Captação de Recursos para Eventos: Gestão e Planejamento

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CAPTAÇÃO DE RECURSOS 
AULA 1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Prof. Fernando Aguiar Camargo 
 
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CONVERSA INICIAL 
Eventos fazem parte do dia a dia das corporações, executivos e 
profissionais que exercem as mais diversas funções. Seja por meio de uma 
simples reunião, lançamento de um produto, ou mesmo comemoração 
de festividades. 
Levando em consideração essas informações ─ e para que possamos 
embasar o tema central desta disciplina, que é a Captação de Recursos para 
projetos e eventos ─, estudaremos a importância de uma boa gestão em um 
evento e algumas ferramentas que podem ajudar nesse processo. Assim, 
abordaremos assuntos como: gestão de eventos; planejamento do evento 
(Projeto); etapas do projeto; fases do projeto versus fases do evento; e gestão 
do projeto com foco na execução, controle, avaliação e encerramento. 
 
CONTEXTUALIZANDO 
Evento pode ser desde uma simples e cotidiana reunião até um grande 
evento para lançamento de um produto ou comemoração de um grande feito. 
Refletindo, perceberemos que os eventos sempre apresentarão alguma 
característica única, o que os aproxima da gestão de projetos, que tem como 
um de seus princípios a singularidade do serviço ou produto apresentado. 
Reuniões de trabalho são comuns aos mais diversos profissionais e 
serão o nosso exemplo para contextualizar a gestão de eventos, bem como a 
gestão de Projetos. Ao organizarmos qualquer reunião podemos pensar em 
três momentos distintos: pré, trans e pós-reunião. Para que este evento seja 
realizado sem intercorrências, precisamos conhecer: a data, o horário, o local, 
os participantes, os assuntos a serem discutidos, as necessidades dos 
 
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participantes, a duração da reunião, as demandas futuras geradas no encontro, 
entre outros aspectos que podem variar entre profissionais e empresas. 
Saiba mais 
Pensando em uma reunião que você já participou ou organizou, leia o 
texto: “Amadurecendo o Gerenciamento de Projetos com a Utilização de uma 
Metodologia”, no site do Project Management Institute (PMI), para identificar a 
metodologia usada para a realização de uma reunião. Disponível em: 
<https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/~/media/682F15591AD2
4800BB8A7D568F0DEC93.ashx>. 
TEMA 1: GESTÃO DE EVENTOS 
 Segundo o dicionário on-line Michaelis, gestão é “o ato de gerir ou 
administrar” e, segundo o mesmo dicionário, administrar “é lidar habilmente 
com algo ou alguma situação de caráter adverso”, o que vem ao encontro da 
gestão de eventos, em que veremos adiante que o grande desafio é lidar com 
situações adversas, ou com aquelas não programadas ou ainda com 
riscos calculados. 
 Ainda nas definições, o dicionário traz que evento é um: “acontecimento 
(festa, competição esportiva, espetáculo) planejado com lugar e hora 
determinados, que geralmente atrai grande público e cobertura da mídia”. 
Assim, gestão de eventos é a habilidade de lidarmos com contingências 
─ calculadas ou não ─ que podem ocorrer em todos aqueles compromissos 
que os executivos participam, sejam esses simples reuniões ou congressos 
internacionais. Tais eventos contam com a participação ativa dos profissionais 
de secretariado; em algumas ocasiões apenas participando em outras 
organizando do começo ao fim de tal acontecimento. 
 
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O sucesso da gestão de um evento depende do conhecimento que o 
administrador tem das ferramentas disponíveis para que ele possa planejar e 
prever cada etapa e cada passo das ações necessárias para que possa 
entregar seu produto/evento ─ ou seja, o evento finalizado ─ ao seu gestor 
ou empresa. 
Para que possamos seguir no tema é importante que façamos a revisão 
de alguns conceitos, principalmente dos tipos de eventos mais corriqueiros no 
mundo corporativo. Leia o Capítulo 2 ─ Conceito de evento, focando o item 2.2 
Caracterização e tipologia dos eventos, do livro Manual de Eventos, de Renato 
Brenol Andrade ─ 3.º Edição, disponível em nossa biblioteca virtual. Essa 
revisão ajudará no momento de dimensionarmos o planejamento e 
consequentemente o projeto de nosso evento. 
Agora que já revisamos os principais tipos de evento e também já 
sabemos mais sobre a gestão de eventos, podemos partir para nosso próximo 
tema, que irá tratar sobre o planejamento de um evento. 
Saiba mais 
Antes de passarmos ao nosso próximo tema, sugere-se a leitura do 
artigo científico intitulado: “Gestão Estratégica de Eventos a partir da rede de 
valor”, que traz uma abordagem diferente sobre a gestão de eventos e também 
reforça conceitos importantes. O artigo está disponível em: 
<https://www.revistagesec.org.br/secretariado/article/view/151>. 
 
TEMA 2: PLANEJAMENTO DO EVENTO (PROJETO) 
No tema anterior, já foi definido o que é um evento. Faz-se importante 
antes de entrarmos no próximo tema definirmos o que é planejamento. Apesar 
 
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de ser um termo largamente utilizado nas empresas e por gestores de maneira 
geral, encontraremos diversas formas de conceituar tal ato ou ação. 
Um dos autores mais influentes da administração, antes de definir o que 
é planejamento, esclarece o que não é planejamento. Segundo Drucker (1977), 
eliminar risco, provisionar e prever o futuro não são características do 
planejamento, já que tal ferramenta auxilia as companhias e pessoas a 
traçarem planos para o futuro, com base em decisões presentes e levando em 
consideração os planos táticos e operacionais. 
Para simplificar nosso entendimento de planejamento, em específico 
para eventos, usaremos a seguinte definição: “pensar antes de agir”, o que se 
faz necessário na preparação e estruturação de qualquer evento. Trataremos 
das principais etapas do planejamento de um evento, são elas: 
Objetivo: o que precisamos alcançar com o evento, qual o foco, e os 
principais resultados esperados, levando em consideração as três fases de 
realização do evento: pré, trans e pós; 
Orçamento: qual a verba disponível e se existe teto para os valores 
gastos com cada contratação; 
Tema: quais serão os assuntos abordados, como serão abordados e 
qual a importância da temática para o público-alvo; 
Público-alvo: quais pessoas, empresas e segmentos serão o foco de 
nossa divulgação; 
Data: importante checar o calendário da cidade, estado e país onde será 
realizado o evento, para que não seja realizado em paralelo a eventos 
tradicionais e que tenha o mesmo público-alvo; 
 
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Horário: importante levar em consideração deslocamento das pessoas, 
opções de transporte público e estacionamento nas proximidades do local; 
Local: é sempre interessante buscar lugares de fácil acesso (avenidas 
principais) e também que tenham acesso fácil ao transporte público (metro, por 
exemplo); 
Disposição da sala/ambiente: adequar o local onde acontecerá o 
evento às atividades que serão proporcionadas aos participantes. Em reuniões 
pequenas podemos usar a formato “U” em eventos maiores o formato 
“auditório”, por exemplo; 
Programação: importante ressaltar os horários e responsáveis pela 
apresentação de cada tema. Um ponto de atenção é sempre buscar pausas 
dentro da programação para que as pessoas possam ter momentos 
de networking e também de descanso para retomar a atenção e 
consequentemente absorver melhor o conteúdo que está sendo apresentado; 
Material promocional: atenção aos canais de divulgação. Reuniões 
geralmente são divulgadas por e-mail, mas um evento que tem como jovens o 
público-alvo, deve avaliar as redes sociais como canal de comunicação, por 
exemplo. Observamos que cada vez menos se usa o papel como material 
promocional;Encerramento: é sempre importante reforçar os principais pontos do 
evento e eventuais desdobramentos dos assuntos tratados. Momento 
importante para registrar o legado do evento para que sejam usados em 
projetos futuros. 
Pensar sobre estas etapas facilitará a criação do Projeto a ser realizado. 
Os pontos abordados são importantes em eventos de pequeno a grande porte, 
pois sinalizam as principais ações e estratégias que precisarão ser traçadas 
 
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para que realmente o evento aconteça. Para mais informações sobre 
planejamento de eventos, consulte o livro Manual de Eventos, de Renato 
Brenol Andrade ─ 3.º Edição, em nossa Biblioteca Virtual. 
Leitura Obrigatória 
Para que possamos aprofundar um pouco mais nosso conhecimento em 
planejamento, vá até nossa biblioteca virtual e consulte o Livro: “Administração 
Estratégica: planejamento, ferramentas e implantação”, de Letícia Mirella 
Fischer Campos. Leia o capítulo 3, intitulado: Planejamento estratégico. 
Sugere-se também a pesquisa da palavra planejamento, no Google Acadêmico 
(https://scholar.google.com.br/) para ter uma breve perspectiva de como esse 
termo é usado nas mais diversas áreas do conhecimento. 
 
TEMA 3: ETAPAS DO PROJETO 
Segundo o PMBOK (2013): 
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, 
serviço ou resultado exclusivo. A natureza temporária dos projetos 
indica que eles têm um início e um término definidos. O término é 
alcançado quando os objetivos do projeto são atingidos ou quando o 
projeto é encerrado porque os seus objetivos não serão ou não 
podem ser alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar 
de existir. Um projeto também poderá ser encerrado se o cliente 
(cliente, patrocinador ou financiador) desejar encerrá-lo. Temporário 
não significa necessariamente de curta duração. O termo se refere ao 
engajamento do projeto e à sua longevidade. 
 
Algumas características de um projeto são iguais às de um evento, e 
isso possibilita tratarmos qualquer evento como um Projeto. Estas 
 
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características comuns são: resultado exclusivo e natureza temporária. É 
importante ressaltarmos ainda que assim como nos Projetos, um Evento 
também pode ter um resultado tangível ou intangível. 
Assim, para que possamos desenhar nosso projeto, precisaremos 
conhecer previamente as etapas de um evento (mencionadas e explicadas no 
tema anterior) e também as etapas de um Projeto, são elas: 
Escopo: são os produtos e serviços necessários para que o projeto seja 
entregue. Descreve também o que será realizado para o alcance dos objetivos 
traçados, sempre demonstrando os resultados esperados; 
Prazos: conhecer quais são os prazos (data) para a entrega de cada 
etapa do projeto; 
Custos: necessário um orçamento (conhecimento prévio) da verba que 
será gasta para a realização de todas as etapas do projeto. Se possível, já 
dimensionar possíveis contingências ou mudanças de estratégia durante 
o projeto; 
Qualidade: uma das características marcantes dos Projetos (e também 
de eventos) é a preocupação com a qualidade do que é oferecido/entregue. 
Para tanto é preciso controlar todas as etapas e ou processos existentes, para 
que se possa medir a qualidade do que está sendo oferecido e, se necessário, 
realizar mudanças em busca de melhor qualidade; 
Integração: momento em que todos os processos previstos no projeto 
devem ser integrados a fim de garantir que todas as partes ou frentes do 
projeto funcionem e apresentem sinergia entre si; 
Plano de Recursos Humanos: qual será o capital intelectual (pessoas) 
que farão parte do projeto bem como suas funções dentro do planejado; 
 
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Comunicação: provavelmente uma das etapas mais importantes dentro 
de um projeto. Segundo o PMBOK (2013): “o gerenciamento das 
comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que 
as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, 
armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.” 
Riscos: característica comum entre projetos e eventos. É necessário 
sempre buscar conhecer os possíveis riscos, assim como a chance de eles 
acontecerem. Porém riscos calculados, sem possíveis soluções podem 
atrapalhar o andamento do projeto/evento. O importante nesta etapa é 
monitorar tais riscos e se necessário fazer ajustes ao projeto a fim de evitá-los; 
Aquisições: segundo o PMBOK (2013), o gerenciamento das 
aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir 
produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. Seus principais 
envolvidos são: vendedor (fornecedor, contratada, subcontratada ou prestador 
de serviços), comprador (cliente, contratante, organização compradora, órgão 
governamental, solicitante do serviço) 
É importante a concepção de um Projeto para que possamos apresentar 
aos possíveis patrocinadores de nossos eventos, uma proposta estruturada, 
demonstrando os principais resultados esperados e também os principais 
riscos existentes e pertinentes ao evento. Tais característica facilitam a 
avaliação e possível investimento ou doação para tal evento. 
Leitura Obrigatória 
Para conhecer mais sobre o assunto, leia o Capítulo 3: Estrutura da 
gestão de projetos, do livro “Gestão de Projetos: da academia à sociedade”, de 
Moacir Ribeiro de Carvalho Júnior, disponível em nossa biblioteca virtual. 
 
 
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TEMA 4: FASES DO PROJETO VERSUS FASES DO EVENTO 
O planejamento de um evento tem forte relação com a concepção de um 
projeto. Agora aprenderemos a transformar o planejamento de seu evento em 
um projeto. Tal tarefa é importante, pois as empresas e gestores precisam de 
uma visão geral do evento e principalmente de qual o retorno que ele pode 
proporcionar ao receber investimentos, característica importantíssima para 
captarmos recursos. 
De maneira simplificada, relacionaremos as fases do projeto às fases do 
evento, transformando o planejamento do evento em um projeto que poderá 
ser apresentado a todos os públicos interessados, oferecendo todas as 
informações pertinentes e importantes ao mercado de maneira geral. 
No Quadro 1 são apresentadas as correspondências entre as fases de 
um Projeto e de um Evento. Algumas etapas do Projeto são repetidas nos 
eventos, que apesar de não apresentarem a etapa de maneira formal, 
englobam tal ação ou estratégia em outras etapas descritas. Após o quadro a 
explanação mostra as características comuns entre tais etapas. Em caso de 
dúvidas no conceito das etapas citadas retomem o Tema 2: Planejamento do 
Evento (Projeto) e Tema 3: Etapas do Projeto. 
 
Quadro 1: Etapas do Projeto versus Etapas do Evento 
Etapas do Projeto Etapas do Evento 
Escopo Programação 
Prazos Data e Horário 
Custos Orçamento e Local 
Qualidade Qualidade 
Integração Tema 
 
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Plano de Recursos Humanos Plano de Recursos Humanos 
Público-Alvo Público-Alvo 
Comunicação Material Promocional 
Riscos Riscos 
Encerramento Encerramento 
Fonte: Elaborado pelo autor 
Escopo versus Programação: nesta etapa temos uma visão geral das 
ações, recursos, pessoas e valores (macro) necessários para a realização de 
nosso evento e estruturação de nossa proposta (projeto). 
Prazos versus Datas e Horários: quando definimos as datas e horários 
do evento já podemos estimar os prazos para entrega de cada etapa, ou seja, 
prazos para contratação de fornecedores e staff, por exemplo; 
Custos versus Orçamento e Local: geralmente um custo relevante em 
um evento é o local escolhido, por isso ele está relacionado diretamente aos 
custos. Já custos e orçamento são sinônimos das projeções e necessidades 
pertinentesao evento, em que relacionamos todas as variáveis que exigem 
alguma forma de desembolso; 
Qualidade: apesar de este item não aparecer formalmente nas etapas 
de um evento, é um processo contínuo e necessário a todo e qualquer evento. 
Conforme relatado na temática “etapas do projeto”, é necessário monitorar 
todos os processos existentes para poder mensurar se atende os níveis de 
qualidade exigidos e, caso não, implementar mudanças a fim de entregar todos 
os processos dentro dos padrões de qualidade estipulados; 
Integração e Tema (Programação): quando é definido o grande tema 
de um evento podemos começar a integrar processos e pessoas 
(programação). Nesta fase pensaremos nos possíveis palestrantes e também 
atrações que podemos contratar/convidar para um congresso, por exemplo. A 
 
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partir da definição do tema, todos os processos devem apresentar sinergia, a 
fim de que o objetivo/resultado daquele evento seja alcançado; 
Plano de Recursos Humanos: apesar de não aparecer formalmente 
nas etapas do evento, é parte importante no planejamento do mesmo. A 
contratação do staff (trans evento) e de pessoas qualificadas para manutenção, 
por exemplo, são de extrema importância para minimizar possíveis riscos; 
Público-alvo: este item não aparece nas etapas do projeto, mas 
também está implícita em sua concepção, uma vez que um projeto é feito para 
atender uma pessoa, uma empresa ou um setor específico. De maneira geral 
sempre, teremos um público-alvo específico, seja para a participação no 
evento, seja para a apresentação do projeto; 
Comunicação versus Material Promocional: assim como a 
comunicação é de extrema importância para que o projeto caminhe o material 
promocional terá papel similar para que o evento atinja seu público-alvo e 
consequentemente alcance seu ponto de equilíbrio financeiro e sua 
maturidade. Importante ressaltar também que a comunicação entre a equipe 
gestora do evento e do staff é de extrema importância para que se evite 
retrabalho e ruídos; 
Riscos: marcante em projetos, faz parte de qualquer evento. Podemos 
citar desde um simples computador que não funciona até uma contingência 
natural, por exemplo uma chuva muito forte ou rajadas de vento muito velozes 
que podem prejudicar consideravelmente um evento ao ar livre; 
Encerramento: fase importante para que possamos acumular e arquivar 
experiências e histórico para replicar em eventos/projetos futuros e também 
fase importante para que possamos mitigar melhor riscos e contingências não 
contempladas ou não solucionadas a contento. 
 
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Dessa forma, traçamos um link (característica comum) entre as 
principais fases de eventos e de projetos. Formular um projeto é apresentar de 
forma qualitativa e quantitativa qualquer evento. Assim, ganhamos 
credibilidade, indicando como já vimos anteriormente, principais 
resultados e riscos. 
Saiba mais 
Cada vez mais as empresas deixam de se destacar por produtos e 
serviços oferecidos e passam a se destacar pela qualidade no atendimento aos 
seus clientes. Abaixo, você encontra: 
1) Link para um artigo a respeito do gerenciamento da qualidade de um projeto: 
<https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/~/media/6C7DED441D3
043FFA409AB586BB9CD36.ashx>. 
2) Um vídeo promocional sobre um curso de atendimento ao cliente oferecido 
pelo Sebrae: 
<https://www.youtube.com/watch?v=X8Ik0dY7vao> 
 
TEMA 5: GESTÃO DO PROJETO: EXECUÇÃO, CONTROLE, AVALIAÇÃO E 
ENCERRAMENTO 
Segundo o PMBOK (2013): “gerenciamento de projetos é a aplicação do 
conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto 
para atender aos seus requisitos”. Neste curso em específico nos 
concentraremos em quatro grupos de processos: 
Execução: após a formulação do projeto, ou seja, após coletarmos as 
informações necessárias para escrever o projeto, como já aprendemos nas 
 
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temáticas anteriores, estaremos prontos para a execução do que foi planejado. 
Para colocarmos todas as ações em prática, algumas características se fazem 
importantes: comunicação assertiva, confiança na equipe, recursos 
tecnológicos ajudam a manter a sinergia. O gerente/responsável pelo projeto 
deve exercer sua liderança e saber delegar tarefas e, por fim, é importante que 
a equipe seja valorizada e todos tenham os resultados em mente o tempo todo 
(foco no resultado); 
Controle: para que um projeto bem delineado possa alcançar seus 
objetivos e resultados, é de extrema importância que os processos implantados 
na fase de execução sejam controlados, ou seja, garantir que não serão 
necessários desvios, ou mesmo que se forem necessários, possam ser de 
forma rápida e otimizada. Para que esta fase tenha sucesso, é importante: 
definir uma periodicidade para acompanhamento dos processos, levantar os 
dados ─ principalmente ─ daqueles processos que sofreram desvios ou 
reformulações (servirão como histórico para projetos futuros), assim que 
devidamente identificadas as causas do desvio, faça a intervenção de 
correção, ou seja, corrija o que está atrasando ou desviando o planejamento 
original. Por fim, sugere-se um software para gerenciamento dos processos 
que pode ser uma simples planilha a softwares dedicados à gestão de projetos; 
Avaliação: podemos realizar pensando de maneira mais macro, ou seja, 
se alcançamos os grandes objetivos e resultados traçados ou também através 
de indicadores. Se pensarmos de maneira generalizada, podemos avaliar um 
projeto medindo sua eficiência, que é a capacidade de usarmos os recursos de 
forma racional e otimizada, sua eficácia, ou seja, se as ações propostas foram 
cumpridas e, por fim, sua efetividade, que consiste em medir o quão 
impactante foi o projeto. 
Outra forma de avaliarmos o projeto é através de Key Perfomance 
Indicators (KPIs), termo largamente utilizado em gestão de projetos. KPIs são 
 
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indicadores que nos ajudarão a medir e quantificar quanto de nossas metas e 
objetivos foram alcançados. Podemos, por exemplo, criar os seguintes KPIs: 
 Cumprimento do cronograma, ou seja, os prazos foram 
cumpridos, se não foram, qual foi a maior dificuldade; 
 Entrega/Produtividade da Equipe: todos cumpriram com suas 
tarefas e responsabilidades. Se alguém atrasou a entrega, qual o 
motivo deste atraso; 
 Orçamento: os valores projetados foram os valores gastos. Caso 
tenhamos gastado menos ou mais que o previsto, qual a 
justificativa; 
 Percepção do Cliente: atendemos as expectativas e exigências 
feitas pelo cliente; 
 Por fim, qual o retorno financeiro que esse projeto alcançou. 
Encerramento: segundo o PMBOK (2013): 
Encerrar um projeto ou uma fase é o processo de finalização de todas 
as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do 
projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase. Também é o 
momento de avaliar os pontos positivos e negativos dentro do projeto. 
 
Tão importante quanto listar os acertos e as dificuldades é documentar 
todas as fases e processos existentes até a entrega. Esta documentação 
ajudará futuros projetos que tenham características parecidas ou até mesmo 
outros projetos que apresentem riscos ou dificuldades similares. 
Leitura Obrigatória 
Este processo de gestão do projeto tem relação com uma metodologia 
muito usada por administradores, o ciclo PDCA, que quer dizer em inglês 
 
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PLAN-DO-CHECK-ACT. Para entender melhor este conceito, leia o material 
para compreender melhor este processo, disponível em: 
<https://endeavor.org.br/pdca/>. 
Saiba mais 
Gestão de Projetos é algo realmente fascinante e que pode nos auxiliar 
nas mais diversas áreas do conhecimento. Sevocê tem curiosidade e quer 
saber mais, consulte o livro “Gerenciamento Estratégico e Administração por 
Projetos”, de Dalton L. Valeriano, disponível em nossa Biblioteca Virtual. 
 
TROCANDO IDEIAS 
 A globalização, e mais precisamente a internet, disponibiliza-nos uma 
gama enorme de informações e ferramentas. Dentre as inovações trazidas com 
essa evolução está um site/ferramenta chamado(a) Sympla, que é dedicada 
exclusivamente à gestão de eventos. 
Leia um dos cases de sucesso existentes no site, sobre o Evento TEDx 
em Belo Horizonte (disponível em: <http://blog.sympla.com.br/tedx-bh-evento-
de-nivel-mundial-com-comunicacao-realmente-eficiente-e-personalizada-entre-
producao-e-inscritos/>.) e faça a seguinte reflexão: Quais outras soluções 
poderiam ser propostas para que o desafio do evento fosse atendido? 
Poste suas respostas no fórum para verificar, juntamente com seus 
colegas, as possibilidades de ações. 
 
 
 
 
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NA PRÁTICA 
A empresa Projetos S.A. tem uma rotina bastante intensa de reuniões e 
eventos. Seus gestores estão tentando encontrar uma forma de criar alguns 
padrões para tentar otimizar as reuniões que são cada vez mais constantes 
no escritório. 
Como o foco de serviços prestados pela empresa são projetos que 
visam, em sua maioria, à melhoria e otimização de processos corporativos, os 
gestores pediram que os funcionários dessem algumas sugestões. Usaram a 
metodologia do brainstorming, em que todos os funcionários puderam pensar e 
sugerir livremente tudo aquilo que achavam importante para a melhoria 
das reuniões. 
Os gestores analisaram todas aquelas sugestões e chegaram à 
conclusão de que deveriam montar um padrão de planejamento de todas as 
reuniões, seguindo tanto as métricas de planejamento de eventos como os 
conhecimentos em gestão de projetos que eram disseminados na empresa. 
Em conjunto com a área de Recursos Humanos, selecionaram alguns 
funcionários e explicaram que formariam um Grupo de Trabalho que seria 
responsável por mapear cada fase de uma reunião, posteriormente, estas 
pessoas deveriam, com base nesse mapeamento, propor uma forma de gerir 
as reuniões para que a empresa pudesse otimizar ao máximo seus resultados. 
Você é um dos integrantes desse Grupo de Trabalho. Quais seriam as 
suas sugestões para a construção desse mapeamento das reuniões e 
posteriormente práticas de gestão para otimização dessas reuniões? 
Para mapear os processos envolvidos na realização de uma reunião, 
será necessário identificar suas principais etapas, ou seja, planejar a reunião. 
 
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Assim, será preciso mapear quais processos para poder iniciar o planejamento 
da reunião? 
A partir do exposto, e dos conteúdos abordados nesta aula, vemos que é 
preciso iniciar as atividades de planejamento por meio do mapeamento dos 
seguintes itens: 
 Objetivo; 
 Orçamento; 
 Tema; 
 Público-alvo; 
 Data; 
 Horário; 
 Local; 
 Disposição da sala/ambiente; 
 Programação; 
 Material promocional ou de apoio e; 
 Encerramento 
Com o planejamento da reunião já pronto, você precisará aplicar os 
quatro pilares da Gestão de Projetos, ou seja: 
 Executar tudo aquilo que foi planejado e alinhado com os 
participantes da reunião; 
 Controlar as fases ou etapas da reunião para que todas sigam o 
que foi estipulado sem fugir do plano original; 
 Avaliar as práticas que foram usadas antes, durante e após a 
reunião, para fazer uma reflexão do que deve ser melhorado e ou 
repensado; 
 Encerrar a reunião e consequentemente o planejamento proposto 
para poder documentar quais foram os pontos positivos e 
 
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negativos do evento (reunião). Este legado será útil para as 
próximas reuniões e eventos em geral. 
Estas atividades podem auxiliar na obtenção de melhores resultados, 
uma vez que o delineamento dos elementos principais podem auxiliar a manter 
o foco da reunião e/ou do projeto. 
 
SÍNTESE 
Nesta aula retomamos conceitos importantes sobre eventos, como sua 
definição e principais etapas. Estudamos também quais são as principais 
etapas de um Projeto e como podemos transformar um evento em um projeto. 
Finalizamos nosso conteúdo mostrando como podemos gerir nosso projeto 
utilizando quatro passos: execução, controle, avaliação e encerramento. 
Estes passos são importantes e fazem parte dos mais diversos projetos 
aplicados às companhias. Depois do conteúdo estudado, e da situação 
problema proposta, você consegue visualizar que uma reunião de negócios 
pode alcançar resultados melhores se usarmos a gestão de Projetos? Analise o 
mapa mental abaixo: 
 
 
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Será que, ao realizarmos reuniões, pensamos ao menos nos quatro 
passos citados? É possível que não e, provavelmente, por não definirmos 
objetivos claros, muitas reuniões se tornem improdutivas e maçantes. Como 
sugestão, tente fazer uso da metodologia de gerenciamento de projetos na 
próxima reunião que for organizar e veja quais benefícios tal metodologia 
pode trazer. 
Em nossa próxima aula, estudaremos conceitos importantes dentro da 
Captação de Recursos. Exploraremos o contexto da captação de 
financiamentos, o significado e aplicação do fundraising, as principais tipologias 
e origem dos recursos, além das condicionantes legais. Aprenderemos também 
conceitos básicos para a elaboração de projetos sociais. É importante ressaltar 
que os conceitos estudados nesta rota serão retomados durante nossas 
próximas aulas. 
 
REFERÊNCIAS 
DRUCKER, P. F. People and Performance: The Best of Peter Drucker on 
Management, 1977. 
GIORNI, S. Profissional de Secretariado na Coordenação de Eventos. Belo 
Horizonte: Ophicina de Artte& Prosa, 2015. 
PMBOK, GUIDE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de 
projetos. – 5.º Edição. 
SANTOS, A. dos; et al. Captação de recursos para projetos sociais. 
Curitiba: Intersaberes, 2012.