Caderno de Normas Tecnicas para Projetos SAA e SES - CAGECE(v2)

pela Cagece e cargos comissionados.
3.2.2 Terceirizado: Empregado de empresa terceirizada para prestação de serviço com 
contrato vigente com a Cagece.
3.3 Público externo: Estudantes, pesquisadores, empregados de empresas públicas e 
privadas, entre outros.
3.4 Ficha de cadastro de usuário: ficha contendo registro de informações relativas ao 
usuário do arquivo (nome completo, gerência, e-mail, telefone, empresa,número de 
matrícula ou número da carteira de identidade) e dados do documento (código, data 
de retirada, data de devolução e assinatura).
Data Substitui Assinatura
04/05/2010
SPO-003 - 22/2/2008
SPO-003 - 1/12/2008
SPO-003 - 29/1/2010
NORMA INTERNA Identificação Versão Folha
SPO-003 4 2/7
Título
UTILIZAÇÃO DO ARQUIVO TÉCNICO DA GERÊNCIA DE PROJETOS
4.0 Características
4.1 O Arquivo Técnico está vinculado a Gerência de Projetos – GPROJ.
4.2 SERVIÇOS DISPONÍVEIS NO ARQUIVO TÉCNICO
4.2.1 Consulta ao acervo;
4.2.2 Empréstimo do acervo;
4.2.3 Reservas, renovação e devolução;
4.2.4 Disponibilidade de material para licitação;
4.2.5 Cópia de projetos em meio digital (CD’s);
4.2.6 Consulta a informações técnicas
4.3 Os volumes do Acervo Técnico estão todos cadastrados em um software de 
gerenciamento de documentos identificados com código de barras.
4.4 A utilização dos serviços de empréstimo dos documentos do Arquivo Técnico, somente 
ocorrerá após preenchimento da ficha de cadastro do usuário (Anexo 01).
4.5 No caso do público externo a matrícula da ficha de cadastro do usuário será 
substituída pelo número da carteira de identidade.
4.6 O solicitante será o único responsabilizado em casos de extravio de documentos 
(empréstimo a terceiros, perda etc). 
4.7 No caso de extravio de documentos, a pena para todos os clientes internos e externos, 
será o impedimento de realizar retirada de itens do arquivo durante o período de três 
meses e o custeio de nova cópia do item extraviado.
Data Substitui Assinatura
04/05/2010
SPO-003 - 22/2/2008
SPO-003 - 1/12/2008
SPO-003 - 29/1/2010
NORMA INTERNA Identificação Versão Folha
SPO-003 4 3/7
Título
UTILIZAÇÃO DO ARQUIVO TÉCNICO DA GERÊNCIA DE PROJETOS
4.8 Documentos que somente existam em formato original (impresso e em única via) não 
são passíveis de empréstimo. O acesso ao documento será realizado através da 
consulta local ou providências para cópia do mesmo.
5.0 Procedimento
5.1 DA SOLICITAÇÃO
5.1.1 A solicitação, preferencialmente, deverá ser feita antecipadamente, via telefone ou via 
e-mail para GRUPO GPROJ-ARQUIVO (arquivotecnico@cagece.com.br).
5.1.2 A solicitação também pode ser realizada pessoalmente, contudo é recomendável 
verificar a existência do documento ou se o mesmo encontra-se disponível e/ou 
emprestado para evitar transtornos.
5.1.3 A solicitação de empréstimo de documentos pelo público externo deverá ser realizada 
mediante ofício, protocolado na Cagece, encaminhado a Presidência e/ou Diretoria da 
Cagece onde consiste a lista dos documentos pretendidos. 
5.2 DA CONSULTA
5.2.1 O solicitante poderá realizar consulta local, durante horário comercial, no Arquivo 
Técnico sempre que necessitar, já que o Arquivo Técnico é aberto a todos os 
empregados da Cagece e ao público externo.
5.3 DO EMPRÉSTIMO
5.3.1 O empréstimo será realizado após preenchimento e assinatura da ficha de cadastro do 
usuário e, em casos especiais, mediante autorização da Presidência, Diretoria, Gerência 
de Projetos e/ou Supervisão a qual o Arquivo Técnico está vinculada. 
5.3.2 O empregado da Cagece, quando necessitar utilizar o acervo técnico em meio digital e 
em papel vegetal para exercer as atividades de sua gerência, terá o empréstimo 
Data Substitui Assinatura
04/05/2010
SPO-003 - 22/2/2008
SPO-003 - 1/12/2008
SPO-003 - 29/1/2010
NORMA INTERNA Identificação Versão Folha
SPO-003 4 4/7
Título
UTILIZAÇÃO DO ARQUIVO TÉCNICO DA GERÊNCIA DE PROJETOS
autorizado pelo Gerente de Projetos ou Supervisão a qual o Arquivo Técnico está 
vinculada. 
5.3.3 Na impossibilidade de presença do empregado lotado em Unidade de Negócio ou 
Unidade de Serviço no arquivo por ocasião do empréstimo, a assinatura do solicitante 
na ficha cadastral poderá ser substituída pela assinatura do colaborador designado 
pelo solicitante através de e-mail enviado ao responsável direto do Arquivo Técnico.
5.3.4 Na recusa do colaborador em assinar a Ficha de Cadastro de Usuário o documento 
somente será liberado mediante autorização por e-mail do superior imediato do 
solicitante, ao responsável direto do Arquivo Técnico, se responsabilizando pela guarda 
e utilização do material.
5.3.5 O empréstimo será registrado no software de gerenciamento do Arquivo Técnico.
5.3.6 O empréstimo para o público externo dar-se-á mediante autorização da Presidência 
e/ou Diretoria em ofício protocolado, conforme item 5.1.3, e mediante ao 
preenchimento da ficha cadastro de usuário.
5.3.7 O empréstimo de livros técnicos é restrito aos colaboradores internos da Gerência de 
Projetos – Gproj, e sé dará mediante autorização do responsável pelo Arquivo Técnico.
5.4 DAS RESERVAS, RENOVAÇÃO E DEVOLUÇÃO
5.4.1 O prazo estabelecido para reserva do documento após o pedido é de 48 horas para 
Unidades de Negócio do interior e de 24 horas para Unidades de Negócio da capital e 
Unidades de Serviço.
5.4.2 O prazo para a devolução ou renovação do empréstimo para os empregados da 
Cagece é de no máximo 15 dias corridos. 
5.4.3 O prazo para a devolução ou renovação do empréstimo para o público externo é de 07 
dias corridos.
Data Substitui Assinatura
04/05/2010
SPO-003 - 22/2/2008
SPO-003 - 1/12/2008
SPO-003 - 29/1/2010
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SPO-003 4 5/7
Título
UTILIZAÇÃO DO ARQUIVO TÉCNICO DA GERÊNCIA DE PROJETOS
5.4.4 No caso da não devolução dos projetos dentro do prazo estabelecido nos itens 5.4.2 e 
5.4.3, o usuário ficará impedido de retirar qualquer documento do acervo do Arquivo 
Técnico pelo prazo de 15 dias.
5.4.5 Após o vencimento do prazo estabelecido no item 5.4.2, um empregado do Arquivo 
Técnico entrará em contato com o solicitante para a devolução ou solicitação de 
renovação, ou o solicitante poderá entrar em contato com os responsáveis pelo 
Arquivo Técnico, para o pedido de renovação. 
5.4.6 A renovação do documento somente será permitida caso não haja interessado na lista 
de espera.
5.4.7 O empregado da Cagece deverá devolver os originais em papel vegetal no prazo de 48 
horas.
5.4.8 O empregado da Cagece deverá devolver os documentos em meio digital no prazo de 
48 horas.
5.5 DAS LICITAÇÕES
5.5.1 Quando sugerida em edital a consulta ou aquisição de cópia de documento 
pertencente ao arquivo técnico, a unidade responsável pela licitação deverá comunicar 
a Gproj qual material e em que meio (impresso ou magnético) deverá ser 
disponibilizado, em no mínimo, 3 dias úteis antes da publicação do edital. 
5.5.2 No caso do material ser fornecido em meio digital, os arquivos serão em extensão 
“pdf”, visando preservar a concepção do projeto e os direitos autorais do projetista.
5.6 DAS CÓPIAS EM MEIO DIGITAL
5.7.1 As solicitações deverão ser realizadas através de e-mail ao Gerente da Gproj, e/ou 
Supervisor responsável pelo Arquivo Técnico, e estes autorizarão somente através de e-
mail com cópia aos responsáveis pela operacionalização do Arquivo Técnico.
Data Substitui Assinatura
04/05/2010
SPO-003 - 22/2/2008
SPO-003 - 1/12/2008
SPO-003 - 29/1/2010
NORMA INTERNA Identificação Versão Folha
SPO-003 4 6/7
Título