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AUDITORIA CURSO: ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS 2012 APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 2 O conteúdo exposto na apostila tem por objetivo apresentar ao aluno de Administração as técnicas de auditoria utilizadas na conferencia dos processos contábeis, administrativos e financeiros. Busca-se oferecer o conteúdo proposto pela instituição de forma simples e objetiva possibilitando que o estudante compreenda os procedimentos usuais. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 3 AUDITORIA CONTÁBIL 1. INTRODUÇÃO A AUDITORIA 1.1. Origem da Auditoria 2. CONCEITOS BASICOS DA AUDITORIA 2.1. Objetivo da Auditoria 2.2. Objeto 2.3. Campo de Aplicação 2.4. Órgãos relacionados com a Auditoria 2.5. Reflexos da Auditoria sobre a riqueza patrimonial 2.6. O papel da auditoria 2.7. Tipos de auditoria 3. CONTROLE INTERNO 3.1. Classificação do controle interno 3.2. Tipos, objetivos, adequação e princípios do controle interno 3.3. Levantamento do sistema de controle interno 3.4. Testes de observância do sistema de controle interno 3.5. Avaliação do sistema de controle interno 3.6. Limitações do controle interno 3.7. Estudo e avaliação dos sistemas de controle interno. 4. AUDITORIA INTERNA E AUDITORIA EXTERNA INDEPENDENTE 4.1. Auditoria Interna 4.2. Auditoria Externa 4.3. Diferenças entre Auditoria Externa e Auditoria Interna 5. O PERFIL DO PROFISSIONAL AUDITOR 5.1. Habilidades do Profissional 5.2. Responsabilidades 6. O TRABALHO DE AUDITORIA 6.1. Etapas do trabalho de auditoria 6.2. Classificação da Auditoria 7. PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DOS TRABALHOS 8. PROCESSO DE AUDITORIA 9. PAPÉIS DE TRABALHO 9.1 Finalidades 9.2 Características 9.3. Propriedade 9.4. Guarda 9.5. Modelos 9.6. Divisão e Arquivamento 9.7. Técnica de Elaboração de Papéis de Trabalho 9.8. Organização do trabalho 9.9. Codificação 9.10. Indicadores de Exame (Indicadores de Realização do Trabalho) 9.11. Tipos de Papéis de Trabalho 9.12. Revisão dos Papéis de Trabalho 10. EVIDÊNCIAS OU PROVAS DE AUDITORIA 10.1. Risco (Risco de Irregularidades) 10.2. Materialidade 10.3. Custo 10.4. Classificação das Evidências quanto à Finalidade 10.5. Classificação das Evidências quanto à Natureza 11. AMOSTRAGEM 12. FRAUDE E ERRO APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 4 13. UTILIZAÇÃO DE TRABALHOS DE ESPECIALISTAS 14. INDEPENDÊNCIA 14.1. Operações de Créditos e Garantia 14.2. Relacionamentos Comerciais com a Entidade Auditada 14.3. Relacionamentos Familiares e Pessoais 14.4. Vínculos Empregatícios ou Similares por Administradores, Executivos ou Empregados da Entidade Auditada Mantidos, Anteriormente, com a entidade de Auditoria 14.5. Atuando como Administrador ou Diretor de Entidades Auditadas 14.6 Rotação dos Líderes de Equipe de Auditoria 14.6. Prestação de Outros Serviços 14.7. Presentes e Brindes 14.8. Litígios em Curso ou Iminentes 14.9. Incompatibilidade ou Inconsistência do Valor dos Honorários 15. CARTA DE RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO 16. TESTES DE OBSERVÂNCIA E TESTES SUBSTANTIVOS 17. OUTRAS TÉCNICAS CORRENTES: Técnicas (Procedimentos) de Auditoria 17.1. Inspeção e Contagem Física 17.2. Confirmação Externa ou Circularização 17.3. Inspeção Documental 17.4. Conferência Aritmética (Recálculos) 17.5. Observação e Averiguação 17.6. Correlação (Cruzamento) 17.7. Revisão Analítica 18. PARECER DE AUDITORIA: REDAÇÃO, MODALIDADES E DESTINATÁRIOS 19. OS TIPOS DE AUDITORIA NAS EMPRESAS PÚBLICAS E PRIVADAS 20. AUDITORIA GOVERNAMENTAL OU AUDITORIA NO SETOR PÚBLICO 20.1. Tipos de Auditoria Governamental 20.2. Controle Externo 20.3. Controle Interno Governamental 20.4. Auditoria independente no setor público 20.5. Diferenças em relação à auditoria tradicional 20.6. Fiscalização no setor público 20.7. Relatório de auditoria 20.8. Parecer de auditoria 20.9. Resumo sobre auditoria no setor público APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 5 1. INTRODUÇÃO A AUDITORIA A Administração de uma empresa tem a obrigação de apresentar as demonstrações financeiras de forma adequada e esclarecedoras à opinião pública. A opinião dos auditores sobre estas demonstrações é em suma a tradução de confiabilidade sob as informações prestadas. Para mensurar a adequação e a confiabilidade dos registros e das demonstrações contábeis, a Contabilidade utiliza-se também de uma técnica que lhe é própria, chamada auditoria, que consiste no exame de documentos, livros e registros, inspeções, obtenção de informações internas e externas, obedecendo normas apropriadas de procedimento, objetivando verificar se as demonstrações contábeis representam adequadamente a situação nelas demonstrada, de acordo comum os princípios fundamentais e normas de contabilidade. (FRANCO, 2011. P.26) Segundo Crepaldi (2011), ao contador cabe conhecer profundamente as técnicas de apresentação das demonstrações contábeis, ao passo que ao auditor compete conhecer com minúcia as técnicas para avaliar se as demonstrações contábeis correspondem a real situação patrimonial da empresa. Desta forma, a auditoria apresenta-se como elemento essencial na avaliação de informações, medindo o desempenho e na prestação de contas da administração, embasada em normas e técnicas claramente determinadas. As normas de Auditoria abrangem instruções e procedimentos a serem observados pelo auditor quando da realização do seu trabalho. Foram estabelecidas com a finalidade de orientar as atividades a serem desenvolvidas, bem como proporcionar a aplicação sistemática e metodológica de suas ações: • Controle Interno – é tido como um conjunto de atividades, planos, rotinas, métodos e procedimentos integrados no intuito de assegurar que os objetivos da administração possam ser alcançados, de forma eficiente, eficaz e efetiva. • Auditoria Interna – é uma atividade metodologicamente estruturada, para a avaliação da consistência e adequação dos controles internos que compreende os exames, análises, comprovações e levantamentos. • Controladoria – órgão central do sistema de controle interno que tem por finalidade resguardar o patrimônio da entidade (pública ou privada). No caso da administração pública, a controladoria tem como função velar pelo cumprimento do princípio da probidade administrativa e assegurar a transparência das informações, contemplando as atividades de auditoria interna, ouvidoria, prevenção e combate à corrupção, transparência, dentre outras. 1.1. Origem da Auditoria De acordo com Almeida (2010), a auditoria independente surgiu como parte da evolução do sistema capitalista devido a expansão dos mercados, o que gerou o acirramento da concorrência, levando as empresas a ampliar suas instalações, fazer investimentos tecnológicos e aprimorar seus procedimentos a fim de tornar seus produtos mais atrativos. Com esse crescimento, torna-se necessário a busca de financiamento dos recursos, tanto com instituições financeiras, como com a abertura de seu capital. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 6 Diante da necessidade dos investidores em conhecer a posição patrimonial e financeira das empresas, para que pudessem avaliar a segurança, liquidez e rentabilidade a ser alcançada a forma mais objetiva de se obter estas informações eram através das demonstrações contábeis. Sendo assim, as demonstrações contábeis passaram a ter suma importância para os investidores,e, como medida de segurança, houve a necessidade de se exigir que as demonstrações fossem examinadas por profissionais independentes da empresa e com capacidade técnica para tal, surge então a figura do auditor. • Palavra Auditor – origina do verbo em inglês “to audit”, que significa examinar, ajustar, certificar; • Indícios: 1314 – criação do cargo de auditor do tesouro da Inglaterra; surgindo com enfoque fiscalizador na área pública; • Grande salto da auditoria ocorreu em 1929, após a quebra da bolsa, fazendo com que os EUA criassem o Comitê May, com o objetivo de estabelecer regras para empresas com ações cotadas em bolsa, tornando obrigatória a Auditoria Contábil Independente nos demonstrativos financeiros destas empresas; • Brasil: Instalação de multinacionais, CVM – Comissão de Valores Mobiliários e Lei 6.404/76 – Lei das Sociedades Anônimas. E através também do desenvolvimento econômico acelerado; intensificação do mercado financeiro e de capitais (bolsa de valores); criação de instituições, normas e leis para o exercício das atividades de auditoria; • Atualmente no Brasil as principais firmas de auditoria são filiais de outros países; • Em todos os países do mundo o desenvolvimento da auditoria foi consequência do desenvolvimento econômico, acompanhado pelo crescimento das sociedades anônimas e pela taxação de impostos. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 7 2. CONCEITOS BASICOS DA AUDITORIA De acordo com Sá (2002), a auditoria pode ser entendida como uma tecnologia contábil aplicada ao sistemático exame dos registros, demonstrações e quaisquer informações ou elementos de consideração contábil. Tem por finalidade apresentar opiniões, conclusões, críticas e orientações sobre situações ou fenômenos patrimoniais da riqueza aziendal, pública ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados. Crepaldi (2011) define o conceito de auditoria como levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações e rotinas das demonstrações financeiras da entidade. Ou seja, constitui o conjunto de procedimentos técnicos que permite a emissão de um parecer (opinião) sobre a adequação das informações diante dos Princípios Fundamentais de Contabilidade. É o estudo e a avaliação metódica das demonstrações contábeis de uma entidade, além dos controles internos e procedimentos utilizados para sua elaboração, com o objetivo de verificar a veracidade e exatidão. A Auditoria consiste no controle de áreas chave das organizações de modo que se possa impedir fraudes, desfalques e subornos, através de testes regulares nos controles internos e específicos da organização. Figura 1: Passos de auditoria AUDITOR Planejamento Avalia o Controle Interno Executa os procedimentos de auditoria Efetua a revisão analítica Colhe as evidências Avalia as evidencias Emite o parecer Fonte: ALMEIDA (2010, p. 25) APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 8 2.1. Objetivo da Auditoria Para Crepaldi (2011), o objetivo do exame das demonstrações financeiras é certificar-se da sua exatidão possibilitando expressar uma opinião sobre os dados financeiros da empresa auditada: • Através da análise dos registros contábeis, demonstrações, informes e elementos de considerações contábeis, apresentar uma opinião, conclusões, críticas, orientações sobre as situações ou fenômenos patrimoniais. • Promover a eficiência e a eficácia da transação operacional e financeira da empresa, visando à melhoria do ambiente de controle da entidade. • É o processo pelo qual o auditor se certifica da veracidade das demonstrações financeiras preparadas pela entidade auditada. • Assegurar que as demonstrações financeiras representem adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado de suas operações e as origens e aplicações de recursos correspondentes aos períodos em exame, de acordo com os princípios de contabilidade aplicados com uniformidade durante períodos. • Assessorar a administração no desempenho eficiente e eficaz de suas funções, fornecendo-lhe análise, avaliações e recomendações sobre as atividades auditadas, determinando-se os controles internos contribuam efetivamente para o cumprimento dos objetivos da Entidade (Interna). 2.2. Objeto Para Crepaldi (2011), o objeto da auditoria é considerado como todo e qualquer elemento de controle do patrimônio administrado, nos quais são citados os registros contábeis, papeis, documentos, fichas, arquivos e anotações que possam comprovar e legitimar os atos da administração. 2.3. Campo de Aplicação Segundo Almeida (2010), uma serie de fatores leva as organizações a contratarem um auditor externo (independente). Os principais motivos são: • Obrigação Legal (companhias abertas, fundos de pensão, seguradoras e quase todas as entidades do sistema financeiro nacional); • Medida de controle interno por parte da administração; • Imposição de bancos para conceder empréstimos; • Imposição de fornecedores para financiar matéria prima; • Atender exigências estatutárias ou do contrato social; • Compra ou venda da empresa; APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 9 • Incorporação, fusão ou cisão; • Consolidação de demonstrações contábeis – empresas com mais de 30% de seu patrimônio investido em controladas. 2.4. Órgãos relacionados com a Auditoria De acordo com Almeida (2010), os Órgãos relacionados com auditores são: • CVM – Comissão de Valores Mobiliários: órgão fiscalizador do mercado de capitais no Brasil. • IBRACON - Instituto Brasileiro de Auditores Independentes do Brasil: Concentrar em um único órgão a representatividade dos auditores, contadores em todas as áreas de ciências contábeis; • CFC - Conselho Federal de Contabilidade CRC - Conselhos Regionais de Contabilidade: tem por finalidade o registro e a fiscalização do exercício da profissão de contador • AUDIBRA - Instituto dos Auditores Internos do Brasil: Sociedade civil de direito privado sem fins lucrativos que visa promover o desenvolvimento da auditoria interna. • CPC – Comitê de Pronunciamentos Contábeis: Tem por finalidade a centralização na emissão de normas e a convergência internacional das normas contábeis. 2.5. Reflexos da Auditoria sobre a riqueza patrimonial Para Almeida (2010), a auditoria oferece uma proteção a cerca da riqueza patrimonial. Esta proteção se faz sob os seguintes aspectos: � Sob o aspecto patrimonial: possibilita melhor controle dos bens, direitos e obrigações que constituem o patrimônio. � Sob o aspecto técnico: contribui para utilização adequada das contas, maior eficiência dos serviços contábeis, maior precisão das informações e a garantia de que a escrituração e as demonstrações contábeis foram elaboradas de acordo com os princípios contábeis. � Sob o aspecto administrativo: contribui para redução de ineficiência, negligência, incapacidade e improbidade de empregos e administradores. � Sob o aspecto fiscal: é um fator rigoroso no cumprimento das obrigações fiscais, resguardando o patrimônio contra multas, o proprietário contra penalidades decorrentes da lei de sonegação fiscal e o fisco contra sonegação de impostos. � Sob o aspecto financeiro: resguarda créditos de terceiros – fornecedores e financiadores – contra possíveis fraudes e dilapidações do patrimônio, permitindo maior controle dos recursos para fazer face a esses compromissos. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 10 � Sob o aspecto econômico: assegura maiorexatidão dos custos e veracidade dos resultados na defesa do interesse dos investidores e titulares do patrimônio. 2.6. O papel da auditoria No Brasil, diferente do que ocorreu no passado, a economia começa a estabilizar-se. O novo cenário “sem inflação” sugere um senário de ajuste fiscal. As tendências apontam para uma redução de receitas, sugerindo também o corte de despesas. Segundo Crepaldi (2011), para garantir a permanecia no mercado, empresários e investidores necessitam do maior número de informações claras e objetivas a respeito do desempenho do negocio. Diante dessa necessidade a auditoria independente assume papel de suma importância, auxiliando os empresários e investidores na escolha melhor para permanência no mercado. O auditor assume o papel de conselheiro, torna-se indispensável tanto a empresas quanto aos investidores. Diante das analises das demonstrações financeiras, devidamente acompanhadas do parecer do auditor independente, pode-se seguramente optar pelas empresas com as quais os empresários e investidores efetuarão aplicações. De acordo com Crepaldi (2011), a partir deste momento a profissão de auditor terá maior reconhecimento, deixando de ser um custo e tornando-se um benefício. O exame do auditor é um processo através do profissional independente que emprega técnicas específicas que lhe assegura formar uma opinião a cerca das demonstrações contábeis. Estes trabalhos são realizados em diversas áreas dentro da organização (tesouraria, compras, vendas, custos de produção, fiscal e contabilidade), permitindo ao auditor opinar sobre a posição da empresa mediante a parecer sobre suas demonstrações financeiras para que essas sejam dignas de fé pública. O trabalho de auditoria envolve, além de fatores técnicos, os fatores psicológicos. Nas empresas onde há existência de um controlador, há a dificuldade de qualquer iniciativa de se cometer irregularidades. As principais áreas que o auditor busca informações são: saldos de contas do balanço, contabilidade, sistema de informações, folha de pagamento E a área financeira/faturamento. 1 - Vantagens para administração da empresa: • Fiscaliza a eficiência dos controles internos; • Assegura maior correção dos registros contábeis; • Opina sobre adequação das demonstrações contábeis; • Dificulta desvio de bens patrimoniais e pagamentos indevidos de despesas; • Possibilita apuração de omissão no registro das receitas; • Aponta falhas na organização administrativa da empresa e nos controles internos. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 11 2 – Vantagens para investidores: • Contribui para maior exatidão das demonstrações contábeis; • Possibilita melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira das empresas; • Assegura maior exatidão dos resultados apurados 3 – Vantagens para o fisco: • Permite maior exatidão das demonstrações contábeis; • Assegura maior exatidão dos resultados apurados; • Contribui para maior observância das leis fiscais. 2.7. Tipos de auditoria As analises são fatores predominantes que orientam o trabalho de auditoria. Para tanto utiliza-se as seguintes fases: • Levantamento de condições de rotina administrativa financeira e contábil; • Planejamento da auditoria; • Obtenção de provas; • Relatório de auditoria; • Certificados. Segundo Crepaldi (2011), a Auditoria poderá ser definida de acordo com a sua definição conceitual e classifica-se em dois tipos: 1. Auditoria de demonstrações financeiras: é o exame das demonstrações financeiras por um profissional independente, com a finalidade de emitir o parecer técnico sobre sua finalidade; 2. Auditoria operacional ou de gestão: acompanha as situações empresariais de maior risco para continuidade dos negócios, proporcionando às organizações recomendações no sentido de auxiliar a tomada de decisão, adequando às necessidades em prol da eficácia administrativa: o Auditoria tributária: tem por objetivo avaliar o planejamento tributário, a eficiência e eficácia dos procedimentos e controles adotados para a operação, pagamento e recuperação de valores pagos indevidamente aos fisco, taxas e outros ônus de natureza fisco tributária que ocorram nas operações da empresa. o Auditoria de sistemas informatizados: é a avaliação dos processos de planejamento e desenvolvimento, testes e sistemas aplicativos. Busca APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 12 ainda, o exame e avaliação das estruturas lógica, física, ambiental, organizacional, de controle, segurança e proteção de determinados ativos, sistemas aplicativos e softwares, visando à qualidade de controles internos e de sua observância em todos os níveis gerenciais. o Auditoria de Compliance: objetiva verificar a conformidade com as leis, com os regulamentos internos e externos e os princípios coorporativos, de forma a garantir as melhores práticas. o Auditorias especiais: busca a realização de trabalhos especiais de auditoria não compreendidos na programação. Estes trabalhos não dependem de designação formal. Contudo, devem ser objeto de relatório específico circunstanciado dos fatos examinados. Devem ser elaborados em caráter restrito e confidencial (fraudes, aquisição, fusão, cisão e incorporação de empresas, contratos especiais). APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 13 3. CONTROLE INTERNO Acredita-se que o termo controle tenha aparecido por volta de 1600, como significado de “cópia de uma relação de contas”, um paralelo ao seu original. Taylor, o grande colaborador da Administração Científica, doutrinava que existiam quatro princípios da administração, sendo um deles o princípio do controle, consistindo em: “Controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo executado de acordo com as normas estabelecidas e segundo o plano previsto. A gerência deve cooperar com os trabalhadores, para que a execução seja a melhor possível”. Princípios da Administração Científica (1911). De acordo com Crepaldi (2011), existem problemas de controle interno em todas as áreas das empresas modernas (compras, fabricação, vendas, tesouraria, etc.). Entretanto, quando exercido de forma adequada, assume grande importância na obtenção dos resultados. Antes de se elaborar qualquer plano de auditoria, há de se ter em mente a real situação dos controles internos da empresa. • Quanto melhor o controle, mais segurança para o trabalho; • Quanto menor o controle, mais cuidado será exigido na execução das tarefas. Figura 2: Avaliação do sistema de controle interno e volume de teste 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 Volume de testes A v a li a ç ã o d o s is te m a d e c o n tr o le I n te rn o APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 14 Fonte: ALMEIDA (2010, p. 41) Para Crepaldi (2011), o conceito da avaliação dos controles internos tem-se ampliado além das preocupações de confiabilidade dos dados, passou-se a preocupar também com a qualidade dos mesmos. Isso porque ao examinar os controles internos de uma empresa, analisa-se por consequência a organização dos controles, bem como sua execução. Tanto para Crepaldi (2011:376), quanto para Franco e Marra (2011:267) há uma unanimidade em dizer que se entende por controle interno “os instrumentos da organização destinadas à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigirou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio”. Segundo Franco e Marra (2011), são meios de controle interno todos os registros em livros, fichas, boletins, formulários, guias, impressos, pedidos, notas, faturas, ordens internas, regulamentos e demais instrumentos administrativos que possam compor um sistema de fiscalização e vigilância de forma a ser verificados por administradores diante dos fatos ocorridos na empresa. De acordo com o Instituto Americano dos Contadores Públicos Certificados: “O controle interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar sua exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a eficiência nas operações e estimular o seguimento das políticas administrativas prescritas”. O Institut Français des Experts Comptables define: “Controle interno é formado pelo plano de organização e de todos os métodos e procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela Contabilidade, ampliar a eficácia e assegurar a boa aplicação das instruções da direção”. A definição utilizada por Almeida (2011) diz que o controle interno é o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas de uma organização e tem por objetivo a proteção dos ativos, além de produzir dados contábeis confiáveis, oferecendo auxilio a administração na condução dos negócios. Sistemas de controle contábeis: • Sistemas de conferencia, autorização e aprovação; • Segregação de funções (pessoas com acesso aos registros contábeis não podem custodiar ativos da empresa); • Controles físicos sobre ativos; • Auditoria interna. Sistemas de controle administrativo: • Analises estatísticas de lucratividade por linha de produto; • Controle de qualidade; • Treinamento de pessoal; APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 15 • Estudo de tempos e movimentos; • Analise das variações entre os valores orçados e incorridos; • Controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente. A administração da empresa é responsável pela implementação e execução dos sistemas de controle interno. Uma vez em funcionamento torna-se responsável pela verificação do andamento e comprometimento dos funcionários, bem como pela adaptação necessária às novas circunstâncias. 3.1. Classificação do controle interno O controle interno pode ser classificado em três categorias: 1. Operacional: relacionando às ações que propiciam o alcance dos objetivos; 2. Contábil: relacionando à veracidade e à fidedignidade dos registros e das demonstrações contábeis; 3. Normativo: relacionando à observância da regulamentação pertinente. 3.2. Tipos, objetivos, adequação e princípios do controle interno a) Tipos de Controle Prévio ou preventivo Aquele que antecede a conclusão ou operabilidade do ato, como requisito para sua eficácia (Autorização para saída de veículo oficial). Concomitante ou sucessivo Aquele que acompanha a realização do ato para verificar a regularidade de sua formação. É o controle no decorrer do ato (conferência de mercadorias com a NF no ato do recebimento). Subsequente ou corretivo Aquele que se efetiva após a conclusão do ato controlado, visando corrigir lhe eventuais defeitos, declarar a sua nulidade ou dar-lhe eficácia (conciliação bancária) b) Objetivos do Controle Interno: • Auxiliar a entidade a atingir seus objetivos; • Proporcionar uma garantia razoável, nunca uma garantia absoluta; • Auxiliar a entidade na consecução de seus objetivos. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 16 c) Um adequado sistema de controle interno deve possuir: • Relação custo-benefício; • Qualificação adequada de funcionários; • Descentralização de poderes e responsabilidades; • Instruções devidamente formalizadas; • Observação às normas legais, instruções normativas, estatutos e regimentos. d) Princípios de Controle Interno Formas Conceito Segregação de funções Ninguém deve ter sob sua responsabilidade todas as fases inerentes a uma operação; devem ser executadas por pessoas e setores independentes entre si. Sistema de autorização e aprovação Compreende o controle das operações através de métodos de aprovações; a pessoa que autoriza não deve ser a mesma que aprova para não expor ao risco os interesses da empresa. Determinações de funções e responsabilidades Determina a noção exata aos funcionários sobre suas funções, incluindo as responsabilidades do cargo com a definição através de organogramas. Rodízio de funcionários Corresponde ao rodízio dos funcionários para reduzir a possibilidade de fraudes. Carta de fiança Determina aos funcionários que em geral lidam com valores a responsabilidade pela custódia de bens e valores, resguardando a empresa e dissuadindo, psicologicamente os funcionários a tentações. Manutenção de contas de controle Indica a precisão dos saldos das contas detalhadas, geralmente controladas por outros funcionários. Seguro Compreende a manutenção de apólice de seguros, valores e riscos a que está sujeita a empresa. Legislação Atualização permanente sobre a legislação vigente, para diminuir riscos e não expor a empresa a contingências fiscais e legais. Diminuição de erros e desperdícios Indica a detecção de erros e desperdícios na fonte devido a controles mal definidos. Contagens físicas independentes Correspondem as contagens periódicas de bens e valores, visando aumentar o controle físico e proteger os interesses da empresa. Alçadas progressivas Compreende estabelecer de forma escalonada, dando aos altos escalões as principais decisões e responsabilidades. 3.3. Levantamento do sistema de controle interno As informações sobre o sistema de controle são obtidas das seguintes formas: leitura dos manuais internos de organização e procedimentos; conversas com funcionários da empresa; inspeção física desde o início da operação (compra, venda, pagamentos, etc.). APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 17 Para Almeida (2010), as informações obtidas através do sistema de controle interno são registradas pelo auditor independente de uma ou do conjunto de duas ou três formas: � Memorandos narrativos; � Questionários padronizados; � Fluxogramas. Empresas de auditoria fornecem aos auditores questionários de controle interno (padrão), para serem preenchidos pelo auditor. Os questionários tornam-se um auxilio e evitam que o profissional omita a avaliação de uma parte do trabalho. Servem também para padronizar a forma de descrição do sistema. 3.4. Testes de observância do sistema de controle interno De acordo com Almeida (2010), o teste de observância diz respeito à observação do auditor em relação ao sistema de controle interno. Ou seja, se está sendo realizado de forma coerente com a designação pretendida. É observada com frequência a existência de um sistema de controle coerente no manual. Contudo, na prática, a situação pode ser bem diferente. Se o sistema em uso for diferente do descrito no manual da empresa, cabe ao auditor ajustar o sistema a situação real existente. O auditor cumpre este procedimento mediante a observação da execução dos trabalhos pelos funcionários e da inspeção de documentos e registros contábeis. 3.5. Avaliação do sistema de controle interno Segundo Almeida (2010), a avaliação do sistema de controle interno compreende:� Determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer; � Verificar se o sistema atual de controle detectaria de imediato esses erros ou irregularidades; � Analisar as fraquezas ou a falta de controle, que possibilitam a existência de erros ou irregularidades, a fim de determinar natureza, data e extensão dos procedimentos de auditoria; � Emitir relatório ou comentário dando sugestões para aprimoramento de controle interno da empresa. 3.6. Limitações do controle interno As limitações do controle interno se fazem principalmente em reação as pessoas (colaboradores/funcionários) e podem ser notados facilmente: APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 18 • Funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias; • Funcionários não adequados ou não instruídos com relação às normas internas; • Conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa. 3.7. Estudo e avaliação dos sistemas de controle interno. Os controles internos, para a instituição, servem como instrumentos de precaução, inspeção e constatação utilizada pelos administradores a fim de exercer o controle sobre todos os atos praticados e fatos ocorridos na entidade. Permitindo antecipar, analisar, apontar e administrar os acontecimentos dentro da instituição, de forma a proteger seu patrimônio e promover a confiabilidade das informações. Para um melhor entendimento, controle interno significa conhecer a realidade de uma entidade, tomando conhecimento rápido de sua origem e de possíveis divergências, a fim de poder corrigi-las e também evita-las. Um controle interno compatível proporciona que a entidade consiga identificar as suas fragilidades, de forma a minimizar os riscos ou até mesmo grandes prejuízos, protegendo seu patrimônio e integrando um sistema de controle onde se verifica a divisão das responsabilidades. Tanto a diretoria como todos os funcionários da entidade devem ter acesso ao controle interno, de modo a identificar a responsabilidade de cada um no processo e suas respectivas funções. Garantindo a qualidade de seus serviços, assegurando a obediência das políticas da administração e proporcionando o uso correto de seus procedimentos. Assim, o principal meio de controle de que dispõe uma administração é a Contabilidade. São considerados meios de controles internos todos os registros, livros, fichas, mapas, boletins, papéis, formulários, pedidos, notas, faturas, documentos, guias, impressos, ordens internas, regulamentos e demais instrumentos de organização administrativa. Os controles internos de uma instituição devem ser revisados periodicamente, a fim de atualizar os seus dados e suas informações, verificando a possibilidade de novos riscos e a necessidade de incorporar novas medidas. Os objetivos do controle interno são considerados os seguintes: • Proteger o Patrimônio (controle interno contábil); • Obter a fidelidade dos dados e da informação contábil adequada (controle interno contábil); • Promover a eficiência e a eficácia operacional (controle interno administrativo); e • Estimular o respeito e a obediência às políticas da administração (controle interno administrativo). O Controle interno pode ser classificado da seguinte forma, como demonstra o quadro a seguir: APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 19 Quadro 1 - NATUREZA DOS CONTROLES INTERNOS NATUREZAS PROPOSITOS Verificações Internas Normas ou sistemas criados para guiar as operações internas, ou seja, identificar as formas de como se deve proceder no dia-a-dia, por exemplo, os pagamentos realizados frente à autorização da seção na qual solicitou tal recurso. Contábeis 1 - Patrimonial que visa identificar os erros incidental e involuntário bem com os erros premeditados e intencionais, como por exemplo, desvios de verbas do caixa. 2 - Eficiência operacional que objetiva comparar e analisar os atos e fatos com os padrões estabelecidos, como por exemplo, quantidade de produtos esperados ou efetivados (produzidos). 3 - Políticas e diretrizes que têm por propósito promover o incentivo a observância dos objetivos e metas estabelecidas pela direção, exemplo, este trimestre ter-se-á uma rentabilidade de X%. Gerenciais Preocupa-se em monitorar ou acompanhar o planejamento estratégico (missão, visão, valores, fatores críticos de sucesso, entre outros) da organização fazendo com que as pessoas não desviem do que a empresa está buscando. Um exemplo, ser a empresa líder de mercado em X anos. Operacionais Consideram-se os ciclos de negócios, para tanto, estabelece metas visando seu acompanhamento. Sistemas Informatizados Para alguns autores, este está dentro dos operacionais, mas resolveu-se destacar dado que hoje a maioria das operações das organizações é realizada por meio de equipamentos informatizados, necessitando, ser: justo, exato, completo, pontual, eficiente e eficaz. Fonte: Vieira (2004, p.42). Os controles internos realizados pelas entidades devem ser eficazes e adequados com a natureza, complexidade e com os riscos de suas operações, e isto não depende de seu porte. Como o alicerce para definir a natureza, a oportunidade e a extensão da aplicação dos procedimentos de auditoria, o auditor deve considerar: • O tamanho e a complexidade das atividades da entidade; • Os sistemas de informação contábil, para efeitos tanto internos quanto externos; • As áreas de risco da auditoria; • A natureza da documentação, em face dos sistemas de informatização adotados pela entidade; • O grau de envolvimento da auditoria interna, se existente. O sistema contábil e os controles internos são responsabilidade da administração da entidade. Contudo, o auditor poderá realizar sugestões objetivas para o seu aprimoramento, decorrentes de constatações obtidas no percurso de seu trabalho. O auditor necessita realizar um estudo e uma avaliação dos controles internos da instituição do sistema contábil, estas avaliações devem considerar os seguintes aspectos: (1) O ambiente de controle existente na entidade; (2) Os procedimentos de controle adotados pela administração da entidade. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 20 1 - A avaliação do ambiente de controle existente deve considerar: • A definição de funções de toda a administração; • O processo decisório adotado na entidade; • A estrutura organizacional da entidade e os métodos de delegação de autoridade e responsabilidade; • As políticas de pessoal e a segregação de funções; • O sistema de controle da administração, incluindo as atribuições da auditoria interna, se existente. De acordo com as normas brasileiras de contabilidade, o estudo e avaliação dos controles internos e do sistema contábil compreendem o plano de organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pela entidade na proteção de seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstrações contábeis, e de sua eficácia operacional. 2 - A avaliação do sistema de controle interno compreende: • Averiguar erros ou irregularidades que possam ocorrer; • Verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros ou irregularidades; • Analisar as fraquezas ou falta de controle, que possibilitam a existência de erros ou irregularidades, a fim de determinar a natureza, data e extensão dos procedimentos de auditoria; • Emitir relatório-comentário fornecendo sugestões para o aprimoramento do sistema de controle interno da empresa. Sendo assim, os controles internos que se mostram satisfatórios proporcionarão um autograu de confiabilidade. Já os controles internos que se apresentarem ineficientes apresentarão inexatidão nas informações, podendo causar riscos nas suas operações. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 21 4. AUDITORIA INTERNA E EXTERNA INDEPENDENTE A Auditoria pode ser dividida quanto à forma de intervenção em interna e externa. Crepaldi (2011) afirma que Auditoria Interna constitui um conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade, enquanto a Auditoria Externa constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão do parecer sobre as demonstrações contábeis de uma determinada entidade. 4.1. Auditoria Interna Para Crepaldi (2011), “a auditoria interna constitui um conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais”. A Auditoria Interna é uma atividade onde se analisa de forma independente as operações praticadas pela empresa. Normalmente, é executada por um profissional ligado à própria empresa, sendo um membro de confiança dos dirigentes. A auditoria Interna possibilita uma analise (exames e avaliações) da eficácia e da eficiência dos procedimentos, processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente de gerenciamento de riscos, com vista a assistir a administração no cumprimento dos seus objetivos. A auditoria interna busca o auxilio a administração e o profissional por ser empregado da empresa acaba por ter sua independência comprometida. Por mais zeloso que possa ser o profissional sempre estará submetido aos administradores. O auditor interno deve ter livre acesso a todas as áreas da organização, aos registros, propriedades e pessoal da empresa que possam ter relevância para execução dos exames. Ao desempenhar suas funções, um auditor interno não tem responsabilidade direta nem autoridade sobre as atividades que examina. Assim, as revisões e avaliações apresentadas por este profissional não exime as outras pessoas das responsabilidades que lhes cabe. Crepaldi (2011) afirma que a independência é essencial para eficiência da auditoria interna e que esta independência se obtém por meio do posicionamento na estrutura organizacional e da objetividade: • O posicionamento da função de auditoria interna e o apoio dado a esta função (pela administração) são os principais determinantes de sua amplitude e valor. Assim o profissional submete-se a um executivo que tenha autoridade para assegurar uma ação efetiva aos assuntos apontados e recomendações indicadas. • A objetividade é primordial à função de auditoria. O profissional deve desenvolver e implantar procedimentos, preparar registros e envolver-se nas atividades que possa ser analisadas e avaliadas. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 22 Como a tendência da auditoria interna é ter exames detalhados às ocorrências individuais apresentadas no decorrer das atividades das empresas, abordando em alguns casos assuntos delicados, é importante promover o trabalho de acordo com um conjunto de normas que possam proporcionar estruturação e previsibilidade. Contudo há de se ter atenção para necessidade de cumprimento das tarefas. As exigências de prazos geram pressões em busca de caminho mais rápidos, e a tentação de fazer julgamentos apressados embasados em informações incompletas ou mesmo de agir sem considerar a lógica de um conjunto de relações. A aplicação das normas auxilia na manutenção da qualidade do trabalho frente às pressões. 4.2. Auditoria Externa Segundo Crepaldi (2011), a Auditoria Externa constitui-se no conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão do parecer sobre a adequação com que estes representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações ocorridas no Patrimônio Líquido, as Demonstrações de Fluxo de Caixa e a demonstração do Valor Adicionado da entidade auditada de acordo com as normas brasileiras de contabilidade. A Auditoria Externa sempre será executada por um profissional independente. Ou seja, sem vinculo com a empresa auditada. A intervenção deste profissional se faz por meio contrato de serviços e os testes serão aplicados onde há necessidade de se apurar elucidações para conclusão do trabalho. O auditor externo constitui-se em um profissional que oferece credibilidade ao mercado, prestando serviços ao acionista, aos banqueiros, aos órgãos do governo e ao público em geral. Sua função visa confiabilidade no objeto examinado dentro dos parâmetros e normas estabelecidas. Diante da responsabilidade e consciência profissional, o auditor independente mantem seu grau de independência junto a empresa auditada, isento de qualquer interesse ou vantagens. Assim, ao emitir o parecer sobre as demonstrações contábeis, seu julgamento não se subordina a determinações ou interesses da empresa. Para Crepaldi (2011), o sucesso obtido pelo auditor independente no mercado globalizado e competitivo deve-se principalmente ao apurado grau de conhecimento, especialização e independência no exercício da atividade. 4.3. Diferenças entre Auditoria Externa e Auditoria Interna O trabalho dos auditores internos e externos possui o interesse comum. Entretanto, as diferenças entre as duas formas de auditoria vão além de seus objetivos. A distinção fundamental entre os dois tipos é o grau de independência de um e a total dependência do outro. No segundo caso, a credibilidade fica comprometida em função da submissão á empresas. A auditoria externa por ser independente, não possui ligação com diretores e administradores da empresa, sendo neste caso imparcial às vontades dos gestores. O auditor independente age desinteressado, mas comprometido exclusivamente com o contrato, a ética e a opinião pública. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 23 As principais diferenças entre auditoria interna e auditoria externa podem ser comparadas no seguinte quadro: Quadro 1 – Diferença entre Auditoria Externa e Auditoria Interna ELEMENTOS AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA Sujeito Auditor Externo Profissional independente Auditor Interno Funcionário da empresa Ação e objetivo Exame das demonstrações Financeiras Exame dos controles operacionais Finalidade Opinar sobre as demonstrações financeiras Promover melhoria nos controles operacionais Relatório principal Parecer Recomendações de controle interno e eficiência administrativa Grau de independência Mais amplo Menos amplo Interessados no trabalho A empresa e o Público em geral A empresa Responsabilidade Profissional, civil e criminal Trabalhista Número de áreas cobertas pelo exame durante um período Maior Menor Intensidade dos trabalhos Menor Maior Continuidade dos trabalhos Periódico Continuo Fonte: (Crepaldi, 2011, p. 40) APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 24 5. O PERFIL DO PROFISSIONAL AUDITOR No Brasil não existe a profissão do Auditor com tal denominação, mas apenas a de Contador. Ao Contador, bacharel em Ciências Contábeis, é que se atribui o direito de realizar as tarefas de auditoria. Considerando-se que o Contador precisa reunir maior conhecimento e cultura para exercício da profissão, natural será que seja reservada a ele a função da revisão e da verificação de balanços, escritas e contas (auditoria contábil).Auditor é o profissional que, possuindo conhecimentos de normas e procedimentos de auditoria, procurará obter elementos de satisfação que o levem a fundamentar e a emitir sua opinião sobre o objeto de estudo. Entretanto, sendo diversas as modalidades na aplicação da auditoria, diversas são as classificações para esse profissional, tais como: � Auditor Interno: empregado da empresa (normalmente alto nível); � Auditor Externo: profissional independente e autônomo; � Auditor Fiscal: servidor público; A função de Auditor deve ser exercida em caráter de entendimento de que o trabalho executado tenha e mereça toda a credibilidade possível, não sendo permissível que paire qualquer sombra de dúvida quanto à integridade, honestidade e aos padrões morais desse profissional. Assim sendo, a profissão de auditoria exige a obediência a princípios éticos profissionais e qualificações pessoais que fundamentalmente se apoiam em autoanálise, imparcialidade, sigilo, bom senso, autoconfiança, perspicácia, persistência, caráter e conhecimento. 5.1. Habilidades do Profissional • Habilidade Conceitual – Conhecimento teórico da atividade de auditoria, em todas suas peculiaridades; • Habilidade Relacional – Comportamento adequado ao longo do processo de auditoria; • Habilidade Técnica – Conhecimento prático dos procedimentos a serem aplicados ao longo do processo de auditoria; 5.2. Responsabilidades As responsabilidades do Auditor não estão claramente definidas em lei especial. Encontra-se na legislação civil, penal, comercial e profissional, apenas referências esparsas sobre o assunto, porém sem objetivá-lo, mesmo porque, não está instituída a profissão do auditor distintamente das demais, sendo ela mais considerada como técnica ou aplicação do conhecimento contábil. Perante a lei, entretanto, o Auditor é responsável pelos seus atos, embora sem definição positiva e especial. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 25 A Responsabilidade Profissional está regulada no Decreto-lei nº. 9.295, que trata da formação dos conselhos de contabilidade, e por extensão pode ser fiscalizada por eles. As outras responsabilidades (civil, comercial e penal) estão previstas nos códigos próprios da legislação brasileira e são de caráter geral. O exercício da função auditoria necessita de uma fiscalização profissional rigorosa, considerada a sua importância para o mercado de capitais e para a segurança nacional (espionagem econômica). O auditor precisa, efetivamente, reunir maior grau de conhecimentos técnicos e gerais das diversas naturezas como: Contabilidade, Auditoria, Administração Geral, Finanças, Direito, Economia, Matemática, Psicologia, Engenharia, Estatística, Tecnologia da Informação, Relações Humanas, dente outros. Esta soma de capacidades é realmente exigida e transforma, portanto, a função do auditor em prática altamente especializada, requerendo grandes esforços. Diante disso, o acúmulo de responsabilidades é de tal natureza que, geralmente, os profissionais preferem associar-se para a realização da tarefa de auditar. • Responsabilidade Ética – Integridade, Discrição, Confidencialidade, Competência, Independência, Imparcialidade, Qualidade nos Serviços, Honorários justos, Respeito ao código de Ética; • Responsabilidade legal – Não descoberta de fraude ou erro relevantes por negligência no planejamento e execução dos trabalhos e por prejuízos gerados a terceiros. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 26 6. O TRABALHO DE AUDITORIA 6.1. Etapas do trabalho de auditoria As principais etapas da auditoria são consideradas um roteiro para a sua realização, abaixo estão as seguintes etapas: 1º - Etapa Inicial, considerada como Pré-Auditoria: • Solicitação dos Serviços – solicita os serviços de auditoria pela entidade interessada. Dimensiona o trabalho de auditoria Seria a abrangência do trabalho, a sua extensão, estimativas de horas. O que está envolvido neste dimensionamento é: tipo e tamanho da entidade; o ramo de atividade (setor da economia) e produtos/serviços; quantidade de funcionários; unidades de negócios existentes e locais de armazenagem (estocagem); volume de faturamento e clientes existentes; estatuto social e organogramas; volume de lançamentos contábeis e das principais operações da entidade; sistema contábil existente (nível de informatização); principais aspectos dos controles internos mantidos. • Ambiente de controle. A reunião de informações através do dimensionamento serve para elaborar a carta-proposta. • Elabora a carta-proposta da auditoria 2º - Etapa de Execução dos trabalhos de auditoria: • O Planejamento de auditoria; • Estudo e avaliação dos controles internos, realizando uma análise mais Detalhada; • Teste dos controles internos; • Elaborar os programas de auditoria corresponde ao programa de trabalho do auditor, ou seja, um plano de ação voltado para orientar e controlar a execução dos exames; • Teste dos saldos contábeis. 3º - Etapa de Conclusão dos trabalhos: • Avaliação das evidências obtidas; • Emissão do parecer de auditoria; • Elaboração dos relatórios de recomendações (ambiente de controle – controles internos e ambientes de negócios). APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 27 6.2. Classificação da Auditoria A auditoria pode ser classificada da seguinte forma: 1 Quanto a EXTENSÃO do trabalho: • Auditoria Geral – considerada mais extensa; examina todos os elementos componentes do patrimônio, e operações efetuadas no exercício. • Auditoria Parcial ou Específica – extensão média; é feita somente sobre algumas demonstrações contábeis, ou de livros ou de atos de gestão com objetivos especiais; • Revisão Limitada – menos extensa; é uma investigação voltada principalmente para assegurar-se da existência de violações evidentes dos princípios fundamentais de contabilidade. 2 Quanto a PROFUNDIDADE do exame: • Revisão Integral – é considerada uma revisão mais profunda, investiga uma população inteira; examina todos os registros contábeis, documentos e controles da entidade; • Auditoria por Testes (amostras) – é realizado um cálculo estatístico (média). Calcula a amostra estatisticamente, e quanto menor for a amostra maior será o risco e vice-versa; exame de determinada porcentagem dos registros, documentos e controles suficientes para que faça juízo sobre a exatidão e legitimidade dos elementos examinados; • Revisão Analítica – exame profundo e minucioso de todo fluxo dos controles internos (para verificar se são deficientes e se estão sendo rigorosamente obedecidos). 3 Quanto a NATUREZA ( tempo/períodos): • Auditoria Permanente - onde existe um padrão para a sua realização, sendo dividida em: auditoria continuada, está sempre em continuidade (auditoria interna) e auditoria periódica, com visitas específicas (auditoria externa); • Auditoria Eventual ou Especial – não existe um padrão para a sua realização, não há condições de prever, é considerada aleatória, acontece eventualmente; é realizada com fim específico sem caráter permanente, podendo ser geral ou parcial, integral ou por testes. 4 Quanto aos FINS específicos • Apurar erros e fraudes; • Apurar valores no Patrimônio Líquido nas empresas; • Concessão de créditos; • Acautelar interesses de acionistas e investidores; APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 28 • Auditoria para controle administrativos; • Confirmar exatidão das Demonstrações Contábeis. 5 Quanto a relação AUDITOR X ENTIDADE AUDITADA• O auditor independente ou auditor externo não tem vínculo empregatício com a entidade auditada, apenas é contratado para realizar o serviço de auditoria; é independente da entidade; e pode emitir o parecer. • O auditor interno tem relação à entidade auditada da seguinte forma: vínculo empregatício com a entidade, é uma relação (contrato) trabalhista; é subordinado, apesar de obter um certo grau de independência, não pode emitir o parecer. Tendo como foco central verificar o controle interno. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 29 7. PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DOS TRABALHOS Para Crepaldi (2011), o planejamento de auditoria envolve a definição de estratégia global para o trabalho e o desenvolvimento de um plano de auditoria. Em contribuição, Almeida (2010) explica que planejar significa estabelecer metas para que o serviço de auditoria seja de excelente qualidade e ao menor custo possível. O planejamento da auditoria deve envolver a definição de uma estratégia global para realização do trabalho. No momento da realização do planejamento o auditor terá que fazer: 1. Análise do Ambiente de Negócios (visão histórica/visão do futuro) – está é uma análise que requer do auditor um adequado nível de conhecimento sobre o setor ou ramo da atividade, dos negócios e práticas operacionais da entidade em exame. Nesta análise o auditor terá que fazer uma continuidade da entidade, indicadores, contingências (ativas e passivas); coligadas/controladas; auditor deverá obter uma carta de responsabilidade da administração; estimativas; provisões, verificar os principais eventos subsequentes. Visão Histórica: Revisão analítica, uma análise dos índices econômico- financeiros das demonstrações contábeis da entidade em exame, a fim de detectar situações anormais significativas. Índices Padrão, índices econômico-financeiros do setor no qual a entidade em exame desenvolve suas atividades operacionais, servindo como referencial de comparação com o objetivo de analisar se há anormalidades. Visão do Futuro: Planejamento Estratégico que envolverá a análise do ambiente externo (variáveis exógenas) e interno (variáveis endógenas) da entidade em exame (estratégias). Orçamento Empresarial, considerado um instrumento de acompanhamento e controle da execução dos planos operacionais resultantes do planejamento estratégico (projeção dos resultados). Fluxo de Caixa Descontado, uma ferramenta de análise utilizada para a determinação da continuidade das entidades (projeção do caixa). Pois a auditoria tem capacidade de auxiliar se a entidade pode ou não continuar, não existindo garantia, mas sim uma perspectiva. 2. Análise do Ambiente de Controle da Entidade – analisa os controles internos e sistema contábil/ de informações adotadas pela entidade: Controles Internos - Integram um sistema de controle de uma entidade que compreende ao plano de organização, atribuição de responsabilidades e o conjunto de métodos e medidas utilizadas para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e fidedignidade dos dados e informações contábeis, promover e avaliar a eficiência e eficácia operacional. Sistema Contábil – compreende o conjunto de tarefas e registros pelos quais as transações contábeis de uma entidade são processadas e armazenadas. Este sistema, portanto, identifica, agrupa, analisa, calcula, classifica, registra, resume e informa eventos ou transações contábeis. O método de avaliação do ambiente de controle pode ser dividido em três partes: APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 30 1. Documentação dos controles internos e sistemas contábeis. Onde o auditor irá conhecer e registrar o ambiente de controle através dos seguintes instrumentos: Descrição, realizada através da observação em loco e entrevistas informais; Questionário, onde são elaboradas questões abertas ou fechadas; e os Fluxogramas, que são representações gráficas de processos/tarefas. 2. Avaliação do ambiente de controle - emitir opinião sobre o ambiente de controle, avaliando-o do seguinte modo: se o ambiente de controle é adequado (segue os princípios/ características dos controles internos e saldos contábeis), se é adequado ou se pode ser melhorado, se é adequado mas existem fraquezas, ou se é inadequado (não segue os princípios/ características dos controles internos e saldos contábeis). 3. Teste do ambiente de controle – realizar testes de observância do ambiente de controle. Através dos programas de auditoria, o auditor poderá testas diversas áreas da entidade auditada, normalmente são testadas as seguintes áreas: compras, vendas, recursos humanos, finanças, investimentos. 3. Análise do Risco de Auditoria – analisa a possibilidade da falha em detectar erros ou fraudes materiais. • Risco Inerente ou Implícito - corresponde ao risco de erros ou irregularidades ocorridos nos registros ou nas demonstrações contábeis. • Risco de Controle – não apontado pelos controles internos da entidade auditada (controles contábeis e administrativos). • Risco de Detecção – não detectado pelos procedimentos de auditoria empregados em exames (programas de trabalho falho). Existem também níveis de riscos de auditoria: risco geral (apanhado geral) e o risco específico (analisa profundamente cada área). Por conseguinte, o auditor realiza a elaboração do Programa (Planejamento) de Auditoria (programas do trabalho do auditor) – corresponde a um plano de ação, que orienta e comprova os trabalhos de auditoria. Este plano tem como função executar os trabalhos de auditoria, sendo considerado um plano prático, um instrumento de metodologia para execução. E as vantagens seriam: • Formatação adequada para realização dos trabalhos; • Controle do tempo; e determinar a sequência lógica de realização dos trabalhos. O instrumento utilizado para testar os controles internos e saldos contábeis é o programa de auditoria. Os tipos de programa de auditoria são: • O teste dos controles internos; • Os testes contábeis, que seria o teste dos saldos das demonstrações contábeis (testes substantivos). Nas palavras de Sá (2002), o conceito de plano de auditoria, programa de auditoria, e outras expressões utilizadas, “significam: tarefa preliminar traçada pelo APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 31 auditor, que se caracteriza pela previsão dos trabalhos que devem ser executados em cada serviço, a fim de que este cumpra integralmente as suas finalidades dentro das normas científicas da contabilidade e da técnica de auditoria”. O plano envolve, na sua elaboração, tudo o que será realizado ou se imagina que o seja. Tem que ter disciplina mental e capacidade técnica apreciável, prática e cultura necessária. Se o prazo é curto, o plano geralmente abrange todo o período. Se o prazo é longo, será conveniente traçar um plano geral, demasiadamente generalizado, sintético, fazendo outros planos menores para a cobertura precisa de diversos períodos. Aconselha-se a não elaborar planos superiores a um exercício (SÁ, 2002). Pois poderão ocorrer grandes variações, podendo até mesmo mudar todo o curso de uma tarefa. Podendo ser alterado, a qualquer momento, pelo auditor durante o processo de auditoria. Para ser considerado um bom plano, deve ter as seguintes características: a. Unidade (técnica) b. Continuidade c. Flexibilidade (por evolução) d. Precisão (no sentido de segurança) e. Especificidade f. Clareza g. Capacidade de distribuição h. Capacidade de síntese i. Segurança (prevenção de erros e fraudes) De acordo com Sá (2002), o plano deve ser um guia seguro, indicando o que deverá ser realizado, e que possibilite, poristo mesmo: 1º a execução fiel de trabalhos de bom nível técnico-profissional, como guia; 2º o acompanhamento do progresso de tal execução; 3º a manutenção de uma linha certa que não permita omissões. O planejamento de auditoria, para alguns autores é considerado o mesmo que programa de auditoria ou plano de auditoria. Entretanto, as normas brasileiras de contabilidade indicam que o programa de auditoria e o plano de auditoria, fazem parte do planejamento de auditoria. De acordo com as normas brasileiras de contabilidade, o planejamento de auditoria se realiza da seguinte forma: • O auditor deve planejar seu trabalho consoante as Normas Profissionais de Auditor Independente e esta norma, de acordo com os prazos e os demais compromissos contratualmente assumidos com a entidade. • O planejamento pressupõe adequado nível de conhecimento sobre as atividades, os fatores econômicos, a legislação aplicável e as práticas operacionais da entidade e o nível geral de competência de sua administração. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 32 O planejamento deve considerar todos os fatores relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes: • O conhecimento detalhado das práticas contábeis adotadas pela entidade e as alterações procedidas em relação ao exercício anterior; • O conhecimento detalhado do sistema contábil e de controles internos da entidade e seu grau de confiabilidade; • Os riscos de auditoria e identificação das áreas importantes da entidade, quer pelo volume de transações, quer pela complexidade de suas atividades; • A natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos de auditoria a serem aplicados; • A existência de entidades associadas, filiais e partes relacionadas; • O uso dos trabalhos de outros auditores independentes, especialistas e auditores internos; • A natureza, o conteúdo e a oportunidade dos pareceres, relatórios e outros informes a ser entregue a entidade; • A necessidade de atender a prazos estabelecidos por entidades reguladoras ou fiscalizadoras e para a entidade prestar informações aos demais usuários externos. O auditor deve documentar seu planejamento geral e preparar programas de trabalho por escrito, detalhando o que for necessário a compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em termos de natureza, oportunidade e extensão. Os programas de auditoria devem ser detalhados de forma a servir como guia e meio de controle de sua execução. O planejamento de auditoria, quando incluir a designação de equipe técnica, deve prever a orientação e a supervisão do auditor, que assumirá total responsabilidade pelos trabalhos executados. A utilização de equipe técnica deve ser prevista de maneira a fornecer razoável segurança de que o trabalho venha a ser executado por pessoa com capacitação profissional, independência e treinamentos requeridos nas circunstâncias. O planejamento e os programas de trabalho devem ser revisados e atualizados sempre que novos fatos recomendarem. Quando for realizada uma auditoria, pela primeira vez, na entidade, ou quando as Demonstrações Contábeis do exercício anterior tenham sido examinadas por outro auditor, o planejamento deve contemplar, também, os seguintes procedimentos: • Obtenção de evidências suficientes de que os saldos de abertura do exercício não contenham representações errôneas ou inconsistentes que, de alguma maneira, distorçam as Demonstrações Contábeis do exercício atual. • Exame da adequação dos saldos de encerramento do exercício anterior com os saldos de abertura do exercício atual; • Verificação se as práticas contábeis adotadas no atual exercício são uniformes com as adotadas no exercício anterior; identificação de fatos relevantes que possam afetar as atividades da entidade e sua situação patrimonial e financeira; APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 33 • Identificação de relevantes eventos subsequentes ao exercício anterior, revelados ou não revelados. O Planejamento de Auditoria é a etapa do trabalho na qual o auditor independente estabelece a estratégia geral dos trabalhos a executar na entidade a ser auditada, elaborando-o a partir da contratação dos serviços, estabelecendo a natureza, a oportunidade e a extensão dos exames, de modo que possa desempenhar uma auditoria eficaz. De acordo com as normas brasileiras de contabilidade, os principais objetivos do Planejamento de auditoria são: • Obter conhecimento das atividades da entidade, para identificar eventos e transações relevantes que afetem as Demonstrações Contábeis; • Propiciar o cumprimento dos serviços contratados com a entidade dentro dos prazos e compromissos, previamente, estabelecidos; • Assegurar que as áreas importantes da entidade e os valores relevantes contidos em suas demonstrações contábeis recebam a atenção requerida; • Identificar os problemas potenciais da entidade; • Identificar a legislação aplicável à entidade; • Estabelecer a natureza, a oportunidade e a extensão dos exames a serem efetuados, em consonância com os termos constantes na sua proposta de serviços para a realização do trabalho; • Definir a forma de divisão das tarefas entre os membros da equipe de trabalho, quando houver; • Facilitar a supervisão dos serviços executados, especialmente quando forem realizados por uma equipe de profissionais; • Propiciar a coordenação do trabalho a ser efetuado por outros auditores independentes e especialistas; • Buscar a coordenação do trabalho a ser efetuado por auditores internos; • Identificar os prazos para a entrega de relatórios, pareceres e outros informes decorrentes do trabalho contratado com a entidade. Informações e Condições para Elaborar o Planejamento de Auditoria: a. Conhecimento das Atividades da Entidade; b. Fatores Econômicos; c. Legislação Aplicável; d. Práticas Operacionais da Entidade; e. Competência da Administração; f. Práticas Contábeis Adotadas; g. Sistema Contábil e Controle Interno; APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 34 h. Áreas Importantes da Entidade; i. Volume de Transações; j. Complexidade das Transações; k. Entidades Associadas, Filiais e Partes Relacionadas; l. Trabalho de Outros Auditores Independentes, Especialistas e Auditores Internos; m. Natureza, Conteúdo e Oportunidade dos Pareceres e Relatórios; n. Exigências e Prazos Estabelecidos por Órgãos Reguladores. Conteúdo do Planejamento a. Cronograma b. Procedimentos de Auditoria c. Relevância e Planejamento d. Riscos de Auditoria e. Pessoal designado f. Épocas oportunas dos Trabalhos g. Supervisão e Revisão h. Indagações a Administração para Concluir o Planejamento i. Revisões e Atualizações no Planejamento e nos Programas de Auditoria No planejamento da primeira auditoria, o auditor independente deve avaliar a necessidade de revisão dos papéis de trabalho e dos relatórios emitidos pelo seu antecessor (orientação descrita nas normas brasileiras de contabilidade). APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 35 8. PROCESSO DE AUDITORIA Foram encontradas irregularidades? Analise do ambiente de Negócios Analise do ambiente de Controle Analise do risco de Auditoria Teste dos Controles Internos Resposta especifica de Auditoria Resposta padronizada de Auditoria Programas de trabalhos para testar saldos O risco é elevado? Relatório / Parecer Obter Informações Executar Procedimentos Planejar respostas Avaliar o risco de AuditoriaConcluir SIM NÃO APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 36 9. PAPÉIS DE TRABALHO Não existe uma forma definida de papéis de trabalho, apenas sugerida. Os Papéis de Trabalho são considerados o conjunto de documentos e apontamentos que contêm dados e informações obtidas pelo auditor ao longo do processo de auditoria, sendo preparados de forma manual ou eletrônica que constituem a comprovação do trabalho executado e são fundamentos da opinião emitida pelo auditor. O auditor deve documentar, através de papéis de trabalho, todos os elementos significativos dos exames realizados e que evidenciam ter sido a auditoria executada de acordo com as normas aplicáveis. Os papéis de trabalho devem ser elaborados, organizados e arquivados de forma sistemática e racional. A denominação papéis de trabalho de auditoria, segundo Sá (2002), compreende todos os impressos utilizados desde a fase de pré-auditoria até as conclusões finais. Os papéis de trabalho destinam-se a: • Ajudar, pela análise dos documentos de auditorias anteriores ou pelos coligidos quando da contratação de uma primeira auditoria, no planejamento e na execução da auditoria; • Facilitar a revisão do trabalho de auditoria; e • Registrar as evidências do trabalho executado, para fundamentar o parecer do auditor independente. 9.1 Finalidades: • Organizar os exames de auditoria; • Fornecer dados e informações para fundamentar a opinião do auditor no parecer de auditoria; • Fornecer dados e informações que constarão do relatório de recomendações da auditoria; • Comprovar a execução dos trabalhos; • Evidência Legal; • Orientar auditorias subsequentes. 9.2 Características: • Integridade; • Objetividade; • Clareza e simplicidade • Sequência Lógica ( sequência lógica de raciocínio); • Limpeza (compreensão); • Conciso (claro/sintético); APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 37 9.3. Propriedade Embora tenham procedência de documentos originais de propriedade da entidade auditada, os papéis de trabalho são de propriedade exclusiva do auditor, que é responsável por sua guarda e sigilo. 9.4. Guarda O auditor, para fins de fiscalização do exercício profissional, deve conservar em boa guarda, pelo prazo de 5 (cinco) anos, a partir da data de emissão do seu parecer, seus papéis de trabalho. 9.5. Modelos • Os modelos de papéis de trabalho podem variar de acordo com as circunstâncias e necessidades quanto à evidência de auditoria. Porém, eles devem ser estruturados dentro de uma estrutura de fácil composição e entendimento; • Os layouts (formatos) dos papéis de trabalho devem incluir, obrigatoriamente, espaço que determine: nome da entidade/unidade/departamento a que se refere, codificação do papel de trabalho, identificação dos auditores que executaram, aprovaram e revisaram os papéis de trabalho, e datas de cada atividade. Conforme Sá (2002), cada papel de trabalho deve ter sua identificação de forma bastante clara, incluindo: � O título (por exemplo: Levantamento Físico do Numerário de Caixa Pequena). � O item do programa da auditoria (exemplo: 2.4). � A empresa na qual se fez o levantamento. � A data e o horário de início e conclusão. � O nome do funcionário ou profissional que efetivou o levantamento e seu visto. � Quando for o caso, o “de acordo” do funcionário, do cliente que acompanhou o levantamento etc. � O nome da empresa Auditoria ou do Contador Autônomo responsável. Desta forma, as identificações técnicas facilitam consideravelmente a montagem dos relatórios, a conferência da execução do plano e o arquivo de comprovação da tarefa realizada. APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 38 9.6. Divisão e Arquivamento Os papéis de trabalho normalmente são classificados em duas pastas: Permanentes ou correntes. Pastas Permanentes (longo prazo): contém informações utilizáveis em bases permanentes, como estrutura jurídica da entidade, dados referentes a política contábil adotada, localização dos livros e registros. Nesta pasta possuem os papéis de trabalho com informações que não se alteram, exemplos: estatuto social ou contrato social; cópias de atas de reuniões (as decisões tomadas devem abranger mais de um exercício social); cópias de contratos bancários de financiamento a longo prazo; cópias de contratos de assistência técnica; cartões de assinaturas e rubricas das pessoas responsáveis pela aprovação das transações; manuais de procedimentos internos; legislações específicas aplicáveis a empresa auditada. Pastas Correntes ou em Curso (curto prazo): contém informações utilizáveis somente para o trabalho em curso, na maior parte, os registros originados do exame de determinado exercício. Nesta pasta os papéis de trabalho possuem informações que se alteram de uma auditoria para a outra. Exemplos: caixa e bancos; contas a receber; estoques; aplicações financeiras; investimentos; imobilizado; diferido; contas a pagar; imposto de renda; resultado de exercícios futuros; patrimônio líquido; receitas e despesas; revisão analítica; demonstrações financeiras; questionário de controle interno. 9.7. Técnica de Elaboração de Papéis de Trabalho • Os papéis de trabalho devem ser escriturados a lápis (preto), sempre que possível, de modo a facilitar alterações durante a realização do trabalho. Mas atualmente a maioria dos auditores elaboram seus papéis de trabalho no computador; • Na parte superior do papel de trabalho devem constar o nome da empresa auditada, a data-base do exame e o título (caixa, bancos, teste de amortização, teste de depreciação, entre outros); • Não deve ser utilizado o verso da folha do papel de trabalho; • Os números e as informações devem constar na parte superior do papel de trabalho (logo após o título) e as explicações sobre o trabalho realizado na parte inferior; • Os tiques ou símbolos são apostos ao lado do número auditado e explicados na parte inferior do papel de trabalho, demonstrando assim, o serviço realizado. • O auditor não deve utilizar mais do que oito símbolos em uma mesma folha, dificultando consultas e revisões dos papéis de trabalho. Sendo necessário, o auditor deverá então utilizar letras ou números dentro de círculos, em vez de símbolos; • Os tiques ou as letras ou números dentro de círculos devem ser escriturados com lápis de cor (geralmente vermelho), identificando de forma clara o trabalho realizado e facilitando a revisão dos papéis de trabalho; APOSTILA DE AUDITORIA 2012 Administração de Empresas Evandro P. de Souza 39 • Poderá também o auditor utilizar o sistema de notas para dar explicações necessárias aos papéis de trabalho; • Os papéis de trabalho somente deverão ser elaborados os que têm um fim útil; • As informações contidas nos papéis de trabalho devem limitar-se aos dados necessários; • A redação deve ser clara e compreensível e os comentários sucintos; • A forma de apresentação e o conteúdo dos papéis de trabalho devem ser de modo a permitir que uma pessoa que não participou do serviço de auditoria possa compreendê-los de imediato; • As conclusões alcançadas devem ser indicadas nos papéis de trabalho. A forma e o conteúdo dos papéis de trabalho podem ser afetados por questões como: � Natureza do trabalho; � Natureza e complexidade da atividade da entidade; � Natureza e condição dos sistemas contábeis e de controle interno da entidade; � Direção, supervisão e revisão do trabalho executado pela equipe técnica; � Metodologia e tecnologia utilizadas no curso dos
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