Exercício Avaliativo 4 ENAP Gestão da Informação e Documentação Conceitos Básicos em Gestão Documental

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/ MÓDULO IV: GERENCIAR DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS / Exercício Avaliativo 4
Iniciado em terça, 18 dez 2018, 13:52
Estado Finalizada
Concluída em terça, 18 dez 2018, 13:55
Tempo
empregado 2 minutos 48 segundos
Notas 4,00/4,00
Avaliar 25,00 de um máximo de 25,00(100%)
Questão 1
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O gerenciamento dos documentos compreende diversos
procedimentos, como: recepção, registro, classificação da
documentação e da segurança da informação, instrução, etc. O
conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos
arquivísticos proporciona à organização, além de muitos outros
aspectos, a proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos
dos funcionários e dos usuários ou clientes. Assinale a alternativa
incorreta em relação às etapas do gerenciamento dos documentos
arquivísticos:
 
a. Recepção: consiste no recebimento dos documentos,
processos ou dossiês, sejam eles externos ou internos, e que
precisem ser tratados e distribuídos, quando for o caso.
b. Registro: o registro consiste em formalizar a captura do
documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística
por meio da atribuição de um número identificador e de uma
descrição informativa.
c. Classificar a documentação: é um processo que tem por
finalidade reunir temas semelhantes. Classificar e arquivar de
maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados
com a documentação.
d. Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao
assunto que é acessível somente para uma pessoa.  A
alternativa está incorreta. Informação ou assunto restrito é tudo
aquilo que necessita de proteção ou medidas especiais pelo fato do
conhecimento de seu conteúdo ser restringido a um determinado
meio ou número de pessoas, cujo comprometimento possa trazer
prejuízo à organização.
e. Instruir: nesta fase, acontece a organização na preparação de
processos e dossiês. São as informações e métodos que descrevem
como proceder com os processos e dossiês, que devem ocorrer de
maneira a possibilitar a rápida solução dos mesmos.
Sua resposta está correta.
O gerenciamento dos documentos compreende diversos
procedimentos, como: recepção, registro, classificação da
documentação e da segurança da informação, instrução. O
conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos
arquivísticos proporciona à organização: proteção dos interesses do
órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou
clientes; assegura e documenta as atividades de pesquisa,
desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica; mantém
a memória corporativa e coletiva da organização; recupera documentos
com segurança; proporciona respostas mais precisas e com melhor
tempo; e ainda contribui para a melhoria do atendimento ao cliente. 
A resposta é:
Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao
assunto que é acessível somente para uma pessoa.
Questão 2
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
Tratando-se de gerenciamento de documentos, temos as atividades de
reconstituição, digitalização, tramitação, acesso e restauração. De
acordo com o conteúdo estudado, relacione as colunas abaixo, ligando
cada conceito à etapa correspondente:
Ocorre quando um documento,
dossiê ou processo é danificado,
extraviado, perdido ou roubado.
No caso de extravio ou destruição
dos autos de um processo ou
dossiê, sua reconstituição será
obrigatória, sendo de
responsabilidade da Unidade
Administrativa onde o processo
extraviou-se.
Reconstituir

Processo de conversão de
documentos físicos para o
formato digital.
Digitalizar

Trâmite é o curso do documento,
desde a sua produção ou
recepção até o cumprimento de
sua função administrativa.
Tramitar

Consiste na pesquisa e
localização do documento,
processo ou dossiê e na
disponibilização do acesso a eles,
verificando aqueles documentos
que possuem restrições de
acesso e os classificados com
grau de sigilo. Tem por finalidade
disponibilizar a documentação ou
o acesso a ela, para análise e
subsídio de decisão e
encaminhamentos internos, bem
como atender às requisições de
informações dos clientes
externos.
Acessar a documentação

É feita a partir de um conjunto de
medidas que tem como objetivo a
reversão de danos físicos e
químicos que um documento
sofreu ao longo do tempo e do
uso. Objetiva revitalizar a
concepção do documento original
por meio de intervenção técnica,
de modo a não comprometer a
integridade e o caráter histórico
do material.
Restaurar

Sua resposta está correta.
Reconstituir - Ocorre quando um documento, dossiê ou processo é
danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou
destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será
obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa
onde o processo extraviou-se. 
Feedback: A reconstituição ocorre quando algum documento, dossiê ou
processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado. 
Digitalizar - Processo de conversão de documentos físicos para o
formato digital. 
Feedback: A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de
documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento que
contenha informação relevante para a instituição pode ser digitalizado
e convertido em formatos digitais. 
Tramitar - Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou
recepção até o cumprimento de sua função administrativa. 
Feedback: Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou
recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Pode ser
referido também como tramitação ou movimentação, caracterizado
como distribuição, que é a remessa de documentos, processos ou
dossiês às unidades que decidirão sobre a matéria neles tratada. Tem a
finalidade de movimentar os documentos, processos ou dossiês de
uma unidade à outra, seja internamente ou externamente. 
Acessar a documentação - Consiste na pesquisa e localização do
documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles,
verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e
os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a
documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e
encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de
informações dos clientes externos. 
Feedback: Acessar consiste, sim, na pesquisa e localização do
documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles,
verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e
os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a
documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e
encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de
informações dos clientes externos. 
Restaurar - É feita a partir de um conjunto de medidas que tem como
objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um documento
sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do
documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não
comprometer a integridade e o caráter histórico do material. 
Feedback: A restauração de um documento é feita a partir de um
conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos
físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e do
uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio
de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o
caráter histórico do material. 
Questão 3
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O arquivamento dos documentos compreende a sequência de
operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de
documentos, além de assegurar a preservação e o acesso de conjuntos
arquivísticos, desde sua formação na fase corrente até a sua destinação
final. Para que a guarda dos documentos seja ordenada,a escolha do
método de arquivamento é essencial. Devem-se considerar as
características dos documentos a serem classificados, identificando o
aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado.
Acerca do arquivamento dos documentos, julgue como verdadeiras ou
falsas as afirmações abaixo:
Arquivar não é apenas organizar fisicamente os
documentos produzidos por uma instituição,
mas, principalmente, organizá-los de forma
lógica e funcional, portanto, é organizar a
documentação produzida e recebida por uma
instituição de forma que a informação nela
contida possa ser resgatada com agilidade.
Verdadeiro

O método de arquivamento alfabético ocorre
quando o elemento principal para a
recuperação da informação é o nome. Já o
método geográfico considera o local (cidade,
estado e país) como o elemento principal para
a recuperação da informação.
Verdadeiro

O método numérico simples acontece quando
o elemento principal para a recuperação da
informação é o assunto.
Falso

O método de arquivamento mais usado em
sistemas de protocolo é o cronológico. Nesse
método numeram-se os documentos, e não as
pastas.
Verdadeiro

O método ideográfico considera que o
elemento principal para a recuperação da
informação é o número do documento. A
ordenação dos números deverá seguir a
modalidade numérica (decimal ou duplex).
Falso

Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Arquivar não é apenas organizar fisicamente os
documentos produzidos por uma instituição, mas, principalmente,
organizá-los de forma lógica e funcional, portanto, é organizar a
documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que
a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade. 
Feedback: Essa definição é verdadeira quanto ao arquivamento de
documentos, ou seja, arquivar não é apenas organizar fisicamente os
documentos produzidos por uma instituição, mas é, principalmente, a
É
sua organização lógica funcional. É organizar a documentação
produzida e recebida por uma instituição, de forma que a informação
nela contida possa ser resgatada com agilidade. 
Verdadeiro - O método de arquivamento alfabético ocorre quando o
elemento principal para a recuperação da informação é o nome. Já o
método geográfico considera o local (cidade, estado e país) como o
elemento principal para a recuperação da informação. 
Feedback: A afirmativa é verdadeira, pois o método Alfabético de
arquivamento ocorre quando o elemento principal para a recuperação
da informação é o nome, já o geográfico ocorre quando o elemento
principal para a recuperação da informação é o local (cidade, estado e
país). 
Falso - O método numérico simples acontece quando o elemento
principal para a recuperação da informação é o assunto. 
Feedback: Falso, pois o método numérico simples acontece quando o
elemento principal para a recuperação da informação é o número do
documento, e o numérico-cronológico quando o número do
documento vier associado à data. 
Verdadeiro - O método de arquivamento mais usado em sistemas de
protocolo é o cronológico. Nesse método numeram-se os documentos,
e não as pastas. 
Feedback: Afirmativa verdadeira, pois o método de arquivamento
cronológico é o mais usado em sistemas de protocolo e é adotado em
repartições públicas. Nesse método numera-se os documentos e não
as pastas. Os documentos serão arquivados por ordem cronológica,
ou seja, por data, seguida de uma ordem numérica. 
Falso - O método ideográfico considera que o elemento principal para
a recuperação da informação é o número do documento. A ordenação
dos números deverá seguir a modalidade numérica (decimal ou
duplex). 
Feedback: Questão equivocada, pois no método ideográfico o elemento
principal para a recuperação da informação é o assunto. 
Questão 4
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O gerenciamento dos documentos proporciona respostas mais
precisas, além de contribuir para melhoria do atendimento ao cliente.
As atividades de preservação, desarquivamento, avaliação, destinação e
microfilmagem garantem a guarda ordenada e a proteção da
informação contida nos documentos. De acordo com o conteúdo
estudado, julgue os itens abaixo:
A preservação trata de medidas de longo prazo,
pois o acervo carece de cuidados ininterruptos.
Desse modo as instalações do acervo devem
seguir, em grande parte, as especificações
exigidas para a guarda de documentos, não
havendo a necessidade de: controlar
iluminação, umidade e temperatura.
Falso

No desarquivamento ocorre a retomada de um
documento, processo ou dossiê que se
encontra finalizado e que deva voltar à
atividade. Trata-se de retomar o trâmite de
documentos que se encontram arquivados.
Isso ocorre quando há necessidade de
comprovar, analisar ou mesmo responder um
documento.
Verdadeiro

A avaliação consiste fundamentalmente em
identificar valores e definir prazos de guarda
para os documentos de arquivo,
independentemente de seu suporte ser o
papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o
disco óptico ou qualquer outro.
Verdadeiro

Na destinação não se garante o
acondicionamento ou a estocagem do ativo
documental, acumulado em decorrência do
exercício das atividades, e não se asseguram a
preservação e o acesso de conjuntos
arquivisticos, desde sua formação, na fase
corrente, até a sua destinação final.
Falso

A Microfilmagem é o serviço de
armazenamento e preservação de informações,
através da captação das imagens dos
documentos por processo fotográfico.
Verdadeiro

Sua resposta está correta.
Falso - A preservação trata de medidas de longo prazo, pois o acervo
carece de cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo
devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para a
guarda de documentos, não havendo a necessidade de: controlar
iluminação, umidade e temperatura. 
Feedback: Item errado, pois a atividade de preservar trata de medidas
de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse
modo as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as
especificações exigidas para a guarda de documentos, devendo-se
prever um local com condições adequadas, com controle de
iluminação, umidade e temperatura, mobiliário correto e
acondicionamento apropriados.
Verdadeiro - No desarquivamento ocorre a retomada de um
documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado e que deva
voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se
encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de
comprovar, analisar ou mesmo responder um documento. 
Feedback: Afirmação correta, já que no desarquivamento ocorre a
retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra
finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite
de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre quando há
necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um
documento. 
Verdadeiro - A avaliação consiste fundamentalmente em identificar
valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo,
independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita
magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer outro. 
Feedback: Item correto. A atividade de avaliação consiste
fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda
para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte
ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou
qualquer outro. 
Falso - Na destinação não se garante o acondicionamento ou a
estocagem do ativo documental, acumulado em decorrência do
exercício das atividades, e não se asseguram a preservação e o acesso
de conjuntos arquivisticos, desde sua formação, na fase corrente, até a
sua destinação final. 
Feedback: Falso, ao contrário da afirmação, na destinação há que se
garantir o acondicionamento ou estocagem do ativo documental,
acumulado em decorrência do exercício das atividades, visando a
assegurar a preservação e o acesso de conjuntosarquivísticos, desde
sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final, que poderá
provocar a eliminação daqueles destituídos de valor informativo ou
recolhimento dos possuidores de valor informativo, histórico e
probatório. 
Verdadeiro - A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e
preservação de informações, através da captação das imagens dos
documentos por processo fotográfico. 
Feedback: Verdadeiro. Logo, a microfilmagem se propõe a isto,
armazenar e preservar informações, através da captação das imagens
dos documentos por processo fotográfico.