Estudo de Tempos e Métodos UNIDADE Estudo de Tempos e Métodos Contextualização Uma forma muito fácil de entender uma gestão por processos é a programação que fazemos em nossa casa quando vamos receber, por exemplo, amigos para um jantar. Temos que pensar nos produtos que vamos oferecer e a partir dai todos os processos envolvidos para se chegar até eles. O prato principal – um bife de carne de boi O acompanhamento – legumes cozidos, cenoura e abobrinha A salada – alface e tomates A sobremesa – sorvete de creme As bebidas – refrigerantes e cerveja O café Oriente sua reflexão pelas seguintes questões: · Como envolver todos neste tipo de gestão? · Dado que a maioria das empresas ainda vive nas gestões altamente estratificadas, o que leva organizações a aderir este processo? · Escolha um processo no qual você esteja inserido neste momento (no trabalho, em casa). Existem tarefas, pontos a serem tratados desta forma? Aplique o conceito acima, descreva a atividade e o passo a passo para melhorias. 6 7 Introdução Importante! Buscando novidades no mercado pela internet me deparei com o assunto Ramifi cações da engenharia. Fiquei surpresa ao saber que hoje já existem cursos disponíveis para pelo menos 34 tipos diferentes de engenharias!!!!! Trocando ideias... Engenharia Aeronáutica Engenharia Ambiental Engenharia Cartográfica Engenharia da Computação Engenharia de Alimentos Engenharia Florestal Engenharia de Horticultura Engenharia de Minas Engenharia de Petróleo e Gás Engenharia Elétrica Engenharia Industrial Engenharia Mecatrônica Engenharia Naval Engenharia Sanitária Engenharia Acústica Engenharia Agrícola Engenharia Biomédica Engenharia Civil Engenharia em Agrimensura Engenharia de Aquicultura Engenharia de Energia Engenharia de Materiais Engenharia de Pesca Engenharia de Produção Engenharia Física Engenharia Hídrica Engenharia Mecânica Engenharia Metalúrgica Engenharia Química Engenharia Têxtil Engenharia em Tecnologia Têxtil Engenharia da Indumentária Engenharia de Telecomunicações Engenharia de Segurança do Trabalho Engenharia de Controle e Automação Ao avaliar o perfil de cada uma fica claro que: A engenharia, em sua essência, visa conhecer processos, acompanhá-los e propor melhorias. 7 UNIDADE Estudo de Tempos e Métodos Engenharia de Métodos A engenharia de métodos é uma disciplina que abrange de maneira sistemática o trabalho com o objetivo de inovar com métodos eficazes e práticos com o propósito de padronizar operações. Engenharia de métodos Padronização O escopo de engenharia de métodos inclui o movimento da melhor organização, melhoria no método de produção, processos e manuseio de equipamentos, incremento as competências para trabalhar com o produto da organização. A inserção deste método visa garantir melhorias na qualidade do serviço prestado, na redução da colocação do produto no mercado e na economia de recursos durante a industrialização do produto. Organização ProduçãoCompetências Engenharia de Métodos Equipamentos Processos Fica clara a percepção de que um processo produtivo padronizado traz motivação aos colaboradores que o entendem e se sentem parte dele, redução dos erros e capacidade de visualização e prevenção de problemas. Para garantir sua sobrevivência no mercado, as organizações precisam sempre melhorar e garantir a qualidade de seus produtos e processos, reduzindo perdas que estão intimamente ligadas aos retrabalhos, mão de obra sem qualificação e desperdícios. Retrabalho DesperdícioMão de obra Perdas 8 9 Projeto Chamamos de Projeto de Métodos ou Projeto de Trabalho a ferramenta que visa melhorias da qualidade e produtividade tratando da racionalização do trabalho embasada em métodos existentes, sugerindo melhorias ou trazendo à tona novos métodos para bom andamento de uma atividade. Ao longo dos anos, é possivel observar muitas formas de abordagem de projeto de métodos ou trabalhos, os destaques se sobressaem das filosofias ditadas em determinados momentos ou dos pontos de projeto a serem trabalhados. Analisando as filosofias na linha do tempo, vemos o crescimento da importância dos colaboradores no processo, sendo tratados hoje como responsáveis diretos pelo andamento e pelas melhorias do trabalho na organização. De qualquer forma, dada à imensa gama de organizações, tamanhos, mercados e atuações, fica nítida a necessidade do estudo para aplicação de metodologias em cada caso. E a utilização da Engenharia de Métodos é uma ferramenta fundamental de análise de processos, produtos e projetos para trazer melhorias a organização e aos colaboradores contribuindo para o desenvolvimento organizacional. Estudo do Processo A engenharia de Métodos e Processos também conhecida como estudo de tempos e métodos tem base no trabalho arduo de três pessoas: Frederick Taylor Frank Gilbreth Lilian Gilbreth Que divulgaram suas teorias e que combinadas deram origem a Engenharia de Métodos como conhecemos hoje dividida em quatro principais tarefas e finalidades: 1. Criação do método e sistema adequado às necessidades da organização. 2. Padronização deste método e do sistema de trabalho. 3. Estabelecimento dos tempos gastos por um colaborador qualificado para realização deste procedimento padronizado. 4. Acompanhamento constante e treinamento do trabalho neste método. 9 UNIDADE Estudo de Tempos e Métodos Melhorias Para sobreviver no mercado e ter competitividade, as empresas têm buscado novas maneiras de inovação constantes – postura inovadora. Este procedimento deve ser feito exaustivamente, pois as mudanças e transformações no mercado acontecem de forma rápida, inconstante e intensa. Aprendizagem e inovação são duas políticas que têm se mostrado interessantes para manter a competitividade das organizações. • Aprendizagem Está fundamentada na capacitação do colaborador para função a ser desempenhada. Treinamento, especialização e auditorias constantes para verificação da eficiência e eficácia dos trabalhos. Avaliações de desempenho e feedback para os colaboradores são fundamentais para continuidade do processo e motivação dos participantes. • Inovação Pode ser vista como a capacidade da organização em modificar tecnologias existentes nos produtos e processos trabalhados ou em trazer novos negócios. O desenvolvimento de um novo produto ou processo que é um processo muito caro e demorado, ou uma rápida melhoria nos processos e produtos já existentes na organização. A inovação pode modificar processos e produtos existentes com foco em diminuição de custos e melhorias de produtividade e qualidade, trazendo benefícios imediatos à organização. Temosdisponíveis uma gama muito grande de ferramentas e métodos que auxiliam neste processo de inovação. Neste momento, a engenharia de métodos atua no seu papel de verificação sistemática do processo, criando técnicas eficazes para criação de novos modelos de trabalho. Inovação Durante muito tempo o tipo e forma de elaboração do processo e métodos de produção eram determinados pelo mercado de atuação e o local onde a organização estava situada. Chamamos de Inovação Tecnológica ao processo de transformação que traz novas tecnologias de processo produtivo ou produtos. 10 11 Esta inovação tecnológica ligada a produtos ou processos está ligada a colocação de novos produtos e processos no mercado contemplando também o desenvolvimento e transformação dos métodos e produtos existentes no mercado. A inovação está relacionada ao desenvolvimento de algo novo que transmita valor para a organização, sociedade, colaborador ou consumidor final. Fica a sensação de que para se chamar inovação, deve ter a ligação com uma percepção. Diversas são as definições de inovação catalogadas em livros e filosofias. Em linhas gerais, analisando Inovação sob o aspecto organizacional de processos, podemos tê-la de duas formas: • Inovação incremental Quando a inovação, a criação vem em cima de um produto ou processo já existente, trazendo melhorias que podem significar aumento de eficiência ou diminuição de custos. • Inovação fundamental Quando está relacionada a novos produtos, novas atividades e novas tecnologias. Trazendo o assunto para o campo dos produtos e processos, a inovação pode ser vista em: • Produtos Na concepção de um novo produto ou na melhoria visível de um produto já existente no mercado. • Serviços No oferecimento de novos serviços ao cosumidor ou na melhoria da satisfação do cliente em algum processo de atendimento. • Processos Na transformação de um processo ou na criação de um novo processo com foco na melhoria de qualidade, prazos e diminuição de custos. Fica claro desta forma a íntima ligação entre inovação e tecnologia. A engenharia de métodos é utilizada para inovar tecnologias de processos. Este movimento é incentivado pela necessidade das organizações de se aperfeiçoar e se inserir num movimento de procura constante de diferenciação de processos e produtos, melhorando modelos de produtividade e qualidade. 11 UNIDADE Estudo de Tempos e Métodos A inovação tem papel fundamental nas organizações: trazer resultados financeiros positivos para a empresa. As incorporações procuram obter maiores lucros com maior número possível de inovações: diminuindo custos operacionais, melhorando a qualidade de forma contínua, com maior exposição da marca e consequentemente maiores vendas (figura 4). Fonte: Thinkstock/Getty Images O conceito de inovação, hoje, está intimamente ligado ao conceito de conquistas de novas capacidades, de novos nichos e mercados. Para a área de criação, inovação de produtos e processos é uma prática econômica. Este departamento visa transfromar a tecnologia numa vantagem competiviva para a organização pela possibilidade de atrair e fidelizar novos mercados, agregar valor e somar lucros. Estudos pontuam o crescimento do conhecimento em função das conhecimentos adquiridos nos processos de inovação. Organizações marcadas pelo sucesso são aquelas que têm em sua missão e visão a fomentação de inovação, inserindo assim em linhas novos produtos e processos com agilidade. Saiba Mais: Uma boa forma de inovação e a caixa de Fonte: iStock/Getty Images sugestões (figura 5). Diversas empresas espalham por suas unidades caixas de Sugestões. Os colaboradores de todos os setores e áreas são incentivados a colocar suas sugestões neste local. Várias modificações de processo e produtos e processos de inovação surgiram deste programa. Normalmente, ainda as organizações premiam estas ideias motivando a participação de todos!!! 12 13 Deve ser visível para a organização que os processos de inovação não estão ligados apenas a área produtiva, todas as áreas são convidadas a participar deste processo com ideias e sugestões. A inovação anda junto com processos de desenvolvimento de processos, produtos, atividades, pessoas e habilidades. É impossível tratar do assunto inovação sem falar da empresa 3M. Navegue pelo site desta empresa e você verá que por lá tudo é inovação. Link: http://www.3m.com.br/ Ex pl or O fato mais curioso que atrai a atenção de muita gente e já virou assunto de trabalhos, artigos, mestrados e doutorados é a história do Post-it. Em linhas gerais, conta-se que o adesivo que colava e descolava com facilidade foi descoberto, porém naquele momento não se viu utilidade para isso. Um outro funcionário da empresa cantava aos domingos num coral de igreja e incomodava muito para ele o fato de que as marcações que ele fazia em suas partituras com papéis se perdiam ao virar a página. Uniu-se a ideia de um com a necessidade do outro e chegou-se ao Post-it. Este artefato conta hoje com mais de 1000 desenhos diferentes. Acesse o link e saiba mais: http://www.3minovacao.com.br/aprenda/cursos/como-surgiu-o-post-it Ex pl or A empresa tem como regra incentivar constantemente os funcionários a terem idéias!!! Temos outros modelos de empresas que incentivam a inovação como a NETFLIX e NATURA. Busque informações!!!!! 13 UNIDADE Estudo de Tempos e Métodos Gerenciamento por Processos Apesar de todas as inovações na área de processos, o modelo tradicional utilizado para gerenciar as organizações ainda tem como base a estrutura departamentalizada. Este modelo de gerenciamento apresenta vantagens e desvantagens conforme tabela abaixo: VANTAGENS X DESVANTAGENS Facilidade de cobrança de responsabilidades pela nítida divisão de tarefas. Otimização de alguns departamentos em detrimento de outros e do todo. Funções com tarefas definidas. Barreiras de comunicação entre departamentos. Foco na área favorece especialização na função. Não há um aprendizado da organização. Decisões hierarquizadas. Disputas entre departamentos. Centralização de decisões. Distância do cliente externo. Dado que as empresas estão cada vez mais focadas em satisfazer as necessidades do cliente, fica claro que a empresa deve ser vista como um sistema que apresenta entradas e saídas, não departamentos que respondem por pedaços do sistema. SaídaEntrada Sistema Vendo a empresa como um sistema, temos os processos que fluem entre os departamentos da organização e entre os diversos níveis hierárquicos com foco sempre no cliente. No modelo estático de departamentos, existem responsáveis pelos departamentos, não pelos processos. Isso gera confusão, pois a satisfação do cliente está associada aos processos e seus desempenho e qualidade. Caminhando por este pensamento, a organização deixa de pensar atividades ligadas às funções ou departamentos e passa a se organizar orientada a processos. Sai Estrutura Funcional Entra Gerenciamento por Processos Agora, temos a estrutura totalmente voltada ao gerenciamento por processos para satisfação das necessidades e desejos do cliente. 14 15 Importante! Por defi nição, Gerência por Processos acontece quando a empresa é vista como um conjunto de processos e seu gerenciamento tem foco nos processos, e Gerência de Processos é o nome dado para o gerenciamento de um projeto especifi co. Importante! Esta nova visão de gerenciamento traz norteadores diferenciados como: · mapeamento dos requisitos e indicadores de desempenho tanto para os clientes externos como para os internos; · redução de burocracia e simplificação de procedimentos; · aumento do desempenho das entradas do processo, incluindo produtos e serviços; · consenso dos direcionamentos;· clareza nos canais de comunicação; · novas descrições de atividades; · aumento da autonomia. O processo deve ser entendido como uma cadeia de ligação entre os clientes e os fornecedores, na qual cada um tem seu papel, objetivos e expectativas para atingir um objetivo comum – A Satisfação do Cliente Externo O mercado já definiu requisitos para classificação e qualificação dos processos quanto ao quesito qualidade: Eficiência Eficácia Adaptabilidade Processo com condições de ser efi caz com a menor utilização de recursos possíveis. Processo com condições de atender às necessidades do cliente. Processo com autonomia para satisfazer novos requisitos. Metodologia Neste contexto, podemos seguir uma metodologia operacional para trabalhar com o gerenciamento de processos. Num primeiro momento, deve-se selecionar os processos a serem trabalhados, de acordo com os pontos: · objetivos estratégicos da organização; · processos relacionados; · processos prioritários. 15 UNIDADE Estudo de Tempos e Métodos Sendo fatores decisórios, por exemplo: · Potencial de retorno de benefícios; · Potencial de melhoria da satisfação; · Ligação com direcionamento estratégico; · Impactos em segurança; · Facilidade de comando. Esta fase de direcionamento é muito particular de cada organização. Listou-se aqui alguns pontos que normalmente são levados em consideração nesta escolha de processo. Como vimos, cada empresa, cada segmento e tamanho de mercado tem particularidades que são importantes e devem sempre ser consideradas em processos de decisão. Escolhido o processo é importante definir um responsável por ele e uma equipe que estará trabalhando nas melhorias que o processo necessitar. Uma equipe multidisciplinar fará o mapeamento do processo, criará seu fluxograma definindo também propósitos e interfaces com fornecedores e clientes, internos e externos. As necessidades do cliente aparecem como requisitos do processo e por consequência como indicadores de desempenho do processo. Os itens de controle nos dão direcionamento sobre os resultados do processo e os itens de verificação nos dão acompanhamento do desempenho na entrada e atividades do processo. A avaliação de todos esses pontos e comparação com os históricos de rendimento darão novos direcionamentos ao processo ou indicarão que melhorias ainda podem ser feitas para satisfação do cliente. Itens de Controle x Itens de Verificação Um item de controle deve sempre estar ligado a um ou vários itens de verificação, pois o acompanhamento dos itens de verificação dão chance de mudanças no processo para garantir um bom item de controle, o item de verificação garante o item de controle. Saiba Mais : Temos no mercado uma grande número de metodologias de apoio à gestão da produção. Por isso é muito importante conhecer as metodologias muito bem antes de iniciar sua aplicação na organização. O modelo que anda perfeitamente num caso pode não ser tão efetivo em outro, mesmo que sejam do mesmo segmento e até mesmo concorrentes. Ex pl or 16 17 Para uma utilização máxima de qualquer que seja a ferramenta é necessário conhecer a metodologia, conhecer um processo que a utiliza, verificar parâmetros necessários para implementação, realizar experiência piloto em uma área da empresa, treinar o pessoal, comunicar a ferramenta a todos os participantes Exemplos Metodologias orientadas para melhoria de qualidade de processos Metodologias estatísticas · Controle Estatístico do Processo · Análise de Modos de Falhas e de Efeitos Metodologias organizacionais · Metodologia de Análise e Solução de Problemas · Diagrama de Causa e Efeito · Desdobramento de Diretrizes · Gerenciamento de Processos Metodologias orientadas para melhoria de qualidade do produto Metodologias estatísticas · Confiabilidade · Análise de Modos de Falhas e de Efeitos · Planejamento de Experimentos Métodos organizacionais · Desdobramento da Função Qualidade · Projeto para manufatura e Montagem · Engenharia Simultânea · Análise e Engenharia de Valor · Benchmarking de Produtos ESCOLHA A SUA E MÃOS A OBRA!!!!!!! 17 UNIDADE Material Complementar : Indicações para saber mais sobre os assuntos abordados nesta Unidade: Livros Para complementar os conhecimentos adquiridos nesta Unidade, consulte os livros abaixo, disponíveis em Minha Biblioteca: BEZERRA, Charles. A máquina da inovação. Porto Alegre: Bookman, 2011. ZOGBI, Edson. Competitividade através da gestão da inovação. São Paulo: Atlas, 2008. DIAS, Reinaldo. Cultura organizacional: construção, consolidação e mudança. São Paulo: Atlas, 2013. 18 19 Referências ALBUQUERQUE, A.; ROCHA, P. Sincronismo Organizacional: Como alinhar a estratégia, os processos e as pessoas. São Paulo: Saraiva, 2007. ANDRADE, Aurélio L. et al. Pensamento Sistêmico – caderno de campo. Porto Alegre: Bookman, 2006. CAPOTE, Gart. Guia Para Formação de Analistas de Processos. Ed. Bookess, 2011. CRUZ, Tadeu. O Teatro Organizacional: construindo e implantando processos de negócio. Rio de Janeiro: e-papers, 2006. CRUZ, Tadeu. Sistemas, métodos & processos: administrando organizações por meio de processos de negócios. 2.ed. São Paulo: Atlas, 2005. DAVENPORT, Thomas H. Reengenharia de Processos: como inovar na empresa através da tecnologia da informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994. DE SORDI, José Osvaldo. Gestão por processos - uma abordagem da moderna administração. São Paulo. Editora Saraiva, 2008. JOHANSSON, H. J.; McHUGH, P.; PEDLEBURY, A. J.; WHELLER A. W.. Processos de negócios: Como criar sinergia entre a estratégia de mercado e a excelência operacional. São Paulo: Pioneira, 1995. GOLDRATT, E. M., FOX, R. E., A meta. São Paulo: Educator, 1984. GOLDRATT, E. M. Não é sorte: a aplicação dos processos de raciocínio da teoria das restrições. São Paulo: Nobel, 2004. HAMMER, Michael. A Agenda: o que as empresas devem fazer para dominar esta década. 7.ed. Rio de Janeiro: Campus, 2001. MARANHÃO, Mauriti; MACIEIRA, Maria Elisa Bastos. O processo nosso de cada dia: modelagem de processos de trabalho. 2. ed. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed., 2010. PAIM, Rafael et al; Gestão de Processos - Pensar, Agir e Aprender. Ed. Bookman, 2009. RUMMLER, Geary A.; BRACHE, Alan P.. Melhores desempenhos das empresas: uma abordagem prática para transformar as organizações através da reengenharia. 2. ed. 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